capitulo iv modelo de autoevaluaciÓn de controles...

CCAAPPIITTUULLOO IIVV

MMOODDEELLOO DDEE AAUUTTOOEEVVAALLUUAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNTTRROOLLEESS PPAARRAA OOPPTTIIMMIIZZAARR EELL

SSIISSTTEEMMAA DDEE CCOONNTTRROOLL IINNTTEERRNNOO EENN LLAASS GGRRAANNDDEESS EEMMPPRREESSAASS DDEELL SSEECCTTOORR

SSEERRVVIICCIIOOSS,, UUBBIICCAADDAASS EENN LLAA CCIIUUDDAADD DDEE SSAANNTTAA TTEECCLLAA DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOO

DDEE LLAA LLIIBBEERRTTAADD..

AA.. GGEENNEERRAALLIIDDAADDEESS

La Autoevaluación de Controles (AEC) es una forma de apoyar a toda empresa,

división, gerencia, jefatura o área a incrementar su capacidad de conseguir sus

objetivos. En general esta evaluación se efectúa por medio de una serie de “talleres”,

conducidos por una persona con los conocimientos genéricos del área, pero con

ideas muy precisas y actualizadas acerca del Control; por lo cual en una mayoría de

casos la facilitación del evento está a cargo de un Auditor Interno con gran

experiencia y dedicado a estas labores. Este capitulo comprende el desarrollo de

cinco etapas:

Etapa I: Preparación comprende el objetivo, evaluación del recurso humano y

financiero, razones para llevar a cabo el modelo, diagnostico.

Etapa II: Control Interno comprende el objetivo, evaluación del sistema de control

interno, evaluación de procesos, análisis de los resultados de las evaluaciones.

Etapa III: Planificación comprende el objetivo, formación del comité de

autoevaluación de controles y la unidad técnica de calidad, identificación de los

métodos para la recolección de datos, evaluación de la dirección de la

autoevaluación de controles.

Etapa IV: Autoevaluación de Controles comprende el objetivo, elaboración de la

matriz de autoevaluación de controles, análisis de la información, elaboración del

informe de autoevaluación de controles, comunicación de los resultados.

Etapa V: Optimización del Sistema de Control Interno comprende el objetivo,

obtención de información oportuna, fiable, razonable y eficiente, obtención de

seguridad razonable sobre los procesos de control aplicados en la empresa,

127

obtención de integración, motivación y comprensión en el recurso humano

respecto del desarrollo del proceso de control.

Este modelo de Autoevaluación de Controles que servirá para optimizar el Sistema

de Control Interno y el cual contribuirá al logro de objetivos, metas y sobre todo a la

toma de decisiones de las grandes empresas del sector servicios, ubicadas en la

ciudad de Santa Tecla, Departamento de La Libertad.

BB.. OOBBJJEETTIIVVOOSS

11.. GGeenneerraall

Proporcionar un modelo de Autoevaluación de Controles que optimice el Sistema de

Control Interno en las grandes empresas dedicadas al servicio, ubicadas en la

Ciudad de Santa Tecla departamento de La Libertad.

22.. EEssppeeccííffiiccooss

Fortalecer el Sistema de Control Interno que posee actualmente la empresa

mediante una herramienta que lo haga más eficiente.

Facilitar la creación de un Comité que realice talleres y reuniones para la

ejecución de las herramientas, análisis de datos obtenidos y del informe de

Autoevaluación de Controles (AEC).

Obtener Información oportuna, fiable, razonable y eficiente que permita tener

una seguridad razonable sobre los procesos de control que son aplicados en la

empresa.

Lograr la integración, motivación y comprensión en el recurso humano respecto

del desarrollo de los procesos de control.

128

CC.. IIMMPPOORRTTAANNCCIIAA YY BBEENNEEFFIICCIIOO DDEE LLAA PPRROOPPUUEESSTTAA

11.. PPaarraa eell SSeeccttoorr SSeerrvviicciiooss

El Sector Servicios tiene uno de los mayores compromisos con sus clientes y para

lograr satisfacer los gustos y preferencias debe proveer un servicio de excelente

calidad y hacer uso del mejor recurso humano.

El Modelo de Autoevaluación de Controles proporcionará una mayor efectividad al

Sistema de Control Interno que poseen las grandes empresas en dicho sector

haciendo más fácil la supervisión y evaluación del mismo.

22.. PPaarraa eell SSiisstteemmaa EEccoonnóómmiiccoo

Contar con un Modelo de Autoevaluación de Controles crea una cultura de

Autoevaluación contínua contribuyendo con esto a revisiones periódicas, mediante

las cuales se logra la disminución de errores en la gestión de la empresa, logrando

que estas generen mayor crecimiento y por ende mayor contribución tributaria y más

empleo, siendo estos factores importantes para el dinamismo económico de nuestro

país.

Al optimizar el Sistema de Control Interno permitirá un desarrollo efectivo de las

operaciones que este involucra, pues en su ejecución se identificaran

oportunamente los puntos críticos y esto ayuda a que las empresas sean más

competitivas y eficientes con sus procesos.

33.. PPaarraa llaa GGrraann EEmmpprreessaa

El Modelo de Autoevaluación de Controles es una de las herramientas que ayuda a

las empresas a:

Permite detectar a tiempo los errores y desviaciones.

Actualizar los mecanismos de control existentes.

129

Que todas las Unidades Organizativas cumplamos con los procesos

establecidos.

Fortalecer una gestión transparente.

Mejorar el uso de los recursos.

Apoyarnos en el cumplimiento de metas y objetivos.

Mejorar las relaciones del personal de las diferentes Unidades.

Fomenta una buena administración en todos los recursos humanos,

materiales, financieros y tecnológicos.

Generar una cultura de auto control y cumplimiento.

DD.. AALLCCAANNCCEE DDEE LLAA PPRROOPPUUEESSTTAA

La Autoevaluación de Controles en las empresas se podrá llevar a cabo en muchos

niveles. Mediante la autoevaluación de controles se podrá examinar la empresa

entera, un departamento, una unidad, un sector o proceso; pero se debe definir la

unidad a analizar al inicio, dado que muchas de las decisiones futuras dependerán

de esta decisión.

El modelo de Autoevaluación de Controles esta diseñado para ser adaptado y

aplicado a cualquier empresa que posea un Sistema de Control Interno y el recurso

humano, material y financiero necesario para su implementación,

independientemente del giro de ésta.

130

EE.. DDIISSEEÑÑOO DDEELL MMOODDEELLOO DDEE AAUUTTOOEEVVAALLUUAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNTTRROOLLEESS 11.. EEssqquueemmaa

131

22.. CCoonntteenniiddoo ddee llaa PPrrooppuueessttaa

22..11 ETAPA I “PREPARACIÓN”

22..11..11 OObbjjeettiivvoo

Conocer si la empresa esta apta para adoptar una herramienta de Autoevaluación

de Controles que permita optimizar el Sistema de Control Interno.

22..11..22 EEvvaalluuaacciióónn ddeell RReeccuurrssoo HHuummaannoo

Las empresas requieren de un grado de preparación para emprender la

autoevaluación de controles. Aunque no existe un número determinado de variables

por autoevaluar, se deben tomar en cuenta algunos conceptos preparatorios antes

de iniciar el proceso.

La empresa cuenta con el personal que favorece el proceso de autoevaluación de

controles y que está dispuesto a trabajar en conjunto durante un proceso a veces

exigente y constantemente cambiante.

Al iniciar el modelo de Autoevaluación de Controles se debe capacitar al personal

que participará en su desarrollo, sobre los objetivos y el Sistema de Control Interno;

así como sobre el proceso de Autoevaluación de Controles: sus etapas, el

132

compromiso que adquiere cada uno de los participantes o miembros del equipo y los

mecanismos de coordinación del trabajo, además de clarificar los aspectos

relacionados; por lo que en la figura No 1 se muestra gráficamente el procedimiento

a seguir en la evaluación del recurso humano de la empresa; y en los cuadros del 1-

al 6 el detalle de estos pasos.

138

En este cuadro se anotaran las necesidades de capacitación que sean detectadas,

así como también quien se encargara de la administración de los cursos de

capacitación que serán impartidos debido a las necesidades que surjan.

Los encargados de la puesta en marcha del proyecto pueden ser: Gerente General,

Gerente Financiero, Gerente Administrativo y/ o Auditor Interno. Así como también el

escoger sus miembros colaboradores los cuales deben cumplir con las siguientes

características: Aptitudes de colaboración, Facilidad de expresión, Promuevan el

compañerismo, Conocimiento de procedimientos específicos del Control Interno. Es

importante que al momento de escoger los encargados de la puesta en marcha de

este proceso, detallar los perfiles de cada uno de los integrantes. A continuación se

detallan los perfiles para realizar la Autoevaluación de Controles.

140

22..11..33 EEvvaalluuaacciióónn FFiinnaanncciieerraa

Dedicar los recursos necesarios (personal, tiempo, dinero, tecnología) para

desarrollar la autoevaluación de controles. El tipo y cantidad de recursos

necesarios para la autoevaluación de controles son estimados. El compromiso

de la administración de poner a disposición los recursos necesarios es

importante.

La Autoevaluación de Controles requiere de más tiempo del personal interno que

las evaluaciones externas, y típicamente involucran una mayor parte del

personal interno también. Esto se debe comprender y aceptar.

La Autoevaluación de Controles ofrece beneficios a largo plazo a los propietarios

y al progreso de la realización de cambios.

Para el desarrollo del Modelo de Autoevaluación de Controles se necesita el

personal idóneo de acuerdo al perfil antes expuesto y la empresa podrá hacer

uso de personal interno que cumpla con los requisitos u optar por personal

externo y para dichos casos se muestra la cantidad a invertir estimada en el

primer o segundo mes según sea el caso.

La inversión varía de acuerdo a los recursos a necesitar y así se refleja en los

cuadros siguientes:

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RECURSO HUMANO $ 3, 600.00Sueldo del Facilitador [1 x $700.00]Sueldo Participantes (Miembro del Equipo) [7 x $300.00]Moderadores [2 x $400.00]

MOBILIARIO Y EQUIPO $ 3, 925.00Escritorio Empresarial [1 x $350.00]mesa [1 x $250.00]Sillas [10 x $45.00]Computadora (Monitor, CPU, Teclado, Mouse) [1 x $700.00]Impresor [1 x $125.00]Contómetro [2 x $70.00]Micrograbadora[1 x 20.00]Fotocopiadora[1 x $500.00]Cámara digital[1 x $500.00]Cañón y pantalla acrílica [1 x $700.00]Memorias[3 x $80.00]

PAPELERÍA Y ÚTILES $ 450.00(lápices (portaminas), bolígrafos, papel bond, regla, borrador, calculadora, tijeras, sacapuntas, cinta scoch, tirros.)

SERVICIOS BÁSICOS $ 200.00(Luz, agua, teléfono)

INVERSIÓN DEL 1° MES $ 8, 175.00

PRESUPUESTO FINANCIERO

RECURSO HUMANO $ 3, 600.00Sueldo del Facilitador [1 x $700.00]Sueldo Participantes (Miembro del Equipo) [7 x $300.00]Moderadores [2 x $400.00]

PAPELERÍA Y ÚTILES $ 200.00(lápices (portaminas), bolígrafos, papel bond, regla, borrador,calculadora, tijeras, sacapuntas, cinta scoch, tirros.)

SERVICIOS BÁSICOS $ 200.00(Luz, agua, teléfono)

INVERSIÓN DEL 2° MES $ 4, 000.00

143

22..11..44 RRaazzoonneess ppaarraa lllleevvaarr aa ccaabboo eell MMooddeelloo ddee AAuuttooeevvaalluuaacciióónn ddee CCoonnttrroolleess Se puede considerar útil una autoevaluación de controles para tomar decisiones

sobre aspectos específicos de las grandes empresas del sector servicios.

144

22..11..55 DDiiaaggnnóóssttiiccoo

Analizar la evaluación del Recurso Humano y Financiero e identificar si la

empresa tiene el personal idóneo y la capacidad financiera para implementar el

modelo de Autoevaluación de Controles.

El propósito de este diagnóstico no es el logro de una respuesta definitiva sino la

consideración de los elementos que puedan contribuir a un proceso exitoso de

Autoevaluación de Controles.

Es necesario para llevar a cabo este proceso realizar una tormenta de ideas

donde se puedan analizar las opiniones y poder establecer con facilidad las

fortalezas, oportunidades, limitaciones y posibles amenazas con que cuentan las

grandes empresas del sector servicios actualmente.

En la figura No 2 se presenta el análisis de las Fortalezas, Oportunidades,

Limitaciones y Amenazas (FOLA) de las grandes empresas para una mejor

apreciación:

145

o Por la complejidad y tamaño de las grandes empresas los niveles de control requieren mayor seguimiento.

o Falta de herramientas para detectar las fallas en la empresa de forma oportuna.

o Falta de actualización de estrategias para enfrentar cambios en el entorno interno y externo.

o Falta de involucramiento del Recurso humano en la evaluación del Sistema de Control Interno.

o Entendimiento limitado de los controles, riesgos, problemas y objetivos identificados.

Pueden ajustarse fácilmente a los distintos procesos nuevos y en constante cambio que suceden en las empresas.

Pueden ajustarse o adaptarse fácilmente a la globalización como un proceso que esta ocurriendo a nivel mundial.

Se encuentran buscando la mejora continua en el desarrollo de sus operaciones.

Alianzas Estratégicas para hacer frente a nuevos retos y hacer más factible la ubicación del producto en el mercado.

Alto grado de inseguridad del país.

Poca efectividad del Sistema de Control Interno existente en las grandes empresas, ya que a pesar de las exigencias tanto del mercado como de controles fiscales, aun existen grandes empresas que no cuenta con un Sistema de Control Interno bien establecido y fundamentado, quedando así en desventaja respecto a la competencia.

Poco uso de herramientas de gestión empresarial, que permitan obtener un mayor y mejor entendimiento de las debilidades de las empresas que dirigen y las medidas que deben tomar para evitar el fraude dentro de sus empresas.

Cultura naciente y en desarrollo de Autocontrol en los procesos, áreas y sistemas de la empresa, lo cual le dificulta prevenir errores y aumenta los costos en la adopción de medidas correctivas.

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

Cuenta con misión, visión, valores, estrategias y metas por consiguiente saben de donde parten y hacia donde se dirigen y lo que desean lograr.

Posee objetivos y los que predominan son los operativos y los de calidad, dando importancia a la mejora continua.

En su mayoría cuenta con sistema de control interno permitiéndoles llevar un ordenamiento en sus operaciones; y el monitoreo de sus actividades periódicas permitiendo un adecuado desarrollo de sus operaciones.

Posee una actitud positiva al cambio, permitiéndoles ajustarse a la variabilidad de los acontecimientos que están sucediendo.

Posee estrategias para gestionar los cambios en el entorno y tomar en cuenta posibles amenazas.

FORTALEZAS

ANÁLISIS INTERNO ANÁLISIS EXTERNO

GRANDES EMPRESAS- SECTOR SERVICIOS

ANÁLISIS FOLA

LIMITACIONES

146

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL DESARROLLO DEL MODELO AEC

1º MES 2ª MES Nº

1

Semana2

Semana3

Semana4

Semana5

Semana 6

Semana7

Semana8

Semana

RESPONSABLE

1 Reunión para exponer el proyecto

Junta Directiva o Gerente

2 Asignación de persona a cargo del proyecto

Junta Directiva o Gerente

3 Análisis y Evaluación

Auditor o Miembros del Equipo

4 Reclutamiento y Selección del Personal


5 Capacitación del Recurso humano


6 Conformación del comité de Autoevaluación de Controles

Auditor y Miembros del Equipo

7 Asignación de recursos materiales al Comité


8 Identificación de la Unidad a Autoevaluar


9 Participación de la gerencia en los Talleres


10 Asignación de Actividades y Responsabilidades a facilitador y miembros del equipo.


11 Elaboración de Cuestionarios y agenda de entrevistas


12 Elección de estrategias para las sesiones y recolección de datos


13 Elaboración de la Matriz de Autoevaluación de Controles


147

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL DESARROLLO DEL MODELO AEC

1º MES 2ª MES Nº

1

Semana2

Semana3

Semana4

Semana5

Semana 6

Semana7

Semana8

Semana

RESPONSABLE

14 Aplicación de Métodos de Recolección de Datos


15 Debate, votación y al final de la sesión en 48 horas se presenta el 1º informe al jefe de la unidad en Autoevaluación


16 Obtención de resultados y análisis


17 2° Sesión o taller para depuración, debate de los resultados y votación


18 Elaboración del Informe de Autoevaluación de Controles


19 3° Sesión o taller para tomar medidas de los datos que se depuraron y los que se mantienen en espera a recibir.


20 Observaciones, Consecuencias, Conclusiones, Recomendaciones.


21 Resumen Ejecutivo


22 Entrega y lectura del Informe del Comité de Autoevaluación de Controles

Auditor

23 Entregar de los resultados al Comité Auditor

24 Reunión/ Sesión con la Alta gerencia Auditor

25 Convocatoria para reunión con accionistas

Auditor

26 Reunión con la Junta General de Accionistas

Auditor

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