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AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

GERENCIA SECCIONAL IV

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA REGULAR

A LA CONTRALORÍA

MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA

Vigencia 2010

Bucaramanga, 13 de Abril 2011

AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

IVÁN DARÍO GÓMEZ LEE

Auditor General de la República

FREDY CÉSPEDES VILLA

Auditor Delegado para la

Vigilancia de la Gestión Fiscal

JAIRO ALFONSO PLATA QUINTERO

Gerente Seccional IV

HERNÁN RÍOS COVELLI

Coordinador del Grupo de Auditoría

LAURA MARCELA MENESES ACEVEDO

JAIME ANDRÉS GARCÍA CARVAJAL

HERNÁN RÍOS COVELLI

Grupo de Auditores

TABLA DE CONTENIDO

Pagina INTRODUCCIÓN 1 DICTAMEN DE LA AUDITORÍA 6 2 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 11 2.1 Sistema de Control Interno 11 2.2 Gestión Financiera 14 2.3 Gestión Contratación Administrativa 24 2.4 Trámite Controversias Judiciales 33 2.5 Gestión Desarrollo Tecnológico 35 2.6 Gestión en Control Fiscal 37 2.6.1 Gestión Macrofiscal 41 2.7 Gestión en Participación Ciudadana 44 2.8 Gestión en Procesos Fiscales 47 2.8.1 Indagaciones Preliminares 47 2.8.2 Procesos de Responsabilidad Fiscal 48 2.8.3 Procesos de Jurisdicción Coactiva 65 2.8.4 Procesos Administrativos Sancionatorios 70 3 SEGUIMIENTO QUEJAS CIUDADANAS 72 4 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 75 5 RESPUESTA A LA CONTRADICCION 92

6 RELACION DE HALLAZGOS 101

Auditoria General de la República Gerencia Seccional IV

INTRODUCCIÓN La Auditoría General de la República en cumplimiento del artículo 274 de la Constitución Política y del Decreto Ley 272 de 2000 y en desarrollo del Plan General de Auditorías, practicó auditoría integral a la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, con el fin de evaluar los resultados de la gestión administrativa y misional durante la vigencia 2010 y el cumplimiento de las normas y demás disposiciones legales vigentes aplicables en los diferentes procesos de la administración. El trabajo de campo se realizó del 1 al 4 de febrero de 2011. Para el ejercicio de auditoría se utilizaron las técnicas y normas de auditoría de general aceptación y acogidas por la Auditoría General de la República. El desarrollo de la prueba de campo antes mencionada, se realizó utilizando como guía el modelo de evaluación que se encuentra conformado por ocho criterios que se exponen a continuación.

1. CALIDAD DE LOS ANÁLISIS ECONÓMICOS, FISCALES Y DE AMBIENTE, - EFA-. 2. BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL. 3. EVALUACION DE COSTOS, CALIDAD Y RESULTADOS DE LA CONTRATACION. 4. CAPACIDAD Y FORTALECIMIENTO DE LA GERENCIA PUBLICA. 5. RESPETO, PROMOCIÓN Y ATENCIÓN OPORTUNA DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA 6. PLAN GENERAL DE AUDITORÍAS 7. EFECTIVIDAD EN PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA. 8. INNOVACION EN LA GESTIÓN DE LAS CONTRALORÍAS Los procesos objeto de la auditoría se seleccionaron con base en la valoración de riesgos a partir del conocimiento que se tiene de la entidad auditada y de los resultados de evaluaciones anteriores. Con la elaboración del mapa de riesgos se determinaron los procesos que adelanta la contraloría para desarrollar sus actividades administrativas y misionales, y mediante la posterior ponderación de la ocurrencia de los riesgos se determinó el alcance de la ejecución del trabajo, se definieron los objetivos, programas y actividades a realizar para evaluar cada uno de ellos. Los procesos administrativos elegidos son el contable, tesorería, presupuesto, talento humano, contratación administrativa y controversias judiciales. Los procesos misionales son proceso auditor y el trámite de actuaciones procesales.


La auditoria se ejecutó sobre una muestra selectiva a la que se aplicaron las actividades programadas en el memorando de planeación, en cada uno de los procesos. El presente informe de auditoría contiene los resultados de las evaluaciones efectuadas a los diferentes procesos administrativos y misionales que realiza la Contraloría teniendo en cuenta los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad que rigen la administración pública.


Informe Definitivo de Auditoria Regular a la Contraloría Municipal de Barrancabermeja – Vigencia 2010

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DICTAMEN DE AUDITORIA

La Auditoria General de la República con fundamento en las facultades otorgadas por él artículo 274 de la Constitución Política y el Decreto Ley 272 de 2000, practicó la auditoria integral a la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, en la cual se evaluó la operatividad del sistema de control interno, los resultados de la gestión misional y administrativa, y el cumplimiento de la normatividad vigente aplicable en los diferentes procesos desarrollados en el año 2009, así como el seguimiento a las observaciones registradas en el informe de auditoría a la vigencia 2008. La auditoria se llevó a cabo sobre una muestra representativa de la información que soporta la gestión de la entidad y pruebas selectivas de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría de general aceptación, por tanto se requirió acorde con ellas la planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen y el resultado de las pruebas proporcionaran una base razonable para fundamentar la opinión y los conceptos expresados en el informe. De igual manera, la auditoria se realizó practicando un examen integral a la gestión y a los resultados de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja en la vigencia 2009, aplicando los sistemas de control de legalidad, de gestión y resultados e incluyó la verificación de las acciones correctivas adoptadas por la Contraloría para el mejoramiento de las observaciones expresadas por la Auditoria General de la República en los informes de auditoría de vigencias anteriores. Seguimiento Planes de Mejoramiento – Se realizó el seguimiento a los dos `planes de mejoramiento en ejecución, suscritos por el órgano de control, resultado de las auditorías de intervención vigencia 2009, y la auditoría integral realizada en el 2010 a la vigencia 2009, en el mes de noviembre de 2010, presentando un cumplimiento en la aplicación de las acciones correctivas del 99%. Las acciones de mejora en trámite 10 y una no cumplida, se deben incorporar al nuevo plan de mejoramiento a suscribir por el órgano de control, como resultado de la auditoría realizada a la vigencia 2010. Sistema de Control Interno El Sistema fue operativo en el cumplimiento de los planes y programas trazados, para el logro de los objetivos propuestos.



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Se observó la implementación de las normas NTCGP 1000:2009, y MECI-SGC a través de la verificación de los elementos y productos del Sistema integrado, cumpliendo la entidad con lo establecido en la Ley 872 de 2004 y Decreto No. 15991 de 2005, evidenciándose la existencia de los subsistemas, componentes y elementos integrantes del modelo adoptados mediante actos administrativos expedidos por la Contraloría Municipal. De igual manera, se resalta el concepto emitido por el ICONTEC, de MANTENER el Certificado Sistema de Gestión de Calidad. Dictamen sobre los Estados Financieros La Auditoría General de la República ha practicado el control financiero al Balance General de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja a diciembre 31 de 2010 y los Estados de Actividad Financiera, Económica y Social y de Cambios en el Patrimonio, relativos al año terminado en esa fecha, comparados con cifras del año anterior, acompañados de las notas explicativas, cuya preparación es responsabilidad de los administradores de la Entidad, la nuestra, es la de expresar la opinión sobre los estados en su conjunto y verificar si, entre ellos, existe la debida concordancia.

El examen fue practicado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, mediante pruebas selectivas, que proporcionaron una base razonable para fundamentar la valoración.

Del análisis y de acuerdo a la muestra seleccionada, en nuestra opinión, los Estados Contables, presentan RAZONABLEMENTE en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja en el periodo comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2010, de conformidad con los Principios y Normas de Contabilidad Pública prescritos por la Contaduría General de la Nación y aplicados uniformemente en el período. Proceso Contable:

La labor adelantada por la administración de la entidad, permite conceptuar que se ejecutaron los hechos y operaciones con acatamiento de las disposiciones contables reguladas por la Contaduría General de la Nación, las cuales son obligatorias para las entidades del Estado y dotadas de fuerza vinculante y que deben ser acogidas por las entidades públicas; exceptuando la no incorporación de los bienes en comodato al balance de la Entidad.

1 Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.



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Proceso presupuestal:

La Contraloría Municipal de Barrancabermeja para la vigencia 2010, presentó recaudos presupuestales iniciales por valor de $1.825.759 miles y adiciones por valor de $343.835 miles para un total de aforo definitivo de $2.196.594 miles; de los cuales comprometió el 84.24% y no constituyó reservas presupuestales al cierre de la vigencia 2010. Para la vigencia 2009, las reservas presupuestales constituidas por la Contraloría ascendieron a $6.878 miles, que fueron pagadas en el transcurso de la vigencia 2010 Contratación Administrativa El presupuesto definitivo de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, para la vigencia 2010, atendiendo la información dada por el ente de control, fue de $2.196.594 miles, equivalente a 4.986 salarios mínimo legales. De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1150 del 16 de julio de 2007, la Contraloría estaba facultada para realizar contratación directa hasta el monto de $144.996 miles. Por lo tanto, los contratos iguales o inferiores al 10% de la menor cuantía, corresponden a la suma de $14.419 miles (mínima cuantía). La Contraloría Municipal de Barrancabermeja, reporta un total de ochenta y un (81) contratos celebrados en la vigencia 2010, en cuantía de $561.191miles. De dichos contratos, uno (1) fue celebrado mediante selección abreviada por menor cuantía por un valor de $20.250miles, para el servicio de vigilancia privada; 22 por selección abreviada de mínima cuantía por $125.082miles y 58 por contratación directa por $415.858miles. Se comprobó en los contratos de prestación de servicios, el cumplimiento de los requisitos por parte de los contratistas, previos a la celebración del contrato. En lo correspondiente a esta etapa precontractual en el contrato No. 009 de 2010, para la “adquisición de 13 sillas universitarias, 21 sillas de oficina y 1 silla presidencial”, por valor de $10.880 miles, se determinó por parte del ente de control que el procedimiento a seguirse era el estipulado en el artículo 1 del Decreto 3576 de 2009, “procedimiento de selección abreviada por subasta inversa dispuesto para la celebración de contratos cuyo objeto sea la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía”. No se encuentra en la página web la publicación de dicho procedimiento, al parecer por problemas técnicos, de acuerdo con certificación del 15 de marzo de 2011. La evidente “no temporalidad” por parte de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja para el apoyo de las auditorias misionales (ya que en últimas los



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objetos contractuales no son otros que el apoyo del ejercicio auditor, función netamente misional), pues aunque intentó el cumplimiento de las exigencias legales y reglamentarias básicas, para eludir el status de contrataciones permanentes, se presentó una tendencia a incrementarse dichos actos contractuales. Inclusive en lo correspondiente a las contrataciones de apoyo para la entidad en general, para la vigencia 2010 fue de 51 contratos que superan el número total del personal de planta, el cual es de 18 funcionarios. La planta de contratista supera en un 283% la planta aprobada para la entidad. Controversias Judiciales Durante la vigencia 2010, la Contraloría Municipal de Barrancabermeja reporta el adelantamiento de ocho (8) controversias judiciales, una de ellas por tutela y siete (7) por nulidad y restablecimiento del derecho. Así mismo, existe una acción de repetición. La única sentencia no favorable para la entidad fue la sentencia proferida en segunda instancia por la acción de repetición impetrada contra Armando Ardila Vásquez, la cual fue a favor del demandado. Gestión en Control Fiscal En cumplimiento del PGA para la vigencia 2009 fue del 92% sobre las auditorías programadas, y 83% sobre informes definitivos comunicados en la vigencia 2010. La cobertura del proceso auditor sobre los presupuestos vigilados alcanzó el 64%, de igual manera, los hallazgos establecidos en las auditorías realizadas fueron trasladados oportunamente a las instancias y autoridades correspondientes según su naturaleza jurídica. De las 23 auditorías realizadas las entidades auditadas suscribieron 6 planes de mejoramiento en la misma anualidad y 17 durante lo transcurrido del año 2011. De las cuentas radicadas en la vigencia 2010 se pronuncio la entidad sobre el total de 24 cuentas de las cuales 2 fueron fenecidas y 22 no fenecidas. Participación Ciudadana Se observó oportunidad en el trámite de los requerimientos ciudadanos; así mismo, se promovieron y divulgaron los mecanismos de participación ciudadana a través de eventos de capacitación dirigidos a Veedores Ciudadanos para facilitar su intervención en la vigilancia y el control social sobre los recursos públicos. Se crearon los programas de Contralores Sociales y su Hogar es parte del Control, para promover la Participación de los Ciudadanos en el Control Fiscal, y la



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Institucionalización de la figura de los Contralores Escolares, para fortalecer el Control Social en el Sector Educativo Municipal. Gestión en Procesos

La gestión de la Contraloría es Buena en lo correspondiente a las indagaciones preliminares. Respecto de los procesos de responsabilidad fiscal aún cuando se observa diligencia y disposición para adelantar y tomar decisión de los procesos de vigencias anteriores, no se debe dejar a un lado lo observado en el proceso de responsabilidad fiscal No. 015-2005 con riesgo de prescribir dada las acciones de nulidad y revocatoria, así como el porcentaje de 2.11% del valor recaudado y del 1.1% de las medidas cautelares decretadas, la gestión es calificada como Regular.

Proceso Jurisdicción Coactiva.

Si bien es cierto la Contraloría realiza una adecuada gestión en la investigación de bienes del ejecutado y ha adoptado medidas para hacer efectivas las medidas cautelares decretadas. El ente de control tiene respaldado el 46% de medidas las 46% del valor total de los procesos en ejecución, también lo es que no hay avance en la gestión de cobro, recaudando en la vigencia un valor de $32.416miles, es decir un 5% del valor total de las obligación en ejecución.

La gestión es Regular por cuanto no hay avance en la gestión de cobro,.

Proceso Administrativo Sancionatorio.

La gestión es Buena, teniendo en cuenta que cumple con los términos señalados en la Resolución No. 17 del 2004. Se hace imperioso que proceda de manera inmediata a la decisión de la totalidad de los procesos sancionatorios adelantados en la medida que ya ha culminado la etapa probatoria respectiva. Pronunciamiento de Revisión a la Rendición de Cuenta Con base en los resultados de la revisión y de acuerdo con las conclusiones emitidas en el dictamen de auditoría en cada uno de los procesos auditados, la Auditoría General de la República FENECE la cuenta rendida por la Contraloría Municipal de Barrancabermeja por la vigencia 2010. Bucaramanga, 28 de marzo de 2011

JAIRO ALFONSO PLATA QUINTERO Gerente Seccional IV



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2 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 2.1 GESTIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO En la Contraloría Municipal de Barrancabermeja las funciones de Coordinación del Sistema de control interno, están asignadas mediante Resolución No 079 de 2008, a la Dra. Diana Matilde Jaramillo Jiménez. Se elaboró el Plan de Acción de Control Interno para la vigencia 2010, en el que se programaron las actividades del área, consistentes en la elaboración de los informes internos y externos, por una parte, y en la programación de 2 auditorias, una de control a la contratación y la segunda a los procesos auditores, responsabilidad fiscal y financiero. El plan de acción de Control Interno se ejecutó totalmente, tanto en las auditorias programadas, como la elaboración de los informes que fueron comunicados y divulgados en el Comité de Control Interno. En el informe de labores de gestión de control interno, se observa la ejecución de 13 actividades, con sus objetivos y periocidad con se llevaron a cabo. Manual de procedimientos aprobados en Acta de Comité No 008 de 2009

Como resultado de las observaciones concluidas en los informes de las auditorías internas, se formularon las acciones de mejoramiento por funcionario responsable, a las cuales la Oficina de Control Interno les hace el seguimiento permanente, todo ello a través de planes de visita. Se encontró que el hallazgo No 1 de la auditoria realizada en junio de 2010 sobre Gestión Administrativa, que hace parte del plan de mejoramiento interno suscrito en julio 30 de 2010, después de tres seguimientos, la acción de mejora no se ha cumplido y se encuentra abierta. No se dispone de un procedimiento para estos casos de incumplimiento reiterado de la acción de mejora, que cierre la acción abierta no ejecutada.- Se llevaron a cabo 12 reuniones del Comité General de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, en 9 de ellas se abordaron aspectos inherentes al desempeño del Sistema de Control Interno, seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos con la AGR, y a las auditorias internas, planes de promoción de la cultura del auto control, informes externos e internos, políticas de administración del riesgo y la presentación del plan de trabajo y auditorias para la vigencia 2011.



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Durante la visita de auditoría se comprobó la elaboración de los siguientes informes: 1. Informe Ejecutivo Anual de Control Interno.

2. Informe Anual de Control Interno Contable.

3. Informes de austeridad del gasto, presentados al Contralor Municipal. 4. Informe de revisión del sistema de gestión de la calidad de la entidad para el

aseguramiento de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continuas.

5. Informe de verificación al cumplimiento de normas sobre usos de software en marzo de 2011 sobre la vigencia 2010.

Tabla No. 2.1.1

Capacitaciones MECI-SGC Vigencia 2010

RELACIÓN CAPACITACIÓN MECI

Fecha Realización No. Funcionarios.

Dependencia Tema

Enero 29 de 2010 9 Líderes de Proceso Subsistema de Control Estratégico Política de Administración de Riesgos

Febrero 12 de 2010 8 Líderes de Procesos

Subsistema de Control de Gestión. Procedimientos, controles, Indicadores

Marzo 3 de 2010 9 Lideres de Proceso Subsistema de Control de Gestión Capacitación Indicadores

Marzo 1 de 2010 18 Todos los Funcionarios

Subsistema de Control de Evaluación Mecanismos de Control que Fortalecen la practica del Autocontrol y la Autogestión.

Abril 16 de 2010 8 Lideres de Proceso

Subsistema de Control de Evaluación Plan de Mejoramiento por Proceso

Abril 28 de 2010 17 Todos los Funcionarios Subsistema de Control Estratégico Retroalimentación de Capacitaciones.



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Mayo 28 de 2010 18 Todos los Funcionarios Subsistema de Control Estratégico Comunicación Aspectos Institucionales

Julio 7 de 2010 7 Funcionarios Proceso Auditor

Subsistema de Control de Gestión Comunicación Modificaciones PGA

Julio 12 de 2010 7 Funcionarios Proceso Auditor

Subsistema de Control de Gestión Directrices Administrativas Proceso Auditor- Socialización y Ajuste a procedimientos y registros

Julio 22 de 2010 10 Funcionarios Proceso Auditor y Otros

Subsistema de Control de Gestión y Evaluación Cierre de Acciones Correctivas Plan de Mejoramiento.

Julio 27 de 2010 17 Todos Los Funcionarios Subsistema de Control de Gestión Capacitación Tema Archivística

Agosto 3 de 2010 10 Personal Fiscalización

Subsistema de Control de Gestión Capacitación-Elaboración de Informes de deuda y Finanzas de las entidades Territoriales

Agosto 10 de 2010 18 Todos los Funcionarios

Subsistema de Control Estratégico Lanzamiento Plan de Formación SHU-HA-RI. Primera Conferencia Gerencia Alternativa.

Septiembre 16 de 2010 18 Todos los Funcionarios Subsistema de Control de Gestión Capacitación en Contratación

Septiembre 29 de 2010 18 Funcionarios Proceso auditor

Subsistema Control de Evaluación Mejora Continua cambios en la Guía del proceso Auditor.

Octubre 5 de 2010 18 Todos los Funcionarios Subsistema de Control de Gestión Capacitación Tipificación de Hallazgos

Octubre 12 de 2010 18 Todos los Funcionarios Subsistema de Control de Gestión Socialización proyecto participación ciudadana.



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Octubre 21 de 2010 18 Funcionarios proceso de Responsabilidad Fiscal

Subsistema Control de Evaluación Mejora Continua cambios en listado de registros del proceso Responsabilidad Fiscal.

Diciembre 13 de 2010 8 Líderes de proceso

Subsistema de Control estratégico Procedimiento requisitos legales y normativos

Diciembre 15 de 2010 18 Funcionarios Contraloría

Subsistema de Control estratégico Actividad Académico Lúdico Recreativo de fin de año; Plan de Bienestar y Estímulos de la Contraloría Municipal

Coordinación del Sistema de Control Interno CMB

El ICONTEC realizó auditoría de seguimiento en la vigencia 2010, en la que resaltó aspectos relevantes y fortalezas de la organización de la contraloría municipal, a su vez, identificó aspectos por mejorar, y realizó seguimiento a las no conformidades de la auditoría de calidad realizada en febrero de 2009. El concepto del equipo auditor del ICONTEC, fue la recomendación de MANTENER el certificado de Gestión de Calidad y ACTUALIZACIÓN bajo la norma NTCGP1000:2009 Esta ratificación se logró con una no conformidad menor. Formato F-24 Matriz de 8 Criterios 1. Direccionamiento Estratégico: La contraloría elaboró el plan estratégico de la entidad, para el período 2008 – 2011.

2. No de objetivos estratégicos cumplidos 3

3. La contraloría cuenta con los siguientes Manuales: Manual de Funciones 4. Porcentaje de implementación de Faces de MECI, el porcentaje de implementación del MECI es adecuado y se encuentra implementado en un 100%

Los demás ítems se encuentran desarrollados en los resultados de este proceso 2.2 GESTIÓN FINANCIERA PROCESO CONTABLE



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La Auditoria General de la República efectuó un análisis de los Estados Financieros, presentados por la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, de conformidad con las normas de auditoría y los principios de contabilidad generalmente aceptados, tomando como muestra las cuentas más representativas y significativas. El resultado del examen arrojó los siguientes resultados:

Estructura Financiera Vigencia 2010-2009.

Tabla No. 2.2,1 Estructura Financiera (Cifras en miles de pesos)

CÓDIGO

CONTABLE NOMBRE DE LA CUENTA

VIGENCIA 2010

VIGENCIA 2009

DIFERENCIA VARIACIÓN

1 ACTIVO 601.609 310.676 290.933 48%

11 Efectivo 2.367 24.887 -22.520 -951%

14 Deudores 376.643 63.072 313.571 83%

16 Propiedades, Planta y Equipo

179.791 179.744 47 0%

19 Otros Activos 42.808 42.973 -165 0%

2 PASIVOS 88.016 79.140 8.876 10%

24 Cuentas por Pagar

11.527 0 11.527 100%

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Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral

76.489 79.140 -2.651 -3%

3 PATRIMONIO 513.593 231.536 282.057 55%

31 Hacienda Publica

513.593 231.536 282.057 55%

Fuente: Rendición de cuentas y Catalogo de cuentas vigencias 2010 y 2009.

Para la vigencia 2010, la Contraloría Municipal de Barrancabermeja presentó un activo de $601.609 miles, comparado con la vigencia inmediatamente anterior se incremento en un 48%, un pasivo por valor de $88.016 miles, que se incremento en un 10% y un patrimonio por valor de $513.593 miles, así mismo se incremento en un 55%.

Activo: La cuenta mas representativa del activo corresponde a Deudores con el 63% seguido de Propiedad Planta y Equipo con un 30% y otros activos con el 7%, cuentas que fueron verificadas y analizadas en el desarrollo de la auditoria. Pasivo: La cuenta más representativa del pasivo, son las Obligaciones laborales con un saldo de $88.016 miles que corresponden al 87% del total y seguido de las



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cuentas por pagar con un saldo de $11.527 miles, que corresponde al 13% del la cuenta; situación que fue verificada en el desarrollo del ejercicio auditor, en donde se estableció que las cuentas por pagar con saldo a 31 de diciembre de 2010, fueron mal registradas, lo cual se detallará en el cuerpo del informe. Patrimonio: El patrimonio a 31 de diciembre de 2010 presentó un saldo por $513.593 miles y para la vigencia 2009 presentó un saldo de $231.536 miles, presentando una variación del 55%. Ingresos, Gastos: La Contraloría Municipal de Barrancabermeja para la vigencia 2010, obtuvo recaudos por valor de $2.196.592 miles, de los cuales el 100% corresponde a Cuotas de Fiscalización del Municipio y para la vigencia 2009 presentó recaudos por valor de $1.764.534 miles, presentando una variación del 24%. Los gastos de la Contraloría reflejados en el catalogo de cuentas se relacionan a continuación en donde se reflejan las variación de un año a otro.

Tabla No.2.2,2 Relación de gastos vigencia 2010 - 2009 (Cifras en miles de pesos)

CODIGO DETALLE 2010 2009 DIFERENCIA %

VARIACION 5 GASTOS 2.196.592 1.764.534 432.058 24

51 DE ADMINISTRACION

1.820.230 1.714.324 105.906 6

5101 Sueldos y Salarios 1.050.810 1.000.233 50.577 5

5102 Contribuciones Imputadas

1.625 1.168 457 39

5103 Contribuciones Efectivas

192.931 199.552 -6.621 -3

5104 Aportes Sobre la Nomina

41.843 44.687 -2.844 -6

5111 Generales 531.844 467.928 63.916 14

5120 Impuestos, Contribuciones y Tasas

1.177 756 421 56

58 OTROS GASTOS 23.051 20.544 2.507 12 5810 Extraordinarios 1 1 0 0

5815 Ajuste de Ejercicios Anteriores

23.050 20.543 2.507 12

59 CIERRE DE INGRESOS

353.311 29.666 323.645 1.091

Fuente: Rendición de cuentas y Catalogo de Cuentas.

Los gastos realizados por la Contraloría en la vigencia 2010, fueron de $2.196.592 miles que al compararlos con la vigencia anterior presentan un incremento del 24%

Activo



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Bancos: La Contraloría Municipal manejo sus dineros para la vigencia 2010 en dos cuentas bancarias con un saldo a 31 de diciembre de 2010 por $2.367 miles, en la cuenta No.500-02051-6 correspondiente a las trasferencias que recibe el ente de control de la administración central y la cuenta No.500-02032-6 presenta los movimientos correspondientes a incapacidades y a fondos de cesantías y a 31 de diciembre no presento saldo.

Después de verificar los saldos de las cuentas de bancos con sus respectivos soportes como son extractos bancarios y conciliaciones y confrontados con los libros oficiales de bancos, se precisa que se están registrando adecuadamente de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública.

Caja Menor: La Contraloría Municipal de Barrancabermeja adoptó el reglamento para la constitución de la caja menor basada en la resolución 001 del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico, mediante Resolución No.012 de enero 19 de 2010 de la Contraloría Municipal por valor de $1.544 miles.

Mediante Resolución No.013 de enero de 2010 se designa una persona para el manejo de la caja menor de la Contraloría, correspondiente al periodo del 19 de enero de 2010 al 28 de diciembre de 2010, a la Secretaria Ejecutiva del Organismo de Control Sandra Milena Ávila amparada con su respectiva póliza.

Se realizaron 4 reembolsos durante la vigencia 2010 como se detallan a continuación:

Tabla No. 2.2.3 Relación de reembolsos vigencia 2010

No. VALOR FECHA LIBRO RESOLUCION 1 1.054.150 25 de febrero de 2010 No.063 Abril 8 de 2010 2 1.094.300 17 de junio de 2010 No.105 de Junio 21

3 883.650

3 de Septiembre de 2010

No.152 de Septiembre 2

4 1.364.150 16 de junio de 2010 No.211 de Noviembre 22 TOTAL 4.396.250

Fuente: Documentación solicitada en trabajo de campo.

De acuerdo al detalle anterior la Contraloría presentó reembolsos por valor de $4.396 miles, mas el valor de la constitución de $1.545 miles, corresponde a un total de ingresos de $5.941 miles, de los cuales se ejecutaron $5.622 miles, con un saldo en caja de $319 miles, valor que fue reintegrado a la Tesorería Municipal.

La Entidad presento falencias en este proceso las cuales se detallan a continuación:

� Los recibos de caja menor se encuentran sin las respectivas firmas de aprobación y firma de recibido



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� Las resoluciones de reembolso de caja menor correspondiente a la vigencia 2010, se realizaron por posterioridad al hecho cumplido como se especifica en el cuadro anterior; situación que genera riesgo en el cumplimiento del principio de oportunidad, consistencia y causación.

La Contraloría Municipal legalizó la caja menor mediante Resolución No.260 de diciembre 28 de 2010.

Deudores: A 31 de diciembre de 2010, la Contraloría presenta un saldo en la cuenta Trasferencias por cobrar por valor de $343.835 miles, propio a la transferencia de la Administración central correspondiente al Acuerdo Municipal N.014 del 29 de diciembre de 2010; situación que fue verificada y analizada en donde la Contraloría presenta la cuenta de cobro el día 30 de diciembre de 2010 por dicho valor y se genera la disponibilidad presupuestal por parte del Municipio el día 31 de diciembre de 2010.

Este valor fue recibido por la Contraloría Municipal el día 26 de enero de 2011 y consignado a la cuenta corriente de la Entidad de acuerdo al extracto bancario.

El día 17 de febrero de 2011 la Contraloría devuelve este dinero al Municipio de acuerdo a la transferencia No.2181719 por valor de $343.835 miles, de acuerdo a lo verificado y confrontado en el desarrollo de la auditoria. Depósitos Entregados en Garantía: A 31 de diciembre de 2010, la Entidad presentó un saldo en esta cuenta por valor de $32.416 miles, que a marzo del 2011 fueron trasferidos a Col fondos.

Propiedad, Planta y Equipo: A 31 de diciembre de 2010 la cuenta Propiedad Planta y Equipo presentó un saldo de $179.792 miles, conformado principalmente por Equipos de comunicación y computación y equipos de transporte y maquinaria y equipo.

Adquisiciones de Bienes: La Contraloría Municipal de Barrancabermeja en la vigencia 2010 realizó adquisiciones por valor de $49.942 miles, correspondiente a una CPU para computador, bienes muebles de oficina, equipos de comunicación y computación.

Estos elementos fueron incorporados en el balance de acuerdo a lo verificado en cada uno de los auxiliares de la cuenta propiedad planta y equipo.

Bajas de Bienes: La Contraloría mediante acta No 15 de diciembre de 2010 se realiza el estudio y concepto recomendando la autorización o rechazo de la baja



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de los bienes de la Contraloría Municipal por valor de $442 miles, equipo maquina de oficina, muebles y enseres de oficina por valor de $1.790 miles y equipos de ayuda audiovisuales por valor de $11.395 miles, firmado por la Secretaria General y la Contadora de la Entidad.

La Contraloría mediante Resolución Administrativa No.216 de diciembre 22 de 2008, reestructura el comité de Inventarios de Bienes Muebles firmado por el Contralor Encargado Jair Romero Rivera.

Bienes en el Almacén: La Entidad durante la vigencia 2010, no registró en la cuenta Cargos Diferidos los gastos incurridos para la adquisición de bienes correspondientes a papelería y útiles de oficina, que reposan en el almacén de la entidad con las respectivas entradas y salidas; así mismo no se generó el control de consumo por cada uno de los elementos en las respectivas planillas de control a la descripción de los elementos y a su vez se omitió el calculo de la respectiva amortización.

Bienes en Comodato: La Contraloría Municipal de Barrancabermeja recibió por parte de la Contraloría General de la Republica cuatro computadores portátiles mediante acta de entrega del 16 de julio de 2010, de acuerdo al convenio de cooperación y apoyo técnico No.7 del 17 de mayo de 2006, los cuales no se encuentran contabilizados en el balance de la entidad ni en el inventario de la misma, valor que no esta identificado.

Así mismo por parte de la Auditoria General de la Republica, recibieron tres equipos de computo por valor de $5.157 miles, que no se encuentran registrados de acuerdo al procedimiento de la Contaduría General de la Nación en la propiedad planta y equipo.

Inventario: La Contraloría Municipal presenta el inventario de bienes, muebles, enseres y equipos de oficina de propiedad de la Entidad con corte a 31 de diciembre de 2010, donde se encuentran clasificados por cada una de las cuentas contables de propiedad planta y equipo.

El inventario se encuentra desactualizado ya que no se incluye en este los bienes recibidos en comodato por la Entidad.

Parque Automotor: El parque automotor de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja se encuentra conformado por 3 vehículos, un Renault 19 por valor de $25.500 miles, un Chevrolet Optra por valor $62.800 miles y un Renault Simbol por valor de $41.587 miles.



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La cuenta Equipos de Transporte, Tracción y Elevación presenta un saldo de $ 129.937 miles, que corresponde al $72% del total de la cuenta.

De acuerdo a lo anterior la Entidad tiene registrado en la cuenta propiedad planta y equipo el vehículo Renault 19 por valor de $25.500 miles, cuyo bien se encuentra fuera de servicio o inservible; registro que esta incumpliendo lo estipulado en los procedimientos y doctrina contable del Régimen de Contabilidad Publica.

Pasivo

Cuentas por pagar: Las cuentas por pagar a diciembre 31 de 2010, presenta un saldo de $88.017 miles, correspondientes a Obligaciones Laborales por valor de $76.489 miles, y a suministros por valor de $11.527 miles, el cual este ultimo se encuentran mal registrado de acuerdo a lo verificado y confrontado con el auxiliar de la cuenta.

Patrimonio: El patrimonio a 31 de diciembre de 2010 presentó un saldo por $513.593 miles y para la vigencia 2009 presentó un saldo de $231.536 miles, con una variación del 55%.

Cuentas de Orden: La Contraloría Municipal en las cuentas de orden 812002 maneja los litigios y demandas que no habían sido registrados por la Entidad y a 31 de diciembre de 2010 ya se encuentran registrados a razón de una sugerencia de la AGR.

En la cuenta 831501 se encuentran registrados los elementos inservibles de la entidad que se encuentran en el proceso del martillo situación que se encuentra como una acción en el plan de mejoramiento.

Notas a los Estados Contable: La Contraloría Municipal de Barrancabermeja presentó las notas a los estados contables de la entidad de acuerdo al procedimiento establecido por la Contaduría General de la Nación, donde se establecen las notas de carácter específico y generales las cuales se encuentran ajustadas.

Estas notas se compararon con el balance de prueba de cierre y se procedió a verificarlos con cada uno de los auxiliares para establecer el correcto uso de los registros.



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Informe de Control Interno Contable: La Entidad presentó el informe de Control Interno Contable correspondiente a la vigencia 2010, de acuerdo a la Resolución 357 del 23 de julio de 2008 de la Contaduría General de la Nación.

La Contraloría Municipal de Barrancabermeja mediante el programa de auditorias de calidad realizó un plan de auditoria gubernamental con enfoque integral a las áreas de Planeación estratégica, Participación Ciudadana, Proceso auditor, Responsabilidad Fiscal y Gestión Administrativa.

El en área administrativa se verificó el manual específico de funciones, requisitos de competencias laborales, procedimiento gestión de talento humano, plan institucional de formación y capacitación y plan de bienestar.

Los documentos qué fueron auditados por la Contraloría fueron los procedimientos de tesorería, contabilidad y presupuesto, generando un plan de acción el cual fue cumplido por los responsables del área financiera.

Aplicativo de la Entidad: La Contraloría Municipal presenta un manual de procedimientos donde se destaca el proceso de Gestión Financiera desagregando a cada uno de los procedimientos como son procedimiento contable basado en la normatividad expresa por la Contaduría General de la Nación. Maneja un programa llamado Delfín compuesto de documentos y registros que interactúan en las áreas de Contabilidad, tesorería, nómina e inventarios. Este programa genera registros como cuentas de cobro, comprobantes de egreso, notas debito, notas crédito, conciliaciones bancarias y libros de contabilidad. PROCESO PRESUPUESTAL Mediante Resolución No.177 de diciembre 9 de 2009, se detalla el presupuesto de gastos de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, para la vigencia comprendida entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2010, por valor de $1.852.759 miles, aprobado mediante Acuerdo Municipal No.029 de 2009; presentó una adición por valor de $343.835 miles, mediante Resolución No.263 del 29 de diciembre de 2010 de la Contraloría municipal de conformidad al Acuerdo Municipal No.014 de 2010. La apropiación definitiva de gastos fue de $2.196.594 miles, con un total de compromisos de $1.850.417 miles, las obligaciones y los pagos presentan el mismo valor, de acuerdo a lo verificado en el desarrollo de la auditoria, se precisa que al cierre de la vigencia 2010, no se generaron reservas presupuestales ni cuentas por pagar y el saldo por comprometer corresponde a $346.177 miles.



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El presupuesto de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja fue ejecutado en un 84.24%.

La Contraloría mediante Resolución No.016 de enero 14 de 2011, autoriza la devolución al Municipio de Barrancabermeja de saldos por ejecutar en la ejecución del presupuesto en la vigencia 2010 por valor de $346.177 miles.

De acuerdo a lo verificado en el desarrollo de la auditoria el Municipio transfirió lo correspondiente a la adición presupuestal por valor de $343.835 miles, a la Contraloría Municipal el día 26 de enero de 2011 mediante transferencia entre cuentas, confrontado con el extracto bancario con corte a 31 de enero de 2011 y el día 17 de febrero de 2011 la Contraloría transfiere a la cuenta corriente No.110-500-02024-3 a nombre de la Tesorería del Municipio de Barrancabermeja la suma de $343.835 miles.

El Consejo Municipal de Barrancabermeja mediante Acuerdo No.005 de 2009 modifica los artículos 8 y 19 del Acuerdo No.101 de 1997 por el cual se expide el Estatuto Orgánico de Presupuesto del municipio de Barrancabermeja expedido en Barrancabermeja a los 30 días del mes de julio de 2009.

Modificaciones Presupuestales: La Contraloría Municipal durante la vigencia 2010 presento 8 modificaciones presupuestales acreditados y contracreditados de acuerdo a las necesidades internas, incluyendo una adición por valor de $343.835 miles, en el rubro compra de equipos, valor que no fue ejecutado en la vigencia 2010.

Las modificaciones realizadas fueron analizadas y confrontadas con la ejecución presupuestal de la Entidad las cuales se relacionan a continuación:

� Resolución No.010 de enero 5 de 2010, se efectúa traslados por valor de $42.747 miles, de los rubros de servicios de personal a gastos generales.

� Resolución No.070 de abril 16 de 2010, se efectúa traslado por valor de $18.192 miles, pesos de los rubros de gastos generales.

� Resolución No.127 de agosto 2 de 2010, se efectúa traslado por valor de $88.958 miles, de servicios de personal a gastos generales.

� Resolución No.164 de septiembre 30 de 2010, se efectúa traslado presupuestal por valor de $29.974 miles, de los rubros servicios de personal a gastos generales.

� Resolución Administrativa No.195 de noviembre 5 de 2010, efectúa traslado por valor de $49.924 miles, de los rubros de servicios personales a gastos generales.



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� Resolución No.225 de diciembre 1 de 2010, se efectúa traslado presupuestal por valor de $12.762 miles, de los rubros servicios personales a gastos generales.

� Resolución No.238 del 20 de diciembre de 2010, se efectúa traslado presupuestal por valor de $4.278 miles, de servicios personales a gastos generales.

� Resolución No.263 de diciembre de 2009, se adiciona el presupuesto de la Entidad mediante Acuerdo No.014 del 29 de diciembre de 2010 del Concejo Municipal modifica el presupuesto de gastos en la suma de $343.835 miles.

Las anteriores modificaciones fueron verificadas en trabajo de campo las cuales se encuentran ajustadas a la realidad y a la ejecución presupuestal de gastos. Reservas Presupuestales: Al cierre de la vigencia 2010 la Contraloría no presentó cuentas por pagar ni reservas presupuestales.

Las reservas presupuestales presentadas en la rendición de la cuenta corresponden a las generadas al cierre de la vigencia 2009 y pagadas o canceladas durante la vigencia 2010.

� De acuerdo a lo verificado en el formato 10 de la rendición de la cuenta presenta un valor de $6.878 miles, que fueron canceladas y pagadas en su totalidad como se detalla a continuación:

� Cooperativa de Vigilancia de Santander por valor de $2.126 miles, registrado mediante comprobante de egreso No10-00142 del 3 de marzo de 2010.

� Cooperativa de Vigilancia de Santander por valor de $2.126 miles, registrado mediante comprobante de egreso No.10-00050 del 3 de febrero de 2010.

� Servicios de Aseo y Cafetería por valor de $1.375 miles, registrado con el comprobante de egreso No.10-00126 del 10 de marzo de 2010.

Servicio de Aseo y Cafetería por valor de $1.250 miles, registrado mediante comprobante de egreso No.10-00053 del 8 de febrero de 2010.

Las anteriores reservas presupuestales, fueron canceladas en su totalidad soportadas y verificadas en los comprobantes de egresos, factura, resumen de pago y acta final del contrato.

Anteproyecto de presupuesto: El anteproyecto de presupuesto de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja para la vigencia de 2010, fue presentado por la Entidad el día 8 de septiembre de 2009. Este documento fue presentado al



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Secretario de Hacienda Municipal por valor de $1.852.759 miles y para la vigencia 2011 fue presentado el 24 de agosto de 2010 por valor de $1.926.869 miles, a la Secretaria de Hacienda Municipal, detallada mediante resolución No.004 de enero 4 de 2011.

2.3 GESTIÓN EN CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA El presupuesto definitivo de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, para la vigencia 2010, atendiendo la información dada por el ente de control, fue de $2.196.594 miles, equivalente a 4.986 salarios mínimo legales. De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1150 del 16 de julio de 2007, la Contraloría estaba facultada para realizar contratación directa hasta el monto de $144.996 miles. Por lo tanto, los contratos iguales o inferiores al 10% de la menor cuantía, corresponden a la suma de $14.419 miles (mínima cuantía). La Contraloría Municipal de Barrancabermeja, reporta un total de ochenta y un (81) contratos celebrados en la vigencia 2010, en cuantía de $561.191miles. De dichos contratos, uno (1) fue celebrado mediante selección abreviada por menor cuantía por un valor de $20.250miles, para el servicio de vigilancia privada; 22 por selección abreviada de mínima cuantía por $125.082miles y 58 por contratación directa por $415.858miles. . Tabla No. 2.3.1 Clases de Contratos

Fuente: Formato F-13 Contratación Las disponibilidades presupuestales se expiden con anterioridad o en la misma fecha en que se suscribe el contrato respectivo, a excepción de lo reportado en el contrato No. 002 de 2010 cuya disponibilidad fue reportada de fecha 22.01.2011, aspecto este que fue corregido en el SIREL, una vez requerido el ente de control.

Clase de Contrato

No de Contratos

Valor de Contratos

% en atención al número

C1 Prestación de Servicios diferente a C-11 y C-125 38.800 6%C11 Prestación de servicios apoyo misional51 403.943 63%C3 Mantenimiento y/o reparación 1 3.430 1%C5 Compra o Suministro 10 91.229 13%C9 Seguros 14 23.789 17%

Total 81 561.191 100%



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Plan de Compras: Atendiendo lo verificado la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, elaboró el respectivo plan de compras, mediante Resolución No. 022 del 27 de enero de 2010, por un valor inicial de $443.651miles, incorporando las diferentes necesidades de bienes y servicios, el cual fue modificado en cuatro oportunidades, la última llevada a cabo el 10 de diciembre de 2010, por una cuantía final de ·$479.553.miles. Respecto a la ejecución del plan se evidenció la ejecución del mismo en 85%. Adicionalmente, se comprobó que tanto el plan inicial como sus modificaciones fueron registrados en el Sistema para la Vigilancia de la Contratación Estatal – SICE de conformidad con lo establecido en el artículo 3 del Acuerdo 02 de 2004, expedido por el comité de operación del SICE. Evaluación a la gestión en la Contratación: Con el fin de evaluar la gestión y los resultados de la Contraloría en la actividad contractual desarrollada durante la vigencia 2010, la Auditoria General de la República, verifica que la etapa precontractual, contractual y postcontractual y las actuaciones del ente vigilado, fueran conforme a los principios Establecidos en el Estatuto General de Contratación, Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y Decretos Reglamentarios. Para cumplir con este objetivo, del total de contratación suscrita por la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, se analizó una muestra de 20 contratos de prestación de servicios y 6 contratos de compraventa y/o suministro, lo que equivale al 32% de los contratos celebrados y al 38% de los valores contratados.

REPORTADO POR LA CMB MUESTRA AGR CLASE

CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR PORCENTAJE

PRESTACION DE SERVICIOS

55 403.943 20 146.722 36%

COMPRAVENTA Y/O SUMINISTRO 10 91.229 6 59.765 66%

Fuente: Respuesta Requerimiento y Papeles de Trabajo

Los resultados de la evaluación se presentan a continuación: Etapa Precontractual: En lo correspondiente a los contratos celebrados en la vigencia 2010, objeto de muestra en lo atinente a estudios previos (estudio de conveniencia y oportunidad), se cumple con lo dispuesto en el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, salvo en los contratos de prestación de servicios en lo referente al “soporte económico y presupuestal”, en los cuales, se establecía tal requisito de manera general, como por ejemplo: “El valor del contrato de prestación de servicios profesionales a suscribir asciende a la suma de Dos Millones Trescientos Mil Pesos Moneda Corriente, en los cuales se encuentran



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incluidos los costos directos e indirectos y los descuentos legales y ordenanzales” (Contrato 052 de 2010). Con base en lo anterior y como consecuencia del informe de auditoria vigencia 2009, en el que se determinó que “en los contratos de prestación de servicios firmados por la entidad, no se estaba fijando el valor de los honorarios teniendo en cuenta los requisitos indicados por la ley contractual”, la entidad profirió la Resolución No. 002 del 3 de enero de 2011 “Por la cual se reglamenta al interior de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja los honorarios para la Prestación de los Servicios para la Prestación de Servicios de Personas Naturales o Jurídicas”. En dicha Resolución para determinar los honorarios a cancelar se tiene en cuenta la calidad del profesional, los requisitos mínimos exigidos y los títulos del contratista y su experiencia. Así mismo, se encontró que todas las adquisiciones de bienes y servicios estaban incluidas en el plan de compras y las mismas contaron con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal correspondiente y el registro presupuestal previo a la ejecución. Igualmente se comprobó en los contratos de prestación de servicios, el cumplimiento de los requisitos por parte de los contratistas, previos a la celebración del contrato tales, como: 1. Se diligencia en la totalidad de los contratos el formato de hoja de vida exigido por la ley, encontrándose los soportes que acreditan los estudios y la experiencia de la persona a contratar.

2. De igual manera, reposa en cada una de las carpetas revisadas los siguientes documentos: Afiliación y pagos a la seguridad social y pensiones, antecedentes disciplinarios, antecedentes de deudores fiscales, DIAN, certificado de cámara de comercio, registro único tributario (RUT), tarjeta profesional.

3. En la totalidad de los actos contractuales, se exige póliza de cumplimiento, la cual es expedida por los contratistas, y aprobada por la entidad, mediante acto administrativo. Se observa que la ejecución del contrato se inicia una vez aprobada la póliza, en consonancia con lo estipulado en el artículo 23 del Decreto Ley 1150 de 2007.

4. Los contratos revisados contienen las cláusulas mínimas para su debida ejecución, tales como: Objeto, Plazo, Valor, Forma de Pago, imputación presupuestal, supervisor y/o interventor, inhabilidades e incompatibilidades y garantías.

Se recomienda que en la carpeta contentiva del contrato, se archive la totalidad del proceso contractual llevado a cabo, para la celebración del respectivo contrato,



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como por ejemplo, los respectivos comprobantes de ingreso a almacén cuando se trate de procesos de adquisición de bienes, así como las propuestas u ofertas completas cuando no son escogidas en un determinado proceso contractual. En lo correspondiente a esta etapa precontractual en el contrato No. 009 de 2010, para la “adquisición de 13 sillas universitarias, 21 sillas de oficina y 1 silla presidencial”, por valor de $10.880 miles, se determinó por parte del ente de control que el procedimiento a seguirse era el estipulado en el artículo 1 del Decreto 3576 de 2009, “procedimiento de selección abreviada por subasta inversa dispuesto para la celebración de contratos cuyo objeto sea la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía”. Con base en dicha norma se requiere para dar cumplimiento al principio de publicidad contractual que una vez hecha la justificación previa a que se refiere el parágrafo 1° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, y con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la Entidad formulará invitación pública a presentar ofertas, a través de su página web, o en su defecto, en un lugar de su sede de fácil acceso al público. De acuerdo con lo verificado en la visita de auditoria el ente de control cuenta con página web, razón por la cual se procedió a comprobarse el cumplimiento de dicha diligencia, no observándose la realización de dicha “invitación pública”. Para tal efecto, se requirió a la Contraloría levantándose acta de fecha 18 de marzo de 2011, en la cual se determina por parte del ente de control que “hubo un daño en el hostieng, servidor en el que se encuentran archivados todos los documentos. Dicho hostieng no es manejado directamente por la Contraloría sino por un tercero denominado US2- Software. Al verificarse en la página web de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, no existe registro alguno de dicha invitación y subsiguientes actos o etapas contractuales. Se allega certificación por parte de la empresa justificando el inconveniente del 15 de marzo de 2011, anexando el logo registro de historial”. Efectivamente, al grupo auditor se allega certificación del 15 de marzo de 2011, suscrita por parte de Edward Ricardo Ulloa Acevedo, de US2 Software, en la que se afirma “Nos encontramos validando las causas por las cuales la publicación de contratación y documentos en su sitio web no son visibles en este momento. Aún no hemos podido diagnosticar el problema por lo que les ofrecemos nuestras disculpas y agradecemos su paciencia mientras se soluciona el inconveniente. Hemos generado el log (histórico) de Contratación y publicación de documentos de la página Web el cual anexamos en el mismo correo donde enviamos esta comunicación y que es fiel reflejo de los documentos publicados en el sitio por ustedes.”



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Sobre el particular es menester señalar que, de acuerdo con el log anexado por la empresa US2 Software aparecen tres (3) registros correspondientes así: 134 Estudios de Conveniencia y Oportunidad 1267629836 subasta inversa 10% menor cuantía sillas. 141 Acto administrativo apertura del proceso 1272924588 acto administrativo apertura del proceso de sillas 142 Estudio de Conveniencia y Oportunidad 1272924660 subasta inversa 10% de menor cuantía. Con base en lo expuesto, es indispensable que la Contraloría tome los correctivos necesarios para que en dicha página se observe todos y cada uno de los documentos requeridos para garantizar el cumplimiento del principio de publicidad. Etapa Contractual: En los contratos evaluados se observó el cumplimiento del objeto contratado en los términos y plazos establecidos, debidamente soportados con los informes de supervisión respectivos y/o con los ingresos a almacén correspondientes. (Se hace la salvedad que dichos ingresos no se encontraban en la carpeta contractual por lo que se recomienda que se deje copia de los mismos en dicho archivo) En lo actos contractuales suscritos, dentro de la cláusula del contrato se asigna la función de supervisor, realizándose la respectiva delegación por escrito, una vez suscrito el acto contractual. Se comprobó en los contratos objeto de muestra que la Contraloría Municipal de Barrancabermeja exigió a los contratistas la liquidación para el pago de los aportes de salud y pensión sobre el 40% del valor del contrato. Se verificó en lo correspondiente al contrato No. 001 de 2010, suscrito el 17 de febrero de 2010, cuyo objeto fue el suministro de combustible para los vehículos de la contraloría municipal de Barrancabermeja por valor de $9.500miles por el término de 10 meses 15 días que se exigió las planillas de aportes parafiscales desde enero a diciembre de 2010. Así mismo, en la carpeta contentiva del contrato se evidencia cuadros relacionados con fecha, recibo, placa y valor del tanqueo, presentándose un debido seguimiento al cumplimiento de dicho objeto contractual. De otra parte la Contraloría expide un procedimiento para el control del combustible consistente en establecer un control detallado del suministro de combustible, en el cual se debe cumplir con su desarrollo en el que se señala responsable, y actividad a realizar.



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Durante la vigencia 2010, no se presento ninguna cesión contractual. Contrato No. 025 Contrato de Vigilancia El 09 de abril de 2010, la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, contrato los servicios “especializado en la modalidad de Vigilancia Privada con un servicio de 12

horas diurnas de lunes a sábado sin arma, por un término de nueve (9) meses, en las instalaciones de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja , para ejercerla sobre sus Bienes, Equipos, Elementos de Oficina, Vehículos y demás, todos de propiedad de la

Contraloría, ubicada en la Calle 48 No. 17-25”. Dicho proceso contractual se llevó a cabo mediante la modalidad de selección abreviada de menor cuantía. Al momento de verificarse los documentos soportes del mismo, el valor de la propuesta presentada por la firma Expertos y Seguridad LT, fue de $20.039 miles. Sin embargo en el texto contractual se determinó como valor del contrato la suma de $20.250miles, esto es por una cuantía superior a la ofertada por el proponente. Una vez la Auditoria General de la República se percata de dicha situación, le hace conocer tal diferencia al ente de control, por lo que el 15 de marzo de 2011, el señor Contralor Municipal, le hace conocer a la firma contratista dicha circunstancia, por lo cual se recibe con fecha del 18 de marzo de 2011 consignación a la Tesorería Municipal por parte de Expertos de Seguridad la suma de $204 miles. Como quiera que el contrato ya había sido liquidado por las partes se recomienda una modificación bilateral a dicha liquidación para la realización del respectivo ajuste de cuentas. Contratos de apoyo para la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Gestión Fiscal. Para el apoyo de la Oficina de Responsabilidad Fiscal, se contrataron 2 profesionales en derecho y 1 judicante. Los honorarios de los contratistas son acordes con los salarios devengados por los funcionarios de planta. Se observa en auditoria que se realiza el correspondiente estudio de conveniencia y oportunidad, dejando constancia de la modalidad de selección escogida para la realización de la contratación, allegándose los requisitos precontractuales, tal y como se estableció en párrafos anteriores. Para la fecha de suscripción de los contratos, la Oficina contaba con tres (3) funcionarios de planta (el jefe de oficina, un profesional universitario y un técnico administrativo), encargados del trámite y sustanciación de nueve (9) indagaciones preliminares, cincuenta dos (52) procesos de responsabilidad fiscal, veintisiete (27) procesos de jurisdicción coactiva y catorce 14 actuaciones administrativas sancionatorias, es decir un total de ciento dos (102) actuaciones procesales, a su cargo.



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Se evidencia el cumplimiento por parte de los contratistas de los objetos contractuales celebrados. Así mismo, analizado el trámite procesal adelantado por la entidad en la vigencia 2010, se observa diligencia y actividad procesal, lo que denota el valor agregado que dicho apoyo pudo haber contribuido para el cumplimiento de los fines de la organización. Por otra parte, en lo correspondiente a la contratación efectuada para el apoyo de la Función de Control Fiscal, se establece que se contrataron durante la vigencia 2010, a 31 profesionales de diferente áreas (contadores, economistas, administradores, ingeniero industrial, ingeniero de sistemas, abogado, entre otros), para el desarrollo de las diferentes auditorias previstas en el PGA, aprobado para la vigencia 2010. Existe documentación sobre el control contractual de los informes y del seguimiento de las actividades de los diferentes contratistas.

En la totalidad de las carpetas contractuales se evidencia un documento denominado “estudio de conveniencia y oportunidad”. Aún cuando no en la totalidad de la carpetas existe la certificación emitida por el Jefe de Personal o quien haga sus veces en el cual determine la insuficiencia de personal para la realización de dicha actividad, en el documento señalado, existe un capítulo denominado “definición técnica de conveniencia y oportunidad”. Los contratos objeto de muestra fueron cumplidos teniendo en cuenta la trazabilidad que se realizó con los ejercicios auditores practicados, coincidiendo las fechas de los contratos con las fechas de las auditorias para las cuales fue contratado su apoyo.

Se evidencia la suscripción de varios contratos con el mismo contratista durante la vigencia auditada, sin embargo se verifica que con posterioridad al plan de mejoramiento, se contrata para la realización de actividades diferentes y por un lapso de tiempo no superior a dos (2) meses.

Por otra parte se hace necesario señalar que el ente de control a partir de junio de 2010, esto es una vez comunicado el informe final de la auditoria de intervención, realizó cada acto contractual por un término específico que no sobrepasa los 5 meses, para la ejecución de un determinado ejercicio auditor, tal y como se puede observar en la siguiente tabla:

Numero de Contrato

Apoyo Contratista Fecha de inicio

Fecha de Terminación

Tiempo de Ejecución

054-2010

Auditoria Especial

Luisa Fda Cortez

16/11/2010 16/12/2010 Un mes



31

Forcap Hernandez

040-2010

Auditoria Abreviada Eduba vigencia 2009, especial de aguas

Laura Milena Malagon Fino

07/09/2010 30/11/2010 2 meses y 22 días

051-2010

Auditoria Especial a Curadoria Urbana

Ana Milena Hincapie Gonzalez

03/11/2010 22/12/2010 1 mes y 20 días

050-2010

Auditoria Especial a Forcap Vigencia 2008-2009

Orlando Bandera Garcia

03/11/2010 08/12/2010 1 mes

034-2010

Auditoria Especial de Aguas

Mariela Alejandra Tarazona

02/08/2010 04/11/2010 3 meses

031-2010

Auditoria Especial Eduba, Curaduría Especial de Curaduría Urbana...

Hernando Arrieta Benavidez

15/07/2010 25/10/2010 3meses y 10 días

027-2010

Auditoria Especial Administración Central, Abreviada Eduba, Regular Personería Municipal

Gustavo Adolfo Angarita Cortés

15/07/2010 17/12/2010 5 meses

Sin embargo y a pesar de que la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, consideró que evitaba la continuidad de los servicios a favor de la entidad por parte de los contratistas, limitando la temporalidad del servicio y especificando en el objeto a contratar las auditorias a realizar a cada contratista, la Auditoria General de la República no puede ser ajena al hecho de que el ente de control durante la vigencia 2010, requirió de un total de 51 contratos de apoyo, entre ellos 31 para el apoyo del área misional, específicamente en lo correspondiente al ejercicio auditor.



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La Planta de Personal de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja es de 18 personas, de las cuales 10 corresponden al área del proceso auditor. Por lo tanto la decisión tomada por la Contraloría de atender sus necesidades de ampliación de cobertura a través de contratos de prestación de servicios profesionales individuales ha superado la capacidad real administrativa de la Contraloría.

La Contraloría con el fin de mitigar los riesgos identificados en la auditoria vigencia 2009, para la no violación de lo dispuesto en el Decreto Ley 2400 de 1968 y lo señalado en la sentencia C-614 de 2009, a partir del segundo semestre de 2010, como ya se indicó, limitó la temporabilidad del servicio y el objeto a contratar. A pesar de lo anterior, es evidente la necesidad “no temporal” por parte de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja para el apoyo de las auditorias misionales (ya que en últimas los objetos contractuales no son otros que el apoyo del ejercicio auditor, función netamente misional), pues aunque intentó el cumplimiento de las exigencias legales y reglamentarias básicas, para eludir el status de contrataciones permanentes, se presentó una tendencia a incrementarse dichos actos contractuales, como efectivamente ocurrió comparando que en el año 2009, se suscribieron 25 contratos de apoyo para la entidad en el área misional frente a 31 del 2010. Inclusive en lo correspondiente a las contrataciones de apoyo para la entidad en general, para la vigencia 2010 fue de 51 contratos que superan el número total del personal de planta, el cual es de 18 funcionarios. La planta de contratista supera en un 283% la planta aprobada para la entidad. Tal y como se señaló en el área misional de auditoria se contó con el apoyo de de 31 contratistas frente a 10 funcionarios de la planta de la Dirección Técnica de Fiscalización, lo que puede dar lugar a que en el futuro se traslade el ejercicio del control fiscal a los particulares, que incluso podría llegar a superar la capacidad instalada para la Contraloría Municipal de Barrancabermeja para el cumplimiento de su misión institucional. Lo anterior, como se ha señalado a lo largo de los informes de la Auditoria se podría estar trasladando la función pública de control a los particulares contratistas y en este evento de generalización y otorgamiento a distintos contratistas de funciones permanentes para el cumplimiento de la misión de auditoria del ente de control, se incurra en las llamadas “nominas paralelas” No se debe olvidar que la contratación de prestación de servicios de manera directa, es una modalidad contractual de manera excepcional y temporal, que para el 2010 debía tenerse en cuenta. En ningún momento fue excepcional pues se evidencia la necesidad permanente de personal contratado para apoyar las



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funciones no sólo misionales sino de otras índoles, situación ésta que debe la entidad canalizar de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Ley 2400 de 1968 (modificado por el artículo 1 del Decreto 3074 de 1968 que fue declarado exequible mediante Sentencia C-614 de 2009) . Así las cosas, el ente de control debe tomar las iniciativas que considere pertinentes para que su misión constitucional sea cumplida atendiendo los parámetros legales y con el personal de planta aprobado para dicha institución.

Etapa poscontractual:

Los contratos revisados han terminado una vez cumplido el plazo y el objeto contractual, procediéndose a la respectiva liquidación bilateral de los mismos.

2.4 CONTROVERSIAS JUDICIALES

Recurso Humano: En la vigencia 2010 el seguimiento de dichas actuaciones le correspondió a quien ejercía el cargo de Secretaria General Trámite: Durante la vigencia 2010, la Contraloría Municipal de Barrancabermeja reporta el adelantamiento de ocho (8) controversias judiciales, una de ellas por tutela y siete (7) por nulidad y restablecimiento del derecho. Así mismo existe una acción de repetición

Grafica No. 1 Estado de las Controversias Judiciales

Fuente: Rendición de Cuenta A la fecha de visita de auditoria las controversias judiciales a cargo de la entidad están en el siguiente estado:

2; 25%1; 13%

2; 24%2; 25%

1; 13%

Pruebas Sentencia Apelación Alegatos Archivada



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Radicado Tipo de Acción Estado 2010-0021 Acción de Tutela Fallo Ejecutoriado a favor de

la Contraloría Municipal de Barrancabermeja

2007-0108 Nulidad y Restablecimiento del Derecho

Etapa Probatoria


Sentencia de Primera Instancia a favor de la entidad el 23.08.2010. Corriendo traslado para alegar recurso de apelación interpuesto por el accionante.


Al Despacho para fallo primera instancia


Etapa Probatoria


Al Despacho para fallo de segunda instancia. 1era instancia a favor de la entidad


Archivado a favor de la Contraloría

2004-0246 Acción de Repetición Archivado a favor del demandado


Fallo de segunda instancia confirmando sentencia del A.quo. Deniega pretensiones de la demanda.

Con base en lo anterior, se determina que la única sentencia no favorable para la entidad fue la sentencia proferida en segunda instancia por la acción de repetición impetrada contra Armando Ardila Vásquez, la cual fue a favor del demandado. De igual manera durante la vigencia 2010 la Contraloría Municipal de Barrancabermeja no fue notificada de acción popular mediante la cual se buscara la protección de derechos colectivos. Por tal razón no se realizó ninguna acción de seguimiento. Así mismo, durante la vigencia 2010, el ente de control no intervino en proceso penal alguno por delitos que afecten el patrimonio público, no siendo notificado sobre la existencia de estos procesos. La Contraloría Municipal de Barrancabermeja, a raíz de comunicación recibida de la Fiscalía General de la Nación, sobre la existencia de noticia criminal, el 1 de febrero de 2010, expidió Acción Preventiva No. 0164 dirigida a los representantes legales de las entidades sujetas de control, mediante la cual se solicita a los



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representantes legales de dichas entidades a constituirse en parte civil en aquellos procesos penales por la comisión de delitos contra la administración pública. Tal y como se señalo en la tabla anterior en el 2010, la Contraloría fue notificada de una tutela en la que se engreía la protección efectiva de la mujer embarazada y el mínimo vital de su futuro hijo. El Juzgado Quinto Civil Municipal niega las pretensiones de la accionante. Se observa un buen diligenciamiento en estas acciones. COMPARATIVO DE VIGENCIAS Y VARIABLES EIT

Tabla No. 2.4.1 Comparativa de vigencias de las Controversias Judiciales

Año Total Controversias

No. de Acciones por nulidad y

restablecimiento del derecho

Valor total de Controversias

2007 6 6 0 2008 7 7 0 2009 7 7 0 2010 8 7 0

Fuente: Variables e indicadores SIREL Se presenta una constante en un cuanto al número de controversias judiciales que ha adelantado la Contraloría Municipal de Barrancabermeja. 2.5 GESTIÓN EN DESARROLLO TECNOLÓGICO La Contraloría Municipal, de acuerdo con el inventario a 31 de diciembre de 2010, contaba con 21 equipos de cómputo, de los cuales 14 son propios y 7 recibidos en comodato (3 de la Auditoria General de la Republica y 4 de la Contraloría General de la República), lo que arroja un promedio de 1,2 equipos por funcionario de la planta de personal. Conectividad: La Contraloría cuenta con una red LAN y WLAN con dos router inalámbricos que cubren la totalidad de la Entidad con un ancho de banda de 1Mb de conexión a Internet por línea telefónica mediante MODEM. La Entidad implemento el SIA Sistema Integral de Auditorias Versión 2.0 modulo de rendición electrónica de cuentas, sistema de la Auditoria General de la



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Republica. El Link de ingreso al sistema http:Barrancabermeja.siacontralorias.gov.co La aplicación de la Rendición de la cuenta en línea a través del SIA se realizó en la Contraloría Municipal a partir de la vigencia 2010, en cumplimiento del objetivo estratégico Desarrollo Organizacional Competitivo y el acto administrativo que lo reguló, fue la Resolución No.002 de 2010 y sobre lo cual se realizó un proceso de capacitación intensiva a los sujetos vigilados, clasificados de acuerdo a la complejidad de la cuenta a rendir y al número de formatos asociados a la rendición. La rendición electrónica a través de la plataforma ha representado para la Contraloría, cambios importantes como la facilidad en el conocimiento de la información, fácil acceso de la información, simplificación de los cruces de información y oportunidad de los reportes. La Contraloría cuenta con la página WEB, www.contraloriabarrancabermeja.gov.co en la que podemos destacar atención al ciudadano en quejas y reclamos, normatividad, contratación de la entidad, el estado actual de las quejas y la oportunidad de denunciar directamente a través de la página Web. Recomendación: La entidad debe orientar su gestión y recursos presupuestales disponibles, a satisfacer las necesidades de software especializados, para sistematizar flujos de información, como las quejas ciudadanas, los procesos de responsabilidad fiscal, disciplinarios sancionatorios y de jurisdicción coactiva, como también la contratación administrativa que adelante la entidad. Formato F-24 Matriz de 8 Criterios � Sí presentó plan estratégico con objetivos, líneas, plan de acción mecanismos de verificación y ajustes del plan.

� No de equipos de computo 32 incluye el servidor � Si cuenta con software para el registro y seguimiento de quejas y denuncias. Se verifico en la página Web de la entidad www.contraloriabarrancabermeja.gov.co

� No de licencias de software 20 se incluyen los antivirus. � No total de software utilizados: 2 Delfín y el de seguridad de sistemas.



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2.6 GESTIÓN EN CONTROL FISCAL Siendo una función pública administrativa, el control fiscal debe ejercerse atendiendo los principios de moralidad, eficacia, economía, eficiencia, equidad, transparencia, celeridad, imparcialidad, oportunidad y publicidad que lo rigen. El objetivo de la auditoría es evaluar la cobertura en la programación y ejecución del proceso auditor respecto al número de entidades y del presupuesto vigilado, así como su gestión y resultados en términos de eficacia, economía, eficiencia y oportunidad con que se hubiera desarrollado el control fiscal durante la vigencia 2010. Estructura Orgánica para el Control Fiscal Las actividades misionales de control fiscal en la Contraloría Municipal de B Barrancabermeja son ejecutadas por la Dirección Técnica de Fiscalización a la que está asignado 1 Director, 7 profesionales de carrera administrativa y uno en provisionalidad, que en total representan el 50% de la planta de personal de la entidad. Adicionalmente la contraloría celebro 28-contratos de prestación de servicios por una cuantía de $232.223.000, .para apoyar las auditorías programadas en la vigencia 2010. El ejercicio del control fiscal comprende la revisión de las cuentas rendidas por las entidades vigiladas, la ejecución del Plan General de Auditorías programado para la vigencia y la realización de auditorías especiales para coadyuvar al trámite de los requerimientos ciudadanos a través de los cuales la comunidad pone en conocimiento de la Contraloría hechos presuntamente irregulares en los sujetos de control. Entidades Vigiladas A la Contraloría Municipal de Barrancabermeja le correspondió vigilar en la vigencia de 2010 la gestión fiscal de 8 entidades, cuyos presupuestos de gastos ejecutados en la vigencia anterior totalizan $454.988.031.551. Adicionalmente vigila 14 establecimientos educativos denominados puntos de control, junto con el Fondo Rotatorio de Fomento, Capacitación y Crédito – FORCAP, y una curaduría urbana:

Tabla No 2.6.1 Presupuesto Ejecutado Entidades Sujetas



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Del presupuesto total a vigilado por la Contraloría, el 76% fue ejecutado por la Alcaldía y el 24% por entidades descentralizadas. El 17% del presupuesto total que vigila la Contraloría corresponde a gastos de funcionamiento de las entidades, el 81% a gastos de inversión y el restante 2% a servicio de la deuda. La Curaduría Urbana reportada como punto de control, se encuentra clasificada como un sujeto de control, en la Resolución No 002 de 2010, por lo tanto, debe efectuarse la reclasificación mediante acto administrativo. Rendición y Revisión de Cuentas El procedimiento para la rendición electrónica de cuentas por parte de las entidades vigiladas por la Contraloría está reglamentado en la Resolución No. 002 de enero 4 de 2010. El término para la rendición de cuentas vence el 15 de febrero. El término que tiene la Contraloría para revisar las cuentas rendidas por sus vigilados es de 2 años a partir de la fecha de rendición, según el artículo 40 de la Resolución No. 002 de 2010- Se reportan en el formato F-21 “subformulario cuentas”, 24 cuentas recibidas, en término 20 y extemporáneas 4. Se radicaron 8 cuentas recibidas de vigencias anteriores de las cuales se fenecieron 3 y no fenecidas 2. Se verificó que la Dirección Técnica de Fiscalización dio traslado a la Dirección de Responsabilidad Fiscal de manera oportuna, de la solicitud de inicio del proceso administrativo sancionatorio, de las 4 cuentas rendidas de forma extemporánea. De las radicadas en la vigencia 2010 se pronuncio la entidad sobre el total de 24 cuentas de las cuales 2 fueron fenecidas y 22 no fenecidas. Metodología para el Proceso Auditor La Contraloría cuenta con su propia Guía del Proceso Auditor, en la cual se describen las actividades y los procedimientos a desarrollar en la programación y ejecución del área misional de la entidad, iniciando con la programación del Plan General de Auditorías y finalizando con la suscripción y revisión de los planes de

Funcionamiento Inversión Servicio Deuda TOTALTotal 8 78.920.733.171 369.713.478.240 6.353.820.140 454.988.031.559

NoEntidades Vigiladas por la

ContraloriaPresupuesto Ejecutado de Gastos en la Vigencia Anterior

Fuente: Formato F-20 Entidades Sujetas de control



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mejoramiento que se originen como resultado de las auditorías ejecutadas en la vigencia. Programación y Ejecución del Plan General de Auditorías – PGA Para la vigencia 2010 se programaron un total de 25 auditorías, de las cuales se realizaron 23. El PGA fue aprobado mediante Resolución No 003 de 2010 y modificado mediante Resoluciones Nos 071, 095, 111 y 235 de 2010, en esta última se tomó aplazar 2 de las auditorías programadas para el PGA 2011, por carga laboral del equipo auditor. Tabla No. 2.6.2 Programación y Ejecución de Auditorías Vigencia 2010

PROGRAMACION Y EJECUCION PGA

PRESUPUESTO AUDITADO SUJETOS VIGILADOS No

PRESUPUESTO A VIGILAR

Programa Ejecución Avance Valor % Cobertura

ADMINISTRACION CENTRAL

1 346.804.607.963 12 10 83% 215.420.709.486 62%

ENTIDADES DESCENTRALIZADAS

7 108.183.423.588 11 11 100% 77.478.001.435 72%

TOTAL 8 454.988.031.588 23 21 91% 292.898.710.921 64%

Fuente: Formatos F-20 y 21 Rendición Cuenta SIREL -Vigencia 2010 Durante el año 2010 la Contraloría culminó 19 auditorías (informe final comunicado en la vigencia), lo que representa un indicador de cumplimiento del 83% del número de las programadas para la vigencia. El presupuesto auditado en los ejercicios de control realizados cubrió el 64% del presupuesto total a vigilar por la Contraloría. El 83% de las auditorías realizadas en el año 2010 fueron de modalidad especial y el 17% correspondieron a otras modalidades (Regulares, abreviada y seguimiento). Configuración y Traslado de Hallazgos Como resultado del proceso auditor ejecutado por la Contraloría durante el año 2010, se concluyeron 14 hallazgos fiscales por $716.897.107, 92 hallazgos disciplinarios y 9 hallazgos penales. Los hallazgos de la muestra seleccionada fueron trasladados a las correspondientes instancias internas y externas de acuerdo con su naturaleza. Adicionalmente se concluyeron 465 hallazgos administrativos. Los hallazgos fueron analizados por los grupos auditores y validados en Mesas de Trabajo, de conformidad con lo establecido en la Guía del Proceso Auditor. La contraloría atendió la observación hecha por la AGR, sobre la fijación de un término razonable para el traslados de hallazgos, con fecha 28/09/2010 se aprobó la modificación del procedimiento código 100-20-209 del proceso auditor: “Diligenciar y trasladar los presuntos hallazgos a los Entes



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competentes dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la entrega del informe en firme a los Sujetos de Control”

Planes de Mejoramiento De las 23 auditorías realizadas las entidades auditadas suscribieron 6 planes de mejoramiento en la misma anualidad y 17 durante lo transcurrido del año 2011, con base en los hallazgos administrativos concluidos en los ejercicios de control. Archivo Documental En la visita de auditoría se evidenció que la Contraloría preserva el archivo documental del proceso auditor, el cual se encuentra organizado en las respectivas carpetas y cajas de archivo que se encuentran identificadas, facilitando su consulta en un momento determinado. Sin embargo, en la unidad documental de la auditoría regular realizada a la Administración Central de Barrancabermeja, sólo se encontró en CD los papeles de trabajo correspondientes al proceso de contratación, los demás papeles de trabajo de los procesos evaluados, no estaban ni en físico, ni en otro dispositivo de almacenamiento en la Unidad Documental. Control Fiscal Ambiental: La Contraloría Municipal de Barrancabermeja en cumplimiento del mandato constitucional, a través de la Dirección de Fiscalización, presentó al Concejo Municipal de Barrancabermeja el Informe Anual sobre el Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente, vigencia 2009. Con el fin de informar al cabildo y a la administración del municipio, con el propósito que este tome las medidas pertinentes para el mejoramiento continúo y contribuir para que la comunidad de Barrancabermeja goce de un ambiente sano. El informe exige de la Administración Central y de la comunidad, acciones correctivas de tipos administrativos, técnicos y presupuéstales que garanticen un ambiente con los niveles de calidad que las generaciones futuras necesitan. Mediante Resolución No 263 de diciembre 30 de 2010 se adoptó la guía para realizar el informe anual sobre la situación de los recursos naturales y el medio ambiente de la auditoria general de la republica en la Contraloría Municipal de Barrancabermeja. Los beneficios de la gestión ambiental se reflejan en las acciones realizadas por el Municipio para hacer limpieza periódicamente en el área de influencia del Caño las Camelias afluente de la ciénaga Miramar



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2.6.1 Gestión Macrofiscal La contraloría realizó el análisis de las finanzas públicas municipales en el cual se involucraron a la administración central y a los entes descentralizados. Este análisis se llevó a cabo sobre la vigencia 2009. Se realizó una auditoría especial a cada uno de los sujetos de control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con la Guía del Proceso Auditor de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja. Se evaluó ejecución presupuestal, Deuda Publica y Decreto de Reserva. No se evaluó el marco fiscal de mediano plazo, ni se calcularon indicadores de desempeño fiscal y financiero. Deuda Pública: El Municipio de Barrancabermeja contaba al 31 de diciembre de 2008, con una deuda pública de $13.089.381.303 y unos intereses proyectados de $5.159.955.836, hasta el año 2016, en que esta proyecta su cancelación, para un total de $18.249.337138. Certificación del Balance: La Contraloría Municipal de Barrancabermeja, en cumplimiento del deber constitucional, realizó auditoría financiera a la administración central y a las entidades descentralizadas sujetos de control, arrojando los siguientes dictámenes a los estados financieros de la vigencia 2009:

Tabla No 2.6.3 Dictámenes Estados Financieros Emitidos Vigencia 2010

SUJETO DE CONTROL OPINION ESTADOS CONTABLES

CONCEJO MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA LIMPIA ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA LIMPIA AGUAS DE BARRANCABERMEJA LIMPIA EDUBA CON SALVEDADES PERSONERIA CON SALVEDADES EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DE BARRANCABERMEJA LIMPIA FORCAP CON SALVEDADES INDERBA CON SALVEDADES

En la revisión de los dictámenes emitidos a los estados a 31 de diciembre de 2009, de EDUDA, FORCAP e INDERBA, se identificaron las siguientes inconsistencias: � Para una correcta aplicación de la matriz de opinión de estados financieros, y para efectos del total de porcentajes de las salvedades identificadas, se deben sumar las del activo o pasivo más patrimonio por separado, no la suma de



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ambas, y se toma el total más alto y este, es el que finalmente de acuerdo con el rango, determina el tipo de dictamen

� No se encontró evidencia clara y precisa de los cambios patrimoniales presentados en la vigencia, en los dictámenes emitidos, de conformidad con las Normas Relativas a la Rendición de Informes sobre Estados Financieros, Pronunciamiento No 6 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública.

Recomendaciones Con el propósito que los dictámenes de los estados financieros emitidos por la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, tengan en cuenta las normas relativas a la rendición de informes están descritas en el artículo 7o. de la Ley 43 de 1990, se hace necesario recomendar: � Que en los dictámenes con opinión negativa, con salvedades o abstención, sólo se debe expresar las salvedades que comprometan la razonabilidad de los saldos que hacen parte de los estados contables, y dictamen, deberá expresarlas de manera clara e inequívoca, indicando a cuál de tales afirmaciones se refiere y los motivos e importancia de la salvedad en relación con los estados financieros tomados en conjunto.

Sobre las demás afirmaciones genéricas que no comprometan la razonabilidad de los saldos que hacen parte de los estados contables dictaminados, deberán ir en los resultados de auditoría del control financiero realizado.

� De igual manera, se recomienda para una redacción más precisa del párrafo que contiene la opinión con salvedades, y no genere confusión al lector del dictamen, se exprese de la siguiente manera: “Con base en los hallazgos descritos en el presente informe, la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, emite opinión con salvedades, sobre la razonabilidad de los estados contables consolidados a 31 de diciembre de 2010”

F-24 Matriz de 8 Criterios � La contraloría no cuenta con metodologías propias o adoptadas para evaluar el Balance General de la región, ni la situación de las finanzas y la deuda, ni los planes de desarrollo, ni en temas de política pública, excepto la guía para realizar el informe anual sobre la situación de los recursos naturales y el medio ambiente de la auditoria general de la republica en la Contraloría Municipal de Barrancabermeja adoptada mediante Resolución No 263 de diciembre 30 de 2010.



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En el diligenciamiento del formato se reporto que si cuenta con las metodologías requeridas en el mismo, verificadas en el trabajo de campo, estas tienen que ver con El proceso auditor para la vigilancia de la gestión fiscal, como el ejercicio de auditoría, realizado en forma transparente, objetiva, sistemática y profesional, por parte de una entidad de control fiscal respecto de la entidad auditada, a la luz de los principios del control fiscal y en aplicación de los sistemas del mismo, a través del desarrollo de varias etapas secuenciales de planeación, ejecución e informes.

� Vigencias futuras: La Contraloría Municipal de Barrancabermeja, en desarrollo del control fiscal ejercido a través del plan general de auditorías de la vigencia 2010, no desarrolló auditoría alguna, en la cual se hubiese analizado a fondo el tema de las vigencias futuras al Municipio de Barrancabermeja. Se recomendó su inclusión como línea de auditoría en el plan general de auditorías vigencia 2011, lo cual se comprobó.

En el formato se reportó como evaluadas las vigencias futuras.

� Limite de gastos Ley 617 de 2000: No se encontró los resultados de la evaluación del cumplimiento de la Ley 617 de 2000 en el informe sobre las finanzas públicas territoriales.

� Estudios macrofiscales: Se verificaron 3 estudios macrofiscales: Uno sobre presupuesto y 2 sobre planes de desarrollo sectoriales de la Administración central. En el formato se reportaron 4.

� Planes de desarrollo evaluados: Cero. Se verificó que se incluyó como de auditoría al Municipio de Barrancabermeja, en el PGA 2011 y se encuentra en la fase de planeación.

� No de estudios de políticas públicas en temas de impacto que generan beneficios cuantificables: 2 estudios:

En el primero se examinó la Política Pública de oferta Educativa para la vigencia 2008, en las líneas de gestión, presupuesto y financiera y contratación administrativa, a la Secretaría de Educación Municipal. Se determinaron beneficios cuantificables resultado de las auditorías realizadas. En el segundo se evalúo el nivel de cumplimiento de los Planes de Mejoramiento pactados por la Secretaría de Educación Municipal SEM y de las Instituciones Educativas mediante el memorando de encargo No. 009-2010. Se



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amplió el objeto del mismo contemplando la revisión de aspectos de gestión de Política Pública de Calidad. Beneficios cuantificables $400.000.000.

� Controles de advertencia: Se verificaron 6 controles de advertencia al Municipio de Barrancabermeja.

2.7 GESTIÓN EN PARTICIPACIÓN CIUDADANA El objetivo de este proceso misional, es canalizar las denuncias o quejas, competencia de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, que la ciudadanía interpone ante la entidad en forma escrita o verbal, está dirigido y coordinado por el Comité de Participación Ciudadana, a su vez el Profesional Universitario José Antonio Riaño Galvis, es el encargado de la Atención y Trámite de Denuncias Ciudadanas. El trámite para la atención de quejas y denuncias vigente para el año 2010 está reglamentado en la Resolución No. 02 de 2007. Mediante Resolución No 171 de 2006 se establece el procedimiento para el trámite interno de los Derechos de Petición, asignado a la Secretaría Ejecutiva de la entidad. Mediante Resoluciones Nos 117 y 157 de 2010 se crearon los programas de Contralores Sociales y su Hogar es parte del Control, para promover la Participación de los Ciudadanos en el Control Fiscal, y la Institucionalización de la figura de los Contralores Escolares, para fortalecer el Control Social en el Sector Educativo Municipal. Mediante la Resolución No 181 de 2010 se modificó y complementó la Resolución No 157. Atención de Requerimientos Ciudadanos Durante la vigencia 2010 la Contraloría recibió 75 requerimientos ciudadanos que sumados a 18 pendientes de resolver de la vigencia anterior totalizan 93 requerimientos a tramitar durante la vigencia. Del total de requerimientos a tramitar en la vigencia fueron resueltos 76 correspondientes al 82%. El término promedio que ha transcurrido entre la fecha en que fueron trasladados tales requerimientos y la fecha de la respuesta de fondo fue de 163 días. Atendiendo la observación hecha por la Auditoría General de la República, en la proceso auditor sobre la vigencia 2009, se incorporó el procedimiento en el control fiscal participativo:”Una vez se haya radicado, se emitirá con destino al ciudadano un oficio en el cual se le informa sobre el inicio del proceso del Control Fiscal



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Participativo”, se constató su aplicación a partir de la denuncia radicada con el No 501 con fecha agosto 10 de 2010. Divulgación de Mecanismos de Participación Ciudadana En la vigencia 2010 se elaboraron dos planes de control fiscal participativo, para cada semestre de la vigencia, teniendo en cuenta, que para cada período, la contraloría tuvo un contralor municipal diferente. La ciudadanía cuenta con los siguientes medios para presentar quejas o denuncias ante la entidad:

- Por escrito - correo - Atención personalizada - Telefónicamente: 6226224 extensión 119 - Fax: 6226224 - Internet: www.contraloriabarrancabermeja.gov.co.

En la vigencia 2010 se recibieron 75 requerimientos ciudadanos y 18 de vigencia anterior, para un total de 93, asÍ: 17 personalmente, 75 por correo físico y una por teléfono. Del total de los 93 requerimientos ciudadanos 90 (97%), fueron de competencia de la contraloría y 3 (3%) se trasladaron por competencia a otras entidades.

Tabla No. 2.7.1 Consolidado de Denuncias-Quejas y Reclamos

Vigencia 2010

Recibidas en la Vigencia 2010 93 100% TOTAL PARA TRAMITAR 93 100%

Archivadas por improcedentes 11 12% Generaron Auditoria 6 7%

Respuesta Directa 53 57% Trasladadas a otra entidad 5 5%

Indagación Preliminar 1 1%

Proceso de Responsablidad Fiscal 0 0% Trámite Disciplinario Interno 0 0%

TRAMITADAS

TOTAL 76 82% Pendiente por Tramitar 17 18%

La evaluación de estos requerimientos permitió determinar que los aspectos que mayor inquietud generan entre los Barranqueños están relacionados con inconformidades referidas a presuntas fallas en la contratación pública de obras de



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infraestructura, vías, saneamiento básico, escenarios deportivos, y ocupación del espacio público, entre otros. Las entidades sobre las cuales se han presentado mayor volumen de quejas ciudadanas son: Secretaría de Infraestructura y Aguas de Barrancabermeja S.A. E.S.P. En la visita de auditoria se verificó que el archivo de las quejas y denuncias se encuentra organizado; clasificado por etapa o estado. Además es actualizado con el monitoreo que se realiza para observar el estado de cada una de ellas semanalmente. Promoción y Divulgación de Mecanismos de Participación Ciudadana: Dentro de las actividades de promoción y divulgación de mecanismos de participación ciudadana, realizadas en el año 2010, se destacan 9 eventos, en los que se capacitaron 19 veedores y ciudadanos. La contraloría cuenta con la página Web, a través de la cual la se puede ejercer el control social. Las actividades de promoción y divulgación desarrolladas en el 2010, se ilustran en la siguiente tabla:

Tabla No. 2.7.2 Actividades de Promoción y Divulgación

Promoción y Divulgación Cantidad Nº de Convenios Suscritos-ESAP 0 No Eventos de participación ciudadana-Rendición Cuenta Contraloría Municipal de Barrancabermeja 9 Nº Comités de Veedurías 14 (1) Foros Realizados 0 No de veedores Capacitados 19 Otros – Capacitación Control Social 0 (1) Comités constituidos de hecho sin formalismos legales Fuente: Contraloría Municipal de Barrancabermeja

Formato F-24 Matriz de Criterios � Se destacan 3 estrategias – contempladas como actividades en el Plan del segundo semestre del Control Fiscal Participativo, que se articulan con el control fiscal realizado por la contraloría, como son:

Contralores sociales Su hogar es parte del control



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Contralores escolares � Existe una reglamentación interna Resolución No 02 de 2007. Los demás ítems se encuentran desarrollados en los resultados de este proceso

2.8 GESTIÓN EN PROCESOS FISCALES Revisión de la cuenta 2.8.1 Indagaciones Preliminares En el formato F-16 de rendición de cuenta, la Contraloría reportó nueve (9) indagaciones preliminares, de las cuales 7 se iniciaron en la vigencia auditada por valor de $742.487miles y 2 se abrieron en vigencias anteriores en cuantía de $462.619miles. El total de las 7 indagaciones iniciadas en el 2010, son consecuencia de ejercicio auditor y 2 las restantes por mecanismos de participación ciudadana. Por otra parte, se reporta que 3 se decidieron en la vigencia, 1 con auto de archivo por $25.000miles y 2 con auto de apertura a proceso de responsabilidad fiscal por $742.487miles. Las cuatro que se encuentran en trámite fueron abiertas en Diciembre de 2010. Al momento de la visita se encontraban dentro del término señalado en el artículo 39 de la ley 610 de 2000, para la toma de decisión de fondo. COMPARATIVO DE VIGENCIAS Y VARIABLES E.I.T Atendiendo los indicadores, encontramos que el trámite de las indagaciones preliminares ha sido similar durante las tres (3) últimas vigencias. En lo correspondiente a la vigencia 2010, hubo un aumento del 78% con respecto al año 2010, habiéndose decidido el 33% de las indagaciones reportadas.



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2.8.2 PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL La Contraloría Municipal de Barrancabermeja, reporta un total de cincuenta y cuatro (54) procesos de responsabilidad fiscal, en cuantía de $5.641.843miles. El origen de los procesos señalados fue:

ORIGEN PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL

9; 17%

45; 83%

P.Auditor=$5.691.185

Denuncia Ciudadana;$1.072.154miles

Fuente: Rendición de Cuenta En la vigencia auditada, la Contraloría inició tres (3) procesos de responsabilidad fiscal, por valor de $469.421 miles. La entidad utilizó un promedio de 31 días para la notificación de los autos de apertura. Atendiendo lo rendido, la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, durante la vigencia auditada realizó la siguiente gestión:

• Dictó dos (2) fallos con responsabilidad fiscal en cuantía de $103.326miles

43 1

1 1 02

0 0

9

2 10

5

10

2007 2008 2009 2010

Gestión Indagaciones Preliminares

No. total de IP Con PRF Archivadas



49

• Profirió nueve (9) autos de imputación con responsabilidad fiscal $12.469.miles

• Doce (12) archivos por no mérito, valor $1.532.667miles. • Dos (2) archivos por pago $ 114.392 miles • y Cuatro (4) procesos fueron trasladados a jurisdicción coactiva $261.199.miles

En el 2010 no se interpuso recurso alguno, sin embargo se decidieron en dicha vigencia, tres (3) recursos de apelación y reposición de vigencias anteriores (PRF0228-015-2005; 0267-005-2008 y 012-2004), el primero de éstos revocando lo decidido por primera instancia. De los 14 autos por no mérito y de archivo por pago, atendiendo lo rendido en cuenta se han enviado a consulta para su respectiva revisión 11 de ellos, revocándose la decisión en dos (2) (PRF02-29-021-2008 y 02-30-025-2008). No se reporta fecha de envío a consulta en los PRF 0266-0003-2008, 02-30-028-2008 y 02-10-011-2008, esto de acuerdo con lo señalado en cuenta se debe en el primero de ellos al existir “una argumentación por objeción grave de informe técnico y los dos últimos al proferirse el auto de archivo y notificarse en diciembre de 2010, aspecto éste verificado en el ejercicio de auditoria En la vigencia 2010 no hubo ninguna terminación anormal del proceso de responsabilidad fiscal. Atendiendo lo informado, los procesos de responsabilidad fiscal están amparados en la suma de $1.461.130miles, por vinculación de terceros civilmente responsables, correspondiendo al 25.8% del valor de los daños patrimoniales investigados. COMPARATIVO DE VIGENCIAS Y VARIABLES EIT Atendiendo las variables de gestión, podemos constatar que el número de procesos de responsabilidad fiscal en trámite ha sido constante desde la vigencia 2008, presentándose una disminución en cuanto a los fallos con responsabilidad fiscal proferidos en un 78% con respecto a la vigencia 2009 (sin embargo se emitieron 9 autos de imputación y 2 autos por no mérito). Durante todas las vigencias no se han producido terminaciones anormales por caducidad ni prescripción.

Gráfico No 2 Gestión de Procesos de Responsabilidad Fiscal



50

De conformidad con la tabla que se expone se determina la antigüedad de los procesos reportados en la cuenta 2010.

Tabla Nº 2.8.1 Antigüedad de los procesos de responsabilidad fiscal reportados en la cuenta 2010

Año de apertura

del proceso

Antigüedad de los procesos

Nº de procesos % Partic. Valor % Partic.

2005 Entre 5 y 6 años 5 0,18% 246.053.882 0,01% 2006 Entre 5 y 4 años 1 2,21% 911.006.299 0,23% 2007 Entre 4 y 3 años 3 8,66% 565.619.831 23,93% 2008 Entre 3 y 2 años 28 12,71% 2.762.525.033 29,03% 2009 Entre 2 y 1 años 14 13,63% 687.216.512 4,55% 2010 Menos de uno 3 23,57% 469.421.860 14,27%

Totales Fuente: Rendición de cuenta 2010 SIREL F-17

De acuerdo con el estado actual de los procesos según la rendición de la cuenta, los siguientes son los resultados del proceso de responsabilidad fiscal de la Contraloría de Municipal de Barrancabermeja, conforme al grado de avance en el trámite procesal: Tabla No 2.8.2 Estado actual de los procesos de responsabilidad fiscal reportados en la

cuenta 2010

Estado de los procesos Nº de

procesos %

Partic. Valor último % Partic. Procesos con auto de apertura en del 2010 3 5 469.421.570 8

;

200

2010; 54

9

00

2009; 57

6

00

2008; 49

0

20

40

60

2008 2009 2010

Gestión Procesos de Responsabilidad Fiscal

No total de PRF Caducos

Prescritos Fallos C.R.F



51

Procesos en trámite en el 2010 18 33 1.164.063.154 20 Procesos con auto de archivo por caducidad 0 0 0 0 Procesos con auto de archivo emitidos en el 2010 por no mérito 12 22 443.674.193 7.8 Procesos con auto de archivo por pago proferidos en el 2010 2 3.7 114.392.643 2 Procesos con auto de archivo por pago proferidos en el 2009 con ejecutoria en el 2010 2 3.7 497.400 0 Procesos con auto de imputación proferidos en el 2010 7 13 759.656.541 13.4 Procesos con fallo sin responsabilidad fiscal en el 2010 0 0 0 0 Procesos sin fallo sin responsabilidad fiscal ejecutoriados en el 2010 2 3.7 20.390.900 0.36 Procesos con fallo con responsabilidad fiscal proferido en el 2010 2 3.7 103.662.660 1.8 Procesos con fallo con responsabilidad fiscal ejecutoriados en el 2010 5 9.2 279.094.684 4.9 Procesos con fallo con responsabilidad fiscal con revocatoria 1 1.8 47.339.739 0.8 Fuente: Rendición de cuenta 2010 SIREL F-17

El anterior análisis muestra como del total de procesos (54), el 33 %, esto es (18) de los procesos, se encuentra en trámite dentro de la etapa probatoria inicial antes de imputación; (9) de los procesos equivalentes al 17 % con cuantía de $12.469 miles, con auto de imputación. Adicionalmente durante la vigencia auditada se profirieron 2 fallos con responsabilidad fiscal (4%) por $103.662 miles, se observa que 5 fallos fueron enviados a jurisdicción coactiva por cuantía de $279.094.684miles. Es decir, sólo en el 2010 se pasa para el cobro respectivo el 5%del total de la valores que se están investigando, habiéndose recuperado por pago la suma de $ 114.392 miles, esto es 2% del la cuantía total. Según lo reportado de los 54 procesos de responsabilidad fiscal, 31 procesos corresponden a posibles irregularidades en la contratación, por valor de $3.959.452 miles, de los cuales 2 fueron iniciados en la vigencia 2010, por $462.619 miles, los demás procesos se iniciaron años atrás, tal como se muestra en la siguiente tabla:

Tabla Nº 2.8.3 . Antigüedad de los procesos de responsabilidad fiscal reportados, relacionados con temas contractuales

Año de apertura

del proceso Antigüedad

Nº de procesos % Partic. Valor % Partic.

2005 Con 5 años 3 10 61.886.890 2



52

2007 Más de 3 menos de 2 años 2 6 533.140.346 13 2008 Más de 2 y menos de 3 años 21 68 2.557.905.871 64 2009 Un año 3 10 343.900.000 9 2010 Menos de 1 año 2 5 462.619.317 12

Totales 31 100,00% 3.992.452.424 100,00% Fuente: Rendición de cuenta 2009 SIREL F-17

Muestra de auditoría De un universo de 54 procesos de responsabilidad fiscal reportados en la cuenta como tramitados en 2010, atendiendo a la antigüedad del auto de apertura y a su Cantía se selecciona un número de 41 expedientes, correspondiendo a 75% del total de proceso de responsabilidad fiscal y 96% al total de los valores de los autos de apertura de procesos de responsabilidad fiscal. Esto sin tener en cuenta las indagaciones preliminares las cuales fueron revisadas en un 100%. Resultados de la gestión en los procesos de responsabilidad fiscal

• En virtud del principio de celeridad, la Contraloría Municipal de Barrancabermeja atendiendo el compromiso adquirido en el plan de mejoramiento imprimió celeridad a los procesos de responsabilidad fiscal de cuyas fechas de inicio eran 2005, 2006, 2007, 2008. En lo correspondiente a los procesos 2009 de acuerdo al plan de mejoramiento hasta junio de 2011 tienen plazo para decidir con auto de imputación o de archivo.

• En virtud del principio de economía, la Contraloría Municipal de Barrancabermeja cumple con las instancias establecidas en la Ley 610 de 2000. La primera instancia radica en el Grupo de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y la segunda instancia en el Contralor Municipal.

• En desarrollo del principio de eficacia, la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, acato los compromisos adquiridos en el plan de mejoramiento en lo atinente a la observación del numeral 1 del plan de mejoramiento consistente en el incumplimiento del artículo 45 de la Ley 610 de 2000. Es necesario que se siga con dicha actividad de manera eficaz y oportuna a efecto de llevar en término los procesos y evitar el represamiento observado en el 2009.

• En virtud del principio de eficiencia, la Contraloría Municipal de Barrancabermeja

debe contar con los mecanismos necesarios para lograr el resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público – art. 4º Ley 610 de 2000-, lo anterior que de los 54 procesos solo 6 tienen medidas cautelares, para amparar la totalidad de los daños que se encuentra investigando y sólo en la vigencia se profieren dos (2) fallos con responsabilidad fiscal.



53

3.3.3.1 Resultados estadísticos del análisis de los procesos de responsabilidad fiscal de la muestra. A continuación se presenta la antigüedad de los procesos que hacen parte de la muestra de auditoría y cuyo trámite procesal fue objeto de análisis.

Tabla No 2.8.4 - Antigüedad de los procesos de responsabilidad fiscal de la muestra de auditoría

Año de apertura

del proceso

Antigüedad Nº de

procesos %

Partic. Valor

% Partic.

2005 Con 5 años 5 12% 246.053.882 4.4%

2006 Con 4 años y menos de 3 1 2.4% 911.006.299 17%

2007 Con 3 años y menos de 2 5 12% 565.619.831 10%

2008 Con 2 años y menos de 1 21 52% 2.726.821.296 49%

2009 Con un año o menos 6 14.6% 592.969.326 10.6%

2010 Con un ano o menos 3 7% 469.421.860 9% TOTALES TOTALES 41 100,00% 5.511.892.494 100,00%

Fuente: Expedientes y papeles de trabajo. Lo anterior evidencia que seis (6) de los objetos de muestra, esto es el 14.4% son vigencias 2005 y 2006, cuyo trámite supera los 4 años o más y que estarían en riesgo de prescripción. Sin embargo, es visita de auditoría se verificó que de los cinco (5) procesos iniciados en el 2005, cuatro (4) fueron decididos de fondo (3 con fallo con responsabilidad fiscal debidamente ejecutoriados, por valor de $240.519 miles, enviados a su respectivo cobro coactivo; 1 sin responsabilidad fiscal por $19.672 miles). Se encuentra en trámite un proceso de 2005, cuya decisión fue revocada, el cual debe ser punto de atención por parte del ente de control. Una vez auditados los procesos de la muestra, se analizaron los tiempos promedio que está utilizando la Contraloría para gestionar los procesos de responsabilidad fiscal en cada uno de los principales momentos del trámite procesal, los cuales se presentan en la siguiente tabla junto con las observaciones de auditoría a cada uno de ellos. Tabla No 2.8.5 Análisis de tiempos promedio de los procesos de responsabilidad fiscal de la

muestra de auditoría

Actividades límites para determinar los tiempos

N° de procesos o casos

Tiempo promedio

Observaciones

Entre la ocurrencia de 41 636 dias Tiempo que no se considera razonable, existiendo



54

los hechos y el auto de apertura

demora en el ejercicio de control fiscal que se lleva a cabo, lo que puede originar la imposibilidad de iniciar la acción fiscal correspondiente.

Entre el traslado del hallazgo y el auto de apertura

41 46 días Es un tiempo promedio razonable para que el proceso auditor realicen el traslado y responsabilidad fiscal inicie el proceso.

Entre el auto de apertura y el auto de imputación

19 31 meses

Entre el auto de apertura y el auto de archivo

10 28

meses

La Ley 610 de 2000, en su artículo 45 establece que esta etapa procesal se debe desarrollar en un término de tres meses, prorrogable de manera motivada por máximo dos meses más. Sin embargo, la Contraloría demora en promedio 30 meses, lo que demuestra que es en esta etapa donde está el punto crítico del proceso. Sin embargo se debe señalar que como consecuencia de lo acordado en el plan de mejoramiento, la totalidad de procesos de 2007 se encuentran fallados, los del 2008 con auto de imputación y/o archivo, faltando lo correspondiente al 2009 de lo cual tienen plazo hasta junio de 2011. .

Tiempo para decidir en grado de consulta sobre el archivo del proceso

10 24 días

Este tiempo no excede el término legal establecido para ello en el artículo 18 de la Ley 610 de 2000, que es de un mes.

Entre el auto de apertura y el fallo sin responsabilidad en 1a. Instancia

3 33

meses

Entre el auto de apertura y el fallo con responsabilidad en 1a. Instancia

8 40 meses

Al restar a estos tiempos los 30 meses que en promedio se gasta la Contraloría para emitir auto de imputación y/o archivo, significa que para emitir fallo la Contraloría requiere de 7 meses más, lo cual no se ajusta a los términos de ley. Sin embargo, como ya se ha señalado emitido decisión de fondo en los procesos iniciados en 2007, tal y como se había comprometido.

Entre el fallo con responsabilidad y el auto que resuelve recurso de reposición

5 34 días Término acorde con lo señalado en el Código Contencioso Administrativo.

Entre el auto que resuelve reposición del fallo y el auto que resuelve su apelación

6 68 días

Es un tiempo promedio elevado, de acuerdo con el artículo 57 de la Ley 610 de 2000. De acuerdo con el plan de mejoramiento la acción para subsanar esta deficiencia es hasta el 11 de agosto de 2011. Se verifica que en lo correspondiente al proceso No. 004-2007, la apelación contra auto de prueba se resolvió dentro del término de ley.

Entre el auto de apertura y la fecha de ejecutoria de la decisión que pone fin al proceso

14 38

meses

Este tiempo promedio inferior a 3 años parece ser adecuado, de acuerdo a los lineamientos del nivel central; sin embargo, es preciso advertir que de los 41 casos evaluados, solo 5 corresponden a procesos con fallo y 12 a procesos con archivo por no merito.

Entre la ejecutoria de la última decisión y el traslado a jurisdicción coactiva

5 7 días El término denota celeridad para el traslado de los fallos con responsabilidad fiscal ejecutoriados..

Fuente: Expedientes y papeles de trabajo.

Del anterior análisis se puede concluir que la Contraloría no dio cumplimiento a lo estipulado en el artículo 45 de la Ley 610 de 2000. A pesar de ello ha dado



55

observancia al compromiso adquirido como consecuencia del plan de mejoramiento por la auditoria de intervención, suscrito en el mes de agosto de 2010 y al plan de mejoramiento de la auditoria integral suscrito en noviembre del mismo año, en la medida que la totalidad de procesos de 2007 fueron decididos de fondo (tres procesos) y los del 2008 con auto de imputación y/archivo (17,. a excepción del 018-2008, por $7.424miles que se encuentra en estudio dada la complejidad de los hechos). Lo anterior, no obstante debiendo tener especial cuidado con el proceso No. 015 de 2005, el cual ha sido objeto de nulidades y revocatorias. Adicionalmente, es necesario señalar que la totalidad de los procesos con fecha de auto de apertura del año 2009 y 2010 (y que fueron objeto de muestra) se encuentran en etapa probatoria, por lo que deberán decidirse en el mayor tiempo posible para evitar cualquier tipo de represamiento en la toma de decisiones, como sucedió en vigencias anteriores. En visita de auditoria se comprueba que de acuerdo con la antigüedad de los 41 procesos de muestra, que se encuentran en etapa probatoria antes de imputación o archivo, éstos no superan la cantidad de nueve y corresponden a las vigencias señaladas en el párrafo anterior, lo que equivale que la mayoría de procesos revisados son de menos de dos (2) años, en cuantía de $1.062.391miles. De igual manera, en el trabajo de campo se observa la realización por parte de la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva de un cuadro excell en el que se incluyen todas y cada una de las actuaciones, para así llevar un control sobre los mismos. Resultados concretos obtenidos del análisis de los procesos de la muestra. Indagación Preliminar Dentro de los procesos de la muestra se observó que la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, tramitó en el 2010, nueve indagaciones preliminares $ 1.205.106 miles. Ordenó la apertura de siete (7) indagaciones preliminares por $742.487miles. Atendiendo lo observado desde el momento del traslado del hallazgo fiscal al momento de la apertura la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva utilizó un promedio de 38 días, término que se considera razonable para esta actuación procesal. De las nueve indagaciones preliminares en trámite, dos (2) se decidieron con Auto de apertura de proceso de responsabilidad fiscal por $462.619miles. Estas



56

indagaciones fueron adelantadas de manera adecuada, dando cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 39 de la Ley 610 de 2000, las cuales haciendo la trazabilidad con procesos de responsabilidad, éstos se encuentran en el respectivo trámite procesal a pruebas. No se observa dilación procesal. El trámite de las indagaciones es bueno. Procesos de Responsabilidad Fiscal Traslado de hallazgos: La Contraloría Departamental modificó el procedimiento de la guía de procesos auditores, estableciendo un término de 20 días hábiles con posterioridad al informe en firme para el traslado de los hallazgos a los Entes competentes. La Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva recibió ocho (8) hallazgos fiscales, por parte de la Dirección de Control Fiscal, los cuales coinciden con el Formato F-21 de SIREL, así: Tabla No. 2.8.6 Hallazgos recibidos por la Dirección de Responsabilidad Fiscal

Hallazgos Entidad Afectada Fecha en que se recibe el hallazgo

No. Valor Radicado Apertura

Valor Presunto Detrimento

Municipio de Barrancabermeja

18/01/2010 PA-02-43

$6.802.543 PRF 001-2010 $6.802.543


18/04/2010 PA-02-03

$25.000.000 IP 002-2010

$25.000.000

Empresa de Aguas de Barrancabermeja S.A. ESP

11/10/2010 PA-02-06

$335.612.777 IP 003-2010 $44.886.181


11/10/2010 PA-02-06

$335.612.777 IP 004-2010 $28.472.898


11/10/2010 PA-02-06

$335.612.777 IP 005-2010 $262.253.698


19/11/2010 PA02-09

$381.824.329 IP 006-2010 $30.344.000


19/11/2010 PA06-09

$381.824.329 IP 007-2010 $235.758.218


19/11/2010 PA02-09

$381.824.329 IP 008-2010 $115.772.111

Fuente: Papeles de Trabajo, Información recibida en trabajo de campo

Sin embargo al momento de trazar la información con los hallazgos señalados en el F-21 Subformulario de Gestión de Auditorias, no coincide el número de



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hallazgos señalados que es de 14, cuando de acuerdo con lo observado en la auditoria y de conformidad con la tabla realizada sólo se trasladaron 8 hallazgos fiscales. Actuación procesal: En los procesos revisados, durante el 2010 se presentó una constante en la ejecución de actuaciones procesales por parte del ente de control para adelantar los procesos de responsabilidad fiscal. No se encontraron en la vigencia auditada periodos sin trámite procesal que conllevaran a que los procesos se prologuen en el tiempo de manera injustificada. Si bien, no se evidenció en la muestra la ocurrencia de prescripción debidamente ejecutoriada, la Contraloría Municipal de Barrancabermeja debe tener especial cuidado en lo referente al proceso No. 015 de 2005 $45.303miles, en el cual hubo una nulidad y se revoco una decisión. Por otra, se presenta coherencia entre la parte motiva y resolutiva de los autos proferidos. Diligencias de Notificación: En lo correspondiente a los procesos iniciados en el 2010, la Contraloría cumplió la forma y términos establecidos en los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo para notificar las diferentes providencias dentro del proceso de responsabilidad fiscal, dejando a un lado la notificación por aviso como se realizaba en años anteriores, como se demuestra en los siguientes casos:

Tabla No 2.8.7 Diligencias de notificación

RADICADO FECHA AUTO DE APERTURA

Valor presunto detrimento

Observaciones

001-2010

27.01.2010

$6.802.543 Se notificó por edicto desfijado el 10.03.2010

015-2009 20.04.2010 $311.593.999 Notificado personalmente el 28.04.2010 016-2009 24.05.2010 $151.025.318 Notificado personalmente el 10.06.2010 Fuente: Papeles de Trabajo

Práctica de Pruebas: Respecto de los procesos analizados en muestra se concluye que la Contraloría Municipal de Barrancabermeja en la vigencia 2010, la totalidad de las pruebas allegadas al expediente se encuentran respaldadas por auto que decreta su práctica, el cual es notificado mediante edicto, dando cumplimiento a lo dispuesto por el 174 del Código de Procedimiento Civil, según el cual toda decisión judicial debe fundarse. Como por ejemplo: Proceso de Responsabilidad Fiscal No. 02-031-013-2009; se decreta práctica de prueba de oficios del 11 de agosto de 2010.



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Proceso de Responsabilidad Fiscal No. 02-30-023-2008; se decreta práctica de pruebas de oficio el 28 de septiembre de 2010. En lo correspondiente a este punto, se hace necesario traer a colación lo observado en el PRF 011-2008, en virtud del cual se práctica una prueba pericial, la cual es objetada por error grave, aspecto éste que no es decidido por la oficina competente, prosiguiéndose con el trámite del proceso, por lo que debe ser objeto de atención por parte del ente de control. Situación similar aconteció en el PRF 004-2007. Vinculación del garante: Conforme a lo establecido en el artículo 44 de la Ley 610 de 2000, cuando el presunto responsable, o el bien o contrato sobre el cual recaiga el objeto del proceso, se encuentren amparados por una póliza, se vinculará al proceso a la compañía de seguros, en calidad de tercero civilmente responsable, en cuya virtud tendrá los mismos derechos y facultades del principal implicado. La vinculación se surtirá mediante la comunicación del auto de apertura del proceso al representante legal o al apoderado designado por éste, con la indicación del motivo de procedencia de aquella. En lo correspondiente a este punto se verificó en trabajo de campo que en el 2010, se realiza tres vinculaciones de garante así:

Gestión Vinculación de Terceros

Radicado

Valor del presunto detrimento

Fiscal

Fecha de Vinculación de Garante

Valor Asegurado

Estado Actual a 31/12/2010

02-01-010-2008

$ 873.783.000 20/08/2010 $ 46.931.036 Archivado

0270-008-2008

$ 174.374.840 28/09/2010 $ 46.931.036 Práctica de pruebas

02-42-015-2009

$ 311.593.999 20/04/2010 $ 96.251.105 Instructiva

Con el fin de evitar la configuración de la prescripción de la acción derivada del contrato de seguro, es imprescindible que la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, determine en el menor tiempo posible (inclusive en el ejercicio auditor que se realice, si es del caso, si existe una relación de garantía respecto del patrimonio público, de la cual se pudiere desprender una posible responsabilidad de las aseguradoras, y vincularlas inmediatamente.



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Ello significa que, una vez conocida la existencia de la póliza, se debe vincular como tercero civilmente responsable a la compañía de seguros, desde el mismo momento del auto de apertura y hasta antes de proferir el auto de imputación de responsabilidad fiscal o de archivo. La Contraloría no está cumpliendo a cabalidad esta disposición, por ejemplo en los procesos iniciados en la vigencia 2010, no se ha realizado vinculación alguna, debiéndose proceder a realizar dicho trámite en lo correspondiente al proceso No. 016-2009 en el cual ya realizó la respectiva averiguación.

Tabla No 2.8.8 Vinculación del garante

Radicado Fecha auto de apertura


Observaciones

02-2009 30/03/2009 131.561.989

No se ha vinculado garante en este proceso, surgido por presuntas irregularidades en la ejecución del contrato de consultoría 0961, por la interventoria de construcción de edificios y parqueo de altura.

006-2009 16/06/2009 68.428.533 No se ha vinculado garante en el proceso. Presuntas irregularidades en la ejecución de tres créditos otorgados por FORCAP

001-2009 26/01/2009 23.950.000 No se vinculó garante en este proceso, surgido por presuntas irregularidades en la ejecución de contratos de prestación de servicios

015-2009 20/04/2010 311.593.999 No se vinculo al garante en este proceso, surgido por irregularidades en la ejecución de obra pública por la modernización de semaforización.

Fuente: Papeles de Trabajo

Aún cuando la Contraloría Municipal de Barrancabermeja no ha vinculado los posibles terceros civilmente responsables en los casos señalados, se debe señalar que como consecuencia de la observación realizada en el 2009, la entidad en los casos en que ha realizado la vinculación, al momento de imputar responsabilidad resuelve la situación jurídica de los mencionados. Como por ejemplo: (autos de imputación PRF 013-2008; 022-2008 y 023-2008). Por otra parte de acuerdo con lo reportado hay 24 vinculaciones, por un valor de $1.461.130 miles. Aun cuando el ente de control determina que dentro de las auditorias realizadas a las diferentes entidades auditadas, se tiene en cuenta el ítem de verificar los amparos de los bienes en cuantía suficiente, al momento de los traslados de los hallazgos no se anexa tal documentación para que sea tenida en cuenta al momento de la apertura del proceso de responsabilidad fiscal y no sea solicitada por esta oficina al momento de dar inicio de la acción fiscal.



60

No se observan estrategias o acciones que la Contraloría haya implementado para garantizar que se hagan exigibles las pólizas y se vinculen a los terceros civilmente responsables. Versiones libres: A la fecha de esta auditoría se comprobó que la Contraloría en lo correspondiente a los procesos aperturados en el 2010, realizó con eficiencia y efectividad las versiones libres de los implicados, lográndose la ejecución de esta etapa procesal. Ello se evidencia en la siguiente tabla:

Tabla No 2.8.9 Diligencia en la versión libre

Radicado Fecha auto

de apertura Valor presunto detrimento

Observaciones

0016-2009 24.05.2010 151.025.318 Las versiones libres se llevaron a cabo en el trámite de la indagación preliminar, esto es el 18.02.2010, 25.01.2010 y 15.02.2010 con una ampliación del 02.03.2010

015-2009 20.04.2010 311.593.999 La versión libre se llevo a cabo el 29.04.2010

001-2010 27.01.2010 6.802.543

Si bien es cierto se notifico del auto de apertura al presunto implicado el 27.01.2010, notificándose por edicto y personalmente el 10.03.2010, no se ha llevado a cabo dicha diligencia, en la medida que de acuerdo con el plenario folios 219-228 están la pruebas de reembolso por parte de los trabajadores de los valores que no debían de ser cancelados por la Administración Municipal.


En lo correspondiente a los demás objeto de muestra, es necesario señalar que en el informe de auditoria vigencia 2009, se observó debilidad en este punto, sin embargo de acuerdo con lo constatado en la auditoria vigencia 2010 se determina que se ha subsanado, lográndose la realización de estas diligencias, tal y como se aprecia en la siguiente tabla:

Tabla No 2.8.10 Diligencia en la versión libre Radicado Fecha auto

de apertura Valor presunto detrimento

Observaciones

002-2009 30.03.2009 240.200.000 Se escucha en versión libre a los implicados el 24.07.2009 y 05.08.2009

003-2009 16.06.2009 79.750.00 El implicado se encuentra debidamente representado con apoderado deoficio

006-2009 16.06.2009 68.482.533 Se escucha en versión libre a los implicados el 02.03.2010 y 23.07.2009

009-2009 16.06.2009 22.905.832 Se escucha en versión libre al implicado el 18.02.2010 011-2009 16.06.2009 24.001.333 Se escucha en versión libre al implicado el 26.02.2010 012-2009 16.06.2009 85.776.925 Se escucha en versión libre al implicado el 18.02.2010 013-2009 30.03.2009 94.912.534 Se escucha en versión libre al implicado el 18.02.2009



61

Nombramiento de apoderados de oficio: La Contraloría le otorga la garantía correspondiente a quien fue notificado por edicto y no versionado, dándoles la garantía de nombrar apoderado de oficio; reconociendo la correspondiente personería jurídica

Tabla No. 2.8.11 Nombramiento para el nombramiento de apoderado de oficio

No. de

radicado Fecha auto de apertura


Observaciones

011-2009 16.06.2009 24.001.333

Se nombra el correspondiente apoderado de oficio y se posesiona el día 05.11.2009

009-2009 16.06.2009 22.905.832

Se nombra el correspondiente apoderado de oficio y se posesional el 04.12.2009 a uno de los implicados.

006-2009 16.06.2009 27.206.362 Se le nombra apoderado 23.07.2009 003-2009

16.06.2009 79.750.000

Se nombra el correspondiente apoderado de oficio y se posesiona el 28.07.2010

015-2009 20.04.2010

311.293.999 Se nombra el correspondiente apoderado de oficio y se posesional el 11.05.2010.


Investigación de bienes y decreto y práctica de medidas cautelares.: La Contraloría Municipal de Barrancabermeja en la totalidad de los procesos objeto de muestra inicia la búsqueda de bienes. Sin embargo para la vigencia auditada se constato que se ha decretado sólo una medida cautelar dentro de los proceso de responsabilidad fiscal que adelanta, correspondiente al proceso 004-2007 así:

Gestión Medidas Cautelares

Radicado

Valor del Presunto detrimento

fiscal

Fecha Medida Cautelar Practicada

Clase de medida

(inmuebles, Muebles, Cuentas Bancarias, Salario, Otros)

Valor de la medida

Estado Actual del Proceso a 31/12/2010

0254-004-2007 $ 354.938.457 09/08/2010

Embargo de bienes

50% del valor total del bien

Fallo con Responsabilidad Fiscal en Apelación


De acuerdo con lo rendido en cuenta, la Contraloría Municipal de Barrancabermeja aparte de la medida cautelar señalada se han decretado la práctica de éstas vigencias, en los siguientes procesos:

No. de Expediente Valor Medida Cautelar 0228-015-2005 23.777.185 0223-003-2005 9.197.500



62

0222-002-2005 1.612..900 0267-005-2008 15.000.000

Fuente: Rendición de Cuenta Formato F-17

0Con base en lo expuesto y en lo rendido en la cuenta formato F-17 se puede determinar que los valores asegurados por medidas cautelares ascienden a la suma de $67.587miles, esto corresponde al 1.19% al total del valor a investigar. Valor ínfimo por lo que la Contraloría deberá adoptar mecanismos para que los procesos que se inicien den lugar de una manera oportuna y eficaz a las medidas cautelares a que haya lugar antes de que los presuntos implicados se insolventen y la gestión para el recaudo sea inocua. Decisiones del grado de consulta: El artículo 18 de la Ley 610 de 2000, fijó los términos para que la segunda instancia resuelva el Grado de Consulta, de tres días para remitir el expediente al superior jerárquico y de un mes para adoptar la decisión, términos que fueron cumplidos por la Contraloría, de acuerdo con la siguiente tabla:

Tabla No 2.8.12 Decisiones en grado de consulta

Radicado

Fecha del Auto Archivo o Fallo sin RF o con R. Con

representación de Apoderado

Fecha de Notificación

Fecha en que se

Envía a Consulta

Fecha en que se Resuelve La Consulta

Fecha en que se resuelve la consulta

0222-002-2005

30/11/2009 fallo sin RF con Apod.

11/12/2009 15/12/2009 15/01/2010 31

0249-007-2006

02/12/2009 archivo sin repres.

16/12/2009 17/12/2009 15/01/2010 29

0263-006-2007

15/03/2010 archivo con y sin Apo.

12/04/2010 14/04/2010 28/05/2010 44

0228-015-2005

11/10/2010 archivo con ysin Apod.

03/12/2010 09/12/2010 07/01/2011 29

0264-001-2008

05/11/2010 archivo con ysin Apod.

23/11/2010 23/11/2010 01/12/2010 8



63

0267-004-2008

28/12/2010 archivo con y sin Apod.

24/08/2010 26/08/2010 20/09/2010 25

0272-009-2008

04/12/2009 fallo sin RF con Apod.

04/01/2010 06/01/2010 15/01/2010 9

02-01-10-2008


05/10/2010 08/10/2010 08/11/2010 31

02-030-027-2008

13/10/2010 archivo con Apod.

09/11/2010 16/11/2010 15/12/2010 29

02-029-021-2008

20/08/2010 archivo sin Apod.

27/08/2010 30/08/2010 14/09/2010 15

02-16-016-2008


23/04/2010 30/04/2010 28/05/2010 28

02-16-015-2008


17/12/2010 20/12/2010 19/01/2011 30

02-028-019-2008

12/08/2010 archivo sin Apod.

18/08/2010 19/08/2010 03/09/2010 15

02-030-025-2008

18/08/2010 archivo con Apod.

10/09/2010 14/09/2010 06/10/2010 22

Fuente: Información entregada por la Contraloría y Papeles de Trabajo

Recursos: En la vigencia 2010, se decidieron nueve (9) recursos, cumpliéndose con los términos señalados en el Código Contencioso Administrativo para la resolución del recurso de reposición. En lo correspondiente al cumplimiento del artículo 57 de la Ley 610 de 2000, verificándose que una vez suscrito el plan de mejoramiento, la apelación se llevó a cabo dentro de los veinte (20) días siguientes al recibo del recurso por parte de la segunda instancia, proceso No. 0254-004-2007, en el cual se recibió en segunda instancia el 31 de agosto de 2010 y fue decidido el 29 de septiembre de 2010 Radicado Fecha de

Recurso Fecha de Resolución reposición

Fecha de Resolución Apelación

012-2004 29/12/2009 21/01/2010 13/03/2010 0254-004-2007 09/08/2010 10/08/2010 20/09/2010 023-003-2005 15/10/2009 03/05/2010 No hubo 0228-015/2005 20/12/2009 29/01/2010 03/05/2010 0267-005-2008 02/12/2009 18/03/2010 24/05/2010



64


SIRI y Responsables Fiscales: La Contraloría Municipal de Barrancabermeja da cumplimiento a la remisión de información correspondiente al SIRI y al Boletín de Responsabilidad Fiscal, como por ejemplo: No. de Radicado Ejecutoriado Comunicación SIRI Comunicación CGR 006/2006 11.02.2010 16.02.2010 16.02.2010 005/2008 08.06.2010 07.07.2010 07.07.2010 012/2004 14.04.2010 19.04.2010 19.04.2010 003/2005 21.01.2010 16.03.2010 16.03.2010 008/2005 15-03-2010 25.01.2010` 25.01.2010

Gestión: En el trámite de procesos de responsabilidad fiscal Procesos decididos con fallo en primera instancia o archivo 19 ------------------------------------------------------------------------------- X 100= ---- x100= 35.19% No. de Procesos Activos 54 Procesos Antiguos Resueltos No. de Procesos de responsabilidad fiscal antiguos resueltos 10 ----------------------------------------------------------------------------------X100= ____ X100= 91% No. de Procesos que superan los tres años 11 Procesos de Responsabilidad Fiscal con pago durante su trámite No. de procesos de responsabilidad fiscal con valor recaudado durante su tramite 4 _________________________________________________________________ X100= ___ Total de procesos de responsabilidad fiscal 54 X100 =7.41%

Recaudo de Procesos Valor recaudados/ Valor total de procesos X 100= 118.935.650 __________ X100= 2.11%

5.641.843.417 Cantidad de Caducidades No de procesos fiscales caducos 0 _____________________________ X100= ______ x100 =0.0% Total de Procesos Fiscales 54 Cuantía de Procesos Prescritos



65

No de procesos fiscales Prescritos 0 _____________________________ X100= ______ x100 =0.0% Total de Procesos Fiscales 54 Cuantía de Medidas Cautelares Cuantía de Medidas Cautelares Decretadas 67.587.585 ____________________________________ X100= ___________ X100 = 1.1% Cuantia de Procesos Fiscales 5.641.843.417 Cuantía de Procesos con Medidas Cautelares Numero de Procesos con Medidas Cautelares ____________________________________ X100= ____6_______ X100 = 11.1% Numero de Procesos Fiscales 54 Cantidad de Procesos Fiscales con Garante Numero de Procesos con Garante ____________________________________ X100= ____24____ X100 = 44% Numero de Procesos Fiscales 54 Se observó una mejora en el trámite procesal de dichos procesos, no observándose dilaciones ni inactividad procesal. No se han dictado prescripciones ni caducidades que hayan quedado en firme. Los resultados de fondo en la vigencia fueron:

• Dictó dos (2) fallos con responsabilidad fiscal en cuantía de $103.326miles • Profirió nueve (9) autos de imputación con responsabilidad fiscal $12.469.miles

• Doce (12) archivos por no mérito, valor $1.532.667miles. • Dos (2) archivos por pago $ 114.392 miles

Lo anterior equivale al 53% de los procesos en trámite en el 2010. Sin embargo dado que existe un proceso de vigencia 2005 con riesgo a prescribir por valor de $45.303.387, y solo el 1.1% de los procesos se encuentran amparados por garantías reales, el tramite será calificado como regular. 2.8.3 Jurisdicción Coactiva En la rendición de la cuenta de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, se reporta un total de veintisiete (27) procesos de jurisdicción coactiva, en cuantía de $656.223 miles. De los cuales cinco (5) fueron iniciados en la vigencia 2010, correspondientes a fallos con responsabilidad fiscal, en cuantía de $278.263miles,



66

los restantes provienen de vigencias anteriores por valor de $278.263miles (22 por fallos con responsabilidad fiscal por $651.043miles y 5 por sanción en $5.179 miles) Control de Legalidad Normatividad Interna: La Entidad emitió la Resolución No. 035 de febrero 25 de 2009, por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimiento y Cobro Coactivo, se asignan unas funciones y se dictan otras disposiciones. Por otra parte, profirió la Resolución No. 110 del 10 de marzo de 2011, mediante la cual clasifica la cartera correspondiente a las obligaciones cobradas a través del proceso administrativo de cobro coactivo. La cartera se clasifica en razón de la cuantía, en razón a la antigüedad de la obligación, en razón a la naturaleza de la obligación, en razón a la posibilidad de cobro y en razón a su prioridad o no. De acuerdo con dicha resolución la cartera de posible cobro asciende a la suma de $453.401.382 y la de difícil cobro en $1.521.526.661. Estudio del Título Ejecutivo: En cada unos de los títulos ejecutivos trasladados en la vigencia 2010, se efectúa una revisión del mismo: .- Verificándose que exista coherencia entre la parte considerativa y la resolutiva de los títulos ejecutivos, para evitar inconsistencias en los nombres de los responsables fiscales, documentos de identidad, valores, entre otros aspectos. .- Verificar que las notificaciones en la etapa del proceso fiscal se realizaron conforme a la ley. .- Verificar que los títulos ejecutivos contengan como anexo la constancia de ejecutoria, con la constancia expresa de que es la primera copia que presta mérito ejecutivo, de conformidad con el artículo 115 del Código de Procedimiento Civil. Títulos Ejecutivos Avocados: La Contraloría Municipal de Barrancabermeja avoco los siguientes títulos ejecutivos: Radicado Fecha de

Recibo Fecha en que se avoca conocimiento

Fecha Cobro Persuasivo

Fecha mandamiento de Pago

Fecha Notificación

001-2010 22.04.2010 22.04.2010 06.05.2010 30.06.2010. 19.08.2010 002-2010 19.02.2010 22.02.2010. 03.03.2010 23.06.2010 16.07.2010 003-2010 23.03.2010 23.03.2010 06.05.2010 24.06.2010 19.08.2010



67

20.09.2010

004-2010 22.10.2010 22.04.2010 06.05.2010 30.06.2010. 19.08.2010 005-2010 09.07.2010 09.07.2010 23.07.2010 21.10.2010 18.11.2010

29.11.2010 Fuente: Papeles de Trabajo e información suministrada por la Contraloróa Con base en la anterior tabla se puede constatar diligencia en el traslado del título ejecutivo para el inicio del cobro. El traslado se ha hecho con celeridad y diligencia, utilizándose un promedio de 15 días para la realización de esta actuación. Gestión Persuasiva: La Contraloría Municipal de Barrancabermeja en lo correspondiente a los procesos abiertos en la vigencia objeto de auditoria, ejerció la gestión persuasiva pertinente, no superando los dos (2) meses contados a partir de la fecha de reparto, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 12 de la Resolución Interna No. 035 de 2009. Mandamientos de Pago: Dicho actos administrativo determinan la suma líquida de dinero adeudada junto con los intereses. En la parte resolutiva se informa al ejecutado de la posibilidad de proponer excepciones dentro 10 días siguientes a la fecha de notificación. Excepciones Presentadas: En la vigencia 2010, se interpusieron 2 excepciones en los procesos de jurisdicción coactiva No.008-2207 y 008-2005,las cuales fueron rechazadas por improcedentes. Notificación del mandamiento de pago: La totalidad de mandamientos de pago iniciados durante el año 2010, están notificados, utilizándose un promedio de 53 días en las notificaciones efectuadas. Acuerdos de Pago: En el 2010, se suscribió un acuerdo de pago en el proceso de jurisdicción coactiva No. 003-2010, el día 25.10.2010. Se evidencia la suspensión del proceso de jurisdicción coactiva respecto de dicha ejecutada el 14.12.2010. El otro acuerdo de pago fue en el proceso coactivo No. 004-2008, el cual terminó por pago de la obligación el 25.03.2011 Liquidación de la obligación: La entidad realiza la liquidación de la obligación de conformidad con el artículo 9 de la Ley 68 de 1923, así mismo y corre traslado a las partes interesadas. Se deja la respectiva constancia secretarial ante la no objeción del dicha liquidaciones en cada uno de los procesos revisados.



68

Se han decretado trece (13) medidas cautelares por valor de $306.564miles de las cuales tres (3) fueron declaradas en el 2010 por $70.149miles (001-05,002-2010,003-2010). De acuerdo con el reporte de cuenta se celebraron tres (3) acuerdos de pago, lográndose recaudar la suma de $23.623miles, dos (2) de ellos celebrados en la vigencia, recolectándose $20.717miles (003-10 y 004-2008). En lo correspondiente a los procesos No. 001-95 y 001-99, se dictaron sentencias que ordena seguir adelante la ejecución el 12 de enero de 2010, procediéndose a la liquidación del crédito, es de advertir que son procesos que de acuerdo con la Resolución No. 110 del 10 de marzo de 2011 son de difícil cobro. Medidas Cautelares: La Contraloría Municipal de Barrancabermeja ha decretado durante todas las vigencias nueve (9) medidas cautelares, en cuantía de $306.546miles, de las cuales cuatro fueron decretas en el 2010, por valor de $70.149miles, atendiendo la siguiente tabla:

Tabla No. 2.8.13 Medidas Cautelares Decretadas

No de Radicado Fecha de Medidas Cautelares

Valor de la Medida Cautelar

005-2010 18.08.2009 $15.000.000 003-2010 17.08.2010 $43.841.727 002-2010 13.08.2010 $26.104.485 003-2009 15.05.2010 $46.281.310 006-2009 12.11.2006 $102.489.399 002-2008 27.09.2006 $53.238.623 005-2007 16.03.2006 $10.064.000 012-2002 22.06.2010 $203.170 002-2000 19.11.2001 $9.341.272 Fuente: Rendición de Cuenta Formato F-21 El porcentaje de amparo por medidas cautelares respecto al valor total de los procesos en ejecución en jurisdicción coactiva es del 46%, del valor total .de los procesos de jurisdicción coactiva. Por otra parte, y en atención a la observación realizada por la AGR a la Contraloría Municipal de Bucaramanga, en el proceso de JC 002-2008, el ente de control procede al embargo de un vehículo encontrado en el 2009. Dicha actuación se realizó el 14.02.2011, comunicándose del embargo a la entidad correspondiente el 28.02.2011.



69

Así mismo, en el proceso No. 003-2008, la entidad ordena la retención de un vehículo automotor el 07.11.2011. También se constata el embargo de salarios, habiendo averiguado la Contraloría a la Tesorería Municipal cuanto se ha descontado. Se recibió respuesta el 09 de febrero de 2011, encontrándose para decidir (PJC 002-2000). Desvinculación SIRI y Boletín Fiscal: Proceso Radicado 003-2010: Dicho proceso fue terminado parcialmente por pago respecto de los señor Gilberto Moreno Ardida y César Ariel Figueroa, los días 07 y 10 de 2010. Existen las correspondientes constancias de desvinculación al SIRI y Boletín Fiscal. Suspensión del Proceso: No se evidencia en ninguna de las actuaciones en trámite revisados la suspensión del proceso salvo en los casos de acuerdo de pagos. Recaudos efectuados: Aún cuando en el 2010 no se presentó ninguna terminación de procesos en jurisdicción coactiva, el despacho recaudo la suma de $32.416.129, que corresponde al 5% del total de la obligación en ejecución. Indicadores De Gestión: Atendiendo los indicadores, podemos constatar que durante ninguna de las vigencias reportadas se han decretado medidas cautelares. Adicionalmente, el sistema arroja una constante en los procesos de jurisdicción coactiva en trámite y que han culminado por pago

Gráfico No. 3 Gestión de Procesos de Jurisdicción Coactiva



70

2.8.4 Evaluación Actuaciones Administrativas Sancionatorias Evaluación y análisis: La Contraloría Municipal de Barrancabermeja, reporta un total de catorce (14), actuaciones administrativas sancionatorias. La totalidad de dichas actuaciones, fueron aperturadas en el 2010. Control de Legalidad Oportunidad en el ejercicio de la acción fiscal: De conformidad con el artículo 38 del Código Contencioso Administrativo, la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, tiene en cuenta los tres (3) años para imponer sanciones contados a partir de la fecha en que se producen los hechos. Notificaciones: Se verifica que las notificaciones se han realizado con eficiencia y oportunidad en los términos de los artículos 44 y 45 del CCA y la Resolución Interna 068 de 2006. Auto de Pruebas: En los procesos administrativos objeto de muestra, se dicta auto de pruebas, las cuales son practicadas dentro del término señalado en ela artículo 7 de la Resolución 171 del 28 de octubre de 2004. Dichos autos fueron debidamente notificados por estado. Sobre el particular se sugiere que una vez finalizada la etapa probatoria se emita una certificación sobre la terminación de la referida etapa y que se va a proceder a decidir. Debido Proceso. Se observó que la entidad se sujeto a los arts. 44 y 45 de C.C.A, se le otorgo al implicado la oportunidad de presentar descargos, aportar y solicitar pruebas y ser escuchados dentro del proceso. Se recomienda que cuando se presente inasistencia para versionar o para declarar se deje la respectiva constancia secretarial.

23

3

24

2

24

3

27

00

10

20

30

2007 2008 2009 2010

Gestión Jurisdicción Coactiva

PROCESOS DE JURISDICCION COACTIVA TERMINOS CON PAGO



71

Archivo y/o sanción: En la vigencia 2010 ninguna de las actuaciones administrativas sancionatorias abiertas. Sin embargo de acuerdo con lo constatado, la totalidad se inició en el tercer semestre del año. En el 2011 se decide la 007 de 2010 y 013 de 2010, con multa de $634.miles y 633 miles, respectivamente. Recursos: En la vigencia no se presentó recurso alguno. Control de Resultados Durante la vigencia se profirieron 14 autos de apertura, en la totalidad de éstos se decretaran práctica de pruebas. De acuerdo con lo observado en visita se encuentra para decisión, salvo los dos ya decididos y señalados en párrafos anteriores. No se ha recaudado valor alguno. El trámite se considera adecuado. Control interno: Se observo un adecuado archivo de las piezas procesales. COMPARATIVO DE VIGENCIAS Y VARIABLES EIT El número de procesos en trámite se ha elevado en un 85% en comparación con esta vigencia y el 2007. Para la vigencia auditada a diferencia del año 2009 no se decidió ningún proceso que se encontraba en curso.

Grafico No 4 Gestión Procesos Administrativos Sancionatorios

Fuente: Variables e Indicadores SIREL

20

1

9

0

4 63 3

14

0 00

5

10

15

2007 2008 2009 2010

Gestión Procesos de Administrativos Sancionatorios

No. total de ps Archivados Multa



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3 SEGUIMIENTO QUEJAS CIUDADANAS Numero de SIQ: 216-2010-55 Asunto: “Conocida a través del periódico Centinela en la que se pone de manifiesto presuntas irregularidades en la administración de municipal de Barrancabermeja”. En lo correspondiente al área misional de procesos, se verifica que la Contraloría Municipal de Barrancabermeja ha iniciado en las vigencias 2006, 2007, 2008 y 2009, contra el doctor Edgar Cote Gravino, treinta y seis (36) procesos de responsabilidad fiscal. Entre ellos el identificado con el número 015 de 2008, por presuntas irregularidades detectadas en la Ejecución del Contrato de Compraventa No. 0920-07, suscrito el 24 de diciembre de 2007, con el Municipio de Barrancabermeja y la firma contratista REPRESENTACIONES GANADERAS LTDA “REPREGAN LTDA”. El referido contrato tenia como objeto la “dotación de vehículos clase camioneta doble cabina para apoyar la gestión de salud del plan de atención básica (PAB), vigencia 2007 del Municipio de Barrancabermeja” y el valor del contrato por el cual fue suscrito fue de $182.999miles. Atendiendo lo verificado en campo el proceso iniciado fue producto de una auditoria realizada al Municipio de Barrancabermeja, en el que se determinó un posible daño fiscal avaluado en $99.664miles. Con base en lo anterior la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, dio inicio al correspondiente proceso No. 015 de 2008. Una vez allegadas y practicadas las pruebas que el ente de control considero convenientes llego a la conclusión de cesar la acción fiscal, al probar que “no se tuvo en cuenta al realizar los cálculos del posible sobrecosto en el hallazgo, pues según los soportes fueron hechos con base en los impuestos rutinarios a cancelar, sin tener en cuenta que la actuación de un intermediario generaría un incremento en el costo de los vehículos, lo que implica la simple naturaleza del contrato de compraventa suscrito, empezando por los impuestos, IVA, e Industria y Comercio, incrementos ocasionados por el acondicionamiento de vehículos, el valor de los imprevistos y gastos administrativos innatos del contrato suscrito, la legalización de cada uno y finalmente los demás impuestos de legalización del contrato”. Dicha decisión fue consultada tal y como lo señalada la Ley 610 de 2000, decidiéndose confirmar en todas sus partes la providencia del 30 de noviembre de 2010, proferida por la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

El artículo 11 de la Ley 42 de 1993, señala que el control de legalidad es la comprobación que se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad, para establecer que se hayan



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realizado conforme a las normas que le son aplicables”. (Resaltado fuera de texto)

Sobre este tema y a efectos de precisar el alcance de la Auditoría General de la República para auditar dicho proceso de responsabilidad fiscal; la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado precisó:

"Una interpretación sistemática del ordenamiento jurídico, deberá asumir que el control de legalidad que se realiza por los organismos de control fiscal no es genérico y universal y solo esta referido a la "gestión fiscal", pues de lo contrario, se invadirían órbitas propias del control judicial sobre los actos, es decir, sobre la labor del juez administrativo y de los organismos con competencias disciplinarias y aún de la propia administración.

“Por ello, el control de legalidad que le corresponde efectuar a la Auditoria General de la República, está claramente limitado a la verificación de las normas aplicables en la administración del patrimonio público, en cuanto a la utilización del mismo en el cumplimiento de las funciones atribuídas a las entidades por ella vigiladas, sin que pueda hacerse extensivo al control de legalidad de las actuaciones de las autoridades administrativas vigiladas por las contralorías Nacional, departamentales y municipales; tampoco se extiende al control de legalidad que compete constitucionalmente a la jurisdicción contencioso administrativa.

Los controles de gestión y de resultados, según las definiciones de la ley 42 de 1993, comprenden el examen de eficiencia y eficacia y el logro de objetivos; implica por lo mismo, la capacidad para revisar a posteriori y de manera selectiva, las actuaciones de las contralorías territoriales para establecer si dichos principios, que son mandatos constitucionales, se cumplen en la entidad vigilada; por ello, la revisión de los procesos de responsabilidad fiscal adelantados por estas contralorías es necesaria, pero, naturalmente, desde la perspectiva de los controles de la vigilancia de la gestión fiscal de las contralorías, no de instancia de revisión de las decisiones adoptadas.

” Como controles externos en orden a garantizar los citados derechos de defensa y del debido proceso, la constitución y la ley señalaron a las autoridades judiciales como las competentes para ello, así: la jurisdicción constitucional, la cual debe actuar ante el ejercicio de la acción de tutela y la jurisdicción contencioso administrativa, cuando se interponga la acción de nulidad y restablecimiento. Los anteriores son los mecanismos de protección de los mencionados derechos previstos en la constitución y en la ley y, por tanto, tales controles escapan a la competencia de la Auditoria General de la República; consecuencia obligada de no tener asignada dicha función, es que su actuación en este campo podría configurar usurpación de funciones o creación de revisiones o



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instancias de control del proceso que la ley no prevé.”2(resaltado fuera de texto)

Con fundamento en lo anterior es claro que la Auditoría no es instancia de revisión de procesos de responsabilidad fiscal, de tal manera que no le compete pronunciarse sobre las decisiones de fondo, porque para ello están instituidas las diferentes instancias procesales y autoridades competentes.

El resultado del proceso auditado corresponde a las actuaciones surtidas en el mismo, durante la auditoria que verifica las acciones de 2010, determinándose que se profirió auto de cesación, el cual una vez notificado fue enviado dentro de los tres días siguientes a la notificación a segunda instancia para que se diligenciara la respectiva consulta, tal y como lo establece el artículo 18 de la Ley

Evaluados los procesos de responsabilidad, podemos señalar que desde el punto de vista de gestión, si bien la Contraloría Municipal de Barrancabermeja suscribió un Plan de Mejoramiento que incluye agilizar el trámite de los procesos 2007, 2008 y 2009, las decisiones proferidas en los procesos auditados fueron extemporáneas, no se cumpliéndose los términos señalados en la Ley 610 de 2000.

Es de aclarar, que esta Gerencia Seccional IV, en su último informe definitivo de auditoría integral a la Contraloría concluyó que se presenta vencimiento de términos, situación incluida como hallazgo y objeto de Plan de Mejoramiento por varias vigencias, obteniendo como resultado un avance en el trámite de los procesos, tal y como lo establece el respectivo informe de auditoria.

Sin embargo, para esta vigencia se deja en claro que la Contraloría debe tomar los correctivos necesarios para decidir los procesos vigencia 2009 y 2010.

La queja puntualmente versa sobre presuntas irregularidades en la adquisición por parte del exalcalde Municipal de Barrancabermeja en la compra de unas camionetas chinas que compró presuntamente de segunda y la firma de contratos multimillonarios por parte de su hijo, conocida por información periodística del periódico El Centinela. Con base en lo anterior, la AGR el 03 de septiembre de 2010 dio traslado de copia de dicha comunicación a la Procuraduría Regional de Santander y a la Contraloría Municipal de Barrancabermeja.

Sobre el particular el 17 de enero de 2011, la Procuraduría Regional de Santander, hace saber que mediante auto del 25 de octubre de 2010 resuelve inhibirse de iniciar la acción disciplinaria al considerar que la información de prensa- es ambigua e irrelevante.

Por otra parte, la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, el 30 de noviembre de 2010, decidió dentro de sus atribuciones constitucionales y legales cesar la

2 Consejo de Estado. Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto 1392-2000. CP. Susana Montes de Echeverry



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respectiva acción fiscal por los hechos presuntamente irregularidades en los posibles sobrecostos en la adquisición de unas camionetas.

Por lo tanto, en el evento de existir inconformidades sobre las decisiones tomadas por la Contraloría tanto en primera como en segunda instancia, los interesados podrán acudir a la jurisdicción contencioso-administrativa que hace parte de la Rama Judicial.

4 Seguimiento Planes de Mejoramiento – Del total de acciones contempladas en los planes de mejoramiento suscritos con la AGR, resultado de las auditorías de intervención vigencia 2009, y el la auditoría regular realizada en el 2010 a la vigencia 2009, en el mes de noviembre de 2010, la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, presentan un cumplimiento en la aplicación de las acciones correctivas del 99%. Las acciones de mejora en trámite 10 y una no cumplida, se deben incorporar al nuevo plan de mejoramiento a suscribir por el órgano de control, como resultado de la auditoría realizada a la vigencia 2010.

PLAN MEJORAMIENTO AUDITORIA INTERVENCION 2009 NO. HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS ACCIONES CORRECTIVAS VERIFICACIÓN DE AUDITORÍA

Proceso Contable

1

No se han adoptado medidas sobre racionalización del gasto público. Se ajusta la redacción por parte de la auditoria general de la nación en la respuesta del informe en firme: La Contraloría no cuenta con normas de Austeridad del gasto, expedidas por el Órgano competente, y manifiesta que aplica los Decretos del Orden Nacional.

Se presentara ante el concejo municipal proyecto de acuerdo `para acoger las normas de austeridad del gasto público de acuerdo a la normatividad vigente.

El día 29 de noviembre de 2010 se presenta un proyecto de acuerdo al Concejo Municipal de Barrancabermeja por el cual aprueban las normas de austeridad del gasto. Fecha de radicado por el Concejo Municipal 29 de noviembre de 2010 radicado 1330.

Cumplimiento 100%



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NO. HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS ACCIONES CORRECTIVAS VERIFICACIÓN DE AUDITORÍA

2

No se ha ingresado al inventario de la propiedad, planta y equipo los elementos recibidos de la Administración Municipal por vencimiento del Comodato No 001 del 2004, ni se ha efectuado el registro contable.

1.- Elaborar un Procedimiento de inclusión de bienes en el Sistema de Calidad del Proceso de Adquisición y Compras. 2.- Efectuar seguimiento de la aplicación del Procedimiento por parte de Control Interno. 3.- Actualizar el Programa de Contabilidad para que sea integrado con el de Inventarios.4.- El proceso de Adquisición y Compras listará en los cinco primeros días de cada mes los Inventarios de Propiedad, Planta y equipo del ente de control debidamente firmado por el Auxiliar administrativo responsable del Proceso de Adquisición y Compras, por el Secretario General y el visto bueno de Control Interno. 5.-Enviar copia del Listado debidamente firmado a Contabilidad para su registro y legalización.

Se elaboró el procedimiento de inclusión de bienes de acuerdo a lo evidenciado en trabajo de campo, así mismo el programa de contabilidad se encuentra integrado con inventarios.

Proceso Gestión de Adquisiciones, Procedimiento ingreso y salida de bienes.

Cumplimiento 100%

3

La cuenta 142012 Deudores-Anticipo para adquisición de bienes y servicios presenta un saldo por cobrar al 30 de noviembre de 2009 por $23.050 miles, por concepto de anticipo. Convenio Interadministrativo con la Universidad Industrial de Santander, pagado en septiembre de 2008. Pasado 1 año y dos meses de entregado el anticipo, no ha sido legalizado o gestionado su cobro, no obstante, el saldo del contrato haberse cancelado en junio del presente año.

1.- El Proceso de Gestión Administrativa deberá gestionar su legalización o cobro. 2.- El Proceso de Gestión Administrativa reportará esta documentación al Proceso de Financiero, Contabilidad para los respectivos registros.

De acuerdo a lo verificado en trabajo de campo esta cuenta a 31 de diciembre de 2010 presenta saldo 0. Por lo cual se encuentra depurada.

Cumplimiento 100%

4

La contraloría no ha contabilizado pasivos contingentes por concepto de litigios o demandas en contra, que se encuentran en trámite.

1.-Secretaria General del Ente de Control deberá informar el valor, el nombre de los implicados y soporte ( copia) a Contabilidad de los litigios o demandas en contra de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja que se encuentran en trámite. 2.-Contabilidad registrará con base en el informe y los respectivos soportes y en concordancia con la Normatividad vigente de la Contaduría General de la Nación.

De acuerdo a lo verificado en trabajo se campo se establece que la Entidad registra en la cuenta 81200201 lo correspondiente a Litigios con un saldo a 31 de diciembre de 2010 de 1.559.429.903 pesos, verificado en el balance y en el auxiliar de la cuenta.

Cumplimiento 100%.

Proceso Presupuestal

1

Deficiencias en la planificación presupuestal. Modificaciones reiteradas sin sustento técnico al presupuesto

Establecer procedimientos que garanticen el sustento técnico de la modificación. El anteproyecto del presupuesto debe elaborarse con bases técnicas para cada apropiación

La Contraloría modificó el procedimiento técnico del presupuesto en octubre 28 de 2010, se anexan soportes al respecto.

Cumplimiento del 100%



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2 Omisión de la incorporación de las reservas al nuevo presupuesto

Aplicar el principio de planeación en la ejecución del gasto, para no incurrir en la creación de reservas presupuestales al final de la vigencia.

La Contraloría Municipal en la vigencia 2010 no generó reservas presupuestales.

Cumplimiento 100%

3 Compromisos que exceden la vigencia sin autorización de vigencias futuras

En el evento de presentarse vigencias futuras dar el tramite respectivo en la normatividad vigente, ante el ente competente

La Contraloría en la vigencia 2010 no generó vigencias futuras.

Cumplimiento 100%

4

Destinación de recursos a necesidades diferentes al servicio público – violación de normas de austeridad

Se presentara ante el concejo municipal proyecto de acuerdo `para acoger las normas de austeridad del gasto público de acuerdo a la normatividad vigente.

Se presentó al Concejo el día 29 de noviembre de 2010 el proyecto de acuerdo de austeridad e el gasto.

Cumplimiento del 100%

Contratación Administrativa

1

El Decreto 2474 de 2008 en el numeral 4 del artículo 3 expresa: ”El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de los posibles costos asociados al mismo”. En los contratos de prestación de servicios firmados por la entidad, no se esta fijando el valor de los honorarios teniendo en cuenta los requisitos indicados por la ley contractual.

Aplicar el acto administrativo que regula los honorarios de los prestadores de servicios .

Se expide el acto administrativo No. 002 del 03 de enero de 2011, por el cual se reglamenta al interior de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja los honorarios para la Prestación de los Servicios de Personas Naturales o Jurídicas

Acción Cumplida

2

El artículo 5 del Decreto 2788 de 2004, establece quienes están obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario. A su vez el parágrafo del artículo 20 del mencionado Decreto establece la obligación solicitar el Registro Único Tributario a los contratistas La Contraloría Municipal de Barrancabermeja omitió exigir el RUT en los siguientes contratos: 01-09, 02-09, 05-09, 06-09, 23-09, 40-09, 27-09 y 33-09.

Se exigirá al contratista con la presentación de su hoja de vida que allegue el registro único tributario RUT

En los contratos objeto de muestra se verifico la exigencia de este requisito

Acción Cumplida

3

Incumplimiento artículo 50 Ley 789 de 2002 y artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 toda vez que en las carpetas de los contratos 01-09, 05-09, 06-09, 14-09, 17-09, 23-09, 40-09, 27-09, 16-09 y 18-09 no se encontraron los aportes al sistema de seguridad social

Se exigirá al contratista con la presentación de su hoja de vida que alleguen la certificación y pago de aportes del sistema de seguridad social.

En los contratos objeto de muestra se verifico la exigencia de este requisito

Acción Cumplida

4

La Contraloría Municipal de Barrancabermeja dentro de las cláusulas del contrato asigna la función de supervisión pero no se realiza dicha delegación por escrito.

Se realizara la delegación administrativa por medio de resolución la cual se notificara a cada supervisor o interventor.

Se verifica que dicha delegación se realiza por comunicación que se comunica al supervisor o interventor del contrato.

Acción Cumplida



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5

El ente de control suscribió los contratos de prestación de servicios 01-09, 02-09, 03-09, 04-09, 05-09, 06-09, 07-09, 08-09, 10-09, 11-09, 12-09, 13-09, 15-09 16-09, 18-09, 19-09, 20-09, 22-09, 25-09, 26-09, 27-09, 32-09, 33-09, 35-09 para la realización de labores misionales, los cuales constituyen un riesgo para la administración, en tanto que si por cualquier circunstancia se llega a presentar subordinación, estaríamos ante la posible violación del artículo 2 del Decreto Ley 2400 de 1968, con las implicaciones que en términos económicos y de responsabilidad representaría. Sobre éstos riesgos, la Corte Constitucional en Sentencia C-614 de 2009, permite identificar, en que circunstancias se pueden realizar y cuando vulneran la ley.

En caso de requerirse el personal de prestación de servicios se tendrá en cuenta los parámetros establecidos en la sentencia 614 de 2009, y artículo 2 del decreto ley 2400 de 1968 y demás normas concordantes. Lo anterior teniendo en cuenta tareas especificas en tiempo especifico.

La Contraloría Municipal de Barrancabermeja, consideró que la continuidad de los servicios a favor de la entidad por parte de los contratistas, se lograba limitando la temporalidad del servicio y el objeto a contratar especificando las auditorias a realizar a cada contratista.

Acción en trámite

6

La Contraloría Municipal de Barrancabermeja suscribió los contratos 014-08 y 023-08 cuyo objeto fue “Prestación de Servicios como conductor”, contrato 23-09 y 40-09 con objeto “Prestar los servicios de mensajería y apoyo logístico de movilización a los diferentes procesos de la Contraloría Municipal

No se contrataran los servicios de mensajería y prestación de servicios de conductor con personas naturales.

Una vez suscrito el plan de mejoramiento no se llevo a cabo contrato alguno para mensajería y apoyo logístico de movilización a los diferentes procesos de la Contraloría Municipal.

Acción Cumplida

7

Continuidad en la Contratación por Servicios Se encontró que la Contraloría durante la vigencia 2009 suscribió 39 contratos de prestación de servicios, evidenciándose que algunos habían sido contratados además en el 2008, en la vigencia 2009 la contratación se dividió y realizó durante el primer y segundo semestre contratando en algunos casos con los mismos contratistas tal y como se expresa en el siguiente cuadro: Esta situación merece ser incluida en el plan de mejoramiento, pues como ya se comentó en otro aparte de éste informe, si se llegare a presentar subordinación con este tipo de contratación, la entidad podría estar en riesgo de vulnerar el artículo 2 del Decreto Ley 2400 de 1968, con las implicaciones del caso. Sobre éstos riesgos, la Corte Constitucional en Sentencia C-614 de 2009, permite identificar, en que circunstancias se pueden realizar y cuando vulneran la ley.

En caso de requerirse el personal de prestación de servicios se tendrá en cuenta los parametros establecidos en la sentencia 614 de 2009, y artículo 2 del decreto ley 2400 de 1968 y demas normas concordantes. Lo anterior teniendo en cuenta tareas especificas en tiempo especifico.

Se evidencia la suscripción de varios contratos con el mismo contratista durante la vigencia auditada, sin embargo se verifica que con posterioridad al plan de mejoramiento, se contrata para la realización de actividades diferentes y por un lapso de tiempo no superior a dos (2) meses.

Acción Cumplida



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8

Se auditaron los contratos de prestación de servicios números 01-09, 02-09, 05-09, 06-09, 14-09, 17-09, 23-09, 40-09, 35-09, 32-09, 33-09, 16-09, y 18-09 firmados por la Contraloría Municipal de Barrancabermeja encontrando que no se exigió a los contratistas la liquidación para el pago de los aportes de salud y pensión sobre el 40% del valor del contrato, sino que dicha liquidación se realizó tomando como base el salario mínimo legal correspondiente al año 2009, es decir, la suma de $497.000, con lo cual podría estar permitiendo la evasión de los aportes al Sistema General de Seguridad Social. Dado que hay controversia jurídica sobre éste aspecto, la Auditoria General de la Republica, consultó al Ministerio de Protección Social. En todo caso se considera necesario que la Contraloría comunique a las EPS a la cual se encuentra afiliado el contratista, el monto del contrato correspondiente a fin de coadyuvar en el control a la evasión de aportes a la seguridad social

Se exigirá a los contratistas el pago de aportes de salud y pensiones por el 40% del valor del contrato.

Se verificó en los contratos objeto de muestra el pago de los aportes de salud y pensión por el 40% del valor del contrato

Acción Cumplida

9

Contrato de suministro de combustible No. 02 de 2009. La entidad no lleva un control detallado del combustible suministrado, además las facturas presentadas por la entidad para realizar el cobro presentan inconsistencias. De igual forma se encontró que la entidad esta realizando el pago de las facturas sin exigir al contratista la certificación del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social contrariando lo establecido en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2008.

Crear un procedimiento para el control y supervisión del suministro de combustible.

La Contraloría expide un procedimiento para el control del combustible consiste en establecer un control detallado del suministro de combustible, en el cual se debe cumplir con su desarrollo en el que se señala responsable, y actividad a realizar.

Acción Cumplida

10

Contrato de Compraventa No. 04-09. El contrato se suscribió el día 13 de marzo de 2009 por un término de 45 días (al 21-05-09), con fecha 14 de diciembre de la misma anualidad se realiza acta final con la cual se recibe a satisfacción el objeto del contrato y con factura de la misma fecha y radicada el 23 de diciembre en la entidad se solicita el cobro del servicio prestado, es decir, que el objeto se recibió siete (7) meses después de vencido el termino de ejecución sin que mediara prórroga del contrato. Por lo anterior el supervisor presuntamente incumplió lo señalado en el artículo 51 de la Ley 80 de 1993.

Se realizaran seguimientos a los contratos, teniendo en cuenta sus cláusulas contractuales. (se realizara un registro) y se exigirá un estricto cumplimiento al artículo 51 de la ley 80 de 1993. 2. Se pedirá estricto cumplimiento por parte de los supervisores en la ejecución de los contratos en el termino pactado.

Se verifica un seguimiento del cumplimiento de los objetos contractuales por parte de los supervisores

Acción Cumplida



80


11

Falta de foliación. Las carpetas contractuales no se encontraban foliadas circunstancia que no permite llevar un control de la documentación que contiene cada expediente contractual tal y como lo consagra la ley 594 de 2000 por la cual se dicta la Ley General de Archivo, circunstancia que debe ser incluida en el plan de mejoramiento de la entidad.

Se foliaran las carpetas contractuales para mayor control de la documentación.

Las carpetas contentivas de los contratos revisados se encuentran foliadas

Acción Cumplida

Proceso Auditor

1

Se observa que las muestras representativas para las diferentes líneas de auditorias se escogen técnicamente en la etapa de planeación por el equipo auditor, de acuerdo con los lineamientos establecidos en la etapa de planeación. Posteriormente, en las mesas de trabajo el equipo auditor presenta los avances en la ejecución de los planes mencionados, sin dejar registro alguno de la muestra concreta seleccionada, muestra que puede ser modificada sin la validación de una mesa de trabajo.

Elaborar un registro en la Guía Interna del Proceso Auditor, para la selección de la muestra, en las diferentes líneas de auditoria y para posteriores modificaciones, cuando aplique.

Con fecha 28/09/2010 se aprobó la modificación del procedimiento código 100-21-242 del proceso auditor: “Elaborar un registro para la selección de la muestra en las diferentes líneas de auditoría y para posteriores modificaciones cuando aplique”

Acción cumplida

2

Se observó que un alto porcentaje el 83 % de los hallazgos incluidos en el informe preliminar son removidos del informe definitivo y del plan de mejoramiento, esto en razón a que posteriormente los sujetos vigilados presentan los soportes desvirtuando los hallazgos presentados. Lo anterior debido a que el equipo auditor lleva los hallazgos al informe preliminar sin la debida consistencia ni los respectivos soportes.

Modificar en el procedimiento de las auditorias Regular, Especial y de Seguimiento en la etapa de Ejecución, el procedimiento de evaluación de Hallazgos en Mesa de Trabajo: Incluir un Abogado como asesor jurídico responsable de este procedimiento junto al equipo auditor, para darle suficiente soporte jurídico a los presuntos hallazgos que se remiten al Sujeto de Control en el Informe preliminar.

Con fecha 28/09/2010 se aprobó la modificación del procedimiento código 100-20-207 del proceso AUDITOR, se modifico el procedimiento en las auditorías regular y especial en la etapa de ejecución el procedimiento de evaluación de hallazgos en mesa de trabajo incluir un abogado como asesor jurídico responsable de este procedimiento junto al equipo auditor para darle suficiente soporte jurídico a los presuntos hallazgos. Se modifica la casilla de responsables del procedimiento la cual quedará así “Equipo auditor, Director Técnico de Fiscalización y Abogado”. Igualmente clasificar los presuntos hallazgos dependiendo de la connotación fiscal, disciplinario, penal y administrativo sancionatorio”

Acción cumplida



81


3

Para los traslados de los hallazgos existe en la entidad un procedimiento establecido el cual no contempla términos máximos para su traslado a las entidades competentes

Modificar en las auditorias Regular, Especial y de Seguimiento, la etapa de Postinforme, estableciendo un término razonable para el procedimiento de traslado de Hallazgos a los Entes Competentes.

Con fecha 28/09/2010 se aprobó la modificación del procedimiento código 100-20-209 del proceso auditor: “Diligenciar y trasladar los presuntos hallazgos a los Entes competentes dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la entrega del informe en firme a los Sujetos de Control ”

Acción cumplida

Participación Ciudadana

1

Se encontró que la única comunicación e información formal que se da al denunciante, es la comunicación final indicando el resultado, esto si lo hubo o se encontró merito en la verificación, sin informarle por algún medio al denunciante que la denuncia por el interpuesta ha sido recibida e indicándole el tramite que esta seguirá,

Una vez recibida la denuncia del ciudadano, se informará a este sobre el recibo de la misma y el trámite que se surtirá dentro del órgano de control; se entiende implícito la modificación del procedimiento correspondiente

Con fecha 15/07/2010 se aprobó la modificación del procedimiento código 100-20-801 del proceso de Participación Ciudadana, en la etapa de recepción y radicación “Una vez se haya radicado, se emitirá con destino al ciudadano un oficio en el cual se le informa sobre el inicio del control fiscal participativo”. Se verificó su aplicación a partir del mes de agosto de 2010.

Acción cumplida

2

Se encontró que las quejas que son incluidas en un proceso auditor de la Contraloría, son inmediatamente archivadas en el proceso de participación ciudadana sin comunicársele al denunciante y sin hacerle más seguimientos a los resultados de la queja en el ejercicio auditor.

Los resultados del proceso auditor relativos a la denuncia del ciudadano, le serán informados una vez se hayan consolidado dentro del proceso auditor; se entiende implícito la modificación del procedimiento correspondiente.

Con fecha 15/07/2010 se aprobó la modificación del procedimiento código 100-20-801 del proceso de Participación Ciudadana, en la etapa de reporte a comunidad y archivo. A partir de agosto cuando se efectuó la modificación al procedimiento no se presentaros traslados de requerimientos a proceso auditor.

Acción cumplida

Procesos de Responsabilidad Fiscal

1

Incumplimiento del artículo 45 de la Ley 610 de 2000

Cumplir con los parámetros establecidos en la normatividad, y así ser más eficientes teniendo en cuenta la carga laboral.

Las acciones se encuentran en ejecución. De acuerdo con lo verificado a 30 de diciembre de 2010 los procesos iniciados en la vigencia 2007 se encontraban decididos de fondo. Los del 2008 se encuentran archivados o imputados en el 100%. A 30 de junio de 2011 los procesos de 2009 debe estar competa la etapa probatoria.

Acción en Trámite



82


2

Incumplimiento del artículo 57 de la Ley 610 de 2000.

Se dará cumplimiento a los parámetros establecidos en la normatividad vigente.

Se verifica que el único recurso interpuesto en la vigencia 2010, correspondiente al proceso de responsabilidad fiscal No. 004-2007 se decidió dentro del término señalado en el artículo 57 de la Ley 610 de 2000.

Acción Cumplida

3

Las notificaciones no se realizan de conformidad con el Código Contencioso Administrativo. ( Art. 44 y 45). Las notificaciones se realizarán de

acuerdo a lo establecido en los art. 44 y 45 del C.C.A

De acuerdo con lo verificado en la visita de auditoria las notificaciones se realizan de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo. Ya no efectúan la notificación por Aviso.

Acción Cumplida

4

Deficiencias entre la parte motiva y resolutiva de los actos.

Se tendrá una mayor coherencia entre la parte motiva y la resolutiva en los autos. Se enviara los fallos de responsabilidad fiscal para su revisión al Director de responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva

En los procesos revisados se constata coherencia entre la parte motiva y resolutiva de los actos administrativos.

Acción Cumplida

5

No hay oportunidad en la notificación del auto de apertura Oportunamente se notificará el auto

de apertura a los presuntos responsables

En la vigencia 2010 hubo oportunidad en la notificación del auto de apertura tal y como se puede apreciar en el texto del informe

Acción Cumplida

6

Incorporación de pruebas sin auto que las decrete.

Los autos se decretarán para la incorporación de pruebas o practica de las mismas.

Respecto de los procesos analizados en muestra se concluye que la Contraloría Municipal de Barrancabermeja en la vigencia 2010, la totalidad de las pruebas allegadas al expediente se encuentran respaldadas por auto que decreta su práctica

Acción Cumplida

7

Falta de impulso procesal y dilación de términos.

Se implementara una evaluación de productividad mensual con el fin de ser más eficientes teniendo en cuenta la carga laboral.

En lo correspondiente a los procesos de responsabilidad fiscal analizados se evidencia impulso procesal.

Acción Cumplida



83


8

No hay eficiencia y efectividad en la citación a versión libre ni en la emisión de los diferentes actos de trámite que dan impulso al proceso.

Se procurará ser más eficientes teniendo en cuenta la carga laboral. Se realizara un control de actuaciones procesales de la totalidad de los procesos para hacer seguimiento a las citaciones y a los tramites que dan impulso al proceso

A la fecha de esta auditoría se comprobó que la Contraloría en lo correspondiente a los procesos aperturados en el 2010, realizó con eficiencia y efectividad las versiones libres de los implicados, lográndose la ejecución de esta etapa procesal., para ello, implemento un cuadro Excell en el que se determina todas y cada una de las actuaciones procesales vigentes, con sus respectivas actuaciones, que sirve como guia para el control de la emisión de los diferentes actos de trámite.

En lo correspondiente a los demás objeto de muestra, es necesario señalar que en el informe de auditoria vigencia 2009, se observó debilidad en este punto, sin embargo de acuerdo con lo constatado en la auditoria vigencia 2010 se determina que se ha subsanado, lográndose la realización de estas diligencias.

Acción Cumplida

9

Demoras en el decreto de medidas cautelares de bienes que son de conocimiento de propiedad de alguno de los implicados

se realizaran los tramites pertinentes en aquellos casos en los cuales se tenga conocimiento de bienes, d en los diferentes investigados

Para el cumplimiento de dicha actividad se emitieron dos autos de embargos, en los procesos de responsabilidad No. 004-2007 y 001 de 2005.

Acción Cumplida

Proceso de Jurisdicción Coactiva

1

No hay oportunidad en la solicitud de desvinculación del ejecutado que ha cancelado la deuda.

Una vez sea cancelada la deuda se desvinculara del proceso en los 15 días siguientes a la terminación

Atendiendo lo verificado la acción se cumplió.

Acción Cumplida

2

El libro radicador se encuentra desactualizado.

se actualizará el libro radicador cada semana

Se verifica el que el libro radicador se encuentra actualizado.

Acción Cumplida

3

No hay eficiencia frente a las respuestas positivas en la búsqueda de bienes y/o información del ejecutado.

Una vez recibida la respuesta positiva de bienes de los procesados, dentro de los veinte días calendario siguiente se realizaran las diligencias respectivas para su embargo.

En la vigencia 2010, no se encontraron bienes por lo que la acción no fue posible

verificarla.

Acción en Trámite



84


4

Desorden en la incorporación de pruebas.

Se registrara dentro de la prueba o documento que ingrese el numero del radicado del procesos al cual pertenece. Se realizara revisión periódica de los procesos trimestralmente, de la cual se dejara un registro de la revisión.

No se observó en los procesos revisados desorden en la incorporación de pruebas.

Acción Cumplida

5

Se realizan suspensión de términos en contravia de lo dispuesto en el Código de Procedimiento Civil.

Las suspensiones de términos se realizaran de acuerdo al procedimiento del Código de Procedimiento civil

No se observó en los procesos revisados suspensiones diferentes al originado por suscripción de un acuerdo de pago.

Acción Cumplida

6

No hay cumplimiento de la Resolución No. 171 de 2004.

Se realizaran los traslados de los procesos sancionatorios al proceso de jurisdicción coactiva dentro de un termino prudencial

Durante la vigencia 2010, no hubo procesos en firme para enviar a jurisdicción coactiva.

Acción Cumplida

7

Inactividad procesal.

Se realizaran las actuaciones pertinentes de acuerdo a la resolución 035 de 2009 (estudio de títulos, cobro persuasivo) y la implementación de la ley 1066 de 2006)

En los procesos de muestra se realizaron liquidaciones de crédito, las cuales fueron trasladadas a las partes. Así mismo se dictaron sentencias que ordenan seguir la ejecución. Se realizó la búsqueda de bienes, dando cumplimiento a lo establecido en la Resolución 035 de 2009 y la ley 1066 de 2006.

Acción Cumplida

SEGUIMIENTO PLAN MEJORAMIENTO BARRANCA PGA 2010 NO. HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS ACCIONES CORRECTIVAS VERIFICACIÓN DE AUDITORÍA

Control Interno

1

No obstante la gestión realizada por parte de Control Interno durante la vigencia, es viable programar y ejecutar un mayor numero de Auditorias Internas de Gestión con el fin de hacer más eficiente y efectiva su gestión.

Programar y ejecutar tres ( 3 ) auditorias internas de Gestión durante la vigencia 2011

Se programó la realización de 3 auditorias para la vigencia 2011 a realizarse de enero a septiembre de 2011.

Acción cumplida

Gestión Financiera

2

No se aplicó de manera adecuada la Resolución No 009 de 2009 de Constitución de la Caja Menor Contraloría de Barrancabermeja. [numerales b), e) y g)]

La persona encargada y responsable del manejo de la caja menor se abstendrá de realizar gastos no reglamentados es decir deberá cumplir con lo estipulado en la Resolución No. 009 de Enero de 2009.

De acuerdo a lo verificado en trabajo de campo no se evidenciaron adquisiciones que no estuvieran amparados por la resolución de constitución de Caja Menor.

Cumplimiento 100%.



85


3

Se efectúan ajustes sin el soporte contable, del origen y justificación del registro, conforme a lo establecido en las normas técnicas relativas a libros de contabilidad, comprobantes y soportes contabilidad pública.

Contabilidad en seguimiento del mejoramiento Contable, a todos sus ajustes le anexará o le soportará la respectiva documentación, expediente o protocolo necesario para su entendimiento y transparencia.

Durante la vigencia 2010 no se encontraron movimientos sin sus respectivos soportes.

Cumplimiento 100%

4

No se ha dado aplicación de la Resolución 216 de 2008 para dar cumplimiento a lo establecido en ella en relación con la destinación final de los elementos inservibles.

La administración trabajará meticulosamente y efectuara las consultas respectivas para que la decisión que se tome con respecto al fin último de estos elementos sea legal, transparente y ajustada a la eficiencia de los recursos y/o bienes del Estado al igual que al medio ambiente, y que no se incurra en ningún delito.

La Contraloría continua con el proceso del Martillo situación que fue verificada en el desarrollo de la auditoria en los cuales se anexan los documentos soportes de la gestión adelantada por la Entidad. Se anexan soportes del seguimiento.

Se encuentra en Tramite

Talento Humano

5

En el Manual de Funciones y competencias Laborales se perciben algunas inconsistencias en las funciones de algunos cargos con respecto a los procesos que realiza la entidad. En consecuencia, es necesaria su revisión y ajuste en los casos que sea necesario para que estas sean coherentes con el Manual de Procesos de la Entidad.

Se revisara el Manual de Funciones y Competencias Laborales y se harán las revisiones y correcciones pertinentes

Está acción tiene un cronograma de ejecución de marzo 30 de 2011, se verificó su avance, encontrándose que este se encuentra en desarrollo el Proyecto de actualización de funciones, el cual previo a ser expedido y formalizado a través de acto administrativo será socializado con los funcionarios de la entidad.

Acción en tramite no vencido su término de ejecución

Contratación Administrativa

6

El Decreto 2474 de 2008, en el numeral 4 del articulo 3 expresa" el análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación así como su monto y el de los posibles costos asociados al mismo la contraloría es deficiente en los estudios y documentos previos en lo correspondientes a un estudio que justifique debidamente el presupuesto oficial y el monto del contrato de prestación de servicios

Se revisaran los estudios y documentos previos que justifique debidamente el presupuesto y el monto de contrato de prestación de servicios.

Se expide el acto administrativo No. 002 del 03 de enero de 2011, por el cual se reglamenta al interior de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja los honorarios para la Prestación de los Servicios de Personas Naturales o Jurídicas

Acción Cumplida

7

Incumplimiento articulo 50 ley 789 de 2002, y articulo 23 de la ley 1150 de 2007 toda vez que en las carpetas de los contratos 14-09, 16-09 y 17-09 no se encontraron los aportes al sistema de seguridad social

Incluir en la carpeta de los contratos el pago de aportes a la seguridad social por el 40% del valor mensualizado del contrato a todos los contratos a los que haya lugar


Acción Cumplida



86


8

La Contraloría Municipal de Barrancabermeja dentro de las cláusulas del contrato asigna la función de supervisor pero no se realiza dicha delegación por escrito

Se tendrá en cuenta la sugerencia y especial cuidado en la contratación de prestación de servicios profesionales a fin de evitar la subordinación

Se verifica que dicha delegación se realiza por comunicación que se comunica al supervisor o interventor del contrato.

Acción Cumplida

9

El ente de control suscribió contratos de prestación de servicios para la realización de labores misionales, los cuales constituyen un riesgo para la administración, en tanto que si por cualquier circunstancia se llega a presentar subordinación, estaríamos ante la posible violación del articulo 2 del decreto Ley 2400 de 1968, con las implicaciones que en términos económicos y de responsabilidad representa, sobre estos riesgos, la corte constitucional en sentencia C-614 de 2009, permite identificar, en que circunstancias se puede realizar y cuando vulneran la Ley.

Se tendrá en cuenta la sugerencia y se tendrá especial cuidado en la contracción de prestación de servicios profesionales a fin de evitar la subordinación

La Contraloría Municipal de Barrancabermeja, consideró que la continuidad de los servicios a favor de la entidad por parte de los contratistas, se lograba limitando la temporalidad del servicio y el objeto a contratar especificando las auditorias a realizar a cada contratista.

Acción en trámite

10

No se exige a los contratistas la liquidación para el pago de salud y Pensión sobre el 40% del total del contrato, sino tomándose como base el salario mínimo correspondiente al año 2009.

Exigir en las cuenta de cobro el pago de aportes a la seguridad social por el 40% del valor mensualizado del contrato a todos los contratos a los que haya lugar


Acción Cumplida

Controversias Judiciales

11

Se carece de un archivo documental que contenga todas y cada una de las actuaciones que ha surtido en razón de a las controversias que adelanta la Contraloría Municipal

Se llevará el archivo respectivo de todas y cada unas del as controversias que adelanta la Contraloría

Se consolidó un archivo documental en el cual reposa la totalidad de controversias y actuaciones

Acción Cumplida

12

No se le ha otorgado poder a la Secretaría General para que actué dentro de cada una de las Controversias Judiciales

Se le otorgara el respectivo Poder a la Secretaria General para que actúe en cada una de las Controversias Judiciales que se encuentren en tramite

Se otorgaron los respectivos poderes

Acción Cumplida

13

Los soportes de los actos contractuales no se encuentran en orden cronológico y no se encuentran foliados

Se llevaran en orden cronológico los soportes de los actos contractuales y debidamente foliados

Acción Cumplida

Control Fiscal



87


14

Con respecto al numero de hallazgos fiscales concluidos en vigencia, y sin perjuicio de la autonomía administrativa que le asiste a la contraloría Municipal de Barrancabermeja, es viable sugerir la orientación de las auditorias hacia los aspectos de mayor vulnerabilidad en la gestión vigilada por el órgano de control, para así detectar posibles irregularidades en el manejo del erario publico y cumplir con la función publica de salvaguardar los intereses de la comunidad

Orientar las Auditorias del PGA 2011 hacia el desarrollo de líneas que contemple la vigilancia de los aspectos de mayor riesgo y vulnerabilidad en el manejo de los recursos públicos

Mediante Resolución No 01 de 2011 se aprobó el PGA del 2011, en el punto 2.1 se definieron las estrategias y criterios para la selección de los sujetos de control a incluir, en el numeral 2 se estableció: Orientar las auditorías del PGA 2011 hacia el desarrollo de líneas que contemple la vigilancia de los aspectos de mayor riesgo y vulnerabilidad en el manejo de los recursos públicos8Contratación, vigencias futuras, cumplimientos de políticas públicas entre otras).

Numeral 8- Los 8 criterios de evaluación de la circular externa de la AGR.

Acción cumplida

15

En la guía del Proceso Auditor no se ha establecido el termino en el que debe trasladarse los hallazgos concluidos de las auditorias, por lo que existe el riesgo de que esta actividad se surta sin la debida oportunidad.

Establecer el termino para dar traslado los hallazgos una vez concluidas la auditoria modificar mediante procedimiento en el sistema de gestión de calidad la guía del proceso auditor.

Con fecha 28/09/2010 se aprobó la modificación del procedimiento código 100-20-209 del proceso auditor: “Diligenciar y trasladar los presuntos hallazgos a los Entes competentes dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la entrega del informe en firme a los Sujetos de Control ”

Acción cumplida

Participación Ciudadana

16

Se observó que la Contraloría no comunica al quejoso o peticionario que la denuncia por él interpuesta ha sido recibida y las acciones que se realizarán para su trámite, por lo cual se recomienda ajustar el procedimiento para incluir esta primera comunicación al ciudadano

Modificar en el Procedimiento para la atención de denuncias ciudadanas la expedición de una comunicación al ciudadano, una vez se haya radicado su requerimiento, en la cual se le informará sobre el inicio del Proceso de Control Fiscal Participativo respectivo

Con fecha 15/07/2010 se aprobó la modificación del procedimiento código 100-20-801 del proceso de Participación Ciudadana, en la etapa de recepción y radicación “Una vez se haya radicado, se emitirá con destino al ciudadano un oficio en el cual se le informa sobre el inicio del control fiscal participativo”. Se verificó su aplicación a partir del mes de agosto de 2010.

Acción cumplida



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17

Se observó que en el trámite de las quejas que son trasladadas al proceso auditor son archivadas por parte del funcionario encargado de su registro en el área de participación ciudadana, sin que al ciudadano se le comunique tal situación y sin hacerle seguimiento a los resultados que la gestión de auditoría obtenga respecto a los hechos referidos en el requerimiento ciudadano. Por lo tanto, se sugiere la revisión y ajuste del procedimiento establecido con el fin de incluir el término y el responsable de esta actividad.

Modificar el Procedimiento para Participación Ciudadana de manera que incluya el Comunicar al ciudadano cuando su denuncia sea trasladada al proceso auditor. Una vez establecidos los resultados de la auditoría, el Proceso Auditor remitirá los mismos al Proceso de Participación Ciudadana y este a su vez al ciudadano

Con fecha 15/07/2010 se aprobó la modificación del procedimiento código 100-20-801 del proceso de Participación Ciudadana, en la etapa de reporte a comunidad y archivo. A partir de agosto cuando se efectuó la modificación al procedimiento no se presentaros traslados de requerimientos a proceso auditor.

Acción cumplida

18

No se evidenció que durante la vigencia 2009 la Contraloría hubiera ejecutado actividades de divulgación y promoción de participación ciudadana, por lo que se recomienda la elaboración de un Plan Anual en el que se programen los eventos a realizar para fortalecer el control social participativo en la vigilancia de los recursos públicos del municipio.

Elaborar un Plan de Actividades de Participación Ciudadana que incluya actividades de promoción de la participación ciudadana

Se elaboró un Plan de Actividades de Control Fiscal Participativo para el segundo semestre de 2010, como resultado del plan de mejoramiento suscrito.

Acción cumplida

Procesos de Responsabilidad Fiscal

19

Falta de claridad en cuanto a las funciones esenciales determinados en la Resolución No.164 del 23 de septiembre de 2008

Se estudiara la resolución en mención y se dará claridad de las funciones de los diferentes funcionarios de la dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva

De acuerdo con el cronograma de ejecución la meta era hasta el 01 de febrero de 2011, señalándose en trabajo de campo que la acción se encuentra en ejecución al estar íntimamente ligada con la señalada en el numeral 5 Talento Humano, con un plazo hasta el 30.03.2011. La contraloría deberá expedir el acto administrativo con la actualización de las funciones del personal, dentro de las cuales se deberá precisar las competencias específicas de los funcionarios de la Dirección de responsabilidad fiscal y Jurisdicción Coactiva, de acuerdo al cargo que desempeñan.

Acción en trámite

20

No hay procedimiento (términos) para el traslado de hallazgos de la Dirección Técnica de Fiscalización a la Dirección de Responsabilidad Fiscal, una vez comunicado el informe final de la auditoria que constituyó el hallazgo.

Respondida en Gestión y control Fiscal

Se modifica el procedimiento de la guía de Proceso Auditor, estableciendo un término de 20 días hábiles posterior al informe en firme, para el traslado interno de los hallazgos a la Dirección Responsabilidad Fiscal.

Acción cumplida



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21

Las notificaciones no se realizan de conformidad con el Código Contencioso Administrativo. ( Art. 44 y 45). Las notificaciones se realizarán de

acuerdo a lo establecido en los art. 44 y 45 del C.C.A

De acuerdo con lo verificado en la visita de auditoria las notificaciones se realizan de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo. Ya no efectúa la notificación por Aviso.

Acción Cumplida

22

Falta de celeridad en las notificaciones de los autos de apertura Oportunamente se notificará el auto

de apertura a los presuntos responsables

En la vigencia 2010 hubo oportunidad en la notificación del auto de apertura tal y como se puede apreciar en el texto del informe

Acción Cumplida

23

Incumplimiento del artículo 45 de la Ley 610 de 2000

Cumplir con los parámetros establecidos en la normatividad, y así ser más eficientes teniendo en cuenta la carga laboral.

Las acciones se encuentran en ejecución. De acuerdo con lo verificado a 30 de diciembre de 2010 los procesos iniciados en la vigencia 2007 se encontraba decididos de fondo. Los del 2008 se encuentran archivados o imputados. A 30 de junio de 2011 los procesos de 2009 debe estar competa la etapa probatoria.

Acción en Trámite

24

No se realiza alusión a la situación jurídica de los terceros civilmente responsables, en el correspondiente auto de imputación (PRF 002-2005)

Se decidirá en el auto de imputación sobre todos los vinculaos en el proceso

Se debe señalar que como consecuencia de la observación realizada en el 2009, la entidad en los casos en que ha realizado la vinculación, al momento de imputar responsabilidad resuelve la situación jurídica de los mencionados. Como por ejemplo: (autos de imputación PRF 013-2008; 022-2008 y 023-2008).

Acción Cumplida



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25

Practica de pruebas sin auto que las decrete.

Los autos se decretarán para la incorporación de pruebas o practica de las mismas.

Respecto de los procesos analizados en muestra se concluye que la Contraloría Municipal de Barrancabermeja en la vigencia 2010, la totalidad de las pruebas allegadas al expediente se encuentran respaldadas por auto que decreta su práctica, el cual es notificado mediante edicto, dando cumplimiento a lo dispuesto por el 174 del Código de Procedimiento Civil, según el cual toda decisión judicial debe fundarse

Acción Cumplida

26


Se dará cumplimiento a los parámetros establecidos en la normatividad vigente.

Se verifica que la el único recurso interpuesto en la vigencia 2010, correspondiente al proceso de responsabilidad fiscal No. 004-2007 se decidió dentro del término señalado en el artículo 57 de la Ley 610 de 2000.

Acción Cumplida

27


se cumplirá a cabalidad con lo establecido en el artículo 18 de la ley 610 de 2000

La Contraloría cumplió con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 610 de 2000

Acción Cumplida

28

No se surtió el grado jurisdiccional de consulta en el proceso de responsabilidad fiscal 020-2004 en el cual se profirió fallo sin responsabilidad fiscal y no se hizo uso de los recursos de ley Articulo 18 – Ley 610 / 2000.

Se enviaran a grado de consulta los procesos en los cuales se profiera fallo sin Responsabilidad Fiscal

La Contraloría dió cumplimiento al artículo 18 de la Ley 610 de 2000.

Acción Cumplida

29

Falta de impulso procesal.

Se implementara una evaluación de productividad mensual con el fin de ser más eficientes teniendo en cuenta la carga laboral.

No se evidencia dilación ni falta de impulso procesal en los procesos objeto de muestra

Acción Cumplida

30

Demoras en el decreto de medidas cautelares de bienes que son de conocimiento de propiedad de alguno de los implicados

se realizaran los tramites pertinentes en aquellos casos en los cuales se tenga conocimiento de bienes, d en los diferentes investigados

Para el cumplimiento de dicha actividad se emitieron dos autos de embargos, en los procesos de responsabilidad No. 004-2007 y 001 de 2005

Acción Cumplida



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Procesos Administrativos Sancionatorios

31

Incumplimiento del artículo 17 de la Resolución No. 171 de 2004.

Se dará cumplimiento al artículo 17 de la resolución 171 de 2004

En los procesos administrativos sancionatorios se da cumplimiento al término probatorio de la Resolución 171 de 2004

Acción Cumplida

32

Falta de celeridad en el trámite de las actuaciones administrativas sancionatorias

se dará mayor celeridad en los tramites del proceso sancionatorio

Se verifica celeridad en los procesos administrativos sancionatorios, la totalidad de los revisados se encuentra con decisión o culminada la etapa probatoria.

Acción Cumplida

33

Incumplimiento del término señalado en la Resolución No. 171 de 2004 para la decisión de los recursos de apelación

Se dará cumplimiento a la resolución 171 de 2004, en cuanto al recurso de apelación

En dicha vigencia no se interpuso recurso alguno.

Acción Cumplida

Proceso de Jurisdicción Coactiva

34

La Contraloría no ha realizado acciones tendientes a la clasificación y depuración de la cartera.

Se realizara la clasificación de la cartera

La Contraloría dicta la Resolución 110 del 10 de marzo de 2011 por medio del cual se realiza la clasificación de cartera

Acción Cumplida

35

No se cumple con lo dispuesto en el parágrafo segundo del artículo 826 del Estatuto Tributario cuando se realiza la notificación por correo certificado

Se dará cumplimiento a lo establecido en el parágrafo segundo del artículo 826 del estatuto tributario

De acuerdo con lo observado no se ha efectuado el correspondiente aviso por cualquier medio de comunicación del lugar.

Acción no Cumplida

36

La no notificación del título ejecutivo a los terceros civilmente responsables que actúan como garantes.

se notificara el titulo ejecutivo a los terceros civilmente responsables que actúan como garantes

En la vigencia no se presento esta situación.

Acción en trámite



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37

Demora en el trámite procesal en los procesos No. 001-95 y 001-99 se realizara los tramites procesales

pertinentes en los procesos 01 -95 y 01 99

Las deudas son calificadas como de difícil cobro, a pesar de lo anterior se realizaron las liquidaciones de crédito correspondientes.

Acción Cumplida

5 RESPUESTA A LA CONTRADICCION A continuación se presentan las observaciones a cada una de las objeciones presentadas al informe preliminar de auditoría.

No.

Hallazgos Auditoria General

Réplica Contraloría Respuesta AGR

ÁREA ADMINISTRATIVA

Sistema Control Interno 1

No se dispone de un procedimiento o actuación administrativa para los casos, de incumplimiento reiterado de la acción de mejora, que cierre la acción abierta no ejecutada.

La entidad cuenta con una POLITICA DE OPERACIÓN para el Sistema Integrado de Gestión MECI – CALIDAD; avalada por la instancia que Coordina la totalidad de las directrices del Sistema de Control Interno y Calidad, en la perspectiva de su desarrollo administrativo y en ejercicio de su autonomía Administrativa, que consiste en incluir el aspecto Cumplimiento de acciones en los planes de auditorias internas como insumo de entrada en la planificación de los ejercicios de control subsiguientes a la suscripción de planes de mejoramiento y Planes de Acción. Con lo anterior, se consideró que se lograba activar un mecanismo dinámico de aseguramiento de la calidad y cumplimiento de ciclo PHVA….. Por último; frente a la acción que se encuentra abierta, es importante que conozca que la no realización de la acción no registra demoras injustificadas; la circunstancia que acompaña este caso en particular tiene su causa primera en el hecho que el responsable de la acción ocupa un cargo de libre nombramiento y remoción y fue removido del cargo; seguidamente durante el proceso de inducción el nuevo funcionario fue informado de esta responsabilidad, por último, se le realizó seguimiento al cumplimiento de la acción en bajo la responsabilidad del nuevo funcionario el cual se comprometió a desarrollarlo en el mes abril y sobre la cual en el mes de marzo realizó gestiones tendientes al cumplimiento, tiempo en el cual se realizará seguimiento, verificación y evaluación, sin perjuicio de la verificación y evaluación que contiene el PLAN DE AUDITORIA INTERNA de fecha marzo 10 de 2011, que ya fue aprobado y comunicado que contempla este aspecto a auditar en fecha abril 4 de 2011 en el horario de 2:00 P.M. de acuerdo a la evidencia ya

Se hará seguimiento al cumplimiento de la acción abierta a través del plan de mejoramiento a suscribir por la contraloría

Se mantiene el hallazgo



93

referencia como adjunta.

Contabilidad 1 La Contraloría Municipal

presenta falencias en la omisión de firmas de aprobación y recibido en los recibos de caja menor; así mismo las resoluciones de reembolso, se realizaron por posterioridad al hecho cumplido; incumpliendo los principios de oportunidad, consistencia y causación del Sistema Nacional de Contabilidad Publica

Las Resoluciones de reembolso se encuentran acorde con las fechas de los Comprobantes de Egreso en todo el periodo 2010; De igual forma todos los gastos son efectuados por la responsable del Manejo de Caja y estos gastos tienen el soporte con todos los requisitos normativos exigidos por la ley, además, los gastos efectuados durante el periodo 2010 corresponden efectivamente a los conceptos o numerales que designa la Resolución de Manejo de Caja de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, acorde a la normatividad Nacional. Por error se colocó en el libro las fechas de reembolso equivocadamente. Se tomaran las medidas correspondientes, mediante procedimientos de Control y seguimiento

El hallazgo se mantiene, teniendo en cuenta que la Contraloría omitió las firmas de los responsable en los recibos de caja menor y las resoluciones presentadas en el trabajo de campo presentan falencias como se le informó en su momento al responsable y acepto la observación y así mismo se planteó en el informe preliminar y además el libro de caja menor se encuentra mal diligenciado

2 No se registró en la cuenta Cargos Diferidos los gastos incurridos para la adquisición de bienes correspondientes a papelería y útiles de oficina que reposan en el almacén y a su vez se omitió el cálculo de la respectiva amortización. Incumpliendo lo establecido por la Contaduría General de la Nación

La Contraloría Municipal de Barrancabermeja desde su nacimiento, en el área de Almacén, perteneciente ahora al Proceso de Adquisición y Compras, no ha llevado Kárdex por cada clase o elemento de consumo, por tanto no genera ningún documento evidencia que muestre los gastos o consumos periódicos o mensuales. Sin embargo, miraremos este procedimiento en la Auditoria General de la República, para tomarlo como modelo e implementarlo en la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, teniendo en cuenta la limitación de recurso humano

El hallazgo se mantiene, teniendo en cuenta que se está incumpliendo lo establecido por la Contaduría General de la Nación con respecto al registro especifico de la cuenta.

3 El almacén de la entidad no lleva el control ni la descripción de consumo por cada uno de los elementos adquiridos en los respectivos Kárdex o planillas de seguimiento

Ídem Respuesta anterior

El hallazgo se mantiene, teniendo en cuenta que se está incumpliendo lo establecido por la Contaduría General de la Nación con respecto al registro específico de la cuenta y así mismo no existe un procedimiento de control y seguimiento de los elementos adquiridos por la entidad.

4 La Contraloría Municipal recibió por parte de la Contraloría General de la República cuatro computadores portátiles en comodato, los cuales no se registraron en el balance de la Entidad; incumpliendo lo establecido por la Contaduría General de la Nación.

Debido a que no se tenía el documento soporte del mismo, sino sólo un acta de entrega sin valores, el cual fue allegado a finales de diciembre 2010. Sin embargo se solicitara a la Contraloría General de la República el convenio con sus respectivos valores individualizados.

El hallazgo se mantiene, la entidad acepta lo observado

5 La Contraloría recibió por parte de la Auditoria General de la República, tres equipos de computo por valor de $5.157 miles, que no se encuentran registrados en la cuenta correspondiente de acuerdo al procedimiento de la Contaduría General de la Nación en la

Estos computadores por valor de $5.157 miles se encuentran debidamente registrados en cuentas de orden con fecha 31 de Diciembre 2007, como lo establecía en dicha época la Contaduría General de la Nación, en la descripción del Grupo 93 “En esta denominación se incluyen las cuentas donde se registran las operaciones que la entidad Contable pública realiza con terceros, que por su naturaleza no afecta su situación financiera, económica, social y ambiental, así como las que permiten ejercer control administrativo sobre las obligaciones “ y en

El hallazgo se mantiene y es preciso aclarar que la entidad no está dando cumplimiento a lo establecido por la Contaduría General de la Nación en donde sus normas a nivel nacional son de obligatorio cumplimiento en materia contable y al no registrar estos bienes en el balance estaría afectando la razonabilidad de los estados financieros situación que no ocurrió en este caso por la materialidad de los



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propiedad planta y equipo la Cuenta 9306, Bienes recibidos en custodia, puntualiza en su descripción: “Representa el valor de los bienes de propiedad de terceros recibidos por la entidad contable publica para su salvaguarda o custodia” . De igual forma el convenio interadministrativo, entrega en comodato dichos computadores sin que se entregue la propiedad o titularidad de los mismos, donde establece que estos podrán ser restituidos cuando así lo considere la Auditoria General de la Republica lo cual quiere decir que esta en calidad de préstamo y se ejerce sobre los mismos posesión mas no propiedad, mas aún cuando no se a notificado la modificación del convenio o por lo menos comunicado la modificación de los registros recíprocos, además que el convenio interadministrativo es ley para las partes sigue siendo el documento legal donde establece las condiciones pactadas entre las dos partes dentro del cual se pacto la figura del comodato de los bienes que fueron entregado a la Contraloría municipal de Barrancabermeja, indiferentemente a que este de acuerdo o no a los conceptos de la Contaduría General de la Nación.

bines.

6

El inventario de la entidad se encuentra desactualizado ya que no se incluye en este los bienes recibidos en comodato por la Entidad. Incumpliendo lo establecido por la Contaduría General de la Nación

El Inventario de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja se encuentra debidamente actualizado y de acuerdo con las compras de bienes que a efectuado la Contraloría. En cuanto a los comodatos que bien lo señala en el hallazgo se encuentran en la cuenta de Inventarios de Control, por no ser del dominio del ente.

El hallazgo se mantiene, teniendo en cuenta que de acuerdo al inventario suministrado por la Entidad y que hacen parte de los papeles de trabajo de la Auditoria los bienes en comodato no se encuentran registrados en esta relación y es de aclarar que si estos comodatos no están registrados contablemente en el balance por razones obvias no van a estar en el inventario, incumpliendo el procedimiento de INVENTARIOS que establece el Régimen de Contabilidad Publica.

7 La Entidad tiene registrado en la cuenta propiedad planta y equipo el vehículo Renault 19 por valor de $25.500 miles, cuyo bien se encuentra fuera de servicio e inservible; incumpliendo lo estipulado en los procedimientos y doctrina contable del Régimen de Contabilidad Publica de la CGN.

Se efectuará el debido procedimiento de acuerdo a la Contaduría General de la Nación.

El hallazgo se mantiene, la entidad acepta la observación

8 En el balance de la entidad se encuentra registrado a 31 de diciembre de 2010 en cuentas por pagar un saldo $11.527 miles, valor que se encuentran mal contabilizado

En esta observación se reclasificó la cuenta, el cual se le mostró ya subsanado al auditor.

El hallazgo se mantiene, y es necesario aclarar que el pronunciamiento es a 31 de diciembre de 2010 y si la entidad ya subsano el error debe presentar una acción de prevención para que no se vuelvan a presentar este tipo de irregularidades.

Contratación Administrativa 1 Se evidencia la necesidad

no temporal por parte de la En el primer escrito presentado por la Contraloría no hubo réplica. Sin embargo al momento de la

Se mantiene el hallazgo. Aún cuando la Contraloría Municipal de



95

Contraloría Municipal de Barrancabermeja para el apoyo de los ejercicios auditores.

contradicción se hizo entrega de documento en el cual se determinó que la Contraloría Municipal de Barrancabermeja a partir de la expedición por parte de la Corte Constitucional de la Sentencia C-614 DE 2009, ha procurador contratar a través de contrato de prestación de servicios aquel personal estrictamente necesario para cumplir las funciones requeridas, tanto en la parte misional como administrativa. Tratando de este modo porque la prestación del servicio sea de manera temporal, sin subordinación o dependencia y sin cumplimiento de horario

Barrancabermeja, consideró que evitaba la continuidad de los servicios a favor de la entidad por parte de los contratistas, limitando la temporalidad del servicio y especificando en el objeto a contratar las auditorias a realizar a cada contratista, la Auditoria General de la República no puede ser ajena al hecho de que el ente de control durante la vigencia 2010, requirió de un total de 51 contratos de apoyo, entre ellos 31 para el apoyo del área misional, específicamente en lo correspondiente al ejercicio auditor.

Como se dijo en el informe final de Auditoria General de la República, la Planta de Personal de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja es de 18 personas, de las cuales 10 corresponden al área del proceso auditor. Por lo tanto la decisión tomada por la Contraloría de atender sus necesidades de ampliación de cobertura a través de contratos de prestación de servicios profesionales individuales ha superado la capacidad real administrativa de la Contraloría.

La Contraloría con el fin de mitigar los riesgos identificados en la auditoria vigencia 2009, para la no violación de lo dispuesto en el Decreto Ley 2400 de 1968 y lo señalado en la sentencia C-614 de 2009, a partir del segundo semestre de 2010, , limitó la temporabilidad del servicio y el objeto a contratar. A pesar de lo anterior, es evidente la necesidad “no temporal” por parte de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja para el apoyo de las auditorias misionales (ya que en últimas los objetos contractuales no son otros que el apoyo del ejercicio auditor, función netamente misional), pues aunque intentó el cumplimiento de las exigencias legales y reglamentarias básicas, para eludir el status de contrataciones permanentes, se presentó una tendencia a incrementarse dichos actos contractuales, como efectivamente ocurrió. . Tal y como se señaló en el área misional de auditoria se contó con el apoyo de de 31 contratistas frente a 10 funcionarios de la planta de la Dirección Técnica de Fiscalización, lo que puede dar lugar a que en el futuro se traslade el ejercicio del control fiscal a los particulares, que incluso podría llegar a superar la capacidad



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instalada para la Contraloría Municipal de Barrancabermeja para el cumplimiento de su misión institucional. Lo anterior, como se ha señalado a lo largo de los informes de la Auditoria se podría estar trasladando la función pública de control a los particulares contratistas y en este evento de generalización y otorgamiento a distintos contratistas de funciones permanentes para el cumplimiento de la misión de auditoria del ente de control, se incurra en las llamadas “nominas paralelas” No se debe olvidar que la contratación de prestación de servicios de manera directa, es una modalidad contractual de manera excepcional y temporal, que para el 2010 debía tenerse en cuenta. En ningún momento fue excepcional pues se evidencia la necesidad permanente de personal contratado para apoyar las funciones no sólo misionales sino de otras índoles, situación ésta que debe la entidad canalizar de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Ley 2400 de 1968 (modificado por el artículo 1 del Decreto 3074 de 1968 que fue declarado exequible mediante Sentencia C-614 de 2009) . Así las cosas, el ente de control debe tomar las iniciativas que considere pertinentes para que su misión constitucional sea cumplida atendiendo los parámetros legales y con el personal de planta aprobado para dicha institución.

2

La no visibilidad en la página web de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja del proceso contractual No. 009 de 2009.

En el primer escrito presentado por la Contraloría no hubo réplica. Sin embargo al momento de la contradicción se hizo entrega de documento en el cual se señaló: tal y como se observa en impresión que se anexa, la cual se puede corroborrar accediendo al link www.contraloriabarrancabermeja,gov.co/contratacion/ver.php?idd=21 se puede observar que la entidad si subió a la página web, el proceso contractual 009 de 2010, el dia 3 de marzo de 2010. De acuerdo a comunicación telefónica sostenida con el administrador del software de la página web de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja , algunos procesos contractuales no eran visibles ya que estas funciones se encontraban desactivadas lo cual se procedió a subsanar de manera inmediata, lográndose su visualización a través del link señalado.

Se mantiene el hallazgo. El día 7 de abril de 2011 se ingreso nuevamente a la página web de la contraloría Municipal de Barrancabermeja, no visualizándose dicha invitación; de la Invitación No. 007 de 2010 se salta a la invitación No.010 de 2010. Por lo que se hace imperioso que la Contraloría adopte los mecanismos necesarios ante US2- Software requiriéndoles la realización de los procedimientos necesarios para que la totalidad de invitaciones sean vistas en la página web, no basta que anexen el log o registro historial que si bien es cierto evito la configuración de otro tipo de hallazgo al existir indicios que daban lugar a determinar que dicha invitación se había realizado también lo es que es obligación de la entidad mantener dichos documentos publicados por lo que la acción debe realizarse de manera inmediata.



97

3

La Contratación por un valor mayor del precio ofertado por el proponente favorecido en el contrato No. 025 de 2010

En el primer escrito presentado por la Contraloría no hubo réplica. Sin embargo al momento de la contradicción se hizo entrega de documento en el cual se señaló: Una vez evidenciado dicha anomalía, el contratista Expertos Seguridad, procedió a subsanarla y en consecuencia consignó a favor de la Tesorería Municipal de Barrancabermeja, la suma de dinero que excedía el valor ofrecido por el contratista

Se mantiene el hallazgo. Tal y como se señala en la réplica una vez la Auditoria General de la República se percata de dicha situación, le hace conocer tal diferencia al ente de control, por lo que el 15 de marzo de 2011, el señor Contralor Municipal, le hace conocer a la firma contratista dicha circunstancia, por lo cual se recibe con fecha del 18 de marzo de 2011 consignación a la Tesorería Municipal por parte de Expertos de Seguridad la suma de $204 miles. Como quiera que el contrato ya había sido liquidado por las partes se recomienda una modificación bilateral a dicha liquidación para la realización del respectivo ajuste de cuentas. Como quiera que dicho hecho irregular fue constado en la visita el hallazgo se mantiene para que adopten los mecanismos necesarios para que este tipo de situaciones no vuelva a ocurrir, debiéndose realizar la correspondiente modificación en la liquidación respectiva

ÄREA MISIONAL Gestión en Control Fiscal

1

La Curaduría Urbana reportada como punto de control, se encuentra clasificada como un sujeto de control, en la Resolución No 002 de 2010, por lo tanto, debe efectuarse la reclasificación mediante acto administrativo

La Contraloría Municipal de Barrancabermeja, mediante Resolución 002 de enero 4 de 2010, por la cual se reglamenta la Rendición de Cuenta de las entidades sujetas de control, en su artículo primero determinó los sujetos de control de la contraloría, entre ellos la Curaduría Urbana, al igual que los puntos de control. Hasta el momento no se ha modificado tal acto administrativo, por lo cual se debe continuar realizando el proceso auditor a la curaduría urbana como sujeto de control. Por otro lado, esta contraloría, no reportó al Curador Urbano como punto de control como lo establece el hallazgo, por el contrario fue reportado como sujeto de control, lo cual se corrobora en el formato F21 Gestión puntos de Control y Gestión Entidades No obstante lo anterior, en atención a la sugerencia del auditor con relación al cambio de la curaduría urbana de sujeto de control a punto de control y teniendo en cuenta las características especiales que tienen las curadurías o curador urbano, se acepta la recomendación del cambio sugerido.

Se precisa que en el Formato F-20 Entidades Sujetas de Control Fiscal de la Contraloría, en las ocho (8) reportadas no aparece la Curaduría

Urbana.

La contraloría acepta la observación


2 En la unidad documental de la auditoría regular realizada a la Administración Central de Barrancabermeja, sólo se encontró en CD los papeles de trabajo correspondientes al proceso de contratación, los demás papeles de

La Contraloría Municipal ha establecido mediante su Guía del proceso Auditor el procedimiento para la realización de auditorías en la institución, el cual es aplicado y controlado en la Dirección Técnica de Fiscalización. Dicho procedimiento ha garantizado en este ente de control la calidad de sus auditorías, razón por la cual se constituye en una herramienta de obligatorio cumplimiento por parte de los funcionarios asignados a esta Dirección.

La contraloría acepta la observación




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trabajo de los procesos evaluados, no estaban ni en físico, ni en otro dispositivo de almacenamiento en la Unidad Documental de la auditoría realizada

En lo referente a la ausencia de algunos papeles de trabajo de la auditoria Regular revisada, en la unidad documental, no constituye un acto generalizado en la institución. Sin embargo, aclaramos que al auditor se le informó que el archivo documental de las auditorias también lo constituyen los documentos almacenados en el servidor de la institución para cada auditoria donde se observan los registros de papeles de trabajo que no se encontraron en medio físico. Así mismo también se archivan en medio magnético (CD) cuando sea necesario. En este sentido, consideramos que la unidad documental en lo referente a los papeles de trabajo, se encuentra completa en la institución. En adelante, mediante directriz administrativa se solicitará a los Lideres de Auditoria el archivo con los registros documentados en medio físico y en los que por su volumen en la información no lo permita se archivará en medio magnético (CD).

Gestión Macrofiscal 1

Para una correcta aplicación de la matriz de opinión de estados financieros, y para efectos del total de porcentajes de las salvedades identificadas, se deben sumar las del activo o pasivo más patrimonio por separado, no la suma de ambas, y se toma el total más alto y este, es el que finalmente de acuerdo con el rango, determina el tipo de dictamen

En la aplicación de la Matriz, no se tomo la Sumatoria de Activo mas Pasivo, se individualizo por cada cuenta teniendo en cuenta el total del Activo o del Pasivo según el caso, teniendo en cuenta que para cada cuenta si no superaba el 9% en irregularidad se consideraba razonable, puesto que no implicábamos unas cuentas con otras dentro del mismo Grupo. Sin embargo no se omitió la aplicación de la Matriz, esta se interpreto como pudo observar el Auditor en los Dictámenes.

Lo expresado por la contraloría no corresponde con la observación realizada por la AGR. La Matriz de opinión adoptada por la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, establece que sumadas los errores e inconsistencias del activo o pasivo más patrimonio, no superen los porcentajes establecidos para los diferentes rangos de opinión. Lo anterior no se aplicó en los tres (3) dictámenes emitidos por la contraloría Con Salvedad (EDUBA, INDERBA y FORCAP) verificados por la AGR. La observación de la AGR no se realizó sobre los dictámenes con opinión LIMPIA. Es importante que la contraloría aplique de manera correcta la matriz de opinión de estados contables, para corregir distorsiones en la opinión de estos, tratándose de opiniones Con Salvedad, Negativa o Adversa o con Abstención. Es incorrecta la interpretación errada de la matriz, que se viene dando, de tomar el porcentaje de cada inconsistencia o error de manera individual, para determinar el tipo de opinión, lo que no corresponde con la realidad financiera del sujeto auditado



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2

No se encontró evidencia clara y precisa de los cambios patrimoniales presentados en la vigencia, en los dictámenes emitidos y examinados por la AGR, de conformidad con las Normas Relativas a la Rendición de Informes sobre Estados Financieros, Pronunciamiento No 6 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública

Dentro del Criterio Profesional, evidenciado en los Papeles de trabajo, no se tomaron el cambio en el Patrimonio, puesto que no se observaron cambios significativos.

La Ley 43 de 1990, reglamentaria de la profesión del Contador Público institucionalizó un nuevo Estatuto Orgánico. Esta ley definió las normas de auditoría generalmente aceptadas y facultó al Consejo Técnico de la Contaduría Pública para complementar y actualizar estas normas.

Los Contadores Públicos están obligados a actuar, en el ejercicio de su profesión, con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Las normas de auditoría contienen las reglas básicas que el contador público debe seguir de manera estricta en la realización de una auditoría, revisoría fiscal o en el examen de estados financieros, o sea cuando el contador público realiza una actividad pública. Luego la aplicación de las normas técnicas y pronunciamientos expedidos por Consejo Técnico de la Contaduría Pública, son de estricta aplicación, y no están sujetas, ni al criterio del Contador Público, ni a las cuantías de los cambios en el Patrimonio, en los sujetos a los cuales se dictaminó los estados financieros. Se mantiene el hallazgo

Responsabilidad Fiscal 1

El ejercicio de la acción fiscal desarrollada por la Contraloría Municipal de Barrancabermeja debe ser oportuna, teniendo en cuenta la fecha de la ocurrencia de los hechos y la fecha en que se da el traslado a procesos de responsabilidad fiscal, se registra un promedio de 631 días

Teniendo en cuenta que la revisión del hecho por parte del proceso auditor se efectúa después de terminar la vigencia, es decir 365 días si se trata de una vigencia y más en el caso de dos vigencias posteriores al hecho, toda vez que recordamos que ejercemos control posterior y selectivo. Lo que nos indica que se esta realizando la labor de Auditoria surtiendo sus diferentes etapas y efectuando el respectivo traslado de hallazgos fiscales y demás connotación De otra parte, la rendición de la cuenta de los sujetos de control es anual , la cual se debe presentar a quince de febrero de cada año través de la plataforma SIA; lo que indica claramente que si los hechos sucedieron en la vigencia rendida ( a partir del primero de enero hasta el 31 de diciembre), la Contraloría cuenta con un año ( 365 días) para programar y realizar la Auditoria, dependiendo de la disponibilidad de personal y la

De acuerdo con lo verificado el tiempo promedio entre la fecha de la ocurrencia del hecho y la fecha de apertura es de 631 días. Efectivamente como lo indica la Contraloría el control que ejerce las Contralorías territoriales es posterior, esto es, una vez culminada la vigencia fiscal correspondiente. Sin embargo este hallazgo de carácter administrativo apunta al hecho de que en trabajo de campo se observó que aún cuando el tiempo promedio es el señalado en el hallazgo, respecto de algunos procesos cuyos hechos de acuerdo con lo reportado



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programación en el Plan General de Auditorias y hasta dos años conforme a lo establece la resolución 002 de 2010 para la revisión de la cuenta, sin contar los cuatro meses o más que se establece como plazo para desarrollar el proyecto auditor y los veinte días hábiles establecidos para el traslado del hallazgo fiscal. En concusión, este ente de control aplica sus procedimientos legalmente establecidos cumpliendo con los términos internos reglamentados; en este entendido consideramos que no es viable calificar nuestra acción fiscal como oportuna o no, teniendo en cuenta que el traslado de hallazgos, que es la última acción del proceso auditor se realiza de acuerdo a los procedimientos establecidos.

ocurrieron en el 2003 y los autos de apertura son del 2009, pasados 2137 días. (Vigencia en la que se realizó el traslado). Por lo expuesto el hallazgo se mantiene, para que la Contraloría al momento de hacer la verificación en campo tenga en cuenta la fecha en que ocurrieron los hechos y la fecha en que se esta auditando para evitar las demoras señaladas.

El Hallazgo se mantiene

2

Decidir con celeridad, eficacia, eficiencia los procesos de responsabilidad fiscal iniciados en la vigencia 2009 y 2010

Dentro de la dirección de Responsabilidad Fiscal se ha iniciado una medida de descongestión de los procesos de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva, con el fin de dar celeridad a los procedimientos internos de los procesos, logrando una mejora en el cumplimiento de los términos sustanciales y procesales. En el año 2010 se inicio dicha medida con la vinculación de O.P.S que ayudaron al mejoramiento en la efectividad y eficiencia de la Resolución de los procesos. En el presente año se inicio la medida de igual forma con la contratación de O.P.S las cuales coadyuvarán hasta final de año con la labor antes mencionada, es decir la Contraloría ha tomado medidas puntales y efectivas para el logro de la celeridad, eficacia, eficiencia de los procesos vigencia 2009 y 2010.

No se controvierte el hallazgo.

El hallazgo se mantiene

3 La contraloría no ha decidido si accede o no a las solicitudes de aclaración o adición de las objeciones. Así mismo no ha decido sobre objeción por error grave

Dentro de los procesos 04-2007 y 011-2008 se evidencio lo mencionado en el hallazgo; procesos en los cuales por medio de autos se decreto la nulidad por violación al debido proceso con el fin de que se corrigiera ese hierro jurídico y se garantizara de acuerdo a las normas las actuaciones procesales.

No se controvierte el hallazgo.


4

La Contraloría Municipal de Barrancabermeja no realiza la vinculación de terceros civilmente responsables al momento del inicio de la acción fiscal.

Dentro del plan de mejoramiento 2010 se estableció como acción de mejorar la vinculación de los terceros civilmente responsables, acción que fue ejecutada y realizada como lo pudo corroborar la auditoria, sin embargo dichas vinculaciones se hicieron en el transcurso del proceso. Dentro de los procesos iniciados en el año 2011 se esta dando cumplimiento a la vinculación de los terceros civilmente responsables desde el inicio del proceso.

De acuerdo con lo verificado en la auditoria realizada a la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, se concluyó que respecto de los procesos 02-2009; 006-2009; 001-2009 y 015-2009, dicha actuación no se ha realizado Así mismo no se observan estrategias o acciones que la Contraloría haya implementado para garantizar que se hagan exigibles las pólizas y se vinculen a los terceros civilmente responsables. Aspectos éstos que no son objeto de réplica, por lo tanto



101


5

Inminente Prescripción en el proceso No.015 de 2005, ante la no decisión del fondo del mismo.

Dentro del proceso en mención se produjo fallo en primera instancia, sin embargo por razones expuestas dentro del mismo auto se revoco la decisión tomada. Es importante decir que el proceso sigue su curso a espera del fallo de fondo.

No se controvierte el hallazgo


Jurisdicción Coactiva 1 La Contraloría no se

pronunció respecto de las objeciones presentadas por error grave en los dictámenes periciales practicados ni realiza decisión alguna sobre si accede o no a las aclaraciones o adiciones solicitadas sobre los mismos

Este hallazgo corresponde al proceso de responsabilidad fiscal, al cual se le dio la respetiva contestación



2

La Contraloría ha realizado un bajo recaudo en los procesos de jurisdicción coactiva

La Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, en aras de mejorar el recaudo de los procesos de jurisdicción coactiva, en el año 2011, ha iniciado una medida de búsqueda de bienes a diferentes entidades a las cuales les compete el registro de bienes, de igual forma se ha propuesto dentro del año en curso realizar el secuestro y remate de los bienes que se encuentran embargados dentro de los diferentes procesos, con el fin de hacer efectivas y eficientes las medidas cautelares decretadas.



5 RELACION HALLAZGOS HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS Con el propósito de ser incluidos en el plan de mejoramiento que debe formular la Contraloría, se detallan los hallazgos administrativos detectados en las áreas examinadas, el documento debe ser suscrito por el representante legal y el asesor de control interno o quien haga sus veces.

Ref. P/T

Condición Descripción de la situación irregular encontrada

Criterio Normatividad que ha sido vulnerada o no se esta cumpliendo

Causa Porque ocurrió la situación. Razones

Efecto Consecuencia generada por la condición irregular

AC/CO CONTABILIDAD Condición: Falencias en la omisión de firmas e irregularidades en la legalización de los reembolsos de caja menor.

1

Criterio: Procedimiento y principios del Sistema Nacional de Contabilidad Publica.



102

Ref. P/T





Causa: falta de control y responsabilidad

Efecto: Incertidumbre en los gastos generados por la Entidad

Redacción del Hallazgo: La Contraloría Municipal presenta falencias en la omisión de firmas de aprobación y recibido en los recibos de caja menor; así mismo las resoluciones de reembolso, se realizaron por posterioridad al hecho cumplido; incumpliendo los principios de oportunidad, consistencia y causación del Sistema Nacional de Contabilidad Publica

AC/CO CONTABILIDAD

Condición: Falencias en el registro y contabilización de bienes correspondientes a papelería y útiles de oficina.

Criterio: Régimen de Contabilidad Publica descripción catalogo de cuentas

Causa: Falta de control seguimiento y desconocimiento de la norma.

Efecto: Movimientos sin registrar en la contabilidad e incertidumbre en las cifras reportadas. 2

Redacción del Hallazgo: No se registró en la cuenta Cargos Diferidos los gastos incurridos para la adquisición de bienes correspondientes a papelería y útiles de oficina que reposan en el almacén y a su vez se omitió el cálculo de la respectiva amortización. Incumpliendo lo establecido por la Contaduría General de la Nación

AC/CO CONTABILIDAD

Condición: No se realiza control y seguimiento de los elementos de consumo adquiridos por la Entidad.

Criterio: Carencia de Procedimientos de control

Causa: Falta de control, seguimiento y planeación.

Efecto: Incertidumbre en el consumo de los bienes de la entidad.

3

Redacción del Hallazgo: El almacén de la entidad no lleva el control ni la descripción de consumo por cada uno de los elementos adquiridos en los respectivos Kárdex o planillas de seguimiento

AC/CO CONTABILIDAD

Condición: La Entidad recibió bienes en comodato de otra entidad y no los registro en el balance.

Criterio: Régimen de Contabilidad Publica procedimiento Propiedad Planta y Equipo.

Causa: Falta de control, seguimiento y desconocimiento de la norma.

Efecto: Incertidumbre en los estados financieros 4

Redacción del Hallazgo: La Contraloría Municipal recibió por parte de la Contraloría General de la Republica cuatro computadores portátiles en comodato, los cuales no se registraron en el balance de la Entidad; incumpliendo lo establecido por la Contaduría General de la Nación.

AC/CO CONTABILIDAD

Condición: La entidad registro equivocadamente los equipos recibidos por la AGR

Criterio: Régimen de Contabilidad Publica procedimiento Propiedad Planta y Equipo.

Causa: Desconocimiento de la norma

Efecto: Incertidumbre en los registros contables.

5

Redacción del Hallazgo: La Contraloría recibió por parte de la Auditoria General de la Republica,



103

Ref. P/T





tres equipos de computo por valor de $5.157 miles, que no se encuentran registrados en la cuenta correspondiente de acuerdo al procedimiento de la Contaduría General de la Nación en la propiedad planta y equipo

AC/CO CONTABILIDAD

Condición: El inventario no se encuentra actualizado.

Criterio: Régimen de Contabilidad Publica procedimiento inventarios

Causa: Falta de control y seguimiento.

Efecto: Incertidumbre en la información 6

Redacción del Hallazgo: El inventario de la entidad se encuentra desactualizado ya que no se incluye en este los bienes recibidos en comodato por la Entidad. Incumpliendo lo establecido por la Contaduría General de la Nación

AC/CO CONTABILIDAD

Condición: La Contraloría tiene un bien que esta fuera de servicios y lo registró en la cuenta propiedad planta y equipo.

Criterio: Régimen de Contabilidad Publica procedimiento propiedad planta y equipo.

Causa: Falta de control, seguimiento y desconocimiento de la norma.

Efecto: Sobreestimación de la cuenta contable. 7

Redacción del Hallazgo: La Entidad tiene registrado en la cuenta propiedad planta y equipo el vehículo Renault 19 por valor de $25.500 miles, cuyo bien se encuentra fuera de servicio e inservible; incumpliendo lo estipulado en los procedimientos y doctrina contable del Régimen de Contabilidad Publica de la CGN.

AC/CO CONTABILIDAD

Condición: Inadecuado registro de la cuenta contable

Criterio: Régimen de Contabilidad depuración de cuentas y cifras no reales.

Causa: Falta de conciliación y depuración en las cuentas

Efecto: Sobreestimación de la cuenta 8

Redacción del Hallazgo: En el balance de la entidad se encuentra registrado a 31 de diciembre de 2010 en cuentas por pagar un saldo $11.527 miles, valor que se encuentran mal contabilizado

AC/CI SISTEMA DE CONTROL INTERNO Condición: Se encontró que el hallazgo No 1 de la auditoria realizada en junio de 2010 sobre Gestión Administrativa, que hace parte del plan de mejoramiento interno suscrito en julio 30 de 2010, después de tres seguimientos, la acción de mejora no se ha cumplido y se encuentra abierta.

Criterio: Manual de procedimientos

Causa: No se ha incorporado un procedimiento para incumplimiento reiterado de la acción de mejora, que cierre la acción abierta no ejecutada. Efecto: Acciones de mejoramiento incumplidas de manera reiterada, que impiden el mejoramiento del proceso.

1

Redacción del Hallazgo: No se dispone de un procedimiento o actuación administrativa para los casos, de incumplimiento reiterado de la acción de mejora, que cierre la acción abierta no



104

Ref. P/T





ejecutada.

AC/PA PROCESO AUDITOR

Condición: En acto administrativo se clasificó un punto de control como sujeto de control

Criterio: Resolución No 002 de 2010

Causa: Error en la clasificación de los sujetos y puntos de control

Efecto: Riesgo de de reportar información errada y distorsión en el PGA de la entidad 1

Redacción del Hallazgo: La Curaduría Urbana reportada como punto de control, se encuentra clasificada como un sujeto de control, en la Resolución No 002 de 2010, por lo tanto, debe efectuarse la reclasificación mediante acto administrativo Condición: No se encontraron los papeles de trabajo de los procesos evaluados en la Unidad Documental de la auditoría realizada la Administración Central de Barrancabermeja, excepto los correspondientes al proceso de contratación

Criterio: Guía del proceso auditor – Tabla de retención documental

Causa: Clasificación errada de los sujetos y puntos de control

Efecto: No se conserva la unidad e integralidad del expediente de la auditoría realizada en los papeles de trabajo de los procesos evaluados.

2

Redacción del Hallazgo: En la unidad documental de la auditoría regular realizada a la Administración Central de Barrancabermeja, sólo se encontró en CD los papeles de trabajo correspondientes al proceso de contratación, los demás papeles de trabajo de los procesos evaluados, no estaban ni en físico, ni en otro dispositivo de almacenamiento en la Unidad Documental de la auditoría realizada

AC/MF EVALUACIÓN MACROFISCAL Condición: No se está totalizando las inconsistencias porcentualizadas con relación al activo total o del pasivo más patrimonio, y será el total más alto de los 2, el que determine la opinión de acuerdo con el rango que le corresponda con la matriz que hace parte de la Guía del Proceso Auditor

Criterio: Guía del proceso auditor –Matriz Opinión Estados Financieros.

Causa: Interpretación inadecuada de Guía del proceso auditor –Matriz Opinión Estados Financieros.

Efecto: No es clara y precisa la sustentación técnica del dictamen emitido

1

Redacción del Hallazgo: Para una correcta aplicación de la matriz de opinión de estados financieros, y para efectos del total de porcentajes de las salvedades identificadas, se deben sumar las del activo o pasivo más patrimonio por separado, no la suma de ambas, y se toma el total más alto y este, es el que finalmente de acuerdo con el rango, determina el tipo de dictamen Condición: Una opinión acerca de si los estados financieros presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera del ente, a la fecha del balance general, los resultados de operación y los cambios en la situación financiera por el período terminado en la misma, de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, aplicados uniformemente. Criterio: Normas Relativas a la Rendición de Informes sobre Estados Financieros, Pronunciamiento No 6 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública Causa: Inaplicación Normas Relativas a la Rendición de Informes sobre Estados Financieros, expedidas por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública

Efecto:

2

Redacción del Hallazgo: No se encontró evidencia clara y precisa de los cambios patrimoniales



105

Ref. P/T





presentados en la vigencia, en los dictámenes emitidos y examinados por la AGR, de conformidad con las Normas Relativas a la Rendición de Informes sobre Estados Financieros, Pronunciamiento No 6 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública

AC/RF RESPONSABILIDAD FISCAL

Condición: Posibles Demoras en el ejercicio de control de la entidad auditada, lo que genera traslado de hallazgos sobre hechos antiguos (tiempo promedio en los procesos objeto de muestra 631 días)

Criterio: Articulo 9 de la Ley 610 de 2000.

Causa: Falta de planeación

Efecto: Hay riesgo alto en archivar actuaciones procesales por caducidad de la acción fiscal 1

Redacción del Hallazgo: El ejercicio de la acción fiscal desarrollada por la Contraloría Municipal de Barrancabermeja debe ser oportuna, teniendo en cuenta la fecha de la ocurrencia de los hechos y la fecha en que se da el traslado a procesos de responsabilidad fiscal, se registra un promedio de 631 días Condición; La no decisión de fondo de los procesos iniciados en la vigencia 2009, 2010 para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 45 de la Ley 610 de 2000.

Criterio: Artículo 45 de la Ley 610 de 2000

Causa: Falta de celeridad y un funcionario a cargo de la totalidad de los procesos de responsabilidad fiscal

Efecto: Incumplimiento de los términos señalados en el artículo 45 de la Ley 610 de 2000

2

Redacción del Hallazgo: Decidir con celeridad, eficacia, eficiencia los procesos de responsabilidad fiscal iniciados en la vigencia 2009 y 2010 Condición: La no decisión de las objeciones presentadas por la Contraloría Municipal de Barrancabermeja como consecuencia de la práctica de dictámenes periciales

Criterio: Numeral 3 y 4 del Artículo 238 del Código de Procedimiento Civil

Causa: Desconocimiento del trámite procesal en este tipo de diligencias

Efecto: Posible violación del debido proceso

3

Redacción del Hallazgo: La contraloría no ha decidido si accede o no a las solicitudes de aclaración o adición de las objeciones. Así mismo no ha decido sobre objeción por error grave Condición: La no vinculación de los terceros civilmente responsables al momento del inicio de la acción fiscal


Causa: Desconocimiento de la existencia de póliza que ampare el posible daño fiscal.

Efecto: El no amparo oportuno de la deuda fiscal

4

Redacción del hallazgo: La Contraloria Municipal de Barrancabermeja no realiza la vinculación de terceros civilmente responsables al momento del inicio de la acción fiscal. Condición: La nulidad y revocatoria de lo decidido en el proceso No. 015-2005, lo que ha impedido su decisión de fondo.


Causa: La gran cantidad de implicados. La nulidad y la revocatoria dentro del trámite procesal

Efecto: La prescripción del proceso de responsabilidad fiscal

5

Redacción del Hallazgo: Inminente Prescripción en el proceso No.015 de 2005, ante la no decisión del fondo del mismo.



106

Ref. P/T





AC/JC JURISDICCIÓN COACTIVA

Condición: No se realiza por parte de la Contraloría pronunciamiento alguno respecto de las objeciones presentadas por error grave en los dictamenes periciales ejecutados o respecto de si se accede o no a las aclaraciones o adiciones de éstos

Criterio: Numerales 3y 4 del Artículo 238 del Código de Procedimiento Civil

Causa: Falta de diligencia en el trámite procesal en este tipo de pruebas técnicas

Efecto: Violación del debido Proceso

1

Redacción del Hallazgo: La Contraloría no se pronunció respecto de las objeciones presentadas por error grave en los dictámenes periciales practicados ni realiza decisión alguna sobre si accede o no a las aclaraciones o adiciones solicitadas sobre los mismos. Condición: Bajo recaudo en los procesos de jurisdicción coactiva. Solo se ha recaudado el 5% del total de las obligaciones a cargo

Criterio: Artículo 209 de la Constitución Política

Causa: El no amparo de las obligaciones de carácter fiscal desde los procesos de responsabilidad fiscal lo que da lugar a la insolvencia de los ejecutados

Efecto: Insolvencia de los ejecutados

2

Redacción del Hallazgo: La Contraloría ha realizado un bajo recaudo en los procesos de jurisdicción coactiva

AC/CN CONTRATACION ADMINISTRATIVA

Condición: La suscripción de un total de 51 contratos de apoyo, entre ellos 31 para el apoyo del área misional, específicamente en lo correspondiente al ejercicio auditor. La Contraloría con el fin de mitigar los riesgos identificados en la auditoria vigencia 2009, para la no violación de lo dispuesto en el Decreto Ley 2400 de 1968 y lo señalado en la sentencia C-619 de 2009, a partir del segundo semestre de 2010, limitó la temporalidad del servicio y el objeto a contratar especificando las auditorias a realizar por cada uno de los contratistas. A pesar de lo anterior, es evidente la necesidad “no temporal” por parte de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja para el apoyo de las auditorias misionales Criterio: Decreto Ley 2400 de 1968 (modificado por el artículo 1 del Decreto 3074 de 1968 que fue declarado exequible mediante Sentencia C-614 de 2009)

Causa: Falta de efectividad de la planta de personal aprobada por la Concejo.

Efecto: La superación de la capacidad instalada para la Contraloría Municipal de Barrancabermeja para el cumplimiento de su misión institucional. Incremento de la Contratación. La planta contractual supera el 283% de la planta de personal.

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Redacción del Hallazgo: Se evidencia la necesidad no temporal por parte de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja para el apoyo de los ejercicios auditores. Condición: La no visibilidad en la página web de la Contraloría de Barrancabermeja el proceso contractual No. 009 de 2010

Criterio: Artículo 1 del Decreto 3576 de 2009

Causa: Inconvenientes de carácter técnico según certificación del 15 de marzo de 2010 por parte de Edward Ricardo Ulloa Acevedo, de US2 Software,

Efecto: Falta de certeza sobre la realización de dicho tipo de publicación

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Redacción del Hallazgo: La no visibilidad en la página web de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja del proceso contractual No. 009 de 2009.

3 Condición: Se contrata por un mayor valor de lo ofertado por el proponente en el contrato No. 025 de 2010



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Ref. P/T





Criterio: Artículo 3 y 6 de la Ley 610 de 2000

Causa: Al momento de realizarse la minuta del contrato se señalo el valor de la disponibilidad y no el valor que el proponente había ofertado Efecto: Cancelar por un mayor valor a lo exigido por el proponente. La Contraloría subsano éste error allegando copia de la consignación efectuada por el contratista. Redacción del Hallazgo: La Contratación por un valor mayor del precio ofertado por el proponente favorecido en el contrato No. 025 de 2010.

Resumen del Número de Hallazgos Concluidos

H .A. Hallazgos Administrativos 23 H. F. Hallazgos Fiscales 0 H. D. Hallazgos Disciplinarios 0 H. S. Hallazgos Sancionatorios 0 H. P. Hallazgos Penales 0

auditorÍa general de la repÚblica ... - auditoria… general... · la auditoria se ejecutó sobre...

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