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“Una Contraloría Aliada con Bogotá”

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www.contraloriabogota.gov.co Cra. 32 A No. 26 A-10 Código Postal 111321

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INFORME DE AUDITORÍA DE REGULARIDAD

COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMÁTICOS – COLVATEL S.A. ESP

PAD 2019

CÓDIGO AUDITORÍA N° 181

Juan Carlos Granados Becerra

Contralor de Bogotá D.C.

María Anayme Barón Durán Contralora Auxiliar

Paola Vélez Marroquín

Directora Servicios Públicos

Luis Alfredo Sánchez Rojas Subdirector de Comunicaciones

Yolima Corredor Romero

Asesora 02

Equipo de Auditoría: Hildefonso Rivera Peña Gerente Carmen Sofía Archila Vargas Profesional Universitario 219-01 Cecilia Bonilla Briceño Profesional Universitario 219-03 Alix Flórez Gutiérrez Profesional Universitario 219-03 Rocío Pinzón Ávila Profesional Especializado 222-05 Wilmer Alexander Rueda Granados Profesional Universitario 219-03 (E) Alexander López Arciniegas Profesional Universitario 219-03 Francisco Trujillo Cortés Profesional Especializado 222-07 José Nelson Jiménez Porras Profesional Apoyo Abogado

Período auditado 2018

Bogotá D.C., noviembre de 2019


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TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL .......................................................................................................... 6 2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA ............................................................................................ 15 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ..................................................................................... 19 3.1 COMPONENTE CONTROL DE GESTIÓN ............................................................................ 19 3.1.1 Factor Control Fiscal Interno ............................................................................................... 19 3.1.2 Factor Plan de Mejoramiento .............................................................................................. 21 3.1.3. Factor Gestión Contractual ................................................................................................ 31

3.1.3.1 Contrato de Ingresos No. SGC-067-14. Prestación de servicios para la organización y administración de los recursos estimados, dando lugar a la ejecución de las actividades de aprovisionamiento con suministro de algunos materiales en Bogotá incluyendo al municipio de Soacha - Cundinamarca, departamento del Meta y demás regiones definidas en el país, por valor de $ 6.843.223.663,00. ......................................................................... 33

3.1.3.1.1 Hallazgo administrativo en razón a que los documentos que soportan inversión en gastos reembolsables tales como: facturas, relaciones de personal requerido y actas de conciliación entre las partes, son ilegibles. .................................................................. 38

3.1.3.2 Contrato GJC-012-18, de prestación de servicio de vigilancia suscrito entre la Sociedad Protevis Ltda. suscrito el 01 de junio de 2018. ..................................................... 38

3.1.3.2.1 Hallazgo administrativo por carencia de fecha de expedición del documento de adjudicación del Contrato de prestación de servicio de vigilancia GJC-012-18, suscrito con la Sociedad Protevis Ltda. .......................................................................................... 41

3.1.3.3 Contrato GJC-014-18, de prestación de servicios profesionales para la asesoría, acompañamiento jurídico y como apoderado especial, suscrito entre la firma: “EXPÓSITO ABOGADOS S.A.S.” suscrito el 12 de junio de 2018. .......................................................... 42

3.1.3.3.1 Hallazgo administrativo por indebida constitución de la póliza de cumplimiento del Contrato de prestación de servicios profesionales GJC-014-18 para la asesoría, acompañamiento jurídico y como apoderado especial, suscrito con la firma EXPÓSITO ABOGADOS SAS. ............................................................................................................. 45 3.1.3.3.2 Hallazgo administrativo no consultar las tarifas de los colegios de abogados para establecer el monto del contrato GJC-014-18 para la asesoría, acompañamiento jurídico y como apoderado especial, suscrito con la firma EXPÓSITO ABOGADOS SAS por los servicios contratados. ............................................................................................ 45


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3.1.3.4 Contrato GJC-017-18, de prestación de servicios profesionales para representación judicial como apoderado especial, suscrito entre la firma RODRÍGUEZ CASTAÑO ABOGADOS SAS el 18 de septiembre de 2018. .................................................................. 46

3.1.3.4.1 Hallazgo administrativo por inseguridad en el término de vigencia del contrato de prestación de servicios profesionales para representación judicial GJC-017-18 suscrito con la firma RODRÍGUEZ CASTAÑO ABOGADOS SAS, respecto de la constitución de garantías. ........................................................................................................................... 50

3.1.3.5 Contrato de suministro GJC-001-18 suscrito el 25 de enero de 2018 con la firma Soluciones Electroindustriales Ltda. ..................................................................................... 51 3.1.3.6 Contrato de suministro GJC-002-18 suscrito el 25 de enero de 2018 con la firma SUMATEC SAS ..................................................................................................................... 53 3.1.3.7 Contrato de suministro GJC-003-18 suscrito el 25 de enero de 2018 con la firma CM Red la 18 Ltda. ...................................................................................................................... 54 3.1.3.8 Contrato de suministro GJC-006-18 suscrito el 25 de enero de 2018 con la firma S&H IMPORTADORES Ltda. ................................................................................................ 56

3.1.3.8.1 Hallazgo administrativo por falencias en el principio de economía y selección objetiva de los Contratos de suministro GJC-001-18, GJC-002-18, GJC-003-18 y GJC-006-18 suscritos por COLVATEL. ..................................................................................... 58 3.1.3.8.2 Hallazgo administrativo por falencias en el principio de planeación de los Contratos de suministro GJC-001-18, GJC-002-18, GJC-003-18 y GJC-006-18 suscritos por COLVATEL. ................................................................................................................. 59 3.1.3.8.3 Hallazgo administrativo por incumplir el término para la liquidación de los contratos de suministro GJC-001-18, GJC-002-18, GJC-003-18 y GJC-006-18 suscritos por COLVATEL. ................................................................................................................. 61

3.1.3.9 Contrato de Prestación de Servicios GJC-004-18 suscrito el 25 de enero de 2018 con la firma MM SALUD OCUPACIONAL LTDA. ................................................................. 62

3.1.3.9.1 Hallazgo administrativo por falencias en el principio de transparencia en el proceso de selección en el Contrato GJC-004-18 suscrito con M&M Salud Ocupacional Ltda., al presentarse ofertas de iguales características con los mismos socios. ............. 64

3.1.3.10 Contrato de Prestación de Servicios No. GJC-011-17 suscrito el 28 de abril de 2017 con la firma MQA BUSINESS CONSULTANTS S.A .................................................... 65

3.1.3.10.1 Hallazgo administrativo en el contrato No. GJC-011-17 por falencias en el principio de la selección objetiva e incumplimiento del Manual de Contratación. ............ 66 3.1.3.10.2 Hallazgo administrativo en el contrato No. GJC-011-17 por no integrar las pólizas de cumplimiento, calidad y cumplimiento de obligaciones laborales y salariales violando el manual de contratación y asegurando los riesgos del contrato...................... 68


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3.2 CONTROL DE RESULTADOS .............................................................................................. 69 3.2.1 Factor Plan Estratégico ....................................................................................................... 69

3.2.1.1 Contexto Plan Estratégico Colvatel S.A. ................................................................... 69 3.2.1.2 Seguimiento al Plan Estratégico 2018 ...................................................................... 70

3.2.1.2.1 Hallazgo administrativo por incoherencia entre el Tablero Integral de Indicadores y el Plan Acción Operativo. ........................................................................... 73 3.2.1.2.2 Hallazgo administrativo no concordar la información de los documentos del sistema de gestión de la calidad y la información contenida en la página web y la intranet, por tanto se encuentra inconsistencias entre lo publicado y los documentos oficiales vigentes, así como la comunicación vía aplicativos. ......................................................... 73 3.2.1.2.3 Hallazgo administrativo por el no reporte de la información completa en SIVICOF de los formatos CBN 0404 y CBN 0411, lo que conlleva a determinar que la información relevante de la compañía no está disponible para los organismos de control y usuarios en general de la compañía, al Incumplir u omitir la responsabilidad de reporte de información al organismo de control “Contraloría de Bogotá D.C”. .................................. 74 3.2.1.2.4 Hallazgo administrativo por no cumplir los indicadores establecidos por COLVATEL en el Plan Estratégico definidos en el TII. ..................................................... 75

3.3 CONTROL FINANCIERO ....................................................................................................... 78 3.3.1 Factor Estados Financieros................................................................................................. 78

3.3.1.1 Hallazgo administrativo con ocasión del deterioro de los ingresos esperados a partir de la celebración del Contrato Interadministrativo 872-2017 suscrito con la Agencias Nacional de Tierras. .............................................................................................................. 81 3.3.1.2 Hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal cuyo valor asciende a la suma de $156.815.616,52 por irregularidades en el Contrato SGC-062-2013 con la firma TÁNDEM S.A.. ....................................................................................................................... 86

3.3.2 Sistema de Control Interno Contable .................................................................................. 89 3.3.3 Factor Gestión Financiera ................................................................................................... 91

3.3.3.1 Hallazgo administrativo inconsistencias en la información reportada en el aplicativo SIVICOF. ............................................................................................................................... 97

3.3.4 Factor Gestión Presupuesto................................................................................................ 98 4. OTROS RESULTADOS ...................................................................................................... 101


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4.1 SEGUIMIENTO A PRONUNCIAMIENTOS .......................................................................... 101 4.2 ATENCIÓN DE QUEJAS ..................................................................................................... 101 4.3 BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL ................................................................................. 101 5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA. ....................................... 102


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1. DICTAMEN INTEGRAL

Doctor CARLOS GONZÁLEZ RODRÍGUEZ Presidente Ejecutivo Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP Ac. 24 #96-29 Parque Empresarial La Cofradía Int. 2 Código Postal 110921 Ciudad Ref.: Dictamen de Auditoría de Regularidad vigencia 2018

La Contraloría de Bogotá D.C., con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, el Decreto Ley 1421 de 1993 y la Ley 42 de 1993, practicó Auditoría de Regularidad a la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP- evaluando los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad con que administró los recursos puestos a su disposición; los resultados de los planes, programas y proyectos; la gestión contractual; la calidad y eficiencia del control fiscal interno; el cumplimiento al plan de mejoramiento; la gestión financiera a través del examen de la situación financiera a 31 de diciembre de 2018 y estado de resultados por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2018; (cifras que fueron comparadas con las de la vigencia anterior), la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizó conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la administración de la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría de Bogotá D.C. Igualmente, es responsable por la preparación y presentación fiel de los estados financieros de conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública prescritos por la Contaduría General de la Nación. Igualmente, por la normatividad expedida por otras entidades competentes.


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La responsabilidad de la Contraloría de Bogotá consiste en producir un informe integral que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento (o no) de la cuenta, con fundamento en la aplicación de los sistemas de control de Gestión, Resultados y Financiero (opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros), el acatamiento a las disposiciones legales y la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno. El informe contiene aspectos administrativos, financieros y legales que una vez detectados como deficiencias por el equipo de Auditoría, fueron corregidos (o serán corregidos) por la administración, lo cual contribuye al mejoramiento continuo de la organización, la adecuada gestión de los recursos públicos y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos de Auditoría establecidos por la Contraloría de Bogotá D.C.; compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió, acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el dictamen integral. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los Estados Financieros y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno. En el trabajo de Auditoría se presentaron las siguientes limitaciones que afectaron el alcance de nuestra Auditoría, en el caso de la revisión del Contrato de Ingresos No. SGC-067-14 en razón a que los documentos que soportan inversión en gastos reembolsables tales como: facturas, relaciones de personal requerido y actas de conciliación entre las partes, son ilegibles no se pudieron examinar las cifras, por lo que la Contraloría se reserva el derecho de revisar el tema y pronunciarse al respecto en un próximo informe de Auditoría, con relación a los hechos que pudieron ocurrir durante esta vigencia. Las observaciones se dieron a conocer a la entidad en el informe preliminar de Auditoría, la respuesta de la administración fue valorada y analizada tal como se señala en el Capítulo de resultados del presente informe de Auditoría.


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1. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN Producto de la evaluación realizada por este organismo de control se determinaron los siguientes aspectos: 1.1 Control de Gestión La calificación de la gestión fiscal del Control de Gestión tuvo una calificación del 91.7% en el total, que fue eficaz en el 91.5%, eficiente en el 95% y económica en el 88.5%. A continuación se describen las debilidades por cada factor que afectaron la gestión y que inciden en el concepto del fenecimiento:

- Control Fiscal Interno En la auditoría se determinaron debilidades en el sistema de control interno de la entidad con relación a los diferentes componentes, en el Ambiente de Control se establece una cultura de control dentro de la compañía con una estructura adecuada para su gestión y tienen establecidos y socializados los principios y valores de la organización; en cuanto a la Evaluación de Riesgos se identifican para alcanzar las metas de la compañía, la Gerencia de Control Interno realiza los respectivos seguimientos a los informes de auditoría y realizan Actividades de Control en sus operaciones. En la auditoría se presentaron falencias en Comunicación e Información por cuanto se observó que documentos dentro de los contratos no son legibles, varios documentos sin fecha de expedición presentados en las carpetas contractuales, hay información que se auditó que no concuerda con la información subida en la web como se explica en cada hallazgo. En el cumplimiento de normas se omiten en algunos casos los señalado en el manual de contratación y existen procesos que no están claramente reglamentados que la Colvatel se comprometió a hacer los cambios correspondientes. A pesar de los hallazgos señalados en el presente informe la calidad y eficiencia del sistema de control interno permite cumplir con el objeto de sus actividades empresariales a pesar de las debilidades y deficiencias presentadas.

- Plan de Mejoramiento Una vez verificadas y analizadas las 17 acciones del plan de mejoramiento, se evidenció que todas se cumplieron, es decir, la gestión de COLVATEL fue efectiva y eficaz y alcanzó el 100%, todas quedaron en estado cerradas.


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- Gestión Contractual

COLVATEL S.A. ESP, por su naturaleza se rige por el derecho privado en materia de contratación, acudiendo para ello a la normatividad establecida en el Código de Comercio; no obstante tiene su propio Manual ajustado a las normas generales, el cual se aplica para los requisitos de las etapas precontractual, contractual y postcontractual. Sin embargo se establecieron debilidades en los procesos de planeación por cuanto suscribió algunos contratos en los que no se verificaron que las garantías constituidas (Pólizas de aseguramiento) correspondieran atendiendo la naturaleza de la empresa y en otras, el contrato quedó sin cobertura. Se presentó el caso que abrió el proceso de contratación en el cual participaron varios oferentes y en últimas se adicionó a un contrato que ya venía en ejecución, entre otros aspectos relevantes, sin pasar por alto que en contratos de prestación de servicios de defensa judicial no se tuvo en cuenta las tarifas de Colegios de Abogados, que sin bien no son vinculantes, son criterios auxiliadores para tasar las remuneraciones a título de honorarios profesionales por tales servicios. Se identificaron hallazgos en las carpetas contractuales como el caso del contrato de ingresos SGC-067-14 donde se observaron soportes ilegibles que no dan cuenta de los gastos, lo que impidió la evaluación por parte de los auditores. Se determinó la carencia de fecha de expedición del documento de adjudicación del Contrato de prestación de servicio de vigilancia GJC-012-18 que coloca en incertidumbre el documento para ejercer las controversias que sean del caso, la indebida constitución de las pólizas de seguros para los contratos de prestación de servicios de asesoramiento jurídico. Se presentan debilidades en la planeación de los contratos de suministro cuya ejecución fue muy baja y se incumplen con los términos para la liquidación de los contratos y no se cumplen con los requisitos del Manual de Contratación que la compañía propuso modificar. No obstante las falencias señaladas anteriormente, la gestión contractual permite desarrollar sus negocios en competencia de manera eficiente y cumpliendo con su misión empresarial. 1.2 Control de Resultados La calificación de la gestión fiscal del Control de Resultados tuvo una calificación del 95% en el total, que fue eficaz en el 93.3% y eficiente en el 96.7%. A continuación se describen las debilidades del factor Plan Estratégico Corporativo que afectaron la gestión y que inciden en el concepto del fenecimiento:


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- Plan Estratégico Corporativo

Se observó que la utilización de las herramientas de planeación del Plan estratégico de Colvatel no son concordantes en cuanto a la información como en el caso del Tablero Integral que reporta los indicadores que apuntan a los objetivos estratégicos de Indicadores y el Plan Acción Operativo que definen las tareas operativas, igualmente la información de los documentos del sistema de gestión de la calidad y la información contenida en la página web y la intranet se encuentran con inconsistencias entre lo publicado y los documentos oficiales vigentes, así como la comunicación vía aplicativos. COLVATEL reportó en el SIVICOF los formatos CBN 0404 y CBN 0411, pero verificada la información contenida se generan inconsistencias en lo reportado, las cifras presentadas no traducen la situación real de la compañía, dando dificultad a revisar el plan estratégico, el plan de acción y el presupuesto. Por lo tanto, a pesar de las falencias presentadas, el plan estratégico corporativo es una herramienta de planeación corporativa que se debe mejorar y articular con sus demás instrumentos. En la evaluación del plan estratégico corporativo permite concluir que orienta la acción de la compañía frente a las metas establecidas.

1.3 Control financiero La calificación de la gestión fiscal del Control de Resultados tuvo una calificación del 82% en el total, que fue eficaz en el 80.3% y eficiente en el 91.5%. A continuación se describen las debilidades de los factores Control Financiero que afectaron la gestión y que inciden en el concepto del fenecimiento:

- Estados Financieros Como resultado de la evaluación se evidenció que la compañía dio cumplimiento a las normas vigentes; en el periodo evaluado y en desarrollo de su objeto social, debió castigar el gasto creando la respectiva provisión que en su efecto subvaluó el patrimonio de la compañía en $844.19 millones el cual obedeció a que Colvatel, presuntamente incumplió el Contrato Interadministrativo 872-2017 suscrito con la Agencias Nacional de Tierras, lo que conllevó a una controversia contractual, la que


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actualmente cursa en el Tribunal Administrativo de Cundinamarca – Sección Tercera. En razón a ello se dio aplicación a la NIIF-9 referente a las pérdidas esperadas e igualmente a la NIC-37 referente a los pasivos estimados y provisión. Igualmente, Colvatel fue condenada por el fallo del laudo arbitral, derivado por: La Superintendencia Nacional de Salud suscribió el 01 de noviembre de 2013 el contrato interadministrativo No. 515-13 con COLVATEL SA. ESP., cuyo OBJETO: “Prestar el servicio de almacenamiento, guarda, custodia, consulta, préstamo y transporte, así como la organización de los documentos del archivo central y del archivo de gestión de la Superintendencia Nacional de salud, (…)” Para dar cumplimiento a este contrato, COLVATEL suscribió el 01 de noviembre de 2013, el contrato SGC-062-2013, con TANDEM S.A, la liquidación de este contrato se efectúo con salvedades lo cual desembocó con LAUDO ARBITRAL en el TRIBUNAL DE ARBITRAMENTO, cuyo fallo fue condenatorio para Colvatel, generando daño en el Patrimonio del Distrito Capital por valor de $156.815.616,52, según la participación accionaria.

- Control Interno Contable El control interno contable que se aplica en la compañía, arrojó una calificación que lo ubica en el rango de eficiente en el registro de sus hechos económicos dando aplicación a la normatividad vigente.

- Gestión Financiera Como resultado de la evaluación a la gestión financiera, Colvatel a 31 de diciembre de 2018 registró un índice de liquidez de 2.55, el capital neto de trabajo disminuyó en 6.56% frente al 2017, la rentabilidad representada por el margen neto fue del 4,75% en el 2018, participación que aumentó en un 100% con relación al 2017, sin embargo, la utilidad operacional disminuyó en un 24% al comparar el 2018 con el 2017 y el nivel de endeudamiento fue del 37,45% en el 2018. Aunque la utilidad operacional disminuyó, el resultado del ejercicio se incrementó en 71.75%, toda vez que la utilidad neta al cierre del 2018 fue de $2.660 millones frente a $1.548 millones en el 20171. No obstante, el comportamiento positivo en términos generales de los indicadores financieros, al igual que del Margen Neto de Utilidad por el aumento en la Utilidad

1 ESTADO DE RESULTADOS POR LOS AÑOS TERMINADOS EL 31 DE DICIEMBRE DE 2018 Y 2017 COLVATEL S.A. E.S.P.


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Neta al final del ejercicio a 31 de diciembre de 2018; se observó que la cuenta Deterioro registró un incremento del 4.410%2, al igual que la reducción en los ingresos de Actividades Ordinarias representó una disminución en el Margen Bruto de Utilidad del 49,06% comparado con el 2017, situación de la que se infiere que se presenten riesgos que afecten los márgenes de rentabilidad en los negocios de la Compañía y por ende en los beneficios producto en su actividad principal, de persistir esta tendencia.

- Gestión Presupuestal En la auditoría se determinó que la Gestión Presupuestal se ajusta a las condiciones de mercado, ligada directamente al proceso estratégico de la compañía, no se aplican los mecanismos establecidos en el estatuto orgánico del presupuesto, sin que se diferencie del cumplimiento en la ejecución ordinario de las entidades públicas. Se verificó que se describen los proyectos adelantados que permiten en el factor determinar los ingresos percibidos como un mecanismo de funcionamiento por función de oferta y demanda al momento de ejecutarse. La gestión presupuestal desarrollada por Colvatel permite el cumplimiento de las actividades empresariales de la compañía. 1.4 Concepto sobre la rendición y revisión de la cuenta El Representante Legal de la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP, rindió la cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal del 2018, dentro de los plazos previstos en la Resolución Reglamentaria 011 del 28 de febrero de 2014, presentada a la Contraloría de Bogotá a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal –SIVICOF con fecha de recepción inicial el 14 de febrero de 2019 y fecha final 27 de marzo de 2019 como se señala en el certificado de cuenta: 704122018-12-31, dando cumplimiento a lo establecido en los procedimientos y disposiciones legales que para tal efecto ha establecido la Contraloría de Bogotá D.C.. 1.5 Opinión sobre los estados financieros Opinión con salvedades En nuestra opinión, excepto por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados financieros de la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y



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Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2018 y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General de la Nación. 1.6 Concepto sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno Corresponde a la Contraloría conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades, en cumplimiento del numeral 6 del Artículo 268 de la Constitución Política. El control fiscal interno implementado en la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP en cumplimiento de los objetivos del sistema de control interno y de los principios de la gestión fiscal, obtuvo una calificación del 95% determinada como EFICIENTE, porcentaje que permite evidenciar que el conjunto de mecanismos, controles e instrumentos establecidos para salvaguardar los bienes, fondos y recursos públicos puestos a su disposición, garantizan su protección y adecuado uso; así mismo permite el logro de los objetivos institucionales. 1.7 Concepto sobre el fenecimiento Los resultados descritos en los numerales anteriores, producto de la aplicación de los sistemas de control de gestión, de resultados y financiero permiten establecer que la gestión fiscal de la vigencia 2018 realizada por Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP; en cumplimiento de su misión, objetivos, planes y programas, se ajustó a los principios de eficiencia, eficacia, economía y efectividad evaluados. Con fundamento en lo anterior, la Contraloría de Bogotá D.C. concluye que la cuenta correspondiente a la vigencia 2018 auditada se FENECE. Presentación del plan de mejoramiento A fin de lograr que la labor de control fiscal conduzca a que los sujetos de vigilancia y control fiscal emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública, respecto de cada uno de los hallazgos comunicados en este informe, la entidad a su cargo, debe elaborar y presentar un plan de mejoramiento que permita subsanar las causas de los hallazgos, en el menor tiempo posible, dando cumplimiento a los


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principios de la gestión fiscal; documento que debe ser presentado a la Contraloría de Bogotá D.C., a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal –SIVICOF- dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación de este informe, en la forma, términos y contenido previstos por la Contraloría de Bogotá D.C.. El incumplimiento a este requerimiento dará origen a las sanciones previstas en los Artículos 99 y siguientes de la Ley 42 de 1993. Corresponde, igualmente al sujeto de vigilancia y control fiscal, realizar seguimiento periódico al plan de mejoramiento para establecer el cumplimiento y la efectividad de las acciones formuladas, el cual deberá mantenerse disponible para consulta de la Contraloría de Bogotá, D.C. El presente informe contiene los resultados y hallazgos evidenciados por este Organismo de Control. “Si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del erario aparecieren pruebas de operaciones fraudulentas o irregulares relacionadas con ellas se levantará el fenecimiento y se iniciará el juicio fiscal3”. Atentamente,

PAOLA VÉLEZ MARROQUÍN Directora Servicios Públicos

Revisó: Luis Alfredo Sánchez Rojas - Subdirector de Comunicaciones Hildefonso Rivera Peña – Gerente Elaboró: Equipo Auditor

3 Artículo 17 ley 42 de 1993. Se mantiene en el evento de obtener el fenecimiento de la cuenta en caso contrario se debe retirar.


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2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos S.A. ESP – COLVATEL fue constituida en 1992, como sociedad comercial anónima de servicios públicos mixta, descentralizada por servicios del orden Distrital, filial de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A.-E.S.P-(ETB). Misión: “Somos una empresa dedicada al despliegue, operación y mantenimiento de redes y a la

prestación de servicios de integración de soluciones tecnológicas y de telecomunicaciones, con niveles competitivos de calidad, oportunidad y eficiencia. Comprometidos con el desarrollo de

nuestro capital humano y la satisfacción de nuestros clientes, proveedores y accionistas”.

COLVATEL se dedica a la comercialización de bienes y servicios de telecomunicaciones, especialmente en servicios de instalación y mantenimiento de redes, dirigidos a operadores y proveedores de telecomunicación, como filial de la ETB S.A. ESP. La participación del Distrito Capital de Bogotá es del 88.16% de sus acciones y los inversionistas privados participan con el 11.84%, según lo reportado por COLVATEL en SIVICOF documento CBN 1023 a 31 de diciembre de 2018, y se informa en el documento “(…) hoy en día el Distrito Capital de Bogotá posee el 88.4% de sus acciones, en tanto

que inversionistas privados tienen el resto del paquete accionario (11.6%) (…)”. La relación de los accionistas de la compañía a 31 de diciembre de 2018, es la siguiente:

CUADRO 1 PARTICIPACIÓN ACCIONARIA COLVATEL

ACCIONISTA ACCIONES EN MILES DE

PESOS

PARTICIPACIÓN

Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. ESP- ETB S.A. ESP

8.088.100 88.16%

Fondo de Empleados de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá- FONTEBO

676.157 7.37%

Asociación de Profesionales de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá- APROTEL

222.950 2.43%

Asociación de Ingenieros Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá

178.921 1.95%

Asociación de secretarías Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá

8.246 0.09%

TOTAL 9.174.374 100% FUENTE: SIVICOF Documento CBN 1023 a 31 de diciembre de 2018.


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Durante la ejecución de la auditoría se desarrollaron los siguientes objetivos específicos:

Evaluar de manera integral la gestión fiscal en la contratación realizada por COLVATEL S.A. ESP vigencia 2018. Evaluar la gestión y resultados respecto de la preparación, ejecución y control del presupuesto vigencia 2018. Establecer si los estados financieros reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General de la Nación, en la vigencia 2018. Analizar la gestión financiera desde los indicadores financieros y las inversiones financieras que tiene la compañía. Determinar en qué medida la compañía logró sus objetivos y cumplió con el Plan Estratégico Corporativo, vigencia 2018. Verificar la efectividad de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento cuyo plazo de ejecución se encuentre cumplido al 31 de diciembre de 2018. Determinar la calidad y eficiencia del control fiscal interno del sujeto de vigilancia y control fiscal, vigencia 2018. Determinar si durante la vigencia examinada y basados en el diligenciamiento de la matriz de la evaluación de la gestión fiscal, la gestión de los recursos públicos puestos a disposición se realizó cumpliendo los principios de la gestión fiscal de manera que garantice la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir la misión institucional y los fines esenciales del Estado, con el fin de evaluar los resultados de la gestión fiscal, opinar sobre los estados financieros, emitir el fenecimiento o no de la cuenta y conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno.


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La evaluación de la gestión fiscal de la COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMÁTICOS S.A. ESP – COVALTEL, se realiza de manera posterior y selectiva, a partir de una muestra representativa, mediante la aplicación de las normas de Auditoría de general aceptación, el examen de las operaciones financieras, administrativas y económicas, para determinar la confiabilidad de las cifras, la legalidad de las operaciones, la revisión de la cuenta, la economía y eficiencia con que actuó el gestor público, con el fin de opinar sobre los estados financieros, conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno y emitir el fenecimiento o no de la cuenta correspondiente a la vigencia auditada. La evaluación en la auditoría de regularidad, incluye los siguientes componentes y factores:

CUADRO 2 MATRIZ DE CALIFICACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

COMPONENTE FACTOR PONDERACIÓN PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN FISCAL

EFECTIVIDAD EFICACIA EFICIENCIA ECONOMÍA

Control de Gestión: 40%

Control Fiscal Interno

15% X X

Plan de Mejoramiento

10% X X

Gestión Contractual

75% X X

TOTAL CONTROL DE GESTIÓN

100%

Control de Resultados: 30%

Plan Estratégico Corporativo (Incluye resultados en términos de los negocios en que participe)

100%

X X

Control Financiero: 30%

Estados Financieros

60% X

Control Interno Contable

10% X X

Gestión Financiera

10% X X

Gestión Presupuestal

20% X

TOTAL CONTROL FINANCIERO

100%

100%

Fuente: Metodología de calificación de la gestión fiscal MCGF 2019.Formato Excel hoja de calificación.

Es importante destacar que en esta auditoría se debe examinar el aspecto legal, el control fiscal interno y las acciones del plan de mejoramiento de manera integral.


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Teniendo en cuenta la Circular No 14 del 19 de julio 2019, se aplica la metodología de calificación de la Gestión Fiscal.


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3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

3.1 COMPONENTE CONTROL DE GESTIÓN 3.1.1 Factor Control Fiscal Interno

CUADRO 3 MUESTRA EVALUACIÓN DEL CONTROL FISCAL INTERNO

FACTOR PROCEDIMIENTO Y/O FUENTE

PUNTO CRÍTICO O ACTIVIDAD

CLAVE IDENTIFICADA

DESCRIPCIÓN DEL CONTROL Y/O

PUNTO DE CONTROL A EVALUAR

JUSTIFICACIÓN

Planes, programas y proyectos

Plan Estratégico

Cumplimiento del plan estratégico

Metas y planes propuestos

Si los planes redundan en un mejor uso de los recursos

Gestión Contractual

Manual de Contratación

Cumplimiento de los principios contractuales

Etapas de la Contratación

Los contratos se realizan con los principios de economía, eficiencia y eficacia

Plan de Mejoramiento

Matriz de seguimiento

Cumplimiento de las acciones

Número de acciones cumplidas

La acciones de mejoramiento son eficaces

Control Fiscal Interno

Evaluaciones de Control Interno

Acciones propuestas en los informes

Acciones cumplidas Cumplimiento de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento institucional- auditorías internas y/o externas. Se atiende las observaciones relacionadas con la ineficacia de los controles.

Gestión P/Ptal

Procedimiento presupuestal

Cumplimiento de normas

Informes presupuestales

Eficiencia en el manejo de los recursos

Estados Financieros

Normas Contables

Cumplimiento de normas

Emitir la opinión sobre los Estados Financieros

Información de la entidad es veraz, confiable y coherente

Gestión Financiera

Procedimiento para el manejo y control de indicadores financieros y de las inversiones en títulos valores

Evaluación de la implementación de los procedimientos

Examinar los controles implementados para los indicadores financieros y las inversiones en títulos valores

Si es eficaz el manejo y control de los indicadores financieros

FUENTE: Plan de Trabajo Contraloría de Bogotá

El objetivo de la evaluación es determinar la calidad y eficiencia del control fiscal interno de Colvatel en la vigencia 2018. La evaluación del Control Fiscal Interno, se realizó de manera transversal en cada uno de los factores, a partir de la evaluación de los procesos y procedimientos que se establecieron en cada una de las dependencias y donde se identificaron puntos de control relacionados con el manejo de los recursos con el fin de establecer el grado de confiabilidad del sistema de control interno en las diferentes áreas. Se verificaron los planes de mejoramiento y


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demás actividades tendientes a lograr los objetivos con base en el análisis de los procesos y procedimientos, reglamentos aplicados, a través del examen de las muestras seleccionadas en cada uno de los componentes y factores. Igualmente determinar si durante la vigencia examinada y basados en el diligenciamiento de la matriz de la evaluación de la gestión fiscal, la gestión de los recursos públicos puestos a disposición se realizó cumpliendo los principios de la gestión fiscal de manera que garantice la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, sobre toda la gestión fiscal realizada por el sujeto de control conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno. El control fiscal interno se evaluó en desarrollo de la Auditoría de Regularidad en cada factor determinando el cumplimiento de los procesos y procedimientos en cada factor, la normatividad aplicable a las empresas de economía mixta y los puntos críticos de las diferentes áreas de la empresa, con el fin de conceptuar sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno de la compañía; evaluando los componentes del sistema de control interno: 1. Evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación. 2. Evaluación del diseño y alineación con el ambiente de control. 3. Efectividad de los controles, supervisión y monitoreo. La Gerencia de Control Interno de Colvatel es la encargada asesorar a la alta dirección sobre el sistema de control interno, de coordinar las actividades de Control Interno y de evaluar su funcionamiento en la organización, siendo un componente integral del Sistema de Control Interno. Dentro de los objetivos establecidos por la Gerencia de Control Interno en el “Informe

de Control Interno 2018 - CBN-1038” se encuentran determinados: “a. Promover y facilitar la gestión de la Compañía y contribuir al mejoramiento continuo de los procesos, el logro de los objetivos y metas estratégicos y el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y de la normatividad interna, mediante la evaluación integral, independiente y objetiva de la estructura del Sistema de Control Interno. b. Verificar que en el ciclo de planificación, ejecución, verificación y actuación de las operaciones de la Compañía se integran mecanismos de control y verificación y se gestionan adecuadamente los riesgos institucionales asociados con los negocios y actividades de COLVATEL.”


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Dentro de las actividades realizadas y procedimientos aplicados se definieron con base en las siguientes iniciativas:

-Plan de Acción de la Gerencia de Control Interno: Evaluación de áreas, procesos y rubros de estados financieros en función del resultado del proceso de identificación, análisis y gestión de riesgos corporativos. -Seguimiento planes de mejoramiento: Análisis y monitoreo periódico de la aplicación de planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría de Bogotá, ETB, Revisoría Fiscal, Gerencia de Control Interno Colvatel y recomendaciones de comités y equipos de trabajo. -SARLAFT: Diseño y aplicación de instrumentos de control que proporcionen seguridad razonable sobre el cumplimiento de normas relacionadas con anticorrupción, prevención del LA/FT y fraude.

La Gerencia de Control Interno realizó 34 informes de auditoría a los diferentes procesos en la vigencia 2018, se realizó el seguimiento y monitoreo de las observaciones, acciones que se evidenciaron en los informes elaborados de control interno a procesos críticos que cubrieron la mayor parte de las gerencias y los procesos más importantes de la compañía. Se realizaron Informes de Control Interno contable, 5 informes de Arqueo de Cajas Menores, 4 informes de auditoría a bodegas, 8 Informes resultado de revisión de listas especiales Transporte, temporales y proveedores entre otros informe. De acuerdo con el procedimiento para adelantar auditoría de regularidad el CONTROL

FISCAL INTERNO es: “el conjunto de controles definidos en planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad para la protección y el buen uso de los recursos públicos puestos bajo su responsabilidad en desarrollo de las actividades, operaciones y actuaciones económicas, jurídicas y tecnológicas, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, en procura que la administración de los recursos o bienes del Estado, se realice con sujeción a los principios de la gestión fiscal: eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración de los costos ambientales y estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos institucionales”.

3.1.2 Factor Plan de Mejoramiento La evaluación del plan de mejoramiento, se realizó con el propósito de verificar la eficacia y efectividad de las acciones que originaron los hallazgos detectados,


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mediante soportes y pruebas de auditoria, con el fin de verificar el porcentaje de cumplimiento reportado por COLVATEL, seguimiento realizado por la Contraloría de Bogotá D.C. Según lo presentado por COLVATEL en el aplicativo SIVICOF formato “ESTADO DE

LAS ACCIONES”, reportan 24 acciones de las cuales, se evaluaron 17 acciones que corresponden a 15 hallazgos, que tienen fecha de vencimiento hasta el 31 de diciembre en la vigencia 2018; de estas, tres (3) acciones presentan estado INCUMPLIDAS y 14 acciones ABIERTAS. Una vez verificadas y analizadas las 17 acciones, se evidenció que todas se cumplieron, es decir, la gestión de COLVATEL fue efectiva y eficaz y alcanzó el 100%, todas quedaron en estado cerradas. El consolidado de las acciones se relaciona en el siguiente cuadro:

CUADRO 4 NÚMERO DE HALLAZGOS Y ACCIONES CERRADAS Y CUMPLIDAS

No. HALLAZGOS

No. DE ACCIONES

ACCIONES CERRADAS

INCUMPLIDAS INEFECTIVAS

15 17 17 0 0 Fuente: Plan de Mejoramiento SIVICOF formato “ESTADO DE LAS ACCIONES” a 31 de diciembre de 2018.

La información detallada de la valoración efectuada a las acciones, se relaciona a continuación:

CUADRO 5 PLAN MEJORAMIENTO INFORMACIÓN DETALLADA EVALUACIÓN DEL AUDITOR

VIGENCIA PAD

AUDITORÍA o VISITA

CÓDIGO AUDITORÍA SEGÚN PAD

DE LA VIGENCIA

NÚMERO HALLAZGO

FACTOR

CÓDIGO

ACCIÓN

ANÁLISIS EVALUACIÓN

AUDITOR

EFICACIA

EFECTIVID

AD

ESTADO Y EVALUACIÓN DEL AUDITOR

FECHA SEGUIMIE

NTO

CALIFICACIÓN ACCIÓN

2017 192 2.1.1.1 Control Fiscal Interno

1 Se realizó visita administrativa fiscal el día 4 de octubre de 2019 en la Dirección de Control Interno donde se verificaron los documentos de las acciones realizadas por Colvatel para eliminar la causa del hallazgo. Se verificaron los indicadores.

100% 100% Cerrada 4/10/2019 100%

2014 256 2.1.1.2 Control Fiscal

1 Acción evaluada y cerrada en la auditoria PAD

100% 100% Cerrada 4/10/2019 100%


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VIGENCIA PAD

AUDITORÍA o VISITA


DE LA VIGENCIA

NÚMERO HALLAZGO

FACTOR

CÓDIGO

ACCIÓN


AUDITOR

EFICACIA

EFECTIVID

AD


FECHA SEGUIMIE

NTO


Interno

2018 vigencia 2017

2017 192 2.1.1.2 Control Fiscal Interno

2 Se realizó visita administrativa fiscal el día 4 de octubre de 2019 en la Dirección de Control Interno donde se verificaron los documentos de las acciones realizadas por Colvatel para eliminar la causa del hallazgo. Se verificó el formato CB-0411 donde está la ejecución ejecutado efectivamente.

100% 100% Cerrada 4/10/2019 100%

2017 192 2.1.1.3 Gestión Contractual

1 Se realizó capacitación el día 5 de enero de 2018, con el fin de unificar criterios en el diligenciamiento del formato cb-0017-pagos de manera correcta, se cuenta con el registro de asistencia. Así mismo, se redactó un instructivo con base en el proporcionado por la contraloría de Bogotá, el cual se envía cada mes para facilitar a los usuarios el diligenciamiento del formulario. A la fecha, se ha realizado el diligenciamiento de manera adecuada y se han rendido los informes en las fechas previstas para la rendición de la cuenta mensual.

100% 100% Cerrada 8/10/2019 100%

2017 192 2.1.3.2.1 Gestión Contractual

1 Se adjuntó la documentación correspondiente. Contratos liquidados a la fecha. El procedimiento de archivo fue

100% 100% Cerrada 8/10/2019 100%


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VIGENCIA PAD

AUDITORÍA o VISITA


DE LA VIGENCIA

NÚMERO HALLAZGO

FACTOR

CÓDIGO

ACCIÓN


AUDITOR

EFICACIA

EFECTIVID

AD


FECHA SEGUIMIE

NTO


revisado y ajustado.


1 La observación fue inmediatamente subsanada a nivel documental desde el inicio de la vigencia contractual actual y desde la primera facturación, formalizándola en el otrosí del día 18 de julio de 2018.

100% 100% Cerrada 8/10/2019 100%


1 La Gerencia Jurídica ha revisado que los formatos de identificación de riesgos se encuentren completamente diligenciados, de acuerdo con la matriz de riesgos que para el efecto señale el área usuaria. En el caso de los proyectos, los cuales por su cuantía se someten a consideración del Comité de Contratación, los riesgos son presentados al Comité y son revisados en la misma sesión.

100% 100% Cerrada 8/10/2019 100%


1 Una vez realizado el análisis de documentos contractuales para el tratamiento de personal en misión en estabilidad ocupacional reforzada, garantizando seguridad jurídica y disminuyendo contingencias litigiosas, COLVATEL incorporó las condiciones para contratar los servicios de las EST, en las dos

100% 100% Cerrada 8/10/2019 100%


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VIGENCIA PAD

AUDITORÍA o VISITA


DE LA VIGENCIA

NÚMERO HALLAZGO

FACTOR

CÓDIGO

ACCIÓN


AUDITOR

EFICACIA

EFECTIVID

AD


FECHA SEGUIMIE

NTO


solicitudes públicas de ofertas (GJC01 – 2018 publicado el 22 de marzo de 2018 y GJC02 – 2018 publicado el 7 de junio de 2018) en las cuales se especificó el manejo de la prestación del servicio del personal en misión que se vea inmerso en condición de estabilidad ocupacional reforzada durante la ejecución del contrato. En igual sentido, se contempló en los términos de referencia el manejo con las EST, que se realizaría durante la ejecución del contrato y su liquidación, cuando proceda.


2 En los procesos de invitación pública para presentar ofertas por parte de EST, se contemplaron los requisitos y condiciones específicos relacionados con el control del personal en misión por parte del contratista y del contratante. La documentación pertinente fue publicada en la página Web de COLVATEL. (Ver procesos de marzo y junio de 2018)

100% 100% Cerrada 8/10/2019 100%


2 Se realizó una presentación a los integrantes del equipo directivo de COLVATEL del nuevo Manual de Contratación y Supervisión.

100% 100% Cerrada 8/10/2019 100%


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DE LA VIGENCIA

NÚMERO HALLAZGO

FACTOR

CÓDIGO

ACCIÓN


AUDITOR

EFICACIA

EFECTIVID

AD


FECHA SEGUIMIE

NTO


El 28/12/18 se realizó una jornada de capacitación dirigida a supervisores de contratos, jefes de área y otro personal vinculado directamente con la ejecución de contratos. La presentación correspondiente fue elaborada y presentada por la Gerencia Jurídica. Se efectuó el registro de asistencia correspondiente.

2017 192 2.3.1.1 Presupuesto (Estados Contables)

1 Se adiciono al reporte CBN 1026 Inventario Físico los montos correspondientes a la Propiedad Planta y Equipo registrados en los activos de la Compañía. En conclusión, la acción de mejora fue efectiva al mejorar el reporte de la información al aplicativo SIVICOF, tal como se evidencia en el reporte de la vigencia 2018. En consecuencia, se cierra.

100% 100% Cerrada 15/10/2019 100%


1 Efectuado el seguimiento se evidencia que el sujeto de control incluyó en el reporte CBN 1026 Inventario físico, los valores correspondientes a los registros de propiedad planta y equipo tal como se puede observar en el reporte de la información vigencia 2018 al aplicativo SIVICOF, en

100% 100% Cerrada 15/10/2019 100%


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VIGENCIA PAD

AUDITORÍA o VISITA


DE LA VIGENCIA

NÚMERO HALLAZGO

FACTOR

CÓDIGO

ACCIÓN


AUDITOR

EFICACIA

EFECTIVID

AD


FECHA SEGUIMIE

NTO


consecuencia, se cierra.


1 Efectuado el respectivo seguimiento a la acción del Plan de Mejoramiento se evidencia que el sujeto de control soportó las operaciones reciprocas que se presentaron con las entidades del estado a través de un documento de conciliación de transacciones, soportadas mediante correos electrónicos los cuales fueron confirmados; acción de mejora que ha sido efectiva en el mejoramiento del proceso de conciliación de las operaciones reciprocas. En consecuencia, se cierra.

100% 100% Cerrada 15/10/2019 100%


1 Efectuado el respectivo seguimiento se observa que se actualizaron los derechos contingentes en las cuentas de orden y se revelaron en la nota 17 de los estados financieros a 31 de diciembre de 2018, en consecuencia se cierra.

100% 100% Cerrada 15/10/2019 100%

2014 256 2.2.1.1.1 Planes, Programas y Proyectos (Plan Estratégico Cor

2 La verificación constata que dicha acción ya fue solicitada a cerrar en la vigencia anterior por parte del responsable de la evaluación en la auditoria 192. Por tanto la acción debe cerrarse definitivamente, ya que no es una

100% 100% Cerrada 28/10/2019 100%


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NÚMERO HALLAZGO

FACTOR

CÓDIGO

ACCIÓN


AUDITOR

EFICACIA

EFECTIVID

AD


FECHA SEGUIMIE

NTO


porativo)

acción incumplida. Efectivamente reformuló el mapa estratégico en algunos objetivos estratégicos con sus respectivos indicadores, que fueron efectivos en un 90% para el cumplimiento de los objetivos estratégicos, como se detallará en el acápite de planeación estratégica 2018. Acciones planteadas: 1. La consolidación de la información fue reasignada a la Gerencia Financiera. 2. Se revisaron y formularon los objetivos estratégicos. 3. Se reformuló el mapa de relaciones y mapa estratégico MEC. 4. Se desplegaron los objetivos estratégicos a los procesos misionales. 5. Se revisaron y definieron los indicadores de monitoreo y seguimiento de objetivos estratégicos. 6. Seguimiento: se revisan y analizan los datos reportados de los indicadores estratégicos. 7. Los resultados de los indicadores estratégicos se divulgan a las partes

interesadas.

2014 256 2.2.1.4.1 Planes, Programas y

2 La verificación constata que dicha acción ya fue solicitada a cerrar en la vigencia anterior

100% 100% Cerrada 28/10/2019 100%


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DE LA VIGENCIA

NÚMERO HALLAZGO

FACTOR

CÓDIGO

ACCIÓN


AUDITOR

EFICACIA

EFECTIVID

AD


FECHA SEGUIMIE

NTO


Proyectos (Plan Estratégico Corporativo)

por parte del responsable de la evaluación en la auditoria 192. Por tanto la acción debe cerrarse definitivamente, ya que no es una acción incumplida. SE REFORMULARON LOS OBJETIVOS TAL COMO SE EVIDENCIA EN EL PLAN CORPORATIVO Acción 1: Se replantearon los objetivos # 2 y 3. Se reformularon los indicadores de medición de la satisfacción del cliente, se reformularon los indicadores de tasa de conversión de ventas, nivel de satisfacción del cliente y revisión, reformulación y establecimiento de indicadores de primer y segundo nivel. En la definición del plan corporativo 2017 se evidencian los lineamientos estratégicos: misión, políticas y valores, unidades estratégicas de negocios, estructura de proyectos misionales; modelo de operación proceso y plantea los pilares, objetivos y estrategias

corporativos. Acción 2: Se evidencia mediante la auditoria a los dos objetivos


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DE LA VIGENCIA

NÚMERO HALLAZGO

FACTOR

CÓDIGO

ACCIÓN


AUDITOR

EFICACIA

EFECTIVID

AD


FECHA SEGUIMIE

NTO


estratégicos que los indicadores que miden el cumplimiento de los mismos modificar los objetivos en los contratos que buscan mejorar nivel de satisfacción de los clientes. Por tanto la acción debe cerrarse definitivamente.

2017 192 2.2.1.1 Gestión Presupuestal (Plan Estratégico Corporativo)

1 Se verifico el cumplimiento del indicador siendo efectivo en su implementación con la suscripción d los nuevos contratos y la operación del sistema de calidad frente al desarrollo del indicador. Se anexan los soportes documentales del cumplimiento de acuerdo a la matriz allegada por Colvatel S.A. Por tanto la acción debe cerrarse definitivamente. 1. Se realizó la revisión del formato PAO 2017, alineando los indicadores propuestos en el plan de acción con los indicadores planteados en el objetivo estratégico, en los casos aplicables. 2. Se realizó el ajuste del indicador "Mejorar la satisfacción de nuestros clientes", excluyendo la variable de auditorías post actividad; por tratarse de una actividad de aseguramiento de la calidad en el

100% 100% Cerrada 28/10/2019 100%


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DE LA VIGENCIA

NÚMERO HALLAZGO

FACTOR

CÓDIGO

ACCIÓN


AUDITOR

EFICACIA

EFECTIVID

AD


FECHA SEGUIMIE

NTO


marco de las obligaciones contractuales.

FUENTE: Aplicativo SIVICOF

3.1.3. Factor Gestión Contractual Según la información reportada a 31 de diciembre de 2018 por COLVATEL al sistema SIVICOF, el universo de contratación fue de 24 contratos reportados por valor de $24.398.985.458, de los cuales se seleccionaron 13 por $3.063.621.360, que representan el 12.76% del universo; el criterio de selección fue por el nivel de representatividad y el objeto contractual, de igual manera se encuentran incluidos en la relación de Alertas a la contratación por parte de la Dirección de Planeación de la Contraloría. Por concepto de Alertas a la contratación se incluyeron cinco (5) contratos de las vigencias 2014, 2015, 2016 y 2017 por valor de $9.351.433.209, que representa el 91.23% del valor total $10.250.864.878. Por lo tanto, del universo reflejado en $34.649.850.336 la muestra se estableció en 18 contratos cuyo valor es de $12.415.054.569, que representan el 41.86% y se relacionan a continuación:

CUADRO 6 SELECCIÓN MUESTRA DE CONTRATACIÓN

TIPO DE CONTRATO

VALOR TOTAL VALOR MUESTRA

% VALOR TOTAL

CONTRATOS TOTAL

CONTRATOS MUESTRA

% MUESTRA CONTRATOS

Alertas $10.250.864.878 $9.351.433.209 91.23% 19 5 26.32%

Contratos $24.398.985.458 $3.063.621.360 12.56% 24 13 54.17%

Muestra 34.649.850.336 $12.415.054.569 35.83% 43 18 41.86%

FUENTE: Equipo Auditor

CUADRO 7 UNIVERSO CONTRATACIÓN

Alertas

TIPO CONTRATO VALOR % MUESTRA CONTRATOS TOTAL

MUESTRA

Muestra Alertas $9.351.433.209 91,23% 19 5

Total $10.250.864.878 26,32%

Contratos

Tipo Contrato Valor % Muestra Contratos Total Muestra

Muestra Contratos Sivicof $3.063.621.360 12,56% 24 13

Total $24.398.985.458 54,17%

Total Universo


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Total $ 34.649.850.336 100,00%

FUENTE: Equipo Auditor

CUADRO 8 MUESTRA EVALUACIÓN GESTIÓN CONTRACTUAL

NÚMERO DEL

COMPROMISO

NO. PROYECTO INVERSIÓN

TIPO DE CONTRATO

OBJETO VALOR EN PESOS ALCANCE

JUSTIFICACIÓN PARA LA SELECCIÓN

SGC-067-14

31-Servicios Profesionale

s

Prestación de

servicios

Organización y administración de los recursos estimados para la ejecución de las actividades de aprovisionamiento con suministro de algunos materiales en Bogotá, incluye Soacha Cundinamarca, meta y demás regiones definidas en el país.

$ 6.843.223.663,00

Etapas contractuales

Alertas a la contratación

SGC-006-15

132-Arrendamiento de bienes inmuebles

Arrendami

entos

Arriendo de inmueble en la Kra 72 k N°37-35 sur

$ 472.865.946,00 Etapas

contractuales Alertas a la contratación

SGC-003-16

43-Suministro de Servicio

de Vigilancia

Prestación de

servicios

Prestación del servicio de Seguridad y vigilancia física(con y sin armas) en las sedes de Colvatel a nivel nacional y el servicio de 8 escoltas motorizados con arma y medio de comunicación

$ 1.500.000.000,00 Etapas


SGC-035-16

132-Arrendamiento de bienes inmuebles

Arrendamiento

Arrendamiento de inmueble ubicado en la cra 58 N 17-58 y Cra 58 17-68

$ 376.338.000,00 Etapas


SGC-011-17

49-Otros Servicios

Prestación de

servicios

Prestación del servicio para mantener el esquema de soporte funcional de la herramienta implementada por el cliente bajo el aplicativo SAP, durante la estabilización y post-producción según el alcance descrito en la oferta de servicio 3517 del 15 de marzo de 2017 , el cual hace parte integral del presente contrato

$ 159.005.600,00 Etapas


GJC-001-18

48-Otros Suministros

Suministro Suministro de herramientas, materiales, equipos de alturas y bienes requeridos para el desarrollo de la operación de Colvatel

$ 135.000.000,00 Etapas

contractuales

Por el objeto contractual y Alertas a

la contratación

GJC-002-18


8. Otra Suministro de elementos de protección personal y equipos de alturas necesarios para el desarrollo de la operación de Colvatel

$ 70.000.000,00 Etapas

contractuales

Por el objeto contractual y Alertas a

la contratación

GJC-003-18


8. Otra

Suministro de herramientas, materiales, equipos de alturas y bienes requeridos para el desarrollo de la operación de Colvatel

$ 50.000.000,00 Etapas

contractuales Por el objeto

contractual y Alertas a la contratación

GJC-004-18

39-Servicios de

Capacitación 8. Otra

Prestación de Servicios de capacitación y el entrenamiento en trabajo seguro en alturas en los niveles avanzado, reentrenamiento, básico operativo, básico administrativo y coordinador requerido por la operación de Colvatel

$ 220.408.000,00 Etapas



GJC-006-18


24:Otro Suministro de herramientas, materiales, equipos de altura y bienes requeridos para el desarrollo de la operación de Colvatel

$ 165.000.000,00 Etapas



GJC-007-18


8. Otra Suministro de overoles para el desarrollo de las actividades de Colvatel

$ 110.000.000,00 Etapas



GJC-008-18


8. Otra Suministro de botas y calzado requeridos para el desarrollo de la operación de Colvatel

$ 80.000.000,00 Etapas



GJC-009-18


s 20176:

Prestación de servicios

5. Contratación directa

Asesoría Jurídica permanente en el marco de la visita de seguimiento programada por la Contraloría Distrital focalizada en el plan de mejoramiento relacionado con 2 hallazgos fiscales y administrativos como resultado de la auditoría realizada en el segundo semestre de 2017

$ 25.000.000,00 Etapas



GJC-010-18

49-Otros Servicios

3: Tecnologí

a

Prestación de servicio de alquiler de equipos de cómputo, incluido licenciamiento del sistema operativo Windows 7, 8 o 10 profesional 32/64 bits español , licenciamiento Microsoft office estándar última versión disponible y licencias

$ 1.090.140.000,00 Etapas




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NÚMERO DEL

COMPROMISO

NO. PROYECTO INVERSIÓN

TIPO DE CONTRATO

OBJETO VALOR EN PESOS ALCANCE

JUSTIFICACIÓN PARA LA SELECCIÓN

adicionales. Incluye guaya, morrales, mantenimiento preventivo y correctivo para cada uno de los equipos alquilados (portátiles y escritorio)

GJCE-182-18

49-Otros Servicios

3: Tecnologí

a

Prestación del servicio de emisión y recepción de facturación electrónica a través de una solución tecnológica cumpliendo con lo establecido en el decreto 2242 de 2015, la resolución 00019 de febrero de 2016 y demás normatividad proferida por la Dian, referente a la implementación de la factura electrónica.

$ 10.720.000,00 Etapas



GJC-012-18

43-Suministro de Servicio

de Vigilancia

24:Otro

Prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada en las modalidades fija, móvil, con o sin arma, siete (7) escoltas motorizados con armas y medios de comunicación, para la seguridad de personas, bienes muebles e inmuebles y demás infraestructura QUE COLVATEL S.A E.S.P., utilice para el desarrollo de su objeto social y que se encuentren ubicados dentro del territorio colombiano

$ 967.353.360,00 Etapas



GJC-014-18


s

6: Prestación

de servicios

Prestar sus servicios profesionales para la asesoría, acompañamiento jurídico y como apoderado especial, en temas de contratación estatal y derecho administrativo en especial en el trámite de un presunto incumplimiento respecto de las obligaciones contraídas por Colvatel en el contrato interadministrativo no. 872 de 2017, en el marco de la vía administrativa adelantada por la agencia nacional de tierras (ANT) contra Colvatel S.A. con fundamento en el artículo 86 de la ley 1474 de 2011.

$ 60.000.000,00 Etapas



GJC-017-18


s

6: Prestación

de servicios

Prestar servicios profesionales para asumir la representación jurídica de Colvatel, dentro de los procesos de Responsabilidad Fiscal No. 054 y 056 de 2017 adelantados por la contraloría de Bogotá en contra de Colvatel y sus directivos

$ 80.000.000,00 Etapas



Fuente: Aplicativo SIVICOF, Información Contractual Vigencia 2018 y Alertas a la Contratación emitidas por Planeación.

3.1.3.1 Contrato de Ingresos No. SGC-067-14. Prestación de servicios para la organización y administración de los recursos estimados, dando lugar a la ejecución de las actividades de aprovisionamiento con suministro de algunos materiales en Bogotá incluyendo al municipio de Soacha - Cundinamarca, departamento del Meta y demás regiones definidas en el país, por valor de $ 6.843.223.663,00.

ACEPTACIÓN DE OFERTA No. 4600013723 SGC 067 14

Naturaleza del contrato:

Derecho Privado

Tipo de contrato Prestación de servicios y suministros

Contratista: Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos COLVATEL SA.ESP

Nit: 800.196.299-8

Objeto: Organizar y administrar los recursos estimados para la ejecución de las actividades de aprovisionamiento y


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aseguramiento de accesos de voz, acceso de datos y servicios sobre IP y actividades de adecuación y mantenimiento de redes internas; con suministros de algunos materiales en Bogotá (Incluye Soacha), Cundinamarca, Meta y demás regiones definidas en el país.

Plazo: 24 meses.

Fecha de suscripción:

24 enero de 2014

Orden de inicio 01 de marzo de 2014

Modificaciones Según minuta de la aceptación de oferta No.460013723, La ETB manifestó: ”que es aceptada parcialmente la oferta de 14 de enero de 2014, en lo relativo a la organización y administración, de los recursos estimados para la ejecución de las actividades de aprovisionamiento, con suministro de algunos materiales en Bogotá, (Incluye Soacha) Cundinamarca, Meta y demás regiones definida en el país, de conformidad con las condiciones previstas en los términos de referencia, en la oferta y en el Manual de Contratación de ETB.

Fecha de terminación:

08 de octubre de 2015

Fecha de liquidación:

08 de octubre de 2015

Valor del contrato: Gastos de Administración $12.328.249.902 Gastos Reembolsables $26.350.503.425

CONCEPTO VALOR SIN IVA

IVA TOTAL, CON IVA

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Valor Inicial 6.843.223.663 1.094.915.786 7.938.139.449

Adición No. 1, suscrita:10-02-15 904.327.367 144.692.379 1.049.019.746

Adición No. 2, suscrita:07-04-15 2.880.207.506 460.883.201 3.341.090.707

TOTAL, GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

10.627.758.536

12.328.249.902

CUPO DE RECURSOS - GASTOS REEMBOLSABLES

VALOR CON IVA

TOTAL, CON IVA

Valor Inicial 16.671.499.517 16.671.499.517

Adición No. 1, suscrita: 10-02-15 1.193.682.797 1.193.682.797

Adición No. 2, suscrita: 07-04-15 8.485.321.101 8.485.321.101

TOTAL, GASTOS REEMBOLSABLES

26.350.503.415

26.350.503.415

VALOR TOTAL DE LA ACEPTACION OFERTA No. 4600013723: 38.678.753.317

FUENTE: Aceptación de Oferta No. 4600013273 y Acta de liquidación de la Aceptación de Oferta No. 4600013273, suscrita el 8 de octubre de 2015.

“El contrato tiene a cargo un cupo de recursos, el cual se ejecutará mediante órdenes de servicio por el supervisor del


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contrato, quien no se obliga con una cantidad mínima o máxima, toda vez que esto dependerá de las necesidades puntuales que se presenten en la operación. Por tanto, el precio del contrato es estimado y podrá o no agotarse. El contratista, con la presentación de la oferta aceptó esta condición y en consecuencia, renuncia intentar efectuar reclamación como resultado de la ejecución contractual.”

Gastos de administración:

Los gastos de administración tuvieron un comportamiento como a continuación se indica:


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GASTOS REEMBOLSABLES ACEPTACION DE OFERTA No. 4600013723

FACTURA PAGOS

FECHA NÚMERO VALOR FECHA VENCIMIENTO

FECHA PAGO

VALOR

24/04/2014 11385 819.519.968 24/05/2014 16/06/2014 -819.519.968

19/06/2014 11447 819.519.968 19/07/2014 14/07/2014 -1.639.039.936

19/06/2014 11448 819.519.968 19/07/2014

23/09/2014 11544 819.519.968 23/10/2014 23/10/2014 -819.519.968

23/10/2014 11567 819.519.968 22/11/2014 26/11/2014 -819.519.968

21/11/2014 11597 819.519.968 21/12/2014

22/12/2014 -2.458.141.604 21/11/2014 11598 819.519.968 21/12/2014

21/11/2014 11599 819.101.668 21/12/2014

17/12/2014 11637 819.519.968 16/01/2015 16/01/2015 -819.519.968

16/01/2015 11663 557.273.578 15/02/2015 2/03/2015 -557.273.578

18/02/2015 11908 56.121.031 20/03/2015 23/03/2015 -479.246.077

18/02/2015 11909 423.125.046 20/03/2015

19/03/2015 11943 569.545.632 18/04/2015 20/04/2015 -569.545.632

21/04/2015 11962 887.813.299 21/05/2015 21/05/2015 -887.813.299

22/05/2015 11990 803.003.513 21/06/2015 22/06/2015 -803.003.513

19/06/2015 12014 836.036.423 19/07/2015 22/07/2015 -836.036.423

14/07/2015 12026 819.519.968 13/08/2015 14/08/2015 -819.519.968

TOTALES 12.327.699.902 12.327.699.902

Fuente: Facturas emitidas por Colvatel Nit. 800.196.299-8

Se emitieron las Actas suscritas entre los Supervisores de la ETB y Colvatel Nos: Acta No.1 de 10-04-2014; Acta No. 2 de 12-06-2014; Acta No. 3 de12-06-2014; Acta No. 4 de 12-09-2014; Acta No. 5 de 13-11-2014; Acta No. 7 de 07-10-2014; Acta No. 8 de 13-11-2014; Acta No. 9 de 14-11-2014; Acta No. 10 de 09-12-2014; Acta No. 11 de 22-12-2014; Acta No. 12 de 17-02-2015; Acta No. 13 de 06-03-2015; Acta No. 14 de 09-04-2015; Acta No. 15 de 08-05-2015; Acta no. 16 de 04-06-2015; Acta No. 18 de 06-07-2015 y Acta No. 19 de 08-10-2015. En conclusión, se evidencia que no se le dio un control adecuado a la numeración de las Actas, quedando faltando los números 6 y 17; de otra parte, los hechos económicos no se narraron tal como se sucedieron. En efecto, en el Acta No. 4 se dice que se prestó el servicio correspondiente al período del “01 y 31 de 08-2014”, cuando en el Acta No. 5 contempla que el servicio que se prestó corresponde a “01 y 31 de 07-2014”.

Gastos reembolsables:

Se consideran como gastos reembolsables únicamente los conceptos definidos en el numeral 2.10.2 de los términos de referencia relacionados expresamente con los servicios de aprovisionamiento y bajo las condiciones previstas en el citado numeral. (Términos de referencia)

El expediente del contrato, que soporta la ejecución del mismo, carece de documentos legibles, situación que impidió concluir la evaluación financiera, lo cual


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será retomado en una actuación fiscal posterior y como insumo se deja planteada la suma de $1.563.205.992 que no fue avalada por los supervisores de la ETB, como gastos reembolsables, al no estar contemplados en los términos de referencia como a continuación se relacionan:

ANEXO CONCEPTO No. FACTURA VALOR NO AVALADO POR LA SUPERVISIÓN DE

LA ETB

Anexo 1 Archivo 1 Acta No.4 del 11 de septiembre de 2014

Personal sin eventos Vehículos

19169 38120 2080628 41138935 19189 38502 208073 2641 4242

1.977.222 2.766.851 1.187.818 4.595.484 4.042.080 5.438.877 2.290.884

879.538 1.743.778

Anexo 2 Archivo 1 Acta No. 8 del 7 de octubre de 2014

Personal sin eventos Telefonía

41140147 390989 (1) 19453 FC-000192986679 FC-000194207827 FC-000194202846

1.755.220 2.423.740

138.600 110.770 111.229 110.770

Anexo 2 Archivo 2 Acta No. 7 del 7 de octubre de 2014

Personal sin eventos

19453 39089 (1) 41140147 FC-000192986679 FC-000194207827 FC-000194202846

138.600 2.423.740 1.753.220

110.770 111.229 110.770

Anexo 3 Archivo 1 Acta No. 3 del 13 de agosto de 2014

Personal Impresora Dotación Celulares Computadores Vehículos Peajes

190110 37454 408292 2080310 41137960 19011 37815 4316 2080508 41138331 2080191A 41137699 37367 400190 2785 VC-767040 VC-767028 VC-767037 BI-0092958467 BOG-26056 BOG-26059 BOG-26155 4099 4126 4148

16.179.096 15.805.436 66.407.558 64.824.474 98.338.504 86.135.065

105.687.657 134.791.266

5.385.845 211.699.975 156.284.787 185.637.086

8.033.698 123.172.429

174.000 216.796 433.593

1.734.372 3.164.471 4.461.554 5.864.571 4.451.518 1.581.600 2.241.200

226.278.251

FUENTE: Información suministrada en CD como soportes de los gastos reembolsables según actas enunciadas.


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3.1.3.1.1 Hallazgo administrativo en razón a que los documentos que soportan inversión en gastos reembolsables tales como: facturas, relaciones de personal requerido y actas de conciliación entre las partes, son ilegibles.

El expediente del contrato, que soporta la ejecución del mismo carece de documentos; situación que conllevó a su solicitud, siendo remitidos por COLVATEL en medio magnético procediendo a su verificación, estableciendo que los mismos son ilegibles; tal hecho impidió concluir la evaluación financiera, por lo que la verificación de ingresos y gastos en relación con el referido contrato, será retomado en una actuación fiscal posterior y como insumo se deja planteada la suma de $1.563.205.992, la que no fue avalada por los supervisores de la ETB, como gastos reembolsables al no estar contemplados en los términos de referencia.

Valoración de la respuesta del sujeto de control. El sujeto de control acepta la existencia de documentos ilegibles en el contrato referido y por tal motivo los solicitará al cliente. Los argumentos presentados por Colvatel no desvirtúan las observaciones presentadas por la Contraloría y no se adjuntan los documentos soportes de las inversiones señaladas. En consecuencia, se mantiene la observación configurándola en hallazgo administrativo el cual se debe incorporar en el Plan de Mejoramiento. 3.1.3.2 Contrato GJC-012-18, de prestación de servicio de vigilancia suscrito entre la Sociedad Protevis Ltda. suscrito el 01 de junio de 2018.

Naturaleza del contrato Derecho Privado

Tipo de contrato Prestación de servicio de vigilancia

Contratista: PROTEVIS LTDA.

Nit 860.526.793

Objeto Prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada en las modalidades fija, móvil, con o sin arma, siete (7) escoltas motorizados con armas y medio de comunicación, para la seguridad de personas, bienes muebles e inmuebles y demás infraestructura que COLVATEL utilice para el desarrollo de su objeto social y que se encuentren ubicados dentro del territorio colombiano

Plazo 24 meses.

Fecha de suscripción: 1 de junio del 2018.


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Orden de inicio 2 de junio del 2018.

Modificaciones N/A

Fecha de terminación 30 de Mayo del 2020

Fecha de liquidación En ejecución.

Valor del contrato $967.353.360 más IVA


N/A

GASTOS REEMBOLSABLES

N/A

La Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP, realizó la SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS N° JS-02-2018, atinente a la prestación de servicios de vigilancia y seguridad privada en las modalidades fija, móvil con o sin arma, constante de siete (7) escoltas motorizados con armas y medio de comunicación, para la seguridad de personas, bienes muebles e inmuebles y demás infraestructura que Colvatel S.A. ESP., utilice para el desarrollo de su objeto social y que se encuentren ubicados dentro del territorio colombiano. Presentaron ofertas: SEGURIDAD ATLAS LTDA., CELAR LTDA., PROTEVIS LTDA.; a partir de tales propuestas, se realizó el 07 de mayo de 2018, la correspondiente EVALUACIÓN JURÍDICA: “Como miembros del Comité Evaluar, a continuación nos permitimos presentar los resultados de la evaluación juridica de las ofertas recibidas dentro de la presente solicitud publica de ofertas”

CUADRO 9 EVALUACIÓN OFERENTES CONTRATO SERVICIO DE VIGILANCIA

ITEM OFERENTE RESULTADO DE LA

EVALUACIÓN

OBSERVACIÓN

1 Seguridad Atlas Ltda. CUMPLE

2 Protevis Ltda CUMPLE El OFERENTE subsana la documentación requerida

3 Celar Ltda CUMPLE El OFERENTE subsana la documentación requerida

FUENTE: Carpeta Contrato GJC-012-18

EVALUACIÓN FINANCIERA, realizada el 07 de mayo de 2018, la cual arroja la siguiente calificación:


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FUENTE: Carpeta Contrato GJC-012-18

A partir del analice de las propuestas presentadas, la que fue llevada al Comité de contratación, señala que: “las dos (2) empresas cumplen con los criterios técnicos, jurídicos y Financieros evaluados, la Gerencia Administrativa se permite recomendar que la oferta a seleccionar para suministrar los servicios de Vigilancia fija en las sedes de COLVATEL y el servicios de Escoltas Motorizados, sea la oferta de la empresa Protevis Ltda. (Antigüedad, Acreditación de presencia y Oferta económica), es decir la de Seguridad.”. Al respecto, el Acta No, 21 – del Comité de Contratación del 17 de mayo de 2018, da cuenta del análisis de las ofertas así como de las visitas efectuadas a las empresas: ATLAS y PROTEVIS, las cuales cumplen con los criterios técnicos, jurídicos y financieros evaluados, la Gerencia Administrativa recomienda contratar con la empresa PROTEVIS toda vez que su oferta obtuvo la mejor calificación, (antigüedad, acreditación de presencia y oferta económica); en razón a ello el “Comité de Contratación deciden por unanimidad aprobar la solicitud de la Gerencia Administrativa.”. A la fecha de evaluación, el contrato no ha sido objeto de adiciones y/o modificaciones y se encuentra en ejecución hasta junio de 2020. No obstante, ello, la contratista mediante comunicación de enero de 2019, informa: “Con el ánimo de mantenerlos informados acerca de las modificaciones en la tarifa para este año 2019, según el decreto reglamentario 2269 del 30 de Diciembre de 2018 del Gobierno Nacional, y la Circular No. 20194000000025 del 2 de Enero de 2019 de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, se adjunta; en la cual se refleja un alza del 6% al Salario mínimo legal vigente, incremento que se aplicará a la facturación a partir del 1 de Enero de 2019.” El valor del contrato, según la Cláusula Cuarta, se tasó hasta por la suma de $967.353.360 más IVA.; monto que incluye todos los costos que pueda generar la prestación del servicio objeto del mismo. No requirió estudios de mercadeo en razón


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a que las tarifas cobradas se encuentran reguladas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad. Mediante comunicación remitida a la Auditoría por el Jefe de Control Interno de Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP, enviada a esa área por el Jefe de Seguridad de la citada empresa, de fecha 07 de octubre de 2019, se informa que la contratista no ha sido objeto de amonestaciones o multas por incumplimiento, hasta la fecha citada. El contrato se encuentra en ejecución hasta el 01 de junio de 2020; se tiene que la ejecución contractual hasta septiembre de 2019, va en el 54.55%, originando facturación por la suma total de $538.772.866 M/cte., y efectuados pagos por la suma de $535.508.767 M/cte., hasta la fecha de ejecución del contrato. No obstante lo cual y por encontrarse en ejecución hasta el 01 de junio de 2020, el contrato será objeto de una auditoria posterior una vez finalice. 3.1.3.2.1 Hallazgo administrativo por carencia de fecha de expedición del documento de adjudicación del Contrato de prestación de servicio de vigilancia GJC-012-18, suscrito con la Sociedad Protevis Ltda. El documento denominado: “ADJUDICACIÓN DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTA No.

JS-002-2018”, por el que cual Colvatel S.A. ESP., “procede a realizar la adjudicación para servicios de vigilancia y seguridad privada en las modalidades fija, móvil, con o sin arma, siete (7) escoltas motorizados con armas y medio de comunicación, para la seguridad de personas, bienes muebles e inmuebles y demás infraestructura que COLVATEL S.A. E.S.P. utilice para el desarrollo de su objeto social y que se encuentren ubicados dentro del territorio colombiano a la sociedad PROTEVIS

LTDA.”, suscrito por el Segundo Suplente del Representante Legal, CARECE DE FECHA CIERTA DE EXPEDICIÓN, esto es, día, mes y año en que se adoptó la decisión. Valoración de la respuesta del sujeto de control. La respuesta entregada por COLVATEL S.A. ESP., no desvirtúa lo observado en el informe preliminar por cuanto se está ante el hecho evidente, que el Acta de “Adjudicación de la solicitud pública de oferta No. JS-002-2018”, carece de fecha cierta de expedición y como documento público, forma parte del proceso contractual. La carencia fecha: día, mes y año, y que per se debe contener todo documento independientemente de quien lo emita, viola el debido proceso en razón a que coloca en incertidumbre el documento para ejercer las controversias que sean del caso respeto de las determinaciones en el contenidas.


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3.1.3.3 Contrato GJC-014-18, de prestación de servicios profesionales para la asesoría, acompañamiento jurídico y como apoderado especial, suscrito entre la firma: “EXPÓSITO ABOGADOS S.A.S.” suscrito el 12 de junio de 2018.


Tipo de contrato Prestación de servicios

Contratista: EXPÓSITO ABOGADOS S.A.S

Nit. 900.639.851-1.

Objeto La asesoría, acompañamiento jurídico y como apoderado especial, en temas de contratación estatal y derecho administrativo en especial en el trámite de un presunto incumplimiento respecto de las obligaciones contraídas por COLVATEL en el contrato interadministrativo No. 872 de 2017, en el marco de la vía administrativa adelantada por la AGENCIA NACIONAL DE TIERRAS (ANT) contra COLVATEL S.A con fundamento en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

Plazo 4 meses.

Fecha de suscripción: 12 de junio del 2018.

Orden de inicio 12 de julio del 2018.

Modificaciones N/A

Fecha de terminación 12 de noviembre del 2018.

Fecha de liquidación 17 de abril de 2019

Valor del contrato $60.000.000 más IVA.


N/A


N/A

El hecho que conllevó a la suscripción del contrato de prestación de servicios profesionales de defensa administrativa, radica en que Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP suscribió el 26 de septiembre de 2017, con la Agencia Nacional de Tierra – ANT, el Contrato Interadministrativo No. 872 del 26 de septiembre de 2017, con el objeto de "Contratar la organización, inventar/o, descripción y digitalización, conforme a la normatividad exigida por el Archivo General de la Nación y a la Parametrización de la ANT, a fin de dar cumplimiento a los lineamientos de la sentencia T - 488 de 2012 y Auto de 2017 y demás normatividad aplicable"; contrato por valor de DOS MIL NOVECIENTOS TRECE MILLONES OCHOCIENTOS NOVENTA Y TRES MIL


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SETECIENTOS VEINTIOCHO PESOS M/CTE ($ 2.913.893.728), incluido IVA., pagadero de la siguiente forma: a) MIL QUINIENTOS MILLONES DE PESOS M/CTE ($1.500.000.000) contra entrega del Plan y Cronograma de trabajo, de un expediente de Procesos Agrarios para aprobación por parte de la AGENCIA y de un modelo de expediente fragmentado de Proceso Agrario dentro de los 30 días calendario siguientes a la radicación de la factura, previa acreditación de los pagos parafiscales y b) un último pago por valor de MIL CUATROCIENTOS TRECE MILLONES OCHOCIENTOS NOVENTA Y TRES MIL SETECIENTOS VEINTIOCHO M/CTE ($1.413.893.728), contra entrega de todos los productos recibidos a satisfacción del supervisor del contrato dentro de los 30 días calendario siguientes a la radicación. Ahora bien, la defensa de Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP, en SEDE ADMINISTRATIVA ante la AGENCIA NACIONAL DE TIERRAS, se fundó en que: “que no es posible que esta - Entidad realice ninguna actuación unilateral, habida cuenta que el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 consagró expresamente que el cobro de una pena pecuniaria requiere de pacto expreso en el contrato estatal, y el contrato suscrito entre la ANT y COLVATEL no la tenía, motivo por el cual de seguir adelante con el procedimiento, se estaría vulnerando el derecho al debido proceso de COLVATEL, y además prevaricando.” En cuanto al plazo de ejecución, la Cláusula Quinta del contrato, señala: “la vigencia

del contrato es cuatro (4) meses desde el inicio de la ejecución, precisando que en “todo caso estará sujeta a la duración de la vía administrativa que adelanta la ANT dentro del marco de la Audiencia de que trata el artículo 86 de la Ley 1150 de 2007, por el presunto incumplimiento del contrato interadministrativo 872 de 2017, suscrito entre las dos partes o en caso tal en el evento en que la vía administrativa no se lleve a cabo, como resultado del documento presentado el día 12 de julio de 2018 y las gestiones adelantadas por la FIRMA para la terminación anticipada del cierre del precitado

incumplimiento”. El valor del contrato se pactó en sesenta millones de pesos ($60.000.000) m/cte., el contrato se liquidó el 17 de abril de 2019. No obstante, se evidencia que no se realizó consulta a las tarifas de honorarios profesionales adoptadas por los colegios de abogados, teniendo en cuenta que ellos están facultados para expedir tarifas de honorarios a partir de 1995, año en el cual el artículo 91 del Decreto Ley 2150 de 1995, derogó la atribución otorgada al Ministerio de Justicia y del Derecho de aprobar las tarifas de honorarios para el ejercicio profesional del Derecho. De otro lado, el Consejo Superior de la Judicatura, en algunas de sus decisiones ha establecido o criterios para el cobro de honorarios tales como: “i) el trabajo efectivamente desplegado por el profesional del Derecho; ii) el prestigio del abogado; iii) la complejidad del asunto; iv) el monto o la cuantía de la pretensión; la capacidad económica del cliente; v) la voluntad contractual de las partes[23].”; privilegiando ante todo, voluntad contractual de las partes y, a falta de ésta, se

http://www.lexbasecolombia.net/lexbase/jurisprudencia/consejo%20de%20estado/sca/sec3/2012/hernan%20andrade%20rincon/76001-23-25-000-1999-00272-01(21181).htm#_ftn23


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acudirá a las tarifas de los colegios de abogados como criterio auxiliar”[24], teniendo presente que tales colegiados al fijar las tarifas, ellas se convierte en un referente auxiliar de derecho en cuanto a la fijación o tasación de honorarios se refiere. En este orden, si bien es cierto que no existe legislación en este punto, no es menos que por regla general, como lo ha reiterado el Consejo Superior de la Judicatura, el límite máximo a cobrar por la prestación de los servicios profesionales por parte de los litigantes, no puede ser otro que las tarifas establecidas por los Colegios de Abogados, las cuales son elaboradas de conformidad con la costumbre práctica de los abogados. La firma contratista, otorgó la Póliza de Seguro de Cumplimiento Entidad Estatal No. 33-46-101010827, expedida el 12 de julio de 2018, por Seguros del Estado S.A., con vigencia del 12 de julio de 2018 al 17 de marzo de 2022, amparando los riesgos de: Cumplimiento del contrato, calidad del servicio y pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. Póliza que es aprobada el 12 de julio de 2018. Acta de liquidación suscrita el 17 de abril de 2019, tiene como causal de terminación el vencimiento del plazo, el cual finalizaba el 12 de noviembre de 2018, en ella se deja constancia que: “Las partes declaran estar a paz y salvo por codo concepto derivado del contrato y dejan constancia que no tienen reclamación alguna a lo anotado en esta acta, renunciando a cualquier demanda o requerimiento posterior en contra de COLVATEL y/o cualquier empresa del grupo. La presente acta se firma con fundamento en la documentación que reposa en la carpeta del contrato.”; en cuanto a la ejecución económica, señala: valor sin IVA: $60.000.000; valor del IVA $11.400.000; valor total incluido IVA $71.400,000; valor total pagado: $62.676.000 M/cte.; indicando que se practicaron descuentos por Retefuente en cuantía de $6.600.000; Reteica por $414.000; Reteiva por $1.710.000; para un total de impuestos por $8.724.000 M/cte. La firma contratista, otorgó la Póliza de Seguro de Cumplimiento Entidad Estatal No. 33-46-101010827, expedida el 12 de julio de 2018, por Seguros del Estado S.A., con vigencia del 12 de julio de 2018 al 17 de marzo de 2022, amparando los riesgos de: Cumplimiento del contrato, calidad del servicio y pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. Póliza que es aprobada el 12 de julio de 2018; se observa inconsistencia en la constitución de ella, pues lo correcto era otorgar Póliza de Cumplimiento Particular, máxime teniendo presente que el régimen de contratación atendiendo a la naturaleza de Colvatel S.A. ESP., es de derecho privado. De otro lado, el análisis de este contrato no se cierra en la presente auditoria por su importancia y será retomado en una posterior por cuanto las razones que llevaron

http://www.lexbasecolombia.net/lexbase/jurisprudencia/consejo%20de%20estado/sca/sec3/2012/hernan%20andrade%20rincon/76001-23-25-000-1999-00272-01(21181).htm#_ftn24


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a la contratación refieren a hechos surgidos con ocasión del contrato de ingreso suscrito por Colvatel, surgido a partir de la ejecución del Contrato Interadministrativo No. 872 del 2017 suscrito entre la Agencia Nacional de Tierras y COLVATEL S.A. ESP., teniendo por objeto “la organización, inventario, descripción y digitalización conforme a

la normatividad exigida por el Archivo General de la Nación y a la parametrización de la ANT, a fin de dar cumplimiento a los lineamientos de la sentencia T-488 de 2012 y Auto 040 de 2017 y demás

normatividad aplicable.”, por cuantía de $2.913.893.728, incluido IVA y demás impuestos, tasas, contribuciones, costos directos e indirectos a que haya lugar, advirtiendo que el contrato se liquidó de manera unilateral por parte de la Agencia Nacional de Tierras, mediante Resolución No. 3099 del 2019 (19 de marzo de 2019); decisión que fue confirmada por Resolución No. 4238 de 2019 (24 de abril de 2019); el que será objeto de una posterior auditoria. 3.1.3.3.1 Hallazgo administrativo por indebida constitución de la póliza de cumplimiento del Contrato de prestación de servicios profesionales GJC-014-18 para la asesoría, acompañamiento jurídico y como apoderado especial, suscrito con la firma EXPÓSITO ABOGADOS SAS. En el sentido que la póliza constituida por el contratista, las cuales son propias para las entidades públicas y que fuera aprobada por el sujeto de control, no aplica para las empresas de economía mixta si se tiene presente la naturaleza jurídica de Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP, para las cuales se deben otorgar Póliza de Cumplimiento Particular, máxime teniendo presente que el régimen de contratación es de derecho privado. Valoración de la respuesta del sujeto de control. Lo expuesto en su respuesta por COLVATEL S.A. ESP., no desvirtúa lo observado en lo que respecta a este contrato, se está ante un hecho cumplido y el contrato ya fue terminado y liquidado. 3.1.3.3.2 Hallazgo administrativo no consultar las tarifas de los colegios de abogados para establecer el monto del contrato GJC-014-18 para la asesoría, acompañamiento jurídico y como apoderado especial, suscrito con la firma EXPÓSITO ABOGADOS SAS por los servicios contratados. Por cuanto no se hizo previamente un estudio de mercado a partir de las Tarifas de honorarios adoptadas por los Colegios y/o Corporaciones de Abogados, a fin de definir el monto de los honorarios a convenir con el contratista, sin desconocer que ellos equivalen a la remuneración que percibe una persona que ejerce una profesión


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liberal de manera independiente en que predomina el factor intelectual sobre el técnico, material, manual o mecánico y pasar por alto que éstos deben ser proporcionales a las actividades y/o pretensiones que se persiguen. Valoración de la respuesta del sujeto de control. Lo expuesto por COLVATEL S.A. ESP. en su respuesta al informe preliminar, no desvirtúa lo observado, en razón a que la empresa debió de consultar las tarifas de honorarios profesionales de abogado en ejercicio profesional, expedidas por los Colegios de Abogados, a fin de tener un criterio auxiliar respecto de las sumas de dinero a reconocer por el servicio contratado, más aún, no se solicitaron otras ofertas, lo que si aconteció respecto del contrato No. 017 de 2018, suscrito con la firma RODRÍGUEZ CASTAÑO ABOGADOS S.A.S., en la que además de dicho oferente concurrió la firma BC&A ESTUDIO JURÍDICO y a partir de sus propuestas económicas se seleccionó la mejor para los intereses de la empresa; referente que sirvió para pactar los honorarios y consiguientemente concretar el valor del contrato; aunado a lo anterior dentro del contenido del contrato no se establece suma de dinero alguna como pretensiones como para discernir de ellas la tasación de los honorarios profesionales a pactar, lo argüido en el caso jurídico fue un presunto incumplimiento por parte de Colvatel S.A. ESP, en relación con las obligaciones adquiridas. 3.1.3.4 Contrato GJC-017-18, de prestación de servicios profesionales para representación judicial como apoderado especial, suscrito entre la firma RODRÍGUEZ CASTAÑO ABOGADOS SAS el 18 de septiembre de 2018.



Contratista: RODRÍGUEZ CASTAÑO ABOGADOS S.A.S.

NIT. 900.333.004-3.

Objeto Prestar sus servicios profesionales para asumir la representación jurídica de Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP, dentro de los Procesos de Responsabilidad Fiscal No. 054 y 056 de 17, adelantados por la Contraloría de Bogotá en contra de COLVATEL y sus directivos.

Plazo Indeterminado pero determinable.

Fecha de suscripción: 18 de septiembre de 2018

Orden de inicio 18 de septiembre de 2018


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Modificaciones N/A

Fecha de terminación En ejecución.

Fecha de liquidación En ejecución.



N/A


N/A

Se realizó cotización por parte de Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP., respecto de ello, la firma Rodríguez Castaño Abogados, en comunicación del 27 de agosto de 2018, presenta a Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP propuesta para ejercer defensa jurídica dentro del proceso de responsabilidad fiscal abierta por la Contraloría Distrital de Bogotá. “, por: “i) en el marco de la ejecución de los contratos celebrados con la Secretaria Distrital de Movilidad e identificados con los Nros. 490 y 1906 de 2013 y por un presunto hallazgo fiscal por la suma de $354.457.469 y ii) la atención del proceso de responsabilidad fiscal con radicación 054 de 2017 por un presunto hallazgo fiscal por la suma de $1.864.040.”; propuesta que se do con ocasión de la solicitud de cotización para asesorar y ejercer defensa para la atención de los dos (2) procesos de responsabilidad fiscal referidos, por la suma de $30.000.000 M/cte. Igualmente, presentó propuesta la firma: BC&A ESTUDIO JURIDICO, el 27 de agosto de 2018, por la suma de $28.356.597 más IVA, ofreciendo un descuento del 10% por fidelización, para la suma total de $25.520.938 más IVA, pagadero así: 50% al momento de conferir el poder y 50% a la terminación del proceso de responsabilidad fiscal, indicando que: “En caso de requerirse la defensa de funcionarios de Colvatel que estén vinculados o lleguen a vincularse dentro de] mismo proceso de responsabilidad fiscal No. 170100-0054/17 adelantado contra la persona jurídica, los honorarios de representación se pactarán por separado con la respectiva aseguradora. Sin embargo, en caso de que por cualquier razón se decida no activar la correspondiente póliza de responsabilidad del servidor público y que Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP l decida asumir directamente el costo de estos honorarios, BC&A se compromete a cobrar un valor especial y extraordinario de honorarios por la suma de dos millones de pesos ($2.000.000) por cada funcionario, honorarios que se sumarán a los causados por la defensa de la persona jurídica.”. El Acta No. 7, del 04 de septiembre de 2018, del Comité de Conciliación de Colvatel, da cuenta de que: “se hace necesario contratar los servidos de un abogado externo, que ejerza la defensa de Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y


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Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP dentro de los procesos de Responsabilidad Fiscal que se adelanta en su contra. Para su selección se recomiendan los siguientes criterios: Abogado con más de 8 años de experiencia en atención de litigios de Responsabilidad Fiscal. Postgrado en Derecho Constitucional, Administrativo, o Público Experiencia de más de 8 años asesorando a empresas del sector público y privado. Experiencia como docente de al menos 4 años. El objeto del contrato sería el de asumir la representación judicial de COLVATEL, dentro de los Procesos de Responsabilidad Fiscal No. 054 y 056-17, adelantados por la Contraloría de Bogotá y su alcance serían: 1) Diseñar la estrategia jurídica en procura de la defensa de Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP; 2) Prestar asesoría a Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP sobre este proceso y los trámites que se deriven de él; 3) Asistencia a las audiencias que se programen en la Contraloría o al interior de Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP en desarrollo de los procesos, asumiendo un papel activo; 4) Elaborar y presentar los escritos de descargos, preparación de pruebas, sustentación de recursos alegatos de conclusión o cualquier otro necesario para la defensa de Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP; 5) Contestar y/o atender los requerimiento efectuados por la Contraloría dentro del proceso y 6) Realizar la vigilancia del proceso y la presentación de informes tanto a Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP como a los órganos de control. En atención a lo establecido en el Manual de Contratación de la Compañía, se invitó a los abogados, Bernardo Carvajal, Gustavo Quintero Navas y Mauricio Rodríguez Tamayo, quienes han prestado sus servicios a Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP y se han desempeñado satisfactoriamente, así como, a los abogados que han participado en otros procesos de selección o que sin haber participado previamente, cumplen con el perfil recomendado.”. En razón a ello, los miembros del Comité recomendaron “contratar los servicios profesionales del abogado Mauricio Rodríguez Tamayo, para que asuma la representación jurídica de Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP, dentro de los Procesos de Responsabilidad Fiscal No. 054 y 056 de 17, adelantados por la Contraloría de Bogotá en contra de Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP y sus directivos.”. El valor del contrato se pactó en la suma de $30.000.000 M/cte., pagaderos así: “2.1 Una primera cuota por valor de DIEZ MILLONES DE PESOS MI/CTE ($10.000.000.00) más IVA, una vez radicada la versión libre dentro del proceso de Responsabilidad Fiscal No. 054 de 2017, a la Contraloría de Bogotá. 2.2. Una


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segunda cuota por valor de DIEZ MILLONES DE PESOS M/CTE ($10'000.000.00) al momento en que se produzca el auto de imputación o de archivo del Procesos de Responsabilidad Fiscal No. 054 de 2017, por parte de la Contraloría de Bogotá. 2.3. Una tercera y última cuota por un valor DIEZ MILLONES DE PESOS M/CTE ($10.000.000) más IVA, al momento en que se produzca la terminación del Proceso de Responsabilidad Fiscal 054 de 2017, por cualquier causa o cuando ocurra la desvinculación de Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP, sin importar si dicha situación ocurre con la decisión de archivo, o con el Acto Administrativo que resuelva el precitado Proceso.”. En cuanto al pago, el contratista generó la FACTURA DE VENTA No. 756 de fecha 25 de abril de 2019, por valor de $11.900.000 M/cte., correspondiente al primer pago de honorarios por los servicios de defensa judicial, prestados a la empresa Colvatel S.A. E.S.P., dentro de¡ proceso de Responsabilidad Fiscal No. 054 - 17, surtido ante la Contraloría de Bogotá, el cual, según contrato de prestación de servicios profesionales, se cancelarían una vez se radicara la versión libre dentro de¡ proceso de la referencia, de acuerdo con el numeral 2.1 de la cláusula segunda de¡ contrato GJC — 017 – 18. Factura que fue devuelta debido a que fue expedida en el mes de abril de 2019 y recibida en Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP el 02 de mayo de 2015, siendo sustituida por la Factura de Venta No. 767, de fecha 07 de mayo de 2019, por la suma de $11.900.000 M/cte., incluido el IVA del 19%. Al respecto, el Parágrafo Segundo de la Cláusula Segunda, señala que éste se hará “dentro de los treinta (30) días siguientes a la radicación de la factura, previo registro como proveedor, verificación y aprobación del servicio efectivamente prestado por parte del supervisor del contrato.”. El supervisor del contrato, extendió la correspondiente ACTA DE ACEPTACIÓN FACTURA, del 07 de mayo de 2019, por valor de ONCE MILLONES NOVECIENTOS MIL PESOS M/CTE ($11.900.000) IVA incluido, correspondiente la radicación de la versión libre dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal No. 054 de 2017, de conformidad con lo establecido en la Cláusula Segunda, valor, del Contrato GJC-17-18 del 18 de septiembre de 2018 y atinente a la Factura No. 767 del 07 de mayo de 2019. En este orden, al contratista solo se le ha realizado Un (1) solo pago en desarrollo de la ejecución del contrato, por la suma de neta de $10.446.000 M/cte., el 06 de junio de 2019, mediante Comprobante No. 5105628167.


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En relación al plazo de ejecución, se evidenció conforme a los términos de la Cláusula Quinta, que: “La duración del presente contrato iniciará desde el día en que se suscriba el mismo y culminará una vez terminen los procesos de responsabilidad fiscal No. 054 y 056 de 2017, por cualquier causa. Sin embargo, para efectos de constitución de garantías, la vigencia del contrato será de doce (12) meses.”. Por su parte, la oferta de servicios presentada a Colvatel el 27 de agosto de 2018, se establece como plazo de ejecución “desde el día en que se suscriba el poder de representación hasta que concluya la investigación fiscal por cualquier causa.”. 3.1.3.4.1 Hallazgo administrativo por inseguridad en el término de vigencia del contrato de prestación de servicios profesionales para representación judicial GJC-017-18 suscrito con la firma RODRÍGUEZ CASTAÑO ABOGADOS SAS, respecto de la constitución de garantías. Si bien la ejecución del contrato es indefinida ya que su finalidad es apoderar a Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP dentro de los procesos de responsabilidad dentro de los cuales fue vinculada la empresa por la Contraloría de Bogotá, no lo es menos que a renglón seguido en la Cláusula Quinta, se expresa: “Sin embargo, para efectos de constitución de garantías, la vigencia del contrato será de doce (12) meses”; hecho que por sí limita los amparos cuando la prestación de los servicios es indeterminada ya que depende de un tercero, en este caso la Contraloría de Bogotá D.C., ante la cual se surte la actuación administrativa de adelantamiento de los Procesos de Responsabilidad Fiscal Nos.; 170-100-0054- 17 y 170-100-0056-17. Valoración de la respuesta del sujeto de control. Lo expuesto por COLVATEL S.A. ESP. en la respuesta al informe preliminar no desvirtúa lo observado por la Contraloría, por cuanto el objeto contractual es hasta la terminación de los procesos de responsabilidad fiscal para el cual fue contratada la firma RODRÍGUEZ CASTAÑO ABOGADOS SAS, no obstante, la garantía se constituyó por “doce (12) meses.”, sin que en ninguno de sus apartes del contrato, se establecieran renovaciones o prórrogas; de ahí que deba pactarse en los contratos de ejecución indeterminada en el tiempo, cláusula que establezca la renovación o prórrogas de las garantías otorgadas por el contratista mientras persista la ejecución del contrato, en aras de que las obligaciones y/o servicios contratados no queden desprovistos de aseguramiento alguno. La Póliza inicialmente expedida: Seguro de Cumplimiento Particular No. 21-45-101256545, fue expedida el 18 de septiembre de 2018, por Seguros del Estado S.A.; en razón


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a ello, el contrato estaría desamparado respecto de las obligaciones contraídas por el contratista. 3.1.3.5 Contrato de suministro GJC-001-18 suscrito el 25 de enero de 2018 con la firma Soluciones Electroindustriales Ltda.


Tipo de contrato Suministro

Contratista: Soluciones Electroindustriales Ltda.

NIT. 900.033.309-7

Objeto: Suministro de herramientas, materiales, equipos de alturas y bienes requeridos para el desarrollo de la operación de Colvatel.

Plazo: 6 Meses.

Fecha de suscripción: 25 de enero de 2018

Orden de inicio 25 de enero de 2018

Modificaciones N/A

Fecha de terminación 24 de julio de 2018

Fecha de liquidación 15 de agosto de 2019



N/A


N/A

Verificada la carpeta del contrato se encontró: Una solicitud de cotización a varios proveedores por el correo electrónico [email protected] firmado por Jessica Cano Técnico III Compras de fecha 18 de enero de 2018 donde se anexa plantilla “cotización elementos ferretería” con 246 ítems con las marcas de los elementos. Se observa que se allegaron las siguientes cotizaciones: - Cotización No. 14092 de enero 18 de 2018 de Soluciones Electroindustriales donde cotizaron 199 ítems. - Cotización 12445 de 2018 de enero 18 de 2018 de Sumatec, aparecen todos los ítem de la planilla de cotización pero la mayoría señala que los productos no los comercializan. Solo hay 82 ítems cotizados de 260.


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- Cotización 3000033719 de fecha 19 de enero de 2019 de S&H Importadores- Seguridad Industrial y Herramientas donde hay 213 Ítems cotizados. - Cotización 1800086 Cotización CM RED la 18 LTDA de fecha 18 de enero de 2018 con 260 ítems cotizados. Se evaluaron las cotizaciones en el “CUADRO COMPARATIVO COTIZACIONES-COLVATEL” de fecha 19 de enero de 2018. Acta No. 1 de fecha 22 de enero de 2018 ACTA DE COMITÉ DE CONTRATACIÓN PRESENCIAL Pagina 13 de 15 Justificación de la necesidad Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP requiere contratar el suministro de bienes e insumos necesarios para el desarrollo de su operación en aquellos ítems con mayor frecuencia de compra durante un periodo de 6 meses. Ejecución Contractual Valor $29.120.551 IVA: $5.532.905 Total $34.653.456 Valor pagado: $32.774.013 En el literal G. OBSERVACIONES del acta de liquidación del contrato GJC-001-18 se señala: “El contrato GJC-001-18 de suministro, fue ejecutado en un 22% por valor de $29.120.551 sin IVA; como se relaciona en el estado de cuenta, el cual hace parte integral del acta de liquidación. Según la cláusula cuarta del contrato GJC-001-18, Colvatel S.A. ESP no está obligado a agotar el valor total del contrato, ni a causar un determinado de órdenes de compra, el valor determinado para este contrato es de hasta $135.000.000” (Subrayado nuestro) En el estado de cuenta del contrato se realiza la relación de 25 facturas presentadas por el contratista por valor de $29.120.551 más IVA, RETEICA, RETEFUENTE para un total de valor pagado de $32.774.013 siendo inferior al valor total de $34.653.456


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3.1.3.6 Contrato de suministro GJC-002-18 suscrito el 25 de enero de 2018 con la firma SUMATEC SAS



Contratista: SUMATEC SAS

Nit: 890.800.786-7

Objeto: Suministro de elementos de protección personal y equipos de alturas necesarios para el desarrollo de la operación de COLVATEL S.A. ESP.

Plazo: 6 Meses.



Modificaciones N/A


Fecha de liquidación 30 de julio de 2019



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Verificada la carpeta del contrato se encontró en la etapa precontractual: -Una solicitud de cotización a varios proveedores por el correo electrónico [email protected] firmado por Jessica Cano Técnico III Compras de fecha 18 de enero de 2018 donde se anexa plantilla “cotización elementos ferretería” con 246 ítems con las marcas de los elementos. Se observa que se allegaron las siguientes cotizaciones: - Cotización No. 14092 de enero 18 de 2018 de Soluciones Electroindustriales donde cotizaron 199 ítems. - Cotización 12445 de 2018 de enero 18 de 2018 de Sumatec, aparecen todos los ítem de la planilla de cotización pero la mayoría señala que los productos no los comercializan. Solo hay 82 ítems cotizados de 260. - Cotización 3000033719 de fecha 19 de enero de 2019 de S&H Importadores- Seguridad Industrial y Herramientas donde hay 213 Ítems cotizados.


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- Cotización 1800086 Cotización CM RED la 18 LTDA de fecha 18 de enero de 2018 con 260 ítems cotizados. Se evaluaron las cotizaciones en el “CUADRO COMPARATIVO COTIZACIONES-COLVATEL” de fecha 19 de enero de 2018 Acta No. 1 de fecha 22 de enero de 2018 ACTA DE COMITÉ DE CONTRATACIÓN PRESENCIAL Pagina 13 de 15 Justificación de la necesidad Colvatel S.A. ESP requiere contratar el suministro de bienes e insumos necesarios para el desarrollo de su operación en aquellos ítems con mayor frecuencia de compra durante un periodo de 6 meses. En el memorando GJCI No. 327-19 del 30 de julio de 2019 de COMPRAS para Jefe de Asuntos Contractuales señala la entrega del Acta de Liquidación del Contrato GJC-002-18 SUMATEC SAS pero no aparece el acta en la carpeta contractual. Ejecución Contractual Valor $32.586.797 IVA: $6.191.491 Total $38.778.289 Valor pagado: $38.412.529 En el estado de cuenta del contrato se realiza la relación de 37 facturas presentadas por el contratista por valor de $32.586.797 más IVA, RETEICA, RETEFUENTE para un total de valor pagado de $38.412.529. El contrato GJC-002-18 de suministro, fue ejecutado en un 46% por valor de $32.586.797 sin IVA de un valor inicial de $70.000.000 más IVA. 3.1.3.7 Contrato de suministro GJC-003-18 suscrito el 25 de enero de 2018 con la firma CM Red la 18 Ltda.



Contratista: CM Red la 18 Ltda.

Nit: 900.019.385-9


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Plazo: 6 Meses.



Modificaciones N/A


Fecha de liquidación 15 de agosto de 2019



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Verificada la carpeta del contrato se encontró: Una solicitud de cotización a varios proveedores por el correo electrónico [email protected] firmado por Jessica Cano Técnico III Compras de fecha 18 de enero de 2018 donde se anexa plantilla “cotización elementos ferretería” con 246 ítems con las marcas de los elementos. Se observa que se allegaron las siguientes cotizaciones: - Cotización No. 14092 de enero 18 de 2018 de Soluciones Electroindustriales donde cotizaron 199 ítems. - Cotización 12445 de 2018 de enero 18 de 2018 de Sumatec, aparecen todos los ítem de la planilla de cotización pero la mayoría señala que los productos no los comercializan. Solo hay 82 ítems cotizados de 260. - Cotización 3000033719 de fecha 19 de enero de 2019 de S&H Importadores- Seguridad Industrial y Herramientas donde hay 213 Ítems cotizados. - Cotización 1800086 Cotización CM RED la 18 LTDA de fecha 18 de enero de 2018 con 260 ítems cotizados. Se evaluaron las cotizaciones en el “CUADRO COMPARATIVO COTIZACIONES-COLVATEL” de fecha 19 de enero de 2018


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Acta No. 1 de fecha 22 de enero de 2018 ACTA DE COMITÉ DE CONTRATACIÓN PRESENCIAL Pagina 13 de 15 Justificación de la necesidad: Colvatel S.A. ESP requiere contratar el suministro de bienes e insumos necesarios para el desarrollo de su operación en aquellos ítems con mayor frecuencia de compra durante un periodo de 6 meses. Ejecución Contractual Valor $8.728.154 IVA: $1.658.349 Total $10.386.503 Valor pagado: $9.823.188 En el literal G. OBSERVACIONES del acta de liquidación del contrato GJC-003-18 se señala: “El contrato GJC-003-18 de suministro, fue ejecutado en un 17% por valor de $8.728.154 sin IVA; como se relaciona en el estado de cuenta, el cual hace parte integral del acta de liquidación. Según la cláusula cuarta del contrato GJC-003-18, Colvatel S.A. ESP no está obligado a agotar el valor total del contrato, ni a causar un determinado de órdenes de compra, el valor determinado para este contrato es de hasta $50.000.000” (Subrayado nuestro) En el estado de cuenta del contrato se realiza la relación de 14 facturas presentadas por el contratista por valor de $8.728.154 más IVA, RETEICA, RETEFUENTE para un total de valor pagado de $9.823.188 siendo inferior al valor total de $10.386.503 3.1.3.8 Contrato de suministro GJC-006-18 suscrito el 25 de enero de 2018 con la firma S&H IMPORTADORES Ltda.



Contratista: S&H IMPORTADORES Ltda.

Nit: 830.126.738-1


Plazo: 6 Meses.




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Modificaciones N/A


Fecha de liquidación 13 de agosto de 2019.



N/A


N/A

Verificada la carpeta del contrato se encontró: Una solicitud de cotización a varios proveedores por el correo electrónico [email protected] firmado por Jessica Cano Técnico III Compras de fecha 18 de enero de 2018 donde se anexa plantilla “cotización elementos ferretería” con 246 ítems con las marcas de los elementos. Se observa que se allegaron las siguientes cotizaciones: - Cotización No. 14092 de enero 18 de 2018 de Soluciones Electroindustriales donde cotizaron 199 ítems. - Cotización 12445 de 2018 de enero 18 de 2018 de Sumatec, aparecen todos los ítem de la planilla de cotización pero la mayoría señala que los productos no los comercializan. Solo hay 82 ítems cotizados de 260. - Cotización 3000033719 de fecha 19 de enero de 2019 de S&H Importadores- Seguridad Industrial y Herramientas donde hay 213 Ítems cotizados. - Cotización 1800086 Cotización CM RED la 18 LTDA de fecha 18 de enero de 2018 con 260 ítems cotizados. Se evaluaron las cotizaciones en el “CUADRO COMPARATIVO COTIZACIONES-COLVATEL” de fecha 19 de enero de 2018 Acta No. 1 de fecha 22 de enero de 2018 ACTA DE COMITÉ DE CONTRATACIÓN PRESENCIAL Pagina 13 de 15 Justificación de la necesidad: Colvatel S.A. ESP requiere contratar el suministro de bienes e insumos necesarios para el desarrollo de su operación en aquellos ítems con mayor frecuencia de compra durante un periodo de 6 meses.


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Ejecución Contractual Valor $82.823.977 IVA: $14.862.556 Total $97.686.533 Valor pagado: $94.449.036 En el literal G. OBSERVACIONES del acta de liquidación del contrato GJC-006-18 se señala: “El contrato GJC-006-18 de suministro, fue ejecutado en un 50% por valor de $82.823.977 sin IVA; como se relaciona en el estado de cuenta, el cual hace parte integral del acta de liquidación. Según la cláusula cuarta del contrato GJC-006-18, Colvatel S.A. ESP no está obligado a agotar el valor total del contrato, ni a causar un determinado de órdenes de compra, el valor determinado para este contrato es de hasta $165.000.000” (Subrayado nuestro) En el estado de cuenta del contrato se realiza la relación de 52 facturas presentadas por el contratista por valor de $78.223.977 más IVA, RETEICA, RETEFUENTE para un total de valor pagado de $94.449.036 siendo inferior al valor total de $97.686.533 3.1.3.8.1 Hallazgo administrativo por falencias en el principio de economía y selección objetiva de los Contratos de suministro GJC-001-18, GJC-002-18, GJC-003-18 y GJC-006-18 suscritos por COLVATEL.

En el estudio de los contratos de suministro señalados se determinó: El 18 de enero de 2018 Colvatel realizó una solicitud de cotización de elementos contenidos en un archivo Excel llamado “Cotización Ferretería, Herramientas, Materiales y seguridad industrial.xlsx (27 KB)”, desde el correo electrónico [email protected], Técnico III Compras donde se cotizan 246 ítems. Observadas las cuatro carpetas contentivas de los procesos contractuales GJC-001-18, GJC-002-18, GJC-003-18, GJC-006-18 en todas aparecen copias de los mismos documentos de la etapa precontractual con cotizaciones de los cuatro proponentes. Igualmente aparece el Acta No. 1 del COMITÉ DE CONTRATACIÓN PRESENCIAL de fecha 22 de enero de 2018 y en la página 14 de 15 señala:

“Una vez realizada la evaluación de las ofertas presentadas por empresas invitadas se encontró que estos costos pueden suministrar los bienes requeridos para el desarrollo de la operación de Colvatel. De acuerdo con el proceso realizado, la Gerencia Administrativa solicita al Comité de Contratación autorizar la suscripción de siete (7) contratos de suministros distribuidos entre los proveedores relacionados, los cuales presentan oferta económica favorable, cuentan con disponibilidad de inventario y cumplen con los requerimientos exigidos por la Compañía.”

mailto:[email protected]


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A renglón siguiente hay un cuadro donde figuran los proveedores de los contratos estudiados y los montos aprobados de contratación. En la decisión se señala: “Los miembros del Comité de Contratación deciden aprobar por

unanimidad, la solicitud de la Gerencia Administrativa para suscribir contratos para suministros”

No se presenta en las carpetas contentivas de los contratos por parte de COLVATEL un estudio de precios de los ítems ofertados por los proveedores para determinar los de menores precios, para hacer más eficiente el uso de los recursos de la compañía. Además en el proceso se realizan cotizaciones para determinar el mejor precio de los elementos, se tenían 4 ofertas de proveedores para seleccionar la mejor propuesta, la empresa contrató con los cuatro proponentes el suministro elementos con diferentes precios, situación que configura un Hallazgo administrativo violando el principio de la selección objetiva y de economía señalados en el artículo 209 de la Constitución Nacional los principios de la función administrativa “ARTÍCULO 209 - La función administrativa está al servicio de los intereses

generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.”

Valoración de la respuesta del sujeto de control. Como señala Colvatel en su respuesta al informe preliminar se solicitaron cotizaciones de un listado de elementos a 8 firmas, solo 4 proveedores presentaron cotizaciones de los elementos solicitados, luego la selección del contratista se debía realizar en una de las 4 ofertas efectivamente recibidas, no se observó en las carpetas de los contratos un estudio de precios de los ítems ofertados por los proveedores para determinar los menores precios, para hacer más eficiente el uso de los recursos de la compañía. Por lo tanto la observación se ratifica como un hallazgo administrativo. 3.1.3.8.2 Hallazgo administrativo por falencias en el principio de planeación de los Contratos de suministro GJC-001-18, GJC-002-18, GJC-003-18 y GJC-006-18 suscritos por COLVATEL. Como se puede observar los cuatro (4) contratos de suministro relacionados GJC-001-18, GJC-002-18, GJC-003-18 Y GJC-006-18 se suscribieron todos el día 25 de enero de 2018 y todos con un plazo de 6 meses.


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CUADRO 10 CONTRATOS DE SUMINISTROS

CONTRATO PROVEEDOR VALOR SIN IVA

GJC-001-18 Soluciones Electroindustriales Ltda.

$135.000.000

GJC-002-18 SUMATEC SAS $70.000.000

GJC-003-18 CM Red la 18 Ltda. $50.000.000

GJC-006-18 S&H IMPORTADORES Ltda. $165.000.000

TOTAL CONTRATOS SUMINISTRO $420.000.000 FUENTE: COLVATEL

En la proceso de planeación contractual y el plan de compras de definió en el mes de enero de 2018 que Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP para su operación necesitaría elementos hasta por un valor de $420.000.000 Revisadas las facturas y la liquidación de los contratos el valor ejecutado de los contratos fue muy inferior

CUADRO 11 EJECUCIÓN CONTRATOS DE SUMINISTRO AUDITORÍA VALOR

CONTRATO PROVEEDOR VALOR SIN IVA VALOR EJECUTADO

% EJECUCIÓN


$135.000.000 $29.120.551 21,57%

GJC-002-18 SUMATEC SAS $70.000.000 $32.586.797 46,55%

GJC-003-18 CM Red la 18 Ltda. $50.000.000 $8.728.154 17,46%

GJC-006-18 S&H IMPORTADORES Ltda.

$165.000.000 $82.823.977 50,20%

TOTAL CONTRATOS SUMINISTRO $420.000.000 $153.259.479 36,49% FUENTE: COLVATEL

Como se pudo establecer en cada uno de los contratos no se ejecutaron en su valor suscrito tal como muestra el anterior cuadro, sino que se suscribieron los contratos en total por $420.000.000 realmente se ejecutaron $153.259.479 que corresponde al 36,49% de los proyectado. Aunque Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP lo señala en todos los contratos relacionados en la Cláusula Cuarta: “Forma de pago: El valor del presente contrato será pagado por COLVATEL dentro de los

sesenta (60) días siguientes a la fecha de radicación de la factura presentada por EL CONTRATISTA, cada una por el valor que resulte de multiplicar las cantidades efectivamente entregadas y recibidas sobre los valores unitarios pactados. Por tal motivo, COLVATEL no está en la obligación de agotar el valor total del contrato, ni a cursar un número determinado de órdenes de


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compra. Toda factura presentada para pago, deberá con el visto bueno del supervisor del contrato.” (Subrayado nuestro) Se determina que Colvatel puede o no agotar el valor del contrato, y para el contratista sería un mera expectativa contractual y todo el esfuerzo realizado por la administración de Colvatel para realizar el contrato en las solicitudes, estudios, actas, informes y la contratación se realice por un poco más de la tercera parte de los proyectado, por lo tanto se evidencian falencias en la planeación contractual y el plan de compras. Se estaría presuntamente ante el no cumplimiento de los fines esenciales del estado que señala la Constitución en el artículo 209 donde la función administrativa se desarrolla con fundamento en los principios de eficacia, eficiencia y economía. La planeación es un principio de la actividad contractual y administrativa que se sustenta como un sistema dinámico al servicio de la comunidad y al contrato, como una herramienta al servicio de los fines del Estado como lo ha señalado la Procuraduría General de la Nación. Valoración de la respuesta del sujeto de control. Como se señaló en el cuadro de las ejecuciones de los contratos de suministro GJC-001-18, GJC-002-18, GJC-003-18 y GJC-006-18, se suscribieron contratos sin IVA por valor de $420.000.000 en su totalidad y se ejecutaron por valor de $153.259.479 que corresponde al 36,49% de los presupuestado, cifra que este organismo de control considera muy baja para las expectativas proyectadas de la operación de COLVATEL. Se presentaron falencias en la planeación contractual por lo tanto la observación se ratifica como un hallazgo administrativo. 3.1.3.8.3 Hallazgo administrativo por incumplir el término para la liquidación de los contratos de suministro GJC-001-18, GJC-002-18, GJC-003-18 y GJC-006-18 suscritos por COLVATEL. Como se puede observar en los cuatro (4) contratos de suministro relacionados, se suscribieron todos el día 25 de enero de 2018 con un plazo de 6 meses, luego la fecha de terminación de los cuatro contratos fue el 24 de julio de 2018. Como se puede observar en el siguiente cuadro la fecha y el tiempo que se tomó la compañía para liquidarlos:

CUADRO 12 LIQUIDACIÓN CONTRATOS DE SUMINISTRO

CONTRATO PROVEEDOR FECHA DE TERMINACIÓN

FECHA DE LIQUIDACIÓN

TIEMPO LIQUIDACIÓN


24 de julio de 2018 15 de agosto de 2019 12 meses 21 días

GJC-002-18 SUMATEC SAS 24 de julio de 2018 30 de julio de 2019 12 meses y 6 días


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GJC-003-18 CM Red la 18 Ltda. 24 de julio de 2018 15 de agosto de 2019 12 meses 21 días

GJC-006-18 S&H IMPORTADORES Ltda. 24 de julio de 2018 13 de agosto de 2019 12 meses 9 días

FUENTE: COLVATEL

De acuerdo con lo señalado en el artículo 21. LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS del Manual de Contratación de Colvatel, señala: “Los contratos de tracto sucesivo, deberán

liquidarse mediante acta que las partes deberán suscribir en el plazo señalado del contrato, a falta de estipulación dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminación” De acuerdo con lo señalado en el cuadro anterior la administración de COLVATEL para la liquidación de los contratos se tomó más de un año incumpliendo el manual de contratación que señala las normas que rigen la contratación de la empresa. Valoración de la respuesta del sujeto de control. Colvatel acepta la observación y se ratifica como un hallazgo administrativo. 3.1.3.9 Contrato de Prestación de Servicios GJC-004-18 suscrito el 25 de enero de 2018 con la firma MM SALUD OCUPACIONAL LTDA.

TIPO DE CONTRATO: Prestación de Servicios de capacitación

CONTRATO No. GJC-004-18

FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 25 de enero de 2018

CONTRATISTA: MONTEALEGRE MARTÍNEZ SALUD OCUPACIONAL LTDA

NIT: 900.266.781-0

ACTA DE INICIO: Enero 25 de 2018

VALOR INICIAL DEL CONTRATO: $160.408.000 más IVA

VALOR FINAL DEL CONTRATO: $220.408.000 más IVA

MODIFICACIONES: OTROSI No. 1 DE FECHA 16 DE ENERO DE 2019 .

Prórroga: Modificar la CLAUSULA SEGUNDA (2°) “DURACIÓN” del Contrato No. GJC-0004-18, en el sentido de prorrogar su plazo de ejecución por 6 meses más, desde el 26 de enero hasta el 26 de julio de 2019

OTROSÍ No. 2 DE FECHA: 20 DE MAYO DE 2019

Adición: $60.000.000 Nuevo valor contrato: 220.408.000 más IVA.

OBJETO: Prestación de servicio de capacitación y el entrenamiento en trabajo seguro en alturas en los niveles avanzado,


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reentrenamiento, básico operativo, básico administrativo y coordinador requeridos por la operación de COLVATEL.

PLAZO INICIAL: 12 MESES

PLAZO TOTAL : 18 MESES

INVITACIÓN PRIVADA DE OFERTAS en 29 folios. OBJETO: Prestación de servicios de capacitación y el entrenamiento en trabajo seguro en alturas en los niveles avanzado, reentrenamiento, básico operativo, básico administrativo y coordinador Cronograma de actividades del proceso de contratación OFERTAS deberán presentarse por escrito en original que incluya: Capítulo I jurídico: original Capítulo II financiero: original Capítulo III técnico: original Capítulo IV económico: original PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS:

1. Propuesta de MM Salud Ocupacional RL. Raquel Mercedes Martínez Plata 2. Propuesta Global Energy RL Wilson Antonio Barrera Agudelo 3. Presentación Central Group -2DME SAS R.L. Ilberth Mauricio Montealegre 4. Presentación PC Asesorías Integrales RL María Patricia Carrasco Delgado

CUADRO 13

CONCLUSIÓN EVALUACIÓN TÉCNICA REALIZADA POR COLVATEL

EMPRESAS PUNTAJE

2DMAS SAS 85

MM SALUD OCUPACIONAL 94

CORPO ARP 68

GLOBAL ENERGY 86

PC ASESORÍAS 79 FUENTE: Carpetas Contrato de Prestación de Servicios GJC-004-18

OTROSÍ No. 1 al contrato de capacitación y entrenamiento GJC-004-18 de fecha 16 de enero de 2019


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Prórroga: modificar la cláusula segunda (2°) “duración” del contrato No. GJC-004-18, en el sentido de prorrogar su plazo de ejecución por 6 meses más, desde el 26 de enero hasta el 26 de julio de 2019. OTROSÍ No. 2 al contrato de capacitación y entrenamiento GJC-004-18 de fecha: 20 de mayo de 2019. Adición: $60.000.000 Nuevo valor contrato: $220.408.000 más IVA 3.1.3.9.1 Hallazgo administrativo por falencias en el principio de transparencia en el proceso de selección en el Contrato GJC-004-18 suscrito con M&M Salud Ocupacional Ltda., al presentarse ofertas de iguales características con los mismos socios. El contrato GJC-004-18 de Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP se suscribe con la firma MONTEALEGRE MARTÍNEZ SALUD OCUPACIONAL LTDA el 25 de enero de 2018, como aparece en la minuta del contrato lo firma Raquel Mercedes Martínez Plata como representante legal. Verificado el contrato en la CLÁUSULA OCTAVA DEL CONTRATO NOTIFICACIONES: “Las comunicaciones que cualquiera de las partes deba

dirigir a la otra, se enviaran a las siguientes personas y cargos:

EL CONTRATISTA COLVATEL

Nombre: Ilberth Mauricio Montealegre A Nombre: Javier Escobar Alvarado

Cargo: Gerente Cargo: Jefe de Seguridad y salud en el Trabajo

Dirección: Cra 71B n 49-50 Dirección: Dg 23K N 96F 62 Int. 2

Correo: [email protected] Correo: [email protected]

Teléfono: 3185780500 Teléfono: 3002697004

Ciudad: Bogotá Ciudad: Bogotá

Cualquier comunicación en los cargos o personas que los ocupan, así como en la dirección de notificación, deberá ser comunicada por escrito a la otra parte. Hasta tanto dicho procedimiento no se surta todas las notificaciones hechas a las personas, cargos y direcciones anteriores se considerarán perfectamente válidas y generaran todos los efectos jurídicos”

En la presentación de las propuestas se evidenció que existieron 2 propuestas idénticas en precio y la carta de presentación: 1. MM SALUD OCUPACIONAL LTDA presentada por la Gerente Raquel Mercedes Martínez Plata que firma el contrato con Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP como representante legal el 25 de enero de 2018 al igual que los dos otrosíes.

mailto:[email protected]


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2. La firma Central Group-2DME SAS presenta la propuesta firmada por el gerente ILBERTH MAURICIO MONTEALEGRE el mismo que aparece en la cláusula octava en las notificaciones de la firma MM SALUD OCUPACIONAL LTDA. En el folio 137 de la carpeta 1/5 figura una certificación del Contador Público Ángel Gabriel Hernández Galindo TP No. 50.589-T donde señala la composición accionaria donde el señor Ilberth Mauricio Montealegre Antolinez posee el 25% de las acciones suscritas y la señora Raquel Mercedes Martínez Plata que firma el contrato con la firma MM Salud Ocupacional es accionista en el 12.5% de las acciones suscritas. En el folio 172 de la carpeta 1/5 del contrato aparece 47 ítems de la cotización por $177.433.000 presentado por la firma 2DME que es idéntico al que aparece en el folio 61 de la carpeta 1/5 que tienen los mismos ítems y el mismo valor de $177.433.000. Se encontró que en dos ofertas, entre ellas las ganadoras existen personas como representantes legales y accionistas de dos empresas, en la contratación de empresas con participación del estado se deben cumplir con los fines esenciales del estado y en el estudio de las propuestas se debió escoger una de las dos para que fuera transparente la selección del contratista. Valoración de la respuesta del sujeto de control. Como se expuso en la observación, en la Cláusula Octava del Contrato suscrito con la firma Montealegre Martínez Salud Ocupacional Ltda se señala como gerente a Ilberth Mauricio Montealegre, que además presentó la propuesta de la firma Central Group. Se presentaron dos ofertas de empresas con los mismos dueños en porcentajes diferentes, que conllevan a determinar falencias en la selección del contratista y pudieran determinar falta de transparencia en el proceso contractual. En la respuesta a la observación Colvatel señala que en aras de fortalecer los procesos de contratación se incluirá una causal de rechazo por lo tanto la observación se ratifica como un hallazgo administrativo. 3.1.3.10 Contrato de Prestación de Servicios No. GJC-011-17 suscrito el 28 de abril de 2017 con la firma MQA BUSINESS CONSULTANTS S.A



Contratista: MQA BUSINESS CONSULTANTS S.A.

Nit: 830.110.433-9


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Objeto: Prestación de los servicios para mantener el esquema de soporte funcional de la herramienta implementada por el cliente bajo el aplicativo SAP, durante la estabilización y post - producción según el alcance descrito en la oferta de servicio N° 3517 del 15 de marzo de 2017, el cual hace parte integrante del presente Contrato.

Plazo: 18 Meses

Fecha de suscripción: 28 de abril de 2017.

Orden de inicio: 28 de abril de 2017.

Modificaciones: Otro sí No. 1 prórroga y adición en tres (3) meses y por valor de $21.417.600. Otro sí No. 2 prórroga y adición en tres (3) meses y por valor de $51.917.600.

Fecha de terminación: 28 de octubre de 2018.

Fecha de liquidación: 28 de octubre de 2018.

Valor del contrato $159.005.600.


N/A


N/A

3.1.3.10.1 Hallazgo administrativo en el contrato No. GJC-011-17 por falencias en el principio de la selección objetiva e incumplimiento del Manual de Contratación. El contrato No. GJC-011-17 tuvo el 27 de julio del 2018, una modificación, materializada en el Otro sí No. 2, el cual amplía el plazo de ejecución en tres (3) meses más y modifica el objeto del contrato establecido en las obligaciones al contratista, al requerir el desarrollo de una funcionalidad adicional (aplicación nueva), que no se contempló en las obligaciones del contrato principal suscrito el 28 de abril del 2017, se determinó que se amplió el objeto contractual a las obligaciones inicialmente pactadas, en los siguientes numerales: “10) Construir la

interface a través de la cual CARVAJAL TECNOLOGIA podrá acceder a la información de SAP; 11) Garantizar que la interface funcionará en línea. En el momento que se cree la factura en SAP, por cada factura se disparará la integración del webservice (archivo plano con la información facturada en SAP), para que CARVAJAL TECNOLOGÍA utilice la información; 12) Garantizar que a partir de una transacción creada en SAP el usuario del proceso podrá conocer el log de comunicación donde puede revisar si CARVAJAL TECNOLOGÍA usó o no la información; 13) Crear un reporte en SAP, en donde se pueda consultar el - listado de facturas, notas débito y notas crédito transmitidas a

CARVAJAL TECNOLOGÍA", obligaciones que requerían la celebración de un nuevo contrato, por ser objetos diferentes.


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Adicionalmente, el valor contratado en el Otrosí No. 2, para las nuevas obligaciones es superior a otras ofertas, como consta en las presentadas a Colvatel por parte de EMATZGROUP, Hl TECH, MQALBC y COMPUNET, sin que se cuenten con variables o criterios de selección económica, de calidad o tiempo según corresponda a un mecanismo de optimización. Siendo contrario a la debida adaptación a los principios de la contratación y a los principios constitucionales (Artículo 209 y título XII en los cuales está inmerso el Estado en la dirección de la economía) de la gestión económica y administrativa en el manejo de recursos públicos. Al aplicarse un objeto diferente al inicialmente pactado mediante un contrato en marcha, lo que implica que los oferentes perdieron la oportunidad inicial de poder desarrollar un contrato en condiciones de igualdad, aun cuando se realizaron invitaciones para la oferta del servicios de desarrollo de software para SAP, sin que los mismos pudiesen realizar una oferta en las anteriores condiciones. Implicando igualmente una actuación fuera de lo establecido en el manual de contratación para la selección de oferentes de servicios o productos, sin que se aplicara un nuevo contrato. Lo anterior trae consigo un perjuicio a la compañía de seleccionar oferentes sin criterios de igualdad y economía, eficiencia, exponiéndola a demandas por violar la libre competencia o daños fiscales por no aplicar los principios de la contratación y de la gestión de los recursos públicos, trayendo consigo mayores costos en la adquisición de servicios o productos como en tal caso sucedió. Valoración de la respuesta del sujeto de control. De la respuesta suministrada por el sujeto de control, se evidencia que efectivamente no se tuvieron presentes los principios de planeación en la contratación, hecho que conllevó a que el Contrato de Prestación de Servicios SGC-011-17, suscrito el 28 de abril de 2017, fuese adicionado mediante el Otrosí No. 2 del 27 de julio de 2018, para incluir “una interface de facturación electrónica para la entrega de la factura, Nota Crédito y Nota Débito de acuerdo con las especificaciones requeridas por el proveedor Carvajal Tecnología.”, no obstante que el 04 de julio de 2018, COLVATEL S.A. ESP., invitó a 12 proveedores, “para que cotizaran la construcción de interface de facturación electrónica.”, proceso en el que participó, entre otros, la firma MQA BUSINESS CONSULTANTS.” El hecho de suscribir el Otrosí No. 2 al contrato SGC-011-17, viola el principio de planeación por cuanto el proceso iniciado para contratar la interface no concluyó con la suscripción de un nuevo contrato, sino que se adicionó el que venía en ejecución con una


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actividad nueva, la cual surge como obligatoria y vinculante a partir de la expedición el 06 de febrero de 2018, de la Resolución No. 000010 por parte de la DIAN. Sobre la violación de competencia señalada en la observación del informe preliminar se excluyó. En este orden, se ratifica la observación constituyéndose en hallazgo administrativo. 3.1.3.10.2 Hallazgo administrativo en el contrato No. GJC-011-17 por no integrar las pólizas de cumplimiento, calidad y cumplimiento de obligaciones laborales y salariales violando el manual de contratación y asegurando los riesgos del contrato. Se verificó en la carpeta del contrato que la póliza de salarios y prestaciones sociales no fue incluida desde el inicio del contrato, tan solo fue añadida en el otrosí N° 1, al igual que no fue renovada una vez extendido el otrosí N° 1, así como las demás pólizas son controvertidas por la aseguradora sin que se ajustaran a cada extensión del contrato, la cual no presta las condiciones de seguridad jurídica en caso de incumplimientos, calidad o daños. Por tanto, dentro del manual de contratación, tampoco se establecen los criterios de asignación de pólizas de aseguramiento para cada contrato, los cuales en el presente, no fueron aplicados conforme a la ley y procedimientos internos de la compañía, violando la seguridad contractual. Siendo originada la causa por la omisión al momento de la suscripción del contrato al no solicitarse la totalidad de pólizas y montos asegurables y de las respectivas, dejando a la deriva el aseguramiento del mismo. Con la cual se producen novedades al momento de renovar las pólizas, así como para ampliar los tiempos de aseguramiento del contrato, frente a las circunstancias de cada póliza, siendo potencialmente perjudicial en la ejecución del contrato frente a daños o incumplimientos o mala calidad de los servicios o productos que se contrataron en el tiempo. Valoración de la respuesta del sujeto de control. Colvatel responde que incluirá en la reglamentación interna un anexo de pólizas, aceptando la observación y por tanto se confirma como Hallazgo Administrativo.


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3.2 CONTROL DE RESULTADOS 3.2.1 Factor Plan Estratégico Teniendo en cuenta la evaluación del Plan Corporativo, en sus unidades estratégicas del negocio como operación de soluciones y gestión de proyectos, durante la vigencia 2018 se detalla lo siguiente:

Universo: COLVATEL por ser una sociedad comercial por acciones y empresa de servicios públicos mixta, Descentralizada del nivel distrital, con capital social conformado por un aporte público del 88.16%, realizado por la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá - ETB., se direcciona con el Plan Corporativo -PC-, por ello presenta una estructura gerencial acorde a las necesidades del mercado de las telecomunicaciones en Colombia. Muestra:

CUADRO 14 UNIDADES ESTRATÉGICAS DE NEGOCIO COLVATEL

3.2.1.1 Contexto Plan Estratégico Colvatel S.A. Naturaleza Jurídica: COLVATEL S.A. ESP es una empresa de servicios públicos mixta, constituida como sociedad comercial por acciones, que se dedica a la comercialización de bienes y la prestación de servicios de telecomunicaciones y cualquier tecnología informática y de comunicaciones (TIC´s), así como servicios de valor agregado, telemáticos, Outsourcing e integración de servicios a terceros en las áreas de gestión técnica, administrativa, financiera, comercial y operativa. Régimen Jurídico Aplicable: COLVATEL S.A. ESP integra el sector de las Tecnologías de la información; dado lo anterior, está sometida al régimen jurídico de la Ley 1341 de 2009. Sus actos y contratos se rigen por el derecho privado, motivo por el cual le son aplicables las disposiciones del Código de Comercio, sus estatutos sociales y el presente Código. Sin perjuicio de lo anterior, COLVATEL S.A. ESP aplica a sus procesos de contratación principios y normas propios de la contratación estatal tales como los principios de la función


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administrativa y de la gestión fiscal y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades de funcionarios públicos. Régimen Inhabilidades e Incompatibilidades de Colvatel: COLVATEL en materia de contratación, por disposición del artículo 13 de la ley 1150 de 2007, está sometida al régimen de inhabilidades e incompatibilidades establecido en la Constitución Política de Colombia, el Estatuto General de Contratación de la Administración Publica (Ley 80 de 1993), el Código Disciplinario Único (Ley 734 de 2002) y el Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011). Por lo anterior, las personas que se hallen incursas en las causales de inhabilidad o incompatibilidad descritas en las normas antes citadas, no podrán presentar propuestas o celebrar contratos con COLVATEL. Misión: Somos una empresa dedicada al despliegue, operación y mantenimiento de redes y a la prestación de servicios de integración de soluciones tecnológicas y de telecomunicaciones, con niveles competitivos de calidad, oportunidad y eficiencia. Comprometidos con el desarrollo de nuestro capital humano y la satisfacción de nuestros clientes, proveedores y accionistas. Visión: Ser referente en el mercado de las TIC, por nuestra eficiencia operativa, efectividad comercial y capacidad para atender nuevos mercados y necesidades; generando satisfacción al cliente y sostenibilidad del negocio.

Composición Accionaria

Fuente: Colvatel S.A. GRÁFICA 1 COMPOSICIÓN ACCIONARIA DE COLVATEL

3.2.1.2 Seguimiento al Plan Estratégico 2018 Partiendo de los resultados informados mediante respuesta la petición N° 06 de 2018 que realizó la Contraloría de Bogotá D.C. se detalla a continuación la base sobre la cual se evaluó cada una de las variables en los objetivos y sus estrategias, indicadas en el mapa estratégico y por último el tablero de indicadores.


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CUADRO 15 INDICADORES OBJETIVOS ESTRÁTEGICOS COLVATEL

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS CUENTA DE

NOMBRE DEL INDICADOR

Objetivo 1: Aumentar el valor de la compañía 11

Objetivo 2: Mejorar la satisfacción de nuestros clientes 6

Objetivo 3: Aumentar/Mantener nuestra base de negocios 5

Objetivo 4: Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos

40

Objetivo 5: Proveer personal capacitado y desarrollado 1

Total 63

Fuente: Colvatel S.A.

GRÁFICA 2 MAPA ESTRATÉGICO COLVATEL

En la siguiente tabla se señalan la composición de los indicadores del TII, para el despliegue de la administración en cada área de trabajo.

CUADRO 16 INDICADORES POR PROCESO COLVATEL

TIPO DE INDICADORES POR PROCESO

Cuenta de Nombre del Indicador Naturaleza /Tipo

Proceso/área Efectividad Eficacia Eficiencia Total

A01. Abastecimiento de Bienes y Servicios _ G. Logística

1 1 1 3

A01. Abastecimiento de Bienes y Servicios _ Compras 1 2 3

A02. Servicios Administrativos 3 3

A03. Gestión Financiera 3 2 5

A04. Gestión Contable 1 1 2

A05. Gestión Humana 1 1 2

1. Aumentar el Valor de la Compañía

(Objetivo Estratégico)

2. Mejorar la satisfacción de nuestros

clientes

(Objetivo Estratégico) & (Objetivo de

3. Aumentar/mantener nuestra base

de negocios


4. Mejorar continuamente la eficacia,

eficiencia y efectividad de los procesos

(Objetivo de Calidad)

5. Proveer personal capacitado y

desarrollado


En

foq

ue

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Cli

en

te

Pro

ceso

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Inte

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MAPA ESTRATÉGICO COLVATEL E.S.P. S.A

Re

sult

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os

de

l N

eg

oci

o


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A06. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG - SST

3 2 5

A07. Gestión de Comunicaciones 1 1 2

A08. Gestión Jurídica 1 1 2

A09. Gestión Informática 1 1 1 3

A10. Gestión Ambiental 2 2

E01. Gestión Estratégica 10 2 12

E02. Gestión de Riesgos 1 1

E03. Gestión de Control 3 1 4

E04. Administración del SGC 1 1 2

M01. Gestión Comercial 1 4 5

M02. Gestión de Proyectos 1 1 2

M03. Operación de Soluciones 3 2 5

Total general 26 20 17 63 Fuente: Colvatel S.A.

Partiendo de los resultados informados, se evidenciaron los siguientes resultados de cumplimiento del plan estratégico a través de TII.

CUADRO 17 INDICADORES ESTRATÉGICOS

INDICADORES POR PROCESO

Cuenta de Nombre del Indicador Naturaleza /Tipo

Proceso/área Satisfactorio Aceptable Insatisfactorio Total

A01. Abastecimiento de Bienes y Servicios _ G. Logística

3 0 0 3

A01. Abastecimiento de Bienes y Servicios _ Compras

0 3 0 3

A02. Servicios Administrativos 3 0 0 3

A03. Gestión Financiera 5 0 0 5

A04. Gestión Contable 1 1 0 2

A05. Gestión Humana 0 2 0 2

A06. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG - SST

5 0 0 5

A07. Gestión de Comunicaciones 2 0 0 2

A08. Gestión Jurídica 0 2 0 2

A09. Gestión Informática 3 0 0 3

A10. Gestión Ambiental 1 1 0 2

E01. Gestión Estratégica 7 3 2 12

E02. Gestión de Riesgos 1 0 0 1

E03. Gestión de Control 4 0 0 4

E04. Administración del SGC 1 0 1 2

M01. Gestión Comercial 3 2 0 5

M02. Gestión de Proyectos 1 0 1 2

M03. Operación de Soluciones 2 3 0 5

Total general 42 17 4 63 Fuente: Colvatel S.A. – Elaboración Equipo Auditor

De la evaluación del Plan estratégico, con 5 objetivos estratégicos, 4 ejes de la organización y los 63 indicadores integrales, se determinaron las siguientes observaciones:


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3.2.1.2.1 Hallazgo administrativo por incoherencia entre el Tablero Integral de Indicadores y el Plan Acción Operativo. En visita administrativa del 18 de septiembre de 2019, se evidencia que Colvatel reporta en el TII los indicadores que apuntan a los objetivos estratégicos, mientras que la formulación del PAO no es coherente con lo reportado en el TII. En el PAO se definen las tareas operativas, sin embargo no se evidenció la medición ni definición de metas, línea base indicador en tiempo, unidad de medida y los demás elementos de un plan de acción. Por fallas en la planeación y articulación estratégica, sin la debida adaptación a los principios de la planeación y a los principios constitucionales (Artículo 209 CPN, Ley 142 de 1992 y demás normas concordantes) de la gestión económica y administrativa en el manejo de recursos públicos. Valoración de la respuesta del sujeto de control. De acuerdo a la valoración de la respuesta, se observa que persiste la incoherencia de la información del TII y el PAO, la respuesta no argumenta la falencia detectada. Por lo anterior se confirma como Hallazgo administrativo. 3.2.1.2.2 Hallazgo administrativo no concordar la información de los documentos del sistema de gestión de la calidad y la información contenida en la página web y la intranet, por tanto se encuentra inconsistencias entre lo publicado y los documentos oficiales vigentes, así como la comunicación vía aplicativos. No dar cumplimiento al principio de publicidad y transparencia, según lo determinado por la Ley 1712 de 2016, en la cual toda entidad o empresa del estado debe contener la información pública dispuesta en la Web y la intranet, dentro del dominio corporativo, en la cual pueda ser consultada. El hallazgo se presenta por falta de seguimiento y actualización de la información por parte de las dependencias encargadas de Colvatel como comunicaciones. Es necesario tener controles para la revisión y actualización de los formatos, documentos oficiales y los aplicativos, en la cual da tránsito la información pública de Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP.


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Trae consigo inconsistencias en la información revisada por auditores, público en general, los socios de la compañía, proveedores, compradores de servicios, los veedores, el personal de la compañía, e igualmente propensión a dar productos documentales con errores, que deslegitiman el accionar de Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP frente a sus usuarios o clientes. Valoración de la respuesta del sujeto de control. Se acepta la respuesta del sujeto de control con relación al documento de la vigencia anterior, sin embargo no se presentan acciones de mejora continua de Colvatel S.A. para la publicación y difusión de la información cada vez que se actualiza. Se mantiene la observación y se confirma como hallazgo administrativo. 3.2.1.2.3 Hallazgo administrativo por el no reporte de la información completa en SIVICOF de los formatos CBN 0404 y CBN 0411, lo que conlleva a determinar que la información relevante de la compañía no está disponible para los organismos de control y usuarios en general de la compañía, al Incumplir u omitir la responsabilidad de reporte de información al organismo de control “Contraloría de Bogotá D.C”. Se observó que COLVATEL reportó en el SIVICOF los formatos CBN 0404 y CBN 0411, pero verificada la información contenida se generan inconsistencias en lo reportado, las cifras presentadas no traducen la situación real de la compañía, dando dificultad a revisar el plan estratégico, el plan de acción y el presupuesto. Las características de la información financiera son confiabilidad, relevancia, comprensibilidad y comparabilidad para que la información sea útil y no genere confusiones. La información reportada genera problemas para dar seguimiento al cumplimiento de los indicadores, los documentos allegados por Colvatel y lo reportado en el confrontado en el SIVICOF no son compatibles. Se incumplen los artículos 3 y 4 de la Resolución Reglamentaria 011/2014 Rendición de la Cuenta y la presentación, los cuales fueron incumplidas parcialmente, al no al darse la información de manera oportuna y completa. El art. 1 señala: “La cuenta consolidada está conformada por el conjunto de formatos electrónicos CB y

documentos electrónicos CBN, los cuales se encuentran disponibles en el Sistema de Vigilancia y

Control Fiscal SIVICOF”. La información reportada debe ser confiable y actualizada.


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Valoración de la respuesta del sujeto de control.

Se evidenció que los reportes no se hicieron de manera completa por parte de Colvatel S.A. como se señala a continuación:

Se evidenció que los reportes no se hicieron de manera completa por parte de Colvatel S.A. como se señala a continuación:

1. No reportaron el total de los indicadores del TII ni del objetivo estratégico en el CBN 0404.

2. La información reportada no se encontraba completa en SIVICOF, dado que cuando se verificó en visita administrativa, se evidenció el no reporte de contratos asociados a planeación estratégica, ni la totalidad de lo generado en la operación que permite obtener ingresos en el CBN 0411, solo se reportó lo utilizado en 2018, si tenerse en cuenta lo que se presenta en marcha de años anteriores.

En este sentido, se ratifica el hallazgo, se corrige la frase plasmada en el Informe Preliminar denominada “ocultamiento de información” inclusive, el término a entender en adelante será: entrega de información incompleta, en lo demás se mantiene. 3.2.1.2.4 Hallazgo administrativo por no cumplir los indicadores establecidos por COLVATEL en el Plan Estratégico definidos en el TII.

Revisados los 63 indicadores presentados por Colvatel en el Tablero Integral de Indicadores (TII), que se derivan de 5 objetivos estratégicos, se evidenció que 7 indicadores presentan incumplimientos, algunos sin reportes y otros con fallas que no permiten implementar mejoras a través del seguimiento, se presentan inconsistencias como en el caso del EBITDA y la utilidad. A continuación se presentan los indicadores del TII con incumplimiento y los que presentan inconsistencias frente a los cambios y posibles impactos negativos.


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Valoración de la respuesta del sujeto de control. Revisada la respuesta de Colvatel, no se tienen soportes que permitan evidenciar gestiones para eliminar las observaciones, dado que las acciones han derivado en disminución de las metas, aun cuando se presenten favorables en el global. Dado que la muestra presenta falencias en trimestres, sin que se pueda determinar las acciones de mejora que se hayan implementado, y que por el contrario se ha evidenciado en el cruce de las observaciones aquí presentadas, han repercutido en deteriorar los ingresos, reconocer gastos y costos de Colvatel S.A. según la información allegada por la misma compañía. Lo anterior no implica eliminación de la observación, por tanto se mantiene y se confirma como hallazgo administrativo.


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CUADRO 18 INDICADORES DE COLVATEL CON OBSERVACIONES

Tipo de Objetivo

Objetivo

Nivel

Proceso/área

Nombre del

Indicador Fórmula Unidad

Frecuencia de

Medición

Naturaleza /Tipo

Meta

Responsable de la

Consolidación, Reporte y Análisis del Indicador:

ENE FEB MAR ABR MAY JUN

JUL.

AGO SEP OCT NOV DIC

ACUM. A LA FECH

A

AVANCE RESPECTO

AL PRESUPUESTO ANUAL

Evaluación

Calidad

Obj

etivo 4

E04.

Administración del SGC

Cumplimiento del Plan de Auditoría SGC

((Número de Auditorías Realizadas)/(Número de Auditorias Programadas)*100)

Porcentaje Anual Eficaci

a ≥

95%

Jefe de Planeación y Desarrollo Corporativo

N/A N/A SATISFACTORIO

Estraté

gico

Objetiv

o 1

Nivel 1

E01. Gestión Estratégica

Nivel de Cumplimient

o EBITDA Corporativo

((Valor de Ebitda Efectivo en la Vigencia)/(Valor de Ebitda Estimado para la vigencia)*100)

Formulas Complementarias: a) EBITDA: Utilidad Neta - (Intereses +

Impuestos + Depreciaciones + Amortizaciones) b) EBIT - (Depreciaciones y Amortizaciones)

Porcentaje Trimestral Efectividad

≥ 90%

Gerente Financiero

Jefe de Contabilidad

115,9% 99,3% 70,0% -13,8% 69,5% 69,5% ACEPTA

BLE

Estr

atégico

Obj

etivo 1

Niv

el 2

E01. Gestión

Estratégica


o EBITDA Operación de

Soluciones.

((Valor de Ebitda de la operación de soluciones Efectivo en la Vigencia)/(Valor de Ebitda de la

Operación de Soluciones Estimado para la vigencia)*100)




≥ 90%

Gerente Financiero


176,2% 75,0% 157,0% -233,8% 109,6

% 109,6%

SATISFACTORIO

Estratégico

Objetivo 1

Nivel 2



o EBITDA _Gestión de Proyectos

((Valor de Ebitda de la Gestión de Proyectos Efectivo en la Vigencia)/(Valor de Ebitda de la

Gestión de Proyectos Estimado para la vigencia)*100)




≥ 90%

Gerente Financiero


60,8% 141,2% 34,3% 6,2% 45,2% 45,2%

INSATISFACTORI

O

Estratégico

Objetivo 1

Nivel 2


Cumplimiento Utilidad de la Gestión de

Proyectos

((Valor de la Utilidad de la Gestión de Proyectos Efectivo en la vigencia) / (Valor de la Utilidad de

la Gestión de Proyectos Estimado para la Vigencia)*100).

Utilidad: Ingresos - Costos y Gastos


≥ 90%

Gerente Financiero


57,6% 170,8% 20,0% -20,9% 27,1% 27,1%

INSATISFACTORI

O

Estr

atégico

y Cali

dad

Objetiv

o 2

Niv

el 2

M02. Gestión

de Proyectos

Nivel de satisfacción

respecto a los producto(s)

y/o servicio(s) - Gestión de Proyectos

Calificación para cada etapa (Contractual y Pos contractual):

(Promedio calificación de la pregunta No 1 + Promedio calificación de la pregunta No 2 +...+ Promedio calificación de la pregunta No (X)) / X

X: Cantidad de preguntas de la etapa. Promedio calificación de la pregunta No X: Es el

promedio de las calificaciones asignadas por cada cliente a la pregunta.

Nivel de satisfacción respecto a los producto(s) y/o servicio(s) - Gestión de Proyectos :

[(Calificación Etapa Contractual) + (Calificación Etapa Pos contractual)]/2

Porcentaje Anual Efectividad

≥ 4 Director

Comercial 3,4 3,4

INSATISFACTORI

O

Calidad

Objetivo 4

A08. Gestión Jurídica

Eficiencia en la atención

de Requerimientos de Orden

Contractual y Asistencia

Legal

(Requerimientos atendidos a tiempo)/(Total de Requerimientos)*100)

Porcentaje Mensual Eficien

cia ≥

95%

Gerente Jurídico Jefe de Asuntos

Contractuales

75,3 %

80,6 %

94,4 %

100 %

100%

100%

39,4

%

58 %

80,4 %

82,4 %

73,7 %

78,6 %

82,9% ACEPTA

BLE

FUENTE: COLVATEL – Gerencia Administrativa y Financiera.


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Se revisaron en su totalidad 63 indicadores, entre los cuales se verificó los cambios realizados en su estructura, y sus resultados, así como los que fueron retirados o modificados.

Nota: En los revisados se encontró incumplimiento o novedades significativas de los siguientes indicadores del TII, señalados en Cuadro 18:

a) M02. Gestión de Proyectos. Nivel de satisfacción respecto a los producto(s) y/o

servicio(s) - Gestión de Proyectos. (el resultado es insatisfactorio por que la Calificación de la meta fue 3,4 de la evaluación del indicador por parte de los contratistas, respecto de la meta esperada >= 4,0, sin que se tomaran acciones para mejorar la posterior calificación).

b) A08. Gestión Jurídica. Eficiencia en la atención de Requerimientos de Orden Contractual y Asistencia Legal. (Se presenta una novedad significativa en la evaluación, al arrojar una calificación de “Aceptable”, debido que en el tercer y cuarto trimestre en desarrollo de las actividades de la dependencia de gestión jurídica, faltó personal profesional en el área).

c) E04. Administración del SGC. Cumplimiento del Plan de Auditoría SGC. (No se ejecutó ninguna auditoria enmarcada en el plan de auditoria y se reportó como satisfactoria en un 100%).

d) E01. Gestión Estratégica. Nivel de Cumplimiento EBITDA _Gestión de Proyectos. (Negativo los trimestres 3 y 4, en línea 2, EBITDA bajo de la meta esperada, que impacta el resultado global del indicador).

e) E01. Gestión Estratégica. Nivel de Cumplimiento EBITDA - Operación de Soluciones. (Negativo en el trimestre 4, línea 1, EBITDA muy bajo -233%).

f) E01. Gestión Estratégica. Nivel de Cumplimiento EBITDA Corporativo. (Negativo en el trimestre 4, EBITDA muy bajo -13%).

g) E01. Gestión Estratégica. Cumplimiento Utilidad de la Gestión de Proyectos. (Utilidad sin alcanzar en línea 2).

Valoración de la respuesta del sujeto de control. 3.3 CONTROL FINANCIERO 3.3.1 Factor Estados Financieros La evaluación se efectúo con la selección de la muestra a auditar, de las cuentas más representativas del Estado de Situación Financiera a 31 de diciembre de 2018. Se realizaron pruebas sustantivas y de cumplimiento así como cruces de información entre dependencias, verificando los saldos en el aplicativo SAP ECC 6.0 - Software contable.


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Con el fin de verificar si la administración está dando cumplimiento a la normatividad contable vigente, para obtener evidencia suficiente sobre la razonabilidad de las cifras. Realizado el análisis vertical y horizontal a los saldos de las cuentas del Estado de Situación Financiera a 31 de diciembre de 2018 y confirmados mediante acta No.66 de la Asamblea General de Accionistas realizada el 15 de marzo de 2019, se establecen las siguientes variaciones:

CUADRO 19 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2018

En millones de pesos $

CÓDIGO

CUENTA

ANÁLISIS VERTICAL

2018

2017

ANÁLISIS HORIZONTAL

VARIACIÓN ABSOLUTA

VARIACIÓN RELATIVA

1000 ACTIVO 40.855 46.572 - 5.717 -12,28

ACTVO CORRIENTE

1100 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO E INVERSIONES (Nota 7)

21,57 8.811 6.722 2.089 31,08

1300 CUENTAS COMERCIALE SPOR COBRAR Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR (Nota 8)

52,17 21.316 26.639 - 5.323 -19,98

ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES (Nota 9)

21,19 8.659 11.524 - 2.865 -24,86

1900 OTROS ACTIVOS (Nota 10) 0,52 213 284 - 71 -25,00

TOTAL ACTIVO CORRIENTE 38.999 45.169

ACTVO NO CORRIENTE

1600 EQUIPO, NETO (Nota 11) 2,78 1.137 676 461 68,20

1900 ACTIVO INTANGIBLE (Nota 12)

0,58 237 389 - 152 -39,07

1900 OTROS ACTIVOS FINANCIEROS

0,01 5 5 - 0,00

ACTIVO POR IMPUESTOS DIFERIDOS (Nota 14)

1,17 477 333 144 43,24

TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 1.856 1.403

TOTAL ACTIVO 100,00 40.855 46.572 - 5.717 -12,28

2000 PASIVO

PASIVO CORRIENTE

CUENTAS COMERCIALES POR PAGAR Y OTRAS CUENTAS POR PAGAR (Nota 13)

27,74 11.335 12.220 - 885 -7,24

IMPUESTOS GRAVAMENES Y TASAS (Nota 14)

4,72 1.928 2.559 - 631 -24,66

BENEFICIOS A EMPLEADOS (Nota 15)

3,61 1.475 1.607 - 132 -8,21

OTROS PASIVOS (Nota 16) 1,37 561 1.205 - 644 -53,44

PASIVOS ESTIMADOS (Nota 17)

- 2.213 - 2.213 -100,00

TOTALPASIVO 15.299 19.804

3000 PATRIMONIO

CAPITAL SOCIAL (Nota 18) 22,46 9.174 9.174 - 0,00

RESERVAS 33,59 13.722 13.722 - 0,00


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CÓDIGO

CUENTA

ANÁLISIS VERTICAL

2018

2017

ANÁLISIS HORIZONTAL

VARIACIÓN ABSOLUTA

VARIACIÓN RELATIVA

RESULTADOS ACUMULADOS

- 2.323 - 2.323 -100,00

UTILIDAD NETA DEL AÑO 6,51 2.660 1.549 1.111 71,72

TOTAL, PATRIMONIO 25.556 26.768

TOTAL, PASIVO MAS PATRIMONIO 100,00 40.855 46.572 - 5.717 -12,28 Fuente: Información reportada por la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos Colvatel S.A. ESP. A través de SIVICOF a 31-12-2018 según documento CBN 1009 Estado de Situación Financiera a 31-12-2018.

Muestra – Activo y Pasivo:

CUADRO 20 MUESTRA EVALUACIÓN ESTADOS FINANCIEROS

CUENTA SALDO JUSTIFICACIÓN PARA SU SELECCIÓN

FECHA PROGRAMADA

DE INICIO

FECHA PROGRAMADA DE

TERMINACIÓN

ACTIVO CUENTAS COMERCIALES POR COBRAR Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR

21.316 REPRESENTATIVIDAD EN EL ACTIVO DEL 52,17%

15/08/2019 23/10/2019

PASIVO CUENTAS COMERCIALES POR PAGAR Y OTRAS CUENTAS POR PAGAR A FAVOR DE TERCEROS.

11.335 REPRESENTATIVIDAD EN EL PASIVO DEL 27,74%

15/08/2019 23/10/2019

FUENTE: PLAN DE TRABAJO AUDITORÍA DE COLVATEL

Activo Del activo total por valor de $40.855 millones se seleccionaron las cuentas comerciales por cobrar y otras cuentas por cobrar por valor de $21.316 millones las cuales representan el 52.17%, del activo total, que a continuación se indican:

CUADRO 21 CUENTAS COMERCIALES POR COBRAR Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR


CÓDIGO NOMBRE CUENTA SALDO A 31-DIC-2018

1407 PRESTACIÓN DE SERVICIOS - COMUNICACIONES

23.563,09

1470 OTROS DEUDORES 24,44

1480 DETERIORO (2.271,65)

Total, Cuentas Comerciales por Cobrar y Otras Cuentas por Cobrar 21.315,88

Fuente: Cifras tomadas del Libro Mayor y Balances a 31dediciembre de 2018 de la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos Colvatel S.A. ESP.

Las cuentas comerciales por cobrar y otras cuentas por cobrar están conformadas como a continuación se relacionan en las vigencias que a continuación se indican:


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CUADRO 22 CUENTAS COMERCIALES POR COBRAR Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR 2018 vs 2017


CONCEPTO PARCIAL 2018

2018 PARCIAL 2017

2017

CUENTAS COMERCIALES POR COBRAR 4.778.60 3.744.43

VINCULADOS ECONÓMICOS 18.784.49 23.335.29

ANTICIPOS Y AVANCES ENTREGADO 0 244.17

OTROS DEUDORES 24.44 401.14

DETERIORO -2.271.65 -1.086.11

DETERIORO SECTOR GOBIERNO -2.239.33 -1.086.11

DETERIORO CLIENTE CORPORATIVOS -32.32

TOTALES 21.315.89 26.638.92 Fuente: Nota 8 a los estados financieros a 31 de diciembre de 2018, de la Compañía Colombiana de servicios de valor Agregado y Telemáticos – Colvatel SA.ESP.

Analizada la información del cuadro anterior, se observa que el deterioro de la cartera se incrementó en un 47,81%; a pesar que la cartera comercial disminuyó frente al año inmediatamente anterior, teniendo en cuenta que para el 2017 fue de $26.638.92 millones y para el 2018, de $21.315.89 millones. Los factores que incidieron en el aumento del deterioro se debieron a la implementación del modelo de pérdidas esperadas a la cartera por valor de $36.28 millones y el deterioro con el cliente Agencias Nacional de Tierras (Contrato Interadministrativo 872-2017), por valor de $844.19 millones; en consecuencia, se castigó el gasto ocasionando una disminución en el resultado del ejercicio de la vigencia 2018, en estos valores, cuando el proceso se encuentra en etapa de pruebas. 3.3.1.1 Hallazgo administrativo con ocasión del deterioro de los ingresos esperados a partir de la celebración del Contrato Interadministrativo 872-2017 suscrito con la Agencias Nacional de Tierras. El deterioro más representativo por valor de $844.19 millones obedeció a que Colvatel, presuntamente incumplió el Contrato Interadministrativo 872-2017 suscrito con la Agencias Nacional de Tierras. Situación que derivó en controversia contractual, la que actualmente cursa en el Tribunal Administrativo de Cundinamarca – Sección Tercera. En razón a ello el área de Contabilidad de COLVATEL dio aplicación a la NIIF-9 referente a las pérdidas esperadas e igualmente a la NIC-37 referente a los pasivos estimados y provisión; sin embargo, la Gerencia Jurídica calificó el proceso con un 50%, por cuanto el trámite judicial se encuentra en etapa de pruebas. De ahí que si la Compañía no recupera las sumas de dinero invertidas, se puede conducir a un daño al patrimonio.


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Colvatel, clasificó las cuentas comerciales por cobrar según su antigüedad así:

CUADRO 23 CLASIFICACIÓN POR EDAD DE LA CARTERA 2018 vs 2017


CONCEPTO 2018 2017

0 - 30 DÍAS 21.598.77 25.269.22

30 - 90 DÍAS 225.02 724.38

91 - 360 DÍAS 657.22 0

MAS DE 361 DÍAS 1.082.08 1.086.11

TOTALES 23.563.10 27.079.72 Fuente: Nota 8 a los estados financieros a 31 de diciembre de 2018, de la Compañía Colombiana de servicios de valor Agregado y Telemáticos – Colvatel SA.ESP.

Analizada la gestión de cobro a la cartera superior a 360 días, se evidenció que la Compañía da inicio a la etapa judicial una vez agotado la fase de cobro pre jurídico, en la vigencia se evidencian los siguientes procesos a favor:

CUADRO 24 PROCESOS A FAVOR DE LA COMPAÑÍA


PROCESO CALIFICACIÓN OF. JURÍDICA

CLASE DE PROCESO

DEMANDADO CUANTÍA DE LA

DEMANDA

ESTADO DEL PROCESO A 31-12-2018

SIPROJ

2014-00341

50% Medio de Control Contractual

Municipio de Valledupar

129.59 22-11-2018, Se niega la solicitud de pruebas en segunda instancia.

568536

2016-00170 49% Reparación directa

Secretaria Distrital de Educación

258.44 13-12-2018, Citación de testigos

542499

2013-00262 50% Medio de Control Contractual

Municipio Yaguará

32.73 31-12-2018, para fallo en el despacho.

568537

2014-58501 50% Medio de control contractual

Contraloría General de la Nación

433.08 03-12-2018, el proceso ingresa al despacho para fallo

567031

2016-00165 50% Medio de controversias contractuales

Municipio de Santa Marta

226.24 30-11-2018, continua al despacho para fallo

568503


Contraloría General de la Nación

1.861.64 31-12-2018, pendiente ingreso al despacho para sentencia segunda instancia

569267


Secretaria Distrital de Movilidad

146.84 31-12-2018, continua al despacho para fallo

567033


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Esp.5375 49% Tribunal de Arbitramento

Visión Software

52.25 06-12-2018, se aprueba desistimiento por parte del tribunal de Arbitramento por lo que las pretensiones de la demanda y la demandada pasan a cosa juzgada, proceso legalmente concluido.

568576

Acuerdo restructuración

50% Acuerdo de restructuración de pasivos –Gobernación del Valle del Cauca (Dpto en quiebra 2013).

Departamento Valle del Cauca

471.90 30-09-2018, pendiente decisión de comité de conciliación aprobar o no propuesta de pago del departamento del Valle del Cauca

S/N

36530 NA Conciliación extrajudicial

Procesos y Servicios SAS

688.82 17-08-2018, se fija fecha audiencia de conciliación.

NA

39038 NA Conciliación extrajudicial

Ministerio de Salud y Protección Social.

47.21 Conciliación entre las partes, al cierre de la auditoria no se evidenció el ingreso de los recursos.

NA

NA 50% Conciliación extrajudicial

Agencia Nacional de Tierras (ANT)

895.69 Al cierre de la auditoria, el sujeto control radico ante la Procuraduría General de la Nación la solicitud de conciliación. (Contrato interadministrativo 872/17).

NA

Fuente: Informe procesos judiciales a 31-12-2018, de la Gerencia Jurídica de Colvatel SA ESP:

La Compañía reportó al aplicativo SIPROJ, procesos que cursan en contra de la misma, evidenciando: cuatro (4) procesos laborales, una (1) conciliación extrajudicial con la ETB, dos (2) procesos civiles, un (1) proceso administrativo y un (1) laudo arbitral. Se revisaron sus soportes evidenciando que el laudo arbitral presenta fallo condenatorio del cual Colvatel ya materializó el pago originado por los hechos que a continuación se describen: La SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD suscribió el 01 de noviembre de 2013 el contrato interadministrativo No. 515-1313 con COLVATEL SA. ESP., cuyo OBJETO: “Prestar el servicio de almacenamiento, guarda, custodia, consulta, préstamo y transporte, así como la organización de los documentos del archivo central y del archivo de gestión de la Superintendencia Nacional de salud, incluyendo la conformación de expedientes físicos, digitalización de documentos y microfilmación de archivos históricos, de acuerdo con las disposiciones legales y técnicas vigentes, expedidas por el Archivo General de la Nación”.


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Para dar cumplimiento al anterior contrato, COLVATEL suscribió el 01 de noviembre de 2013, el contrato SGC-062-2013, con TANDEM S.A por un valor de $1.574.071.900, con una duración de nueve (9) meses hasta el 31 de julio de 2014. Según acta de liquidación suscrita el 24 de noviembre de 2015, el contrato suscrito con TANDEM S.A. se liquidó con salvedades según el numeral 2.1 y 2.2; lo cual desembocó con LAUDO ARBITRAL en el TRIBUNAL DE ARBITRAMENTO, cuyo RESUELVE dice: I.RESPECTO DE LA DEMANDA DE TANDEM S.A. “PRIMERO: Declarar probada parcialmente la excepción interpuesta por COLVATEL SA.ESP. que se denomina “1 FALTA DE COMPETENCIA”, por lo expuesto en la parte motiva. SEGUNDO: Declarar probada la excepción perentoria interpuesta por COLVATEL SA ESP. Denominada textualmente “INEXISTENCIA DE OBLIGACIONES QUE SE REPUTAN INCUMPLIDAD”. Por lo expuesto en la parte motiva. TERCERO: Por las razones expuestas en este laudo, denegar las pretensiones SEGUNDA, TERCERA numerales 2 y 3 CUARTA, QUINTA numerales dos y tres y SEXTA. CUARTO: Declarar no probadas las excepciones perentorias interpuestas por COLVATEL SA ESP denominadas textualmente “CULPA EXCLUSIVA DE LA VICTIMA”, “HECHO DE UNTERCERO”, INEXISTENCIA DE DAÑO Y COMPENSACION. QUINTO: Declarar que COLVATEL SA ESP. Incumplió el contrato SGC 062-13 suscrito con TANDEM de fecha 1 de noviembre de 2013, por las razones expuestas en la parte motiva y por lo tanto prospera la pretensión PRIMERA de la demanda. SEXTO: Declarar que, como consecuencia del incumplimiento de COLVATEL S.A. ESP., TANDEN SA. debió organizar los archivos ya intervenidos durante el periodo comprendido entre el 1 de noviembre de 2013 y el 31 de julio de 2014, de conformidad con el alcance establecido en la parte motiva del presente laudo, y por lo tanto prospera la pretensión TERCERA numeral 1 de la demanda. SÉPTIMO. Como consecuencia de lo anterior se condena a COLVATEL SA ESP. A pagar a TANDEM SA la suma de CIENTO CATORCE MILLONES NOVECIENTOS SEIS MIL CIENTO SESENTA PESOS M/CTE ($114.906.160), a partir de la ejecutoria


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del presente laudo arbitral y por lo tanto prospera en la cuantía señalada la pretensión QUINTA numeral 1 de la demanda. OCTAVO: Condenar a COLVATEL S.A ESP. A pagar a TANDEM SA. La suma de QUINCE MILLONES CUATROCIENTOS OCHENTA MIL CIENTO CINCUENTA Y SIETE PESOS M/CTE CON OCHENTA Y SIETE CENTAVOS ($15.480.157,87) por concepto de actualización de la suma a que se refiere el aparte resolutivo SÉPTIMO. II.RESPECTO DE LA DEMANDA DE RECONVENCIÓN DE COLVATEL SA ESP. NOVENO: Por las razones expuestas en la parte motiva de esta decisión denegar todas las pretensiones de la demanda de reconvención. III.DISPOSICIONES COMUNES DECIMO: Condenar a COLVATEL SA ESP. A pagar a TANDEM SA., la suma de TREINTA Y SEIS MILLONES OCHOCIENTOS CINCUENTA Y SIETE MIL SETECIENTOS OCHENTA Y CUATRO PESOS ($36.857.784) por concepto de costas, de conformidad con la liquidación efectuada en la parte motiva de esta providencia. DECIMO PRIMERA: Declarar causado el cincuenta por ciento (50%) restante de los honorarios establecidos y el IVA correspondiente de los árbitros y la secretaria por lo que se ordena realizar el pago del saldo en poder del Presidente del Tribunal, quien procederá a rendir cuentas de las sumas puestas a su disposición para los gastos de funcionamiento del Tribunal, y a devolver el remanente a la Parte Convocante y Convocada en proporciones iguales, quienes entregaran al Árbitro y a la Secretaria los certificados de las retenciones realizadas individualmente a nombre de cada uno de ellos, en relación con el 50% de sus honorarios. Así mismo ordenar el pago de la contribución arbitral a cargo del Árbitro y la Secretaría, para lo cual el Presidente, hará las deducciones y librará las comunicaciones respectivas”. Con relación al laudo arbitral, al revisar los soportes se evidencia que presenta fallo condenatorio del cual Colvatel materializó el pago originando: Valoración de la respuesta del sujeto de control. Evaluados los argumentos dados por el sujeto de control, no se aceptan; toda vez que al no recuperar la cartera Colvatel debió crear la provisión castigando el gasto; es decir, disminuyendo el resultado del ejercicio, generando una subvaluación del Patrimonio de la Compañía. No obstante que dicho ingreso se causa con ocasión del contrato


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interadministrativo suscrito con la ANT, la Agencia estableció el incumplimiento por parte de Colvatel, situación que dio lugar a la controversia judicial surgida. Hasta tanto no se recuperen los $844.19 millones por concepto de las cuentas por cobrar del contrato interadministrativo No.872-2017, suscrito con ANT. Se configura en hallazgo administrativo, el cual debe incorporarse en el plan de mejoramiento. 3.3.1.2 Hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal cuyo valor asciende a la suma de $156.815.616,52 por irregularidades en el Contrato SGC-062-2013 con la firma TÁNDEM S.A.. La SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD suscribió el 01 de noviembre de 2013 el contrato interadministrativo No. 515-1313 con COLVATEL SA. ESP. cuyo OBJETO: “Prestar el servicio de almacenamiento, guarda, custodia, consulta, préstamo y transporte, así como la organización de los documentos del archivo central y del archivo de gestión de la Superintendencia Nacional de salud, incluyendo la conformación de expedientes físicos, digitalización de documentos y microfilmación de archivos históricos, de acuerdo con las disposiciones legales y técnicas vigentes, expedidas por el Archivo General de la Nación”. Para dar ejecutar el anterior contrato, COLVATEL suscribió el 01 de noviembre de 2013, el contrato SGC-062-2013, con TANDEM S.A por un valor de $1.574.071.900 con una duración de nueve (9) meses hasta el 31 de julio de 2014. Según acta de liquidación del 24 de noviembre de 2015, el contrato suscrito con TANDEM S.A. se liquidó con salvedades según los numerales 2.1 y 2.2; lo cual desembocó con LAUDO ARBITRAL en el TRIBUNAL DE ARBITRAMENTO, cuyo RESUELVE dice:

PÁRRAFO CONCEPTO VALOR CONDENA $

I. RESPECTO DE LA DEMANDA DE TANDEM S.A.

SEPTIMO Condenar a COLVATEL S.A. ESP. a pagar a TENDEM S.A. $114.906.160 que como consecuencia del incumplimiento COLVATEL S.A. ESP., TANDEM S.A. debió reorganizar los archivos ya

intervenidos.

114.906.160,00

OCTAVO Condenar a COLVATEL S.A. ESP., a pagar a TANDEM S.A. $15.480.157.87 por concepto de actualización de la suma a que se refiere el parte resolutivo SEPTIMO.

15.480.157,87

II. DISPOSICIONES COMUNES

DECIMO Condenar a COLVATEL S.A. ESP. a pagar a TANDEM S.A., la suma de $36.857.784 por concepto de costa, de conformidad con la liquidación efectuada en la parte motivada de esta providencia.

36.857.784,00


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DECIMO PRIMERA

Declarar causado el 50% restante de los honorarios establecidos y el IVA correspondiente de los árbitros y la secretaria por lo que se ordena el pago del saldo en poder del Presidente del tribunal, quien procederá a rendir cuentas de las sumas puestas a su disposición para los gastos de funcionamiento del tribunal, y a devolver el remanente a la Parte Convocante y Convocada en proporciones iguales, quienes entregarán al Árbitro y a la Secretaria los certificados de las retenciones realizadas individualmente a nombre de cada uno de ellos, en relación con el 50% de los honorarios. Asimismo, ordenar el pago de la contribución arbitral a cargo del Árbitro y la secretaria, para lo cual el Presidente hará las deducciones y librará las comunicaciones respectivas. Acta 5 del 23 de agosto de 2017. Entrega según cheque 2417196 por $28.942.000, correspondiente al 50% del total relacionado en el acta No. 6. Del 5-09-2017- SGE-410-17.

28.942.000,00

Al momento de liquidar el 5-09-2017- SGE-410-17. No se tuvo en cuenta el IVA, Impuesto al Valor Agregado por cuanto no se había liquidado. Se dio alcance el 28-11-2017 SGE-508-17, en el acta No. 6 del 24 de octubre de 2017. Según cheque No. 2417284 expedido por el banco Itaú el 28-11-2017.

5.403.980,00

GJCI El 16 de enero de 2019, según la rendición de cuentas por concepto de honorarios, gastos de administración y protocolización y funcionamiento del tribunal a DEVOLVER a COLVATEL S.A. ESP.

-363.832,00

TOTAL 201.226.249.87

APLICADA LA PARTICIPACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL DE BOGOTÁ - PRESUNTO DAÑO PATRIMONIAL DEL 77,93%

$156.815.616.52

En conclusión, se tiene la existencia de un presunto detrimento al patrimonio público distrital a partir de la participación de él dentro del porcentaje accionario de COLVATEL S.A. ESP., que es del 77,93%. En tal sentido y a partir del hecho que el monto de la condena sumado los honorarios y gastos de constitución del Tribunal de Arbitramento ascendió a la suma de CIENTO NOVENTA Y SEIS MILLONES CIENTO OCHENTA Y SEIS MIL CIENTO UN PESOS CON 87/100 ($196.186.101.87), más lo liquidado por Impuesto al Valor Agregado – IVA causado, CINCO MILLONES CUATROCIENTOS TRES MIL NOVECIENTOS OCHENTA PESOS ($5.403.980,00), menos TRESCIENTOS SESENTA Y TRES MIL OCHOCIENTOS TREINTA Y DOS PESOS (-$363.832,00), por concepto de la rendición de la cuenta del tribunal para un total de DOSCIENTOS UN MILLONES DOSCIENTOS VEINTISEIS MIL DOSCIENTOS CUARENTA Y NUEVE PESOS CON 87/100 ($201.226.249,87). Al monto aquí concretado de $201.226.249,87 se le aplica el porcentaje de participación del Distrito Capital que corresponde al 77,93%. En este orden, el presunto daño al erario público distrital se concreta en la suma total de CIENTO CINCUENTA Y SEIS MILLONES OCHOCIENTOS QUINCE MIL SEISCIENTOS DIECISEIS PESOS CON 52/100. ($156.815.616,52). Situación que se configura como un Hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal por valor de $156.815.616,52.


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Valoración de la respuesta del sujeto de control. Evaluados los argumentos dados por el sujeto de control, estos no desvirtúan lo observado; en consecuencia se mantiene la observación administrativa configurándola en hallazgo administrativo con incidencia fiscal por valor de $156.815.616,52, ciento cincuenta y seis millones ochocientos quince mil seiscientos dieciséis pesos con 52/100. PASIVO Del pasivo total por valor de $15.298,84 millones, se seleccionó la muestra de las cuentas comerciales por pagar y otras cuentas por pagar a favor de terceros por valor de $11.335,30 millones los cuales tiene una representatividad del 27,74% frente al activo total y están conformados como a continuación se indican:

CUADRO 25 PASIVO CORRIENTE COLVATEL 2017-2018


CONCEPTO 2018 2017

CUENTAS COMERCIALES POR PAGAR Y OTRAS CUENTAS POR PAGAR

11.335,30 12.219.98

IMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASAS 1.928,15 2.559,08

BENEFICIOS A EMPLEADOS 1.474,69 1.607,29

OTROS PASIVOS 560,71 1.204,93

PASIVOS ESTIMADOS 0 2.213,15

TOTAL, PASIVO CORRIENTE 15.298,84 19.804,43 Fuente: Estados financieros a 31-12-2018, de la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos COLVATEL SA ESP.

La disminución en el Pasivo Corriente fue ocasionada fundamentalmente porque la cuenta Pasivos Estimados pasó de $2.213 millones en el 2017 a cero ($0) en el 2018, situación que fue revelada en las Notas a los Estados Financieros “La disminución corresponde a la provisión por contingencia de investigación laboral con el Ministerio de Trabajo, en el cual COLVATEL fue absuelto mediante Resolución No. 152 del 25 de enero de 2019”, este hecho fue detallado además en la Nota 24 a los Estados Financieros del 2018. Las cuentas comerciales por pagar y otras cuentas por pagar, están conformadas:


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CUADRO 26

CUENTAS COMERCIALES POR PAGAR Y OTRAS CUENTAS POR PAGAR 2018 VS 2017 En millones de pesos $

CONCEPTO 2018 2017

Operación de gestión de proyectos 456,16 2.368,56

Operación Red Digital de Servicios Integrados -RDSI y línea de Abonado Digital Asimétrica -ADSL

618,44 1871,10

Operación Fiber to the curb – FTTH – última milla -LB FTTC. 4.630,39 5.393,98

Cuentas por Pagar gastos administrativos 3.142,40 257,04

Vinculados económicos 772,56 5,12

Cuentas por pagar asociadas a provisión de bienes y servicios de gestión de proyectos y operación de soluciones

567,20 1.153,75

Bienes y servicios de instalación operación y mantenimiento de infraestructura de telecomunicaciones

703,25 669,10

Total, Cuentas por Pagar 10.890,39 11.718,65

Otras cuentas por pagar

Comisiones, honorarios y servicios 26,89 29,03

Vinculados económicos 120,74 153,78

Arrendamientos 0 3,22

Seguros 12,32 2,87

Otros acreedores 284,95 312,43

Total, Otras Cuentas por Pagar 444,90 501,33

Total, Cuentas Comerciales por Pagar y Otras Cuentas por Pagar

11.335,30 12.219,98

Fuente: Libro Auxiliar de Contabilidad a 31-12-2018 de la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos COLVATEL SA ESP.

Se efectuaron pruebas sustantivas y de cumplimiento evidenciando que estas corresponden a la misma vigencia; es decir, son inferiores a 360 días, las cuales se vienen pagando con regularidad, no existen obligaciones por pagar a largo plazo y están plenamente soportadas. OPERACIONES RECÍPROCAS. Las operaciones recíprocas a 31 de diciembre de 2018 que fueron reportadas en el aplicativo de la Contaduría General de la Nación se encuentran conciliadas y soportadas. 3.3.2 Sistema de Control Interno Contable Evaluado el sistema de control interno contable a la información puesta a disposición, se evidencia que faltó control y autocontrol por parte de los funcionarios de la Compañía en el manejo de los recursos, toda vez que se hicieron gastos por valor de $1.563.20 millones, en la ejecución de la oferta No. 4600013273 SGC-67-14, los que debían ser reembolsados y que no fueron avalados por los supervisores de la ETB, al no estar


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contemplados en los términos de referencia. Además de estos hechos, se presentaron facturas repetidas tal como lo evidencian las actas de conciliación Nos. 7 y 8 suscritas entre las partes el día 07 de octubre de 2014. Así mismo, los documentos suministrados al equipo auditor con el fin de realizar las labores de auditoría fueron en su mayoría ilegibles; lo que genero imposibilidad de concluir la evaluación financiera del mismo. El deterioro de la Cartera más representativo por valor de $844.19 millones obedeció a que Colvatel, presuntamente incumplió el contrato interadministrativo 872-2017 suscrito con la Agencia Nacional de Tierras, situación que derivo en controversia contractual la que actualmente cursa en el tribunal Administrativo de Cundinamarca _ sección Tercera. Contabilidad dio aplicación a la NIIF 9 referente a las perdidas esperadas e igualmente a la NIC-37 referente a los pasivos estimados y provisión; sin embargo, la Gerencia Jurídica calificó el proceso con un 50%, por cuanto el trámite judicial se encuentra en etapa de pruebas, en ese orden de ideas si la Compañía no recupera las sumas de dinero invertidas, se puede conducir a un daño al patrimonio. Colvatel, suscribe contratos (Contrato interadministrativo No. 515-2013, suscrito con la Superintendencia de Nacional de Salud), para prestar servicios de almacenamiento, guarda, custodia, consulta, préstamo y transporte, así como la organización de documentos de archivo que a su vez debe subcontratar (SGC-062-2013 suscrito con TANDEM S.A.), el cual fue objeto de un laudo arbitral donde fue condenado tal como se narran los hechos en el presente informe, es decir no se mitigan los riesgos para esta clase de contratación. Situación que conllevó al pago de una condena monetaria lo que va en detrimento del patrimonio de la Compañía. El aplicativo de Tesorería no indica específicamente a que contrato corresponde el pago. La Compañía, presentan debilidades en el manejo de los recursos, al no mitigar los riesgos en los contratos que suscribe con los clientes que solicitan sus servicios desembocando en controversias contractuales que, a su vez, incurre en gastos adicionales que afectan el Patrimonio. En conclusión, el control interno contable que se aplica en la Compañía, arrojo una calificación que lo ubica en el rango de EFICIENTE en el registro de sus hechos económicos dando aplicación a la normatividad vigente.


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3.3.3 Factor Gestión Financiera Los indicadores financieros permiten medir la gestión financiera de la Compañía, para el efecto se analizaron los indicadores de liquidez, rentabilidad y endeudamiento, al igual que las inversiones financieras constituidas en títulos valores - CDT´S durante la vigencia 2018.

Liquidez

El índice de liquidez para la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP en la vigencia 2018 fue de 2.55, determinado por el mayor valor del activo corriente $38.999 millones, frente al pasivo corriente $15.298 millones, por lo que se infiere que la empresa no tuvo dificultades en el pago de sus obligaciones en el corto plazo. En los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2018, la empresa no contempló la cuenta Pasivo No Corriente, por lo cual el indicador Razón Corriente de Liquidez se iguala al índice de Liquidez General4. La Razón Corriente aumentó 0.27, al comparar este resultado con el 2017 se observa un leve incremento en la capacidad de solvencia en la vigencia 2018.

Capital Neto de Trabajo El capital neto de trabajo para el año 2018 fue de $23.700 millones y en el 2017 fue de $25.364 millones, al comparar los dos periodos se registra una disminución del 6.56%, esta variación se presentó porque el Activo Corriente disminuyó en una mayor proporción frente al Pasivo Corriente, en la vigencia 2018. Este comportamiento en el Activo Corriente se generó principalmente por la disminución en la “Cuenta Comerciales por Cobrar y Otras Cuentas por Cobrar”, la cual pasó de $26.638 millones en 2017 a $21.315 millones en el 2018, de esta cuenta, llama la atención el “Deterioro de cuentas por cobrar de dudoso cobro”, por un valor de ($2.271 millones) en el 2018 frente a ($1.086 millones) en el 2017, presentando un incremento de ($1.185 millones)5. En el deterioro, el aumento en la cuenta “Pérdidas por deterioro de cuentas por cobro

dudoso”, pasó de cero (0) en el 2017 a $1.189 en el 20186.

4 Para el cálculo de estos indicadores se divide: el Activo Corriente/Pasivo Total= Índice de Liquidez General.

y el Activo Corriente/Pasivo Corriente= Razón Corriente. Como no se registró ningún valor en el Pasivo No Corriente, el Pasivo Total es igual al Pasivo Corriente. 5 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS POR AÑOS TERMINADOS EL 31 DE DICIEMBRE DE 2018 Y 2017. Nota 8 6 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS POR AÑOS TERMINADOS EL 31 DE DICIEMBRE DE 2018 Y 2017. Nota 8


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La disminución en el Pasivo Corriente fue ocasionada fundamentalmente porque la cuenta Pasivos Estimados pasó de $2.213 millones en el 2017 a cero ($0) en el 2018, situación que fue revelada en las Notas a los Estados Financieros7 “La disminución

corresponde a la provisión por contingencia de investigación laboral con Ministerio de Trabajo, en el cual COLVATEL fue absuelto mediante Resolución No. 152 del 25 de enero de 2019”,

este hecho fue detallado además en la Nota 24 a los Estados Financieros del 2018. No obstante, la disminución en el capital neto de trabajo, la empresa contó con los recursos para su funcionamiento en el corto plazo.

Prueba Ácida Este indicador arrojó una cifra de 2,478 lo que indica que la capacidad de pago de la empresa a 31 de diciembre de 2018 fue aceptable, ya que contó con los recursos para solventar sus deudas en el corto plazo.

Rentabilidad La rentabilidad de la empresa representada por el margen neto fue del 4,75% en el año 2018, participación que aumentó en un 100% comparada con la rentabilidad en el 2017 que fue del 2,37%, sin embargo, la utilidad operacional disminuyó en un 24% al comparar el 2018 con el 2017, las cuentas que incidieron en mayor proporción fueron: Deterioro con un aumento del 4.410%, las ventas y prestación de servicios con una disminución del 15.36% y los costos y gastos recurrentes con el 9.2%9. Aunque la utilidad operacional disminuyó, el resultado del ejercicio se incrementó en 71.75%, toda vez que la utilidad neta al cierre del 2018 fue de $2.660 millones frente a $1.548 millones en el 201710, esta utilidad fue ocasionada principalmente por el comportamiento en la cuenta Provisión de contingencias, la cual pasó de $2.213 millones en 2017 a $2.049 millones en 2018, situación que fue revelada en las Notas a los Estados Financieros11 “(…) Mediante Resolución No. 152 del 25 de enero de 2019, El

Ministerio del Trabajo revoca la integridad de la Resolución No. 5574, absolviendo a COLVATEL por los cargos imputados, lo que conllevó a la reversión de la provisión por $2.213.151”

7 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS POR AÑOS TERMINADOS EL 31 DE DICIEMBRE DE 2018 Y 2017. Nota 17 PASIVOS ESTIMADOS. Provisiones por contingencias (1) 8 Información Estados Financieros a 31 de diciembre de 2018 y Documento CBN 1026 INVENTARIO FÍSICO reportado en SIVICOF Cuenta Anual

2018. 9 ESTADO DE RESULTADOS POR LOS AÑOS TERMINADOS EL 31 DE DICIEMBRE DE 2018 Y 2017 COLVATEL S.A. E.S.P. 10 ESTADO DE RESULTADOS POR LOS AÑOS TERMINADOS EL 31 DE DICIEMBRE DE 2018 Y 2017 COLVATEL S.A. E.S.P. 11 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS POR AÑOS TERMINADOS EL 31 DE DICIEMBRE DE 2018 Y 2017. Nota 24


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El beneficio que obtuvo la compañía producto de su actividad principal (Margen Bruto) fue de un 5,25%, y representa una disminución del 49,06% del beneficio obtenido en la vigencia anterior (2017), en este resultado incidió la reducción en los Ingresos de Actividades Ordinarias al pasar de $65.084 millones en el 2017 a $55.935 millones en el 2018, diferencia que representa un 14% (-$9.148 millones)12.

Endeudamiento El nivel de endeudamiento en el 2018 fue de 37,45% y en el 2017 fue de 42,52%, al comparar los dos resultados, se evidenció una disminución de 11,94%, lo anterior por cuanto el Activo Total disminuyó, al igual que el Pasivo Total. De lo que se infiere, que la Compañía tiene comprometido el 37,45% del Activo Total en sus deudas, los recursos dispuestos permitieron atender las obligaciones sin recurrir a créditos en el corto plazo, en la vigencia 2018.

Endeudamiento Patrimonial El endeudamiento patrimonial fue del 59,86% para el 2018, lo anterior quiere decir que este porcentaje del Patrimonio de la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. ESP se encuentra comprometido con sus obligaciones. Este indicador disminuyó 14,1 puntos con respecto al año 2017 en el que fue de 73,98%.

Fuente: Elaboró equipo auditor. Información tomada de SIVICOF - ESTADOS FINANCIEROS POR LOS AÑOS TERMINADOS EL 31 DE DICIEMBRE DE 2018 Y 2017.

GRÁFICA 3 INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO COLVATEL 2017-2018

12 Nota 19 a los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2018. INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS

42,52% 37,45%

73,98%

59,86%

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

2 0 1 7 2 0 1 8

INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO

Endeudamiento Total Endeudamiento Patrimonial


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La anterior gráfica representa el comportamiento de los indicadores de Endeudamiento (Endeudamiento Patrimonial y Endeudamiento Total), para COLVATEL en los años comparables 2017 y 2018. Se observa que la brecha en el cambio en el Endeudamiento Patrimonial fue más alta que en el Endeudamiento Total, lo que quiere decir que es mayor la proporción del Patrimonio que dejó de estar comprometido con las obligaciones, en comparación con la proporción de los Activos Totales comprometidos de una vigencia a la otra.

Distribución de Utilidades En Asamblea General de Accionistas del 16 de marzo de 201813, se aprobó proyecto de distribución de utilidades por valor de $3.871 millones “La Compañía a diciembre 31 de

2017, presenta en su contabilidad un saldo de $2.322.927.549 de utilidades acumuladas del año 2016 y $1.548.974.483 de utilidades generadas en 2017, para un total de $2.871.902.032

en utilidades disponibles para distribuir”, aspecto revelado en las notas a los Estados Financieros14. La utilidad neta al final del ejercicio 31 de diciembre de 2018 por valor de $2.660 millones, se registró como utilidad acumulada para la vigencia siguiente15. La Compañía registró un total de Reservas $13.721 millones, distribuidas en Reserva Legal $6.334 millones y Reserva Ocasional $7.387 millones, al cierre de la vigencia16.

EBITDA El margen EBITDA para la empresa COLVATEL en la vigencia 2018 fue de 5,4%, el cual disminuyó, toda vez que en el año 2017 fue del 6,1%, en valores monetarios, el EBITDA de la compañía fue de $3.075 millones en el 2018.

13 Acta No. 65 Asamblea General de Accionistas del 16 de marzo de 2018. Numeral 7 14 Nota 18 a los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2018. CAPITAL. Dividendos decretados 15 Acta No. 66 Asamblea General de Accionistas del 15 de marzo de 2019 16 ESTADOS DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO POR LOS AÑOS TERMINADO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2018 Y 2017


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Fuente: Elaboró equipo auditor. Información tomada de SIVICOF - ESTADO DE RESULTADOS POR LOS AÑOS TERMINADOS EL 31 DE DICIEMBRE DE 2018 Y 2017.

GRÁFICA 4 COMPORTAMIENTO DE LOS MÁRGENES DE UTILIDAD - EBITDA COLVATEL A 31 DE DICIEMBRE DE LOS AÑOS 2017 Y 2018

Al analizar el comportamiento de los Márgenes de Utilidad - EBITDA, se observa que el Indicador que registra un incremento del año 2017 al 2018, fue el Margen Neto de Utilidad, por el aumento en la Utilidad Neta al final del ejercicio a 31 de diciembre de 2018. De otra parte, el Margen Bruto de Utilidad y EBITDA disminuyeron, el primero en un 49% por el comportamiento negativo de un año a otro en los Ingresos de Actividades Ordinarias y de la Utilidad Bruta; y el EBITDA, principalmente por la disminución en los Ingresos de Actividades Ordinarias. No obstante, el comportamiento positivo en términos generales de los indicadores financieros, al igual que del Margen Neto de Utilidad por el aumento en la Utilidad Neta al final del ejercicio a 31 de diciembre de 2018; se observó que la cuenta Deterioro registró un incremento del 4.410%17, al igual que la reducción en los ingresos de Actividades Ordinarias representó una disminución en el Margen Bruto de Utilidad del 49,06% comparado con el 2017, situación de la que se infiere que se presenten riesgos que afecten los márgenes de rentabilidad en los negocios de la Compañía y por ende en los beneficios producto en su actividad principal, de persistir esta tendencia.

Inversiones en Títulos Valores (CDT’S)


2,37%

4,75%

10,32%

5,25%6,10%

5,40%

0,00%

2,00%

4,00%

6,00%

8,00%

10,00%

12,00%

2017 2018

Comportamiento de los Márgenes de Utilidad - EBITDA COLVATEL a 31 de diciembre de los años 2017 y 2018

Margen Neto de Utilidad Margen Bruto de Utilidad EBITDA


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Para la evaluación de las inversiones en títulos valores (CDT`S), se analizó la información suministrada por la Compañía y los reportes transmitidos en el formato CB-0114: INFORME SOBRE INVERSIONES EN TITULOS del aplicativo SIVICOF vigencia 2018.

CUADRO 27

TÍTULOS VALORES (CDT’S) CONSTITUIDOS Y REDIMIDOS COLVATEL VIGENCIA 2018

Cifras en millones de pesos

CERTIFICADO NO. FECHA

APERTURA VENCIMIENTO

CAPITAL (MILLONES)

DIAS INTERESES TOTAL NETO

RECIBIDO (MILLONES)

104740 25/01/2018 25/04/2018 $1.500 90 $20.140.500 $1.519

106421 23/02/2018 23/05/2018 $1.500 90 $19.059.000 $1.518

110491 10/05/2018 10/08/2018 $1.500 90 $16.887.000 $1.516

77849 30/05/2018 30/08/2018 $500 90 $5.629.000 $5

77850 30/05/2018 30/08/2018 $500 90 $5.629.000 $5

77851 30/05/2018 30/08/2018 $500 90 $5.629.000 $505

115416 30/08/2018 30/11/2018 $1.000 90 $11.186.000 $1.010

117009 28/09/2018 28/12/2018 $1.000 90 $10.944.000 $10

182833 12/12/2018 12/03/2019 $1.500 90 $17.503.500 $1.516.

121255 20/12/2018 20/03/2019 $1.000 90 $11.669.000 $1.011

191079 27/12/2018 27/03/2019 $500 90 $5.895.000 $505

191208 27/12/2018 27/03/2019 $500 90 $5.895.000 $505

454 28/12/2018 28/03/2019 $500 90 $5.895.000 $505

455 28/12/2018 28/03/2019 $500 90 $5.895.000 $505

Fuente: Elaboró equipo auditor. Información solicitada oficio Contraloría del 22 de agosto de 2019. Información reportada en SIVICOF 2018 formato CB-0114.

En total, en la vigencia 2018 se constituyeron catorce (14) CDT’s con el banco ITAU por $10.500 millones, de los cuales ocho (8) títulos vencieron el 31 de diciembre de 2018; de estos, cinco (5) se redimieron en su totalidad incluidos los intereses, identificados con los certificados Nos: 104740, 106421, 110491, 77851 y 115416, y tres (3) que corresponden a los certificados 77849, 77850 y 117009, se redimieron únicamente los intereses. Los ocho (8) títulos con fecha de vencimiento al 31 de diciembre de 2018, fueron constituidos con un capital total de $7.000 millones, de los cuales se redimieron $6.000 millones a 31 de diciembre de 2018, lo anterior por cuanto el certificado No. 117009 por valor de $1.000 millones fue renovado el 28 de diciembre del 2018 y generó intereses por $10 millones. Del certificado (117009), se crearon dos (2) con los Nos. 454 y 455 por $500 millones cada uno con vencimiento en marzo del 2019. Así mismo, los certificados 77849 y 77850 por $500 millones cada uno para un total de $1.000 millones, se renovaron el 30 de agosto de 2018 y se creó uno (1) nuevo el mismo día con el número 115416 por valor de $1.000 millones, que venció en noviembre de 2018.


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Del capital total constituido como títulos por $7.000, se generaron rendimientos por $91 millones después de impuestos, y como se redimieron $6.000 millones al cierre del 2018, el neto recibido por los títulos CDT`s fue de $6.091 millones18. Los seis (6) títulos restantes, identificados con los Nos. 182833, 121255, 191079, 191208, 454 y 455, se constituyeron en el mes de diciembre de 2018, con vencimiento en el mes de marzo de 2019 por $4.500 millones, para un total de $10.500 millones en títulos valor ($6.000 millones constituidos y redimidos en el 2018 y $4.500 millones con vencimiento en el 2019). Para efectos de la auditoría, se evaluaron los títulos CDT’s vencidos y redimidos a 31 de diciembre de 2018. Colvatel durante la vigencia 2018 no realizó inversiones en acciones en compañías colombianas ni del exterior, mantuvo la participación accionaria en las empresas nacionales de años anteriores: En Aguas de Bogotá S.A. ESP $5 millones, en Américas BPS S.A. $60.000 (sesenta mil pesos m/c) y en Skynet de Colombia $1.000 (mil pesos m/c). Teniendo en cuenta los montos descritos, la participación de Colvatel en dichas compañías es minoritaria, en el 2018 estas empresas no decretaron dividendos y Colvatel no realizó capitalizaciones en las mismas. 3.3.3.1 Hallazgo administrativo inconsistencias en la información reportada en el aplicativo SIVICOF. Realizado el seguimiento de la información reportada el formato CB-0114: INFORME SOBRE INVERSIONES EN TÍTULOS, se observó que, en el mes de enero de 2018 este formato no fue remitido, sin embargo, en el reporte de febrero del mismo año, la Compañía señaló Compañía: “Este CDT se constituyó en enero, por error involuntario no se

reportó en el mes de enero”.

Así mismo, no fue remitido en el aplicativo SIVICOF la información relacionada con INVERSIONES del mes de julio de 2018, incumpliendo lo establecido en la Resolución Reglamentaria 011 del 28 de febrero de 2014, por lo anterior se configura un Hallazgo administrativo por inconsistencias en la información reportada en SIVICOF. Valoración de la respuesta del sujeto de control. La Compañía en la respuesta manifiesta “(…) se procederá a implementar un instrumento de validación de la información para prevenir la ocurrencia de las 18 Respuesta Oficio Contraloría 210000-004 del 22 de agosto de 2019


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inconsistencias descritas”. Por lo tanto, se confirma la observación como hallazgo administrativo y deberá ser incorporado en el plan de mejoramiento. 3.3.4 Factor Gestión Presupuesto Se señala que en esta clase de negocios no aplica el presupuesto público, COLVATEL no recibe transferencias de recursos del Distrito Capital. Por la naturaleza jurídica de la empresa, la misma no maneja presupuesto público, de acuerdo con la normatividad en especial el Decreto 111 DE 1996 "por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto".

El presupuesto estimado que fue aprobado para la vigencia 2018 se relaciona a la planeación estratégica de Colvatel S.A. sobre la base de un presupuesto base $0, partiendo del supuesto de los ingresos proyectados que se originan de los contratos en marcha de línea 1, en especial de ETB, y línea 2 que tengan en ejecución en entrega de productos.

Presupuesto esperado de $65.663 millones para 2018. En línea 1 se esperaba $51.186 millones y línea 2 con $ 14.477 millones.

Que se constituye con la siguiente formula base:

Ingresos = Costo Inicial y el Gasto en que se incurre + Utilidad esperada.

CUADRO 28 PRESUPUESTO 2018 PROYECTADO

PRESUPUESTO 2018

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ANUAL FUENTES

Ingresos Operacionales

5,128 5,102 4,639 4,584 4,884 4,843 5,078 4,968 4,992 5,612 5,830 5,647 61,309

Recursos Propios - Reconocimiento de

Ingresos NIIF 15-Ingresos de actividades ordinarias

Costo por Prestación de

Servicios 3,934 4,022 3,641 3,511 3,871 3,907

4,173

4,104 4,024 4,491 4,480 4,603 48,763 Recursos Propios- (a)

Gastos de Administración

686 740 670 698 715 712 705 705 686 855 702 727 8,599 Recursos Propios - (a)


Se proyectó para 2018 un ingreso objetivo de $19.891 millones en general como excedente, teniendo en cuenta que debía estar por arriba de lo esperado en línea 1.


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Los contratos firmados son una estimación, de cómo se proyectan por demanda siendo; Ingresos = P*Q.

“Se tiene una premisa en la cual la tendencia de dependencia de los contratos de línea 1 con ETB están en disminución por lo cual se proyecta incrementar la capacidad en línea 2, para incrementar los ingresos y solventar la compañía con una diversificación en otras proyectos, pasando su dependencia del 78% en línea 1 y 22% de línea 2 anterior a 2017, a una nueva de 50% para ambas líneas”.19

En 2018 se dio la siguiente ejecución del presupuesto de acuerdo a los contratos en marcha y el gasto de administración que fueron informados mediante petición y visita administrativa. Las inversiones realizadas se suscriben únicamente al desarrollo de servicios de generación de ingresos mediante el reconocimiento de gastos y costos de cada contrato.

CUADRO 29 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL COLVATEL 2018

Cifras en millones de pesos

EJECUTADO 2018

Costo por Prestación de Servicios

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ANUAL

Gastos de Personal 2.829 3.042 3.061 2.871 2.877 2.760 2.635 2.683 2.490 2.600 2.508 3.287 33.642

Servicios Profesionales 100 35 61 14 -17 53 58 98 250 143 184 68 1.047

Servicios Públicos 68 61 58 56 55 58 39 46 49 45 53 45 633

Arrendamientos 340 360 346 341 320 287 267 307 325 331 328 689 4.241

Transporte 274 257 265 279 576 191 276 164 231 193 193 199 3.098

Total 3.612 3.755 3.791 3.560 3.810 3.348 3.275 3.298 3.347 3.313 3.265 4.288 42.662

EJECUTADO 2018

Gastos de Administración ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ANUAL

Gastos de Personal 363 451 440 425 391 385 396 357 335 387 365 391 4.685

Servicios Profesionales 24 37 21 40 67 35 72 39 66 42 15 35 494

Servicios Públicos 27 29 29 27 32 28 31 23 29 25 28 23 332

Arrendamientos 42 43 41 45 45 45 43 46 45 45 35 52 527

Total 456 560 531 537 535 493 543 465 476 499 443 500 6.037


En el cuadro anterior se relacionan los principales costos y gastos ejecutados en la vigencia 2018, que corresponden a los costos y gastos que incurre la Compañía para

19 Respuesta Colvatel S.A. Acta de visita Administrativa PE y Presupuesto.


100


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gestionar toda su operación, una porción menor de ellos corresponde a la gestión administrativa y labores de dirección encaminadas al cumplimiento de los planes corporativos. La ejecución del presupuesto se resume sin novedades específicas, así:

CUADRO 30 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL COLVATEL 2018

Colvatel S.A. E.S.P. PRESUPUESTO 2018

Cifras en millones de pesos Resultados de la ejecución presupuestal:

Concepto PPTO. EJEC. Cumpl.

Ingresos totales 61.970 56.214 91%

Costo y gastos por prestación de servicios 59.659 53.554 90%

Utilidad Neta 2.311 2.660 115% Fuente: Colvatel S.A.

De acuerdo a las verificaciones adelantadas no se observan destinaciones diferentes ni un ajuste de compromisos, por lo cual no se presentan observaciones al respecto. La evaluación arroja que aunque no se alcanzan los ingresos proyectados (un 91%), se tiene un grado importante de incremento de la utilidad del 115% de los esperado, al igual que el EBIDTA se incrementa respecto del 2017 pero este no alcanzó la proyección esperada.


101


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4. OTROS RESULTADOS

4.1 SEGUIMIENTO A PRONUNCIAMIENTOS No se presentaron Pronunciamientos 4.2 ATENCIÓN DE QUEJAS No se presentaron quejas 4.3 BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL No se presentaron beneficios de control fiscal


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5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA.

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR

(En pesos) REFERENCIACIÓN20

1. Administrativos 18 N.A

3.1.3.1.1 3.1.3.2.1 3.1.3.3.1 3.1.3.3.2 3.1.3.4.1 3.1.3.8.1 3.1.3.8.2 3.1.3.8.3 3.1.3.9.1 3.1.3.10.1 3.1.3.10.2 3.2.1.2.1 3.2.1.2.2. 3.2.1.2.3 3.2.1.2.4 3.3.1.1 3.3.1.2 3.3.3.1

2. Disciplinarios

3. Penales

4. Fiscales 1 $156.815.616,52 3.3.1.2

N.A: No aplica.

20 Se deben detallar los numerales donde se encuentren cada uno de los hallazgos registrados en el informe.

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