aplicación de la tecnología bpms en la gestión de los procesos relacionados con la actividad

8/17/2019 Aplicación de La Tecnología BPMS en La Gestión de Los Procesos Relacionados Con La Actividad

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Book of Proceedings of the 7th International Conference on Industrial Engineering and

Industrial Management - XVII Congreso de Ingeniería de Organización.

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Aplicación de la Tecnología BPMS en la Gestión

de los Procesos Relacionados con la Actividad

Docente en un Centro Universitario

Application of BPMS Technology in Process Management Related to Educa-

tional Activity in a University Center

Pardo JE1 , Mejías AM2

Abstract This paper presents a research project that is developing in order to ana-

lyze and foster the use of technology BPMS in processes management related to

educational activities that involve a University School. It is intended to briefly

reengineering management process through this technology in the management

and maintenance tasks in the computer rooms. The aim is to achieve increased ef-

ficiency and improve the perception of those agents involved, whether they should

develop these processes as those that are the recipients services offered through

them.

Resumen En esta comunicación se presenta el proyecto de investigación que está

desarrollando con el objeto de analizar y fomentar el uso de la tecnología BPMS

en la gestión de los procesos relacionados con la actividad docente a los que tiene

que hacer frente un centro universitario. A través de esta tecnología, se pretende

realizar una breve reingeniería del proceso de gestión de las aulas informáticas. El

objetivo es de conseguir incrementar su eficiencia y mejorar la percepción de los

agentes implicados, tanto los que deben desarrollar estos procesos como aquellos

otros que son los receptores de los servicios que se ofrecen a través de los mismos.

1Juan E. Pardo Froján ( e-mail: [email protected])

Grupo OSIG. Dpto. de Organización de Empresas y Marketing. Escuela de Ingeniería Industrial.

Universidad de Vigo. C/Maxwell 9, Campus Lagoas-Marcosende, 36310 Vigo.

2Ana Mª Mejías Sacaluga ( e-mail: [email protected])

Grupo OSIG. Dpto. de Organización de Empresas y Marketing. Escuela de Ingeniería Industrial.

Universidad de Vigo. C/Maxwell 9, Campus Lagoas-Marcosende, 36310 Vigo.


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Keywords: Business Process Management System (BPMS), Process Reengineer-

ing, Modeling.

Palabras clave: Procesos de Negocio, Reingeniería de Procesos, Herramientas

BMPS, Modelización.

1 Introducción

La actividad empresarial, en particular la industrial, se caracteriza por la existencia

de dos clases de procesos fundamentales: los productivos y los relativos al nego-

cio. Durante mucho tiempo los procesos productivos han ocupado el foco de aten-ción principal en sus estrategias, al considerar que en éstos reside una buena parte

de su productividad. En este escenario, no es de extrañar el auge que han tenido

las herramientas orientadas hacia esta actividad, como ha ocurrido con los siste-

mas ERP. Sin embargo, es importante reflexionar sobre uno de los principales

problemas de la economía española, la incapacidad para lograr el crecimiento

económico a través de mejoras en la productividad. Esto se debe, en gran parte, a

la poca importancia que se ha dado a los procesos de gestión o de negocio. Cada

vez más, las empresas son conscientes de que los procesos de gestión consumen

una gran cantidad de recursos y son poco eficientes y, por tanto, repercuten de

forma negativa en sus resultados. Otra realidad que se detecta es que existe un

gran desconocimiento en las organizaciones de qué se hace, cómo se hace, por qué

se hace, quién lo hace,…

Este aspecto, si cabe, se presenta en mayor medida en aquellas organizaciones

o instituciones, como las universitarias, con una clara orientación al desarrollo de

procesos, lo que no deja de ser una aparente contradicción.

En los últimos años, la gestión de los procesos se ha convertido en un enfoque

indispensable en la estrategia de las empresas/organizaciones al considerarse co-

mo un factor clave para la innovación y para el aumento de la productividad de su

actividad. Por dicha razón, la aparición de la tecnología BPMS representa una

gran oportunidad para la consecución de estos dos objetivos. La visibilidad que se

tiene de los procesos, la automatización de los mismos y el control y seguimiento,

son algunas de las claves que permiten a las empresas innovar y desarrollar proce-

sos eficientes (Fingar et al., 2003). Los beneficios no son solamente de carácter

económico, sino que además consiguen una mayor implicación del personal; saber

lo que se hace, para qué sirve y qué consecuencias tiene en el resto de la organiza-ción supone un gran estímulo para cualquier trabajador. Por otra parte, la imagen

que proyecta una empresa que desarrolla sus procesos de una manera ágil y efi-

ciente le confiere un plus que diferencia a las empresas líderes.


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2 Objetivos del Trabajo

El objetivo de este trabajo es aplicar la tecnología BPMS en algunos de los proce-

sos relacionados con la actividad docente de un centro universitario. La realidad

de los centros educativos, en particular los de enseñanza universitaria, se caracte-

rizan por una gran diversidad de procesos, algunos con una enorme complejidad, y

por una falta generalizada de recursos para acometer dichos procesos de una forma

satisfactoria. No es de extrañar que, ante este escenario, algunas instituciones uni-

versitarias vean en las herramientas BPMS un gran potencial para mejorar la efi-

ciencia de sus procesos y se hayan marcado una estrategia orientada hacia el uso

de estas herramientas. Otro aspecto, sin duda de gran interés, es la necesidad de

visualizar los procesos de una manera clara para llegar a comprender el alcance de

los mismos. Existe una percepción generalizada de que las tareas que se llevan a

cabo dentro de las instituciones educativas no están bien definidas y que consu-

men una cantidad enorme de recursos, con unos resultados y un nivel de eficiencia

muy bajos, sin entrar en el bajo nivel de satisfacción que generalmente manifies-

tan los usuarios de estos servicios.

Para alcanzar este objetivo es necesario entender el alcance de la orientación

hacia los procesos de negocio y los beneficios que ésta pueden suponer para la ins-

titución. Por ello, dada la enorme cantidad y diversidad de procesos a los que se ve

sometida la actividad docente propia de un centro universitario (configuración del

plan de horarios, calendario de exámenes, organización de grupos, gestión de re-

cursos tales como laboratorios y aulas informáticas,…) es necesario elegir, en una

primera fase, aquellos procesos que permitan entender claramente las ventajas deeste enfoque y la utilidad de la tecnología BPMS, para luego extenderlo al resto de

los procesos de la organización.

2.1 Ámbito del Trabajo

Este proyecto de lleva a cabo en un centro universitario con más de cuatro mil

alumnos, lo que hace que la dimensión de los procesos sea de una gran compleji-

dad ya sólo por el importante número de agentes que suelen intervenir en ellos y la

enorme variedad de situaciones que se presentan. Una de las características de este

centro, al tratarse de una Escuela de Ingeniería industrial, es la existencia de una

considerable actividad relacionada con la docencia en su acepción práctica, es de-

cir, aquella que se realiza al margen de las sesiones magistrales. La docencia

práctica presenta, de forma resumida, dos tipologías: aquella que desarrolla en la-

boratorios propios de las materias básicas de corte experimental y, las segundas,

las que tienen lugar en aulas informáticas apoyadas por programas generales y/o

específicos, donde los alumnos aprenden a manejar herramientas que les permiten


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aplicar aquellas conocimientos desarrollados en las clases de teoría. Es en la ges-

tión de estas últimas donde se centra este trabajo.

El Centro cuenta con 15 aulas informáticas, con una capacidad media de 30

puestos, que debe gestionar para atender las necesidades de los contenidos desple-

gados en las titulaciones que se imparten en la misma de forma satisfactoria aten-

diendo todas las peticiones demandas de los docentes que van a hacer uso de las

mismas a lo largo del curso académico.

2.2 Características del Proceso

Si bien el Centro cuenta con una dotación de equipos y de programas que estable-

ce en función de unas necesidades, a lo largo del curso se presentan peticiones

particulares por parte de los docentes para que se lleve a cabo la instalación de

ciertos paquetes o programas informáticos que van a utilizar en el desarrollo de

sus prácticas. Estas peticiones son canalizadas a través de un responsable que las

analiza y determina la viabilidad y la aprobación de las mismas. En último térmi-

no, la instalación de los programas se lleva a cabo a través del personal destinado

a las labores de mantenimiento de las aulas (generalmente becarios informáticos).

Debido al importante número de peticiones y al elevado número de equipos, es

imprescindible disponer de un enfoque que sea adecuado pero, además, es necesa-

rio contar con un cierto soporte que permita su puesta en práctica. Por otra parte,

además de las peticiones de software, están las incidencias que se producen a dia-

rio como consecuencia de la actividad que en ellas se desarrolla. La enorme carga

que se tiene de peticiones a lo largo de todo el curso se ve agravada por dos cues-

tiones: el responsable de estas tareas es un miembro del equipo directivo que tiene

que compatibilizar esta tarea con otras de la dirección y con las docentes. Por otra

parte, el personal que atiende en último término las tareas a realizar es personal

con una dedicación parcial y de alta rotación. Por ello, es muy importante definir

un modelo de funcionamiento que sea ágil y que las personas puedan entender de

forma rápida para que el proceso de adaptación sea lo más reducido posible.

3 La Tecnología BPMS. Características Principales

Los sistemas BPM ( Business Process Management ), también conocidos como

‘Sistemas para la Gestión por Procesos’, constituyen un enfoque moderno de la

tecnología de software empresarial para abordar la automatización y optimización

del funcionamiento de las organizaciones de toda índole, ante la necesidad de do-

tarse de una eficacia que permita sobrevivir, prosperar y dar el adecuado servicio

en un contexto de intensa competencia y constantes cambios.


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La finalidad de un BPM es descomponer la actividad global de una empresa u

organización en un conjunto de ‘Procesos’ (entidades de funcionamiento relativa-

mente independiente, aunque conectadas con las demás) que pueden ser analiza-

das con detalle y cuyas acciones repetitivas puedan ser automatizadas, tanto en lo

concerniente a los sistemas como a las personas que intervienen, para optimizar

tiempos, oportunidades y costes, sin perder la capacidad de adaptación constante y

rápida a los cambios y conservando la coexistencia de métodos seguros con la ne-

cesaria flexibilidad para facilitar la intervención activa y fundamental de las per-

sonas en los procesos (Freund et al., 2011).

Sin entrar demasiado en el detalle de lo que es la tecnología BPMS, en este

apartado y para situar nuestro escenario, daremos unas breves referencias sobre los

aspectos más relevantes de estas plataformas de trabajo utilizadas para dar soportea la gestión de los procesos y permitir su automatización. Generalmente, estas

herramientas se caracterizan por disponer de un modelizador o workflow que per-

mite la construcción del diagrama que define un determinado proceso (construir el

mapa del proceso). Conviene señalar que la gran mayoría de los BPMS ha adopta-

do para la modelización de sus Clases de Procesos el estándar internacional, lla-

mado BPMN ( Business Process Modeling Notation) definido por la organización

OMG (Object Management Group). Esta notación permite ser ‘mapeada’ a

BPEL4WS ( Business Process Execution Lenguaje for Web Sevices), también lla-

mado BPEL, que es el lenguaje XML estándar para la ejecución de procesos. Esta

cuestión es muy importante ya que permite exportar/importar el modelado de los

procesos de unos sistemas a otros evitando así una atadura a una determinada

herramienta.

3.1 Principales Alternativas. Solución Adoptada

Aunque el Centro Universitario donde se lleva a cabo este trabajo ha materializado

un acuerdo de colaboración con una de las principales compañías de desarrollo de

esta tecnología a través de su producto ‘Sistema Empresarial AuraPortal’ (uno de

los más valorados por la prestigiosa consultora Gatner ), dado el escenario actual

de importantes restricciones presupuestarias en el que se mueven las universidades

españolas, parece más idóneo un planteamiento basado en la utilización de siste-

mas de perfil libre. Para este trabajo se ha realizado una breve revisión de este tipo

de herramientas encontrándonos con algunas soluciones de gran alcance. Sin pre-tender ser exhaustivos, entre los principales sistemas existentes encontramos tres

que podrían encajar en el desarrollo de este trabajo: BonitaSoft, Intalio y BizAgi.

Conviene matizar que las alternativas de software libre no son, en general,

completamente gratuitas. Si bien suele existir una versión comunitaria (con pres-

taciones más limitadas, o alguno de los componentes sin ningún coste), las versio-

nes de corte más empresarial están sujetas al pago de un licenciamiento o de algún


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tipo de abono, aunque con unos costes bastante asequibles. Para este proyecto se

ha optado por la suite de BizAgi. Este sistema ofrece el componente ‘modeler’ de

forma libre. Este componente es básico dentro de un proyecto de estas caracterís-

ticas, una de las principales razones por la que se ha seleccionado. Otra de las ra-

zones es que BizAgi utiliza la notación estándar para Gestión de Procesos de Ne-

gocio (BMPN) a la que anteriormente nos referimos. Además, el modelado de sus

procesos es relativamente sencillo y a partir de esta notación se puede definir un

diagrama de procesos de negocio sin necesidad de ser un experto en tecnologías

de la información. Por último, dentro de la complejidad que presentan estos siste-

mas, BizAgi muestra un entorno de trabajo, en general, bastante amigable.

3.2 Principales Características de la Herramienta

Al margen de poseer un buen modelizador basado en la notación estándar BPMN,

el software BizAgi presenta otras características que le confieren una gran versati-

lidad y lo colocan en una buena posición dentro de las soluciones existentes en el

mercado. El concepto BPM de Bizagi consiste en generar automáticamente una

aplicación Web partiendo del diagrama de flujo del proceso sin necesidad de co-

nocimientos de programación. BizAgi maneja el ciclo de vida completo de los

procesos de negocio: Modelización, Ejecución y Mejora Continua. Cada una de

estas etapas es administrada mediante distintos componentes que permiten, me-

diante un entorno gráfico y dinámico, construir una solución basada en procesos.

Fig. 1 Ciclo de Vida de los Procesos contemplado por BizAgi.

Entre las principales características cabe señalar las siguientes:

Las reglas de negocio se manejan en base a un estándar xPath basado en XML.

Este lenguaje permite el manejo de tareas complejas.


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Potente manejo de expresiones. Condiciones o reglas que se deben cumplir de-

ntro de la organización.

Manejo de políticas. Las políticas son las reglas empresariales que se aplican

para los procesos de negocio.

Definición de vocabulario. Se pueden ir agregando de forma dinámica todas

las expresiones que se requieren para el funcionamiento de los procesos de la

organización, construyéndose su propio vocabulario.

Se puede establecer la estructura jerárquica de la empresa, se pueden dar de

alta las áreas, la ubicación geográfica, la posición dentro del organigrama y los

roles que desempeña una persona en la organización (cada usuario puede tener

una o más posiciones).

Existen validaciones para asegurarnos que los datos introducidos sean los co-rrectos.

Además, la solución BiZagi presenta una serie de ‘ambientes’ que permiten ir

dando los pasos de una manera estructurada. El primer ambiente es el de desarro-

llo, en el que se define el modelado del proceso. Tras esta primera etapa, se pasa al

siguiente nivel, el de prueba, donde se puede visualizar el resultado del proceso de

modelización anteriormente realizado. Una vez superado el nivel de prueba, el si-

guiente paso es pasar al ambiente de producción, donde realmente está preparado

para funcionar en toda su extensión con todas las funcionalidades.

Fig. 2 Diagrama del modelado de un proceso a través del modeler de la herramienta BiZagi.


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4 Enfoque metodológico

Para llevar a cabo la aplicación de la tecnología BPMS al proceso de gestión de

las aulas informáticas de un centro universitario, cuyas características han sido

descritas en epígrafes anteriores, es necesario contar con un planteamiento meto-

dológico adecuado. Para este trabajo se han seguido, teniendo en cuentas las re-

comendaciones de los expertos en este campo (Jeston and Nelis, 2008), las etapas

que se recogen en los siguientes apartados:

Análisis detallado del proceso a desarrollar.

Construcción del Diagrama de Procesos basándose en la notación estándar

(BPMN). Datos del Proceso. Debe identificarse de una manera clara y precisa toda la in-

formación que afecta al proceso estudiado.

Identificación y creación de formas.

Establecimiento de las Reglas de Negocio que afectan al proceso.

Asignación de recursos (qué se va a hacer, quién, cuándo y cómo lo va a des-

arrollar).

Posible Interconexión con otros sistemas (SOA).

Verificación del proceso. Comprobación del modelo en un ambiente de prue-

ba.

Puesta a punto del proceso.

Realizar el paso de la etapa de producción.

Aplicación Web de Implementación. Establecimiento de Indicadores de Gestión del Proceso.

5 Primeros Avances y Conclusiones

A pesar de que el proyecto todavía se encuentra en fase de desarrollo y, por tanto,

debemos ser prudentes, los resultados obtenidos hasta el momento permiten poner

de manifiesto una serie de aspectos que consideramos muy interesantes.

Todavía existe un gran desconocimiento de este tipo de herramientas en los entor-

nos de las instituciones universitarias donde, paradójicamente, el volumen de pro-

cesos que se desarrollan es muy elevado. Además, con el nuevo marco al que se

ven sometidos los centros universitarios por los procesos de acreditación, hacennecesario desarrollar un enfoque orientado hacia los procesos.

Tras la construcción de un primer modelo se ha podido comprobar como los

usuarios entienden mejor las tareas que hacen y el sentido de las mismas. Quizás

la mayor aportación de este trabajo es que ha puesto la primera semilla para crear

una cultura de trabajo orientada hacia los procesos y se ha despertado la sensibili-

zación hacia estos temas. Fruto de este proyecto de han derivado una serie de acti-

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vidades formativas que está previsto acometer en el futuro con el objeto de mane-

jar estas herramientas.

6 Referencias

Business Process Modeling Notation (BPMN) Information. OMG & BPMI.

http://www.bpmn.org/

Fingar H, Smith H (2003) Business Process Management. The Third Wave. Meghan-Kiffer Press

Freund J, Rücker B, Hitpass B (2011) BPMN 2.0. Manual de Referencia y Guía Práctica. BPM

Center. Edición Hispana

Jeston J, Nelis J (2008) Business Process Management. Practical Guidelines to SuccessfulImplementacions, 2th Edition, Elsevier

aplicación de la tecnología bpms en la gestión de los procesos relacionados con la actividad

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