compilación de conceptos frente a la importancia del modelo

Cartillas de Administración Pública

Compilación de Conceptos Frente a la Importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado Colombiano

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVODE LA FUNCIÓN PÚBLICA

Elizabeth Rodríguez TaylorDirectora

Carla Liliana Henao CarmonaSubdirectora

Claudia Patricia Hernández LeónDirectora Jurídica

María del Pilar Arango VianaDirectora de Políticas de Control Interno

José Fernando Berrío BerríoDirector de Desarrollo Organizacional

Alberto Medina AguilarDirector de Empleo Público

Celmira Frasser AcevedoJefe Oficina Asesora de Planeación

Rubén Darío Mina SánchezJefe Oficina de Control Interno

Victoria Eugenia Díaz AcostaJefe Oficina de Sistemas

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA –ESAP-

Honorio Miguel Henríquez Pinedo Director Nacional

Luz Amparo González Agudelo Subdirectora de Proyección Institucional

Mauricio Villalobos Rodríguez Subdirector Académico

María Magdalena Forero Moreno Subdirectora de Alto Gobierno

Germán Insuasty Mora Subdirector Administrativo y Financiero

Édgard Sierra Cardozo Secretario General

Rubén Darío Calderón Jaramillo Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

Jair Solarte Padilla Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

Eurípedes González Ordóñez Jefe Control Interno

William Espinosa Santamaría Decano Facultad de Pregrado

Zoraida Celis Carrillo Decana Facultad de Postgrado

Carlos Roberto Cubides Olarte Decano Facultad de Investigaciones

Luz Amparo González Agudelo Lilia Inés Rojas Parra Margarita María Ricardo Ávila Equipo Coordinador

COMPILACIÓN DE CONCEPTOS FRENTE A LA IMPORTANCIA DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI

EN EL ESTADO COLOMBIANO

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICAElizabeth Rodríguez TaylorDirectora

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICAHonorio Miguel Henríquez PinedoDirector Nacional

EQUIPO TÉCNICO DE TRABAJOSantiago Núñez Ramírez Andrés Méndez Jiménez Juan Felipe Rueda García

María del Pilar Arango Viana Directora de Control Interno y Racionalización de Trámites Departamento Administrativo de la Función Pública

EJECUCIÓNDepartamento Administrativo de la Función Pública• Dirección Jurídica

Escuela Superior de Administración Pública• Subdirección de Proyección Institucional

Versión 1

Bogotá, D.C., julio de 2010

ISBN 978-958-652-369-1

Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICARepública de Colombia

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TABLA DE CONTENIDO

Págs.

INTRODUCCIÓN....................................................................................................... 9

CAPÍTULO.I..NORMATIVIDAD.............................................................................. 11

CAPÍTULO.II..IMPLEMENTACIÓN.DEL.MECI.................................................... 13

CAPÍTULO.III..ARMONIZACIÓN.MECI-CALIDAD............................................. 21

CAPÍTULO.IV..CONCEPTOS.PARTICULARES.................................................... 23

4.1.. Administración.del.Riesgo............................................................................ 23

4.2.. Planes.de.Mejoramiento................................................................................ 24

4.3.. Código.de.Buen.Gobierno............................................................................. 27

4.4.. Auditoría.Interna............................................................................................ 28

4.5.. Estilo.de.Dirección........................................................................................ 30

4.6.. Controles........................................................................................................ 31

4.7.. Importancia.de.las.Oficinas.de.Control.Interno............................................. 32

4.8.. Acuerdos,.Compromisos.y.Protocolos.Éticos............................................... 36

CAPÍTULO.V..PUBLICACIONES.RELACIONADAS............................................ 39

Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA

República de Colombia


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El.Departamento.Administrativo.de.la.Función.Pública,.como.ente.rector.de.la.política.de.Control.Interno.para.las.entidades.del.Estado,.presenta.la.Cartilla.de.Compilación.de.Conceptos.Técnicos.frente.al.Modelo.Estándar.de.Control.Interno.en.el.Estado.colom-biano,.la.cual.se.convierte.en.un.instrumento.valioso.para.aquellas.entidades.obligadas.a.implementar.el.modelo..

Esta.cartilla.tiene.como.fin.brindar.orientación.sobre.temas.inherentes.a.la.implementación.y.mantenimiento.del.MECI.y.recoge.las.inquietudes.más.frecuentes.que.sobre.la.materia.han.tenido.las.entidades.desde.la.expedición.del.Decreto.1599.de.2005.

Se.espera.que.esta.compilación.sea.un.medio.para.que.las.entidades.del.Estado.fortalezcan.el.control.en.su.interior,.como.un.mecanismo.que.permita.la.satisfacción.de.los.ciudada-nos.y.la.consecución.de.los.fines.esenciales.del.Estado.

INTRODUCCIÓN


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Art. 209 de la Constitución Política. La.función.administrativa.está.al.servicio.de.los.in-tereses.generales.y.se.desarrolla.con.fundamento.en.los.principios.de.igualdad,.moralidad,.eficacia,.economía,.celeridad,.imparcialidad.y.publicidad,.mediante.la.descentralización,.la.delegación.y.la.desconcentración.de.funciones.

Las.autoridades.administrativas.deben.coordinar.sus.actuaciones.para.el.adecuado.cum-plimiento.de.los.fines.del.Estado..La.Administración.Pública,.en.todos.sus.órdenes,.tendrá.un.control.interno.que.se.ejercerá.en.los.términos.que.señale.la.ley.

Art. 269 de la Constitución Política..En.las.entidades.públicas,.las.autoridades.correspon-dientes.están.obligadas.a.diseñar.y.aplicar,.según.la.naturaleza.de.sus.funciones,.métodos.y.procedimientos.de.control.interno,.de.conformidad.con.lo.que.disponga.la.ley,.la.cual.podrá.establecer.excepciones.y.autorizar.la.contratación.de.dichos.servicios.con.empresas.privadas.colombianas.

Ley 87 de 1993,.por.la.cual.se.establecen.normas.para.el.ejercicio.del.control.interno.en.las.entidades.y.organismos.del.Estado.y.se.dictan.otras..disposiciones...Como.parte.de.la.aplicación.de.un.apropiado.Sistema.de.Control.Interno.el.representante.legal.en.cada.orga-nización.deberá.velar.por.el.establecimiento.formal.de.un.sistema.de.evaluación.y.control.de.gestión,.según.las.características.propias.de.la.entidad.y.de.acuerdo.con.lo.establecido.en.el.artículo.343.de.la.Constitución.Nacional.y.demás.disposiciones.legales.vigentes.

Ley 190 de 1995,.por.la.cual.se.dictan.normas.tendientes.a.preservar.la.moralidad.en.la.Administración.Pública.y.se.fijan.disposiciones.con.el.objeto.de.erradicar.la.corrupción.administrativa.

Ley 489 de 1998,.por.la.cual.se.dictan.normas.sobre.la.organización.y.funcionamiento.de.las.entidades.del.orden.nacional,.regula.el.ejercicio.de.la.función.administrativa,.determina.la.estructura.y.define.los.principios.y.reglas.básicas.de.la.organización.y.funcionamiento.de.la.Administración.Pública..

Determina.los.fundamentos.del.sistema.de.desarrollo.administrativo,.entendido.como.el.conjunto.de.políticas,.estrategias,.metodologías,.técnicas.y.mecanismos.de.carácter.admi-nistrativo.y.organizacional.para.la.gestión.y.manejo.de.los.recursos.humanos,.técnicos,.

CapÍtulo I NORMATIVIDAD

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materiales,.físicos,.y.financieros.de.las.entidades.de.la.Administración.pública,.orientado.a.fortalecer.la.capacidad.administrativa.y.el.desempeño.institucional,.de.conformidad.con.la.reglamentación.que.para.tal.efecto.expida.el.Gobierno.Nacional.

Decreto 2145 de 1999,.por.el.cual.se.dictan.normas.sobre.el.Sistema.Nacional.de.Control.Interno.de.las.Entidades.y.Organismos.de.la.Administración.Pública.del.Orden.Nacional.y.Territorial.y.se.dictan.otras.disposiciones.

Decreto 1537 de 2001,.por.el.cual.se.reglamenta.parcialmente.la.Ley.87.de.1993.en.cuanto.a..elementos.técnicos.y.administrativos.que.fortalezcan.el.Sistema.de.Control.Interno.de.las.entidades.y.organismos.del.Estado.

Decreto 1599 de 2005,.por.el.cual.se.adopta.el.Modelo.Estándar.de.Control.Interno.para.el.Estado.colombiano.. .Mediante.este.decreto.se.determina.la.estructura.necesaria.para.establecer,. documentar,. implementar.y.mantener.un.Sistema.de.Control. Interno.en. las.entidades.y.agentes.obligados.conforme.al.artículo.5º.de.la.Ley.87.de.1993.

Decreto 2913 de 2007,.establece.que.el.Modelo.Estándar.de.Control.Interno.y.el.Sistema.de.Gestión.de.la.Calidad.son.complementarios.por.cuanto.tienen.como.propósito.común.el.fortalecimiento.institucional,.la.modernización.de.las.instituciones.públicas,.el.mejo-ramiento.continuo,. la.prestación.de. servicios.con.calidad,. la. responsabilidad.de. la.alta.dirección.y.los.funcionarios.en.el.logro.de.los.objetivos;.por.lo.tanto,.su.implementación.debe.ser.un.proceso.armónico.y.complementario.

Comunicado del 20 de octubre de 2008,.donde.se.establecen.los.productos.mínimos.para.evaluar.la.implementación.del.MECI.

Decreto 4445 de 2008,.por.el.cual.se.modifica.el.Decreto.2913.de.2007,.y.se.amplía.el.plazo.de.implementación.del.MECI.en.las.entidades.de.3ª,.4ª,.5ª.y.6ª.categoría.hasta.junio.de.2009.

Decreto 3181 de 2009,.por.el.cual.se.concede.un.plazo.para.el.fortalecimiento.en.la.im-plementación.del.MECI.en.las.entidades.que.hacen.parte.de.los.municipios.de.3ª,.4ª,.5ª.y.6ª.categoría.

•. Mediante.Circular 100-006 de 2009. se. definen. las. fases. y. fechas. para. culminar. el.proceso.de.implementación.del.MECI.en.los.municipios.mencionados.en.el.Decreto.3181.de.2009.


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Capitulo II IMPLEMENTACIÓN DEL MECI

¿Qué es el MECI?

Respuesta:.Es.un.Modelo.Estándar.de.Control.Interno.que.tiene.como.fin.servir.de.control.de.controles.para.que.las.entidades.del.Estado.logren.cumplir.con.sus.objetivos.institucio-nales.en.el.marco.legal.aplicable.a.ellas..

Está.dispuesto.en.tres.subsistemas.secuenciales.que.se.establecen.dentro.del.ciclo.de.me-joramiento.continúo.(PHVA:.planear,.hacer,.verificar,.actuar),.partiendo.del.Subsistema.de.Control.Estratégico.en.el.cual.se.crea.el.ambiente.organizacional.necesario.para.mante-ner.el.sistema.y.se.organiza.la.entidad.de.tal.manera.que.el.control.sea.transversal.a.todas.sus.actividades;.así.mismo,.en.este.subsistema.se.establece.la.administración.de.riesgos.como.componente.esencial.del.Sistema.de.Control.Interno.institucional,.a.través.del.cual.se.identifican,.analizan.y.valoran.estos,.buscando.mitigar.su.presencia.y.efecto..

El.segundo.subsistema,.el.de.Control.de.Gestión,.operacionaliza.el.control.dentro.de.la.entidad.por.medio.de.aquellas.actividades.de.control.para.garantizar.el.cumplimiento.de.sus.objetivos.y,.además.indica.cómo.se.debe.desarrollar.la.captura.y.procesamiento.de.la.información,.y.la.creación.de.canales.efectivos.de.comunicación.para.que.la.toma.de.decisiones.sea.basada.en.hechos.reales,.por.este.medio.se.desarrolla.el.Hacer..

Por.su.parte,.el. tercer.y.último.subsistema,.el.de.Control.de.Evaluación,. logra.que. los.funcionarios.evalúen..los.controles.y.la.gestión.de.la.entidad,.y.le.da.un.papel.importante.a.las.Oficinas.de.Control.Interno.y.los.Órganos.de.Control.como.evaluadores.indepen-dientes.del.sistema,.desarrollando.el.Verificar..Para.finalizar,.se.llevan.a.cabo.planes.de.mejoramiento.institucionales.por.procesos.e.individuales,.terminando.con.el.Actuar.del.ciclo.de.mejoramiento.continuo.

Finalmente,.para.entender.que.el.Modelo.Estándar.de.Control.Interno.ha.sido.implemen-tado.deben.estar.correctamente.desarrollados.los.29.elementos.de.control.que.hacen.parte.del.mismo..El.nivel.de.implementación.de.éstos.se.establece.en.el.Manual.de.Implementa-ción.del..MECI.y.los.productos.mínimos.que.se.requieren.para.cada.uno.de.ellos.han.sido.evidenciados.en.un.comunicado.expedido.por.le.Consejo.Asesor.del.Gobierno.Nacional.en.materia.de.Control.Interno.de.las.entidades.del.Orden.Nacional.y.Territorial.que.se.encuentra.dentro.de.la.normatividad.relacionada.en.esta.cartilla.

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¿Qué entidades están obligadas a implementar el MECI?

Respuesta:.El.artículo.1.del.Decreto.1599.de.2005.establece.que.”Adóptase.el.Modelo.Estándar.de.Control.Interno.para.el.Estado.Colombiano.MECI.1000:2005,.el.cual.deter-mina.las.generalidades.y.la.estructura.necesaria.para.establecer,.documentar,.implementar.y.mantener.el.Sistema.de.Control.Interno.en.entidades.y.agentes.obligados.conforme.al.artículo.5.de.la.Ley.87.de.1993”..

El.citado.artículo.a.su.vez.plantea:.“Campo.de.aplicación...La.presente.Ley.se.aplicará.a.todos.los.organismos.y.entidades.de.las.ramas.del.poder.público.en.sus.diferentes.órdenes.y. niveles,. así. como. en. la. organización. electoral,. en. los. organismos. de. control,. en. los.establecimientos.públicos,.en.las.empresas.industriales.y.comerciales.del.Estado,.en.las.sociedades. de. economía.mixta. en. las. cuales. el.Estado.posea. el. 90%.o.más. de. capital.social,.en.el.Banco.de.la.República.y.en.los.fondos.de.origen.presupuestal”.

¿Cuáles son los roles en la implementación del MECI?

Respuesta:.Los.roles.de.la.Oficina.de.Control.Interno.en.la.implementación.del.MECI,.son.los.siguientes:.

•. Evaluar.periódicamente.el.nivel.de.desarrollo.e.implementación.

•. Verificar. la.suficiencia,.calidad.y.especificaciones.de. los.recursos.asignados.para. la.implementación...

•. Evaluar.la.conveniencia.de.las.actividades.planeadas.frente.a.las.ejecutadas..

•. Evaluar.permanentemente.el.desempeño.de.los.grupos.de.trabajo.

•. Evaluar.la.gestión.de.responsables.

•. Identificar.dificultades.o.debilidades.y.discutirlas.con.el.directivo.responsable.

•. Concluir.y.recomendar.acciones.de.ajuste.

•. Recomendar.ajustes.al.diseño.e.implementación.

Por.su.parte,..el.representante.de.la.Alta.Dirección.tiene.como.funciones:

•. Evaluar,.desde.el.autocontrol,.el.diseño.e.implementación.del.MECI.

•. Formular,.orientar,.dirigir.y.coordinar.el.proyecto.de.diseño.e.implementación.del.Mo-delo.Estándar.de.Control.Interno.

•. Asegurar.el.diseño.e.implementación.del.Modelo.Estándar.de.Control.Interno.

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•. Informar.a.la.alta.dirección.

•. Dirigir.y.coordinar.las.actividades.del.Equipo.MECI.

•. Coordinar.con.los.directivos.o.responsables.de.área.o.procesos..

•. Hacer.seguimiento.a.las.actividades.planeadas..

•. Someter.los.resultados.a.consideración.del.Comité.de.Coordinación.de.Control.Interno.

Finalmente,.las.responsabilidades.del.equipo.MECI..son.las.siguientes:

•. Adelantar.el.proceso.de.diseño.e.implementación.del.Modelo.Estándar.de.Control.In-terno.bajo.las.orientaciones.del.representante.de.la.dirección..

•. Capacitar.a.los.servidores.de.la.entidad..

•. Asesorar.en.el.diseño.e.implementación.del.Modelo.Estándar.de.Control.Interno..

•. Revisar,.analizar.y.consolidar.la.información.para.presentar.propuestas.

•. Trabajar.en.coordinación.con.los.servidores.designados.por.área.

¿El representante legal puede delegar a cualquier funcionario para la implementación del MECI?

Respuesta:.El.Representante.Legal.de.la.entidad,.como.único.responsable.de.establecer,.desarrollar.y.mantener.el.Sistema.de.Control.Interno,.designará.a.un.directivo.de.primer.nivel.de.la.respectiva.entidad,.distinto.al.Jefe.de.la.Oficina.de.Control.Interno,.para.efectos.de.garantizar.la.operacionalización.de.las.acciones.necesarias.al.desarrollo,.implementa-ción.y.mejoramiento.continuo.del.Sistema.de.Control.Interno.basado.en.el.Modelo.Están-dar.de.Control.Interno.que.establece.el.Anexo.Técnico.MECI.1000:2005,.quien.actuará.bajo.las.políticas.establecidas.por.el.Comité.de.Coordinación.de.Control.Interno..

La.entidad.deberá.contar.con.un.equipo.de.trabajo.institucional.con.diferentes.niveles.de.autoridad.y.responsabilidad.frente.al.Control.Interno,.conformado.por.tres.(3).grupos.así:

•. Un.primer.grupo.directivo,.que.corresponde.al.ya.conformado.Comité.de.Coordinación.de.Control.Interno.

•. Un.segundo.grupo.operativo,.que.se.denominará.Equipo.MECI.conformado.por.ser-vidores.públicos.de.la.entidad,.de.carácter.multidisciplinario.con.representatividad.de.todas.las.áreas.organizacionales.de.la.entidad,.el.cual.deberá.ser.coordinado.y.supervi-sado.por.el.representante.de.la.dirección.

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•. Un. tercer.grupo.evaluador,. integrado.por.el.Jefe.de. la.Unidad.u.Oficina.de.Control.Interno.o.quien.haga.sus.veces.en. la. respectiva.entidad.y. los.Servidores.Públicos.a.su.cargo,.que.tendrán.bajo.su.responsabilidad.la.evaluación.independiente.y.objetiva.del. desarrollo,. implementación,.mantenimiento. y.mejoramiento. continuo. del.MECI.1000:2005.

¿Las instituciones educativas públicas de carácter Departamental o Municipal deben implementar el MECI?

Respuesta:.Las.instituciones.de.educación.básica.y.media.departamentales.o.municipales..son.dependencias.de.la.Gobernación.o.Alcaldía.–Secretaría.de.Educación–,.y.no.organis-mos.ni.entidades.independientes.de.estas.y.por.lo.tanto.no.están.obligadas.a.implementar.un.Sistema.de.Control.Interno.ni.a.organizar.una.Oficina.de.Control.Interno..

Por.consiguiente,.corresponde.al.Gobernador.o.Alcalde.implementar.el.control.interno.en.toda.la.Gobernación.o.Alcaldía.de.manera.integral,.incluidas.las.secretarías.y.dependen-cias.como.son.los.establecimientos.educativos...

Los. rectores.de.cada.establecimiento.educativo,.como. jefes.de. tales.dependencias,. son.responsables. ante. su. superior. inmediato. de. implementar. y. aplicar.métodos. y. procedi-mientos.adecuados.de.control.y.velar.por.la.calidad,.eficiencia.y.eficacia.de.estos,.en.la.dependencia.a.su.cargo..

Finalmente,.la.gobernación.o.alcaldía.pueden.realizar.procesos.de.sensibilización.y.ca-pacitación.al.personal.docente.y.administrativo.de.las.instituciones.sobre.los.conceptos.técnicos.y.las.normas.que.regulan.el.Modelo.Estándar.de.Control.Interno.e.invitarlos.a.que.sean.partícipes.en.su.implementación.

¿Los Concejos Municipales deben implementar el MECI?

Respuesta:.Por.mandato.constitucional,.según.lo.disponen.los.artículos.209.y.269.de.la.Carta.Magna,.el.control.interno.debe.implementarse.en.todas.las.entidades.públicas.

Conforme.al.artículo.5º.de.la.Ley.87.de.1993,.que.desarrolló.las.citadas.disposiciones.cons-titucionales,.estas..se.aplican.a.todos.los.organismos.y.entidades.de.las.Ramas.del.Poder.Público.en.sus.diferentes.órdenes.y.niveles.así.como.en.la.organización.electoral,.en.los.or-ganismos.de.control,.en.los.establecimientos.públicos,.en.las.empresas.industriales.y.comer-ciales.del.Estado,.en.las.sociedades.de.economía.mixta.en.las.cuales.el.Estado.posea.el.90%.o.más.de.capital.social,.en.el.Banco.de.la.República.y.en.los.fondos.de.origen.presupuestal.

De.acuerdo.con.el.artículo.312.de.la.Constitución.Política,.los.Concejos.municipales.son.corporaciones.administrativas.elegidas.popularmente.

Según.el.artículo.39.de.la.Ley.489.de.1998,.Estatuto.Básico.de.la.Administración.Pública,.esta.se.integra.por.los.organismos.que.conforman.la.Rama.Ejecutiva.del.Poder.Público.

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y.por.todos.los.demás.organismos.y.entidades.de.naturaleza.pública.que.de.manera.per-manente.tienen.a.su.cargo.el.ejercicio.de.las.actividades.y.funciones.administrativas.o.la.prestación.de.servicios.públicos.del.Estado.colombiano.

El.mismo.artículo.determina.que.las.Asambleas.Departamentales.y.los.Concejos.Distrita-les.y.Municipales.son.corporaciones.administrativas.de.elección.popular.que.cumplen.las.funciones.que.les.señalan.la.Constitución.Política.y.la.ley.

La.Corte.Constitucional.en.Sentencia.C-538.de.1995.ha.sido.clara.en.precisar.que. los.Concejos.municipales.y.distritales,.así.como..las.Asambleas.departamentales,.son.entes.administrativos..

De.lo.expuesto.se.deduce.que.el.régimen.de.control.interno.es.aplicable.a.todo.organismo.del.Estado.que.cumpla.funciones.administrativas.y.maneje.recursos.públicos,.que.no.sea.sujeto.a.régimen.privado.de.administración..Esta.deducción.encuentra.mayor.fundamento.en.los.objetivos,.características.y.elementos.del.control.interno,.detallados.en.los.artículos.2º,.3º.y.4º.de.la.Ley.87.de.1993,.estos.hacen.relación.a.aspectos.meramente.administrati-vos.y.financieros.comunes.a.todos.los.organismos.y.entidades.del.Estado..

¿Las empresas de servicios públicos deben implementar el MECI?

Respuesta:.El.artículo.186.de.la.Ley.142.de.1994.expresa.que.esta.reglamenta.de.manera.general.las.actividades.relacionadas.con.los.servicios.públicos.definidos.en.esta.ley;.de-roga.todas.las.leyes.que.le.sean.contrarias.y.prevalecerá.y.servirá.para.complementar.e.interpretar.las.leyes.especiales.que.se.dicten.para.algunos.de.los.servicios.públicos.a.los.que.ella.se.refiere..

En.caso.de.conflicto.con.otras.leyes.sobre.tales.servicios,.se.preferirá.esta,.y.para.efectos.de.excepciones.o.derogaciones.no.se.entenderá.que.ella.resulta.contraria.por.normas.pos-teriores.sobre.la.materia,.sino.cuando.estas.identifiquen.de.modo.preciso.la.norma.de.esta.ley.objeto.de.excepción,.modificación.o.derogatoria.

Conforme.al.artículo.17.de.la.Ley.142.de.1994,.en.todo.caso,.el.régimen.aplicable.a.las.entidades.descentralizadas.de.cualquier.nivel.territorial.que.presten.servicios.públicos,.en.todo.lo.que.no.disponga.directamente.la.Constitución,.será.el.previsto.en.dicha.ley.la.cual.contempla.las.siguientes.competencias.en.materia.de.control.interno.para.las.empresas.de.servicios.públicos.domiciliarios.

Corresponde a cada Entidad Prestadora de Servicios Públicos:.realizar.un.conjunto.de.actividades.de.planeación.y.ejecución.para.lograr.que.sus.objetivos.se.cumplan;.definir.y.diseñar.los.procedimientos.de.control.interno,.así.como.la.evaluación.periódica.de.su.cumplimiento,.de.acuerdo.con.las.reglas.que.establezcan.las.Comisiones.de.Regulación,.actividad.que.podrá.ser.contratada.con.empresas.privadas,.y.organizar.la.auditoría.interna.de.la.empresa,.estableciendo.sus.funciones.

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Al Gerente de cada Empresa:.responder.por.el.diseño.y.aplicación.del.control.interno.de.la.respectiva.empresa..

A la Auditoría Interna u Oficina de Control Interno:.evaluar.y.vigilar.el.control.inter-no.de.la.respectiva.entidad.por.delegación.del.Gerente.

A las Comisiones de Regulación:.promover.y.regular.el.balance.de.los.mecanismos.de.control.y.determinar.los.criterios,.evaluaciones.y.modelos.de.control.interno..Balance.de.los.mecanismos.de.control.buscado.por.la.respectiva.Comisión.de.Regulación;.velar.por.la.progresiva.incorporación.y.aplicación.del.control.interno.en.las.empresas.de.servicios.públicos.. Para. ello,. vigilará. que. se. cumplan. los. criterios,. evaluaciones,. indicadores. y.modelos.que.definan.las.Comisiones.de.Regulación,.y.podrá.apoyarse.en.otras.entidades.oficiales.y.particulares.

Por.lo.tanto,.las.empresas.de.servicios.públicos.no.deben.implementar.el.Modelo.Estándar.de.Control.Interno,.sino.organizar.el.control.interno.de.acuerdo.a.lo.establecido.en.la.Ley.142.de.1994..

¿Las entidades en liquidación deben implementar el MECI?

Respuesta:.El.Consejo.Asesor.del.Gobierno.Nacional.en.materia.de.Control.Interno.se.ha.pronunciado.en.el.sentido.de.indicar.que.en.una.entidad.en.liquidación,.para.garantizar.una.gestión.eficiente,.eficaz.y.transparente,.encaminada.exclusivamente.hacia.la.liquidación,.se.intensifica.la.obligación.de.verificar.el.buen.manejo.de.los.recursos,.el.cumplimiento.de.las.normas,.la.sujeción.de.los.planes,.programas.y.proyectos.relacionados.con.el.proceso.de.liquidación.institucional,.por.lo.que.cobra.mayor.importancia.la.necesidad.de.contar.con.un.área.o.empleo.que.tenga.a.su.cargo.las.funciones.de.asesoría,.evaluación.y.segui-miento.a.dichos.elementos.que.constituyen.el.Sistema.de.Control.Interno.

Dentro.de.los.objetivos.del.Sistema.de.Control.Interno,.contemplados.en.el.artículo.2°.de.la.Ley.87.de.1993,.se.encuentran.los.de.proteger.los.recursos.de.la.organización,.buscando.su.adecuada.administración.ante.posibles.riesgos.que.lo.afecten;.velar.porque.todas.las.activi-dades.y.recursos.de.la.organización.estén.dirigidos.al.cumplimiento.de.los.objetivos.de.la.entidad;.garantizar.la.correcta.evaluación.y.seguimiento.de.la.gestión.institucional;.definir.y.aplicar.medidas.para.prevenir.los.riesgos,.detectar.y.corregir.las.desviaciones.que.se.presenten.en.la.organización.y.que.puedan.afectar.el.logro.de.sus.objetivos;.y.garantizar.que.el.Sistema.de.Control.Interno.disponga.de.sus.propios.mecanismos.de.verificación.y.evaluación....

Esta.misma.norma,.en.su.artículo.6°,.señala.la.responsabilidad.del.Representante.Legal.de.cada.entidad.u.organismo.del.Estado,.sin.exceptuar.las.entidades.en.liquidación,.para.que.establezcan.y.desarrollen.el.Sistema.de.Control.Interno.en.la.organización..

El.artículo.34,.numeral.31.del.Código.Disciplinario.Único,.Ley.734.de.2002,.establece.que.es.deber.de.los.servidores.públicos,.en.este.caso.del.Representante.Legal,.“adoptar.el.

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Sistema.de.Control.Interno..y.la.función.independiente.de.Auditoría.Interna.de.que.tratan.la.Ley.87.de.1993.y.demás.normas.que.la.modifiquen.o.complementen”.

Armonizando.los.elementos.de.juicio.expuestos,.se.puede.concluir.que.durante.el.proceso.de.liquidación.de.una.entidad,.cobra.mayor.vigencia.la.necesidad.de.desarrollar.las.labores.de.asesoría,.seguimiento.y.evaluación.de.todos.los.componentes.del.Sistema.de.Control.Interno.

Aunque.la.Empresa.se.encuentre.en.liquidación,.continúa.la.obligación.del.Representante.Legal.de.implementar.y.desarrollar.el.Sistema.de.Control.Interno,.las.herramientas.objeto.de.su.consulta.hacen.parte.de.los.diferentes.componentes.del.Sistema.de.Control.Interno,.razón.por.la.cual.se.considera.que.es.necesario.que.se.continúen.desarrollando,.adaptán-dolas.a.la.nueva.situación.de.liquidación.mientras.la.entidad.termina.su.proceso.


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¿Se pueden implementar MECI y Sistema de Gestión de la Calidad al mismo tiempo?

Respuesta:.Los.dos.sistemas.son.complementarios.y.pueden.implementarse.simultánea-mente,.ya.que.cada.uno.aporta.insumos.importantes.al.otro,.se.sugiere.que.sea.el.mismo.líder.para.los.dos.sistemas,.así.como.el.mismo.equipo.operativo...

Tanto.el.Sistema.de.Control.Interno,.como.el.Sistema.de.Gestión.de.la.Calidad,.son.herra-mientas.que.tienen.como.propósito.central.contribuir.al.fortalecimiento.de.la.acción.de.las.diversas.organizaciones.que.los.implementen..Por.lo.general,.estos.Sistemas.se.soportan.en.elementos.comunes,. los.cuales.deberían.ser. identificados.en.etapas. tempranas.de. la.implementación,.a.fin.de.evitar.que.se.dupliquen.esfuerzos.(NTCGP.1000:2009)..

Los.tres.Subsistemas,.el.de.Control.Estratégico,.el.de.Control.de.Gestión.y.Control.de.Evaluación.que.posee.el.MECI.permiten.fortalecer.los.procesos.y.optimizar.los.recursos.dentro.del.contexto.de.las..entidades.del.Estado..Por.lo.anterior,.la.planeación.y.formula-ción.articulada.debe.ser.coherente.con.el.uso.de.herramientas.para.evitar.la.duplicidad.de.acciones.para.el.logro.de.los.objetivos.comunes..

Al. articular. estas. herramientas,. se. fortalece. la. capacidad. administrativa,. el. desempeño.institucional,.y.la.gestión.de.los.principales.recursos.de.la.entidad:.humanos,.materiales.y.financieros..

Es.importante.precisar.que.el.cumplimiento.de.la.Norma.Técnica.de.Calidad.en.la.Gestión.Pública.no.implica.el.implementar.el.Modelo.Estándar.de.Control.Interno.y,.viceversa,..no.obstante.aporta.a.su.cumplimiento..

¿Son armónicos el MECI y el Sistema de Gestión de Calidad? y ¿Cómo interactúan den-tro del mejoramiento continuo de una entidad?

Respuesta:.La.complementariedad,.tanto.de.los.sistemas.de.calidad.como.de.control.se.encuentra.básicamente.bajo.la.dinámica.del.proceso.de.gestión,.con.una.mirada.de.mejo-ramiento.continuo,.donde.el.ciclo.PHVA.(Planear,.Hacer,.Verificar.y.Actuar).integra.los.elementos.prioritarios.de.la.Norma.de.Calidad.y.del.MECI.

Capítulo III ARMONIZACIÓN MECI-CALIDAD

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En.la.fase.de.planeación.institucional,.el.Direccionamiento.Estratégico,.la.Administración.de.Riesgos.y.el.Ambiente.de.Control.como.componentes.MECI,.al.igual.que.la.responsa-bilidad.de.la.Alta.Dirección.y.Gestión.de.Recursos.del.Sistema.de.Calidad,.son.elementos.indispensables.en.la.planeación.por.parte.de.la.Gerencia.Pública.

En.la.fase.del.hacer,.el.Subsistema.de.Control.de.Gestión.y.sus.respectivos.componentes.dentro.del.Sistema.de.Control.Interno,.así.como.la.realización.del.producto.y.prestación.del.servicio.en.el.Sistema.de.Gestión.de.la.Calidad,.aportan.al.desarrollo.de.las.actividades.propias.de.la.entidad.

En.la.fase.de.verificación,.el.MECI.a.través.de.la.Autoevaluación,.la.Evaluación.Indepen-diente,.la.medición,.análisis.y.mejora.que.presenta.el.Sistema.de.Gestión.de.la.Calidad.son.los.mecanismos.que.garantizan.que.el.quehacer.institucional.esté.orientado.a.las.ne-cesidades.reales.de.los.clientes.

Finalmente,.en. la. fase.del.actuar. los.Planes.de.Mejoramiento. formulados.dentro.de. la.entidad,.sumados.al.análisis.y.mejora.de.los.productos.de.cada.entidad,.permiten.que.se.trabaje.bajo.un.enfoque.de.mejoramiento.continuo.

Tanto.el.Sistema.de.Gestión.de.la.Calidad.como.el.Modelo.Estándar.de.Control.Interno.se.encuentran.orientados.a.un.mejoramiento.permanente.de. la.gestión.y.el.Sistema.de.Control.Interno.de.las.entidades.del.Estado.

A. través.del. cumplimiento.de. los. requisitos. incluidos. en. los. numerales.4,. 5. y.6.de. la.Norma.Técnica.de.Calidad.y.de.lo.estipulado.en.el.Subsistema.de.Control.Estratégico.del.MECI,.a.través.de.los.procesos.gerenciales,.las.entidades.planean.su.gestión.orientada.a.la.satisfacción.de.sus.usuarios.

Con.base.en.lo.planeado.y.estructurado,.y.de.acuerdo.con.lo.establecido.en.el.numeral.7.de.la.NTCGP.1000:2009.y.en.el.Subsistema.de.Control.de.Gestión.del.MECI,.a.través.de.los.procesos.misionales.y.de.apoyo,.las.entidades.ejecutan.y.desarrollan.los.productos.y.servicios.que.suministran.a.sus.clientes.

Finalmente,.mediante.el.desarrollo.de.lo.expuesto.en.el.numeral.8.de.la.Norma.Técnica.de.Calidad.y.en.el.Subsistema.de.Control.de.Evaluación.del.MECI,.por.medio.de. sus.procesos.de.control.y.evaluación.las.entidades.miden.los.resultados.de.su.gestión.y.tra-zan.las.acciones.de.mejora.requeridas.para.aumentar.la.satisfacción.de.sus.usuarios.con.consideraciones.de.eficacia,.eficiencia.y.efectividad,.las.cuales.nuevamente.alimentan.el.proceso.de.planeación..


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Capitulo IV CONCEPTOS PARTICULARES

4.1. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

¿Cuál es la metodología sugerida por el Departamento Administrativo de la Función Pública para la administración de riesgos?

Respuesta:.En.la.actualidad.el.Departamento.Administrativo.de.la.Función.Pública.ma-neja.una.publicación..referente.a. la.Administración.de.Riesgos,.donde.se.proponen.las.diferentes.etapas.para.llevarla.a.cabo..Teniendo.en.cuenta.lo.dispuesto.por.este.documen-to,.en.su.metodología,.las.etapas.para.realizar.una.adecuada.administración.de.riesgos.en.una. entidad. son. las. siguientes:. contexto. estratégico,. identificación.de. riesgos,. análisis,.valoración.y.establecimiento.de.políticas..En.ese.orden.de.ideas.una.vez.se.identifica.el.riesgo,.el.análisis.buscará,.a.través.de.su.tabla.de.valores,.establecer.la.probabilidad.de.ocurrencia.de.los.riesgos.y.el.impacto.de.sus.consecuencias,.calificándolos.y.evaluándolos.con.el.fin.de.obtener.información.para.establecer.el.nivel.de.riesgo,.para.luego.identificar.los. controles.necesarios. con.el. fin.de.evitarlo,. reducirlo,. compartirlo.y.asumirlo..A. su.vez.la.metodología.maneja.una.serie.de.información.para.consolidarla.en.formatos.que.permitirán.evidenciar.cada.una.de.estas.secuencias.

¿Todos los riesgos deben estar asociados en el mapa de riesgos institucional?

Respuesta:.Los.procesos.de.la.entidad.son.de.cuatro.clases:.estratégicos,.misionales,.de.apoyo.y.de.evaluación...Se.entiende.que.los.riesgos.que.afecten.directamente.el.cumpli-miento.de.los.objetivos.institucionales.son.a.su.vez.riesgos.institucionales,.razón.por.la.cual.se.trabajan.desde.los.procesos.pero.hacen.parte.del.mapa.de.riesgos.institucional.y.la.oficina.de.control. interno.debe.hacerle.seguimiento.aunque. los.responsables.son. los.dueños.de.los.procesos.

¿A quién corresponde iniciar los ajustes a los mapas de riesgos? ¿A la Oficina de Control Interno o al Equipo MECI en su condición de líder del proceso de Administración del Riesgo en la entidad?

Respuesta:.Teniendo.en.cuenta.que.las.funciones.del.Equipo.MECI.son.las.siguientes:

•. Adelantar.el.proceso.de.diseño.e.implementación.del.componente.de.la.Administración.del.Riesgo.bajo.las.orientaciones.del.representante.de.la.dirección.

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•. Capacitar.a.los.servidores.de.la.entidad.en.el.Modelo.y.el.Componente.de.la.Adminis-tración.del.Riesgo.

•. Asesorar.a.las.áreas.de.la.entidad.en.el.diseño.e.implementación.del.Componente.de.la.Administración.del.Riesgo.

•. Revisar,. analizar.y. consolidar. la. información.para.presentar.propuestas.de.diseño.e.implementación.del.Componente.de.la.Administración.del.Riesgo.al.representante.de.la.dirección.para.su.aplicación.

•. Trabajar.en.coordinación.con.los.servidores.designados.por.área.en.aquellas.activida-des.requeridas.para.el.diseño.e.implementación.del.Componente.de.la.Administración.del.Riesgo..

El.encargado.de.proponer.los.ajustes.a.los.mapas.de.riesgos.es.el.Equipo.MECI.y.quienes.se.encargan.de.realizarlos.son.los.dueños.de.cada.proceso..La.Oficina.de.Control.Interno.cumple.dentro.de.la.metodología.de.Administración.del.Riesgo.una.función.de.asesoría.y.evaluación,.en.ningún.momento.de.ejecución.a.no.ser.que.sean.los.riesgos.de.su.área.

4.2. PLANES DE MEJORAMIENTO

¿Cuáles son los planes de mejoramiento existentes y en qué consisten?

Respuesta:.Como.está.definido.en. el.manual.de. Implementación.del.Modelo.Estándar.de.Control. Interno.MECI,. los.planes.de.mejoramiento.se.encuentran.enmarcados.en.el.componente.Planes.de.Mejoramiento.del.Subsistema.Control.de..Evaluación..Estos.son.elementos.de.control.que.consolidan.las.acciones.de.mejoramiento.necesarias.para.corre-gir.las.desviaciones.encontradas.en.el.Sistema.de.Control.Interno.

Ahora,. y. para.mayor. claridad,. se. especificarán. cada.uno.de. los. planes. existentes..Los.planes.de.mejoramiento.institucionales.“son.elementos.de.control.que.permiten.el.mejo-ramiento.continuo.y.cumplimiento.de.los.objetivos.institucionales.de.la.entidad.pública...Integran.las.acciones.de.mejoramiento.que.a.nivel.de.sus.procesos.debe.operar.la.entidad.para.fortalecer.el.desempeño.institucional.”

Los.planes.de.mejoramiento.por.procesos.son.“elementos.de.control.que.contienen.los.planes.administrativos.con.las.acciones.de.mejoramiento.que.a.nivel.de. los.procesos.y.de.las.áreas.responsables.dentro.de.la.entidad.pública.deben.adelantarse.para.fortalecer.su.desempeño.y.funcionamiento,.en.procura.de.las.metas.y.resultados.que.garantizan.el.cumplimiento.de.los.objetivos.de.la.entidad.en.su.conjunto.”

Los.planes.de.mejoramiento.individuales.“contienen.las.acciones.de.mejoramiento.que.debe.ejecutar.cada.uno.de.los.servidores.públicos.para.mejorar.su.desempeño.y.el.del.área.

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organizacional.a.la.cual.pertenece,.en.un.marco.de.tiempo.y.espacio.definidos.para.una.mayor.productividad.de.las.actividades.y/o.tareas.bajo.su.responsabilidad”.

¿Cómo se deben elaborar los planes de mejoramiento institucionales?

Respuesta:.Para.el.diseño.del.elemento.de.control.de.los.Planes.de.Mejoramiento.Institu-cional.es.necesario.tener.en.cuenta,.cuando.sea.aplicable,.las.recomendaciones.provenien-tes.de.la.Evaluación.Independiente.al.Sistema.de.Control.Interno,.las.recomendaciones.contenidas.en.los.Informes.de.Auditoría.Interna.y.Control.Fiscal..Los.pasos.a.seguir.son:

a). Elaborar.y.consolidar.el.Plan.de.Mejoramiento.Institucional.considerando,.entre.otros,.los.siguientes.aspectos:

•. Procesos

•. Objetivos

•. Área.organizacional.responsable

•. Causas

•. Acciones

•. Indicadores

•. Responsables.de.la.ejecución

•. Recursos

•. Cronograma.de.ejecución

•. Observaciones

. Responsable:.Representante.legal.y.los.servidores.responsables.de.los.procesos.

b). Presentar.los.avances.a.la.ejecución.del.Plan.de.Mejoramiento.Institucional.al.Comité.de.Coordinación.de.Control.Interno..Responsable:.Representante.de.la.Dirección,.los.servidores.responsables.de.los.procesos.y.el.Equipo.MECI.

c). Hacer.seguimiento.y.evaluación.al.Plan.de.Mejoramiento.institucional..Responsable:.Oficina.de.Control.Interno.o.quien.haga.sus.veces.

¿Cómo se deben elaborar los planes de mejoramiento por procesos?

Respuesta:. Para. el. diseño.del. elemento.de. control. de. los.Planes.de.Mejoramiento.por.Procesos.es.necesario.tener.en.cuenta,.cuando.sea.aplicable,.las.recomendaciones.prove-

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nientes.de.la.Autoevaluación.del.Control,.Autoevaluación.de.la.Gestión,. la.Evaluación.Independiente. al. Sistema. de.Control. Interno. y. las. recomendaciones. contenidas. en. los.informes. de.Auditoría. Interna..De. igual.manera,. para. este. diseño. se. deberán. tener. en.consideración. las. observaciones. producto. de. las. auditorías. que. adelante. el.Órgano. de.Control.Fiscal.que.den.lugar.a.la.concertación.de.planes.de.mejoramiento.con.la.entidad.pública.vigilada..Los.pasos.a.seguir.son:

a). Elaborar.y.consolidar.el.plan.de.Mejoramiento.por.Procesos,.considerando,.entre.otros,.los.siguientes.aspectos:

•. Procesos

•. Objetivos

•. Causas

•. Acciones

•. Indicadores

•. Responsables.de.la.Ejecución

•. Recursos

•. Cronograma.de.Ejecución

•. Observaciones

. Responsable:.Representante.legal.y.servidores.responsables.de.los.procesos.

b). Presentar. los.avances.a. la.ejecución.del.Plan.de.Mejoramiento.por.Procesos.al.Re-presentante. legal..Responsables:.Servidores. responsables. de. los. procesos. y.Equipo.MECI.

c). Hacer.seguimiento.y.evaluación.al.Plan.de.Mejoramiento.por.Procesos..Responsable:.Oficina.de.Control.Interno.o.quien.haga.sus.veces.

¿Cómo se deben elaborar los planes de mejoramiento individuales?

Respuesta:.Para.el.diseño.del.elemento.de.control.de.los.Planes.de.Mejoramiento.Indivi-dual1.es.necesario.tener.en.cuenta,.cuando.sea.aplicable,.las.recomendaciones.provenientes.de.la.Autoevaluación.del.Control,.Autoevaluación.de.la.Gestión,.la.Evaluación.Indepen-

1. Se.recomienda.consultar.la.Circular.100-003.de.2010.del.DAFP,.en.la.cual.se.plantean.orientaciones.para.el.manejo.de.los.planes.de.mejoramiento.individual.

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diente.al.Sistema.de.Control.Interno,.las.recomendaciones.contenidas.en.los.informes.de.Auditoría.Interna.y.los.resultados.de.las.evaluaciones.del.desempeño.y.de.los.acuerdos.de.gestión..Los.pasos.a.seguir.son:

a). Elaborar. y. consolidar. el. Plan. de. Mejoramiento. individual,. consignando. en. él. los.compromisos.asumidos.por.el. servidor.para.mejorar.aquellas.actitudes.o.conductas.laborales.que.inciden.en.su.desempeño..Así.mismo,.en.este.Plan.debe.quedar.claro.el.compromiso.del.servidor.de.recibir.la.capacitación.que.le.brinda.la.entidad,.a.través.del.plan.institucional.de.capacitación,.con.el.fin.de.mejorar.su.capacidad.individual.para.el.desempeño.de.su.cargo..Responsable:.Cada.servidor.y.su.superior.inmediato.

b). Hacer. seguimiento.y. evaluación. al.Plan.de.Mejoramiento. Individual..Responsable:.Cada.servidor.y.su.superior.inmediato.

4.3. CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO

¿Qué entidades tienen la obligación de realizar el código de buen gobierno?

Respuesta:.el.Código.de.Buen.Gobierno.sólo.es.obligatorio.para.aquellas.entidades.a.las.que.la.ley.o.un.organismo.regulador.se.lo.exija,.y.las.que.voluntariamente.quieran.adop-tarlo.e.implementarlo.como.herramienta.de.gestión..Frente.a.lo.planteado,.anteriormente,.no.todas.las.entidades.estarían.obligadas.a.tenerlo;.sin.embargo,.sería.interesante.que.las.entidades.adoptaran.un.código.propio.con.el.objetivo.de.evidenciar.el.compromiso.por.parte.de.la.alta.dirección.y.a.su.vez.ratificar.el.cumplimiento.de.los.objetivos.instituciones.

Sin.embargo,.de.acuerdo.a.lo.establecido.en.el.Modelo.Estándar.de.Control.Interno,.MECI,.las.entidades.sí.deben.contar.con.un.documento.donde.se.determine.lo.siguiente:

“La.identificación.e.implementación.de.los.acuerdos.colectivos.sobre.actitudes,.prácticas.y.formas.concretas.de.actuación.que.asumen.los.servidores.públicos.de.cada.una.de.las.áreas.de.las.instituciones,.garantizan.una.eficaz.Administración.Pública”...

Su.aplicación.se.traduce.en.la.operacionalización..de.los.siguientes.aspectos:

•. El.respeto.y.reconocimiento.de.la.dignidad.de.la.persona.humana.

•. La.búsqueda.permanente.del.interés.general.

•. El.contemplar.los.valores.que.regirán.el.buen.gobierno.tales.como.objetividad,.toleran-cia,.integridad,.responsabilidad,.credibilidad,.imparcialidad,.transparencia,.entre.otros.

Es.decir,.que.sean.claras.las.políticas.internas.en.la.entidad.dirigidas.a.la.transparencia.institucional.a.la.atención.a.cliente,.a.la.participación.ciudadana.y.a.facilitar.el.control.social.

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4.4. AUDITORÍA INTERNA

¿Cuál es el rol de la oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces, en la auditoría interna de calidad?

Respuesta: La.Oficina. de.Control. Interno,. o. quien. haga. sus. veces,. es. la. dependencia.encargada..de.coordinar.el..proceso.de.auditorías.internas.de.calidad,.dado.que.la.Ley.87.de.1993.en.su.artículo.9°.le.asigna.la.responsabilidad.de.medir.y.evaluar.la.eficiencia,.eficacia.y.economía.de.los.demás.controles.y.determina.que.como.mecanismo.de.verifica-ción.y.evaluación.del.Control.Interno.se.utilizarán.las.normas.de.auditoría.generalmente.aceptadas.

La.coordinación.de.las.auditorías.por.parte.de.esta.oficina.tiene.la.finalidad.de.respetar.el.rol.que.se.le.ha.sido.asignado.por.ley,.como.evaluadora.y.verificadora.de.la.gestión.y.del.logro.de.los.objetivos,.y.de.planear.las.auditorías.de.tal.manera.que.no.se.presenten.reprocesos,. con. el. fin. de. que. los. encargados. de. los. procesos. no. se. vean. sometidos. a.reiteradas.auditorías...

Es.importante.recordar.que.en.la.Guía.de.Armonización.del.Modelo.Estándar.de.Control.Interno.y.el.Sistema.de.Gestión.de.la.Calidad,.se.estableció.que.las.auditorías.tanto.de.MECI.como.de.Calidad.deben.desarrollarse.a.través.de.un.programa.de.auditorías.aproba-do.por.el.Comité.de.Coordinación.de.Control.Interno,.razón.por.la.cual.las.fechas.de.las.auditorías.de.Calidad.deben.ser.concertadas.con.el.representante.de.la.Alta.Dirección.para.el.Sistema.de.Gestión.de.Calidad.

Las.auditorías.de.calidad.podrán.ser.ejecutadas.directamente.por.el.delegado.de.la.direc-ción.para.calidad.y.los.auditores.de.la.entidad.capacitados.para.este.fin,.razón.por.la.cual.la.Oficina.de.Control.Interno.planea.y.coordina.las.auditorías,.pero.prepara..únicamente.las.auditorías.de.gestión.y.presenta.un.informe..con.dos.capítulos,.uno.con.los.resultados.de.la.auditoria.de.gestión.y.otro.capítulo.con.los.resultados.de.la.auditoría.de.calidad;.por.ello,.una.vez.concluida.la.auditoría.de.Calidad,.la.Oficina.de.Control.Interno.será.la.encargada.de.consolidar.y.presentar.el.informe.final.a.la.Alta.Dirección.de.la.entidad.

Se.debe.tener.en.cuenta.que.el.Jefe.de.la..Oficina.de.Control.Interno,.Auditoría.Interna.o.quien.haga.sus.veces,.es.el.responsable.de.la.planeación.y.desarrollo.de.los.procesos.de.auditoría;.por.lo.tanto,.los.registros,.evidencias.y.demás.documentos.que.se.generen.como.resultado.de.estas,.deben.reposar.en.esta.dependencia.y.ser.informados.desde.ella.

En.relación.con.los.informes.de.auditoría.aprobados,.estos.se.entregarán.a.los.receptores.designados.por.el.cliente.de.la.auditoría,.según.haya.quedado.estipulado.en.el.objetivo.y.alcance.de.esta,.para.las.acciones.correctivas.y.de.mejora.que.pudieren.resultar.y.copia.de.este.reposará.en.la.Oficina.de.Control.Interno,.Auditoría.Interna.o.quien.haga.sus.veces,.para.las.acciones.de.seguimiento.correspondientes..

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¿Quién debe ser responsable en la planeación y desarrollo de las auditorías internas?

Respuesta:.Todos.los.años.las.Oficinas.de.Control.Interno.deben.someter.a.consideración.del.Comité.de.Coordinación.de.Control.Interno.el.programa..anual.de.auditorías;.en.este.sentido.lo.que.se.recomienda.es.que.dentro.de.este.se.incluyan.las.auditorías.de.calidad,.cuyas.fechas.serán.coordinadas.con.el.encargado.por.la.Dirección.del.tema.de.calidad...Las.auditorías.de.calidad.serán.realizadas.por.el.encargado.de.calidad.y.los.auditores.a.su.cargo.y.al.jefe.de.control.interno.deben.hacerle.llegar.los.resultados.de.las.auditorías.para.incluirlos.en.el.informe.que.se.va.a.presentar.al.representante.legal.de.la.entidad.

En. los. lineamientos. formulados.al. respecto.de. la.planeación.no.se.ha.establecido.que.la.Oficina.de.Control.Interno.realice.auditorías.de.calidad,.razón.por.la.cual.no.debería.verse.afectada.la.independencia.de.dicha.oficina,.ya.que.la.ejecución.y.desarrollo.de.estas.auditorías.están.a.cargo.del.delegado.de.la.dirección.para.calidad.y.de.los.auditores.de.la.entidad..

¿Cómo se deben presentar los informes de auditorías integradas MECI–calidad?

Respuesta:.Es.necesario.precisar.que.los.resultados.que.se.obtienen.de.estas.auditorías.son.diferentes;.mientras.que.producto.de.la.auditoría.de.gestión.realizada.por.la.Oficina.de.Control.Interno.se.obtienen.recomendaciones,.identificación.de.riesgos,.acciones.co-rrectivas.y.preventivas,.que.muy.seguramente.harán.parte.de.un.plan.de.mejoramiento;.de.la.auditoría.de.calidad.se.obtiene.información.relacionada.con.elementos.de.mejora.que.no.pueden.se.interpretados.de.la.misma.manera.que.los.resultados.propios.de.la.auditoría.de.Control. Interno.. .Razón.por. la. cual. el. informe. será.presentado.en.dos. capítulos,. el.primero.contará.con.los.resultados.obtenidos.de.la.auditoría.de.gestión.y.el.segundo.con.los.obtenidos.en.la.auditoría.de.calidad.

Los.registros,.evidencias.y.demás.documentos.que.se.generen.como.resultado.de.las.audi-torías.deben.reposar.en.la.Oficina.de.Control.Interno,.Auditoría.Interna.o.quien.haga.sus.veces,.ya.que,.como.se.anotó.anteriormente,.es.responsable.de.la.planeación.y.desarrollo.de.los.procesos.de.auditoría.

En.relación.con.los.informes.de.auditoría.aprobados,.estos.se.entregarán.a.los.responsables.del.proceso.auditado,.según.haya.sido.estipulado.en.el.objetivo.y.alcance.de.estos,.para.las.acciones.correctivas.y.de.mejora.que.pudieren.resultar.y.copia.de.estos.reposará.en.la.Oficina.de.Control.Interno,.Auditoría.Interna..o.quien.haga.sus.veces,.para.las.acciones.de.seguimiento.correspondientes.

¿Cómo se efectúa el seguimiento a los dos Sistemas?

Respuesta:.La.Oficina.de.Control.Interno,.Auditoría.Interna,.o.quien.haga.sus.veces,.asu-miendo.su.rol.de.evaluador. independiente,.deberá.realizar.evaluaciones,.seguimiento.y.

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monitoreo.permanente.al.grado.de.avance.y.desarrollo.de.implementación.del.Sistema.de.Gestión.de.la.Calidad,.conforme.al.plan.previamente.establecido.por.esta..

Una.vez.implementado.el.Sistema.de.Gestión.de.Calidad.en.la.entidad,.uno.de.los.objeti-vos.por.los.que.debe.velar.la.Oficina.de.Control.Interno.es.el.aseguramiento.de.la.calidad,.enfocado.a.verificar.que.se.mantiene.el.control.y.con.el.fin.de.identificar.posibles.des-viaciones;.esto.es,.valorar.los.riesgos.que.puedan.comprometer.el.buen.funcionamiento.del.sistema.de.calidad,.acompañar.y.asesorar.en.la.implementación.y.desarrollo.de.este,.realizar.su.evaluación.y.seguimiento,..fomentar.la.cultura.de.control.en.relación.con.este.sistema.y,.finalmente,..constituirse.en.el.canal.institucional.de.relación.con.entes.externos.respecto.del.mismo.

4.5. ESTILO DE DIRECCIÓN

¿En qué consiste el elemento estilo de Dirección?

Respuesta:.Es.un.elemento.de.control.que.define.la.filosofía.y.el.modo.de.administrar.del.Gobernante.o.Gerente.Público;.estilo.que.se.debe.distinguir.por.su.competencia,.integri-dad,.transparencia.y.responsabilidad.pública..

Constituye.la.forma.adoptada.por.el.nivel.directivo.para.guiar.u.orientar.las.acciones.de.la.entidad.hacia.el.cumplimiento.de.su.misión,.en.el.contexto.de.los.fines.sociales.del.Estado..El.modo.o.la.manera.que.asume.el.nivel.directivo.la.conducción.de.la.entidad.define.un.estilo.de.gestión.propio.que,.a.pesar.de.tener.como.base.los.principios.y.valores.individua-les.de.la.máxima.autoridad.y.de.su.nivel.directivo,.obliga.a.asumir.los.requisitos.de.tipo.moral,.ético,.de.responsabilidad,.de.transparencia,.compromiso.con.el.servicio.público,.conocimiento,.suficiencia.y.capacidad.gerencial.necesarios.para.conducir.la.entidad.en.el.actuar.que.exige.la.ciudadanía.

El.estilo.de.Dirección.constituye. la. forma.adoptada.por.el.nivel.directivo.para.guiar.y.orientar.las.acciones.de.la.entidad,.generando.autoridad.y.confianza.y.demostrando.capa-cidad.gerencial,.conocimiento.de.las.necesidades.de.la.ciudadanía.y.las.partes.interesadas.de. la. entidad,. compromiso. con. el. control. y. con. el. cumplimiento.de. la.misión,. visión,.planes.y.programas,.buen.trato.a.los.servidores.públicos.y.una.utilización.transparente.y.eficiente.de.los.recursos.

El.estilo.de.Dirección.permite.que.los.servidores.públicos.se.desempeñen.en.un.ambiente.que.facilite. tanto. la.comprensión.y.el.respeto.por.el.control,.como.la.motivación.para.la. sugerencia.de.medidas.que. fomenten.el.mejoramiento.en. la.prestación.del. servicio.público.

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4.6. CONTROLES

¿A qué hace referencia el elemento de control Controles dentro del Componente de Acti-vidades de Control?

Respuesta: Son.un.conjunto.de.acciones.definidas.para.prevenir.o.reducir.el.impacto.de.los.eventos.que.ponen.en.riesgo.la.adecuada.ejecución.de.los.procesos.requeridos.para.el.logro.de.los.objetivos.de.la.entidad.

Estos.controles.se.diseñan.para.las.actividades,.con.el.objeto.de.definir.acciones.condu-centes.a.reducir.los.riesgos;.estos.deben.ser.suficientes,.claros,.comprensibles,.eficaces,.económicos.y.oportunos.

Existen.dos.tipos.de.controles:

•. Preventivos:.Aquellos. que. actúan. para. eliminar. las. causas. del. riesgo. con. el. fin. de.prevenir.su.ocurrencia.o.materialización.

•. Correctivos:.Aquellos.que.permiten.el.restablecimiento.de.la.actividad.después.de.ser.detectado.un.evento.no.deseable;.también.permiten.la.modificación.de.las.acciones.que.propiciaron.su.ocurrencia.

Estos,.a.su.vez,.pueden.ser.manuales.o.automatizados,.y.discrecionales.o.no.discreciona-les..Los.controles.manuales.son.aquellos.realizados.por.las.personas.responsables.de.los.procesos.en.los.que.están.inmersos.el.juicio.y.la.capacidad.del.hombre.y.dependen.única-mente.de.la.participación.humana.para.su.aplicación;.como.ejemplos.se.pueden.encontrar.la.revisión.de.documentos.y.la.supervisión.en.la.realización.de.un.proceso.

Por.su.parte,.los.controles.automatizados.son.procedimientos.programados.en.el.compu-tador,.en.el.software.de.soporte.o.en.el.software.de.aplicación.diseñados.para.prevenir,.detectar,.o.corregir.errores.o.irregularidades.que.afecten.las.actividades..Es.decir,.estos.tipos.de.controles.requieren.de.la.tecnología.para.su.aplicación.

Los.controles.discrecionales.son.aquellos.que.en.determinadas.circunstancias.pueden.ser.obviados.por.los.responsables.de.su.ejecución;.por.ejemplo,.no.pedir.documentos.de.iden-tificación.a.ciertas.personas..Así.mismo,.los.controles.no.discrecionales.corresponden.al.tipo.de.control.que.no.puede.ser.omitido.bajo.ninguna.circunstancia;.por.ejemplo,.el.uso.de.la.contraseña.en.un.cajero.electrónico.

¿Cuál es la responsabilidad de la Oficina de Control Interno frente a este tema?

Respuesta:.La.Oficina.de.Control. Interno.debe.capacitar.y. asesorar. a. la. entidad. sobre.la.importancia.de.los.controles.como.medidas.tomadas.por.la.Alta.Dirección.y.los.res-ponsables.de. los.procesos.para. aumentar. la. probabilidad.de.que. los.objetivos.y.metas.

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establecidos.serán.alcanzados,.y.cómo.estos.pueden.utilizarse.desde.el.punto.de.vista.de.la.prevención.(para..evitar.hechos.no.deseados),.o.de.corrección.(para.evitar.que.sucedan.nuevamente. hechos. indeseados),. entendiendo. que. el. sistema.de. control. es. el. conjunto.integrado.de.componentes.y.actividades.de.control.utilizados.por..una.entidad.para.lograr.sus.objetivos.y.metas.

Sin.embargo,.cuando.se.determina.un.riesgo,. las.diferentes.acciones.de.mitigación.del.riesgo.que.se.establecen.en.las.diferentes.actividades.deben.estar.a.cargo.del.responsable.del.proceso.

4.7. IMPORTANCIA DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO

¿Cómo opera el Control Interno en una entidad estatal de orden municipal?

Respuesta:.Conforme.a.la.Ley.87.de.1993.y.sus.normas.complementarias,.como.son.los.Decretos.2145.de.1999,.2539.de.2000.y.1537.de.2001,.el.ejercicio.del.Control.Interno.en.toda.entidad.del.Estado.es.una.función.que.debe.realizarse.por.cada.empleado.o.trabajador.a.la.par.con.las.demás.funciones.señaladas.para.su.cargo.

Las.mencionadas.normas.diferencian.tres.aspectos.complementarios.entre.sí.en.materia.de.Control.Interno,.a.saber:

•. El.ejercicio.del.Control.Interno

•. El.Sistema.de.Control.Interno

•. La.Oficina.de.Control.Interno.

El.ejercicio.del.Control.Interno.consiste.en.todo.aquello.que.debe.realizar.cada.empleado.para.que.las.funciones.asignadas.en.el.respectivo.manual.específico.de.funciones.de.cada.cargo.obedezcan.a.parámetros.de.calidad,.transparencia,.eficiencia.y.eficacia.

La.Oficina.de.Control.Interno.es.la.dependencia.de.cada.entidad.encargada.de.evaluar.en.forma.independiente.el.Sistema.de.Control.Interno.de.la.entidad.y.proponer.al.represen-tante. legal.del. respectivo.organismo. las. recomendaciones.para.mejorarlo..Esta.Oficina.estará.compuesta.por.un.Jefe.de. la.misma.y.un.grupo.multidisciplinario. (personas.con.profesiones.y.formación.en.distintos.campos.del.saber).

El.Jefe.de.esta.Oficina.de.Control.Interno.debe.ser.un.funcionario.público.de.planta,.de.nivel.directivo.y,.por.consiguiente,.de.libre.nombramiento.y.remoción,.designado.para.el.caso.de.las.entidades.de.orden.territorial.por.el.representante.legal.o.máximo.directivo.del.organismo.respectivo,.según.sea.su.competencia.y.de.acuerdo.con.lo.establecido.en.las.disposiciones.propias.de.cada.entidad.

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Para.desarrollar.su.labor.de.evaluar.el.sistema.de.control.interno.de.la.entidad,.el.jefe.de.la.Oficina.de.Control.Interno.debe.realizar.las.funciones.señaladas.en.el.artículo.12.de.la.Ley.87.de.1993.

De.acuerdo.con.la.Ley.617.de.2000,.artículo.75,.los.municipios.de.categoría.3ª,.4ª,.5ª.o.6ª.no.están.obligados.a.tener.oficina.de.Control.Interno.y.en.tal.caso.las.funciones.de.esta.pueden.ser.ejercidas.por.una.dependencia.que.cumpla.funciones.similares,.como.sería.la.oficina.de.planeación.del.municipio,.pero.eso.no.significa.que.deje.de.existir.el.ejercicio.del.control.interno.y.el.Sistema.de.Control.Interno.en.la.entidad,.en.los.términos.descritos.anteriormente.

¿Se puede tercerizar las funciones de Control Interno en una entidad?

Respuesta:.Es.posible.que.el.Control.Interno.sea.ejercido.por.personal.externo.al.organis-mo.o.entidad.siempre.y.cuando.se.tengan.en.cuenta.las.siguientes.condiciones:

El.artículo.269.de.la.Constitución.Política.señala:

. “En.las.entidades.públicas.las.autoridades.correspondientes.están.obligadas.a.dise-ñar.y.aplicar,.según.la.naturaleza.de.sus.funciones,.métodos.y.procedimientos.de.control.interno,.de.conformidad.con.lo.que.disponga.la.ley,.la.cual.podrá.establecer.excepciones.y.autorizar.la.contratación.de.dichos.servicios.con.empresas.privadas.colombianas.”

La.Ley.87.de.1993,.al.desarrollar.el.artículo.constitucional,.en.relación.con.los.servicios.que.se.pueden.contratar.en.materia.de.control.interno.señaló:

. “ARTÍCULO. 7o.. CONTRATACIÓN.DEL.SERVICIO.DE.CONTROL. INTER-NO.CON.EMPRESAS.PRIVADAS..Las.entidades.públicas.podrán.contratar.con.empresas.privadas.colombianas,.de.reconocida.capacidad.y.experiencia,.el.servicio.de. la.organización.del.Sistema.de.Control. Interno.y.el.ejercicio.de. las.auditorías.internas..Sus.contratos.deberán.ser.a.término.fijo,.no.superior.a.tres.años,.y.deberán.ser.escogidos.por.concurso.de.méritos.en.los.siguientes.casos:.

. a).Cuando.la.disponibilidad.de.los.recursos.técnicos,.económicos.y.humanos.no.le.permitan.a.la.entidad.establecer.el.Sistema.de.Control.Interno.en.forma.directa..

. b).Cuando.se.requieran.conocimientos.técnicos.especializados..

. c).Cuando.por.razones.de.conveniencia.económica.resultare.más.favorable..

. Se.exceptúan.de.esta.facultad.los.organismos.de.seguridad.y.de.defensa.nacional..

. (...)”.

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De.conformidad.con.la.citada.disposición,.es.viable.que.las.entidades.y.organismos.que.se.encuentran.dentro.del.campo.de.aplicación.de.la.Ley.87.de.1993.contraten.el.servicio.de.la.organización.del.Sistema.de.Control.Interno.y.el.ejercicio.de.las.auditorías.internas,.siempre.que.se.cumpla.una.cualquiera.de.las.condiciones.señaladas.por.el.legislador.para.el. efecto.. Sobre. el. alcance. de. lo. que. se. debe. entender. por. sistema.de. control. interno,.resulta.necesario.citar.el.artículo.1.de.la.citada.ley,.el.cual.consagra:

. “Definición.de.control.interno..Se.entiende.por.control.interno.el.sistema.integrado.por.el.esquema.de.organización.y.el.conjunto.de. los.planes,.métodos,.principios,.normas,.procedimientos.y.mecanismos.de.verificación.y.evaluación.adoptados.por.la.entidad,.con.el. fin.de.procurar.que. todas. las.actividades,.operaciones.y.actua-ciones,.así.como.la.administración.de.la.información.y.los.recursos.se.realicen.de.acuerdo.con.las.normas.constitucionales.y.legales.vigentes.dentro.de.las.políticas.trazadas.por.la.dirección.y.en.atención.a.las.metas.u.objetivos.previstos.”

Ahora.bien,.en.relación..con.la.evaluación.y.control.de.la.gestión.de.las..organizaciones,.la.definición.de.las.unidades.u.oficinas.de.coordinación.de.control.interno..y.del.jefe.de.la.unidad.de.control.interno.señaló.

. ARTÍCULO.8o..EVALUACIÓN.Y.CONTROL.DE.GESTIÓN.EN.LAS.ORGANI-ZACIONES..Como.parte.de.la.aplicación.de.un.apropiado.Sistema.de.Control.Inter-no.el.representante.legal.en.cada.organización.deberá.velar.por.el.establecimiento.formal.de.un.sistema.de.evaluación.y.control.de.gestión,.según.las.características.propias.de.la.entidad.y.de.acuerdo.con.lo.establecido.en.el.artículo.343.de.la.Cons-titución.Nacional.y.demás.disposiciones.legales.vigentes..

. ARTÍCULO.9o..DEFINICIÓN.DE.LA.UNIDAD.U.OFICINA.DE.COORDINA-CIÓN.DEL.CONTROL. INTERNO..Es. uno. de. los. componentes. del. Sistema. de.Control. Interno,. de. nivel. gerencial. o. directivo,. encargado. de.medir. y. evaluar. la.eficiencia,.eficacia.y.economía.de.los.demás.controles,.asesorando.a.la.dirección.en.la.continuidad.del.proceso.administrativo,.la.reevaluación.de.los.planes.establecidos.y.en.la.introducción.de.los.correctivos.necesarios.para.el.cumplimiento.de.las.metas.u.objetivos.previstos..

.. PARÁGRAFO..Como.mecanismos.de.verificación.y.evaluación.del.control.interno.se.utilizarán.las.normas.de.auditoría.generalmente.aceptadas,.la.selección.de.indica-dores.de.desempeño,.los.informes.de.gestión.y.de.cualquier.otro.mecanismo.moder-no.de.control.que.implique.el.uso.de.la.mayor.tecnología,.eficiencia.y.seguridad..

. ARTÍCULO.10..JEFE.DE.LA.UNIDAD.U.OFICINA.DE.COORDINACIÓN.DEL.CONTROL.INTERNO..Para.la.verificación.y.evaluación.permanente.del.sistema.de.control.interno,.las.entidades.estatales.designarán.como.asesor,.coordinador,.auditor.interno.o.cargo.similar,.a.un.funcionario.público.que.será.adscrito.al.nivel.jerárquico.superior.y.designado.en.los.términos.de.la.presente.ley..

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Posteriormente,.mediante.el.Decreto.1537.de.2001,.“Por.el.cual.se.reglamenta.parcial-mente.la.Ley.87.de.1993.en.cuanto.a.elementos.técnicos.y.administrativos.que.fortalezcan.el.Sistema.de.Control.Interno.de.las.entidades.y.organismos.del.Estado,.en.el.artículo.3.consagró.frente.a.las.Oficinas.de.Control.Interno.lo.siguiente:

. “ARTICULO.3..DE.LAS.OFICINAS.DE.CONTROL. INTERNO..En.desarrollo.de.las.funciones.señaladas.en.el.artículo.9.de.la.Ley.87.de.1993,.el.rol..que.deben.desempeñar.las.oficinas.de.control. interno,.o.quien.haga.sus.veces,.dentro.de.las.organizaciones.públicas,.se.enmarcan.en.cinco.tópicos,.a.saber:.valoración.de.ries-go,.acompañar.y.asesorar,.realizar.evaluación.y.seguimiento,.fomentar.la.cultura.de.control,.y.relación.con.entes.externos.”

A.su.vez,.en.el.artículo.4,.en.relación.con.la.administración.del.riesgo,.señala:

. “Como.parte. integral.del. fortalecimiento.de. los.sistemas.de.control. interno.en. las.entidades.públicas,.las.autoridades.correspondientes.establecerán.y.aplicarán.políti-cas.de.administración.del.riesgo..Para.tal.efecto,.la.identificación.y.análisis.de.riesgo.debe.ser.un.proceso.permanente.e.interactivo.entre.la.administración.y.las.oficinas.de.control.interno.o.quien.haga.sus.veces,.evaluando.los.aspectos.tanto.internos.como.externos.que.pueden.llegar.a.representar.amenaza.para.la.consecución.de.los.obje-tivos.organizacionales,.con.miras.a.establecer.acciones.efectivas,.representadas.en.actividades.de.control,.acordadas.entre.los.responsables.de.las.áreas.o.procesos.y.las.oficinas.de.control.interno.e.integradas.de.manera.inherente.a.los.procedimientos.”

De. conformidad. con. las. normas. citadas,. es. responsabilidad. del. representante. legal. de.cada.organismo.o.entidad.implementar.y.velar.por.la.aplicación.de.un.adecuado.sistema.de.evaluación. .y.control.de. la.gestión,.función.que.puede.ser.cumplida.directamente.o.a. través.de.delegación.en.un.directivo.de.primer.nivel,.de.acuerdo.a. lo.establecido.en.el.Decreto.1599.de.2005.“Por.medio.del.cual.se.adopta.el.Modelo.Estándar.de.Control.Interno.para.el.Estado.Colombiano.–MECI–.o.contratando.el.servicio.de.la.organización.del.Sistema.de.Control.Interno..Por.otro.lado,.puede,.igualmente,.contratar.la.auditoría.interna,.el.servicio.de.valoración.del.riesgo.y.el.ejercicio.de.la.evaluación.y.seguimiento.con.empresas.privadas.colombianas.

Si.el.representante.legal.opta.por.la.contratación,.deberá.sustentar.en.un.estudio.técnico.la.causal.que.lo.lleva.a.tomar.est.decisión,.de.conformidad.con.el.artículo.7.de.la.citada.Ley.87.de.1993.

El.funcionamiento.del.Sistema.de.Control.Interno.es.una.función.exclusiva.e.indelegable.de.todas.las.instancias.de.la.organización.en.cabeza.del.representante.de.la.entidad,.por.lo.cual.no.es.viable.su.contratación,.no.obstante.es.claro.que.el.ejercicio.de.la.evaluación.y.el.seguimiento,.así.como.la.implementación.y.la.valoración.del.riesgo..son.servicios.que.pueden.ser.contratados,.de.acuerdo.con.la.autorización.dada.en.la.Ley.87.de.1993..

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Finalmente,.es.necesario.precisar.que.para.dar.cumplimiento.al.artículo.3.del.decreto.1537.de.2001,.las.funciones.de.fomento.de.cultura.del.control,.asesoría.y.acompañamiento.y.relación.de. entes. externos,. en. caso.de. la. tercerización.de. la.oficina.de. control. interno.deben.ser.asignadas.a.un.asesor.del.despacho.

4.8. ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS

¿Quién es el responsable de implementar este elemento?

Respuesta:.El.elemento.debe.ser.elaborado.con.la.participación.de.todos.los.funcionarios.y.además.debe.contar.con.el.compromiso.de.los.directivos..Igualmente,.se.debe.conformar.un. equipo. donde. se. cuente. con. representantes. de. cada. dependencia. de.manera. que. se.encarguen.de.multiplicar.y.difundir.las.acciones.

Se. deben. desarrollar. acciones. de. sensibilización. que. permitan. identificary. seleccionar.de.los.principios.y.valores.más.representativos;.así.mismo,.se.debe.propender.al.forta-lecimiento.de. la. ética.organizacional. y.pública.para.que. el. tema.despierte. el. interés. y.el.dominio.de. todos,.de.manera.que.se. logre.un.mayor.compromiso.frente.al.código.o.documento.que.se.adopte.

Una.vez.seleccionados.y.definidos.los.principios,.valores.y.conductas.que.tienen.que.com-partir.todos.los.funcionarios.y.que.les.son.propios.en.relación.con.su.función.social.y.su.quehacer.institucional,..se.debe.contar.con.mecanismos.y.compromisos.de.los.servidores.para.propender.a.cabal.cumplimiento..(Por.ejemplo,.una.reunión.en.donde.los.empleados.firman.un.acta.de.compromiso).

Es.importante.establecer.espacios.de.reflexión.donde.se.reúnan.ya.sea.por.dependencias.o.áreas.mínimo.dos.veces.al..año.para.verificar.que.las.conductas.que.se.desarrollen.en.la.entidad.estén.acordes.con.lo.contemplado.en.el.código.de.ética.o.el.documento.que.se.adoptó.

¿Cuál es la intención de conformar un comité de ética?

Respuesta:.La.intención.de.crear.este.comité.en.el.cual.participen.funcionarios.de.la.alta.dirección.y.de.otros.niveles.de.la.organización.es.precisamente.la.de.generar.compromiso.institucional.y.responsabilidad.en.la.configuración.de.los.principios.y.valores.que.regirán.la.organización..

Principios.y.valores.que.deberán.generarse.con. la.participación.de. los.servidores.de. la.entidad.y.no.por.imposición.o.decisión.de.la.alta.dirección..Con.este.mecanismo.se.darán.las.orientaciones.de.política.en.el.tema,.así.como.las.acciones.a.desarrollar.dentro.de.la.organización.para.construir.un.código.de.ética.consensuado.y.participativo.que.posterior-mente.se.refleje.en.el.clima.y.cultura.organizacional.

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¿Cuáles son los requisitos para elaborar un documento que contenga los Acuerdos, Com-promisos y Protocolos Éticos?

Respuesta:.La.construcción.del.documento.de.Acuerdos,.Compromisos.y.Protocolos.Éti-cos.parte.de.la..voluntad.y.participación.de.todos.los.funcionarios.para.actuar.y.acoger.el.documento,.al.igual.que.se.genere.el.ambiente.adecuado.para.la.expresión.de.sentimientos.cuando.algún.funcionario.falte.a.los.principios.y.valores.definidos.

Para.mayor.formalidad.del.documento,.es.conveniente.que.se.emita.un.acto.administrativo.interno.en.donde.se.contemplen.mínimo.los.siguientes.aspectos:.objetivos,.argumentos.legales,.técnicos.y.humanos.sobre.la.necesidad.de.tener.unos.principios.y.valores.institu-cionales,..justificación,.finalidad.y.ámbito.de.aplicación;.determinación.y.definición.de.los.principios.sobre.los.cuales.se.orienta.la.entidad;.determinación.y.definición.de.los.valores.que.son.importantes.para.la.organización.y.para.qué.se.va.a.utilizar.dicho.documento.

Es.importante.dar.a.conocer.los.principios.y.valores.institucionales.en.el.proceso.de.in-ducción.que.se.les.hace.a.los.nuevos.empleados.para.que,.desde.luego,.conozcan.mejor.la.entidad.y.sus.normas.de.conducta.

Así.mismo,.acompañar. todo.este.proceso.con.el. fortalecimiento.de. la.cultura.del.auto-control.en. lo. referente.a. la.divulgación.de. los.procesos.de. la.entidad,.misión,.visión.y..quehacer.institucional,.el.conocimiento.de.la.entidad.y.de.los.principios.y.valores.de.la.organización.fortalece.el.control.social,.entendido,.como.aplicar.el.autocontrol.frente.a.los. compañeros.que.no. lo. estén. cumpliendo.o. aplicando,. por. lo. tanto,. indistintamente.del.nombre.que.se.le.dé.a.este.documento;.lo.importante.es.cumplir.con.los.parámetros.mínimos.anteriormente.definidos.y.que.el.mismo.sea.plenamente.conocido.por.todos.los.funcionarios.de.la.entidad,.quienes.deben.saber.dónde.pueden.consultarlo..


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- Guía de Administración del Riesgo

La. Guía. de. Administración. del. Riesgo. tiene. como. fin. hacer. énfasis. en. la. necesidad.imperiosa.de.que. las.entidades.públicas. tengan. inmersos.en.sus.procesos. los.controles.necesarios.para.lograr.prestar.servicios.y.productos.con.altos.estándares.de.calidad..La.guía.es.un.complemento.de.lo.establecido.en.el.Modelo.Estándar.de.Control.Interno.con.respecto.al.Componente.Administración.de.Riesgos.y.plantea.la.metodología.a.seguir.para.dar.cumplimiento.a.lo.establecido.en.dicho.modelo.

- Rol de la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces

Documento.metodológico.que.busca,.a.través.del.perfeccionamiento.e.instrumentalización.de.cada.uno.de.los.tópicos.dentro.de.los.cuales.se.enmarca.el.rol.de.la.Oficina.de.Control.Interno,.Auditoría.Interna.o.quien.haga.sus.veces.establecidos.en.el.Decreto.1537.de.2001,.que.los.encargados.de.desarrollar.ese.papel.en.la.organización.cuenten.con.directrices.y.herramientas.técnicas.modernas,.apropiadas.y.suficientes.para.cumplir.sus.funciones.de.manera.eficaz.y.eficiente.y,.por.consiguiente,.le.permitan.llevar.a.cabo.adecuadamente.la.Evaluación.Independiente.del.Sistema.de.Control.Interno.y.la.función.de.auditoría.interna,.tal.como.lo.establece.el.MECI.

- Diseño, manejo, interpretación y seguimiento de Indicadores de Gestión

Instrumento.donde.se.recopilan.los.conceptos.y.propuestas.metodológicos.que.se.espera.sirvan.de.guía.para.un. tema. tan. relevante.dentro.de. la.gestión.pública..Es. importante,.aclarar.que.la.metodología.sugerida.se.constituye.en.una.orientación.básica.para.el.desa-rrollo.de.los.indicadores,.dado.que.para.su.aplicación.cada.entidad,.dentro.de.su.ámbito.y.basados.en.el.direccionamiento.estratégico.y.caracterización.de.procesos,.debe.establecer.las.variables,.las.unidades.de.medida.y.los.parámetros.o.metas.frente.a.los.cuales.será.más.adecuada.la.medición.de.su.gestión.

Capítulo V PUBLICACIONES RELACIONADAS

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- Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

La.primera. actualización.de. la.Norma.Técnica.de.Calidad. en. la.Gestión.Pública. tiene.como.objetivo.primordial.facilitar.la.interpretación.e.implementación.de.los.requisitos.del.Sistema.de.Gestión.de.la.Calidad,.así.como.promover.su.implementación.conjunta.con.el.Modelo.Estándar.de.Control.Interno.y.de.Desarrollo.Administrativo..Por.lo.tanto,.esta.actualización.no.incluye.los.nuevos.requisitos.ni.reduce.los.de.la.versión.2004.

La.actualización.introduce.cambios.para.aclarar.los.requisitos.existentes.en.la.primera.edi-ción.de.la.norma.(basados.en.la.versión.2008.de.la.norma.NTC-ISO.9001,.la.versión.2005.de.la.norma.NTC-ISO.9000.y.en.las.lecciones.aprendidas.durante.un.primer.periodo.de.uso.de.la.Norma.Técnica.de.Calidad.en.la.Gestión.Pública),.y.demostrar.la.compatibilidad.entre.el.Sistema.de.Gestión.de.la.Calidad.y.el.Sistema.de.Control.Interno,.resaltando.los.elementos.comunes.entre.los.dos.sistemas.

- Compilación actualizada y complementada de conceptos de control interno a junio 2002

Este.documento.se.encuentra.al.servicio.de.todas.las.instituciones.del.Estado,.de.las.Ofi-cinas.de.Control.Interno.o.quien.haga.sus.veces,.de.los.servidores.públicos.y.de.todos.los.interesados.en.la.materia,.donde.aparecen.compilados,.actualizados.y.complementados.los.conceptos.emitidos.por.el.Consejo.Asesor.del.Gobierno.Nacional.en.Materia.de.Control.Interno.de.las.Entidades.del.Orden.Nacional.y.Territorial.desde.su.organización.en.1996.hasta.junio.de.2002.

ANTIOQUIACalle.56.No.45-34Postgrados.Calle.60.No..41-46MedellínTeléfono:[email protected]

METACarrera.31A.No..34A-23San.FernadoVillavivencioTeléfono:[email protected]

ATLÁNTICOCarrera.54.No..59-248BarranquillaTeléfono:.662.5237atlá[email protected]

NARIÑOCalle.20.No..28-35.Interior.5PastoTeléfono:[email protected]

BOLIVARAvenida.Pedro.de.HerediaSector.El.Espinal..Calle.32.No..18C-192Cartagena.Teléfono:[email protected]

NORTE.DE.SANTANDERAvenida.12.Este.No..1N-80Quinta.OrientalCúcutaTeléfono:[email protected]

BOYACAAvenida.Oriental.9-12TunjaTeléfono:[email protected]

RISARALDACarrera.7.No..9-64.Sector.la.BadeaDos.Quebradas.-.RisaraldaTeléfono:[email protected]

CALDASCalle.64A.No..30-29.Via.FátimaManizalesTeléfono:[email protected]

SANTANDERCarrera.28.No..31-07BucaramangaTeléfono:[email protected]

CAUCACalle.3.No..4-08PopayánTeléfono:[email protected]

TOLIMACalle.33.No..8-142IbaguéTeléfono:[email protected]

CUNDINAMARCACarrera.2.No..20-02FusagasugaTeléfono:[email protected]

VALLEAvenida.2.BIS.No..24AN-.25.-31CaliTeléfono:[email protected]

HUILA.–.CAQUETACalle.10.No..5-05.Piso.4.Edificio.ColpatriaNeivaTeléfono:[email protected]

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compilación de conceptos frente a la importancia del modelo

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