cnc procedimiento producto no conforme vaf v.03

7/21/2019 CNC Procedimiento Producto No Conforme VAF v.03

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SGC VAF

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

SGC VAF

Procedimiento deProducto No Conforme



Sistema de Gestión de la Calidad VAF


PROCEDIMIENTO DE PRODUCTO NO

CONFORME

VAF-PR-001-UDES

FECHA: 25/03/15

Versión: 03 Página 2 de 13

ELABORO

Ing. Liliana Jimena Naranjo CepedaFacilitadora SGC-VAF

REVISO

Ing. Gloria Liliana Osorio AvendañoRepresentante de la Dirección

APROBO

Dra. Omaira Nelly Buitrago BohórqueVicerrectora Administrativa y

Financiera

1. PROPOSITO

Establecer las directrices para identificar y controlar las fallas en los servicios noconformes, para prevenir la entrega o uso inadecuado, así como también lasautoridades y responsabilidades relacionadas con su tratamiento. En los diferentesprocesos y/o subprocesos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad VAF1 SGC-VAF.

2. ALCANCE

El procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que hanadoptado el Sistema de Gestión de la Calidad VAF, en las sedes de Bucaramanga,Cúcuta y Valledupar.

3. RESPONSABLE

Todo el personal que integra los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF esresponsable por la aplicación de este procedimiento; siendo el Coordinador de Calidadel responsable de llevar el control de las no conformidades y productos no conformes.

4. DESARROLLO DEL CONTENIDO

La institución debe asegurar que el producto que no sea conforme con los requisitos,

se identifique y se controle para prevenir su uso o entrega no intencional. Se haceapertura de un Producto No Conforme (PNC), cuando:

Se compromete el cumplimiento de los requisitos del cliente tanto interno comoexterno en la Universidad de Santander.

Algún requisito establecido en el proceso/subproceso no se cumpla o se omita. Hay reclamo o queja de un cliente interno/externo debidamente justificada, a

través de cualquier medio: verbal, teléfono, escrito, y/o correo electrónico,cumpliendo con el procedimiento de Quejas, Reclamos, Sugerencias oFelicitaciones.

Reincidencia en la ocurrencia de una No conformidad. Existan hallazgos en las Auditorías Internas y de seguimiento.

Los requisitos están determinados en los procedimientos establecidos en cadaprocesos/subproceso.

1 VAF, Vicerrectoría Administrativa y Financiera






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4.1 DESCRIPCIÓN

4.1.1 Identificación de la No Conformidad o Producto No Conforme

Los líderes de los procesos y/o subprocesos, deben controlar el cumplimiento de losrequisitos establecidos, identificando aquellos productos o servicios que no cumplen,con el fin de evitar su entrega final o uso no intencional por parte de los usuarios; alidentificarlo, el líder realizara la descripción del hallazgo con el responsable de laactividad generadora del producto no conforme en el formato

VAF FT 001 UDES

.

Cuando se realiza la entrega del producto o servicio y el cliente lo rechaza, el líder delproceso y/o subproceso debe atender el rechazo de forma inmediata; de no ser

posible la solución, el líder trasladara el Producto No Conforme o la No Conformidadal Comité de Calidad a través de la Coordinadora de Calidad, para que en un tiempono superior a tres días determine la solución o acción necesaria.

4.1.2 Toma de Acción

El líder de cada proceso y/o subproceso debe autorizar o determinar la accióninmediata, que puede ser: concesión (previa autorización del cliente para entregar elproducto sin el cumplimiento de los requisitos); reproceso, reparación, desecho,liberación (aplica al procedimiento), permiso de desviación y registrarlo en el formatoVAF FT 001 UDES

.

Aquellos que tengan más de una ocurrencia, se les debe determinar su tratamientosegún lo establecido en el Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y deMejora.

4.1.3 Reporte del Producto No Conforme

El líder de cada proceso o subproceso es quien debe reportar el Producto NoConforme al Coordinador de Calidad.

El Coordinador de Calidad debe realizar un informe semestral consolidado y detalladoacerca de las No conformidades (NC) y los productos no conformes (PNC) atendidosregistrados en el formato

VAF FT 001 UDES

y se envía una copia al Representante dela Dirección para ser tenido en cuenta en la revisión por la dirección.






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4.1.4 Verificación De Acciones Tomadas

El Coordinador de Calidad debe verificar el producto o servicio al cual se le aplicó eltratamiento definido, con el fin de demostrar su conformidad con los requisitosestablecidos, la verificación y seguimiento se realizara de forma quincenal y seregistraran los comentarios del seguimiento en el formato VAF FT 001 UDES y elseguimiento a las acciones en el formato

VAF FT 002 UDES.

Si en la verificación y seguimiento de las acciones se detectan que no han sidoeficaces, la Coordinadora de Calidad notificara al líder para que aplique nuevamenteel procedimiento ACPM.

4.1.5 Cierre de la No Conformidad y Archivo

La Coordinadora de Calidad realizara el cierre de la No Conformidad cuando lasacciones planteadas VAF-FT-002-UDES sean realizadas y eficaces, si es así, se registrael cierre en el formato VAF-FT-001-UDES identificando la fecha. Una vez cerrada laNo Conformidad la Coordinadora de Calidad informa al Líder del Cierre de la NoConformidad y proceden a realizar el archivo del registro de acuerdo a lo establecidoen el Instructivo Organización de Archivos de Gestión y Transferencia DocumentalGED IN 002 UDES

.






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5.FLUJOGRAMA

ACTIVIDAD DESCRIPCION

RESPONSABLE

REGISTROS

Dependencia Cargo

Identificacióndel PNC

Se registra en el formato deIdentificación y Control deProducto No conforme y de lasACPM, haciendo una brevedescripción y análisis de lo

encontrado, indicandoclaramente la evidencia objetivaque sustenta el PNC.

Todos

losprocesos

y/o

subp

rocesosSGC-

VAF

Líderelproceso

y/o

sub

proceso

VAF-FT-001-UDES

Toma deAcciones

Se evalúa el Producto NoConforme y se determina laacción pertinente que se debetomar para corregir la situaciónde forma inmediata, las accionespueden ser: Concesión,Reproceso, reparación,liberación, desecho o permiso dedesviación.

Si el PNC corresponde a unanueva ocurrencia, se aplica elprocedimiento ACPM, una vezsolucionado de inmediato el PNC. T

odos

los

procesos

y/o

subprocesosSGC-

VAF

Líderelproceso

y/o

su

bproceso

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VAF-FT-002-UDES

Reporte delPNC

Se comunica al Coordinador deCalidad el Producto No conformedetectado.

Todoslosprocesosy/o

subprocesosSGC-VAF

Líderelproceso

y/o

su

bproceso

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VAF-FT-002-UDES

INICIO






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6.

FORMATOS

Los formatos del Sistema de Gestión de la Calidad VAF creados para el desarrollode este procedimiento son:

Formato deIDENTIFICACIÓN Y CONTROL DE LOS PRODUCTOS NO CONFORME Y

ACPM, código VAF-FT-001-UDES.

Formato deESTADO DE LOS PRODUCTOS NO CONFORMES Y ACPM

, códigoVAF-

FT-002-UDES

.

Verificación delas Acciones

tomadas.

El Coordinador de Calidadverificara el PNC con el fin dedemostrar su conformidad, elseguimiento se realizara de formaquincenal. Si en la verificación y seguimientode las acciones se detectan que nohan sido eficaces, se notificara allíder para que apliquenuevamente el procedimientoACPM.

SGC

-VAF

Coordinadorde

Calidad

VAF-FT-001-UDES

VAF-FT-002-UDES

Cierre de la NoConformidad y

Archivo

La Coordinadora de Calidadrealizara el cierre de la NoConformidad e informara al Líder.Una vez cerrada la No conformidadse realizara el archivo del registrode acuerdo a lo establecido en elInstructivo Organización deArchivos de Gestión y

Transferencia Documental.

Todoslosprocesosy/o

subprocesosSGC-

VAF

Líderelproceso

y/o

subproceso

VAF-FT-001-UDE

S

GED-IN-002-UDE

S

FIN






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7. DEFINICIONES

A continuación se definen algunos significados importantes para tener en cuenta eneste procedimiento:

CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. 3.6 Términos relativos a la

Conformidad, NTC - ISO 9000)

NO CONFORMIDAD:

Incumplimiento de un requisito.3.6 Términos relativos a la

Conformidad, NTC - ISO 9000)

DEFECTO:

Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto oespecificado. 3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)

CORRECCION:

Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Unacorrección puede realizarse junto con una acción correctiva, por ejemplo, unreproceso o una reclasificación 3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC -

ISO 9000)

REPROCESO: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla

con los requisitos. 3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)

REPARACION:

Acción tomada sobre un producto no conforme para convertirloen aceptable para su utilización prevista. Al contrario que el reproceso, la

reparación puede afectar o cambiar partes de un producto no conforme. 3.6

Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)

DESECHO: Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso

inicialmente previsto. Ejemplos: Reciclaje o destrucción. 3.6 Términos relativos

a la Conformidad, NTC - ISO 9000)

CONCESION: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conformecon los requisitos especificados. Una concesión está generalmente limitada ala entrega de un producto que tiene características no conformes, dentro delímites definidos por un tiempo o una cantidad de producto acordados. 3.6

Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)

PERMISO DE DESVIACIÓN:

Autorización para apartarse de los requisitosoriginalmente especificados de un producto antes de su realización. Un permisode desviación se da generalmente para una cantidad limitada de producto o






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para un periodo de tiempo limitado, y para su uso específico. 3.6 Términos

relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)

LIBERACION:

Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)

EVIDENCIA OBJETIVA:

Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.3.8 Términos relativos al examen, NTC - ISO 9000)

VERIFICACION:

Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva deque se han cumplido los requisitos específicos. 3.8 Términos relativos al

examen, NTC - ISO 9000)

VALIDACION: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de quese han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específicaprevista. 3.8 Términos relativos al examen, NTC - ISO 9000)

REVISION:

Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la educación yeficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivosestablecidos.

3.8 Términos relativos al examen, NTC - ISO 9000)






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8.

CONTROL DE CAMBIOS

VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLEFECHA DE

APROBACION

00 Versión PruebaLiliana Naranjo

Facilitadora SGC-VAF

16/09/2013

01

Cambio responsablesnumeral 4.1.1/4.1.3

Incluye tipo de correccionesnumeral 4.3

Actualización Flujograma deacuerdo a lasmodificaciones.

Liliana Naranjo C.

Patricia Pinzón B.Amelia Gonzalez

Equipo FacilitadorSGC-VAF

Gloria Liliana OsorioA.

Representante de laDirección.

Carmen GuerreroCoordinadora

Calidad SGC-VAF

19/06/2014

02

Cambio formatos

VAF-FT-001-UDESVAF-FT-002-UDES

Se elimina Pie de Pagina

Esperanza RojasCoordinadora

GestiónDocumental

25/07/2014






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Se detalla y profundiza la

descripción de lassiguientes actividades delprocedimiento: 4.1.1, 4.1.2,4.1.3, 4.1.4 y 4.1.5.

Se eliminan los numerales4.2, 4.3 y 4.4

Reajuste del Flujograma.

Gloria Liliana Osorio

A.Representante de la

Dirección.

Carmen GuerreroCoordinadora

Calidad

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ANEXOS






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Anexo 1. Formato de

IDENTIFICACION Y CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME Y DE

LAS ACPM VAF-FT-001-UDES.






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Anexo 2. Formato de

ESTADO DEL PRODUCTO NO CONFORME Y DE LAS ACPM, VAF-FT-

002-UDES

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