bscw manual

© 2003–1 Pedro Rodríguez Porca (http://usuarios.lycos.es/explorar) 1 de 13

BSCW en GMD: Trabajo colaborativo asíncrono

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

BENEFICIOS DEL USO DEL ENTORNO BSCW EN GMD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

REGISTRARSE EN EL SERVIDOR PÚBLICO BSCW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

INICIAR Y CERRAR SESIÓN EN BSCW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

SUBIENDO DOCUMENTOS Y CREANDO NOTAS. BORRANDO OBJETOS.

CARÁCTER PRIVADO DE LA CARPETA RAÍZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

CREANDO CARPETAS Y COMPARTIENDO OBJETOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

CUADERNO DE DIRECCIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

OTRAS FUENTES DE INFORMACIÓN SOBRE EL ENTORNO BSCW . . . . . . . . . . . . . . . . . 13


INTRODUCCIÓN

BSCW (Basic Support for Cooperative Work, Soporte básico para trabajo en grupo) es

fundamentalmente un espacio de trabajo compartido asíncrono (no simultáneo) que proporciona

facilidades para la colaboración de miembros a través de Internet y usando distintas plataformas.

BSCW nació por iniciativa del departamento de Sistemas de Cooperación del Instituto para la

Tecnología de la Información Aplicada (FIT), que es una unidad del Centro de Desarrollo Nacional

Alemán para la Tecnología de la Información (GMD). Los fondos para el desarrollo del entorno BSCW

provienen de la sección Programa de Aplicaciones Telemáticas de la Comisión Europea.

El espacio de trabajo puede residir físicamente en un servidor BSCW privado (o de una empresa o

institución) o bien en el servidor público BSCW en GMD.

El servidor privado BSCW requiere de una instalación (para lo cual se pueden bajar los programas

de http://bscw.gmd.de/Download.html) en una plataforma que permita instalar programas servidores,

tal como Windows NT o UNIX.

Por el contrario, el servidor público BSCW en GMD (accesible en http://bscw.gmd.de) no necesita

instalar ningún programa. Los únicos requisitos son los de dispor de una cuenta de correo electrónico

para poder registrarse como usuario en dicho servidor y tener instalado un navegador de Internet para

acceder al espacio de trabajo. Es a este servidor público al que nos referiremos en este pequeño manual.

BENEFICIOS DEL USO DEL ENTORNO BSCW EN GMD

• Creación de un espacio de trabajo propio al que se accede desde cualquier plataforma mediante un

navegador Internet.

• Subir y bajar documentos a dicho espacio de trabajo. Creación de notas.

• Almacenamiento de documentos para uso propio y/o para compartir.

• Estructuración de los documentos en carpetas.

• Compart ir (para visualizar, modificar, etc.) toda clase de documentos entre los miembros admitidos.

• Planificación y organización de reuniones.

• Inicialización de reuniones “virtuales” empleando programas de videoconferencia o por teléfono.


REGISTRARSE EN EL SERVIDOR PÚBLICO BSCW

Para utilizar el entorno es necesario registrarse previamente. Este proceso, que solo se realiza una

vez, consta de dos partes:

Primera parte

• Abrimos la página http://bscw.gmd.de en el navegador.

• Pinchamos en el menú

• Pinchamos en register (se encuentra en la fila Registration)

• Cumplimentamos con los siguientes datos:

< Dirección de correo electrónico

< Organización

< Nombre

< Teléfono del trabajo

• Pinchamos en el botón OK.

Se nos informar que terminó la primera parte del registro.

Segunda parte

Para poder continuar con el registro, el servidor nos envía información a la dirección de correo

electrónico que le indicamos en la primera parte. Abrimos nuestro correo en donde se nos informa de

los pasos a seguir para la segunda parte:

• Abrimos una nueva sesión del navegador de Internet (ojo: ¡nueva sesión!).

• Escribimos la dirección que se nos indica en el correo. Para no cometer errores, utilizaremos

copiar y pegar. (ojo: esta dirección de Internet solo se puede abrir una vez).

• Cumplimentamos la segunda parte del registro introduciendo los siguientes datos:

< Nombre de usuario (por ejemplo pedrorodriguez)

< Contraseña

• Pinchamos en el botón OK.

Aparece una ventana (su aparencia depende del sistema operativo que empleemos) en la que

introduciremos el nombre de usuario y la contraseña, y después pincharemos en Aceptar (Figura

1):


Figura 1

Figura 2

• Aparecen las condiciones de uso y pinchamos en el botón CONTINUAR, accediendo por primera

vez a nuestro entorno de trabajo (Figura 2):

El servidor nos recordará, mediante un correo electrónico, el nombre de usuario e contraseña que

tenemos asignado e informará de las condiciones que debe cumplir el navegador para acceder a entorno

de trabajo.

Una vez registrados, el servidor público BSCW asigna un máximo de 20 MB de espacio para la

información (documentos, miembros, notas, citas, etc.) perteneciente a nuestro entorno de trabajo.


Figura 3

INICIAR Y CERRAR SESIÓN EN BSCW

Iniciar sesión

Una vez que estamos registrados en el servidor, ya podemos iniciar una sesión de trabajo, para lo

cual:

• Abrimos la página http://bscw.gmd.de en el navegador.

• Pinchamos en el menú

• Se abre una ventana en la que introduciremos el nombre de usuario y la contraseña y pincharemos

en el botón Aceptar (ver Figura 1).

• Accedemos a nuestro entorno de trabajo (semejante al de la Figura 2. Para mostrar todas las

opciones del menú, iconos, etc. que aparecen en la Figura 2: pinchar en Opciones, Preferencias

y escoger Perfil de Usuario: Experto).

Cerrar sesión

La sesión termina cuando cerramos el navegador.

SUBIENDO DOCUMENTOS Y CREANDO NOTAS. BORRANDO OBJETOS.

CARÁCTER PRIVADO DE LA CARPETA RAÍZ

Subiendo documentos

Una primera utilidad de este entorno de trabajo consiste en utilizar el espacio que nos asigna el

servidor para almacenar documentos, que inicialmente están en el disco duro de nuestro ordenador local,

y que después de subirlos al servidor podremos visualizarlos, modificarlos, descargarlos, etc. en otro

ordenador que se conecte a Internet y abra una sesión en BSCW.

Añadiremos un documento de Word que se está creando e que guardamos en el disco duro de

nuestro ordenador local y que se llama Breve manual de BSCW.doc (Este es un documento que el

usuario pedrorodriguez está elaborando y ampliando en días sucesivos y posiblemente desde distintos

lugares y ordenadores): Pinchamos en el icono de añadir documento , se abre una nueva página en

la que pincharemos en el botón Examinar..., se abre una ventana de exploración de archivos y buscamos

el documento en el disco duro. Una vez seleccionado el documento, pinchamos en el botón OK y se

muestra la Figura 3, ya con el documento almacenado en el servidor y mostrándonos información

relativa a dicho documento: título, tratamiento de textos con el que fue creado, tamaño, usuario creador,

fecha, etc.:


Figura 4

Figura 5

Este documento, como ya se dijo, queda almacenado en el servidor por lo que desde cualquiera

ordenador conectado a Internet y abriendo una sesión en BCSCW con nuestro nombre de usuario y

contraseña podemos visualizarlo, modificarlo, descargarlo, etc.

Para la visualización del mismo (y posterior modificación y descarga al ordenador local, si así lo

deseamos) solo es necesario pinchar en el nombre del documento.

Una descarga fácil de realizar consiste en pinchar con el botón derecho del ratón en el nombre del

documento y eligir Guardar destino como...

Pinchando en el botón que contiene un triángulo y que se encuentra a la derecha del documento, ,

se accede a un menú de acciones que permiten un gran abanico de posibilidades a ejercer sobre el

documento, coma la de ser enviado por correo electrónico.

Creando notas

Crearemos una nota llamada Historial que refleja el trabajo día a día que se hace en el documento

Breve manual de BSCW.doc. Su creación es muy fácil: Pinchamos en el icono de añadir debate, .

Se abre una nueva ventana. Escribimos el nombre de la nota (Historial) y en la ventana Mensaje

escribimos el texto, por ejemplo:Breve manual de BSCW.doc

=====================

Día 1: Introducción

Día 2:

Al pinchar en OK se finaliza la redacción de la nota y esta se almacena en BSCW (Figura 4):

Pinchando en el nombre de la nota se abre una ventana con más información (Figura 5):

Pinchando en el triángulo que hay al lado de Nota, , se contrae o se expande la información,

y, pinchando en el t riángulo del final a la derecha se abre el menú de acciones, entre ellas la de Editar


Figura 6

(modificar) la información contenida en la nota.

En cualquier momento podemos volver a la situación inicial pinchando en el icono .

Borrando objetos

Documentos, notas, etc. son objetos. Estos se pueden seleccionar/deseleccionar individualmente

(pinchando en la casilla de la izquierda) o globalmente en las casillas .

Los objetos seleccionados se borran pinchando en el botón y son enviados a la papelera.

El borrado de los objetos almacenados en la papelera se produce al pinchar en el icono ,

seleccionar los objetos y pinchar en el botón . Volvemos al entorno inicial pinchando en .

Carácter privado de la carpeta raíz

Resulta que los documentos, notas (u otros objetos) que se sitúen en la carpeta raíz (o principal) del

entorno BSCW son de uso privado del usuario el cual puede visualizarlos, modificarlos, descargarlos

a un ordenador, etc. (Luego, el documento Breve manual de BSCW.doc y la nota Historial sólo pueden

ser accesibles por el usuario pedrorodriguez).

Para que los objetos que situemos o creemos en el entorno BSCW sean de acceso compartido por

otros usuarios es necesario meterlos en una carpeta (que antes debemos crear).

CREANDO CARPETAS Y COMPARTIENDO OBJETOS

Crear una carpeta

Para crear una carpeta pinchamos en el icono de añadir carpeta, . Se abre una nueva página con

una ventana en la que escribimos el nombre de la carpeta, por ejemplo Fisica–Quimica 4 ESO, y

pulsamos en el botón OK (Figura 6):


Figura 7

Figura 8

Abrir la carpeta

Una carpeta se abre pinchando en su nombre. En la Figura 7 se muestra el entorno con la carpeta que

acabamos de crear abierta (Fijarse en la información mostrada en Su ubicación:):

Introducir información en la carpeta

A esta carpeta vamos a subir el documento Programacion de aula.doc y también creamos la nota

Comentarios, siguiendo los pasos indicados más arriba en este artículo. Tendríamos la Figura 8:

Compartir la carpeta con otros usuarios (añadir miembros)

Cuando se permite que una carpeta sea compartida por otros usuarios (miembros), todos los objetos

(documentos, notas, etc.) contenidos en la carpeta se hacen accesibles a dichos usuarios. La

compartición se hace por tanto a nivel de carpeta, no a nivel de objeto individual.

Antes de añadir miembros, estos tienen que ser usuarios válidos para el entorno BSCW, es decir,

tienen que estar registrados previamente.

Estando abierta la carpeta Fisica–Quimica 4 ESO, procederemos a añadir miembros (por ejemplo

carmenvina): Pinchamos en el icono de añadir miembros, . Se abre una ventana que contiene una

lista de miembros en la parte de la izquierda. (Si está vacía o no está el que nos interesa, lo añadimos

previamente a la libreta de direcciones. Recordar que tiene que ser un usuario válido para el sistema

BSCW). De esa lista seleccionamos el miembro o miembros que deseamos para que puedan compartir

los objetos de la carpeta actual. Tenemos la Figura 9 (Observar como aparece el icono de miembros al

final de Su ubicación, a diferencia de la Figura 8):


Figura 9

Figura 10

Figura 11

Cuando interese suprimir algún miembro de una carpeta compartida pincharemos en el icono

que se encuentra en la barra .

Poderemos borrar miembros seleccionándolos en la lista.

La vuelta al entorno de la carpeta Fisica–Quimica 4 ESO se puede realizar pinchando en el nombre

de dicha carpeta en la barra citada anteriormente.

Cuando el usuario carmenvina (recordemos que debe ser un usuario válido para el entorno BSCW,

y por tanto, registrado) inicie su sesión va a ver algo semejante a la Figura 10:

Obsérvese como la carpeta Fisica–Quimica 4 ESO (creada y perteneciente al espacio asignado en el

servidor al usuario pedrorodriguez) se muestra en el entorno de trabajo del usuario carmenvina. Así

mismo, al lado del nombre de la carpeta se nos indica que es una carpeta compartida.

Este usuario, carmenvina, puede abrir la carpeta Fisica–Quimica 4 ESO (Figura 11):


Figura 12

Figura 13

Figura 14

Ahora, tanto el usuario pedrorodriguez como carmenvina disponen libremente de los objetos

contenidos en esta carpeta.

Así, el documento de Word (creado por pedrorodriguez) puede ser visualizado, modificado, borrado,

descargado al disco duro, etc. por parte de carmenvina. En la Figura 12 se muestra un novo documento

Programacion de aula[1].doc que fue añadido (puede ser una modificación del creado por

pedrorodriguez) por carmenvina:

Respeto a la Nota llamada Comentarios, carmenvina puede pinchar en ella y editarla (modificarla).

En la Figura 13 se muestra un ejemplo:

En la Figura 14 se muestra como vería la carpeta Fisica–Quimica 4 ESO su “propietario”

pedrorodriguez:


Figura 15

Si un usuario lleva mucho tiempo con una carpeta compartida abierta, puede en cualquier momento

actualizar la información (porque es posible que en ese tiempo, otro usuario realizara modificaciones en

dicha carpeta) pinchando en el icono Actualizar del navegador.

CUADERNO DE DIRECCIONES

Al cuaderno de direcciones se accede pinchando en el icono , apareciendo una ventana

semejante a la de la Figura 15 en la que se listan los miembros dados de alta en el cuaderno:

El contenido, como los de cualquier otra ventana, son objetos, por lo que podemos añadir miembros,

borrar, ver información relativa a un miembro (pinchando en un nombre de miembro).

Además hay dos acciones importantes que podemos realizar sobre un miembro, que como cualquiera

otra acción se accede pinchando en el triángulo que está a la derecha en la línea correspondiente a dicho

miembro, . Estas acciones son la de enviar correo electrónico y la de contactar.

Enviar correo electrónico a un miembro

Para enviar un correo electrónico al usuario carmenvina, pinchamos en el triángulo de la derecha

en la línea correspondiente a dicho usuario (véase la Figura 15) y seleccionamos la opción Enviar.

Aparece una ventana (Figura 16) en la que redactaremos el tema y el cuerpo del mensaje. Al pulsar en

el botón OK, el mensaje será enviado a la dirección de correo electrónico que indicó el usuario

carmenvina cuando se dio de alta en el entorno BSCW.


Figura 16

Figura 17

Contactar

Al pinchar en el triángulo de la derecha en la

línea correspondiente al usuario carmenvina (véase la

Figura 15) y seleccionar la opción Contactar se abre

una ventana como la de la Figura 17:

En esta ventana están listados los servicios de

comunicaciones que tiene habilitados o instalados el

ordenador, entre ellos el programa de comunicaciones

sincrónicas Microsoft NetMeeting. Pinchando encima de

CALL se activa este programa tanto en el ordenador

origen como en el de destino.

NOTA: Los servicios de comunicaciones hay que

activarlos previamente en el entorno BSCW para lo

cual vamos al menú Opciones, seleccionamos

Comunicación y se nos muestra una ventana en la que

activaremos los servicios de comunicaciones que

tengamos disponibles.


OTRAS FUENTES DE INFORMACIÓN SOBRE EL ENTORNO BSCW

Manual de BSCW: http://bscw.gmd.de/bscw_help-3.2/spanish/contents.html

El trabajo colaborativo a través de internet con Bscw: http://www.rediris.es/cvu/publ/bscw99.html

BSCW: http://jungla.dit.upm.es/~telemaco/coopera/2/PFC2CapBSCW.htm

Formación on–line: http://tecnologiaedu.us.es/cursobscw/

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