DIRECCIONGENERALARCHIVONACIONAL

ISSN 1409-1062

San

José

- C

osta

Ric

a

N

º 108

A

ño 2

7

ju

nio

2011

CON LA DIRECCION

Organo difusor de la Dirección General del Archivo NacionalDirectora: Licda. Virginia Chacón Arias

Editor: Br. Octavio Alpízar VaglioApartado 41 2020 Zapote, San José - Costa Rica

Tel: 2283-1400, Fax: (506) 2234-7312,Correo electrónico: ancost@ice.co.cr

Levantado de texto,diagramación y artes gráficas: Archivo Nacional. Impresión: Archivo Nacional

A R C H I V E S E

8

Para los profesionales enarchivística es sabido queuna de las fases más impor-

tantes del tratamiento archivísticoes la descripción de los docu-mentos, que en palabras sencillasconsiste en la elaboración de instru-mentos de control e información,que faciliten la localización y elacceso de los documentos y lainformación que estos contienen.

En la actualidad el proceso des-criptivo se debe realizar en formanormalizada, razón por la cual elArchivo Nacional conformó hacevarios años, una Comisión internade descripción que, entre otrastareas, elaboró y ha actualizadoconstantemente una guía para laaplicación de la Norma Interna-cional de Descripción ISAD-G, parala descripción de los documentosde archivo de la institución a nivelde fondo, subfondo, series yunidades documentales.

Asimismo, recientemente dichaComisión después de varios mesesde trabajo, aprobó una guía norma-lizada para la descripción de docu-mentos musicales, y en el presenteaño, se encuentra trabajando en laelaboración de una guía similar,pero para la descripción de docu-mentos audiovisuales que custodiael Archivo Nacional.

Los documentos vigentes seencuentran disponibles para lacomunidad archivística en el sitioweb institucional y una de las metasmás ambiciosas es conformar en uncorto plazo, una comisión con archi-vistas de diversas institucionesparte del Sistema Nacional deArchivos, con el fin de elaborarnormas nacionales de descripciónarchivística, para lo cual se esperacontar con la entusiasta participa-ción de los archivistas nacionales.

Virginia Chacón AriasDirectora General del Archivo Nacional

ACTIVIDADES DE CAPACITACION DE LA DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

III TRIMESTRE - AÑO 2011

F O R M A C I Ó N A L D Í A

Para más información, favor comunicarse con la Unidad de Capacitaciónal número telefónico 22 83 14 00, extensión 226, 0o al correo electrónico:

capacitacion@dgan.go.crcongreso2011@dgan.go.cr

ACTIVIDAD FECHA UNIDAD RESPONSABLE

XXIII Congreso Archivístico NacionalDuración: 20 horasCupo: 200 archivistas, historiadores,informáticos y ciencias afinesHorario: de 8:30 am. a 4:00 pm.

Curso Administración de ArchivosCentralesDuración: 80 horasCupo: Archivistas del Sistema Nacionalde ArchivosHorario: de 8:30 a 12:30 pm.

10,11 y 12de agosto

Del 16 deagosto al

13 desetiembre

Archivo Nacional

Departamento AdministrativoFinanciero

C O N S E R V E M O S P A R A E L M A Ñ A N A

2 7

.MANEJO DE EMERGENCIASPROTECCIÓN FRENTE A PÉRDIDAS CAUSADAS POR AGUA EINCENDIOS, AGENTES BIOLÓGICOS, HURTOS Y VANDALISMO

AGENTES BIOLÓGICOSLos agente biológicos primarios que causan daño a las colecciones de bi-bliotecas y archivos son los hongos, los roedores y los insectos, aunque losperros, gatos, pájaros, e incluso los humanos pueden también perjudicar losmateriales. El daño causado por hongos puede constituir una seria amenaza,especialmente para aquellas instituciones ubicadas en una zona de clima cáli-do y húmedo o cerca de un gran cuerpo de agua donde la humedad es alta.El perjuicio inflingido por los hongos puede ser devastador y deberían tomarsemedidas para evitarlo. Las medidas más importantes son mantener los nive-les adecuados de temperatura y humedad relativa, una buena circulación deaire y depósitos limpios y ordenados. La temperatura y humedad relativa idea-les nunca deberían exceder los 21º C y el 50% respectivamente. Mientrasmás altas sean la temperatura y la humedad relativa, mayor será el riesgo deaparición de hongos. Si se presenta una emergencia relacionada con el agua,tales como inundaciones o extinción de incendios, los materiales mojadosdeberían atenderse inmediatamente antes de que se desarrollen los hongos.

Una vez que el hongo aparece, las piezas afectadas deberían aislarse de lacolección. Es preciso secarlas completamente y, una vez secas, remover elhongo. Debería contactarse un conservador para recibir asesoría sobre lamejor manera de removerlo, dadas las circunstancias particulares de lasituación. Sería conveniente usar guantes y tapabocas cuando se manipulenmateriales fungosos.

Los materiales de bibliotecas y archivos son propensos al ataque por parte deroedores e insectos, y deberían tomarse todas las medidas posibles para con-trolarlos. Estos son atraídos por restos de comida, y su proliferación se vefavorecida por el desorden. Por tal razón, los depósitos deberían mantenerselimpios y ordenados en todo momento. Deberían asimismo prohibirse ingeriralimentos y bebidas en los edificios que contienen colecciones, especial-mente en los depósitos. De hecho, el personal tendría que comer sólo en unsalón ubicado lo más lejos posible de las colecciones. Es recomendable quetodos los recipientes de basura que contengan alimentos sean sacados dia-riamente de los edificios.

PROGRAMAMiércoles 10 de agosto13:00 horas: Inscripciones y entrega de material14:30 horas: Inauguración y entrega de los premios nacionales en archivística.15:00 horas: Conferencia inaugural “Escudriñando memorias: paradojas del

desarrollo”. Miguel Gutiérrez Saxe. Director Programa Estado de la Nación,.CONARE16:00 horas: Acto cultural y cóctel.

Jueves 11 de agosto8:30 horas: Motivación 130 Aniversario del Archivo Nacional8:45 horas: Resultados del diagnóstico sobre la organización de los archivos.9:30 horas: Importancia de los archivos y los documentos para el

fortalecimiento del control interno de las instituciones. José Luis AlvaradoVargas y Mario Alberto Pérez Fonseca. Contraloría General de la República.

10:30 horas: Refrigerio11:00 horas: Aplicación de la norma de descripción archivística ISAD-G en el

Archivo Nacional: como punto de partida hacia la definición de una normanacional. Esteban Cabezas Bolaños. Coordinador Comisión de Descripción.Archivo Nacional de Costa Rica.

12:00 a 13:30 horas: Almuerzo14:00 horas: Una mirada desde la experiencia de la Comisión Nacional de

Selección y Eliminación de Documentos: caracterización de los documentosdeclarados con valor científico y cultural y los principales criterios aplicados”.Carmen Campos Ramírez, Subdirectora del Archivo Nacional de Costa Rica.

15:00 horas: Resultados del diagnóstico de la valoración y seleccióndocumental en las instituciones del Sistema Nacional de Archivos.

Viernes 12 de agosto8:30 horas: Plan maestro sobre Gobierno Digital 2011-2014. Alicia Avendaño y

David Zamora. Secretaría Técnica de Gobierno Digital de Costa Rica.9:30 horas: Resultados del diagnóstico sobre la conservación de los

documentos10:30 horas: Refrigerio11:00 horas: Resultados del diagnóstico sobre Instalaciones y mobiliario para

archivos12:00 a 13:30 horas: Almuerzo14:00 horas: Recordando buenas prácticas para la conservación de los

documentos en diferentes soportes15:00 horas: Trazando líneas estratégicas para el desarrollo archivístico

nacional16:00 horas: Clausura

Autora: Sherelyn Ogden. Tomado de: “Evaluación y Planificación de laConservación”. En: El Manual de Preservación de Bibliotecas y Archivos delNortheast Document Conservation Center. 3ª edición, Santiago de Chile, 2000.

6 3

Librería eImprenta Sauteren AvenidaCentral. 1922.Archivo Nacional.Serie Fotografía,signatura 2089.

XXIII CONGRESO ARCHIVISTICO NACIONAL“Estado de la situación archivística en Costa Rica:

una mirada al desempeño nacional”

El Archivo Nacional de Costa Rica invita al XXIII Congreso Archivístico Nacional“Estado de la situación archivística en Costa Rica: una mirada al desempeñonacional”, el cual se realizará los días 10, 11 y 12 de agosto del 2011, en el HotelRadisson Europa, en San José.

Objetivo GeneralRealizar una evaluación diagnóstica del desarrollo de la archivística en Costa Rica,

con el fin de proveer información relevante y conocimiento actualizado sobre losavances y debilidades de los archivos, que permitan la formulación de políticas y latoma de decisiones para el desarrollo futuro, con la participación de sus actores.

Objetivos Específicos:- Caracterizar y dar a conocer el estado de la situación del desarrollo archivístico en

Costa Rica, tomando como base la organización del sector público costarricense y ladefinición de áreas estratégicas.

- Definir áreas estratégicas para avanzar en el desarrollo archivístico que permitanatender las debilidades identificadas y acelerar el cumplimiento de aquellas que estánen ejecución.

- Concienciar a las autoridades y encargados de los archivos de las institucionespúblicas sobre la importancia de los archivos y de la necesidad de tomar accionesconcretas e inmediatas para resolver los problemas identificados y enfrentar los retospresentes y futuros.

- Reforzar desde la teoría y la práctica, las áreas estratégicas identificadas: laorganización de los archivos, la valoración y selección de los documentos, laconservación y las instalaciones y mobiliario.

Costo: $200,00, si se cancela antes del 016 de julio del 2011 y $220,00 posterior aesta fecha. pasa...

P A R A A R C H I V O S Y A R C H I V I S T A S

LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN EN LAS INSTITUCIONES

VIII PARTEMateriales e Instalación

Un documento es información registrada en un soporte (papel, cintasmagnéticas, disquetes, CD ROM, etc.) cuya permanencia debe ser aseguradapara poder utilizarla cuando sea necesario.

Con el seguimiento de unas normas sencillas, se puede contribuir en granmedida a conservar los distintos soportes en mejores condiciones, de maneraque no se utilicen materiales que los dañen, tales como:

·Material de papelería que transmita acidez al documento·Grapas oxidables·Clips sin funda plástica·Gomas, ligas o cuerdas para amarrar documentos·Material plástico con cloro

Se puede proteger estos soportes de manera individual o general por mediode:

·Carpetas neutras para expedientes·Fundas abiertas para documentos gráficos como mapas y planos·Sobres y álbumes neutros para fotografías·Disqueteras para disquetes de CD-ROM y DVD·Cajas diseñadas para archivo·Uso de estantería metálica·Ambiente limpio, ordenado y bien ventilado

Debemos evitar apilar los documentos o sus contenedores ya que sufre elsoporte y se dificulta la recuperación. Debe elegirse mobiliario adecuado paralos distintos tipos y soportes documentales:

·Archivadores metálicos con carpetillas colgantes, mientras los expedientesse usen con mucha frecuencia

·Armarios o estanterías metálicas para las cajas·Planeros para los documentos de formatos especiales, que permitan

colocarlos en posición horizontal

4

Las cajas u otro tipo de contenedores de documentos deben mantenersealejados de las fuentes de luz, calor y zonas húmedas del edificio o de otrotipo de agentes que pudieran perjudicarlos.

En el caso de documentos en soporte de papel y de acuerdo a la vigenciaque nos indique la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos,podemos escoger la calidad del material con el que se va a producir ladocumentación. Por ejemplo, para documentos de valor permanente se debeutilizar papel de conservación con un alto porcentaje de fibra no lignificada. Encaso de documentos de trámite con corta vigencia administrativa se puedeutilizar papel reciclado o de fibra mecánica.

El tipo concreto de instalación y mobiliario se determinará en función de losformatos y soportes de los documentos, del volumen y del espacio disponible,de la frecuencia de consulta y de las posibilidades financieras.

5

PÁGINAS WEBARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA

http://www.archivonacional.go.crASOCIACIÓN LATINOAMERICANA DE ARCHIVOS

http://www.ramaregionalala.org

Vista de la Calle Central de San José hacia el norte. Edificio Anfré y al fondola Iglesia del Carmen. Archivo Nacional. Serie Fotografía, signatura 1551.

M Á S A L L Á D E L A S F R O N T E R A S

SEXTO CONGRESO DE LA ASOCIACIÓN DE ESTUDIOSBOLIVIANOS

Sucre, 27 – 30 de junio de 2011

La Asociación de Estudios Bolivianos (AEB) y el Archivo y Biblioteca Nacionales deBolivia invitan a la comunidad académica bolivianista a participar en el próximo SextoCongreso que se llevará a cabo en la ciudad de Sucre, Bolivia, del 27 al 30 de junio,2011.

Este congreso se inaugurará el domingo 26 por la noche y se llevará a cabo del 27al 30 de junio en las instalaciones de Archivo y la Biblioteca Nacionales de Bolivia.

Además, invitan al VIII Congreso Internacional de Etnohistoria. El cual se llevaráa cabo del 26 al 29 de junio. Los organizadores de ambos congresos se pusieron deacuerdo para realizarlos de manera simultánea para facilitar la asistencia del público.

Para inscripciones, favor diríjase a la página web de la AEB:http://www.bolivianstudies.org/esp/formulariomiembros.php La cuota es de $30,00.

IX Congreso Argentino de Archivística“Demanda y Actualización de conocimientos archivísticos, el

desafío del saber hacer”7, 8 y 9 de septiembre del 2011Resistencia – Chaco – Argentina

La Federación de Archiveros de la República Argentina (F.A.R.A.) junto con elGobierno de la Provincia de Chaco, tienen el agrado de invitarlos al IX CongresoArgentino de Archivística, a realizarse los días 7, 8 y 9 de septiembre del 2011 en laCiudad de Resistencia, Provincia de Chaco, República Argentina.

Los objetivos del evento son:-Discernir necesidades, demandas y reclamos de mejoras en la práctica,

actualización y formulación de conocimientos en el desempeño de la actividadarchivística en las instituciones, sus distintos sectores y en la sociedad.

-Actualizar y nivelar contenidos curriculares de las carreras para cada nivel deformación profesional, definiendo perfiles y competencias.

-Consignar contenidos epistemológicos requeridos para la gestión y direccióntécnica y administrativa de las distintas unidades de archivo y de tratamientodocumental.

-Proponer metodologías y calendarios de actualización de las herramientascognoscitivas necesarias para asumir desafíos y soluciones que se detectan desde laprofesión, las instituciones, la sociedad y el estado.

Para mayor información diríjase a:http://www.mundoarchivistico.com/index.php?menu=eventos&accion=ver&id=78