ir - archivo nacional de costa rica · san josé, y será el mismo que tenga la archivo nacional....

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02 de (Kiembre del 2015 C-328-2015

Sra. Virginia Chacón Arias Directora Ejecutiva Junta Administrativa Archivo Nacional Ministerio de Cultura y Juventud

Estimada señora:

Con la aprobación de la señora Procuradora General nos referimos al oficio número JA-654 del 23 de octubre del año 2014, por medio del cual solicita emitir criterio sobre lo siguiente: "¿Corresponde a la Junta Administrativa del Archivo Nacional el conocimiento de los actos en alzada do, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos?". Para ello, adjuntan el criterio de la Asesoría Legal.

De previo a dar respuesta a la consulta efectuada, solicitamos las disculpas del caso por la tardanza en la emisión del presente cri de trabajo asignado a este despacho.

:erio, todo motivado en el volumen

I. Sobre la Dirección General de Archivi

El Sistema Nacional de Archivos es un los archivos públicos, en conjunto con los (artículo 1 de la ley 7202). Tiene como fin documentos de carácter científico cultural (articulé sean declarados por la Comisión Nacional de Selección (en adelante CNSED, de conformidad con la mi

pri

isma

Respecto de la Junta Administrativa del de marras sostiene su definición y las diferentes

"Artículo 11:

Arch

órgano compuesto principalmente por privpdos que decidan integrarse a él

mordial custodiar todos aquellos 2 del mismo cuerpo legal), según

y Eliminación de Documentos norma).

ivo Nacional, el artículo 11 de ley funciones que a ella corresponden:

se, La Junta Administrativa del Archivo 5574 del 6 de setiembre de 1974, del Sistema Nacional de Archivos, rector de dicho sistema, y tendrá dotar de un edificio funcional a la Di,

Nacional, creada por ley No. rá la máxima autoridad

actuará como órgano como objetivos principales 'ección General del Archivo

Dirección: San José, Avenidas 2 y 6, calle 13,1 Apdo. 78-1003 La Corte. Teléfono 2243-8400, faxes

I I I N T A A n M I N I S T P A T I V A

Inl ernet Http://www.pgr.go.cr 2P3-7010, 2255-0997, 222£S935<'° P° r>

Fecha: Hora:

ARCHIVO NACIONAL

i r r O T 2 0 E

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Nacional, lo mismo

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que mantener una estrecha relación archivística y técnica entre los archivos del sistema. Su domicilio

San José, y será el mismo que tenga la Archivo Nacional. Además, tendrá las

licitaciones públicas y directas. Todo ello con

estará en la ciudad de Dirección General del siguientes funciones: a) Velar por el mantenimiento del edificio mencionado. b) Financiar la compnr del equipo técnico, el mobiliario y el material necesarios parq el óptimo funcionamiento de la Dirección

Nacional, previa recomendación del departamento respectivo y del director general de la Institución. c) Dictar los presupuesvos, acordar los gastos, promover y aprobar

privadas, así como las contrataciones sujeción a lo dispuesto en la Ley de la

Administración Financiera de la República, No. 1279 del 2 de mayo de 1951 y sus reformas, ch) Promover y colaborar económicamente en la realización de actividades de tipo cultural y educativo que lleve a cabo la Dirección General del Archivo Nacional. d) Contratar al persona f administrativo, técnico y profesional que la Dirección General del Archivo Nacional necesite.

políticas archivísticas del país y recomendar estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema Nacional de Archivos. f) Formular recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de documentos. g) Velar por la óptima organización de los archivos públicos de Costa Rica. h) Formular recomendaciones técnicas sobre la administración de documentos producidos por medios automáticos. i) Asesorar al Consejo Superior de Educación sobre los planes de estudio relacionados con las técnicas archivísticas que se imparten en las escuelas privada^ y en los colegios técnico-profesionales del país. j) Coordinar con los centros de educación superior la formación profesional en el campo de la archivística. k) Organizar congresos, seminarlos, jornadas o actividades similares, en los que participen archivistas nacionales e Internacionales y otros especialistas o técnicos en ciencias afínes con la archivística,

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I) Todas las demás funciones que\se le asignen en otras leyes o reglamentos."

De la norma anterior se desprende que la órgano del Sistema Nacional de Archivos y que

unta Administrativa es el máximo posee competencias técnicas, de

gestión y de dirección de los órganos que lo componen. En este sentido, ostenta potestades de emitir recomendaciones técnicas} el establecimiento de políticas adecuadas para el manejo de los archivos y su organización. La posición de órgano rector en la materia asignado a la Junta Administrativa, es reiterado en el Reglamento a la ley, publicado mediante el Decreto Ejecutivo número 24023-C. (en adelante el Reglamento), particularmente en el artículo 6.

La Junta Administrativa constituye el órgarp máximo de la Dirección General del Archivo Nacional, que está defina por el artículo 22 del mismo cuerpo legal. La Dirección General de Archivo Nacional es definida en la ley como un órgano desconcentrado del Ministerio de Cultura y Juventud, compuesto por: la Junta Administrativa del Archivo Nacional, la Direcc|n General, la Subdirección y la CNSED. Ello se reitera en los artículos 30 y siguier

Así las cosas, tenemos que la Junta Administrativa del Archivo Nacional y la CNSED están comprendidas dentro del órgano desconcentrado denominado Dirección General, y que engloba todas las funqones y competencias relacionados con la materia:

General

es del Reglamento.

tendrá, entre otras, las

emanen de la Junta

"Artículo 23.-La Dirección siguientes funciones: a) Ejecutar las políticas que Administrativa del Sistema Nacional de Archivos. b) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los documentos textuales, gráficos, audiovisuales, y legibles por máquina, pertenecientes a la Nación, que constituyan el patrimonio documental nacional, así como la documentación privada y particular qu>? le fuere entregada para su custodia. c) Preparar y publicar guías, inventarlos, índices, catálogos y otros instrumentos y auxiliares descriptivos para facilitar la consulta de sus fondos. ch) Preparar y editar la revista del Archivo Nacional, anualmente, y otras publicaciones con temas sot\ afínes. d) Obtener originales, copias o repr

e la archivística y ciencias

aducciones de documentos

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conservados en otros archivos del país o del extranjero, en cuanto sean de interés científico- cultural. e) Entregar a otras instituciones, si le fuere solicitado y posible, copla o reproducción de los fondos que conserva la Dirección General del Archivo Naoonal. f) Despachar todo tipo lie certificaciones y constancias, con base en los fondos documentales de la institución, si éstos no fueren de acceso restringido. g) Expedir los testimonibs de instrumentos públicos insertos en los protocolos notariales depositados en la Dirección General del Archivo Nacional. h) Establecer y ejecutar disposiciones concernientes a la selección y eliminación de documentos. i) Suministrar al usuaria la información solicitada, excepto cuando el documento sea de acceso restringido. j) Inspeccionar y asesorar en archivística a los archivos administrativos públicos, y a los privados y particulares, cuando éstos lo soliciten. k) Valorar los documentos de los archivos para efectos de selección. I) Adiestrar en archivista y en materias afínes a los funcionarios de los archivos. II) Solicitar, de instituciones privadas y de los particulares, información acerca de hs documentos de valor científico-cultural en su poder, a fin de l/ei/ar inventarios, índices, registros, censos o micrope/ículas de esos documentos.

función relacionada con el quehacer m) Cualquier archivístico."

otra

Sobre este órgano, anterioridad:

"El artículo 23 de la que inciden de los archivos las políticas emitidas que también realiza establecer disposi documentos {inciso los privados cuando los documentos de

Ley

la Procuraduría se ha pronunciado con

otorga a la Dirección General funciones directaniente en la organización y funcionamiento

públii hs. En efecto, la Dirección no sólo ejecuta $or la Junta Administrativa (inciso a), sino

actividades concretas, como son el es relativas a la selección y eliminación de

la inspección a los archivos públicos y a listos lo soliciten (inciso j), la valoración de 'os archivos para efectos de la selección

Dirección: San José, Aveni Apdo. 78-1003 La Corte. Teléfono

jas 2 y 6, calle 13, Internet Hrtp://www.pgr.go.cr 2243-8400, faxes 2233-7010, 2255-0997, 2222-5335

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(inciso k). La Dirección General depositaría y custodia del patrimonio de los documentos que hayan histórico, científico, cultural. De lo anterior se desprende que\ Archivo Nacional tiene funciones nó sólo en relación con los documentos calificados de patrimorio nacional, sino también con los fondos documentales al administrativa de las organizaciones miembros del Sistema. Sea de los fondos que pueden considerarse un patrimonio de estas organizaciones. Esas funciones abarcan la selección y eliminación de documentos, lo cuan se realiza a través de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos."


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del Archivo Nacional es documental nacional, sea

éido declarados de valor

la Dirección General del

(Dictamen C-405-2008 del 11 de nov e

mbre del 2008)

De lo anterior se desprende que la Directión General del Archivo Nacional ostenta funciones de carácter ejecutivo, pero también de carácter técnico-valorativo. Por ejemplo, establece y ejecuta las disposiciones concernientes a la selección y eliminación de documentos.

Otro de los órganos que encontramos en el Sistema Nacional de Archivos, y comprendido dentro de la Dirección General del Archivo Nacional, según las normas ya citadas, es la ya referida CNSED. Respecto establece:

Artículo 31.-Créase la Comisión Eliminación de Documentos, como el General del Archivo Nacional encargado de dictar las normas

de este órgano, le ley referida

Nacional de Selección y órgano de la Dirección

sobre selección v eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico-cultural, v de resolver las consultas sobre eliminación de documentos de los entks productores a los que se refiere el artículo 2 de la presente lev. Artículo 32.-La Comisión Nacional de ¡Selección y Eliminación de Documentos estará integrada por los siguientes cinco miembros: el presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, o su

el representante, quien la presidirá; Documental de la Dirección General técnico de ese departamento nombrado del Archivo Nacional; el jefe o encan productora de la documentación; y

rgado

jefe del Departamento del Archivo Nacional; un

por el Director General del archivo de la entidad

un reconocido historiador

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Archivo Nacional

nombrado por la Ju director general ejecutivo de la con voz pero sin

del


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Administrativa del Archivo Nacional. El Archivo Nacional será el director

institución, quien asistirá a las sesiones votío.

De la norma anterior se desprende que este órgano es el competente para todo lo relacionado con la eliminación de la documentación a cargo del sistema nacional de archivos. Además eí; competente para otorgarle y reconocer el valor científico-cultural de los documentos (arts 3 y 4 de la norma legal). A ello hay que agregarle lo Indicado en el artículo

II. Sobre el fondo.

Se le consulta a este Órgp Archivo Nacional puede conocer primer lugar, y dado el silencio hace necesario acudir a las General de la Administración Pública

que

que

De acuerdo con las consulta estaría orientada a decisiones particulares que emita vendrían a constituir actos finales por la Ley General de la

117 del Reglamento.

no Técnico-Jurídico si la Junta Administrativa del 3n alzada de los actos dictados por la CNSED. En

guarda tanto la ley 7202 como su reglamento, se s sobre el procedimiento administrativo de la Ley

competencias asignadas a la CNSED, entendemos que la determinemos los recursos que tendrían las

la Comisión en el marco de su competencia, y que de procedimiento de conformidad con lo dispuesto

Administración Pública.

Partiendo de lo expuesto, 346 de la Ley General de la Adfri recursivo:

Artículo 342. -Las partas mero trámite, o incidehtales por motivos de lega/idá d

ebemos advertir que el numeral 342, 343, 345 y nistración Pública establecen el sistema general

podrán recurrir contra resoluciones de o finales, en los términos de esta ley,

o de oportunidad.

recursos de

Artículo 343.-Los Serán ordinarios el apelación. Será extraordinario el de revisión,

serán ordinarios o extraordinarios, revocatoria o de reposición y el de

Artículo 345.-

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1. En el procedimiento ordinario cabrón los recursos ordinarios únicamente contra el acto que lo inicio, contra el que deniega la comparecencia oral o cualquier prueba V contra el acto final.

2. La revocatoria contra el acto final del jerarca se regirá por las reglas de la reposición Administrativo^).

del Códh Procesal Contencioso-

(*)(Así reformado el aparte anterior per el inciso 12) del artículo 200 del Código Procesal Contencioso-Administrativo, Ley N° 8508 de 28 de abril de 2006)

3. Se considerará como final también suspenda indefinidamente o haga i procedimiento.

Artículo 346.-

1. Los recursos ordinarios deberár término de tres días tratándose del horas en los demás casos, ambos última comunicación del acto....

el acto de tramitación que mbosible la continuación del

Artículo 347.-

1. Los recursos podrán también interponerse haciéndolo constar en el acta de la notificación respectiva.

interponerse dentro del Jfcto final y de veinticuatro

contados a partir de la plazos

2. Es potestativo usar ambos recursos ellos, pero será inadmisible el que términos fijados en el artículo anterior.

ordinarios o uno solo de be interponga pasados los

3. Si se interponen ambos recursos apelación una vez declarada sin lugar

a la vez, se tramitará la la revocatoria.

Artículo 350. -1. En el procedimiento administrativo habrá en todos los casos una única instancia de alzada, cualquiera que fuere la procedencia del acto recurrido. .2. El órgano de la alzada será siempre el llamado a agotar la vía administrativa, de conformidad con el artículo 126.

Dirección: San José, Avenidas 2 y 6, calle 13, Irternet Http://www.pgr.go.cr Apdo. 78-1003 La Corte. Teléfono 2243-8400, faxes ;B33-7010, 2255-0997, 2222-5335

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De acuerdo con las supletoria de la Ley General de la la CNSED podrían tener recurso de

mías transcritas, es claro que por la aplicación administración Pública, las resoluciones que emita revocatoria y apelación 1.

Ahora bien, en cuanto al apelación planteado, tal y como id Administración Pública antes transcrii vía administrativa, que en nuestra Nacional, en tanto órgano superior Nacional.

En efecto, la Junta Admi carácter de órgano superior de la Procuraduría ha manifestado:

"Ahora bien, revisando de Archivos Nacionales, no encontramos ninaunto


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¿rgano competente para resolver el recurso de establece el artículo 350 de la Ley General de la

, corresponderá al órgano llamado a agotar la criterio sería la Junta Administrativa del Archivo dispuesto expresamente por la Ley de Archivo

nstrativa es un órgano persona, que ostenta el Dirección General de Archivos. Al respecto, esta

la ley creación de la Junta Administrativa ley n. ° 5574 de 6 de setiembre de 1974 norma oue precise su naturaleza jurídica.

MURILLO nos indica que se trata de un órgano persona. (...).La tesis de MURILLO adquiere mayor fuerza en la ley actual, la n. ° 7202, cuando bajo una deficiente técnica legislativa se incluye a la Junta Administrativa de Archivos Nacionales dentro de la Dirección General de Archivos Nacionales (artículo 22 de la ley y artículo 32 del reglamento), la cual a su vez es un órgano desconcentrado del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes ( artículo 22 de la ley y artículos 30 y 31 del reglamento). Este h\?cho nos permite afirmar que no estamos frente a un ente descentralizado y que la Junta Administrativa de Archivos Nacionales es un órgano persona o un caso típico de personificación presupuestaria. Analizando las atribuciones o funciones de la Junta Administrativa de Archivos Nacionales y las Dirección General de Archivos

Nacionales vemos que la primera tiene mayor jerarquía que la segunda, por lo que no resulta lógico incluirla como un órgano de ella. del 2001)

1 Cabe aclarar desde ahora que de conformidad marzo del 2006 de la Sala Constitucional, el de la Administración Pública es potestativo administrativa, que no son el caso que directamente en la sede contencioso admini

(Dictamen C-042-2001 del 20 de febrero

con la resolución 3669-2006 de las quince horas del quince de de los recursos administrativos contra los actos finales emanados las partes, salvo los casos de materia municipal y contratación ocupa, por lo que las decisiones podrían ser impugnadas

strátiva sin necesidad del recurso de alzada

uso para nos

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Así las cosas, se desprende de lo anterior varias cuestiones que nos permiten ir concluyendo el presente asunto. En primer lugar, entonces, se hace necesario descartar que sea el Ministro quien pudiera conocer en alzada, en virtud de la desconcentración máxima operada. Tampoco podría conocer el recurso la Dirección General de Archivos Nacional, pues como bien lo habíamos indicado anteriormente, la Junta Administrativa posee mayor jerarquía, mjüxime si le ahondamos el artículo 11 que reafirma esta posición.

Por

Si a ello le ahondamos el artículo 126.c de Pública, y en virtud de la desconcentración operad^ conozca de los actos emanados de la CNSED. para conocer en alzada de los actos emanados Administrativa, quien está llamada a agotar la vía

Sobre el particular hemos indicado:

ü Ley General de la Administración es improcedente que el Ministro lo que quien sería competente

de esta Comisión sería la Junta ministrativa. ad

Tal v como está redactada la lev, la desconcentración que se le atribuye a la Dirección General de Archivos Nacionales lo es frente al Ministerio de Cultura, Juventud v Deporte, v no ante la Junta Administrativa de Archivos Nacionales, aunque, como se indicó up supra, el hecho de la Junta Administrativa forme parte de la Dirección General, no la convierte en un órgano subordinado de la segunda, toda vez de que de una lectura cuidadosa de las atribuciones que les da el ordenamiento jurídico a ambos, se puede concluir, con certeza, que uno de los jerarcas de la Dirección General es la Junta. Desde esta perspectiva, es este último órgano el llamado a agotar la vía administrativa, y no elprime\o."{Dictamen C-042-2001 del 20 de febrero del 2001).

señalar que el órgano competente es la Junta Administrativa del CNSED

Estas últimas consideraciones nos permiter para conocer en alzada de las decisiones de la Archivo Nacional.

III. Conclusiones.

De conformidad con los argumentos expuestos, esta Procuraduría arriba a las siguientes conclusiones:

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1. El órgano competente emanen de la Comisióih Documentos es la Juntll según se desprende de de la Ley 7202, en Administración Pública


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Dará conocer en alzada de los actos que Nacional de Selección y Eliminación de Administrativa del Archivo Nacional. Ello

la integración e interpretación sistemática relación con la Ley General de la

Cordialmente,

!*^ x6rettel Rodrídjijez Fernández Procuradora

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