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CAPITULO IV

PROPUESTA DE UN SISTEMA DE COMUNICACIÓN QUE PERMITA FORTALECER LAS RELACIONES PÚBLICAS ENTRE LAS IGLESIAS EVANGELICAS INSCRITAS EN LA ALIANZA EVANGÉLICA, UBICADA EN EL DEPARTAMENTO DE SAN SALVADOR. A. GENERALIDADES DE LA PROPUESTA

Después de finalizada la investigación de campo y con base a los resultados

obtenidos se pudo determinar, lo importante que es para la Alianza crear e

implementar un Sistema de Comunicación para fortalecer las Relaciones Públicas

entre sus iglesias inscritas y público en general. Un Sistema de Comunicación sería

una herramienta útil en el manejo de las comunicaciones y las Relaciones Públicas

de la Alianza Evangélica; es por ello que en este capitulo se dará a conocer la

propuesta de un Sistema de Comunicación que le permita a la Alianza Evangélica

fortalecer las Relaciones Públicas entre sus iglesias inscritas, es decir que éste

permitirá que la Organización se de a conocer no sólo entre sus iglesias inscritas,

sino ante el público en general, esto le permitirá incrementar su imagen y por ende

aumentar en número de iglesias pertenecientes a ella y de esta forma pueda

alcanzar su fin primordial, el cual es fortalecer la unidad del Cuerpo de Cristo y

difundir el pensamiento evangélico en busca de una identidad como iglesia

evangélica a nivel nacional.

La propuesta del Sistema de Comunicación se diseñó para que la Junta Directiva de

la Alianza junto con los líderes de sus iglesias inscritas, desarrollen estrategias que

permitan promover los proyectos y eventos que ésta realiza para integrar así a los

miembros de las iglesias; esto ayudará a fortalecer la unidad entre las iglesias

evangélicas y además contribuirá a la difusión de la imagen de la Organización.

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En el contenido del Sistema de Comunicación se puntualiza los procedimientos

específicos que permitirán impulsarlo, con el apoyo de todos los miembros

involucrados y así obtener los resultados esperados.

B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA 1. General: Proponer un Sistema de Comunicación que permita fortalecer las Relaciones

Públicas entre las Iglesias Evangélicas y la Alianza Evangélica, a través de

estrategias y tácticas específicas.

2. Específicos :

a. Crear estrategias de publicidad y promoción enfocadas a la difusión de los

proyectos y eventos de la Alianza Evangélica.

b. Fortalecer la Comunicación y las Relaciones Públicas internas y externas de la

Alianza evangélicas.

c. Dar a conocer los beneficios que se obtendrán al implementar el Sistema de

Comunicación.

d. Establecer los recursos financieros necesarios para hacer efectiva la

implementación del Sistema de Comunicación.

e. Plantear los lineamientos necesarios para realizar capacitaciones periódicas

referidas al Sistema.

f. Brindar parámetros claros para el proceso de evaluación y control de la

marcha del Sistema de Comunicación.

119

C. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA

La propuesta de un Sistema de Comunicación para la Alianza Evangélica se hace

necesaria para mejorar las comunicaciones, relaciones internas y externas, así como

para dar a conocer a todos los públicos lo que es la Alianza, sus valores, visión,

misión, proyectos; las iglesias, ministerios y organismos que conforman la Institución

y el quehacer en general de la misma.

Además a través del Sistema de Comunicación se busca acercar, comunicar e

interrelacionar a la Institución con quienes la integran y con los sectores externos que

se encuentren efectiva y potencialmente ligados.

El Sistema de Comunicación contribuirá a fortalecer la función de consolidar la

comunicación tanto interna como externa. Ya que los beneficios de una

comunicación efectiva para el personal, brindará mayor confianza, aumentará la

información, ayudará a la integración de los equipos de trabajo, aumentará el poder

de decisión del personal, evitará rumores y confusiones, y permitirá recoger las

inquietudes y pensamientos referidos a su quehacer.

El referido Sistema facilitará las herramientas para ayudar a los líderes y Junta

Directiva, a tratar y solventar los problemas de comunicación.

D. ALCANCE DE LA PROPUESTA La finalidad de proponer un Sistema de Comunicación es brindar estrategias de

Relaciones Públicas internas y externas, prensa, publicidad y promoción, que sirvan

de herramientas útiles, ya sea en el corto, mediano o largo plazo. Este Sistema de

Comunicación posee la ventaja de ser aplicable tanto a la Alianza Evangélica; como

a otros organismos e instituciones, que busquen hacer uso de él. Tendrá una

duración de uno a tres años, ya que éste es de carácter continuo y flexible por lo que

se pueden implementar cambios y mejoras para el fortalecimiento de las Relaciones

Públicas.

120

E. DISEÑO DE LA PROPUESTA DE UN SISTEMA DE COMUNICACIÓN

Con la finalidad de guiar a los lectores y usuarios del Sistema, se presenta a

continuación un índice general para una mejor orientación.

1. Diseño del Sistema de Comunicación

a. Esquema de la Propuesta

2. Desarrollo del Esquema de la Propuesta

FASE I: PROCESOS DE ENTRADA

♦ Análisis FODA ♦ Misión y Visión ♦ Objetivos ♦ Políticas ♦ Valores

FASE II: PROCESOS ESTRATÉGICOS

♦ Estrategias de Relaciones Públicas Internas ♦ Estrategias de Relaciones Públicas Externas ♦ Estrategias de Publicidad y Promoción ♦ Estrategias de Prensa

FASE III: PROCESOS DE SALIDA

♦ Plan de Capacitación ♦ Plan de Implementación ♦ Plan de Evaluación y Control

1181. DISEÑO DEL SISTEMA DE COMUNICACIÓN a. Esquema de la propuesta

PLAN DE CAPACITACIÓN

Estrategia de Prensa

PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

PLAN DE EVALUACIÓN

Estrategias de Relaciones

Públicas Externas

Estrategias de Relaciones

Públicas Internas

Estrategias de Publicidad y

Promoción

FASE I PROCESOS DE

ENTRADA

FASE II PROCESOS

ESTRATÉGICOS

FASE III PROCESOS DE

SALIDA

FODA

Misión y Visión

Objetivos

Políticas

Valores

RETROALIMENTACIÓN Fuente: Equipo de trabajo

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122

F. DESARROLLO DEL SISTEMA DE COMUNICACIÓN 1. FASE I: PROCESOS DE ENTRADA a. Análisis FODA Después de evaluar los resultados de la investigación, se pudo obtener la

información que resultó en importantes hallazgos específicos, ya que se determinó la

necesidad de realizar un Análisis de las fortalezas, debilidades, oportunidades y

amenazas (FODA); adaptando de esta manera el Sistema de Comunicación a su

entorno, a fin de obtener un diagnostico que ayude a superar esa situación en el

futuro.

Fuente: Equipo de trabajo.

F O D A

FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS

1. Se cuenta con una estructura organizativa.

2. Posee presencia

internacional. 3. Tiene personal

motivado para trabajar.

4. Hay apoyo de las

diferentes expresiones de la fe evangélica.

5. Existe

reconocimiento a nivel nacional e internacional.

6. Ubicación

estratégica

1. Posibilidades de Adhesión a la Organización, ya que un amplio sector de la población es cristiana.

2. Implementación de

mejoras en el área comunicacional.

3. Ejecución plena de

las Estrategias en

toda la Institución.

4. Incremento de

espacios en los medios de comunicación.

5. Apertura a la

innovación y tecnología.

1. Sistemas de comunicación débiles o no estructurados.

2. Recursos

económicos limitados.

3. No disponibilidad de

personal a tiempo completo para la promoción.

4. Indiferencia de

algunos sectores evangélicos.

5. Carencia de un

departamento de Comunicaciones o Relaciones Públicas.

1. Sectores dentro de la misma iglesia que promueven la fragmentación.

2. Inestabilidad de los

sistemas micro y macro económicos.

3. Indiferencia de la

sociedad al evangelismo.

4. Falta de políticas

claras, procedimientos, mecanismos de coordinación, herramientas y canales.

5. Culturas diferentes

de comunicación.

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b. Misión y Visión La Alianza Evangélica actualmente posee misión y visión:

Con el propósito de fortalecer e innovar la misión y visión actual, se proponen las

siguientes:

MISIÓN ”Somos una

confraternidad de cristianos, llamados

para unir al Cuerpo de Cristo en respuesta

integral a la problemática social”

“Una sociedad transformada en

justicia, paz y gozo que dignifique a la

familia y que vive en armonía con El Señor

Jesucristo y su creación”.

VISION

MISIÓN

“Somos una organización cristiana

que acompaña a la iglesia evangélica en el

cumplimiento de su misión”.

VISIÓN “Ser una iglesia transformada y

comprometida con el evangelio de Jesucristo, promoviendo la justicia, la paz y restableciendo las

relaciones del ser humano con Dios, y la creación”

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c. Objetivos

1. General:

Fortalecer la unidad del Cuerpo de Cristo y difundir el pensamiento evangélico en

busca de una identidad como iglesia evangélica a nivel nacional.

2. Específicos: a) Cumplir con el mandato de las Sagradas Escrituras.

b) Ofrecer un respaldo jurídico, social y eclesial a la población cristiana evangélica

de El Salvador.

c) Contribuir a la unidad de las familias cristianas.

d) Crear espacios de desarrollo social, a fin de asegurar la convivencia de la

población en general.

d. Políticas de la Alianza

Las políticas de la Alianza Evangélica, establecen lo siguiente:

♦ No hay discriminación para ningún grupo social ni eclesial.

♦ Ser una entidad abierta e imparcial.

♦ Libertad de adhesión o retiro.

125

♦ Respetar las diferentes creencias.

♦ No involucrarse en política partidista e ideológica.

♦ Toda comunicación oficial debe ser a través del departamento de Relaciones

Públicas, con el aval de la Junta Directiva.

♦ Los programas y proyectos a ejecutar serán discutidos por le pleno y tendrán su

aprobación.

e. Valores

♦ Unidad: Estamos comprometidos con el ministerio de Jesucristo

♦ Humanismo: Valoramos a las personas como la máxima expresión de la

creación de Dios

♦ Compromiso: Nos comprometemos a mantener relaciones justas y equilibradas

♦ Resguardo: Somos mayordomos de la creación

♦ Servicio: Nuestra centralidad es el servicio.

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2. FASE II: PROCESOS ESTRATÉGICOS a. Estrategias de Relaciones Públicas Internas

ESTRATEGIA DE RELACIONES PÚBLICAS INTERNAS

Nombre de la estrategia: CREACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS

Objetivo: Crear un departamento de Relaciones Públicas con el afán de Mejorar y optimizar los esfuerzos que realiza la Institución en función de dar a conocer el quehacer de la misma.

Importancia: La creación de un Departamento de relaciones Públicas tendrá una importancia relevante, ya que con esta se buscara la difusión, proyección de las actividades de la Alianza.

Tácticas a seguir

a) Organigrama para el Departamento de Relaciones Públicas

b) Contratación de personal para el departamento c) Delegación de funciones d) Creación de políticas para el Departamento

Beneficios

a) Aumento de identidad.

b) La Institución logrará una mejor imagen.

c) Mayor numero de iglesias inscritas

d) Credibilidad y aceptación de los públicos.

Responsable : Junta Directiva

Inversión: $ 800.00 mensual DESARROLLO DE LAS TÁCTICAS: a) Organigrama del Departamento de Relaciones Públicas. Objetivo de diseñar el Organigrama de Relaciones Públicas:

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Crear el Organigrama para facilitar a la Alianza Evangélica la estructura del

Departamento de Relaciones Públicas así como las funciones a desarrollar.

Pasos a seguir para diseñar el Organigrama de Relaciones Públicas:

♦ Definir el encargado del funcionamiento del departamento

♦ Establecer las áreas funcionales del departamento

♦ Delegar responsables y ocupaciones.

♦ Presentarlo a la asamblea General y Junta Directiva

Beneficios del Organigrama de Relaciones Públicas:

♦ El departamento de Relaciones Públicas facilitará la aplicación del Sistema de

Comunicación.

♦ La Alianza Evangélica podrá fortalecer las relaciones con sus públicos

♦ Contacto permanente con los medios de comunicación

Ejemplo de Organigrama de Relaciones Públicas:

DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS

Al diseñar el Organigrama del Departamento de Relacione Públicas, se busca

especificar las áreas que lo conformarán, así como sus responsables.

DIRECTOR

RELACIONES PÚBLICAS

Protocolo

Prensa

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b) Contratación de Personal Objetivo de Contratación de Personal: Proporcionar el recurso humano necesario para la dirección y el funcionamiento del

Departamento de Relaciones Públicas

Pasos para la Contratación del personal

♦ Establecer las plazas de Relacionista público y colaborador.

♦ Definir salarios.

♦ Anunciar en los periódicos de mayor circulación, la información del los perfiles

que se necesitan.

♦ Recibir currículo y citar a los prospectos.

♦ Entrevistar y aprobar a los candidatos.

Beneficios de la Contratación de personal

♦ Contar con el personal idóneo para el puesto.

♦ Estará el número de personas precisas para realizar las funciones.

♦ Se proveerá de recurso humano con experiencia en el área.

♦ Habrá distribución equitativa de responsabilidades.

Ejemplo de Contratación de Personal:

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El encargado de la contratación del personal al momento de hacerlo debe dar la mejor imagen de la institución para que el nuevo empleado sienta confianza y seguridad en la organización a la que pertenecerá. c) Delegación de funciones

Objetivo de Delegación de Funciones:

Hacer que los miembros del Departamento de Relaciones Públicas se identifiquen

con la labor a desempeñar.

Pasos a seguir para la Delegación de funciones:

♦ Reunión general con la Junta Directiva y Departamento de Relaciones Públicas.

♦ Realizar un diagnostico de la situación actual

♦ Plantear alternativas y soluciones

♦ Delegar responsabilidades.

Beneficios de la Delegación de Funciones:

♦ Optimización del tiempo

♦ Eficacia y eficiencia en la realización de sus labores.

Ejemplo de Delegación de Funciones:

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Al momento de delegar las funciones a los subordinados se debe asegurar de que

éste capte las indicaciones de la mejor manera para que evitar confusiones y

garantizar la eficacia en el desarrollo de las funciones.

d) Creación de Políticas para el Departamento de Relaciones Públicas.

Objetivo de la creación de Políticas para el Departamento Crear las políticas que permitan brindar los lineamientos necesarios para el buen

manejo de las Relaciones Públicas.

Beneficios de la creación de Políticas para el Departamento de Relaciones Públicas:

♦ Se tendrá conocimiento de un patrón a las normas a seguir.

♦ Dirección y orden en los procesos.

♦ Orienta al personal.

Ejemplo de Políticas del Departamento de Relaciones Públicas

Las políticas del Departamento de Relaciones Publicas, para la Alianza Evangélica,

establecen que el encargado deberá:

♦ Someter a estudio, revisión y aprobación a la Junta Directiva los proyectos a

realizar por el Departamento de Relaciones Públicas

♦ Programar cada tres meses una capacitación para los integrantes del

departamento de Relaciones Públicas, con la ayuda de herramientas de

comunicación.

♦ Promover las relaciones internas, a través de actividades comunicacionales que

fortalezcan a estas.

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♦ Crear programas de motivación a líderes con el uso de herramientas de

comunicación.

♦ Vigilar por que las normas de comunicación establecidas se cumplan.

♦ Informar periódicamente acerca de las estrategias de relaciones públicas

externas e internas, de prensa y de publicidad y promoción.

♦ Convocar a los diferentes medios de comunicación a conferencias de prensa a fin

de dar a conocer sus proyectos y programas. En caso de crisis hacerlo de forma

oportuna.

ESTRATEGIA DE RELACIONES PÚBLICAS INTERNAS.

Nombre la estrategia: Recreación con el Personal

Objetivo: Fortalecer las relaciones laborales entre empleados, líderes y miembros de la Junta Directiva.

Importancia: Las reuniones extralaborales entre compañeros de una institución forman parte importante para que existan relaciones armoniosas dentro de la organización, es por ello que esta estrategia propone la realización de diferentes actividades de comunicación.

Tácticas a seguir

a) Establecer un método de reuniones cada semana donde los empleados y Junta Directiva se reúnan para escuchar opiniones, sugerencias e ideas nuevas con el fin de que propongan actividades recreativas.

b) Programar un día de vacación, cuatro (4) veces al año para actividades de esparcimiento.

c) Organizar eventos deportivos entre el personal

Beneficios

a) Se creará un sentido de pertenencia en los empleados porque sentirán que sus superiores toman en cuenta su participación.

b) Se fomentarán la armonía y el compañerismo y por ende habrá un mejor clima organizacional.

c) Se logrará que los empleados disminuyan la tensión laboral a través de prácticas deportivas.

Responsable Departamento de Relaciones Públicas y Junta Directiva

Inversión $500.00

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DESARROLLO DE LAS TÁCTICAS

a) Método de Reuniones Objetivo del método de reuniones. Fomentar las buenas relaciones laborales entre los empleados, líderes y miembros

de Junta Directiva.

Pasos para organizar una reunión.

♦ Buscar la fecha, hora y lugar apropiado.

♦ Crear un listado de todos los empleados.

♦ Elaborar una lista con los temas a discutir.

♦ Adecuar las sillas necesarias de manera que todos puedan verse y escucharse.

♦ Elegir a una persona para que tome nota de las decisiones, asignación de tareas y

otros puntos complementarios.

♦ Iniciar la reunión dando la bienvenida.

♦ Abordar los puntos más importantes para prestarles la atención necesaria.

♦ Escuchar todas las propuestas y considerarlas en la toma las decisiones.

♦ Planificar la próxima reunión, si fuese necesario.

Beneficios del Método de Reuniones

♦ Se logra la participación de todo el personal.

♦ Se tiene la oportunidad de escuchar diferentes opiniones.

♦ Compartir temas importantes

♦ Relacionarse al inicio de la semana

♦ Planificar y coordinar las actividades de la semana

♦ Hablar de lo realizado en la semana anterior.

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Ejemplo del Método de Reuniones

El método de reuniones permite a las organizaciones crear y mantener vínculos

estrechos con los empleados ya que se logra que éstos interactúen y que propongan

actividades que les beneficien.

b) Actividades de Esparcimiento

Objetivo de las Actividades de Esparcimiento Fomentar las relaciones interpersonales de todos los empleados de la Alianza

Evangélica, con el propósito de mantenerlos integrados y motivados. Además de

crear un clima laboral armonioso.

Pasos para realizar las Actividades de Esparcimiento

♦ Reunirse para planificar la salida

♦ Cotizar precios de los lugares posibles a visitar

♦ Seleccionar el lugar el día y la hora de la salida

♦ Delegar las actividades a realizar (alimentación y refrigerio)

♦ Confirmar asistencia

Beneficios de realizar Actividades de Esparcimiento

♦ Lograr la convivencia entre el personal.

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♦ Permite al personal salir de la rutina.

♦ Limar asperezas que puedan surgir en lo laboral.

♦ Cuando los empleados se recrean botan el stres y les permite realizar sus

funciones con entusiasmo.

♦ Se crea un sentido de pertenencia y lealtad hacia la organización.

Ejemplo de Actividades de Esparcimiento:

Las actividades de esparcimiento son un factor importante para la armonización de

los empleados de toda organización ya que los empleados comparten tiempo y

experiencias recreativas.

c) Eventos Deportivos Objetivo de realizar Eventos Deportivos Involucrar a todos los empleados de la Alianza Evangélica, en el desarrollo de

eventos deportivos, con el afán de incentivarles a mantener relaciones armoniosas

con sus compañeros y jefes.

Pasos para realizar Eventos Deportivos

♦ Desarrolle un plan del evento, donde se tome en cuenta, el objetivo de la

actividad, departamentos involucrados, número de participantes, el escenario del

evento, los incentivos para los ganadores, si cuenta con patrocinadores.

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♦ Cree comités, de finanzas, logística, técnico.

♦ El comité de finanzas se encargará de todo lo que concierne al dinero que se

utilizará en el evento.

♦ El comité de logística, es el que se encargará de la programación, reuniones,

transporte, en general del bienestar de los participantes.

♦ Y por último el comité técnico será el responsable de trabajar en la programación,

el cumplimiento de los horarios, todos los aspectos técnicos, la implementación y

todos los materiales necesarios.

Beneficios de realizar Eventos Deportivos

♦ Sentido de pertenencia por parte de los empleados.

♦ Competitividad entre los departamentos.

♦ Los empleados estarán motivados con la institución.

♦ Aumenta su autoestima.

♦ Se logrará una mayor eficiencia laboral.

Ejemplo de Eventos Deportivos:

La práctica de deportes entre empleados permite que los empleados se sientan

realizados al mismo tiempo que interactúan lo que se convierte en un beneficio

invaluable para las compañías.

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ESTRATEGIA DE RELACIONES PÚBLICAS INTERNAS.

Nombre de la estrategia: Programas de Motivación

Objetivo: Realzar el autoestima de los empleados, líderes y miembros de la Junta

Directiva de la Alianza Evangélica.

Importancia: Se logrará una mejor comunicación y ello hará aumentar la autoestima del empleado, en tal sentido la importancia reside en que la Alianza Evangélica se verán beneficiados en virtud de que habrá una relación armoniosa entre empleados y jefes.

Tácticas a seguir

a) Ascensos

b) Premios de reconocimiento

c) Política de Puertas Abiertas

d) Celebración de los cumpleaños del mes

Beneficios

a) Los empleados se esforzaran en hacer mejor su

trabajo.

b) Se logrará un mejor trabajo en equipo.

c) Se logrará evitar rumores.

d) Se fortalecerá la lealtad por parte de los empleados hacia

la organización que pertenecen al ver que ésta les celebra

una fecha importante para ellos.

Responsable Junta Directiva

Inversión $150.00

DESARROLLO DE LAS TACTICAS a) Ascensos Objetivo de los Ascensos Premiar el esfuerzo de los empleados, creando una política de ascensos para

aquellos trabajadores que hayan demostrado algún grado de superación académica.

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Pasos para realizar ascensos

♦ Elaborar un plan de ascenso y difundirlo a todos los empleados.

♦ Motivar a los empleados a que se capaciten.

♦ Incentivar a los empleados a que se tracen una visión de futuro.

♦ Evaluar constantemente el desarrollo profesional de los empleados.

Beneficios de los Ascensos

♦ Se ahorrará los altos costos de renovación de personal, de contratación y de

capacitación.

♦ Motivará a los empleados a ser productivos, a tener un buen rendimiento en el

empleo, y adquirir nuevos conocimientos y habilidades.

♦ Un nuevo puesto le permite al trabajador adquirir nuevas habilidades, experiencias

y conocimiento y trabajar en un entorno distinto.

♦ Puede evitarse que los trabajadores se aburran de la rutina laboral.

Ejemplo de los Ascensos

Las instituciones que tienen la política de ascender al personal se ahorran gastos de

contratación y al mismo tiempo hacen crecer profesionalmente a sus empleados.

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b) Premios de Reconocimiento Objetivo de los Premios de Reconocimiento Retribuir el esfuerzo profesional de los empleados, con el afán de motivarlos a

desarrollar sus labores de una manera eficiente, proporcionándoles un incentivo

laboral.

Pasos para otorgar Premios de Reconocimiento

♦ Crear un programa de reconocimiento y dar a conocer los puntos a tomar en

cuenta para la premiación.

♦ El programa debe ser promocionado en toda la organización.

♦ Estimular a los empleados a que desarrollen su trabajo de manera eficiente.

♦ Agradecer y reconocer públicamente al empleado.

♦ Colocar el nombre del empleado en los medios alternativos de la empresa.

Beneficios de otorgar Premios de Reconocimiento

♦ Los empleados siempre estarán motivados.

♦ Se logrará que el empleado trabaje por la búsqueda de los incentivos.

♦ Aumentará el rendimiento de los empleados.

♦ Aumentará la autoestima de los empleados.

♦ Los empleados al sentirse motivados, valorarán mejor su trabajo y por ende a su

institución.

Ejemplo de los Premios de Reconocimiento

Los reconocimientos a los

empleados hacen que éstos se

sientan motivados a seguir dando

su mayor esfuerzo.

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c) Política de puertas abiertas Objetivo de crear una política de puertas abiertas. Brindar confianza a los empleados para que puedan exteriorizar sus ideas, sus

opiniones o críticas, a fin de conocer lo que piensan y sienten respecto al quehacer

de organización.

Pasos a seguir para crear una política de puertas abiertas.

♦ Facilitar la participación de los empleados, a fin de que provean información para

el mejoramiento de su labor y el de la institución.

♦ Asegurar altos niveles de intervención.

♦ Organizar desayunos empresariales para motivar a todos los empleados a que

exterioricen sus ideas.

♦ Utilizar las encuestas de clima laboral anuales, de forma anónima y voluntaria.

♦ Saber escuchar.

Beneficios de crear políticas de puertas abiertas

♦ Se puede logrará atraer, conservar, motivar, potenciar el talento y transformarlo en

una ventaja competitiva.

♦ Se obtendrán datos sobre aspectos fundamentales de percepción de los

empleados.

♦ Se logrará una mejor comunicación interna.

♦ Se actuará según la conveniencia de la institución y sus empleados.

Ejemplo de Política de Puertas abiertas

Los Gerentes de área deben estar

atentos a las quejas y o

necesidades de los subalternos.

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d) Celebración de los cumpleaños del mes

Objetivo de celebrar los cumpleaños Aumentar la motivación de los empleados de la Alianza Evangélica, con el fin de

incentivarlos a un mejor el desempeño de su quehacer laboral.

Pasos para celebrar los cumpleaños

♦ Hacer una lista de todos los empleados, líderes y miembros de la Junta Directiva.

♦ Escriba la fecha su nacimiento.

♦ Tener fotografía de todos los empleados.

♦ Colocar en medios internos como boletines y mural, la fotografía del empleado que

está cumpliendo años, además puede escribir un breve comentario de las

habilidades, características, gustos y preferencias del empleado.

Beneficios de celebrar los cumpleaños

♦ El empleado estará motivado, y desarrollará con mayor eficiencia su trabajo.

♦ El empleado observará que es tomado en cuenta.

♦ El empleado tendrá una mejor imagen de su institución.

♦ El empleado atenderá de mejor manera al público interno.

♦ El empleado irradiará energía positiva en todos sus quehaceres, social, laboral y

familiar.

Ejemplo de Celebración de Cumpleaños

Cuando las empresas se toman la tarea de celebrar el cumpleaños de sus

empleados, hacen que éstos creen sentido de pertenencia y lealtad hacia la

organización.

141

ESTRATEGIA DE RELACIONES PÚBLICAS INTERNAS.

Nombre de la estrategia: Boletín informativo Interno

Objetivo: Crear un boletín informativo interno al mes con el fin de dar a conocer los acontecimientos especiales que se llevan a cabo en la organización.

Importancia: El boletín informativo es de vital importancia para el público internos, debido a que por medio de ellos se logra mantener informados a los mismos acerca de las actividades más relevantes que se realizan.

Tácticas a Seguir a) Crear un listado de Cumpleañeros.

b) Seleccionar al empleado del mes.

Beneficios

a) A través del boletín, se mantendrá informados a los

empleados de las actividades que llevan a cabo.

b) Los empleados, sentirán importantes para la

institución.

c) El costo es bajo.

Responsable Departamento de Relaciones Públicas

Inversión $30.00

DESARROLLO DE LAS TACTICAS a) Crear un listado de Cumpleañeros Objetivo de contar con un listado de cumpleañeros Crear un listado de cumpleañeros, con el fin de publicarlos en medios alternativos

internos como el boletín y el periódico mural. Pasos a seguir para crear un listado de cumpleañeros.

♦ Conservar un listado de los empleados.

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♦ El listado debe tener lo siguiente: Lugar y fecha de nacimiento, Ocupación, estado

civil, hijos, padres, gustos y preferencias.

♦ Promocionar a los cumpleañeros del mes en todas las iglesias.

♦ Colocar la fotografía en el Boletín y Periódico Mural.

Beneficios de contar con un listado de los empleados.

♦ El empleado estará motivado, por consecuencia esto beneficia a la institución.

♦ Una mejor armonía laboral.

♦ Se logrará una mayor eficiencia laboral.

♦ La autoestima de los empleados progresará.

Ejemplo de Listado de empleados

Nombre Departamento Fecha de cumpleaños

Karina Cecilia Alférez Contabilidad 10 de noviembre

Marta Eugenia Ramírez Administración 05 de Julio

Roberto Carlos Torres Informática 15 de Agosto

Sandra Eunice Ayala Secretaría 02 de octubre

a) Selección del empleado del mes. Objetivo de Seleccionar el Empleado del mes Reconocer el trabajo eficiente y eficaz que realizan los empleados, a fin de

premiarlos por su destacada labor.

Pasos a seguir para Seleccionar al Empleado del mes

♦ Crear un manual de normas, para poder obtener el reconocimiento de empleado

del mes.

♦ Divulgar en todas las iglesias el manual.

♦ Tomar una fotografía al empleado del mes.

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♦ Colocar la fotografía en el Boletín y Periódico Mural.

♦ Enviar una felicitación, firmada por el presidente de la Junta Directiva.

Beneficios de Seleccionar al Empleado del mes

♦ Los empleados, buscarán afanosamente ser el empleado del mes.

♦ El empleado estará motivado, y desarrollará mejor su trabajo.

♦ Los miembros de la Alianza Evangélica y público potencial, serán mejor atendidos

por un personal motivado.

Ejemplo de Empleado del mes

Mantener la política de reconocer al empleado del mes contribuye a que éstos se

esfuercen en hacer mejor su trabajo, ya que el reconocimiento del empleado del mes

les hace sentir orgullosos de su trabajo y por ende la organización obtiene mejores

beneficios ya que todos los empleados se esfuerzan de igual manera.

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ESTRATEGIA DE RELACIONES PÚBLICAS INTERNAS.

Nombre de la estrategia: Capacitación al personal

Objetivo: Capacitar al personal de la Alianza Evangélica, en el área de Relaciones Públicas y Atención al cliente, a fin de que ellos aumenten su conocimiento respecto al trato que le darán a los públicos.

Importancia: Los empleados tendrán una mejor visión, de las relaciones públicas y atención al público.

Tácticas a

seguir

a) Capacitar a los empleados en el área de Relaciones Públicas

b) Capacitar al personal en el entorno de atención al público.

c) Evaluación de lo adquirido por parte de los empleados.

Beneficios

a) Los empleados obtendrán mayor conocimiento sobre el trato que se le debe brindar a los públicos.

b) Los empleados se sentirán motivados, debido a que se les prepare en nuevos conocimientos.

c) Los públicos, se verán beneficiados al ser atendidos de mejor manera.

d) Aumentará la creatividad de los empleados en la formulación de nuevas estrategias, para la difusión la identidad Institucional. .

Responsable Departamento de Relaciones Públicas

Inversión $ 500.00

DESARROLLO DE LAS TÁCTICAS a) Capacitación en Relaciones Públicas Objetivo de Capacitar a los empleados en el área de Relaciones Públicas Capacitar a los empleados de la Alianza Evangélica en el contenido de las nuevas

tendencias de las relaciones públicas.

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Pasos a Seguir para Capacitar a los empleados en Relaciones Públicas

♦ Diseñar el plan de capacitación, detallando los objetivos que se quieren, la

justificación, la metodología, los temas a impartir y las estrategias de evaluación.

♦ Detallar la planificación de los temas de estudio.

♦ Evaluar el aprendizaje de los empleados.

♦ Llevar a la práctica las estrategias que se plantearon.

♦ Llevar a cabo un sondeo al público externo, a fin de indagar respecto a la atención

que han recibido de los empleados.

Beneficios de Capacitar a los empleados en Relaciones Públicas

♦ Obtendrán un mejor desempeño por parte del personal, debido a que estos,

desarrollarán su trabajo con más empeño.

♦ Los conocimientos en Relaciones Públicas que tendrán los empleados, les

permitirá hacer con eficiencia y eficacia su trabajo.

♦ La Alianza Evangélica se verán beneficiados, en el sentido de que sus empleados

tendrán mayor conciencia sobre la importancia de atender bien a los públicos.

♦ Aumentará el número de miembros.

Ejemplo de Capacitación en Relaciones Públicas Las capacitaciones en el área de Relaciones Públicas ayudan al mejor

desenvolvimiento de los empleados.

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b) Atención al Público Objetivo de Capacitar a los empleados en Atención al Público Capacitar a los empleados en la Atención al Público, a efecto de tengan un

conocimiento más profundo del tema. De igual forma evaluar lo aprendido por los

empleados.

Pasos a seguir para capacitar a los empleados en atención al Público:

♦ Diseñar el plan de capacitación

♦ Programar fecha y lugar para el desarrollo de la capacitación

♦ Detallar la planificación de los temas de estudio.

♦ Evaluar el aprendizaje de los empleados.

♦ Llevar a la práctica las estrategias que se plantearon.

♦ Llevar a cabo un sondeo al público externo, a fin de indagar respecto a la atención

que han recibido de los empleados.

Beneficios de capacitar a los empleados en Atención al Público:

♦ Obtendrán un mejor desempeño por parte del personal

♦ Los conocimientos en Atención a cliente que tendrán los empleados, les permitirá

hacer con eficiencia y eficacia su trabajo.

♦ Si existe mejor atención, la imagen de la Alianza se incrementará

♦ Aumentará el número de miembros de la Alianza.

Ejemplo de Capacitación En las capacitaciones es muy

importante que los empleados presten

cuidadosa atención, por lo que se

hace imprescindible la intervención de

los capacitados.

147

ESTRATEGIA DE RELACIONES PÚBLICAS INTERNAS

Nombre la estrategia: COMUNICACIÓN INTERNA

Objetivo: Mejorar la comunicación interna Institucional. Importancia: La comunicación institucional se verá fortalecida ya que se elaboraran

circulares, Memorandum, cartas de diversos temas, cartelera informativa, correo electrónico.

Tácticas a seguir

a) Envío de Memorandum de diversos temas b) Elaboración de circulares.

c) Cartelera Informativa, colocada en lugares estratégicos.

d) Correo electrónico (Intranet e Internet) e) Colocar Buzón de Sugerencias

Beneficios de la

estrategia.

a) Activarán el flujo de información de la Alianza Evangélica.

b) El empleado conocerá de primera mano la información que emanará de sus superiores

c) La transmisión y distribución de la información gozará de seriedad.

d) Los empleados y visitantes podrán expresar sus sugerencias de manera anónima.

Responsable: Personal Administrativo

Inversión $30.00

DESARROLLO DE LAS TÁCTICAS a) Envío de Memorandum Objetivo de envío de Memorandum: Utilizar el Memorandum como un medio para dar a conocer diversos temas entre los

empleados de la Alianza Evangélica.

148

Pasos a Seguir en el Envío de Memorandum

♦ Determinar la información a transmitir

♦ Especificar el o los destinatarios

♦ Autorización del envío por parte del presidente o responsable.

♦ Esperar confirmación de recibido y enterado. Beneficios de envío de Memorandum:

♦ Comunicación Eficaz

♦ Es efectiva si es recibida en el momento oportuno

♦ Queda una constancia fiable de que la información fue entregada y recibida.

Ejemplo: Memorandum

El uso de memorandum se hace indispensable en la comunicación

institucional, debido a que es una herramienta útil y sencilla.

Por este medio se les convoca a una reunión el día 20 de diciembre del presente año, a las 7:00 a.m., en restaurante Sambors de Metrocentro. Dicha reunión será para tratar asuntos importantes sobre el manejo de los fondos de la institución. Saludos a Ustedes atentamente Pastor. Juan Manuel Martínez Presidente

MEMORANDUM

PARA: JUNTA DIRECTIVA DE: PRESIDENTE ASUNTO: CONVOCATORIA DE REUNION FECHA: 14 DE DICIEMBRE

149

b) Elaboración de Circulares Objetivo de Elaboración de Circulares: Elaborar las circulares que permitan llegar al mayor número de personas con la

mínima utilización de recursos.

Pasos a seguir en la elaboración de Circulares

♦ Determinar la información a transmitir en la circular

♦ Especificar el o los destinatarios a los que se desea enviar la información

♦ Autorización del envío por parte del presidente o responsable.

♦ Esperar confirmación de recibido y enterado. Beneficios de elaborar Circulares:

♦ Reducción de tiempo y costos.

♦ La información es precisa.

♦ La información llega directa al destinatario.

♦ No hay oportunidad para distorsionar el mensaje.

Ejemplo de Circular:

CIRCULAR Nº 1 Ref.: Convocatoria a desayuno Por este medio se les convoca a una reunión el día 20 de diciembre del presente año, a las 7:00 a.m., en restaurante Sambors de Metrocentro. Dicha reunión será para tratar asuntos importantes sobre el manejo de los fondos de la institución.

San Salvador, 20 diciembre 2007

150

c) Cartelera Informativa, colocada en lugares estratégicos Objetivo de Cartelera Informativa: Informar de acontecimientos generales e importantes para todo el personal de la

institución.

Pasos a seguir para la Cartelera Informativa:

♦ Establecer el espacio estratégico a ser ocupado por la cartelera

♦ Definir responsable de elaboración y mantenimiento

♦ Diseñar la presentación y decoración de la Cartelera, de acuerdo al mes

♦ Colocar información actualizada como: cumpleañeros, reuniones, valores y otros. Beneficios de la Cartelera Informativa:

♦ La información esta disponible en todo momento para todo el personal.

♦ Reduce tiempo y costo.

♦ Todos tienen la oportunidad de enterarse de la información.

♦ Fácil visualización por estar ubicado en un lugar estratégico.

Ejemplo de la Cartelera Informativo

La cartelera informativa es una herramienta útil para informar todo tipo de

información importante para los empleados y el público de la organización.

151

d) Correo electrónico (intranet e internet Objetivo del Correo Electrónico: Hacer uso del correo electrónico para establecer una comunicación rápida y eficaz,

con capacidad ilimitada.

Pasos a seguir en el envío de Correo Electrónico:

♦ Contratar el servicio de internet e intranet

♦ Buscar un técnico para el mantenimiento del servicio.

♦ Establecer políticas para el uso de internet.

♦ Crear usuarios y contraseñas para protección de equipos

Beneficios del Correo Electrónico:

♦ Es una herramienta fácil de utilizar

♦ Un buen porcentaje de la población tiene acceso a el.

♦ Tiene muy bajo costo y demanda

Ejemplo de Correo Electrónico

El correo electrónico es una herramienta de comunicación útil por la rapidez con que

se hace llegar la información.

152

d) Buzón de sugerencias Objetivo del buzón de sugerencias Poseer un medio por el cual se solicite ideas y sugerencias a los empleados y

visitantes de Alianza para que ayuden a la organización a brindar una mejor atención

a sus públicos.

Pasos a seguir para el buzón de sugerencias

♦ Diseñar un buzón novedoso y vistoso.

♦ Aplicar las sugerencias que se acepten y dar un agradecimiento a las personas

que hayan depositado una sugerencia en el buzón.

♦ Incentivar a los empleados a que manifiesten sus opiniones, respecto al clima

organizacional.

♦ Revisar el buzón, cada semana.

♦ Dar las gracias a los empleados por sus ideas.

♦ El buzón deberá estar bajo llave.

♦ Deberá ser colocado en un sitio estratégico.

Beneficios del buzón de sugerencias

♦ Se conocerán las diferentes opiniones de los empleados y visitantes, para

mejorar en las áreas en que se requiere hacerlo.

♦ Se logrará una mejor imagen ante el público externo.

♦ Los empleados sentirán que sus ideas son tomadas en cuenta.

Ejemplo de buzón de sugerencias El buzón de sugerencias es un método

por el cual los empleados y visitantes de

la organización pueden hacer llegar sus

ideas para ayudar a la organización, con

el fin de ofrecer un mejor servicio.

153

Estrategia de Relaciones Públicas Internas.

Nombre de la estrategia: JERARQUIZACIÓN DE LA COMUNICACIÓN

Objetivo: En toda organización ya sea con o sin fines de lucro es importante

lograr que la comunicación fluya de manera eficaz y ordenadamente,

respetando los niveles jerárquicos.

Importancia: Establecimiento de formas de transmitir la información desde los

diferentes niveles jerárquicos hasta sus destinatarios

Tácticas a seguir

a) Comunicación Descendente.

b) Comunicación Ascendente

c) Comunicación Horizontal

Beneficios de la estrategia.

a) Los empleados sentirán que sus superiores toman en cuenta su participación

b) Se creará en los empleados, sentimientos colectivos de pertenencia y por ende habrá una mejor armonización laboral.

c) Se logrará evitar rumores.

d) Mejor comunicación controlada

Responsable Junta Directiva

Inversión Ninguna

DESARROLLO DE LAS TÁCTICAS a) Comunicación Descendente Objetivo de la Comunicaron Descendente: Lograr que la comunicación fluya desde los puestos superiores hacia los inferiores.

Beneficios:

♦ Se conoce la procedencia de la información

154

♦ El mensaje no se distorsiona

♦ La información fluye de manera ordenada

Pasos a Seguir:

♦ La presidencia o líderes encargados de la comunicación elaboran la información

♦ La difunden a través de un canal elegido, por ejemplo: memorandum

♦ Llega hasta los niveles inferiores o hasta donde sea requerido

Ejemplo: comunicación Descendente La comunicación descendente es aquella que se inicia desde los mandos superiores

hacia los mandos medios para llegar a los mandos inferiores.

c) Comunicación Ascendente Objetivo de Comunicación Ascendente Lograr que los subordinados trasmitan la información a los mandos superiores.

Pasos a Seguir en la Comunicación ascendente

♦ Los subalternos transmiten una respuesta a los mandos superiores.

♦ La difunden a través de un canal elegido, por ejemplo: correo electrónico

♦ Llega hasta los niveles superiores

PRESIDENCIA

LÍDER 1 LÍDER 2

COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN

155

Beneficios de la Comunicación Ascendente

♦ La información circula desde los subordinados a los jefes.

♦ El mensaje llega con claridad directamente a los superiores

♦ La información fluye de forma ordenada

Ejemplo: Comunicación Ascendente

La comunicación ascendente es originada en los mandos inferiores hacia los mandos

medios y estos la trasladan hacia los mandos superiores.

d) Comunicación Horizontal Objetivo de la Comunicación Horizontal Conseguir que la comunicación fluya entre los mandos medios; es decir, que se

pueda dar entre los mismos líderes de las iglesias.

Pasos a Seguir en la Comunicación ascendente

♦ Los empleados transmiten una respuesta a sus compañeros.

♦ La difunden a través de un canal elegido, por ejemplo: correo electrónico

♦ Llega hasta los niveles superiores.

PRESIDENTE

LÍDER 1 LÍDER 2

COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN

156

Beneficios de la Comunicación Horizontal

♦ Hay más participación de los líderes e integración de ideas

♦ Fomenta las buenas relaciones de los miembros.

♦ Da paso a fortalecer la comunicación informal

Ejemplo: Comunicación Horizontal

PRESIDENTE

LÍDER 1 LÍDER 2

COMUNICACION

El tipo de comunicación horizontal es aquella que se da entre empleados de los mismos niveles.

157

b. Estrategias de Relaciones Públicas Externas

DESARROLLO DE LAS TÁCTICAS

a) Renovación de Logo Institucional Objetivo de renovar el logo institucional Hacer del Logo actual un diseño con mas vistosidad para que sea atractivo ante los

públicos.

Pasos para renovar el logo institucional

♦ Contratar un diseñador gráfico

♦ Elegir los nuevos colores que tendrá el logo

ESTRATEGIA DE RELACIONES PÚBLICAS EXTERNAS.

Nombre de la estrategia: FORTALECIMIENTO DE IMAGEN

Objetivo: Reforzar y mantener la imagen de la Alianza Evangélica, valiéndose de diversos recursos

Importancia: Contribuir a difundir información que promueva la buena imagen de la Institución.

Tácticas a seguir

a) Renovación de Logo Institucional

b) Comunicación Externa

c) Opinión Pública

Beneficios de la estrategia.

a) Se logrará mayor credibilidad de la Organización

b) Posicionamiento en la mente de los públicos

c) Una imagen vale más que mil palabras

Responsable Departamento de Relaciones Públicas

Inversión $ 600.00

158

♦ Buscar el diseño que mejor se apegue al motivo de la institución.

Beneficios de renovar el logo institucional

♦ Posicionamiento en la mente de los públicos.

♦ Fortalecimiento de imagen.

♦ Una imagen vale más que mil palabras

Ejemplo de renovación del logo El logo de la institución es un icono que da a conocer la imagen de la institución por

lo que este debe hablar por si solo.

b) Comunicación Externa c) Objetivos de la Comunicación Externa Dar realce a la imagen de la institución a través de comunicación externa, ubicada

estratégicamente.

159

Pasos a Seguir en la comunicación externa

♦ Pintar las oficinas con los colores representativos de la institución.

♦ Ubicar el logo y el nombre de la institución de manera que sea visible para todas

las personas que transiten por el lugar.

♦ Crear un rotulo con el nombre y logo de la institución que permita identificar la

ubicación de la oficina y sea colocado en un sitio estratégico.

Beneficios de la Comunicación Externa

♦ Ser una organización reconocida y fácilmente identificada por sus colores, y

por su logo.

♦ Que los públicos identifiquen la ubicación de las instalaciones de la institución.

♦ Ser vista por todos los transeúntes de la zona.

Ejemplo de Comunicación Externa:

La comunicación externa ayuda a que la empresa se de a conocer ante el público

externo para posicionarse en la mente de ellos.

160

c) Opinión Pública Objetivo de conocer la opinión pública Realizar constantes sondeos de opinión pública para verificar como es percibida la

imagen de la institución.

Pasos a seguir para conocer la opinión pública

♦ Diseñar una guía de preguntas enfocadas a evaluar la imagen

♦ Seleccionar el área geográfica para la administración de la guía

♦ Realizar el vaciado de los datos

♦ Hacer los análisis y conclusiones

FERIA ROSA Local G309 Tel: 2275-0042

“FERIA ROSA”

Local G301 Teléfono: 2275-0042

161

♦ Realizar los cambios si fuere necesario con base a los análisis obtenidos

Beneficios de conocer la opinión

♦ Se podrán realizar mejoras continuas de la imagen y el quehacer de la Alianza

Evangélica.

♦ Se logrará mejorar la calidad en todas las áreas en las que se enfoca la Alianza

Evangélica.

♦ Recolección de información de los usuarios para evitar disgustos.

Ejemplo de sondeo de opinión pública

El sondeo de opinión pública tiene la función de dar a conocer como es percibido el

trabajo que realiza la organización.

SONDEO DE OPINION

¿Conoce la Alianza Evangélica?

a) Si b) No ¿Cómo considera la imagen actual de esta?

a) Buena b) Regular c) Mala ¿Qué opinión le merece los resultados de la implementación del Sistema de

Comunicación?

Excelente ___ Muy Bueno___ Bueno___ Regular___ Malo__

¿Considera que con la implementación del Sistema de Comunicación la

Alianza Evangélica ha logrado un impacto en la sociedad Cristiana

salvadoreña? Si___ No___ Porque:____________________

______________________________________________________

162

DESARROLLO DE LAS TÁCTICAS a) Organización de Convivíos Objetivo de organizar convivíos Lograr que a través de los convivíos, las relaciones de fraternidad, hermandad y

espiritualidad sean fortalecidas.

Pasos a Seguir para organizar convivíos

♦ Planeación del Evento

♦ Elegir quien dirigirá el evento

♦ Selección del Lugar y fecha a realizar el evento

♦ Presupuesto de la actividad

ESTRATEGIA DE RELACIONES PÚBLICAS EXTERNAS.

Nombre de la estrategia: ACTIVIDADES DE PROYECCION SOCIAL Y ECLESIAL

Objetivo: Ayudar a que los miembros de las diferentes iglesias inscritas se

relacionen para que formen lazos de armonía que faciliten la realización

de trabajos en beneficio de la iglesia y la sociedad.

Importancia: La idea es que exista unidad y fortalecimiento de las relaciones entre

los miembros de las iglesias afiliadas.

Tácticas a seguir

a) Organización de Convivíos entre las iglesias

b) Realización de Retiros entre las iglesias

c) Campañas

Beneficios de la

estrategia.

a)

b) Logro del objetivo de la Alianza Evangélica

c) Se creara armonía entre los participantes

d) Disponibilidad para formar equipos de trabajo

Responsable Departamento de Relaciones Públicas y Junta Directiva.

Inversión Depende de la magnitud del Evento

163

♦ Elaboración de comisiones (esparcimiento, alimentación, testimonios y otros)

♦ Convocatoria de los participantes

♦ Confirmación e inscripción de participación

♦ Desarrollo del Evento

Beneficios de organizar convivíos

♦ Se creara armonía entre los participantes

♦ Involucramiento de todas las partes en los proyectos de la Alianza Evangélica.

♦ Disponibilidad para formar equipos de trabajo

Ejemplo de Convivíos

Los convivíos ayudan a crear y mantener los lazos de amistad, lo que conlleva a una

armonización entre los empleados.

b) Realización de Retiros Objetivo de realizar retiros Buscar espacios de reuniones prolongadas que permitan compartir experiencias e

ideas, para el crecimiento del cuerpo de Cristo.

164

Pasos a seguir para organizar retiros

♦ Organización del retiro

♦ Seleccionar el lugar y la fecha para realizar el retiro

♦ Establecer el costo para realizar la actividad

♦ Preparación de actividades a realizar ( devocional, charlas, compartir testimonios

y aportar ideas para el mejoramiento de las relaciones entre las iglesias)

♦ Realizar invitaciones (lideres de las iglesias afiliadas a la Alianza Evangélica)

♦ Confirmación e inscripción de participación

♦ Desarrollo del Evento

Beneficios de realizar retiros

♦ Los grupos pueden ser clasificados, ya sea por edad, género o afinidad.

♦ Oportunidad de abordar temas específicos

♦ Calidad de tiempo compartido

♦ Crecimiento espiritual

Ejemplo de Retiro

Los convivíos ayudan a crear y mantener los lazos de amistad, lo que conlleva a una

armonización entre los empleados.

165

c) Campañas

Objetivo de organizar campañas Brindar oportunidad de realizar macros eventos en los que pueda ser beneficiada en

diversos aspectos la población salvadoreña en general.

Pasos a seguir para organizar campañas

♦ Coordinación con organismos e iglesias para realizar acciones en conjunto.

♦ Publicitar el evento en los diferentes medios de comunicación masiva.

♦ Invitar personalidades nacionales e internacionales.

♦ Involucrar a los líderes y miembros de las iglesias afiliadas a la Alianza

Evangélica.

♦ Coordinar entre los líderes de las iglesias para invitar a las campañas a público

evangélico y no evangélico.

Beneficios de organizar campañas

♦ Oportunidad de realizar grandes convocatorias

♦ Involucramiento de diversos sectores de la sociedad para su propio beneficio.

♦ Permitirá crear vínculos con organismos de desarrollo social.

♦ Llegar a diferentes rincones del país.

♦ Ayudar a los más necesitados.

♦ Ocasión de relacionarse con los medios de comunicación masivos.

♦ Se podrán relacionar los líderes de las iglesias, la Junta Directiva y miembros de

las iglesias, así como personas no pertenecientes a ella.

Ejemplo de campaña Las campañas ayudan a dar a

conocer a la institución y a reunir

diferentes públicos para que

escuchen las buenas nuevas.

166

b. Estrategias de Publicidad y Promoción.

DESARROLLO DE LAS TÁCTICAS a) Spot Televisivo Objetivo de anunciarse en televisión Utilizar el medio de televisión para transmitir diversas ideas y actividades

relacionadas con el quehacer de la Alianza Evangélica, de manera que la población

salvadoreña tenga conocimiento de ellas.

ESTRATEGIAS DE PUBLICIDAD Y PROMOCIÓN

Nombre de la estrategia: DIVULGACION INSTITUCIONAL MASIVA

Objetivo: Difundir información culturalmente adaptada a las poblaciones meta

que promueve estilos de vida armoniosos, identificando y divulgando

la razón de ser de la Institución.

Importancia: La publicidad en medios masivos de comunicación se vuelve

necesaria y muy efectiva para proyectar la imagen de la Alianza

Evangélica a todos sus públicos.

Tácticas a seguir

a) Spot televisivo

b) Cuña radial

c) Actualización de página Web

Beneficios de la estrategia.

a) Llegar a toda la población.

b) Posicionamiento en la mente de las personas.

c) Audiencia ilimitada

Responsable Departamento de Relaciones Públicas

Inversión $1,200.00

167

Pasos a seguir para anunciarse en televisión

♦ Elección del tema a difundir

♦ Establecer presupuesto o el patrocinio

♦ Definir el o los canales televisivos para transmitir

♦ Aprobar el guión para el SPOT televisivo.

♦ El Spot tendrá una duración de 30”

♦ Ejecución del Spot en el medio de comunicación.

Beneficios de anunciarse en televisión

♦ Llegar hasta los sitios más remotos del país

♦ Audiencia ilimitada

♦ Se puede recurrir al patrocinio

♦ Reconocimiento a nivel Nacional

168

Ejemplo de Spot televisivo: Cliente: Alianza Evangélica

Campaña: “Unidad Familiar” Duración: 30 seg. Versión: Familia

Fecha: Noviembre de 2008

Medio: Televisivo

Música de fondo: “balada para Adelina” – Richard Cleiderman –

“ “ “ “

Finaliza con la misma música y elevando volumen.

AUDIO IMAGEN MUSICA

Fomentar, cuidar y cultivar los lazos familiares no es una tarea fácil ante la realidad que nos domina Podemos hacer que las generaciones venideras, sigan creyendo, fomentando y viviendo la importancia de pertenecer a una familia unida. El futuro depende, en gran parte, de la familia lleva consigo el porvenir mismo de la sociedad Es tiempo de confiar y entregar a Dios lo más importante… Has de Dios el centro de tu hogar.

169

b) Cuña radial Objetivo de anunciarse en radio

Captar la atención del público radioescucha haciendo que el mensaje, la voz del

locutor y la música, sean capaces de transmitir emociones y despertar el interés del

público.

Pasos a seguir para anunciarse en radio

♦ Elaboración de la cuña

♦ Aprobar el guión para la Cuña Radial

♦ Aprobar para su elaboración, las propuestas de producción de la pieza

comunicacional de radio (Creatividad, guión, sonorización, pista musical, locutor,

etc.).

♦ Elección de estaciones radiales de mayor audiencia para su producción

Beneficios de anunciarse en radio

♦ Genera la atención inmediata del radioescucha y el mensaje es mucho más fácil

de ser comprendido y recordado en el tiempo.

♦ Tiene diferentes espacios de recepción (hogar, carro, oficina y otros)

♦ Oportunidad de comunicarse con los radioescuchas más allá del resto de medios.

♦ Complementa el Spot televisivo.

170

Ejemplo de Cuña Radial

CUÑA RADIAL PARA LA ALIANZA EVANGÉLICA

Cliente: Alianza Evangélica

Campaña: “Unidad Familiar” Duración: 30 seg. Versión: Hogar

Fecha: Noviembre de 2008

Medio: Radiofónico

OPERADOR LOCUTOR TIEMPO

Inicia sonido de efecto de

cascada

3 seg.

Queda música de fondo

Fomentar, cuidar y cultivar los lazos familiares no es una tarea fácil ante la realidad que nos domina…

7 seg.

Continua música de fondo

…podemos hacer que las generaciones venideras, sigan creyendo, fomen-tando y viviendo la importancia de pertenecer a una familia unida.

10 seg.

Sonido de la música 2 seg.

Continua música de fondo

Es tiempo de confiar y entregar a Dios lo más importante… Has de Dios el centro de tu hogar.

5 seg.

Finaliza el texto con la

música

Este es un mensaje de la

Alianza Evangélica de El

Salvador

3 seg.

171

c) Actualización de página Web Objetivo de actualizar la página web Utilizar la herramienta del internet como medio para llegar a una mayor audiencia sin

exclusiones y sofisticada.

Pasos a seguir para actualizar la pégina web

♦ Búsqueda de especialitas en elaboración de Páginas Web

♦ Cotización de servicios

♦ Elección de diseño

♦ Aprobación de diseño

♦ Implementación de la página en la Web

Beneficios de actualizar la página web

♦ Transmisión rápida y efectiva de la información

♦ Consulta a distancia

♦ Mantenerse a la vanguardia

♦ Reconocimiento nacional e internacional

172

Ejemplo: Página Web

La página web debe ser llamativa para que incite ha ser vista, por lo que se hace

importante estarla renovando constantemente.

Misión

Visión

Valores

Junta Directiva Es grato poder saludarle y compartir con usted nuestra visión celestial,

evangélica y transformadora. Más que una organización, la Alianza Evangélica es un movimiento de relaciones de amor del Cuerpo de Cristo. Cada socio tiene una riqueza espiritual y ministerial que compartir con los demás. Nos entusiasma compartir con los diferentes miembros del cuerpo de Cristo, disfrutando de la vivencia de la unidad de la iglesia por medio de su diversidad complementaria, porque: “…hay diversidad de dones, pero el Espíritu es el mismo. Y hay diversidad de ministerios, pero el Señor es el mismo. Y hay diversidad de operaciones, pero Dios, que hace todas las cosas en todos, es el mismo. Pero a cada uno le es dada la manifestación del Espíritu para provecho”. 1ª Corintios 12:4-7.

Martes 22 de Julio de 2006 Inicio Eventos Noticias

173

DESARROLLO DE LAS TÁCTICAS a) Hojas Volantes Objetivo de hacer uso de las hojas volantes Utilizar las hojas volantes como un recurso para difundir información de la Alianza, a

diferentes públicos.

ESTRATEGIA DE PUBLICIDAD Y PROMOCIÓN Nombre de la estrategia: DIVULGACION INSTITUCIONAL EN MEDIOS

ALTERNATIVOS

Objetivo: Dar a conocer la organización por medio del uso de medios de comunicación alternativos, con el fin de informar sobre los aspectos más importantes de la Alianza Evangélica.

Importancia: Se puede difundir el quehacer de la Alianza Evangélica, y de esta manera se dará a conocer el trabajo que realiza la organización en beneficio de la iglesia evangélica.

Tácticas a seguir a) Hojas Volantes.

b) Brochurs.

c) Vallas Publicitarias Móvil y Estática .

d) d. Hacer Artículos Promociónales

Beneficios

a) La institución será mayormente conocida, lo que redundará en una mejor imagen.

b) Los miembros de las iglesias inscritas a la Alianza conocerán de cerca el trabajo que ésta realiza.

c) La organización tendrá mayor proyección, lo que le permitirá que se adhieran nuevos miembros a ella.

Los artículos promociónales constituyen un método por el cual se hace publicidad no pagada y al mismo tiempo la organización estimula a través de obsequios.

Responsable Depto. De Relaciones Públicas y Junta Directiva

Inversión $700.00

174

Pasos a seguir para el uso de hojas volantes

♦ Selección de información

♦ Diseño de la hoja

♦ Tiraje

♦ Contratación de repartidores

♦ Distribución del material

Beneficios de hacer uso de hojas volantes

♦ Bajo costo

♦ Creatividad en su diseño

♦ Amplia divulgación

Ejemplo de Hojas Volantes

Las hojas volantes constituyen una herramienta muy valiosa porque permite dar a

conocer la información a diferentes públicos a un bajo costo.

175

b) Brochurs Objetivo de brochurs Difundir información de manera personalizada, para dar a conocer a los públicos la

información precisa de la organización.

Pasos a seguir para hacer uso del brochurs

♦ Selección de información

♦ Diseño del brochurs

♦ Tiraje

♦ Colocación a disposición del público

Beneficios del brochurs

♦ Se resume la información del quehacer de la organización.

♦ Se proyecta la imagen de la institución.

♦ Es de atracción para el lector por no tener saturación de contenidos.

176

Ejemplo de Brochurs:

177

c) Vallas Publicitarias Objetivo de las vallas publicitarias Ubicar en un lugar estratégico la valla publicitaria para ser vista; y asimismo ser

conocidos por todas las personas que observen este medio.

Pasos a seguir para las vallas publicitarias

♦ Contacto con agencias de publicidad

♦ Cotizar para tener diferentes alternativas

♦ Seleccionar la información que contendrá la valla

♦ Buscar una ubicación estratégica

♦ Pactar con la agencia el tiempo y costo que tendrá

Beneficios de las vallas publicitarias

♦ Ser conocidos por todas las personas que observen la valla

♦ Colocación estratégica

♦ Mayor audiencia y reconocimiento

♦ Cobertura a todos los públicos

♦ Larga duración

Ejemplo de Valla Publicitaria:

178

Las vallas publicitarias permiten ser vistos por un mayor número de

personas por su ubicación.

c. Artículos Promociónales Objetivo de los Artículos Promociónales Promover la Alianza Evangélica a través de diferentes artículos con la imagen de la

institución, los cuales se obsequian con el fin de identificarse con los diferentes

públicos.

Pasos para Artículos Promociónales

♦ Contactarse con empresas que elaboran artículos promociónales

♦ Escoger los artículos que se elaboraran, tales como: gorras, camisas, llaveros,

lapiceros, etc.

♦ Reunir cotizaciones

179

♦ Optar por la empresa que ofrezca productos de mejor calidad y a bajos costos.

♦ Distribuirlos de forma estratégica

Beneficios de los Artículos Promociónales

♦ Mayor identificación

♦ Publicidad a bajos costos

♦ Los artículos promociónales son de utilidad.

♦ El público participa en el posicionamiento de la imagen de la organización.

♦ Existe variedad de artículos que se pueden ofrecer.

♦ El público es receptivo al obsequio

Ejemplo de Artículos Promociónales

180

d. Estrategias de Prensa

DESARROLLO DE LAS TÁCTICAS a) Conferencia de Prensa Objetivo de la conferencias de prensa Disponer de una herramienta útil para que la Alianza Evangélica pueda presentar sus

noticias a periodistas de diferentes medios de comunicación, ya que una conferencia

de prensa puede ser la mejor manera de divulgar las noticias.

ESTRATEGIAS DE PRENSA Nombre de la estrategia: PUBLICIDAD EN PRENSA

Objetivo: Mantener informado a todo el público, de los eventos importantes que realiza la Organización y al mismo tiempo mantenerse en constante relación con el medio.

Importancia: Es importante que la organización reúna a los medios para difundir los mensajes, ya que es una herramienta de las relaciones públicas y cuando hay noticias importantes que deban notificarse la prensa es la mejor manera de divulgarlas.

Tácticas a seguir

a) Elaboración de Boletín de Prensa

b) Convocatoria a Realización de Conferencia de Prensa

Beneficios

c) Se puede contar con el reconocimiento del medio hasta llegar al Plublicity y se puede hacer llegar la información al público objetivo a la mayor brevedad posible.

a) Permitirá mayor posicionamiento en la mente de las personas.

b) La organización tendrá mas aumento de identidad e imagen.

Responsable Depto. Relaciones Públicas

Inversión $150.00

181

Pasos a Seguir en la conferencia de prensa

♦ Elegir el tema a tratar en la conferencia

♦ Elaborar una invitación para los medios

♦ Elegir quienes estarán en la mesa

♦ Saludo del maestro de ceremonia

♦ El responsable dará a conocer el objetivo del evento

♦ Se recomienda convocar una conferencia de prensa temprano por la mañana.

♦ Se pueden realizar en la oficina o una sala especial.

♦ Deberá convocarse inmediatamente después de planeadas las noticias

importantes.

♦ Deberá presentarse a la persona experta para que responda las preguntas de los

periodistas.

♦ Preguntas y respuestas

Beneficio de la conferencia de prensa

♦ Dar a conocer las noticias de importancia

♦ Informar al público lo que esta realizando la institución

♦ Poder anunciarse de manera rápida y eficaz.

♦ Presentar a expertos que responderán a las preguntas de los periodistas.

♦ Si las noticias son importantes muchos querrán estar presente.

♦ Una conferencia de prensa es un evento con un propósito claro. Ejemplo de Conferencia de Prensa:

182

b) Boletín de Prensa Objetivo del boletín informativo Hacer uso de una herramienta importante para comunicar a periodistas profesionales

y para compartir las noticias directamente con ellos.

Pasos a Seguir para el boletín informativo

♦ Un boletín debe ser conciso.

♦ Su extensión no debe ser mayor a una hoja.

♦ La nota debe empezar por el tema más novedoso, colocado en el párrafo inicial.

♦ Describa la noticia en tres líneas o menos. Los párrafos subsiguientes deben

describir la noticia.

♦ Cada entrega debe concluir con información sobre como contactar a su empresa,

incluyendo nombre de la persona de contacto, un correo electrónico, teléfono y

sitio web.

♦ Escriba usando oraciones breves.

Beneficio del boletín informativo

♦ Se puede afianzar la imagen de la Institución tanto fuera como dentro de ella.

♦ Se logra hacer uso de los periódicos, especialmente aquellos que tienen una

sección especializada en el tema.

♦ La estaciones de radio, con programas enfocados al tema.

♦ Revistas especializadas en temas cristianos.

183

Ejemplo de Boletín de Prensa:

184

3. FASE III: PROCESOS DE SALIDA a. PLAN DE CAPACITACIÓN. GENERALIDADES. Antes de llevar a cabo la implementación del Sistema de Comunicación es necesario

realizar una serie de acciones las cuales serán indispensables para que el personal

de la Alianza Evangélica así como los líderes de las iglesias inscritas a ella se

involucren en el Sistema.

Las nuevas políticas mundiales exigen que toda empresa o institución, se conviertan

en entes competitivos para ofrecer a sus públicos buen trato y calidad en sus

productos y servicios para que ésta tenga las características anteriores es necesario

que esté realizando constantes evaluaciones para saber si en verdad está

cumpliendo con los estándares de calidad que exige su grupo objetivo.

Las organizaciones hoy día tienen un gran reto, debido a que están obligados a

conocer si su organización está capacitada para competir en un mundo globalizado.

Deben valorar frecuentemente si cuentan con empleados capacitados en su área

específica, y si no es así, vale la pena crear programas de capacitación que

fomenten su potencialidad en las funciones que desarrolla cada uno de ellos.

El presente plan de capacitación, conlleva la misión, visión, justificación, objetivos,

que servirán de ayuda para un mejor desenvolvimiento de la capacitación.

Misión del Plan. Instruir exhaustivamente a todo el personal de de la Alianza Evangélica,

convirtiéndolos en personas competitivas en el área de sus funciones.

Visión del Plan. Lograr a corto plazo un mejor desempeño por parte de los capacitados y que estos

presten un mejor servicio en sus respectivos puestos.

185

Justificación del Plan. El mundo entero esta cambiando aceleradamente, esto exige personas más

competitivas; si es que se quiere subsistir en el. Es por esta razón que se ve, la

necesidad de presentar un plan de capacitación al personal de la Alianza Evangélica.

Estas capacitaciones ayudarán al enriquecimiento cognoscitivo de la gente, logrando

con ello, una mejor preparación por parte de los empleados en el puesto donde

trabajan.

Con el plan se pretende obtener un mejor desempeño de cada uno de los empleados

que trabajan para la Alianza Evangélica, y de esta manera convertirlos en personeros

altamente competitivos en su área.

Objetivos del Plan. 1. Objetivo General. Capacitar a todo el personal de la Alianza Evangélica, para que conozcan los pasos

y beneficios que brinda un Sistema de Comunicación.

2. Objetivos Específicos. a) Proporcionar herramientas que faciliten la implementación del Sistema.

b) Identificar los puntos claves que se deben conocer del Sistema y de su ejecución.

c) Instruir al personal de Relaciones Públicas, sobre el proceso que conlleva el

Sistema de Comunicación.

Políticas del Plan. a) Que todo el personal de la Alianza Evangélica, reciba la capacitación, a fin de

obtener una mejor ilustración respecto a los diferentes temas relacionados las

relaciones publicas internas y externas.

b) Que el desarrollo de la capacitación, sea impartida de forma teórica - práctica y

dinámica, para una mejor asimilación de su contenido.

186

c) Que todos los temas sean impartidos de forma sistemática y metódica.

d) Que los capacitadores evalúen los conocimientos adquiridos por los capacitados.

CONTENIDO PROGRAMÁTICO DEL PLAN. Generalidades. La comunicación y las Relaciones Públicas internas y externas, son herramientas

que ayudan a desarrollar de la mejor forma posible todas las acciones que se

realicen. En las que se pone en manifiesto una serie de funciones, que generan buen

trato que se sigue en la vida normal de la sociedad y en los acontecimientos, y que

conllevan a seguir un buen desarrollo de las actividades.

Los empleados de la Alianza Evangélica, son responsables directos en el trato que

reciban los visitantes y entre ellos que esta sea de forma agradable, por lo que deben

de conocer a través de las capacitaciones algunos temas de mucha relevancia.

Por lo anteriormente expuesto, la capacitación de los empleados y líderes de la

Alianza Evangélica, estará diseñada en tres etapas fundamentales:

1 Etapa de Inducción.

2 Etapa Estratégica.

3 Etapa Complementaria.

La Etapa de Inducción Incrementará el conocimiento de los capacitados, sobre el análisis situacional, los

objetivos, valores, la misión y visión de la Alianza Evangélica.

La Etapa Estratégica, esta comprende las Estrategias de Relaciones Públicas

internas, externas y de promoción que ayudarán a los empleados y líderes de la

Alianza Evangélica a fortalecer sus relaciones.

La Etapa Complementaria, en esta etapa se dará a conocer a los líderes y

empleados de la Alianza Evangélica como implementar la propuesta y como

evaluarla.

187

ETAPA DE INDUCCION

OBJETIVO CONTENIDOS SUGERENCIAS METODOLOGICAS

CRITERIOS DE EVALUACIÓN.

Dar a conocer de forma sistemática, la situación actual de la organización, los objetivos, valores, misión y visión de ella.

El FODA Generalidades Conceptos Los Objetivos. Los Valores. La Misión y Visión de la Alianza Evangélica.

Los temas se deben desarrollar permitiendo la participación interactiva de los capacitados.

Preparar y desarrollar la mecánica de preguntas y respuestas; esto ayudará a los capacitadores a saber si los capacitados han comprendido lo expuesto.

ETAPA ESTRATEGICA

OBJETIVOS CONTENIDO SUGERENCIAS METODOLOGICAS.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN.

Ayudar a que los empleados, líderes y miembros de la Junta Directiva de la Alianza Evangélica, obtengan un mayor conocimiento sobre los temas relacionados con las Relaciones Públicas Internas y externas así como de las estrategias de publicidad y promoción que serán necesarias para fortalecer sus relaciones y por ende la comunicación de la organización.

Creación de un departamento de Relaciones Públicas. Recreación con el Personal. Programas de Motivación. Boletín Informativo Interno. Capacitación al Personal. Comunicación Interna. Jararquización de la Comunicación. Fortalecimiento de Imagen. Actividades de Proyección Social y Eclesial. Divulgación Institucional Masiva. Divulgación Institucional en Medios Alternativos. Publicidad en Prensa.

Exponer a los líderes y empleados de forma que la participación se vuelva interactiva. En esta etapa es recomendable que el capacitador inicie haciendo preguntas, sobre el conocimiento que poseen de los temas a impartir.

Se recomienda que al finalizar la ponencia, se realicen pruebas escritas que permitan medir el aprendizaje adquirido. Al concluir la participación del capacitador permitir la participación de los alumnos, para evaluar si estos han adquirido lo impartido.

188

ETAPA COMPLEMENTARIA

OBJETIVO. CONTENIDOS. SUGERENCIAS METODOLOGICAS.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN.

Fomentar en los empleados, líderes y miembros de la Junta Directiva, el grado de conocimiento que deben tener sobre la capacitación implementación y evaluación.

Misión y Visión del plan de capacitación. Justificación. Objetivos y políticas del plan. Contenido programático. Objetivos de la implementación. Alcance. Beneficios. Técnicas de evaluación.

Se sugiere iniciar la clase realizando un sondeo, acera del nivel de conocimiento que tienen los participantes.

Se requiere evaluar los conocimientos adquiridos por los educandos, acerca de los contenidos

PRESUPUESTO DE CAPACITACIÓN

RUBRO

CANTIDAD TOTAL HORA

/CLASE

TOTAL VALOR / RUBRO

OBSERVACIÓNES

CONSULTORES.

2

18

$ 150. 00

SERAN PROFESIONALES CON EXPERIENCIA EN LAS ÁREAS ESPECÍFICAS.

AYUDAS

AUDIOVISUALES.

3

$ 240.00

RETROPROYECTOR, TELEVISIÓN, COMPUTADORA.

ÚTILES DE OFICINA

$ 30.00

PIZARRA, PLUMONES, BORRADOR, ROTAFOLIOS, ETC.

MATERIAL DE APOYO PARA CADA

PARTICIPANTE.

$ 200.00

MATERIAL DIDÁCTICO PARA UNA MEJOR COMPRENSIÓN Y ORIENTACIÓN DE CADA PARTICIPANTE.

LOCAL.

1

3

$ 150.00

INCLUYE UN REFRIGERIOS POR DIA.

TOTAL DE CAPACITACIÓN.

$ 620.00

ELABORADO POR: GRUPO DE TRABAJO

189

b. IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN. Generalidades de la Implementación. Después de realizar la capacitación a los empleados y líderes de la Alianza

Evangélica se pasa a la Implementación del Sistema de Comunicación, esto para

que la Junta Directiva pueda saber si los empleados y líderes adquirieron los

conocimientos necesarios durante la capacitación, y la capacidad que tienen al

momento de poner en práctica esos conocimientos.

El plan de implementación esta diseñado para desarrollar y ejecutar el Sistema de

Comunicación, el cual esta compuesto por una serie de elementos que se detallan a

continuación.

OBJETIVOS 1. Objetivo general Implementar el Sistema de Comunicación propuesto para fortalecer las relaciones

Públicas entre las iglesias evangélicas inscritas en la Alianza Evangélica, ubicada en

el Departamento de San Salvador.

2. Objetivos específicos a) Plantear lineamientos al relacionista público de la Alianza Evangélica para que

pueda ejecutar la propuesta.

b) Ofrecer pasos claros a seguir para el eficiente cumplimiento de las estrategias del

Sistema de Comunicación.

c) Plasmar la planificación de las actividades de retroalimentación del Sistema de

Comunicación.

190

ALCANCE DE LA IMPLEMENTACIÓN

El alcance que tendrá la implementación del presente Sistema de Comunicación, se

considera que será de gran importancia, debido a que se darán a conocer todas las

actividades que deben realizar los empleados de la Alianza, en beneficio de sus

miembros e iglesias inscritas, utilizando los medios de comunicación internos y

externos.

Así mismo si bien es cierto la propuesta está dirigida a la Alianza Evangélica; este

también puede ser utilizado por otras organizaciones o ministerios, es decir; que

pueden ponerlo en practica cualquier iglesia nacional o internacional. También se

recomiende que este Sistema sea analizado cada seis meses, en virtud de

desarrollar el proceso de mejora continua.

BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN Con la implementación del presente Sistema de Comunicación se percibirán

innumerables beneficios, entre ellas se pueden detallar los siguientes:

♦ Creará Identidad e imagen Institucional en el personal interno, ya que conocerán

la razón de existencia de la entidad donde se encuentran, y pondrán más empeño

en lo que hacen y los resultados se verán en la mejora de las relaciones con sus

públicos.

♦ Los miembros de las iglesias inscritas, conocerán las actividades que se realizan

en beneficio de ellos.

♦ Se Creará una mejor imagen en la Opinión Pública, debido a que se le darán a

conocer todas las actividades que desarrollan en las iglesias evangélicas inscritas

en la Alianza.

♦ Se hará uso de los Medios de Comunicación masivos y alternativos para divulgar

el trabajo institucional, ya que hoy día no se está haciendo.

191

ACCIONES A DESARROLLAR La implementación de un Sistema de Comunicación, significa llevar a la práctica lo

que se ha detallado de forma teórica. Para ello se vuelve necesario ejecutar

estrategias que permitirán posteriormente ser evaluadas.

La implementación además, permitirá a la Junta Directiva de la Alianza, conocer que

tan necesario es que los empleados ejerzan lo adquirido en la capacitación recibida

con anterioridad.

Por lo anterior, se puede decir que para el desarrollo efectivo de un Sistema de

Comunicación, se vuelve importante la utilización de diversas acciones para el buen

desenvolvimiento de los empleados y lideres ya que estas permitirán desarrollar de

mejor forma su trabajo y mejorar las relaciones entre las iglesias inscritas.

A Continuación, se presentan las diferentes acciones que llevará a cabo la Alianza

Evangélica para la practicidad:

a) Misiones especificas. b) Participación en eventos. c) Conocer de forma clara los objetivos, políticas, misión y visión de la entidad. d) Tener conocimiento pleno de las estrategias que vieron en la capacitación. e) Tener conocimiento pleno de la actividad que se desarrolla. f) Búsqueda de la publicidad no pagada. g) Patrocinios. h) Recurso Humano.

i) Recurso Material.

j) Recursos Tecnológicos.

k) Recurso Financiero.

192

Misiones específicas: cada empleado sin importar a que departamento pertenezca,

deberá conocer a profundidad las acciones que debe llevar a cabo al momento de

realizar sus tareas.

Participación en eventos: Se vuelve necesario que la Alianza Evangélica incluya

dentro de su presupuesto, actividades en ferias y eventos deportivos, a fin de lograr

mayor reconocimiento en la mente de la población cristiana y no cristiana.

Conocer de forma clara los objetivos, políticas, misión y visión de la entidad: El

jefe del departamento de Relaciones Públicas, deberá elaborar un plan de

comunicación interna, donde incluya la estrategia de colocación de los objetivos, políticas, misión y visión de la Alianza Evangélica en lugares estratégicos, a fin de

que sea observado por los públicos; interno y externo.

Tener conocimiento pleno de las estrategias que vieron en la capacitación: Este apartado quiere decir es que los directivos de los Alianza Evangélica deben dar

a conocer a sus empleados, la forma de cómo debe ponerse en practica lo que

adquirieron en la capacitación respecto a estrategias internas, externas y de

promoción, con el propósito de llevarlas a la práctica.

Tener conocimiento pleno de la actividad que se desarrolla: Es importante que

tanto los líderes, empleados y miembros de la Junta Directiva de la Alianza

Evangélica conozcan las diferentes actividades que realiza y realizará la institución,

ello ayudara a que la información fluya de igual forma en todos los niveles.

Búsqueda de la publicidad no pagada: El encargado de las Relaciones Públicas

de la Alianza, estará presto a desarrollar eventos que llamen la atención, e invitar a

los medios de comunicación masiva, a fin de lograr un espacio en ellos de forma

gratuita.

193

Patrocinios. La búsqueda de patrocinios se vuelve una necesidad para las

entidades que deseen dar a conocer una imagen favorable de su organización, es

una labor en donde se brinda apoyo económico a cualquier entidad que lo requiera.

Si por cualquier circunstancia ésta no es buscada para patrocinar eventos, el jefe de

relaciones públicas buscará afanosamente, a las empresas u organizaciones que se

puedan ayudar. Con esto se logra: Aparecer en los medios de comunicación, la

obtención de una mejor imagen y por ende la captación de una mejor imagen.

Recurso Humano: Se deberá contratar a un Relacionista Público y un colaborador

para crear el departamento de Relaciones Públicas, ya que serán ellos junto con la

Junta Directiva los encargados de ejecutar, evaluar y controlar el Sistema de

Comunicación propuesto.

Recurso Material: Se proporcionará de un espacio acondicionado para el

departamento de Relaciones Públicas, así como escritorios, sillas, archivos,

papelería y útiles necesarios para que estos desarrollen sus funciones en óptimas

condiciones.

Recursos Tecnológicos: A las personas que formaran el departamento de

Relaciones Públicas se les deberá facilitar el equipo tecnológico como lo es

computadoras, internet ilimitado, teléfonos fijos y celulares, los cuales son necesarios

para la buena ejecución del Sistema.

Recurso Financiero: el factor económico es indispensable para la ejecución del

Sistema de Comunicación, por lo que será preciso involucrar en los gastos de

implementación a las iglesias que formaran parte de cada uno de los eventos a

realizar.

194

PASOS A SEGUIR PARA LA IMPLEMENTACION DE LA PROPUESTA

♦ Presentar la propuesta a la Junta Directiva de la Alianza Evangélica.

♦ Aprobación del Sistema de Comunicación por parte de la Junta Directiva.

♦ Contratación de un publirrelacionista y un colaborador para que formen el

departamento de Relaciones Públicas para la determinación de

responsabilidades.

♦ Asignación del presupuesto y puesta en marcha del Sistema de

Comunicación.

♦ Retroalimentación del Sistema de Comunicación.

♦ Seguimiento a la implementación del Sistema de Comunicación.

195

PRESUPUESTO GENERAL DE IMPLEMENTACION

RUBRO Sub Total Total

EJECUCION DE ESTRATEGIAS DE PUBLICIDAD Y PROMOCION

Medios Audiovisuales $2,446.00

Radio $850.00

Televisión $1,146.00

Vallas $450.00

Medios Impresos $2,050.00

Hojas Volantes $250.00

Brochurs $300.00

RECURSOS PARA IMPLEMENTACION

Recursos Humanos $800.00

Publirrelacionista $600.00

Asistente $200.00

Recursos Materiales $495.00

(2) Escritorios, (2) Sillas, (1) Archivo. $450.00

Papelería y Útiles $45.00

Recursos Tecnológicos $1,710.00

(2) Computadoras $1,500.00

Internet $60.00

(2) Teléfonos Fijos y (2) celulares $150.00

Sub-Total $4,855.00

Imprevistos 10% $485.50

Total $4,040.50

196

CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION

No DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Noviembre Diciembre Enero Responsable

1ª.

2ª. 3ª. 4ª. 1ª. 2ª. 3ª. 4ª. 1ª. 2ª. 3ª: 4ª:

1 Presentación del sistema de Comunicación.

Grupo de Trabajo

2 Análisis y Aprobación del Sistema de Comunicación.

Junta Directiva de la Alianza Evangélica

3 Apoyo económico para la implementación del Sistema de Comunicación.

Junta Directiva, Líderes y Miembros de las Iglesias

4 Puesta en marcha del Sistema de Comunicación.

Depto. de RRPP

5 Evaluación de Resultados

Depto. de RRPP y Junta Directiva

6 Seguimiento y Retroalimentación de la implementación del Sistema de Comunicación.

Depto. de RRPP

197

c. PLAN DE EVALUACION

Después de haber implementado el Sistema de Comunicación, es indispensable

ejecutar un plan de evaluación que permita controlar la eficacia y desarrollo del

Sistema, para verificar el fiel cumplimiento de los objetivos propuestos.

La evaluación educacional consiste en llevar a cabo juicios acerca del avance y

progreso de cada estudiante, aunque la prueba usada no se retenga siempre como

la más adecuada.

La evaluación plantea unas preguntas sencillas. ¿Cuáles son los resultados de

nuestro trabajo? ¿Estamos haciendo lo correcto? ¿Lo estamos haciendo bien?

La evaluación de la información puede obtenerse por varios medios, incluyendo

investigaciones, entrevistas, grupos focales, consultas informales y estudio de

documentos, estadísticas, etc.

OBJETIVOS

1 General: Evaluar al departamento de Relaciones Públicas y Junta Directiva de la Alianza

Evangélica los lineamientos precisos para que puedan controlar y evaluar el debido

funcionamiento del Sistema, de acuerdo a lo establecido en la propuesta.

2 Específicos:

a) Dar a conocer los factores que se deben evaluar para confirmar que el desarrollo

del Sistema se dio de manera efectiva.

b) Proponer herramientas útiles para que el proceso de evaluación se haga de

manera sistemática y ágil.

198

c) Plantear pasos a seguir para que se puedan identificar aquellas áreas del

Sistema que no dieron el rendimiento esperado, para que éstas puedan ser

fortalecidas.

HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN 1. Investigación (Diagnostico de comunicación) La investigación es un instrumento, que ayuda a identificar los problemas existentes

en el entorno donde se realiza. En tal sentido es de suma importancia que la

Dirección de la alianza Evangélica comisione a personas idóneas en el manejo de la

investigación.

Los pasos que deben seguir los investigadores son los siguientes:

a. Identificación del problema. Aquí el evaluador deberá dar a conocer a sus

superiores el problema que esta afectando la comunicación y las Relaciones

Públicas de la organización.

b. Planteamiento. El responsable de llevar a cabo la investigación, planteará el

objetivo de la evaluación, en el sentido de verificar si el Sistema de

Comunicación se está llevando a cabo como se planificó.

c. Justificación. En la justificación se planteará, el porque se va a llevar a cabo la

evaluación.

2. TÉCNICAS QUE SE UTILIZAN EN UN DIAGNOSTICO DE LA COMUNICACIÓN

La Entrevista. La técnica de la entrevista servirá a los evaluadores, para determinar

si existe coherencia en las respuestas que brinden los empleados, para luego

analizar las acciones a seguir.

199

Ejemplo de la entrevista

Pregunta. Respuesta.

1. ¿Recibe un trato amable y cortes de sus superiores?

2. ¿Cree que existen problemas de comunicación? Menciónelos.

3. ¿Considera que ha mejorado la comunicación después de que se implementó el Sistema de Comunicación?

4. ¿Que le gustaría a usted que mejorara?

5. ¿Lo aprendido en la capacitación, lo lleva a la práctica?

6. ¿Existe armonía entre los empleados?

La Encuesta. La encuesta se diferencia de la entrevista en que la información que

se obtiene ya está de antemano preparada y estructurada; además, en la entrevista

hay una mayor flexibilidad para obtener información.

Ejemplo de la encuesta.

1. ¿Qué opinión le merece los resultados de la implementación del Sistema de Comunicación?

Excelente ___ Muy Bueno___ Bueno___ Regular___ Malo__

2. ¿Considera que con la implementación del Sistema de Comunicación la

Alianza Evangélica ha logrado un impacto en la sociedad Cristiana

salvadoreña? Si___ No___ Porque:____________________

__________________________________________________________

200

3. ¿Cree que con el Sistema de Comunicación se ha logrado fortalecer la unidad

entre los miembros de las iglesias inscritas a la Alianza?

Si___ No___ Porque: __________________________________

___________________________________________________________

4. ¿Han mejorado las Relaciones Públicas internas y externas de la Alianza

Evangélica con la implementación del Sistema de Comunicación?

Si___ No___ Porque: __________________________________

___________________________________________________________

5. ¿Se han inscrito nuevas iglesias a la Alianza, producto de la implementación

del Sistema? Si___ No___

6. ¿Cuáles considera que son los puntos débiles del Sistema de Comunicación?

______________________________________________________________

______________________________________________________

7. ¿Deben realizarse modificaciones al Sistema de Comunicación?

Si___ No___ Cuales: __________________________________

___________________________________________________________

De igual forma, se pueden llevar a cabo las siguientes técnicas:

Entrevista Grupal. La entrevista individual es imperante para el desarrollo integral

de las actividades laborales de la Alianza, sin embargo; la entrevista en grupo, será

vital, a causa de que se compararán con las respuestas obtenidas de forma

individual.

201

Observación directa. Familiarizarse con la vida de la institución, su gente, su

ambiente físico, y las prácticas de la comunicación que se desarrollan entre los

miembros y líderes de las iglesias inscritas en la Alianza Evangélica, es importante,

ya que con ello la Junta Directiva tendrá una visualización más directa de la

organización que dirige. Pasos a Seguir:

♦ Desarrollo de contenidos: profundidad de evaluación (quien la quiere y para que

la quiere)

♦ Propuesta metodológica: método de recopilación de información (evaluación de

procesos)

♦ Análisis por parte de los involucrados: vender la propuesta de evaluación en

función de contenidos, como de metodología.

♦ Desarrollo de instrumentos: cuales serán utilizados (encuesta, grupo focal,

observación indirecta, información primaria y secundaria)

♦ Validación de los instrumentos: pruebas piloto.

♦ Análisis de la información: interpretar los datos, desarrollar el informe final y

discutir con los involucrados.

Acciones a Seguir para la Evaluación del Sistema de Comunicación 1. Evaluar los Factores más importantes del Sistema.

2. Elaboración de guía de entrevistas, elaboración de Cuestionario como

herramienta principal, del que se obtenga información primaria para evaluar el

desarrollo del Sistema.

202

Factores a Evaluar Los parámetros más importantes que servirán de base para evaluar si el contenido

del Sistema de Comunicación esta planteado de acuerdo a las necesidades de la

organización, son las siguientes:

♦ Sí se alcanzó el objetivo general del Sistema de Comunicación.

♦ Sí se obtuvieron los resultados indicados en cada una de las estrategias.

♦ Sí las tácticas cumplieron con los objetivos y los beneficios que se detallaron con anterioridad.

♦ Sí los resultados generales obtenidos del Sistema fueron o no los esperados.

Con el análisis y evaluación de estos factores se podrá verificar sí, han sido

fortalecidas las Relaciones Públicas entre las iglesias inscritas en la Alianza

Evangélica.

La evaluación debe realizarse a los seis meses de haberse implementado el Sistema

de Comunicación para que el departamento de Relaciones Públicas y la Junta

Directiva tengan una visión clara de la efectividad del Sistema de Comunicación.

La finalidad de la evaluación del Sistema, no es reprobarlo o alargarlo; sino que

mejorarlo, reforzando los puntos que resultaren deficientes. Además es importante

conocer los resultados para que se le brinde el valor y el interés que éste merece.