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UNIVERSIDAD DE PIURA

Desarrollo de un Sistema de Información, Página

Web y propuesta de Intranet1

REPRESENTACIONES EL MARTILLO “ARTES Y MANUALIDADES”

1El presente trabajo ha sido elaborado por las alumnas Carmen Palacios y Gabriela Yovera,

para uso exclusivo de la Facultad de Ciencias Económicas y empresariales de la Universidad

de Piura. Prohibido su reproducción.

www.elmartillomanualidades.blogspot.com Página 1

INDICE Resumen ejecutivo………………………………………………………………………………………………………………………………………..3 Prólogo ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….4 Capitulo1: Descripción de la empresa………………………………………………………………………………………………………….5

a. Nombre…………………………………………………………………………………………………………………………………………….5

b. Ubicación y sucursales…………………………………………………………………………………………………………………….5

c. Descripción de la empresa………………………………………………………………………………………………………………5

i. Misión, visión de la empresa y objetivos estratégicos……………………………………………………………5

ii. Actividades ………………………………………………………………………………………………………………………………5

iii. Cartera de negocios………………………………………………………………………………………………………………….6

iv. Entorno empresarial………………………………………………………………………………………………………………….6

1. Características del sector……………………………………………………………………………………………6

2. Principales competidores……………………………………………………………………………………………7

v. Estructura orgánica…………………………………………………………………………………………………………………..7

vi. Funciones de cada unidad orgánica y personas …………………………………………………………………….9

vii. Recursos y capacidades……………………………………………………………………………………………………………9

1. Tangibles……………………………………………………………………………………………………………………………9

2. Intangibles…………………………………………………………………………………………………………………….…10

viii. Sistema de trabajo………………………………………………………………………………………………………………. 11

ix. Cultura

organizacional…………………………………………………………………………………………………………………………11

x. Análisis FODA……………………………………………………………………………………………….………………………..12

1. General ………………………………………………………………………………………………………….………..12

2. Desde el punto de vista de necesidades y requerimiento de información y/o

automatización…………………………………………………………………………………………………………13

xi. Conclusión estratégica, desde el punto de vista de SI/TI…………………………………………………….14

1. Vinculación al Plan Estratégico de la empresa…………………………………………………………14

2. Estrategia de SI/TI …………………………………………………………………………………………………14

3. Estrategia web……………………………………………………………………………………………………….…14

Capitulo II: Análisis desde el punto de Sistemas de Información………………………………………………………………15

a. Consideraciones de rediseño organizacional ……………………………………………………………………………….15

b. Análisis de las funciones y procesos……………………………………………………………………………………………..15


c. Flujo de información entre áreas…………………………………………………………………………………………………..20

d. Identificación de las operaciones/transacciones básicas por áreas........................................20

e. Diseño de reportes requeridos para cada área y nivel…………………………………………………………………20

f. Modelado del Sistema ……………………………………………………………………………………………………………………22

Capítulo III: Opción de software encontrada para el componente ERP…………………………………………………….23

a. Ventajas de compra de software vs desarrollo de software para este caso específico………………23

b. Características generales……………………………………………………………………………………………………………….25

c. Justificación de la elección de este software…………………………………………………………………………………34

Capítulo IV: Opción y desarrollo de web site………………………………………………………………………………………………38

1. Consideraciones de diseño…………………………………………………………………………………………………………….39 a) Detalle según lo visto en clase………………………………………………………………………………………………39

2. Plataforma y mecanismos elegidos……………………………………………………………………………………………….39

3. Servicios de dominio y hosting………………………………………………………………………………………………………40

4. Estrategia para generar tráfico…………………………………………………………………………………………………….40

Capitulo V: Aplicación intranet…………………………………………………………………………………………………………………….43

1. Descripción ……………………………………………………………………………………………………………………………………43

2. Modulos y utilidades……………………………………………………………………………………………………………………..43

3. Ventajas del sistema………………………………………………………………………………………………………………………53

4. Costo………………………………………………………………………………………………………………………………………………53

5. Version Gratuita…………………………………………………………………………………………………………………………….54

Capítulo VI: Implementación y puesta en marcha……………………………………………………………………………………54

1. Plan de implementación…………………………………………………………………………………………………………54

2. Requerimientos de hardware y su presupuesto de compra e instalación…………………………..57

3. Requerimientos y plan de entrenamiento a los usuarios, costos………………………………………..57

4. Requerimientos y plan de inicio de operaciones …………………………………………………………………57

5. Estrategia de mantenimiento del sistema……………………………………………………………………………57

6. Presupuesto general final, detallado y consolidado…………………………………………………………….58

7. Justificación económica de la implementación de este sistema………………………………………….58

Capitulo VII: Conclusiones y recomendaciones………………………………………………………………………………………….58 Bibliografía Links consultados Herramientas utilizadas


Resumen Ejecutivo

El martillo es una empresa piurana cuya misión es ofrecer materiales de calidad para la

elaboración de manualidades. Su larga tradición es avalada por los 20 años de experiencia con

los que cuenta en el mercado, ésta empresa se ha posicionado como una organización

innovadora donde siempre se encontrará nuevas ideas, y en la cual el cliente recibirá un trato

cordial.

En el presente trabajo se realiza un proyecto de implementación de sistemas de la empresa “El

Martillo: Artes y Manualidades”, organización dedicada a la “venta de materiales para la

elaboración de manualidades”, se analiza el entorno, se evalúan las fortalezas y debilidades de

la empresa, se define su misión, visión y valores, con esa base se han establecido unos ciertos

objetivos que han permitido escoger una determinada estrategia

Luego se han establecido una serie de acciones a realizar, todas ellas forman parte de la

formulación estratégica del caso.

Para la implementación y puesta en marcha del proyecto se ha diseñado un presupuesto el

cual resume el total de los costos del software, diseño, hosting, dominios, que nos permitirán

controlar mejor la puesta en marcha y además el avance de cada una de las acciones que se

llevaran a cabo.

Finalmente, los dueños de la empresa han quedado satisfechos con el estudio que hemos

realizado, y han mostrado un interés muy grande por revitalizar el negocio y aplicar el proyecto

que les hemos recomendado. Creemos que con iniciativa y un cuidado especial en los detalles,

haciendo hincapié en el buen manejo de los presupuestos se puede obtener un éxito en el

corto plazo y largo plazo, que le permita a la empresa cumplir sus objetivos estratégicos y

operativos.


PROLOGO

El presente ha sido elaborado con el fin de poner en practica todos los conocimientos

adquiridos a lo largo del curso de Sistemas de Información Gerencial con el fin de

aplicar en el mundo real de los negocios las herramientas tecnológicas que optimicen

procesos y ayuden a hacer mas eficiente a la empresa El Martillo: Artes y

Manualidades

Uno de los objetivos de este trabajo es ayudar en la mejora de procesos y funciones

para que se oriente al futuro crecimiento y desarrollo de la ciudad de Piura.

Por ello hemos puesto en marcha diversas posibilidades de tecnología de información,

así como la implementación de una página web, de una intranet y un blog.

Nuestro proyecto se ha realizado en base a las lecciones aprendidas empezando por

un análisis del entorno de la empresa, definición de los procesos y análisis de los

problemas con respecto a los sistemas, para esta manera poder agilizarlos y mejorar la

eficiencia la cual se verá traducida en mejores resultados.


Capitulo I: Descripción de la empresa

a. Nombre:

Representaciones El Martillo: Artes y Manualidades

b. Ubicación y sucursales

Cusco 1001-1006, Esquina Apurímac 601. Piura

c. Descripción de la empresa

i. Misión, visión de la empresa y objetivos estratégicos

a) Misión:

“Somos una empresa piurana dedicada a la venta de productos de calidad para la elaboración

de manualidades, mejorando continuamente el servicio hacia nuestros clientes a través del

compromiso de nuestros empleados. “

b) Visión:

“Consolidarse en el mercado regional, como una empresa vendedora de materiales para la

elaboración de manualidades, reconocida por superar las expectativas de sus clientes

basándose en la calidad de productos y servicio a ofrecer.”

c) Objetivos Estratégicos

1. Contar con un personal altamente motivado y capacitado con su función, es decir que

sean fieles a las empresas y que muestren una preocupación real por que ésta marche

de buena manera.

2. Fidelizar a los clientes, ya que ante la eminente llegada de inversiones extranjera ( “

CASAS E IDEAS” ), se corre el riesgo de que los clientes no encuentren algún productos

en el Martillo, recurran a la otra tienda y no vuelvan más a la empresa.

3. Mejorar el posicionamiento actual de la empresa, como una empresa preocupada por

ellos y por darles un servicio de primera categoría.

ii. Actividades

La empresa se dedica a la venta de productos para la elaboración de manualidades, artesanías,

chocolates y toda la línea artística.


iii. Cartera de negocios/productos

La empresa cuenta con una diversificación de productos, pero a través de un análisis

hemos llegado a determinar cuáles son líneas los productos que tiene mayor relevancia en

el negocio.

LINEAS DE PRODUCTOS PORCENTAJE DESEMPEÑO

Manualidades 55%

Artística (oleos, pinturas,acuarelas) 30%

Repostería 15%

iv. Entorno empresarial

1. Características del sector

El mercado en que se encuentra El Martillo: Artes y Manualidades, es un mercado

competitivo e innovador, puesto que cada día se necesitan de mejores diseños y

productos para satisfacer a los clientes.

Con respecto a los productos muchas veces el cliente prefiere la relación calidad-

precio, por ende existe cierta competencia con respecto a ello.

a) Analisis de Clientes:

La empresa no posee una segmentación definida de sus clientes pero los destaca en:

• Amas de casa: pertenecientes a los NSE B y C cuyo rol es brindar su atención al hogar

adquiriendo los materiales artísticos para el uso escolar de los hijos así como la

elaboración de adornos para el hogar.

• Artistas: dependiendo de la zona geográfica de donde provengan, se les puede

clasificar en los NSE B, C y D. Este factor también determina las actividades e intereses

hacia las que se inclinan.

• Público en general: los que desean comprar materiales para la elaboración de regalos

para familiares, amigos, u otro motivo en especial.


b) Proveedores

En la actualidad posee buenas relaciones con ellos sobre todo con las importadoras de los

productos en manualidades las más destacadas:

• Diprogesa

• Negusa

• Kamuri

• Bazar Milagritos.

• Comercial Laguna Azul.

• Acrilex

2. Principales competidores

La empresa ha sido una de las pioneras en su sector con la venta de artículos para

manualidades, pero debido al entorno han surgido alrededor de su ubicación, varias empresas

que se dedican a las manualidades y venta de los productos. Como:

Competencia Directa:

• Comercial Arte manía

• Bazar Socorrito.

• Tiendas del mercado en manualidades.

v. Estructura orgánica

a) Factores de Diseño

La empresa posee una estructura informal la que es resultante de la filosofía de la

conducción y el poder relativo de los individuos que componen la organización, no

en función de su ubicación en la estructura formal, sino en función de influencia sobre

otros miembros.

Además no establece un proceso de reclutamiento, selección, inducción, capacitación,

desarrollo de personal, ni tiene políticas para requerir personal.

En cuanto a estructura la empresa tiene otra unidad de negocio dedicada al rubro de la

ferretería, donde está también funciona como centro de responsabilidad.

Con respecto a la especialización la empresa posee muy poca puesto como su rubro tiene

que ver mucho con la innovación, los trabajadores tiene que estar al tanto de la

vanguardia de los productos a ofrecer. La empresa no posee una departamentalización,

puesto que es centralizada, porque es el propietario quien toma las decisiones.


b) Organigrama

A nivel empresa con las dos unidades de negocio:

Gerente General

Alejandro Palacios

Contadora

María Benites

Ferretería

Administrador: Alejandro Palacios

Arte y Manualidades

Administradora: Amparo Castillo Sánchez

Empleado

Aldo Castillo

Empleado

Carlos Sánchez

Empleado

Rita Castillo

Empleado

Wilde Castillo


vi. Funciones de cada unidad orgánica y personas

Las funciones que se realizan los trabajadores son:

• En la atención al publico asi como la venta de producto

• Orientación a los clientes sobre la utilización de productos

• La propietaria se encarga de hacer los pedidos a proveedores y supervisar el taller.

vii. Recursos y capacidades

1. Tangibles

a) Físicos

- Mobiliario

La empresa cuenta con estanterías, aparadores y otros elementos que ayudan a la

exhibición de los productos a ofrecer.

- Infraestructura

El Martillo: Artes y Manualidades cuenta con un local propio a partir del año 2000,

puesto que antes compartía el local con el negocio de ferretería.

- Maquinaria

La empresa cuenta con una máquina para la elaboración de siluetas en trupan (cartón

prensado) para los diversos eventos como baby shower, dibujos animados para

decorar cuartos, cuadros, porta-retratos entre otros.

- Activos Inmueble

La empresa cuenta con una camioneta marca Mazda para el traslado de la mercadería

tanto a sus clientes como a los depósitos.

b) Financieros

La empresa El Martillo: Artes y Manualidades cuenta con una aportación propia por

parte su propietaria de 5000 nuevos soles y ellos realizan sus operaciones bajo

capital propio.

Actualmente la empresa está en un crecimiento económico, que lo refleja sus ventas

con respecto a los materiales hechos en base a trupan, oleos y demás materiales.


2. Recursos Intangibles

a) No Humanos

- Tecnológicos

La empresa actualmente no cuenta con un software para la realización de ventas y el

control de inventario. Además no cuenta con una página web para brindar a sus

nuevos clientes los productos y servicios que ofrece.

Pero se ha visto conveniente que a largo plazo establecer un software para llevar un

mejor control de inventarios y de ventas.

- Organizativos

El nombre de la empresa en la ciudad de Piura es reconocida por la venta de artículos

para artes y manualidades y ha logrado obtener un posicionamiento en su sector.

Cabe resaltar que las operaciones con los proveedores, bancos entre otros son

realizados por el dueño de la empresa, mientras su personal se encarga de la venta

personalizada de los productos a ofrecer.

Así como su estructura organizacional es muy simple debido a que cuenta con poco

personal, cuenta con baja especialización y una alta delegación para la toma de

decisiones debido a que la dueña es flexible con sus trabajadores.

El ciclo de vida de la empresa se encuentra en una etapa empresarial.

b) Humanos

En cuanto experiencia, la dueña del local domina sobre las técnicas y la utilización de

los productos como sus respectivos vendedores para brindar las sugerencias a sus

clientes sobre la utilización de los productos.

La calidad del servicio es un punto en el cual la dueña lo tiene en cuenta debido a que

ellos ofrecen productos de calidad para buscar la satisfacción de sus clientes. Un punto

débil es que sus trabajadores no cuentan con estudios profesionales, pero su

experiencia los ha llevado a lograr un buen posicionamiento.


viii. Sistema de trabajo

En la empresa el trabajo se realiza de manera sencilla, debido a que no existen sistemas

como un Erp para la venta o inventarios, estas son realizadas de manera manual. Los

trabajadores conocen de todo un poco en la organización, no están especializados.

No existe un arqueo de caja diario, por ende no existe un control de este intangible debido

a que cuando no está el propietario los empleados se hacen cargo de caja.

La empresa se encuentra en la etapa empresarial, por ende no posee unas reglas o un

manual de organización y funciones, por ello muchos de los trabajadores realizan

funciones que a veces no le corresponden.

Por ser una empresa unipersonal el grado de complejidad es bajo debido a que las

decisiones las toma el propietario y este se las comunica a sus trabajadores.

El servicio que brindan es caracterizado por las orientaciones que reciben los clientes

sobre el producto a utilizar.

Con respecto a inventarios, no existe un control de ello, puesto que debido a que todo se

realiza de manera manual, en muchos productos hay sobre stock o en otros faltan en

ciertos periodos.

Las compras se realizan de la siguiente manera: primero es en base al stock, la

administradora y vendedores observa lo que le hace falta y elabora el pedido; el segundo

es mediante los mismos proveedores, ellos envían vía mail o fax la lista de nuevos

productos para su observación, de resultar atractivos se apuntan los códigos y se elaboran

los pedidos, el proceso total es de aproximadamente una semana.

ix. Cultura organizacional

En la empresa no existe una cultura organizacional plasmada en un documento, las normas

las establece el propietario de manera verbal, por lo que considera que el trabajador ya lo

entendió por ende no existe un seguimiento (feedback) detallado.

Los valores son afirmaciones de lo que está bien o mal de una empresa, creencias que son

percepciones de una persona entre una acción y su consecuencias, en esta empresa

existen ciertos valores que son inculcados por su propietaria, y es reflejado en la atención

y servicio que se le brinda al cliente. En muchas ocasiones han demostrado iniciativa e

innovación frente a la competencia.

Por otro lado no existe un sistema de incentivos que los motive a mejorar su rendimiento y

de cierto modo impide que los trabajadores se identifiquen con la organización, poniendo

en tela de juicio la continuidad en el tiempo.


x. Análisis FODA

1. General

Fortalezas:

- Posicionamiento como empresa que

ofrece innovación y diversidad de

productos.

- Ubicación céntrica.

- Diversidad de artículos

- Constante capacitación al personal de

la empresa por parte de los

proveedores sobre las funciones

técnicas y alternativas de productos

que éstos brindan a ella.

- Fidelidad de los clientes

- Buen poder de negociación con los

proveedores.

- Actualización constante en las

técnicas enseñadas siguiendo las

tendencias del mercado

Debilidades

- Falta de herramientas de gestión.

- No hay seguimiento de la mercadería

con más rotación.

- No hay un uso de presupuestos.

- Confusión entre costos y gastos de

ambas tiendas (ferretería y

manualidades).

- Nula inversión en marketing y

publicidad.

- Contabilidad en común de ambos

negocios.

- La empresa no cuenta con un sistema

informático para llevar un buen

control.

- No lleva un control de inventarios

adecuado lo que ocasiona la pérdida

o robo de existencias.

Oportunidades

- Al negociar con importadores, puede

obtener beneficios adicionales, como

capacitación de su personal en el uso

de los insumos para determinadas

técnicas.

- El desabastecimiento de productos

por parte de la competencia, frente al

gran nivel de stock con el que cuenta

la empresa.

- Alta demanda de enseñanza de

técnicas por época de vacaciones

útiles.

- Promoción de enseñanza de técnicas

de manualidades en colegios y

empresas.

Amenazas

- Introducción de nueva competencia

debido a las pocas barreras de

entrada.

- Aumento de robos por la zona.

- Llegada de la importadora de

manualidades: Casa e Ideas.

- El consumidor tiene múltiples

alternativas de lugares de compra


2. Desde el punto de vista de necesidades y requerimiento de información y/o

automatización.

Fortalezas

- El ser una empresa unipersonal

permite que la información se

procese de manera rápida y concisa.

Debilidades

- No dispone de un portal web para

difundir sus productos y servicios. Así

como el taller que se tiene.

- No se tiene una base de datos de los

mejores clientes, así como de las

personas que toman los cursos para

brindarles información sobre

novedades creativas.

Oportunidades

- Obtener información actualizada y

ordenada.

- Con la implementación de un sistema

de información es posible mejorar

canales de comunicación y toma de

decisiones.

- Mayor control de inventarios.

Amenazas

- Constantes cambios tecnológicos

- Mayor información sobre

novedades artísticas en páginas web

a nivel mundial.


xi. Conclusión estratégica, desde el punto de vista de SI/TI

1. Vinculación al Plan Estratégico de la empresa

La empresa actualmente está implementando un plan estratégico a corto plazo, pero está

planificando uno a largo plazo para mantener a sus clientes. Los objetivos que se buscan

lograr con la implementación de un software se basa en:

- Mejorar en primer lugar el control de inventarios.

- Obtener base actualizada de clientes y proveedores.

- Mejora en toma de decisiones basándose en gráficos y estadísticas.

- Mayor control de caja.

- Agilización de las operaciones de venta.

2. Estrategia de SI/TI

- Se requiere implantar un sistema de información para solucionar principalmente el

problema de la gestión de inventarios, puesto que existe en muchas ocasiones que

surgen mermas de inventarios, existe o sobre stock o faltantes.

- Además para facilitar al propietario en tomar decisiones basándose en los reportes

arrojados por el sistema.

- Mejorar con respecto a que la empresa se encuentra posicionada con la pagina web,

para mostrar a sus publico objetivo las novedades de artículos y productos que ofrece.

- Ante una posible expansión, una oportunidad en introducir una intranet para la

gestión entre sus trabajadores y sus profesores de sus talleres. Para obtener un

conocimiento de lo que se requiere dar a conocer a los clientes.

3. Estrategia web

La empresa es conocida en el mercado piurano y su posicionamiento se ha debido por

recomendaciones de cliente a cliente de manera verbal o por volantes. Por ello sería

necesario el desarrollo de una página web para dar mayor facilidad a sus clientes sobre

información de productos así como novedades.

Requisitos

- Comprar de un dominio.

- Contratar personal adecuado para su creación e instalación.

Funciones:

- Pagina Web 2.0 interactiva

- Imágenes en Macromedia

- Aplicaciones para el encargado de la pagina a crear.

- Enlaces con respecto al negocio.


- Enlaces con los productos y servicios ofrecer.

- Mantenimiento.

Capítulo II: Análisis desde el punto de sistemas de Información

a. Consideraciones de rediseño organizacional

La empresa se encuentra frente a un entorno cambiante, con respecto a tecnologías e

información, que en muchas ocasiones determinan el camino hacia el éxito de la organización.

Luego de un breve análisis interno y externo de la empresa, existen diversos cambios a lo cual

la propietaria debe adaptarse o buscar estrategias para hacer frente a ello, asi como lograr

resolver ciertas fallas en su proceso:

• Corrección de deficiencia en gestión de inventarios:

Debido a que existe una diversificación de productos en la empresa, su dificultad se

presenta en la organización de sus productos a ofrecer en el almacén, debido a que sus

ventas las realizan de manera manual no existe un determinado control de ello.

Esto ha conllevado a ciertas perdidas por mermas en los productos. Por lo que sería

necesaria una reestructuración en almacén.

• Reestructuración frente al entorno externo

El ingreso de nuevas empresas nacionales así como internacionales conllevara a que se

establezcan ciertos cambios con respecto a ello, como buscar la diferenciación en los

productos a ofrecer.

b. Análisis de las funciones y procesos

Este análisis nos llevara a determinar en que está fallando la empresa y que aspectos

necesita mejorar

Función 1: proceso de venta productos

a) Empieza con la necesidad de adquirir algún producto para su uso en la

elaboración de manualidades, pinturas o proyectos en casa para niños, escolares,

regalos.

b) La empresa cuenta con una atención y asesoría personalizada que le permite al

cliente encontrar lo que necesita, en caso no lo haga se le sugieren posibilidades,

el conocimiento del rubro demuestra su alta calidad y valoración que sienten por

cada uno de sus clientes.

c) Recibe pedidos del mismo modo vía teléfono que vienen de zonas fuera de Piura

como Sullana, Tumbes, Sechura, Catacaos en la que se sigue el siguiente proceso:

Recepción del pedido, aceptación y preparación de este, embalaje y envío


mediante agencias de transportes previa confirmación del pago, una vez que se

envía el producto se llama al cliente para darle el numero de guía con el que fue

enviado el producto.

d) Los vendedores se encuentran capacitados para la atención ante cualquier

circunstancia.

Función 2 : Proceso de Compra

• Productos

La empresa hace uso de varios sistemas para la compra de productos, el primero es en base al

stock, la administradora y vendedores observa lo que le hace falta y elabora el pedido; el

segundo es mediante los mismos proveedores, ellos envían vía mail o fax la lista de nuevos

productos para su observación, de resultar atractivos se apuntan los códigos y se elaboran los

pedidos, el proceso total es de aproximadamente una semana.

Proceso de Recepción de Llamada:


Proceso de Atención al Cliente:


Proceso de Evaluación de Inventarios:

EVALUAR

NIVEL

INVENTARIOS

CONTACTO

PROVEEDORES

TRANSMITIR

NECESIDAD

PROVEEDOR

COLOCA

ORDEN DE

COMPRA

PAGO

FACTURA

RECEPCION

PRODUCTOFIN

FALTA

PRODUCTOFIN

EVALUAR

COTIZACION

¿ATRACTIVA?

NO

SI

NO

SI


c. Flujo de información entre áreas

Hemos notado que existe comunicación en la empresa que existe transferencia de

información, puesto que existe comunicación con los trabajadores y con el área de

contabilidad.

d. Identificación de las operaciones/transacciones básicas por áreas

Cabe recalcar que la empresa es unipersonal por ende no ha establecido ciertas áreas,

porque todas las operaciones se realizan en un solo ambiente a excepto del taller que

se encuentra en un ambiente anexo a la tienda.

Una área externa que posee es su contabilidad.

e. Diseño de reportes requeridos para cada área y nivel

Reporte de facturación

Fecha:

Hora:

Producto:

Fecha

emisión

Fecha

de pago

Código Cantidad Producto/

Servicio

Monto

Reporte de productos vendidos

Fecha:

Hora:

Codigo Articulo Precio

venta

Precio

compra

Utilidad

producto

Utilidad

Neta


Reporte ventas por cliente

Fecha:

Hora:

Cliente:

Nº

Factura

Descripción

producto

Moneda Subtotal IGV Total

Reporte Personal

Fecha:

Hora:

Trabajador:

Nombre DNI Domicilio Puesto Horas

trabajo

Horas

Extras

Sueldo

Neto

Observaciones

Reporte de salida de efectivo

Fecha:

Hora:

Nº Orden Responsable Concepto Monto


f. Modelado del Sistema

i. Descripción general

Para que la empresa logre disminuir ciertas fallas, obtenga un mayor rendimiento de sus

empleados y que se vea reflejado en la productividad y unidad de la empresa, es necesario

hacer uso de sistemas de información para que ayude en la gestión de inventarios, control

de caja, entre otros.

Se necesitara de un software sencillo y completo, que su uso sea de manera clara y

detallada para ello proponemos la implementación del software Sistematic 8.0 lo cual

permitirá a la empresa en la gestión y toma de decisiones.

Antes de implantar el software necesitara realizar:

a. Revisar el almacén y los productos que tiene la empresa

b. Ordenar el almacén según marcas de productos

c. Asignar codificación a los productos

d. Obtener un conteo aproximado de los productos que ofrece

e. Ordenar el mostrador establecer un espacio para Caja y un espacio para vendedores.

f. Adquirir tres computadoras

g. Adquirir un software ERP

h. Instalación de las computadoras y del sistema

i. Introducción de los productos y sus respectiva codificación

j. Enseñar a los vendedores y a caja el uso del sistema

k. Revisar diariamente la base de datos del sistema sobre el stock de inventarios.

l. Ingresar los productos que faltan en stock.

Además se propone establecer en base al internet, para darse a conocer más a sus clientes

los productos y novedades proponer una página web, crear una cuenta en facebook para

las seguidoras de la empresa.

Así si la empresa está en miras de crecimiento, se propone si llega a establecer sucursales

tener una intranet para lo se propone el teamwox para pymes que es de manera gratuita.

Para que pueda establecer conexión con sus trabajadores y profesoras con respecto al

taller y sobre la gestión del negocio.

Con respecto al conocimiento, se puede ligar mucho al potencial que tiene su propietaria

en brindarles a sus trabajadores los conocimientos acerca de los productos y las

novedades para darles a conocer a los clientes.

ii. Módulo de productos

Me permite categorizar cada producto de la Pyme, en clase, marca, modelos, numero de

serie y generar un código de barras para cada producto. Además nos permite una

descripción del producto, ingresar el costo al que fue comprado y el porcentaje de utilidad


que se esperar obtener. Así como llevar un control de inventarios con respecto al stock de

los mismos.

iii. Modulo Clientes

Le permite a la empresa registrar a sus clientes y tener datos como: códigos, razón social,

dirección fiscal, email, RUC, teléfono móvil, celular, etc. Entre otras cosas tenemos si un cliente

desea que se le envíe el producto se puede registrar el lugar de envío, ciudad y zona.

Le permitirá tener de forma ordenada el registro de sus clientes y tener acceso a la

información de manera rápida y segura.

iv. Modulo de Proveedores

Es parecida al modulo de clientes, me permite tenerlos registrados y tener a su alcance datos

como: código, RUC, dirección, teléfono, fax, contacto, e-mail y productos.

v. Modulo de compras

Este modulo se puede elegir el tipo de documento a emitir como facturas, bo9leta, guías de

remisión, luego se elige al proveedor, el RUC, dirección, la fecha de realización de compra y la

moneda en que se está utilizando en el caso de dólares contiene el tipo de cambio a la fecha.

vi. Modulo de almacén

Con el software se puede pasar de registrar manualmente los productos automatizarlos para

tener un mayor control de ellos y saber cuál es el stock que tiene y según eso comprar o no.

Capítulo III: Opción de Software encontrada para el componente ERP

a. Ventajas de compra de software vs desarrollo de software para este caso específico

La elección de un software o un desarrollo de software dependerá mucho de:

En cuanto al producto: Existe una diversificación de software que la empresa tiene por

elegir debido al costo y diseño y se pueden pedir según referencias de otros clientes.

Pero si el software se desarrolla internamente no existe la posibilidad de evaluarlo o el

desarrollo no es previsible para la empresa.

En cuanto al costo: el valor de un sistema y el retorno de la inversión son esenciales

variables para evaluar si se desea comprar o desarrollar el software. En el caso de la

compra de un software, el costo se comparte entre los clientes y lo que paga cada uno

resulta más accesible a diferencia de un desarrollo de software el costo es más directo

para la empresa.


Por otro lado si el software se desarrolla internamente es impredecible su costo pero

mayormente es superior al presupuestado a diferencia de la compra del software que el

precio se conoce desde el inicio y se establece un contrato con la empresa que se

comercializa.

En cuanto al equipo de trabajo: Los sistemas estándares están desarrollados por empresas

de software especializados, por ende uno puede encontrar satisfacción por la experiencia

técnica y funcional haciendo sistemas.

Mientras un desarrollo del sistema se debe confiar en un personal especializado con

cualidades técnicas que se requiere para ese tipo de magnitud técnica.

En cuanto a los servicios de los usuarios: la compra de un software nos hace entablar

relaciones con el proveedor a largo plazo, por ende es imprescindible evaluar a la empresa

por temas de confiabilidad. Mientras el desarrollo se realiza con una persona puede que

este no brinde los servicios post implementación ante una mejor oferta de trabajo.

En Cuanto Funcionalidad: en un software son más prácticas y se puede generar

permanentes actualizaciones sin recurrir a costos reingenierías.

Sin embargo en el desarrollo del software se necesitara realizar funciones especiales o

propias de la empresa de uso poco común en el mercado.

En cuanto a tecnología: las empresas comercializadoras de software se actualizan

constantemente en tecnología informática según las tendencias de los líderes como

Microsoft. A diferencia de un desarrollo propio con duración de muchos años es imposible

actualizar la tecnología, muchas veces quedan obsoletos antes de culminarlos.

En cuanto al soporte: posibilidad de contratar un servicio de mantenimiento para la

corrección de errores y de apoyo.

Mientras en un desarrollo se tendrá que tener un grupo de personas dedicada ala

atención de usuarios internos para la corrección de errores lo que nos hace invertir en

costos fijos.

Conclusión:

Si se trata de una pequeña empresa se le recomendaría la compra de un sistema estándar,

integrado e implementado con costos conocidos.

Por ende si se desea un desarrollo necesitara de alta especialización en los usuarios y

además pude ser un riesgo imprevisible en términos de continuidad y costo.


b. Características generales:

1. Primera alternativa: Sico-Pequeños Negocios 12.00

Software integral para pequeñas y medianas empresas (Pymes) que deseen controlar sus

operaciones de inventarios, ventas y movimiento de caja.

Fabricado por Soluciones en Informática S.A. – SOINFO.

Tiene los siguientes módulos:

a) Compras: Orden de Compra, Cuentas por Pagar, Registro de Compras, DAOT, Control

de Gastos, Gastos por Centro de Costo, Letras por Pagar, PBD – SUNAT, etc.

b) Almacén: Control de stock, Kardex unidades, Kardex valorizado, control de inventarios,

transferencia entre almacenes, Costo de Ventas, Saldos Valorizados, etc.

c) Ventas: Facturación, Cuentas por cobrar, Registro de Ventas, Control de Cobranzas,

Letras por Cobrar, Ventas por Cliente, DAOT, etc.

d) Tesorería: Libro Bancos, Pago proveedores, Caja Chica, etc.

Características de SICO:

• Rentabilidad del Producto: Obtenga la rentabilidad bruta de sus productos en base a

sus ventas y la valorización de sus almacenes.

• Reportes Estadísticos de Ventas: Le permite obtener las siguientes estadísticas:

Ventas por Cliente, Ventas por Producto, Venta por Vendedor, Ventas Mensuales,

Ranking Productos, Ranking Producto/Cliente, etc.

• Le permite generar las Ordenes de Compras: Documento de control para sus ingresos

al Almacén y para el registro de la factura del Proveedor. Evite errores de digitación y

valorice sus productos con esta Orden de Compra.


• Registro de Compras: Obtenga al momento cuanto de impuesto ha pagado para

determinar su crédito fiscal sin necesidad de contabilizar. Puede utilizarlo como

documento oficial para las entidades gubernamentales.

• Reportes Estadísticos de Compras: Le permite obtener las siguientes estadísticas:

Compras por Producto, Compras por Proveedor, Compras Mensuales, Gastos

Mensuales, etc.

• Caja Chica: Evite el descontrol de sus gastos menores utilizando Caja Chica.


• Control de Inventarios: Cree sus almacenes y al momento de generar el documento de

ventas automáticamente le descarga sus inventarios, permitiéndole obtener al

momento el Kardex y lo mas importante obtener sus inventarios valorizados en

cualquier momento. No necesita procesos engorrosos de cierres mensuales.

• Reportes Almacén: Le permite los siguientes reportes: Stock Actual, Kardex Unidades,

Kardex Valorizado, Movimientos de Almacén, Costo de Ventas y Saldo Valorizado, etc.

Registro de Ventas: Sepa al momento cuanto de impuesto tiene que pagar sin necesidad de

esperar su contabilización. Además puede utilizarlo como libro oficial para las entidades

gubernamentales.


Para usar SICO NEGOCIOS PEQUEÑOS se requiere:

Servidor de Datos:

• PENTIUM IV o superior, 2.4 Ghz, con 2 GB RAM

• Sistema Operativo WINDOWS 2000 SERVER o superior, o LINUX CENTUS, SUSE, RED

HAT o superior

Estación de Trabajo:

• PENTIUM III o superior, 1.0 Ghz, con 512 MB RAM

• Windows 2000, XP, Vista o Superior


2. Segunda alternativa: FACTUPYME 3.0

ES un software orientado a la pequeña empresa y autonómos o profesionales. Siendo

un producto muy completo que incluye todo el tratamiento de la empresa (clientes,

artículos, almacén...)

Aplicación sencilla, pero con diversidad de funciones como el gestionar los

vendedores, llevar caja chica, bancos, imprimir etiquetas, seguimiento de stock de

productos, entradas de almacén e informes estadísticos.


Además, permite exportar los datos a los formatos más habituales en ofimática, e incluso le

permite enviar sus facturas por correo electrónico. Con OutLook2000 La aplicación dispone de

ayudas contextuales, consultas y búsquedas y atajos que harán que operar con FactuPYME sea

una actividad cómoda y eficaz.

Se puede generar facturas como si se tratara de un procesador de textos. incluyendo la

descripción de los artículos a su gusto, los precios, los datos del cliente, los suyos

propios... sin obligación de crear códigos de productos, de clientes, etc... FactuPYME se

encargará de sumar las líneas, tener en cuenta el IVA y archivar su factura (numerada) para

que Vd. pueda recuperarla cuando lo desee.

Factupyme es desarrollado por una empresa española solida con mas de 20 años en el

mercado llamada Querry S.A.


Precios

TARIFA DE PRECIOS

PROGRAMA 1 PUESTO RED 5 PUESTOS

FactuPyme 86 € 192 €

MANTENIMIENTO (OPCIONAL) 68 € 118 €

Aunque en el precio de venta se incluyen 60 días de soporte postventa gratuito por línea 900.

FactuPyme incluye un manual electrónico y 2 meses de asistencia telefónica por línea 900

gratuita. Si se registra recibirá además un CD con el programa original.

3. Tercera alternativa: SISTEMATIC 8.0

Es un Software de Gestión de Negocios Comerciales y/o Servicios. Software Práctico, Exacto y

Seguro que le permitirá tener un mejor control de su Empresa.

Especialmente diseñado para su implementación en Negocios Comerciales, Servicios e incluso

de Producción. (Distribuidoras, Importadoras, Markets, Ferreterias, Farmacias, Automotrices,

Informáticas, Abarrotes, Librerías, Talleres, Fábricas etc).


Módulos:

• Almacén : Codificación de Productos incluyendo código de la empresa, código de

barras y código de fabricante, Valorización al Costo Promedio y PEPS, Ficha de kardex

con los movimientos históricos; Ingresos y Salidas Internas, Traslado entre

Almacenes, Control de Número de Serie, Lotes y Fechas de Vencimiento), Mermas.

Ventana de Receta (con costos) para armar Productos Terminados a partir de

Componentes o Insumos. Busquedas y Listados por Clase, Marca, Modelo y Serie.

Control de Stock Mínimos para alertar sobre stocks muy bajos. Control de Stocks de

hasta 10 almacenes.

• Compras y Abastecimientos Ordenes de Compra, Registro de Facturas, Boletas y

Guías de Remisión, Notas de Pedido. Registro, Consulta y Listado de Proveedores.

Cuentas por Pagar. Múltiples Reportes Estadísticos por rango de fechas.

• Clientes : Registro Completo de Clientes considerando Límite de Crédito, Lista de

Precios, Cuentas por Cobrar (Lista de Facturas Pendientes, Registro de Pagos a Cuenta,

Estado de Cuenta, Reporte de Clientes con Deuda, etc), Historial (Registro) de

Trabajos realizados al cliente por trabajador, fecha y lugar.

• Ventas : Registro de Facturas, Boletas, Guías de Remisión, Cotizaciones (Esta pueden

incluir logo) y guardarse en formatp PDF; Notas de Crédito, Tickets (para usarse con

impresoras ticketeras), Pedidos (Reporte de Pedidos pendientes de entrega,

entregados y parciales). Los formatos de Facturas son completamente configurables

sin requerir la intervención de un programador; se consideran descuentos por

producto y descuentos al total; Puede aplicar impuestos variables y ISC (Impuesto

selectivo al Consumo)

• Caja : Apertura de Caja en Moneda Nacional y Dólares, Movimientos de Entrada y

Salida de Dinero, Visualización de Saldos de Caja a la Fecha o de la fecha seleccionada,

Hoja de Movimientos del Día en Pantalla o Impresa, Impresión de Reporte de

Movimientos de Fecha a Fecha y Reporte de Ingreso Diario a Caja.

• Bancos : Registro de Múltiples Bancos y Cuentas Bancarias en 2 monedas diferentes,

Movimientos de ingreso o retiro con descripcion del movimiento, Impresión del

Movimiento y Reporte Global de los Saldos en Todas las Cuentas.

• Gerencia-Administración (Reportes Estadísticos de Ventas, Utilidades, Saldos y

Valorización de Almacén, etc.


Características:

• Es Compatible con los Sistemas Operativos Windows 95,98,2000. ME, XP, Vista,

Windows 7.

• Sistema Multi-Usuario, Multi-Monetario y Multi-Almacén.

• Incluye Diseñador de facturas programable por el mismo Usuario para emitir Factura

Electrónica en formato de Hojas Sueltas, Papel Continuo (perforado) y

Ticket/Voucher.

• Capacidad para modificar y personalizar cualquier reporte.

• Permite almacenar y visualizar la fotografía de cada uno de sus productos (formato

JPG)

• Lee, Diseña e Imprime Etiquetas BarCode EAN 13

• Genera documentos (Cotizaciones, Presupuestos, etc.) en formato PDF y los Envía al

Email de sus clientes.

• Genera archivos XLS Excel desde todos sus reportes.

• Permite interconectar sus locales vía Internet.

• Es Configurable para cualquier País Hispano.

• Actualizaciones Gratuitas desde Internet.

• Muy Fácil de Instalar y Usar.

• Garantía, Soporte Técnico y Asesoría.

Requerimientos:

• Equipo: Pentium I, II, III, IV (Con video 1Mb como mínimo)

• Sistema Operativo: Windows 95, 98, Milenium, XP, Vista

Costos:

* Sistematic 8.0 incluye una Caja conteniendo:

• CD Original conteniendo Software Instalador de SISTEMATIC 8.0

• Manual de Usuario + Instrucciones de Instalación

• Licencia Original de Usuario

• 1 Año de Acceso a "Zona de Usuarios" para sus actualizaciones periódicas.

• 1 Año de Garantía

• 1 Año de Soporte Gratuito

Licencia Sistematic........................................................... S/. 350.00

Precios Incluyen 19% IGV


Forma de Pago:

La forma de pago es mediante transferencia bancaria

Banco de Crédito del Perú - SOLES

Cta. Cte. S/. Nro 193-1866697-0-23

A nombre de Sistematic del Perú SAC

Entrega del Software

Al adquirir Sistematic 8.0 se le hará entrega de una caja con el siguiente contenido :

• Caja conteniendo CD Original con el Software Instalador de Sistematic 8.0

• Manual de Usuario Full Color Empastado

• Licencia de Acceso Completo e Indefinido a Sistematic 8.0

• Factura a nombre de su Empresa emitido por Sistematic del Perú SAC (RUC

20511008167)

Procedimiento de entrega:

Inmediatamente recibido el pago, procederemos a registrarlo en la Base de Datos de Nuestro

Web Site asignándole un nombre de usuario y contraseña, los cuales le remitiremos a su

correo electrónico junto con las instrucciones que le permitirán descargar el software y sus

respectivos manuales desde nuestro sitio web. De esta manera Ud. podrá empezar a instalar y

usar Sistematic el mismo día de pago.

Posteriormente remitiremos un sobre a su ciudad conteniendo : CD Original, Manual de

Usuario, Licencia de Uso y Comprobante de Pago. Esto se hará a través de la Agencia Olva

Courier (O alguna otra agencia que Ud. prefiera).


c) Justificación de la elección del software:

Luego de haber analizado diversos tipos de software que existen en el mercado, nos ha sido

conveniente la implementación del software SISTEMATIC 8.0 debido a que es el que se ajusta

al cliente por tener precios cómodos y tiene las mismas funciones que otros software. Pose las

siguientes ventajas:

1. Operativas:

• Sistema integral que involucra todos los aspectos administrativos.

• Diseño intuitivo y sencillo, permitiendo un fácil aprendizaje sin que ello implique la

disminución de potenciales a nivel de herramientas.

• Permite la entrada, proceso, acceso e interacción de toda la información que la

empresa usa en cualquier parte y a cualquier hora por empleados, socios,

distribuidores, clientes y proveedores usando un simple navegador web.

• No requiere de licencias adicionales para equipos terminales.

2. Tecnológicas:

• Rápido y robusto de 5/10 veces más rápido que algunos software del mercado local.

• Sistema seguro para transacciones vía internet.

d) Características Técnicas

Sistematic es un Software Integrado de Almacén y Facturación Orientado a la Gestión de

Negocios Comerciales y/ Servicios. Incluye Módulos para el Control de Saldos de Almacén,

Caja, Cuentas por Cobrar de Clientes y Proveedores. Además de Emisión e Impresión de

Documentos como: Facturas, Cotizaciones o Presupuestos, Guías de Remisión (Albaranes),

Notas de Crédito, Tickets, etc.


Posee:

• Seguridad

Claves: sistematic cuenta con unas opciones para manejo en RED muy interesantes ya

que le permitirá al Administrador de la Red asignar claves únicas a cada usuario, de tal

modo que se impida que usuarios no autorizados hagan uso de secciones del

programa que no son de su competencia o son información confidencial. El

Administrador de Red define los módulos a los que tendrá acceso cada Usuario.

• Copias de Respaldo

Es una herramienta que le permitirá guardar su DATA en lugar seguro, para anticiparse ante

eventuales pérdidas de información, ya sea por motivos de fallo en el equipo, formateo de

disco duro, etc. Está formado por dos opciones : Backup y Restore (Guardar al disco y

Recuperar desde el disco). De esta manera Ud. Siempre podrá estar seguro de que sus datos

están a buen recaudo.


• Almacén

Sistematic permite codificar cada producto catalogándolo por Clases y Marcas. Unidades y

Fracciones de Unidad son tomadas en cuenta. Permite obtener utilidad de cada producto, con

precios en 2 monedas diferentes. Sistematic permite registrar cada ingreso o salida de

mercadería que se hace en Almacén(es), además saca reportes por pantalla o por impresora,

de los saldos actuales, saldos que bajaron del mínimo, por almacén o total.


En este cuadro nos especifica cuando hay falta de stock que lo indica con color rojo, así como

en los demás productos cuantos es lo que existe en almacén para llevar un mayor control.

• Clientes

Ud. Puede llevar un registro de todos sus clientes ordenados alfabéticamente o codificados,

además de agruparlos por zona. Cada cliente tendrá su propia Cuenta donde se ira registrando

sus movimientos y calculando sus saldos actuales (Deuda). Permitirá además obtener Reportes

de las Ventas que se hicieron a ese cliente en particular dentro de un rango de fechas.

• Vendedores

Puede saber cuánto vendió cada vendedor en total cada mes para saber cuanto recibirá de

comisión, ya que Sistematic le permite imprimir un Reporte de Ventas por Vendedor dentro de

un rango de fechas.

• Facturación

Sistematic esta especialmente diseñado para que las operaciones de Emisión de Factura sean

lo más sencillas posibles. De esta manera el usuario podrá empezar a imprimir y emitir facturas

de en el menor tiempo posible. Ud. Podrá determinar el ancho y largo de los campos así como

su ubicación dentro del formato de la factura. Adicionalmente Sistematic puede emitir a su vez

Boletas de Venta, Tickets y Notas de Crédito (Devolución de Mercadería o Efectivo). Todo esto

se puede manejar dentro un entorno de RED con múltiples usuarios en las terminales. La

Factura no solo permite facturar Mercadería sino también Servicios, contado para el efecto

con una tabla de servicios con las tarifas correspondientes.


• Caja

Este Modulo permite registra ingresos y salidas de efectivo de caja chica. Permite realizar

aperturas de Caja diarias, Visualizar el saldo del día, Mostrar los movimientos realizados

diarios, Imprimir movimientos de fecha a fecha, etc. Los movimientos se contean en moneda

nacional o extrajera.

Capítulo IV: Opción y Desarrollo Web

1. Consideraciones del diseño

• Proporcionar a los visitantes del sitio Web contenidos originales además de brindar

información actualizada acerca de los diferentes talleres que se brindan en la empresa

y que además sirva como medio para dar a conocer el negocio.

• Los usuarios tienen la opción de imprimir contenidos mientras se encuentran

navegando por la web.

• Se publicará información relacionada con el giro del negocio de la empresa.

• Web interactiva que llame la atención de los usuarios.

• Una estructura profesional, teniendo en cuenta los errores ortográficos y la gramática

del contenido.

• Texto de fácil lectura, que contraste con el fondo.

• Actualización constante de la página web y de la información.


a. Detalle según lo visto en clase

El diseño de la página web muestra mucho dinamismo, con contenido multimedia

como una galería de los trabajos realizados en la empresa, además de contar con todos

los index a los que se puede tener acceso. Se presenta una pequeña historia del

negocio, misión, visión así como la ubicación del local.

En la Sección HOME se muestra una página introductoria, con fondo musical y además

con enlace al blog de la empresa y a su página de la red social Facebook.

En la Sección QUIENES SOMOS encontramos una breve historia, así como la misión y la

visión de la empresa. Aquí además figura la dirección del negocio.

En la Sección GALERIA se muestra imágenes de proyectos ya finalizados y realizados en

la empresa. Estas fotos se irán actualizando a medida que se lleguen novedades y

nuevas técnicas a la empresa.

En la Sección CONTACTO se ofrece una dirección de correo electrónico a la cual los

usuarios pueden escribir sus comentarios o dudas. Además se pone a disposición un

formulario que envía directamente las dudas al correo electrónico de la empresa.

También se muestra un plano de donde se encuentra ubicado el negocio, para que los

clientes potenciales procedentes de otras ciudades se puedan situar y llegar fácilmente

al negocio.

2. Plataformas y mecanismos elegidos

Según los tipos de plataformas que existen, consideramos que la empresa debería contar

con una plataforma web ya que cada uno de los usuarios, llamados clientes, conectados a

una red local o de internet, puedan obtener libre información en el momento que se

requiera, además de distintos se puede intercambiar información.

Para el desarrollo de esta página web se ha optado por crear la página web con Wix,

utilizando plantillas para MySpace, widgets, tarjetas y más, con opciones totalmente

configurables, sin complicaciones y de buena calidad.

Permite crear la página en flash de manera fácil y de manera gratuita. Otros beneficios que

brinda esta herramienta es:

• No hay ninguna descarga o de programación necesarios

• Creación de un sitio web con Wix es gratis

• Simple soltar interfaz

• Miles de gratis, totalmente personalizable Flash plantillas


3. Servicios de dominio y hosting

Las webs Wix no se alojan en servidores como se hace con la webs html. Wix.com da

hosting gratuito con lo que sólo se debe estar pendiente del vencimiento del mismo. Más

adelante se puede optar por adquirir un hosting pagando un precio anual de

aproximadamente $20. Si no se desea adquirir este hosting se puede optar por otro

hosting.

4. Estrategia para generar tráfico

• Conexión a la página de Facebook y al blog. Con estas 2 conexiones se pretende

generar foros que facilitan la relación con los clientes.

• Usar boletines informativos, con el fin de proveer a las personas de un catálogo de

productos y artículos novedosos y de acuerdo a la época del año (día de la madre,

día del padre, navidad, etc). De esta forma más personas podrán conocer de los

productos y servicios (cursos y expoferias). Además Esto permitirá que se

recomiende a otras personas incrementando el tráfico de la web.

• Buscar establecer alianzas estratégicas con otros web másteres, ya que con esto

ambos se beneficien con el aumento de tráfico, en especial si ambos se dedican a

atender al mismo nicho de mercado.

• Presentar artículos y tips según el interés de cada cliente específico.

• Realizar campañas de mailing para dar a conocer la empresa a los clientes. Todo

esto debe estar acompañado de publicidad tradicional a fin de darle soporte a

todo este proyecto.

La página de inicio de la página web es: www.wix.com/lgyovera/elmartillo


Capitulo V: Aplicación de intranet

1. Descripción

El software de colaboración TeamWox está diseñado para la optimización de la gestión y

la producción en una empresa. Su uso ayuda a organizar los procesos de gestión dentro

de una empresa, hacerlos más transparentes, acelerar la toma de decisiones basándose

en información completa y auténtica.

Además, toda la información clientes y la historia de la cooperación con ellos, varios

documentos, tareas y discusiones se almacenan en TeamWox. Toda esta información se

encuentra concentrada en un solo lugar y disponible desde cualquier punto del mundo.

2. Módulos y utilidades

a. Departamento de RR.HH.: Este módulo contiene toda la información sobre los

empleados: datos personales, dirección, contactos (IMs, correo electrónico,

números de teléfono) e información sobre la actividad del empleado en la

empresa. Todos los documentos relacionados con una persona (por ejemplo,

contrato laboral, copias escaneadas de los pasaportes, los registros médicos, etc)

se pueden guardar en el sistema. Hojas de registro horario de los empleados

también se guardan aquí. Este módulo también refleja la estructura de la empresa.


b. Tareas: Este módulo se utiliza para la asignación rápida de tareas a los empleados

y el control de su cumplimiento. Ante un problema, se establece una tarea, se

asigna personas responsables y se ve cómo se cumple la tarea. Se puede mantener

diversos debates, publicar imágenes, archivos de audio y vídeo. Esto ayuda a

resolver los problemas que aparecen de manera más rápido y más eficientemente.


A diferencia de los medios habituales de comunicación (teléfonos, e-mail, mensajería

instantánea), tareas de TeamWox tienen una ventaja más cuando solucionando problemas de

negocios. Después de una conversación telefónica con tu compañero/a, no puedes confiar sólo

en tu memoria al recordar los detalles de esta charla.

E-mails y mensajería instantánea guardan la historia de la comunicación, pero es muy

descoordinada además necesita mucho tiempo para encontrarla. Después de cerrar una tarea,

está es enviada a un archivo y se puede ver todos sus detalles: quien participó en la discusión,

cómo se llevó a cabo, que decisión fue tomada.

El Sistema automatizado de informes de tareas ayuda a calcular la productividad laboral de los

empleados, facilitando el análisis de la eficiencia de los empleados será mucho más fácil y más

rápido.

c. Gestión de Documentos: Este módulo está diseñado para la construcción de una

gestión eficiente de los documentos. Se pueden almacenar documentos en forma

electrónica: acuerdos, declaraciones, imágenes escaneadas y cualquier otro

documento.


El sistema del soporte de versiones proveído en TeamWox hace posible el trabajo con los

documentos en grupo. Por ejemplo, un empleado crea un documento y lo asigna para firmar,

se pueden realizar algunas modificaciones y devolver el documento al empleado para que lo

mejore. Este procedimiento se puede repetir hasta el documento está listo y se ponga una

"firma electrónica" en él. La característica importante de TeamWox es que siempre trabaja con

la última versión de un documento. Al mismo tiempo, todas las versiones anteriores se

almacenan en el sistema.

Todos los documentos que llegan a través de e-mail, adjuntados a las tareas o comentarios en

tablón, también se pueden guardar en este módulo y viceversa Además, los documentos

pueden estar asociados con cualquier organización o contacto.

d. Correo Electrónico: TeamWox también contiene el módulo e-mail, pero está

vinculado con todo el sistema lo cual es muy útil en el trabajo en grupo.

Como en cualquier agente de correo (por ejemplo, MS Outlook Express), en TeamWox

puedes crear las cuentas y recibir los e-mails de varias direcciones al mismo tiempo. Aquí

también puedes configurar los filtros que ayudarán a ordenar automáticamente los mensajes

de correo electrónico.


En TeamWox cada usuario del sistema tiene también un buzón de correo llamado

"Asignados". Allí recibe mensajes de correo electrónico asignados a él o ella por otros

empleados. Por ejemplo, para resolver el problema de un cliente, se necesita el

asesoramiento de un determinado empleado. Ya no se reenvía el correo electrónico sino que

se asigna como una tarea, permitiendo ver la respuesta que envía al cliente el especialista.

También puedes discutir el tema con el mismo y sólo entonces enviar una respuesta. Si es

necesario, se puede asignar el e-mail a otros empleados o departamentos de la empresa.

Directamente en el sistema se puede adjuntar cualquier archivo almacenado en el módulo de

documentos. Además, toda la correspondencia con un cliente se guarda automáticamente

en el módulo Organizaciones y Contactos.

e. Organizaciones y Contactos: Permite elaborar una base de datos de todos los

clientes y contactos con toda la información de contacto, incluyendo números de

teléfono, direcciones, números de fax y otros, además de tener todos los

documentos relacionados con los mismos.

Se puede configurar diferentes derechos de acceso a los Clientes. Por ejemplo, se puede

confiar clientes VIP a determinados trabajadores mientras que otros empleados no saben de la

existencia de tal información.

Lo que es aún más importante, es que todos los miembros de la empresa trabajarán con la

misma base de datos, ya que TeamWox tiene la posibilidad de consolidar la información sobre

los clientes en un solo lugar, por lo tanto mejora el trabajo de toda la empresa. Permite

obtener los informes completos para toda la base de clientes.

Los informes automatizados para los clientes te demuestran instantáneamente el estado

actual de datos relevantes dentro de la empresa. Se puede, por ejemplo, ver cuántos nuevos

clientes hubo durante el último mes, cual de los gerentes ha encontrado la mayoría de los

clientes, que clientes decidieron declinar servicios de la empresa, entre otros. Para obtener


dicha información ya no es necesario hacer referencia a los diferentes departamentos, ya que

toda la información se encuentra consolidada en la base de datos.

f. Tablón: El tablón en TeamWox es el lugar más conveniente para el PR interno, a

través del cual se puede entregar todas las noticias y política de la empresa para

cada empleado de la misma.

Es el módulo del Tablón donde se puede encontrar los ‘feedback’. Además, la Tablón de

TeamWox puede sustituir las reuniones tradicionales que a menudo duran largas horas. Se

puede organizar conferencias o crear una sección separada y realizar en ella los debates sólo

entre los que son necesarios para la solución de un problema. Otros empleados no sabrán

nada de estas reuniones.

g. Búsqueda en el sistema: En el sistema, la búsqueda se hace en todas las bases de

datos, en todos los módulos. Usando TeamWox puedes encontrar rápidamente un

documento necesario, el correo electrónico, tareas, cliente o el tema del Tablón.

Además, en este sistema está aplicada la función de búsqueda morfológica. Esto

significa que introduces una palabra y el sistema busca todas sus variantes. Por

ejemplo, has introducido la palabra "mercado" y el sistema buscará "mercados",

"marketing", etc. La búsqueda avanzada también está disponible ya que se puede

indicar ciertos límites de tiempo, un autor de un documento o mensaje, o

empleados asignados.


h. Informes: En TeamWox los informes son automáticos y están bien coordinados,

permitiendo obtener un informe general sobre toda la empresa. Debido a la

automatización, los informes en TeamWox son actual, es decir, se generan con la

información real del momento en que es solicitado el informe.

En el Sistema de Informes de TeamWox se encuentran varios informes, incluso la

asistencia de los empleados o su eficiencia en cooperación con los clientes.

i. Asistente en Línea: TeamWox ofrece un chat integrado que ofrece comunicación

absolutamente segura a los empleados. Toda la información confidencial

permanece dentro de la empresa, porque todos los mensajes son cifrados.

Además, el Chat en TeamWox puede funcionar como un asistente en línea,

permitiendo al personal comunicarse con los clientes y las diferentes

organizaciones. Todos los mensajes son identificados y la información se guarda

automáticamente en la historia de su comunicación con el cliente.


j. Service Desk: Esta es una herramienta para la asignación, planificación y control de

tareas. El trabajo aquí se divide en grupos de servicio que incluyen a los empleados

responsables por determinados proyectos (o productos). Cada grupo puede

contener diferentes categorías de acuerdo con su tipo, importancia, etc, así como

productos diferentes elaborados en este grupo.

La diferencia principal entre el Service Desk y el módulo de Tareas es la forma de

regulación de procesamiento del problema. El control del proceso en el Service

Desk es más formal en comparación con las Tareas. El objetivo principal de las

Tareas es el intercambio rápido de datos dentro de una empresa, mientras que

el Service Desk está dirigido a resolver los diversos problemas y cumplir las

tareas importantes. Y estos procesos son estrictamente controlados por los

moderadores. Tal control sobre el proceso permite solucionar rápidamente los

problemas que aparecen dentro de la empresa y los de los clientes. Este último

se logra mediante la integración del módulo con sitios web externos.

Todos los datos de Service Desk se almacenan en el sistema, junto con su

referencia a ciertas organizaciones. Con la integración de este tipo, los clientes

pueden comunicarse efectivamente con el equipo de apoyo y seguir el estado


de tramitación de su petición. Debido a estas posibilidades, Service Desk es una

herramienta perfecta para el soporte técnico de cualquier empresa.

k. Contabilidad: Este sistema, diseñado para la expedición de las facturas y registro

de pagos, es de gran ayuda en cuestiones financieras. El sistema mantiene

información sobre todas las operaciones financieras de una empresa. Un libro

nuevo esta creado para cada proyecto y distribuye todas las operaciones

financieras. En Contabilidad puedes obtener rápidamente información sobre los

pagos con cualquier de tus contratistas. Los informes se generan

automáticamente para reflejar los datos sobre las organizaciones, clientes y

productos.

Otra característica útil del módulo de Contabilidad es la llamada "periodicidad".

Casi todas las empresas tienen que emitir facturas periódicamente - diario,

semanal, trimestral o anualmente. En TeamWox solo se necesita especificar la

periodicidad en los detalles de factura, y cuando llega el momento, la factura se

cambia automáticamente. En lugar de crear una nueva cuenta cada vez, se

elabora una sola.


3. Ventajas del sistema

� En lugar de varios medios de comunicación (teléfonos, correo electrónico y

mensajería instantánea), se utiliza sólo uno: Tareas en TeamWox. Se puede

asignar tareas, controlar su ejecución y hacer cambios o modificaciones a ellos, si

es necesario. Por otra parte, siempre se puede ver la historia de la resolución del

problema.

� El sistema de informes integrados automatizados te permite gestionar la empresa

a un nuevo nivel. Directamente en TeamWox se puede obtener informes sobre la

productividad de los empleados. Siempre puedes seguir el progreso actual en tu

empresa y estar siempre al día sobre la situación.

� Otra característica de TeamWox es la posibilidad de accederlo desde cualquier

lugar del mundo. Una vez que un documento está cargado en el sistema, se puede

abrir desde donde quieras. Esto también se refiere a todas las tareas, clientes,

contactos y el foro interno de la empresa (el Tablón).

� TeamWox te permite sustituir una serie de bases de clientes con sólo una. Esto

también permite concentrar todos los datos acerca de un cliente en un solo lugar,

para que el personal sea plenamente consciente de todas tus relaciones anteriores

con este cliente.

� TeamWox permite informar rápidamente a todo el personal sobre las últimas

novedades, los éxitos y fracasos de la empresa. Facilita un diálogo con los

empleados así como el trabajo en equipo y el seguimiento del desempeño.

� Reduce el tiempo de la toma de decisiones causada por la burocracia. Se utiliza

menos tiempo en el seguimiento de las actividades de los subordinados, en la

comprensión de los últimos acontecimientos en la empresa o en la búsqueda de

los datos necesarios.


4. Costo

El software TeamWox ofrece tres tipos de entrega básicos:

a. Gratis: Descargas TeamWox dirigido a empresas pequeñas desde el sitio web

(http://www.teamwox.com/es/demo/download). El sistema se instala en el

hardware de la empresa y es configurado y mantenido por la misma. La versión

gratuita no tiene restricciones ni de tiempo ni funcionales, con excepción del

número limitado de usuarios ya que puede crear un máximo de 10 cuentas para

los empleados. Todas las actualizaciones del sistema son también de forma

gratuita, y serán entregadas durante todo el período de uso del sistema.

b. Estándar: Se adquiere el software y se paga la cuota de suscripción anual

(opcional). Al elegir esta opción, se instala el sistema en el hardware de la

empresa, es instalado y administrado por la misma. El precio depende del número

de usuarios.

N° usuarios Costo (USD) Suscripción (USD)

25 3 400 675

50 6 700 1 350

Ilimitado 10 000 2 000

El precio ya incluye la suscripción de un año, con la que se recibe todas las

actualizaciones del sistema y en cualquier momento se puede contactar con el

servicio de soporte técnico. La prolongación de la suscripción anual cuesta 20%

del precio del producto, pero es opcional. Es decir, se puede elegir no comprar la

suscripción adicional y continuar trabajando en el sistema sin limitaciones

temporales o funcionales. Aunque en este caso el sistema no será actualizado, y el

apoyo limitado a través de un foro oficial ofrecido en la página de la empresa.

c. SaaS (Software como Servicio): Se paga solamente una cuota de suscripción anual.

Si se elige esta opción, se instalará el sistema de la empresa en los servidores de

TeamWox con una cuenta inicial del sistema para gestionarlo. La empresa maneja

todos los temas en relación con el hardware, administración del servidor y

mantenimiento.

El precio de este servicio es de 9 000 USD al año. TeamWox actualmente cuenta

con 3 centros de datos ubicados en Rusia, Europa y Estados Unión.


La versión SaaS está prevista para el número ilimitado de usuarios. Eligiendo el

SaaS, puedes crear 50, 500 o más cuentas en tu sistema. El TeamWox será

instalado en un centro de datos. Se recomienda elegir un centro de datos más

cercano a la empresa ya que esto proveerá la más alta velocidad de operación de

TeamWox. El precio de SaaS ya incluye todas las actualizaciones de sistema y el

soporte técnico.

5. Versión gratuita

La versión gratuita de TeamWox es una poderosa herramienta para la automatización

completa de la pequeña empresa en cualquier parte del mundo. El sistema es fácil y rápido

de instalar, y no se necesita ningún tipo de integración exterior o de mantenimiento. Por

otra parte, TeamWox es compatible con más de 20 idiomas internacionales.

Con TeamWox, la pequeña empresa puede crecer y desarrollarse ya que ofrece menores

costos a partir de procesos optimizados de negocios, gastos reducidos y minimizados.

A pesar de ser gratuito, TeamWox es una empresa con todas las funciones del sistema de

gestión sin reducciones o limitaciones. Incluye módulos para la gestión de documentos y

tareas, una base de clientes, el sistema automático de información, el potente motor de

búsqueda, el sistema de correo, foro y chat, lo mismo que en la entrega estándar. Por otra

parte, no hay limitaciones de tiempo.

Otra característica importante de la versión gratuita es la disponibilidad de por vida de

todas las actualizaciones del sistema. Por ser usuario de esta versión TeamWox, se recibe

todas las actualizaciones de sistema de manera gratuita.

Capítulo VI: Implementación y Puesta en Marcha

1. Plan de implementación

a) Comité encargado

La implementación es la parte más difícil de un sistema de gestión, puesto que

siempre existe la resistencia al cambio por parte de los trabajadores, lo cual es una

reacción normal, ya que todos los trabajadores tienen experiencia en hacer lo mismo y

de manera particular, están acostumbrados a realizar la emisión por ejemplo de

facturas o boletas de forma manual.

Para ello es necesario dar mucho énfasis en la capacitación, puesto que es la clave

básica, para que puedan entender el software.

El comité encargado seria los propietarios junto al técnico de la instalación del

software. Cabe recalcar que la empresa su debilidad es en los inventarios por ello

antes de instalar el software se necesitara en primera instancia se de ordenar el


almacén, para luego asignar códigos a los productos, para una vez establecido lo

anterior adquirir el software para su implementación.

Para ello también se tendrá que hacer una reestructuración externa (Font office) puesto que

se tendrán que instalar computadoras y asignar los puestos de cada vendedor.


b) Diagrama de Gantt


2. Requerimiento de hardware y su presupuesto de compra e instalación

La empresa no cuenta con computadoras puesto que realizan sus actividades de forma

manual, por ende para la implementación del software se necesitaran de ellas que cumplan

como mínimo los requisitos del sistematic los cuales son:

• Un procesador Pentium IV

• Disco duro como mínimo 20 MB

• Monitor color con una resolución de video mínima de 800 de ancho por 600 pixeles de

largo

• Sistemas operativos Windows 95, 98, 2000, XP, Vista.

3. Requerimiento y plan de entrenamiento a los usuarios, costos.

En primer lugar se necesita requerir personal extra de la empresa para ordenar el almacén y

codificarlo, luego de ello dar a conocer a los empleados el programa mediante capacitación

sobre su uso, así como el de la página web, en caso de consultas de clientes.

Se va a requerir de personal que digite los productos en base a datos para el funcionamiento

del software así como una actualización continua de estos.

Para el caso de la pagina web se necesitara de un programador para la elaboración de la

pagina web que se desea dar a conocer a sus clientes.

4. Requerimiento y plan de inicio de operaciones

La propietaria deberá analizar y evaluar cuando lo pondrá en práctica y la forma en cómo

instruir a los empleados para su correcto funcionamiento. Con respecto a la codificación de

productos, estos se pueden agrupar por código, clase, marca, modelo o numero de serie,

dependiendo lo conveniente para el dueño.

5. Estrategia de mantenimiento del sistema

La estrategia a utilizar es dada por el proveedor del software Sistematic, se deberá tener una

comunicación post venta constante con sus clientes. Además para mantenerlo se deberá en

cuenta que el desarrollo del programa es personalizado y que se adapta al país en que se

encuentra el cliente.

Se deberá tener una persona encargada para revisar el correo electrónico de la empresa para

leer consultas y sugerencias de los clientes y responder en un breve plazo para su satisfacción

y evitar molestias.


6. Presupuesto general final, detallado y consolidado

Dominio web: Gratuito

Hosting: Gratuito

Sistematic: s/. 350.00 nuevos soles.

7. Justificación económica de la implementación de este sistema

Para la elección del software se tomo en criterio:

• La funcionalidad del software tomando en cuenta los requerimientos de la empresa y

los objetivos que desea lograr la propietaria de la empresa con la implementación.

• El tamaño de la empresa como es una Pyme se necesita un programa sencillo y

utilización fácil en los procesos y funciones.

• El costo incurrir en la adquisición

Capítulo VI. Conclusiones y Recomendaciones

a) Conclusiones

• La empresa El Martillo: Artes y Manualidades está en crecimiento por lo cual sería

necesario la implementación del software para un mayor control de inventarios y

facilitar las ventas.

• Al ser una empresa que sus operaciones las realiza de manera manual , esto le

perjudica en la eficiencia para obtener de manera rápida información para toma de

decisiones.

• No cuenta con un sitio web que identifique la empresa por lo cual se ha elaborado una

página web ante los cambios tecnológicos existente.

• Como es una empresa conocida en el mercado piurano de las manualidades se ha

creado una página en el facebook para mantener actualizado a sus clientes sobre las

novedades que tiene por periodos.

• La empresa tiene expectativas en crecer al futuro por ende se le propuso un intranet

para brindar información global a sus usuarios sobre novedades y actualizaciones.

b) Recomendaciones

• Tener un buen control del negocio, en lo que respecta inventarios, lo financiero y

contable que el sistema le ayudara a gestionar para toma de decisiones.

• Seguir creando fidelizacion a sus clientes a través del facebook publicando

promociones o eventos.

• Aumentar la publicidad para dar a conocer qué novedades existen en el negocio.

• Con la página web y la creación del blog se busca seguir cubriendo las expectativas de

nuestros clientes y darles lo que ellos necesitan calidad y servicio.


Capitulo VII: Links consultados

• http://www.sistematic21.com/

• www.wix.com

• http://www.soinfosa.com

• www.factupymes.es

• www.blogspot.com

• www.facebook.com

Capítulo VIII: Herramientas utilizadas

• Microsoft Word

• Excel

• Sistematic 8.0

• Ms Project

• Blogger

carmen sig (1)

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