1Laarchivsticaoarchivologa, en algunos pasesarchivonoma(trmino no reconocido an por laRAE) es el estudiotericoy prctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento dedocumentos, buscando que dicha documentacin se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.Documento archivstico es toda expresin testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o grfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental as como en cualquier otra expresin grfica, sonora, en imagen o electrnica), generalmente en ejemplar nico, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta).Francisco Fuster

La archivstica se haba mantenido centrada en buscar maneras de almacenamiento,conservaciny restauracin de documentos fsicos, pero con la llegada de losmedios digitales, la archivstica tuvo que replantearse para dar cabida a las nuevas formas de almacenar y gestionar informacin. Ladisciplinatambin se ocupa por el contexto donde se da dichainformaciny el uso que le ser dado, y aunque estaprofesinse haya relacionado frecuentemente con lasbibliotecasy archivos grandes, tambin ha dado paso al estudio de tcnicas para pequeos archivos, como archivos familiares, o depequeas organizaciones.

La archivstica se ensea comocienciaen muchasuniversidades; en programas deBiblioteconoma,DocumentacinyMuseologa, las llamadasCiencias de la documentacin; y en algunos casos como cursos en carreras deHistoria.

Historia de la ArchivsticaEl origen de esta sabia tradicin es desconocido. Se sabe que los archivos, sea documentos o instituciones aparecen en los primeros siglos de la historia, pero la reflexin sobre su organizacin y su gestin es mucho ms reciente. La creacin por diversos soberanos europeos en los siglos XIV y XV de las primeras instituciones encargadas de reagrupar los documentos necesarios para la defensa de los derechos del estado no parece en efecto haber generado textos normativos o tericos sobre el rol de los archivistas o sobre la naturaleza de los archivos.

Aqu tambin podemos mencionar los primeros manuales de archivstica que estn histricamente conocidos. Estos primeros predecesores de la ciencia archivstica, impresos en 1571, probablemente se escribieron durante la primera mitad del siglo XVI. A su autor, el hidalgo alemn Jacob von Rammingen, podemos considerarlo el padre de esta disciplina. Fund una tradicin archivstica, que en Alemania sigui viviendo durante al menos un par de siglos. La primera teora archivstica fue formulada por l.

Es en esta perspectiva que son llevados a cabo en el siglo XVIII, los primeros trabajos que pueden considerarse relevantes en la archivstica: estos consisten en mostrar los principios directores de la clasificacin de los archivos y del establecimiento de los instrumentos de bsqueda. La revolucin francesa se hizo un principio de la accesibilidad a todos los ciudadanos franceses de los archivos de los poderes pblicos. En consecuencia una imponente red de archivos fue engendrada, la cual necesitaba dotarse de reglas. Es a Natalis de Wailly que se debe, en una circular enviada en 1841 por el primer ministro del interior a los Archivos departamentales, la primera conceptualizacin del principio de respeto de los fondos. En la prctica, este principio ya exista por lado y lado, no solamente en Francia. Este principio del respeto de los fondos, que impone tratar los documentos en funcin de su origen y no de su sujeto, es uno de los conceptos de base de la disciplina archivstica. La constitucin de los fondos de archivos de otra parte y de su utilizacin para probar los derechos y concurrir a la administracin y luego como fuente de la historia es a partir del siglo XIX, el gran sujeto de reflexin y de inquietud de los archivistas.

El manejo de los fondos, no es tarea fcil, se necesita mucho para que los documentos pasen de manera regular y eficaz de las oficinas administrativas donde son producidos a las instituciones de archivos donde deben ser conservados. El papel del archivista en el proceso de creacin de los documentos y su lugar en comparacin a las personas y organismos que producen o conservan los archivos, se convierte por lo tanto en uno de los temas mayores de la archivstica. Una cuestin conexa es aquella del uso de los documentos archivados, producidos y conservados en su origen como pruebas, por lo tanto para responder a las necesidades de aquellos que los conservan, notablemente en materia financiera y jurdica, estos pueden servir para conocer mejor el pasado y para escribir la historia. Estos dos usos no son necesariamente sucesivos, pero pueden ser concomitantes, a la vez porque los documentos pueden guardar durante largo tiempo su funcin de pruebas (Es el caso de los ttulos de propiedades, acuerdos y tratados internacionales, por ejemplo) y porque la bsqueda histrica puede portar sobre periodos y eventos recientes. Desde entonces los archivistas deben encontrar los medios de conciliar el problema de las autoridades de velar por proteger ciertos secretos, con la voluntad del pblico que los archivos sean bien conservados y ampliamente consultables.

Toda la reflexin en materia archivstica despus de la primera guerra mundial est tambin consagrada a la elaboracin de soluciones a estos problemas. Los principales son:

La teora de las tres edades (Otro concepto de base de la archivstica) que analiza el ciclo de vida del documento en tres fases sucesivas. La elaboracin progresiva en cada pas de leyes y de reglamentos que obliguen las administraciones a tener cuenta, luego de la produccin de los documentos, de la vocacin de ciertos de entre ellos a volver a los archivos y someter las destrucciones de los documentos al acuerdo de los archivistas. La definicin del lugar de las instituciones de archivos en la administracin y en la sociedad que es muy variable segn el pas. La definicin de las funciones del archivista, que no es solamente la de conservar, sino tambin la de colectar, comunicar y valorizar.

SegnGumaro Damin Cervantesse puede aceptar como una disciplina, en tanto que quien la practique deber seguir los lineamientos generalmente aceptados en las tareas de organizacin, conservacin y servicio de los archivos. Empero, si se analiza brevemente la literatura de la materia se puede observar que los estudiosos del rea la identifican como una ciencia que se enmarcan en el rea de lo que distinguen como ciencias de la documentacin o la informacin documental junto la bibliotecologa y la Documentacin.

Respecto de los fondosEste principio implica de respetar la integridad material e intelectual de cada fondo de archivos sin intentar separar los unos de los otros, los documentos que lo componen y sin repartirlos en categoras artificiales en funcin de su sujeto. Clasificacin e instrumentos de bsqueda (Repertorio, inventarios, base de datos, etc.) deben permitir al investigador, de no perder de vista el vnculo orgnico que une cada documento a la entidad que lo ha producido.

Ciclo de vida de los documentos Teora de las tres edades de los archivosTodo documento pase sucesivamente por dos o tres fases. En la primera, surge de los archivos corrientes, aquellos que se reportan cotidianamente, este es conservado por las personas que lo hayan producido o recibido. Cuando estos documentos dejan de utilizarse cotidianamente y tampoco se pueden destruir, pasan al estado de archivos intermediarios, en esta etapa los documentos pueden ser ubicados en un local donde se podrn consultar en caso de necesidad o se confa a un servicio de archivos que lo restituir si se pide. Una vez llegado el momento donde conservarlos ya no es necesario por la conducta de la actividad o por obligatoriedad, puede ser destruido o ser confiado como archivo definitivo a un servicio de archivos histricos. En Francia, los archivos definitivos de las personas pblicas, ya sea de colectividades territoriales o de servicios desconcentrados del estado deben ser entregados a los archivos departamentales del territorio geogrfico donde se encuentren. Los archivos definitivos de las administraciones centrales del estado y de los establecimientos pblicos a competencia nacional deben ser entregados a los archivos nacionales.

Funciones de la archivstica Creacin Evaluacin (de) Crecimiento (adquisicin) Clasificacin Conservacin (preservacin) Descripcin e indexacin Difusin

Diez reflexiones acerca de la profesin del archivista segn laDr Antonia Heredia Herrera:El referido declogo dice as 1) El objeto de la Archivstica sigue siendo doble: los documentos de archivo, en papel o electrnicos, y todos los Archivos, como instituciones, con la salvedad del cambio de orden en su enumeracin tradicional. 2) El principio de procedencia permanece y es un error arrinconarlo 3) El ciclo vital y sus tres edades exigen una revisin 4) Hay una ruptura del equilibrio entre prctica y teora: la teora hoy va por delante y a veces es difcil alcanzarla con la prctica. 5) Hay una atencin preferente a los documentos antes que a los Archivos, de aqu el protagonismo de la gestin documental que llega a arrinconar a la Archivstica. 6) Los contextos, junto a los atributos, juegan un papel muy importante a la hora de la identificacin de los documentos 7) Existe un protagonismo de las funciones y de los procesos que se hace patente a la hora de la valoracin, de la clasificacin, de la gestin de la calidad y hay una ampliacin de sus respectivos objetos 8) El control de los documentos ha venido a sustituir la obsesin por la posesin, por la propiedad, de aqu la proliferacin de instrumentos de control a la hora de la e-gestin documental 9) Es un hecho la anticipacin y adelanto de las funciones archivsticas antes de la produccin de los documentos 10) Y tambin es evidente que la autonoma ha cedido el paso a la corresponsabilidad.

Archivstica en Colombia

NormatividadLa Ley 594 del ao 2000 o ley general de Archivos estipula que un archivo, es un conjunto de documentos acumulados por un proceso natural de una entidad pblica en el transcurso de su gestin.1Tambin se reglamenta el sistema de categorizacin de los archivos pblicos segn su jurisdiccin territorial y su funcin en la estructura del Estado Colombiano, las funciones de los archivos, su administracin, los procedimientos de consulta de la documentacin, la gestin documental, el control y la custodia de la documentacin, la adquisicin, exportacin y expropiacin de documentos, la conservacin de los documentos, el manejo de diferentes soportes documentales y la gestin de los archivos privados.De igual forma, durante los ltimos 10 aos se han promulgado nuevas leyes acerca de la gestin documental, al igual que polticas de reduccin de la utilizacin del papel en los archivos pblicos. Algunas de estas normas son:

Acuerdo No. 027 de 2006 del AGN: Mediante el cual se actualiza el Reglamento General de Archivos, en su Artculo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario. En este acuerdo se estipula cada uno de los trminos utilizados en la funcin archivista. Ley 1409 de 2010: Por la cual se reglamenta el Ejercicio profesional de la Archivstica, se dicta el Cdigo de tica y otras disposiciones. En esta ley se establece: Requisitos para la funcin de archivista, sus campos de accin, funciones del Colegio Colombiano de Archivistas, el Cdigo de tica, los deberes y prohibiciones del profesional, los Tribunales ticos, el Rgimen y Procedimiento Disciplinario. Decreto 2578 del 2012 del Ministerio de Cultura: Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administracin de los archivos del Estado. En esta ley se establece: El sistema nacional de archivos, Evaluacin de documentos de archivo, Archivos de entidades privadas que cumplen funciones pblicas y a Red Nacional de Archivos. Directiva Presidencial 004 de 2012. Establece los lineamientos generales, para la implementacin de la iniciativa Cero Papel en la administracin pblica, con el fin de identificar, racionalizar, simplificar, automatizar los trmites y procesos, procedimientos y servicios internos, para lograr una eficiente y oportuna prestacin de los servicios a cargo de esas entidades.

La ley de "cero papel" promulgada por parte del senado de la repblica busca la reduccin de la utilizacin del papel y apoyar el uso de soportes electrnicos a cambio de una poltica ambiental tomada por parte del Archivo General de la Nacin.

Formacin en Archivstica y BibliotecologaEnColombia, la formacin en archivstica y bibliotecologa es promovida por las siguientes universidades y centros. Servicio Nacional de AprendizajeQuien ofrece formacin tcnica en modalidad presencial y cursos cortos de capacitacin virtual. Universidad de La Salle. Programa de Sistemas de Informacin y Documentacin Universidad de AntioquiaEscuela Interamericana de Bibliotecologa - EIB Universidad Industrial de Santander - UIS: Archivo Histrico Regional - Grupo de Investigacin de Historia, Archivstica y Redes de Investigacin. Escuela de Historia. Universidad del Quindio. Ciencia de la informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y Archivstica Pontificia Universidad JaverianaFacultad de Comunicacin y Lenguaje - Carrera de Ciencia de la Informacin - Bibliotecologa. Inpahu

Revistas seriadas en Archivstica y BibliotecologaSe destacan en Colombia, las siguientes revistas referentes a la Archivstica y a las Ciencias de la Informacin. Revista Cdices de la Universidad de la Salle. Revista Interamericana de Bibliotecologa. Escuela Interamericana de Bibliotecologa. Revista Cambios y Permanencias del Grupo de Investigacin Historia, Archivstica y Redes de Investigacin.

Instituciones archivsticas destacadas en Colombia Archivo General de la Nacin - AGN.Ente rector de la poltica archivstica colombiana. Servicio Nacional de AprendizajeSENA:El ProyectoOficina Sin PapeldelGrupo de Administracin de Documentosy laSecretara General del SENAobtuvo el reconocimiento del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica para ser inscrito en el Banco de xitos de la Administracin Pblica, en el marco del Premio Nacional Alta Gerencia.3Adems del reconocimiento pblico al SENA por su capacidad para generar proyectos innovadores y con gran valor agregado en trminos de competitividad para el sector pblico, este proyecto ser replicado en el resto de entidades estatales.4A partir del 25 de noviembre de 2004, sta entidad creo un espacio llamadoMesa Sectorial de Archivos y Bibliotecas5teniendo a cargo la Funcin de gestionar la aprobacin de Normas de Competencia Laboral y orientar o evaluar las propuestas por gremios, asociaciones, sectores o cadenas productivas u otras entidades, para ser aprobadas como Normas de Competencia Laboral Colombianas.6 Archivo Distrital de Bogot. Ente rector de la poltica archivstica del Distrito Capital.

Entre las agrupaciones gremiales y profesionales ms reconocidas en el rea de la archivstica y la bibliotecologa se encuentran: Colegio Colombiano de Archivistas - CCA Sociedad Colombiana de Archivistas Asociacin de Egresados de Bibliotecologa y Archivstica de la Universidad de la Salle - ASEBIAR Asociacin de Biblioteclogos Javerianos - ABJ CISA (en constitucin). Archivo Histrico Javeriano Juan Manuel Pacheco S.J.

Desarrollo del PGD o programa de gestin documentalMediante la ley 594 del 2000 de la ley general de archivos, se estipul la obligatoriedad de las entidades tanto pblicas como privadas que a la vez cumplen funciones pblicas, el elaborar programas de gestin documental y que tanto los principios y procesos archivsticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnologa y el soporte de la informacin as mismo dentro la normala gestin de documentoses enmarcada dentro del concepto de archivo total comprendiendo los procesos tales como la produccin, recepcin, distribucin, consulta, organizacin, recuperacin y disposicin final de los documentos, tambin se refiere a la obligacin de la elaboracin y adopcin de tablas de retencin documental, la tabla es un instrumento que identifica a cada identidad de acuerdo con sus funciones y procedimientos, as mismo los documentos que produce, recibe la entidad deben conservarse con sujecin al principio de eficiencia y racionalidad. El estado toma la medida de esta estipular la obligatoriedad de estos programas de gestin documental en las instituciones debido a la carencia de tratamientos archivsticos que se vieron reflejados en los grandes nmeros defondos acumuladosen el pas de all que la gestin se va a encaminar hacia las actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y la organizacin de la documentacin desde su origen hasta su destino final para facilitar su utilizacin y conservacin para tal propsito la ley 1409 del ejercicio profesional de archivista artculo 2 "campos de accin establece que el ejercicio de la archivstica comprende a) la aplicacin de los principios universales de procedencia y de orden natural en la organizacin tanto dearchivos pblicoscomoarchivos privados, bajo el concepto dearchivo totalque a la vez comprende procesos como la produccin, recepcin, distribucin, consulta, organizacin, recuperacin y la disposicin final de los documentos b) clasificacin, descripcin, seleccin, valoracin, diagnstico, conservacin y custodia de los documentos y en general todas las actividades que propenden el desarrollo de la gestin documental. c) la planeacin, diseo, coordinacin, control, administracin, evaluacin y gerencia tcnica de los procesos archivsticos en sus distintos soportes. De all que los procesos de la gestin documental en la entidad sern desarrollados por el archivista. Al momento de la elaboracin de los programas de gestin documental se deben tener ciertas consideraciones como administrativas, econmicas y archivsticas, se debe tambin contemplar la identificacin de problemas, oportunidades junto con el anlisis y determinacin de los requerimientos y planes de contingencia el cual debe responder a un plan de corto, mediano y largo plazo mediante las polticas generales y de gestin tomadas por el comit de archivo Para comenzar a aplicar los programas de gestin de calidad es necesario que se hayan implementado manuales de procesos y procedimientos con compilacin de formas y formatos regulados, manual de funciones ytablas de retencin documentalla cual nos permite institucionalizar el ciclo de vida de los documentos enlos archivos de gestin, central e histrico,deber ser entonces elaborada bajo los siguientes parmetros:1) investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales 2)anlisis e interpretacin de la informacin recolectada 3) elaboracin y presentacin de la tabla de retencin documental para su aprobacin al comit de archivo 4) aplicacin 5) seguimiento y actualizacin de la tabla de retencin documental.

Norma Internacional General de Descripcin Archivstica y su aplicacin en ColombiaQu es la descripcin archivstica? Descripcin Archivstica: elaboracin de una representacin exacta de la unidad de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve, para identificar, gestionar, localizar y explicar, los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema que los ha producido. El trmino sirve tambin para describir los resultados de este proceso (Archival description)7Segn el Acuerdo 027 de 2006 del Archivo General de la Nacin, cuya finalidad fue actualizar el artculo 67 del Reglamento General de Archivos en lo correspondiente al uso del glosario, la descripcin documental es una fase del proceso de organizacin documental que consiste en el anlisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripcin y consulta. Estos instrumentos de descripcin o descriptores, segn el mismo Acuerdo, son trminos normalizados que definen el contenido de un documento y se utilizan como elementos de entrada para la bsqueda sistemtica de la informacin.

El texto titulado norma internacional general sobre descripcin archivstica, expone detalladamente el procedimiento o proceso de descripcin a partir de normas surgidas de una necesidad de los archivos para controlar y conocer la informacin poseda, pero principalmente permitir la facilidad de acceso a la informacin y a su vez como un requerimiento para la calidad administrativa de las entidades. La norma aborda muchos mbitos pues va desde lo general hasta lo especfico, por ejemplo identifica y explica el contexto, como medio para comprender los orgenes de los documentos, esta informacin acerca del origen, permitir hacer valoraciones histricas sobre la pertinencia de la conservacin total de muchos documentos, otra labor importante que permite la descripcin es que el contenido de los archivos sea comprensible ya sea al ciudadano o a la entidad que los requiera. Un punto importante es que la aplicacin de la norma de descripcin depende de trabajos previos del mismo nivel de importancia, como la identificacin la, clasificacin y la acotacin del fondo. La descripcin surge como una necesidad de acciones archivsticas que buscan en la cooperacin romper el aislamiento tradicional de los archivos frente a la sociedad y el taifismo de archivos y de archiveros. La falta de conocimiento sobre el contenido de los archivos, gener un desconocimiento de la sociedad hacia estos. La descripcin permite que el archivo pueda hacer accesible la informacin al ciudadano dependiendo de su inters personal, o social. La accesibilidad de informacin la hace posible la descripcin archivstica a travs de los instrumentos de descripcin.

Resulta por lo tanto inexplicable que hasta la publicacin de el texto oficial haya existido un desconocimiento generalizado y un desinters por la descripcin y an cuando se gener la norma esto sigui siendo evidente, sin embargo tambin es verdad que al hacer la lectura esta tiende a ser un poco confusa, lo cual hace que sea difcil su aplicacin tal y como lo plantea, esto se debe a que la norma es producto de un inters surgido inicialmente en Espaa, uno de los pases con mayor avance desde mi perspectiva en el tema archivstico en toda su especificad, por ejemplo desde manejo y difusin de la informacin archivstica, o descripcin hasta la concientizacin social e institucional de la importancia de la informacin, por lo tanto aplicar esta norma que si bien fue creada para la generalidad de archivos como tal, resulta difcil su puesta en marcha para pases que no toman como relevante el manejo de los archivos, como es el caso de Colombia, por lo tanto lo ms pertinente sera crear una norma que surja de esta norma general de descripcin de archivos y que pueda aplicarse de acuerdo a los avances de la organizacin de estos.

Siguiendo con nuestro anlisis segn la lectura de Antonia Heredia la descripcin constar de un conjunto ordenado de elementos de descripcin que permitan caracterizar y representar aquello que describimos. Cada elemento de descripcin es un punto de acceso. Otro punto de crtica de la norma y que lo trabaja la autora son las denominaciones de las reas, como es el caso de "rea de contexto", argumenta que son ambiguas y otras equvocas como el caso del "rea de identidad" la cual tendra que ser de "Identificacin", es decir la esencia de los documentos de archivo no es otra que la vinculacin a su origen, que de ninguna manera podr materializarse a partir de un simple "ttulo", que, como tal, puede ser hasta arbitrario, el denominado "Ttulo", es un trmino ms bibliogrfico que archivstico, sera ms adecuado el trmino nombre que es trasunto de su procedencia, que es la que marca la identificacin de los documentos de archivo. De igual manera de desconocen algunos elementos importantes para la investigacin cultural, histrica y de diversas disciplinas de ciencias humanas, como la tradicin documental y la escritura como mencione anteriormente existe una necesidad de elaborar un manual de aplicacin por pases con todos los ejemplos suficientes, pues la norma tiende a ser confusa para su aplicacin.

El problema de la norma para algunos pases es que quiz los obligue a replantearse conceptos tan fundamentales como los de fondo y a rectificar la metodologa de la descripcin, desde los que difcilmente la norma es aplicable sin que sea por deficiencia de la norma, el problema es especfico dependiendo de la forma en que se apliquen y avancen las aplicaciones de las normas de archivo. La descripcin archivstica se refiere en su trmino ms amplio a cada uno de los elementos de informacin que se describe a partir del momento en el que se han seleccionado para su conservacin y las posteriores etapas, esto permite que en la documentacin garantizar la elaboracin de descriptores coherentes, facilitar la recuperacin y el intercambio de informacin sobre los documentos de archivo, haciendo y aplicando la integracin de las descripciones procedentes de distintos lugares del sistema unificado de informacin.

La descripcin multinivel implica que si se va a describir el fondo como un todo debera representarse en una sola descripcin, usando los elementos adecuados de descripcin. Si fuera necesario describir las partes, stas pueden describirse, tambin, separadamente usando los elementos necesarios. La suma total de todas las descripciones as obtenidas, estructuradas jerrquicamente, representa el fondo y aquellas partes que fueron descritas. El principio de la descripcin archivstica procede de lo general a lo particular, es decir el principio de procedencia al ser una consecuencia de esta. A lo largo de la descripcin se deben tener en cuenta toda una serie de conceptos sobre todo el de gestin documental y todos y cada uno de los procesos que integra, la descripcin toma la informacin general de cada uno de estos procesos y los incorpora dentro de sus formatos, se deber tener el conocimiento necesario sobre acuerdos y normas en donde se toquen los conceptos archivsticos y su aplicabilidad, por ejemplo los elementos de descripcin van desde el rea de identificacin, ttulo, fecha, rea del Contexto, en donde se consignan datos sobre la entidad, su historia, pasando por la recepcin e ingreso de los documentos donde se registra el origen y fecha de la unidad en descripcin, se le asignan nmeros o cdigos. Por otro lado el rea de identificacin Informacin es esencial para identificar a la unidad de descripcin el rea de contenido y estructura, en esta categora pertenecen la informacin sobre el tema principal de los documentos, la organizacin de la unidad de descripcin, el alcance y contenido y la valoracin, seleccin y eliminacin.

En cuanto a las condiciones de acceso y uso, se requiere la informacin acerca de la disponibilidad de la unidad de descripcin, sobre las condiciones de acceso, condiciones de reproduccin Lengua/escritura de los documentos, las caractersticas fsicas y requisitos tcnicos Instrumentos de descripcin. En el tem de documentacin asociada se consigna la informacin acerca de los materiales que tengan una relacin importante con la unidad de descripcin, la existencia y localizacin de los documentos originales y la existencia y localizacin de copias junto a las unidades de descripcin relacionadas. El rea de control de descripcin, es el espacio donde se controla la informacin sobre cmo, cundo y por quin se ha preparado la descripcin archivstica. Algunos elementos a incluir en una descripcin Cantidad y calidad El nmero de elementos que debe incluir una descripcin archivstica depender de la naturaleza de la unidad de descripcin. En cualquier descripcin pueden utilizarse todos los elementos contemplados en estas reglas generales, aunque solo una parte de ellos debe necesariamente utilizarse en todos los casos. Intercambio de informacin Las posibilidades para el intercambio internacional de informacin descriptiva estn contempladas en la norma, ya que de los elementos disponibles, solo pocos son considerados esenciales para dicho intercambio. Los puntos de acceso se basan en los elementos de descripcin. A fin de asegurar el valor de los puntos se lleva a cabo un control de autoridades para el cual se ha desarrollado la norma ISAAR (CPF). Esta norma permite contar no solo con la forma normalizada del nombre del productor, sino tambin con la completa descripcin de los atributos de dicho productor. Cdigo de referencia Su objetivo es identificar de un modo nico la unidad de descripcin y establecer el vnculo con la descripcin que la representa. Es importante consignar, en la medida que sea necesario para su identificacin nica, elementos como el cdigo del pas segn la ltima versin de la ISO 3166, cdigos para la representacin de los nombres de los pases; el cdigo del Archivo segn la norma nacional de cdigos de archivos u otro identificador nico de su ubicacin; el cdigo de referencia local especfico, el nmero de control u otro identificador nico. La norma a su vez dice que es labor del AGN Consignar, en la medida que sea necesario para su identificacin nica, detalles como el cdigo del pas segn la ltima versin cdigos para la representacin de los nombres de los pases; el cdigo del estado, segn norma INEGI; el cdigo de la delegacin o municipio segn norma INEGI y el acrnimo del archivo.

Los anteriores aspectos solo son un esbozo de la un gran nmero de reglas que se deben aplicar en la descripcin, el carcter complejo de la descripcin es un punto en contra para su aplicacin a nivel general, sin embargo es importante comprender la importancia de su aplicacin, seria un paso importantsimo para establecer relaciones entre el archivo y la sociedad, entre el archivo y la investigacin, entre el archivo y la historia, los archivos no son nada si no se aplican los mecanismos de descripcin seran archivos intiles que no aportan nada institucionalmente, debemos entender el archivo como un mecanismo de control, los archivos son el reflejo del nivel de confianza que por ejemplo pueda tener una entidad pblica, son sinnimo de anticorrupcin, su posibilidad de acceso rpido a travs de la descripcin acompaados con campaas de concientizacin y difusin social sobre la informacin que reposa en los archivos y a la que pueden acceder, harn de los archivos el principal centro informacin, investigacin, control social. Todo esto lo hace posible la descripcin, esta permite el acceso a lo que se quiere sin prdida de tiempo. La aplicacin de la norma es difcil en un pas como Colombia en donde existen enormes atrasos en el tema archivstico, tan solo en los ltimos aos a travs de la ley 594 se empez a aplicar una serie de medidas para iniciar un proceso de concientizacin en todas las entidades pblicas sobre la importancia de la gestin documental dentro del funcionamiento de cualquier entidad. En los ltimos aos tambin salieron una serie de acuerdos concernientes al tema archivstico. Bajo este panorama lo planteado por La norma analizada en este texto es poco aplicable pues requiere pasos iniciales como lo son la organizacin, clasificacin entre otros que an no se cumplen, sin embargo el espritu de la norma puede servir de gua para aplicar una propia de acuerdo a dichas particularidades.

En un afn de la Comunidad Europea por acciones archivsticas conjuntas, que buscasen la cooperacin regional entre los distintos pases y rompieran el aislamiento tradicional de archivos y archivistas frente a la sociedad, el Consejo de Europa y los ministros de cultura de los pases integrantes convocaron, segn Antonia Heredia Herrera (1998: 31), el 14 de noviembre de 1991, a un grupo de expertos vinculados al Instituto Universitario Europeo de Florencia, custodio del archivo de la Comunidad. El informe resultante de esta convocatoria fue publicado en 1994, dando especial relevancia a las problemticas tocantes a la descripcin: disparidad de modelos, multiplicacin de instrumentos de descripcin, arbitrariedad de denominaciones, diversidad de metodologa y ausencia de normatividad internacional (Heredia: 31). Una primera solucin a esta dificultad fue presentada a finales del mismo ao (1994), en ingls y en francs, y en 1995 se conoci su traduccin en espaol: se trata de la primera norma internacional para la descripcin archivstica, que con una serie de revisiones y modificaciones desde 1994 hasta el 2000, se ha venido conociendo en el argot archivstico como la ISAD(G), siglas en ingls de General International Standard Archival Description. Esta norma internacional defini la descripcin archivstica como la elaboracin de una representacin exacta de la unidad de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema que los ha producido. El trmino sirve tambin para describir los resultados de este proceso (CIA, 2000: 16).

En Colombia, segn Carlos lvaro Gamboa (2008), los debates en torno a la descripcin se han venido dando desde la promulgacin de la Ley 80 de 1989, pero sin duda alguna, es con la aparicin de la ISAD(G) que la discusin ha tenido una mayor relevancia. Los archivistas de Colombia, como bien reza la Norma en el punto I.1 de su Introduccin, han asumido la necesidad de una gua general para la elaboracin de descripciones archivsticas sin apartarse de las normas y la realidad archivstica existentes en el pas. De este modo, el proceso de adaptacin de la ISAD(G) en Colombia, se ha venido dando gradualmente, pasando por la creacin de una ficha de descripcin documental en 1994, que mezclaba elementos de descripcin procedentes del primer borrador de Norma difundido por el CIA, con elementos de una ficha de descripcin anterior elaborada por el Archivo General de la Nacin (Gamboa: 3). En 1995 se realiz en Cartagena el III Seminario Internacional sobre Descripcin Archivstica, donde se problematiz la aplicacin de los conceptos fechas de creacin y fechas de acumulacin; la necesidad de incluir puntos de acceso onomsticos, toponmicos y temticos; la mayor precisin en el elemento caractersticas fsicas, sugiriendo agregar estado de conservacin; y el establecimiento de niveles de descripcin en coherencia con las caractersticas de los archivos iberoamericanos (Gamboa: 4).

Algunas de estas consideraciones fueron resueltas, para el caso colombiano, en abril de 1997, con la publicacin de la NTC 4095 (Norma General para la Descripcin Archivstica) en la que se conservaron seis reas de la ISAD(G), agregando algunos subelementos al rea de Identificacin y al rea de Contenido. No obstante, los alcances de la NTC 4095, y por ende de la ISAD(G), en este primer comienzo, fueron muy limitados. Adems de una incontrolable proliferacin de bases de datos, de una diversidad de formatos, del poco control sobre los datos, del predominio de los ingenieros de sistemas en la determinacin de los campos y subcampos, la NTC 4095 centr su aplicacin, al igual como lo denunci Antonia Heredia para la ISAD(G) en su respectivo momento (Heredia: 38), en los fondos histricos, en el soporte papel y en la elaboracin de ndices (Gamboa: 4). Esto en ltimas, a ojos de Gamboa, recoga un problema mayor, a saber, determinar cules elementos de la Norma podan aplicarse al Archivo de Gestin, cules al Archivo Central y cules al Archivo Histrico. Contrariando a los que crean que la descripcin era un recurso exclusivo de los archivos histricos, la solucin de los archivistas colombianos fue entender el concepto instrumento de descripcin dentro de los marcos tericos de archivo total o ciclo vital de la documentacin, para comprender que en cualquier fase del ciclo documental el fin de la descripcin es establecer un control fsico, administrativo e intelectual de los documentos, que permita su adecuada localizacin y recuperacin (Gamboa: 4). De esta manera, la Divisin de Clasificacin y Descripcin del Archivo General de la Nacin, sin salirse de los lineamientos y alcances de la ISAD(G), disearon unos instrumentos de control muy particulares, que no establecen rupturas en el ciclo vital de la documentacin sino que por el contrario permiten una mejor comprensin del concepto archivo total: se trata de las Tablas de Retencin Documental (TRD), las Tablas de Valoracin Documental (TVD) y el Formato nico de Inventario Documental (FUID). Estos recursos, si bien no hacen alusin a todos y cada uno de los elementos de la ISAD(G), constituyen, como bien lo expresa Carlos lvaro Gamboa, el mnimo comn mltiplo de la descripcin de nuestro pas, dnde estn incorporados claramente los principios de procedencia y de orden natural, la produccin documental de las instituciones, sus valores primarios y secundarios, tiles para evidenciar la vida y obra de cualquier entidad (Gamboa: 5).

Sistema De Gestor De Contenidos CMS (Content Management System, por sus siglas en ingls)Es un programa que permite crear a sus usuarios una estructura de soporte til para la administracin y creacin de contenidos, principalmente pginas web, por parte de editores, participantes y dems usuarios. La disciplina archivista ha estado acompaada de los nuevos soportes electrnicos para la informacin, y han sido fundamentales los programas de gestin de contenidos.

Gestin de la informacinGestin de la informacin(GI) es la denominacin convencional de un conjunto de procesos por los cuales se controla el ciclo de vida de la informacin, desde su obtencin (por creacin o captura), hasta su disposicin final (su archivo o eliminacin). Tales procesos tambin comprenden la extraccin, combinacin, depuracin y distribucin de la informacin a los interesados. El objetivo de la gestin de la informacin es garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la informacin.