B. GESTIÓN DE PROYECTOS TECNOLÓGICOSLa gestión de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos.Es el proceso que va desde la detección de necesidades y oportunidades, hasta que el proyecto se inicie, bien sea a través de la asignación de recursos del propio instituto o la venta-negociación a un usuario. Incluye la planificación, organización, ejecución, seguimiento y control de todas las actividades propuestas para la realización del proyecto.

Gestación del Proyecto Inicia con la generación de una idea, que puede surgir ya sea del reconocimiento de una nueva oportunidad técnica, de la detección de una necesidad del mercado o del aparato productivo. Estas necesidades o demandas de tecnología se pueden clasificar como demandas explícitas y demandas latentes. Una vez detectada la oportunidad es necesario diseñar el nuevo producto, es decir, pensar, imaginar cómo será. Esta es la etapa creativa por excelencia, ya que a través del diseño se crea lo inexistente.El diseño de un producto supone investigar con que materiales se puede construir, de qué forma y medidas conviene realizar cada una de las partes que lo componen y como se integran en el armado del producto, etc. El cálculo de los costos forma parte de esta etapa ya que se puede obligar a hace modificaciones en el diseño.Organización y Gestión (PLANIFICACION)La realización de un proyecto tecnológico requiere planificar el modo en que se llevara a cabo, detallando todas las tareas a realizar, su secuencia y el tiempo estimado en el que se debería realizar. Es preciso designar quienes serán los responsables de cada uno de las tareas planificadas y prever de qué modo se obtendrá el dinero o los recursos necesarios y como se va a llevar el producto a sus destinatarios (publicidad, distribución, comercialización, etc.).EjecuciónEs la etapa en la que se fabrica el producto, en los proyectos con alto grado de innovación aparecen problemas como:

Cambios frecuentes en la estimación de plazos y costes. Retrasos no solucionables ampliando recursos. Percepción de lentitud por parte de la dirección. Dificultades para el uso de instrumentos de control. Reuniones frecuentes de revisión

Evaluación y perfeccionamientoSupone la revisión de todo el proceso y del producto logrado a los efectos de perfeccionarlo. Entre el diseño, que anticipa como será, y el producto terminado suele haber diferencias. También hay que probar el funcionamiento del producto terminado. Estos puede deberse a errores en el diseño como a modificaciones que se han detectado como necesarias durante el mismo proceso de construcciones para optimizarlo. El siguiente proceso de la gestión de proyectos tecnológicos, es la determinación de que resultados son susceptibles de protección industrial, a través de una patente o modelo de utilidad o bien de la tramitación de derechos de autor o marcas. Muchas veces en los proyectos de desarrollo tecnológico, se genera nuevo conocimiento que puede tener la forma de nuevos resultados de investigación.

PROYECTO TECNOLOGICOEs un estudio razonado y completo que comprende una serie de documentos, de cálculos y planos para la concepción, fabricación o puesta en funcionamiento de un producto nuevo o para la mejora de otro ya existente. Es el resultado de una búsqueda tendiente a solucionar, metódica y racionalmente, un problema del mundo material (problema tecnológico).

Tienden a dar solución a una necesidad planteada, utilizando materiales diversos y elementos técnicos, financieros, económicos y sociales y en los que hay consecuencias ambientales y para la salud a tener en cuenta.Una característica diferencial respecto a otro tipo de proyectos es que los resultados a los que llegan éstos, pueden diferenciarse sustancialmente de los objetivos iniciales y no por ello dejar de ser valiosos, ya que a veces conseguir algo nuevo, distinto del objetivo previsto, o no conseguir el objetivo es un resultado apropiado para la I+D+I (Investigación, desarrollo e innovación).Generalidades: El proyecto debe estar alineado con la estrategia de la organización. Se debe especificar el lugar que ocupa en sus prioridades y objetivos.Se inicia cuando se identifica la motivación que puede consistir en una oportunidad tecnológica, económica, social, política, ecológica entre otros.Responsabilidades: Debemos designar un responsable del proyecto. Éste será el encargado de la administración general del proyecto, es decir, de vigilar su elaboración, controlar su desarrollo, dar seguimiento a las fases y etapas y presentar el plan de protección y explotación de los resultados que se obtengan.Control del programa de trabajo: Flujos de comunicación entre los diferentes participantes y las medidas de calidad y control que se establezca. Establecer la frecuencia de revisiones del programa de trabajo y de recopilación de datos. Establecer un mecanismo para recopilar y conservar la documentación.Gestión de cambios: Especificar y describir el mecanismo que seguirá para realizar los cambios que se estimen necesarios para enfrentar los imprevistos.Identificación y gestión de riesgos y puntos críticos: Deben identificar, describir y evaluar todos los riesgos y puntos críticos, que puedan afectar en forma relevante la ejecución del programa de trabajo.El Resultados del proyecto: La medida del éxito del proyecto radica en los beneficios e impactos que deben ser evaluados de acuerdo a sus objetivos en términos de mercado, económicos, sociales, ambientales, recursos tecnológicos, entre otros.

CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO TECNOLÓGICO Emanan de estrategias competitivas de la organización. Se orienta a la obtención y/o aplicación de conocimientos, a la obtención de un

prototipo o a la innovación de productos, procesos o servicios. Sus actividades comprenden la asimilación, investigación, desarrollo, innovación y

explotación de tecnologías. Presentan un alto grado de incertidumbre y puede derivar en un resultado no

esperado. Utilizan un control contable propio.

ANÁLISIS DE FACTIBILIDAD DEL PROYECTO.El análisis de factibilidad al menos debe contener los siguientes pasos:

1. Antecedentes2. Resumen3. Análisis del entorno del proyecto4. Estudio del estado de la técnica

Solicitudes y patentes concedidas; Artículos de investigación y publicaciones; Tecnologías disponibles; Productos y servicios disponibles en el mercado; y Requisitos legales regulatorios y éticos, según aplique.

5. Programa general de trabajo6. Determinación de recursos: Recursos humanos, recursos financieros, recursos

técnicos, recursos materiales:

7. Aportación del proyecto tecnológico

5 FASES ESCENCIALES PARA LA GESTION DE PROYECTOS

1. Análisis de viabilidad del proyecto: Es la fase primigenia de cualquier proyecto y su objetivo es analizar si la empresa debe o no embarcarse en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones la empresa puede tener más problemas que beneficios a la hora de realizar un proyecto. El análisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:

Creación del registro de seguimiento en la herramienta de gestión de la empresa. Análisis previo del alcance del proyecto. Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto. Análisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.

Si el análisis de viabilidad es positivo, es decir, no existen motivos iniciales para no abordar el proyecto, podemos pasar a la 2ª fase del proceso. 2. Planificación detallada del trabajo a realizarEl objetivo de esta fase es definir con el máximo detalle posible las tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto. Un error de cálculo en esta fase puede ser muy dañino para la empresa. Las actividades clave en esta etapa son:

Análisis del alcance del proyecto. Realización de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos. Definición del plan de proyecto. Negociación del contrato.

Si finalmente el proyecto es aprobado, debe plasmarse en un contrato que recoja todos los términos del acuerdo. 3. Ejecución del proyectoLa tercera fase de la gestión de proyectos es donde las empresas despliegan todo su Know how (conocimiento) y donde menos problemas suelen encontrar. Las actividades principales de esta etapa son:

Establecimiento del entorno de trabajo. Asignación de las tareas planificadas a los recursos disponibles. Ejecución de las tareas planificadas. Gestión de las peticiones de cambio.

De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un seguimiento y control del proyecto que velará por el cumplimiento de la planificación y la calidad del trabajo realizado. De manera que se detecten las desviaciones antes de que se conviertan en un problema para el éxito del proyecto. 4. Seguimiento y control del trabajoEsta etapa, junto a la de planificación detallada, es una de las más importantes para el éxito del proyecto, y por desgracia también una de las más denostadas. En esta fase se realizan esencialmente 4 tipos de actividades:

Seguimiento de tareas e hitos planificados.

Gestión de entregables (incluido control de la calidad). Gestión de incidencias. Generación de informes de seguimiento.

5. Cierre del proyectoEl objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele ejecutarse a través de un checklist o lista de control. Las tareas clásicas a realizar dentro de esta fase son:

Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el proyecto (stakeholders).

Realización del backup del proyecto. Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales. Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.

Y después ¿qué?Una vez que la empresa ha definido el procedimiento más adecuado para la administración de sus proyectos (siempre evolucionando hacia la mejora continua), es cuando debe preocuparse por encontrar la herramienta que mejor se ajuste a su forma de trabajar. En software libre existen decenas de aplicaciones para administrar proyectos colaborativos: teambox, redmine, dotproject, todoyou, opengoo, webcollab, collabtive, fengoffice.

HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS TECNOL TECNOLÓGICOSDiagrama de barras de un Proyecto (Grafico De Gantt): Permite identificar la actividad en que se estará utilizando cada uno de los recursos y la duración de esa utilización. Constituye una información clave para la planificación tecnológica pues permite subrayar el logro de los hitos. Red de actividades o Método del camino crítico: Es un proceso administrativo de planeación, programación, ejecución y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al costo óptimo.Permite identificar aquellas actividades con las que puede acortarse el tiempo para la comercialización de los resultados del Proyecto. Diagrama de Flujo: Permite describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción. Esta representación ayuda a poner el énfasis en las etapas intermedias para alcanzar los puntos claves o hitos.

Definir el Alcance y los Objetivos del Proyecto Es primordial entender los objetivos del proyecto, ya que determinar los objetivos reales ayudará a planificar el proyecto. El alcance o área de competencia define los límites del proyecto: Decidir qué es lo que está dentro o fuera de los límites del proyecto determinará la cantidad de trabajo

que se necesitará realizar. Se debe entender quiénes son los interesados y que es lo que esperan que se les entregue.Definir las Tareas: Definir que tareas se esperan del proyecto y documentarlas con suficiente detalle para que cualquiera de los involucrados pueda llevarla a cabo correcta y eficientemente. Planificar el Proyecto: Planificar requiere que el gerente de proyecto decida qué gente, recursos y presupuestos se requieren para completar el mismo. El equipo del proyecto debe estar involucrado en la estimación de la duración de las actividades, establecer hitos que indiquen fechas críticas durante el desarrollo del proyecto y escribirlas en la planificación. Los accionistas principales deben revisar y dar su consentimiento al plan. Comunicación: La planificación del proyecto resulta inútil si no es comunicada efectivamente al equipo de proyecto. Cuando no se comparte la planificación del proyecto, el grupo de trabajo no sabe cuáles son las actividades que les corresponde.Seguimiento y Reporte de Avance del Proyecto: Una vez que el proyecto esté en ejecución debe ser monitoreado y se compara el progreso actual con el proyectado. Se debe registrar las variaciones entre lo real y lo proyectado, tanto en lo referente a costos, como a cronograma y al alcance. Administrando los cambios, el líder de proyecto puede tomar decisiones sobre si incorporar o no los cambios inmediatamente o en el futuro, o directamente rechazarlos.Gestión del Cambio: Los accionistas a menudo cambian de parecer en lo que respecta a las áreas de cada proyecto. A veces cambia el entorno de negocios en medio del desarrollo, y los supuestos que se hicieron al comenzar no siempre siguen siendo válidos. Administrando los cambios, el líder de proyecto puede tomar decisiones sobre si incorporar o no los cambios inmediatamente o en el futuro, o directamente rechazarlos.Gestión del Riesgo: Los riesgos son eventos que pueden afectar negativamente el proyecto. Los riesgos varían con cada proyecto pero se debe identificar lo antes posible los riesgos del proyecto en particular. Se debe planificar para evitar los riesgos o, si los riesgos no pueden ser evitados, para mitigar su impacto en el proyecto en caso de que efectivamente ocurra. Esto se conoce como gestión del riego (riskmanagement).