Ministerio de Cultura de España Nº de Formulario: 14Dirección General del Archivo Nacional de Costa RicaFundación Pro-Rescate de Documentos

Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

El Presente formulario, tiene la finalidad de recopilar información de diferentes Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos y disponer de instrumentos de descripción detallados para el adecuado servicio de consulta al ciudadano, normalizando la descripción para su acceso en Red. Además de garantizar la difusión de los valiosos fondos documentales que se conservan en diversas instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica.

INFORMACIÓN GENERAL

(*) Campos Obligatorios

DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO

(*) Nombre del Archivo: Archivo Central de la Liga Agrícola Industrial de la Caña de Azúcar

Formas Excluídas: _____________________________________________________________

Nombre Paralelo: ______________________________________________________________

(*) Acrónimo del Archivo: CR- LAICA-AC

DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA

(*) Área Geográfica:

X Iberoamérica

(*) País: Costa Rica

(*) CCAA / 1 División Territorial:

Provincia de:

X San José

Provincia / 2 División Territorial (Cantón): San José

(*) Municipio (Distrito): San Francisco de Goicoechea

Núcleo de Población Menor:

1

Calle: 300 metros este del Kamakiri en Barrio Tournón

Código Postal: 2330-1000 SJ

DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO

Página Web:

http:// www.laica.co.cr

Correo electrónico: hmarquez@laica.co.cr

Teléfono(s): 1. 506-2284-6079

Fax: 1. 506-2256-6506

DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO

Horario de Apertura: L-V 7:30 a.m. a 4:30 p.m.

Horario de Cierre: Sábados, domingos y feriados

Horas semanales de apertura: 40

X Acceso público

DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO

Apellidos: Marquez / Siles

Nombre: Hazel

Cargo: Encargada del Archivo Central

Fecha de nombramiento (Día / Mes / Año): 18/9/2000

HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS

TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO

Titularidad: X Público no estatal

Tipo de Archivo:

2

X Archivo Empresarial

Gestionado por:

X Administración Central

Administración Central: LAICA es una corporación no estatal con personería jurídica propia, sometida al Derecho Público en cuanto a sus potestades de imperio, y al Derecho Privado en lo concerniente a sus actividades de comercialización. Es un ente que, aunque público, no forma parte de las instituciones del Estado.

(*) Según el Ciclo Vital:

X Archivo Central

DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO

HISTORIA

Historia del Archivo:Desde sus inicios, en 1981, cuenta con su propio local, una encargada y la documentación se microfilmaba para efectos de sustitución. Para el año 1995 se suprime el archivo, su encargada y la documentación se trasladó a una bodega fuera del edificio central. Posteriormente se contrató a la antigua encargada para que organizara la documentación ubicada en la bodega. En el mes de setiembre del año 2000, y en cumplimiento con las disposiciones de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, se crea nuevamente el archivo central.

Fundación del Archivo:

Fecha de Fundación: (Día / Mes / Año):

Norma de Fundación (Día / Mes / Año):

Supresión del Archivo

Fecha de Supresión:

Norma de Supresión:

EDIFICIODescripción del Edificio:El Archivo Central está ubicado en el tercer piso del Edificio Central de LAICA. Algunas paredes son de madera y las otras de cemento. El depósito cuenta con estantería metálica, cajas diseñadas para la conservación de los documentos, aire acondicionado, detectores de humo y un extintor. El archivo cuenta con equipo de cómputo y materiales de oficina suficientes para el trabajo diario. En el Centro de Operaciones de La Uruca se tienen contratados los servicios de la empresa Seguridoc, que cuenta con un depósito con estantería metálica donde se conservan

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los documentos más antiguos. Este depósito es de acceso restringido, tiene alarmas contra incendio, cámaras de seguridad, entre otras medidas de seguridad.

Metros Cuadrados de Depósito: 85

(*) Metros lineales de estantería: 162 (*) Número de puestos de sala: No existe

Facilidades para discapacitados:Marque con “X”

X No

DOCUMENTACIÓN

(*) Metros lineales de documentos: 280 (documentación en bandejas)

GUÍAS DEL ARCHIVO

Guías: No

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ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO

Estructura Administrativa: (Adjuntar el organigrama institucional)

JUNTA DIRECTIVA CONSEJO COMERCIALIZACIÓN

ASESORÍA LEGAL AUDITORÍA INTERNA

DIECA FINANCIERO

Terminal Portuaria

OPERACIONES TÉCNICO MERCADEO EXPORTACIONES ADMINISTRATIVO

DIR. EJECUTIVA YDE COMERCIALIZACIÓN

ASAMBLEA GENERAL

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SERVICIOS TÉCNICOS

RESTAURACIÓN

Taller de restauración:

X No

REPRODUCCIÓN. Servicios de reproducción documental

X No

Servicios de fotocopiasX No

Servicios de fotografíasX No

Servicios de microformasX No

Servicios de reproducciones digitalesX No

BIBLIOTECA

Biblioteca auxiliarX No

Nº de monografías: ____________Nº de Títulos de publicaciones periódicas: _________________________

INFORMATIZACIÓNFunciones informatizadas:

X Sí

Gestión de usuarios:X No

Descripción de fondosX Sí

Lenguajes DocumentalesX No

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Otra información:Se tienen un total de 12 bases de datos creadas en el programa Winisis. Relacionadas con contratos, expedientes de empleados liquidados, planos, reglamentos, procesos judiciales, fondo documental, entre otras.

ESTRUCTURA DE LOS FONDOS

AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadro de Clasificación

Denominación de la agrupación: Orgánico Funcional

Agrupación Superior: Liga Agrícola Industrial de la Caña de Azúcar

CUESTIONARIO

DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO

Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Año): 18/02/2008

Datos del informante:

Apellidos: Vindas / Rivera

Nombre: Ivannia

Cargo: Encargada del Archivo Central

FUENTE EMPLEADA:Entrevista realizada por Penélope Sánchez Saborío

OBSERVACIONES:

Materias: agricultura, comercio internacional, alcohol, miel, exportaciones.El archivo fue suprimido en el año señalado, fue reabierto en el año 2000 hasta la fecha.La señora Ivannia Vindas renunció al puesto.

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LIGA AGRICOLA INDUSTRIAL DE LA CAÑA DE AZUCAR (LAICA) ARCHIVO CENTRAL

CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL

SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIEAsamblea General Actas

Acuerdos Cassettes

CorrespondenciaExpedientes de Actas

Junta Directiva ActasAcuerdosCassettesCorrespondenciaExpedientes de ActasInformes Anuales y Estadísticos Labores

Consejo de Comercialización Actas

AcuerdosCassettesCorrespondenciaExpedientes de Actas

Asesoría Legal CorrespondenciaActasContratosExpedientes por AsuntosExpedientes de Procesos JudicialesPresupuestoSolicitudes de Cks y Acciones de Pers.Reportes Comparativos de PresupuestoProyectos de LeyReglamentosRequisiciones

SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIEAuditoria Interna Correspondencia

ActasAcuerdosArqueos de Caja ChicaContratosEstados de Cuenta InternacionalEstados FinancierosDocumentos de TrabajoInventarios de Azúcar, Alcohol y MielPresupuesto, RequisicionesSolicitudes Acciones de Pers. Y Cks

Dirección Ejecutiva y de CorrespondenciaComercialización Solicitudes de Cheques

Solicitudes Acciones de PersonalPresupuestoRequisicionesReportes Comparativos de PresupuestoExpedientes por AsuntosPermisos Uso de Cabinas

Departamento Administrativo Correspondencia

AcuerdosSolicitudes de ChequesSolicitudes Acciones de PersonalPresupuesto

ContratosCotizaciones

Expedientes de LicitacionesExpedientes por AsuntosReportes Comparativos de PresupuestoSolicitudes de TransferenciasInformes del Sistema Empresarial de Información Salarial (SEIS)

Registro de Productos AlimenticiosExpedientes de Donaciones

SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIESección Compras Expedientes de compras

RequisicionesExpedientes Proveedores DesarrolladosExp. Proveedores Material de Empaque

Sección Recursos Humanos CorrespondenciaExpedientes de PersonalCurriculaExpedientes MédicosRequisiciones

Presupuesto Manuales

Sección Salud Ocupacional CorrespondenciaFórmulas Control de AsistenciaManual de Gestión en Salud

Ocupacional(ver tabla de plazos)

Sección Seguridad ProtocolosConveniosExpedientes por AsuntosProyectos

Sección Servicios Generales Correspondencia, Solicitudes de CksContratos, Ordenes de TrabajoExpedientes por AsuntosExpedientes Ventas de Activos

Dieca ActasCorrespondenciaContratosSolicitudes Acciones de Personal, CksOrdenes de compraRegistro de Cheques Solicitados

RequisicionesPresupuestoReportes Comparativos de PresupuestoPlan Anual Operativo

SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIEDieca Estudios Técnicos

Justificantes de ChequesDepartamento de Exportaciones Correspondencia

Acuerdos Facturas

Comprobantes de CouriersPresupuesto, RequisicionesContratos de ExportaciónExpedientes de Exportación

Expedientes de Importación Inventarios de Alcohol

Estados de Cuenta InternacionalReportes Diarios de Mov. De cuentasReportes Confirmación de VentasSolicitudes de ChequesSolicitudes Acciones de Personal

Departamento Financiero Correspondencia Acuerdos

Solicitudes de cks y acciones personalRequisiciones, PresupuestoContratos

Expedientes por AsuntosSección Contabilidad Correspondencia

AcuerdosCheques consecutivos y con justificantes

Asientos de DiarioLibro Diario y Libro MayorConciliaciones BancariasFacturasComprobantes Pago de SalarioEstados de Cuenta

Estados Financieros Movimientos MensualesPlanillasRequisiciones, Presupuesto

SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIEContabilidad Listados de Azúcar sin Retirar

Listados Depósitos en TránsitoInformes Mov. Diario de InventariosExpedientes Pagos a Ingenios

Tesorería Correspondencia

AcuerdosSolicitudes de Cks y Acciones PersonalExpedientes Pagos a IngeniosFlujos de Caja

Reportes Movimientos a Pagar Crédito y Cobro Estados de Cuenta

Expedientes de PólizasExpedientes de Clientes

Presupuesto Expedientes de Ejecución Presupuest.PresupuestoReportes Comparativos de Presupuesto

Departamento Mercadeo y CorrespondenciaVentas Acuerdos

Solicitudes de Cks y Acciones PersonalPresupuestoReportes Comparativos de PresupuestoRequisiciones

Sección Publicidad CorrespondenciaCotizacionesExpedientes de Clientes

Expedientes por AsuntosStatus ReportContratosEstudios de MercadoReportes de ContactoReportes de ImpulsaciónReportes de VentasOfertas de servicioComprobantes Entrega de material prom.Reportes de precios y espacios

SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIESección Industriales Correspondencia

Programas Entregas DirectasDeclaraciones Juradas de uso del azúcarExpedientes de clientes

Sección Ventas Comerciales Transferencias bancariasProgramas Entregas Directas

Departamento de Operaciones CorrespondenciaAcuerdosSolicitudes de cks y acciones personal

Solicitudes compra de materiales Requisiciones

PresupuestoReportes Comparativos de PresupuestoContratosExpedientes por asuntosMemorandos

Consecutivo de cartas CAD'S Memorandos

Facturas venta de azúcarGuías o Recibo de Despacho

Departamento Técnico CorrespondenciaAcuerdosSolicitudes de cks y acciones personalRequisicionesReportes de Tiempo Extraordinario

CotizacionesSolicitudes compra de materialesPresupuestoReportes Comparativos de PresupuestoSolicitudes Reintegro de Caja ChicaInformes de corrida o fabricaciónRecibos de pago

Nóminas de productoresInformes de Avance de ZafraInformes de Molienda y Producción

SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIEDepartamento Técnico Comisión Asesora y Comisión Actas

de Zafra Expedientes de ActasLaboratorio Oficinas Centrales CorrespondenciaLaboratorio El Roble Reportes (ver tabla de plazos)

Seguridad Alimentaria CorrespondenciaCertificados de Calidad al exteriorCertificados de AnálisisComunicados de No ConformidadRegistro de No Conformidad

Control de No Conformidades Control de Acciones Correctivas

Registro de Recepción de ReclamosMinutas(ver tabla de plazos)

Metrología (antes Romanas) Informes de inspecciónTerminal Portuaria Correspondencia

Solicitudes de chequesPresupuestoPermisos Uso de CabinasSolicitudes de materialesRegistro Ingreso de PersonasReportes Comparativos de presupuestoRoles de guardasExpedientes de exportación e imp.Guías o recibos de despacho