“Seguimiento de los Resultados de la Auditoría”

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Contenido

1. Propósito

2. Alcance

3. Referencias

4. Responsabilidades

5. Definiciones

6. Método de Trabajo

6.1 Descripción de Eventos y Actividades

7. Anexos

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1. Propósito

Establecer la metodología para el seguimiento de la solventación de las observaciones determinadas como resultado de la auditoría a programas federalizados, así como para la elaboración de informes de presunta responsabilidad de servidores públicos e integrar los expedientes correspondientes para la instauración de procedimientos de responsabilidades administrativas o penales.

2. Alcance

Este procedimiento debe ser observado por el personal de la Unidad de Operación Regional y Contraloría Social que realiza el seguimiento de solventación de las observaciones determinadas en las auditorías a programas federalizados.

3. Referencias

3.1. Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública, Artículo 33 Fracción I.

3.2. Acuerdo de Coordinación para el Fortalecimiento del Sistema Estatal de Control y Evaluación de la Gestión Pública y Colaboración en Materia de Transparencia y Combate a la Corrupción.

3.3. Normas Generales de Auditoría Pública.

3.4. Guía General de Auditoría Pública.

4. Responsabilidades

Del Titular de la Unidad de Operación Regional y Contraloría Social4.1. Aprobar este procedimiento para su implantación.

Del Director General Adjunto de Operación Regional4.2. Revisar este procedimiento para su implantación.

Del Director de Calidad y Diseño de Procesos Adscrito a la DGMAP.4.3. Revisar este procedimiento en cuanto a estructura y formato.

Del Visitador Regional Designado.4.4. Elaborar y actualizar este procedimiento cada año o antes si se requiere a partir de

su fecha de emisión.

4.5. Vigilar que se aplique este procedimiento.

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Del personal comisionado.4.6. Apegarse a lo establecido en este procedimiento

5. Definiciones

5.1. Cédula de TrabajoDocumento en el que se hace constar la aplicación de los procedimientos de auditoría y la conclusión del auditor. Se clasifica en: a) Sumaria, que resume la información contenida en las cédulas analíticas, y b) Analíticas en la que se registra el desarrollo de una técnica sobre un concepto u operación o una parte de ellos.

5.2. DGAORDirección General Adjunta de Operación Regional

5.3. EnteDependencia o entidad de la Administración Pública Estatal, de la Municipal, y del Distrito Federal y sus órganos político-administrativos, así como sus fideicomisos públicos no paraestatales, mandatos y contratos análogos, que ejecutan programas federalizados.

5.4. EvidenciaPruebas suficientes, competentes, relevantes y pertinentes para fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formulen los auditores. Se clasifican en física, documental, testimonial y analítica.

5.5. Jefe de GrupoAuditor designado para coordinar los trabajos relacionados con la auditoría, por lo general es el Visitador Regional pero puede ser designado un Subdirector de Fiscalización en Estados y Municipios.

5.6. HallazgoHecho o situación irregular detectada durante la auditoría que, en algunas ocasiones, se debe al posible incumplimiento, transgresión u omisión de la normatividad.

5.7. Índice (folio)Clave numérica, alfabética o alfanumérica que permite localizar el lugar exacto de los papeles de trabajo en el expediente de auditoria.

5.8. MarcaSímbolo que se incluye en la información registrada por el auditor para evidenciar las investigaciones realizadas y el procedimiento aplicado. El significado de cada símbolo utilizado deberá registrarse al calce de la cédula de trabajo o en una cédula de marcas.

5.9. Normatividad de la Administración Pública Federal

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Leyes, reglamentos, códigos, estatutos, Prepuesto de Egresos de la Federación, reglas de operación y, en general, todas aquellas disposiciones legales que rigen la operación y ejercicio de los programas federalizados.

5.10. OECÓrgano Estatal de Control, cuya denominación y rango varía por entidad federativa.

5.11. Papeles de trabajoConjunto de cédulas de trabajo y evidencias que integran el expediente de auditoria.

5.12. Personal comisionadoPersonal adscrito a la UORCS comisionado a una entidad federativa para realizar la auditoría, el personal que conforma este grupo de trabajo son Visitador Regional, Subdirector de Fiscalización en Estados y Municipios, y Jefe de Departamento de Fiscalización en Estados y Municipios. Cada servidor público es responsable de la actividad que realiza del procedimiento de auditoría.

5.13. Programa Federalizado.Programa o Ramo Presupuestal, establecido en el Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación (PEF), mediante el cual se le asigna, reasigna, subsidia o dona recursos federales, a los gobiernos estatales y municipales, al Distrito Federal y sus órganos político-administrativos para su ejercicio y aplicación. Estos se rigen por el propio Decreto de PEF, reglas de operación o lineamientos específicos.

5.14. Referencia de auditoria (cruce)Anotación basada en el índice de los papeles de trabajo que permite enlazar datos y localizar el análisis de esos datos en otros papeles de trabajo.

5.15. UORCSUnidad de Operación Regional y Contraloría Social.

5.16. UAJUnidad de Asuntos Jurídicos.

6. Método de Trabajo

6.1 Descripción de Eventos y Actividades

Acti-vida

dResponsable Descripción

Documentode Trabajo

1 Visitador Regional

Informe de Auditoría aprobado.

Concentrar los resultados de la auditoría.

Informe de Auditoría

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Acti-vida

dResponsable Descripción

Documentode Trabajo

Concentra la información de los resultados de la auditoría practicada con el fin dar seguimiento a la solventación de las observaciones determinadas.

Resultados de la auditoría concentrados.

2Subdirector o

Jefe de Departamento

Analizar la documentación solventatoria.

Analiza la documentación enviada por el OEC para la solventación de las observaciones determinadas en la auditoría, para dictaminar si se atienden o no las recomendaciones correctiva y preventiva emitidas.

Documentación solventatoria analizada.

Cédula de Seguimiento

3Subdirector o

Jefe de Departamento

Elaborar cédulas de seguimiento.

Elabora la cédula de seguimiento correspondiente, en la cual se asientan los comentarios producto del análisis de la documentación solventatoria, así como la situación en que quedan las recomendaciones correctiva y preventiva.

Cédula de Seguimiento elaborada.

Cédula de Seguimiento

4Visitador Regional

Supervisar la actualización de registros y reportes.

Supervisa las cédulas de seguimiento y que se actualicen los registros y la elaboración del Reporte de Observaciones Pendientes de Solventar para comunicárselo al Titular del OEC.

Registros y reportes actualizados supervisados.

Reporte de Observaciones Pendientes de

Solventar

5 Titular de la Unidad

Comunicar las observaciones solventadas y/o pendientes.

Comunica por oficio al Titular del OEC cuales fueron

Oficio

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Acti-vida

dResponsable Descripción

Documentode Trabajo

las observaciones solventadas y/o el Reporte de Observaciones Pendientes de Solventar.

Observaciones solventadas y/o pendientes comunicadas.

6

Director General

Adjunto de Operación Regional

Concluir el seguimiento de recomendaciones.

Coordina a través los visitadores regionales la continuidad de este procedimiento hasta la completa solventación de las observaciones determinadas en la auditoría, ya sea por la atención de las recomendaciones emitidas o bien por medio de la intervención de las instancias sancionadoras correspondientes.

Seguimiento de recomendaciones concluido.

Si hay expedientes con observaciones que pudieran implicar presunta responsabilidad, ir a 6.

Expedientes de auditoría con observaciones totalmente solventadas.

7

Director de Seguimiento de Responsabilida

des

Evaluar observaciones con presunta responsabilidad.

Analiza aquellas observaciones con presunta responsabilidad y evalúa si proceden, con el propósito de integrar el expediente de presunta responsabilidad.

Observaciones con presunta responsabilidad evaluadas.

Valorada para procedimiento administrativo ir a 7.

Valorada para presentación de denuncia penal, ir a 9.

Cédula de Observacione

s

8 Titular de la Unidad

Solicitar el inicio de procedimientos administrativos de responsabilidades.

Oficio

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Acti-vida

dResponsable Descripción

Documentode Trabajo

Solicita al Titular del OEC que, por ser competencia del ámbito estatal, inicie el procedimiento administrativo de responsabilidades correspondiente.

Inicio de procedimiento administrativo de responsabilidades solicitado.

9Visitador Regional

Actualizar registros y expediente.

Recibe, y archiva en el expediente de auditoría, la comunicación del inicio formal del procedimiento y/o la resolución que sobre el caso emita el OEC; asimismo, realiza la actualización de los registros correspondientes y del Reporte de Observaciones Pendientes de Solventar.

Registros y expediente actualizados.

Reporte de Observaciones Pendientes de

Solventar

10

Visitador Regional y Director de

Seguimiento de Responsabilida

des

Elaborar informe de Presunta Responsabilidad.

Elaboran el Informe de Presunta Responsabilidad, e integran el expediente correspondiente, con el propósito de que la UAJ presente denuncia penal.

Informe de Presunta Responsabilidad elaborado.

Informe y Expediente de

Presunta Responsabi-

lidad

11Titular de la

Unidad

Enviar expediente a la UAJ.

Envía el expediente con presunta responsabilidad penal a la UAJ, para los efectos procedentes.

Expediente enviado a la UAJ.

Oficio con anexos

12 Director General Adjunto

Atender las solicitudes de la UAJ.

Atiende las solicitudes que sobre el expediente realice la UAJ, y lo vuelve a remitir a dicha Unidad hasta su completa conformidad. Asimismo, realiza la actualización de los registros correspondientes y del Reporte de Observaciones Pendientes de Solventar,

Informe y Expediente de

Presunta Responsabi-

lidad

Reporte de Observaciones Pendientes de

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Acti-vida

dResponsable Descripción

Documentode Trabajo

hasta la presentación de la denuncia penal y del inicio de la averiguación previa.

Solicitudes de la UAJ atendidas.Solventar

7. Anexos

Anexo No. Nombre

1 Cédula de Seguimiento

2 Reporte de Observaciones Pendientes de Solventar

3 Oficio

4 Informe de Probable Responsabilidad