cap 4 p6 dharma

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 04 – Material de Lectura v1

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SESIÓN

IMPLEMENTACIÓN DEL CRONOGRAMA TRABAJANDO CON ACTIVIDADES

ESTABLECIENDO CÓDIGOS DE ACTIVIDAD TRABAJANDO CON CUENTAS DE COSTO Y GASTOS DEL

PROYECTO REALIZANDO LA ESTIMACIÓN DE MÁXIMO A MÍNIMO (TOP-

DOWN)

ESTABLECIENDO CÓDIGOS DE ACTIVIDAD

TRABAJANDO CON ACTIVIDADES

TRABAJANDO CON CUENTAS DE COSTO Y GASTOS DEL PROYECTO REALIZANDO LA ESTIMACIÓN TOP-DOWN

4. IMPLEMENTACIÓN DEL CRONOGRAMA

4.1. TRABAJANDO CON ACTIVIDADES

Las actividades son los elementos de trabajo fundamentales de un proyecto, son el

nivel más bajo de una Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) y, como

tales, son la subdivisión más pequeña de un proyecto, que afecta directamente al módulo. Si se dividen las actividades en pasos, el recurso principal de una actividad

es responsable de la gestión y seguimiento del progreso de los pasos, mientras que

el director del proyecto es responsable de la gestión y seguimiento de la evolución

de la actividad en general.

4.1.1 VISIÓN GENERAL DE ACTIVIDADES

Las actividades representan el trabajo que debe llevarse a cabo en un período de

tiempo determinado. Utilice el Cuadro de Actividad o la Red de Actividades para agregar actividades y construir los proyectos. Dentro de estos diseños, se puede

definir la siguiente información de la actividad:

ID y nombre de la Actividad - para identificar y describir la actividad.

Predecesora y sucesora de relaciones - para definir las relaciones con otras actividades en el mismo proyecto o en diferentes proyectos en la Estructura del

Proyectos de la Empresa (EPS).

Fechas de inicio y finalización de la actividad. Calendario de actividades. Tipo de actividad, tipo de duración y tipo de porcentaje completado, si una

actividad es un comienzo o el hito final, la forma de mantener los valores de

una actividad de la unidad, los valores de duración, y las unidades de recursos

/valores de tiempo sincronizados; y la forma de calcular el porcentaje

completado de una actividad. Elemento WBS. Valores y códigos de actividad, para categorizar las actividades. Restricciones de inicio programado de la actividad y las fechas de finalización. Gastos. Los productos y documentos de trabajo, normas y entregables. Recursos.

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Roles - para identificar las aptitudes requeridas para la dotación de personal de la actividad.

Notas y comentarios - para comunicarse con el recurso de trabajo sobre una

actividad.

Notas sobre la realización de la actividad. Pasos - para dividir la actividad en unidades más pequeñas.

Plantillas de pasos de la actividad - para definir conjuntos de medidas

reutilizables comunes a muchas actividades en un proyecto o varios proyectos.

4.1.2 AGREGANDO ACTIVIDADES

Utilice la ventana Actividades para crear, ver y modificar las actividades del

proyecto abierto. La ventana Actividades se puede dividir en diseños superiores e

inferiores. Por ejemplo, mostrar una tabla de actividades, un diagrama de Gantt,

una Hoja de cálculo de la actividad en uso, o la Red de Actividad en el diseño de la parte superior, y/o ver los detalles de actividades, una tabla de actividades, una

Hoja de cálculo de Actividad o Uso de recursos o de perfil, o el seguimiento de la

lógica en la parte inferior de diseño. Personalice los diseños para satisfacer sus

necesidades.

Añadir actividades en la Tabla de Actividad: Seleccione una actividad

dentro del grupo al que desea agregar una nueva actividad, y haga clic en

Agregar. La nueva actividad se ubica de acuerdo a las opciones de ordenación seleccionadas para el diseño.

Figura 1: Tabla de Actividad.

Incluir el Diagrama de Gantt para ver una versión de escala temporal del cronograma a medida que agrega

actividades.

…o use Detalles de la actividad para completar la información de la actividad.

Ingrese información directamente en las celdas de la columna para la nueva actividad.


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4.1.3 DEFINICIÓN DE LA INFORMACIÓN GENERAL DE ACTIVIDAD

Utilice la ficha General para definir la información general para la actividad

seleccionada, incluyendo el tipo de duración, la asignación del WBS, el recurso

principal, el tipo de actividad, y el calendario de actividades.

Figura 2: Detalle de la Actividad.

Tipo de la Actividad: Seleccione el tipo de actividad de acuerdo a la función

de la actividad en el proyecto y el calendario que se debe utilizar para la

actividad durante la programación.

Dependiente de la tarea: Para una actividad dependiente, recursos de cronograma asignados de acuerdo al calendario de la actividad en lugar a su

calendario de recursos asignados. Use esta opción siempre que múltiples

recursos asignados a la misma actividad necesiten trabajar juntos.

Dependiente del recurso: Los recursos asignados a este tipo de actividad

serán programados para trabajar de acuerdo a los calendarios de los recursos en lugar del calendario de la actividad. Use esta opción siempre que

múltiples recursos asignados a la misma actividad puedan trabajar

independientemente.

Nivel de Esfuerzo: La duración de una actividad de nivel de esfuerzo es dependiente de su predecesor y/o actividad sucesor. No pueden ser incluidas

cuando se nivelan recursos. No pueden tener restricciones asignadas.

Hito de Inicio: Una actividad de hito inicial marca el inicio de un escenario

principal en el proyecto. Llamada también “Actividad de duración cero”.

Hito de Finalización: Marca el término de un escenario principal en el

proyecto, es llamado también “Actividad de duración cero”.

Resumen de WBS: Usado para totalizar un nivel WBS. Las fechas

calculadas en una actividad resumen WBS se encuentra basada en la fecha más temprana de las actividades en el grupo y en la fecha de fin más tardío

de estas actividades. Su duración de esta actividad resumen WBS es

calculada basada en su calendario asignado.

Tipo de Duración: Seleccione el tipo de duración en función de los recursos, el

calendario, o los costos que serán más importantes cuando las actividades se actualicen en un proyecto. El tipo de duración sólo se aplica cuando los

recursos son asignados a la actividad.


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Duración y unidades/tiempo fijas o duración y unidades fijas: Indica que la programación es un factor limitante en el proyecto. La duración de la

actividad no cambia, independientemente del número de recursos asignados

al modificar o actualizar las actividades. Por lo general, se elige este tipo de

duración cuando se utiliza tareas con actividades dependientes.

Unidades/tiempo fijos: Indica que la disponibilidad de los recursos es el

aspecto más crítico del proyecto. En este caso, las unidades/tiempo o el

porcentaje del recurso se mantiene constante, incluso si la duración o el

esfuerzo del trabajo de la actividad cambia. Este tipo de duración se utiliza con mayor frecuencia cuando está planificando las actividades dependientes

de los recursos.

Unidades fijas: Indica que el presupuesto es un factor limitante, es decir,

la cantidad total de trabajo es fijo. Cuando se actualizan las actividades, el

esfuerzo del trabajo necesario para completar la actividad no cambia, incluso si la duración o el tipo de recurso de la actividad cambia. Normalmente, se

utiliza este tipo en relación con las actividades dependientes de los recursos.

Incrementado los recursos se puede reducir la duración de la actividad.

Primavera P6 tiene su Cuadro de cálculo de Programación que está basado en la fórmula fundamental de programación.

Duración y

Unidades/Tiempo Fijas

(Fixed Duration and Units/Time)

Las actividades tomarán las

mismas unidades cantidad de

tiempo sin importar que recursos sean asignados a ellas.

Duración y Unidades Fijas

(Fixed Duration and

Units)

Indica que ni la duración de la actividad ni las unidades

cambiarán a pesar del número

de recursos asignados a la

actividad.

Unidades/Tiempo Fijos

(Fixed Units/Time)

Poseen recursos con

productividad fijada emitida por

período de tiempo.

Unidades Fijas

(Fixed Units)

Requiere una cantidad fija de

trabajo y sería terminado más rápido si más recursos son

asignados.

Figura 3: Matriz Tipo de Duración en Primavera P6

Tipo de Porcentaje de Avance: Puede optar por calcular el porcentaje de avance de una actividad de acuerdo a la duración de la actividad, las unidades

de la actividad, o al porcentaje físico de avance que introduzca para cada

actividad. Debe definir un tipo de porcentaje de avance para cada actividad.

Tipos de

Tareas


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Para indicar que el porcentaje de avance de la actividad es introducido por el usuario de esta actividad, seleccione Físico.

Para especificar que el porcentaje de avance de la actividad se calcula a

partir de la duración real y restante, seleccione Duración.

Para especificar que el porcentaje de avance de la actividad se calcula a partir de las unidades reales y restantes, seleccione Unidades.

Calendario de Actividades: Este campo muestra el calendario de la actividad

seleccionada. Haga clic en el botón Examinar para seleccionar un nuevo calendario.

WBS: Haga clic en el botón Examinar para asignar un nuevo elemento WBS a

la actividad seleccionada.

Gerente Responsable: Este campo muestra el nombre del gerente responsable (en el OBS) asignado al elemento WBS de la actividad

seleccionada.

Recurso Principal: Este campo muestra el nombre del recurso principal de la

actividad seleccionada. El recurso principal es la persona responsable de la

labor general de la actividad y de la actualización de estado de la actividad. Haga clic en el botón Examinar para seleccionar un nuevo recurso principal.

4.1.4 DEFINICIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN

Utilice la ficha Estado de Detalles de actividad para ver y editar la información de la programación detallada de la actividad seleccionada, incluyendo las fechas de inicio

y finalización, la flotación libre (Holgura Libre), la flotación total (Holgura Total), las

limitaciones y la duración. También puede ver y editar el trabajo de la actividad y

los valores unitarios/costo de equipamiento y los valores del costo de material.

El módulo vuelve a calcular automáticamente el valor y periodo de tiempo

ingresado de acuerdo al calendario del proyecto y al período de tiempo estándar

definido por el Administrador de la Base de datos / Red.

En la ventana Actividades, seleccione la actividad cuya información desea definir. Haga clic en la barra de Opciones de diseño, luego seleccione Mostrar al final,

detalles de actividad, y haga clic en la ficha Estado.

Figura 4: Estado de la Actividad.

Duración: Actualice los campos de Duración para configurar la duración o para actualizar la actividad en su conjunto.


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Para ingresar la duración original de la actividad, en el campo Original ingrese el número esperado de periodos de trabajo necesarios para

completar la actividad seleccionada.

Para ingresar la duración restante de la actividad, en el campo Restante,

ingrese el número restante de los periodos de trabajo necesarios para completar la actividad seleccionada. Si la actividad seleccionada está en

curso, escriba un número nuevo de inmediato seguido de la abreviatura de

período de tiempo.

Para ingresar una nueva estimación, en el campo Al finalizar ingrese una estimación de la duración del tiempo de finalización de la actividad

seleccionada. Si la actividad seleccionada está en curso, escriba una nueva

estimación de la finalización (final de la duración completa = Duración real +

Duración restante).

Estado: Una vez que una actividad está en marcha, puede actualizar las fechas

de inicio y finalización y demás información del estado.

Para ingresar la fecha de inicio planificado de la actividad, haga clic en el

botón Examinar del campo Iniciado, y seleccione una fecha. Si la actividad se ha iniciado realmente marque la casilla de verificación Iniciado, luego

especifique la fecha de inicio real en el campo Iniciado.

Para ingresar la fecha de finalización planificada de la actividad, haga clic en

el botón Examinar del campo Finalizado, y seleccione una fecha. Si la actividad esta completa, marque la casilla de verificación Finalizado, y

especifique la fecha de finalización real en el campo Finalizado.

Nota

Si la fecha planificada a ingresar difiere de las fechas del cronograma, se le

pedirá que aplique una restricción para mantener la actividad en su lugar. Si las restricciones no limitan la actividad, las fechas se sobrescriben

cuando la programación es calculada.

Si la actividad seleccionada ha comenzado, el campo Final Esperado

muestra la fecha en la que se espera que la actividad finalice (sólo el recurso principal puede modificar esta fecha en el módulo de hojas de tiempo)

Cualquier persona que tenga acceso al proyecto puede modificar esta fecha.

En el tipo de actividad seleccionada, si el porcentaje de avance se ajusta a la

duración, el % de Duración se calcula a partir de las duraciones originales y restantes. Si se ajusta a las unidades, el % de unidades se calcula a partir

de las unidades reales y restantes. Si se establece en Físico, puede

introducir el porcentaje físico completo en el campo % físico.

La Flotación Total (holgura total) es la cantidad de tiempo que la actividad

seleccionada se puede retrasar, sin que se retrase la fecha de finalización del proyecto.

La flotación Libre (holgura libre) es la cantidad de tiempo que la actividad

seleccionada se puede retrasar, sin retrasar las siguiente actividad.

Restricciones: Utilice restricciones cuando las actividades deben comenzar o finalizar en una fecha específica. La red lógica por sí sola no puede reflejar


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todas las situaciones de los proyectos. A veces, la actividad debe realizarse de acuerdo a fechas específicas, en lugar que en las fechas fijadas por otras

actividades del proyecto. Para modelar la dependencia de las fechas

específicas, asigne restricciones principales y secundarias a las actividades.

Elija la restricción principal para la actividad, y haga clic en el botón Examinar del campo Fecha para seleccionar la fecha en la que aplique la

restricción principal.

Elija una restricción secundaria si es necesario. Esta lista se filtra en función

del valor que seleccione en el campo Principal. Haga clic en el botón Examinar del campo Fecha para seleccionar la fecha en la que aplique la

restricción secundaria.

Mano de Obra/Equipamiento Unidades/Costo o Costos de material:

Haga clic en la barra de opciones y seleccione unidades o costo de mano de obra o equipamiento, o costo de material. Las cantidades indicadas en la

pestaña Estado son el total de las cantidades de todos los recursos asignados

en la pestaña Recursos.

La cantidad presupuestada es el número esperado de las unidades o costo de mano de obra o equipamiento, o del costo de material de los recursos de

la actividad seleccionada que va a utilizar.

La cantidad real es el número real de las unidades o costo de mano de obra

o equipamiento, o del costo de material de los recursos de la actividad seleccionada que ha utilizado. Si la actividad seleccionada se ha iniciado,

escriba un valor real de nuevo.

La cantidad restante es el número restante de las unidades o costo de

mano de obra o equipamiento, o del costo de material de los recursos de la

actividad seleccionada que va a utilizar. Si la actividad seleccionada está en curso, escriba un nuevo valor restante.

La cantidad al finalizar es una estimación de las unidades o costo de mano

de obra o equipamiento, o del costo de material en el momento de

finalización de los recursos de la actividad seleccionada, (Unidades/Costo al Finalizar = Unidades/Costo Real + Unidades/Costo Restante). Si la actividad

seleccionada está en curso, escriba una nueva estimación de avance.

4.1.5 ESTABLECIENDO RELACIONES

Crear relaciones entre las actividades indica si una actividad puede empezar sólo

después que otras actividades empezaron o terminaron. Una vez que asigne las

relaciones, puede programar el proyecto para calcular las fechas anticipadas y

tardías de cada actividad.

Hay varios métodos para la asignación de relaciones. Utilice la Red de Actividad

para visualizar el flujo de lógica de como vincular las actividades, o utilice el

Diagrama de Gantt para ver las relaciones en función del tiempo. También puede

utilizar la ficha Relaciones de Detalles de Actividades para asignar relaciones a las

actividades en el mismo proyecto o en otros proyectos en la EPS.

Los tipos de relaciones y demora: Puede definir los siguientes cuatro tipos

de relaciones. Por lo general, se definen las relaciones de la actividad

predecesora a la sucesora.


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Fin a Comienzo. La actividad sucesora sólo

puede comenzar cuando la actividad

predecesora está completa.

Fin a Fin. La finalización de la actividad

sucesora depende de la finalización de la

actividad predecesora.

Comienzo a Comienzo. El comienzo de la

actividad sucesora depende del comienzo de la

actividad predecesora.

Comienzo a Fin. La actividad sucesora no

puede finalizar hasta que comience la actividad

predecesora.

Cuando una actividad sucesora no puede comenzar o terminar tan pronto como sus

predecesoras se inician o finalizan, se puede definir un tiempo de retraso para la

relación. El retraso puede ser un número de unidades de tiempo a partir del

comienzo o fin de una actividad para el inicio o termino de su sucesora. El retraso

puede ser un valor positivo o negativo. Por ejemplo, un comienzo para iniciar una relación con tres días de retraso indica que la actividad sucesora puede comenzar

tres días después del comienzo de su predecesora.

Asignar relaciones usando Detalles de actividad: En la ventana

Actividades, seleccione la actividad a la que desea agregar una predecesora o sucesora. Para visualizar los Detalles de Actividad haga clic en la barra de

opciones Diseño y en Mostrar al final elija la opción Detalles de Actividad, y

haga clic en la ficha Relaciones. Luego haga clic en el botón Asignar de la

sección Predecesoras o Sucesoras. Seleccione la actividad predecesora o sucesora que desea asignar y haga clic en el botón Asignar.

Figura 5: Relaciones de la Actividad.

4.1.6 VISUALIZAR DETALLES DE LA ACTIVIDAD PARA LAS ASIGNACIONES

A continuación se describe las fichas de Detalles de Actividad, para que pueda

agregar información adicional del proyecto:

Recursos: Incluyen el personal y los equipos que realizan el trabajo en las

actividades en todos los proyectos. También puede asignar y remover títulos o habilidades del personal del proyecto, conocidos como roles.

Haga clic en las flechas para pasar de una actividad a la siguiente actividad en la pantalla.

Para ampliar la visualización de las zonas de predecesoras o sucesoras, arrastre la barra de división que separa los paneles derecho e izquierdo.


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Códigos: Se utilizan para categorizar las actividades de acuerdo a las necesidades del proyecto y de la organización.

Bloc de Notas: Proporcionan información adicional que describe la actividad

de acuerdo a categorías específicas de información.

Pasos: Divide las actividades en unidades más pequeñas. Puede aplicar un peso a cada paso, el cual puede estar relacionado al porcentaje de avance físico

de la actividad de los pasos realizados.

Comentarios: Permite intercambiar notas con el recurso principal de una

actividad desde y hacia el módulo Hojas de Tiempo.

PT y documentos: Permite catalogar y realizar un seguimiento de todos los

documentos y entregables del trabajo relacionados con el proyecto.

Gastos: Son gastos únicos para los elementos no reutilizables. Puede asociar

cuentas de costo predefinidas con los gastos para clasificarlos.

Resumen: Muestra el detalle de la información de las unidades y los costos de la actividad seleccionada.

Modificar ficha de Detalles de la actividad

Haga clic en la barra de opciones de Diseño, luego elija Opciones de diseño inferior,

o en la ficha Detalles de actividad haga clic derecho y seleccione Personalizar

detalles de actividad. En la columna de Fichas disponibles, haga clic en la ficha que

desee mostrar y luego haga clic en el botón de flecha a la derecha. Para modificar la ubicación de las fichas de Detalles de actividad, seleccione la ficha que desea

reubicar de la columna Mostrar las fichas y haga clic en el botón de flecha hacia

arriba o hacia abajo, según la ubicación que desea dar a la ficha.

4.1.7 ASIGNACIÓN DE RECURSOS Y ROLES

En la ventana Actividades, seleccione la actividad a la que desea asignar un recurso

o rol. Haga clic en la ficha Recursos de Detalles de actividad.

Figura 6: Recursos de la Actividad.


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Haga clic en Agregar recurso para asignar un recurso a la actividad seleccionada, haga clic en Agregar rol para asignar un rol a la actividad seleccionada. Seleccione

el recurso o rol que desea asignar. Para asignar varios recursos o roles, mantenga

presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada recurso/rol que desea asignar, luego

haga clic en el botón Asignar. Finalmente haga clic en el botón Cerrar.

EJERCICIO 1: TRABAJANDO CON ACTIVIDADES

Para el desarrollo de los ejercicios diríjase al CD del curso » Materiales de

Lectura » Sesión 04 » Ejercicios, dentro de esta carpeta importar los siguientes proyectos haciendo uso de la Guía de Importación y Exportación de Primavera

P6:

FinSys(financial System Upgrade

Habiendo ingresado al proyecto FinSys, responda las siguientes preguntas:

1. Visualice las actividades del proyecto, y en la actividad Define operational concept of new systems (A1060), diríjase a la ficha Estado, y mencione

¿Cuál es la Duración Original de la actividad?

_____________________________________________________________

2. En la actividad Implement the database (A1230), mencione el nombre de la actividad predecesora y sucesora asignados a la actividad.

_____________________________________________________________

3. En la actividad Close out the Project (A1500), diríjase a la ficha Estado,

e indique ¿Cuál es la fecha de finalización de la actividad?, sino ubica dicha columna ingrese dicha columna a la vista.

______________________________________________________________

4. En la actividad Install the system (A1380), en la ficha Comentarios,

indique ¿Cuál es el comentario del recurso principal?

__________________________________________________________________________________________________________________________

4.2. ESTABLECIENDO CÓDIGOS DE ACTIVIDAD

Se puede definir la configuración de códigos para categorizar las actividades en los proyectos. También puede ordenar, filtrar y agrupar las actividades de acuerdo a

los códigos y valores de actividad asignados. También puede utilizar los códigos

globales para organizar las actividades del proyecto a través de la Estructura del

Proyecto de la Empresa (EPS) de acuerdo a categorías específicas.

4.2.1 CREANDO CÓDIGOS DE ACTIVIDAD

Los códigos de actividad representan amplias categorías de información, tales como

diseño, control de calidad o ubicación. Para cada código, puede definir valores específicos que además describen la categoría.

Diríjase al menú Empresa » seleccione Códigos de Actividad. En la ventana

códigos de actividades, seleccione la opción Proyecto, y haga clic en Modificar.

Luego clic en Agregar, y escriba el nombre del código de actividad.


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Figura 7: Crear códigos de actividades del proyecto.

4.2.2 AGRUPAR Y RESUMIR POR CÓDIGOS

Use códigos de actividad global, EPS y de proyecto para agrupar las actividades y proyectos en los diseños de Tabla de Actividades, Diagrama de Gantt, y Red de

Actividades. La agrupación permite centrarse en un grupo de actividades.

Valores de código de actividad. Códigos de Actividad.

Seleccionar Agregar si desea añadir un código de

actividad.

Agrupe por ubicación y director del proyecto de tal forma que el diseño sea fácil de leer.

Al resumir un grupo de actividades, la barra de fecha de inicio anticipado comenzará con la fecha de comienzo más temprana en los valores del código y se ampliará a la fecha de finalización más temprana de todas las actividades en el valor de código.


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Figura 8: Agrupar y Resumir por Códigos.

Agrupar por Código de Actividad: En la ventana Actividades, haga clic en la

barra de opciones de diseño, y elija agrupar y ordenar. Debajo de Agrupar

por, haga clic en la primera línea disponible, y seleccione el código de actividad global, EPS o de proyecto por el cual desea agrupar.

Figura 9: Agrupar por Código de Actividad.

EJERCICIO 2: ESTABLECIENDO CÓDIGOS DE ACTIVIDAD.

Continúe usando el proyecto FinSys (Financial System Upgrade Project) del

ejercicio 1 y responda las siguientes preguntas:

1. Ingrese a códigos de actividad, y mencione los valores del código de

actividad FinSys- Subcontractor.

________________________________________________________

2. Ingrese a códigos de actividad de FinSys-Milestone Approval, haga clic

en Modificar, y mencione los nombres que aparecen en la tabla del cuadro

de diálogo Definiciones de Códigos de Actividad- Proyecto.

____________________________________________________________

4.3 TRABAJANDO CON CUENTAS DE COSTO Y GASTOS DEL PROYECTO

Las cuentas de costo permiten realizar el seguimiento del valor obtenido (ganado) y

de los costos de la actividad durante todo el ciclo de vida del proyecto. Se puede establecer una cuenta de costo predeterminada a nivel de proyecto para que se

asigne automáticamente a las actividades del proyecto. Las cuentas de costo

Si la agrupación por elementos es jerárquica, puede seleccionar el nivel más bajo que desea incluir en el diseño.

Agrupar por campos tantos como sea necesario para su diseño.


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establecen una jerarquía disponible para todos los proyectos en la estructura de proyecto de la empresa (EPS).

Los gastos son costos excluidos de los recursos asociados de un proyecto y

asignados a las actividades del proyecto. Por lo general, sólo una vez los gastos de

los elementos no son reutilizables. Como ejemplo de gastos podemos incluir instalaciones, viajes, consultoría y capacitación.

4.3.1 GENERALIDADES DE LAS CUENTAS DE COSTO Y GASTO

Puede crear cuentas de costo que pueda asignar a las actividades de cualquier proyecto. Las cuentas de costo son jerárquicas y permiten realizar el seguimiento a

los costos y al valor obtenido de la actividad, de acuerdo a los códigos de cuenta de

costo de la organización.

Figura 10: Cuenta e Información de Gastos.

También puede añadir gastos, asignar categorías de gastos y especificar si un gasto

se acumula al comienzo o final de la actividad o uniformemente a lo largo de la

duración. Cada gasto tiene un valor presupuestado real, restante y de finalización,

tanto para el costo y las unidades.

4.3.2 CONFIGURACIÓN DE ESTRUCTURA DE CUENTAS DE COSTO

Puede establecer una estructura de cuentas de costo y asignar códigos a las

actividades y/o recursos. Utilice la estructura de cuentas de costos para rastrear la cantidad de trabajo realizado en contra de la cantidad de dinero que se gasta.

Puede asignar una división de

cuenta de costo

predeterminada para cada

proyecto en la ventana de

Proyectos, luego

asigne las cuentas de

costos de la sub división al

asociar los

gastos con las actividades.


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Crear una jerarquía de cuentas de costo: En el menú Empresa » seleccione Cuentas de costo. Haga clic en ID de cuenta de costo para mostrar

la jerarquía de las cuentas de costo. Un símbolo de esquema en la etiqueta de

la columna ID de cuenta de costo indica la visualización de la jerarquía.

Seleccione la Cuenta de costo que se encuentra inmediatamente después y al mismo nivel que la cuenta de costo que desea agregar y haga clic en Agregar.

Ingrese el ID y nombre de la cuenta de costo. El ID y nombre de la cuenta de

costo debe identificar un componente del proyecto, tales como ingeniería,

hardware, o investigación. Hay que crear cuentas de costo debajo de cada componente principal para delinear las partes del componente, tales como la

codificación e instalación del hardware.

Figura 11: Cuentas de costo.

Eliminar una cuenta de costo: Seleccione en el menú Empresa » Cuentas

de costo. Seleccione la cuenta de costo que desea eliminar y haga clic en

Eliminar/Combinar. Si la cuenta de costo esta asignada a actividades o

proyectos, se muestra el cuadro de diálogo de Cuenta de costo en uso.

Para eliminar una cuenta de costo y especificar una cuenta de costo de

reemplazo, elija Seleccionar cuenta de reemplazo, y haga clic en Aceptar,

luego seleccione la cuenta de reemplazo. Para eliminar una cuenta de costo sin

especificar una cuenta de costo de reemplazo, elija Eliminar cuenta(s), y haga clic en Aceptar.

Al crear una cuenta de costo de nivel más bajo, el módulo automática-mente prefija la nueva cuenta con el ID de nivel superior.

Utilice las flechas para ingresar/ anular la sangría en la jerarquía de la cuenta de costo y para mover un valor seleccionado hacia arriba o hacia abajo en la lista.


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Figura 12: Cuenta de Costos.

Copiar y pegar cuentas de costo: Seleccione en el menú Empresa »

Cuentas de Costo. Asegúrese que se muestra la jerarquía de las cuentas de

costo; un símbolo de esquema en la etiqueta del ID de la cuenta de costo indica que se visualiza la jerarquía. Seleccione la cuenta de costo que desea

copiar y haga clic en Copiar. Seleccione la cuenta de costo a la que desea pegar

la cuenta copiada, y haga clic en Pegar.

4.3.3 AGREGAR INFORMACIÓN DE COSTOS INGRESADOS Y GASTOS

Utilice la ventana Gastos de proyectos para crear, ver y editar la información del

costo relacionado y de los gastos del proyecto abierto. Puede asignar una cuenta de

costo y el código WBS correspondiente para identificar el componente de proyecto

asociado con el gasto, y el área de trabajo con el que está asociado. La ventana Gastos de proyectos se muestra yendo al menú Proyecto » Gastos. Para incluir

los detalles de gastos del proyecto, haga clic en la barra de opciones Mostrar y elija

Detalles de gasto (la casilla junto a detalles de gasto debería estar marcada).

Figura 13: ventana de Gastos de proyectos.


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Agregar gastos: Seleccione en el menú Proyecto » Gastos. Haga clic en Agregar. Seleccione la actividad que incurre en el gasto, y haga clic en el botón

Seleccionar. Se mostrará un Grupo de actividades en el cuadro de diálogo

Seleccionar actividad, donde podrá encontrar fácilmente la actividad a agregar.

Ingresar la información de Costos para los Gastos: Seleccione en el menú Proyecto » Gastos. Seleccione el gasto, cuya información de costo desea

introducir, y haga clic en la ficha Costos. Escriba el número de unidades que

espera utilizar para la actividad asignada al gasto, luego ingrese el precio de

cada unidad. El módulo calcula y muestra el costo presupuestado de los gastos seleccionados (unidades presupuestadas * Precio/unidades) en el campo Costo

Presupuestado.

Figura 14: Información de Costos para los Gastos.

Ingresar un tipo de acumulación de gastos: Seleccione el tipo de gasto cuya acumulación desea ingresar, y haga clic en la ficha de Actividad.

Figura 15: Información de Acumulación de Gastos.

Inicio de actividad: Para acumular todo el gasto en la fecha de comienzo

de la actividad.

Finalización de la actividad: Para acumular todo el gasto en la fecha que

la actividad termina.

Uniforme sobre actividad: Para distribuir uniformemente el gasto a lo

largo de la duración de la actividad.


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4.3.4 DEFINICIÓN DE DETALLES DE GASTOS

Utilice Detalles de Gastos para ver y editar la información detallada de los gastos

seleccionados. Los Detalles de Gastos aparecen en la ventana Gastos de proyectos

cuando se elige Detalles de Gasto de la barra de Opciones Mostrar.

Información General: Utilice la ficha General para definir la información

general para el elemento de gasto seleccionado, como el nombre y categoría

del elemento. También puede especificar el proveedor del elemento, la cuenta de costo, y número de documento.

Figura 16: Información General.

Información de la actividad: Utilice la ficha Actividad para cambiar la

asignación del elemento de gasto de la actividad seleccionada y para

especificar el tipo de acumulación del elemento de gasto. También puede ver la

asignación del elemento de la actividad de acuerdo al elemento WBS, al estado

de la actividad, a las fechas de comienzo y finalización de la actividad, y al recurso principal.

Figura 17: Información de Actividad.

La cuenta de costo asignada a la actividad que incurrirá en el gasto seleccionado.

La orden de compra o el número de factura por el gasto seleccionado.

Muestra el ID y nombre de la actividad que

incurre en el gasto seleccionado

Muestra el código del elemento WBS que contiene actividad asignada del gasto seleccionado.

Muestra el tipo al que se

acumula el gasto seleccionado.


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Costos: Utilice la ficha Costos para especificar las cantidades de costos para el elemento de gasto seleccionado, incluyendo el precio/unidades, el costo

presupuestado, el costo real y el costo restante. También puede indicar si

desea calcular el costo real del elemento de gasto de acuerdo al porcentaje

completado de la actividad.

Figura 18: Información de Costos.

4.3.5 ANÁLISIS DE COSTOS

Comparar los costos reales de los presupuestos es un enfoque simple del control de

los costos. La determinación del rendimiento utilizando el valor obtenido (valor

ganado) es más efectivo. La medición del valor obtenido implica tres indicadores clave: el costo de valor planificado, el costo de valor obtenido, y el costo real. Si

seguimos estos valores en el tiempo, podemos ver los gastos pasados y las

tendencias del cronograma del proyecto, junto con el pronóstico de los costos

futuros.

Figura 19: Análisis de Costos.

Escriba un valor para cuantificar el gasto. Por ejemplo, escriba "Kg" para Kilogramos.

Marque la casilla para indicar si las unidades reales y el resto de los gastos se calculan de forma automática utilizando el costo

presupuestado y el porcentaje de la actividad de horario completo.

Personalice las columnas en la ventana de Proyectos para informar del valor obtenido de todos los proyectos en la organización.

La desviación entre las cantidades del presupuesto planeado y valor obtenido indica una variación desfavorable del cronograma.


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EJERCICIO 3: Trabajando con Cuentas de Costo y Gastos del Proyecto

Habiendo ingresado al proyecto FinSys (Financial System Upgrade Project) del ejercicio 1, responda las siguientes preguntas:

1. Ubique la opción Proyectos de la barra de directorio dar clic en la barra Mostrar/Ocultar Diseño Inferior y responda, ¿Cuántas cuentas de costo predeterminadas puede asignar a las actividades del proyecto?

____________________________________________________________

2. Ubique la opción Gastos de la barra de directorio, e indique ¿Cuáles son las categorías de gasto que tiene el proyecto?

____________________________________________________________

3. Ubique la opción Gastos de la barra de directorio, y en el elemento de gasto “product manuals” y responda, ¿Cuál es el Precio/Unidad que se muestra en la ficha Costos?

____________________________________________________________

4. Ubique la opción Gastos de la barra de directorio, y en la ficha Actividad indique ¿Cuál es el estado de la actividad Testing software?

____________________________________________________________

5. Ubique la opción Proyectos de la Barra de Directorio, del proyecto FinSys(financial System Upgrade Project, e indique; ¿Cuánto es la Desviación de Programa ? En caso no estuviera dicha columna, agregarla del menú Diseño »columnas» Personalizar.

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4.4 REALIZANDO LA ESTIMACIÓN DE MÁXIMO A MÍNIMO (TOP-DOWN)

La estimación de máximo a mínimo permite aplicar las unidades de recursos tipo

mano de obra, equipamiento y/o material a las actividades en un modo de máximo

a mínimo usando los pesos de estimación asignados.

Para realizar la estimación de máximo a mínimo, primero asigne los pesos a las

estimaciones de las actividades y al elemento WBS. Puede asignar pesos de

estimación directamente en el módulo de Gestión de Proyectos o importarlo desde

el módulo de Metodología de Gestión utilizando la arquitectura del proyecto.

Puede limitar el alcance de la estimación de acuerdo a los recursos y elementos del WBS. Después desarrolle una estimación de máximo a mínimo, guarde la

estimación para referencia o uso posterior, o aplique la estimación al proyecto. Si

aplica una estimación, el módulo actualiza las unidades de mano de

obra/equipamiento planeadas para todas las asignaciones de actividades y recursos de las actividades que caen dentro del alcance de la estimación que especificó. La

estimación de máximo a mínimo no afecta los gastos del proyecto.

Desarrollar estimaciones de máximo a mínimo usando la experiencia

previa: Seleccione en el menú Herramientas » Estimación de máximo a mínimo. Elija estimar por unidades de recurso mano de obra o equipamiento.

Haga clic en el botón Examinar del campo WBS para seleccionar el elemento

WBS cuyas actividades desea estimar, y luego haga clic en el botón


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Seleccionar. Elija Puntos de Función, y haga clic en el botón Puntos de función.

Para la estimación de las actividades asignadas a un recurso específico del

elemento WBS especificado, como un recurso tipo material, haga clic en el

botón Examinar del campo Recurso, seleccione el recurso, y haga clic en el botón Seleccionar.

Figura 20: Estimaciones de Máximo a Mínimo.

Desarrollar estimaciones de máximo a mínimo usando puntos de

función: Seleccione en el menú Herramientas » Estimación de máximo a

mínimo. Elija estimar por unidades de recurso tipo mano de obra o equipamiento, o seleccione un recurso tipo material del campo recurso. Haga

clic en el botón Examinar del campo WBS para seleccionar el elemento WBS

cuyas actividades desea estimar, y luego haga clic en el botón Seleccionar.

Elija Puntos de Función, y haga clic en el botón Puntos de función.

Para estimar la totalidad del proyecto, seleccione el elemento WBS raíz.

Seleccione un recurso individual para aquellas actividades asignadas que desea estimar para el elemento WBS seleccionado..

Pulsa aquí para ver información detallada y / o aplicar una estimación de Máximo a Mínimo previamente

guardada.

El campo de actividades totales refleja el número actividades incluidas en el elemento WBS especificado.


111

Figura 21: Punto de Función.

Escriba el valor del Conteo de Punto de Función sin ajustar (UFP) que desea

utilizar o haga clic en el botón Calcular para calcular la UFP.

Si elige calcular el UFP, en las casillas correspondientes escriba el número de

de complejidad baja, promedio y alta de los datos y las transacciones que se desarrollen en el elemento WBS y en el recurso, para realizar la estimación.

Figura 22: Calcular Punto de Función.

Luego haga clic en Cerrar. El cuadro de diálogo Estimación de punto de función aparecerá. El valor UFP se muestra en el cuadro Conteo de Punto de Función

sin ajustar (UFP).

Escriba el valor del Grado total de influencia (TDI) que desea utilizar o haga clic

en el botón Características para calcular el TDI. Si elige especificar las características, seleccione una característica del sistema, luego elija el valor

numérico que indica el grado de influencia de la característica del elemento

WBS que está estimando. Un cero (0) indica que no hay influencia y un cinco

(5) indica la influencia más fuerte. Cuando selecciona un valor, el cuadro de


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Descripción de Valor muestra el texto que describe el valor para la característica seleccionada. Seleccione un valor para todas las características

del sistema, y haga clic en Cerrar.

Figura 23: Calcular Punto de Función.

El cuadro de diálogo Estimación de Punto de función vuelve a aparecer. El

valor de TDI se muestra en el cuadro Grado total de influencia (TDI).

Escriba el valor medio de la productividad, y haga clic en Cerrar.

Para aplicar un porcentaje de ajuste a la estimación, marque la casilla de

verificación Aplicar ajuste, y escriba el porcentaje que desea utilizar. Por

ejemplo, si las unidades estimadas son 400 y se aplica un ajuste de 50%, el

módulo añadirá 200 (50% de 400) a las unidades estimadas. El campo Unidades ajustadas mostrará 600 unidades.

Para guardar la estimación sin aplicarlo, haga clic en Guardar como. Y escriba

un nombre de estimados y los supuesto y notas sobre la estimación, y haga clic

en Guardar.

Aplicar Estimaciones de Máximo a Mínimo: Haga clic en Aplicar para llevar

a cabo la estimación de máximo a mínimo. Haga clic en Sí cuando le pidan

confirmar que desea aplicar una estimación de máximo a mínimo en el proyecto. Finalmente haga clic en Aceptar.

Aplicando Estimaciones de Máximo a Mínimo a un Proyecto

Después de especificar el número de unidades que desea aplicar, el módulo

distribuye las unidades totales a las actividades seleccionadas, utilizando las ponderaciones estimadas asignadas a las actividades y elementos WBS del

proyecto. El módulo utiliza las ponderaciones para calcular la proporción de


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unidades de recursos que cada actividad y elemento WBS debe recibir en relación con otros elementos WBS. El módulo también mantiene un historial de las

estimaciones de máximo a mínimo guardadas.

Aplicar Estimaciones de Máximo a mínimo: Seleccione en el menú Herramientas » Estimación de máximo a mínimo. Haga clic en el botón

Historial. Seleccione la estimación que desea aplicar. Haga clic en Aplicar.

Figura 24: Guardado de Estimación de Máximo a Mínimo.

EJERCICIO 4: ESTIMACIÓN DE MÁXIMO A MÍNIMO.

Habiendo ingresado al proyecto FinSys (Financial System Upgrade

Project del ejercicio 1, responda las siguientes preguntas:

1. Diríjase al menú Herramientas » Estimación de máximo a

mínimo, selecciones la opción Estimado de mano de obra y mencione

¿Cuántas unidades actuales tiene el proyecto?

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2. En el cuadro de diálogo Estimación de máximo a mínimo,

selecciones la opción Estimado de Equipamiento y mencione

¿Cuántas actividades totales tiene el proyecto?

________________________________________________________

3. Continuando con la pregunta 2, en la sección Método de estimación,

seleccione la opción punto de función, botón Punto de función y

mencione ¿Cuánto es el Grado de influencia total (TDI)?

________________________________________________________

4. Continuando con la pregunta 3, aplicaremos el Conteo de punto de función sin ajustar (UFP), para ello haga clic en Calcular, y para el

La columna Aplicado indica que las estimaciones fueron aplicadas al proyecto abierto del cuadro de diálogo Historial del Valor ..Estimado.

Para ver los detalles de una estimación, seleccione la estimación, y, haga clic en estas

fichas.


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Archivo de lógica interna (ILF) asigne un valor de dos (2) en baja

complejidad, y mencione ¿Cuál es el valor del Total?

________________________________________________________

5. Luego de realizar los cambios de la pregunta 4, regrese al cuadro de diálogo de Estimación de punto de función y mencione ¿Cuál es la

Cantidad final de puntos de función ajustada?

________________________________________________________

*Al finalizar todos los ejercicios borre los datos que fueron agregados en el Conteo de punto de función sin ajustar (UFP).

cap 4 p6 dharma

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