Cmo aprovechar tu ERP

1/Introduccin

Entender que podemos utilizar las herramientas de gestin para mejorar la productividad de la empresa pero tambin para mejorar el desarrollo del modelo de negocio.

Y todo ello utilizando tecnologas que tenemos a nuestro alcance desde hace muchos aos.

1.1/Objectivos

Hablaremos de datos y procesos, entrelazados con cuatro ejemplos reales que pueden servir de inspiracin para vuestras necesidades.

Quizs saldris con ms dudas de las que habis entrado.

1.2/Sobre la sesin

Datos nicos

Minimizar errores y recursos humanos

Mejorar los controles y la calidad

Facilitar la escalabilidad

Pero tambin puede ofrecernos:

Nuevas oportunidades de negocio

1.3/Objetivos de un ERP

Importar datos de la cmara de comercio en el ERP

1 asistente comercial por cada 3 comerciales

El asistente programa la agenda del comercial

Se analiza las horas del da ms eficientes para hacer llamadas

Se mantiene y actualiza la base de datos comprada inicialmente

El comercial se concentra en lo que ms sabe hacer: tratar con clientes

iPad para pre-presupuestos ante el cliente y mandarlos al ERP

El asistente revisa el pre-presupuesto y enva el presupuesto

Informe comercial formato audio y enviado al asistente

Indicadores sobre el cliente o cliente potencial (scorecard)

resultado:

Presupuesto en 24 horas vs 2/3 semanas de la competencia

Gestin comercial ms eficiente

1.4/Ejemplo real: optimizar el proceso de venta

2/Datos

Qu estructura daramos en una hoja de clculo los datos de clientes, proveedores y contactos?

Ponemos clientes y proveedores en hojas distintas o los ponemos en la mismo?

Si estn en hojas distintas, qu ocurre si cambia el nombre de la empresa? La tendremos que modificar dos veces!

Y los contactos? Si los ponemos en otra hoja, no puede ser tambin que un contacto de un cliente sea al mismo tiempo cliente nuestro?

Y las direcciones? Necesitamos otra hoja? Como contemplaremos que un cliente pueda tener varias direcciones?

2.1/Ejercicio sobre la estructura de terceros

Estructurar bien la informacin es difcil, incluso para conceptos aparentemente sencillos como los del ejemplo.

Normalmente no ser complicado para un ERP almacenar los datos, la complejidad est en saber cmo estructurarla. Y a menudo, habr que modificar la estructura a lo largo del tiempo porque no acertaremos a la primera.

2.2/Estructura de los datos

Adems de tener los datos bien estructurados es imprescindible:

Saber quien introducir la informacin y si ser suficientemente fiable.Mejor opcin: Se puede obtener la informacin mediante fichero o webservice?

Establecer mecanismos de comprobacin de datos: si tenemos informacin redundante, proveniente de dos fuentes diferentes, comprobamos que los datos sean correctos. Minimizaremos errores.

Puede introducir la informacin el cliente o proveedor? Perfecto, pero realmente lo har? Somos suficientemente relevantes para l? Normalmente NO !!!

2.3/Validacin de los datos

Es uno de los mecanismos ms actuales para el intercambio de informacin entre ordenadores.

En algunos casos se utilizan otros mecanismos como intercambio de archivos (va correo electrnico, FTP, etc.).

2.4/Webservices y APIs

Qu hacemos si queremos una tienda online? Integramos con el ERP una tienda estndar como Magento o Prestashop?

Acabaremos con tres programas: el ERP, la tienda y el conector.Tambin puede ser necesario hacer programacin de tarifas, rutas, productos relacionados por duplicado.Podremos tener el stock en tiempo real en la tienda?

O creamos una tienda a medida integrada con el ERP?

Ser lo suficientemente rpido el sistema?Cunto costar desarrollar las funcionalidades que nos llevara una tienda estndar?

2.5/Ejemplo real: Integracin de sistemas s o no?

3/Procesos

Para revolucionar un proceso de nuestra empresa hace falta imaginacin, conocer qu posibilidades ofrece la tecnologa, e imaginar cules pueden existir.

Para evolucionar podemos tratar de encontrar un mtodo.

3.1/Evolucin o revolucin?

Enumerar los procesos de la empresa

Hacer una ficha para cada uno de ellos con informacin para determinar la prioridad de mejorar. ejemplos:Se utilizan Excels compartidos de forma sistemtica? Mala seal.

Cuntas veces se hace el proceso y cunto tiempo se dedica?

Es especialmente pesado por los usuarios?

Se puede utilizar para medir la calidad del servicio?

Modelar el ms prioritario mediante BPMN, tratando de tener en cuenta las excepciones

Pensar como mejorar el proceso

Si es necesario, simular durante un tiempo los cambios que se quieren introducir en el proceso, si es necesario, recogiendo datos en una hoja de clculo para no invertir en el ERP todava.

Divide y vencers: realizar cambios pequeos y rpidamente

3.2/Mtodo

BPMN es un estndar que nos permitir representar grficamente los procesos de nuestra empresa.

Es fcil empezar a utilizarlo y cualquier persona que no la haya visto, lo puede entender rpidamente.

Al ser un estndar, tanto el grfico como el formato de archivo, podrs crearlo y abrirlo con diferentes herramientas, varias de ellas totalmente gratuitas.

Adems, te servir para modelar los procesos que probablemente te piden en la ISO

3.3/BPMN

Empresa de transporte recoge paquetes en Barcelona. Introduce la informacin en el ERP. Imprime etiquetas y escanea los documentos.

Si los documentos se pierden por el camino, se podrn recuperar en Mallorca los documentos escaneados en Barcelona.

Con lectores de cdigos de barras se comprueba que los paquetes vayan por la ruta adecuada y permite saber que todos los paquetes se han puesto a los contenedores.

En el destino, se comprobar de nuevo con cdigos de barra y una vez el albarn firmado llegue a la oficina de Mallorca se volver a escanear. El sistema almacenar la imagen como adjunta al documento de la ERP, se dar el albarn como entregado y adems, el cliente podr ver en la web la fecha de entrega y la imagen del documento firmado por el destinatario

3.4/Ejemplo real: gestin de documentos

Puede ser importante realizar un glosario de trminos que utilizarn las personas implicadas en la implantacin del ERP y posiblemente tambin por los usuarios del sistema.

No se trata de un diccionario de sinnimos sino dejar claro qu significan las cosas.

Ejemplo: es frecuente en el sector transporte hablar de "portes pagados" cuando en realidad es un trmino que no tiene sentido. Slo hay un cliente, que puede ser quien reside en la direccin de donde sale la mercanca, donde va a parar la mercanca o en cualquier otro lugar. Por tanto, ni portes pagados ni portes debidos son trminos que podamos utilizar en nuestro ERP.

3.5/Glosario

Las empresas de produccin que trabajan bajo pedido, cuando no estn informatizadas tienden a mandar los pedido del cliente a lo largo de todo el proceso de produccin hasta la entrega final.

Pero informatizar permite trabajar bajo stock en algunos puntos, optimizando y reduciendo el nmero de producciones, aprovechando excesos de stock pasados de productos intermedios o de compras (producidos por cancelaciones de otros clientes, por ejemplo).

Esto obliga a cambiar la forma de trabajar, pero an ms, obliga a cambiar los conceptos preconcebidos que tiene buena parte de las personas de la empresa.

3.6/Ejemplo real: libermonos de ideas preconcebidas

4/Referencias

Datos

The Data Model Resource Book (I, II i III)

Procesos

Aplicacin: http://bpmn.io

Manual: https://www.omg.org/spec/BPMN/20100601/10-06-02.pdf

Proceso de seleccin de software

http://www.nan-tic.com/es/publicaciones/libros

4.1/Bibliografa

http://www.NaN-tic.com

Albert Cervera i Areny

albert@nan-tic.com
@albertnan
linkedin.com/in/albertca