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MACROPROCESO: GESTIÓN DE LABORATORIOS Código: U-PR-10.004.002

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GESTIÓN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE LABORATORIO Página 1 de 13

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la gestión del mantenimiento preventivo (incluye el predictivo) y correctivo de los equipos de los laboratorios de la Universidad Nacional de Colombia.

ALCANCE: Aplica para el mantenimiento preventivo y/o correctivo de todos los equipos de los laboratorios, desde el momento de su adquisición hasta que el equipo es dado de baja.

DEFINICIONES: 1. Mantenimiento: combinación de todas las acciones técnicas, administrativas y de gestión realizadas durante el ciclo de vida de un

elemento, destinadas a conservarlo o devolverlo a un estado en el cual pueda desarrollar la función requerida". (Norma UNE-EN 13306:2011)

2. Mantenimiento correctivo: mantenimiento que se realiza después del reconocimiento de una avería y que está destinado a poner a un elemento en un estado en que pueda realizar una función requerida. [Norma UNE-EN-13306]

3. Mantenimiento preventivo: es el que se realiza a intervalos predeterminados o de acuerdo con criterios establecidos, y que está destinado a reducir la probabilidad de fallo o la degradación del funcionamiento de un elemento. [Norma UNE-EN-13306: 2011. Mantenimiento. Terminología del mantenimiento].

4. Equipo: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para realizar operaciones tecnológicas o mediciones.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Norma NTC/GP 1000:2009/ Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

2. Norma NTC ISO/IEC 17025:2005/Cor 1:2006 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración. 3. Norma NTC ISO 9001:2008 / Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. 4. Norma NTC ISO 15189:2014 Laboratorios clínicos. Requisitos Generales para la Calidad y la Competencia. 5. Resolución 01445 del 8 de mayo del 2006. Por la cual se definen las funciones de la Entidad Acreditadora y se adoptan otras

disposiciones. Manual de Estándares de Acreditación para los Laboratorios Clínicos. 6. Manuales de operación de equipos. Instrucciones de mantenimiento del fabricante. 7. Instructivo para el uso de aplicativo para la gestión del mantenimiento de equipos y gestión metrológica en el sistema HERMES. 8. Políticas del Sistema Nacional de Laboratorios de la Universidad Nacional de Colombia. 9. Políticas vigentes de Gestión Ambiental de la Universidad. Nacional de Colombia. 10. Políticas vigentes de Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad. Nacional de Colombia.

http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=44644


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11. Resolución RG 015 de 2012 de Rectoría. Por la cual se reglamenta la adquisición, instalación y sostenibilidad de equipos de investigación en la Universidad Nacional de Colombia.

12. Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia. 13. Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera. Documentos relacionados con la gestión de los proveedores y la gestión de

equipos.

CONDICIONES GENERALES: 1. Es responsabilidad de cada coordinador de laboratorio establecer anualmente los planes de mantenimiento de los equipos a su cargo

y gestionar los recursos requeridos. 2. Es responsabilidad de cada coordinador de laboratorio hacer cumplir el Reglamento de los Laboratorios, las disposiciones

relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo; y con la gestión ambiental durante todas las actividades relacionadas con la gestión del laboratorio, incluyendo los mantenimientos realizados en sitio.

3. El personal interno a cargo del mantenimiento debe tener un entrenamiento formal para realizar dichas actividades. 4. El personal que utiliza los equipos debe haber sido entrenado en la operación segura de las mismos, reconocer su mal funcionamiento

y conocer cómo gestionar un mantenimiento. 5. Todos los equipos utilizados en los ensayos clínicos deben ser descontaminados antes de su mantenimiento. Los equipos de los

laboratorios clínicos que son reparados, cuentan con un proceso de descontaminación previo a su uso, si la situación lo amerita. En el caso de los equipos de los otros tipos de laboratorios, esta descontaminación se hará a criterio del encargado del equipo.

6. Es responsabilidad de cada coordinador de laboratorio para los ensayos que están acreditados garantizar que las instrucciones actualizadas sobre el uso y mantenimiento de los equipos esté disponible para ser utilizada por el personal de laboratorios.

7. Es responsabilidad de los líderes del sistema de los diferentes niveles, gestionar la consecución de los recursos necesarios para garantizar la ejecución de los programas de mantenimiento y de las reparaciones requeridas cuando se presentan fallas o daños en los equipos.

8. Es competencia del responsable del equipo velar por el uso adecuado y buen funcionamiento de éste y reportar las fallas o daños en los equipos al coordinador del laboratorio en el momento en el que se presentan. Los equipos del laboratorio se deben mantener en condiciones de trabajo seguras y en adecuado estado de funcionamiento.

9. Anualmente la Dirección Nacional de Investigación y Laboratorios, solicita un informe a las Direcciones de Laboratorios de Sede y coordinaciones de laboratorios de Sede de presencia nacional, sobre el seguimiento al cumplimiento de los planes de mantenimiento formulados, su eficacia y eficiencia por cada uno de los laboratorios y las acciones implementadas de acuerdo al procedimiento establecido.

10. Es responsabilidad del coordinador del laboratorio, hacer el levantamiento de las hojas de vida de los equipos y su correspondiente registro y seguimiento en el Sistema de Información Hermes.


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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO

ID ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE DOCUMENTOS

Y/O REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

O APLICATIVOS

DEPENDENCIA O UNIDAD DE

GESTIÓN

CARGO O PUESTO DE TRABAJO

1.

Elaborar programa de mantenimiento preventivo

El coordinador de laboratorio o encargado, junto con su equipo de trabajo, define fechas y frecuencias para el mantenimiento preventivo de los equipos del laboratorio, de acuerdo con las recomendaciones establecidas en los manuales de operación expedidos por los fabricantes y a la frecuencia de uso entre otras, registrando esta información junto con el costo aproximado en el módulo de mantenimiento del aplicativo HERMES o en archivo físico del laboratorio. En caso que el mantenimiento deba realizarse por proveedores externos se hace una estimación del presupuesto requerido con base en cotizaciones solicitadas a estos proveedores.

Laboratorio Coordinador de Laboratorio o encargado

Programa de mantenimiento preventivo

Sistema de Información

Hermes (módulo de

mantenimiento)- Archivo del laboratorio

2.

Definir quién realiza el mantenimiento preventivo

El coordinador del laboratorio o encargado revisa si en la Sede se presta el servicio de mantenimiento requerido por el laboratorio, para lo cual se realiza el correspondiente trámite administrativo para acceder al mismo; e informa a quien tenga la autoridad para la disposición de este recurso. En caso de que la Universidad no preste este

Dirección de Laboratorios de

Sede o coordinación de laboratorios en las Sedes de

Presencia Nacional

Coordinador de Laboratorio o encargado

Acta Documento

Oficio


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servicio se continúa con la actividad 3.

3.

Definir proveedor externo del mantenimiento preventivo

El coordinador del laboratorio revisa la base de datos de proveedores autorizados (oficinas financieras de cada sede) para el servicio de mantenimiento requerido por el laboratorio. Si existe proveedor aprobado solicita una cotización del servicio, si no realiza la gestión para la consecución del proveedor de acuerdo al procedimiento establecido, cuando esté aprobado le solicita la cotización.

Coordinador de Laboratorio o encargado, el

Departamento, Dirección de

Instituto, Dirección de

Laboratorios de Sede o de Presencia Nacional

Oficio

cotización

4.

Aprobar programa de mantenimiento preventivo

La Facultad, el Departamento, Dirección de Instituto, Dirección de Laboratorios de Sede o de Presencia Nacional, revisa el programa propuesto por cada laboratorio y procede a autorizar su ejecución con base en los recursos disponibles y en la prioridad de cada laboratorio. El encargado del laboratorio ingresa la información del plan de mantenimiento aprobado en el Sistema de Información Hermes.

El Departamento, Dirección de Instituto, la Facultad,

Dirección de Laboratorios de

Sede o de Presencia Nacional

Jefe de Departamento, Dirección de Instituto. Decano o Dirección de Laboratorios de Sede

Acta Oficio

Programa de mantenimiento

aprobado


Hermes Módulo

Administración de equipos

(Mantenimiento). -

Archivo del laboratorio

5. Elaborar ODS

Si el mantenimiento debe ser realizado por un proveedor externo, se realiza el proceso de contratación para la emisión de la orden de servicios, de acuerdo al manual de convenios y contratos, adoptado por la Universidad y se define el interventor.

Unidad Administrativa

del departamento o quien haga sus

veces

Asistente Administrativo

ODS QUIPU


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6. Ejecutar mantenimiento preventivo

Se realiza el mantenimiento del equipo con base en los instructivos establecidos y a la programación definida en el plan de mantenimiento.

Empresa proveedora,

unidad encargada en la Universidad o

laboratorio

Proveedor Externo o Responsable del equipo

7. Verificar el mantenimiento preventivo

Se verifica la ejecución del mantenimiento de acuerdo a lo planificado y se valida el funcionamiento correcto del equipo. En el caso del mantenimiento de los equipos de los ensayos acreditados, se debe verificar su estado de calibración antes de ser puesto en servicio.

En caso de que el equipo no cumpla con lo especificado se procede a identificar el equipo como fuera de servicio, el coordinador de laboratorio o encargado con su equipo de trabajo revisa el caso y toma las acciones requeridas.

Empresa proveedora,


laboratorio

Proveedor Encargado del mantenimiento Responsable del equipo e interventor (cuando aplique)

Registro de verificación y

validación


Hermes Módulo


(Mantenimiento)- Archivo del laboratorio

8.

Entregar informe de mantenimiento preventivo realizado

El responsable de realizar el mantenimiento preventivo entrega el informe de las actividades efectuadas al coordinador del laboratorio o encargado.

Empresa proveedora,


laboratorio

Proveedor Encargado del mantenimiento Responsable del equipo

Informe de Mantenimiento

Preventivo


Hermes Módulo


(Mantenimiento) -



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9.

Registrar en hoja de vida del equipo el mantenimiento preventivo realizado

El responsable del equipo procede a realizar el registro del mantenimiento efectuado en la hoja de vida del equipo en Sistema de Información Hermes módulo administración de equipos.

Laboratorio Responsable del equipo

Hoja de vida del Equipo


Hermes Módulo



3. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO CORRECTIVO

ID ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE DOCUMENTOS

Y/O REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

O APLICATIVOS

DEPENDENCIA O UNIDAD DE

GESTIÓN

CARGO O PUESTO DE TRABAJO

1. Reportar uso inadecuado del equipo

El encargado del equipo reporta cualquier uso o manipulación inadecuada del equipo que pueda poner en duda su correcto funcionamiento.

Laboratorio Encargado del equipo

Reporte de falla Hoja de vida del

equipo


Hermes Módulo

Administración de equipos - Archivo del laboratorio

2

Verificar funcionamiento correcto del equipo

El encargado del equipo revisa que funcione correctamente, de lo contrario continuar con la actividad 4.



equipo


Hermes Módulo


(Mantenimiento) -


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3 Detectar falla El usuario del equipo detecta una falla o mal funcionamiento del equipo y le informa al encargado del equipo.



equipo


Hermes módulo


(Mantenimiento) -


4. Reportar Falla o Avería

El encargado del equipo reporta la falla o avería encontrada al coordinador de laboratorio o encargado.



equipo


Hermes módulo


(Mantenimiento)- -


5. Analizar Falla o Avería

El coordinador de laboratorio o encargado acuerda con el personal técnico la revisión de la falla para determinar si el equipo es susceptible de ser reparado.

Si se puede reparar pasar a la actividad 8, si no es así continuar con la actividad 6.



equipo


Hermes módulo


(Mantenimiento) -



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6. Dar de baja el equipo

El coordinador de laboratorio o encargado sigue los pasos para dar de baja el equipo, establecidos en el documento U-IN-12.003.002 Instructivo: Gestionar solicitud de recomendación para dar de baja de bienes muebles y de consumo, en este proceso se deben tener en cuenta los impactos ambientales relacionados. Adicionalmente registra la baja del equipo en el módulo de mantenimiento del Sistema de Información – HERMES


Hoja de vida del equipo


Hermes módulo


(Mantenimiento) -


7. Gestionar Recursos para Reposición

En caso de ser necesaria la reposición del equipo, el coordinador del laboratorio solicita las cotizaciones y radica la propuesta de compra en el Departamento, Dirección de Instituto o Dirección de Laboratorios de Sede, con el fin de gestionar los recursos necesarios para la reposición de acuerdo al procedimiento establecido para este fin.

Laboratorio, Departamento,

Facultad, Dirección de



Coordinador de Laboratorio o encargado y Jefe de Departamento, Dirección de Instituto o Dirección de Laboratorios de Sede

Propuesta de reposición de

equipo

8.

Definir quién realizará el mantenimiento correctivo

El coordinador del laboratorio o encargado verificará si en la Universidad se presta el servicio de mantenimiento requerido por el laboratorio, para lo cual solicitará a la unidad administrativa que corresponda el trámite para acceder al mismo. En caso de que la Universidad no preste este servicio se adelantará el paso 9.

Laboratorio

Jefe de Departamento, Dirección de Instituto, Dirección de Laboratorios de Sede o de Presencia Nacional

Oficio


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9

Definir proveedor externo del mantenimiento correctivo

El coordinador del laboratorio revisa la base de datos de proveedores autorizados para el servicio de mantenimiento requerido por el laboratorio. Si existe proveedor aprobado solicita una cotización del servicio, si no realiza la gestión para la consecución del proveedor de acuerdo al procedimiento establecido, cuando esté aprobado le solicita la cotización.

El Departamento,



Laboratorios de Sede o de presencia nacional

Jefe de Departamento, Dirección de Instituto, Dirección de Laboratorios de Sede o de Presencia Nacional

Oficio

10 Elaborar ODS

Si el mantenimiento debe ser realizado por un proveedor externo, se realiza el proceso de contratación para la emisión de la orden de servicios, de acuerdo al manual de convenios y contratos, adoptado por la Universidad.

Unidad Administrativa

del Departamento,


Instituto o Dirección de


Asistente Administrativo

ODS QUIPU

11. Ejecutar mantenimiento Correctivo

El proveedor o el personal asignado proceden a efectuar la labor de mantenimiento con base en lo establecido en la documentación del equipo. En estas actividades se deben cumplir las disposiciones vigentes de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad. Nacional de Colombia.

Empresa proveedora o

laboratorio


Hoja de vida del equipo


Hermes Módulo


(Mantenimiento)- -


12. Verificar el Se verifica la ejecución del Empresa Proveedor Registro de Sistema de


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mantenimiento Correctivo

mantenimiento y se valida el funcionamiento correcto del equipo y el cumplimiento de las actividades de mantenimiento definidas. En el caso del mantenimiento de los equipos de los ensayos acreditados, se debe verificar su estado de calibración antes de ser puesto en servicio.

En caso de que el equipo no cumpla con lo especificado se procede a identificar el equipo como fuera de servicio, el coordinador de laboratorio o encargado con su equipo de trabajo revisa el caso y toma las acciones requeridas.

proveedora, unidad

encargada en la Universidad o

laboratorio

Encargado del mantenimiento Responsable del equipo e interventor (cuando aplique)

verificación y validación

Información Hermes Módulo



13.

Entregar informe de mantenimiento Correctivo realizado

El responsable de realizar el mantenimiento correctivo entregará el informe de las actividades efectuadas al coordinador del laboratorio.

Empresa proveedora o

laboratorio


Informe de Mantenimiento

correctivo


Hermes Módulo



14.

Registrar en hoja de vida del equipo el mantenimiento Correctivo realizado

El responsable del equipo procede a realizar el registro del mantenimiento efectuado en la hoja de vida del equipo.

Laboratorio Responsable del equipo

Hoja de vida del Equipo


Hermes módulo

Administración de equipos - Archivo del


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laboratorio (Mantenimiento)


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4. FLUJOGRAMA

Define tipo de mantenimiento

Correctivo o Preventivo

Reporta falla Mantenimiento correctivo

Analiza la falla

Se va a reparar

Externo o Interno

Gestionar cotización

Se aprueba cotización?

Se da de baja

RealizaProgramación

Mantenimiento Preventivo

No

Si

1 Interno

Reposición?

Fin

Inicio

Existe proveedor aprobado?

Gestión de proveedores

No

Externo

No

No

ODS

Si

Gestión Reposición

Si

Externo o Interno

Solicitud de servicio Interno

1

Confirmación servicio

Factible?

Correctivo o Preventivo?

No

2

2

Correctivo 3

3

Preventivo

Gestiona cotización

Existe proveedor aprobado?

Gestión de proveedores

ODS

Externo No

Si

Realización del Mantenimiento

Evaluación la oferta

Emisión del informe

Registro en hoja de vida

Inicio

4

4 Si

Concepto técnico


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ELABORÓ

Personal Vinculado a las Áreas De Laboratorios

REVISÓ

Dirección Nacional de Investigación y Laboratorios, Sedes o quien haga sus

veces. Equipo del sistema de Gestión de

Calidad UN

APROBÓ Dirección Nacional de Investigación y

Laboratorios

CARGO

Directores, Asesores y Profesionales

CARGO

Directores, Asesores y Profesionales CARGO Directora

FECHA

22 de agosto de 2016

FECHA

22 de agosto de 2016 FECHA 22 de agosto de 2016

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