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CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

COMPENSAR

TERMINOS Y CONDICIONES

SOLICITUD DE COTIZACIÓN

CONTRATAR LOS SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

CON SUMINISTRO DE REPUESTOS DE EQUIPOS DE AIRE ACONDICIONADO,

CHILLER, EXTRACCIÓN Y VENTILACIÓN MECÁNICA SEDES Y CONVENIOS DE

COMPENSAR CCF

BOGOTÁ D.C., 27 DE JUNIO DE 2019

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Contenido

1. INSTRUCCIONES PARA LOS PROPONENTES ..................................................................................................................... 3

2. CONTRATACIÓN............................................................................................................................................................ 14

3. RESUMEN EJECUTIVO. .................................................................................................................................................. 20

4. REQUERIMIENTOS. ....................................................................................................................................................... 20

5. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE ................................................................................................................................... 21

6. COSTOS ......................................................................................................................................................................... 21

7. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD. ....................................................................................................................................... 22

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1. INSTRUCCIONES PARA LOS PROPONENTES

1.1. Introducción:

Compensar extiende esta invitación a los proponentes a presentar sus cotizaciones en

conformidad con los requisitos, términos y condiciones de esta solicitud de cotización

(RFQ).

Esta solicitud de cotización (RFQ) proporciona material de referencia, que describe los

requisitos para la respuesta que debe incluir la solución y costos sugeridos.

A través de este proceso, COMPENSAR debe lograr lo siguiente:

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO CON SUMINISTRO DE

REPUESTOS DE EQUIPOS DE AIRE ACONDICIONADO, CHILLER, EXTRACCIÓN Y

VENTILACIÓN MECÁNICA SEDES Y CONVENIOS DE COMPENSAR CCF.

1.2. Condiciones Generales

La presente invitación tiene por objeto obtener cotizaciones para los servicios solicitados,

para realizar el debido análisis y comparación que permita a COMPENSAR conducir a

una posterior negociación y contratación, sin embargo, no compromete a COMPENSAR

para contratar parcial o totalmente y bajo cualquier circunstancia se reserva el derecho de

finalizar o anular el proceso así como de incluir o excluir invitados durante el mismo de

considerarlo pertinente.

1.2.1. Periodo de Validez de la Oferta.

La oferta debe tener como mínimo una validez de 90 días desde su fecha de presentación.

1.2.2. Derecho de Rechazo.

Compensar se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquiera o todas las respuestas

a esta solicitud de cotización y que inicie conversaciones o negociaciones con uno o varios

proveedores calificados, al mismo tiempo, si tal acción es en el mejor interés de

Compensar. Además, Compensar se reserva el derecho de modificar o retirar este RFQ,

en su totalidad o en parte, en cualquier momento antes de la adjudicación del contrato.

1.2.3. Oferta Mejor y Definitiva

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Compensar se reserva el derecho de solicitar una oferta mejor y definitiva.

1.2.4. Costos de la Propuesta.

Los gastos incurridos en la preparación de cotizaciones en respuesta a esta solicitud son

responsabilidad exclusiva del Proponente.

1.3. Instrucciones de la propuesta y tiempos

Esta sección contiene instrucciones relativas a la cotización que se presentará.

1.3.1. Entrega de Cotización

SOBRE No 1

✓ Una copia en medio magnético (cd) no reescribidle con toda la información

administrativa y financiera, escaneada en formato PDF.

✓ Una copia física y en medio magnético (cd) no reescribidle con toda la información

técnica, escaneada en formato PDF.

SOBRE No 2

✓ Documento escrito en sobre cerrado debidamente legajado y foliado que contenga la

oferta económica firmada por el representante legal, las pólizas firmadas y una copia en

medio magnético (cd) no reescribidle de los mismos documentos.

Ambos documentos se deberán entregar por separado en sobres cerrados con todas las

páginas foliadas consecutivamente en orden ascendente, con un índice que contenga una

relación de todos los capítulos que integran la oferta, señalando el número de página

donde se localizan. Si se presenta diferencia entre la versión digital y la versión escrita

prevalecerá la información y documentos del escrito.

Cada sobre deberá encontrarse marcado con la siguiente información:

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Señores CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR COMPENSAR Sr. RAFAEL ENRIQUE OCHOA PINZÓN Compras y Abastecimiento Av. 68 No. 49A-47 Bloque F, Piso 4 Bogotá ASUNTO: PROCESO DE SELECCIÓN PARA CONTRATAR MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO CON SUMINISTRO DE REPUESTOS DE EQUIPOS DE AIRE ACONDICIONADO, CHILLER, EXTRACCIÓN Y VENTILACIÓN MECÁNICA SEDES Y CONVENIOS DE COMPENSAR CCF El proponente deberá elaborar la cotización de acuerdo con lo establecido en la presente invitación anexando la documentación exigida totalmente legible.

No se aceptarán cotizaciones cuyos documentos que sean objeto de evaluación y

calificación presenten tachaduras, raspaduras y/o enmendaduras, salvo que las mismas

sean refrendadas por el proponente al margen de este o en documento aparte anexo a la

cotización.

Si algún proponente considera que debe destacar algunos detalles o información

relevante para la evaluación de la cotización debe hacerlo expresamente y por escrito.

No se aceptarán cotizaciones complementarias o modificaciones que fueren presentadas

con posterioridad a la fecha y hora límite de presentación de las cotizaciones.

Cuando se exija suministro de información o documentos, estos deberán ser entregados

dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud.

La cotización deberá llevar la firma de la persona que actúe como representante legal,

apoderado o quien haga sus veces.

Los ítems y valor total deben ser cotizados en pesos colombianos discriminando el IVA y

relación de porcentaje de descuento por pronto pago si aplica.

Serán de la exclusiva responsabilidad del oferente los errores u omisiones en que incurra

al indicar los costos o valores unitarios y totales en su cotización, debiendo asumir los

mayores costos o pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones. COMPENSAR

no reconocerá ningún valor adicional por conceptos no incluidos en la cotización.

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Si COMPENSAR lo estima conveniente, como resultado de las solicitudes de aclaración

o de oficio, podrá modificar los presentes términos, mediante adenda que se enviará a

las personas invitadas a presentar cotización.

La presente invitación y los documentos que se produzcan en desarrollo de la misma no

implican la realización de una cotización para contratar ni crean la obligación de aceptar

cualquiera de las cotizaciones presentadas o asumir cualquier otra obligación. Este

documento es una mera invitación a cotizar.

Las personas jurídicas extranjeras, deberán acreditar en el país un apoderado o agencia

domiciliada en Colombia debidamente facultado para presentar la cotización y celebrar el

contrato; así como para representarlas judicial y extrajudicialmente; o tener establecida o

establecer sucursal en Colombia, en los casos de ley.

La cotización deberá presentarse en español; sin embargo, si algunos de los documentos

incluidos corresponden a publicaciones o manuales técnicos que no se editan en español,

podrán estos presentarse en inglés.

En caso de consorcio o unión temporal cada una de las personas jurídicas que integren

una u otra, deberá tener capacidad legal para presentar la cotización y cumplir cada uno

de los requisitos legales para participar en el proceso de selección. Se debe especificar

la participación, aportes y responsabilidad de cada uno de los miembros del consorcio o

unión temporal.

El proponente deberá anexar los siguientes documentos:

SOBRE N° 1

Documentos Requeridos

1

Resumen Ejecutivo que debe contener: Nombre de la empresa, Dirección de oficina principal, Información de contacto, experiencia, clientes principales y tres referencias comerciales. Mayor descripción en punto 3. RESUMEN EJECUTIVO

2 Carta de aceptación del RFQ y minuta propuesta firmada por representante Legal. Se adjunta carta modelo. Anexo 3. Carta de aceptación de términos de referencia

3 Certificado de Existencia y Representación Legal con una expedición no mayor a un (1) mes a la presentación de la cotización, cuando el proponente sea persona jurídica.

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4

Certificado, extracto o copia del acta de asamblea, junta de socios y/o junta o consejo directivo, en donde conste la autorización dada al representante legal para comprometer a la sociedad en caso de adjudicación del contrato y presentación de la cotización, de ser necesario, según sus estatutos.

5 RUT de la persona jurídica con la actualización de la última actividad económica. Año de impresión 2019.

6 Fotocopia de la cédula de ciudadanía de representante legal o quien haga sus veces, ampliada al 150%

7

Certificación expedida por el Revisor Fiscal o el Representante Legal o quien haga sus veces, donde conste que se encuentra al día en el pago de seguridad social integral de sus trabajadores de los seis (6) últimos meses, cuando el proponente sea persona jurídica.

8 Certificado de avance de implementación del SGSST emitido por la ARL o Evaluación Inicial del SGSST del estado de implementación.

9

Copia de los estados financieros comparativos y con notas con corte a 31 de diciembre de 2017 y 2018. El balance se debe presentar de conformidad con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, sobre balances certificados, para su validez debe estar suscrito por el Representante Legal del Proponente y por el Contador Público, bajo cuya responsabilidad se haya preparado e incluir la declaración de que las afirmaciones contenidas en el balance se han verificado previamente conforme al reglamento y las mismas se han tomado fielmente de los libros.

10 Relacionar todos los aspectos que se requieren para evidenciar la experiencia de los cotizantes en mínimo dos certificaciones. Mayor descripción en punto 5. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

11 Propuesta Técnica, de acuerdo con lo solicitado en el Anexo 5. Especificaciones técnicas Aires Acondicionados

12 Fichas técnicas y hojas de seguridad en caso de uso de sustancias químicas.

13 Carta de representación de la(s) marca(s) en Colombia.

SOBRE N° 2

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Documentos Requeridos

1 Cotización de acuerdo con lo definido en los requisitos técnicos y con los documentos soporte, en formato del Anexo 4. Cotización del proveedor.

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Póliza seriedad de la oferta (Habilitante). El PROPONENTE deberá adjuntar una garantía de seriedad de la oferta a favor de CCF COMPENSAR que ampare un valor equiválete al 10% del valor de su cotización y una vigencia mínima de tres meses (3) contados a partir de la fecha límite de la recepción de las cotizaciones. En el evento de ampliarse el término, se informará a los proponentes con el fin de que amplíen la vigencia de la garantía. Cuando la garantía sea insuficiente o no esté debidamente constituida, CCF COMPENSAR requerirá al oferente para que proceda a su corrección dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de solicitud. Si el oferente no la corrige en el término señalado, no será considerada su cotización.

TODA INFORMACION ADICIONALES DEBE VENIR ESCANEADA EN UNA CARPETA

QUE SE NOMBRE VALORES AGREGADOS.

Si hubiere enmendaduras, únicamente serán consideradas si vienen expresamente

señaladas en la oferta y aclaradas con firma del proponente.

Los casos en que la cotización no esté acompañada por todos los documentos exigidos y

que sean subsanables, COMPENSAR requerirá por escrito al proponente quien deberá,

dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud en tal sentido,

suministrar los documentos requeridos; si no lo hiciere dentro del término establecido, la

cotización no será considerada.

Serán subsanables aquellos documentos que no modifiquen los valores de la oferta, ni

las condiciones técnicas de la misma.

Con la presentación de la cotización el proponente manifiesta haber dado cumplimiento a

todas las condiciones legales requeridas para presentar y contratar, tales como existencia,

representación legal, no estar incurso en inhabilidades y aceptará las responsabilidades

que se desprendan del incumplimiento a lo manifestado, con la consecuente

indemnización.

Para la presentación de la cotización deberá tenerse en cuenta que COMPENSAR exige

que el proponente sea fabricante del Producto cotizado o Representante o Distribuidor

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Autorizado de éste, condiciones estas que deben acreditarse con los documentos legales

respectivos.

El proponente manifestará la organización con que cuenta en la ciudad de Bogotá, para

proporcionar el soporte técnico, suministro de repuestos, instalación, reparación y demás

obligaciones que exige COMPENSAR, según lo aquí estipulado. En caso de que no la

tenga en el momento de presentar la cotización, deberá indicar la organización con la cual

cumplirá con los requerimientos mencionados, en el evento de salir seleccionado, para

proporcionar soporte técnico, repuestos, instalación, reparación y demás obligaciones que

exige COMPENSAR.

No se aceptará que la solución de un punto sea referida a catálogos o publicaciones del

fabricante incluidas en la cotización, sin que previamente se haya dado una explicación

clara y concreta en el texto mismo de la respuesta.

El proponente deberá responder y documentar todas y cada una de sus respuestas de

acuerdo con lo establecido en este documento y en ESTRICTO ORDEN, según la

numeración de los presentes términos, en el formato definido para las respuestas a los

servicios.

Cuando haya discrepancias entre una respuesta punto a punto de los capítulos

mencionados en este documento, con los anexos correspondientes a los mismos

capítulos, prevalecerá la respuesta punto a punto.

1.3.2. Intención para Cotizar

Los proponentes deben informarnos de su intención de hacer una cotización vía e-mail a

reochoap@compensar.com antes del día 05 de julio de 2019 adjuntando los

siguientes documentos:

• Anexo 1. FOR-PRC-019 Acuerdo de confidencialidad firmado por el

representante legal.

• Carta de intención de participación firmada por el representante legal.

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1.3.3. Lugar y Fecha para la Recepción de Cotizaciones.

Las ofertas se recibirán según las instrucciones de SOBRE N°1 Y SOBRE N°2 en la oficina

de Compras y Abastecimiento ubicada en la AV. 68 No. 49A-47 Torre F, Piso 4 el día 26

de julio de 2019 a las 5:00 pm como plazo máximo.

1.3.4. Respaldo de la cotización y equipo de trabajo (si hubiera lugar a ello)

La estructura organizacional debe contar con un Gerente del Proyecto por parte del

Proponente el cual debe ser el canal directo de comunicación y debe contar con

experiencia en la ejecución de proyectos.

El Proponente, debe anexar el organigrama del proyecto y estar en capacidad de

conservar el equipo de trabajo presentado en la presente cotización, durante todo el plazo

de ejecución del contrato, en caso de cambios, éstos deben ser previamente autorizados

por COMPENSAR.

1.3.6. Aclaraciones y/o Modificaciones.

El proponente, podrá solicitar información aclaratoria relacionada con el contenido de este

documento y deberá hacerlo por correo electrónico, dirigiendo su comunicación a las

siguientes direcciones: reochoap@compensar.com

Solicitudes de aclaración dentro de los dos (2) días hábiles contados a partir de la fecha

límite para solicitar información aclaratoria.

Las aclaraciones o modificaciones que surjan se considerarán parte integrante de este

documento y serán puestas en conocimiento de todos los invitados al proceso.

Las preguntas que no estén respondidas antes de la fecha límite de esta solicitud no

significan una extensión a cualquier Proponente. Las preguntas dirigidas COMPENSAR a

través de cualquier otra vía que la requerida no será reconocida ni respondidas.

1.3.7. Estudio de la Cotización y Evaluación.

Durante el período de estudio de la cotización, COMPENSAR podrá solicitar a los

proponentes las aclaraciones y explicaciones que estime necesarias sin que por ello el

proponente pueda adicionar o modificar las condiciones de su cotización, las

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modificaciones solo se podrán hacer durante el período de negociación. Las solicitudes

COMPENSAR y las respuestas de los Proponentes deberán constar por escrito.

El proponente deberá dar respuesta a estas solicitudes dentro de los dos (2) días hábiles

siguientes al recibo de la comunicación.

1.3.8. Excepciones Técnicas o Económicas.

El proponente podrá presentar excepciones técnicas o económicas siempre y cuando no

impliquen condicionamiento para la selección.

1.3.9. Causales de rechazo y eliminación de la propuesta.

Las cotizaciones se rechazarán y no serán evaluadas o se eliminarán en cualquiera de

los siguientes eventos:

a) Cuando la cotización no esté relacionada directamente con el objeto de los presentes

términos de referencia.

b) Cuando la cotización no contenga el valor de lo ofertado.

c) Cuando la cotización haya sido presentada fuera del término o en otro lugar fuera del

indicado.

d) Cuando se compruebe que hubo acuerdo de dos o más proponentes para perjudicar a

terceros.

e) Cuando el proponente haya tratado de inferir, influenciar o informarse indebidamente

sobre el análisis de las cotizaciones.

f) Cuando se compruebe que el proponente se encuentra incurso en alguna de las

causales de inhabilidad e incompatibilidad definidas por la ley.

g) Cuando vencido el plazo para subsanar las deficiencias formales de los documentos

exigidos, el proponente no los corrija o no responda las aclaraciones solicitadas por

COMPENSAR.

h) Cuando una vez verificada la información suministrada por el proponente no se ajuste

a la realidad.

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i) Cuando la cotización sea firmada por una persona diferente al proponente o a su

representante, según el caso, o cuando no se encuentre firmada.

j) Cuando el proponente no tenga la capacidad residual de contratación exigida para

cumplir con el objeto de la invitación.

k) Cuando se compruebe que el proponente incumplió con el acuerdo de confidencialidad.

La decisión de rechazo y/o eliminación se comunicará al proponente por escrito.

1.3.10. Cumplimiento del Principio de Equidad.

Para efectos de la aplicación del principio de equidad, el proponente ya sea de origen

extranjero o nacional deberá adjuntar en su cotización, en forma total y absolutamente

explícita todos y cada uno de los elementos que se deban tener en cuenta para el objeto

de lo aquí solicitado, ya que de presentarse algún elemento adicional en el transcurso de

la ejecución del contrato, este deberá ser totalmente pagado por el proponente y sin

ningún cargo adicional para COMPENSAR.

Así mismo el proponente, debe informar en su cotización si la solución es implementada

en su TOTALIDAD con recursos propios de su compañía o va a subcontratar otra

compañía para realizar parte o la totalidad del proyecto, si este es el caso cómo van a

controlar la planeación, riesgos y garantía de calidad (Si a ello hubiera lugar)

1.3.11. Invalidez de Información Previa.

La información contenida en este documento sustituye totalmente aquella que pudiere

haberse suministrado por fuera de esta invitación.

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1.3.12. Cronograma del proceso de selección.

Esta invitación a cotizar tiene previsto el siguiente cronograma que deberán cumplir los

proponentes interesados en ofertar.

FECHA DESCRIPCIÓN

INICIAL FINAL 27/06/2019 05/07/2019 Publicación de RFQ

27/06/2019 05/07/2019 Envío carta de intención de cotizar y acuerdo de

confidencialidad firmados por el representante

legal vía correo electrónico.

08/07/2019 19/07/2019 Realización visitas de inspección a las sedes

Compensar

22/07/2019 25/07/2019 Recibo de preguntas y envío de respuestas

sobre el RFQ por parte de los proponentes

26/07/2019 26/07/2019 Recibo de las cotizaciones de los

proponentes

29/07/2019 09/08/2019 Visitas de evaluación técnica

29/07/2019 16/08/2019 Proceso de habilitación jurídica, técnica y

económica

20/08/2019 23/08/2019 Sustentación de las cotizaciones en caso de

requerirse

09/09/2019 09/09/2019 Selección y notificación a proponentes

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1.4.0 Preparación de la cotización:

Esta sección provee instrucciones específicas para la preparación de la cotización:

1.4.1 Preparación General.

a) No presentar copias impresas del capítulo administrativo, salvo la cotización, pólizas y

capitulo técnico.

b) Incluir una tabla de contenido con números de página.

c) Las páginas se numerarán consecutivamente con números de página y sección.

d) La oferta económica y las pólizas deben venir firmadas y avalada por el representante

legal o apoderado.

1.4.3. Notificaciones Proceso de selección.

Durante y terminado el proceso de selección se enviarán los respectivos comunicados

informando a los proponentes que continúan y los que no continúan el proceso de

selección ,COMPENSAR se reserva el derecho de realizar procesos de retroalimentación

con los proponentes que no superaron el proceso de selección como resultado de la

evaluación integral.

2. CONTRATACIÓN

La forma del contrato será escrita en caso que de este proceso se decida realizar este

trámite. El proponente seleccionado deberá suscribir, perfeccionar y legalizar el contrato

dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación en tal sentido.

2.1. Garantías.

El proponente seleccionado deberá constituir en la compañía Liberty Seguros, a favor de

Compensar, garantías por los siguientes conceptos, valores y plazos en caso que

apliquen:

a) Póliza de cumplimiento en un veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y

vigencia igual a la del mismo y cuatro (4) meses más.

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b) Póliza de calidad en un veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y vigencia

igual a la del mismo y cuatro (4) meses más.

c) Póliza de responsabilidad civil extracontractual en un veinte por ciento (20%) del

valor total del contrato y vigencia igual a la del mismo y cuatro (4) meses más.

d) Póliza de pago de salarios y prestaciones sociales en un quince por ciento (15%)

del valor total del contrato y vigencia igual a la del mismo y tres (3) años más.

Estas garantías deberán constituirse antes de los cinco (5) días hábiles siguientes a la

fecha de la firma del contrato y requerirá aprobación por parte COMPENSAR.

El proponente deberá reponer las garantías cuando el valor de las mismas se vea afectado

por razón de siniestros. De igual manera, en el evento en que se aumente el precio del

contrato o se prorrogue su vigencia, deberán ampliarse o prorrogarse las correspondientes

garantías.

Si por alguna razón el Proponente no prorroga o amplia las garantías dentro del término

de tres (3) días hábiles contados a partir del recibo de la comunicación de COMPENSAR

en tal sentido, ésta podrá disponer que se prorrogue o amplíe a su favor, descontando el

valor de la prima correspondiente de las sumas que se adeuden al Proponente.

En caso de requerirse correcciones a las pólizas, el proponente dispondrá de dos (2) días

hábiles para tal efecto a partir de la fecha en que este evento le sea comunicado.

2.2. Cláusula Especial.

El Proponente manifiesta bajo la gravedad del juramento, que se entenderá prestado con

la firma del contrato, que ninguna persona al servicio de COMPENSAR ha recibido ni

recibirá beneficio directo o indirecto resultante de la selección, celebración o ejecución del

mismo y acepta expresamente que la presente disposición es condición esencial del

contrato, por lo que su incumplimiento dará lugar a su terminación y a la aplicación de las

sanciones legales pertinentes.

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2.3. Multas.

• Si el proponente incumple total o parcialmente alguna de sus obligaciones una vez

cumplido el plazo señalado, injustificadamente, pagará a COMPENSAR multas

sucesivas diarias equivalentes al tres por ciento (3%) del valor total del contrato, por

cada día de retraso. Si transcurridos veinte (20) días persiste el incumplimiento, se

considerará definitivamente incumplido el contrato, en cuyo caso, el proponente

pagará una multa adicional a las anteriores, del ciento (100%) del valor del contrato.

• Con el proponente elegido se acordará un cronograma de actividades, dichas

actividades se vincularán con porcentajes de pago del contrato, dichos pagos se

realizarán contra entregables y previa autorización por parte de los supervisores del

contrato, las partes acordarán multas referentes al incumplimiento por parte del

proponente frente al incumplimiento en las fechas acordados y la calidad de los

mismos.

Nota aclaratoria. Las multas se pagarán sin perjuicio del cumplimiento de la obligación

principal y del cobro de la cláusula penal pecuniaria, a juicio de COMPENSAR. El valor de

estas multas podrá descontarse directamente al PROPONENTE, de las sumas que le

adeude COMPENSAR por cualquier concepto.

2.4. Condición de Modificación.

Teniendo en cuenta que COMPENSAR es una Caja de Compensación Familiar sometida

a control y vigilancia del Estado, en el evento en que éste modifique las leyes y decretos

reglamentarios que rigen el funcionamiento de las Cajas o la Superintendencia del

Subsidio Familiar dicte normas que las afecten o adopte decisiones que incidan en la

ejecución del presente contrato, El Proponente se obliga a sujetarse a las nuevas

disposiciones y requisitos que se establezcan, incluyendo la rescisión o terminación del

contrato, si a ello hubiere lugar.

2.5. Conflicto de Intereses.

Las partes declaran no estar comprometidas en conflicto de intereses, de conformidad con

lo previsto en el artículo 23 de la Ley 789 de 2002.

2.6. Inhabilidades e Incompatibilidades.

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Las partes manifiestan que no se encuentran incursas en alguna de las inhabilidades o

incompatibilidades para suscribir el presente contrato.

No podrán presentar ofertas ni suscribir el correspondiente contrato las personas que se

encuentren incursas en cualquiera de las causales de inhabilidad señaladas en la

Constitución Política, en la Ley, en lo relativo a las contempladas en el estatuto de

Compensar y en las normas aplicables, particularmente en el Decreto 2463 de 1.981. Los

proponentes deberán manifestar expresamente y bajo juramento que no se hallan incursos

en ellas, el cual se entenderá prestado con la firma de la oferta y la presentación junto con

la propuesta de una carta haciendo referencia a este punto.

Cuando se compruebe que el proponente no informó la existencia de hechos constitutivos

de inhabilidad o incompatibilidad, COMPENSAR desestimará la propuesta.

2.7. Solución de Controversias.

Las partes acuerdan que en caso de suscitarse diferencias en relación con la ejecución o

interpretación del presente contrato, las mismas convienen en prever todos los medios

para resolver amistosamente, sin litigios, cualquier controversia. En caso de no llegar a un

acuerdo, las partes convienen utilizar los mecanismos de arreglo directo como la

transacción y la conciliación, de no llegar a un acuerdo las partes, transcurridos treinta (30)

días hábiles, acudirán ante un árbitro designado por la Cámara de Comercio de Bogotá, el

cual fallará en derecho, de conformidad con la normatividad aplicable a la materia.

2.8. Confidencialidad.

El presente contrato será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de

confidencialidad absoluta. En consecuencia, ninguna información relacionada con

COMPENSAR con sus actividades, obtenida en forma directa o indirecta, será divulgada

o discutida con personas distintas de las indispensables para que el proveedor cumpla con

el objeto del presente contrato. Las obligaciones de confidencialidad establecidas en este

contrato sobrevivirán a la terminación del mismo.

2.9. Obligaciones de las Partes Frente a la Información de Carácter

Confidencial.

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Las partes se abstendrán de divulgar cualquier información de carácter confidencial que

conozcan o intercambien con ocasión del presente contrato, calificada como secreto

empresarial, de conformidad con los artículos 260 y subsiguientes de acuerdo de

Cartagena, Decisión 486 de 2000, el artículo 308 del Código Penal y demás normas que

regulan la materia.

Por lo tanto, tomarán todas las medidas necesarias para que la información no llegue a

terceros bajo ninguna circunstancia y se obligan a no utilizarla para algún objeto diferente

al de adelantar las tareas que se deriven directamente del cumplimiento del presente

contrato. Cada parte deberá asegurarse que la información protegida no sea revelada o

distribuida por sus empleados o agentes, contraviniendo las disposiciones de este

contrato.

2.10. Confidencialidad en el proceso de selección.

El presente proceso será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de

confidencialidad absoluta. En consecuencia, ninguna información relacionada con

COMPENSAR con sus actividades, obtenida en forma directa o indirecta, será divulgada

o discutida con personas distintas de las indispensables para que el proveedor cumpla con

el proceso. Se debe diligenciar el Anexo 1. FOR-PRC-019 Acuerdo de confidencialidad.

2.11. Supervisión.

Desde el momento de la adjudicación de la presente invitación y hasta que se liquide el

contrato, COMPENSAR ejercerá la supervisión, control y vigilancia de la ejecución de las

obligaciones a cargo del proponente adjudicatario contenidas en el contrato que se

suscriba, a través del interventor delegado para tal efecto.

En cualquier caso COMPENSAR se reserva el derecho de contratar una supervisión o

interventor externo si así lo considera pertinente.

2.12. Cesión.

COMPENSAR puede ceder el contrato completa o parcialmente, EL PROPONENTE se

obliga a no ceder el contrato, sin la autorización previa y escrita de COMPENSAR.

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2.13. Apoderado.

Durante la vigencia del contrato, EL PROPONENTE mantendrá constituido en Colombia

un apoderado general o un representante con facultades para representarlo judicial y

extrajudicialmente en todo lo relacionado con el desarrollo del mismo.

2.14. Exclusión de Relación Laboral.

Las partes dejan expresa constancia que por este contrato no se constituye vínculo laboral

alguno entre COMPENSAR y los trabajadores que EL PROPONENTE ocupe para el

cumplimiento del objeto contractual. EL PROPONENTE dispone de autonomía y libertad

técnica, administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable

por la vinculación del personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta y

riesgo, sin que COMPENSAR, adquiera responsabilidad alguna por tales actos o contratos.

2.15. Acta de Recibo Definitivo.

Dentro del mes siguiente a la fecha contractualmente pactada para la entrega final se

suscribirá acta de recibo definitiva. Para el efecto se tendrá en cuenta lo consignado en

cada una de las actas de aceptación de los equipos y servicios a satisfacción de

COMPENSAR. El acta deberá ser suscrita por las partes contratantes y el supervisor del

contrato.

2.16. Gastos a Cargo del Proponente.

Serán por cuenta de EL PROPONENTE el valor de las primas de las garantías y de

ampliación, prórroga o modificación por causas imputables a él, así como el pago del cien

por cien (100%) del impuesto de timbre, el cual será descontado directamente por

COMPENSAR en el momento de la cancelación de la primera o única cuenta, según sea

el caso.

2.17. Domicilio.

Para todos los efectos, las partes acuerdan la ciudad de Bogotá D.C. como domicilio

contractual.

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3. RESUMEN EJECUTIVO.

Esta sección requiere la siguiente información del proveedor:

a) Nombre de la empresa

b) Dirección de oficina principal

c) Información de contacto

d) Presencia Web

e) Experiencia

f) Clientes principales

g) Competidores principales

h) Diferenciadores principales de los competidores

i) Referencias.

4. REQUERIMIENTOS.

Los requerimientos de este RFQ se encuentran descritos a continuación:

4.1. Requerimientos (Relación de Anexos)

Anexo 1. FOR-PRC-019 Acuerdo de confidencialidad

Anexo 2. EST- PRC-001 Estándar de riesgos para la contratación

Anexo 3. Carta de aceptación de términos de referencia

Anexo 4. Cotización del proveedor

Anexo 5. Especificaciones técnicas Aires Acondicionados

Anexo 6. Listado equipos sedes propias y externas

Anexo 7. Preguntas RFQ

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Anexo 8. Minuta proforma

Anexo 9. Formato Experiencia del proponente

5.0. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

Esta sección sugiere relacionar con la suficiente información el grado de cumplimiento de

cada punto, de tal forma, que permita tener una clara visión de su nivel de madurez en la

implementación de proyectos de seguridad en redes corporativas con condiciones

similares a las expuestas en la presente cotización, clientes representativos, mejores

prácticas y cumplimientos normativos o de ley

EXPERIENCIA

1

Relacionar todos los aspectos que se requieren para evidenciar la

experiencia de los proponentes – Anexo 9. Formato Experiencia del

proponente

La no presentación de estas certificaciones no será subsanable y dejará la cotización

descalificada. Es necesaria la presentación de certificaciones escritas.

La evaluación de las visitas a clientes hará parte de este punto. COMPENSAR se

reserva el derecho de contactar y visitar a clientes que no estén incluidos en la lista

entregada por el proveedor

6.0. COSTOS

6.1 PRECIO DE LA COTIZACIÓN

COMPENSAR solicita ofertas a precios FIJOS NETOS, es decir, después de descuentos, incluidos todos los equipos, elementos y servicios solicitados en este documento, en moneda legal colombiana, en todo caso este valor debe incluir el IVA y

22

demás impuestos a que haya lugar, costos de transporte y todos aquellos valores directos e indirectos que se vean involucrados en el proceso.

6.1. CONSIDERACIONES.

• En el evento en el que el Proponente no discrimine el IVA y los elementos ofrecidos

causen dicho impuesto, COMPENSAR los considerará incluidos en el valor total de la

cotización.

• Los valores presentados en pesos se cotizarán en números enteros sin incluir

decimales. En este caso COMPENSAR se reserva el derecho, de ajustar al peso por

exceso o por defecto.

• La cotización deberá ser expresa en valores unitarios.

7.0. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD.

El Anexo 1. FOR-PRC-019 Acuerdo de confidencialidad hace parte del proceso de selección y

debe ser enviado con la intención a cotizar, el no enviar el acuerdo de confidencialidad firmado

descalificara el proponente para continuar en el proceso de selección.

8.0. OTROS ASPECTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN

8.1. Diligenciamiento de Requerimientos Funcionales y Técnicos: El proveedor

deberá presentar diligenciadas las listas y anexos que contienen los

requerimientos funcionales solicitados en los actuales RFQ.