cap 6 p6 dharma

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 06 – Material de Lectura v1

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SESIÓN

ACTUALIZANDO Y GESTIONANDO EL CRONOGRAMA (PARTE 2)

GESTIONANDO RIESGOS

PROBLEMAS Y UMBRALES DEL PROYECTO

MANTENIMIENTO DE UNA BIBLIOTECA DE

DOCUMENTOS DEL PROYECTO

5. ACTUALIZANDO Y GESTIONANDO EL CRONOGRAMA (PARTE 2)

5.4. GESTIONANDO RIESGOS

La gestión de riesgos permite identificar, categorizar y priorizar los riesgos

potenciales asociados con los elementos WBS y los recursos. Puede crear planes de

control de riesgos, y asignar una probabilidad de ocurrencia y un elemento WBS a

cada riesgo.

5.4.1 AGREGAR RIESGOS

Al identificar un riesgo se registra el nombre, estado, tipo, nivel de prioridad y

fecha en que fue identificado. También puede especificar qué elemento WBS y

recursos son afectados por el riesgo, y el responsable del elemento OBS para

controlar el riesgo.

Agregar un riesgo: Elija Proyecto » Riesgos, clic en la barra de opciones

Mostrar, luego haga clic en Detalles de riesgo (la marca de verificación cercana

al comando debe estar marcada). Haga clic en Agregar, luego clic en la ficha

General. Ingrese el nombre del riesgo, luego seleccione el elemento WBS y el

recurso que el riesgo afectará. Si no especifica un recurso, el módulo considera

todos los recursos del WBS seleccionado.

Seleccione el gerente responsable para controlar el riesgo. Los gerentes

responsables están definidos en la estructura de desglose de la organización

(OBS). Seleccione el tipo de riesgo que esta creando, y especifique el nivel de

prioridad para asignar al riesgo.

Agregar una descripción y plan de control del riesgo: Haga clic en la ficha

Descripción, luego ingrese una descripción del riesgo. Para introducir una

descripción del plan de control del riesgo, haga clic en la ficha Control, luego

escriba la descripción en el campo Plan de control de riesgo. Puede usar

formato HTML, editando características en ambas fichas; estas características

incluyen formateo de texto, insertar imágenes, copiar y pegar información de

otros archivos de documentos (mientras conserva el formato), y agregar

hipervínculos.

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FIGURA 1: Agregar Riesgos.

5.4.2 CALCULAR VALORES DE EXPOSICIÓN

El módulo utiliza la probabilidad de ocurrencia de riesgos, la fecha de impacto

potencial de un riesgo, y las unidades del recurso y las estimaciones de gastos para

calcular los valores netos de exposición de un riesgo. Estos valores de exposición

luego son usados para determinar el impacto del riesgo en el costo, flotación y

fecha de finalización del proyecto. Los datos actuales del proyecto no son

cambiados.

Calcular valores de exposición de un riesgo: Elija Proyecto » Riesgos.

Haga clic en la barra de opciones Mostrar, luego haga clic en Detalles de riesgo

(la marca de verificación cercana al comando debe estar marcada). Seleccione

el riesgo cuyos valores de exposición desea calcular, luego haga clic en la ficha

Impacto. En el área Impacto, especifique la fecha de impacto. El módulo

considera solo aquellas actividades del WBS/recurso seleccionado que esta

programado para iniciar en la fecha de impacto o después. Escriba el número

estimado de mano de obra, equipamiento o de material, las unidades de

tiempo y el costo total estimado de los gastos que el riesgo incurrirá, si el

riesgo sucede. Ingrese o seleccione un porcentaje estimado de probabilidad si

el riesgo ocurriera. El módulo calcula y muestra los valores de exposición del

riesgo como: Exposición = Impacto x Probabilidad

Para especificar una fecha de identificación del riesgo diferente de la fecha actual, haga clic en el botón Examinar y seleccione una nueva fecha


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FIGURA 2: Calcular Valores de Exposición de Un Riesgo.

5.4.3 CALCULAR EL IMPACTO DE UN RIESGO

El módulo usa el método de estimación de máximo a mínimo (top-down) para

aplicar los valores de exposición de un riesgo, y calcular el impacto en el

cronograma, costo y duración del proyecto. El módulo aplica estos valores a las

actividades que culminen en la fecha de impacto del riesgo o después. Esto no

incluye actividades completas, cerradas o hitos.

Cuando se aplica los valores de exposición, el módulo usa cualquiera de los

elementos y actividades que contiene el WBS, junto con las asignaciones e

información de los recursos (tales como tasa y disponibilidad), entonces se

programa el proyecto según las preferencias de programación actuales.

Calcular el impacto de un riesgo: Puede programar el proyecto cuyo

impacto de riesgo desea calcular, para ello elija Proyecto » Riesgo.

Seleccione el riesgo cuyo impacto desea calcular. Haga clic en el botón Calcular

impacto, en la barra de comandos. El módulo aplica las unidades de cualquier

recurso, luego programa el proyecto utilizando las opciones de programación

actuales.

Este número es calculado usando el WBS, recurso y fecha.

Los campos de valor Actual contienen el número restante de mano de obra, equipamiento, o material, unidades de tiempo y los gastos restantes actuales, para el WBS y recursos asignados al riesgo seleccionado actualmente.


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FIGURA 3: Calcular el Impacto de un Riesgo.

EJERCICIO 1: Calcular valores de exposición y el impacto de un riesgo

Para el desarrollo del ejercicio diríjase al CD del curso » Materiales de Lectura

» Sesión 06 » Ejercicios, dentro de esta carpeta importe el siguiente proyecto

haciendo uso de la Guía de Importación y Exportación de Primavera P6:

Financial System Upgrade

Una vez importado dicho proyecto, realice los siguientes pasos:

Usted como Project Manager se encuentra en una reunión de planificación con su

equipo de proyecto revisando su Matriz de Probabilidad e Impacto, en la cual nota

que los valores del riesgo Product launch date moved up han sido

subestimados, para lo cual propone reestimar los valores de exposición con los

datos que presenta la siguiente tabla:

Impactos

Estimación Original Reestimación

Unid. de mano de obra 400 horas 1000 horas

Gastos S/. 16 666.65 S/. 24 999.98

Estimación Original Reestimación

Probabilidad 30% 60%

Una vez que realizó los cambios responda lo siguiente:

1) En cuánto cambió el valor de exposición de las unidades de mano de obra.

___________________________________________________________

2) En cuánto cambió el valor de exposición de los gastos.

Use este cuadro de diálogo para visualizar el efecto del riesgo seleccionado en el cronograma, costo y duración del proyecto

Indica el número de actividades que el riesgo afectará. Este no es el número total de actividades contenidas en el elemento WBS.


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___________________________________________________________

Ahora calcule el impacto de los riesgos y responda:

3) En cuánto cambió el impacto del costo del gasto.

______________________________________________________

NOTA: Para realizar el ejercicio se debe crear una copia del proyecto en el cual se

efectuarán los cambios.

5.4.4 CREAR Y ELIMINAR TIPOS DE RIESGO

Puede crear tipos de riesgo, o categorías de posibles riesgos, que puede asignar a

los riesgos en cualquier proyecto. Puede usar los tipos de riesgos para clasificar y

estandarizar los riesgos para todos los proyectos.

Agregar un nuevo tipo de riesgo: Elija Admin » Categorías de admin…

Haga clic en la ficha Tipos de Riesgo, luego haga clic en botón Agregar. Escriba

el nombre del nuevo tipo de riesgo.

FIGURA 4: Agregar un Nuevo Tipo de Riesgo.

Eliminar un tipo de riesgo: Elija Admin » Categorías de admin… Haga clic

en la ficha Tipos de Riesgo, luego seleccione un riesgo. Haga clic en el botón

Eliminar, y finalmente clic en el botón Sí para eliminarlo.

5.4.5 PERSONALIZAR DISEÑOS DE RIESGO

Use el cuadro de diálogo Columnas, para especificar que columnas desea

visualizar en el diseño de hoja de cálculo del riesgo actual.

Para mover un tipo de riesgo a arriba o abajo en la lista, haga clic en los botones Desplazar hacia arriba o

Desplazar hacia abajo.


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Personalizar columnas de diseño del riesgo: En la ventana Riesgos del

proyecto, haga clic en la barra de opciones Mostrar y elija Columnas »

Personalizar.

Modifique las columnas mostradas en el diseño del riesgo haciendo clic en los

botones flecha derecha / izquierda para mover los elementos de datos entre las

columnas Opciones disponibles y Opciones seleccionadas.

FIGURA 5: Personalizar Columnas de Diseño de Riesgo.

Filtrar, agrupar y ordenar diseños de riesgos: Puede seleccionar los

riesgos que desea visualizar y especificar como desea mostrarlos, también

puede restringir que riesgos visualizar. En la ventana Riesgos del proyecto,

haga clic en la barra de opciones Mostrar. Elija Filtrar por, o Agrupar y ordenar

por, y elija la opción que mejor describa como desea visualizar los riesgos.

Los botones de flecha doble se usan para agregar

o quitar todas las columnas disponibles; los botones de flecha simple se usan agregar o quitar los elementos seleccionados en el diseño actual.

Haga clic aquí, para cambiar el título de la columna del elemento seleccionado.


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FIGURA 6: Filtrar, Agrupar y Ordenar Diseños de Riesgos.

EJERCICIO 2: Personalizar diseños de los riesgos

Para el desarrollo del ejercicio diríjase al CD del curso » Materiales de Lectura

» Sesión 05 » Ejercicios, dentro de esta carpeta importe el siguiente proyecto

haciendo uso de la Guía de Importación y Exportación de Primavera P6:

FinSys (Financial System Upgrade Project).

Ahora ubíquese en la ventana Riesgos del proyecto, a la cual tendrá que agregar

las siguientes columnas: Fecha de impacto, Probabilidad y Tipo de Riesgo; luego

filtre los riesgos del usuario actual y por último haga lo siguiente:

1) Agrupe y ordene los riesgos por WBS y conteste:

¿Cuál es la Prioridad del riesgo ubicado en el elemento WBS “Project

Administration”?

____________________________________________________________

¿Cuál es la Fecha de impacto del riesgo ubicado en el elemento WBS “QA

Tests”?

_____________________________________________________________

2) Agrupe y ordene los riesgos por prioridad y conteste:

¿Qué riesgo(s) es/son de baja prioridad?

______________________________________________________________

¿Qué riesgo (s) es/son de prioridad normal?

_______________________________________________________________

3) Agrupe y ordene los riesgos por tipo de riesgo y conteste:

Este diseño del riesgo esta agrupado por elemento WBS

y filtrado por riesgos abiertos para un análisis rápido.


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¿Cuál es el riesgo de tipo Requirement Changes con mayor probabilidad?

____________________________________________________________

¿Cuál es el riesgo de tipo Technology Integration con menor probabilidad?

____________________________________________________________

NOTA: para realizar el ejercicio debe crear una copia del proyecto en la cual se


5.5. PROBLEMAS Y UMBRALES DEL PROYECTO

Los problemas conocidos dentro del plan de proyecto requieren de atención o una

acción correctiva. Puede crear problemas manualmente, y generar problemas de

forma automática mediante los umbrales de los proyectos.

Se puede crear un umbral mediante la elección de un parámetro, como la variación

de la fecha de inicio. Después de definir el umbral, el módulo monitorea y genera el

umbral de problemas para el usuario.

A continuación veremos cómo agregar problemas y umbrales para ayudarlo a

administrar los proyectos.

5.5.1 AGREGAR PROBLEMAS

La identificación de los problemas dentro de un cronograma debe ser abordada

antes que el proyecto se complete. Los problemas se pueden agregar manualmente

a los proyectos o se pueden utilizar los umbrales para generarlos automáticamente.

Agregar un problema: Elija Proyecto » Problemas. Haga clic en botón

Agregar, en la ficha inferior haga clic en la ficha General. Escriba el nombre

del problema. Seleccione al gerente responsable de abordar el problema. Los

gerentes responsables están definidos en la Estructura de Desglose

Organizacional (OBS).

Nota

En la ventana Temas de discusión del proyecto diríjase a menú Ver »

Agrupar y ordenar por, ahí puede ver que se muestran distintas formas

de agrupar los problemas, usted puede elegir el más conveniente.


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FIGURA 7: Ventana Riesgos del Proyecto.

Definir detalles de un problema y añadir notas: Elija Proyecto »

Problemas. En la ficha inferior, haga clic en la ficha Detalles, y escriba el valor

(numérico) real del problema en el campo Valor Real. Para asociar el problema

con un elemento WBS diferente que el elemento WBS principal, haga clic en el

botón Examinar y seleccione el elemento. También puede asociar el elemento

con un recurso o actividad.

Para introducir información adicional sobre el problema, en la ficha inferior

haga clic en la ficha Notas; y escriba las notas. También puede utilizar

funciones de edición HTML, que incluye formatear textos, insertar imágenes,

copiar y pegar información de los archivos de otro documento y agregar

hipervínculos.

Enviar un correo electrónico sobre un problema: En la ventana Temas de

Discusión de un Proyecto, seleccione Herramientas » Navegador de

Problemas, elija el tema sobre el que desea enviar un correo electrónico; y

haga clic en Notificar. Para especificar las personas a las que desea enviar el

correo electrónico, haga clic en Agregar. Elija la opción Seleccionar un

Destinatario, para seleccionar un destinatario de la lista de recursos o usuarios,

y haga clic en Aceptar. Seleccione un destinatario del cuadro de diálogo Asignar

Destinatarios. Haga clic en Asignar. Si quiere eliminar un destinatario, hacer

clic en Quitar.

Puede agrupar y ordenar los problemas para varios elementos de detalle, tales como el proyecto, EPS o WBS. Haga clic en la Barra de Opciones Mostrar, y elija Agrupar y Ordenar por.

Use los campos “Fecha en que se identificó” y “Fecha de resolución” para saber cuánto tiempo tomo un problema abierto y cuánto tiempo tomo resolver los problemas cerrados.

El estado del problema se coloca automáticamente en modo Abrir, la prioridad en modo Normal. Cambie estos valores como lo requiera.


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Escriba un asunto para el correo electrónico, y cualquier comentario adicional

sobre el problema en el área Contenidos. Finalmente haga clic en Enviar todo.

FIGURA 8: Enviar un E-mail Acerca de un Problema (I).

Nota

Para que el envío de correo sea correcto:

1. Asigne una cuenta de correo destinatario en Primavera P6, dicha

configuración la puede realizar ingresando a la Barra de menú Editar »

Preferencias del Usuario » seleccione la pestaña Correo. Especifique el

protocolo de correo, el servidor de correo saliente y la dirección de correo

del usuario (Generalmente es el correo del Administrador de Primavera).

2. Si desea que un recurso de su proyecto reciba notificación con relación

al problema por correo electrónico, debe actualizar los datos de éste,

ingresando a Empresa » Recursos, seleccione el recurso en cuestión y

en la pestaña General ingrese el correo electrónico de dicho recurso.

3. Finalmente en el Cuadro de diálogo Notificar Problema, puede

seleccionar los recursos del proyecto a los que desea enviar la notificación

del problema (si tienen asignado un correo).

4. No debe olvidar que Primavera P6 sólo envía mensajes a cuentas de

correo de dominios privados, como por ejemplo una cuenta de correo de

trabajo.

Ver y agregar un historial de los problemas: Elija Proyecto » Problemas,

seleccione un problema, haga clic derecho y seleccione Historial de problemas.

Haga clic en agregar destinatario para el correo electrónico, luego elija como desea seleccionar los destinatarios.


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FIGURA 9: Historial de Problemas.

5.5.2 USANDO EL NAVEGADOR DE PROBLEMAS

El Navegador de problemas brinda la información que necesita sobre un problema

en particular para que pueda resolverlo rápidamente.

Utilice el navegador de problemas: Seleccione Herramientas »

Navegador de problemas. Seleccione el problema cuyos detalles desea ver,

haga clic en el botón apropiado para mostrar la información que desea ver

sobre el problema. Por ejemplo, haga clic en el botón Seguimiento para abrir

rápidamente la ventana Seguimiento; de igual manera ocurre con los botones

Actividades, WBS, Recursos y Detalles del Problema.

FIGURA 10: Navegador de Problemas.

Escriba cualquier comentario adicional sobre el problema, luego haga clic en Agregar.

Si el botón no está disponible significa que el problema no está asociado a ese tema.


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EJERCICIO 3: Problemas del Proyecto

Continúe usando el proyecto FinSys (Financial System Upgrade Project) del

ejercicio 2.

Ahora ingrese a la ventana Problemas / Temas de Discusión y agregue las

siguientes columnas: Actividad, Fecha en que se identificó, Identificado por y

Umbral Inferior; luego filtre los problemas para el usuario actual y conteste:

1) ¿Cuál es la prioridad para el tema de discusión Project Delays?

___________________________________________________________

2) ¿Cuál es la actividad afectada por el tema de discusión Loss of

Programming Staff?

___________________________________________________________

3) ¿Cuándo se identificó el tema de discusión Total Float (days) – 7/15/1998?

______________________________________________________

4) ¿Quién identificó el tema de discusión Unit Testing Late?

___________________________________________________________

NOTA: Para realizar el ejercicio debe crear una copia del proyecto en la cual se


5.5.3 AÑADIR UMBRALES

Los umbrales del proyecto consisten en parámetros asignados a los elementos del

WBS, estos controlan los proyectos y generan problemas. Por ejemplo, puede

establecer un umbral con el parámetro % de costo de presupuesto y un valor de

umbral superior de 100%. Cuando el costo real del elemento WBS especificado

alcanza el 100% del costo presupuestado, el módulo genera un problema.

Añadir un umbral: Elija Proyecto » Umbrales. Haga clic en Agregar; y en la

parte inferior haga clic en la ficha General. Seleccione un Parámetro de Umbral,

haciendo clic en el botón Examinar. Si introduce un límite de umbral inferior y

superior, un problema se genera para cualquier elemento WBS/actividad que

queda fuera del rango especificado. Por ejemplo, introduzca -2 días como límite

inferior y 10 días como límite superior de un umbral de flotación (holgura)

total. Se notificará cuando cualquier elemento WBS/actividad tenga una

holgura total igual o inferior a -2 días y mayor o igual a 10 días.

El gerente responsable para resolver los problemas generados por el umbral es

asignado automáticamente cuando se selecciona el elemento WBS.


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FIGURA 11: Umbrales de Proyecto.

Especifique el intervalo de tiempo para controlar: Elija Proyecto »

Umbrales. Seleccione el umbral cuyos datos desea definir, en la parte inferior

haga clic en la ficha Detalles. Haga clic en el botón Examinar de los campos

Desde fecha y A la fecha, y seleccione las fechas para las que el umbral debe

controlar los elementos WBS o actividades. El módulo sólo comprueba los

elementos WBS o actividades cuyas fechas de inicio están después de la fecha

de Desde fecha y cuya meta son las fechas antes de A la Fecha.

Ver problemas de umbral: Puede ver rápidamente los problemas generados

por un determinado umbral. Seleccione el umbral cuyos problemas quiere

revisar, haciendo clic en la ficha Detalles. Seleccione el problema cuyos datos

desea ver, y haga clic en Ir a.

FIGURA 12: Ver Problemas Preliminares.


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Agrupar, Ordenar y filtrar los umbrales: Desde la ventana Umbrales de

proyecto, haga clic en la barra de opciones Mostrar, y elija Filtrar por o Agrupar

y ordenar por, y finalmente elija la opción que describe cómo desea ver los

umbrales.

5.5.4 DEFINICIÓN DE PARÁMETROS DE UMBRAL

Un umbral consta de un parámetro o tipo, y un valor de umbral inferior y/o

superior. El módulo genera un problema automáticamente cuando un parámetro de

umbral está por debajo o igual que el umbral inferior o igual o superior al valor del

umbral superior.

Los siguientes párrafos definen algunos de los parámetros de umbrales disponibles:

Índice de Desempeño de Costo (CPI): El valor del umbral del CPI se

expresa como un ratio. Un problema se generara si el índice de desempeño de

costo cae más allá que los valores umbral.

El CPI es calculado como CPI = Costo del Valor Obtenido/Costo Real. Un valor

menor a uno indica que los costos reales han superado el valor del trabajo

realizado. Si el valor del umbral más bajo es uno, un problema se genera

cuando los costos reales superan el valor del trabajo realizado.

Variación del Costo (CV): El valor del umbral de la Variación del Costo (CV)

se expresa como un valor monetario. Un problema es generado si el CV está

fuera de los valores del umbral.

La variación del costo es calculado como CV = Costo del Valor Obtenido - Costo

Real.

Un valor negativo indica que los costos reales han superado el valor del trabajo

realizado, lo que puede ser considerado como un exceso de costos.

Si el valor del umbral inferior es cero, un problema se genera tan pronto como

el costo real del trabajo es mayor que el valor del trabajo.

Flotación (Holgura) Libre: El valor del umbral de la Holgura Libre es un

número de días especificado. Un problema se genera si la flotación libre de una

actividad (el tiempo en que la actividad puede ser retrasada sin retrasar el

Inicio Temprano de cualquier actividad sucesora) queda fuera de los valores

umbral.

Índice de Rendimiento del Cronograma (SPI): El valor del umbral del SPI

se expresa como un ratio. Un problema se genera cuando este cae fuera de los

valores del umbral.

El SPI es calculado como SPI = Costo del Valor Obtenido/Costo del Valor

Planificado. Un valor menor a uno indica que menos trabajo se llevó a cabo de

lo que se programó. Si el valor del umbral es uno, un problema se genera

siempre que el valor del trabajo realizado cae por debajo del costo de ejecución

del trabajo para esa misma actividad.

Variación del Cronograma (SV): El valor del umbral del SV es expresado

como un valor monetario. Un problema es generado si la variación del

cronograma queda fuera de los valores umbral.


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La variación del cronograma es calculado SV = Costo del Valor Obtenido -

Costo de Valor Planificado.

Flotación (Holgura) total: El valor del umbral de la flotación total es un

número determinado de días. Un problema se genera si la flotación total de una

actividad (la cantidad de tiempo que la actividad puede retrasarse sin retrasar

la fecha de finalización del proyecto) está fuera de los valores del umbral.

Desviación al finalizar (VAC): El valor del umbral del VAC se expresa como

un valor monetario. Un problema es generado si el VAC queda fuera de los

valores del umbral.

La Variación a la conclusión puede ser expresada como VAC = Presupuesto al

finalizar (PAF) - Estimado al finalizar (EAC).

EJERCICIO 4: Umbrales del Proyecto

Elija el proyecto FinSys (Financial System Upgrade Project).

Ahora ingrese a la ventana Umbrales del proyecto, y agregue las siguientes

columnas: Umbral, Total de problemas y Umbral inferior; luego filtre los

umbrales del usuario actual y conteste:

1) ¿Cuántos problemas tienen en total los umbrales Finish Date Variance (days)

below -5.00d?

___________________________________________________

2) ¿Cuál es la prioridad para el umbral AV - Accounting Variance ($) below

(S/.333.33)?

____________________________________________________

3) ¿Cuál es el umbral inferior para los umbrales CV - Cost Variance ($) below

(S/.333.33)?

______________________________________________________

NOTA: para realizar el ejercicio debe crear una copia del proyecto en la cual se


5.5.5 MONITOREAR UMBRALES

Puede ejecutar todos los umbrales asignados a un proyecto de una sola vez o

puede ejecutar sólo los umbrales individuales según sea necesario.

Monitorear todos los umbrales de una vez: Cuando el proyecto está

abierto, diríjase a Herramientas » Monitorear Umbrales. Para especificar

un nuevo período de tiempo que aplicará a todos los umbrales, marque la

opción Utilizar las ventanas de monitores de umbrales originales. Para utilizar

el período de tiempo específico para cada umbral marque la opción Utilizar una

ventana de monitoreo de umbrales nueva, y haga clic en los botones Examinar

en los campos de Desde la fecha y A la Fecha. Finalmente haga clic en

Monitorear.


160

FIGURA 13: Monitorear Umbrales.

Monitorear un umbral específico: Elija Proyecto » Umbrales. Seleccione

los umbrales que desea supervisar, y haga clic en el botón Monitorear.

5.5.6 ASIGNACIÓN DE DISEÑOS DE SEGUIMIENTO A LOS UMBRALES

Puede asignar un diseño de seguimiento a un umbral para mostrar gráficamente la

información que rodea al umbral y los problemas que se generan.

Asignar un diseño de seguimiento a un umbral: Elija Proyecto »

Umbrales. Seleccione el umbral al que desea asignar un esquema de

seguimiento. En la ficha inferior haga clic en la ficha General. Luego, en el

campo Diseño de seguimiento haga clic en el botón Examinar. Seleccione el

nombre de diseño de seguimiento que desea asignar y haga clic en el botón

Seleccionar.

Ejercicio 5: Monitorear Umbrales

Elija el proyecto FinSys (Financial System Upgrade Project).

Usted como Project Manager se encuentra revisando los umbrales agrupados por

elemento WBS, la Gerencia General le pide que haga un monitoreo de los

umbrales, una vez hecho el monitoreo conteste lo siguiente:

1) ¿Cuántos problemas se generaron para los umbrales CV - Cost Variance

($) below (S/. 333.33)?

____________________________________________________

2) ¿Cuántos problemas se generaron en total para los umbrales Finish Date

Variance (days) below -5.00d?

_________________________________________________________

NOTA: para realizar el ejercicio se debe crear una copia del proyecto en la cual

se efectuarán los cambios.


161

FIGURA 14: Seleccionar Diseño de Seguimiento.

5.6. MANTENIMIENTO DE UNA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS DEL

PROYECTO

Use las características de los productos y documentos de trabajo para catalogar y

seguir todos los documentos y entregables relacionados al proyecto. Esto incluye

guías, procedimientos, estándares, planes, plantilla de diseño, hojas de cálculo, y

todo tipo de entregables del proyecto.

5.6.1 VISUALIZAR UNA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS Y AGREGAR /

ELIMINAR PRODUCTOS Y DOCUMENTOS DE TRABAJO

Un documento puede ser una referencia para una actividad, para proveer

estándares y guías para efectuar el trabajo de una actividad, o puede ser

formalmente identificado como un estándar del proyecto. Un documento puede

también ser un producto de trabajo o salida de una actividad, tales como los planes

de prueba. Puede también identificar entregables del proyecto, o documentos que

serán entregados al usuario final o cliente al final del proyecto.

Use la característica de los Productos y documentos de trabajo para mantener la

información general sobre los documentos del proyecto, tales como la fecha de

revisión, la ubicación y el autor. Almacene los archivos de los documentos en un

servidor de archivos de red, un sistema de gestión de la configuración, o un sitio

Web, dependiendo de los requerimientos del proyecto.

Puede asignar productos y documentos de trabajo desde Detalles del WBS (y

asignarlos a elementos WBS específicos para el seguimiento del trabajo) o desde

Detalles de Productos y Documentos. También puede indicar si los documentos son

públicos o privados.

Visualizar una biblioteca de documentos del proyecto: Elija Proyecto »

Productos y documentos de trabajo. Haga clic en la barra de opciones

Mostrar y elija Detalles de PT y Doc (la marca de verificación cercana al

comando debe estar marcada).


162

Agregar un producto o documento de trabajo: Abra el proyecto al cual

desea agregar un producto o documento de trabajo. Elija Proyecto »

Productos y documentos de trabajo. Haga clic en la etiqueta de la columna

Título para que aparezca la jerarquia de documentos (un símbolo de esquema

en la etiqueta de la columna Título indica una vista jerarquica). Seleccione el

documento que esta encima y al mismo nivel del documento que desea

agregar, luego haga clic en Agregar. Haga clic en la ficha General en Detalles

de PT y Doc. Escriba un nombre para el documento, y luego agregue la

información general del documento.

FIGURA 15: Agregar un Producto o Documento de Trabajo.

Ingresar descripción de un documento: Haga clic en la ficha Descripción y

escriba una descripción para el documento. Puede usar las características de

edición HTML, las cuales incluyen formato de texto, insertar imágenes, copiar y

pegar información de otros archivos de documentos (mientras se conserva el

formato) y agregar hipervínculos.

Introduzca referencia

o número de catálogo del documento seleccionado.

Haga seguimiento de la versión del documento

introduciendo el número correspondiente y la fecha de última actualización.

Establezca las categorías del documento, para ello elija Admin » Categorías de admin; utilice

las categorías para organizar los diferentes tipos de documentos.

Establezca el estado del documento eligiendo Admin » Categorías de admin.

Marque esta casilla para indicar que el documento es un entregable del proyecto.


163

Eliminar registros de documentos: Elija Proyecto » Productos y

documentos de trabajo. Seleccione el documento o grupo de documentos

que desea eliminar, luego haga clic Eliminar. Haga clic en Sí cuando se le

solicite.

5.6.2 ESPECIFICAR REFERENCIAS DE UBICACIÓN DE DOCUMENTOS

Puede especificar dos tipos de referencias de ubicación de documentos, ubicación

privada y ubicación pública. Las referencias de ubicación privada pueden ser

visualizadas solamente por los usuarios del módulo Gestión de Proyectos. Las

referencias de ubicación pública pueden ser visualizadas por todos los participantes

del proyecto, incluyendo usuarios de las hojas de tiempo. Por esta razón, las

referencias de ubicación pública típicamente se refieren a los archivos almacenados

en una ubicación de red ampliamente accesible, una intranet, o el Internet.

Introducir referencias de ubicación de documentos: En la ventana

Productos y documentos de trabajo, seleccione el registro del documento para

el cual desea ingresar una referencia de ubicación. Haga clic en la barra de

opciones Mostrar y elija la opción Detalles de PT y Doc (la casilla de verificación

cercana al comando debe estar marcada). Haga clic en la ficha Archivos.

FIGURA 16: Introducir Referencias de Ubicación de Documentos.

Abrir un producto o documento de trabajo: Elija Proyecto » Productos y

documentos de trabajo. Seleccione el documento que desee abrir. Haga clic

en la ficha Archivos. Para ver el archivo privado de un documento, haga clic en

el botón Iniciar, próximo al campo Ubicación privada. Solamente los usuarios

del módulo Gestión de Proyectos pueden visualizar este archivo. Para ver el

archivo público de un documento, haga clic en Iniciar, próximo al campo

Ubicación pública. Todos los participantes del proyecto pueden ver este archivo.

5.6.3 ASIGNAR PRODUCTOS Y DOCUMENTOS DE TRABAJO

Puede asignar productos y documentos de trabajo a las actividades y elementos de

WBS. Por ejemplo, durante las etapas tempranas de planificación del proyecto,

Si desea definir el documento como privado, escriba la ubicación del archivo en este campo, o

haga clic en el botón Examinar para seleccionar la ubicación.

Si desea definir el documento como público, escriba la ubicación del archivo en este campo, o haga clic en el botón Examinar para seleccionar la ubicación


164

puede asignar un documento a un elemento WBS. Después, puede asignar el

mismo documento a una o más actividades como desarrollo del detalle de las

actividades del proyecto.

Asignar documentos desde la ventana de Productos y documentos de

trabajo: Seleccione el documento que desea asignar. Para asignar múltiples

documentos, mantenga pulsada la tecla Ctrl, luego haga clic en cada

documento. Haga clic en la barra de opciones Mostrar y elija Detalles de PT y

Doc. (la casilla cerca a la opción Detalles de PT y Doc debe estar marcada).

Haga clic en la ficha Asignaciones.

Haga clic en el botón Asignar actividad o Asignar WBS. Del cuadro de diálogo

emergente, seleccione la actividad o elemento WBS al cual desea asignar el

documento seleccionado. Haga clic en el botón Asignar. Para quitar la

asignación de un documento de una actividad o elemento WBS, seleccione el

elemento en la ficha Asignaciones, luego haga clic en el botón Quitar.

FIGURA 17: Asignar Documentos de la Ventana de Productos y

Documentos de Trabajo.

Para cambiar el orden de clasificación de cualquier columna, haga clic en las etiquetas de columna.

Marque la casilla de verificación para indicar que el documento asignado es un producto de trabajo.

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