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UNIDAD 3 ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

SHIRLEY TOLEDO ERAZO SANDRA MARCELA SILVA KELLY JOHANA PERDOMO

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,

BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA ARMENIA QUINDO

2015

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UNIDAD 3 ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

SHIRLEY TOLEDO ERAZO SANDRA MARCELA SILVA KELLY JOHANA PERDOMO

PROFESOR:

LUZ MARINA ARIAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA

ARMENIA QUINDO 2015

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INTRODUCCIN Con el fin de dar continuidad a los temas desarrollados en las unidades temticas de la asignatura, se propone un taller en donde vamos a realizar una lectura pausada de los documentos suministrados por el docente y un anlisis de las mismas. Definiendo las caractersticas del ciclo vital de los documentos, agrupaciones documentales, los pasos metodolgicos de las clasificaciones e identificando la normatividad en la que se apoya. Es de vital importancia que como estudiantes de CIDBA, conozcamos y entendamos los conceptos y como van ligados al proceso de la estructura orgnica y las funciones que deben ser desarrolladas por una institucin a lo largo de su gestin. Es de ah como a partir de la visita a una entidad pblica, se busca observar la aplicabilidad de las funciones del programa de gestin documental, teniendo en cuenta cada uno de los procesos que se deben llevar a cabo como son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y Valoracin, que se desarrollan a partir del ciclo vital de los documentos.

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OBJETIVOS

Objetivo General

Estudiar y comprender la importancia que tiene cada una de las etapas del

ciclo vital del documento.

Objetivos Especficos

Estudiar los aspectos relacionados con las agrupaciones documentales.

Conocer sobre los pasos metodolgicos de la clasificacin. la normatividad

en que se apoya.

Conocer las autoridades y entidades que certifican los procesos de gestin

documental.

Analizar y definir mediante una visita a una unidad publica los pasos que

realizan basados en los procesos de gestin documental.

Establecer los tipos documentales identificando como se clasifican los

archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos

Identificar cules son los procesos de la Gestin Documental que se

desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico).

Explicar las normatividades del AGN propuestas en el trabajo, a que se

refieren sobre la Gestin Documental y cules son las pautas que estas

determinan

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2714http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2718

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ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

1. AGRUPACIONES DOCUMENTALES Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales segn su jerarqua ilustrada en el organigrama originan los fondos, las secciones las subsecciones, las series y las subseries documentales.

Fondo Documental: Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una institucin pblica o privada en el ejercicio de sus funciones o actividades. Ejemplos: Ecopetrol S.A. etc.

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Seccin Documental: Es una subdivisin del fondo identificada con la produccin documental de una unidad, dependencia o divisin administrativa o funcional de la institucin que produce el fondo. Ejemplo: Ecopetrol S.A., Vicepresidencia Regional Sur.

Subseccin Documental: son las subdivisiones de la seccin documental (divisin administrativa). En algunos casos la Subseccin recibe el nombre de Oficina. Divisin o Seccin. Ejemplo: Ecopetrol S.A., Vicepresidencia Regional Sur, Gerencia de Operaciones de Desarrollo y Produccin Putumayo.

La Subseccin tiene a su cargo funciones y actividades especficas dentro de la seccin.

Serie Documental: Es el testimonio documental constituido de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una funcin determinada. Cada seccin y subseccin est constituida por documentos agrupados por series.

Ejemplos: Historias Laborales, Contratos de obra, Informes, Actas, entre otros.

Subserie Documental: Es una subdivisin de la serie documental. Est conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.

Ejemplo: Actas - Actas de la Junta Directiva.

Unidad Documental: Es el resultado fsico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas.

La unidad administrativa puede ser simple o compuesta. Es Simple, cuando est constituida por el mismo tipo documental, es Compleja, cuando est integrada por tipos documentales de diversa ndole, que responden a una secuencia dentro de un trmite.

Tipos Documentales: son la expresin de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magntica, acetato, entre otros) y con los mismos caracteres especficos para cada uno, los cuales determinan su contenido.

Expedientes: Es el conjunto de registros agrupados en una carpeta o unidad de conservacin, que reflejan el desarrollo de un asunto o actividad especfica y se ordena cronolgicamente en la medida en que se producen.

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2. CLASIFICACIN, ORDENACIN ARCHIVSTICA Y DESCRIPCIN.

Clasificacin: Es el conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la de agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales para revelar su contenido. Es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organizacin de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la informacin contenida en los documentos para su utilizacin administrativa, jurdica y cientfica. Como proceso archivstico, la clasificacin permite la identificacin y el agrupamiento sistemtico de documentos semejantes con caractersticas comunes, teniendo como base la estructura orgnico-funcional de las instituciones y los trmites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.

Ordenacin Archivstica: es la operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin que consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas y alfabticas, dentro de la categora o grupos definidos en la clasificacin.

La ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenacin determina qu documento va primero y cules van despus. Es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, as como los tipos documentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado.

Sin embargo, la ordenacin no solo es una disposicin fsica coherente de documentos. Tambin es el testimonio de la gestin, de los trmites que dieron origen a tales documentos, pues refleja la dinmica administrativa (movimientos en el tiempo).

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Con este proceso archivstico se contribuye, en primer lugar, a la organizacin administrativa merced a la organizacin documental y, en segundo lugar, al conocimiento histrico institucional. La ordenacin bien hecha facilita el acceso a la informacin gracias a la pertinente ubicacin de los documentos y a su rpida localizacin posterior: facilita la comprensin documental pues el arreglo fsico es informacin contextual y, por ltimo, al disponerse todos los documentos necesarios en el orden que es debido, se facilita el estudio y el anlisis de contenido. Es como tener las piezas necesarias de un mecanismo correctamente ensamblada o encajada, para que funcione.

Descripcin: Proceso de anlisis de los documentos de archivo para facilitar su localizacin y consulta.

La descripcin es el medio utilizado por el archivista para obtener la informacin contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en ellaLa descripcin persigue dos objetivos: dar informacin a los dems y facilitar el control al archivista (Antonia Heredia, 1988).

Es la elaboracin de una representacin exacta de la unidad de descripcin archivstica y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin, que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos, as como su contexto y el sistema que los ha producido.

Determinar el nivel de descripcin a utilizar, es la flexibilidad de las normas de descripcin archivstica permite adecuar el nivel de descripcin de documentos en funcin de las caractersticas de la documentacin, las necesidades del Archivo y la demanda de los usuarios.

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El personal del Archivo aplica el nivel de descripcin de acuerdo con los siguientes criterios generales establecidos segn tipologa de documentos: Documentos de archivo:

Unidad de instalacin: con carcter obligatorio.

Documento compuesto o expediente: Con carcter general se aplica este nivel de descripcin en los siguientes casos:

Series documentales de conservacin permanente.

Expedientes personales.

Expedientes requeridos en prstamo por las unidades administrativas productoras.

Series documentales de consulta ms frecuente y susceptibles de ser descritas a partir de datos singulares referidos al expediente.

Adems, se aplicar este nivel de descripcin a propuesta del personal del Archivo y segn criterio fijado por la Direccin.

Documento simple: En el caso de series documentales cuya unidad archivstica no requiere agrupaciones de documentos por tratarse de documentos nicos (ejemplo.: memorias anuales) o cuando existan documentos dentro de un expediente de especial relevancia que requieran una descripcin individualizada, se aplicar este nivel de descripcin. Para otras tipologas documentales (fotografas, carteles, dibujos, audiovisuales, documentos impresos, etc.):

Documento compuesto: aplicable con carcter excepcional (ejemplo: reportajes fotogrficos).

Documento simple: constituye el nivel de descripcin por defecto a utilizar en la descripcin de estas tipologas documentales. La aplicacin de este nivel de descripcin facilita la identificacin y consulta de cada una de las unidades documentales individualmente, para el que, adems, se requiere la utilizacin de los siguientes ndices: entidades, onomsticos y materias.

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Instrumentos que se utilizan para la Descripcin Documental

Guas Inventarios Catlogos Lista de remisin Tablas de plazos ndices

Guas

Son instrumentos de descripcin documental que describen secciones con una amplitud de datos variables, no slo relativos a los fondos en s, sino a la organizacin del archivo y su gnesis documental. Tienen la misin especfica de orientar, haciendo valoraciones globales y destacando lo ms importante. Son los primeros instrumentos de descripcin que necesitan los usuarios de archivo puesto que su objetivo es informar de manera global sobre la documentacin del archivo, desde la historia de las instituciones o personas que la han generado, hasta el volumen y tomas de consulta. Su extensin variar segn los fondos que albergue el archivo.

Inventarios

Consiste en una descripcin global y sistemtica de las series documentales, si bien puede ser superficial o analtico. Se convierte en un instrumento ms detallado que la gua y permite al usuario conocer las series ms relevantes, su volumen y el alcance cronolgico. El inventario es un instrumento de descripcin totalmente diferente del catlogo ya que responde a criterios tcnicas, elaboracin y fines diferentes. En la actualidad existe una revalorizacin del inventario. Lo que ya no es unnime es su forma de concepcin. Hay algo claro: la correspondencia con el segundo nivel de informacin que responde a la descripcin de la series.

Catlogos

Son los instrumentos de descripcin que relacionan con mucho pormenor el contenido, fechas, formato, dimensin, estado de conservacin y signatura topogrfica de un archivo o de varios de las unidades documentales menores que la serie; es decir, los expedientes y los documentos sueltos. En los asientos de catlogo se relacionan normalmente los documentos pieza por pieza, con informacin substancial exhaustiva, tanto de los caracteres internos (intitulacin, direccin, dispositivo, fecha) como externos (soporte, dimensiones, sellos, etctera).

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Listas de Remisin

Instrumento muy sencillo el cual proporciona informacin concreta, junto a una fcil adaptabilidad a cualquier tipo de archivo. Se compone de un nmero de orden que indica la cantidad de documentos custodiados por una serie, la signatura que lo ubica en el espacio fsico, una casilla para contenido en donde se anota un resumen del documento, otra casilla para anotar las fechas extremas y finalmente una en donde se indica el nmero de folios. La Lista de Remisin tiene la gran ventaja de ser modificada de acuerdo a las necesidades del fondo o con aquellas caractersticas que el archivista desea manifestar.

Tablas de Plazos

Listado de tipos documentales de una oficina o entidad, con especificacin de su vigencia administrativa y legal, y de su valor histrico para establecer los perodos de conservacin de los documentos. Son instrumentos en los cuales se plasma la produccin documental total de la entidad, se detecten duplicidades, se establecen plazos de conservacin racionales, y se indica cules son los documentos ms representativos de la institucin, para que estos sean conservados permanentemente, y se sumen al patrimonio documental.

ndices

Es un auxiliar de descripcin de archivos que define los documentos mediante conceptos y palabras concisas y sueltas que especifican personas, lugares, temas y materias y de acuerdo al encabezamiento va ordenado alfabtica o numricamente. El ndice es un complemento que acompaa a las guas, inventarios y catlogos, para facilitar la bsqueda de la informacin necesaria en el momento de la localizacin fsica de la documentacin. Contienen datos concretos de los documentos que permiten acceder de forma orientada y controlada a la informacin. Los lenguajes de indizacin ms empleados para reflejar el contenidos de los documentos son los lenguajes y los lenguajes controlados. Relacionan los documentos mediante: Palabras sueltas, claras y concisas, que especifican personas, lugares, temas o materias. 3. DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y ORGANIZACIN DE ARCHIVOS. La diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos, est en que la Ordenacin, es la ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado, en los que implica alinear, distribuir, enfilar dentro de cada uno de esos subconjuntos, de esos grupos, estableciendo

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secuencias naturales cronolgicas y alfabticas, dentro de la categora o grupos definidos en la clasificacin, contribuyendo, en primer lugar, a la organizacin administrativa merced a la organizacin documental y, en segundo lugar, al conocimiento histrico institucional.

Los diferentes tipos de ordenacin permiten seleccionar un criterio por el cual los

expedientes o documentos sern situados de manera correlativa: segn la fecha

(ordenacin cronolgica), segn el nombre (ordenacin alfabtica), segn el cdigo

(ordenacin numrica), segn la divisin territorial o geogrfica (ordenacin

topogrfica) o segn la temtica (ordenacin por materias):

La ordenacin cronolgica se basa en un elemento presente en prcticamente

cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia ao, mes, da.

Comenzando por el ao ms remoto, los documentos se suceden hasta la fecha

ms reciente, dentro de cada ao por meses y dentro de stos por das. Los libros

de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos

que se deben ordenar cronolgicamente por perodos anuales.

La ordenacin alfabtica suele tener como referente principal los apellidos de una

persona o la razn social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como

criterio de ordenacin. Es el idneo, por ejemplo, para series de expedientes

personales, como es el caso del personal contratado de una empresa.

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La ordenacin numrica responde habitualmente a un sistema de cdigos que

permiten identificar inequvocamente un documento concreto. Por ejemplo, el

nmero asignado a una factura o un recibo, el nmero de un expediente, el nmero

de registro de entrada o salida de la correspondencia, etc. Es el sistema ms

utilizado en las tareas ms vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas

comunes.

La ordenacin geogrfica o topogrfica permite la ordenacin de elementos en

funcin de su situacin en una zona o territorio; sera el sistema empleado por un

agente de la propiedad inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona ya que

empleara la secuencia localidad, barrio o distrito, calle, etc.

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La ordenacin por materias parte del contenido de los documentos y refleja los

asuntos o temas tratados por ellos. Si existe abundante documentacin es preciso

elaborar listas alfabticas de materias. Es un sistema adecuado para ordenar

estudios, informes, dossiers y memorias tcnicas, agrupndolos por reas

temticas.

Y la Organizacin, es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales, en la aplicacin de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categoras y grupos que reflejan la estructura jerrquica den fondo.

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4. QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN? La clasificacin debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institucin, como labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad. Con la clasificacin se reconstruye cmo es y cmo funciona la entidad que ha producido los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo especifica de manera determinante, es el vnculo originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de su creacin, en cumplimiento de una actividad prctica, jurdica y administrativa. Como los documentos debidamente clasificados deben reflejar la misin, objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo, es necesario aplicar los pasos metodolgicos que se presentan a continuacin para adelantar la clasificacin de los mismos. La clasificacin es una labor intelectual de disposicin de cualquier elemento segn esquema, plan o marco preestablecido.

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AGRUPACIONES DOCUMENTALES ESTRUCTURA ORGNICA

FONDO DOCUMENTAL Ecopetrol S.A.

SECCIONES DOCUMENTALES Vicepresidencia Regional Sur

SUBSECCIONES DOCUMENTALES Gerencia de Operaciones de Desarrollo y Produccin Putumayo

5. QU IMPLICA LA CLASIFICACIN?

La clasificacin documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad. La clasificacin implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una institucin a lo largo de su gestin.

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6. EN QU PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIN Y EN QU CONSISTE CADA UNO DE ELLOS? La clasificacin documental se fundamenta en:

La aplicacin de los principios de procedencia y de orden origina para identificar las categoras y grupos que reflejan la estructura jerrquica den fondo.

La identificacin de las funciones asignadas a las dependencias. Los asuntos que tramita cada divisin administrativa.

Principio de Procedencia

En el proceso de clasificacin, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos, que pueden ser: Institucionales: (Fondos documentales) que estn referidos a la totalidad de los documentos producidos por una entidad. Administrativos: (secciones y subsecciones) donde la procedencia est dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones y secciones, en que estn organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgnica. Aplicacin del Principio de Procedencia. El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad ms pequea que cumplan funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa. Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos. Reconstruir la organizacin jerrquica de la entidad productora. Precisar funciones o entidades correspondientes a cada dependencia.

Ejemplo de ilustracin de la aplicacin del principio de procedencia en el archivo de Ecopetrol S.A.

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En este orden de ideas el concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad ms pequea que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa.

Principio de Orden Original

Es el que hace relacin al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo con el orden en que se dieren los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia especifica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relacin causa efecto. Aplicacin del Orden Original Este principio archivstico en la clasificacin, se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trmite. Al clasificar conviene restablecer, en lo posible, el orden primitivo de los documentos atendiendo la secuencia en que se generaron en cumplimiento del trmite administrativo. Esto solo se puede lograr, si todas las oficinas o unidades administrativas productoras de documentos, conocen sus funciones y su participacin en los diferentes trmites administrativos. Para que el principio de orden original cumpla su cometido debe preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes; es decir que se respete el estatus de cada documento, de acuerdo con el lugar que ocupe en un trmite determinado. As, cada unidad documental deber estar conformada por los documentos que le corresponden de acuerdo con cada trmite de tal manera que al revisar una unidad documental, en ella se vea relejada la creacin y uso de los documentos, as como la razn por la que fueron creados.

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El orden origina (secuencia administrativa de produccin) se relaciona con las unidades documentales en las que se plasman las actividades adelantas en la resolucin de un asunto, que por funcin le es asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para las que fueron creadas. Resumen:

Identificacin de las funciones asignadas a las dependencias

En la clasificacin, las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupacin documental, ya que stas son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia. En toda institucin hay funciones comunes y especficas. Las comunes son aquellas funciones administrativas genricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (personal, presupuesto, asuntos jurdicos, etc.). Las especficas desarrollan la misin de la entidad y constituyen su razn de ser, hacindola diferente de cualquiera otra. Estas funciones son delegadas en las reas tcnicas.

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Asuntos que tramita cada divisin administrativa.

En el proceso de clasificacin es necesario identificar las funciones de las dependencias, ya que las series documentales que surgen como resultado del cumplimiento de las funciones asignadas a aquellas, debern ubicarse en la dependencia que las ejecut. Establecidas las series documentales segn la funcin que las produjo, se proceder a asignarles una identificacin de acuerdo con la oficina que desarrolla la funcin. Dicha identificacin deber contener el cdigo o sigla de la dependencia productora seguido del asignado a la serie documental, con lo cual dispondr el sistema de clasificacin para la entidad, que se adoptar tambin en las Tablas de Retencin Documental (TRD).

7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin en la Clasificacin? Los Manuales de Procedimientos son documentos que contienen la descripcin de las tareas y actividades que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una divisin administrativa o de dos o ms de ellas. Incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando sus responsabilidades y participacin. Suele contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipos a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar para el correcto desempeo. Dichos Manuales son herramientas donde se describe de principio a fin (paso a paso) la manera correcta de cumplir una tarea y/o una funcin, lo que permite establecer reglas y mecanismos para normalizar los trmites. En el proceso de ordenacin los manuales de Procedimientos guan el orden de los documentos lo cual constituye la reafirmacin del Principio de Orden Original. Las Series y Subseries Documentales bien ordenadas reflejan el cumplimiento de los procesos establecidos en los Manuales de Procedimientos. En los Manuales de Procedimientos se elaboran Diagramas de Flujo o Flujogramas los cuales constituyen una herramienta que permite visualizar de una manera grfica las distintas actividades que se llevan a cabo al interior de un proceso en forma secuencial. Dichos diagramas ilustran cada paso o actividad, la generacin de un documento, el archivo de los datos, la toma de decisiones y la necesidad de concebir determinada actividad como un subproceso independiente. Para evitar la prdida del Orden Original o para reconstruirlo donde este se ha perdido lo ms recomendable es consultar los Manuales de Procedimientos y los flujogramas contenidos en ellos.

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El siguiente ejemplo muestra el procedimiento para elaborar y tramitar contratos de personal administrativo dentro del proceso de elaboracin de contratos en una entidad educativa lo que evidencia el Principio de Orden original y por ende seala el orden en que deben ordenarse los documentos.

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8. CULES SON LOS PASOS METODOLGICOS DE LA CLASIFICACIN? Con la clasificacin se construye como es y cmo funciona la entidad que ha producido los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo especifica de manera determinante, es el vnculo originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de su creacin, en el cumplimento de una actividad prctica, jurdica y administrativas. Como los documentos debidamente clasificados deben reflejar la misin, objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo, es necesario aplicar los pasos metodolgicos que se presentan a continuacin para adelantar la clasificacin de los mismos.

1. Identificar las Agrupaciones Documentales: Fondo, Seccin, Subseccin. 2. Identificar las Subsecciones y Secciones Documentales relacionadas con la documentacin producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que estos se subdividen. 3. Identificar las Series Documentales con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimento de los objetivos propuestos

Lo que caracteriza un archivo y lo especifica de manera determinante, es el vnculo originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de su creacin, en cumplimiento de una actividad prctica, jurdica y administrativa.

Como los documentos debidamente clasificados deben reflejar la misin, objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo, es necesario aplicar los pasos metodolgicos que se presentan a continuacin para adelantar la clasificacin de los mismos.

IDENTIFICACIN DE PRODUCTORES

La primera tarea que debe abordarse es la Identificacin de las Agrupaciones Documentales - Fondo, Seccin, Subseccin a partir de la informacin contenida en los actos administrativos de creacin y reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas. Mediante la aplicacin del principio de procedencia se aborda la primera tarea de la clasificacin documental, que consiste en identificar los creadores de documentos, tanto institucionales (Fondos documentales) como administrativos (secciones y subsecciones documentales) lo que da como resultado la identificacin de las agrupaciones documentales.

IDENTIFICACIN DE FONDOS

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Para la identificacin de un Fondo Documental -que corresponde a la totalidad de la documentacin producida, recibida y conservada por una entidad- es necesario recopilar informacin sobre el Origen y evolucin del organismo productor, teniendo en cuenta:

Fecha de creacin Fecha de supresin, si es del caso. Disposiciones que han modificado la estructura de Ja entidad Organismos que le han precedido en el desempeo de funciones

anlogas. Organismos que heredan competencias.

El fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentacin es conservada en la entidad productora. sin embargo, cuando la documentacin es trasferida a otra entidad, adquiere la categoria de un fondo mas de la entidad que lo recibe. El fondo tiene una limitacin jurisdiccional ceida a la institucin que lo produce y una limitacin cronolgia que depende de la vida de la misma. cada fondo exige una organizacin independiente. De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse los siguientes fondos:

Cada fondo documental debe clasificarse separadamente, teniendo en cuenta que la informacin sobre origen y evolucin del organismo productor es pertinente a cada fondo. En consecuencia, cada uno ser tratado atendiendo lo sealado anteriormente.

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Es importante tener en cuenta que, algunas entidades asumen funciones de Otras que se suprimen y dado que administrativamente tienen que seguir desarrollando las actividades correspondientes, para adelantarlas deben conocer los antecedentes, que estn contenidos en la documentacin precedente. Por procedencia, esta documentacin constituir fondos cerrados con limitacin cronolgica hasta la fecha en que fue producida por la entidad suprimida y no debe mezclarse con los documentos que produzca la entidad que asume las funciones, ya que stos formaran parte de su propio fondo documental. Ejemplo.

ESTRUCTURA ORGANICA

La estructura organizacional es el conjunto de reas y unidades organizacionales interrelacionadas entre s, a travs de canales de comunicacin, instancias de coordinacin interna y procesos establecidos por una entidad, para cumplir con sus objetivos La estructura organizacional se refleja en la estructura orgnica, el Organigrama, los Manuales de Funciones y Manuales de Procedimientos. La Estructura Orgnica est conformada por los niveles de autoridad y responsabilidad, los cuales estn agrupados, por jerarqua, en divisiones administrativas creadas para el desempeo de funciones especficas. El organigrama es la representacin grfica de la Estructura Orgnica de una entidad. Es el reflejo de la entidad productora de documentos parque revela:

La divisin de funciones. Los niveles jerrquicos. Las lneas de autoridad y responsabilidad. Los canales formales de comunicacin. La naturaleza lineal o staff de cada divisin administrativa. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y

en cada departamento o seccin.

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La Clasificacin debe sustentarse en el respeto a la estructura de la entidad, para lo cual es necesario tener a mano tamo los Estatutos como los Organigramas. Con la informacin brindada por estos elementos se delimitar la agrupacin documental correspondiente a cada divisin. Debe tenerse siempre presente que las funciones y actividades de una entidad no son estables ni permanentes, pues stas se modifican con los cambios organizacionales. Los actos administrativos que sustentan dichos cambios, sirven de soporte para que la Clasificacin est siempre acorde con los momentos histricos de la institucin. Una vez identificada cada dependencia u oficina, es necesario analizar tanto sus funciones como los procedimientos administrativos que normalizan la produccin y trmite documental.

El Organigrama es la base fundamental para la identificacin de las secciones y subsecciones documentales puesto que la clasificacin es el reflejo de la estructura orgnica de la entidad.

IDENTIFICACIN DE SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS Las series documentales se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos

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propuestos. Para desarrollar sus funciones, cada entidad establece trmites y procedimientos administrativos que se reflejan en la produccin documental necesaria para iniciar y finalizar la accin administrativa. La documentacin generada en desarrollo de esta actividad origina una unidad documental que, reunida con otras de estructura y contenido homogneos, conforman la Serie Documental. Cada serie documental est asociada a un asunto en particular, cuya denominacin resulta del anlisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trmite que los genera. Las Secciones Documentales son subdivisiones del fondo identificadas con la produccin documental de una unidad o divisin administrativa o funcional de la institucin que produce el fondo, stas a su vez pueden subdividirse en Subsecciones Documentales. Las Secciones y Subsecciones corresponden en su orden, a las dependencias de mayor rango y a los grupos de trabajo en que stas se subdividen. Para identificar las Secciones y Subsecciones Documentales es necesario: recopilar los actos administrativos mediante los cuales se legalizan los cambios estructurales de la entidad y establecer la jerarqua de las dependencias para saber cules de ellas son del nivel directivo y cules del subalterno. En el momento de realizar esta actividad se debe recopilar la informacin sobre la estructura orgnica de la entidad mediante el anlisis de:

Estatus. Organigrama Actos administrativos de

Creacin y supresin de Dependencias.

Reglamento Interno. Manual de Funciones. Manual de procedimientos.

Una vez recopilada y analizada dicha a informacin se establecen las Secciones y Subsecciones Documentales teniendo en cuenta lo siguiente:

La Secciones son las Divisiones Administrativas que dependen del primer nivel jerrquico de arriba hacia abajo que aparece en los organigramas de cada entidad (dependencias de mayor rango).

Las subsecciones son las subdivisiones de las secciones.

Con la informacin suministrada por cada una de estos elementos se delimita la agrupacin documental correspondiente a cada divisin del fondo.

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Las Secciones y Subsecciones Documentales pueden equivaler a la gestin documental de un archivo de oficina, estn limitadas a funciones o actividades especficas y dependen de la vigencia de las mismas, ya que stas no son estables ni permanentes, pues se modifican con los cambios organizacionales.

Ejemplo:

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SECCIN SUBSECCIONES

JUNTA DIRECTIVA

PRESIDENCIA

OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO

OFICINA DE ETICA Y CUMPLIMIENTO

VICEPRESIDENCIA DE INNOVACIN Y

TECNOLOGA

FONDO DOCUMENTAL: ECOPETROL S.A.

Unidad de Compensacin, Beneficios y Movilidad

Unidad de Planeacin y Gestin del Talento Humano

Universidad Ecopetrol

Unidad Estratgica de Abastecimiento

Unidad de Relacionamiento con el Mercado y Proveedores

Unidad de Aseguramiento de Ejecucin Contractual

Coordinacin de Evaluacin y Seguimiento de Abastecimiento

Unidad de Servicios Compartidos de Personal

Unidad de Servicios Compartidos de Tecnologa de la

Informacin

Unidad de Servicios Compartidos de Tecnologa de la

Informacin

Unidad de Servicios Compartidos de Compras y Contratacin

Unidad de Servicios Compartidos de Operaciones Financieras

Unidad de Servicios Compartidos de Tierras

Unidad de Atencin de Servicios Compartidos

Regional de Servicios Compartidos Bogot

Regional de Servicios Compartidos Central

Regional de Servicios Compartidos Orinoqua

Regional de Servicios Compartidos Caribe

Regional de Servicios Compartidos Sur

Unidad de Responsabilidad Empresarial

Unidad de Comunicaciones Corporativas

VICEPRESIDENCIA DE EXPLORACIN

VICEPRESIDENCIA DE DESARROLLO Y PRODUCCIN

VICEPRESIDENCIA DEL DOWNSTREAM

VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE Y LOGSTICA

Unidad Corporativa de Asesora y Planeacin Tributaria

Unidad de Auditora Procesos Corporativos

Unidad de Auditora Procesos Downstream

Unidad de Auditora Procesos Exploracin y Produccin

Unidad Corporativa de Estrategia y Gestin

Unidad Corporativa de Organizacin y Procesos

Regional Jurdica Sur

Regional Jurdica Caribe

Regional Jurdica Central

Regional Jurdica Orinoqua

Unidad de Asesora Jurdica Corporativa

Unidad de Asesora Jurdica de Exploracin y Produccin

Unidad de Asesora Jurdica Downstream y Transporte

Unidad de Asesora Jurdica de Entorno

Direccin de Asuntos Jurdicos Contractuales

Unidad Judicial y Extrajudicial

VICEPRESIDENCIA CORPORATIVA DE

ESTRATEGIA Y CRECIMIENTO

VICEPRESIDENCIA CORPORATIVA DE

FINANZAS

DIRECCIN ESTRATGICA DE

ABASTECIMIENTO

DIRECCIN CENTRO DE SERVICIOS

COMPARTIDOS

SECRETARA GENERAL

VICEPRESIDENCIA JURDICA

VICEPRESIDENCIA DE TALENTO HUMANO

DIRECCION GENERAL DE OPERACIONES

DIRECCIN DE AUDITORA INTERNA

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Una vez identificadas las secciones y subsecciones, es necesario analizar tanto sus funciones como los procedimientos administrativos que normalizan la produccin y trmite documental.

Series Documentales y Asuntos

El termino serie se refiere, segn el diccionario, a un cierto nmero de cosas ordenadas de manera sucesiva y conectadas por una relacin similar. En los archivos las series documentales son un grupo de documentos cuyo elemento cohesionador consiste en que cada documento es el registro de la misma funcin o actividad repetida durante un tiempo relativamente largo. Es decir, las series documentales se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Adems de ser diferenciadas unas de otras, las funciones de cualquier institucin se caracterizan porque se realizan de manera repetitiva, perduran en el tiempo y se cumplen a travs de actividades y trmites rutinarios, los cuales se convierten en procedimientos administrativos que quedan registrados en unidades documentales. Cuya reunin con otras de estructura y contenido homogneos conforman la Serie Documental. La extensin de las series depende de la duracin del ejercicio de la funcin y de la frecuencia con que se ejerza. As, cada vez que una entidad requiere relacionar por escrito lo tratado, acordado o sucedido en una junta produce un acta pero esta actividad, al repetirse, produce una serie documental conformada por todas las actas producidas en el lapso de tiempo en que tal actividad ha sido ejercida por la entidad. Por esta razn en un archivo se encuentran series ms extensas que otras.

Identificacin de Series y Subseries

Varias unidades documentales conforman una serie documental si comparten el mismo origen funcional. Esto es. Son producto de la misma autoridad que acta en cumplimiento de la misma funcin administrativa y responden a un trmite comn. Cada serie documental est asociada a un asunto en particular, cuya denominacin resulta del anlisis del contenido de los documentos reunidos en tomo al trmite que los genera. Hay funciones especficas que identifican un asunto principal. Sin embargo, los procedimientos establecidos para los trmites administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos la

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denominacin del asunto principal (Serie) podr subdividirse en cierto nmero de asuntos relacionados, los cuales quedarn indicados como Subseries. Ejemplo: En la estructura organizacional de la empresa Ecopetrol, en cuyo organigrama aparece en el ejemplo anterior; la Direccin de Asuntos Jurdicos Contractuales es una Seccin Documental del Fondo. Esta dependencia se encarga de dirigir, supervisar, coordinar y tramitar los asuntos jurdicos y legales de la Empresa. Para cumplir con su objetivo tiene asignadas funciones, una de ellas es "elaborar los contratos que deba celebrar la empresa y prestar asesora jurdica para adelantar el proceso de contratacin". Al desarrollar esta funcin se producen varios documentos que deben reunirse atendiendo el trmite del asunto que los gener, lo que da lugar a la serie:

Contratos

De acuerdo con el Manual de Contratacin de la Entidad, un contrato puede celebrarse por arrendamiento, comodato, compraventa de bienes muebles, consultora, diseo, interventora, obra, prestacin de servicios y suministros, cada uno tendr su propio trmite que lo diferencia de los dems, lo cual da como resultado la conformacin de subseries. El siguiente cuadro resume lo anterior:

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RESUMEN

9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?

Es entendida como una unin de documentos en pro de generar una accin administrativa para que en su posterior trmite realice la funcin con motivo de su creacin. Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unin. Es un elemento indivisible de una serie documental, que puede estar constituida por un solo documento, o por un conjunto de ellos que conforman un expediente.

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10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos de cada una.

Documental Simple: Es la que est conformada por una sola tipologa o tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de informacin ya que su funcin es la misma y un tanto repetitiva. Ejemplo: La unidad documental de Actas de reunin de Ecopetrol S.A, posee en un orden consecutivo y cronolgico las actas hechas durante un periodo determinado (varios das). En la que contiene una sola tipologa llamada Actas de reunin, en las que estn registradas todas las reuniones en funcin de solucionar y/o realizar las labores administrativas de Ecopetrol S.A. Documental Compuesto: Formado por dos o ms tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de informacin. Se le conoce comnmente como expediente. Ejemplo: el comprobante de pago, trmites para licencias, etc.

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11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos Tipos documentales: Son la expresin de las actividades tanto personales como administrativos, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magntica, acetato, entre otros.) y con los mismo caracteres internos especficos para cada uno, los cuales determinan su contenido. Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos, se origina en una actividad administrativa, con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarla categora diplomtica. Ejemplos:

Contrato trabajo Hoja de vida Examen medico Propuesta Acta de iniciacin Informe peridico

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas? Ciclo Vital de los documentos: Consiste en la evolucin a partir de su creacin hasta su archivo o destruccin definitiva, y comprende las siguientes fases: Documentos corrientes o activos Documentos semicorrientes o semiactivos Documentos no corrientes o inactivos

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2714

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Esta denominacin hace relacin a las etapas que cumple un documento a lo largo de su vida til. Los documentos al igual que todo ser viviente, tienen un momento de creacin (nacimiento), trmite y vigencia (vida productiva), plazo precaucional (tercera edad), y destino final, que en el caso de los documentos se presenta de 2 formas: destruccin (muerte) o conservacin (recuerdos). La teora archivstica del ciclo vital del documento establece 3 fases: Primera fase: Denominada tambin etapa pre archivstico o fase de creacin de los documentos, gestin de informes, elaboracin de correspondencia. En esta etapa el documento va desde su creacin o gestacin hasta cumplir la totalidad del trmite que lo origino.

Segunda fase: Llamada igualmente etapa archivstica, es aquella donde intervienen propiamente el control y la administracin de los documentos a travs de un sistema organizado de archivo, donde se realiza los procesos de descripcin (inventario), evaluacin y seleccin, as como la ordenacin y conservacin de los documentos. Esta fase cubre la remisin o envo de los documentos ya tramitados hasta la terminacin de su vigencia legal o administracin.

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Tercera fase: es la edad o etapa de la conservacin permanente de la documentacin con fines histricos de carcter administrativo, poltico, econmico, investigativo o cultural que impiden su destruccin. Se habla as mismo de una cuarta fase que es la etapa en la que los documentos, por su trascendencia histrica ms all del mbito institucional, son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservacin del patrimonio histrico. Se habla as mismo de una cuarta fase que es la etapa en la que los documentos, por su trascendencia histrica ms all del mbito institucional, son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservacin del patrimonio histrico.

Un programa de gestin de documentos controla los registros de la organizacin en todos sus estados incluyendo:

Creacin Distribucin Uso Retencin Almacenamiento Recuperacin Proteccin Preservacin Disposicin Final

El objeto de un programa de gestin de documentos, es dar un manejo ordenado y eficiente en el flujo de informacin que resuelva los problemas y ayude a tomar decisiones.

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13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin

documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin,

Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y

Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pblica e

indague paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada uno

de ellos e ilstrelos con fotografas.

ENTIDAD VISITADA: ECOPETROL S.A.

GERENCIA DE OPERACIONES Y DE DESARROLLO DE OPERACIONES

PUTUMAYO.

PLANEACIN: La reversin al Estado Colombiano de la Concesin De Mares, el

25 de agosto de 1951, dio origen a la Empresa Colombiana de Petrleos, que haba

sido creada en 1948 mediante la Ley 165 de ese ao.

La naciente empresa asumi los activos revertidos de la Tropical Oil Company que

en 1921 inici la actividad petrolera en Colombia con la puesta en produccin del

Campo La Cira-Infantas en el Valle Medio del Ro Magdalena, localizado a unos 300

kilmetros al nororiente de Bogot.

Dada la situacin geogrfica de ECOPETROL S.A., en cada Regional de Servicios

de la Gerencia Administrativa o existe varios Centros de Gestin de

Comunicaciones (CGC) que seguirn las polticas, normas y procedimientos que se

emitan por la Coordinacin de Gestin Documental como lder funcional en la

materia, para la administracin de las comunicaciones oficiales.

Ley 594 de 2000. Artculo 12. Responsabilidad. La Administracin Pblica

ser responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus

archivos.

Ley 734 de 2002 artculo 34- numeral 5 establece como deberes de todo

servidor pblico el de Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que

por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual

tenga acceso, impidiendo o evitando la sustraccin, destruccin,

ocultamiento o utilizacin indebidos.

RESPONSABILIDADES DE ECOPETROL

ECOPETROL debe gestionar y administrar sus documentos con criterios de

calidad, eficacia, economa, seguridad, confidencialidad y oportunidad.

ECOPETROL debe contar con procesos y procedimientos estandarizados

para la Gestin Documental.

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=3411http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2718http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2718

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ECOPETROL debe cumplir con las disposiciones legales vigentes en materia

de gestin documental. As mismo, debe aplicar y hacer cumplir las normas

administrativas, tcnicas y los procedimientos definidos por el Archivo

General de la Nacin.

ECOPETROL debe promover la cultura de la gestin documental y la

administracin archivstica en la Empresa.

ECOPETROL debe contribuir con sus acciones y trabajos tcnicos, culturales

o cientficos a la salvaguarda, difusin o incremento del patrimonio

documental del pas.

ECOPETROL debe promover el fortalecimiento de la infraestructura y la

organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas de

Gestin Documental eficientes y actualizados.

RESPONSABILIDADES DE LA AUTORIDAD FUNCIONAL

La Unidad Corporativa de Gestin Organizacional de la Vicepresidencia de

Gestin de Personal y Administrativa es la autoridad funcional en el tema de

Gestin documental en la Empresa.

La Unidad Corporativa de Gestin Organizacional es la encargada de disear

y orientar el programa de Gestin Documental en ECOPETROL.

La Unidad Corporativa de Gestin Organizacional es la encargada de definir,

divulgar y controlar la implantacin de polticas, normas y procedimientos

documentales para toda la Empresa.

La Unidad Corporativa de Gestin Organizacional es la encargada de

asesorar y acompaar la adecuada implantacin del proceso de Gestin

Documental en ECOPETROL.

La Unidad Corporativa de Gestin Organizacional es la encargada de

asegurar el mejoramiento continuo del proceso de Gestin Documental en

ECOPETROL.

La Unidad Corporativa de Gestin Organizacional debe propender por

integrar armnicamente el componente funcional, econmico, tecnolgico y

cultural en el programa de Gestin Documental.

RESPONSABILIDADES DE LOS FUNCIONARIOS

Los funcionarios de ECOPETROL como servidores pblicos son

responsables de la organizacin, uso, manejo de los documentos y tendrn

la obligacin de velar por la integridad, veracidad y fidelidad de la

informacin.

Los funcionarios involucrados en actividades de Gestin Documental

trabajaran sujetos a los ms rigurosos principios de la tica profesional.

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Todos los funcionarios de ECOPETROL deben cumplir con las directrices,

las normas y los procedimientos definidos por la autoridad funcional de la

Empresa en el tema de Gestin Documental

PRODUCCIN: Todas las comunicaciones oficiales impresas que se produzcan

para ser enviadas por las diferentes dependencias de ECOPETROL S.A., debern

ser elaboradas de acuerdo con lo establecido en el manual de identidad corporativa

publicado en la ruta http://iris/Nuestra Empresa/Identidad corporativa/

Aplicaciones/Plantillas/Plantilla Comunicaciones Externas, para el efecto, la

dependencia que genera la comunicacin deber tener en cuenta lo siguiente:

Elaborar la comunicacin en original dirigido al destinatario y una copia, la copia

ser devuelta a la dependencia remitente la cual conformar el expediente con

la serie documental respectiva.

Verificar que las comunicaciones contengan los datos completos del (los)

destinatario(s).

Nombre, cargo, entidad, direccin, piso, apartado areo, fax, ciudad,

departamento y pas.

Confrontar el nmero de anexos.

Constatar que el contenido del original sea idntico al de la copia.

Verificar que la comunicacin est debidamente firmada.

Est prohibido colocar consecutivos diferentes al de la radicacin oficial por parte

de las reas, ya que estos causan confusin al momento de dar respuesta y no

permite el encadenamiento de las comunicaciones en el sistema de

comunicaciones de la Empresa.

Los anexos deben ser foliados y cosidos al original de la comunicacin y es

responsabilidad de la dependencia remitente que estos lleguen al Centro de

Correspondencia, en el nmero indicado.

Cuando en una comunicacin se utilizan ms de dos hojas, se deben coser los

juegos correspondientes.

Debe citarse en la parte inferior izquierda de las comunicaciones, la cantidad

de folios y cantidad de anexos que los acompaan y las inciales de la persona

que elabor el documento.

Cuando la comunicacin que se enva es producto de una respuesta a una

solicitud radicada, se debe OBLIGATORIAMENTE indicar el nmero de

radicacin de ECOPETROL S.A., en el asunto de la misma.

Las copias extras en las comunicaciones de distribucin interna, se deben

anunciar con los nombres, cargos, entidades, direcciones y elaborar los sobres

respectivos cuando el destinatario est ubicado fuera de la sede donde se

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origina la comunicacin, estas se distribuirn fsicamente a las reas sin planilla

fsica, dado que inmediatamente se radican en la aplicacin, el sistema notifica

electrnicamente al destinatario copiado de su entrega y no requiere imprimir

planilla para su entrega.

Las comunicaciones que no cumplan con estas normas, sern devueltas sin

excepcin a la dependencia correspondiente por parte del Centro de

Correspondencia en los recorridos establecidos para la entrega y recepcin de

comunicaciones.

Firmar la planilla de recepcin de documentos que elabora el mensajero de

distribucin como prueba de la entrega al centro de correspondencia.

Todas las comunicaciones oficiales impresas que se produzcan para ser enviadas

por las diferentes dependencias de ECOPETROL S.A., con destino a otras

entidades pblicas o privadas a personas naturales o jurdicas, se entregarn

exclusivamente en l, o los Centros de Correspondencia que se establezcan para

cada Regional.

Entre los documentos que se producen diariamente tenemos: Comunicaciones

Internas, Memorandos, Actas de Reunin, Memorandos, Informes, Respuestas de

Solicitudes o derechos de Peticin presentados por los diferentes grupos de inters

(Empleados y Pensionados, Comunidad, Estado, Contratistas, Accionistas, Clientes

y Socios).

Plantilla de Comunicaciones Internas Plantilla Comunicaciones Externas

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Plantilla Acta de Reunin

Formatos de Asistencia a Reuniones

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GESTIN Y TRMITE: ECOPETROL S.A

CONDICIONES GENERALES

Para el trmite de los derechos de peticin se proceder conforme a lo

instaurado en la Resolucin N 17 del 9 de agosto de 2005 la cual establece

el trmite interno de las peticiones presentadas ante ECOPETROL S.A. en

los artculos 2 y 4 del captulo primero, publicada en la intranet IRIS en la

pgina de Normativa Corporativa.

Para el trmite de presentacin, recepcin y apertura de propuestas se debe

proceder de acuerdo con lo establecido en el numeral 6.1.6.2.2. del Manual

de Contratacin.

Para el trmite de las comunicaciones por parte de los proyectos formalmente

establecidos por la empresa, se deber implementar al inicio de los mismos,

un plan de comunicaciones en el cual se establezcan los procesos y

procedimientos para el recibo y envo de las mismas.

Las facturas y dems trmites que tengan un procedimiento establecido,

estarn sujetos a la normatividad que sobre el particular se emita, por lo tanto

no es obligacin su radicacin en el Centro de Correspondencia.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Se establecen cinco roles para la administracin de las comunicaciones oficiales

as:

Radicador: Es responsable de radicar, escanear, distribuir, generar planillas y

realizar consultas en la base de datos, de los requerimientos efectuados por los

usuarios internos y externos sobre cada comunicacin oficial registrada en el

aplicativo de comunicaciones oficiales.

Mensajero de Distribucin: Persona encargada de recibir, distribuir y entregar las

comunicaciones, as mismo, hace firmar las planillas de las comunicaciones

oficiales radicadas a cada rea en el aplicativo.

Gestor documental: Persona encargada de radicar, recibir, distribuir, entregar,

devolver, hacer seguimiento y canalizar todas las comunicaciones oficiales a cada

jefe de rea o directamente a los funcionarios y contratistas encargados dar

respuesta al trmite correspondiente.

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Ejecutor: Persona encargada de recibir, devolver, proyectar, tramitar, cerrar y

consultar todas las comunicaciones oficiales asignadas en cumplimiento de las

funciones oficialmente establecidas de acuerdo con su perfil.

Administrador: Es la persona que tcnicamente conoce la herramienta y est encargada de revisar, dar mantenimiento y verificar la disponibilidad de la herramienta para el aprovechamiento de la misma por parte de los dems roles. De la Coordinacin de Gestin Documental: Es el rea encargada de establecer

y actualizar los procesos, procedimientos y lineamientos para la administracin de

las comunicaciones oficiales.

De los Responsables de la Comunicacin: El jefe de cada dependencia o

empresa contratista que desarrolle cualquier actividad a nombre o para Ecopetrol

S.A., es responsable de recibir, radicar, distribuir, entregar, devolver, proyectar,

tramitar y cerrar todas las comunicaciones oficiales asignadas en cumplimiento de

las funciones oficialmente establecidas de acuerdo con su naturaleza.

De los Usuarios de la Comunicacin: Todos los funcionarios de la empresa al

momento de recibir una comunicacin son responsables de realizar las acciones

que se consideren pertinentes para la gestin, trmite y cierre de los documentos

oficiales emitidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones.

CENTRO DE CORRESPONDENCIA

Dada la situacin geogrfica de ECOPETROL S.A., en cada sede donde opere y

requiera la empresa, existirn uno o varios Centros de Correspondencia (CC) que

seguirn las polticas y la normatividad que se emitan por la Coordinacin de

Gestin Documental como lder funcional en la materia para la administracin de las

comunicaciones oficiales.

La recepcin y envo de las comunicaciones oficiales de ECOPETROL se debe

realizar a travs de los Centros de Correspondencia y/o puntos de radicacin

secretarial que contarn con la herramienta informtica especializada.

Sin excepcin, todas las comunicaciones recibidas y enviadas deben quedar

radicadas el mismo da de su recepcin o envo en el aplicativo de comunicaciones

oficiales establecido para tal fin.

Todas las comunicaciones recibidas sern abiertas, a excepcin de las que en su

sobre estn marcadas como restringidas o confidenciales y cuyo destinatario es

Ecopetrol S.A.

Est prohibido realizar la reserva de nmeros de radicacin de cualquier tipo de

comunicacin, as mismo cuando se detecten nmeros de radicacin repetidos,

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enmendados, corregidos o tachados se anularn, realizando la anotacin

correspondiente en la aplicacin de correspondencia y se le asignar un nuevo

nmero con la respectiva justificacin del administrador del sistema de

correspondencia, asegurando de esta forma, la aplicacin del principio de

transparencia en la actuacin administrativa.

RADICACIN DE COMUNICACIONES

Las comunicaciones recibidas o emitidas por la empresa son consideradas oficiales

y deben registrarse en el sistema de correspondencia. Todas las comunicaciones

oficiales que se produzcan en ECOPETROL S.A., deben ser elaboradas de acuerdo

con lo establecido en el manual de identidad corporativa.

Las comunicaciones oficiales se identifican con un nmero consecutivo y registro

por cada centro de radicacin, este iniciara cada ao desde uno (1) en el aplicativo

de comunicaciones oficiales.

El formato del consecutivo es el siguiente:

N-AAAA-BB-XX

1-2010-05-000001 Comunicacin oficial Recibida

2-2010-05-000001 Comunicacin oficial Enviada e Interna

Donde:

N es 1 Correspondencia Oficial Recibida 2 Correspondencia Oficial enviada e

interna

AAAA 2010 Vigencia del consecutivo

05 Cdigo del Centro de Correspondencia (Bogot)

01 Nmero Consecutivo

RECEPCIN DE COMUNICACIONES

Ventanilla nica: La recepcin de las comunicaciones oficiales se har en los

Centros de Correspondencia reas que establezca la Coordinacin de Gestin

Documental.

Horario de Atencin: Se establece que el servicio de recepcin de comunicaciones

ser en jornada continua en das laborales de acuerdo con el horario que tenga

establecido cada sede donde opere Ecopetrol.

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Medidas de Seguridad: Se debe proceder con especial cuidado con las

comunicaciones que presenten las siguientes seales sospechosas, entre otras:

a. Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metlico que sobresalgan.

b. Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones.

c. Correspondencia sin datos del remitente o para devolucin de correo.

d. Correspondencia en la cual solo figura como destinatario el cargo, sin nombre.

De encontrarse alguna comunicacin con estas caractersticas, se debe informar

inmediatamente al rea de seguridad en la extensin 44481 o segn sea el nmero

de extensin en cada Regional.

DEL REGISTRO

Las comunicaciones de carcter oficial que se reciban sern direccionadas a la

dependencia correspondiente con el fin de realizar los trmites pertinentes.

Todas las comunicaciones que se consideren oficiales deben ser registradas en el

aplicativo de comunicaciones oficiales establecido para tal fin, ingresando los

siguientes datos como mnimo:

Nombre de la persona y entidad remitente.

Nombre de la(s) dependencia(s) competente(s)

Nombre de la persona destinataria.

Fecha de emisin del documento.

Nmero de anexos.

Nmero de radicacin en el origen.

Asunto del que trata el documento.

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DE LA ENTREGA

La entrega de las comunicaciones oficiales enviadas la realizar ECOPETROL S.A.,

a travs del operador de servicios de correo oficial establecido para tal fin. Las

dependencias deben indicar al Centro de Correspondencia el tipo de envi a utilizar

por parte del operador de correo y entregar el formato diligenciado de autorizacin

de correo; las clases de servicio de correo establecidas son las siguientes:

Correo Normal: Consiste en el envo de toda clase de comunicaciones a nivel

urbano y nacional. Este servicio de correo no es aceptado como elemento de prueba

en procesos judiciales.

Correo Certificado: Consiste en el envo de toda clase de comunicaciones a nivel

urbano y nacional, que a juicio de la oficina correspondiente requiere comprobar la

entrega efectiva de la comunicacin. Es el nico servicio de correo aceptado como

elemento de prueba en procesos judiciales.

Correo Internacional: Consiste en el envo de toda clase de comunicacin a

distintos pases, est sujeto a convenios internacionales.

Devolucin de Comunicaciones: Cuando una comunicacin oficial que haya sido

emitida por ECOPETROL S.A. y sea devuelta por el correo, se remitir a la

dependencia correspondiente que determinar si solicita un reenvo o se archiva.

Se dejar constancia de la devolucin en la aplicacin de correspondencia y en la

planilla de devolucin.

FIRMAS RESPONSABLES

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Las comunicaciones oficiales que se proyecte enviar a destinatarios externos e

internos, slo podrn ser firmadas por los funcionarios que desempeen los

siguientes cargos dentro de ECOPETROL S.A.:

a. Presidente

b. Vicepresidente

c. Director

d. Gerente

e. Superintendente

f. Jefe

g. Coordinador

h. Gerente de proyecto

i. Lder de proyecto

FUNDAMENTOS LEGALES EN LA ATENCIN DE SOLICTUDES

Quince (15) das hbiles para peticiones en general (de informacin).

Diez (10) das hbiles para contestar solicitudes de documentos.

Treinta (30) das hbiles para contestar consultas.

Ampliaciones de Trminos: Cuando de manera excepcional, se concluya que

no se podr dar respuesta en los trminos establecidos, se deber comunicar

al peticionario dicha imposibilidad, expresando los motivos de la demora y

sealando la fecha en que se dar respuesta, la cual no podr superar el

doble del inicialmente previsto.

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ORGANIZACIN

La organizacin de los Archivos de Gestin de la Empresa, se deben realizar con

base en la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental normalizadas y

estandarizadas de ECOPETROL S.A.

MARCO LEGAL

Artculo 4, literal d- Ley 594 de 2000- Responsabilidad: Los servidores pblicos

son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los

documentos.

Artculo 1. Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002 que establece los criterios

que deben seguirse para la organizacin de los archivos de gestin, en las

entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa.

Artculo 2. Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002.Obligatoriedad de la

organizacin de los archivos de gestin: Las entidades a las que se les aplica

este Acuerdo, debern organizar sus archivos de gestin de conformidad con

sus Tablas de Retencin Documental y en concordancia con los manuales de

procedimientos y funciones de la respectiva entidad.

Artculo 34, numeral 5- Ley 734 de 2002: es un deber de cada servidor pblico

custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo,

cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o

evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos.

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE

GESTIN

Las unidades administrativas de ECOPETROL S.A. deben, con fundamento en

la Tabla de Retencin Documental aprobada, velar por la conformacin,

organizacin, preservacin y control de los archivos de gestin.

La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la Tabla de

Retencin Documental debidamente aprobada.

El respectivo Jefe de cada dependencia de ECOPETROL S.A. debe ser el

responsable de velar por la organizacin, consulta, conservacin y custodia del

archivo de gestin de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad

sealada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor pblico.

Cualquier novedad o cambio que se genere en las Tablas de Retencin

Documental de la dependencia, resultante de la aplicacin de este documento,

debe ser reportado al e-mail: Gestin Documental-Ecopetrol quien autoriza y

brinda asesora para la actualizacin de las mismas. Adicionalmente, se pueden

generar requerimientos de asesora cuando: no aparece registrada la

serie/subserie documental en la TRD, no aparece registrado un tipo documental

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en una serie/subserie, aparece una serie/subserie documental o un tipo

documental que ya no se utiliza, la dependencia se cree, fusione o suprima, entre

otros.

DESARROLLO

Todos los funcionarios de la Empresa en el momento de abrir una carpeta y

conformar un expediente deben tener en cuenta los siguientes criterios:

a) La unidad de conservacin debe ser la carpeta: carta u oficio, dependiendo

del tamao de los documentos. No se debe utilizar: A-Z, pastas tres argollas,

bolsas, o cualquier otro elemento no oficial.

b) La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar nicamente las

series y subseries correspondientes a las especificadas en las TRD de la

dependencia.

c) Las carpetas se deben identificar, marcar y rotular en la parte superior

derecha de tal forma que permita su gil ubicacin y recuperacin, con los

siguientes datos:

o Nombre de la Entidad: ECOPETROL S.A.

o Cdigo dependencia- Cdigo Serie y/o Subserie.

o Sigla o nombre completo del rea.

o Nombre de la Serie y/o Subserie (s la tiene).

o Nombre Especfico de la carpeta o expediente.

o Fecha de apertura (Fecha del primer documento).

o Fecha de cierre (Fecha del ltimo documento).

o Nmero de la unidad de conservacin No. ___ de ___ (Cuando un

expediente est compuesto por ms de dos unidades de

conservacin): Folios (Nmero de hojas que contiene la carpeta).

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Una vez creada la carpeta debe ser inmediatamente incluida dentro del inventario

documental de la dependencia (Aplicando Directriz y Procedimiento para la

elaboracin del Inventario Documental).

e) La ubicacin fsica de los documentos debe responder a la conformacin de los

expedientes, los tipos documentales se deben ordenar de tal manera que se pueda

evidenciar el desarrollo de los trmites. El documento con la fecha ms antigua de

produccin debe ser el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta y el

de la fecha ms reciente se debe encontrar al final de la misma (Esto se logra

colocando dentro de la carpeta el gancho legajador al revs- Anexo 1).

f) Un expediente debe contener en promedio 200 folios (respetando la integridad del

ltimo documento a archivar).

g) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y

subseries, se deben foliar una vez hayan cumplido su vigencia, con el fin de facilitar

su ordenacin, consulta y control.

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TRANSFERENCIA: La forma como se deben realizar las transferencias primarias

(envo de documentos del archivo de gestin al archivo central) de los expedientes

que han cumplido su tiempo de permanencia en archivos de gestin, se deben

realizar de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retencin Documental, lo

cual Aplica a todas los funcionarios y dependencias de ECOPETROL S.A.

INSTRUCCIONES GENERALES PARA LAS TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

1. Es requisito indispensable para realizar la transferencia de expedientes de

los archivos de gestin al archivo central, contar con los siguientes insumos:

a. Las Tablas de Retencin Documental de la dependencia.

b. Expedientes conformados.

c. Inventario de los expedientes de series especficas que se conservan en

el archivo de gestin.

d. Haber aplicado el procedimiento de seleccin, depuracin y eliminacin

de documentos.

e. Haber aplicado el procedimiento de foliacin de expedientes.

2. Todos los gestores de contenidos de ECOPETROL S.A., como responsables de la

conservacin de su documentacin debern:

a. Cumplir el calendario de transferencias establecido por el Coordinador de

Servicios Archivsticos.

b. Transferir al Archivo Central nicamente las series generales y subseries

especficas que hayan cumplido el tiempo de retencin sealado en la Tabla de

Retencin Documental.

c. Utilizar para el embalaje cajas que cumplan con las especificaciones mnimas

sugeridas por el Archivo General de la Nacin y Ecopetrol.

d. Acompaar toda transferencia de un oficio remisorio y el Inventario Documental

elaborado en el formato establecido. (Ver Anexo 3).

e. Considerar todas las medidas que garanticen la conservacin del material

tales como la manipulacin, embalaje y transporte entre otras, y aquellas

que eviten la contaminacin y propagacin de factores nocivos.

RESPONSABLES DE LAS TRANSFERENCIAS PRIMARIAS.

1. El gestor de contenidos debe realizar las transferencias cumpliendo los

requisitos anteriores.

2. El Coordinador de Servicios Archivsticos debe:

a. Elaborar el cronograma anual de transferencias primarias.

b. Suministrar las cajas para el embalaje (empaque) de los archivos a

transferir.

52

c. Verificar y validar el contenido de las cajas Vs. los registros de

inventario.

d. Verificar y validar que los documentos a transferir estn registrados

en las Tablas de retencin en cuanto a Series y Subseries.

e. Verificar que la transferencia corresponde a series / subseries

especficas.

f. Programar la recogida de las cajas.

g. Recibir las transferencias, firmar el oficio remisorio y el Formato

nico de inventario documental y conservar estos soportes para

futuras revisiones del proceso.

h. Coordinar el envo de las cajas a la bodega de almacenamiento.

i. Atender los requerimientos de consultas de los usuarios sobre los

expedientes transferidos.

Diagrama de Procesos

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DISPOSICIN DE DOCUMENTOS Y CONSULTA

El archivo de Gestin Documental de la GPY est constituido por tres colecciones

documentales con ms de 60.000 registros anlogos y alrededor de 150.000

registros digitales, separados en archivo de gestin, archivo histrico y archivo

tcnico.

Se maneja una plataforma para el registro de las unidades anlogas denominado

Sistema de Informacin Integral para Desarrollo y Recuperacin de Recursos

Archivsticos SIDRA y para el manejo de informacin digital, Ecopetrol S.A. dispone

de una plataforma documental llamada IBM FileNET P8.

La unidad de informacin cuenta con el apoyo de 10 Tecnlogos documentales, que

de acuerdo con sus destrezas y labores asignadas se encargan de los siguientes

servicios prestados:

Radicacin y distribucin de correspondencia.

Actualizacin de expedientes.

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Consulta y prstamo de expedientes.

Administracin de plataforma documental de Ecopetrol S.A.

Estas personas son las encargadas de brindar de forma eficiente el servicio de

referencia a los usuarios de la Empresa.

En dicha visita se pudo identificar que hay dos formas de realizar una consulta de

informacin:

De forma personalizada, en la sala de consulta y prstamo del archivo de Gestin

Documental y de forma remota, a travs del buzn de mesa de ayuda

atencion.gestiondocumental@ecopetrol.com.co; es de aclarar que este servicio se

presta solamente a funcionarios de Ecopetrol S.A. y personal aliado (contratistas)

autorizados por los diferentes jefes de departamentos.

A toda consulta que se realice de forma presencial o remota se le abre un caso en

un sistema para control de prstamos denominado SIDRA SAS (Sistema de

Atencin de Solicitudes), asignando este un cdigo de servicio o ticket inicialmente.

De acuerdo al requerimiento del usuario se puede realizar una bsqueda

particularizada por documento en un expediente o se realiza prstamos de

expedientes en forma integral, es decir si usuario requiere a minuta de un contrato

x, se busca dicho documento dentro del expediente, o, si el usuario requiere un

expediente conformado por x cantidad de unidades archivsticas (carpetas), se

facilita en expediente en su totalidad.

Si la consulta se refiere a una bsqueda particularizada de informacin, se

suministra copia digital de lo requerido y se cierra el ticket de servicio.

Si la consulta se refiere a un prstamo de las carpetas de un expediente, se dispone

del sistema SIDRA ARGES para realizar el cargue de unidades documentales a un

ticket de servicio y con esto controlar el tiempo de recuperacin de informacin al

centro de gestin documental, una vez sean devueltos el o los expedientes en

consulta al archivo de gestin se cierra el ticket correspondiente. El tiempo de

custodia de una unidad archivstica en manos de un funcionario es de mximo 15

das hbiles, despus de este tiempo se proceder a realizar su devolucin o

solicitar la apertura de un nuevo ticket de servicio para continuar con el prstamo

de estas unidades.

Los funcionarios pueden tambin consultar informacin de la empresa a travs de

la plataforma IBM FileNET P8, en donde el servicio de referencia se encargar de

brindar la capacitacin necesaria para que el usuario pueda acceder de forma rpida

a la plataforma de su inters y encontrar la informacin de su requerimiento, los

55

permisos de acceso a esta plataforma estn ligados al rea de la empresa a la que

el funcionario pertenece.

Dentro de los indicadores de cumplimiento y acuerdos de niveles de servicios para

el rea de gestin documental en la GPY sed tiene un indicador de cumplimiento de

consultas solicitadas vs consultas atendidas, con el fin de garantizar el buen servicio

del servicio de referencia.

La empresa cuenta con la norma de calidad ISO 27001 normativa estndar para

seguridad de la informacin, es por esto que adicional a los servicios prestados, el

servicio de referencia debe velar por el buen uso de la informacin suministrada y

la buena orientacin a los usuarios para que le fin ltimo de esta norma se cumpla.

La empresa Ecopetrol S.A. maneja un buen servicio de referencia, cumpliendo a

cabalidad las funciones que se buscan con este, con un personal de gestin

documental capacitado y dispuesto para esta tarea, es un modelo de servicio

eficiente, en donde se maneja un lenguaje de anlisis y recuperacin de informacin

que permite a los usuarios acceder a la informacin en tiempo y forma acorde a sus

necesidades, como plus valor de este servicio el usuario se capacita en el manejo

de las herramientas y plataformas documentales, permitindole en un futuro poder

desarrollar de forma personal sus consultas.

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PRESERVACIN A LARGO PLAZO: Ecopetrol, en cumplimiento de la Ley 594 de

2000. Artculo 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la Administracin

Pblica debern implementar un sistema integrado de conservacin en cada una de

las fases del ciclo vital de los documentos, en el proceso de conservacin a largo

plazo de los documentos que son considerados como fuente de informacin, para

la toma de decisiones, planes de mejora, trmites administrativos y judiciales, y

como memoria institucional que son, est aplicando en la preservacin a largo

plazo, la digitalizacin segn el Acuerdo 27 de 2006 y en el protocolo para

digitalizacin de documentos con fines probatorios, mediante la digitalizacin

certificada.

ESPECIFICACIN

Digitalizacin: tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra

guardada de manera analgica (soportes, papel, video, casettes, cinta, pelcula,

microfilm y otros) en una que solo puede leerse o interpretarse por computador.1

Digitalizacin: es el procedimiento tecnolgico por medio del cual se convierte un

soporte anlogo (papel) o electrnico, en una imagen digital.2

VALORACIN: La valoracin de los documentos en Ecopetrol se establece bajo el

siguiente Marco Legal:

Ley 594 de 2000. Artculo 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la

Administracin Pblica debern implementar un sistema integrado de

conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

Acuerdo 042 de 2002. Archivo General de la Nacin. Art.3-Las unidades

administrativas y funcionales deben, con fundamento en la Tabla de Retencin

Documental aprobada, velar por la conformacin, organizacin, preservacin y

control de los archivos de gestin. Art. 4-Los documentos de apoyo no se

consignarn en la Tabla de Retencin Documental de las dependencias y por lo

tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando

constancia en acta suscrita por el respectivo Jefe de la dependencia.

ECOPETROL S.A. Directriz de Lineamientos Generales ECP-VIP-D-02. Por la

cual se establecen los lineamientos bsicos que orientan y regulan la Gestin

Documental en ECOPETROL.

________. Resolucin Nmero GD-003 de 2003, por la cual se ordena la

difusin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental.

________. Directriz ECP-DCI-UPI-02 para el manejo de series especficas y

series de apoyo en gestin documental.

57

________. Instructivo ECP-VFA-I-01. Por el cual se establecen los criterios

bsicos para la apertura y conformacin de expedientes con base en la

aplicacin de las Tablas de Retencin Documental normalizadas y

estandarizadas de ECOPETROL S.A., que contribuyan a la organizacin de los

Archivos de Gestin de la Empresa.

________. Directriz y Procedimiento ECP-VFA-DP-00. Por el cual se establecen

los lineamientos bsicos y procedimientos sobre la forma como se debe realizar

el inventario de expedientes que se conformen en el ejercicio de las funciones,

con base en la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental.

________. Procedimiento ECP-VIP-P-02 para la Entrega Oficial de Archivos o

Documentos por parte de funcionarios.

Se debe contar con las Tablas de Retencin Documental y el Inventario Documental de Expedientes para la realizacin de los procesos archivsticos de seleccin, depuracin y/o eliminacin.

SELECCIN DE EXPEDIENTES

a) La seleccin se aplica a los expedientes de una serie general / Subserie

especfica que han cumplido con el tiempo de permanencia en el archivo de

gestin o en el archivo central, de acuerdo con lo establecido en las Tablas

de Retencin Documental.

b) La seleccin es una operacin intelectual y material de localizacin de los

expedientes que han de ser conservados o eliminados y antecede a los

procesos archivsticos de eliminacin o transferencias (primaria o

secundaria)

DEPURACIN DE DOCUMENTOS

a. La depuracin se aplica sobre los expedientes que se van a transferir del

archivo de gestin al archivo central.

b. Se deben depurar aquellos documentos que no agregan valor al expediente

tales como: impresos o publicaciones peridicas (revistas, folletos,

peridicos), formatos, hojas en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos

originales se encuentren en el expediente, fotocopia de Leyes y Decretos,

cuando no hagan parte integral del expediente.

c. En caso de encontrarse ms de una copia de un documento y que cada una

de ellas contenga informacin relevante y no coincidente entre una y otra

(sellos, firmas, anotaciones, entre otras) deben conservarse ambos

ejemplares.

d. Finalizada la depuracin, se aplicar un proceso de limpieza sobre cada

expediente a transferir, eliminando el material metlico (clips, ganchos de

58

cosedora, legajadores, etc.) procurando no ocasionar deterioro de tipo fsico

a la documentacin.

ELIMINACIN DE EXPEDIENTES

a. La eliminacin se aplica a los expedientes que han cumplido con el

tiempo de permanencia en el archivo de gestin o en el archivo central

y que no deben ser transferidos al archivo central o al archivo histrico,

de acuerdo con los tiempos de conservacin definidos en las Tablas

de Retencin Documental.

b. Los documentos de apoyo que se conserven en los archivos de

gestin se deben eliminar una vez finalizado el ao calendario.

c. Se debe dejar constancia de la eliminacin de expedientes

(incluyendo los documentos de apoyo) por medio del Acta de

eliminacin de expedientes y/o documentos de apoyo (Anexo 2)

acompaada del inventario documental (anexo 3).

d. El acta debe ser suscrita en original y copia por el Gestor Documental,

el jefe de la dependencia y el Coordinador de Servicios Archivsticos

de la respectiva regional.

e. La destruccin de los expedientes se debe realizar por

procedimientos mecnicos y ecolgicos tales como: picado, triturado,

reciclaje, entre otros. No se autoriza la quema.

RESPONSABLES

a. El Gestor de contenidos debe aplicar los procesos de Seleccin y

depuracin de la documentacin a su cargo, e igualmente seleccionar y

eliminar los documentos de apoyo que conserve en su dependencia.

b. El Jefe de la dependencia debe asegurar la consolidacin y conservacin

de las actas de eliminacin y de los inventarios documentales de su

dependencia, as como la veracidad de sus contenidos.

c. El Coordinador de servicios Archivsticos de cada una de las regionales

de ECOPETROL S.A. debe recibir la documentacin a eliminar,

confrontar con la Tabla de Retencin Documental, verificar contra el

inventario documental y someterla al proceso de destruccin.

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14. Identifique como se clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico). ARCHIVO DE GESTION Es un archivo de oficina donde se renen todos los documentos en trmite, para buscar soluciones, la cual es sometida a utilizacin y consulta administrativa por la misma oficina u otras que lo solicitan. Su funcin es facilitar el control y seguimiento de la documentacin, la toma de decisiones, normatividad archivstica y consulta para la toma de decisiones. ARCHIVO CENTRAL Documentos se agrupan y que son transferidos por los distinto unidades administrativa de archivos documentales de gestin de identidades, Esta sigue vigente, una vez terminado, son consultadas por la misma oficina o particulares. Su funcin es facilitar el cumplimiento de los principios de eficacia y eficiencia, legalidad y transparencia de la administracin ARCHIVO HISTORICO es a aquel donde se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin por la decisin del comit de archivo, debe conservarse permanentemente dado el valor que se adquiere para la investigacin, la cien