capÍtulo i informaciÓn introductoria - gob · 2017. 1. 16. · 406-02 planificación 406-03...
TRANSCRIPT
2
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo de la evaluación
La Evaluación del Sistema de Control Interno se realizó con cargo al Plan Operativo de
Control 2011, de la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas, y en
cumplimiento a la Orden de Trabajo, DAIMF-2011-227 de 31 de agosto de 2011,
suscrita por la Auditora General.
Objetivo de la evaluación
Establecer si el control interno de la Institución proporciona un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con la eficiencia y
eficacia de la gestión y cumplimiento de las disposiciones legales y demás normas
aplicables.
Objetivo específico
Establecer que el accionar de la Coordinación General Administrativa Financiera, se
enmarque en un entorno y ambiente adecuado de control interno.
Alcance de la evaluación
La evaluación del sistema de control interno cubrió las siguientes normas, por el
período comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011.
CÓDIGO ESTRUCTURA DEL CÓDIGO
100 NORMAS GENERALES
100-04 Rendición de Cuentas
3
200 AMBIENTE DE CONTROL
200-01 Integridad y valores éticos
200-02 Administración estratégica
200-03 Políticas y prácticas del talento humano
200-04 Estructura organizativa
200-05 Delegación de autoridad
200-06 Competencia profesional
200-07 Coordinación de acciones organizacionales
200-08 Adhesión a las políticas institucionales
400 ACTIVIDADES DE CONTROL
401 Generales
401-01 Separación de funciones
401-03 Supervisión
406 Administración Financiera - ADMINISTRACIÓN DE BIENES
406-01 Unidad de Administración de Bienes
406-02 Planificación
406-03 Contratación
400-04 Almacenamiento y distribución
400-05 Sistema de registro
400-06 Identificación y protección
400-07 Custodia
400-08 Uso de los bienes de larga duración
400-09 Control de vehículos oficiales
400-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración
400-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto
400-12 Venta de bienes y servicios
400-13 Mantenimiento de bienes de larga duración
Debido a la naturaleza de la evaluación, no incluyó el análisis de la propiedad,
legalidad y veracidad de las operaciones administrativas y financieras.
4
Base legal
Con Decreto expedido por el Congreso Nacional el 3 de noviembre de 1831, se crea el
Ministerio de Hacienda, sin embargo con el transcurso del tiempo, esta institución ha
sufrido cambios y modificaciones en su estructura orgánica, funcional y denominación,
por lo que consideramos pertinente dejar constancia de lo siguiente:
Con Decreto Ejecutivo 3410 de 2 de diciembre de 2002, publicado en Registro
Oficial 5 de 22 de enero de 2003, se expidió el Texto Unificado de la Principal
Legislación Secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas, en el que se
definen los procesos directivos, sustantivos de apoyo y asesoría.
Con Decreto Ejecutivo 854 de 3 de enero de 2008 publicado en Registro Oficial
253 de 16 de enero de 2008, se sustituyó la denominación del Ministerio de
Economía y Finanzas por la de Ministerio de Finanzas.
Con Acuerdo 119 de 19 de mayo de 2010, publicado en Registro Oficial Edición
Especial 52 de 13 de julio de 2010, se expide la reforma al “Libro III de la
Organización y Administración del Ministerio” del Decreto Ejecutivo 3410 de 9 de
enero de 2003, publicado en el Registro Oficial 5 de 22 enero de 2003.
Estructura orgánica
De conformidad con el Acuerdo Ministerial 119, de 19 de mayo de 2010, la estructura
orgánica de la Coordinación General Administrativa Financiera, es la siguiente:
PROCESO GOBERNANTE Despacho Ministerial
PROCESOS HABILITANTES DE
APOYO
:
Coordinación General Administrativa
Financiera
Dirección Administrativa
Dirección Financiera
5
Dirección de Tecnologías de la
Información y Comunicaciones
Dirección de Administración de
Recursos Humanos
Objetivos de la institución
Coordinación General Administrativa Financiera
Gestionar los recursos humanos, administrativos, financieros y tecnológicos internos,
facilitando la implementación de los sistemas y estrategias de gestión técnica del
Talento Humano y Desarrollo Institucional; con la eficiente asignación de recursos
financieros y servicios institucionales, a fin de que el Ministerio de Finanzas, cumpla
con eficiencia y eficacia sus competencias, atribuciones y responsabilidades.
Dirección Administrativa
Gestionar bienes y servicios e infraestructura necesaria para el normal funcionamiento
del Ministerio.
Dirección Financiera
Administrar los recursos financieros asignados a la institución y proveer de información
veraz y oportuna para la toma de decisiones, sobre la base del registro de las
transacciones financieras del Ministerio.
Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación
Administrar y proveer servicios informáticos, que permitan optimizar la gestión
institucional, garantizando la integridad de la información y estableciendo normas y
políticas internas para su gestión.
6
Dirección de Administración de Recursos Humanos
Administrar el Sistema Integrado de Desarrollo de los Recursos Humanos y
Remuneraciones del Servicio Civil y el de Desarrollo Institucional en el Ministerio de
Finanzas, de manera desconcentrada y descentralizada, bajo los lineamientos,
políticas, normas e instrumentos emanados por el Ministerio de Relaciones Laborales.
Monto de recursos examinados
No aplica por el alcance y naturaleza de la evaluación ejecutada.
Servidores relacionados
Anexo 1
7
CAPÍTULO II
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN
Antecedentes
El desarrollo de la evaluación se realizó durante el proceso de reestructura orgánica,
funcional y de recurso humano del Ministerio de Finanzas, dispuesto en el Código
Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, lo que originó la separación de un
considerable número de servidores, así como el enrolamiento de nuevo personal.
Las observaciones comentadas en el presente informe, fueron comunicadas a la
Coordinadora General Administrativa Financiera, mediante oficio AIMF-2011-320 de
21 de noviembre de 2011, a fin de que presente sus justificativos y puntos de vista.
100-04 Rendición de Cuentas
No se efectúa un adecuado proceso de rendición de cuentas
Las servidoras y servidores de las Direcciones Administrativa, Financiera,
Administración de Recursos Humanos y Tecnologías de la Información y
Comunicaciones, no presentan informes periódicos escritos de rendición de cuentas
sobre el cumplimiento de las funciones y actividades asignadas, con relación al plan y
a la misión. De manera verbal los Directores indicaron que a pedido de su jefe
inmediato, presentaron un resumen de las actividades cumplidas en el último periodo
anual, sin evidenciarlo.
La Coordinadora General Administrativa Financiera, mediante memorando MINFIN-
CGAF-2011-0483 de 30 de mayo de 2011, remitió a la Viceministra un informe de
gestión, que contiene el detalle de las actividades realizadas por la Coordinación y
Direcciones que lo conforman, en el período comprendido entre el 21 de abril 2010 y
el 30 de mayo 2011, sin embargo éste no permite conocer las actividades pendientes
o reprogramadas y sus causas o justificativos en relación al plan operativo.
8
La Norma de Control Interno 100-04 Rendición de Cuentas, establece:
“La máxima autoridad, los directivos y demás servidoras y servidores, según sus competencias, dispondrán y ejecutarán un proceso periódico, formal y oportuno de rendición de cuentas sobre el cumplimiento de la misión y de los objetivos institucionales y de los resultados esperados.-La rendición de cuentas es la obligación que tienen todas las servidoras y servidores de responder, reportar, explicar o justificar ante la autoridad, los directivos y la ciudadanía, por los recursos recibidos y administrados y por el cumplimiento de las funciones asignadas. Es un proceso continuo que incluye la planificación, la asignación de recursos, el establecimiento de responsabilidades y un sistema de información y comunicación adecuado.-Las servidoras y servidores, presentarán informes periódicos de su gestión ante la alta dirección para la toma de decisiones, en los que se harán constar la relación entre lo planificado y lo ejecutado, la explicación de las variaciones significativas, sus causas y las responsabilidades por errores, irregularidades y omisiones...”
Lo expuesto se debe a que las máximas autoridades, no establecieron políticas y
procedimientos para la rendición de cuentas, hecho que dificultó efectuar el
seguimiento y evaluación de las actividades cumplidas, a fin de relacionarlas con la
planificación, tomar las acciones correctivas oportunas y proveer la información
necesaria para el informe de gestión institucional.
Conclusión
El personal que conforma la Coordinación General Administrativa Financiera, no
presenta informes periódicos escritos de rendición de cuentas, sobre el cumplimiento
de las funciones y actividades asignadas con relación al plan y a la misión, lo que
dificultó efectuar el seguimiento y evaluación de las actividades cumplidas, para
determinar el logro de los objetivos institucionales y adoptar las acciones correctivas
oportunas.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
1. Emitirá políticas para implementar un proceso periódico, formal y oportuno de
rendición de cuentas en relación al cumplimiento de la misión y planificación.
9
2. Una vez cumplida la reestructura del Ministerio de Finanzas, dispondrá al
Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional responsable de la
elaboración de manuales e instructivos, que conjuntamente con la Coordinadora
General Administrativa Financiera, emitan procedimientos para facilitar la rendición
de cuentas, respecto de las actividades desarrolladas acorde con las
competencias de cada uno de los niveles jerárquicos.
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
3. Mientras se cumplen las recomendaciones 1 y 2, rendirá cuentas del cumplimiento
de la misión, objetivos, metas y resultados obtenidos en función de lo planificado y
lo ejecutado, la explicación de las variaciones significativas y sus causas, mediante
informes periódicos escritos y vigilen que las unidades a su cargo también los
realicen.
200 AMBIENTE DE CONTROL, 200-07 Coordinación de Acciones
Organizacionales y 200-08 Adhesión a las políticas institucionales
Ausencia de disposiciones escritas que fomenten acciones coordinadas
En la Coordinación General Administrativa Financiera, no se emitieron políticas, ni
disposiciones escritas para su área de trabajo, tampoco se han establecido medidas
propicias para que las servidoras y servidores asuman sus responsabilidades y actúen
de manera coordinada dentro de las normas de control interno. Sin embargo, la
Coordinadora General manifiesta que todas las actividades asignadas de manera
verbal o mediante sumilla, son ejecutadas de conformidad a la normativa legal, sin
permitir verificar el cumplimiento y efectuar un seguimiento.
Además, no se evidenció la participación del personal en el mejoramiento del control
interno de las áreas de la organización donde desempeñan sus labores.
10
Las Normas de Control Interno, señalan:
“200 AMBIENTE DE CONTROL .-…La máxima autoridad, de cada entidad establecerá en forma clara y por escrito las líneas de conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institución de acuerdo con las disposiciones y los lineamientos del gobierno y demás organismos, para lo cual mantendrá un ambiente de confianza basado en la seguridad, integridad y competencia de las personas; honestidad y de respaldo hacia el control interno…” “200-07 Coordinación de acciones organizacionales.- La máxima autoridad de cada entidad en coordinación con los directivos, establecerá las medidas propicias, a fin de que cada una de la servidoras y servidores acepte la responsabilidad que les compete para el adecuado funcionamiento del control interno…” “200-08 Adhesión a las políticas institucionales.- … En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las servidoras y servidores observarán las políticas generales y las específicas aplicables a sus respectivas áreas de trabajo, que hayan sido emitidas y divulgadas por la máxima autoridad y directivos de la entidad…”
La falta de políticas, divulgación de las normas de control interno y el establecimiento
de mecanismos para fomentar la aceptación de las responsabilidades, se debe a que
la Coordinadora General y los Directores, no consideraron realizarlos por escrito, para
demostrar su apoyo al cumplimiento de las medidas de control y asegurar el logro de
los objetivos institucionales.
Conclusión
En la Coordinación General Administrativa Financiera, no emitieron políticas, ni
disposiciones escritas para su área de trabajo, tampoco se han establecido medidas
propicias para asumir sus responsabilidades y actuar de manera coordinada dentro de
las normas de control interno, debido a que las autoridades no consideraron la
necesidad de hacerlo por escrito, para demostrar su apoyo al cumplimiento de las
medidas de control implantadas y alcanzar los objetivos institucionales.
11
Recomendación
La Coordinadora General Administrativa Financiera
4. Preparará instrucciones por escrito, respecto de las medidas de control, aplicables
en las operaciones que desarrollan y las divulgará mediante reuniones de trabajo y
comunicaciones, a fin de que las servidoras y servidores asuman su
responsabilidad.
200-02 Administración Estratégica
Se preparará un Plan Operativo Anual específico para la Coordinación General
Administrativa Financiera
La Coordinación General Administrativa Financiera y sus Direcciones, no disponen de
un Plan Operativo Anual específico, pues forman parte del Plan Operativo de las
Coordinaciones Generales y Direcciones de Apoyo y Asesoras del Ministerio de
Finanzas, tampoco constituye la unificación de los planes de cada una de sus
Direcciones, elaborados de acuerdo a su misión, atribuciones y responsabilidades y no
está vinculado con el Presupuesto.
Del Seguimiento y Evaluación al cumplimiento del Plan, no se elaboró un informe que
contenga los resultados respecto del logro de objetivos y la eficiencia de la gestión,
para la toma de acciones correctivas oportunas.
La Norma de Control Interno 200-02 Administración Estratégica, señala:
“…Los planes operativos constituirán la desagregación del plan plurianual y contendrán: objetivos, indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsarán en el período anual, documento que deberá estar vinculado con el presupuesto a fin de concretar lo planificado en función de las capacidades y la disponibilidad real de los recursos.. ”
12
La Norma Técnica de Presupuesto 2.2.4.1 Vinculación Planificación – Presupuesto, en
la parte pertinente, señala:
”…Los planes operativos constituirán el nexo que permitirá vincular los objetivos y metas de los planes plurianuales con las metas y resultados de los programas incorporados en el presupuesto. Para tal efecto, los objetivos y metas del plan plurianual se expresarán en objetivos y metas operativos de los planes anuales, de los que se definirán el conjunto de acciones necesarias y los requerimientos de recursos humanos, materiales, físicos y financieros para su consecución…”.
Situación que se debe a la ausencia de un sistema integral de planificación para el
Ministerio de Finanzas, lo que impidió que la Coordinación General Administrativa
Financiera cuente con una herramienta que guíe el accionar de las unidades que la
conforman y facilite a las autoridades tomar las acciones correctivas oportunas y
alcanzar los objetivos y metas planteados.
Conclusión
La Coordinación General Administrativa Financiera y sus Direcciones, no disponen de
un Plan Operativo Anual específico, impidiendo que la planificación sea una
herramienta que guíe el accionar del personal y facilitar a las autoridades tomar las
acciones correctivas oportunas.
Recomendaciones
Hasta que se concluya el Sistema de Planificación que se está desarrollando para el
Ministerio de Finanzas
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
5. Dispondrá a los Directores de Administración de Recursos Humanos,
Administrativa, Financiera y Tecnologías de la Información y Comunicación,
elaboren sus Planes Operativos Anuales de acuerdo a su misión, los que deberán
contener entre otros: objetivos, metas, indicadores, tiempos, responsables,
13
programas, proyectos y actividades claves que permitan la vinculación con el
presupuesto.
6. Elaborará el Plan Operativo específico de la Coordinación General Administrativa
Financiera utilizando los planes operativos de cada Dirección, con el
asesoramiento de la Coordinadora General de Planificación.
7. Dispondrá a los Directores de su Coordinación presenten los resultados del
seguimiento y evaluación de los Planes Operativos en un informe que contenga el
logro de los objetivos, la eficiencia y eficacia de la gestión.
200-03 Políticas y Prácticas de Talento Humano y 200-06 Competencia
Profesional
Las políticas y prácticas del talento humano apoyarán la gestión de la
Coordinación
La Coordinadora General Administrativa Financiera y sus Directores, no desarrollaron
políticas y procedimientos que permitan efectuar un adecuado proceso de planificación
y selección del personal que se requiere para el funcionamiento de las unidades que
conforman esta Coordinación.
De la evaluación se determinó:
El área de Administración de Bienes, cuenta con dos servidores para generar,
entre otros los siguientes productos a nivel institucional: Registro de Inventarios,
Actas de Constataciones Físicas, bajas, donaciones, remates, Informes de
disponibilidad de Bienes en Bodega, Actas de Custodia, Identificación y Protección
de los Bienes, sin que previo a la asignación de sus funciones se les proporcione
el entrenamiento y capacitación suficiente, incluyendo el manejo del sistema
informático implementado en esta área.
14
El Guardalmacén de existencias, no reúne los requisitos para el puesto, debido a
que no está caucionado, ni tiene conocimientos de contabilidad y presta sus
servicios bajo la modalidad de Contrato de Trabajo a Plazo Indefinido, con la
denominación de Técnico de Mantenimiento Telefónico.
La mayor parte de los servidores que se encuentran laborando, en las Direcciones
Administrativa y Administración de Recursos Humanos, bajo la modalidad de
Contrato de Servicios Ocasionales, no tienen la experiencia necesaria para
ejecutar sus actividades, sin embargo no se han programado temas de
capacitación relacionados con las áreas de trabajo, ni solicitado cursos para
complementar sus competencias.
Las Normas de Control Interno relacionadas con lo comentado son:
“200-03 Políticas y prácticas de talento humano.- El control interno incluirá las políticas necesarias para asegurar una apropiada planificación y administración del talento humano de la institución, de manera que se garantice el desarrollo profesional…La administración del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente ético desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las prácticas diarias. Esto se hace visible en la ejecución de los procesos de planificación, clasificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación, evaluación del desempeño y promoción y en la aplicación de principios de justicia y equidad, así como el apego a la normativa y marco legal que regulan las relaciones laborales”. 200-06 Competencia Profesional.- La máxima autoridad y los directivos de cada entidad pública reconocerán como elemento esencial, las competencias profesionales de las servidoras y servidores, acordes con las funciones y responsabilidades asignadas.- La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a asegurar una actuación ordenada, ética, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de las responsabilidades individuales relacionadas con el control interno…Los directivos de la entidad especificarán en los requerimientos de personal, el nivel de competencias necesario para los distintos puestos y tareas a desarrollarse en las áreas correspondientes. Así mismo, los programas de capacitación estarán dirigidos a mantener los niveles de competencia requeridos.”
15
Lo expuesto se debe a la alta rotación de autoridades y al proceso de reestructura que
atraviesa el Ministerio de Finanzas, lo que dificultó aplicar acciones para el desarrollo
profesional y mejoramiento de las competencias.
Conclusión
No se desarrollaron políticas y procedimientos que permitan efectuar un adecuado
proceso de planificación y selección del personal que se requiere para el
funcionamiento de las Direcciones que conforman la Coordinación General
Administrativa Financiera, lo que dificultó a las autoridades tomar acciones para el
desarrollo profesional y mejoramiento de las competencias, a fin de garantizar la
eficiencia de la gestión.
Recomendaciones
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
8. Emitirá políticas para efectuar un proceso de planificación y selección del recurso
humano, que se requiere para garantizar el adecuado funcionamiento de las
direcciones, así como el logro de los objetivos y cumplimiento de la misión.
9. Designará a una servidora o servidor con el perfil requerido para Guardalmacén de
Suministros de oficina, establecido en el Manual de Descripción, Valoración y
Clasificación de Puestos del Ministerio de Finanzas.
10. Dispondrá a los Directores de Administración de Recursos Humanos,
Administrativa, Financiera y Tecnologías de la Información y Comunicación,
preparar temas para cubrir las necesidades de capacitación y mejoramiento de las
competencias del recurso humano y remitirán a fin de seleccionarlos y priorizarlos.
11. Dispondrá al Director de Administración de Recursos Humanos, elaborar el Plan de
Capacitación de la Coordinación General Administrativa Financiera, a base de los
16
temas seleccionados y priorizados, una vez aprobado formará parte del plan de
Capacitación Institucional.
200-04 Estructura Organizativa
La estructura organizativa de algunas unidades de la Coordinación General
Administrativa, no facilita el cumplimiento de la misión
La organización de las Direcciones que conforman la Coordinación General
Administrativa, establecida en el Acuerdo Ministerial 119 de 19 de mayo de 2010, no
se actualizó a la realidad operativa y a los cambios legales, como se detalla:
Los procesos establecidos para la Dirección Administrativa, en la práctica obligan a
mantener una estructura interna, conformada por las unidades de Contratación y
adquisición de bienes y servicios, registro y control de inventarios, mantenimiento
de activos fijos y administración del servicio de transporte y movilización, lideradas
por servidores designados mediante memorandos internos, sin establecer
claramente los niveles jerárquicos y las responsabilidades individuales.
Las atribuciones y responsabilidades asignadas a la Dirección de Administración
de Recursos Humanos, fueron modificadas con la emisión de la nueva Ley
Orgánica del Servicio Público, sin que se haya efectuado una redefinición de su
misión así como de sus atribuciones y responsabilidades.
En la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, a más de las
atribuciones y responsabilidades asignadas en el mencionado Acuerdo 119,
ejecuta actividades para proporcionar Servicios de Red como: Telefonía IP y Video
Vigilancia IP, Video Conferencia y Control y Acceso IP y Servicio de Seguridad de
Red, mientras que el Producto denominado “Políticas, instructivos de gestión
tecnológica institucional” no se cumple.
17
La Norma de Control Interno 200-04 Estructura Organizativa, establece:
“La máxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misión y apoye efectivamente el logro de los objetivos….-Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organización actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles jerárquicos y funciones para cada uno de sus servidoras y servidores.”
Lo expuesto se debe a que el Ministerio de Finanzas está atravesando un proceso de
reestructura y a la ausencia de un Manual de Organización, lo que originó que las
actividades se realicen a base de la costumbre y experiencia, sin que exista
asignación escrita de funciones y responsabilidades a cada servidor.
Conclusión
La organización de las Direcciones que conforman la Coordinación General
Administrativa Financiera, establecida en el Acuerdo Ministerial 119, no fue
actualizada a la realidad operativa y a los cambios legales, lo que ocasionó que las
actividades se realicen a base de la costumbre y experiencia, sin asignación de
funciones y responsabilidades.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
12. Una vez cumplida la reestructura del Ministerio de Finanzas, dispondrá a la Unidad
Administrativa responsable de la elaboración de manuales e instructivos, que
conjuntamente con la Coordinadora General Administrativa Financiera:
a. Modifiquen la misión de la Dirección de Administración de Recursos Humanos
a fin de precisarla acorde a las disposiciones legales vigentes y a sus
competencias, además asignarán por escrito las atribuciones y
responsabilidades de las Direcciones Administrativa y Tecnologías de la
18
Información y Comunicación así como a sus responsables, a fin de que sea
consistente a la realidad operativa y a las disposiciones legales.
b. Preparen el Manual de Organización de su unidad, lo que permitirá definir las
responsabilidades, acciones, cargos, establecer los niveles jerárquicos y
funciones.
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
13. Hasta que se apruebe el Manual de Organización, dispondrá a los Directores,
asignen por escrito labores y responsabilidades para los servidores de su unidad,
vigilando la separación de funciones incompatibles.
200-05 Delegación de Autoridad
La ausencia de un informe dificulta el seguimiento de las actividades delegadas
En la Coordinación General Administrativa Financiera, no se encontró evidencia de la
presentación de informes, respecto de las acciones cumplidas y resoluciones
adoptadas por delegación, lo que impide que la autoridad delegante conozca y ejerza
la supervisión para garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Al respecto, la Norma de Control Interno 200-05 Delegación de autoridad, señala:
“La asignación de responsabilidad, la delegación de autoridad y el establecimiento de políticas conexas, ofrecen una base para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas y requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas de información…”
La ausencia de informes específicos sobre el cumplimiento de las delegaciones, se
debe a que el Acuerdo 334 de 15 de diciembre de 2010, contiene esta exigencia
únicamente a pedido del Ministro, sin que tampoco existan políticas y procedimientos
conexos para efectuar un seguimiento de las actividades asignadas.
19
Conclusión
En la Coordinación General Administrativa Financiera, no se evidenció la presentación
de informes de acciones cumplidas y resoluciones adoptadas por delegación, a fin de
que la autoridad conozca y ejerza la supervisión para garantizar el cumplimiento de los
objetivos.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
14. Dispondrá al Subsecretario General Jurídico, prepare un Acuerdo que reforme al
334 de 15 de diciembre de 2010, incluyendo la obligatoriedad que tienen los
delegados de presentar informes periódicos relacionados con la delegación de
autoridad.
15. Dispondrá a Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional, elabore
procedimientos que permitan verificar el cumplimiento de las actividades
delegadas por su autoridad.
401-01 Separación de Funciones y Rotación de Labores
Ausencia del Manual de Organización dificulta la adecuada distribución,
asignación y rotación de funciones
En la Coordinación General Administrativa Financiera, sin embargo de haberse
realizado modificaciones de procesos, cambios de disposiciones legales, no se efectuó
un análisis para definir que las funciones añadidas sean asignadas cuidando mantener
una adecuada segregación, para reducir el riesgo.
En ninguna de las Direcciones se consideró la rotación de labores de manera
planificada, pues se lo realiza a base de hechos o necesidades circunstanciales.
La Norma 401-01 Separación de Funciones y Rotación de Labores, señala:
20
“La máxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrán cuidado al definir las funciones de sus servidoras y servidores y de procurar la rotación de las tareas, de manera que exista independencia, separación de funciones incompatibles y reducción del riesgo de errores o acciones irregulares…”
La falta de un análisis para efectuar la separación de actividades incompatibles, se
debe a que el Ministerio no elaboró un Manual de Organización y Funciones, que
defina las responsabilidades y tareas que debe cumplir cada servidora y servidor,
hecho que dificulta verificar la adecuada distribución de labores y planificar la rotación
sistemática del personal.
Conclusión
En las unidades que conforman la Coordinación General Administrativa Financiera, no
se efectuó un análisis para definir las funciones que deben asignarse, sin embargo de
haberse realizado modificaciones a los procesos, situación que no permite planificar la
rotación del personal.
Recomendación
Al Ministro de Finanzas
16. Una vez cumplida la reestructura del Ministerio de Finanzas, dispondrá al
Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional, que con la Coordinadora
General Administrativa Financiera, analicen las actividades que desarrollan las
direcciones de esta Unidad, para definir las funciones que deben asignarse al
personal y efectuar una adecuada separación y rotación de actividades.
21
401-03 Supervisión
No se emitieron procedimientos escritos de supervisión
Los procesos de supervisión de actividades en la Coordinación General Administrativa
Financiera, se realizan a través de la revisión del producto final y mediante reuniones
de trabajo durante su ejecución, sin contar con procedimientos escritos que guíen y
regulen este proceso.
La Norma de Control Interno 401-03 Supervisión, señala.
“Los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno.”
La ausencia de procedimientos escritos de supervisión en el desarrollo de las
actividades de la Coordinación, se debe a la falta de un Manual de Procedimientos, lo
que ocasionó que el control se cumpla a base de la experiencia y conocimiento.
Conclusión
Los procesos de supervisión de actividades en la Coordinación General Administrativa
Financiera, se realizan por la práctica, sin contar con procedimientos escritos.
Recomendaciones
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
17. Solicitará al Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional, prepare un
documento que contenga los procedimientos para la supervisión de los procesos y
operaciones, lo que facilitará el cumplimiento de esta actividad.
22
18. Una vez aprobados los procedimientos de supervisión, procederá a implementarlos
y vigilará su cumplimiento.
406 Administración Financiera – ADMINISTRACIÓN DE BIENES
406-01 Unidad de Administración de Bienes
La estructura de la Dirección Administrativa, no define claramente las áreas que
la conforman
La Dirección Administrativa tiene a su cargo los procesos de Contratación, adquisición
de servicios, suministros, materiales y bienes de larga duración, registro y control de
inventarios, custodia, mantenimiento de activos fijos y administración del servicio de
transporte y movilización, actividades que en la práctica funcionan agrupadas en cinco
áreas independientes, sin que se haya asignado de manera formal las atribuciones y
responsabilidades, tampoco existe una adecuada comunicación entre bodega y
contratación.
Mientras que el área de Administración de Bienes, para su registro y control, dispone
de un software denominado “Módulo de Inventarios”, que no es utilizado en forma
integral, debido a que el nuevo servidor responsable no recibió la capacitación y
entrenamiento para su manejo.
En lo que se refiere a los Manuales: “Inventario General de Bienes” “Administración del
Parque Informático”, “Seguridad Interna de Finanzas” y de “Transportes”, no contienen
en forma detallada todas las actividades a cumplirse, conforme a las disposiciones
legales, reglamentos, instructivos y normas de control interno aplicables a cada
proceso, tampoco identifican al servidor o unidad responsable de cada actividad, ni los
documentos y registros a generarse y/o recopilarse, así como su archivo.
Además, la Dirección Administrativa no cuenta con una adecuada descripción de
funciones para los líderes y operativos.
23
La Norma de Control Interno 406-01 Unidad de Administración de Bienes, establece:
“Toda entidad u organismo del sector público, cuando el caso lo amerite, estructurará una unidad encargada de la administración de bienes.-La máxima autoridad a través de la Unidad de Administración de Bienes, instrumentará los procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad…. Y de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administración.”
El Manual de Administración y Control de Activos Fijos del Sector Público, emitido por
la Contraloría General del Estado, mediante Acuerdo 012 CG del 26 de marzo de
1997, en su capítulo II, presenta dos alternativas para estructurar la Dirección
Administrativa y las funciones de cada unidad. La primera aplicable a entidades como
el caso del Ministerio de Finanzas, contiene lo siguiente:
Lo expuesto, se debe a los cambios estructurales, organizacionales y de personal que
ha sufrido la Entidad, lo que afecta a la eficiencia de la gestión que desarrolla la
Dirección Administrativa.
Conclusión
La Dirección Administrativa no cuenta con una estructura organizacional formalizada
acorde con el Manual de Administración y Control de Activos Fijos del Sector Público,
DEPARTAMENTO
BIENES
DEPARTAMENTO SERVICIOS
ADQUISICIONES ACTIVOS FIJOS SUMINISTROS
MATERIALES
MANTENIMIENTO TRANSPORTE
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
24
tampoco se asignaron funciones y responsabilidades de manera escrita y no existe
una adecuada comunicación entre bodega y contratación, lo que repercute la
eficiencia de su gestión.
Recomendaciones
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
19. Solicitará al Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional, realice lo
siguiente:
a. Revise, modifique y complemente los manuales de procedimientos emitidos
para las diferentes áreas de la Dirección Administrativa, a fin de que contengan
en forma detallada y secuencial las actividades, responsables y documentación
que se debe generar y recopilar, conforme con las disposiciones legales
reglamentarias y normativas aplicables.
b. Verificará que en la nueva estructura, consten los procesos y unidades que
deben conformar la Dirección Administrativa, acorde al Manual de
Administración y Control de Activos Fijos del Sector Público, con sus
correspondientes atribuciones, responsabilidades y productos.
20. Dispondrá al Director de Administración de Recursos Humanos, que
conjuntamente con la Directora Administrativa, actualicen el Manual de
Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos del Ministerio de Finanzas, a fin
de considerar los perfiles y funciones de los líderes de los procesos, así como los
requerimientos de personal para un adecuado funcionamiento de la Dirección
Administrativa.
21. Dispondrá al Director de Tecnologías de la Información y Comunicación, capacite y
entrene al servidor encargado del registro y control de los bienes, respecto al
manejo del Módulo de Inventarios, a fin de optimizar la utilización del sistema.
25
A la Directora Administrativa
22. Hasta que se cumplan las recomendaciones anteriores, asignará por escrito las
funciones y productos a los líderes de los procesos y a sus integrantes,
considerando la separación de funciones incompatibles.
406-02 Planificación
Inadecuada planificación para proveer de bienes y servicios a la Institución
El Plan Anual de Contratación 2011, aprobado mediante Resolución 006 de 10 de
enero de 2011, no contiene todos los requerimientos de bienes y servicios
establecidos a base de los proyectos y actividades planificadas para el mismo período,
por las unidades administrativas que conforman el Ministerio de Finanzas y se
asignaron recursos sin que se haya planificado la actividad.
Tampoco se han definido mínimos y máximos para las existencias, a fin de que las
compras se realicen únicamente cuando sean necesarias y en cantidades apropiadas.
De la evaluación al PAC, se observó lo siguiente:
No se consideraron los gastos de consultorías para llevar a cabo el proceso de
reestructura del Ministerio de Finanzas, a pesar de que este proyecto consta en el
POA Institucional.
En el área informática no se prevé la renovación de licencias de uso, soporte,
actualización y mantenimiento de software.
No contiene las necesidades de bienes y servicios para desarrollar e implementar
el Sistema Integral de Archivos del Ministerio de Finanzas, a pesar de que en el
POA, se prevé este proyecto a base de las recomendaciones emitidas por
Auditoría en el Informe AI-08-11-06 del 15 de octubre de 2009.
26
Tampoco constan los requerimientos de bienes y servicios para la implementación
de comunicaciones unificadas con las Coordinaciones Regionales, consideradas
en el POA de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.
Se considera la remodelación del edificio matriz, sin que esta actividad haya sido
planificada por la Dirección Administrativa.
La Norma de Control Interno 406-02 Planificación establece:
“Las entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los objetivos y necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto correspondiente.-El Plan Anual de Contratación, PAC, contendrá las obras, los bienes y los servicios… en concordancia con la planificación de la institución…-La planificación establecerá mínimos y máximos de existencias, de tal forma que las compras se realicen únicamente cuando sean necesarias y en cantidades apropiadas.”
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública en el Artículo 22 Plan
Anual de Contratación establece:
“Las Entidades Contratantes, para cumplir con los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo, sus objetivos y necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto correspondiente, de conformidad a la planificación plurianual de la Institución, asociados al Plan Nacional de Desarrollo y a los presupuestos del Estado…”
Lo expuesto evidencia la falta de procedimientos escritos para la elaboración del PAC
y la ausencia de coordinación y comunicación entre la Dirección Administrativa y las
unidades que conforman el Ministerio, lo que obligó a efectuar un elevado número de
resoluciones modificatorias.
Además, la falta de un adecuado archivo de los documentos y registros, que sustentan
la elaboración del PAC y su ejecución, impidió retroalimentar el proceso de la
planificación.
27
Conclusión
El Plan Anual de Contratación 2011, no contiene los requerimientos de bienes y
servicios establecidos a base de los proyectos y actividades planificadas para el
mismo período, por las unidades administrativas que conforman el Ministerio de
Finanzas, lo que obligó a modificarlo a través de varias de resoluciones.
Recomendaciones
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
23. Solicitará al Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional que,
conjuntamente con la Coordinadora General de Planificación y Directora
Administrativa, elaboren los procedimientos para la preparación del Plan Anual de
Contratación.
A la Directora Administrativa
24. Previo a la elaboración del Plan Anual de Contratación, solicitará a las unidades
administrativas, presenten los requerimientos de bienes y servicios, conforme a las
actividades planificadas.
25. Dispondrá al Guardalmacén establezca mínimos y máximos de existencias, a base
de un control histórico del movimiento de bodega, a fin de mantener el stock
suficiente de materiales para el normal funcionamiento de la institución.
26. Designará a una o un servidor para que organice e implemente un archivo de
documentos y registros, que sustenten la elaboración del PAC y sus
modificaciones.
28
406-04 Almacenamiento y Distribución
Inadecuada recepción y almacenamiento de existencias y bienes de larga
duración
Los espacios físicos asignados para el funcionamiento de las bodegas de suministros
y materiales y bienes de larga duración, no son suficientes, tampoco disponen de
seguridades, sistemas de detección y extinción de incendios, iluminación y ventilación,
necesarios para almacenamiento y protección de los bienes institucionales.
En el caso de los bienes de larga duración, se observó:
Se almacenan bienes en varios espacios adaptados, sin las seguridades
necesarias.
Algunos bienes pequeños y de valor se guardan bajo los escritorios, puesto que no
cuentan con mobiliario apropiado.
La oficina de la unidad de Bienes, no está ubicada junto a la Bodega, además
comparte espacio con el área de Mantenimiento, hecho que dificulta la gestión y el
control.
Varios bienes no ingresan a través de bodega, sino que se distribuyen
directamente a los custodios finales, sin que de manera previa se notifique al
responsable de bodega con la documentación pertinente, para que efectúe el
proceso de recepción, verificación, ingreso al Módulo de Control de Inventarios,
codificación y entrega recepción.
Los bienes adquiridos y registrados en las cuentas 145 “Bienes de Programas” y
152 “Inversiones en Programas en Ejecución”, tampoco ingresaron a través de la
bodega, por lo que ésta unidad no mantiene su registro y control.
29
En lo que se refiere a las existencias, se estableció:
La bodega de Suministros y Materiales, cuenta con un espacio reducido, lo que
obligó a adaptar una oficina en el área utilizada por la Guardia Ministerial.
La Norma de Control Interno 406-04 “Almacenamiento y Distribución” establece:
“Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de almacén o bodega, antes de ser utilizados, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudará a mantener un control eficiente de los bienes adquiridos.-Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarán adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras y tendrán el espacio físico necesario…-Para el control de los bienes se establecerá un sistema adecuado de registro permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales características…”
Lo expuesto se debe a que el espacio físico de la Institución no es suficiente ni
funcional, para garantizar la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes,
lo que originó improvisar lugares para almacenar bienes, poniendo en riesgo su
existencia, preservación y control.
Conclusión
Los espacios físicos utilizados para el funcionamiento de las bodegas de suministros y
materiales y bienes de larga duración, no son suficientes, tampoco disponen de
seguridades, lo que ocasionó improvisar lugares para almacenar y salvaguardar los
bienes institucionales.
Recomendaciones
A la Directora Administrativa
27. Ingresará a través de Almacén o Bodega, los bienes adquiridos por la Institución
antes de ser utilizados, aún cuando la naturaleza física requiera su ubicación
30
directa, para lo cual proporcionará los documentos necesarios para que los
servidores responsables, verifiquen la conformidad en la recepción.
28. Efectuará un estudio de los espacios físicos con la finalidad de seleccionar
aquellos que proporcionen las condiciones necesarias para almacenar los bienes y
su administración, y presente el informe correspondiente.
A la Coordinadora General Administrativa Financiera 29. Asignará los espacios físicos seleccionados previo cumplimiento de la
recomendación anterior, de ser el caso dispondrá su adecuación y proveerá del
mobiliario con las debidas seguridades.
406-05 Sistema de Registro
El sistema de registro contable de las existencias y bienes de larga duración no
es adecuado
La Dirección Financiera, mantiene el registro contable del movimiento de las
Existencias y Bienes de Larga Duración, únicamente a nivel de mayor general, debido
a que el Sistema informático e-SIGEF no permite la apertura de cuentas auxiliares de
menor nivel, impidiendo conocer en detalle los ingresos, retiros, traspasos o bajas de
bienes, así como su destino y ubicación. Además, los registros de control que se
mantienen en las Bodegas de Suministros, Materiales y Activos Fijos, a través de
hojas Excel y del Módulo de Inventarios, no facilitan la conciliación con las cuentas de
mayor general.
De la evaluación al registro de las operaciones relacionadas con existencias y bienes,
se determinó lo siguiente:
La adquisición de insumos que por sus características especiales no ingresan a
bodegas y son destinados directamente a su utilización, como es el caso de
alimentos, combustibles, lubricantes y gastos de caja chica, no se aplican
directamente a gastos, sino que se acumulan en la cuenta de “Existencias” hasta
31
que se efectúe el ajuste respectivo, debido a que la parametrización del sistema e-
SIGEF no permite aplicar directamente al gasto, como lo dispone la Norma de
Contabilidad 3.2.4.5.
Las compras de bienes de larga duración que no formen parte de un todo y su
costo individual no supera los 100,00 USD, son registradas como suministros y no
se mantiene control a través de cuentas de orden, como lo dispone la Norma de
Contabilidad 3.2.5.8. La Unidad de Bienes tampoco realiza su control a través de
un inventario.
Las disminuciones de “Existencias” por consumo, no se registran al menos en
forma mensual, mediante asientos de ajuste debidamente sustentados en los
documentos legalizados de egresos de bodega, como lo determinan las Normas
de Contabilidad 3.2.4.3 Contabilización y 3.2.4.4 Control de Existencias, sino que
se lo efectúa únicamente con los resultados de la constatación física.
Los ajustes por diferencias entre los saldos contables de Existencias y Bienes de
Larga Duración y los resultados de la constatación física, se realizan sin previa
autorización.
Las disminuciones o incrementos por diferencias con el inventario físico o por
bajas, remates o donaciones, no se registran en la fecha que ocurren dentro del
período mensual, existiendo retrasos de seis meses o más, incumpliendo la Norma
de Contabilidad 3.2.1.8 Períodos de Contabilización.
El saldo al 31 de diciembre de 2010 de los Bienes Muebles no Depreciables no
coincide con el saldo inicial al 1 de enero de 2011, sin conocer las causas.
La Norma de Control Interno 406-05 Sistema de registro, señala:
“…Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se encuentre actualizada y de conformidad con la
32
normativa contable vigente…-Los bienes que no reúnan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se registrarán directamente en las cuentas de gastos o costos según corresponda y simultáneamente se registrarán en una cuenta de orden,...”
La ausencia de registros auxiliares individualizados o a nivel de grupos y las
observaciones presentadas a los registros de las operaciones, impiden conocer de
manera detallada las existencias y bienes de propiedad del Ministerio de Finanzas, así
como la ubicación, los ingresos, retiros, traspasos o bajas. Tampoco permite efectuar
conciliaciones de los saldos contables con los registros de control, ni con la existencia
física, para obtener seguridad y confiabilidad en la información generada, que facilite a
las autoridades la toma de decisiones.
Cabe señalar que a fin de mejorar el control y gestión de estos rubros, la Dirección de
Tecnologías de la Información y Comunicaciones conjuntamente con la Subsecretaría
de Contabilidad Gubernamental, se encuentran desarrollando el “Subsistema de
Bienes y Existencias” para integrarlo al e-SIGEF, herramienta que será de uso
obligatorio para todas las entidades públicas a partir del ejercicio fiscal 2012.
Conclusión
La Dirección Financiera, mantiene el registro contable del movimiento de las
Existencias y Bienes de Larga Duración, únicamente a nivel de mayor general, debido
a que el Sistema informático e-SIGEF no permite la apertura de cuentas auxiliares de
menor nivel, impidiendo conocer en detalle los ingresos, retiros, traspasos o bajas de
bienes, que permita a las autoridades la toma de decisiones.
Recomendaciones
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
30. Solicitará a los Subsecretarios de Contabilidad Gubernamental y de Innovación y
Desarrollo de las Finanzas Públicas, revisen la parametrización aplicada en el e-
SIGEF a fin de facilitar al Contador registrar de manera directa al gasto, las
33
adquisiciones de bienes que por sus características no ingresan a bodegas, lo que
permitirá que el Balance de Sumas y Saldos, revele la realidad de las operaciones,
acorde con la normativa contable.
31. Solicitará al Subsecretario de Contabilidad Gubernamental, incluya en el
“Subsistema de Bienes y Existencias”, que se está desarrollando para integrarlo al
e-SIGEF, la opción de registro a nivel de auxiliares, lo que facilitará el control del
movimiento detallado de los bienes y la conciliación con el saldo contable de
mayor general.
Al Contador General
32. Conciliará los saldos contables con los registros de control de las Unidad de
Bienes y de Suministros y Materiales y con los resultados de la constatación física,
para obtener seguridad y confiabilidad en la información generada.
33. Registrará por lo menos una vez al mes, las disminuciones de existencias por
consumo, a base de los documentos de egreso presentados por el Guardalmacén.
34. Solicitará la autorización correspondiente previa al registro de los ajustes por
diferencias establecidas entre los saldos contables y la existencia física.
35. Registrará en forma oportuna las operaciones de ingresos, egresos y ajustes por
bajas, donaciones y venta.
36. Controlará a través de cuentas de orden los bienes que no superan los 100,00
USD.
A la Directora Administrativa
37. Dispondrá al Guardalmacén de Bienes, mantenga control de los bienes de larga
duración, que su costo individual no alcance los 100,00 USD y realizará inventarios
físicos periódicos.
34
406-07 Custodia
Se requieren políticas y procedimientos para la entrega recepción de bienes,
documentos y registros
No se desarrolló e implantó un adecuado proceso de entrega - recepción de bienes,
documentos y registros, a los custodios responsables de la conservación, seguridad y
mantenimiento de los bienes.
En la evaluación se observó lo siguiente:
Las actas de entrega recepción de las existencias y bienes de larga duración, no
contienen el corte de cuenta y el saldo respectivo, para establecer la conformidad.
La Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, en varias ocasiones
realizó directamente la entrega y retiro de equipos informáticos, sin la participación
del Guardalmacén de Bienes.
La servidora y servidor que recibieron mediante actas de entrega – recepción del
31 de agosto y 1 de septiembre de 2011 respectivamente, las existencias de
suministros y materiales y bienes de larga duración que se encuentran en las
correspondientes bodegas, no son caucionados.
Respecto a los documentos y registros en algunos casos se entregaron al jefe
inmediato un listado de trámites pendientes y en otros un detalle de carpetas, sin
que elaboren un inventario y se deje constancia en la respectiva acta las
novedades encontradas.
La Norma de Control Interno 406-07 Custodia, indica:
“…La máxima autoridad de cada entidad pública, a través de la unidad respectiva, será responsable de designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duración.-Corresponde a la administración de cada entidad pública, implementar su propia reglamentación
35
relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado.”
Al respecto el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de
Bienes del Sector Público, establece:
“Art. 64.- Entrega - recepción y examen especial.- El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, intervendrá en la entrega recepción entre servidores de la misma entidad y organismo…” “Art. 65.- Procedencia.- …Para que proceda a la entrega – recepción entre guardalmacenes de bienes o quienes hagan sus veces, será necesario que se encuentre debidamente registrada la caución del servidor entrante.” “Art. 76.- Procedencia.- Habrá lugar a la entrega-recepción de registros y archivos en todos los casos en que los servidores encargados de la administración o custodia de ellos fueren reemplazados temporal o definitivamente.” “Art. 78.- Procedimiento.- Los documentos de archivo serán entregados mediante inventario, que será suscrito por los servidores entrante y saliente. De la diligencia se dejará constancia en el acta, en el que se establecerán las novedades que se encontraren y especialmente los documentos que faltaren…”
La Ley Orgánica del Servicio Público en el Artículo 21 “Obligación de rendir caución”
indica:
“Las y los servidores públicos, que desempeñen funciones de recepción, inversión, control, administración y custodia de recursos públicos, tienen la obligación de prestar caución a favor de las respectivas instituciones del Estado, en forma previa a asumir el puesto...”
La inadecuada entrega recepción de bienes y documentos, se debe a la ausencia de
políticas y procedimientos que regulen este proceso, lo que originó que se desconozca
la conformidad de los bienes entregados y recibidos y no se actualice el registro de
control y ubicación, dificultando las labores de control posterior.
36
Conclusión
No se desarrolló e implantó un adecuado proceso de entrega - recepción de bienes,
documentos y registros, a los custodios responsables de la conservación, seguridad y
mantenimiento de los bienes, lo que ocasionó que se desconozca la conformidad de
los bienes entregados y recibidos y no se actualice su registro y ubicación.
Recomendaciones
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
38. Emitirá políticas que guíen el proceso de entrega recepción de las existencias y
bienes de larga duración, consistentes con la normativa vigente.
39. Solicitará al Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional, que de
manera conjunta con los Directores Administrativa y Certificación y
Documentación, preparen procedimientos para la entrega recepción de
existencias, bienes de larga duración, documentos y registros, incluyendo los
formatos de actas de entrega – recepción.
A la Directora Administrativa
40. Designará a personal caucionado y con el perfil adecuado para que desempeñen
las funciones de Guardalmacén de existencias y de bienes de larga duración y
disponga la entrega recepción con la suscripción de la respectiva acta.
41. Dispondrá la participación del Guardalmacén Bienes en la entrega recepción entre
servidores de la entidad.
37
406-09 Control de vehículos Oficiales
Varios vehículos no permanecen en los parqueaderos del Ministerio al término
de la jornada del último día laborable de cada semana
La Unidad de Transportes mantiene control del parque automotor del Ministerio de
Finanzas, a través del sistema informático SIAT, que proporciona información
detallada del ingreso, egreso, asignación, uso, movilización, mantenimiento,
reparación y consumo de combustible.
El responsable de la unidad de Transportes ejerce control físico de los vehículos, sin
embargo, se observó que los utilizados por Subsecretarios y Asesores no permanecen
en el parqueadero de la entidad el último día laborable de la semana, terminada la
jornada normal de trabajo.
Al respecto la Norma de Control Interno 406-09, Control de vehículos oficiales,
establece:
“…Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde habitualmente ejerce sus funciones o presta sus servicios, podrá utilizar vehículos del Estado el último día laborable de cada semana, “fuera del horario que comprende la jornada normal de trabajo”, exceptuándose, por motivos de seguridad, el Presidente y Vicepresidente de la República, así como otras servidoras y servidores con rango de nivel de Ministros de Estado…”
Además, el Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y
Determinación de Responsabilidades, de los Vehículos del Sector Público y de las
Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos en los términos
previstos por el artículo 211 de la Constitución Política y por el artículo 4 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado, señala:
“Art. 2.- AMBITO DE APLICACIÓN.-…con la excepción de las dos máximas autoridades unipersonales o corporativas de cada una de dichas instituciones y entidades que podrán tener un vehículo con asignación personal exclusiva;…/…La máxima autoridad podrá asignar un vehículo para otras autoridades pertenecientes a la alta dirección ejecutiva de la entidad, pero sin asignación exclusiva y personal, y solo para uso en días laborables.”
38
“Art. 3.- MOVILIZACIÓN DE LOS VEHÍCULOS OFICIALES Y EXCEPCIONES.- …no podrán utilizar vehículos del Estado el último día laborable de cada semana, exceptuándose por aspectos de seguridad el Presidente y Vicepresidente de la República, así como los funcionarios con rango de ministros…”
Lo expuesto se debe a que la Coordinadora General Administrativa Financiera no
dispuso por escrito el cumplimiento de ésta disposición, lo que permitió que se utilicen
algunos vehículos fuera de los horarios establecidos en las disposiciones legales.
Con oficio MINFIN-DAI-2011-0115 de 9 de noviembre de 2011, se comunicó esta
observación a la Coordinadora General Administrativa Financiera, quien con
memorando MINFIN-CGAF-2011-1085 de 22 de noviembre de 201, manifestó que
acogiendo la recomendación de Auditoría, mediante memorando MINFIN-CGAF-2011-
1076 de 18 de noviembre de 2011, recordó a las autoridades lo dispuesto en el
Reglamento señalado.
Conclusión
Los vehículos utilizados por los Subsecretarios y Asesores no permanecen en el
parqueadero de la entidad el último día laborable de la semana, terminada la jornada
normal de trabajo, incumpliendo las disposiciones legales.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
42. Dispondrá a los Subsecretarios, Coordinadores Generales, Asesores, servidoras
y servidores, que no utilicen los vehículos oficiales de esta Cartera de Estado el
último día laborable de la semana desde las 16H30, los mismos deberán
permanecer en sus parqueaderos, con excepción de las dos máximas autoridades.
39
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
43. Dispondrá al Responsable de la Administración de los Vehículos, vigilar que
permanezcan en los parqueaderos del Ministerio el último día laborable de la
semana a partir de las 16H30, de presentarse novedades informará de manera
inmediata para tomar las acciones pertinentes.
406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración
La constatación física de las existencias y bienes de larga duración no cumple
con su objetivo
La Dirección Administrativa realiza la verificación de las existencias y bienes de larga
duración cada fin de año y comunica los resultados a la Dirección Financiera, sin
embargo, el procedimiento aplicado no permitió cumplir con el objetivo de conciliar el
saldo contable con la existencia física y en caso de existir diferencias o bienes en mal
estado u obsoletos, aplicar las acciones correctivas, pues se observó lo siguiente:
No existe una adecuada coordinación entre las Direcciones Administrativa y
Financiera, para organizar y ejecutar la constatación física de existencias y bienes
de larga duración.
El personal que participa en la toma física no es independiente del registro y
manejo de los bienes, en el caso de existencias se observó en la respectiva acta la
participación del Guardalmacén y el Contador, mientras que en los bienes de larga
duración, únicamente el personal de la Unidad de Bienes.
Previo a la constatación física no se solicita el corte de cuenta y el saldo contable
de los diferentes rubros de existencias y bienes de larga duración, a fin de permitir
establecer diferencias, si es el caso.
40
No se deja constancia de esta diligencia en las respectivas actas o éstas no
contienen la información suficiente, para conocer la correspondencia o no con los
saldos contables, tampoco contienen novedades.
No se aplicaron procedimientos para establecer las razones de las diferencias
entre los reportes de la Unidad de Bienes y los resultados de la constatación física.
Para la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos en la toma física,
no se solicitó la participación de Auditoría Interna.
No se encontró evidencia de la constatación física de los bienes de las cuentas
145 Bienes de Programas y 152 Inversiones en Programas en Ejecución.
La Norma de Control Interno 406-10 Constatación Física de Existencias y bienes de
larga duración, establece:
“…Se efectuará constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación.- Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y serán formulados claramente…- De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la información contable, serán investigadas y luego se registraran los ajustes respectivos, previa autorización del servidor responsable; también se identificará los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate…- El auditor interno participará en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos...”
El Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del
Sector Público, en su artículo 12, señala:
“El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, al menos una vez al año, ….procederá a efectuará la toma de inventario a fin de actualizarlo y tener la información correcta, conocer cualquier novedad relacionada con ellos, su ubicación, estado de conservación y cualquier afectación que sufra, cruzará esta información con la que aparezca en las hojas de vida útil o historial de los bienes y presentará un informe sucinto a la máxima autoridad de la entidad,…”
41
La Norma de Contabilidad Gubernamental (Acuerdo 447) 3.2.4.4 Control de
existencias, en la parte pertinente, expresa:
“… deberán efectuarse tomas físicas de inventario, por lo menos una vez al año a efecto de establecer correspondencia con las cifras contables, o en su defecto, para definir las diferencias existentes entres las cifras contables y las pertinentes a las tomas físicas, desviaciones que darán lugar en última instancia al establecimiento de responsabilidades, en especial, cuando aquellas sean en mensos…”
El Manual General de Administración y Control de Activos Fijos del Sector Público,
emitido por la Contraloría General del Estado, establece:
“Al realizar la constatación física de los activos fijos, se persigue los siguientes objetivos:
Mantener actualizados en forma permanente los inventarios de activos fijos.
Confirmar la ubicación, existencia real de los bienes y la nómina de los responsables de su tenencia y conservación.
Conciliar los saldos físicos con los contables.
Realizar los trámites legales y reglamentarios pertinentes y aplicar las acciones correctivas necesarias tan pronto se establezcan faltantes o la existencia de bienes obsoletos o inservibles.”
Lo expuesto se debe a que el Manual de Procedimientos de Inventario General de
Bienes de la Unidad de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad del Ministerio de
Finanzas, no consideró todas las normas, procedimientos legales y administrativos,
establecidos para el efecto y a la falta de supervisión por parte de los directivos.
Conclusiones
No existe una adecuada coordinación entre las Direcciones Administrativa y
Financiera, para organizar y ejecutar la constatación física de existencias y bienes
de larga duración y en caso de existir diferencias o bienes en mal estado u
obsoleto aplicar las acciones correctivas
La verificación física de las existencias y bienes de larga duración realizada cada
fin de año, se ejecuta sin aplicar los procedimientos establecidos, lo que no
42
permite cumplir con el objetivo de conciliar el saldo contable con la existencia física
y en caso de existir diferencias o bienes en mal estado, aplicar acciones
correctivas.
Recomendaciones
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
44. Dispondrá a los Directores Financiero y Administrativa
a. Programen de manera coordinada la constatación física de existencias y bienes
de larga duración y designe al personal que participará en esta diligencia, y que
sean independientes del registro control y manejo de los bienes.
b. En caso de existir diferencias entre la constatación física y la información
contable, investiguen las razones y le comuniquen a fin de tomar la acciones
correctivas necesarias.
45. Solicitará a la Auditora General, designe a un servidor de la unidad a su cargo,
para que participe en calidad de observador y evalúe la adecuada aplicación de los
procedimientos de la constatación física.
A la Directora Administrativa
46. Previo a realizar la constatación física de las existencias y bienes de larga
duración, solicitará al Director Financiero el corte de cuenta y el saldo contable y
concilie con los registros del módulo de bienes, lo que permitirá establecer las
diferencias con la existencia física.
47. Dispondrá al personal designado para la verificación física, dejen constancia en el
acta respectiva los resultados y novedades encontradas y en caso de existir
diferencias establecer los motivos.
43
48. Incluirá en la constatación física los bienes de las cuentas 145 Bienes de
Programas y 152 Inversiones en Programas en Ejecución.
406-13 Mantenimiento de los bienes de larga duración
Ausencia de un programa de mantenimiento preventivo para la conservación de
los bienes
No se elaboró una programación para brindar mantenimiento preventivo a los bienes
de larga duración, a excepción del parque automotor que se efectúa a través del
sistema SIAT. El mantenimiento correctivo se lo realiza a base de hechos
circunstanciales o a pedidos específicos de los custodios.
La Norma de Control Interno 406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración,
establece:
“..La entidad velará en forma constante por el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de larga duración, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida útil.- Diseñará y ejecutará programas de mantenimiento preventivo y correctivo…”
La ausencia de planificación para el mantenimiento, se debe a que no se emitieron
políticas y procedimientos que fijen las responsabilidades y faciliten la asignación de
recursos.
Conclusión
No se preparó una programación para brindar mantenimiento preventivo a los bienes
de larga duración, este se realiza a base de hechos eventuales o a solicitudes
específicas de los custodios.
44
Recomendación
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
49. Emitirá políticas para la programación del mantenimiento preventivo y correctivo de
los bienes de la Institución, a fin de conservar su estado y prolongar la vida útil.
50. Solicitará al Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional, que
conjuntamente con la Directora Administrativa, elaboren los procedimientos para
desarrollar y ejecutar los programas de mantenimiento preventivo y correctivo de
los bienes de larga duración.
Dra. Mónica Jaramillo P. AUDITORA GENERAL