COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMÁTICOS

COLVATEL S.A. E.S.P.

MANUAL DE CONTRATACIÓN Y SUPERVISIÓN

TÍTULO PRELIMINAR DEFINICIONES Y GENERALIDADES DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN

RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE

COLVATEL S.A. ESP integra el sector de las empresas especializadas en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, por ello está sometida al régimen jurídico de la Ley 1341 de 20091. Sus actos y contratos se rigen por el derecho privado, por tal razón le son aplicables las disposiciones del Código de Comercio, sus estatutos sociales y el presente Manual.

Sin perjuicio de lo anterior, en atención a lo establecido en el artículo 13 de la ley 1150 de 2007 COLVATEL S.A. ESP aplica a sus procesos de contratación los principios y normas propios de la contratación estatal tales como los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades de funcionarios públicos.

DEFINICIONES Anulación de un borrador de contrato: Es la anulación que se da al número de un contrato que no ha sido perfeccionado o firmado por las partes. Contrato: Acuerdo de voluntades firmado por las partes encaminado a producir obligaciones y que tiene efectos patrimoniales. Pacto o convenio, oral o escrito, entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas (RAE). Contratante: Quien toma parte en un contrato. La Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos, COLVATEL S.A. E.S.P., adquiere esta condición cuando acuerda con un tercero la realización de un trabajo, la prestación de un servicio, el suministro de bienes, etc., a través de la suscripción de un contrato. Contratista: Es la persona natural o jurídica que en virtud de un tipo de contrato ejecuta un trabajo o servicio y que adquiere una responsabilidad de ejecución con el contratante. Convenio: Acuerdo de voluntades donde existe una intención que produce efectos jurídicos; puede o no tener interés patrimonial y hay una relación de cooperación que busca un objetivo de bien común. Contrato intuitu personae: Aquel contrato que se realiza en atención exclusiva de las condiciones, conocimientos y experticia del contratista. Cotización: Documento que contiene la oferta comercial de un determinado bien o servicio que emite un proveedor a solicitud del cliente potencial.

1 La Ley 1341 expedida el 30 de julio de 2009, define principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC–,

crea la Agencia Nacional de Espectro y dicta otras disposiciones.

Estatutos sociales: Normas internas que rigen la vida de la sociedad. Los estatutos deben alinearse con las normas jurídicas generales y regulan los derechos y obligaciones de los accionistas, los órganos de administración y gestión y las reglas sobre el manejo de la sociedad, entre otras materias. Garantía: Compromiso temporal del fabricante o vendedor, por el que se obliga a reparar gratuitamente algo vendido en caso de avería o desperfecto. Grados de consanguinidad: Los grados de consanguinidad entre dos personas se cuentan por el número de generaciones. Así, el nieto está en segundo (2) grado de consanguinidad con el abuelo, y dos primos hermanos están en cuarto (4) grado de consanguinidad entre sí. Inhabilidad: Es el impedimento para obtener o ejercer un empleo u oficio. Incompatibilidad: Es el impedimento o tacha legal para ejercer una función determinada, o para ejercer dos o más cargos a la vez. Obligaciones de medio: Son aquellas en donde el contratista ejecuta sus obligaciones con el máximo de diligencia y cuidado sin garantizar el resultado. Obligaciones de resultado: Cuando el contratista con el cumplimiento de sus obligaciones garantiza el resultado indicado en el contrato. Orden de compra: instrumento contractual a través del cual COLVATEL solicita y/o autoriza la adquisición de bienes a un precio, forma de pago y condiciones de entrega determinados. Orden de servicio: instrumento contractual a través del cual COLVATEL solicita y/o autoriza la adquisición de servicios a un precio, forma de pago y condiciones de entrega determinados. Oferta mercantil: acto jurídico unilateral, por medio del cual una persona, llamada oferente, formula y comunica a otra, llamada destinatario, una propuesta de negocio jurídico, la cual debe contener los elementos esenciales de dicho negocio, y la que en el evento de ser aceptada configura el acuerdo de voluntades y por consiguiente el contrato. Ordenador del gasto: persona responsable de gestionar recursos financieros aprobados en el presupuesto y a quien explícitamente se le ha asignado esta función. Ordenador del pago: persona responsable de recibir el bien o servicio contratado y quien constata que se cumplen las condiciones estipuladas en el contrato y en consecuencia autoriza el pago. Otro sí: Documento que se anexa a un contrato cuando se requiere hacer una modificación al mismo. La modificación puede estar relacionada con su duración, su valor,

fecha de iniciación y terminación, adiciones o sustracciones que varíen cualquier cláusula o condición del contrato original. Parentesco de consanguinidad: Es la relación que existe entre las personas que descienden de una misma raíz o tronco o que están unidas por vínculos de sangre. Parentesco de afinidad: Es la relación que existe entre una persona que está o ha estado casada y los consanguíneos de su marido o mujer. Parentesco civil: Es el que resulta de la adopción, mediante la cual la ley estima que el adoptante, su mujer y el adoptivo se encuentran entre sí, respectivamente, en las relaciones de padre, de madre, de hijo. Este parentesco sigue, al igual que la afinidad, entre los parientes consanguíneos o adoptivos del adoptante. Riesgo: Todo hecho o actuación que genere incertidumbre en el cumplimiento de las obligaciones de un contrato afectando los objetivos esperados por el contratante y que además tiene efecto patrimonial y/o institucional en los objetivos del negocio.

PRIMERA PARTE DE LA CONTRATACIÓN DE COLVATEL

CAPÍTULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO PRIMERO. OBJETO DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN.- El presente Manual tiene por objeto adoptar los principios, políticas y normas generales que regirán la contratación de COLVATEL S.A. E.S.P., en adelante COLVATEL, contribuyendo al cumplimiento de su objeto social, así como sus actividades conexas y directamente relacionadas con estas. Dentro del presente documento se consagran los lineamientos aplicables en todas las etapas del proceso: precontractual, contractual y post contractual. ARTÍCULO SEGUNDO.- ÁMBITO DE APLICACIÓN.- Las disposiciones contenidas en el presente manual, serán aplicables a la celebración, ejecución, terminación y liquidación de todos los contratos y convenios que celebren las diferentes dependencias de COLVATEL para el desarrollo de su objeto social. PARÁGRAFO: No se aplicarán las disposiciones contenidas en el presente manual en los siguientes eventos:

1. Suscripción de contratos de prestación de servicios públicos domiciliarios; 2. Celebración de contratos en los que COLVATEL actúe como contratista; 3. Suscripción de contratos con entidades sometidas al Estatuto de Contratación

Pública; 4. Contratos Laborales; 5. Aquellos en los que COLVATEL deba adherirse a los términos del Proveedor; 6. Contratos de colaboración empresaria, alianzas empresariales y acuerdos de

confidencialidad;

7. En casos en los que se presenten situaciones que representen un inminente peligro para el cumplimiento o el desarrollo del objeto social de la Compañía.

8. Contratos de Arrendamiento de inmuebles; 9. Actos o contratos que se ejecuten con recursos de caja menor; 10. Inscripción a seminarios; 11. Servicios aéreos y de taxi; 12. Servicios de alimentación y menaje; 13. Servicios hoteleros;

ARTÍCULO TERCERO. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE.- De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1341 de 2009, el régimen jurídico aplicable a los contratos de COLVATEL es el de derecho privado. Los contratos y convenios de COLVATEL se regirán por las disposiciones del presente Manual en concordancia con las políticas de la Administración, siempre y cuando estas no contraríen normas de orden público. En los aspectos no regulados aquí se aplicarán las normas civiles y comerciales pertinentes. ARTÍCULO CUARTO. PRINCIPIOS.- La contratación de COLVATEL estará orientada por los principios de buena fe, calidad, economía, equidad, oportunidad, responsabilidad, selección objetiva, planeación y transparencia, los cuales se definen a continuación:

a. Buena fe: las actuaciones llevadas a cabo en los contratos de COLVATEL deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones de COLVATEL y de quienes contraten con la Compañía.

b. Calidad: COLVATEL es una organización orientada al cliente; sus actividades

implican liderazgo, participación del personal y enfoque basado en procesos; con enfoque de sistemas para la gestión, mejora continua, enfoque basado en hechos para la toma de decisiones y relaciones mutuamente beneficiosas con proveedores.

c. Economía: los recursos destinados para la contratación deben ser administrados con austeridad en medios, tiempo y cuantía, de tal manera que se logre la mayor eficiencia y eficacia.

d. Equidad: es deber de COLVATEL y de sus contratistas respetar la igualdad de

condiciones en los contratos, así como mantener el equilibrio entre los derechos y obligaciones existentes al momento de celebrar el contrato y durante su ejecución.

e. Oportunidad: COLVATEL desarrollará las actividades contractuales con sujeción a

los plazos pactados y a los cronogramas establecidos.

f. Responsabilidad: es deber de quienes intervengan en la planificación, tramitación, celebración, ejecución y liquidación de los contratos de COLVATEL, proteger los derechos de la Compañía.

g. Selección objetiva: la selección es objetiva cuando la escogencia del contratista

se hace en consideración a las necesidades contractuales de COLVATEL y a los fines que la Compañía pretende alcanzar, sin tener en cuenta factores de afecto o de interés y en general, cualquier clase de motivación subjetiva. En desarrollo de

este principio COLVATEL seleccionará el contratista que le oferte las mejores condiciones, teniendo en cuenta las necesidades de la Compañía, a través de los procedimientos previstos en este Manual, privilegiando las condiciones objetivas y comparables de las ofertas presentadas y teniendo en cuenta, entre otros aspectos, la experiencia o la trayectoria del oferente, precio, calidad, plazo, mejores garantías y ofrecimientos adicionales cuando ellos hayan sido previamente establecidos como factores calificables y puedan ser objeto de comparación y calificación.

h. Planeación: consiste en exigir que la decisión de contratar corresponda a

necesidades plenamente identificadas, estudiadas, evaluadas y en lo posible presupuestadas; evitando que el desarrollo de los procedimientos de contratación sean producto de la improvisación o de la mera discrecionalidad de los empleados de COLVATEL, desligándose de los intereses corporativos o las necesidades de la empresa.

i. Transparencia: la contratación debe realizarse como consecuencia de

procedimientos de selección objetiva, reglas claras y conocidas. COLVATEL dispondrá lo necesario para que en los procesos de contratación se deje evidencia documental de las actuaciones y decisiones que ocurran dentro del mismo.

ARTÍCULO QUINTO. COMPETENCIA PARA CONTRATAR.- La competencia para contratar será del Presidente Ejecutivo y sus suplentes, sin perjuicio de la facultad que le asiste de delegar esta atribución en funcionarios del nivel directivo, ejecutivo o sus equivalentes. PARÁGRAFO. - De acuerdo con lo señalado en los Estatutos Sociales, el Presidente Ejecutivo o sus suplentes, requerirán autorización de la Junta Directiva de la Compañía para celebrar aquellos contratos cuya cuantía exceda el monto señalado en los mismos, expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes. ARTÍCULO SEXTO. DELEGACIÓN DE COMPETENCIAS.- El Presidente Ejecutivo podrá delegar sus atribuciones en funcionarios del nivel directivo, ejecutivo o sus equivalentes. La delegación será expresa, y podrá comprender la adjudicación, suscripción y demás funciones relacionadas con la ejecución y liquidación de los contratos. El Presidente Ejecutivo podrá reasumir en cualquier tiempo las competencias delegadas. ARTÍCULO SÉPTIMO. SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS, ÓRDENES DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO POR PARTE DE LOS ORDENADORES DEL GASTO.- Los ordenadores del gasto, previa delegación de la presidencia de COLVATEL, estarán facultados para suscribir contratos, órdenes de compra o de servicios de acuerdo con los montos establecidos en el manual de autorizaciones. ARTÍCULO OCTAVO. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES.- De acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, no podrán celebrar contratos con COLVATEL, aquellas personas que se encuentren incursas en cualquiera de las inhabilidades o incompatibilidades establecidas en el Estatuto General de Contratación de

la Administración Pública, (Ley 80 de 1993) y aquellas que la reglamenten, adicionen o modifiquen. En las solicitudes de oferta se exigirá a los oferentes pronunciarse expresamente sobre sus relaciones comerciales o de parentesco con quienes ostenten la calidad de administradores de COLVATEL, así como sobre las sanciones y/o incumplimientos que le hayan sido impuestos y/o declarados judicialmente en los últimos tres (3) años contados a partir de la fecha de presentación de la oferta, con ocasión de su actividad contractual. ARTÍCULO NOVENO. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES SOBREVINIENTES.- En caso de que llegare a sobrevenir inhabilidad e incompatibilidad en el contratista, este cederá el contrato previa autorización escrita de COLVATEL o, si ello no fuera posible, renunciará a su ejecución. ARTÍCULO DÉCIMO. ARTÍCULO COMITÉ DE CONTRATACIÓN.- Órgano Colegiado cuyas funciones principales, pero no exclusivas, son:

a. Servir como órgano consultivo: analizar y evaluar los diferentes procesos de contratación y compras en los cuales sea parte la Compañía, con el fin de emitir los conceptos o recomendaciones que estime pertinentes.

b. Servir como órgano decisorio: Evaluar y autorizar los diferentes procesos de selección de contratistas y proveedores, así como los procesos de contratación y actos jurídicos en los cuales la compañía sea parte, y que por su cuantía requieran autorización del Comité de Contratación.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. FUNCIONES.- Sin perjuicio de las funciones generales enumeradas en el artículo anterior, el Comité será responsable de:

1. Estudiar, analizar y aprobar la adquisición de bienes y servicios conforme a lo dispuesto en el Manual de Contratación de la Compañía, sin importar la modalidad de contratación: órdenes de compra, órdenes de servicio, ofertas presentadas o aceptadas, contratos.

2. Autorizar los actos o negocios jurídicos necesarios para la disposición de los bienes o servicios, cuya cuantía sea igual o superior a TRESCIENTOS SALARIOS MÍNIMOS LEGALES MENSUALES VIGENTES (300). Sin perjuicio de lo anterior, cuando se estime conveniente, se someterá a consideración y aprobación de este órgano negocios jurídicos cuya cuantía sea inferior a la antes enunciada.

3. Asesorar al Presidente y a las demás áreas de la Compañía emitiendo las recomendaciones del caso, respecto de los asuntos sometidos a su consideración y que sucedan durante toda la etapa precontractual, contractual, de ejecución o liquidación de contratos o convenios en los que sea parte la Compañía.

4. Revisar y emitir conceptos respecto de las respuestas elaboradas por las áreas a las solicitudes o reclamaciones formuladas por los contratistas o las que surjan en ejecución de los contratos o convenios suscritos en los que sea parte la Compañía.

5. Emitir conceptos y recomendaciones en la etapa precontractual de los contratos o convenios en los que sea parte la Compañía, conforme a las cuantías y condiciones establecidas en el Manual de Contratación.

6. Definir los criterios y requisitos para la selección de contratistas de la Compañía.

7. Revisar y emitir conceptos, cuando así se le solicite, sobre todas aquellas contrataciones que por su monto deban ser aprobados por el Presidente Ejecutivo o la Junta Directiva.

8. Solicitar informes a las diferentes áreas de la Compañía con relación a la celebración, ejecución y liquidación de los contratos y convenios, así como respecto las eventuales variaciones presupuestales de los proyectos, que con ocasión de los mismos puedan presentarse.

9. Autorizar la contratación de emergencia requerida para atender sucesos no previstos en desarrollo de los contratos y convenios que celebre la Compañía.

10. Autorizar el ingreso y egreso de proveedores y prestadores de servicios a la Compañía.

11. Cuando no sea posible la presentación de un número plural de oferentes establecido como mínimo en esta reglamentación, el Comité de Contratación podrá decidir en aquellos casos de cuantía inferior a trescientos (300) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

PARÁGRAFO. Se someterán a consideración del Comité de Contratación aquellos casos en que se acuda a la figura de contratación extraordinaria y/o urgencia manifiesta, cuya cuantía sea igual o superior a 300 SMMLV. ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. CONFORMACIÓN.- Hacen parte del Comité de Contratación:

Presidente Ejecutivo o su delegado Secretario General y de Asuntos Corporativos o su delegado Vicepresidente de Operaciones Gerente Administrativo Gerente Financiero Gerente Comercial y de Mercadeo Gerente de Integración y de Soluciones Tics Gerente de Control Interno

Para todos los efectos el Gerente de Control Interno tendrá voz pero no voto. Los miembros del comité que presenten procesos de contratación, sea como contratante o contratista, estarán impedidos para votar en la respectiva decisión. A las reuniones podrá ser invitado el Ordenador del Gasto responsable de la contratación presentada al Comité, el supervisor del contrato o convenio, y aquellas otras personas que el Comité considere pertinente convocar. En todo caso, asistirán con voz pero sin voto. ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. REUNIONES Y QUÓRUM.- El Comité de Contratación se reunirá con la periodicidad que se requiera, previa convocatoria por parte del Presidente Ejecutivo o el Secretario General de la Compañía. Se constituirá quórum suficiente para deliberar y decidir con la presencia de al menos 4 miembros con derecho a voto en la respectiva reunión.

PARÁGRAFO PRIMERO. Excepcionalmente el Comité de Contratación podrá deliberar de manera no presencial. PARÁGRAFO SEGUNDO. En aquellas reuniones en las cuales se someta a consideración del Comité de Contratación la presentación de una oferta o la adquisición de bienes o servicios que correspondan a la línea 2, participarán en las respectivas sesiones los Gerentes Comercial y de Integración con voz pero sin voto. PARÁGRAFO TERCERO. En aquellas reuniones en las cuales se someta a consideración del Comité de Contratación la presentación de una oferta o la adquisición de bienes o servicios que correspondan a la línea 1, participará en las respectivas sesiones el Vicepresidente de Operaciones con voz pero sin voto. PARÁGRAFO CUARTO. En aquellas reuniones en las cuales se someta a consideración del Comité de Contratación la adquisición de bienes o servicios que correspondan a la Gerencia Administrativa, participará en la respectiva sesión el Gerente Administrativo con voz pero sin voto. ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. MAYORÍAS.- El Comité adoptará decisiones válidas con el voto favorable de la mitad más uno de los miembros presentes con derecho a voto. Ante un eventual empate el Presidente decidirá. ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. DEL SECRETARIO DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN.- La secretaría del Comité de Contratación será ejercida por la persona delegada por el Secretario General de la Compañía. Las funciones del secretario del Comité son:

1. Preparar el orden del día 2. Enviar las citaciones a los miembros del Comité y a aquellos invitados que los

miembros soliciten 3. Elaborar las actas de cada sesión 4. Remitir a los miembros del Comité la información requerida para la deliberación de

las decisiones.

CAPÍTULO SEGUNDO SELECCIÓN DE CONTRATISTAS

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. REGISTRO DE PROVEEDORES.- COLVATEL contará con un registro de proveedores en el cual se inscribirán las personas naturales o jurídicas interesadas en proveer bienes y servicios. Dicha base de datos será administrada por la Gerencia Administrativa a través de la jefatura de compras. No obstante lo anterior por lo menos dos (2) veces al año deberá presentarse al Comité de Contratación la composición de la base de datos con la respectiva calificación de los proveedores. Los proveedores que deseen inscribirse deberán cumplir los requisitos que para el efecto establezca COLVATEL. La información que reporten los proveedores deberá corresponder

a la información tributaria y financiera que se reporte ante las entidades bancarias y fiscales. Los proveedores serán registrados previa evaluación de su capacidad para suministrar los bienes y servicios requeridos por COLVATEL. COLVATEL se reserva la facultad de invitar y/o contratar con proveedores que se encuentren inscritos o no en el registro de proveedores. ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS.- COLVATEL realizará la selección de contratistas para la provisión de bienes y/o servicios necesarios para el desarrollo de su objeto social bajo alguna de las siguientes modalidades:

a. Solicitud pública de ofertas; b. Solicitud privada de ofertas; y c. Contratación directa;

PARAGRAFO: ULTIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS: En todos los trámites y procedimientos regulados para la selección de contratista contenidas en el presente manual, se podrán utilizar medios electrónicos, de acuerdo con lo establecido en la Ley 527 de 1999 y las demás reglas que lo modifiquen, reglamenten o complementen. ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS.- Se adelantará proceso de contratación bajo la modalidad de solicitud pública de ofertas cuando la cuantía del contrato sea igual o superior a TRES MIL QUINIENTOS (3.500) salarios mínimos legales mensuales vigentes, o cuando teniendo una cuantía inferior a la antes descrita el Comité de Contratación así lo estime conveniente. ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS.- Se adelantarán bajo la modalidad de solicitud privada de ofertas todos los procesos de contratación que adelante COLVATEL, cuya la cuantía sea inferior a TRES MIL QUINIENTOS (3.500) salarios mínimos legales mensuales vigentes. ARTÍCULO VIGÉSIMO. CONTRATACIÓN DIRECTA.- La contratación directa sólo podrá realizarse en los siguientes casos:

1. Cuando sólo exista una persona natural o jurídica con la que se pueda contratar, para lo cual se requiere justificación escrita y previa autorización del Comité de Contratación.

2. Compras a proveedores, fabricantes, distribuidores o representantes exclusivos de bienes y/o servicios, para lo cual el área responsable de la contratación acreditará dicha condición.

3. Contratos de comodato o adquisición de bienes inmuebles. 4. Contratos de permuta de bienes muebles e inmuebles. 5. Contratos con Entidades Privadas sin Ánimo de Lucro. 6. Adquisición de productos y servicios estratégicos en los que de acuerdo con los

estudios técnicos y económicos, que por su desempeño y rendimiento, o por

condiciones de oportunidad en el mercado para la Compañía en la comercialización de sus productos, se concluya la necesidad y conveniencia de contratar o continuar utilizando el mismo producto o servicio como “estratégico”. No obstante lo anterior, la contratación de dichos productos o servicios deberá ser solicitada de manera previa y por escrito por el área respectiva y, en todo caso, deberá contar con la aprobación del Comité de Contratación.

7. Para la prueba o ensayo de bienes y servicios, con el fin de evaluar posibles cambios de tecnología o buscar mejores alternativas.

8. Los contratos de prestación de servicios profesionales que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas, atendiendo a las calidades o condiciones especiales de estas.

9. Contratos para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas en los términos de los artículos 1º y 6º de la Ley 29 de 1990.

10. Contratos de arrendamiento de inmuebles. 11. La renovación de contratos de seguros, cuando se trate de amparos exigidos a

COLVATEL en su calidad de contratista. 12. Cuando sea declarado desierto un proceso de selección del contratista. 13. Los actos jurídicos o contratos cuya cuantía sea igual o inferior a treinta (30)

salarios mínimos legales mensuales vigentes. 14. Contratos que se celebren con la sociedad matriz o alguna de las sociedades

subsidiarias, participadas o filiales de esta. 15. Contratos que se celebren con sociedades en las que COLVATEL tenga

participación. 16. Contratos de recaudo y cuenta corriente bancaria. 17. Contratos de empréstito. 18. Contratos de ampliación, actualización, modificación y servicio técnico de soporte y

mantenimiento de infraestructura telemática o software ya instalado; 19. Cuando se trate de bienes o servicios ofrecidos por aliados de COLVATEL; 20. Contratos de agencia comercial. 21. Contratos o Convenios Interadministrativos. 22. Contratación de Emergencia.

PARÁGRAFO: Sin perjuicio de lo anterior, cuando se suscriba un contrato dentro del marco de las causales antes mencionadas, o alguna adición a dicho contrato superando la suma de TRESCIENTOS SALARIOS MÍNIMOS LEGALES MENSUALES VIGENTES (300 SMMLV), deberá ser sometido a consideración y aprobación del Comité de Contratación. ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO. AUTORIZACIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN.- El área encargada de la celebración de un contrato cuya cuantía sea igual o superior a la establecida en el numeral segundo del artículo décimo primero, deberá presentar al Comité de Contratación, para su consideración y aprobación, el respectivo proceso contractual con sus respectivos soportes y justificaciones.

CAPÍTULO TERCERO SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS

ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO. SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS. Los procesos de contratación que adelante COLVATEL, sin perjuicio de lo establecido en el

artículo vigésimo, se realizarán bajo la modalidad de solicitud privada de ofertas, salvo que por la cuantía del contrato o por decisión expresa del Comité de Contratación, deba formularse solicitud pública de ofertas. En todo caso, cuando se trate de solicitudes privadas de ofertas, atendiendo a su cuantía, se seguirá el siguiente procedimiento:

22.1 Cuantía superior a 30 SMMLV y menor o igual a 500

a. La invitación se cursará por parte del área competente de COLVATEL mediante correo electrónico o correo físico, en la cual se indicará el bien o servicio requerido por COLVATEL, las cantidades, los requerimientos técnicos que debe cumplir el bien o servicio, las condiciones de pago establecidas por COLVATEL.

b. Se debe solicitar como mínimo tres (3) cotizaciones escritas, las cuales pueden ser allegadas mediante correo físico, electrónico o fax.

c. Para seleccionar al contratista se debe contar por lo menos con (2) propuestas válidas.

22.2 Cuantía superior a 500 SMMLV y menor o igual a 1500 SMMLV

a. La invitación se cursará por parte del área competente de COLVATEL mediante correo electrónico o correo físico, en la cual se indicará el bien o servicio requerido por COLVATEL, las cantidades, los requerimientos técnicos que debe cumplir el bien o servicio y las condiciones de pago establecidas por COLVATEL.

b. Se deberá solicitar la presentación de propuestas como mínimo a cuatro (4) proveedores.

c. Para proceder a la selección del contratista se debe contar por lo menos con tres (3) propuestas válidas.

22.3 Cuantía superior a 1500 SMMLV y menor a 3.500 SMMLV.

a. La invitación se cursará por parte del área competente de COLVATEL mediante correo electrónico o correo físico, en la cual se indicará el bien o servicio requerido por COLVATEL, las cantidades, los requerimientos técnicos que debe cumplir el bien o servicio y las condiciones de pago establecidas por COLVATEL.

b. Se realizará una publicación en la página web de COLVATEL. c. Se deberá solicitar la presentación de propuestas como mínimo a cinco (5)

proveedores. d. Para seleccionar al contratista se deberá contar con al menos cuatro (4)

propuestas válidas. PARÁGRAFO: Una vez agotado los requisitos establecidos en el presente artículo, sin haber sido posible obtener el número mínimo de ofertas válidas para cada caso, se procederá a la contratación dejando expresa constancia escrita de haberse gestionado todo lo necesario para cumplir con los requisitos aquí establecidos. Para tal fin, el área responsable deberá remitir a la Secretaría General para su archivo, los documentos que acrediten el cumplimiento de los mismos, con la respectiva constancia escrita.

ARTICULO VIGÉSIMO TERCERO. PROCEDIMIENTO. La Invitación Privada se adelantará de conformidad con el siguiente procedimiento:

1. Remisión de términos de referencia o condiciones especiales requeridas por COLVATEL para la adquisición de bienes y servicios: El área interesada remitirá los términos de referencia o las condiciones especiales, vía correo electrónico o comunicación escrita a un número plural de proveedores para que en igualdad de condiciones presenten su propuesta.

2. Observaciones a los términos de referencia o Condiciones especiales

requeridas por COLVATEL: Los interesados podrán presentar observaciones al contenido y alcance de los términos de referencia o condiciones especiales requeridas por COLVATEL dentro del plazo fijado en cada caso para tal fin. El encargado del área responsable responderá cada una de las observaciones planteadas por los interesados.

3. Reunión Informativa: Cuando se considere pertinente, el encargado del área responsable realizará con los proveedores invitados una reunión informativa con el objeto de precisar el contenido y alcance de los términos de referencia o condiciones especiales requeridas por COLVATEL.

4. Recepción de Propuestas: COLVATEL definirá el lugar, fecha y hora para la

recepción de las propuestas presentadas por los interesados en la invitación.

5. Evaluación de Propuestas: Recibidas las propuestas, se procederá a realizar la evaluación correspondiente. Durante esta etapa COLVATEL podrá solicitar aclaraciones, precisiones o subsanaciones de los documentos que integran las propuestas.

6. Negociación: Previo a la adjudicación, COLVATEL podrá realizar reuniones o adelantar conversaciones tendientes a la obtención de mejores condiciones o ventajas económicas, con el (los) oferente (s) que el área encargada del proceso de contratación estime conveniente.

7. Escogencia del Proveedor: Vencida la etapa anterior, el Ordenador del Gasto mediante documento escrito dejará constancia de las condiciones técnicas y económicas que motivan la selección del (los) oferente (s), indicando el (los) nombre (s) del (los) seleccionado (s).

8. Suscripción del Contrato: El oferente seleccionado y COLVATEL suscribirán el

respectivo contrato. Si el oferente escogido no suscribe el contrato, este podrá ser celebrado con el oferente que haya quedado en segundo orden de elegibilidad; lo anterior sin perjuicio de hacer efectiva la póliza de seriedad de la oferta, en caso que esta se hubiera exigido y constituido.

CAPÍTULO CUARTO

SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS

ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO. SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS.- Se realizarán bajo la modalidad de selección pública de ofertas los procesos de contratación que adelante COLVATEL con el fin de celebrar contratos cuya cuantía sea igual o superior a TRES MIL QUINIENTOS (3.500 SMMLV) salarios mínimos legales mensuales o en aquellos eventos en que así lo determine el Comité de Contratación. ARTICULO VIGÉSIMO QUINTO. PROCEDIMIENTO.- La Invitación Pública se adelantará de conformidad con el siguiente procedimiento:

1. Publicación de términos de referencia: Si hay lugar a la elaboración de borradores de los términos de referencia, estos serán publicados en la página web de COLVATEL.

2. Observaciones a los términos de referencia: Los interesados podrán

presentar observaciones al contenido y alcance de los términos de referencia. El ordenador del gasto responderá cada una de las observaciones.

3. Reunión Informativa o de entendimiento: el ordenador del gasto comunicará

en el cronograma de la invitación, la hora y lugar en la que se podrá llevar a cabo una reunión informativa o de entendimiento con el objeto de precisar el contenido y alcance de los términos de referencia. De todo lo acontecido se elaborará un documento que contenga las observaciones presentadas por los participantes y las respuestas que emita COLVATEL, indicando aquellas que son aceptadas y que generan la modificación, ajuste o aclaración de alguno de los aspectos contenidos en los términos de referencia.

4. Recepción de Propuestas: El día, hora y lugar fijado en el cronograma de la

Invitación se llevará a cabo la recepción de las propuestas. De la misma se diligenciará una planilla en la que consten las propuestas recibidas.

5. Evaluación de Propuestas: Recibidas las propuestas, el área interesada en la

contratación procederá a realizar la evaluación de todas las propuestas presentadas por los oferentes. Durante el término de evaluación de las propuestas, COLVATEL podrá solicitar aclaraciones, precisiones o subsanaciones de los documentos que integran las propuestas.

6. Negociación: Previo a la adjudicación, COLVATEL podrá realizar reuniones o adelantar conversaciones tendientes a la obtención de mejores condiciones o ventajas económicas, con el (los) oferente (s) que el área encargada del proceso de contratación estime conveniente.

7. Escogencia del Proveedor: Vencida la etapa anterior, el Ordenador del Gasto, mediante documento escrito analizará y resolverá cada una de las observaciones y cuestiones acontecidas durante la invitación privada y escogerá al mejor oferente.

8. Suscripción del Contrato: El Oferente seleccionado y COLVATEL deberán

suscribir y cumplir con los requisitos de ejecución del contrato dentro del plazo previsto para tal fin. Sin perjuicio de hacer efectiva la póliza de seriedad de la

oferta (en caso de que se hubiera constituido), si el oferente escogido no suscribe el contrato, se podrá celebrar el contrato con el oferente que haya quedado en segundo orden de elegibilidad.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SEXTO. PARTICIPACIÓN DE LOS OFERENTES.- En los procesos de selección pública de ofertas, los OFERENTES tendrán la oportunidad de emitir sus observaciones y recomendaciones a los términos de referencia, así como solicitar las aclaraciones que estimen pertinentes, para lo cual se establecerán etapas que permitan el conocimiento de dichos documentos. ARTÍCULO VIGÉSIMO SÉPTIMO. EXPEDICIÓN DE ADENDAS.- La modificación, eliminación, adición y cualquier ajuste del contenido o alcance de los términos de referencia se realizará por el Ordenador del Gasto mediante la expedición de Adendas numeradas consecutivamente hasta la firma del contrato. ARTÍCULO VIGÉSIMO OCTAVO. ACOMPAÑAMIENTO DE EXPERTOS.- Por razones de complejidad del objeto contractual y previa justificación del Facultado, podrá preverse el acompañamiento de expertos independientes o pares técnicos para la elaboración de los términos de referencia, la evaluación de las ofertas o el asesoramiento general en cualquier etapa o actividad del procedimiento de contratación.

CAPÍTULO QUINTO

CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS, ADJUDICACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO DE LOS CONTRATOS

ARTÍCULO VIGÉSIMO NOVENO. EVALUACIÓN EN COMITÉ DE CONTRATACIÓN.- En los contratos cuya cuantía exceda el equivalente a TRESCIENTOS (300) salarios mínimos legales mensuales la evaluación de las propuestas presentadas estará a cargo del Comité de Contratación, sin perjuicio de que este designe un órgano calificador, lo que no lo exonerará de responsabilidad. PARÁGRAFO. Siempre que las circunstancias lo requieran y con el fin de dar cumplimiento a lo señalado en el inciso anterior, se incluirá en el orden del día del Comité de Contratación el punto relativo a la evaluación de ofertas para la celebración de contratos. ARTÍCULO TRIGÉSIMO. CRITERIOS DE CALIFICACIÓN.- En la calificación de las propuestas se podrán tener en cuenta, además de lo señalado en la correspondiente solicitud, otros factores como el precio, el plazo, el cumplimiento de contratos anteriores, la calidad del bien o servicio ofrecido, la capacidad técnica, la experiencia, la organización y los equipos con que cuenta el OFERENTE. ARTÍCULO TRIGÉSIMO PRIMERO. TERMINACIÓN DEL PROCESO DE CALIFICACIÓN.- La presentación de una sola oferta no impedirá, por ese solo hecho, que se continúe con el proceso de selección. En los eventos en que no se presenten propuestas o cuando las allegadas no cumplan los requerimientos de COLVATEL en las

solicitudes de oferta, el Comité de Contratación podrá decidir que no se celebre el respectivo contrato o que se inicie un nuevo proceso de selección.

CAPÍTULO SEXTO CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS

ARTÍCULO TRIGÉSIMO SEGUNDO. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO.- Los contratos de COLVATEL se perfeccionan cuando se logre un acuerdo sobre el objeto y el precio y se eleve a escrito. Para su ejecución se requerirá la aprobación de la garantía o garantías que amparen los distintos riesgos exigidos en el contrato. ARTÍCULO TRIGÉSIMO TERCERO. EXIGENCIA DE GARANTÍAS: En los contratos que celebre COLVATEL, cualquiera sea su modalidad, la exigencia de las garantías será facultad de la Secretaría General. Dependiendo de su naturaleza, se deberán amparar los riesgos derivados de: (i) la presentación de las ofertas por parte de Contratistas; (ii) La suscripción de contratos y su liquidación; y (iii) los riesgos a los que se encuentra expuesta COLVATEL, procedentes de la responsabilidad extracontractual que puedan surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas.

ARTÍULO TRIGÉSIMO CUARTO. Clases de garantías. Las garantías que los oferentes o contratistas pueden otorgar para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones son:

Contrato de seguro contenido en una póliza.

Patrimonio autónomo. Garantía Bancaria

ARTÍCULO TRIGÉSIMO QUINTO. PORCENTAJES DE COBERTURA.- Los porcentajes de cobertura de las pólizas podrán aumentarse a juicio de la Secretaría General, con base en una evaluación del riesgo en la que deberá analizarse la probabilidad de ocurrencia del siniestro y la severidad del perjuicio que se ocasionaría a la Empresa. ARTÍCULO TRIGÉSIMO SEXTO. REPOSICIÓN DEL VALOR ASEGURADO.- En todos los casos, cuando las pólizas sean afectadas por la ocurrencia de siniestros, el contratista está en la obligación de reponer el valor asegurado hasta concurrencia de lo exigido en el contrato. ARTÍCULO TRIGÉSIMO OCTAVO. CESIÓN DE LOS CONTRATOS.- El contratista no podrá ceder ni total, ni parcialmente su posición contractual o las obligaciones derivados del contrato, sin el consentimiento previo, expreso y escrito de COLVATEL. La cesión que realice sin el cumplimiento de dicho requisito será ineficaz e inoponible. ARTÍCULO TRIGÉSIMO NOVENO. PRÓRROGA Y/O MODIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS.- Los contratos podrán ser prorrogados y/o modificados siempre que medie

justificación y de acuerdo con su cuantía se obtenga aprobación por parte del Comité de Contratación. PARÁGRAFO PRIMERO.- Los contratos que se celebren para la adquisición de bienes o para la prestación de servicios podrán ser prorrogados y/o modificados en su valor cuando quiera que se presenten circunstancias imprevistas o imprevisibles en su ejecución. La modificación en el valor de los contratos de prestación de servicios no tendrá limitaciones de cuantía si se mantiene la relación costo-beneficio del contrato inicial así como las condiciones del mercado. PARÁGRAFO SEGUNDO. Se requerirá de autorización del Comité de Contratación cuando la modificación o prórroga implique un aumento en su valor superior a TRESCIENTOS (300) SMMLV. ARTÍCULO CUADRAGÉSIMO. SOLEMNIDAD DE LAS MODIFICACIONES DEL CONTRATO.- Solamente serán vinculantes para COLVATEL las modificaciones del contrato que consten en documento escrito. Cualquier modificación del contrato que no conste por escrito no producirá efectos legales, ni obligará a COLVATEL.

CAPÍTULO SÉPTIMO LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

ARTÍCULO CUADRAGÉSIMO PRIMERO. OBLIGATORIEDAD DE LIQUIDAR LOS CONTRATOS.- Los contratos de tracto sucesivo, de obra y aquellos en los que la Secretaría General considere conveniente, deberán liquidarse mediante Acta que las partes deberán suscribir en el plazo señalado en el contrato o, a falta de estipulación, dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminación, los cuales se podrán ampliar previa justificación del supervisor del contrato. En el acta se consignarán, entre otros, los ajustes y reconocimientos a que haya lugar, así como los acuerdos a que lleguen las partes para poner fin a las controversias presentadas y declararse a paz y salvo. Si no es posible suscribir el acta con el contratista, el supervisor informará el hecho al Vicepresidente o Director del área Correspondiente y dejará constancia de los antecedentes de la ejecución del contrato, así como de las garantías constituidas, el balance financiero, las multas, las obligaciones pendientes y las razones por las que el contratista no suscribió el acta. PARAGRAFO. Los contratos de ejecución instantánea se entenderán liquidados con la suscripción por las partes del acta de recibo a satisfacción de los bienes o servicios prestados.

CAPÍTULO OCTAVO

REGLAS ESPECIALES APLICABLES A CIERTOS CONTRATOS

ARTÍCULO CUADRAGÉSIMO SEGUNDO. COMPRA Y VENTA DE INMUEBLES.- La compra y venta de inmuebles por parte de COLVATEL deberá estar precedida de un avalúo comercial. La venta podrá hacerse por un precio inferior al señalado en el avalúo siempre que así lo autorice LA JUNTA DIRECTIVA atendiendo criterios de rentabilidad y conveniencia. COLVATEL podrá acudir al sistema de subasta pública, sin perjuicio de que enajene directamente los inmuebles a cualquier interesado cuando se vean afectados en su valor comercial por razones tales como su ubicación geográfica o la precariedad del título. ARTÍCULO CUADRAGÉSIMO TERCERO. COMODATOS.- El presidente, atendiendo razones de rentabilidad o conveniencia, podrá autorizar la celebración de contratos de comodato con organizaciones comunitarias, entidades públicas o privadas sin ánimo de lucro. La duración de estos contratos no podrá exceder de cinco (5) años.

CAPÍTULO NOVENO ARTÍCULO CUADRAGÉSIMO CUARTO. INTERPRETACIÓN.- Las disposiciones contenidas en esta primera parte deberán interpretarse de manera integral y sistemática, en concordancia con las normas previstas en los Códigos Civil y de Comercio y con los principios que orientan la contratación de COLVATEL.

SEGUNDA PARTE DE LA SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS

CAPÍTULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO CUADRAGÉSIMO QUINTO. OBJETO.- La parte segunda del presente Manual establece las reglas y principios generales que rigen las actividades y funciones que se desprenden de la supervisión de los contratos que celebre COLVATEL. La supervisión de los contratos que celebre COLVATEL se ejercerá siguiendo las actividades y funciones propias de cada modalidad contractual. En todo caso, deberán seguirse estrictos parámetros de vigilancia y control de los contratos de conformidad con los lineamientos establecidos en el presente Manual. ARTÍCULO CUADRAGÉSIMO SEXTO. CAMPO DE APLICACIÓN.- El presente Manual se aplica a todos los trabajadores de COLVATEL a quienes se les asignen funciones de supervisión de los contratos celebrados. ARTÍCULO CUADRAGÉSIMO SÉPTIMO. FINES Y PRINCIPIOS DE LA SUPERVISIÓN.- En los contratos que celebre COLVATEL, la supervisión tendrá como propósito hacerle seguimiento y control a la acción del contratista, verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, el respeto de las especificaciones

técnicas ofrecidas, la correcta ejecución de las actividades establecidas y la verificación de la ejecución del presupuesto asignado. El supervisor será responsable de velar por la correcta ejecución del contrato objeto de la supervisión, teniendo en cuenta los propósitos descritos en el inciso anterior. PARÁGRAFO.- La supervisión de los contratos conlleva el deber de informar a la instancia que corresponda sobre los hechos u omisiones que alteren la correcta ejecución del contrato. ARTÍCULO CUADRAGÉSIMO OCTAVO. RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR.- El supervisor responderá por el incumplimiento de los deberes y funciones propias de la actividad de supervisión, así como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen perjuicio a COLVATEL. En consecuencia, COLVATEL tendrá plena autonomía para definir el tipo de responsabilidad, sea civil o penal, que reclamará del supervisor y estará obligada a llamar en garantía o iniciar acción de repetición para obtener de este la indemnización integral del perjuicio que se logre probar. ARTÍCULO CUADRAGÉSIMO NOVENO. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA EJERCER LA SUPERVISIÓN.- El funcionario de COLVATEL que se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad e impedimento previstas en la parte primera del presente Manual, no podrá desempeñarse como supervisor en los términos del mismo. ARTÍCULO QUINCUAGÉSIMO. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR.- El ejercicio de la función de supervisión por parte de los trabajadores de COLVATEL será asumida de acuerdo con los lineamientos que para el efecto establezca el Presidente Ejecutivo de la Compañía.

CAPÍTULO SEGUNDO

ACTIVIDADES Y FUNCIONES RELATIVAS AL EJERCICIO DE LA SUPERVISIÓN ARTÍCULO QUINCUAGÉSIMO PRIMERO. ACTIVIDADES Y FUNCIONES PROPIAS DE LA SUPERVISIÓN.- La supervisión de los contratos se enmarca dentro de las siguientes actividades y funciones que le son propias: 1. ADMINISTRATIVAS. Involucra las siguientes actividades:

a. Verificar que el contrato se desarrolle dentro de los plazos, cronogramas y valores establecidos.

b. Verificar que existan permisos, licencias, autorizaciones y demás requisitos necesarios para la ejecución del contrato.

c. Tramitar y hacerle seguimiento a la correspondencia enviada y recibida por las

partes, de tal forma que se pueda dar respuesta oportuna a los requerimientos de las partes.

d. Coordinar con las diferentes áreas de COLVATEL el desarrollo de los compromisos

adquiridos, los cuales deberán ejecutarse de acuerdo con la programación establecida.

e. Aprobar los cronogramas que se seguirán durante el trámite de cada una de las

etapas de ejecución y liquidación del contrato.

f. Velar por la adecuada constitución de las pólizas exigidas en el contrato e instar al contratista a prorrogarlas cuando la vigencia del contrato lo requiera.

g. Integrar los comités a los que haya lugar y participar de manera activa y

responsable en su funcionamiento, dejando constancia de las reuniones que se celebren y las decisiones que se adopten.

h. Vigilar por el efectivo cumplimiento de las normas básicas relativas a salud

ocupacional, seguridad industrial y medio ambiente aplicables al contrato supervisado.

i. Informar oportunamente a las instancias pertinentes de la Compañía los

incumplimientos y/o atrasos que puedan dar origen a la aplicación de sanciones, según lo establecido en el contrato.

j. Gestionar ante las instancias respectivas las adiciones, prórrogas o modificaciones

al contrato.

k. Analizar las reclamaciones que formule el contratista y efectuar las recomendaciones que estime pertinentes.

l. Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato dentro del

término que se fije para tal efecto.

m. Programar y coordinar con quien sea necesario reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del contrato.

n. Presentar informes sobre el estado de ejecución del contrato, con la periodicidad que se requiera atendiendo el objeto y la naturaleza del contrato.

o. Atender y tramitar diligentemente las consultas formuladas por el contratista

relativas a la correcta ejecución del contrato.

p. Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipo del contratista o de personas externas a las áreas de influencia del contrato, cuando el objeto del mismo lo requiera.

q. Remitir al área competente de COLVATEL para su archivo y custodia la

documentación relevante que se genere durante la ejecución del contrato y que les

sea remitida por el contratista o internamente para validación, tales como pólizas, pagarés, cartas de compromiso, informes de ejecución, requerimientos, etc.

r. Suministrar a la Secretaría General la información necesaria requerida para dar

respuesta a los requerimientos solicitados por los organismos de control del Estado o por cualquier autoridad.

2. TÉCNICAS.- Abarca el control y seguimiento de todas las tareas y labores

correspondientes a la ejecución del contrato, así como el cumplimiento de los estándares de calidad contenidos en el mismo. Para el efecto el supervisor deberá:

a. Verificar permanentemente la calidad de los bienes o servicios y el cumplimiento

de las especificaciones técnicas y procedimientos, de conformidad con lo establecido en el contrato y exigir el reemplazo de los mismos cuando sea necesario.

b. Verificar y aprobar la localización de los trabajos y las condiciones técnicas

necesarias para iniciar y ejecutar el contrato.

c. Verificar la existencia de planos, diseños, estudios, cálculos, especificaciones, licencias y autorizaciones que sean necesarias para la ejecución del contrato.

d. Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma previsto para su desarrollo y recomendar los ajustes necesarios para cumplir con el objeto contractual.

e. Elaborar las justificaciones técnicas a que haya lugar y que se requieran durante la ejecución del contrato.

f. Velar porque se cumplan las normas, especificaciones técnicas y procedimientos previstos para la ejecución de las actividades contractuales.

g. Verificar que el contratista utilice el personal y los equipos ofrecidos, en las

condiciones aprobadas por las partes y estipuladas en el contrato.

h. Verificar, cuando el contrato así lo requiera y establezca, las entregas de los bienes o la realización de los servicios contratados, dejando constancia mediante actas y/o documentos suscritos por las partes, que lo soporten debidamente.

i. Someter a la aprobación de la instancia de COLVATEL los trabajos o actividades

adicionales a los contratados. 3. FINANCIERAS Y CONTABLES.- Contemplan las siguientes actividades:

a. Revisar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista y verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para proceder a su pago.

b. Aprobar el pago al contratista mediante la emisión de certificaciones que debe remitir oportunamente al área de contabilidad, una vez verificados los valores,

cantidades y calidad del producto, solicitando que se continúen los trámites necesarios para el pago.

c. Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato. d. Verificar que los trabajos o actividades adicionales, que impliquen aumento del

valor del contrato, cuenten con la debida justificación técnica y el respaldo económico correspondiente, evitando la asunción de compromisos por fuera de las obligaciones contractuales.

e. Registrar cronológicamente los pagos y deducciones del contrato, manteniendo un estado actualizado de pagos y deducciones.

f. Hacer el seguimiento para el pago oportuno del anticipo en los eventos en que se haya pactado.

ARTÍCULO QUINCUAGÉSIMO SEGUNDO. PROHIBICIONES A LOS SUPERVISORES. A los supervisores de los contratos les está prohibido:

1. Solicitar o recibir, directa o indirectamente para sí o un tercero dádivas, favores, prebendas o cualquier otro tipo de beneficio del contratista.

2. Autorizar el inicio de la ejecución contractual antes de que se hayan reunido todos los requisitos legales o contractualmente previstos para el efecto.

3. Modificar, prorrogar, ampliar, reducir y en general tomar decisiones que afecten el contenido y/o el alcance del contrato.

4. Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de derechos del contratista o de terceros en relación con el contrato.

5. Suministrar información relativa al contrato o a COLVATEL a terceros sin contar con la autorización para ello.

6. Exonerar al contratista del cumplimiento de sus obligaciones. 7. Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.

ARTÍCULO QUINCUAGÉSIMO TERCERO. FUNCIONES DEL SUPERVISOR RELACIONADAS CON LA REVISIÓN DE FACTURAS O DOCUMENTOS EQUIVALENTES.- Para la revisión de las facturas y documentos equivalentes presentados por el contratista, deberán seguirse las siguientes reglas: a. La revisión de las facturas y documentos equivalentes presentados por el

contratista corresponderá al supervisor del contrato quien verificará, entre otros aspectos, la coincidencia de las cantidades solicitadas con lo efectivamente recibido por COLVATEL, fechas, valores cobrados, condiciones y oportunidad en el envío.

b. Es responsabilidad del supervisor verificar la coincidencia entre lo fijado en el

contrato acerca del pago de impuestos y lo facturado por este concepto. c. En caso de encontrarse inconsistencias y errores, el supervisor solicitará al

contratista el respectivo cambio mediante comunicación escrita. ARTÍCULO QUINCUAGÉSIMO CUARTO. RECIBO FINAL DE LOS TRABAJOS CONTRATADOS.- En aquellos contratos que no requieran ser liquidados y previa verificación del cumplimiento de todas las especificaciones y requisitos técnicos pactados,

el supervisor emitirá un “Acta de entrega y recibo final” que será suscrita por él y el contratista, junto con el visto bueno del representante legal de COLVATEL o del facultado para contratar. ARTÍCULO QUINCUAGÉSIMO QUINTO. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.- La liquidación de los contratos se hará con sujeción a las siguientes reglas: a. Los contratos que celebre la Compañía serán objeto de liquidación de común

acuerdo por las partes, procedimiento que se realizará dentro del término fijado en el pliego de condiciones o términos de referencia o, en su defecto, dentro los seis (6) meses siguientes a la finalización de su vigencia o a la expedición del acto que decrete la terminación del contrato.

b. Con el fin de proceder a la liquidación, el supervisor solicitará un estado de cuenta

a la Dirección Financiera y a partir de él elaborará un proyecto de Acta de Liquidación, en el que constará el balance final del contrato así como el cumplimiento de las prestaciones recíprocas derivadas del mismo.

d. En el Acta de Liquidación constará que las partes se declaran recíprocamente a paz

y salvo por todo concepto de las obligaciones derivadas del contrato. e. El Acta de Liquidación deberá ser elaborada por el supervisor y será suscrita por

éste, el contratista y el representante legal de la Compañía o el facultado para contratar.

ARTÍCULO QUINCUAGÉSIMO SEXTO. ENTREGA DEL ARCHIVO Y DEMÁS DOCUMENTOS DEL CONTRATO.- el supervisor deberá entregar los documentos y la información técnica, administrativa y contable que se genere con ocasión de la suscripción, desarrollo, modificación y terminación del contrato a la Secretaría General para su custodia en el archivo de COLVATEL. ARTÍCULO QUINCUAGÉSIMO SÉPTIMO. SUPERVISIÓN DE ÓRDENES DE SERVICIO.- La supervisión de los contratos que celebre COLVATEL, será ejercida por el ordenador del pago del Área que celebró el contrato respectivo.