“oficina inspiradora” gestión de personaspdfs.wke.es/1/3/3/1/pd0000021331.pdftales de diseño...

CULTURA CORPORATIVA Y CALIDAD

Nº 218 • Febrero • 2008Capital Humano 78

Más de 560 metros cuadrados de dudas, posibilidades, combinacio-nes… con el reto de conseguir una

comunicación ágil, rápida y dinámica entre los empleados, un espacio innovador, que tuvie-se en cuenta el estado emocional de las per-sonas, que facilitase la generación de ideas y favoreciese su integración y compromiso. 28 personas trabajando, 30 puestos de trabajo, una sala de ideas, cuatro salas de reuniones, enclaves para conversaciones confidenciales, cafetería, archivo, biblioteca… constituía un desafío para PeopleMatters, una Consultora

de Gestión de Personas con más de 15 años de experiencia en el sector.

La Firma, liderada por Alfonso Jiménez tenía tres objetivos claros para mejorar la empresa: potenciar la imagen corporativa; favorecer la integración y el compromiso de las personas; y adecuar el espacio a las nuevas y diferentes necesidades que estaban surgiendo en su organización. Conscientes de que el entorno de trabajo, bien diseñado, es una poderosa herramienta para alcanzar estos objetivos decidieron transformar sus oficinas en una inspiration office.

Inspiration Office basada en seis principios de diseño es un instrumento para la defi-nición del espacio de trabajo de acuerdo con la estrategia y los procesos del negocio de cada empresa. Ha sido desarrollada in-ternacionalmente y aplicada a través de un caso piloto, que sirve además como show room, en cada país, por ejemplo NCR en el Reino Unido, Siemens y Orange en Holan-da, PriceWaterhouseCoopers en Irlanda… En el caso español, la Firma elegida ha sido PeopleMatters, ya que reúne muchos com-ponentes a los que la metodología tenía que dar respuesta: trabajo en equipo, calidad y rigor, confidencialidad y la necesidad de apli-car creatividad e innovación.

La “oficina inspiradora” llega a la Gestión de Personas

Si una organización apuesta por llevar a cabo cambios culturales importantes e imperecederos debe tener en cuanta el espacio y el entorno en el que se desarrolla su trabajo, por que éste afecta al comportamiento de la organización. Si intenta mejorar sus procesos empresariales, sus tecnologías de red e implantar progra-mas de cambio cultural sin afrontar el tema del espacio físico de trabajo, los resultados que obtendrá no le llevarán muy lejos.

Redacción de Capital Humano

Autor: Redacción de Capital Humano.

Título: La “oficina inspiradora” llega a la Gestión de Personas.

Fuente: Capital Humano, nº 218, pág. 78. Febrero, 2008.

Resumen: La importancia del diseño y la integración del medio ambiente son fundamentales en la organización del espacio de trabajo, e influyen también en la propia productividad de la compañía y el clima que se crea en el trabajo. En este artículo, la experiencia de People-Matters ilustra que utilizar el espacio para estimular o reponer energías o simplemente para descansar es sólo el primero de los beneficios que pueden obtenerse con una adecuada gestión del espacio de trabajo.

Descriptores: Inspiración / Gestión / Productividad.

FICHA TÉCNICA

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Una Inspiration Office es, en esencia, un espacio de trabajo diseñado para poder ob-tener lo mejor de la organización y los que trabajan en ella:

• estimulando la imaginación de las per-sonas;

• conectando personas e información,

• atrayendo a los mejores talentos

• y multiplicando la eficacia.

AF Steelcase, por su parte y en línea con los objetivos de Peoplematters, ha pretendido crear un entorno motivador que favorezca la generación de ideas y la innovación a la vez que permite la concentración y privacidad. Utilizaron seis principios de diseño buscando crear unos espacios optimizados, flexibles y es-timulantes y que se han traducido en espacios para comunicarse rápida y espontáneamente y que facilitan el trabajo en equipo. También se han creado enclaves para conversaciones que necesitaban privacidad. Se ha mejorado el acceso a la documentación para no perder tiempo en los procesos de búsqueda y consul-ta y se ha integrado el cableado y conexiones facilitando el acceso a las tecnologías. Final-mente, aunque no menos importante, se ha optimizado el espacio disponible.

Según Alejandro Pociña, Presidente y Con-sejero Delegado de AF Steelcase “Está de-mostrado, con cifras, que esta metodología aplicada al diseño de espacios estimula la innovación, el dinamismo, el intercambio de ideas y facilita el aprendizaje de uno de los activos más valiosos de toda empresa: las personas”.

Según Alfonso Jiménez, Socio Director de PeopleMatters “En una organización como la nuestra donde la materia prima son las personas, somos muy conscientes de que el capital humano es el motor que mueve las compañías y por ello cuando nos contaron que existían herramientas y principios avan-zados para conseguir resultados medibles a largo plazo, no dudamos en tener una oficina inspiradora”.

PERO… ¿PARA QUÉ UNA INSPIRATION OFFICE?

Cuando una compañía quiere introducir cambios culturales duraderos debe ser cons-ciente del importante papel que el espacio de trabajo desempeña ya que afecta al com-portamiento de la organización. Si intenta mejorar sus procesos empresariales, mejorar sus tecnologías de red e implantar programas



de cambio cultural sin afrontar el tema del espacio físico de trabajo, la experiencia de-muestra que los resultados serán superfluos en el mejor de los casos.

Steelcase, con una experiencia de más de 90 años, en todo el mundo, en el diseño de espacios de trabajo ha dedicado un enorme esfuerzo y equipos multidisciplinares a es-tudiar los retos estratégicos y de comporta-miento que tienen que afrontar numerosas compañías de muy distintos sectores. Según Alejandro Pociña Presidente y Consejero Delegado de AF Steelcase “Examinando el ambiente actual del espacio de trabajo de una empresa, se pueden detectar clara-mente las zonas en las que la oficina no da soporte a las necesidades de los usuarios; por ejemplo, don el trabajo en equipo y la comunicación se ven dificultados y, por tan-to, donde el rendimiento personal y el de

la organización se ven afectados negativa-mente por el entorno físico”.

De estos estudios surgieron problemas típi-cos y patrones de trabajo que permitieron desarrollar un conjunto Principios fundamen-tales de Diseño del espacio. Estos Principios son las piedras angulares de la metodología de Inspiration Office.

DISEÑO Y GESTIÓN DE PERSONAS

Aportar la privacidad necesaria –dando a las personas control sobre el nivel de privacidad o comunicación que tienen, de manera que puedan crear las mejores condiciones para hacer su trabajo.

Hacer evidente el proceso de trabajo –des-plazando el trabajo desde la mesa a la pa-red– bien utilizando proyección electrónica o bien presentación física –con objeto de poder compartir conocimientos con mayor efectividad.

Facilitar el acceso a la información –hacien-do posibles las conexiones entre personas y tecnología, personas e información física (es decir, archivos de papel) y personas entre sí.

Estimular y atraer, transmitir la imagen –utilizando el espacio para estimular o re-poner energías o simplemente para descan-sar– de manera que las personas internas y externas se sientan más inspiradas por el entorno de trabajo.

Dar soporte a diferentes estilos de trabajo –apoyando lo que hacen las personas, cómo y cuándo lo hacen, teniendo en cuenta sus necesidades ergonómicas y sus preferencias personales.

Gestionar estratégicamente los activos –sien-do eficientes y efectivos en la manera de gestionar el espacio y las instalaciones– de manera que se mejore la productividad de las personas, se de soporte a la estrategia de la empresa y se consiga flexibilidad frente a los cambios.

Aplicando estos principios efectivamente en toda la oficina –desde las zonas de traba-jo individual y en equipo hasta las salas de conferencias y los espacios para recepción e intercambio– Steelcase puede ayudar a las compañías a diseñar un espacio de trabajo que ayude a las personas a hacer aún mejor

La oficina inspiradora estimula la innovación,

el dinamismo, el intercambio de ideas y facilita

el aprendizaje del activo más valiosos de toda

empresa: las personas que trabajan en ella



lo que saben hacer, en definitiva a mejorar los resultados de su organización.

“En este sentido” comenta Pociña ”el espa-cio de trabajo se convierte en una potente herramienta de gestión que puede permitir a la compañía construir una organización más innovadora y productiva. Un activo estraté-gico que tiene un fuerte impacto sobre los resultados finales de la empresa”.

¿POR QUÉ ERA LA SOLUCIÓN IDÓNEA PARA PEOPLEMATTERS?

1. Faltaban espacios adecuados para comu-nicarse rápida y espontáneamente. Pro-blemas de comunicación.

2. Las instalaciones no tenían en cuenta el estado emocional de las personas. Nece-sitaban espacios para tener ideas, crear, favorecer la innovación.

3. La documentación estaba apilada y poco organizada. No era fácil acceder a ella. Se perdía tiempo y fuerzas en el proceso de búsqueda y consulta.

4. No disponían de espacios para conver-saciones que necesitan privacidad. O utilizaban ineficientemente despachos y grandes salas de reuniones o molestaban al resto de los compañeros.

5. El cableado no estaba conducido e inte-grado correctamente, ocupaba espacio y molestaba visualmente. Había problemas para enchufar/ desenchufar equipos de forma rápida y sencilla.

6. No tenían optimizado el espacio. Había varias salas de reuniones que se utiliza-ban una o dos veces al día, lo que con-siderando el coste por metro cuadrado era un gasto innecesario. Necesitaban es-pacios optimizados con salas de reunio-nes polivalentes para presentaciones, reuniones plenarias, trabajo en equipo, formación, etc.

Para Alfonso Jiménez, de PeopleMatters “Cuando nos propusieron ser la empresa piloto en España para una nueva metodo-logía de Steelcase, el tema me sonó bien por la innovación, pero luego descubrí que tenía mucho sentido. Parece mentira, pero en muchas ocasiones se diseña el espacio sin criterios claros que lo definan. Ahora me parece fundamental pensar en el espacio en el que vamos a hacer nuestro negocio y en el que vamos a crear valor”.

“La experiencia de implantar un nuevo espa-cio ha sido magnífica”, continua Jiménez, “Es muy curioso cómo del análisis de detalles y de necesidades, luego se plasma en una solución y cómo, posteriormente, esa solución se con-vierte en la realidad en la que convive todo el equipo. Es como predecir el futuro, como diseñar el mejor futuro para tu Firma”.

¿CÓMO CREAR UNA INSPIRATION OFFICE? ESTRATEGIA

“Convertir un espacio de trabajo conven-cional en una Inspiration Office no es fácil” comenta Alejandro Pociña de AF Steelcase “Exige un proceso perfectamente estructu-rado y el pleno apoyo del equipo directivo de una compañía”.

1. IDENTIFICAR LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Antes de iniciar un proyecto, hay que ase-gurarse primero de que haya definidos unos objetivos claros y medibles (tanto cualita-tivos como cuantitativos). Por ejemplo, una compañía puede desear mejorar procesos de trabajo. Otra, puede estar más interesada en crear un entorno que fomente la innovación. Otros objetivos estratégicos pueden incluir


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acelerar la toma de decisiones, mejorar la comunicación, atraer y retener personas con mucho talento y fomentar el aprendizaje.

2. ANALIZAR LAS NECESIDADES DE LOS USUARIOS

Se analizan las actividades empresariales crí-ticas de la compañía y trata de comprender cómo trabajan realmente las personas, cómo se comunican e interactúan entre sí, como utilizan la tecnología, qué clase de proble-mas experimentan en su entorno actual y cómo comparten ideas e información.

3. DISEÑAR E IMPLANTAR SOLUCIONES

Basándose en esta investigación, se puede entonces crear, utilizan los seis principios de diseño, un concepto nuevo y optimizado de espacio de trabajo que ayude a las personas a trabajar más eficazmente en el contexto de los objetivos estratégicos de la compañía.

4. MEDIR RESULTADOS

Una vez que se ha instalado el nuevo espacio de trabajo y se utiliza diariamente, Steelcase mide su rendimiento en comparación con el análisis original y con los objetivos claros que se hayan establecido al comienzo del proyec-to. De esta manera, los responsables pueden ver exactamente cómo una Inspiration Office aporta resultados a su empresa.

OTROS EJEMPLOS INTERNACIONALES

Muchas compañías innovadoras ya se han beneficiado de esta metodología. Entre ellas se encuentran NCR en el Rei-no Unido, Siemens y Orange en Holanda, PriceWaterhouseCoopers en Irlanda y De Lage Landen en Italia, lo que demuestra los grandes efectos que puede tener una Inspira-tion Office sobre la cultura de una organiza-ción. Todas estas compañías han conseguido mejorar sus resultados introduciendo cambios importantes en el espacio de trabajo como parte de una iniciativa estratégica total.

NCR

Tras comprender que la mejora de su pro-ductividad dependía de un entorno laboral favorable, NCR diseñó un nuevo edificio pa-ra el Grupo de Soluciones Financieras. Este

colectivo desarrollaba su actividad dentro de la fábrica que la firma tiene en Escocia, un escenario muy poco idóneo para un depar-tamento donde la innovación es esencial.

El equipo directivo estableció como objetivo una serie de mejoras cuantificables: innova-ción, aceleración en la toma de decisiones, fluidez en el intercambio de información, me-jora de los procesos de trabajo, y facilidad de aprendizaje. En definitiva, se trataba de crear un lugar donde las ideas pudieran difundirse instantáneamente y que a la vez sirviera como herramienta de atracción de talento.

El primer paso consistió en implicar a las per-sonas que en última instancia ocuparían las nuevas dependencias. Utilizando un proceso denominado Community-based planning, se extrajeron conclusiones tan interesantes co-mo “que los trabajadores del conocimiento necesitaban más espacio para inspirarse, pen-sar, trabajar y reunirse de manera creativa”.

En una segunda fase, se involucró a los em-pleados para desarrollar un entorno de ofi-cina nuevo y más eficaz que les ofreciera los tipos de espacio necesarios para optimizar su actividad.

Como resultado, se diseñó un nuevo centro en la localidad escocesa de Dundee para las 500 personas del departamento, y que actual-mente representa lo último en pensamiento evolucionado sobre el espacio laboral. El edi-ficio alberga una planta de laboratorios y tres pisos destinados a espacios de colaboración y de equipo de alto rendimiento. Ahora, la comunicación y el compartir conocimientos es mucho más fácil, habiéndose mejorado considerablemente el trabajo en equipo.

Seis meses después del traslado al nuevo edi-ficio, se elaboró una encuesta al personal de NCR que evaluara los logros alcanzados. Se cuantificaron las siguientes mejoras: 40% en innovación, 150% en la toma de decisiones, 75% en la estimulación del aprendizaje, 14% en los procesos de trabajo, y aumento de la mejora de la comunicación en un 14%.

SIEMENS

En el caso de Siemens, sus responsables proyectaban un cambio cultural que permi-tiera a sus empleados trabajar de un modo más flexible y basado en equipos. Para lo cual, era necesario el rediseño de un espa-



cio ya existente que subsanara todos los defectos que arrastraba. Entre ellos, una gestión de conocimientos basada en sopor-te papel y equipos aislados que operaban por su cuenta.

Durante décadas, Siemens había ocupado cerca de la localidad holandesa de La Haya, un gran complejo de oficinas que albergaba varios departamentos estratégicos. En los úl-timos años, algunas unidades necesitaban replantear su espacio de trabajo a la luz de las nuevas exigencias.

Es el caso del departamento ICN (Informa-tion and Communication Networks) con con-siderables problemas en tres puntos: falta de comunicación entre las unidades de negocio, costes elevados derivados de las reconfigu-raciones de los espacios, y una cultura de trabajo de compromisos a corto plazo.

En el diseño del proyecto se detectó que mientras los directores querían espacios más abiertos, los empleados se quejaban del rui-do que generaba esa disposición.

Para solventar el problema, se definieron diversos escenarios que respondieran a las necesidades diarias de los empleados. Así, se proyectaron desde estaciones de trabajo sin asignar, oficinas en casa, espacios para equipos, zonas de concentración y áreas de touch down, hasta lugares de reunión for-males e informales.

Ahora, mediante el establecimiento de un nuevo principio de mesas de trabajo flexi-bles las personas se sientan donde quieren fomentándose así, la relación entre las dis-tintas unidades de negocio. Por otro lado, los empleados pueden trabajar desde casa gracias a la digitalización de los archivos y del flujo de papeles de la compañía, así como a otras herramientas de teletrabajo.

Finalmente, la nueva flexibilidad y libertad en las configuraciones de trabajo junto con el nuevo concepto de oficina, han hecho que ésta se perciba de manera mucho más con-

fortable. Los empleados se sienten mejor lo cual produce un aumento de su productivi-dad y de satisfacción.

PRICEWATERHOUSECOOPERS

Como resultado de la fusión Pricewaterhouse y Coopers & Lybrand en 1998, la nueva com-pañía necesitaba integrar diversas unidades de negocio en su nuevo edificio en Belfast, Irlanda del Norte. La multinacional quería arrancar con una cultura moderna que de-jara atrás un modo de trabajo anticuado e ineficaz.

Las superficies de las antiguas oficinas eran pequeñas y los lugares de trabajo inadecua-dos. Los numerosos despachos individua-les, las mamparas que separaban a unas personas de otras, así como una precaria climatización, hacían que las condiciones resultaran poco confortables. Además, las instalaciones de tecnología de la información también eran inadecuadas y necesitaban una modernización.

Los retos se centraron en crear una imagen más representativa de cara al cliente, opti-mizar las condiciones de trabajo, integrar los recursos y mejorar la comunicación, reducir los costes de ocupación, aumentar el ren-dimiento y en un uso más adecuado de las tecnologías de la información.

El resultado son unas excelentes instalacio-nes. Es un espacio dinámico, flexible y abier-to que favorece la relación e integración de los empleados.

También, PwC incorpora los principios de diseño del trabajo global, un concepto que cumple a la vez las características propias de un espacio de atención a clientes y por otro, aporta las condiciones necesarias para que el empleado se sienta como en casa pudién-dose desplazar cómodamente por la oficina cuantas veces se quiera.

Una cultura empresarial de futuro tiene su mejor expresión en un espacio de trabajo confortable y moderno. Las empresas buscan aumentar su productividad y las oficinas pue-den aportar las condiciones necesarias para que los empleados desarrollen su talento. La conexión entre personas, conocimientos y recursos se resuelven en configuraciones modernas basadas en equipos que aceleran el crecimiento de la compañía.

Cuando una compañía quiere introducir cambios

culturales duraderos debe ser consciente del importante

papel que el espacio de trabajo desempeña ya que

afecta al comportamiento de la organización


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