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ANEXO TÉCNICO No.1

“PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DEL RETIRO E INSTALACIÓN DE MEDIDORES

DOMICILIARIOS DE AGUA POTABLE Y SUSPENSIÓN DEL SERVICIO POR OPOSICIÓN

SEGÚN EL PROGRAMA DE OPTIMIZACIÓN DEL PARQUE DE MEDIDORES”.

CARTAGENA, MARZO 2018

ANEXO TÉCNICO No.1 - PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DEL RETIRO E

INSTALACIÓN DE MEDIDORES DOMICILIARIOS DE AGUA POTABLE Y SUSPENSIÓN

DEL SERVICIO POR OPOSICIÓN SEGÚN EL PROGRAMA DE OPTIMIZACIÓN DEL

PARQUE DE MEDIDORES

CONTENIDO

A. RETIRO E INSTALACION DE MEDIDORES .................................................................... 3

1. RETIRO DEL MEDIDOR ................................................................................................... 3

2. ESPECIFICACIONES TECNICAS .............................................................................. 4 2.1 Retiro e instalación de medidores domiciliarios de agua potable ..................... 4

2.1.1 Objetivo del servicio ............................................................................................................. 4 Con la ejecución de esta actividad se busca contabilizar de manera confiable el agua que se factura a los usuarios, y por ende tener una medición confiable. La calidad de la micro medición es una variable básica para el proceso de distribución de agua potable, indica el consumo real y permite efectuar una correcta facturación. ...................................................................................... 4 En Cartagena la ciudad cuenta con un parque de medidores de agua potable, cuyas fechas de instalación se registran desde el año de 1992, los cuales están distribuidos en los diferentes sectores hidráulicos de la ciudad. El proyecto de optimización del parque de medidores, requiere el cambio de medidores por desarrollo tecnológico de las marcas Iberconta, Contagua, Kent, Elster v100, entre otras marcas, registrando en alguno de estos subcontaje y en otros mediciones por encima de la real, lo cual nos aleja del consumo a facturar de los usuarios. ........................... 4 2.1.2 Planeación y programación de actividades ....................................................................... 4 2.1.3 Ejecución de actividades ..................................................................................................... 4 2.1.4 Pasos para la realización del retiro e instalación del medidor ........................................ 5 2.1.5. Transporte de Medidores a sitios de interés .................................................................... 6

2.2. Procedimiento para instalación de medidor suministrados por parte del usuario. ........................................................................................................................................... 6 2.3. Oposiciones por parte del usuario ........................................................................... 7 2.4. Reporte de actividades por parte del contratista ................................................... 7 2.5. Información entregada a los contratistas ............................................................... 8

B. SUSPENSIÓN DEL SERVICIO POR OPOSICION AL RETIRO ................................. 8

3. INFORMACIÓN QUE DEBE SER DILIGENCIADA POR LOS CONTRATISTA EN LA APLICACIÓN AWAC ............................................................................................................ 8

4. REQUERIMIENTOS DE PERSONAL ................................................................................ 9

5. REQUERIMIENTOS DE INFRAESTRUCTURA Y LOGÍSTICA .................................. 9

6. OTRAS CONSIDERACIONES .................................................................................. 10

7. EVALUACIÓN PERIÓDICA DE CONTRATISTAS ................................................... 10

8. REMUNERACIÓN .................................................................................................... 12

9. INCENTIVOS Y PENALIZACIONES ......................................................................... 12 9.1. PENALIZACIONES ................................................................................................... 12 9.2. BONIFICACIONES .................................................................................................... 13

10. RECLAMOS ............................................................................................................. 14

11. FALLAS E INCUMPLIMIENTOS .............................................................................. 15

12. PROCEDIMIENTO GESTIÓN TRABAJOS EN GARANTÍA POR CONTRATISTAS 16

1. PROPÓSITO. ............................................................................................................ 16

2. AMPLITUD. .............................................................................................................. 16

3. PROCESO. ............................................................................................................... 17

4. CARACTERIZACIÓN DE LOS REPORTES RECIBIDOS EN DAÑOS PARA GESTIÓN DE ATENCIÓN. .................................................................................................. 17

5. REPORTE DE INCIDENCIAS CLASIFICADAS COMO GARANTÍAS ...................... 18

6.1 RETIRO E INSTALACIÓN DE MEDIDORES ½” Y ¾” $24.27 ................................. 21

6.2 RETIRO E INSTALACIÓN1” Y EDIFICIOS $39.456 ................................................. 21

6.3 SUSPENSIÓN POR OPOSICIÓN $17.383 .............................................................. 21

ANEXO No.1 - “PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DEL RETIRO E INSTALACIÓN DE

MEDIDORES DOMICILIARIOS DE AGUA POTABLE Y SUSPENSIÓN DEL SERVICIO

POR OPOSICIÓN SEGÚN EL PROGRAMA DE OPTIMIZACIÓN DEL PARQUE DE

MEDIDORES”.

A. RETIRO E INSTALACION DE MEDIDORES

A continuación, se fijan los criterios para ejecutar el retiro e instalación de medidores domiciliarios de agua potable y suspensión del servicio por oposición según el programa de Optimización del parque de medidores, así como también se describe la metodología técnica para ejecutar este trabajo.

1. RETIRO DEL MEDIDOR

Se relacionan los pasos a seguir:

Los retiros de medidores deberán ser ordenados por el Dpto. Comercial de Control de

Pérdidas de ACUACAR y ejecutados por el Contratista, mediante trabajadores directos,

quienes deben ir uniformadas según el Manual de Imagen Institucional de ACUACAR y

debidamente identificados con el carné de la empresa contratista, con el objetivo que el

usuario pueda identificar plenamente a las personas que van a ejecutar el trabajo.

ACUACAR, determinará el listado de aquellos predios en los que se retirará el medidor. Cada

medidor, debe ser retirado y trasladado a la Estación Transitoria de Medidores, cumpliendo

obligatoriamente los siguientes pasos:

2. ESPECIFICACIONES TECNICAS

2.1 Retiro e instalación de medidores domiciliarios de agua potable 2.1.1 Objetivo del servicio Con la ejecución de esta actividad se busca contabilizar de manera confiable el agua que se factura a los usuarios, y por ende tener una medición confiable. La calidad de la micro medición es una variable básica para el proceso de distribución de agua potable, indica el consumo real y permite efectuar una correcta facturación. En Cartagena la ciudad cuenta con un parque de medidores de agua potable, cuyas fechas de instalación se registran desde el año de 1992, los cuales están distribuidos en los diferentes sectores hidráulicos de la ciudad. El proyecto de optimización del parque de medidores, requiere el cambio de medidores por desarrollo tecnológico de las marcas Iberconta, Contagua, Kent, Elster v100, entre otras marcas, registrando en alguno de estos subcontaje y en otros mediciones por encima de la real, lo cual nos aleja del consumo a facturar de los usuarios. 2.1.2 Planeación y programación de actividades Los retiros y de medidores deberán ser ordenados por el Dpto. Comercial de Control de

Pérdidas de ACUACAR y ejecutados por el Contratista, mediante trabajadores directos,

quienes deben ir uniformados según el Manual de Imagen Institucional de ACUACAR y

debidamente identificados con el carné de la empresa contratista, con el objetivo que el

usuario pueda identificar plenamente a las personas que van a ejecutar el trabajo.

El interventor enviará vía correo electrónico al contratista la lista de pólizas a visitar por el

programa de optimización del parque de medidores indicándole la fecha y jornada del retiro e

instalación del medidor.

El contratista realizara la visita el día que corresponda y este a su vez levantará un acta la

cual debe cumplir los parámetros de debido proceso en caso que exista oposición deberá

levantar un acta consignando la información.

El contratista deberá informar al interventor en máximo 48 horas el reporte de ejecución, o

complicaciones presentadas.

2.1.3 Ejecución de actividades Con base en el cronograma de trabajo, el CONTRATISTA dará inicio a la ejecución de las revisiones en el terreno, ciñéndose estrictamente a lo aprobado por la Interventoría.

El CONTRATISTA y el INTERVENTOR designado por ACUACAR deberán estimar el rendimiento y la cantidad mínima requerida de personal operativo de modo que le permita dar cumplimiento a las cantidades de obra dentro del plazo estipulado en el contrato para la realización de esta actividad. Los formatos para retiros en el terreno serán entregados por ACUACAR de tal forma que se garantice el Debido Proceso al usuario del servicio. Todo lo anterior, en los términos dispuestos por la Circular Externa 006 de mayo 2 de 2007 de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Es de vital importancia que se considere como un factor de posible alteración en los rendimientos y la efectividad en el programa de optimización del parque de medidores , lo concerniente al orden público, por lo tanto el CONTRATISTA debe presentar un anexo del análisis de riesgos de las tareas o actividades (ART), un cronograma de trabajo y un instructivo en el que describa como procederá ante las posibles situaciones que pudiera llegar a afrontar en el desarrollo del trabajo operativo. Igualmente deberá contar con los servicios de un gestor social para el apoyo en este tema.

2.1.4 Pasos para la realización del retiro e instalación del medidor

Para ejecutar la actividad de retiro e instalación de medidores se debe cumplir el debido proceso de acuerdo a los presentes términos de invitación; procedimientos, instructivos de trabajo descrito en los Anexos, en la ley 142 de 1994 y demás decretos y resoluciones vigentes sobre servicios públicos domiciliarios.

ACUACAR determinará el listado de aquellos predios en los que se retirará el medidor. Cada

medidor debe ser retirado y trasladado al Laboratorio de Medidores, cumpliendo

obligatoriamente los siguientes pasos:

1. El contratista visitará el predio en la fecha y jornada especificada por el interventor en la programación, la respectiva Cuadrilla de Trabajo, procederá a cerrar la válvula de entrada del medidor, y retirar el medidor del usuario.

2. Se debe realizar una descripción del estado físico del medidor y del sitio donde se encontraba instalado, información que debe quedar consignada en el Acta de Revisión.

3. Se procederá a realizar el respectivo registro fotográfico o fílmico antes de retirar el medidor, en caso de evidenciar anomalía (s) asociadas a la defraudación de Fluidos y/o Incumplimiento del contrato de condiciones uniformes: verificando, estado de la cúpula, visor del fichero, fichero, sellos, carcasa, sentido de la instalación (en el sentido del flujo ó en contra flujo) y/o cualquier otra circunstancia.

4. Deberá dejarse consignado en el acta, quién realiza el registro fotográfico o fílmico, identificándose con su número de cédula. Debe indicarse además la marca y modelo de la cámara fotográfica o fílmadora con la cual se lleva a cabo dicho registro.

5. Para garantizar la cadena de custodia una vez retirado el medidor, se debe introducir en una bolsa de polietileno rotulada, donde se debe indicar el número de la póliza, nombre del usuario, y la fecha del retiro.

6. En reemplazo del medidor retirado, el Contratista deberá instalar un medidor nuevo, debidamente precintado.

7. El medidor deberá instalarse con todos los accesorios y procedimientos descritos en el Manual de Especificación Técnicas de Redes de Acueducto y Redes y Colectores de Alcantarillado de Aguas de Cartagena. La acometida debe quedar sin fugas y fácilmente visible para realizar las lecturas.

8. La bolsa de polietileno que contiene el medidor retirado, deberá ser entregada a la Estación Transitoria de ACUACAR, ellos serán quienes posteriormente dispondrán físicamente del medidor.

9. El Acta de retiro de medidor contendrá la siguiente información, la cual debe ser para conocimiento del usuario. El Contratista deberá asegurarse que el usuario la conozca al momento de firmar el Acta:

a. Constancia Indicando que el medidor a calibrar fue introducido en una bolsa de polietileno que garantiza la cadena de custodia.

b. Debe quedar consignado en al acta que el medidor quedó instalado sin fuga y que el usuario evidenció la correcta instalación.

10. Si el predio se encuentra vacío o quien atiende la visita, es un menor de edad o un incapaz, el funcionario, de ser posible continuará con la inspección externa, dejando constancia de todo lo sucedido en el Acta de visita de inspección; de ser necesario reprogramará la visita para la revisión in interna del predio, realizando una nueva notificación.

2.1.5. Transporte de Medidores a sitios de interés

1. Los medidores deberán ser transportados en condiciones que no afecten su estado físico durante el traslado al sitio final en Acuacar, por lo cual las motocicletas o los vehículos que utilice el contratista deberán estar acondicionados para proteger los aparatos evitando golpes entre sí.

2. El contratista deberá acondicionar un área en su oficina para el almacenaje de los medidores mientras estos son remitidos a la estación transitoria de ACUACAR garantizando su protección y cuidando en todo momento durante toda la cadena de custodia.

3. Los medidores deben ser transportados al laboratorio en condiciones adecuadas para evitar golpes entre sí, lo cual puede influir en los resultados del laboratorio.

4. Las cajas donde sean transportados los medidores deben contar con divisiones rígidas de plástico o madera para la ubicación de los mismos y evitar su contacto.

5. Los funcionarios que realicen el retiro de los medidores deben tener en cuenta que los medidores son equipos muy sensibles que requieren un especial tratamiento para que sus partes internas no se dañen, por lo tanto, es importante que en ningún momento sean golpeados.

2.2. Procedimiento para instalación de medidor suministrados por parte del usuario.

En caso que el usuario decida adquirir un medidor por su cuenta con las características

exigidas por ACUACAR, el contratista retirará el medidor de las instalaciones de ACUACAR

Sede Prado y procederá a instalar el medidor según la fecha y jornada que le indique el

interventor previamente y los pasos descritos en el presente documento para la actividad. El

traslado de este medidor se deberá realizarse de acuerdo a lo indicado en el numeral 2.1.5

acerca del transporte de medidores a sitios de interés.

Este medidor será calibrado por el laboratorio de Aguas de Cartagena y una vez emitido el

resultado, siendo este conforme, se asignará al contratista para la ejecución del trabajo, en

caso contrario se notificará al usuario la decisión de la no instalación del medidor suministrado

por el mismo.

2.3. Oposiciones por parte del usuario

a) Oposición inicial al Retiro del medidor:

El Contratista, en aras de garantizar el debido proceso ante el usuario, deberá seguir los

siguientes pasos:

1. El contratista deberá cumplir con la programación (fecha y jornada del retiro) según cronograma de trabajo indicado por el interventor. Si al momento de la visita, el usuario se opone al retiro del medidor y tampoco firma el acta respectiva de oposición, el Contratista deberá conseguir dos (2) testigos que mediante sus firmas den fe de lo ocurrido.

2. Las oposiciones deben ser entregadas cumpliendo el debido proceso, si estas vienen mal diligenciadas el CONTRATISTA incurrirá en multas establecidas.

3. El contratista deberá notificar dentro máximo dos días hábiles después de la oposición, al Departamento Comercial de Control de Pérdidas, los casos en que se presente este tipo de oposición para que el interventor envié las mismas a ATU, área que adelantará la actuación administrativa correspondiente.

4. Una vez se complemente el proceso de ATU con el usuario que se opone, y este acepte el retiro del medidor, estos deben ser entregados nuevamente al CONTRATISTA que diligenció inicialmente el proceso de retiro.

2.4. Reporte de actividades por parte del contratista El AWAC es una aplicación desarrollada por ACUACAR, en la cual se integran varios procesos como son la apertura de avisos y ordenes de servicio de los contratistas y el ingreso de la información requerida por parte de los mismos. A cada contratista se le entregará cada dos días o de acuerdo a lo establecido por el

interventor, la relación de los avisos de trabajo de medidores a retirar, lo cual deberá ser

diligenciado en su totalidad dentro de los 2 días siguientes a partir de la entrega

correspondiente en la aplicación AWAC.

Una vez el contratista ejecute el retiro del medidor, deberá diligenciar toda la información

requerida en AWAC para que se abra automáticamente la orden de servicio y pueda ser

impresa.

Se entenderá que cada contratista durante el tiempo mencionado anteriormente, debe haber

entregado las actas de visitas, cartas de notificación y ordenes de servicio asignadas y

relacionar los resultados de las visitas, en la base de datos denominada “Aplicación AWAC”.

El contratista debe reportar diariamente a través de correo electrónico dirigido al interventor,

las actividades diarias ejecutadas; medidores retirados, marca, modelo y numero completo de

serie y oposiciones, si fuere el caso.

2.5. Información entregada a los contratistas ACUACAR entregará al CONTRATISTA la siguiente información:

Listado de Avisos con las fechas y jornadas de retiro e instalación del medidor.

Los listados incluirán número de aviso, pólizas, dirección, fechas de notificación y fecha de retiro del medidor y la jornada respetiva.

B. SUSPENSIÓN DEL SERVICIO POR OPOSICION AL RETIRO

Las suspensiones de servicio por oposición al retiro del medidor deberán ser ordenadas por

el Dpto. Comercial de Control de Pérdidas de ACUACAR y ejecutados por el Contratista

mediante cuadrillas de trabajadores, quienes deben ir uniformadas según el Manual de

Imagen Institucional de ACUACAR y debidamente identificados con el carné de la empresa

contratista, con el objetivo que el usuario pueda identificar plenamente a las personas que van

a ejecutar el trabajo.

ACUACAR determinará el listado de aquellos predios a los que se les suspenderá el servicio

de agua potable. Cada predio debe ser revisado, cumpliendo obligatoriamente los siguientes

pasos:

1. La cuadrilla de trabajo le notifica al usuario acerca de la inspección y/o revisión con una hora de anticipación, a través de notificación escrita.

2. La cuadrilla de trabajo procede a cerrar la válvula de entrada del medidor, y cerciorarse que todos los puntos hidráulicos al interior del predio permanezcan sin agua.

3. Todos los resultados encontrados en el predio, son consignados en el Acta de Revisión. 4. La suspensión del servicio se realiza de acuerdo con las condiciones del sitio y al tipo de

superficie de la terraza, con dispositivo de obturación. 5. Después de realizado el corte el proveedor del servicio debe verificar que el predio no

quede con agua en los puntos hidráulicos.

3. INFORMACIÓN QUE DEBE SER DILIGENCIADA POR LOS CONTRATISTA EN LA APLICACIÓN AWAC

Una vez el contratista ejecuta el retiro del medidor este debe diligenciar toda la información

requerida en AWAC para que se abra automáticamente la orden de servicio.

Fecha de Retiro: La fecha del retiro del Medidor.

Descripción del medidor retirado: marca, modelo, número de serie completo.

Descripción del medidor instalado: marca, modelo, número de serie completo.

Fecha entrega a Estación transitoria: La fecha en que el Contratista entrega el Medidor a la Estación transitoria.

Fecha de Instalación del Medidor: debe ser igual a la fecha de retiro

Oposición u otra Imposibilidad: se debe colocar si existe oposición u otro tipo de imposibilidad

Observación Final: Lo que el contratista quiera comentar con relación a los registros.

Ingresar los partes de materiales y/o servicios complementarios.

Escanear la documentación y fotografías antes, durante y después de la actividad. Adicional a la información ingresada en el AWAC el CONTRATISTA debe: llevar una base de datos de control de órdenes de servicio, incluyendo la fecha en que la orden de servicio es entregada físicamente al Departamento Comercial Control de Pérdidas.

4. REQUERIMIENTOS DE PERSONAL

Para la prestación del servicio contratado el contratista deberá contar como mínimo con el siguiente personal, a fin de garantizar la efectividad de su servicio:

Coordinador: La planeación, programación y supervisión de la gestión deberá estar a cargo como mínimo de un profesional titulado y con matrícula profesional, con conocimientos básicos en hidráulica, fontanería y sistemas de información.

Auxiliares Administrativos: Para el manejo de la gestión en la plataforma AWAC y demás sistemas de información y aplicaciones requeridos para el control y seguimiento de la actividad.

Inspector HSEQ: Para el diseño, implementación y manejo del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, de acuerdo a la normatividad vigente aplicable a la empresa.

Supervisor: Para la verificación del cumplimiento estricto de la programación y supervisión de la actividad contratada; quien deberá contar con experiencia en el proceso que se pretende contratar.

Operarios de calibración (4): El contratista deberá disponer de cuatro (4) operarios, necesarios para cumplir óptimamente las exigencias contractuales con la efectividad establecida en el presente anexo; los cuales realizarán la ejecución directa de retiro, reinstalación e instalación de medidores de usuarios de Acuacar. Estos operarios deberán contar con formación básica en fontanería.

Almacenista: El contratista deberá disponer de un almacenista que permita llevar el control de los materiales suministrados por ACUACAR.

5. REQUERIMIENTOS DE INFRAESTRUCTURA Y LOGÍSTICA

Motocicleta Supervisor: El supervisor deberá contar con una motocicleta para su desplazamiento.

Motocicletas Operarios de calibración: Cada operario deberá contar con una motocicleta con contenedor, que le permita guardar de manera adecuada los medidores tanto los retirados como los que se van a instalar y las herramientas requeridas para la actividad.

Celular Operario/ Celular supervisor: Dispositivo que garantice el canal de comunicación permanente entre Operadores, supervisores, personal administrativo, y demás áreas que intervengan en el desarrollo del objeto del este contrato.

Dotación del Personal: El contratista deberá dotar a todo su personal de lo siguiente:

Uniforme: De conformidad con lo dispuesto en el Manual de Imagen Institucional, con la frecuencia y oportunidad que exige la ley.

Carnet: Con foto reciente, número de cédula y firma contratista.

Elementos de seguridad: Botas, Gafas, Guantes, Cascos (de trabajo y moto), Chalecos, Vallas, Cinta etc., con en la frecuencia y oportunidad que exige la ley.

Herramientas y Equipos: Lo que corresponda de acuerdo a la actividad; trabajos de fontanería y obra civil. Además adquirir la tecnología disponible para la ejecución de las actividades asociadas al presente contrato en materia de dispositivos y herramientas de aplicación que apunten a mejorar la calidad, eficiencia y resultados de las mismas.

Capacitación: El contratista deberá dar cumplimiento al sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo; desarrollar y demostrar programas de capacitación administrativa, operativa y relaciones humanas.

Medio de Producción: Mantener un campamento y oficina en la ciudad de Cartagena donde estén disponibles y almacenados en condiciones apropiadas todos los equipos, herramientas, vehículos, elementos de señalización y materiales requeridos para la administración y ejecución de los servicios contratados. Igualmente, se tendrá disponibilidad del personal administrativo y equipos de cómputo necesarios para el control y liquidación oportuna y apropiada de los registros de trabajos generados.

Sistema de Comunicación: Mantener los medios de comunicación necesarios (Teléfono celular, teléfono fijo y radios de comunicaciones) que posibiliten contacto inmediato y constante entre ACUACAR y el CONTRATISTA. Para el control de trabajo en campo el CONTRATISTA debe tener una solución integral que incluya equipos de comunicación, medios de transmisión de datos y sistema de información central. La solución debe permitir al contratista ubicar a través de un sistema GPS a los operarios que realizan las inspecciones, contar con reportes en línea permanentes sobre la operación de la compañía, y obtener reportes en tiempo real de los trabajos realizados por sus operarios

Almacén: El contratista debe tener una bodega en la ciudad de Cartagena donde se encuentren almacenados los materiales que le son suministrados por ACUACAR en calidad de préstamo, estos deben estar almacenados, adecuadamente, con el fin de evitar daño o pérdida de los mismos. El CONTRATISTA debe contar con las herramientas informáticas que le permitan llevar el control de las entradas y salidas de los materiales del almacén de acuerdo a los trabajos asignados.

6. OTRAS CONSIDERACIONES

Para este proyecto no se entregarán medidores provisionales, ya que se considera que existe una alta probabilidad de que los medidores retirados para revisión resulten No Conformes de acuerdo a los análisis y estudios elaborados por la Gerencia de Control de Pérdidas. Por ende, el medidor a instalar inicialmente debe ser nuevo, ya que resulte Conforme o No Conforme el medidor evaluado, no se volverá a reinstalar. En el caso que resulte Conforme el medidor, el medidor nuevo instalado no tendrá ningún costo para el usuario.

7. EVALUACIÓN PERIÓDICA DE CONTRATISTAS

a. Cumplimiento del plan de visitas

Al final de cada mes se calculará el Índice de Cumplimiento del Plan de Visitas, el cual corresponde a la relación entre el número de visitas ejecutadas y el número de visitas entregadas, dentro del periodo correspondiente. Este Índice deberá ser del 100%.

b. Cumplimiento de entrega de informes

Al final de cada mes se calculará el Índice de Cumplimiento de Entrega de Informes, el cual corresponde a la relación entre el número de informes entregados oportunamente por el Contratista, y el total de Bases de datos entregadas por ACUACAR. Este Índice deberá ser del 100%.

c. Cumplimiento en la gestión de retiros de medidores.

Al final de cada mes se calculará el índice de la eficiencia lograda en el retiro de medidores; este indicador se calculará como el número de medidores retirados (en registros de trabajo), sobre el número de registros entregados. Este índice deberá ser mínimo del 90%.

d. Cumplimiento en la gestión de reclamos

Al final de cada mes se calculará el índice cumplimiento en el reporte de la solución de reclamos, los cuales deberán ser dentro de los tiempos establecidos, se contabilizará cada cumplimiento sobre el total de reclamos. Este índice deberá ser mínimo del 95%.

Al finalizar cada periodo de 30 días se realizará una evaluación general teniendo en cuenta los resultados alcanzados en los 4 indicadores anteriores y que describimos a continuación:

Índice de cumplimiento de visitas ................................................... ICPV

Índice cumplimiento entrega de informes ........................................ICEI

Índice de cumplimiento de retiro de medidores ................................ .ICR

Índice de cumplimiento en gestión de reclamos ................................. IGR

El promedio ponderado de los índices anteriormente enumerados, se denomina Índice Global de Gestión de Retiro de medidores (IGGR).

La ponderación de cada Índice es fijada por ACUACAR y considerada fija para todo el período de vigencia contractual. Este índice se utilizará para la monitorización Periódica de la Gestión de Retiro de medidores.

El Índice Global de Gestión Calibraciones (IGGR) se medirá en (%), siendo su valor determinado a través de la siguiente expresión:

(IGGR)(%)=0,1xICPV+0,2xICEI+0,40xICR+0,3xIGR

El índice IGGR calculado mediante la fórmula anterior deberá estar por encima del 90% basados en que el contratista deberá tener el cumplimiento descrito para cada uno de los índices mencionados

El IGGR, será tenido en cuenta como una calificación de la gestión del contratista y un valor por debajo del 90% podrá ser causal de terminación unilateral del contrato por parte de ACUACAR, sin lugar a reclamaciones posteriores por parte del Contratista.

8. REMUNERACIÓN Las actividades de retiro de medidores y/o suspensiones por oposición (Nj) a que hubiese lugar se cancelaran con los precios establecidos por Aguas de Cartagena, los cuales se relacionan a continuación:

Actividad Precio Unitario

1. Retiro e instalación de medidores ½” y ¾” , $27.344

2. Retiro e instalación 1” y Edificios $36.449

3. Suspensión por oposición $17.404

4. Operación Fallida $7.493

Estos precios modificados en el presente anexo aplicarán para el año 2018 y se modificarán nuevamente a partir de enero de 2019.

9. INCENTIVOS Y PENALIZACIONES

El presente numeral tiene como objeto presentar los valores a tener en cuenta al momento de

penalizar y/o bonificar los servicios de RETIRO E INSTALACION DE MEDIDORES DE ½, ¾”

Y 1“, SEGÚN EL PROGRAMA DE OPTIMIZACION DEL PARQUE DE MEDIDORES

9.1. PENALIZACIONES

Frente al incumplimiento del CONTRATISTA, en lo referente a la cantidad de retiros

ejecutados dentro del mes, de acuerdo a las magnitudes mínimas mensuales a ejecutar,

coordinadas previamente con el interventor, se hará acreedor a una penalización de acuerdo

a los porcentajes establecidos para cada uno de los rangos de cumplimiento de las

actividades, de acuerdo a la siguiente escala:

1. Si la ejecución de los trabajos se encuentra entre 80% y 90% de la meta mensual definida en actas de reuniones, se penalizará con el 5% del valor del total de calibraciones ejecutadas en el mes en evaluación.

2. Por su parte, si la ejecución de los trabajos se encuentra entre 70% y el 79% de la meta mensual definida en actas de reuniones se penalizará con el 8% del valor del total de calibraciones ejecutadas en el mes en evaluación.

3. Si la ejecución de los trabajos es inferior al 70% de la meta mensual definida mediante actas se penalizará con el 10% del valor del total de calibraciones ejecutadas en el mes en evaluación.

Penalizaciones por incumplimiento de Efectividad de Retiro de Medidores

Mensuales

Concepto Porcentajes establecidos de penalización por rangos de

Retiro de medidores mensuales

Rangos de

Retiro de

Medidores para

Calibraciones 80% - 90% 79% - 70% < 70%

% Penalización 5% 8% 10%

9.2. BONIFICACIONES

Frente al cumplimiento del CONTRATISTA, en lo referente a la cantidad de retiros ejecutados

dentro del mes, de acuerdo a las magnitudes mínimas mensuales a ejecutar, coordinadas

previamente con el interventor, se hará acreedor a una bonificación de acuerdo a los

porcentajes establecidos para cada uno de los rangos de cumplimiento de las actividades, de

acuerdo a la siguiente escala:

1. Si la ejecución de los trabajos se encuentra entre 110% y 120% de la meta mensual definida en actas de reuniones, se bonificará con el 5% del valor del total de calibraciones ejecutadas en el mes en evaluación.

2. Por su parte, si la ejecución de los trabajos se encuentra entre 121% y 130% de la meta mensual definida en actas de reuniones se bonificará con el 8% del valor del total de calibraciones ejecutadas en el mes en evaluación.

3. Si la ejecución de los trabajos es superior al 130% a la meta mensual definida mediante actas se bonificará con el 10% del valor del total de calibraciones ejecutadas en el mes en evaluación.

Incentivos por Cumplimiento de Efectividad de Retiro de Medidores

Mensuales

Concepto Porcentajes establecidos de bonificación por rangos de

Retiro de medidores mensuales

Rangos de

Retiro de

Medidores para

Calibraciones 110% - 120% 121% - 130% >130%

% Bonificación 5% 8% 10%

La bonificación es la retribución o valor agregado que recibirá tanto el Operario como EL

CONTRATISTA por el cumplimiento de las metas establecidas por ACUACAR.

Esta bonificación deberá distribuirse en un 30% al contratista y en un 70% al equipo de trabajo

del contratista que intervienen en la labor contratada (operarios y personal administrativo),

teniendo en cuenta su efectividad.

10. RECLAMOS

Los reclamos que se generen por incumplimiento del debido proceso e instalaciones

defectuosas (fugas, instalación incorrecta y todas las que se deriven del objeto del programa

del presente contrato) que sean a atribuibles al contratista, serán penalizadas de acuerdo a

los % de rangos de reclamos que se presenten y a las condiciones que se presentan a

continuación:

1. Si los reclamos se encuentran entre 10% y 20% del trabajo ejecutado mensualmente, se penalizará con el 1.5% del valor facturado en el mes en evaluación.

2. Por su parte, si los reclamos se encuentra entre 21% y 30% del trabajo ejecutado mensualmente, se penalizará con el 2.5% del valor facturado en el mes en evaluación.

3. Por último en orden, pero no menos importante, si los reclamos son mayores al 31% del trabajo ejecutado mensualmente, se penalizará con el 3.5% del valor facturado en el mes en evaluación.

Reclamos Que se deriven de la actividad Medidores

Concepto % Rangos de Reclamos Penalizar

Calibración de

Medidores 10% - %20 21% - %30 > 30%

% Penalización 1.5% 2.5% 3.5%

En caso de presentarse una fuga en el medidor donde se ha ejecutado el trabajo o un

incumplimiento al debido proceso al ejecutar la actividad, el CONTRATISTA debe proceder de

acuerdo al procedimiento de Gestión de trabajos en Garantía (Ver anexos).

11. FALLAS E INCUMPLIMIENTOS

Se definen como fallas todas aquellas actuaciones u omisiones del contratista en la aplicación

de:

Especificaciones técnicas.

Manual de Impacto Urbano (MIU).

Manual de seguridad para contratistas.

Manual de imagen institucional de ACUACAR.

Los incumplimientos están relacionados con los tiempos de ejecución de las obras civiles e

hidráulicas para concluir los trabajos asignados, o el desacato a la orden del interventor,

siempre y cuando esta orden se ajuste al proceso contractual.

Cada una de las fallas y/o incumplimiento generará un descuento mediante orden TER que el

interventor del contrato ordenará aplicar según los siguientes indicadores de falla y/o

incumplimientos.

CUADRO DE FALLAS, INCUMPLIMIENTOS Y SANCIONES

FALLA INCUMPLIMIENTO DESCUENTO POR INCUMPLIMIENTO

FALLAS POR NO APLICACIÓN DEL MANUAL DE IMPACTO URBANO

Mal manejo de especies vegetales afectadas

3 Fallas constituyen un incumplimiento 1 SMLMV

Descargas no canalizadas 2 Fallas constituyen un

incumplimiento 1 SMLMV

No instalación de señalización adecuada


Manejo inadecuado de escombros


FALLAS POR NO APLICACIÓN DEL MANUAL DE SEGURIDAD PARA CONTRATISTAS

Incumplimiento de los requisitos generales de operación de los

términos de referencia 2 Fallas constituyen un


Falta total o parcial de los EPP del personal


Incumplimiento de las obligaciones laborales


Incumplimientos en las especificaciones técnicas


Falta de disponibilidad por no contar con el personal y/o

equipos mínimos exigidos en el contrato


Incumplimiento de los tiempos mínimos para la ejecución de las obras y entrega de las órdenes

para su liquidación 3 Fallas constituyen un


Incumplimiento de los tiempos mínimos para las respuestas de reclamos y requerimientos de

ACUACAR solicitados e imputables al contratista


Falta de atención a las indicaciones de la interventoría


Actuaciones fraudulentas de la empresa contratista o su personal o el mal uso del

material asignado 1 Fallas constituyen un


La evaluación de los incumplimientos se realizará mensualmente teniendo en cuenta los

reportes de fallas generados durante el mes. Al final del mes las partes se reunirán previa

citación por correo electrónico, para notificar la sanción al contratista, la cual se hará efectiva

mediante orden TER.

12. PROCEDIMIENTO GESTIÓN TRABAJOS EN GARANTÍA POR CONTRATISTAS

1. PROPÓSITO. Establecer estrategias y herramientas de gestión que permitan atender de manera eficaz y

oportuna las incidencias, daños, fugas y cualquier otra situación derivada de trabajos

realizados por los contratistas ya sea que se encuentren dentro del periodo de garantía propio

de la actividad o no, de tal manera que se surtan los mecanismos de atención por parte del

contratista y los criterios de gestión por parte de Acuacar en caso de omisión del contratista

dentro del marco del debido proceso, de cara a la calidad de prestación de servicios a los

usuarios.

2. AMPLITUD. Este procedimiento aplica a las diferentes áreas de la organización que realizan actividades

a través de personal contratista y que actúan como interventores y gestores de los trabajos

realizados, igualmente aplica a través de los canales de comunicación establecidos

contractualmente para los contratistas que prestan servicios a Acuacar y que en conjunto con

el personal propio intervienen en cualquiera de las áreas incluidas en los procesos de

identificación y/o levantamiento de incidencias en campo, recepción de información de

usuarios, gestión de atención de incidencias identificadas y/o reportadas, solución y cierre de

los casos reportados.

Los Jefes de Departamento que actúan como interventores de contratos serán los directos

responsables de la aplicación y cumplimiento de lo establecido en este procedimiento.

3. PROCESO.

Fuentes y recepción de información.

Las fuentes de información que se identifican son:

Usuarios: personal que a través del Call-Center, ventanillas o a través de una reclamación

informan sobre algún tipo de incidencia en el servicio prestado por Acuacar.

Supervisores: propios o contratistas, que en el ejercicio de sus funciones identifican o reciben

por parte de usuarios en sitio información de defectos en la prestación de servicios.

Ventanillas: funcionarios de Acuacar ubicados en los puntos de atención al usuario que

durante el ejercicio de funciones reciben información y/o reporte de incidencias por parte de

usuarios.

PQR´s: información escrita que se recibe en el área de Atención al usuario, constituida

generalmente como una reclamación y para cuya solución se requiere de atención de una o

más incidencias reportadas.

En todos los casos las personas que actúen en cualquiera de las fuentes deberán reportar a

Daños, de manera que desde el inicio de cada proceso se tenga documentación y registro del

mismo. Para el caso de las incidencias identificadas por supervisores, estos además de

reportar a Daños, deberán informar al interventor o Coordinador encargado para efectos de

adelantar en las gestiones.

Daños deberá documentar cada caso de manera adecuada y cumpliendo con los estándares

de calidad establecidos por la organización para tal efecto

4. Caracterización de los reportes recibidos en Daños para gestión de atención.

Daños será el área encargada de recibir todos los reportes relacionados con la atención de

incidencias reportadas por las diferentes fuentes, de tal manera que se tenga registro de estas

desde su inicio.

Una vez recibidos los reportes, el área de daños deberá caracterizar el tipo de incidencia, de

tal manera que direccione su atención de manera adecuada y oportuna. La primera

clasificación es establecer si una incidencia reportada corresponde a un trabajo en garantía,

luego, en aquellas que correspondan a garantías, se debe identificar y definir si se atienden

como emergencia o trabajos normales en garantía.

La recepción, caracterización y definición del tipo de trabajo será realizada por Daños.

Las incidencias reportadas que no clasifiquen como garantías, serán atendidas por

Acueducto, Alcantarillado o el área quien corresponda

5. Reporte de incidencias clasificadas como garantías

5.1 Emergencias.

Las incidencias reportadas que se identifiquen como garantía por parte de un contratista,

serán reportadas por Daños al interventor o funcionarios a quien éste designe para su

recepción, quien a su vez se encargará de comunicar y hacer seguimiento de su atención por

parte del contratista.

Los parámetros de comunicación entre daños y los interventores deben garantizar la

comunicación efectiva entre las partes, para lo cual se cumplirán los siguientes pasos:

Daños informará al interventor y persona designada por este, a través de correo electrónico

sobre la incidencia identificada, cuya recepción deberá ser confirmada por parte del

interventor.

En caso que daños no reciba confirmación de recepción o de reparación de la incidencia por

parte del interventor dentro de las siguientes cinco (05) horas, Daños gestionará una vez

cumplidas las cinco horas a través de un registro TER la reparación de la incidencia reportada

De otra parte, una vez el interventor recibe la información desde daños, deberá comunicar de

manera inmediata al contratista a través de correo electrónico y confirmar telefónicamente (si

es posible), la recepción del mensaje; el contratista debe confirmar por correo electrónico u

otro medio físico y evidenciable la recepción del mensaje.

En caso que el interventor no reciba respuesta por parte del contratista dentro de la siguiente

hora, el interventor, luego de cumplida la hora podrá autorizar su reparación a través de daños.

De igual manera, una vez confirmada la recepción por parte del contratista, este tendrá un

tiempo de 24 horas para confirmar la reparación, caso contrario y una vez cumplidas las 24

horas, el interventor podrá autorizar la reparación a través de daños.

En caso que cumplido satisfactoriamente el proceso anterior de acuerdo a la información del

contratista, se reciba dentro de las 24 horas siguientes nuevamente notificación de la misma

incidencia, el interventor podrá autorizar de manera inmediata la reparación a través de daños

sin previa consulta al contratista.

En los casos donde el interventor autorice la reparación a través de daños, este iniciará las

gestiones de cobro de la reparación realizada, a través de los mecanismos establecidos.

5.2 Atención de casos que no son emergencia y registros TER

Para el caso de las incidencias que no sean emergencias, se seguirán los siguientes pasos:

Durante la realización de los servicios contratados, se documentaran los incumplimientos en

acta de visita, el cual deberá ser suscrito por los representantes de las partes en el sitio de

los trabajos, usuario y/o 2 testigos. Es decir, se envía a verificar en sitio a funcionario del

CONTRATISTA, en compañía de inspector de ACUACAR y se diligencia acta con los

incumplimientos encontrados.

Cumplido lo anterior, se enviará al CONTRATISTA por escrito (con numero de radicado de

salida) los hechos catalogados como causales de TER y se anexará copia de acta de visita y

toda la documentación como soporte a la falla, con el fin de que EL CONTRATISTA se

pronuncie sobre tales hechos y aporte las pruebas en que fundamente su defensa. Para dar

respuesta a dicha notificación el contratista tendrá un tiempo máximo de 2 días a partir de

recibido por parte del mismo.

Si EL CONTRATISTA acoge los hechos o sus excusas no justifican en debida forma los

incumplimientos atribuidos, cumplidos 3 días, ACUACAR procederá a generar orden TER y a

remitir comunicación de citación para ser firmada por CONTRATISTA.

El registro de Orden TER será remitido a Gestión de Trabajo de acuerdo al numeral 3.5 de

este procedimiento.

Imposición de multas por deficiencias en los trabajos no realizados o mal ejecutados para

casos de emergencia

El Interventor notificará por escrito al Contratista acerca de las deficiencias encontradas en la

ejecución de los servicios u obras realizadas, el tiempo que se le dará al Contratista para que

exponga sus argumentos de defensa y presente las evidencias probatorias será de 5 días

hábiles, en lo cual se pueden presentar los siguientes casos:

En caso que el contratista no cumpla con lo antes mencionado y transcurrido el tiempo antes

indicado, el Interventor surtirá el siguiente proceso, dependiendo de la respuesta y los

elementos probatorios entregados por el Contratista:

Aprobación y reconocimiento de la deficiencia por parte del Contratista:

Se genera el registro TER para el reconocimiento de la falla por parte del Contratista, quien firma el mencionado registro.

No aprobación justificada y reconocimiento de la deficiencia por parte del Contratista.

En caso que los argumentos entregados por el contratista no den lugar a imposición de multas, se archiva el proceso en el expediente del contrato.

Negativa del contratista a reconocer las deficiencias o inasistencia dentro del plazo de cinco (05) días

Cuando el Contratista se negaré a reconocer y firmar la deficiencia encontrada por ACUACAR

o no asiste a su defensa dentro del plazo de cinco (05) días, la Interventoría, los reclamos en

general y la supervisión de obras y Servicios, el interventor convocará a reunión sobre el

hecho y levantará un acta, anotando lo ocurrido y la respuesta del Contratista (si existe),

durante la reunión, el interventor notificará al contratista sobre los hechos y elementos que

enmarcan el caso y solicitará su firma para en el acta. En caso de negativa del contratista a

firmar el acta o inasistencia a la reunión, se requerirá la firma de testigos del hecho, los cuales

podrán ser empleados de ACUACAR.

5.3 Gestión de los registros TER por parte del interventor

Una vez surtidos los pasos anteriores, para el caso de los Registro TER aprobados y

reconocidos por el contratista, estos serán enviados físicamente por el interventor a la Gestión

de Trabajos y Gestión Documental una vez se formalice con la firma del Contratista.

En los casos donde el contratista no reconozca ni firme el registro TER correspondiente, el

interventor enviará físicamente el registro TER a la Gestión de Trabajos y a la Gestión

Documental, el Interventor escaneará y enviará los documentos antes mencionados (registro

TER, actas, evidencias) a la Gerencia Financiera e Impagados, para que estos concilien las

cuentas y debiten de las facturas a pagar a los Contratistas las deficiencias antes anotadas.

El diagrama de flujo muestra de manera general el proceso descrito en este procedimiento.

6. PRECIOS DEFINIDOS PARA LA ACTIVIDAD A CONTRATAR POR UNIDAD

6.1 Retiro e instalación de medidores ½” y ¾” $27.344

6.2 Retiro e instalación1” y Edificios $36.449

6.3 Suspensión por oposición $17.404

6.4 Operación fallida $7.493

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