compaÑÍa colombiana de servicios de valor agregado … · maternidad, paternidad, por luto,...

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COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y

TELEMÁTICOS COLVATEL S.A. E.S.P.

TÉRMINOS DE REFERENCIA

SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS N°DCH-001-18

OBJETO

LA COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y

TELEMÁTICOS S.A. ESP “COLVATEL S.A. ESP” EN ADELANTE COLVATEL ESTÁ INTERESADA EN CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS

TÉCNICOS Y ESPECIALIZADOS BAJO LA MODALIDAD B.P.O (BUSINESS PROCESS OUTSOURCING), PARA LA ELABORACIÓN Y PROCESAMIENTO DE

LA NÓMINA DE LOS EMPLEADOS DE COLVATEL.

BOGOTÁ D.C. ABRIL DE 2018

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Contenido 1. PRECISIONES A LAS CONDICIONES GENERALES Y CONTRACTUALES ........ 5

1.1 OBJETO ..................................................................................................................... 5

1.2 ALCANCE DE LOS SERVICIOS ............................................................................... 5

1.3 INVALIDEZ DE INFORMACIONES PREVIAS A ESTA SOLICITUD PÚBLICA DE

OFERTAS .................................................................................................................................. 6

1.4 CRONOGRAMA DEL PROCESO .............................................................................. 7

1.5 ACLARACIONES O MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA ... 8

1.6 INTERPRETACIÓN DE LAS CONDICIONES DE ESTA SOLICITUD PÚBLICA DE

OFERTAS .................................................................................................................................. 8

1.7 TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN .................. 8

1.8 NO INTERFERENCIA ............................................................................................... 9

1.9 COSTOS DERIVADOS DE LA PARTICIPACIÓN EN EL PROCESO DE

CONTRATACIÓN ..................................................................................................................... 9

1.10 FORMULACIÓN DE LA OFERTA ............................................................................. 9

1.11 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ......................................................... 10

1.12 CAPACIDAD, EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL .................................. 11

1.12.1 PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS ................................................... 11

1.12.2 OFERTAS PRESENTADAS EN ASOCIACIÓN ........................................... 11

1.12. LUGAR, FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS .................. 12

1.13. VALIDEZ DE LA OFERTA. ..................................................................................... 14

1.14. DOCUMENTOS INTEGRANTES DE LA OFERTA ................................................. 15

1.14.1. DE CARÁCTER JURÍDICO .............................................................................. 15

1.14.2. INFORMACIÓN FINANCIERA ...................................................................... 17

1.15. INFORMACIÓN TÉCNICA...................................................................................... 17

1.16. OFERTAS ALTERNATIVAS .................................................................................... 20

1.17. CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA........................................................... 20

1.18. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN ..................................................................... 21

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1.19. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN

DEL TERRORISMO. ............................................................................................................... 21

1.20. BUENAS PRÁCTICAS EN LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y

FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO .................................................................................... 22

1.21. NEGOCIACIÓN ....................................................................................................... 22

1.22. CONFIDENCIALIDAD ............................................................................................ 23

1.23. PRÓRROGAS .......................................................................................................... 23

1.24. CONDICIONES CONTRACTUALES ....................................................................... 23

1.24.1. DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE DEL CONTRATO Y REGULACIÓN

APLICABLE: ......................................................................................................................... 23

1.24.2. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO .................................................. 24

1.24.3. OBLIGACIONES DEL OFERENTE: ................................................................. 24

1.24.4. PROHIBICIÓN DE CESIÓN Y SUBCONTRATACIÓN: ............................. 30

1.24.5. TERMINACIÓN DEL CONTRATO: ................................................................. 30

1.24.6. GARANTÍAS CONTRACTUALES ................................................................... 31

1.24.7. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA ................................................................. 31

1.24.8. PROPIEDAD INTELECTUAL .................................................................................. 32

1.24.9. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD SOCIAL,

APORTES PARAFISCALES Y SALUD Y SEGURIDAD Y EN EL TRABAJO ........................ 32

1.24.10. EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL ........................................................... 32

1.24.11. CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS SOBRE GESTIÓN AMBIENTAL ................. 33

1.24.12. HABEAS DATA ........................................................................................................ 33

1.24.13. PAGO POR COMPENSACIÓN: .............................................................................. 34

1.24.14. INDEMNIDAD ......................................................................................................... 34

1.24.15. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO........................................................................... 35

1.24.16. DOMICILIO ............................................................................................................. 35

1.24.17. SUPERVISIÓN ........................................................................................................ 35

1.24.18. VALOR DEL CONTRATO. ...................................................................................... 35

2. PRECISIONES A LAS CONDICIONES FINANCIERAS ................................. 37

2.1 PRECIOS ................................................................................................................. 37

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2.2 VALOR DE LA OFERTA .......................................................................................... 37

2.3 CUBRIMIENTO DE LA OFERTA ............................................................................ 37

2.4 AJUSTE DE PRECIOS ............................................................................................ 38

2.5 IMPUESTOS Y FACTURACIÓN ............................................................................. 38

2.5.1 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS ................................................................. 38

2.5.2 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA

RENTA E IVA APLICABLE A OFERENTES NACIONALES .................................... 38

2.5.3 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO DE

INDUSTRIA Y COMERCIO ............................................................................................ 38

2.5.4 RETENCIÓN A TÍTULO DE IMPUESTO DE TIMBRE ............................. 39

2.5.5 REQUISITOS EN LA FACTURACIÓN .......................................................... 39

2.6 FORMA DE PAGO ................................................................................................... 39

2.7 ABONO DE PAGO A OFERENTES ........................................................................ 39

2.8 REINTEGRO DE DINEROS POR PARTE DE LOS OFERENTES CUANDO SE

IDENTIFIQUEN MAYORES VALORES ENTREGADOS POR CUALQUIER CONCEPTO. .. 40

3. EVALUACIÓN DEL OFERENTE Y LAS OFERTAS PRESENTADAS: ................ 41

3.1 EVALUACIÓN JURÍDICA DEL OFERENTE ........................................................... 41

3.2 EVALUACIÓN FINANCIERA DE LAS OFERTAS .................................................. 41

3.3. EVALUACIÓN TÉCNICA ................................................................................................ 42

3.4. EVALUACIÓN ECONÓMICA DE LAS OFERTAS ............................................. 43

3.5. ADJUDICACIÓN ............................................................................................................. 43

ANEXO No 1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ..................................... 43

ANEXO 2 COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN ........................................................ 46

ANEXO 3 AUTORIZACIÓN DE CONSULTA A LAS CENTRALES DE RIESGO DE LA

SOCIEDAD ....................................................................................................... 48

ANEXO 4 FORMATO OFERTA ECONÓMICA .......................................................... 51

ANEXO No. 6 TÉCNICO NOMINA Y ENTREGABLES ............................................... 52

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CAPÍTULO I

1. PRECISIONES A LAS CONDICIONES GENERALES Y CONTRACTUALES 1.1 OBJETO La COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMÁTICOS COLVATEL S.A. E.S.P. en adelante COLVATEL, está interesada en recibir ofertas para contratar la prestación de servicios técnicos y especializados bajo la modalidad B.P.O (Business Process Outsourcing), para la elaboración y procesamiento de la nómina de los empleados de COLVATEL. Los servicios incluyen como mínimo pero sin limitarse la elaboración de la nómina para el pago de salarios, anticipos, prestaciones sociales, vacaciones, pagos a seguridad social del personal activo y retirado ubicado en Colombia. Esta nómina debe incluir, sin limitación: todas las novedades de personal tales como: ingresos, retiros, vacaciones, licencias remuneradas y no remuneradas, ausencias, incrementos, retroactivos, suspensiones disciplinarias, incapacidades, licencias de maternidad, paternidad, por luto, calamidad doméstica, primas semestrales, primas extralegales, auxilios, bonificaciones, indemnizaciones, descuentos de parafiscales, descuentos de seguridad social, cálculo de retenciones en la fuente y en general todos los pagos y deducciones derivados del contrato de trabajo, así como la elaboración de las planillas de parafiscales, planillas de aportes a cuentas de pensión voluntaria y AFC y la elaboración del pago de prestaciones sociales, liquidación de prestaciones sociales y vacaciones de cada funcionario cuando se requiera. Lo anterior, de conformidad con las condiciones establecidas en los términos de referencia, el marco legal vigente y el Manual de Contratación de COLVATEL, el cual está publicado en la página www.COLVATEL.com 1.2 ALCANCE DE LOS SERVICIOS Los servicios de procesamiento de nómina deben incluir:

Elaboración de la nómina dirigida al pago de los salarios de los empleados de COLVATEL ubicados en Colombia, ajustándose a la normatividad legal colombiana. Condiciones generales de la nómina:

http://www.colvatel.com/

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Ubicación Oficina Principal Bogota

Trabajadores a la fecha 263

Ubicación en ciudades Bogota: 260 Villavicencio: 3

Periodicidad de la nómina

Quincenal: 10 del mes paga 40% anticipo del salario (Básico y Variable) 25 del mes salario con todas las deducciones

Salarios Integrales Si

Aprendices SENA Si

Forma de pago Trasferencia electrónica centralizada

Tipos de contratación Término indefinido, fijo y aprendiz

Régimen prestacional Tradicional Ley 50 /90

Sindicato No

Pacto colectivo No

Tipo de remuneración Fija y variable

Contabilidad SAP

Carga Interface SI

Novedades Fijas SI

Fondos de Empleados 2 Fondos

Libranzas nómina SI

Proveedores nómina Seguros, medicina prepagada, exequiales.

Retención en la fuente Mensual

Los OFERENTES interesados en el presente proceso, deberán examinar cuidadosamente el contenido de la solicitud Pública de Ofertas formulada por COLVATEL, con el fin que su oferta se ajuste en su totalidad a la misma y tener en cuenta que las reglas contenidas en ella son de obligatorio cumplimiento y forman parte del respectivo contrato en caso de su adjudicación. NO SE ACEPTA LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS PARCIALES. Los presentes términos de referencia no tienen costo y no constituyen oferta mercantil. 1.3 INVALIDEZ DE INFORMACIONES PREVIAS A ESTA SOLICITUD

PÚBLICA DE OFERTAS

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La información contenida en este documento sustituye totalmente aquella que pudiere haberse suministrado con anterioridad a esta Solicitud Pública de Ofertas.

1.4 CRONOGRAMA DEL PROCESO El cronograma proyectado para el presente proceso de Solicitud Pública de Ofertas es el siguiente, sin perjuicio de lo establecido más adelante dentro de los presentes términos de referencia:

ETAPA FECHA INICIAL FECHA FINAL

Aviso y publicación de la invitación en un medio de circulación nacional y en la página web de la Compañía: www.colvatel.com

miércoles 11 de abril de 2018

Plazo máximo para solicitar aclaraciones a los términos de referencia (4 días hábiles)

Desde el miércoles 11 de abril de 2018

Hasta las 5:00 p.m. del lunes 16 de abril de 2018

Plazo para dar respuesta a las solicitudes recibidas (4 días hábiles)

Desde el martes 17 de abril de 2018 hasta las 5:00PM del viernes 20 de abril de 2018

Fecha y hora límite para presentación de ofertas

Martes 24 de abril de 2018 Hasta las 4:00 p.m.

Plazo de evaluación de ofertas, realización visitas técnicas y solicitud de aclaraciones por parte de COLVATEL

Miércoles 25 de abril de 2018

Hasta las 5 p.m. del viernes 4 de mayo de 2018

Subsanación de documentos por parte de los oferentes.

Por correo electrónico hasta las 5:00PM del lunes 7 de mayo de 2018

Etapa de negociación Martes 8 de mayo de 2018

Adjudicación o declaratoria de desierto Hasta las 5:00 p.m. del viernes 11 de mayo de 2018

Suscripción del Contrato Martes 15 de mayo de 2018

Martes 22 de mayo de 2018

*Para efectos del adecuado desarrollo de las audiencias por condiciones de tiempo, organización e intervención de los asistentes, se solicita que a la misma asistan máximo dos (2) representantes por empresa interesada en el proceso. Los plazos y etapas establecidos en estos términos podrán ser modificados en cualquier momento por parte de COLVATEL.

http://www.colvatel.com/

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1.5 ACLARACIONES O MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

Podrán requerirse aclaraciones o modificaciones respecto del contenido de este documento, mediante solicitud escrita dirigida al correo electrónico: [email protected]; [email protected]; [email protected] o mediante oficio dirigido a la Jefatura de Selección y Compensación de COLVATEL, ubicada en la Diagonal 23K No 96 F 62, Parque Empresarial La Cofradía interior 2 de la ciudad de Bogotá D.C. Las solicitudes de aclaración SÓLO se podrán realizar hasta la fecha prevista en el cronograma contenido en la presente Solicitud Pública de Ofertas. En caso de no hacerlo, se entenderá que no existen dudas y que por lo tanto, el OFERENTE acepta totalmente los términos, requisitos y condiciones expresados en el presente documento. Las modificaciones a los términos de referencia se expedirán mediante adendas que serán comunicadas a los oferentes a través de la página web. No obstante lo anterior, COLVATEL podrá expedir adendas cuando el proceso lo amerite independientemente que las mismas deriven o no de preguntas de oferentes, ya sea dentro o con posterioridad a los plazos establecidos en el cronograma del proceso. 1.6 INTERPRETACIÓN DE LAS CONDICIONES DE ESTA SOLICITUD

PÚBLICA DE OFERTAS EL OFERENTE asume toda responsabilidad por consultar y analizar los términos de referencia, las adendas y aclaraciones a los mismos. Los términos de referencia deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada. Los títulos utilizados en los términos de referencia sirven sólo para identificar textos y no afectarán la interpretación de los mismos. Todas las deducciones, errores y omisiones que realice o en el que incurra EL OFERENTE, con base en su propia información, interpretación, análisis o conclusiones, respecto de los presentes términos de referencia, son de su exclusiva responsabilidad; por lo tanto, COLVATEL no asume responsabilidad alguna por tal información, interpretación, análisis o conclusiones. 1.7 TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

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COLVATEL se reserva el derecho de dar por terminado este proceso de contratación, suspenderlo o interrumpirlo en el estado en que se encuentre, en cualquier momento, sin que ello implique responsabilidad o la obligación de realizar algún pago en favor de los OFERENTES interesados en el presente proceso. La anterior condición se entenderá aceptada por los OFERENTES con la presentación de la oferta, con lo cual renuncian a presentar contra COLVATEL cualquier acción, reclamación o demanda, en virtud de lo dispuesto anteriormente. 1.8 NO INTERFERENCIA EL OFERENTE no podrá interferir en el proceso de estudio, evaluación, negociación de ofertas y adjudicación. Se entiende como interferencia las llamadas telefónicas, solicitud de citas o visitas a los empleados de COLVATEL que intervienen o participan en el proceso, con el fin de tratar temas relativos a su oferta, las acciones tendientes a obtener información del avance del análisis y evaluación de las ofertas presentadas o cualquier conducta que tienda a influenciar o entorpecer el resultado del proceso, o que tienda a lograr un favorecimiento con ocasión del presente proceso contractual. De presentarse alguna de las situaciones descritas, la oferta presentada a COLVATEL por parte del OFERENTE será descartada. 1.9 COSTOS DERIVADOS DE LA PARTICIPACIÓN EN EL PROCESO DE

CONTRATACIÓN Los costos y gastos en que los interesados incurran con ocasión del análisis del presente proceso, la presentación de observaciones, la preparación y presentación de las ofertas y cualquier otro costo o gasto relacionado con la participación en el proceso estarán a cargo de los OFERENTES interesados. 1.10 FORMULACIÓN DE LA OFERTA Podrán participar en el proceso de Solicitud Pública de Ofertas las personas jurídicas consideradas legalmente capaces y habilitadas para prestar los servicios de elaboración y procesamientos de nómina, bajo la modalidad B.P.O., de acuerdo con las leyes colombianas. a) El representante legal o apoderado debidamente facultado para ello por la sociedad

oferente, debe diligenciar y suscribir el Anexo Nº 1 del presente capítulo. No se admiten modificaciones a la estructura y contenido del anexo.

b) La oferta deberá ser presentada en español.

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c) Si el oferente no da respuesta punto a punto a cada uno de los numerales de los términos de referencia, se entenderán aceptados. Cuando un numeral exija suministro de información adicional o documentos, éstos se deberán anexar indicando la ubicación dentro de la oferta.

d) El oferente deberá diligenciar la totalidad de los anexos que sean proporcionados

por COLVATEL. e) Presentada la oferta no se permitirá el retiro de los documentos escritos o en medio

digital aportados, o su posterior incorporación, salvo que hayan sido expresamente requeridos por COLVATEL. Si hubiese enmendaduras, únicamente serán consideradas si vienen expresamente refrendadas.

f) El oferente deberá acreditar el cumplimiento y pago al día de requisitos legales en

seguridad social, aportes parafiscales y ARL (administración de riesgos laborales) o equivalentes, mediante certificación suscrita por el revisor fiscal o contador público, acompañada de la tarjeta profesional del mismo.

No podrán participar en el proceso de Solicitud Pública de Ofertas las personas jurídicas o naturales que directa o indirectamente hayan participado en el diseño o estructuración del presente proceso, bien sea directamente o a través de terceros. 1.11 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA El oferente debe constituir y entregar con la oferta garantía de seriedad de oferta, a través de una póliza de seguros, atendiendo los siguientes criterios: a) Se debe designar como asegurado – beneficiario a la COMPAÑÍA COLOMBIANA

DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMÁTICOS COLVATEL S.A. E.S.P, NIT No. 800.196.299-8

b) En calidad de afianzado se debe incluir al Oferente y su respectivo NIT. c) Garante: Compañía de Seguros que tenga operaciones en Colombia y esté

vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia. d) Póliza a favor de entidades públicas con régimen de contratación privado. e) Valor garantizado: El oferente deberá constituir una póliza por valor de

CUARENTA MILLONES DE PESOS ($40.000.000). Riesgos que se garantizan: La póliza debe señalar expresamente que garantiza (i) Retiro de la oferta – (ii) La no suscripción del contrato – (iii) La no constitución de las pólizas contractuales – (iv) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de oferta.

f) Modalidad: Sancionatoria. g) Término de la póliza: Noventa (90) días a partir de la presentación de la oferta. h) La póliza deberá estar firmada por el representante legal del garante y el

representante legal del oferente.

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i) La garantía de seriedad deberá acompañarse de las condiciones generales del contrato de seguro, así como del recibo o certificación de pago de prima. Estos documentos deben presentarse en original y suscritos por el representante legal.

1.12 CAPACIDAD, EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Los oferentes deberán tener en cuenta que es parte del estudio jurídico de las ofertas, la revisión y verificación de los documentos que acreditan la existencia, objeto, capacidad y representación legal de la sociedad, razón por la cual deberán adjuntarlos a la oferta. Para el efecto, el oferente deberá acreditar su existencia, objeto, capacidad y representación legal de la sociedad, así: a) El objeto social que le permita presentar la oferta y celebrar el contrato. b) La duración de la sociedad contada a partir de la fecha del recibo de ofertas del

presente proceso de Solicitud Pública de Ofertas, no puede ser inferior al plazo de ejecución del contrato y 3 años más. Si fuere inferior, esa circunstancia se podrá subsanar dentro del plazo que COLVATEL indique y de no hacerlo se descartará la oferta.

c) La sociedad actúa a través de un representante legal o apoderado debidamente facultado para actuar en su nombre y representación y para comprometerla en la presentación de la oferta y en la celebración, ejecución y liquidación del contrato.

d) En caso que se encuentren limitaciones a las facultades del representante legal o apoderado de la persona jurídica para presentar la oferta o para celebrar el contrato en caso que se adjudique, se deberá anexar a la oferta el acta donde conste la decisión del órgano social competente que autorice la presentación de la misma y la suscripción del contrato.

e) Si conforme a la ley, la ejecución de la actividad objeto de contratación a través del proceso de Solicitud Pública de Ofertas demandare determinada habilitación legal, al momento de presentación de la oferta, se deberá contar con la misma, en caso de no tenerse, se descartará la oferta.

1.12.1 PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS Para este proceso no se admite la presentación de ofertas por sociedades extranjeras. 1.12.2 OFERTAS PRESENTADAS EN ASOCIACIÓN Para este proceso no se admite la presentación de ofertas de cooperativas, uniones temporales o consorcios.

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1.12. LUGAR, FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS Los OFERENTES interesados deberán presentar sus ofertas dentro del plazo establecido en el cronograma de los presentes términos, en la recepción de COLVATEL, ubicada en la Diagonal 23K No. 96 F 62, Parque Empresarial La Cofradía, interior 2, de la ciudad de Bogotá D.C., en los términos del artículo 8291 del Código de Comercio. Las ofertas deberán ser presentadas en sobre cerrado, en original y dos (2) copias físicas y una (1) en medio magnético en formato PDF, en sobres sellados y rotulados. Todos los folios que integren la oferta deberán estar numerados de manera consecutiva. Cumplida la fecha y hora de cierre del plazo máximo para la presentación de las ofertas, se levantará el acta de cierre de la Solicitud Pública de Ofertas, en la cual se consignará lo siguiente: número de ofertas presentadas, razón social de los OFERENTES que presentaron oferta, número de sobres y copias de las ofertas entregadas. El acta será acompañada del listado de ofertas entregadas que será suscrita por las personas que entregaron las ofertas y se publicará en la página Web de COLVATEL. Las ofertas que sean presentadas después de la fecha y hora estipuladas, o en un lugar diferente al señalado en los presentes términos de referencia se considerarán extemporáneas y no se recibirán. COLVATEL S.A. E.S.P. no asumirá ninguna responsabilidad respecto a cualquier oferta que haya sido entregada de forma incorrecta. En caso de contradicción entre la información contenida en medio digital y la física, prevalecerá la información contenida en el físico, denominado ORIGINAL. Una vez surtida la etapa de negociación, COLVATEL podrá entregar información acerca de las demás ofertas presentadas, salvo que de manera expresa se haya señalado en

1 Art. 829.- En los plazos de horas, días, meses y años, se seguirán las reglas que a continuación se expresan:1. Cuando el plazo sea de horas, comenzará a contarse a partir del primer segundo de la hora siguiente, y se extenderá hasta el último segundo de la última hora inclusive; Art. 829.- En los plazos de horas, días, meses y años, se seguirán las reglas que a continuación se expresan:1. Cuando el plazo sea de horas, comenzará a contarse a partir del primer segundo de la hora siguiente, y se extenderá hasta el último segundo de la última hora inclusive; 2. Cuando el plazo sea de días, se excluirá el día en que el negocio jurídico se haya celebrado, salvo que de la intención expresa de las partes se desprenda otra cosa, y 3. Cuando el plazo sea de meses o de años, su vencimiento tendrá lugar el mismo día del correspondiente mes o año; si éste no tiene tal fecha, expirará en el último día del respectivo mes o año. El plazo que venza en día feriado se prorrogará hasta el día siguiente. El día de vencimiento será hábil hasta las seis de la tarde.

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la oferta que se trata de información confidencial, que ésta tenga de acuerdo con la legislación vigente dicho carácter o que se haya entregado separada y debidamente marcada como tal. COLVATEL sólo acepta la presentación de una oferta por cada oferente. En el caso que una misma persona jurídica presente más de una oferta, sólo será evaluada la oferta que se haya presentado en primer lugar dentro del término fijado en el presente documento, de acuerdo con el registro de recepción de ofertas. No se tendrá en cuenta la oferta del Oferente que tenga por objeto o efecto la colusión en las licitaciones o concursos o los que tenga como efecto la distribución de adjudicaciones de contratos, distribución de concursos o fijación de los términos de las ofertas, en los términos del artículo 47 del Decreto 2153 de 1992. No se aceptarán ofertas enviadas por correo, fax o correo electrónico. Con la presentación de las ofertas, se entenderá la aceptación del oferente a las condiciones contenidas en los presentes términos de referencia, en los anexos, en el Manual de Contratación de COLVATEL y en los demás documentos que forman parte de los mismos, como los anexos. Las ofertas deberán presentar todos sus folios debidamente numerados, ser entregadas en sobres cerrados, sellados y rotulados de la siguiente forma: COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMÁTICOS S.A. ESP – COLVATEL S.A. ESP - SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS Y ESPECIALIZADOS BAJO LA MODALIDAD B.P.O (BUSINESS PROCESS OUTSOURCING), PARA LA ELABORACIÓN Y PROCESAMIENTO DE LA NÓMINA DE LOS EMPLEADOS DE COLVATEL - Nombre o Razón Social del OFERENTE - Indicar en cada sobre si contiene ORIGINAL O COPIA - Dirección - Teléfono-Fax - Correo Electrónico La información separada de la siguiente manera: a. Oferta de Servicios: debe contener respuesta punto a punto de la presente

Solicitud Pública de Ofertas. b. Documentación solicitada en los presentes términos de referencia. c. Anexos de la oferta.

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d. Oferta Económica: debe estar diligenciada en el Formato de Propuesta económica, adjunto en el Anexo No. 4, la cual hace integral de la documentación de la oferta de servicios.

1.12.1. FOLIOS Los folios que componen la oferta deben estar numerados en forma continua con un índice que relacione todos los capítulos, formatos y anexos, si hubiere, señalando el número de página donde se localizan.

1.12.2. RESPUESTA PUNTO A PUNTO EL OFERENTE debe presentar su oferta basada en una respuesta punto a punto a cada uno de los numerales que contienen, los requisitos técnicos, jurídicos, financieros y económicos de la oferta, con la expresión ENTENDEMOS, ACEPTAMOS Y CUMPLIMOS.

1.12.3. INFORMACIÓN ADICIONAL Cuando un numeral exija suministro de información adicional o documentos, éstos se deberán anexar indicando la ubicación dentro de la oferta. EL OFERENTE debe tener en cuenta las realidades objetivas del mercado y las necesidades del servicio.

1.12.4. DIFERENCIAS ENTRE ORIGINAL Y COPIA Si se advirtiere alguna diferencia entre el original de una oferta y sus copias, prevalecerá la información consignada en el original. De igual manera, se exige total concordancia entre la oferta presentada y sus anexos.

1.12.5. TACHADURAS Y ENMENDADURAS Toda tachadura o enmendadura para ser tenida en cuenta, deberá estar aclarada o convalidada con la firma al pie de la misma, de quien suscribe la carta de presentación de la oferta. 1.13. VALIDEZ DE LA OFERTA. Las ofertas deberán tener una validez mínima de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de entrega. En ningún caso podrá ser inferior al plazo de vigencia de la garantía de seriedad de la oferta.

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En el caso, que EL OFERENTE no indique el término de validez de la propuesta, COLVATEL la considerará valida, hasta el día de vencimiento de la garantía de seriedad de la oferta. 1.14. DOCUMENTOS INTEGRANTES DE LA OFERTA La oferta deberá contener la siguiente información acompañada de los documentos

señalados a continuación, los cuales son necesarios para su comparación y selección

objetiva:

1.14.1. DE CARÁCTER JURÍDICO COLVATEL requiere que los OFERENTES presenten la siguiente documentación, la cual es de carácter obligatoria: a) CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA: firmada por el representante

legal o apoderado, utilizando para ello el formato del Anexo No. 1, diligenciado en su totalidad.

b) COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN: utilizando para ello el formato Anexo

No. 2. c) AUTORIZACIÓN DE CONSULTA A LAS CENTRALES DE RIESGO DE LA

SOCIEDAD. Anexo No. 3. d) CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL: EL

OFERENTE deberá presentar un certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio de la persona jurídica Nacional con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días de anterioridad a la fecha de presentación de la oferta. La constitución y registro de la sociedad ante la Cámara de Comercio no debe ser inferior a 10 años. En caso de prórroga del recibo de ofertas del presente proceso, se aceptará como válido el certificado presentado en la primera fecha de recibo, siempre y cuando en el momento haya cumplido con la vigencia aquí exigida.

e) FOTOCOPIA DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA O DOCUMENTO DE

IDENTIFICACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL O APODERADO.

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f) AUTORIZACIÓN AL REPRESENTANTE LEGAL: Cuando el representante legal del OFERENTE se encuentre limitado en sus facultades para presentar la oferta y suscribir el contrato que resulte del presente proceso, se deberá anexar a la oferta, copia del documento en el cual conste la decisión del órgano social correspondiente, que lo autoriza para la presentación de la oferta y la suscripción del contrato.

g) INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR CON COLVATEL. EL OFERENTE debe observar que no se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la Ley 80 de 1993 y las normas que la adicionen o modifiquen, en especial el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 y 1474 de 2011, ya que de estar inhabilitado no podrá participar en las contrataciones, ni celebrar contratos, por sí o por interpuesta persona con COLVATEL. Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en uno de los OFERENTES dentro del proceso de contratación, se entenderá que renuncia a la participación en éste y a los derechos surgidos del mismo. Para tal efecto se debe diligenciar el Anexo No. 5

h) CERTIFICACIÓN DEL PAGO DE APORTES PARAFISCALES: De

conformidad con lo estipulado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y 828 de 2003, EL OFERENTE deberá anexar la respectiva certificación en la cual se indique que se encuentra cumpliendo y/o a paz y salvo del pago de las prestaciones de sus empleados tales como: contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social –EPS, Pensiones, ARL; Aportes Parafiscales, SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar y Subsidio Familiar y todas aquellas a que haya lugar, a la fecha de la entrega de la oferta y en los 6 meses anteriores a la presentación de la misma.

La certificación deberá ser suscrita por el Revisor Fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley o por el representante legal.

i) PÓLIZA DE SERIEDAD DE LA OFERTA Y SU COMPROBANTE DE PAGO:

Conforme a lo establecido en los presentes términos de referencia. El oferente debe presentar como requisito una garantía de seriedad expedida por una compañía de seguros legalmente constituida y establecida en Colombia. En dicho documento se verificará lo siguiente:

a. Asegurado/beneficiario : COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIO DE VALOR

AGREGADO Y TELEMÁTICOS S.A E.S.P – NIT 800.196.299-8

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b. Cuantía: CUARENTA MILLONES DE PESOS ($40.000.000).

c. Vigencia: Noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha de cierre

de la presente invitación.

La falta de cualquiera de los documentos deberá ser subsanada en el término indicado por COLVATEL. Este aspecto no dará puntaje, pero habilitará o inhabilitará jurídicamente la propuesta y se realizará con base en la información presentada por el OFERENTE.

1.14.2. INFORMACIÓN FINANCIERA COLVATEL requiere que los OFERENTES presenten la siguiente documentación, la cual es de carácter obligatoria: a) Copia de los Estados Financieros con corte a diciembre de los años 2016 - 2017

con sus respectivas notas, debidamente firmados por Representante Legal, Contador Público y en los casos en que la norma lo establezca, dictaminados y firmados por el Revisor Fiscal.

b) Declaración de Renta del 2016. Las condiciones financieras del oferente son las que se describen a continuación:

Indicador Índice Requerido Formula Oferente Individual

Índice de Liquidez Mayor o Igual a 1,0 Activo Corriente/Pasivo Corriente

Índice de Endeudamiento

Menor o Igual a 65,00%

(Pasivo Total/ Activo Total) x 100

Margen Neto Mayor o Igual al

0,00% (Utilidad Neta / Ingresos Operacionales ) x 100

El cumplimiento de estas condiciones financieras mínimas calculadas con la información financiera del año 2017, es un requisito habilitante para la participación en el proceso de selección y no otorga puntaje. 1.15. INFORMACIÓN TÉCNICA COLVATEL requiere que los OFERENTES presenten la siguiente documentación, la cual es de carácter obligatoria:

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a) Ubicación de la de la sociedad del OFERENTE: Podrán participar sociedades

a nivel Nacional, siempre y cuando éstas cuenten con sede en la ciudad de

Bogotá y realicen las actividades de procesamiento de nómina y procesamiento

de contabilidad en dicha ciudad.

b) Cronograma de implementación: El oferente debe adjuntar en su oferta de

prestación de servicios el cronograma de implementación que incluyan las

actividades a desarrollar, el tiempo de las mismas y la (s) persona (s)

responsable (s) de la ejecución de las mismas, el cual debe tener el cargo de

Gerente, quien será el responsable de reportar el cumplimiento de ejecución de

dichas actividades. La implementación no podrá ser superior a dos (2) meses

c) Estructura organizacional definida para atender al cliente COLVATEL:

El oferente de la presentación de la oferta debe presentar las estructura

organizacional y las hojas de vida de los siguientes perfiles:

o Analista Profesional experto en nómina: Profesional en carreras

administrativas de preferencia Contador con 5 años de experiencia en

liquidación y contabilización de nómina, con sólidos conocimientos

contables y tributarios de nómina. Esta persona deberá estar en contacto

permanente con COLVATEL, para la atención del proceso normal de

nómina, así como para los requerimientos que se deban atender a las

diferentes áreas de la compañía. Adicionalmente, debe estar en capacidad

de generar los informes que sean solicitados por los entes de control a

través de COLVATEL.

o Coordinador de Nómina: profesional en carreras administrativas con

experiencia de más de 6 años como coordinador en BPO, con habilidades

de comunicación y resolución de problemas. Responsable por la entrega

mensual de la conciliación contable, mantener el oportuno cumplimiento

de los ANS pactados entre EL OFERENTE y COLVATEL. Asiste a las

reuniones mensuales en las oficinas de COLVATEL de conciliación y

seguimiento de ANS, responsable por la comunicación con las áreas de

compensación, contabilidad, tesorería de COLVATEL en los diferentes

puntos del proceso quincenal de nómina, mensual de cierre y eventual por

requerimiento.

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o Gerente responsable de la cuenta: Profesional en carreras

administrativas, con experiencia de más de 8 años como Gerente de

Cuenta de BPO, responsable por velar por el adecuado funcionamiento de

los procesos tanto de implementación, como contractuales y de ejecución

del contrato. Encargado de gestionar y supervisar el equipo de

implementación del proyecto, así como el equipo de ejecución.

o Gerente de Implementación: Profesional en carreras de tecnología con

experiencia de más de 8 años en implementación de procesos de nómina.

Responsable de establecer en conjunto con COLVATEL el cronograma de

implementación del proyecto, paralelos de nómina y salida en vivo en el

tiempo estipulado no mayor a dos meses.

Esta persona está vinculada al proyecto desde el inicio en la evaluación de necesidades y levantamiento de información, durante la implementación y salida en vivo, y de manera permanente garantizando el acompañamiento técnico que sea solicitado por COLVATEL y atenderá los imprevistos que surjan posteriores a la implementación, así como, los desarrollos que se deriven por requerimiento por parte de COLVATEL, durante toda la ejecución del contrato.

d) Certificación de cinco (5) contratos: que el oferente haya ejecutado por

valor mínimo de $200 millones de pesos, con término de duración superior a 12 meses, administrando mínimo 500 trabajadores mensuales, dicha certificación deberá contar con la calificación del servicio recibido por parte del proveedor. COLVATEL podrá solicitar en cualquier momento aclaraciones sobre algún punto de la oferta o de la documentación que considere, así como, de la información de los OFERENTES.

1.15.1. ESTRUCTURA TECNOLÓGICA Para efectos de garantizar un esquema de administración óptimo y de fácil seguimiento por parte de COLVATEL, el oferente deberá contar con lo siguiente: a) Una aplicación de nómina robusta que permita realizar la parametrización de diferentes condiciones de pago y generación de reportes requeridos. b) Personal capacitado para la administración y soporte de los sistemas de información donde se almacena la nómina de COLVATEL.

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c) Debe disponer de los documentos, directrices y políticas del manejo de seguridad de la información.

d) Documentos, directrices y políticas del sistema de los planes de continuidad y

contingencia del negocio. e) Contar con un acceso web que permita al OFERENTE consultar en línea la

información de la nómina y para ello se requieren los perfiles de administrador y usuario.

f) El portal debe suministrar la operación y soporte 7x24x365, con disponibilidad del 99.5%

En caso de requerirlo, el Oferente debe aportar la documentación que soporte cada uno de los puntos enunciados. 1.16. OFERTAS ALTERNATIVAS COLVATEL no acepta ofertas que impliquen alternativas jurídicas, técnicas, económicas o financieras diferentes a las establecidas en la presente selección pública de Ofertas. La oferta alternativa adicional a la oferta básica no será considerada por COLVATEL. 1.17. CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA La oferta será rechazada en los siguientes casos: a) Cuando el oferente haya entregado extemporáneamente la oferta. b) Cuando el objeto social no le permita presentar la oferta y celebrar el contrato. c) Cuando el oferente o uno de sus integrantes se halle incurso en una de las

causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Constitución Política y la Ley. Cuando la inhabilidad sobrevenga en un oferente, se entenderá que renuncia a participar en el proceso de selección y los derechos surgidos del mismo.

d) Cuando el oferente no subsane los documentos dentro del plazo señalado para

tal efecto. e) Cuando sólo se presente oferta alternativa. f) La no presentación de los estados financieros en medio físico.

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g) Cuando la oferta se presente sometida al cumplimiento de cualquier condición o modalidad para la adjudicación.

h) Por falta de veracidad de la información suministrada por el Oferente. i) Cuando se presente una oferta que contenga observaciones, acotaciones,

aclaraciones y cualquier tipo de limitación en la prestación de los servicios solicitados por COLVATEL.

j) Cuando se presenta la oferta por una persona que no tenga las facultades para

comprometer a la sociedad.

1.18. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN Se entenderá aceptado por el oferente con la presentación de la oferta un compromiso anticorrupción que hará parte del Anexo No. 2 del presente documento, con base en las siguientes consideraciones: a) Que es interés del oferente apoyar la acción de COLVATEL para fortalecer la

transparencia en sus procesos de contratación, y la responsabilidad de rendir cuentas.

b) Que el oferente es consciente que el aseguramiento de la transparencia en los

procesos contractuales redunda no sólo en beneficio de COLVATEL, sino de los propios participantes, en cuanto garantiza que la adjudicación del contrato se hará a la oferta que ofrezca las mejores condiciones.

c) Que conoce a cabalidad el Manual de Contratación de COLVATEL. d) Que como oferente estima conveniente la formulación de un pacto explícito en

cuanto al acatamiento de las normas jurídicas y éticas que deben regir los procesos contractuales.

1.19. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y

FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. El OFERENTE declara de manera voluntaria que (i) su patrimonio y los recursos utilizados para la ejecución del contrato al igual que sus ingresos no provienen de alguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione, ni serán utilizados para efectos de financiar actividades terroristas en el territorio nacional o en el extranjero o para operaciones de lavado de activos; (ii) El OFERENTE, sus socios, accionistas, administradores, clientes, empleados que tienen relación directa con el contrato,

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revisores fiscales, OFERENTES y proveedores no tienen registros negativos en listas restrictivas vinculantes y no vinculantes, de orden nacional e internacional y autoriza de manera expresa para que puedan ser consultadas por COLVATEL; (iii) en desarrollo de su objeto social no incurre en alguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione y en consecuencia, se obliga a responder frente a COLVATEL y/o terceros por todos los perjuicios que se llegasen a causar como consecuencia del daño reputacional ocasionado. EL OFERENTE se obliga con COLVATEL a entregar información veraz y verificable y a actualizar su información personal, corporativa, societaria o institucional. (Según aplique), así como la información financiera, cada vez que haya cambios en la misma y en los eventos en que lo solicite COLVATEL, suministrando la totalidad de los soportes documentales exigidos. El incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones aquí contempladas, faculta a COLVATEL para terminar de manera inmediata y anticipada cualquier tipo de relación que tenga con El OFERENTE, sin que por este hecho EL OFERENTE pueda reclamar indemnización.

1.20. BUENAS PRÁCTICAS EN LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y

FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO El OFERENTE se obliga a implementar y mantener buenas prácticas encaminadas a una debida diligencia en i) el conocimiento de todos sus socios, accionistas, administradores, clientes, empleados, revisores fiscales, contratistas, proveedores y que los recursos de éstos, no se encuentren relacionados o provengan de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione; ii) el monitoreo de las actividades a lo largo de la relación que mantenga con los mismos y; iii) el reporte oportuno a la UIAF de cualquier actividad sospechosa de lavado de activos o el financiamiento de actividades terroristas. 1.21. NEGOCIACIÓN COLVATEL podrá adelantar una etapa de negociación en forma presencial, en las ofertas que hayan resultado habilitadas, luego del estudio jurídico, financiero, técnico y económico con el propósito de obtener ventajas económicas o competitivas, plazo en el cual se estudiarán las contraofertas, si a ello hubiere lugar. Únicamente podrán asistir el representante legal del Oferente o su apoderado debidamente facultado para adoptar decisiones, y máximo 1 persona más. Se verificará que sus representantes cuenten con las debidas facultades. En caso que el representante legal de la persona jurídica oferente no pueda asistir a la negociación podrá delegar mediante poder, siempre que sus facultades se lo permitan y, por tanto, comprometer jurídicamente al oferente por un valor menor al presentado en la oferta inicial.

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1.22. CONFIDENCIALIDAD EL OFERENTE se obliga con COLVATEL a manejar y utilizar de manera confidencial cualquier información que le sea entregada o a la que tenga acceso con ocasión del presente proceso de contratación, garantizando por todos los medios a su alcance que los empleados a su servicio y demás personas autorizadas, respetarán la obligación de guardar secreto y confidencialidad sobre cualquier información recibida u obtenida. Igualmente, EL OFERENTE se obliga a que la información que suministre COLVATEL durante el desarrollo del contrato, y que esté identificada como confidencial, sea manejada como tal y sólo podrá ser utilizada para su debida ejecución. La violación de la confidencialidad o el uso indebido de la información dará lugar a que se cause el derecho de reclamar indemnización por parte de COLVATEL. En consecuencia, no podrán entregar, comunicar, copiar o dejar conocer de extraños o de personas no autorizadas por la otra parte, la información a que se refiere esta previsión. No se considerará violación de la confidencialidad cuando la información deba ser entregada a autoridad competente por solicitud de parte, o cuando sea de conocimiento público. EL OFERENTE no adquiere derechos de propiedad o disposición respecto de la información suministrada por COLVATEL. 1.23. PRÓRROGAS Los plazos establecidos en el presente capítulo podrán ser prorrogados antes de su vencimiento por el tiempo que COLVATEL considere conveniente. Para el cómputo de los mismos, el sábado se considera día no hábil. 1.24. CONDICIONES CONTRACTUALES Las condiciones generales de ejecución contractual, serán entre otras las que se indican a continuación:

1.24.1. DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE DEL CONTRATO Y REGULACIÓN APLICABLE:

Hacen parte integrante del contrato y por tanto vinculan jurídicamente a las partes los siguientes documentos: a. La invitación formulada por COLVATEL y todos sus anexos; b. La oferta presentada por EL OFERENTE y sus anexos en los apartes que sean

iguales o que hayan sido aceptados por escrito por COLVATEL; c. Los requerimientos técnicos de COLVATEL;

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d. El acta de inicio, los acuerdos de niveles de servicios, los formatos elaborados por COLVATEL y requeridos por ésta para su operación, etc.

e. Los demás documentos que las partes expresamente determinen que hacen parte del contrato;

En caso de contradicción entre cualquiera de los documentos que hacen parte integrante del contrato, prevalecerá en primer lugar lo establecido en los términos de referencia redactados por COLVATEL, en segundo lugar, prevalecerá lo contenido en el contrato y en tercer lugar la oferta presentada por EL OFERENTE. EL OFERENTE en ningún caso y bajo ninguna circunstancia podrá alegar una condición, hecho o afirmación que conste en su propuesta como prevalente sobre los términos del contrato y los requerimientos de COLVATEL. En caso que algún aspecto de la relación jurídica entre las partes no se encuentre expresamente regulado en el contrato, deberá acudirse a una interpretación sistemática y armónica del contrato antes que a las normas supletivas establecidas en la normatividad colombiana vigente. Los anteriores documentos constituyen la totalidad del acuerdo establecido entre COLVATEL y EL OFERENTE. Prevalecerán frente a cualquier otro documento, y por lo tanto EL OFERENTE no podrá alegar la existencia de acuerdo o entendimiento que no esté expresamente consagrado en éstos.

1.24.2. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo de ejecución del contrato será de veinticuatro (24) meses, contados a partir de la suscripción del acta de inicio de implementación del servicio de outsourcing para COLVATEL de la elaboración y procesamiento de la nómina.

1.24.3. OBLIGACIONES DEL OFERENTE: EL OFERENTE se obliga con COLVATEL, a cumplir las obligaciones que se deriven de la naturaleza del contrato y que requieran para la ejecución del mismo, en especial pero no exclusivamente a: 1) Cumplir el objeto del contrato.

2) El OFERENTE acepta que las obligaciones contenidas en estos términos de

referencia se hacen extensivas a todo el personal a su cargo que preste sus servicios en la ejecución del contrato que se suscriba. COLVATEL o quien está designe, podrá verificar en cualquier momento y con la metodología que considere, las mencionadas obligaciones, para lo cual EL OFERENTE deberá

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suministrar la información que sea solicitada y cumplir con los planes o actividades consecuencia de estas verificaciones.

3) Procesamiento de todas las novedades de personal tales como anticipo, prestaciones sociales, vacaciones, incapacidades, licencias remuneradas y no remuneradas, licencias por maternidad, paternidad, luto, calamidad doméstica, incapacidades, primas semestrales, cesantías, intereses a las cesantías, vacaciones, bonificaciones, descuentos de parafiscales, descuentos a la seguridad social, retención en la fuente, auxilio de transporte, incrementos, retroactivos, reliquidaciones, liquidación y pago por fallos judiciales, ajustes, entre otros.

4) Elaboración de las planillas de pensión voluntaria, cuentas AFC, Embargos judiciales, planilla y archivo plano Seguridad Social (pagos a EPS, fondos de pensiones, ARL y parafiscales) incluyendo en general todos los pagos derivados del contrato de trabajo, como mínimo pero sin limitarse a salarios, prestaciones sociales, auxilio de transporte, vacaciones, indemnizaciones, bonificaciones, entre otros.

5) Elaboración de la liquidación de prestaciones sociales de cada empleado cuando se requiera, provisiones, interfaz contable, pagos a terceros, informes contables, medios magnéticos para la DIAN, DANE, UGPP, etc.

6) Elaboración del cálculo mensual y recalculo semestral del porcentaje de retención en la fuente, elaboración de certificados de ingresos y retenciones anuales, entre otros.

7) Entregar con la periodicidad que COLVATEL solicite, la información que le permita llevar un control de las afiliaciones a cada EPS, AFP, CAJA DE COMPENSACIÓN, con sus correspondientes novedades, inclusiones, exclusiones o traslados, para el afiliado.

8) Realizar la liquidación y generar los medios magnéticos requeridos por las EPS, ARL, SENA, ICBF y CAJAS DE COMPENSACIÓN, FONDOS DE PENSIONES, FONDOS DE CESANTÍAS para su pago oportuno.

9) Elaborar en un lapso no mayor a dos (02) días hábiles, desde que sea requerido por COLVATEL, la liquidación final de acreencias laborales de los empleados de COLVATEL que se le haya dado por finalizado su contrato laboral.

10) El oferente, debe asegurar que para la prestación del servicio requerido, en todo momento se dé aplicación de la normatividad laboral vigente al momento de la desvinculación del respectivo empleado.

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11) El oferente se obliga a dar cumplimiento a todas las etapas contenidas en la implementación, teniendo en cuenta que se establecen dos (2) meses para el proceso de implementación, durante los cuales se realizarán dos paralelos de liquidación y cierre contable de nómina, con pruebas completas de interface y archivos planos, para ello deberán cumplirse las siguientes etapas:.

Descripción Tiempo

Diseño y prueba del archivo plano para pagos en bancos

Mes 1

Diseño y prueba del archivo plano para interface contable de nómina

Mes 1

Cargue de acumulados a la fecha de inicio de la implementación (2017 completo y los meses que corresponda al año 2018)

Mes 1

Paralelos de nómina y cierre contable (2) Mes 1 y 2

Salida en vivo Mes 3

12) Informar de manera inmediata a COLVATEL en el evento que se produzcan

cambios a nivel organizacional o societario del OFERENTE.

13) Programar las actividades que deba desarrollar para el cumplimiento del objeto del contrato en concordancia con COLVATEL.

14) EL OFERENTE deberá enviar la pre nómina del anticipo a COLVATEL (03) tres días hábiles antes de la fecha de pago y deberá enviar la pre nómina de la nómina a COLVATEL con (05) cinco días hábiles antes a la fecha de pago, para que COLVATEL realice la revisión y aprobación.

15) EL OFERENTE luego de recibir la aprobación de COLVATEL deberá generar el archivo plano de bancos el mismo día de dicha aprobación, para la dispersión de la nómina por parte de COLVATEL.

16) Rendir y elaborar los informes y conceptos que se soliciten durante el desarrollo de la ejecución del contrato dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al requerimiento. Cuando se trate de informes que requieran desarrollos nuevos, EL OFERENTE informará a COLVATEL el tiempo de desarrollo y tiempo de entrega de los mismos.

17) Suministrar, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes: reportes mensuales de novedades de personal (ingresos y salidas), permisos, incapacidades, sanciones, ausentismo, licencias, vacaciones, suspensiones etc. La presentación es estadística del mes.

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18) Liquidar de manera exacta, la totalidad de los conceptos de nómina de COLVATEL, incluyendo todos los conceptos de pago, descuentos requeridos en el proceso de la liquidación de la nómina, de acuerdo a las necesidades de COLVATEL, a las normas legales vigentes y fechas previstas.

19) Recibir, capturar, procesar y validar las novedades reportadas por COLVATEL de acuerdo al cronograma establecido de común acuerdo entre las partes, respetando siempre los tiempos y horarios establecidos para la entrega de la información.

20) Parametrizar las variables que permitan formular lo pertinente al procesamiento exacto de la liquidación de la nómina, prestaciones sociales, vacaciones, cesantías, intereses a las cesantías, primas, auxilio de transporte, descuentos, pagos de Ley, provisiones, indemnizaciones, indemnizaciones retroactivas, retención en la fuente, y en general todos los pagos y descuentos derivados del contrato de trabajo de los trabajadores de COLVATEL, así como su interfaz y conciliación contable para el registro financiero y la elaboración de los archivos correspondientes para el pago electrónico en Tesorería de COLVATEL a los trabajadores, entidades prestadoras de servicios de salud, pensión y administradoras de fondos de pensiones, administradoras de fondos de cesantías, administradora de riesgos profesionales, pago de aportes parafiscales a la Caja de compensación Familiar, pagos a terceros relacionados con los procesos de liquidación de nómina, de acuerdo a la normatividad vigente y los cambios que por ley sean necesarios efectuar.

21) Atender y resolver en un máximo de un (01) día hábil, las reclamaciones efectuadas por los trabajadores de COLVATEL con respecto a la liquidación de los diferentes conceptos de nómina.

22) En cuanto a la liquidación de embargos judiciales dictados por un Juez de la República en contra de alguno de los empleados vinculados con la entidad deben quedar registrados de manera histórica, así como los cobros que se hacen a los empleados por cada embargo y producir, de acuerdo a la periodicidad de descuento, los archivos y documentos soportes para el pago y consignación de estos descuentos en la sección depósitos judiciales del Banco Agrario de Colombia.

23) Generar la información del cierre contable (interfaz, anexos, seguridad social, consolidados de prestaciones sociales, reporte de gastos de personal por centro de costo y distribución de costos, informe de retención en la fuente, entre otros), a más tardar dos días hábiles antes del último día hábil del mes, la cual será validada por el área contable de COLVATEL.

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24) Generar la información de conciliación contable en los formatos autorizados por COLVATEL donde se cruce la información de cuentas de nómina en la contabilidad de COLVATEL con los saldos del aplicativo del OFERENTE, analizar y explicar diferencias o variaciones a más tardar el tercer día hábil del mes correspondiente a la información del mes inmediatamente anterior, la cual será validada por el área contable de COLVATEL.

25) COLVATEL espera que EL OFERENTE expida los certificados de tiempo laborado, ingresos y retenciones de los empleados, a través de un módulo de autogestión.

26) Generar un reporte semestral sobre el consolidado de vacaciones disfrutadas o compensadas, incapacidades, ausentismos, licencias no remuneradas, licencias de maternidad, paternidad, licencia por luto, calamidad doméstica, sanciones, traslados de fondos de pensiones y EPS.

27) Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada para el desarrollo del objeto del contrato.

28) Radicar las facturas dentro de los plazos establecidos.

29) Disponer de los requerimientos físicos, tecnológicos y de personal necesarios para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas del contrato.

30) Diseñar los formatos de liquidación y pagos de nóminas, manejo de soportes y control de Bancos de acuerdo con los requerimientos específicos de COLVATEL.

31) Informar a COLVATEL en forma oportuna, el monto de la liquidación periódica de la nómina para que éste proceda a realizar los pagos correspondientes.

32) Procesar mensualmente los consolidados de prestaciones sociales legales y extralegales para determinar el pasivo laboral real de COLVATEL e informárselo a éste.

33) Liquidar y diligenciar los formularios para que COLVATEL proceda al pago de sus obligaciones laborales ante las entidades de Fondos de Pensiones Voluntarias y entidades con cuentas AFC, embargos judiciales el siguiente día hábil posterior al pago de la nómina.

34) EL OFERENTE se obliga a dedicar tiempo para atender los requerimientos de información de las entidades fiscalizadoras, de seguridad social y parafiscales, de control y vigilancia, de las auditorías externas e internas, de los órganos internos de la compañía, y demás solicitudes adicionales en los cuales sea requerido COLVATEL.

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35) Liquidar y realizar la transmisión a COLVATEL, (vía internet) de acuerdo al medio

establecido (mail, archivos planos, etc.), en los plazos establecidos para el pago de prestaciones sociales, vacaciones y demás derechos laborales que se abonan en cuenta, o suministrar la información pertinente para el pago de aquellas prestaciones, vacaciones y demás derechos laborales que no sean abonadas en cuenta, mediante giro directo. La liquidación mensual de la nómina incluirá igualmente la aplicación de descuentos o deducciones a favor de terceros debidamente aprobados por cada empleado o soportados por mandatos legales, normas de obligatorio cumplimiento o actos administrativos que así lo ordene.

36) Emitir periódicamente la totalidad de la información requerida para propósitos contables de COLVATEL, en medio magnético y físico, según especificaciones previamente entregadas por éste.

37) Preparar y elaborar anualmente la información de medios magnéticos de la DIAN relacionados con nómina y pagos laborales a empleados y pagos a terceros.

38) Elaborar semestralmente el cálculo de la Retención en la Fuente a que haya lugar, aplicando para ello el sistema de liquidación que se determine con COLVATEL.

39) Elaborar anualmente los certificados de ingresos y retenciones de los empleados de COLVATEL y hacer entrega oportuna de los mismos y de las demás certificaciones que exija la ley al respecto.

40) Elaborar la exportación de la información administrada por el programa de nómina del OFERENTE al sistema financiero de COLVATEL a través de archivos planos y/o interfaces, según los procedimientos establecidos por las partes.

41) Atender las consultas requeridas por el personal asignado por COLVATEL, necesarias para el adecuado desarrollo de la operación normal del proceso de nómina y la administración de la misma.

42) Permitir y facilitar que cada uno de los pasos del proceso de B.P.O de nómina sean auditados por COLVATEL en cualquier momento.

43) Garantizar la confiabilidad y exactitud de los reportes generados para COLVATEL.

44) Reportar a COLVATEL por escrito y en forma inmediata las deficiencias o anomalías que detecte respecto a los compromisos adquiridos en el contrato por parte de COLVATEL, así como las sugerencias que estime convenientes sobre posibles mejoras.

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45) Enviar mensualmente los comprobantes de pago el mismo día del abono de la nómina, al correo electrónico corporativo de cada uno de los empleados de COLVATEL. Para tal fin COLVATEL se compromete a notificar por correo electrónico a EL OFERENTE del pago exitoso de la nómina para que este pueda proceder con el envío correspondiente de los comprobantes de pago. Los comprobantes de pago de cada empleado que debe incluir: sueldo básico, variables, bonificaciones, incentivos, recargos, días cancelados, descuentos realizados y netos a cancelar, según el formato acordado previamente entre las partes y en el periodo de causación de prestaciones sociales y vacaciones el registro de las mismas.

46) Entregar informes gerenciales mensuales y detalles de los niveles de servicio: mejoras o acciones correctivas, cumplimiento de los compromisos pactados, indicadores de liquidación, indicadores de seguridad social – voluntarios, gestión de requerimientos, pruebas y control de cambios. Si la autoliquidación de seguridad social es cancelada por fuera de fechas de ley por causas comprobadas imputables al OFERENTE la gestión del B.P.O, éste se compromete a reconocer las cifras por intereses de mora que ese pago tardío genere. Las demás que se desprendan de la ley o del contrato.

47) EL OFERENTE se obliga a informar a COLVATEL de manera oportuna sobre cualquier modificación en la normatividad legal que afecte el objeto del contrato. EL OFERENTE para tales efectos liquidará la nómina aplicando las modificaciones en la normatividad legal que apliquen, luego COLVATEL deberá enviar por correo electrónico a COLVATEL la aprobación final de la liquidación de la nómina para que EL OFERENTE pueda elaborar los archivos planos correspondientes y COLVATEL pueda realizar el respectivo pago de la nómina a sus colaboradores.

48) Validar y dar cumplimiento el anexo técnico, el cual hace parte integral de los términos de referencia. (Anexo No 6).

1.24.4. PROHIBICIÓN DE CESIÓN Y SUBCONTRATACIÓN: El contrato no podrá cederse sin previa autorización expresa y escrita por parte de COLVATEL.

1.24.5. TERMINACIÓN DEL CONTRATO: Sin perjuicio de las causales legales y de la facultad de terminación anticipada estipulada en el contrato, COLVATEL podrá dar por terminado el contrato siempre que se presente el incumplimiento de alguna de las obligaciones derivadas de este contrato por parte del OFERENTE. No obstante lo anterior, COLVATEL podrá iniciar las acciones legales pertinentes de hacer efectiva la garantía establecida a su favor y

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la cláusula penal compensatoria. El hecho aducido para terminar el contrato deberá comunicarse y justificarse por escrito a la parte incumplida. Así mismo, las partes podrán dar por terminado el contrato, sin previo requerimiento y sin lugar a indemnización alguna en cualquiera de los siguientes eventos:

a. Por mutuo acuerdo entre las partes b. COLVATEL podrá de manera terminar anticipadamente el contrato, en cualquier

tiempo, dando aviso al OFERENTE con una antelación mínima de 90 días calendario, sin que por esto haya lugar a indemnización alguna. COLVATEL pagará únicamente al OFERENTE las sumas correspondientes los bienes y servicios recibidos a satisfacción.

c. Por disolución o liquidación de COLVATEL o de EL OFERENTE d. Por incapacidad financiera.

e. Por incumplimiento de las obligaciones del OFERENTE. f. Por agotamiento del presupuesto estimado del contrato. g. Por el vencimiento del término de duración pactado, sin que las partes hayan

expresado su voluntad de prorrogarlo.

h. Por solicitud de autoridad competente. i. Las demás contempladas en el contrato suscrito entre las partes, los términos

de referencia de la invitación a contratar.

1.24.6. GARANTÍAS CONTRACTUALES El OFERENTE deberá amparar los siguientes riesgos: a) CUMPLIMIENTO: Por un valor asegurado del 20% del valor estimado del

contrato, antes de IVA, vigente desde la suscripción del contrato hasta la liquidación del mismo.

b) CALIDAD DEL SERVICIO: Por un valor asegurado del 15% del valor estimado del contrato, antes de IVA, con vigencia igual a la duración del mismo y tres (3) años más.

c) SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES: Por un valor asegurado del 20% del valor estimado del contrato, antes de IVA, vigentes desde la suscripción del contrato, durante el plazo de ejecución, liquidación y 3 años más.

1.24.7. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de incumplimiento total o parcial de cualquiera de las obligaciones del OFERENTE, se generará a su cargo el pago de una cláusula penal pecuniaria, cuyo monto será del 20% del valor del contrato. La pena no exime al OFERENTE del cumplimiento de la obligación principal, ni del pago de los perjuicios que superen el

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valor de este porcentaje, en los términos del artículo 1594 del Código de Civil y demás normas concordantes. COLVATEL podrá descontar el valor de la cláusula penal pecuniaria de las sumas que le adeude al OFERENTE por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, EL OFERENTE se obliga a consignar en la cuenta que COLVATEL indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. EL OFERENTE renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en mora.

1.24.8. PROPIEDAD INTELECTUAL El OFERENTE debe garantizar que la propiedad intelectual que aporte en la ejecución del contrato es de su propiedad o se encuentra debidamente licenciada, y por tanto, librará a COLVATEL de cualquier violación de la misma. En caso de reclamación EL OFERENTE asumirá totalmente la responsabilidad. En todo caso, se respetarán los derechos de propiedad intelectual de las partes, de conformidad con lo señalado en la ley.

1.24.9. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD SOCIAL, APORTES PARAFISCALES Y SALUD Y SEGURIDAD Y EN EL TRABAJO

El OFERENTE deberá dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con el pago de las obligaciones laborales y afiliación al Sistema de Seguridad Social: Administradora de Riesgos Laborales (ARL), Entidad Prestadora de Salud (EPS) y Administradora de Fondo de Pensiones (AFP) y aportes parafiscales en relación con el personal que ocupe en Colombia para la ejecución del contrato, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas El OFERENTE deberá presentar ante el supervisor del contrato junto con la factura, la certificación de revisor fiscal o contador público, según el caso, en la que conste los pagos de las obligaciones laborales y los aportes a la ARL, EPS y AFP, parafiscales (ICBF, SENA, Cajas de Compensación y CREE, cuando a ello haya lugar conforme con el articulo 25 Ley 1607 de 2012), o en su defecto, deberá entregar al supervisor del contrato dentro del mismo plazo fotocopia de los formularios de afiliación y pago a las mencionadas entidades.

1.24.10. EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL

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No se constituye vínculo laboral alguno entre COLVATEL y el personal que EL OFERENTE ocupe para el cumplimiento del objeto contractual. Éste dispone de autonomía y libertad administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable por la vinculación del personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta y riesgo, sin que COLVATEL adquiera responsabilidad alguna.

1.24.11. CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS SOBRE GESTIÓN AMBIENTAL El OFERENTE deberá dar estricto cumplimiento a las normas legales vigentes sobre gestión ambiental en lo que se requiera y obligue de acuerdo con el objeto contratado. En virtud de lo anterior le corresponde, entre otras obligaciones, realizar las actividades relativas a identificar, analizar y evaluar peligros, a gestionar y controlar los riesgos, a mitigar, corregir o compensar los impactos y efectos ambientales que puedan afectar a las personas, propiedades o medio ambiente, y en el caso que se requiera por el objeto contratado, obtener los permisos requeridos por las autoridades ambientales según la jurisdicción correspondiente a la zona de ejecución del contrato. Estas obligaciones se extienden a sus subcontratistas. COLVATEL podrá verificar su cumplimiento durante la ejecución del contrato, para cuyo efecto EL OFERENTE le suministrará la información correspondiente.

1.24.12. HABEAS DATA Cuando para la debida ejecución del contrato, EL OFERENTE deba acceder, consultar, almacenar y/o administrar bases de datos de COLVATEL que contengan información personal de sus clientes, proveedores, trabajadores, OFERENTES o accionistas, entre otros, previos los permisos concedidos para el efecto, EL OFERENTE se obliga a disponer los medios necesarios para observar, cumplir e instruir al personal que ocupe para la ejecución del contrato, independientemente de la forma de vinculación del mismo sobre los principios de administración de datos de terceros, tales como: veracidad, finalidad, acceso y circulación restringida, temporalidad, seguridad, confidencialidad, libertad y transparencia, conforme con lo establecido en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, la Resolución 3066 de 2011 de la CRC y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. En consecuencia, EL OFERENTE debe entender y aceptar que a partir del momento en que COLVATEL le suministre cualquier base en donde reposen datos personales de sus clientes, proveedores, trabajadores, contratistas o accionistas, entre otros, asume la calidad de encargado de su tratamiento y en consecuencia solo hará uso de los datos para las finalidades establecidas al momento de su entrega. En tal sentido, se obliga a cumplir con las disposiciones que en relación con la protección de datos personales se encuentran consagradas en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, la Resolución 3066 de 2011 de la CRC y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

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1.24.13. PAGO POR COMPENSACIÓN: Si en el momento que EL OFERENTE presente una factura a COLVATEL existe una cuenta a cargo del OFERENTE y a favor de COLVATEL, por cualquier concepto tales como: sin limitarse a ellos, descuentos, multas, penalizaciones, señalados en el contrato, se faculta a COLVATEL a compensar de las sumas a pagar al OFERENTE, los valores que EL OFERENTE le adeude. Dicha cuenta a cargo del OFERENTE y a favor de COLVATEL, será notificada al mismo, quien tendrá quince (15) días para justificar las razones por las cuales no debe aplicarse la compensación. Si al cabo de los quince (15) días calendario siguiente a la notificación, las explicaciones dadas o los soportes presentados no son satisfactorios para COLVATEL, se procederá a efectuar la compensación de las deudas. De esta forma EL OFERENTE acepta expresamente que el pago de la factura puede efectuarse mediante la aplicación automática de la compensación de deudas, tal y como lo establece el artículo 1715 del Código de Comercio. Para tales efectos, las partes acuerdan expresamente que la compensación opera de forma automática independientemente que estuviera aún vigente el plazo para el pago de alguna o algunas de las obligaciones a compensar, por lo que las partes expresamente consienten que estas serán en ese momento y en forma automática, totalmente exigibles. En caso que una vez verificada la compensación quedará un saldo a favor de COLVATEL. La parte obligada se compromete a asumir esta diferencia en forma inmediata.

1.24.14. INDEMNIDAD Los daños y perjuicios que EL OFERENTE, su personal o sus dependientes o trabajadores, accionistas, Beneficiarios Reales y Administradores ocasionen en desarrollo del contrato de colaboración, a terceros o a COLVATEL, bien sea a las personas o a las cosas de ellos, serán reconocidos y pagados directamente por EL OFERENTE, totalmente a sus expensas. Así las cosas, EL OFERENTE deberá reembolsar directamente a COLVATEL los valores que ésta se vea obligada a pagar por estos conceptos, y por lo tanto COLVATEL queda autorizada para deducir de los pagos que deba efectuar AL OFERENTE las sumas necesarias para el pago de estos daños o las sumas que haya debido pagar por causa de ellos. En virtud de lo anterior EL OFERENTE se compromete y obliga a salir en defensa de COLVATEL, cuando se presenten reclamaciones administrativas laborales o judiciales ante cualquier jurisdicción, por parte de los trabajadores que EL OFERENTE haya designado para prestar sus servicios, razón por la cual exime a COLVATEL de todo tipo de responsabilidad que se pueda llegar a originar con ocasión al servicio prestado por el OFERENTE.

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1.24.15. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO El contrato se liquidará por las partes dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminación.

1.24.16. DOMICILIO Para todos los efectos, el domicilio contractual será Bogotá D.C.

1.24.17. SUPERVISIÓN Durante la ejecución del contrato, COLVATEL podrá realizar visitas a las instalaciones del OFERENTE, cuando lo considere necesario como parte de la gestión de supervisión y control a la correcta ejecución del contrato, con el fin de evaluar y efectuar aseguramiento de ambientes de controles básicos que tenga implementados EL OFERENTE para el cumplimiento de sus obligaciones frente a la Empresa, cuando por las características del contrato se requieran.

1.24.18. VALOR DEL CONTRATO. El valor del contrato es indeterminado, pero determinable, en razón al valor final que se determinará en función de la cantidad de los empleados procesados al mes, (Valor Unitario por Empleado x la cantidad de empleados procesados al mes), de conformidad a los valores establecidos en el Formato de Propuesta Económica Anexo No 4. El valor estimado del contrato para los veinticuatro (24) meses de servicio, asciende a la suma de $200.000.000 (DOSCIENTOS MILLONES DE PESOS).

1.24.19. MODIFICACIONES Y ADICIONES: Cualquier modificación o adición que las partes realicen sobre el contenido o alcance del contrato deberá constar por escrito, en documento debidamente suscrito por las partes.

1.24.20. APLICACIÓN DE NORMAS SOBRE SEGURIDAD INDUSTRIAL, SALUD OCUPACIONAL Y GESTIÓN AMBIENTAL:

Es responsabilidad del OFERENTE, con cargo a sus propios recursos, dar estricto cumplimiento a las normas legales vigentes que regulan la Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Gestión Ambiental, en cuanto sea aplicable para el desarrollo del objeto del contrato.

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PARÁGRAFO PRIMERO: EL OFERENTE goza de plena autonomía para identificar los riesgos de la actividad a su cargo, definir los programas de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Gestión Ambiental y fijar los seguimientos y controles de los mismos. En este sentido, COLVATEL no será responsable por omisiones derivadas de estas actividades. PARÁGRAFO SEGUNDO: EL OFERENTE acepta que estas obligaciones se hacen extensivas a sus subcontratistas y a todo aquel que preste sus servicios en la ejecución del contrato. El supervisor del contrato, podrá verificar en cualquier momento y con la metodología que considere, las mencionadas obligaciones, para lo cual EL OFERENTE deberá suministrar la información que sea solicitada.

1.26.30. CLÁUSULA AMBIENTAL: EL OFERENTE deberá asumir en desarrollo del contrato, un comportamiento socialmente responsable frente al uso racional y eficiente de los recursos naturales. Por tal motivo se compromete a: 1. Adoptar oportunamente, las medidas preventivas tendientes a reducir, controlar,

eliminar y/o mitigar los impactos ambientales ocasionados durante la ejecución de las actividades objeto del contrato.

2. Instruir a sus dependientes en materia de buenas prácticas ambientales. 3. Dar cumplimiento a la normatividad ambiental vigente para la actividad realizada 4. Realizar prácticas de buena Gestión Ambiental tales como:

a) Mantener actualizado a su personal en temas de Gestión Ambiental, Saneamiento Básico, Salud Ocupación y Seguridad Industrial.

b) Dar estricto cumplimiento a las directrices impartidas por el Área de Gestión Ambiental de la compañía.

1.26.31. CLAUSULA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL: COLVATEL apoya la protección de los derechos humanos, la igualdad de género y la erradicación del trabajo infantil. Por tal motivo, al OFERENTE le está prohibido:1) agredir la integridad personal de sus empleados o dependientes, mediante la utilización de vocabulario soez o comportamientos irrespetuosos hacia alguno de ellos; 2) impedir el desarrollo de alguna de las actividades objeto del contrato a uno de sus empleados o dependientes en razón de su género; 3) emplear personal menor de edad en el desarrollo de las actividades a su cargo.

1.26.32. GASTOS:

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Serán por cuenta del OFERENTE el valor de las primas de las garantías constituidas y los costos que implique su ampliación, prórroga o modificación, así como el pago del cien por ciento (100%) del valor del Impuesto de Timbre, en caso que éste llegare a causarse, así como los gastos generados por el reconocimiento de texto y autenticación de la firma del contrato por parte del OFERENTE. PARÁGRAFO: COLVATEL se encuentra exenta del impuesto de timbre, en razón a su naturaleza jurídica de empresa de servicios públicos de carácter mixta

CAPÍTULO II 2. PRECISIONES A LAS CONDICIONES FINANCIERAS En atención a que el contrato se ejecutará mediante la administración de un cupo de recursos económicos asignado, las siguientes son las Condiciones Financieras Generales de Contratación que regirán al presente proceso, de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en el presente documento. 2.1 PRECIOS COLVATEL solicita que el servicio objeto de la presente contratación sea cotizado bajo el sistema de precios unitarios; esto quiere decir que los precios permanecerán fijos durante cada anualidad de ejecución del contrato, terminada cada anualidad, se reajustará el precio incrementándole el IPC del año inmediatamente anterior. Serán por cuenta del oferente y se considerarán incluidos como parte del precio, todos los impuestos, derechos, tasas y contribuciones de cualquier orden, vigentes en la fecha de suscripción del contrato. Si durante la ejecución del contrato, los impuestos aumentan o se crean nuevos, serán asumidos por quien corresponda de acuerdo con la Ley; si disminuyen o se suprimen se pagará sobre lo efectivamente causado. De todo pago o abono en cuenta, COLVATEL hará las retenciones de ley a que haya lugar. 2.2 VALOR DE LA OFERTA Para la presentación de la propuesta el oferente deberá expresar el valor de la oferta por todos los bienes y servicios requeridos por COLVATEL, conforme a lo dispuesto en el anexo No. 4. “Formato de Propuesta Económica”. 2.3 CUBRIMIENTO DE LA OFERTA

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El valor de la oferta deberá incluir todos los servicios requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance de la presente invitación. Todos los costos, gastos, honorarios y demás egresos que sean necesarios para el cumplimiento de las obligaciones por parte del OFERENTE, deberán quedar incluidos en su oferta económica, previo análisis que efectúe el oferente por su cuenta y riesgo, de manera que aquellos costos, gastos, honorarios y demás egresos no previstos en la oferta, no serán asumidos por COLVATEL, ni cargados a ésta de forma alguna. 2.4 AJUSTE DE PRECIOS El valor de la oferta presentada no será incrementado durante la vigencia del contrato, salvo lo indicado en el numeral 2.1 del presente documento. 2.5 IMPUESTOS Y FACTURACIÓN 2.5.1 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS El OFERENTE debe discriminar con exactitud el precio correspondiente de los bienes y servicios objeto de la oferta y el valor del impuesto sobre las ventas que afecte la misma, indicando la base sobre la cual se liquida de acuerdo con las normas vigentes en la fecha de presentación de la oferta. En el evento que el oferente no discrimine el IVA y se cause dicho impuesto, COLVATEL lo considerará incluido en el valor de los bienes y servicios relacionados en la oferta. En la cláusula de precio del contrato se deberán discriminar los conceptos que lo conforman y el IVA, si éste se causa. 2.5.2 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA

RENTA E IVA APLICABLE A OFERENTES NACIONALES El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre la Renta e IVA, se determinará de conformidad con la normatividad vigente, habiéndose establecido previamente, si EL OFERENTE es declarante o no del impuesto sobre la renta, si es gran Contribuyente o Autorretenedor y el régimen de impuesto a las ventas al cual pertenece (común o simplificado) o si vende o presta servicios excluidos del IVA. 2.5.3 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO DE

INDUSTRIA Y COMERCIO El OFERENTE deberá informar el régimen del impuesto de industria y comercio al cual pertenece (común o simplificado), la actividad económica y la tarifa del impuesto de industria y comercio en Bogotá, D.C., o en las ciudades del país que le corresponda.

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En caso de no informarla, le será asignada la tarifa de retención más alta, la cual se aplicará al momento que se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta. En este orden de ideas EL OFERENTE deberá informar los valores y lugares de las actividades gravadas realizadas en desarrollo del contrato. 2.5.4 RETENCIÓN A TÍTULO DE IMPUESTO DE TIMBRE De conformidad con en el parágrafo 2° del artículo 519 del Estatuto Tributario, a partir de 2010 la tarifa aplicable por concepto del Impuesto de Timbre será del 0%. En caso de ser aumentada, deberá ser asumida por EL OFERENTE en un porcentaje correspondiente al 50%, toda vez que COLVATEL se encuentra exenta del pago de dicho impuesto, de acuerdo con lo establecido por los artículos 532 y 533 en concordancia con la sentencia C-736 de 2007 proferida por la Corte Constitucional. 2.5.5 REQUISITOS EN LA FACTURACIÓN El OFERENTE estará obligado a informar al momento de la facturación el régimen de impuesto sobre las ventas al cual pertenece (común o simplificado), si los servicios que presta se encuentran excluidos del IVA y si es declarante o no del Impuesto sobre la Renta, si es gran contribuyente o autorretenedor de Renta y las disposiciones que lo autorizan. Si el OFERENTE factura a través de apoderado, el documento deberá expresar que se expide por cuenta y a nombre del poderdante. Se debe tener en cuenta que si EL OFERENTE pertenece al régimen común del impuesto sobre las ventas, debe cumplir con la obligación de facturar con el lleno de los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario. EL OFERENTE deberá realizar la facturación a COLVATEL de acuerdo con las normas legales vigentes y siguiendo las indicaciones formales que describen el contenido de la factura en materia tributaria y de presentación. 2.6 FORMA DE PAGO Se debe radicar factura por parte del proveedor, al finalizar el mes en el que presta el servicio, el pago de la factura en COLVATEL se realizará dentro de los treinta (30) días contados a partir de la fecha de radicación, siempre y cuando ésta cumpla con la totalidad de los requisitos y cuente con la certificación del pago aportes de Seguridad social y parafiscales debidamente expedido y firmado por Revisor Fiscal. 2.7 ABONO DE PAGO A OFERENTES

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El OFERENTE deberá notificar a COLVATEL por escrito con una antelación de cinco (5) días hábiles el número de cuenta, modalidad de ésta (ahorro o corriente), y entidad financiera a la que deben abonarse los pagos. Así mismo, en el evento de cambio de la cuenta, EL OFERENTE deberá informar de inmediato y por escrito al supervisor del contrato, con una antelación de cinco (5) días hábiles. 2.8 REINTEGRO DE DINEROS POR PARTE DE LOS OFERENTES CUANDO

SE IDENTIFIQUEN MAYORES VALORES ENTREGADOS POR CUALQUIER CONCEPTO.

Cuando se identifiquen mayores valores entregados por cualquier concepto, éstos deben ser desagregados y reintegrados a COLVATEL; para tal efecto, se emitirá una cuenta de cobro por parte de COLVATEL, con visto bueno del supervisor del contrato, previa liquidación e indexación por parte de la Gerencia Financiera. El pago de estos valores será descontado de los valores que se adeuden al OFERENTE por cualquier concepto, en caso de no adeudar dineros al OFERENTE o que estos sean insuficientes para el respectivo pago, EL OFERENTE deberá consignar dichos valores dentro del plazo establecido. La metodología que se adelantará para calcular el valor a reintegrar es la siguiente:

Se determinará la fecha en que se efectuó el respectivo pago.

Se determinará el mayor monto pagado en pesos colombianos.

Se determinará la fecha de devolución por parte del OFERENTE.

Se indexará el monto en pesos entre la fecha en que se efectuó el respectivo pago y la fecha de devolución, utilizando los índices de precios al consumidor en el ámbito nacional, para la República de Colombia certificados por el DANE para dicho período. En caso de no contar con la inflación correspondiente al período a actualizar se tomará el promedio mensual o diario corrido del año, según sea el caso, se hará el cálculo con base en ésta. Para el caso de enero, por no tener información que permita establecer el promedio, se tomará la del mismo período del año inmediatamente anterior. Para este cálculo se incluye el valor del IVA correspondiente.

En el evento en que EL OFERENTE no efectúe el reintegro en la fecha fijada para el efecto, COLVATEL aplicará intereses de mora liquidados a la tasa máxima de interés de mora certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia, vigente entre la fecha fijada para la devolución de los dineros y la fecha real de pago.

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CAPÍTULO III

3. EVALUACIÓN DEL OFERENTE Y LAS OFERTAS PRESENTADAS: COLVATEL designará un Comité Evaluador para calificar la oferta y presentará el resultado correspondiente. Durante el período de estudio de las ofertas, COLVATEL podrá solicitar al OFERENTE las aclaraciones y explicaciones que estime necesarias sin que haya lugar a que éste pueda adicionar o modificar las condiciones económicas o técnicas de su oferta. Las solicitudes de COLVATEL y las respuestas del OFERENTE deberán constar siempre por escrito. Todas las ofertas presentadas válidamente se analizarán bajo los mismos parámetros, para una selección objetiva que le permita asegurar la escogencia del (los) ofrecimiento(s) más favorable(s) para COLVATEL. En los casos que la oferta no esté acompañada de todos los documentos exigidos necesarios para la evaluación jurídica, técnica o financiera, o deba corregirse o aclararse alguno de los aportados, se requerirá por escrito al oferente para que en el plazo que se indique, lo allegue o corrija. Si no lo hiciere dentro del término establecido, la oferta será descartada. 3.1 EVALUACIÓN JURÍDICA DEL OFERENTE COLVATEL realizará la evaluación de los OFERENTES de acuerdo a la revisión de, la documentación solicitada en el numeral 1.14. “Documentos Integrantes de la Oferta”, numeral 1.14.1 “De carácter Jurídico”, de la presente Solicitud Pública de Ofertas. La falta de cualquiera de los documentos deberá ser subsanada en el término indicado por COLVATEL. Este aspecto no dará puntaje, pero habilitará o inhabilitará jurídicamente la propuesta. Para que la oferta pueda ser evaluada, EL OFERENTE debe encontrarse a paz y salvo por todo concepto en sus relaciones o vínculos comerciales con COLVATEL si los hubiera a la fecha de presentación de la oferta. 3.2 EVALUACIÓN FINANCIERA DE LAS OFERTAS COLVATEL realizará la evaluación de los OFERENTES de acuerdo a la revisión de la información financiera solicitada en el numeral 1.14. “Documentos integrantes de la Oferta”, numeral 1.14.2. “Información Financiera”.

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La verificación del cumplimiento de las condiciones financieras es un requisito habilitante para la participación en el proceso de selección y no otorga puntaje. 3.3. EVALUACIÓN TÉCNICA

COLVATEL realizará la evaluación de los OFERENTES de acuerdo a la revisión de, la

documentación solicitada en los numerales 1.15 “Información técnica” y 1.15.1.

“Estructura tecnológica”, como se establece a continuación: 3.3.1. Información Técnica. La verificación del cumplimiento de la información técnica exigida es un requisito habilitante para la participación de la propuesta en el proceso de selección y no otorga puntaje. 3.3.2. Estructura Tecnológica La información de la estructura tecnológica se evaluará con base en la premisa de “cumple” o “no cumple”. Adicionalmente, la estructura tecnológica de los oferentes se evaluará en la visita técnica, y se presentará un concepto técnico, en el cual se indique si el OFERENTE cumple o no cumple. 3.3.3. VISITA TÉCNICA COLVATEL llevará a cabo la visita técnica en las instalaciones del oferente, ubicadas en la ciudad de Bogotá, en la misma se evaluarán los siguientes aspectos, sobre la premisa de cumple o no cumple: a) Estructura tecnológica b) Estructura organizacional c) Sede del oferente en la ciudad de Bogotá y procesos de nómina y contabilidad llevados a cabo en esa ciudad. d) Se verificará la participación y atención de requerimientos por parte del OFERENTE a entes de control de seguridad social, UGPP y otros. En caso de determinarse divergencia entre la información contenida en la oferta y los resultados de la visita técnica, COLVATEL tendrá la facultad de rechazar la oferta.

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3.4. EVALUACIÓN ECONÓMICA DE LAS OFERTAS Las ofertas económicas se evaluarán de acuerdo a los valores cotizados en el Formato de Propuesta Económica (Anexo 4), descripción que será la única que se tendrá en cuenta para el cálculo del costo de la oferta. Se adjudicará el proceso a la oferta que presente el menor precio por valor unitario por empleado, IVA incluido, siempre que previamente haya cumplido con todos los requisitos habilitantes antes mencionados. En caso de empate, prevalecerá la empresa que certifique mayor experiencia y capacidad operativa a nivel tecnológico, previamente comprobada. 3.5. ADJUDICACIÓN COLVATEL podrá abstenerse de adjudicar si existen razones que así lo justifiquen. Si opta por la adjudicación, se efectuará en la fecha establecida en el cronograma determinado por COLVATEL. Una vez surtida la etapa de negociación, COLVATEL procederá a realizar la adjudicación, que se hará con aquellos OFERENTES que cumplan con todos los requisitos, condiciones de servicio, personal, experiencia y los documentos solicitados en los presentes términos de referencia. COLVATEL no adquiere obligación legal de realizar la adjudicación con un OFERENTE determinado. La única obligación que adquiere con los OFERENTES interesados en el presente proceso, es estudiar las ofertas presentadas y, si lo estima pertinente, escoger la que más se ajuste a los intereses de COLVATEL, bajo criterios de seriedad, conveniencia, experiencia, transparencia y economía. En consecuencia, podrá declarar desierta la Solicitud Pública de Ofertas cuando las mismas no se ajusten a los términos de referencia o no cumplan con los intereses de COLVATEL. Los OFERENTES conocen y aceptan la presente condición, por lo que renuncian a exigir explicaciones sobre la evaluación y adjudicación de su oferta. El resultado del presente proceso de evaluación y selección será publicado en la página Web de COLVATEL www.colvatel.com.co. COLVATEL no responderá peticiones, correos, comunicaciones, etc., que provengan de los OFERENTES no seleccionados.

ANEXO No 1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA

http://www.colvatel.com.co/

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Lugar y fecha

Señores COLVATEL S.A. E.S.P.

La Ciudad

REF.: CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS Y ESPECIALIZADOS BAJO LA MODALIDAD B.P.O (BUSINESS PROCESS

OUTSOURCING), DE ELABORACIÓN Y PROCESAMIENTO DE LA NÓMINA DE LOS EMPLEADOS DE COLVATEL

ASUNTO: SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS _________

De acuerdo con lo que se estipula en esta solicitud de oferta, el suscrito __________________________ habiendo examinado cuidadosamente los documentos de la

contratación y sus adendas y recibidas las aclaraciones solicitadas, propone contratar la

prestación de servicios técnicos y especializados bajo la modalidad B.PO, de elaboración y procesamiento de la nómina de los empleados de COLVATEL. Los instructivos y descripciones,

etc., adjuntos a la oferta, son de carácter general; por lo tanto, toda modificación a la solicitud Pública de Oferta está expresamente indicada en nuestra oferta.

De ser aceptada nuestra oferta, nos comprometemos a suscribir un contrato de conformidad

con lo establecido en los documentos de la contratación y a presentar la documentación

requerida en la solicitud pública de ofertas. Ejecutaremos el contrato de acuerdo al valor señalado en nuestra oferta, en los plazos definidos en ésta, en las condiciones contractuales y

técnicas exigidas en la solicitud de oferta y previstas por las normas que rigen la contratación con COLVATEL S.A. E.S.P. y de conformidad con la aceptación de la oferta que se nos haga.

Mantendremos vigente nuestra oferta durante noventa (90) días calendario, contados desde la fecha de cierre de la contratación.

Declaramos que estamos libres de conflictos de intereses frente a COLVATEL S.A. E.S.P para

la participación en el proceso de contratación. Si durante la ejecución del contrato se llegare a

conocer una situación preexistente de conflicto de intereses, COLVATEL S.A. E.S.P podrá dar por terminado el contrato, sin indemnización alguna; y si tal situación de conflicto sobreviniere

luego del inicio del contrato, COLVATEL S.A. E.S.P podrá autorizar queEL OFERENTEceda el contrato a favor de un tercero que cumpla los requisitos exigidos en esta solicitud de oferta, o

dar por terminado el contrato con justa causa, en ambos casos sin derecho a indemnización.

Declaramos que el capital, inversiones y demás bienes que conforman la sociedad y la de sus

socios, así como los recursos que empleará en el desarrollo de las eventuales relaciones comerciales con COLVATEL S.A. E.S.P., provienen de actividades lícitas, siendo ésta una

condición indispensable para generar o mantener cualquier clase de relación contractual con COLVATEL S.A. E.S.P., siendo una consideración fundamental e indispensable relativa a la

persona.

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Igualmente que tenemos pleno conocimiento que COLVATEL S.A. E.S.P excluye de sus políticas la realización de pagos, entregas o dádivas a terceros o a sus empleados para obtener

beneficios en la celebración, adjudicación o acceso a información privilegiada, de manera que cualquier comportamiento o acción en este sentido no es aceptable y en caso de presentarse

dará lugar a la no suscripción o terminación de cualquier relación contractual, sin perjuicio de

las acciones legales que halla a lugar.

Declaramos finalmente que la información contenida en nuestra oferta es exacta y veraz, y que aportaremos las pruebas que COLVATEL S.A. E.S.P considere necesarias para verificar

su exactitud, y en caso de no ser ello satisfactorio para COLVATEL S.A. E.S.P, conforme a las exigencias de los documentos de la contratación, entendemos que nuestra oferta sea

eliminada.

Manifestamos expresamente que la información que tiene el carácter de reservada en la

presente oferta es la siguiente: ___________________________________________________________________________

_____________________________________________________________

Con fundamento en las siguientes normas: ___________________________________________________________________________

_____________________________________________________________ Atentamente,

Nombre de la compañía PROPONENTE: __________________________________

Nit.: ______________________________________________________________

Representante legal: _________________________________________________ Firma: ____________________________________________________________

Cédula de ciudadanía: _______________________________________________ Dirección del OFERENTE ______________________________________________

Ciudad: ___________________________________________________________

Teléfono (s): _______________________, Fax: ___________________________ E-mail: _________________________________________________________

Atentamente,

NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL

CARGO

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ANEXO 2 COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN

(NOMBRE DEL REPRESENTANTE DEL OFERENTE), en condición de representante legal de

(RAZÓN SOCIAL), manifiesto expresamente mi voluntad de asumir el presente COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

PRIMERA: Que la Compañía Colombiana de servicios de Valor Agregado y Telemáticos COLVATEL S.A. E.S.P. en adelante COLVATEL, realiza un proceso de SOLICITUD PÚBLICA

DE OFERTAS PARA LA SELECCIÓN DE EMPRESAS QUE PRESTEN EL SERVICIO DE ELABORACIÓN Y PROCESAMIENTO DE NÓMINA, EN LA MODALIDAD B.P.O.

SEGUNDA: Que es de mi interés apoyar la acción de COLVATEL para fortalecer la

transparencia en sus procesos de contratación, y la responsabilidad de rendir cuentas;

TERCERA: Que soy consciente de que el aseguramiento de la transparencia en los procesos contractuales redunda en beneficio no sólo de COLVATEL, sino de los propios participantes, en

cuanto garantiza que la adjudicación del contrato se hará a la oferta que ofrezca las mejores

condiciones;

CUARTA: Que como OFERENTE reconozco que la presentación de ofertas en este proceso, se efectúa en un entorno imparcial y competitivo y no sujeto a presiones o abusos;

QUINTA: Que conozco a cabalidad las condiciones generales de contratación de COLVATEL,

los términos de referencia o condiciones de Solicitud Pública de Ofertas y sus adendas, y las

reglas de juego establecidas, y reconozco que son equitativas y no favorecen a un OFERENTE en particular;

SEXTA: Que para participar en el proceso, la sociedad que represento ha estructurado una

oferta seria, con información fidedigna y una oferta económica ajustada a la realidad que

asegura la ejecución del contrato en las condiciones de calidad y oportunidad exigidas en los términos de referencia o condiciones de contratación;

SÉPTIMA: Que como OFERENTE estimo conveniente la formulación de un pacto explícito en

cuanto al acatamiento de las normas jurídicas y éticas que deben regir los procesos

contractuales y, por lo tanto, suscribo el presente documento unilateral que se regirá por las siguientes cláusulas:

CLÁUSULA PRIMERA: COMPROMISOS ASUMIDOS

Con la suscripción del presente documento asumo los siguientes compromisos: 1.1. Actuaré en el presente proceso de contratación con estricto apego a las normas jurídicas

y éticas propias de este tipo de procedimientos, y conforme a los principios de buena

fe, transparencia y equidad; 1.2. Me abstendré de realizar u ofrecer, directa o indirectamente pagos de comisiones o

dádivas, sobornos u otra forma de halago a empleado alguno de COLVATEL o de utilizar medios de presión con ocasión del proceso en el que participo;

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1.3. No permitiré que ninguno de mis empleados o agente comisionista independiente lo

haga en mi nombre; 1.4. Impartiré instrucciones y adoptaré todas las medidas necesarias para que todos mis

empleados y agentes, y cualesquiera otros representantes, no incurran en conductas violatorias del presente pacto, exigiéndoles en todo momento el cumplimiento de las

leyes de la República de Colombia, y especialmente de aquellas que rigen el presente el

proceso de selección y la relación contractual que podría derivarse del mismo, e impondré la obligación de no ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago corrupto a los

empleados de COLVATEL, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que puedan influir sobre dichos empleados;

1.5. Cumpliré con rigor las exigencias de COLVATEL en el curso del proceso de selección y utilizaré las oportunidades y mecanismos jurídicos que la Ley faculta para evitar

cualquier forma de abuso del derecho;

1.6. No celebraré acuerdos ni incurriré en actos o conductas que tengan por objeto coludir en el presente proceso de selección.

1.7. No utilizaré, en la etapa de evaluación de las ofertas, argumentos sobre incumplimiento de requisitos diferentes a los establecidos en los términos de referencia, para efectos de

buscar la descalificación de mis competidores o modificar el orden de elegibilidad de las

ofertas; 1.8. Denunciaré con la debida justificación y de manera inmediata ante las autoridades

competentes, las Directivas de COLVATEL, la Veeduría Distrital y los demás órganos de control, cualquier actuación irregular ejecutada por empleados de COLVATEL y/o los

OFERENTES.

CLÁUSULA SEGUNDA. CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO

En caso de incumplimiento de los compromisos que se adquieren bajo el presente documento, la sociedad que represento quedará inhabilitada por cinco (5) años para participar en cualquier

proceso de contratación de COLVATEL.

En constancia de lo anterior, lo suscribo en Bogotá, D. C., a los ___________________.

Nombre

C. C.

Representante Legal de _____________________

Nota: Este compromiso deberá ser firmado por el Representante Legal del OFERENTE y ser presentado como anexo de la oferta (este anexo no da puntaje).

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ANEXO 3 AUTORIZACIÓN DE CONSULTA A LAS CENTRALES DE RIESGO DE LA

SOCIEDAD

Nombre o Razón Social

NIT:

Representante Legal:

Documento de identidad del representante legal

Lugar y Fecha de diligenciamiento

Yo (Nosotros) ________________ expresamente autorizo (amos) a COLVATEL S.A. ESP para

que obtenga de la fuente que considere necesario, la información y referencias del ente jurídico y del Representante Legal sobre su trayectoria comercial, costumbres de pago, manejo de

cuentas comerciales, de ahorro, tarjetas de crédito, seriedad contractual y, en general, el cumplimiento de sus compromisos y obligaciones.

Así mismo, autoriza a COLVATEL S.A. ESP para que en el evento que dicha información no

sea verdadera, se incorpore la razón social y NIT de _______________ y el nombre, apellidos

y documento de identificación del Representante Legal, en los registros de información con referencias negativas que llevan la Asociación Bancaria de Colombia Cifin, Covinoc, Data crédito

o cualquiera otra entidad que en el futuro se establezca con este propósito.

_____________ exonera de toda responsabilidad por la inclusión de tales datos a

COLVATEL S.A. ESP como a la entidad que produzca el correspondiente reporte. Igualmente autoriza en forma permanente a COLVATEL S.A. ESP para consultar la información comercial

disponible así como también su comportamiento Financiero.

Declaro que la información suministrada concuerda con la realidad y asumo plena responsabilidad por la veracidad de la misma.

Firma Nombre

Identificación

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ANEXO No. 5 CUESTIONARIO DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

DECLARACIONES MARQUE SI O NO SEGÚN CORRESPONDA

SI NO

1. Está usted inhabilitado para contratar por la Constitución y las leyes?

2. Les han declarado la caducidad de un contrato?

3. Lo han condenado mediante sentencia judicial a la pena accesoria de interdicción de derechos y

funciones públicas y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con destitución?

4. Usted ha dejado de suscribir un contrato estatal que le haya sido adjudicado?

5. Es usted un servidor público?

6. Es usted cónyuges o compañeros permanentes y o se encuentra dentro del segundo grado de

consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta para esta misma invitación a presentar oferta?

7. Es usted una sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal

o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que

formalmente haya presentado propuesta, para esta misma invitación a presentar oferta?

8. Usted ha sido declarado responsable judicialmente por la comisión de delitos de peculado, concusión, cohecho, prevaricato en todas sus modalidades y soborno transnacional, así como

sus equivalentes en otras jurisdicciones?

9. Usted ha financiado campañas políticas a la Presidencia de la República, a las gobernaciones o

a las alcaldías con aportes superiores al dos punto cinco por ciento (2.5%) de las sumas máximas

a invertir por los candidatos en las campañas electorales en cada circunscripción electoral?

10. Fue usted miembros de la junta o consejo directivo o servidores públicos de la entidad

contratante?

11. Tiene usted vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los servidores públicos de los niveles directivo, asesor ejecutivo o

con los miembros de la junta o consejo directivo, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal de la entidad contratante?

12. Es usted una corporación, asociación, fundación o sociedad anónima que no tengan el carácter

de abiertas, así como las sociedad de responsabilidad limitada o sociedad de personas en las que el servidor público en los niveles directivo, asesor o ejecutivo, o el miembro de la junta o

consejo directivo, o el cónyuge, compañero o compañera permanente o los parientes hasta el

segundo grado de consanguinidad, afinidad o civil de cualquiera de ello, tenga participación o desempeñe cargos de dirección o manejo?

13. Es usted miembro de la junta directiva de La Compañía?

14. Ha usted ejercido directa o indirectamente cargos en el nivel directivo en entidades del Estado y las sociedades en las cuales estos hagan parte o estén vinculados a cualquier título?

Si usted, tiene alguna duda de y/o posibilidad de estar incurso en alguna de las causales anteriormente listadas y/o sobreviviente, favor consignar aquí sus inquietudes:

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Declaro que la anterior información es verás y que no estoy incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad que atrás se mencionan.

OFERENTE: (Nombre Persona Natural o Razón social Persona Jurídica)

NIT: REPRESENTANTE LEGAL: (Sólo para Personas Jurídicas) No. DE IDENTIFICACIÓN: ______________________________________

DIRECCIÓN COMERCIAL: _______________________________________ TELÉFONO: ________________________CEL.______________________

E-MAIL: ____________________________________________________

___________________________________________

NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL/PERSONA NATURAL

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ANEXO 4 FORMATO OFERTA ECONÓMICA

Oferta publica No

Fecha 03/04/2018

Item Descripción Cantidad

Valor Unitario

antes de IVA

(por empleado)

IVAvalor unitario IVA

inlcuido

Valor Total IVA

inlcuidoObservaciones

Servicio de Outsourcing de nómina y seguridad social para hasta 200 empleados 1 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0







Servicio de Outsourcing de nómina y seguridad social para más de 500 empleados 1 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

ANEXO 2. FORMATO PROPUESTA ECONÓMICA

1

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ANEXO No. 6 TÉCNICO NOMINA Y ENTREGABLES

ACTIVIDAD ENTREGABLE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE COMENTARIOS

1. Cronograma Anual para el

desarrollo y

entrega de los diferentes

entregables durante cada

mes.

Cronograma de Nómina Anual PDF

Documento para el acuerdo de fechas de entrega de

información.

OFERENTE/ CONTRATANTE

Se define en conjunto OFERENTE/CONTRATANTE y

se acuerda con las áreas

internas de la empresa.

2. Envio / Recepción de

novedades de nómina.

Archivo Excel y carta en PDF

Consolidación de la información de novedades

que afectan el pago de nómina. Esta información es

suministrada por el cliente

vía e-mail y físico.

CONTRATANTE Un archivo de cedulas nombres y valores. El archivo puede

transformarse en plano por parte del OFERENTEpara ser

cargado en el aplicativo de

nómina.

3. Liquidación

de Nómina

Pre-Nómina

Nómina Detallada

por Empleado Comparativo por

Concepto Comparativo por

concepto y empleado

Volantes de Nómina

Informe de Prestamos

Informe de retención en la

La liquidación de la nómina

se realiza de acuerdo con las

regulaciones laborales y los parámetros de pago ya

establecidos por el CONTRATANTE. La

información se entrega en formato PDF Y Excel.

OFERENTE Se corre el proceso y se valida

que las novedades reportadas

estén incluidas en su totalidad.

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fuente por

trabajador. Excel y PDF.

4. Envío volantes de

pago a cada

trabajador.

Documentos individuales por

trabajador en PDF

Una vez se autoriza la nómina los volantes se

envían a los correos

electrónicos de los trabajadores y/o se cargan

en aplicativo de consulta via WEB.

OFERENTE Formato establecido por el OFERENTE.

5.Generación

Medio Magnético para

pago en el banco

Archivo Plano Corresponde archivo en

formato texto. Para pago de la nómina. Se envía el

archivo encriptado de acuerdo al protocolo

establecido al área de

tesorería de CONTRATANTE.

OFERENTE El archivo con sus soportes es

revisado por CONTRATANTE para la autorización y

dispersión de la nómina. El archivo se debe encriptar

para que en tesorería se pague.

Tiene una clave única para que se genere el archivo para el

pago.

6. Liquidación de Vacaciones

1. Liquidación de Vacaciones en

formato individual de acuerdo con el

requerimiento del cliente.

2. Acumulados de nómina último año

originados por el sistema.

Liquidación de vacaciones de manera individual por

trabajador.

OFERENTE Las totalidad de vacaciones se pagan en la nómina (10 y 25

del mes), solo excepcionalmente pueden

darse liquidación de vacaciones fuera de la nomina mensual.

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7. Liquidación

Aportes Voluntarios

Planillas de Aportes

Voluntarios y Cuentas AFC

Validación del valor de

Retención contingente para el correcto diligenciamiento

de los formularios para pago.

OFERENTE:

Preparación de las planillas

CONTRATANTE:

Consignación de los aportes

12 a 15 personas / Planillas 7

8. Liquidación

de Seguridad Social y

Parafiscales

1. Planilla para

aportes a la seguridad social

2. Prueba de Parafiscales mensual

3. Planillas del

sistema con la descripción de los

pagos por empleado

y entidad.

4. Prueba de seguridad social y

parafiscales para

control interno de OFERENTE.

Realizar prueba de seguridad

social y parafiscales para el cargue en el operador MI

PLANILLA y se envía al

OFERENTEn formato de Excel.

OFERENTE:

Preparación y cargue de la

planilla integrada

de liquidación de aportes

CONTRATANTE:

Pago de los aportes a la

seguridad social

Realizar las diferentes

validaciones en todos los temas de seguridad social y pago de

aportes.

9. Consolidados de Prestaciones

Sociales y

Vacaciones

1. Consolidado de Cesantías

2. Consolidado de

Intereses de cesantías

3. Consolidado de prima de servicios

Son informes generados por el aplicativo de nómina se

realiza prueba para la

verificación de las bases tomadas para cada

prestación donde se incluyan pagos laborales como

OFERENTE Estos consolidados son mensuales, para la provisión.

Las liquidaciones de

prestaciones sociales son eventuales y permanentes.

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4. Consolidado de

Vacaciones 5. Consolidado de

prima de vacaciones

salarios variables, horas

extras, primas salariales, entre otros.

10. Interface

contable de la

nómina

Informe en Excel Incluye el registro de todos

los pagos realizados por

concepto de nómina, liquidaciones de contratos y

cualquier ajuste que afecte las cuentas contables de

OFERENTE.

OFERENTE Se deben validar las

condiciones técnicas del archivo

solicitadas por el área contable del OFERENTE.

10. Reporte de Gastos

Informe en Excel con la distribución

por centros de costo con la información

de la nómina del

mes incluida gastos de seguridad social

y prestaciones sociales.

Validar totales por concepto y distribución por % de

centros de costo debe incluir empleados retirados en el

mes. Se debe validar que los

totales por cuenta contable y centro de costo coincidan

con los totales reportados en la interface de nómina.

OFERENTE Se genera por trabajador, por centro de costos y se entrega a

CONTRATANTE presupuesto para la verificación, de la

ejecución del gasto.

Tiene información de concepto por concepto.

11. Informe

Contable bases de seguridad

social.

1. Informe en Excel

de concepto y cuenta contable

especificando IBC de parafiscales.

2. Informe en Excel de concepto y

cuenta contable especificando IBC

para salud y

pensión.

Este informe se entrega de

acuerdo con los parámetros acordados con

CONTRATANTE.

OFERENTE Este informe es para el soporte

del cierre y se entrega a CONTABILIDAD y lleva las

pruebas de los cálculos de las liquidaciones de seguridad

social y es solicitado por la

revisoría fiscal del CONTRATANTE.

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3. Informe en Excel detallado por

persona del IBC reportado por Salud,

Pensión, Riesgos y Parafiscales.

12. Auxiliar de

retención en la fuente

Informe en excel Lleva el cálculo por

trabajador de retención en la fuente mensual y

determinación de la base.

OFERENTE Se remite a solicitud de

CONTRATANTE al área de impuestos del OFERENTE.

13. Informes anual de

medios magnéticos

DIAN

Informe en Excel en formatos oficiales

dispuestos para este fin.

Información relacionada con pagos laborales a empleados

y terceros relacionados con nomina.

OFERENTE Información anual. Se requiere seguimiento contable, para

validar cuentas en la contabilidad de la compañía.

14. Informes para las

diferentes

entidades y/o organismos

internos y externos,

relacionados con la

información de

la nómina

Informes para la DANE

Informes para el

DIAN Informes para la

contraloría Informes para la

Asamblea de accionistas.

Informes para la

Revisoría Fiscal. Otros informes para

entes de control como son

Contraloría, DANE,

SENA, ICBF, Caja de

Estos informes son preparados de acuerdo con

las especificaciones dadas

por el cliente.

Las fechas de entrega de estos informes deben ser

acordadas entre las partes al momento de su solicitud.

OFERENTE A solicitud y definición tiempos de entrega.

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Compensación

relacionadas con los pagos históricos que

se han realizado y cuyos históricos se

encuentren en poder de

OFERENTE.

15. Pago de Cesantías

Planilla anual para la consignación de

cesantías

Inclusión en la

nómina de los anticipos de

cesantías

Esta información es validada al cierre de cada año, se

carga la información y se

informa al cliente para su pago.

OFERENTEntrega un archivo por trabajador que contenga

el detalle de la base salarial tomada para realizar el

cálculo de las cesantías e

intereses de cesantías.

OFERENTE: Preparación y

cargue de la

planilla de liquidación de

cesantías

CONTRATANTE: Consignación de

las cesantías en

los respectivos fondos y pago de

anticipos de cesantías

Se cruzan los consolidados para la elaboración de las planillas

se carga en el operador de

seguridad social.

16. Cálculo del

Porcentaje Fijo de retención en

la fuente semestral.

Plantillas en formato

PDF y excel, con la prueba de validación

por cada empleado.

Validación a la información

que procesa el software de nómina, realizar pruebas en

Excel por cada empleado

OFERENTE Calculo semestral.

17. Emisión

Certificados de Ingresos y

Retenciones

Certificado de

Ingresos y Retenciones PDF por

trabajador.

Esta información es validada

contra los acumulados de nómina del sistema, se

genera un certificado por

cada empleado y se envían

OFERENTE Es paralelo a la información de

medios magnéticos. Información validada por

contabilidad del

CONTRATANTE.

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en físico al cliente para su

respectiva distribución.

18. liquidación

Definitiva de Prestaciones

Sociales

Formato de

Liquidación Definitiva

Entregables:

1. Formato de Liquidación

2. Prueba de Retención

en la fuente 3. Calculo de días de

indemnización si se requiere.

4. Prueba de bases de

prestaciones sociales e indemnización.

5. Anexo de histórico de vacaciones

tomadas por el trabajador y

verificación del saldo

de vacaciones.

OFERENTE Se valida en CONTRATANTE y

se ordena el pago.

OFERENTEdebe tener a

confirmación del pago real y se acumula en históricos y se

contabiliza.

19. Registro de

vacaciones.

Formato de Excel. Control de las vacaciones

tomadas por cada

colaborador que incluya días hábiles tomados, fecha de

inicio, fecha de finalización y fecha de reintegro a

trabajar.

OFERENTE Se conserva histórico de las

vacaciones liquidadas porEL

OFERENTEy el saldo acumulado entregado al inicio del contrato.

compaÑÍa colombiana de servicios de valor agregado … · maternidad, paternidad, por luto,...

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