Taller de Relaciones Publicas

Anexo

Ejemplo practico ¿Qué hacer?

Relaciones publicas para un

“Club Deportivo”

¿Dónde comenzar?

No es difícil preparar material de relaciones públicas, veamos...

1) Revise lo que hizo el club en el pasado,

2) Haga una evaluación de los resultados

Estos dos puntos les ayudará a decidir el camino a seguir

3) Prepare un presupuesto para el año.

•No se olvide que debe ser limitado para ser efectivo

•Creativo para llegar a la comunidad con el mensaje que quiere transmitir

•Debe ser un presupuesto para los actuales proyectos de relaciones públicas y

para eventos especiales.

Cuando se promociona el club y sus actividades, se está proyectando una imagen positiva

en la comunidad y mostrando la importancia de pertenecer a un club como el suyo.

•Los aspectos más importantes de su plan de relaciones publicas son una planificación

adecuada y puntualidad en el cumplimiento de las diversas etapas de los proyectos, esto

tiene mayor importancia que la redacción de un comunicado de prensa perfecto.

Realizar con anticipación sus planes y hacer la entrega de los materiales a tiempo.

Listos para comenzar

Los comunicados de prensa

El comunicado de prensa es el método básico de comunicación más usado por los medios de difusión. Un

comunicado no es difícil de preparar, aunque debe seguirse un formato definido.

Los comunicados de prensa se escriben en el formato denominado de pirámide invertida y deben responder en los

dos primeros párrafos a las siguientes preguntas: ¿quién o quienes? ¿qué? ¿cuándo? ¿dónde? ¿por qué? y ¿cómo?

Cuando prepare un comunicado de prensa, recuerde que:

un texto escrito de manera clara y con datos importantes será mejor considerado que aquellos que necesitan ser

editados o escritos nuevamente por el editor.

•Asegúrese que el comunicado de prensa se trata de un asunto de interés para el publico en general

•Escriba a máquina, a doble espacio, en una o dos páginas. Use el papel membretado del club.

•Escriba párrafos cortos y oraciones claras que tengan una idea concisa de los que se quiere expresar.

•Use citas para poner de relieve la información básica. Cuando de a conocer una cita, identifique el nombre y título de la

persona.

•Escriba claramente “PARA PUBLICACIÓN INMEDIATA” en la esquina superior izquierda de la página y ponga la fecha

debajo.

Listos para comenzar•En la esquina superior derecha debe aparecer su nombre o el nombre de la persona con la que

se pueden poner en contacto los reporteros, junto con el numero telefónico. Asegúrese de que la

persona “contacto” reciba una copia del comunicado de prensa.

•Escriba en una o dos líneas el encabezamiento, que en realidad debe ser un resumen letras de

imprenta; céntrelo sobre el cuerpo del texto que se escribe a continuación.

Si el comunicado tiene más de una página escriba”(pasa la pagina siguiente)” al final de la primera

página.

•Los comunicados de prensa deben ser remitidos solamente a los editores, reporteros o

directores de noticias de la lista que Usted ha preparado.

• Deben ser enviados o entregados personalmente por los menos con dos semanas de anticipación

a la actividad que se quiere promocionar.

Una semana antes, póngase en contacto nuevamente con la persona a quien envió el

comunicado, averigüe si puede incluir fotografías; asegúrese de que envíen un reportero. Sea

positivo, porque su objetivo es:

Convencer a los medios de comunicación que las actividades de su club son importantes para la

audiencia que ellos tienen y que usted es una valiosa fuente de información para ellos.

Entrega de los comunicados de

prensa

Estamos en condiciones de preparar un

comunicado de prensa. EjemploPARA PUBLICACIÓN Para mayor información comuníquese con:

INMEDIATA

13 de Junio de 2003

LOS CHICOS DEL CLUB LEO SOLL LA RIOJA

INAUGURAN UNA PLAZA EL 29 DE JULIO EN VILLA SANAGASTA

El Intendente del Dpto. Sanagasta, D. Juan Alberto Flores, inaugurará una plaza dedicada a

la niñez en una ceremonia que tendrá lugar el sábado 29 de Julio.

La plaza se encuentra ubicada en la calle Las Flores S/N° del Barrio Las Pampas, en un

predio donado por la Sra. Elena de Flores y ha sido construida con el auspicio del Club Leo

SOLL La Rioja, como culminación del Proyecto internacional EL MEDIO AMBIENTE ES

NUESTRO FUTURO.

La Asociación Internacional de Clubes de Leones, de este modo le entrega las herramientas

necesarias a los jóvenes leo, para que hagan realidad el lema internacional: “Nosotros

Servimos”.

La plaza cuenta con juegos infantiles, arenero, espacioso verdes y excelente iluminación,

cubriendo de esta manera una necesidad del barrio.

El Club Leo SOLL La Rioja, auspiciado por el Club de Leones de La Rioja Amanecer, ha

realizado diversas obras de servicio en beneficio de los niños.

Asimismo, el club visita permanentemente a los ancianos del Hogar San José.

Fíjese cómo las preguntas más

importantes están respondidas

en los dos primeros párrafos

Quien?

El Intendente y el Club Leo

SOLL La Rioja

Qué:

Inauguración de una plaza

Cuándo:

el sábado

29 de Julio

Donde:

en calle Las Flores del Barrio

Las Pampas

Porque:

para dar un lugar de

recreación a la niñez

Entrevistas

Consejos para una buena entrevista

1. Conozca todos los detalles del evento: verifique toda la información que recibe con suficiente

anticipación a la entrevista. Esté preparado para responder a preguntas que van más allá de: quien? Que?

Donde? Cuando? Por que? y como? Que ya se han respondido en el comunicado de prensa.

2. Prepárese para dar un mensaje concreto: prepare algunos conceptos básicos que usted quiere poner

de relieve y estudie la estrategia adecuada para presionarlos. Nunca responda a una pregunta con un

simple “si” o “no”. Use la pregunta del reportero como un puente para dar a conocer la información que

usted tiene preparada.

3. De respuestas claras: mencione los puntos más importantes de su mensaje al principio de la entrevista

y mantenga sus respuestas cortas, de manera que puedan ser utilizadas en un segmento completo cuando

se las edita. No vacile cuando dé sus respuestas. Si no sabe la respuesta a una pregunta, no adivine.

Ofrezca encontrar una respuesta y cumpla con su promesa en cuanto tenga la oportunidad.

Entrevistas

4. Practique: Imagínese que está respondiendo a preguntas de las que usted ya conoce la

respuesta, esta actitud le dará más confianza en usted mismo al momento de la entrevista (por

más absurda que le parezca esta idea. ¡le dará buen resultado!

5. Mencione el nombre de su club: Evite utilizar los pronombres “yo” y “nosotros”

constantemente. Mencione el nombre del club y de otras organizaciones participantes.

6. Sea cuidadoso con lo que dice: Sea cuidadoso al dar opiniones. Evite comentarios “que no serán

parte de la entrevista”, muchas vece 4. Practique: Imagínese que está respondiendo a preguntas de

las que usted ya conoce la respuesta, esta actitud le dará más confianza en usted mismo al

momento de la entrevista (por más absurda que le parezca esta idea. ¡le dará buen resultado! s

estos comentarios pueden generar malentendidos.

7.Vístase apropiadamente: la manera en que se viste refleja una imagen de su persona ante los

demás. Sin olvidar su distintivo (pin)

8. Relájese y disfrute del momento: Sonría. Converse amenamente y demuéstrele al reportero

que ¡usted es una persona que disfruta de su vida como miembro del club!

Radio y televisiónEstos medios de difusión pueden ofrecer excelentes oportunidades a su club fuera del sistema

tradicional.

Las radio y la televisión tienen diferentes audiencias.

•la televisión enfocan su programación a una audiencia en general

•la radio enfoca su programación a una audiencia específica.

Analice las distintas radios y analice el tipo de programa que cada una ofrece; estudie también la

televisión, el tipo de programación y sus horarios.

Una vez que haya definido los tipos de programas y los horarios en que se

transmiten para las audiencias a las que se quiera llegar, entonces proceda

a poner su anuncio en el aire, prestando atención a los anuncios de

servicios públicos, que generalmente son sin cargo.

Anuncios de servicio a la comunidad

Los anuncios de servicio a la comunidad son mensajes cortos de 10, 15 ó 30 segundos, que auspicia alguna

organización y que son transmitidos por la radio o la televisión gratuitamente debido a que ofrecen un mensaje de

beneficio para la comunidad en general.

•Anuncios de eventos de recaudación de fondos

•Proyectos de beneficio para la comunidad

•Eventos públicos auspiciados por su club

•Información de interés general para jóvenes

Son algunos de los tópicos que se pueden presentar en este tipo de anuncio. La clave es que el

beneficio es para la comunidad, no para su club.

Radio y televisión

Cuando redacte el texto de los anuncios de servicios públicos, recuerde la importancia de ser

claro y conciso. Por lo general, se cuenta con 30 segundos para comunicar el mensaje.

En este tiempo usted tiene que:

•Llamar la atención de la audiencia

•Mostrar como se beneficiará la audiencia

•Poner de relieve las razones por las que el publico debe cooperar

•Decirle al publico a donde ir, que hacer, cuándo hacerlos, y donde

•Recibirá información adicional (por lo general un numero telefónico

•Identificar a su club

Distinga las diferencias entre radio y televisión. En la televisión usted puede utilizar elementos

audiovisuales, en cambio en la radio es obvio que las palabras son el único medio de

comunicación.

Material promocional impreso

Una manera fácil y económica de publicar los eventos, proyectos, campañas contra la

droga, alcoholismo, etc. que organiza su club, es mediante el uso de letreros y la

distribución de volantes. Es fácil hacerlos. Simplemente recuerde estos consejos

básicos:

•Responda a las preguntas: quién? Qué? dónde? Y cuándo?

•Escriba un mensaje claro y conciso; no ponga demasiada información en la página

•Ponga un encabezado que anuncie el evento y llame la atención

•El original debe ser hecho en una imprenta o con una computadora, utilizando en lo

posible una impresora láser

•Use un tipo de letra sencillo, fácil de leer

•Ponga el nombre de su club y el logotipo en un lugar prominente

•Use un tipo de papel que llame la atención.

•Pida el auspicio a las imprentas o empresas del medio para reducir costos

•La creatividad para entregar los volantes o colocar los carteles surgirá y será acorde

al lugar.

Ejemplos de Volantes

EL PRIMER PELDAÑO EMPIEZA CON EL PRIMER TRAGO.

EL SEGUNDO LA MAYORÍA DE LAS VECES CONDUCE A COMETER PEQUEÑOS DELITOS, Y

EL TERCERO Y MÁS TERRIBLE ES EL INICIO EN LA

DROGA DEPENDENCIA.

NO CONSUMAS BEBIDAS ALCOHOLICAS,

TE LO PIDE:

CLUB LEO S.O.L.L LA RIOJAClub patrocinador: Club de Leones de La Rioja Amanecer

Para información sobre el Club y sus actividades:

Tel. Fax: 450086 –E mail: erobles@arnet.com.ar

Curapaligue S/N° B° Cochangasta - La Rioja

PROYECTO: EL ALCOHOLISMO Y LA ADOLESCENCIA

AUSPICIA: SECRETARIA DE SALUD PUBLICA

PROGRAMA CALIDAD DE VIDA

Un proverbio dice: “Una imagen vale más

que mil palabras”Fotografías:

Las buenas fotografías son una herramienta valiosa en el trabajo de relaciones publicas. Pueden mejorar la presentación

de boletines y materiales promocionales o se pueden remitir a los periódicos junto al comunicado de prensa.

Una buena idea

Preparar un panel con una colección de fotografías que muestren las actividades del club y las obras que realiza en

beneficio de la comunidad.

Sugerencias sobre fotografías:

•Enfoque bien. Las escenas más interesantes pueden ser arruinadas por una imagen borrosa.

•Tome fotografías espontáneas

•Si usted quiere que un grupo de personas pose para una foto, hágalo parecer lo más natural posible.

•Manténgase lo más cerca posible de la acción. Mucha gente y demasiado fondo serán negativos en el efecto que se

quiere causar.

•Tome muchas fotos, de este modo mayor será la opción de que obtenga la fotografía ideal.

Sugerencias para el uso de las fotografías:

•Pregunte a su periódico local si ellos aceptan fotografías de otras personas que no sean sus fotógrafos profesionales, si

aceptan, averigüe los detalles.

•Envíe fotografías que mejor describe el proyecto o evento.

•No escriba en la fotografía, para identificarla escriba en otro papel y adhiérala en el dorso.

Publicidad

Eventos especiales

Sugerencias:

•Durante la realización de un evento, reparta folletos y volantes que den a conocer a su club.

•Si es una recaudación de fondos, distribuya volantes en los que exprese en que se van a utilizar los

fondos.

•Cerciórese de que el logotipo del club sea visible

•Distribuya globos con el logotipo

Publicidad en marcha

•Boletines de la Gobernación pueden incluir información de su club

•Lleve puesto su distintivo de solapa

•Regale boletines de su club en escuelas o eventos que se realicen

•Comparta las novedades de su club con los otros clubes del distrito, con los leones, con la

Gobernación

•Invite a representantes de los medios de comunicación a que en una reunión del club den una

conferencia sobre temas de actualidad e importancia para la prensa.

Los boletines

Contenido

•Los boletines deben tener información actualizada y de importancia.

•Se debe poner relieve en las actividades venideras y los resultados alcanzados en los

proyectos ya realizados.

•Contener elemento motivador al reconocer la actividad de los miembros del club

•Información sobre recaudación de fondos, si tuvieron o no éxito.

•Listas de cumpleaños

•Calendario de eventos importantes

•Notas de humor, en esto deben tener cuidado, porque lo que a algunos puede causar risa a

otros puede ofender.

•Evite chistes de mal gusto.

•Revise fechas, lugares, horas, ortografía.

Fotografía e ilustraciones

•El material gráfico y fotografías deben ser de optima calidad, harán más atractivo el boletín.

Producción

En la actualidad con el uso masivo de computadoras es fácil realizar un boletín, existen

variados programas especiales para boletines y fácil de manipular

¿Cómo evaluar los resultados?

Cuando se realiza una evaluación de los resultados en el plan de

relaciones públicas, se encuentra en condiciones de modificar y

mejorar el programa.

También servirá para dar a conocer a los miembros del Club

la importancia de las relaciones publicas.

•Periódicos y revistas:Tenga un registro de las publicaciones y las personas a los se envío comunicados de

prensa. Guarde recortes de periódicos, revistas, boletines y otras publicaciones que hayan sacado información

sobre su club y sus actividades.

•Radio y televisión: si se transmite un programa sobre su club o una entrevista, pregúntele al reportero

cuando se transmitirá el programa y grábelo. Pregunte en la estación si ellos pueden darle el horario de

transmisión de los anuncios de servicios públicos.

Otros: Mantenga un archivo con información de los diferentes tipos de publicidad que usted utiliza, registrando

el volumen o frecuencia cuando sea necesario. Por ejemplo, el número de volantes que se distribuyeron, cuantos

días se anunció el mensaje en el boletín electrónico, el tamaño del letrero, etc.

En resumen : 5 consejos sobre como hacer

relaciones públicas, para tu pequeña empresa

1.- Ser un experto en su campo es el método más fácil y más fiable para sus relaciones

públicas. Esto implica:

Mantén un blog o sitio web sobre el campo al que te dedicas, publica un boletín informativo, publica un

libro, o un e-book (libro electrónico), publica en revistas, o en sitios web en su sector, participa de

conferencias, almuerzos, citas sobre un tema específico.

2.- Utilice los medios de comunicación.

Utiliza la prensa local y nacional. Hay una multitud de revistas y periódicos en la región, además de los

periódicos publicados por los principales grupos de medios de comunicación.Podemos hablar de usted

o de su empresa en los periódicos locales, vecinales, revistas, sitios web, la radio local, la televisión local,

a los medios de comunicación les encanta las historias regionales. El uso de los medios de

comunicación es una cuestión de paciencia: se necesita tiempo, no cuesta nada.

En resumen : 5 consejos sobre como hacer

relaciones públicas, para tu pequeña empresa

3.-Dar algo a cambio de información de contacto.

Usted puede dar algo gratis: un informe, un libro electrónico, un boletín informativo a través de su página web,

en papel, una muestra del producto, una prueba gratis, etc.A cambio, piden el nombre, dirección de correo

electrónico y / o teléfono. Al hacerlo, usted tiene algo como contactarse con la gente y esta es una buena

estrategia de negocios.

Ejemplo: Usted está en los cosméticos. Usted puede ponerse de acuerdo con un barbero o peluquero para

ofrecer muestras. A cambio usted ofrece a sus clientes folletos para su peluquería o su negocio.

4.-El uso de Internet.

Con la Internet las oportunidades de relaciones públicas son mucho mayores.Usted puede:

Registrarse en Google Maps para que su empresa aparezca en las búsquedas locales, publicar anuncios en sitios

de anuncios clasificados (hay cientos), uso de redes sociales (como: facebook, hi5, twitter, etc), responder a las

entrevistas para hablar de usted, participar en foros de discusión, opinar sobre los blogs en su industria y / o

región

En resumen : 5 consejos sobre como hacer

relaciones públicas, para tu pequeña empresa

5.- Uso de los viejos métodos de relaciones públicas.

Uno de esos viejos métodos se llama la creación de redes.

Esto significa encajar en la estructura económica de su ciudad o región. Por ejemplo ser socio de clubes, al

igual que asistir a los almuerzos o los eventos organizados por empresas.Todo lo que necesitas hacer es la

creación de redes, y una tarjeta de visita.

Por ejemplo, si vende lentes de contacto, puede enviar cada 6 meses o cada año una carta a sus clientes

indicándoles cuando deben renovar sus lentes de contacto. Es simple, es barato y funciona.

¡Muchas Gracias!