capítulo 2: el contexto de la gestión de proyectos y las...
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Capítulo 2:
El contexto de la Gestión de Proyectos y
las Tecnologías de Información
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Colaboración: Tatiana Castrillón Valdés
Objetivos de Aprendizaje
Describir la Gestión de Proyectos como Sistema y
cómo se aplica a los proyectos de tecnología de la
información
Comprender las organizaciones, incluidos los cuatro
marcos, estructuras organizacionales y cultura
organizacional
Explicar por qué la administración de los interesados
y el compromiso de la alta dirección son esenciales
para el éxito de un proyecto
Objetivos de Aprendizaje (continúa)
Comprender los conceptos fase de proyecto y
ciclo de vida del proyecto y distinguir entre el
desarrollo de proyectos y desarrollo de
productos
Discutir los atributos únicos y la naturaleza
diversa de proyectos de tecnología de la
información
Proyectos no pueden ejecutarse aislados
Los proyectos deben operar en un entorno amplio de
organización
Los gerentes de proyecto necesitan utilizar el
enfoque sistémico
Desde una visión holística de la realización de
proyectos en el contexto de la organización
Los altos directivos deben asegurarse que los
proyectos siguen apoyando las necesidades actuales
de negocio
Gestión de Proyectos como sistema
El enfoque de sistémico surgió en la década de
1950 para describir un enfoque más analítico de la
gestión y resolución de problemas
Sus partes incluyen:
Filosofía de los sistemas: un modelo general para
pensar acerca de cosas como sistemas
Análisis de sistemas: la solución de problemas
Gestión de sistemas: dirección empresarial,
tecnológica, y organizacional antes de hacer cambios a
los sistemas
Modelo de las tres esferas para la
gestión de sistemas•¿Cuánto le costará a la Universidad el proyecto de los portátiles?
•¿Cuánto le costará a los Estudiantes?
•¿Cuáles serán los Costos de Mantenimiento?
•¿Cuál será el costo de la Matrícula?
Negocio
TecnologíaOrganización
• ¿Podrían los portátiles usar
Windows, Mac o los dos SO?
• ¿Qué software será descargado?
• ¿Cuáles serán las especificaciones
de hardware?
• ¿Cómo impactará el hardware el
acceso a la red LAN o a Internet?
• ¿El proyecto de los portátiles
afectará a todos los
estudiantes?
• ¿Cómo afectara a los
estudiantes que ya tiene PC
o laptop?
• ¿Quién entrenará al equipo,
los estudiantes y la facultad?
• ¿Quién administrará el
entrenamiento?
Entendiendo las organizaciones
Marco estructural: Se
enfoca en roles y
responsabilidades,
coordinación y control.
Los organigramas ayudan
a definir este marco.
Marco de recursos
humanos: Se enfoca en
encontrar una armonía
entre las necesidades de
la organización y las de las
personas.
Marco político: Asume
que las organizaciones son
coaliciones compuestas por
individuos variados y grupos
de individuos. Conflicto y
poder, son temas clave
Marco simbólico: Se
enfoca en los símbolos y
significados relacionados
con los eventos. La cultura
es importante
Del mundo real
Muchos proyectos ERP*, fracasan debido a problemas
organizacionales, no por cuestiones técnicas. Por ejemplo, La
cadena de supermercados Sobey de Canadá abandonó a los dos
años, el sistema ERP de 90 millones dólares debido a problemas
organizacionales.
El profesor asociado de la Universidad de Dalhousie Sunny
Marche dice: "El problema de la construcción de un sistema
integrado que puede involucrar diferentes personas, es un reto
muy serio. No se puede divorciar la tecnología de las cuestiones
socioculturales. Tienen un rol igual ".
El ERP de Sobey se cayó cinco días y los trabajadores se
esforzaron por llenar estantes vacíos en las tiendas por varias
semanas. El fallo del sistema le costo a Sobey más de US$90
millones y afectó a los accionistas.**
* ERP: Enterprise Resource Planning
** Hoare, Eva. “Software hardships,” The Herald, Halifax, Nova Scotia (2001)
Estructuras organizacionales
Tres estructuras básicas de las organizaciones
Funcional: Gerentes Funcionales informan al CEO
Por Proyectos: Gerentes de programa informan al
CEO
Matricial: término medio entre estructuras funcionales
y estructuras por proyectos; el personal generalmente
informa a dos o más jefes; la estructura puede ser de
matriz débil, equilibrada o fuerte
CEO: chief executive officer
Estructura organizacional funcional, por
proyectos y matricialFuncional
Por proyectos
Matricial
Equipo Equipo Equipo Equipo
Equipo Equipo Equipo
VP Ingeniería VP Producción VP TI VP RH
Equipo Equipo Equipo Equipo Equipo
Gerente de Programa A Gerente de Programa B Gerente de Programa C
Gerentes de programa VP Ingeniería VP Producción VP TI VP RH
Gerente de Programa A
Gerente de Programa B
Gerente de Programa C
2 Ingeniería
5 Ingeniería
1 Ingeniería
1 Producción
3 Producción
0 Producción
3% TI
10 TI
4 TI
1/2 RH
1 RH
1/2 RH
CEO
CEO
CEO
Influencia de la estructura
organizacional en los proyectos
Cultura Organizacional
La cultura organizacional es un conjunto de
supuestos, valores y comportamientos que
caracterizan el funcionamiento de una organización
Muchos expertos creen que las causas subyacentes
de los problemas de muchas compañías, no es la
estructura o el personal, es la cultura
Diez características destacadas de
la cultura organizacional
Miembros identificados*
Énfasis en el Grupo *
Enfoque hacia las personas
Integración *
Control
Tolerancia al riesgo *
Criterio de recompensa *
Tolerancia a los conflictos *
Orientación medios-fines
Enfoque de sistemas
abiertos *
* Tienen más éxito los trabajos en un proyecto con una cultura
organizacional donde estos puntos son fuertes y los demás están
balanceados
Gestión de los interesados del proyecto
Los gerentes de proyectos deben tomarse el
tiempo para identificar, entender y manejar las
relaciones con los interesados del proyecto
Usar los cuatro marcos de las organizaciones
puede ayudar a cumplir las necesidades y
expectativas de los interesados en el proyecto.
La alta gerencia y los altos ejecutivos son
importantes interesados del proyecto
Buenas prácticas
La dirección de TI dirige y controla las principales
actividades de TI en las organizaciones, incluida la
infraestructura de TI, el uso de TI, y gestión de proyectos
Necesidad de un compromiso Organizacional
con la Tecnología de la Información (TI)
Si la organización tiene una actitud negativa hacia
las TI, será difícil que un proyecto de TI tenga éxito
Tener un CIO* en un alto nivel en la organización,
ayuda a los proyectos de TI
Tener personal no-IT en los proyectos de IT, ayuda a
tener un mayor compromiso
* CIO: Chief Information Officer
Necesidad de estándares
organizacionales Los estándares y directrices ayudan a los gerentes
de proyectos a ser más efectivos
La alta gerencia puede fomentar:
La utilización de formularios estándar y programas
informáticos para la gestión de proyectos
El desarrollo y uso de directrices para redactar los
planes de un proyecto o para proporcionar información
del estado
La creación de una oficina de gestión de proyectos o
centro de excelencia
Fases del Proyecto y Ciclo de vida
del proyecto
El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de
fases que definen:
Qué trabajos se llevan a cabo en cada fase
Qué entregables se producen y cuándo
Quién está involucrado en cada fase
Cómo será el control y aprobación del trabajo realizado
en cada fase
Un entregable es un producto o un servicio
producido o facilitado como parte de un proyecto
Mas sobre Fases del Proyecto
En las primeras fases de un ciclo de vida del proyecto:
Las necesidades de recursos son generalmente más bajas
El nivel de incertidumbre (riesgo) es más alto
Las partes interesadas del proyecto tienen la mayor oportunidad
de influir en el proyecto
En las fases medias de un ciclo de vida del proyecto:
La certeza de completar un proyecto aumenta
Se necesitan más recursos
La fase final de un ciclo de vida del proyecto se centra en:
Velar por que se cumplan los requisitos del proyecto
El patrocinador aprueba la realización del proyecto
Fases tradicionales del ciclo de vida
del proyecto
Viabilidad del proyecto
Concepto Desarrollo Implementación Cierre
Ejemplo de
entregables
para cada fase
Plan de
Gestión
Estimación
preliminar
de costos
EDT 2 niveles
Adquisición del proyecto
Plan de gestión
del proyecto
Estimación
del presupuesto
de gastos
EDT 3+ niveles
Trabajo terminado
Lecciones
aprendidas
Aceptación del
cliente
Paquete final
de trabajo
Estimación definitiva
Del costo
Reportes de
desempeño
Ciclo de vida del Producto Los productos también tienen su ciclo de vida
El ciclo de vida del desarrollo del sistema (SDLC*) es un
marco para describir las fases involucradas en el
desarrollo y mantenimiento de sistemas de información
Los proyectos de desarrollo de sistemas puede tener:
Ciclo de vida predictivo: el alcance del proyecto
puede ser expresada claramente y el cronograma y el
costo se pueden predecir
Ciclo de vida adaptativo del desarrollo de software
(ASD**): los requisitos no pueden ser claramente
expresado; los proyectos son impulsados por la misión
y basado en componentes; usan ciclos basados en
tiempo para cumplir fechas prefijadas
*SDLC : Systems Development Life Cycle
**ASD : Adaptive Software Development
Modelos del ciclo de vida predictivo
Modelo de cascada: Bien definido, etapas lineales de los
sistemas de desarrollo y soporte
El modelo de Espiral: muestra que el software se desarrolla
utilizando un método iterativo o espiral en lugar de un enfoque
lineal
Modelo de desarrollo incremental : se prevé el desarrollo
progresivo del software operativo
El modelo de prototipos: se utiliza para el desarrollo de
prototipos para aclarar los requisitos de usuario
Modelo de Desarrollo rápido de aplicaciones (RAD*): se utiliza
para producir sistemas de forma rápida sin sacrificar la calidad
* RAD: Rapid Application Development
Importancia de las Fases del
Proyecto y Revisiones de gestión
Un proyecto debe superar con éxito cada fase del
proyecto con el fin de continuar con la siguiente
Las revisiones de gestión, también llamadas salidas
de fase o puntos de muerte, se deben efectuar
después de cada fase con el fin de evaluar el
progreso del proyecto, sus posibilidades de éxito, y si
continúa siendo compatible con los objetivos de la
organización
Del mundo real"La mejora real que encontré, como decía Thomas Edison, fue nuestra
capacidad de saber cuándo dejar de golpear a un caballo muerto. ... La
clave del éxito de Edison fue que fallaba con bastante frecuencia pero,
como el decía, … podía reconocer un caballo muerto antes que éste
empezara a oler...”
En tecnología de la información muchas veces “montamos caballos
muertos” (proyectos fallidos) durante mucho tiempo antes de renunciar.
Ahora estamos viendo que somos capaces de “bajarnos de ellos”; somos
capaces de reducir los sobrecostos y no sobrepasarnos en tiempo. De ahí
es de donde proviene el mayor impacto sobre la tasa de éxito". *
Muchas organizaciones utilizan un comité de dirección ejecutiva para
ayudar a mantener bien los proyectos
*Cabanis, Jeannette, "'A Major Impact': The Standish Group's Jim Johnson On Project Management and IT Project Success,"
PM Network, PMI, Sep.1998, p. 7
Contexto de los proyectos de TI
Los proyectos de TI pueden ser muy diversos en
términos de tamaño, complejidad, productos
producidos, área de aplicación y necesidades de
recursos
Los miembros de un equipo de proyecto de TI a
menudo tienen diversos orígenes y habilidades
Los proyectos de TI hacen uso de diversas
tecnologías que cambian rápidamente, incluso
dentro de un área de tecnología, las personas deben
ser altamente especializadas
Resumen del capítulo
Los gerentes de proyecto deben tener un enfoque de
sistemas cuando se trabaja en proyectos
Las organizaciones tienen cuatro marcos diferentes:
estructural, recursos humanos, políticos y simbólicos
La estructura y la cultura de una organización tienen
fuertes implicaciones para los administradores de
proyectos
Los proyectos deben superar con éxito cada fase del
ciclo de vida del proyecto
Los gerentes de proyecto deben considerar varios
factores debido al contexto único de los proyectos de
tecnología de la información