caracterÍsticas del mÓdulo de visitasdescargas.merlos-infor.com/manuales/pda/autoventa_pda... ·...

Proyecto Autoventa para terminales portátiles tipo PDA

Documento: autoventa_pda_estandarEdición: 1 Nombre: Proyecto Autoventa para terminales portátiles tipo PDA Fecha: 27-07-2007

EUROWIN

AUTOVENTA ESTÁNDAR

Para terminales portátiles tipo PDA

1


Índice Pasos previos ..................................................................................................... 3

Sincronización.......................................................................................................................... 3 Conexión FTP ........................................................................................................................... 6 Pocket-rar ................................................................................................................................ 7

Instalación.......................................................................................................... 8 Aplicación PDA ........................................................................................................................ 9

Aspectos generales .......................................................................................... 10 Aplicación para el terminal PDA ...................................................................... 10

Parámetros ............................................................................................................................ 11 Opciones generales ................................................................................................................. 11 Configuración del servidor FTP ................................................................................................ 13 Configuración de los contadores ............................................................................................. 14 Configuración de los listados ................................................................................................... 15

Programa de enlace con Eurowin .................................................................... 15 Opciones................................................................................................................................ 16

Opciones - Selección................................................................................................................ 16 Opciones - Parámetros ............................................................................................................ 17 Opciones - FTP ......................................................................................................................... 19 Opciones - Impresión............................................................................................................... 20 Opciones - Contadores ............................................................................................................ 21 Opciones - Historial ................................................................................................................. 22

Funcionamiento ............................................................................................... 23 Visitas .................................................................................................................................... 23

Pedidos pendientes de clientes ................................................................................................ 23 Cobros de facturas atrasadas................................................................................................... 24 Edición del documento ............................................................................................................. 25 Nuevo cliente ........................................................................................................................... 29

Stock ...................................................................................................................................... 32 Estadísticas ............................................................................................................................ 33 Comunicaciones .................................................................................................................... 33

Proceso de Carga en local ....................................................................................................... 34 Proceso de Recuperación en local ............................................................................................ 35 Proceso de Carga en remota ................................................................................................... 36 Proceso de Recuperación en remota ........................................................................................ 38

Sincronización.................................................................................................. 39 Sincronización de ficheros sin grupos de empresas .............................................................. 40 Sincronización de ficheros con grupos de empresas ............................................................. 41

Impresión ......................................................................................................... 42 Fichero de impresión: FITXPRN.TXT ....................................................................................... 42

2


Pasos previos

Sincronización Para el correcto funcionamiento del programa del terminal PDA y su comunicación deben coincidir el código del vendedor, el código del almacén (en el caso de controlar el stock por camiones) y el nombre del terminal. Por ejemplo para el vendedor 01, su almacén debe ser el 01 y su terminal llamarse TERM01. Para cambiar el nombre del terminal iremos a Inicio / Configuración / Sistema / Acerca de. En Id del Dispositivo cambiaremos el nombre original Pocket_Pc por TERM + el código de vendedor. Por ejemplo TERM01.

A continuación procederemos a sincronizar el terminal PDA con el PC. Para ello instalaremos la aplicación ActiveSync en el PC. Esta aplicación está disponible para su descarga desde la página web de Microsoft http://www.microsoft.es. Una vez terminada la instalación hay que conectar el terminal y ActiveSync detectará una nueva asociación. Elegiremos asociación estándar para poder sincronizar datos entre el terminal y el PC.

3

http://www.microsoft.es/


Elegiremos sincronización con este equipo de escritorio. Y como mínimo sincronizar Archivos.

Y finalizar. Si todo está correcto procederá a sincronizar.

Si la asociación en vez de llamarse TERM + código vendedor coge el nombre WM + nombre de PC + un número, habrá que eliminar asociaciones anteriores. Primero desconectar el terminal físicamente y con el ActiveSync desconectado seleccionar la asociación en ActiveSync y marcar eliminar asociación.

4


Volver a crear la asociación. Si pregunta por el tipo de sincronización indicaremos Combinar los elementos de mi dispositivo con los de este equipo para poder enviar al terminal las cargas y poder recibir las recuperaciones. Sincronización realizada con éxito y ya podemos instalar la aplicación.

En Archivo / Configuración de conexión están los parámetros de conexión por si fuera necesario modificar alguno.

El botón Conectar nos servirá para reconectar en caso de perder de la conexión. Mostrar icono de estado en la barra de tareas: nos permitirá observar visualmente si el terminal está

conectado y si las sincronizaciones se realizan correctamente. Permitir conexiones USB: para conectar a través de USB. Permitir conexiones a uno de los siguientes: junto con el desplegable nos permitirá elegir en que

puerto está conectado el terminal. Abrir ActiveSync al conectar el dispositivo móvil: automáticamente se conectará al detectar el

terminal y sincronizará.

5


Conexión FTP Para que podamos realizar la descarga remota necesitamos tener definida una conexión que se llame FTP. Dicha conexión la podemos crear en el apartado conexiones de la configuración del PDA.

Durante el proceso de creación indicaremos el nombre de la conexión, el módem que utilizaremos.

El número de teléfono, el nombre de usuario y la contraseña.

6


Y finalmente probaremos la conexión abriendo una página con el navegador de Internet.

Pocket-rar Para las comunicaciones remotas se deberá tener instalado el programa de descompresión pocket-rar330 en el terminal-PDA. Se encuentra en la carpeta de instalación para su instalación manual.

La primera vez que hagamos una carga remota o abramos el programa Pocket-rar nos aparecerá esta pantalla. Seleccionamos la pestaña Paths, en browse de default extraction folder y buscaremos la carpeta Data, ok.

7


Al volver a la pantalla anterior desmarcaremos la opción Append archive name y ya tendremos el programa configurado. Cuando hagamos una carga remota nos mostrará el contenido del archivo y lo descomprimiremos con el

icono .

* Muy importante dejar marcada la opción Overwrite existing files.

Instalación Ejecutar el programa Instalar.exe. En la ventana introducir la ruta al PC terminal de EUROWIN desde el cual se sincronizará el terminal PDA e instalar.

8


Aplicación PDA Al finalizar la instalación del programa enlace a Eurowin nos preguntará si queremos instalar también la aplicación en el terminal PDA. Contestar Sí. Si ya estuviera instalado preguntará si deseamos continuar. Contestar Sí.

Preguntará si deseamos instalarlo en el directorio predeterminado. Sí. Y comprobaremos en la pantalla si se necesitan pasos adicionales. Aceptar.

9


Aspectos generales La aplicación de Autoventa permite realizar documentos de venta y cobros mediante un terminal portátil tipo PDA con Windows CE o Windows Pocket PC. Esta aplicación se conecta a Eurowin y realiza un intercambio de información en ambos sentidos. Se debe tener en cuenta que esta aplicación no es un terminal de Eurowin, sino un programa paralelo que puede facilitar y agilizar las tareas administrativas de los vendedores. Evidentemente no podemos pretender que todas las funcionalidades de la gestión de Eurowin estén disponibles en la Autoventa, pero sí las principales como la confección de pedidos, albaranes, facturas y cobros (tanto de albaranes o facturas nuevas como de previsiones antiguas pendientes de cobrar). A continuación se detallan algunas de las peculiaridades que existen en la aplicación de Autoventa:

La aplicación siempre sigue el proceso de descuentos escalados si está activado en la personalización de la empresa en el programa principal.

No se aplican los descuentos directos por subfamilia, familia o marca. El cobro total o parcial de un albarán se contabiliza como una entrega a cuenta, por lo que

cuando se factura genera únicamente la previsión o previsiones de la diferencia. Los cobros totales o parciales de facturas nuevas se recuperan siempre como entregas a cuenta del

albarán correspondiente que genera la factura. Por lo tanto, si cobramos una factura totalmente no se generará ninguna previsión, en cambio si cobramos una factura parcialmente la previsión que se generará será por el importe de la diferencia entre el cobro y el importe total de la factura.

Para conservar la correcta comunicación entre el programa del terminal y el programa de enlace, los seis primeros dígitos de la versión siempre deben de coincidir con los seis primeros de la versión que muestra la aplicación de enlace con Eurowin.

Aplicación para el terminal PDA En la pantalla principal de la aplicación podemos observar tres partes fundamentales:

La primera nos permite seleccionar el grupo de empresa con el que trabajamos (en el caso de utilizarlos), si no los utilizamos aparecerá “(sin grupo)”.

En la parte inferior izquierda aparece la descripción de la aplicación instalada (Estándar, Distribución o Lotes) y el número de versión/revisión.

Finalmente, en el margen derecho tenemos el acceso a las distintas opciones disponibles en la aplicación.

10


Parámetros Los parámetros de la aplicación se dividen en tres grupos: Los generales, la configuración del servidor FTP y los contadores.

Al entrar nos pedirá introducir la clave de acceso, por defecto es 1234. Opciones generales

11


Terminal: Número de terminal. Debe de coincidir con el código de vendedor. Visita: Contador interno para las visitas. Vendedor: Nombre del vendedor. Password: Clave de acceso a los parámetros. Tipo Ruta: Código de ruta si definimos que trabajaremos con rutas o días semana si lo definimos

así. Decim.prec: Número de decimales para el precio. Este número ha de coincidir con los decimales

de la máscara de la moneda definida en Eurowin. Aviso Stoc: Activa o desactiva el mensaje emergente de falta de stock. Sólo controlaremos el stock

si en el programa enlace se lo indicamos y le enviamos también el stock. Empresa: Posibilidad de seleccionar la empresa a la hora de realizar el documento. Pesos: Trabajar con peso. En este caso aparece el peso medio definido en la ficha del artículo

(P.M.). Impresión: Puede ser serie, IRDA, bluetooth, etc. Com: Número de puerto de impresión. Alta Clientes: Permite dar de alta clientes nuevos desde la aplicación. Deberemos poner en Cod.

el código del cliente de contado de Eurowin. Al escoger el cliente la aplicación detectará si es un nuevo cliente y al terminar el documento nos pedirá rellenar los datos del nuevo cliente. Al hacer la descarga del terminal a través del programa enlace, nos lo creará en Eurowin con estos datos y le asignará los documentos creados.

Cod.: Aquí pondremos el código contable del cliente contado para que el terminal lo identifique y nos pida los datos para darlo de alta en Eurowin.

12


Tipo: Tipo de descuento a aplicar al cliente: descuentos escalados o el mejor precio. Observaciones lineales: Importamos las observaciones de cada línea a un campo libre que

definimos en el programa enlace y después los podemos recuperar con una función valor. Mod. Tarifa: Posibilidad de modificar el precio del artículo. Art. $: Posibilidad de utilizar artículos no codificados. Ult. Precio: Si indicamos Sí introducirá el último precio neto al que vendimos el artículo al cliente

sin tener en cuenta el descuento. Versión: En este desplegable escogeremos la forma de trabajar con el terminal Autoventa. Esta

opción debe corresponder a la forma de trabajar en Eurowin: Lotes si trabajamos con Trazabilidad, Tallas y colores si usamos esta opción o normal.

Dtos: Posibilidad de modificar el descuento del artículo. Mod. U: Posibilidad de modificar la cantidad de unidades/caja del artículo. Talones como Pagarés: Con esta opción podremos cobrar con talones y nos permitirá introducir

un número de pagaré y el vencimiento. Alta línea automática: Automáticamente nos pondrá una línea nueva al acabar la anterior. Tarifa para los depósitos: Permite especificar una tarifa distinta para los depósitos de venta. Validación art:

o Introducción: En cuanto encuentre un código que coincide con lo escrito, lo valida como el artículo. Es más rápido pero con códigos parecidos puede crear problemas.

o Validar: Para artículos con código muy parecido nos permitirá filtrar hasta encontrarlo y entonces seleccionarlo con validar.

o Teclado: se usa Enter para validar el artículo, precio, unidades. Orden columnas: Podemos elegir presentar los artículos ordenados por código o por nombre.

Configuración del servidor FTP

13


Núm. de teléfono: Número de teléfono. Usuario: Usuario de la conexión a internet. Password: Clave de acceso del usuario. Tipo de Conexión: IRDA, bluetooth. (si no es bluetooth seleccionar IRDA). IP Servidor: IP del servidor FTP. Usuario: Usuario para el FTP. Password: Contraseña para el FTP. Velocidad: Velocidad de conexión.

Configuración de los contadores Sólo veremos los contadores si en la primera pantalla de parámetros tenemos seleccionado Empresa No. En el último apartado de la configuración encontramos los contadores que servirán para enumerar los diferentes tipos de documentos. En primer lugar debemos especificar la serie del documento y luego el número de partida. Dicho número no puede superar los 8 dígitos. Aconsejamos utilizar como serie el código de vendedor y luego 10000000, 20000000, 3000000, 40000000 y 50000000 respectivamente para los números de documento.

14


Configuración de los listados

Desde esta pantalla podremos configurar el ancho de las columnas en las vistas en píxeles, siendo como referencia unos 10 píxeles por carácter. Se puede configurar la pantalla de búsqueda de clientes en las visitas. La de las líneas de pedido, albarán, factura, depósito o presupuesto. O la de búsqueda de artículos dentro de los documentos.

Programa de enlace con Eurowin El programa de enlace permite realizar intercambio de información entre el terminal PDA y la gestión de Eurowin.

Rutas de trabajo

Parámetros principales para la carga y recuperación.

Parámetros adicionales para la carga.

Grupo de empresa y opciones.

15


Opciones El programa de enlace entre los terminales PDA y Eurowin dispone de un gran número de opciones que permiten personalizar la aplicación según el gusto y necesidades del usuario. Para ver todas las posibles configuraciones las dividiremos en seis grupos:

Opciones de selección. Parámetros generales de configuración. Parámetros FTP para las recuperaciones remotas. Opciones del fichero de impresión. Inicialización y actualización de contadores. Historial.

Opciones - Selección

Información en Carga Maestro de artículos: Descarga los artículos al terminal PDA. Fichero de tarifas: Descarga las tarifas al terminal. Stock: Control del stock en la PDA. Sólo es necesario si hacemos control de stock. Promociones: Promociones a ofrecer a los clientes. Maestro de clientes: Descarga los clientes a la PDA. Maestros de rutas: Todas las rutas, para su consulta. Artículos de consumo: Lista los artículos consumidos por cada cliente, se configura en parámetros. Facturas pendientes: Facturas pendientes de los clientes. Sólo es necesario si hacemos cobros en el

programa Autoventa. Observaciones: Tener las observaciones de la pantalla clientes en la PDA. Tipos de IVA: Descarga los tipos de IVA a la PDA. Códigos de barras: A usar en terminales con código de barras. Lotes: Descarga al terminal los lotes disponibles. Sólo marcar si trabajamos con lotes, no descarga

lotes ya dados de baja. Información en Recuperación

16


Pedidos de venta: Recuperamos del terminal los pedidos hechos. Albaranes de venta: Recuperamos del terminal los pedidos hechos (sólo para Autoventa). Facturas: Recuperamos del terminal las facturas hechas (sólo para Autoventa). Depósitos: Recuperamos del terminal los depósitos hechos como albaranes facturados en la empresa

seleccionada (sólo para Autoventa). Presupuestos de venta: Recuperamos del terminal los presupuestos hechos. Cobros de facturas pendientes:

o A nivel operativo, entrarán en la gestión de la aplicación con un contador de serie dependiente del vendedor y con la marca “Procedente de Autoventa”.

o Informativo, saldrá en el informe de la recuperación pero no se crearán automáticamente en la gestión de Eurowin.

Opciones - Parámetros La pestaña Parámetros agrupa opciones de configuración para la carga, la recuperación y parámetros de tipo general. Parámetros para la Carga, subpestaña general

Utilizar la razón comercial del cliente como nombre. Ordenar los clientes por nombre por defecto por código. Tener en cuenta la posición del cliente: Ordena los clientes por su posición en la ruta definida en la

ficha del cliente, pestaña Otros. Cargar los artículos pendientes de servir de todas las empresas. Utilizar la abreviatura del artículo como nombre. Filtrar datos de clientes por vendedor.

Parámetros para la Carga, subpestaña Consumos

17


Calcular los artículos de consumo en función de los albaranes de venta. Por defecto los calcula por pedidos.

Carga los consumos de todas las empresas. Ordenar los artículos de consumo por nombre. Por defecto los ordena por código. Últimos precios brutos. Periodo de meses para calcular los consumos

Parámetros para la Recuperación

Observaciones: o Normal: Obtendremos las observaciones de la cabecera de los documentos en

observaciones del documento en Eurowin. o Separar las observaciones fijas: Las obtendremos en el campo comentario y las libres en

observaciones. o Recuperar observaciones como líneas de comentario: Permite recuperar las observaciones

de la cabecera del documento como líneas de comentarios al inicio o al final del documento.

18


Conservar los precios introducidos en el terminal remoto: Prevalecen los precios del terminal a los de la tarifa en Eurowin.

Asignar vendedor de la ficha de cliente: Prioridad del vendedor de la ficha del cliente sobre el de la Autoventa.

Insertar escandallo de artículos a precio 0. Recuperar las observaciones de las líneas en el campo: Se deben modificar los diseños de

impresión para recuperar las observaciones de las líneas con una función valor y el campo a escoger. Los campos LIBRE_1, LIBRE_2 y LIBRE_3 tienen 15 caracteres de largo y los LIBRE_4 y LIBRE_5 30 caracteres.

Parámetros de configuración general

Ruta de las carpetas de sincronización: debemos indicarle la carpeta TERMXX My Documents del PC (donde XX es el código vendedor) desde la cual se sincroniza el terminal PDA. Es distinta para cada vendedor.

Carpeta para los ficheros temporales: carpeta donde se crean los ficheros temporales y se guardan los historiales de recuperaciones.

Controlar el stock de los camiones. En este caso el código de almacén y el de vendedor deben coincidir.

Decimales para los precios: Está deshabilitado ya que depende de los decimales de la máscara de moneda en el programa Eurowin.

Opciones - FTP

19


La pestaña FTP contiene los datos referentes a la conexión y el servidor FTP que vamos a utilizar para las recuperaciones remotas.

Servidor FTP. Usuario. Contraseña. Puerto y Proxy (si utilizamos) Ruta en el servidor. Importante probar la conexión mediante el botón Validar FTP antes de realizar la primera carga o

recuperación remota. Opciones - Impresión La pestaña Impresión permite realizar algunos ajustes para la generación del fichero de impresión Fitxprn.txt que contiene el formato de impresión de los documentos.

Impresión del detalle de los documentos en dos líneas. Imprimir los datos de la empresa en la cabecera del documento.

20


Ajustar las impresiones de los documentos a “x” líneas. Ajustar las impresiones de los documentos a “x” columnas. Texto adicional para el pie de los documentos. Disponemos de dos líneas de texto adicional para el

pie de los documentos. De todas formas, el fichero puede editarse mediante un editor de ficheros de texto y realizar directamente los cambios que queramos. Más adelante veremos como podemos interpretar el fichero de impresión y cuales son los campos disponibles que podemos utilizar.

Siempre después de hacer cambios en esta pestaña hay que borrar el archivo Fitxprn.txt de cada carpeta Data. Hay una carpeta por terminal PDA.

Opciones - Contadores La pestaña Contadores permite llevar el correcto mantenimiento de los contadores de los diferentes documentos. En el caso de trabajar con grupos de empresas podremos definir además contadores por grupo.

Tanto para las empresas como para los grupos debemos definir una serie y un número para pedidos, albaranes, facturas y depósitos.

Versión multiempresa: Tenemos un contador y serie para cada tipo de documento y empresa. Versión grupos de empresas: Tenemos un contador y serie para cada tipo de documento y grupo

de empresa.

21


Seleccionamos el grupo en cuestión en la pantalla principal en el desplegable siguiente.

Opciones - Historial La pestaña Historial permite controlar la correcta gestión de las recuperaciones.

22


Días para guardar el historial de recuperaciones. Seleccionamos el terminal. En la carpeta de datos de cada terminal existe una carpeta Historial donde se van guardando todos

los resultados de las recuperaciones. De esta forma podemos consultar, si conviene, una recuperación concreta.

Funcionamiento

Visitas La opción de Visitas nos muestra la fecha de entrega, las rutas disponibles y la relación de clientes de cada una de ellas. En el caso de trabajar por día de visita, las rutas disponibles serán siempre 7 y coincidirán, evidentemente, con los siete días de la semana. Si trabajamos por rutas aparecerán las rutas que hayamos seleccionado en la carga de datos. Al seleccionar una ruta aparecerán todos los clientes de la misma. El nombre que se muestra puede ser el nombre fiscal o la razón comercial en función de la opción que hayamos escogido en el programa de enlace entre Eurowin y la Autoventa. Desde esta pantalla podemos acceder a una ficha más amplia del cliente mediante el botón Datos. En dicha ficha vemos ambos nombres (comercial y fiscal), dirección, población, el código de cliente, su número de teléfono, la tarifa de venta, los descuentos directos, la ruta a la que pertenece y si se le debe o no aplicar el impuesto (IVA,IGIC…) correspondiente. Pedidos pendientes de clientes Además tenemos el botón Pendientes que nos muestra la relación de todos los artículos pendientes de servir para el cliente seleccionado.

23


El botón Visitar abre una nueva pantalla donde, si el cliente tiene facturas pendientes, se muestra una pantalla con la relación de cobros pendientes. En este punto podremos realizar los cobros que creamos pertinentes, pudiendo hacerlo en efectivo o talón. Al validar o cancelar podemos seleccionar el tipo de documento que vamos a realizar: pedido, albarán, factura, depósito o presupuesto. Una vez seleccionado el tipo de documento aparecerá la pantalla de introducción de las líneas del documento. En el caso de trabajar con empresas (ver apartado parámetros de la aplicación PDA) el tipo de documento Depósito estará inactivo. En este caso antes de iniciar el documento siempre nos obligará a seleccionar la empresa en la cual vamos a realizar el documento. Una vez hayamos visitado un cliente, éste quedará marcado con un asterisco * a la izquierda de su nombre.

Cobros de facturas atrasadas Entre la información de que disponemos (o podemos disponer, configurable en el programa de enlace con Eurowin) se encuentra la relación de facturas pendientes de cobro de cada cliente. Como hemos dicho en el punto anterior, antes de iniciar un documento nuevo tenemos la posibilidad de realizar cobros de facturas atrasadas (pendientes de cobro).

24


El procedimiento para realizar el cobro de una factura atrasada es el siguiente:

Seleccionar la factura. Introducir el importe del cobro o seleccionar la opción Todo si lo liquidamos en su totalidad. Seleccionar la forma de pago (Efectivo o Talón), por defecto será Efectivo para el cliente contado y

Talón para el resto. Validar el proceso mediante el botón Validar.

Si la forma de pago es talón se abrirá un formulario para introducir el número y el vencimiento.

Las facturas cobradas no desaparecerán hasta que se realice el correspondiente traspaso de datos a Eurowin y la posterior carga para actualizar los datos del terminal PDA. De todas maneras las facturas ya cobradas aparecerán siempre con importe cero. En el caso de realizar una descarga remota, el fichero de previsiones sí se actualizará, sin necesidad de realizar la carga correspondiente. A medida que se vayan realizando cobros, el importe total que aparece también se irá actualizando para tener en todo momento la información lo más actualizada posible. Edición del documento El siguiente paso en la visita es realizar el documento en cuestión. Si durante la sesión de Autoventa, el cliente ya había sido visitado, el programa presenta una lista con la relación de documentos realizados. De lo contrario, aparecerá directamente la pantalla de selección del tipo de documento. Desde esta pantalla podremos realizar un nuevo documento, editar uno ya creado o anular un pedido existente. No se pueden anular albaranes, facturas ni depósitos.

25


Si tenemos activado Selección de empresa en los parámetros del terminal-PDA se nos abrirá una desplegable donde seleccionar la empresa donde hacerle el documento al cliente. La pantalla de confección del documento es la misma para todos los tipos (pedido, albarán, factura y depósito).

26


Observaciones de la línea

Último precio y fecha de venta de este artículo a

este cliente

Ficha del cliente

Precio para el cliente

Código de artículo Cajas y unidades Peso medio

Cuerpo del documento

Cancelar documento

Aceptar documento

27


La mecánica es ir introduciendo códigos de artículo ya sea directamente o mediante una de las dos búsquedas posibles: por código o por nombre. Al introducir el inicio del código y pulsar el botón C se realiza la búsqueda por código. Introduciendo parte de la descripción del artículo y pulsando el botón N realizamos la búsqueda por nombre. El resultado de la búsqueda siempre es la relación de artículos ordenada por código. En la pantalla del resultado, podremos realizar una segunda búsqueda según el texto indicado. Dicha búsqueda se realizará siempre sobre el primer resultado. El botón $ nos permite introducir líneas sin código de artículo. El botón O nos permite introducir observaciones en la línea tanto fijas como libres. Las observaciones fijas de la línea provienen del módulo de ventas, menú archivos, mantenimiento de artículos, medidas, del programa Eurowin. Si el artículo introducido trabaja con cajas podremos introducir cajas y unidades. En el caso de que el artículo no trabaje por cajas únicamente podremos introducir unidades. Para validar las unidades introducidas deberemos pulsar el botón de validar (símbolo verde) de la derecha. Si el artículo trabaja por peso (y tenemos activa la gestión del peso) también se informa de su peso medio aproximado con la posibilidad de modificarlo. El detalle del documento siempre es visible y para introducir nuevas líneas basta con pinchar sobre la línea “*****NUEVO*****”. Si el artículo trabaja con lotes se abrirá una ventana donde podremos escoger las cantidades a entregar de cada lote, con su caducidad.

Si el artículo trabaja con tallas y colores se abrirá una ventana donde elegiremos unidades para cada talla y color y se irán añadiendo cada vez que pulsemos validar. Con el botón de las tijeras borramos la línea que no nos interesa, después de señalarla. Con el botón de la puerta volvemos al documento aceptando las líneas entradas.

28


En el pie del documento disponemos de cinco botones. El botón Promo muestra el detalle de la línea seleccionada (precio, descuentos y/o regalos aplicados según la cantidad de la línea). El botón Total muestra el importe total del documento, impuestos incluidos. El botón Obser permite introducir la fecha de entrega del servicio e introducir observaciones tanto fijas como libres. Las observaciones fijas del documento provienen del módulo de ventas, menú archivos, mantenimiento de clientes, observaciones, del programa Eurowin. El botón V (símbolo verde) permite validar y guardar el documento. Y finalmente el botón X (aspa roja) que permite cancelar el documento en curso. Al entrar por primera vez en la pantalla de un documento nuevo para un cliente aparecerán todos los artículos consumidos durante el periodo indicado en la configuración del programa de enlace con Eurowin (artículos de consumo). De esta forma simplificamos la introducción de líneas en el caso de que el cliente consuma habitualmente lo mismo. En este caso únicamente tendremos de indicar las unidades de los productos que desee y dejar a cero el resto. Los artículos con unidades a cero no se guardarán. Como podremos observar no es posible eliminar líneas de un documento. Para ello dejaremos a cero las unidades de las líneas que no queramos tener en cuenta. Al terminar, si el cliente escogido es el del código indicado como nuevo cliente para alta se abrirán una serie de pantallas para introducir sus datos. Todos estos datos serán importados y se podrán ver y modificar en Eurowin, módulo ventas, mantenimiento de clientes, clientes, después de hacer la descarga hacia el programa Eurowin. El código del cliente será asignado automáticamente como el último de clientes + 1. Hay que tener en cuenta que si hacemos dos descargas sin hacer una carga, los clientes serán importados dos veces y estarán repetidos. Del mismo modo se repetirán clientes si hacemos más de un documento con el código de nuevo cliente al mismo cliente, como tendrán diferente código de cliente no se identificará como el mismo. Tampoco se detectará por nombre, razón social o CIF que estamos introduciendo un cliente que ya esté como cliente en nuestro programa. Nuevo cliente

29


Clientes Parámetros

Datos nuevo cliente obligatorios. Nombre: Nombre del nuevo cliente. R. Social: Razón social del cliente. Dirección: Dirección principal del cliente. Población: Población principal del cliente. CIF: CIF del cliente. C.P.: Código postal de la dirección principal del cliente. Provincia: Provincia de la dirección principal del cliente.

Datos del nuevo cliente no obligatorios: E-mail: Email del cliente. Pag.Web: Página Web del cliente. Contacto: Persona de contacto principal del cliente. Fax: Fax del cliente. Tel.: Teléfono principal del cliente. IVA: Si el cliente tiene recargo en el IVA, no tiene recargo o esté exento del IVA (el tipo de IVA será el que tiene asignado el cliente para dar de alta nuevos clientes).

30


La tarifa del nuevo cliente será también por defecto la del cliente que usemos para dar de alta nuevos clientes.

Datos de envío del nuevo cliente, no obligatorios. Nombre: Nombre de la dirección de envío del nuevo cliente. No se usa en la versión estándar. R. Social: Razón social de envío del cliente. No se usa en la versión estándar. Dirección: Dirección de envío del cliente. Población: Población de la dirección de envío del cliente. C.Postal: Código postal de la dirección de envío del cliente. CC: Número de la cuenta corriente del cliente.

E-mail: E-mail de la dirección de envío del cliente. Pag.Web: Página Web de la dirección de envío del cliente. Contacto: Persona de contacto en la dirección de envío del cliente. Fax: Fax en la dirección de envío del cliente. Tel.: Teléfono en la dirección de envío del cliente. Observ.: Observaciones en el cliente.

31


Stock Desde el programa Autoventa podemos controlar en todo momento el stock que tenemos disponible. A continuación detallamos algunas consideraciones a tener en cuenta:

Para poder llevar dicho control debemos tener un almacén por cada vendedor cuyos códigos coincidan. Es decir, si tenemos el vendedor 05 (Julián Rodríguez) debemos tener el almacén 05 (camión de Julián Rodríguez).

Antes de realizar el traspaso de datos del PC al terminal PDA debemos realizar un albarán de traspaso de género del almacén origen (almacén del cual sale el género) al almacén destino (almacén receptor del género). En el caso anterior el almacén receptor sería el 05.

En los parámetros de la carga del programa de enlace con Eurowin se debe activar la opción Controlar el stock de los camiones.

De esta forma al entrar en la opción Stock del programa Autoventa nos mostrará la relación de artículos que tenemos en el camión y su disponibilidad. Además de la visualización por pantalla, este listado también dispone de la posibilidad de enviarlo a la impresora.

Sin Lotes activado

Con Lotes activado

32


Estadísticas La opción Estadísticas muestra un resumen de todas las operaciones realizadas en la Autoventa:

Número de visitas. Número de pedidos (preventa). Número de albaranes + facturas + depósitos (Autoventa). Total de cajas vendidas. Unidades totales vendidas. Importe de la preventa (pedidos). Importe del total de la Autoventa (albaranes + facturas + depósitos). Importe cobrado de documentos nuevos. Importe total de las facturas pendientes de cobro. Importe pendiente de cobrar. Importe cobrado en la sesión de Autoventa.

Además de la visualización por pantalla, este listado también dispone de la posibilidad de enviarlo a la impresora.

Comunicaciones La opción de Comunicaciones permite coger la información que genera Eurowin (artículos, rutas, consumos, precios, clientes, etc.) y enviar al ordenador la información necesaria para que éste pueda procesarla y traspasarla de forma automática a la gestión de Eurowin.

33


En la carga siempre pedirá confirmación ya que al realizarla borra toda la información anterior en el terminal y perderíamos los documentos y cobros registrados anteriormente y no descargados a Eurowin.

Proceso de Carga en local El proceso de carga genera la información necesaria para que el terminal PDA pueda operar. Para realizar la carga de un terminal se deben seguir los siguientes pasos:

Seleccionar la empresa de la cual vamos a extraer la información. En el caso de trabajar con grupos de empresa deberemos seleccionar primero el grupo.

Seleccionar el tipo de filtro (por ruta o por día de visita). Seleccionar las rutas o días de la semana que queramos en función del filtro seleccionado. Seleccionar un terminal (vendedor de Eurowin). Indicar si es necesario, los filtros secundarios. Pulsar el botón Cargar.

Una vez terminado el proceso de carga aparece un mensaje que informa que se debe sincronizar el terminal remoto con el PC y una vez sincronizado pulsar el botón Carga del apartado de comunicaciones del terminal remoto para hacer efectiva la carga.

34


Mientras no se realiza dicha opción los ficheros se encuentran en la carpeta Mis documentos del terminal PDA y no pasarán a la carpeta de trabajo hasta que se lleve a cabo la acción arriba indicada. Proceso de Recuperación en local Primero deberemos ir al terminal Autoventa, Comunicaciones y seleccionar Descarga. En el programa enlace:

Seleccionar el grupo y la empresa a la cual vamos a importar la información. En el caso de trabajar con depósitos debemos también indicar la empresa que utilizaremos para

recuperar los depósitos. Seleccionar un terminal (vendedor de Eurowin). Pulsar el botón Recuperar.

Una vez finalizado el proceso de recuperación se presenta un informe con la relación de datos recuperados.

35


Proceso de Carga en remota El proceso que genera los datos para la carga remota es el mismo que para la local pero seleccionando la opción remota:

Seleccionar la empresa de la cual vamos a extraer la información. En el caso de trabajar con grupos de empresa, deberemos seleccionar primero el grupo.

Seleccionar el tipo de filtro (por ruta o por día de visita) Seleccionar las rutas o días de la semana que queramos en función del filtro seleccionado. Seleccionar un terminal (vendedor de Eurowin). Indicar si es necesario, los filtros secundarios. Seleccionamos Carga, Remota y Cargar.

En la franja superior azul aparece la relación de ficheros que se envían durante el proceso.

En el terminal, en Comunicaciones seleccionar Remota y Carga. Si la carga / descarga en remoto diera error puede consultar el código de error en esta pagina de Windows aunque la solución más habitual consiste en un soft reset del terminal. http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/windowsserver2003/es/library/ServerHelp/f3aadac7-1e97-495b-af62-5d179df2990d.mspx?mfr=true

36

http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/windowsserver2003/es/library/ServerHelp/f3aadac7-1e97-495b-af62-5d179df2990d.mspx?mfr=true

http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/windowsserver2003/es/library/ServerHelp/f3aadac7-1e97-495b-af62-5d179df2990d.mspx?mfr=true


En el caso de que estén bien los parámetros se conectará al servidor de FTP y descargará los datos actualizados. En el caso de las cargas remotas, únicamente se podrán realizar si en el servidor no se encuentra información pendiente de recuperar.

Se abrirá la aplicación Pocket-rar para descomprimir el archivo recibido Data.zip. Lo descomprimiremos en

Data con el botón . Nos preguntará si queremos borrar el archivo recibido para optimizar espacio en el terminal-PDA. * Muy importante dejar marcada la opción Overwrite existing files.

37


Proceso de Recuperación en remota Antes de proceder a la recuperación remota hay que tener en cuenta que sólo se puede hacer una recuperación al servidor FTP y después se tendrá que hacer una recuperación desde el programa enlace. Hasta que no se realice esta recuperación desde el programa enlace no permitirá otra recuperación desde el terminal-PDA. Para realizar la recuperación remota de información de un terminal debemos seguir los siguientes pasos: Seleccionaremos Comunicaciones, Remota y Descarga. Se conectará al servidor y enviará los archivos de las visitas y las facturas realizadas, en el caso de que la descarga al servidor sea correcta se borrarán los archivos PEDL + nº terminal y PEDC + número de terminal. Seguidamente se realizará automáticamente una carga remota si hay archivos actualizados en el servidor de FTP.

38


En la aplicación de enlace:

Seleccionaremos Recuperación y Remota. Seleccionar el grupo y la empresa a la cual vamos a importar la información. En el caso de trabajar con depósitos debemos también indicar la empresa que utilizaremos para

recuperar los depósitos. Seleccionar un terminal (vendedor de Eurowin). Pulsar el botón Recuperar.

Una vez finalizado el proceso de recuperación se presenta un informe con la relación de datos recuperados.

Sincronización

39


Sincronización de ficheros sin grupos de empresas El programa de enlace se comunica con el PDA mediante el programa ActiveSync. Éste sincroniza la carpeta Mis documentos del PDA con una carpeta que también se encuentra en Mis documentos del PC. A continuación se muestran los posibles diagramas de flujo del intercambio de información entre el PC y el terminal PDA. Estructura de ficheros en el PC:

En la carpeta Mis documentos del PC se deben tener tantas carpetas TERM?? como terminales PDA estemos utilizando.

En la carpeta Data tenemos tantas carpetas como vendedores dados de alta en Eurowin. Cada una de estas carpetas lleva como nombre el código de vendedor correspondiente.

Estructura de ficheros en el terminal PDA:

En la carpeta Mis documentos del terminal PDA tenemos los ficheros que se generaron en la carpeta del PC correspondiente al vendedor en cuestión.

En la carpeta Data tenemos los ficheros de trabajo. Dichos ficheros son los que se actualizan durante la ejecución de la aplicación.

PC

Si desmarcamos la opción Activar sistema de sincronización de ficheros en el proceso de carga, únicamente se generará la información en el directorio del terminal (vendedor) seleccionado que se encuentra en el directorio Data. En este caso, la información generada no pasará hacia la correspondiente carpeta de sincronización. Si desmarcamos dicha opción en el proceso de recuperación, los ficheros que recuperaremos serán directamente los del directorio del terminal (vendedor) seleccionado que se encuentra en el directorio Data. Hay que tener en cuenta que en este caso la información no será la que se encuentra en la correspondiente carpeta de sincronización. Para evitar problemas en la carga y / o recuperación es conveniente no desmarcar dicha opción y hacerlo sólo en el caso que personal cualificado lo indique.

Mis Documentos

TERM 01

TERM02

TERMNN

Data

01

02

NN

Terminal PDA

Mis Documentos

ACTIVESYNC

Data

CARGA

RECUPERACIÓN

40


Sincronización de ficheros con grupos de empresas Estructura de ficheros en el PC:

En la carpeta Mis documentos del PC se deben tener tantas carpetas TERM?? como terminales PDA estemos utilizando. Dentro de cada una de ellas tendremos tantas carpetas como grupos de empresas tengamos.

En la carpeta Data tenemos tantas carpetas como grupos de empresas tengamos. Dentro de cada una de ellas, tantas carpetas como vendedores dados de alta en Eurowin.

Estructura de ficheros en el terminal PDA:

En la carpeta Mis documentos del terminal PDA tenemos tantas carpetas como grupos de empresa tengamos y dentro de cada una de ellas los ficheros que se generaron en la carpeta del PC correspondiente al vendedor en cuestión.

En la carpeta Data tenemos los ficheros de trabajo. Dichos ficheros son los que se actualizan durante la ejecución de la aplicación.

Cada vez que cambiemos de grupo de empresa se produce el siguiente intercambio de ficheros:

Los ficheros de la carpeta Data pasarán a la carpeta correspondiente en Mis documentos del grupo que estábamos utilizando para guardar los cambios realizados.

Los ficheros del nuevo grupo seleccionado actualizarán los ficheros de la carpeta Data.

La opción Activar sistema de sincronización de ficheros funciona de forma similar a la Sincronización de ficheros sin grupos de empresas.

PC

ACTIVESYNC

Mis Documentos

Data

01

01 XY

02

01 XY

02

01 XY

TERM01

01 XY

TERM02

01 XY

TERMNN

01 XY

Terminal PDA

Mis Documentos

01 02 NN

Data

CARGA

RECUPERACIÓN

41


Impresión

Fichero de impresión: FITXPRN.TXT Contenido de un fichero de impresión Fitxprn.txt: En este archivo podemos diferenciar tres tipos de información:

Datos fijos, tales como los datos de la empresa, la cabecera, el pie, etc. que estarán en el lugar donde queramos que salgan impresos.

Comandos de control, que sirven para indicar el inicio y el fin del detalle de las líneas y del pie del

documento.

Respecto a los datos variables, tenemos una serie de palabras reservadas para indicar cada uno de los campos posibles, que definiremos entre los caracteres “[” y “]”. Para indicar una longitud concreta lo haremos de la siguiente forma: [VARIABLE*longitud].

<X,Y><W,Z>para especificar el número de líneas por página (X) , el número de columnas para la impresión (Y), por defecto Y=40, el numero de línea donde empezará el pie (W) y el alto en líneas del pie (Z).

<LINEA> para especificar líneas en blanco.

<DETALLE> -<FIN DETALLE> para el detalle de las líneas del documento.

<PIE> - <FIN PIE> para el pie del documento.

<P.V.> - <FIN P.V.> para el punto verde.

A continuación vamos a mostrar la relación de todas las variables que disponemos para utilizarlas en la confección del fichero de impresión. Variable Descripción TIPO Tipo de documento: PED., ALB., FRA., DEP. o PRE. SERIE Serie del documento NUMERO Número del documento FECHA Fecha del documento HORA Hora CODIGO Código de cliente NOMBRE1 Nombre comercial

42


NOMBRE2 Nombre fiscal DIRECCION Dirección POBLACION Población DIRENTREGA Dirección de entrega POBENTREGA Población de entrega CIF CIF del cliente ARTICULO Código del artículo DESCRIPCION Descripción del artículo CAJAS Número de cajas UNIDADES Unidades CANTIDAD Cantidad total: Cajas * Unidades / Caja + Unidades PESO Peso TALLA Talla COLOR Color PRECIO Precio del artículo sin descuentos DTO1 Porcentaje descuento lineal 1 DTO2 Porcentaje descuento lineal 2 PTASDTO Importe de descuento (por promociones) PRECIONETO Precio neto del artículo IMPORTE Importe de la línea: Precio Neto * Cantidad CODIOBSE Código de las observaciones OBSERVACIONES Descripción de las observaciones del documento OBSEMANUAL Observaciones manuales %DTOPP Porcentaje descuento pronto pago (descuento de cabecera) PTASDTOPP Importe de descuento de cabecera BASE Base imponible %IVA Porcentaje de IVA IVA Importe de IVA %REC Porcentaje de recargo REC Importe de recargo TOTAL Importe total COBRADO Importe cobrado PENDIENTE Importe pendiente de cobro CONVERSION Valor en pesetas o Euros en función de la moneda del cliente TIPFACT Tipo de facturación del cliente FORPAGO Forma de pago del cliente IMPORTEPV Importe del punto verde

43