clase 3

GESTIN DE PROYECTOS DE INGENIERA CIVIL

UNIDAD II 2.0 CICLO DEL PROYECTO Y SU ORGANIZACIN 2.1 El ciclo de vida del proyectoPanorama general 2.2 Proyectos vs. Trabajo operativo 2.3 Interesados 2.4 Influencias de la organizacin en la direccin de proyectos

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2.1 El Ciclo de vida del Proyecto

Es un conjunto de fases generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas cuyo nombre y nmero son determinadas por el proyecto y las necesidades de gestin y control de la organizacin.

La organizacin tambin determina las fases, pero los entregables del proyecto y las actividades necesarias para lograrlos pueden variar ampliamente.

El ciclo de vida nos da el marco bsico para dirigir el proyecto independientemente del trabajo especfico involucrado.

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Niveles tpicos de costo y dotacin de personal durante el Ciclo de Vida del Proyecto.

Los niveles de costo y dotacin de personal son bajos al inicio del proyecto, alcanzan su punto mximo segn se desarrolla el trabajo y caen rpidamente cuando el proyecto se acerca al cierre. Este patrn tpico est representado en el Grfico por la lnea punteada.

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2.1 El Ciclo de vida del Proyecto La influencia de los interesados, al igual que los riesgos y la incertidumbre son mayores al inicio del proyecto. Ver Grafico. stos factores disminuyen durante la vida del proyecto.

Impacto de la variable en funcin del Tiempo del Proyecto.

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Todos los proyectos, sin importar cun pequeos o grandes, o cun sencillos o complejos sean, pueden configurarse dentro de la siguiente estructura del ciclo de vida.

Define las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin.

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Ciclo de vida Representativo de un Proyecto de Construccin

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Hay que tener cuidado al momento de distinguir entre el ciclo de vida del proyecto y el ciclo de vida del producto. Por ejemplo, la realizacin de proyecto para introducir un nuevo computador al mercado es slo una fase o etapa del ciclo de vida del producto.

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2.1 El Ciclo de vida del Proyecto Etapa de introduccin al mercado: ventas en niveles bajos, disponibilidad del producto para el comprador, hay poca competencia. Etapa de crecimiento: ventas aumentan, disponibilidad del producto se extiende, los beneficios aumentan porque el producto lo conocen los clientes. Etapa de madurez: crecimiento mas corto, ventas lentas o se estabiliza, se considera un producto establecido en el mercado (viejo), se alcanza la mayor rentabilidad, y su vida se prolonga mas tiempo debido al marketing. Etapa de declive: se da cambios en la tecnologa, la competencia, o perdida de inters por parte del cliente, los precios bajan, los beneficios se reducen.

El ciclo de vida del producto consta de fases generalmente secuenciales y no superpuestas, y que se determinan en funcin de las necesidades de fabricacin y control de la Organizacin. La ltima fase del ciclo de vida del producto, es por lo general su retiro.

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Las Fases de un Proyecto: Por su naturaleza de alto nivel, las fases del proyecto constituyen un elemento del ciclo de vida del proyecto. Una fase del proyecto no es un grupo de procesos de direccin de proyectos. Las fases del proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en determinadas situaciones de un proyecto pueden superponerse.

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Existen tres tipos bsicos de relaciones entre fases: Una relacin secuencial, donde una fase slo puede iniciarse una vez que se completa la fase anterior. El Grfico muestra un ejemplo de un proyecto compuesto nicamente por fases secuenciales. La naturaleza paso a paso de este enfoque reduce la incertidumbre, pero puede eliminar las opciones de acortar el cronograma.

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2.1 El Ciclo de vida del Proyecto Una relacin de superposicin, donde una fase se inicia antes de que finalice la anterior. Esto puede aplicarse algunas veces como un ejemplo de la tcnica de compresin del cronograma, conocida como ejecucin rpida. La superposicin puede aumentar el riesgo y causar un reproceso, si la fase siguiente avanza antes de que la informacin precisa generada en la fase previa est disponible.

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2.1 El Ciclo de vida del Proyecto Una relacin iterativa, donde en un momento dado slo se planifica una fase y la planificacin de la siguiente se efecta conforme avanzan el trabajo y los entregables de la fase actual. Este enfoque es til en ambientes muy poco definidos, inciertos o que cambian rpidamente, tales como el de una investigacin, pero pueden reducir la posibilidad de proporcionar una planificacin a largo plazo.

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2.2 Proyectos vs. Trabajo operativo Las organizaciones realizan trabajos con el propsito de

alcanzar una serie de objetivos. En muchas organizaciones, el trabajo puede clasificarse como proyecto u operaciones.

Estos dos tipos de trabajo comparten determinadas caractersticas:

son realizados por individuos,

estn limitados por restricciones, incluso restricciones de recursos,

son planificados, ejecutados, supervisados y controlados, y

son realizados con el fin de alcanzar los objetivos de la organizacin o los planes estratgicos.

Los proyectos y las operaciones difieren principalmente en que las operaciones son continuas y producen servicios, resultados o productos repetitivos. Los proyectos (junto con los miembros del equipo y a menudo las oportunidades) son temporales y tienen un final.

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2.3 Interesados

Los interesados son personas u organizaciones (por ejemplo, clientes, patrocinadores, la organizacin ejecutante o el pblico), que participan activamente en el proyecto.

Los interesados tienen diferentes niveles de responsabilidad y autoridad cuando participan en un proyecto y stos pueden cambiar durante el ciclo de vida del mismo.

Clientes/Usuarios: son las personas u organizaciones que usarn el producto, servicio o resultado del proyecto; pueden ser internos o externos a la organizacin ejecutante.

Patrocinador: es la persona o grupo que proporciona los recursos

Financieros, para el proyecto. El patrocinador cumple un rol significativo en el desarrollo inicial del alcance y del acta de constitucin del proyecto.

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2.3 Interesados Directores del portafolio: son responsables del conjunto de proyectos o

programas. Estn conformados por ejecutivos de la organizacin. Tienen a su cargo la revisin de cada proyecto desde el punto de vista del retorno de la inversin, el valor del proyecto, los riesgos asociados con su ejecucin y otros atributos del proyecto. El director del proyecto es la persona lder responsable de la comunicacin con todos los interesados. Directores del programa: son responsables de la gestin de proyectos relacionados, para obtener beneficios. Interactan con los directores de cada proyecto, proporcionndoles apoyo y gua en proyectos individuales. Oficina de direccin de proyectos: Entre sus funciones, proporciona:apoyo administrativo, capacitacin, asesora a los directores del proyecto, apoyo al proyecto, capacitacin sobre la direccin de proyectos y el uso de herramientas; alineacin de los recursos de personal del proyecto, y/o centralizacin de la comunicacin entre directores del proyecto, patrocinadores, directores y otros interesados.

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2.3 Interesados Directores del programa: son responsables de la gestin coordinada

de proyectos relacionados, para obtener beneficios y un control. Interactan con los directores de cada proyecto, proporcionndoles apoyo y gua en proyectos individuales. Oficina de direccin de proyectos: Entre sus funciones, puede proporcionar:apoyo administrativo, capacitacin, asesora a los directores del proyecto, apoyo al proyecto, lineamientos y capacitacin sobre la direccin de proyectos y el uso de herramientas; alineacin de los recursos de personal del proyecto, y/o centralizacin de la comunicacin entre directores del proyecto, patrocinadores, directores y otros interesados. Equipo del proyecto: est conformado por el director del proyecto, el equipo de direccin del proyecto y otros miembros del equipo que desarrollan el trabajo. Este equipo est compuesto por quienes llevan a cabo el trabajo del proyecto.

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2.3 Interesados Gerentes funcionales. son personas clave que desempean el rol de

gestores dentro de un rea administrativa o funcional de una empresa, tal como recursos humanos, finanzas, contabilidad o adquisiciones. Gerentes de operaciones. desempean una funcin de gestin en un rea

medular de la empresa, tal como la de investigacin y desarrollo,diseo, fabricacin, aprovisionamiento, pruebas o mantenimiento. A diferencia de los gerentes funcionales, estos gerentes tienen que ver directamente con la produccin y el mantenimiento de los productos o servicios que vende la empresa. Vendedores/Socios de negocios. Los vendedores, tambin llamados

proveedores o contratistas, son compaas externas que celebran un contrato para proporcionar componentes o servicios para el proyecto. Los socios de negocios tambin son compaas externas, pero que tienen una relacin especial con la empresa, proporcionan experiencia especializada o desempean una funcin especfica, como una instalacin, adecuacin, capacitacin o apoyo.

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2.4 Influencias de la organizacin en la direccin de proyectos

En el cuadro se muestra las caractersticas clave de los principales tipos de estructuras de la organizacin relacionadas con los proyectos :

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La organizacin funcional clsica, como se muestra en el Grfico, es una jerarqua donde cada empleado tiene un superior claramente definido.

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Las organizaciones matriciales, como se muestra en los Grficos, presentan una mezcla de caractersticas de las organizaciones funcionales y de las orientadas a proyectos.

Organizacin Matricial DBIL El rol del director del proyecto es ms bien el de un coordinador, que el de un verdadero director del proyecto. Tiene las caractersticas de una Ofuncional.

Organizacin Matricial FUERTE Tienen muchas de las caractersticas de la organizacin orientada a proyectos: pueden tener directores del proyecto dedicados de tiempo completo.

Organizacin Matricial EQUILIBRADA

reconoce la necesidad de contar con un director del proyecto, no le confiere autoridad plena sobre el proyecto ni su financiamiento.

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Organizacin orientada a PROYECTOS.

Los miembros del equipo estn a menudo colocados en un mismo lugar, los directores del proyecto tienen mucha ms independencia y autoridad. Las organizaciones orientadas a proyectos suelen contar con unidades organizacionales denominadas departamentos, pero estos grupos dependen directamente del director.

Organizacin COMBINADA. El equipo puede incluir personal dedicado de tiempo completo procedente de diferentes departamentos funcionales, desarrollar su propio conjunto de procedimientos operativos y funcionar fuera de la estructura estndar formalizada de reporte.

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