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ANEXO C. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE MERCADEO DE LA CLÍNICA LOS ROSALES S.A. �

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DIRECCIÓN DE MERCADEO

HOTELERÍA

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1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Hotelería. �

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1.2 AREA TITULAR: Dirección de Mercadeo.

1.3 OBJETIVO: Prestar una estadía confortable y de excelente calidad a los pacientes y usuarios en general.

1.4 GENERALIDADES: La Clínica Los Rosales S.A. en su deber de cumplir a cabalidad con la misión, visión y principios institucionales, tiene enmarcado entre sus procesos de apoyo el proceso de Hotelería, del cual se desprende todos los procedimientos ligados a la satisfacción del cliente, el esfuerzo de hacer más agradable y confortable la estancia del usuario y de cuidar del bienestar e integridad de los clientes de la Clínica

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Usuarios satisfechos con los servicios prestados en la institución.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:

• Cuaderno de entrega de fotos de bebés recién nacidos.

• Entrega de recordatorios.

• Inventarios y solicitud de pedidos.

• Formato conteo ropa sucia.

• Formato conteo ropa limpia.

• Formato solicitud de dietas.

• Formato RH1 (Recolección de basuras).

CLINICA LOS ROSALES S.A.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS HOTELERIA

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• Formato de autorización para publicar las fotos del bebé recién nacido en la página Web de la clínica.

• Formato de visita a la planta de alimentación.

• Planilla de recolección de residuos para Incineración.

• Planilla con la programación semanal del Auditorio de la Clínica.

1.7 RIESGOS:

• Equivocación en la realización del inventario de ropa de cama y por ende realización de una requisición adicional no necesaria.

• Riesgo biológico por contaminación por manipulación con ropa sucia.

• Entrega equivocada de una dieta a un paciente.

• Alimentos entregados a los pacientes a muy baja temperatura y/o mal presentados.

• Falta de claridad en las dietas asignadas a un paciente.

• Contaminación de alguna auxiliar de servicios generales.

• Accidentes laborales ocasionados con material de bioseguridad.

• Enfermedad profesional en alguna auxiliar de servicios generales por tomar malas posturas en la realización de su trabajo.

• Contaminación de algún empleado con basuras o material contaminado recolectado.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

• Realización del inventario de ropa de cama entre la asistente de hotelería y el jefe de grupo de servicios generales dos veces consecutivas.



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• La ropa contaminada va clasificada en bolsa roja, quien la manipula debe tener equipo de bioseguridad.

• Visita de la nutricionista a cada paciente de las diferentes habitaciones de hospitalización.

• Los alimentos en el momento de ser empacados son cubiertos con vinipell y se transportan en carro térmico, el cual es conectado mientras son distribuidos en cada habitación.

• Para que no existan dudas en las dietas suministradas a un paciente se realiza una retroalimentación por parte de la nutricionista con el jefe de enfermería del servicio o con la auxiliar de enfermería destinada al paciente.

• Informar a las auxiliares de Servicios Generales por parte de los jefes de enfermería de cada servicio acerca de los pacientes contaminados en el área de hospitalización para tomar las medidas preventivas a la hora de realizar las diferentes labores.

• Utilización de elementos de protección personal y equipos adecuados para el lavado del trapeador.

• Capacitación sobre las buenas posturas, dirigidas a las auxiliares de servicios generales, para que controlen la presencia de alguna enfermedad profesional.

• Uso de equipo de bioseguridad, cambio de la careta mensualmente y lavado diario del uniforme para manipulación de todo el material recolectado.



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1.9 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Nº Orden

Procedimiento Área

ResponsableResponsable Usuarios

1 Dotación de ropa de cama. Hotelería.

Asistente hotelería.

Pacientes hospitalizados en la clínica.

2 Suministro de ropa de cama.

Hotelería. Asistente hotelería.


3 Alimentación de pacientes.



4 Servicios generales en hospitalización.



5 Servicios generales en Cirugía.

Hotelería. Asistente Hotelería.

Usuarios del servicio

6 Servicios generales en laboratorio.

Hotelería. Asistente hotelería..


7 Servicios generales en oficinas.


Clientes internos

8 Recolección de basuras.


9 Logística para actividades internas.


Usuarios internos de la clínica.

10 Recordatorios para bebés recién nacidos.


Pacientes maternas de la clínica.



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Nº Orden

ProcedimientoÁrea


11 Entrega de Amenites.


Pacientes de la clínica

12 Procesamiento de datos para costos.


Usuarios de la dirección financiera de la clínica.

13

Control de calidad a la planta de alimentación.



14 Control diario de calidad a los alimentos.





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Proceso: Hotelería.

Responsable o Dueño: Asistente de hotelería.

Objetivo: Prestar una estadía confortable y de excelente calidad a los pacientes y usuarios en general.

Alcance: Todos los usuarios de los servicios que presta la clínica y sus funcionarios.

ENTRADAS O INSUMOS

PROCESO DE

TRANSFORMACIÒN

SALIDAS O RESULTADOS



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CLINICA LOS ROSALES

CARACTERIZACIÓN PROCESO

SERVICIO DE HOTELERIA

Código:

• Insuficiencia en la cantidad o calidad de la ropa de cama.




• Necesidad de realizar aseo general a las diferentes áreas y servicios de la clínica.

• Egreso de un paciente de una habitación.

• Dotación de ropa de cama.

• Ropa de cama limpia en los diferentes servicios de la clínica.

• Alimentos preparados para los pacientes, según las especificaciones consignadas en los formatos de dietas.

• Servicios y áreas de la clínica en condiciones de asepsia, aseo y orden.

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HOTELERÍA�

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ENTRADAS O INSUMOS

PROCESO DE

TRANSFORMACIÒN




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• Formato RH1.

• Planilla de recolección de residuos para incineración.

• Nacimientos ocurridos en la clínica.


• Solicitud del procesamiento de los costos generados en hotelería para la dirección financiera.


• Material recolectado clasificado correctamente para su salida de la Clínica.

• Entrega de recordatorios a los padres de los bebes nacidos en la clínica.

• Publicación en la Web de las fotos de los bebés nacidos en la Clínica.

• Informe de los costos de hotelería generados, para enviar a la dirección financiera.

• Realización del control de calidad a la planta de alimentación.

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HOTELERÍA�

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• Pacientes hospitalizados de la Clínica.

• Empleados de la clínica en los diferentes servicios.

• Usuarios externos de la clínica.

• Empresa de incineración.

• Empresa de aseo.

PROVEEDORES DEL PROCESO

CLIENTES DEL PROCESO

• Los diferentes servicios de la clínica.

• Compras, almacén.

RECURSOS:Humanos, electrodomésticos.

QUIEN SUMINISTRA:

Dirección de mercadeo, dirección administrativa, dirección financiera y dirección médica.

RECURSOS NECESARIOS PARA

LA TRANSFORMACIÓN

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ACTIVIDADES PARA LA MEJORASeguimiento Responsable Medición ResponsableEncuestas de satisfacción a

pacientes hospitalizados.

Rondas de observación en las diferentes áreas y

servicios.

Director de mercadeo,

asistente de hotelería.

Tabulación de encuestas.

Dirección médica

(responsable de la tabulación)

Comunicación Responsable A quien informa

Medio o Canal Frecuencia

Comunicación permanente con todas las áreas.

Asistente de hotelería

Dirección de mercadeo.

Oral o escrito. Ocasional-

mente.

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1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotación ropa de cama.

1.2 RESPONSABLE: Asistente de hotelería.

1.3 OBJETIVO:

• Contar con ropa de cama suficiente y en buenas condiciones para brindar un óptimo servicio.

1.4 GENERALIDADES

La dotación de ropa de cama es el procedimiento por el cual se actualiza información acerca de la cantidad de ropa existente y si esta cumple con los requerimientos propios de una entidad encargada de prestar servicios de salud.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS:

Ropa de cama suficiente y en buenas condiciones para abastecer todas las habitaciones de la Clínica.

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Realizar el conteo o inventario físico de la ropa de cama en habitaciones, bodegas, cuartos intermedios y lavandería.

PUNTO FINAL: Realizar requisición si se determina que hay necesidad de adquirir ropa de cama adicional a la existente.



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• Formato de Inventarios y solicitud de pedidos.

1.8 RIESGOS

• Equivocación en la realización del inventario de ropa de cama y por ende realización de una requisición adicional o menor que la necesaria.

1.9 CONTROLES EJERCIDOS

• Realización del inventario de ropa de cama entre la asistente de hotelería y la Jefe de grupo de servicios generales dos veces consecutivas.

1.10 GLOSARIO



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1.11 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Dotación de ropa de cama. Código: Página 1/1

N° Actividad Responsable Area FrecuenciaD S M O

1

Realizar el conteo o inventario físico de la ropa de cama en habitaciones, bodegas, cuartos intermedios y lavandería.

Asistente de

hotelería.

Dirección de

Mercadeo-Hotelería.

x

2

Comparar el inventario físico con lo que se tiene en el sistema para hallar faltantes.

Asistente de

Hotelería.

Dirección de


x

3 Revisar las condiciones de la ropa de cama existente.

Asistente de

Hotelería.

Dirección de


x

4

Realizar requisición si se determina que hay necesidad de adquirir ropa de cama adicional a la existente.

Asistente de

Hotelería.

Dirección de


x

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2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Suministro de ropa de cama.


2.3 OBJETIVO:

Contar en todo momento con ropa de cama disponible para suplir las necesidades que se puedan presentar en cada servicio de la clínica.

2.4 GENERALIDADES

El suministro de ropa es el procedimiento por medio del cual se entrega a los servicios de hospitalización, urgencias, UCI y cirugía la ropa de cama limpia para que las auxiliares de enfermería puedan cumplir con sus funciones diarias.


Ropa de cama limpia y en óptimas condiciones para garantizar un impecable servicio.

2.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recibir ropa de cama limpia y contada.

PUNTO FINAL: Entregar ropa de cama limpia y contada.





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2.8 RIESGOS

• Riesgo biológico de contaminación por manipulación de ropa sucia.


• La ropa contaminada va clasificada en bolsa roja, quien la manipula debe tener equipo de bioseguridad.

2.10 GLOSARIO


Suministro de ropa de cama.Código: Página 1/3


1 Recibir de lavandería la ropa limpia.


y/o Jefe de grupo de

servicios generales.

Dirección de


x

2

Consignar en el formato de conteo ropa limpia el total de prendas entregada y distribuida por servicios.


y/o Jefe de grupo de


Dirección de


x

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Suministro de ropa de cama. Código: Página 2/3


3 Verificar las existencias de ropa de cama en los closet de piso.


y/o Jefe de

grupo de servicios

generales.

Dirección de


x

4

Trasladar la ropa de cama debidamente contada a los closet de sexto piso torre A y B y al carro de la torre A.


y/o Jefe de

grupo de servicios

generales.

Dirección de


x

5 Tender las camas con laropa correspondiente.

Auxiliar de

enfermería.

Depto de

enfermería.x

6

Colocar la ropa sucia en los compreseros de cada piso, clasificando la ropa contaminada en bolsas rojas.

Auxiliar de

enfermería.

Depto de

enfermería.x

7

Desocupar compreseros y trasladar la ropa de cama sucia al cuarto de acopio de ropa sucia.

Auxiliar de

Lavandería.

Outsourcing.

x

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Suministro de ropa de cama. Código: Página 3/3


8 Clasificar por tipo de ropa y si esta o no contaminada.

Auxiliar de

lavandería y/o

planta física.

Dirección de


x

9 Contar la ropa y diligenciar el formato de conteo de ropa sucia.

Auxiliar de

lavandería y/o

planta física

Dirección de


x

10 Trasladar la ropa de cama al centro de lavado.

Auxiliar de

lavandería

Outsourcing.

x

11

Trasladar la ropa de cama al centro de secado.

Auxiliar de

lavandería

Outsourcing.

x

12 Trasladar la ropa de cama al centro de doblado.

Auxiliar de

lavandería.Outsourcing

.

x

13 Trasladar la ropa de cama al centro de planchado.

Auxiliar de

lavandería.

Outsourcing.

x

14

Entregar la ropa de cama limpia al àrea de hotelería o a cada

servicio debidamente contada.

Auxiliar de

lavandería Outsourcing

. x

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Versión 1PAG 4/4

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3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Alimentación pacientes.


3.3 OBJETIVO:

• Suplir las necesidades alimenticias y nutricionales de los pacientes durante su permanencia en la clínica.

3.4 GENERALIDADES:

El procedimiento de alimentación a pacientes es el que permite brindar a los usuarios hospitalizados desayuno, almuerzo y comida. Para niños y diabéticos medias once y medias tardes; procurando así una alimentación sana, saludable y con dieta especial si fuese necesario.


• Alimentos higiénicos, de buen sabor, bien presentados y a una temperatura adecuada.

3.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Solicitud de dietas.

PUNTO FINAL: Retirar bandejas de las habitaciones.





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3.8 RIESGOS

• Entrega equivocada de una dieta a un paciente.

• Alimentos entregados a los pacientes a muy baja temperatura, mal presentado o con mal sabor.

• Falta de claridad en las dietas asignadas a un paciente.


• Visita de la nutricionista a cada habitación para verificar las dietas

• Los alimentos en el momento de ser empacados son cubiertos con papel vinipell y se transportan en carro térmico, el cual es conectado mientras son distribuidos en cada habitación.

• Para que no existan dudas en las dietas suministradas a un paciente se realiza una retroalimentación por parte de la nutricionista con la jefe de cada servicio o con una visita directa al paciente.

3.10 GLOSARIO:



Versión 1PAG 2/3

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3.11 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Alimentación a pacientes. Código: Página 1/1


1 Solicitar dietas por cada alimento (desayuno, almuerzo, comida).

Jefe o

Auxiliar de

Enfermería.

Departamento de

Enfermería. x

2

Entregar formato de dietas en la Planta de Alimentación a la Auxiliar de Cocina.

Jefe o

Auxiliar de

Enfermería.

Departamento de

Enfermería. x

3

Recibir formato de dietas y preparar alimentos de acuerdo a sus especificaciones.

Auxiliar de

Cocina. Hotelería. x

4 Empacar los alimentos preparados en papel Vinipell.

Auxiliar de

Cocina. Hotelería. x

5

Trasladar los alimentos en el carro térmico ydistribuirlos en los diferentes servicios de la clínica.

Auxiliar de planta

de alimentación.

Hotelería. x

6

Retirar bandejas en un tiempo estimado de 1 hora, en las diferentes habitaciones.

Auxiliar de Planta

de Alimentación

Hotelería. x

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4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicios generales en hospitalización.

4.2 RESPONSABLE:

4.3 OBJETIVO:

• Garantizar la limpieza y el orden en el servicio de hospitalización de la clínica.

4.4 GENERALIDADES:

El procedimiento de servicios generales es en el cual las auxiliares de servicios generales realizan diariamente y en repetidas ocasiones del día (mañana, tarde y noche) limpieza y mantenimiento a los pisos, baños, paredes, ventanas y cortinas del servicio de hospitalización.


• Servicio de hospitalización, en condiciones de orden, asepsia y buena presentación.

4.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Ingresar al servicio de hospitalización y recoger basuras.

PUNTO FINAL: Realizar aseo general o si es necesario desinfección a las habitaciones si un paciente sale de la clínica.



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4.7 FORMATOS O IMPRESOS: Ninguno.

4.8 RIESGOS


• Accidentes laborales ocasionados con material contaminado.



• Informar a las auxiliares de servicios generales acerca de los pacientes contaminados en el área de hospitalización para tomar medidas preventivas a la hora de realizar sus diferentes labores.


• Capacitación de buenas posturas dirigidas a las auxiliares de servicios generales para que controlen la presencia de alguna enfermedad profesional.

4.10 GLOSARIO



Versión 1PAG 2/4

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Servicios Generales en Hospitalización.

Código: Página 1/2

N° Actividad Responsable Área FrecuenciaD S M O

1

Ingresar al servicio de hospitalización y recoger basuras.

Auxiliar Servicios

Generales.

Dirección Mercadeo-Hotelería.

x

2 Trapear baños y habitaciones.

Auxiliar Servicios

Generales.


x

3 Trapear pasillos, salas de espera y lavar estaciones de enfermería.

Auxiliar Servicios

Generales.


x

4

Solicitar información sobre pacientes ya bañados para arreglar las respectivas habitaciones.

Auxiliar Servicios

Generales.


x

5

Lavar y secar baños, trapear, sacudir y limpiar paredes y puertas en las habitaciones donde recibieron respuesta positiva.

Auxiliar Servicios

Generales.


x

6 Recoger basuras en pasillos.

Auxiliar Servicios

Generales.


x

7 Trapear pasillos y salas de espera nuevamente.

Auxiliar Servicios

Generales.


x

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Versión 1PAG 3/4

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Servicios Generales en Hospitalización.



8 Lavar paredes y escalas.Auxiliar

Servicios Generales.


x

9

Realizar aseo general o si es necesario desinfección a las habitaciones si un paciente sale de la clínica.

Auxiliar Servicios

Generales.


x

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5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicios generales en cirugía.


5.3 OBJETIVO:

• Garantizar la limpieza y la asepsia en el servicio de cirugía de la clínica.

5.4 GENERALIDADES

El procedimiento de servicios generales es en el cual las auxiliares de servicios realizan diariamente y en repetidas ocasiones del día limpieza, mantenimiento y desinfección a los pisos, paredes, techos, quirófanos, baños y pasillos del servicio de cirugía de la clínica. El servicio de cirugía cuenta con personal de servicios generales las 24 horas del día.


• Servicio de cirugía en condiciones de orden y asepsia.

5.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Ingresar al servicio de cirugía de la clínica y recoger basuras.

PUNTO FINAL: Lavar sitios y alrededores del servicio de cirugía.




Versión 1PAG 1/3

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5.8 RIESGOS



• Enfermedad profesional en alguna auxiliar de servicios generales por tomar malas posturas en la realizaciòn de su trabajo.


• Informar a las auxiliares de servicios generales acerca de los pacientes contaminados en el área de hospitalización para tomar medidas preventivas a la hora de realizar sus diferentes labores.



5.10 GLOSARIO:



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Servicios Generales en Cirugía. Código: Página 1/1


1

Ingresar al servicio de cirugía de la clínica y recoger basuras.

Auxiliar Servicios

Generales.


x

2 Desinfectar paredes, pisos y techos.

Auxiliar Servicios

Generales.


x

3

Trapear pasillos, salas de espera y lavar estaciones de enfermería.

Auxiliar Servicios

Generales.


x

4

Lavar baños (5), recoger basura, arreglar quirófanos, sala de recuperación, trabajo de parto, partos, esterilización, baño de pacientes, sala estar médicos, pasillos, estación de enfermería, y oficinas de facturación.

Auxiliar Servicios

Generales.


x

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Versión 1PAG 3/3

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6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicios generales en laboratorio.


6.3 OBJETIVO:

• Garantizar la limpieza y la asepsia en el laboratorio de la clínica.

6.4 GENERALIDADES:

El procedimiento de servicios generales es en el cual las auxiliares de servicios realizan diariamente y en repetidas ocasiones del día (mañana y tarde) limpieza, mantenimiento y desinfección a las áreas del laboratorio de la clínica.


• Laboratorio en condiciones de orden y asepsia.

6.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recoger basuras en al área externa del laboratorio.

PUNTO FINAL: Iniciar con la actividad No 1 a las 2 p.m.


6.8 RIESGOS:




Versión 1PAG 1/3

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6.10 GLOSARIO



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Servicios Generales en Laboratorio.



1 Recoger a las 6:30 a.m. basuras en al área externa del laboratorio

Auxiliar servicios

generales.


x

2 Limpiar y ordenar sala de espera y pasillos.

Auxiliar servicios

generales.


x

3 Ingresar al laboratorio y lavar baños, pisos, vidrios, paredes y persianas.

Auxiliar servicios

generales.


x

4

Lavar nuevamente sala de espera y pasillos a las 9:30 a.m. cuando los usuarios ya fueron atendidos.

Auxiliar servicios

generales.


x

5 Iniciar nuevamente con la actividad No 1, a las 2 p.m.

Auxiliar servicios

generales.


x

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Versión 1PAG 3/3

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7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicios generales en oficinas.


7.3 OBJETIVO:

• Garantizar el orden y la limpieza en todas las oficinas de la clínica.

7.4 GENERALIDADES

El procedimiento de servicios generales en oficinas es en el cual las auxiliares de servicios generales realizan diariamente a las 6a.m y antes de las 2 p.m. limpieza a las oficinas de la clínica. Para el área de financiera está asignada una auxiliar de servicios generales que se encarga del área en horas de la mañana y en horas de la tarde después de recoger basuras y arreglar baños en dicha área, queda disponible para actividades afines que le sean asignadas por su jefe inmediato. Para las oficinas del sexto piso hay asignadas 2 auxiliares de servicios generales para labores de orden y limpieza, una de ellas también permanece a disposición toda la jornada laboral, en donde se encarga del tinto y de la cocineta.


• Oficinas en condiciones de orden y limpieza.

7.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recoger basuras en oficinas a las 6 a.m.

PUNTO FINAL: Iniciar nuevamente con la actividad Nº 1, a las 2 p.m.



Versión 1PAG 1/3

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7.8 RIESGOS

• Enfermedad profesional en alguna auxiliar de servicios generales por tomar malas posturas en la realizaciòn de su trabajo.



7.10 GLOSARIO:



Versión 1PAG 2/3

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Servicios Generales en Oficinas. Código: Página 1/1


1 Recoger basuras en oficinas a las 6 a.m.

Auxiliar servicios

generales.


x

2 Lavar baños localizados en áreas de oficinas.

Auxiliar servicios

generales.


x

3 Sacudir escritorios y ventanas.

Auxiliar servicios

generales..


x

4 Trapear pisos de oficinas.Auxiliar



x

5 Iniciar nuevamente con la actividad Nº 1, a las 2 p.m.

Auxiliar servicios

generales.


x

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8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recolección de basuras.

8.2 RESPONSABLE: Asistente de hotelería

8.3 OBJETIVO:

• Recolectar todas las basuras generadas en la clínica y procurar porque estas pasen el menor tiempo posible en los cuartos de desecho intermedio para impedir contaminación.

8.4 GENERALIDADES

El procedimiento de recolección de basuras es aquel por el cual se recoge y clasifica las basuras y material desechable de los diferentes servicios de la clínica para su posterior eliminación.


• Buena clasificación de las basuras para su óptimo desecho y así evitar accidentes biológicos.

8.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recolectar basuras en habitaciones de la clínica.

PUNTO FINAL: Lavar canecas y el cuarto de acopio donde se encontraban las basuras y el material para incineración.



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• Formato RH1.

• Planilla de recolección de residuos para incineración.

8.8 RIESGOS

• Contaminación de algún empleado con basuras o material recolectado.


• Uso de equipo de bioseguridad, cambio de la careta mensualmente y lavado diario del uniforme.

8.10 GLOSARIO

Bolsas Verdes: contiene el material común originado en los diferentes pisos de la clínica.

Bolsas Rojas: contiene material contaminado (partes del cuerpo humano amputadas, gasas, compresas, ropa, placenta) que debe mandarse a incinerar.

Bolsas grises: Contiene vidrio reciclable.



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Recolección de Basuras. Código: Página 1/2

N° Actividad Responsable Dirección. FrecuenciaD S M O

1 Recolectar basuras en habitaciones de la clínica.

Auxiliar servicios

generales.

Dirección Mercadeo-Hotelería..

x

2 Trasladar basuras recolectadas al cuarto de desecho intermedio.

Auxiliar servicios

generales.


x

3

Trasladar basuras recolectadas del cuarto de desecho intermedio al cuarto de acopio (Tres veces al día.)

Auxiliar planta física.


x

4 Clasificar bolsas por color (rojas, grises y verdes) y servicios.

Auxiliar planta física


x

5 Pesar las bolsas sin importar el color y el material reciclable.


Dirección Mercadeo-Hotelería..

x

6 Registrar en el formatoRH1 el peso obtenido.



x

7

Trasladar las bolsas verdes hasta la puerta de la 26 para que el carro se las lleve. (3 veces a la semana y en horario de la tarde).



x

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Recolección de Basuras. Código: Página 2/2


8

Organizar las bolsas rojas y dejarlas en el cuarto de acopio mientras que la empresa de incineración llega por ellas. (3 veces por semana)



x

9

Firmar la plantilla de recolección para incineración cuando la empresa se lleva las bolsas rojas. (Día de por medio).

Vigilante de turno.


x

10

Realizar la entrega de la plantilla de recolección a la asistente de hotelería para su posterior archivo.

Vigilante de turno.


x

11

Lavar canecas y el cuarto de acopio donde se encontraban las basuras y el material para incineración.



x

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9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Logística para actividades internas.


9.3 OBJETIVO:

• Apoyar logísticamente en las actividades internas que se realizan a nombre de la clínica.

9.4 GENERALIDADES

El procedimiento de logística en actividades Internas es el que permite suministrar, conseguir y proveer los elementos necesarios como comida, bombas, platos, manteles, mesas y sillas para las actividades que se llevan a cabo en las diferentes dependencias de la institución.


• Actividades desarrolladas con excelente presentación y servicio.

9.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Reservar el auditorio tras recibir el anuncio por parte de la persona responsable de la actividad a realizar.

PUNTO FINAL: Inspeccionar el estado del auditorio para que quede debidamente organizado y cerrado.



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• Planilla con la programación semanal del auditorio de la clínica.

9.8 RIESGOS: Ninguno

9.9 CONTROLES EJERCIDOS: Ninguno.

9.10 GLOSARIO


Logística en Actividades Internas.



1

Reservar el auditorio tras recibir el anuncio por parte de la persona responsable de la actividad a realizar.

Asistente de

hotelería.


x

2 Realizar un cronograma conlas reservas hechas para el auditorio.

Asistente de

hotelería.


x

3

Recibir información de cuantas personas participaran en la actividad, cual será el motivo, como se realizará y que recursos logísticos requiere.

Asistente de

hotelería.


x



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Logística en Actividades Internas.



4

Conseguir los elementos necesarios para la preparación de la actividad como manteles, decoración, comida, entre otras.

Asistente de

hotelería.


x

5

Suministrar instrucciones a las Auxiliares de Servicios Generales para adecuar el auditorio según la actividad a realizar.

Asistente de

hotelería.


x

6 Supervisar el montaje de los preparativos para la actividad.

Asistente de

Hotelería.


x

7 Supervisar y dar apoyo si es necesario durante la ejecución de la actividad.

Asistente de

hotelería.


x

8

Limpiar el auditorio y recoger sillas, decoración y material desechable después de terminada la actividad.

Auxiliar de



x

9

Inspeccionar el estado del auditorio para que quede debidamente organizado y cerrado.

Asistente de

hotelería


x

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10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recordatorios de bebés recién nacidos.

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10.3 OBJETIVO:

• Suministrar a las maternas un valor agregado que permita aumentar su satisfacción en relación con los servicios de la Clinica.

10.4 GENERALIDADES

El procedimiento recordatorios de bebés recién nacidos tiene lugar en el primer o segundo día de un nacimiento en la Clínica cuando la Asistente de Hotelería se dirige hacia las habitaciones y toma las respectivas fotos del bebe para posteriormente imprimirlas y entregarlas a cada familia.


• Reconocimiento del buen servicio de la Clínica por parte de los usuarios.

10.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Revisar el censo diario de pacientes para verificar el nacimiento de bebés.

PUNTO FINAL: Descargar las fotos, anexar fecha de nacimiento, nombre del bebé y de los padres.



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• Entrega de recordatorios.


• Cuaderno de entrega de fotos de bebés recién nacidos.

10.8 RIESGOS: Ninguno.


10.10 GLOSARIO


Recordatorios de bebés recién nacidos.



1 Revisar el censo diario de pacientes para verificar el nacimiento de bebés.

Asistente de

hotelería.


x

2 Localizar a las madres de los bebés.

Asistente de

hotelería.


x

3

Visitar a las madres en las habitaciones, presentarse y comentar el motivo de la visita.

Asistente de

hotelería.


x

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Recordatorios de bebés recién nacidos.



4

Tomar la foto respectiva al bebé solo o con la familia según decisión de esta.

Asistente de

hotelería.


x

5 Imprimir las fotos en la impresora localizada en la Dirección Administrativa.

Asistente de

hotelería.


x

6 Disponer las fotos en sobres con el logo de la Clínica.

Asistente de

hotelería.


x

7 Entregar los sobres a las familias correspondientes.

Asistente de

hotelería.


x

8 Hacer firmar constancia de recibido.

Asistente de

hotelería.


x

9 Ofrecer el servicio de página de Internet para publicar las fotos.

Asistente de

hotelería.


x

10 Hacer firmar autorización si la familia acepta la publicación.

Asistente de

Hotelería


x

11

Dirigirse a Sistemas de Información para descargar las fotos, anexar fecha de nacimiento, nombre del bebé y de los padres.

Asistente de

Hotelería


x

12

Dar aviso a la Coordinadora de Sistemas de Información de que la información está completa para que sea publicada en la página de la Clínica.

Asistente de

Hotelería


x

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11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de amenites. �

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11.2 RESPONSABLE: Asistente de Hotelería.

11.3 OBJETIVO:

• Suministrar a los pacientes de la Clínica un valor agregado que permita aumentar su satisfacción en relación con los servicios recibidos.

11.4 GENERALIDADES

El procedimiento de amenites es aquel en el que se le da un presente a los pacientes hospitalizados en el sexto piso. Los amenites están catalogados de acuerdo al sexo del usuario y prestan mucha utilidad durante la estadía del paciente en la Clínica ya que son productos que pueden ser utilizados corporalmente. Si es para mujer: Shampoo, crema de manos, gorro para el baño y peineta envueltos en una bolsa de tull. Si es para hombre: Kit de afeitar compuesto por máquina de afeitar y espuma que viene empacado en una caja. Si un paciente cumple más de 5 ó 6 días de estadía en la clínica tiene derecho a recibir nuevamente un amenite.


• Reconocimiento de los usuarios del buen servicio recibido en la clínica.



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11.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Realizar la decoración y empaque de los amenites.

PUNTO FINAL: Revisar el stock de amenites decorados.


11.8 RIESGOS:

• Exceso en los costos ocasionados por una inadecuada distribución en los amenites.


• Control en la distribución de los amenites que evita un exceso en el costo.

11.10 GLOSARIO



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Entrega de Amenites. Código: Página 1/1


1 Realizar la decoración y empaque de los amenites.

Asistente de

hotelería.


x

2 Revisar el censo de pacientes hospitalizados.

Asistente de

hotelería.


x

3 Verificar a que pacientes no se les ha dado amenite.

Asistente de

hotelería.


x

4

Identificar los pacientes que cumplen más de cinco o seis días de estadía en la clínica para repetir amenite.

Asistente de

hotelería.


x

5 Entregar al paciente el amenite correspondiente.

Asistente de

hotelería.


x

6

Revisar el stock de amenites decorados, si es menor realizar decoración de más amenites.

Asistente de

hotelería.


x

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12 IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

12.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Procesamiento de datos para costos.

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12.3 OBJETIVO:

• Reportar a la dirección financiera el resultado mensual de las operaciones realizadas en el área de hotelería.

12.4 GENERALIDADES

El procedimiento de datos para costos es aquel en el que se incluyen la relación de los costos de alimentación pacientes, alimentación de empleados, horas laboradas por el personal de servicios generales en las diferentes áreas de la clínica, los suministros de aseo de hotelería (papel higiénico, jabón en polvo, jabón en barra, papel toalla, bolsas rojas, verdes y grises), costos de lavandería, de incineración, entre otros.


• Entrega completa y oportuna de todos los costos causados en el área de hotelería.

12.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recepcionar facturas y soportes.

PUNTO FINAL: Entregar informe de costos a la dirección financiera.



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• Informe originado a costos.

• Los diferentes soporte internos.



12.10 GLOSARIO

SOPORTES INTERNOS: planillas de Emdepsa, lavandería (planilla de ropa limpia, relación de ropa sucia y ropa limpia), alimentación pacientes (solicitud de dietas), alimentación empleados (vales y listas de firmas) y suministros (relación de entregas semanales).



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Procesamiento de datos para costos.



1

Recepcionar facturas y soportes de la alimentación de pacientes, alimentación de empleados, lavandería, incineración, entre otros.

Asistente de

Hotelería.


x

2 Recibir la relación de almacén de los suministros de hotelería.

Asistente de

Hotelería.


x

3 Revisar facturas con los soportes internos.

Asistente de

Hotelería.


x

4

Ingresar los datos al sistema en el archivo de inventarios y costos del mes respectivo.

Asistente de

Hotelería.


x

5 Imprimir los soportes de facturas relacionadas.

Asistente de

hotelería.


x

6 Dar visto bueno a las facturas y sus respectivos soportes

Asistente de

hotelería.


x

7 Firmar las facturas y revisar el informe para costos.

Director de mercadeo


x

8

Entregar el informe a la dirección financiera en el área de costos y las facturas en el área de contabilidad.

Asistente de

hotelería.


x

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13.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de calidad a la planta de alimentación.

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13.3 OBJETIVO:

• Revisar y controlar el cumplimiento de las normas de bioseguridad, y la presentación de los alimentos preparados y entregados tanto a los pacientes como a los empleados de la clínica.

13.4 GENERALIDADES

Control de calidad a la planta de alimentación es el procedimiento en el cual la asistente de hotelería visita en cualquier momento y de manera sorpresiva la planta de alimentación para verificar el cumplimiento correcto de los procedimientos y las normas de bioseguridad implementadas.

13.5 RESULTADOS ESPERADOS: �

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• Optimización de la prestación del servicio de alimentación.



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13.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Visitar en un momento o día aleatorio la planta de alimentación.

PUNTO FINAL: Archivar los formatos en la carpeta de alimentos y servicios.





13.10 GLOSARIO



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Control de Calidad a la Planta de Alimentación.



1 Visitar en un momento o día aleatorio la planta de alimentación.

Asistente de

hotelería.


x

2

Verificar las normas de bioseguridad que están utilizando las auxiliares de cocina.

Asistente de

hotelería.


x

3

Diligenciar el formato de visita a la planta de alimentación con lo observado.

Asistente de

hotelería.


x

4

Hacer firmar el formato por la persona que reciba la visita, generalmente la administradora de este casino.

Asistente de

hotelería.


x

5 Realizar las recomendaciones necesarias si es del caso.

Asistente de

hotelería.


x

6 Archivar los formatos en la carpeta de alimentos y servicios.

Asistente de

hotelería.


x

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14.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control diario de calidad. �

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14.2 RESPONSABLE: Asistente de Hotelería.

14.3 OBJETIVO:

• Verificar la buena presentación de los alimentos que diariamente son entregados a los pacientes de la Clínica.

14.4 GENERALIDADES

Control diario de calidad es el procedimiento en el cual la asistente de hotelería revisa la presentación en cuanto a calidad, cantidad y temperatura de los alimentos que se van a distribuir en las diferentes habitaciones de pacientes hospitalizados.


• Satisfacción en el cliente por el buen servicio de alimentación ofrecido en la clínica.

14.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Dirigirse a la planta de alimentación.

PUNTO FINAL: Establecer solución en caso de presentación de alguna queja o reclamo por parte de los pacientes.



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14.10 GLOSARIO



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Control diario de calidad. Código: Página 1/1


1 Dirigirse a la planta de alimentación.

Asistente de

hotelería.


x

2

Revisar las comidas preparadas y servidas para verificar cantidad, presentación y temperatura.

Asistente de

hotelería.


x

3

Revisar en piso la presentación del personal de Alimentos y Servicios

Asistente de

hotelería.


x

4 Revisar la temperatura del carro termo.

Asistente de

hotelería.


x

5

Dar instrucciones y sugerencias acerca de la presentación de los platos,amabilidad del personal, temperatura de los alimentos es caso de detectar alguna necesidad.

Asistente de

hotelería.


x

6

Realizar encuestas a los pacientes con el fin de calificar el servicio de alimentación.

Asistente de

hotelería.


x

7

Establecer solución en caso de presentación de alguna queja o reclamo por parte de los pacientes.

Asistente de

hotelería.


x

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COORDINACIÓN SOAT

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1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Atención administrativa y auditoria SOAT.

1.2 AREA TITULAR: Coordinación SOAT. �

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1.3 OBJETIVO: Velar por que los procedimientos administrativos del SOAT se ejecuten a cabalidad.

1.4 GENERALIDADES: La atención administrativa y auditoria SOAT, es un proceso que surgió con la preocupación de brindar una atención más oportuna y eficaz a los usuarios SOAT, víctimas de un accidente de tránsito ya sea conductor, pasajero o transeúnte. Este proceso permite tener una atención directa con la víctima o su familia para agilizar procedimientos, para brindar asesoría en cuanto a derechos y para servir de soporte en estos sucesos que puede ocurrir cualquier día a cualquier hora.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Usuarios SOAT satisfechos con la prestación del servicio.


• Certificado de gastos.

• Encuesta de satisfacción del servicio de Cirugía.

• Formato de reporte de pacientes hospitalizados. �

1.7 RIESGOS:

• Pólizas SOAT falsas o vencidas.


MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COORDINACIÓN SOAT

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• Cobertura total de la póliza SOAT.

• Documentación incompleta que interrumpe el debido proceso de autorizar los servicio SOAT.

• Facturas glosadas total o parcialmente.

• Obtención de información errada durante el diligenciamiento de la encuesta de satisfacción del servicio de cirugía.

• Manifestación por parte de un usuario de mal servicio en cirugía.


• Revisar en el sistema los valores facturados de la póliza SOAT para definir el estado de la cuenta.

• Recomendación otorgada al usuario y su familia de cuidar y conservar el paquete de documentos SOAT completo para evitar retrasos en las autorizaciones de los procedimientos posteriores.

• Realización de auditoria semanal a las facturas generadas por servicio SOAT, para detectar errores y evitar que estas sean glosadas.

• Diligenciamiento de la encuesta de satisfacción del servicio de cirugía por medio de la coordinadora SOAT.

• Recepción y solución por parte de la oficina de calidad de todas las quejas y reclamos realizados por el usuario.



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Versión 1PAG 3/7

Atención administrativa y auditoria SOAT.

Nº Orden Procedimiento Área


1 Atención al

usuario SOAT hospitalizado.

Coordinación SOAT.

CoordinadoraSOAT.

Usuarios SOAT

hospitalizados.

2 Atención al

usuario SOAT Ambulatorio.

Coordinación SOAT.

CoordinadoraSOAT.

Usuarios SOAT

ambulatorios.

3 Auditoria de

cuentas SOAT. Coordinación

SOAT. Coordinadora

SOAT.

Dirección Financiera de

la clínica.

4 Encuestas a pacientes de

Cirugía.

Coordinación SOAT.

CoordinadoraSOAT.

Usuarios del servicio de

cirugía de la clínica.

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Proceso: Atención administrativa y auditoria SOAT.

Responsable o Dueño: Coordinador SOAT.

Objetivo: Velar por que los procedimientos administrativos del SOAT se ejecuten a cabalidad.

Alcance: Todos los usuarios SOAT que acudan a los servicios que presta la clínica y sus funcionarios.

ENTRADAS O INSUMOSPROCESO

DE TRANSFORMACIÒN




Versión 1PAG 4/7

CLINICA LOS ROSALES

CARACTERIZACIÓN PROCEDIMIENTO

ATENCIÓN ADMINISTRATIVA Y AUDITORIA SOAT

Código:

Formato de reporte de pacientes hospitalizados.

Ronda� diaria a usuarios hospitalizados SOAT.

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Requerimientos de autorizaciones para servicio por parte de los usuarios SOAT ambulatorios.

ATENCIÒN ADMINISTRATIVA

Y AUDITORIA SOAT.

Usuarios SOAT reportados ante las respectivas aseguradoras.

Autorizaciones a los usuarios SOAT para recibir servicios médicos o procedimientos en la institución.

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DE TRANSFORMACIÒN


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Certificado de gastos solicitado por un usuario SOAT ambulatorio.

Necesidad de verificar las facturas emitidas por concepto de SOAT.

Encuesta de satisfacción al servicio de cirugía.

Elaboración del certificado de gastos de un usuario SOAT.

Facturas enviadas por concepto SOAT a las aseguradoras sin el riesgo de ser glosadas.

Medición del grado de satisfacción de los usuarios del servicio de Cirugía.

ATENCIÒN ADMINISTRATIVA

Y AUDITORIA SOAT.

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ACTIVIDADES PARA LA MEJORASeguimiento Responsable Medición Responsable

Encuestas de satisfacción a

pacientes en el área de cirugía.


servicios.

Auditoria de cuentas SOAT.

Coordinadora SOAT.


Evaluación de logros semestrales.

Dirección médica


Director de mercadeo.



Versión 1PAG 6/7



LA TRANSFORMACIÓN


• Aseguradoras de tránsito que tienen convenio con la Clínica.

• Usuarios SOAT que generan facturación en la clínica.

• ARP, AFP.

RECURSOS:Humanos, Software, Hardware.

QUIEN SUMINISTRA:


• Pacientes SOAT hospitalizados.

• Pacientes SOAT ambulatorios.

• Pacientes ubicados en el área de cirugía.

• Dirección Financiera.

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Comunicación permanente con aseguradoras, médicos de la

clínica y usuarios SOAT:

Coordinadora SOAT.

Dirección de

mercadeo y

dirección médica.

Verbal, Intranet, correo interno.

Diaria.

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1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención al Usuario SOAT Hospitalizado.

1.2 RESPONSABLE: Coordinadora SOAT

1.3 OBJETIVO:

Suministrar atención al usuario SOAT desde el momento en que ingresa a la clínica hasta su salida.

1.4 GENERALIDADES

El procedimiento de atención al usuario SOAT, es un valor agregado de la clínica que permite tener una relación más directa con la victima de un accidente de transito, sea este conductor, ocupante o peatón.


Gestionar una atención oportuna, cálida y efectiva a los usuarios SOAT hospitalizados.

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Ingresar al sistema bajo Hosvital y revisar el censo diario.

PUNTO FINAL: Suministrar información al paciente para la atención post-quirúrgicas.



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• Formato de reporte de pacientes hospitalizados.

1.8 RIESGOS

• Pólizas SOAT falsas o vencidas. �

• Cobertura total de la póliza SOAT.


• Solicitud de certificados expedidos por la aseguradora para verificar la validez de estas.

• Revisar en el sistema los valores facturados de la póliza para definir el estado de la cuenta.

1.10 GLOSARIO

SOAT: Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito.

MATERIAL DE OSTEOSÍSNTESIS: elementos elaborados en un material especial que permiten reducir o fijar las lesiones óseas (fracturas).



Versión 1PAG 2/4

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Atención al usuario SOAT hospitalizado.

Código: Página: 1/2


1Ingresar al sistema bajo Hosvital y revisar el censo diario.

CoordinadoraSOAT.

Dirección de

Mercadeo- Coordinación

Soat.

x

2

Identificar en el censo diario los usuarios SOAT que se encuentran hospitalizados.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

3

Diligenciar el formato de reporte de pacientes hospitalizados, llenando los campos de: fecha, identificación, nombre del paciente, diagnostico del ingreso y el médico tratante.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

4

Reportar a entidades telefónicamente y/o enviar formatos diligenciados vía fax a las entidades respectivas.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

5

Revisar pólizas, relatos, denuncias y verificar si tiene EPSpara definir conducta a seguir

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

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Atención al usuario SOAT hospitalizado.



6

Verificar la realización de la solicitud del material de osteosíntesis si se requiere algún proceso quirúrgico.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

7

Gestionar la agilización del pedido del material de osteosíntesis al proveedor (Audifarma).

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

8 Realizar rondas a los usuarios SOAT hospitalizados.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

9

Verificar la realización de los procedimientos quirúrgicos al paciente SOAT.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

10 Visitar al paciente postoperatorio.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

11

Suministrar información al paciente para la atención post-quirúrgicas.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

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2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención al usuario SOAT ambulatorio.

2.2 RESPONSABLE: Coordinadora SOAT.

2.3 OBJETIVO:

• Brindar atención personalizada al usuario ambulatorio con el propósito de autorizar todos los servicios requeridos de manera oportuna.

2.4 GENERALIDADES

El proceso de atención personalizada al usuario ambulatorio es aquel que suministra asesoría en todos los procedimientos del seguro obligatorio de accidentes de tránsito, que incluye autorizaciones, intermediación con especialistas y direccionamiento hacia el lugar al cual estos se deben dirigir.


• Suministro de la información y autorizaciones pertinentes para que el usuario SOAT acceda a los servicios a los que tiene derecho.



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2.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Atención del usuario ambulatorio en la oficina SOAT.

PUNTO FINAL: Direccionamiento del usuario SOAT hacia los servicios posteriores.


• Certificado de gastos.

2.8 RIESGOS

• Excederse de la cobertura total de la póliza SOAT.

• Documentación incompleta presentada a la Coordinadora de SOAT. .


• Revisar en el sistema los valores facturados de la póliza para definir el estado de la cuenta.

• Recomendación otorgada al usuario y su familia de cuidar y conservar el paquete de documentos SOAT completo para evitar retrasos en las autorizaciones de los procedimientos posteriores.

2.10 GLOSARIO



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Atención al usuario SOAT Ambulatorio.



1 Recibir al usuario ambulatorio.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

2

Indagar sobre la atención que requiere el usuario, por medio del diálogo e interrogantes.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

3 Solicitar documentos del paciente.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

4

Revisar y verificar que el paquete de documentos esté completo y en correcto orden.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

5

Dar instrucciones acerca de los pasos a seguir, en caso de que falte algún documento.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

6

Verificar en el sistema los gastos del usuario para determinar la cobertura de la póliza.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x



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Atención al usuario SOAT Ambulatorio.



7

Elaborar certificados de gastos para que el usuario realice solicitudes externas, en caso de terminada la cobertura, para tramites en EPS y traslado a otras instituciones.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

8Sellar y firmar documentos.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

9

Orientar al usuario sobre el servicio al que debe acudir posteriormente.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

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3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Auditoria de Cuentas.


3.3 OBJETIVO:

• Verificar y constatar que la documentación adjunta a las facturas de SOAT esté completa y debidamente diligenciada.

3.4 GENERALIDADES

El procedimiento de Auditoria de Cuentas, es el que permite la supervisión de las facturas SOAT, en las cuales se registran todos los procedimientos realizados y se verifica la existencia de los soportes y su adecuado diligenciamiento antes de ser enviadas a las aseguradoras respectivas.


Detección de todos los errores presentes en las facturas para evitar las glosas.



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3.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Solicitar al jefe de armado de cuentas las facturas originadas por atenciones SOAT.

PUNTO FINAL: Entregar al jefe de armado de cuentas las facturas revisadas.


3.8 RIESGOS

• Facturas glosadas total o parcialmente.


• Auditoria semanal a las facturas generadas por el SOAT.

3.10 GLOSARIO

SOAT: Seguro obligatorio de accidentes de tránsito.

FUSOAT: Formulario único de reclamación de las entidades hospitalarias por el seguro obligatorio de accidentes de tránsito

GLOSAS: Objeción confirmada al pago total o parcial de una factura, por mala facturación o falta de pertinencia entre otras.



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Auditoria de Cuentas. Código: Página: 1/1


1

Solicitar al jefe de armado de cuentas las facturas originadas por atenciones SOAT.

Coordinadora

SOAT.

Dirección de


Soat.

x

2 Clasificar facturas por aseguradoras.

Coordinadora

SOAT.

Dirección de


Soat.

x

3

Revisar el correcto diligenciamiento de certificados médicos, los relatos dados en FUSOAT.

Coordinadora

SOAT.

Dirección de


Soat.

x

4 Verificar que todos los documentos correspondan a las facturas revisadas.

Coordinadora

SOAT.

Dirección de


Soat.

x

5

Devolver facturas al jefe de armado de cuentas en caso de que se detecte algún error o inconsistencia para que allí sea resuelto.

Coordinadora

SOAT.

Dirección de


Soat.

x

6 Entregar al jefe de armado de cuentas las facturas revisadas.

Coordinadora

SOAT.

Dirección de


Soat.

x

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Versión 1PAG 3/3

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4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Encuestas a pacientes de cirugía.


4.3 OBJETIVO:

• Medir la satisfacción del usuario por el servicio recibido en la Clínica.

4.4 GENERALIDADES

Procedimiento por medio del cual los pacientes que accedieron al servicio de cirugía de la Clínica pueden manifestar su inconformidad, sugerencias o bien su satisfacción con la atención recibida.


Identificación de falencias existentes en el servicio de Cirugía con el fin de mejorarlas y fortalecer el servicio.

4.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Identificar en el área de cirugía a los usuarios que ya han sido sometidos a procedimientos quirúrgicos.

PUNTO FINAL: Entregar las encuestas diligenciadas a la dirección de mercadeo para su respectivo procesamiento.



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• Encuesta de satisfacción del servicio de Cirugía.

4.8 RIESGOS

• Obtención de información errada durante el diligenciamiento de la encuesta de satisfacción del servicio de Cirugía.


• Diligenciamiento de la encuesta de satisfacción del servicio de cirugía por medio de la coordinadora de SOAT.

4.10 GLOSARIO



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Encuestas a pacientes de Cirugía.



1

Identificar en el área de cirugía a los usuarios que ya han sido sometidos a procedimientos quirúrgicos.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

2 Explicar al usuario la finalidad de la aplicación de la encuesta.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

3 Aplicar la encuesta de satisfacción del servicio de cirugía.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

4

Entregar las encuestas diligenciadas a la dirección de mercadeo para su respectivo procesamiento.

Coordinadora SOAT.

Dirección de


Soat.

x

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Versión 1PAG 3/3

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COORDINACIÓN SERVICIO AL CLIENTE �

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1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Servicio administrativo al cliente. �

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1.2 AREA TITULAR: Dirección de mercadeo.

1.3 OBJETIVO: Realizar las gestiones necesarias que garanticen la excelente prestación del servicio a los clientes de la clínica tanto internos como externos.

1.4 GENERALIDADES:

El servicio administrativo al cliente es el proceso por el cual el coordinador de esta área desarrolla diferentes actividades que permitan que los usuarios que accedan a las diferentes áreas de la clínica sean atendidos de la manera más eficiente posible, resolviéndosele en todo momento cualquier tipo de duda, inquietud o inconveniente.


Usuarios satisfechos con la prestación del servicio de salud de la clínica.


• Formato de encuesta para usuarios ambulatorios.


• Impresión del censo diario de hospitalización.


MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SERVICIO AL CLIENTE

Versión 1PAG 1/6

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Versión 1PAG 2/6

1.7 RIESGOS:

• Glosas por falta de reporte de un paciente hospitalizado.

• Pacientes hospitalizados sin capacidad de pago.

• Cliente no satisfecho por falta de oportunidad en el servicio.

• Firma de salida voluntaria de un cliente, por cualquier inconveniente no resuelto o por mala atención.


• Verificación diaria del censo para reportar todos los pacientes hospitalizados.

• Verificación de la autorización de servicios del paciente (a excepción de las entidades Coomeva y Salud Total).

• Verificación del depósito realizado por los pacientes particulares y EPS.

• Realización de rondas en los diferentes servicios para controlar la correcta prestación del servicio a los usuarios ambulatorios.

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Versión 1PAG 3/6

Servicio administrativo al cliente.

Nº Orden Procedimiento Área

Responsable Responsable Usuarios

1

Servicio administrativo al

cliente hospitalizado.Coordinación

Servicio al cliente.

Coordinador Servicio al

cliente.

Usuarios hospitalizado

s.

2 Servicio

administrativo al cliente ambulatorio.

Coordinación Servicio al

cliente.


cliente.

Usuarios ambulatorios.

3 Gestión de servicios.Coordinación



cliente.

Clientes especiales de

la clínica.

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Proceso: Servicio administrativo al cliente.

Responsable o Dueño: Coordinador servicio al cliente.

Objetivo: Realizar las gestiones necesarias que garanticen la excelente prestación del servicio a los clientes de la clínica tanto internos como externos.

Alcance: Todos los usuarios de los servicios que presta la clínica.

ENTRADAS O INSUMOS

PROCESO DE

TRANSFORMACIÒN




Versión 1PAG 4/6

CLINICA LOS ROSALES

CARACTERIZACIÓN PROCESO

COORDINACIÓN SERVICIO AL CLIENTE

Código:

Censo diario de Hospitalización.

Formato de reporte de pacientes hospitalizados.

Formato de encuesta para usuarios ambulatorios.

Emisión de glosas.

Reporte a las diferentes aseguradoras de los afiliados que está atendiendo la clínica.

Medición de la satisfacción de los usuarios ambulatorios que accedieron al servicio de la clínica.

Resolución de glosas.

Excelente atención a los usuarios que puedan acceder a los servicios de la clínica.

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Servicio administrativo

al cliente. �

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Versión 1PAG 5/6

ENTRADAS O INSUMOS

PROCESO DE

TRANSFORMACIÒN


• Pacientes hospitalizados de a Clínica.

• Usuarios ambulatorios de la clínica.

• Clientes o usuarios especiales que acceden a os servicios de la clínica.



• ARP; AFP;

• Gerencia.

• Dirección médica.

• Dirección financiera.

RECURSOS:Humanos, Hardware, Software, medios de comunicación fijo y móvil.

QUIEN SUMINISTRA:



LA TRANSFORMACIÓN

Confirmación del ingreso de un usuario especial a la clínica.

Necesidad de algún usuario de información o solución de algún inconveniente.

Usuarios satisfechos con la atención recibida en la clínica.

Respuesta y/o resolución pronta a las inquietudes o necesidades de los usuarios de la clínica.

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Servicio administrativo

al cliente. �

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Encuestas de satisfacción a

pacientes ambulatorios.


servicios.

Coordinador de servicio al

cliente.


Nivel de glosas generadas.

Evaluación de indicadores semestrales.

Dirección médica


Director financiero.

Director de mercadeo.


Medio o Canal

Frecuencia

Comunicación permanente con todas las áreas y

médicos de la clínica.

Coordinador servicio al

cliente.

Dirección de mercadeo, financiera, médica y

administrativa.

Verbal o escrito.

Diaria.

Entidades de salud que tienen convenio con la

clínica.


cliente.

Dirección de mercadeo, financiera y

médica.

Verbal o escrito.

Diaria.

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Versión 1PAG 6/6

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1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio administrativo al cliente hospitalizado.

1.2 RESPONSABLE: Coordinador de servicio al cliente.

1.3 OBJETIVO: Velar porque a los usuarios hospitalizados se les preste un servicio oportuno y de calidad.

1.4 GENERALIDADES:

Servicio al cliente hospitalizado es el procedimiento por el cual se atienden las inquietudes y solicitudes de los usuarios, además permite realizar las gestiones necesarias que garanticen la prestación del servicio a los clientes.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Clientes satisfechos con el servicio de hospitalización de la clínica.

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Ingresar al servicio de urgencias, UCI, observación y hospitalización respectivamente.

PUNTO FINAL: Verificar el cumplimiento o la solución de las necesidades expuestas por el usuario hospitalizado.



Versión 1PAG 1/5

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• Impresión del censo diario de hospitalización.

1.8 RIESGOS:

• Glosas por falta de reporte de un paciente hospitalizado.

• Pacientes hospitalizados sin capacidad de pago.


• Verificación diaria del censo para reportar todos los pacientes hospitalizados.

• Verificación de la autorización de servicios del paciente (a excepción de las entidades Coomeva y Salud Total).

• Verificación del depósito realizado por los pacientes particulares y EPS.

1.10 GLOSARIO:



Versión 1PAG 2/5

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Servicio al Cliente Hospitalizado.


N° Actividad Responsable Area. FrecuenciaD S M O

1

Ingresar al servicio de urgencias, UCI, observación y hospitalización respectivamente.


cliente

Dirección de

Mercadeo-


x

2 Revisar el censo de pacientes hospitalizados e ingresados por hosvital.


cliente

Dirección de

Mercadeo-


x

3 Imprimir el censo de hospitalización.


cliente

Dirección de

Mercadeo-


x

4

Verificar en la carpeta de cada paciente: • Si las semanas

cotizadas alcanzan para realizar un procedimiento u hospitalización.

• Verificar cuenta de los pacientes privados.

• Verificar pacientes de copagos.


cliente

Dirección de

Mercadeo-

Servicio al cliente..

x

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Versión 1PAG 3/5

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5 Diligenciar el formato de reportes de usuarios a entidades.


cliente

Dirección de

Mercadeo-


x

6

Enviar vía fax el formato diligenciado ó llamar telefónicamente a la entidad para reportar los usuarios. Las entidades a las cuales se debe presentar el reporte son AsmeSalud, Colmédica, Cafesalud, SOS, Salud Colombia, Sanitas, Suramericana, Salud Coomeva PMP (Plan de medicina Prepagada), EPS SolSalud.


cliente

Dirección de

Mercadeo-


x

7 Gestionar diversas situaciones expuestas por los usuarios.


cliente

Dirección de

Mercadeo-


x

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Versión 1PAG 4/5

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Código: Página:3/3


8

Repartir periódicos a los pacientes hospitalizados localizados en el sexto piso.


cliente

Dirección de

Mercadeo-


x

9

Verificar el cumplimiento o la solución de las necesidades expuestas por el usuario hospitalizado.


cliente

Dirección de

Mercadeo-


x

10

Gestionar salida de pacientes en el caso que no haya camas para nuevos pacientes, para ello indaga sobre los usuarios que tienen salida y la razón por la cual no han egresado de la clínica.


cliente

Dirección de

Mercadeo-


x

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Versión 1PAG 5/5

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2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio administrativo al cliente ambulatorio.


2.3 OBJETIVO:

• Atender y gestionar las solicitudes de los usuarios ambulatorios de la clínica.

2.4 GENERALIDADES

Servicio al cliente ambulatorio es el procedimiento que permite apoyar y orientar a los usuarios externos en sus solicitudes e inquietudes; permite también gestionar ante médicos y especialistas la prestación de un servicio oportuno. En general siempre se esta alerta sobre todo lo que el usuario pueda requerir en un momento dado.


• Solución de dificultades y requerimientos de los usuarios ambulatorios con criterio y oportunidad.



Versión 1PAG 1/3

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2.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Atender al usuario en el lugar en el que este le ubique.

PUNTO FINAL: Entregar las encuesta diligenciadas al área de hotelería.


• Formato de encuesta para usuarios ambulatorios.

2.8 RIESGOS

• Cliente no satisfecho por falta de oportunidad en el servicio.

• Firma de salida voluntaria de un cliente, por cualquier inconveniente no resuelto o por mala atención.


• Realización de rondas en los diferentes servicios para controlar la correcta prestación del servicio a los usuarios ambulatorios.

6.11 GLOSARIO

Copagos: Valor que de acuerdo con la Ley 100 y dependiendo del rango salarial, cancelan los beneficiarios por los servicios de hospitalización y cirugía.



Versión 1PAG 2/3

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Servicio al Cliente Ambulatorio.



1 Atender al usuario en el lugar en el que este le ubique.


Cliente.

Dirección de

Mercadeo-


x

2

Orientar al usuario sobre los pasos a seguir sobre su solicitud.


Cliente.

Dirección de

Mercadeo-


x

3

Gestionar la solución de la solicitud expuesta por el usuario siguiendo los conductos regulares.


Cliente.

Dirección de

Mercadeo-


x

4 Realizar encuesta a los usuarios ambulatorios de urgencias.


Cliente.

Dirección de

Mercadeo-


x

5 Entregar las encuesta diligenciadas al área de hotelería.


Cliente.

Dirección de

Mercadeo-


x

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Versión 1PAG 3/3

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3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión de servicios.


3.3 OBJETIVO:

• Proveer a los clientes especiales de la clínica las condiciones óptimas para una excelente prestación del servicio.

3.4 GENERALIDADES

Gestión de servicios es el procedimiento por el cual se realizan los preparativos logísticos para recibir y atender adecuadamente al usuario especial durante su estadía en la clínica.


• Clientes satisfechos con la prestación del servicio de la clínica, obteniendo de esta forma recordación de la institución.

3.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recibir solicitud para organizar preparativos para recibir a un cliente especial.

PUNTO FINAL: Estar atento ante el egreso del paciente de la clínica, para ello gestionar oportunamente su estado de cuenta.





Versión 1PAG 1/4

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3.10 GLOSARIO:

Cliente Especial: El cliente especial es aquel que tiene una marcada influencia en el sector de servicios, aquel que fácilmente puede exaltar o al contrario afectar la imagen de la Clínica. Entre algunos de los clientes especiales se encuentran médicos, socios de la clínica, personas con funciones políticas, entre otras.


Gestión de servicios Código: Página: 1/3


1

Recibir solicitud para organizar preparativos para recibir a un cliente especial.

Coordinador de

servicio al cliente.

Dirección de

Mercadeo-

Servicio al cliente..

x

2 Recibir el reporte de la llegada del cliente especial a la institución.

Coordinador de


Dirección de

Mercadeo-


x

3 Reservar habitación para la persona que ingresa.

Coordinador de


Dirección de

Mercadeo-


x

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Versión 1PAG 2/4

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4

Verificar que los preparativos estén acordes con lo planeado.

Coordinador de

servicio al cliente..

Dirección de

Mercadeo- Servicio al

cliente.

x

5 Trasladarse a recepción para recibir al cliente especial.

Coordinador de


Dirección de


cliente.

x

6 Orientar al cliente hacia el servicio que requiere.


cliente.

Dirección de


cliente.

x

7 Realizar seguimiento y control del servicio.

Coordinador de


Dirección de


cliente.

x

8 Conocer inquietudes y necesidades del cliente especial.


cliente.

Dirección de


cliente.

x



Versión 1PAG 3/4

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9 Realizar una rápida gestión de las solicitudes realizadas por el cliente.

Coordinador servicio al cliente..

Dirección de

Mercadeo-


x

10 Verificar el cumplimiento de las solicitudes del cliente.

Coordinador de


Dirección de

Mercadeo.

x

11

Estar atento ante el egreso del paciente de la clínica, para ello gestionar oportunamente su estado de cuenta.

Coordinador de


Dirección de

Mercadeo.

x

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Versión 1PAG 4/4

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ANEXO B. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA CLINICA LOS ROSALES S.A.

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

ASISTENTE ADMINISTRATIVA AUXILIAR DE NÓMINA

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Versión 1

PAG 1/9


1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Procedimientos Administrativos.

1.2 AREA TITULAR: Dirección Administrativa.

1.3 OBJETIVO:

• Facilitar el logro de los objetivos planteados por la empresa desde la Dirección Administrativa.

• Levantar, procesar y apoyar el manejo de la información, tanto con los clientes internos y externos.

• Brindar apoyo logístico a las diferentes áreas de la Institución.

1.4 GENERALIDADES: El Proceso Administrativo juega un gran papel en cualquier organización, en la Clínica Los Rosales S.A., específicamente se desarrollan diferentes procedimientos legales relacionados con pago de nómina, carnetización y dotación del personal, pago de A.R.P., liquidación de cesantías, y en general el manejo de toda la papelería fundamental para que una entidad funcione.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Funcionamiento adecuado de la organización garantizando un buen clima organizacional con el pago oportuno de los derechos que adquiere un empleado cuando ingresa a la Clínica.


• Acta de entrega de carnet. • Carta de aceptación de renuncia.

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Versión 1

PAG 2/9

• Carta de renuncia. • Carta de respuesta a la solicitud realizada por el empleado. • Cheque liquidación de prestaciones sociales. • Cuadro resumen de proveedores. • Desprendibles de pago • Documento de liquidación de prestaciones sociales.• Formato de novedades de la Dirección Administrativa. • Formato de novedades de la E.P.S. • Formato de novedades. • Formato entrega de dotación. • Informes contables. • Orden de compra. • Planilla de autoliquidación por EPS. • Planillas de relación de recibos de caja menor. • Pre-nómina. • Recibo de caja menor. • Soportes del neto a pagar por EPS, AFP y ARP.

1.5 RIESGOS:

• Ingreso incorrecto de novedades a la pre-nómina.

• Falla del programa de nómina.

• Digitación incorrecta de las novedades, por la falta de reporte oportuno de las novedades generadas en el periodo, por los coordinadores de cada área.

• Elaborar una mala liquidación de prestaciones sociales.

• Demanda por insatisfacción en la liquidación.

• Incumplimiento en los plazos de entrega pactados con los proveedores.

• Mala confección de la dotación por parte del proveedor.

• Empleado sin carnetizar.

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Versión 1

PAG 3/9

• Que el empleado no devuelva el carnet a la Dirección Administrativa en el momento de retirarse de la Institución.

• No-autorización de solicitud realizada por algún empleado por políticas de la Clínica.

• Envío tardío de la carta de solicitud por parte del empleado.

• Inconsistencias en las cifras de los registros y planillas, contra el saldo del fondo de caja menor.

• Pérdida de los soportes que sustentan los gastos acarreados por caja menor.


• Para evitar el ingreso errado de información de novedades a la nómina, primero se imprime un borrador con las novedades el cual es corroborado con las ingresadas al sistema o con los coordinadores de cada área.

• Para evitar que fallas en el programa de nómina interrumpan el procedimiento de se elaboración se realizan copias del soporte y cuando se detectan problemas técnicos se consulta al asesor.

• Ningún funcionario se puede trasladar de EPS o AFP, sin que cumpla los requisitos mínimos exigidos por la ley y con la debida autorización de la dirección administrativa.

• Antes de enviarlas a contabilidad para efectuar el respectivo pago, las liquidaciones siempre deben ser revisadas por la Dirección Administrativa.

• Solicitud de cotizaciones a diferentes proveedores teniendo en cuenta trayectoria de la empresa en el mercado, para evitar incumplimiento y mala confección por parte de los proveedores.

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Versión 1

PAG 4/9

• Cuando devuelva el paz y salvo de la Dirección Administrativa, debe entregar el uniforme y el carnet, para que le sea entregado el cheque de la liquidación.

• Los jefes inmediatos están enterados de las políticas de la empresa y los días hábiles que tienen a favor para realizar sus solicitudes, de esta forma deben informar a las personas a su cargo para no correr con los riesgos enunciados anteriormente.

• Se revisa periódicamente la suma de recibos y se verifica con el saldo a favor de la caja menor.

• Los recibos de caja menor se guardan inmediatamente se reciben.


Procesos Administrativos. Código:

Nº Orden Procedimiento Responsable Área

Responsable Usuarios

1 Elaboración de Nómina.

Asistente Dirección Administrativa.

Dirección Administrativa.

Funcionarios vinculados por nómina a la clínica.

2 Liquidación Seguridad Social.


Dirección Administrativa.�


3 Liquidación de Prestaciones Sociales.

Asistente Dirección Administrativa.�



4 Dotación Administrativa.



Funcionarios directos de la clínica.

5 Carnetización del Personal.



Funcionarios directos de la clínica.

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Versión 1

PAG 5/9

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Procesos Administrativos. Código:

Nº Orden Procedimiento Responsable Área


6

Afiliaciones y retiros a salud, pensión, A.R.P., y Comfamiliar




7 Respuesta a solicitudes de personal.



Funcionarios de la clínica.

8 Manejo de caja menor.



Todas las direcciones y áreas de la clínica.

Proceso: Procesos Administrativos.

Responsable o Dueño: Asistente Dirección Administrativa.

Objetivo: Facilitar el logro de los objetivos planteados por la empresa desde la Dirección Administrativa.

Alcance: Todos los funcionarios de la clínica.

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CLINICA LOS ROSALES

CARACTERIZACIÓNPROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Código:

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Versión 1

PAG 6/9

ENTRADAS O INSUMOS

PROCESO DE

TRANSFORMACIÒN


• Formato de novedades.

• Compromiso y responsabilidad de liquidar las sumas correspondientes a cada E.P.S., A.F.P. y A.R.P, por concepto de seguridad social.

• Carta de renuncia de funcionario de la clínica.

• Normatividad existente de suministrar a los empleados dotación anual.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

• Pago a los funcionarios vinculados por nómina de la quincena laborada correspondiente.

• Empleados protegidos y cobijados por un sistema de seguridad social.

• Liquidación oportuna de prestaciones sociales para el funcionario que presenta carta de renuncia.

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�CLINICA LOS ROSALES S.A.


Versión 1

PAG 7/9

ENTRADAS O INSUMOS

PROCESO DE

TRANSFORMACIÒN


�

• Reglamento interno que estipula que cada nuevo empleado debe estar debidamente identificado con un carnet de la institución.

• Solicitudes de vacaciones, licencias no remuneradas, permisos, días compensatorios, asistencia a capacitaciones, entre otras, del personal de la clínica.

• Solicitud de dinero para compras minoritarias por parte de las diferentes áreas de la clínica.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

• Funcionarios vinculados a la clínica con una dotación que proporcione uniformidad y buena presentación a la clínica.

• Empleados de la clínica debidamente carnetizados.

• Respuesta oportuna otorgada al empleado que realiza la solicitud.

• Recibos de caja menor que sustentan los gastos acarreados bajo este concepto.

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Versión 1

PAG 8/9

ACTIVIDADES PARA LA MEJORASeguimiento Responsable Medición ResponsableRevisión de la

nómina.

Revisión de las novedades del

personal.

Asistente Dirección

Administrativa.

Informe de Gestión Semestral.

Directora Administrativa.

�

Todos los procesos del área y

funcionarios de la clínica.



• Procesos del área.

• ARP, EPS, AFP.

• FESER.

RECURSOS:

Humano, Software, Hardware, Programas.

QUIEN SUMINISTRA:

Gerencia, Dirección Administrativa

y Financiera Compras y suministros.


LA TRANSFORMACIÓN

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Versión 1

PAG 9/9



Manejo

información

salud,

Pensiones y

ARP.

Dotación

personal

Manejo

programa

Nomina.

Capacitaciones

, Programa

Ábaco.


Administrativa.

Dirección Administrati

va y el personal de

todos los procesos.

Intranet, correo interno,

verbalmente, actas.

Permanente.

Información para el apoyo a

cada una de las áreas de la Institución que

requiera los servicios de la


Directora Administrativa

y Asistente Dirección

Administrativa.


va y el personal de

todos los procesos.

Intranet, correo interno,

verbalmente, actas.

Permanente.

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Versión 1

PAG 1/4

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1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Nómina.

1.2 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

1.3 OBJETIVO:

• Supervisar y garantizar la liquidación correcta y oportuna de la nómina de todos los empleados directos de la Clínica.

1.4 GENERALIDADES: La elaboración de nómina es el procedimiento que contempla la liquidación o pago de los días laborados por un empleado de la Clínica, se efectúa mensualmente por medio de el software Ábaco, que permite la realización de actividades eficientemente y la actualización de datos de acuerdo a las novedades ingresadas.


• Realización de un pago pertinente y real de lo devengado por los empleados directos de la Clínica en un período quincenal.

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: realizar cierre de la quincena anterior y empezara a digitar las respectivas novedades del personal

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Versión 1

PAG 2/4

PUNTO FINAL: realizar el cierre respectivo de la quincena


• Desprendibles de pago • Formato de novedades. • Informes contables. • Pre-nómina.

1.8 RIESGOS

• Ingreso incorrecto de novedades a la pre-nómina.

• Falla del programa de nómina.


• Para evitar el ingreso errado de información de novedades a la nómina, primero se imprime un borrador con las novedades el cual es corroborado con las ingresadas al sistema o con los coordinadores de cada área.

• Para evitar que fallas en el programa de nómina interrumpan el procedimiento de se elaboración se realizan copias del soporte y cuando se detectan problemas técnicos se consulta al asesor.

1.10 GLOSARIO:

NOVEDADES: son todos los eventos como vacaciones, licencias de maternidad, licencias no remuneradas, ingresos, renuncias, de empleados originados en un período determinado.

INFORMES CONTABLES: está constituido por el sumario de pagos, deducciones y devengado por centro de costos, deducciones y devengado por conceptos, informes del Banco de Bogotá y el informe de Feser.

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Versión 1

PAG 3/4

FESER: Fondo de Empleados de Salud en Risaralda.


Elaboración de nómina Código: Página 1/2

N° Actividad Responsable Área Frecuencia

D Q M O

1 Realizar cierre de la quincena anterior.

Auxiliar Nómina.

Dirección Administrativa

x

2 Ingresar novedades al sistema de nómina.

Auxiliar Nómina.


x

3 Liquidar el período causado.

Auxiliar Nómina.


x

4 Verificar la información ingresada para detección de errores.

Auxiliar Nómina.


x

5 Ingresar nuevos empleados contratados en la última quincena.

Auxiliar Nómina.


x

6

Realizar copia de seguridad en medio magnético y en unidad C.

Auxiliar Nómina.


x

7 Imprimir el borrador de pre-nómina-

Auxiliar Nómina.


x

8 Revisar la pre-nómina impresa.


Y Auxiliar Nómina


x

9 Realizar ajustes y modificaciones finales.

Auxiliar Nómina.


x

10 Realizar copia final del soporte.

Auxiliar Nómina.


x

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Versión 1

PAG 4/4

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Elaboración de nómina Código: Página 2/2


D Q M O

11 Montar la nómina en Internet.

Asistente Administrativ

a


x

12 Autorizar el pago de nómina.

Director Financiero.

Dirección Financiera.

x

13 Imprimir las colillas de pago.

Auxiliar Nómina.


x

14 Entregar las colillas de pago a los diferentes empleados directos.

Auxiliar Nómina.


x

15 Imprimir los informes contables.

Auxiliar Nómina.


x

16 Guardar copia de los informes contables en la pre-nómina.

Auxiliar Nómina.


x

17 Enviar a contabilidad las copias guardadas.

Auxiliar Nómina.


x

18 Acondicionar pre-nómina en archivo plano de Excel.

Auxiliar Nómina.


x

19 Enviar a Comfamiliar el archivo acondicionado.

Auxiliar Nómina.


x

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Versión 1

PAG 1/4

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2.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación Seguridad Social.

2.2. RESPONSABLE: Auxiliar de nomina.

2.3. OBJETIVO:

• Liquidar a cada EPS, AFP y ARP, la seguridad social de todos los empleados vinculados por nómina.

2.4. GENERALIDADES:

2.5. RESULTADOS ESPERADOS:

• Realizaciòn correcta del pago de seguridad social a los empleados directos de la clínica.

2.6. LIMITES

PUNTO INICIAL: Exportar la información de nómina al Ábaco.

PUNTO FINAL: Enviar fotocopia de autoliquidación a contabilidad.

2.7. FORMATOS O IMPRESOS:

• Planilla de autoliquidación por EPS.

• Soportes del neto a pagar por EPS, AFP y ARP.

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Versión 1

PAG 2/4

2.8. RIESGOS

• Digitación incorrecta de las novedades, por la falta de reporte oportuno de las novedades generadas en el periodo, por los coordinadores de cada área.

2.9. CONTROLES EJERCIDOS

• Ningún funcionario se puede trasladar de EPS o AFP, sin que cumpla los requisitos mínimos exigidos por la ley y con la debida autorización de la dirección administrativa.

2.10 GLOSARIO:

EPS: Entidades promotoras de salud. Todos los establecimientos organizados para la promoción de servicios de salud.

A.R.P: Administradora de riesgos profesionales: Entidades que tienen como objetivo prevenir, proteger y atender a los trabajadores contra Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales que puedan ocurrir en el trabajo que desarrollan.

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Versión 1

PAG 3/4


Liquidación De Seguridad Social.



D Q M O

1 Exportar la información de nómina al Ábaco.

Auxiliar Nómina.


x

2

Importar en Ábaco la información de novedades ingresadas a nómina.

Auxiliar Nómina.


x

3 Imprimir el archivo importado en Ábaco.

Auxiliar Nómina.


x

4 Ingresar al archivo de la ARP las novedades de empleados.

Auxiliar Nómina.


x

5 Liquidar el periodo causado.

Auxiliar Nómina.


x

6 Imprimir, revisar y corregir, borrador del archivo generado.

Auxiliar Nómina.


x

7 Revisar el archivo impreso.

Asistente Y

Directora Administrativ

a


x

8 Realizar ajustes y modificaciones finales.

Auxiliar Nómina.


x

9 Diligenciar planillas de autoliquidación.

Auxiliar Nómina.


x

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Versión 1

PAG 4/4

�

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Liquidación De Seguridad Social.



D Q M O

10

Imprimir por cada EPS dos copias de los soportes de autoliquidación.

Auxiliar Nómina.


x

11

Archivar una copia con la planilla de autoliquidación y enviar la otra al banco respectivo.

Auxiliar Nómina.


x

12 Enviar fotocopia de autoliquidación a contabilidad.


x

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Versión 1

PAG 1/4


3.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación de Prestaciones Sociales.

3.2. RESPONSABLE: Asistente Dirección Administrativa

3.3. OBJETIVO:

• Elaborar la correcta liquidación de prestaciones sociales al empleado por el tiempo y servicios prestados a la Clínica Los Rosales.

3.4. GENERALIDADES

La Liquidación de Prestaciones Sociales es el procedimiento por el cual se calcula el valor a cancelar del empleado, durante el tiempo que laboro en la Institución o cuando cambia de tipo de contratación.


• Liquidación correcta y oportuna al empleado solicitante.

3.6. LIMITES

PUNTO INICIAL: Enviar carta de renuncia con copia a la Dirección Administrativa.

PUNTO FINAL: Archivar la copia de la liquidación en la hoja de vida del empleado.

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Versión 1

PAG 2/4


• Carta de renuncia.

• Carta de aceptación de renuncia.

• Documento de liquidación de prestaciones sociales.

• Cheque liquidación de prestaciones sociales.

3.8. RIESGOS

• Elaborar una mala liquidación de prestaciones sociales

• Demanda por insatisfacción en la liquidación.


Antes de enviarlas a contabilidad para efectuar el respectivo pago, las liquidaciones siempre deben ser revisadas por la Dirección Administrativa.

3.10. GLOSARIO:

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Versión 1

PAG 3/4

3.11. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Liquidación De Prestaciones Sociales.



D Q M O

1 Enviar carta de renuncia con copia a la Dirección Administrativa.

Empleado. Dirección Administrativa

x

2 Recibir y entregar carta de renuncia a Gerencia y Director Administrativa.

Auxiliar Nómina.


x

3 Aprobar la renuncia del empleado.



x

4

Elaborar carta de aceptación de la renuncia manifestada por el empleado.

Asistente Administrativa

y/o Auxiliar Nómina.


x

5

Enviar carta de aceptación de renuncia al coordinador del àrea y al empleado.

Auxiliar Nómina.


x

6 Realizar la liquidación de Prestaciones Sociales respectiva.




x

7 Pasar la liquidación efectuada a la Directora Administrativa




x

8 Revisar, aprobar y firmar la liquidación realizada.



x

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Versión 1

PAG 4/4

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�

Liquidación De Prestaciones Sociales.



D Q M O

9 Enviar la liquidación aprobada a contabilidad.




x

10 Revisar y autorizar el pago.


Dirección Financiera

x

11 Elaborar el cheque correspondiente a la liquidación autorizada.

Tesorera. Dirección Financiera

x

12 Firmar el cheque originado.



x

13 Entregar el cheque originado al funcionario respectivo.

Pagador. Dirección

Financiera. x

14

Enviar una copia de la Liquidación de prestaciones sociales a la Dirección Administrativa.

Tesorera. Dirección Financiera

x

15 Archivar la copia recibida en la hoja de vida del empleado.

Auxiliar Nómina.


x

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Versión 1

PAG 1/4


4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotación Administrativa.


4.3. OBJETIVO:

• Garantizar que todos los empleados reciban la dotación pertinente

según la normatividad exigida por la ley, para lograr así, la uniformidad y

buena presentación del personal que labora en la Clínica Los Rosales.

4.4. GENERALIDADES

La entrega de dotación Administrativa la conforman las siguientes prendas, las cuales son para su uso diario.

Para damas:

• Tres pantalones, tres blusas, una chaqueta y una camiseta.

Para caballeros:

• Dos pantalones, tres camisas, dos corbatas, una camiseta y un jean.


• Cumplir con los lineamientos establecidos por la ley y mantener la buena imagen institucional

• Uniformidad de los empleados que laboran en la institución.

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Versión 1

PAG 2/4

• Buena presentación personal de los funcionarios que laboran en la clínica.

4.6. LIMITES

PUNTO INICIAL: Solicitar cotizaciones de telas a diferentes proveedores.

PUNTO FINAL: Entregar la dotación a cada uno de los funcionarios.


• Cuadro resumen de proveedores.

• Orden de compra.

• Formato entrega de dotación.

4.8. RIESGOS

• Incumplimiento en los plazos de entrega pactados con los proveedores.

• Mala confección de la dotación por parte del proveedor.


• Solicitud de cotizaciones a diferentes proveedores teniendo en cuenta trayectoria de la empresa en el mercado, para evitar incumplimiento y mala confección por parte de los proveedores.

4.10. GLOSARIO

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Versión 1

PAG 3/4


Dotación Administrativa. Código: Página 1/1


D M A O

1 Solicitar cotizaciones de telas a diferentes proveedores.



x

2

Citar a los proveedores para observar catálogos y verificar calidad del producto.

Directora y Asistente

AdministrativaDirección

Administrativa x

3

Presentar cuadro resumen de proveedores al comité de autorización de compras.

Asistente de Compras.


x

4 Seleccionar el proveedor que va a confeccionar la dotación.

Comité Autorización de Compras.


x

5 Informar a la Dirección Administrativa a cerca del proveedor seleccionado.

Comité Autorización de Compras.


x

6 Contactar al proveedor e informarle que ha sido seleccionado.



x

7

Solicitar nuevamente cotización al proveedor seleccionado y definir plazos de entrega y pagos



x

8 Realizar la orden de compra correspondiente a la dotación.



x

9 Enviar la orden de compra para su revisión y autorización



x

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Versión 1

PAG 4/4

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Dotación Administrativa. Código: Página 1/2


D M A O

10 Aprobar y autorizar la orden de compra.



x

11 Enviar la orden de compra vía fax al proveedor.



x

12 Archivar la orden de compra.



x

13 Recibir la dotación según los plazos de entrega pactados



x

14 Entregar la dotación recibida a los respectivos funcionarios.



x

15 Hacer firmar formato de entrega de dotación por cada funcionario.



x

16 Archivar formato entrega de dotación en la hoja de vida de cada funcionario.




x

17

Recibir la dotación por parte del funcionario si este se retira de la institución.




x

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Versión 1

PAG 1/4


5.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Carnetización del Personal.


5.3. OBJETIVO:

• Controlar y garantizar que todo el personal este carnetizado para cumplir por la normatividad estipulada por la ley.

5.4. GENERALIDADES

La carnetización del personal es el medio por el cual se asigna a cada empleado una identificación que contiene su nombre completo, cargo, número de cédula de ciudadanía, tipo de sangre y ademàs la misión de la Clínica y siempre deberá portarlo en un lugar visible


• Identificación de cada uno de los empleados que laboran en la institución.

5.6. LIMITES

PUNTO INICIAL: Suministrar al empleado las instrucciones necesarias acerca del lugar al que debe acudir para la toma de fotos.

PUNTO FINAL: Archivar el acta de recibo del carnet, en la hoja de vida del funcionario.

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Versión 1

PAG 2/4


• Acta de entrega de carnet.

5.8. RIESGOS

• Empleado sin carnetizar.

• Que el empleado no devuelva el carnet a la Dirección Administrativa en el momento de retirarse de la Institución


• Cuando devuelva el paz y salvo de la Dirección Administrativa, debe entregar el uniforme y el carnet, para que le sea entregado el cheque de la liquidación.

5.10. GLOSARIO:

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Versión 1

PAG 3/4


Carnetización del personal Código: Página 1/2


D M A O

1

Suministrar al empleado las instrucciones necesarias acerca del lugar al que debe acudir para la toma de fotos.


y/o Auxiliar de

Nómina.


x

2

Enviar los datos del empleado que deben registrarse en el carnet, a la empresa carnetizadora.


y/o Auxiliar de

Nómina.


x

3 Recibir el carnet de la Empresa carnetizadora


y/o Auxiliar de

Nómina.


x

4

Entregar al empleado acta para que lea y firme como constancia de la entrega del carnet.


y/o Auxiliar de

Nómina.


x

5 Entregar el carnet con cinta y porta carnet al empleado.


y/o Auxiliar de

Nómina.


x

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Versión 1

PAG 4/4

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Carnetización del personal Código: Página 2/2


D M A O

6 Archivar el acta firmada por el empleado en su hoja de vida.

Auxiliar de Nómina.


x

7 Volver a carnetizar al empleado si este cambia de cargo


y/o Auxiliar de

Nómina.


x

8 Recibir del empleado el carnet si este se retira de la institución.


y/o Auxiliar de

Nómina.


x

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Versión 1

PAG 1/3


6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Afiliaciones y retiros a salud, pensión, A.R.P., y Comfamiliar

6.2 RESPONSABLE: Asistente Dirección Administrativa y Auxiliar de Nómina.

6.3 OBJETIVO:

6.4 GENERALIDADES

Las afiliaciones y retiros a salud, pensión, A.R.P., y Comfamiliar es el procedimiento


• Amparo de todos los empleados de la Clínica por un sistema de Seguridad Social.

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Versión 1

PAG 2/3

6.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Contactar al asesor de la entidad a la que quiere incorporarse el empleado.

PUNTO FINAL: Ingresar la novedad al formato de novedades existente en la Dirección Administrativa.


• Formato de novedades de la E.P.S. • Formato de novedades de la Dirección Administrativa.



6.10 GLOSARIO:

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Versión 1

PAG 3/3


Afiliaciones y retiros a salud, pensión, A.R.P. y

Comfamiliar.



D M A O

1

Contactar al asesor de la entidad a la que quiere incorporarse el empleado.

Auxiliar Nómina.


x

2 Diligenciar el formato de novedad.

Asesor E.P.S.

E.P.S. Afiliada.

x

3 Firmar el formato de novedad diligenciado por el asesor.

Empleado. Clínica Los

Rosales S.A. x

4

Llevar el formato para radicación y traerlo a la Clínica durante los tres días siguientes.

Asesor E.P.S.

E.P.S. Afiliada.

x

5 Recibir el formato radicado por parte del asesor.

Auxiliar Nómina.


x

6 Archivar copia de afiliación en la hoja de vida del empleado.

Auxiliar Nómina.


x

7

Ingresar la novedad al formato de novedades existente en la Dirección Administrativa.

Auxiliar Nómina.


x

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Versión 1

PAG 1/3

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7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Respuesta a solicitudes de personal.

7.2 RESPONSABLE: Asistente Dirección Administrativa y Auxiliar de Nómina.

7.3 OBJETIVO:

• Atender a todas las inquietudes y solicitudes del personal con criterios de oportunidad y veracidad.

7.4 GENERALIDADES

Respuesta a solicitudes de personal es el procedimiento en donde se diligencian las peticiones realizadas por los empleados relacionadas con vacaciones, licencias no remuneradas, permisos, días compensatorios, asistencia a capacitaciones, entre otras.


• Respuesta rápida al empleado acerca de la solicitud realizada.

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Versión 1

PAG 2/3

7.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recibir del empleado carta de petición con visto bueno por parte del jefe inmediato.

PUNTO FINAL: Informar al jefe inmediato acerca de la respuesta dada al empleado.


• Carta de respuesta a la solicitud realizada por el empleado.

7.8 RIESGOS

• No-autorización de solicitud realizada por algún empleado por políticas de la Clínica.

• Envío tardío de la carta de solicitud por parte del empleado.


• Los jefes inmediatos están enterados de las políticas de la empresa y los días hábiles que tienen a favor para realizar sus solicitudes, de esta forma deben informar a las personas a su cargo para no correr con los riesgos enunciados anteriormente.

7.10 GLOSARIO:

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Versión 1

PAG 3/3


Respuesta a solicitudes del personal.



D M A O

1 Recibir del empleado carta de petición con visto bueno por parte del jefe inmediato.

Auxiliar Nómina.


x

2 Ingresar la solicitud recibida al formato de novedades.

Auxiliar Nómina.


x

3

Trasladar la solicitud escrita a Dirección Administrativa o Desarrollo Humano para su autorización.

Auxiliar Nómina.


x

4

Recibir información acerca de la autorización o negación de la solicitud por parte de Dirección Administrativa o Desarrollo Humano.

Auxiliar Nómina.


x

5 Diligenciar carta con la respuesta a la solicitud realizada.

Auxiliar Nómina.


x

6 Comunicarse con el empleado para informarle acerca de su solicitud.

Auxiliar Nómina.


x

7 Entregar y hacer firmar carta al empleado solicitante.

Auxiliar Nómina.


x

8

Archivar copia formada de la carta de autorización en la hoja de vida del empleado.

Auxiliar Nómina.


x

9 Informar al jefe inmediato acerca de la respuesta dada al empleado.

Auxiliar Nómina.


x

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Versión 1

PAG 2/4

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8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo de caja menor.

8.2 RESPONSABLE: Asistente Dirección Administrativa.

8.3 OBJETIVO:

• Efectuar pago de gastos de cuantía menor.

8.4 GENERALIDADES:

El manejo de caja menor es el procedimiento el cual inicia cuando se efectúa un gasto asignado a caja menor, este es registrado en un formato el cual contiene Nit, fecha de elaboración, nombre de la empresa a la que se compró, concepto y centro de costos al que se carga el valor. Si el monto de la compra exceda la suma de ochenta mil pesos (80000), debe ser solicitado por contabilidad y no por caja menor.


• Operaciones de movimientos de caja menor debidamente sustentados.

8.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Solicitar dinero para efectuar la compra por medio de caja menor.

PUNTO FINAL: Archivar la planilla en la carpeta de caja menor.

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Versión 1

PAG 2/4


• Recibo de caja menor.

• Planillas de relación de recibos de caja menor.

8.8 RIESGOS

• Inconsistencias en las cifras de los registros y planillas, contra el saldo del fondo de caja menor.

• Pérdida de los soportes que sustentan los gastos acarreados por caja menor.


• Se revisa periódicamente la suma de recibos y se verifica con el saldo a favor de la caja menor.

• Los recibos de caja menor se guardan inmediatamente se reciben.

8.10 GLOSARIO:

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Versión 1

PAG 3/4


Manejo de caja menor. Código:

Página 1/2


D M A O

1 Solicitar dinero para efectuar la compra.

Coordinadores o

Jefes de área. x

2 Avalar la correspondencia de la compra por caja menor.


Administrativa. Dirección

Administrativa x

3 Entregar el dinero solicitado.


Administrativa


x

4

Entregar el recibo como constancia de la compra realizada con visto bueno del coordinador o jefe de área.

Coordinadores o

Jefes de área.


x

5 Elaborar el recibo de caja menor y adicionar el soporte respectivo.


Administrativa


x

6 Realizar un listado discriminando gastos por concepto de caja menor.



Administrativa x

7 Entregar a la Directora Administrativa el listado elaborado.



Administrativa x

8 Revisar y firmar el listado entregado.



x

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Versión 1

PAG 4/4

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Manejo de caja menor. Código: Página 2/2


D M A O

9

Enviar a contabilidad original y copia de los recibos con sus respectivos soportes para el reembolso de caja menor.



Administrativa x

10 Recibir el reembolso de Contabilidad (2 días hábiles).



Administrativa x

11 Firmar con nombre y cédula, dejando copia de la planilla.



Administrativa x

12 Archivar la planilla en la carpeta de caja menor.



Administrativa x

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COORDINACIÓN DE DESARROLLO HUMANO.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO

Versión 1

PAG 1/6


1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Gestión Humana.

1.2 AREA TITULAR: Desarrollo Humano.

1.3 OBJETIVO: Potencializar el talento humano de la institución.

1.4 GENERALIDADES:

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Personas idóneas trabajando con calidez en pro de la visión y misión de la institución.


• Formato de acta de entrega de dotación.

• Formato de capacitaciòn externa.

• Formato de evaluación de inducción.

• Formato evaluación del desempeño.

• Formato requisición de personal

• Formato solicitud de pedido.

• Informe de selección por parte del jefe inmediato.

• Listado de asistencia.

• Resultado pruebas psicotécnicas.

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Versión 1

PAG 2/6

1.7 RIESGOS:

• Selección errónea del personal.

• Inasistencia del nuevo personal a la jornada institucional.

• Dificultad con las ayudas audiovisuales.

• Inasistencia a las actividades (de bienestar y capacitaciòn) programadas por parte de todo el personal.

• Deserción del personal en la capacitación.

• Falta de presupuesto para la realización de la actividad.

• Alta rotación de personal.

• Incumplimiento del proveedor.

• Inoportunidad en la solicitud de la dotación por parte del jefe inmediato.


• Verificación adecuada de referencias.

• Concientización hacia los jefes de área acerca del compromiso que se debe tomar con este procedimiento.

• Solicitud de los equipos con anticipación.

• Realización de una debida programación con tiempo suficiente para conseguir recursos y permitir que el personal se programe.

• Envío de correos internos recordando realizar la solicitud de la dotación.

• Realizar seguimiento al proveedor encargado de cumplir con el pedido.

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Versión 1

PAG 3/6


GESTIÓN HUMANA Código:Nº

Orden Procedimiento Área


1 Selección de

personal.

Desarrollo Humano.

Coordinadora Desarrollo Humano.

Jefes de àrea, candidatos.

2 Contratación. Desarrollo Humano.


Personal seleccionado.

3 Inducción. Desarrollo Humano y

Jefes de Área.


Personal nuevo.

4

Capacitaciòn Técnica y

Desarrollo de Personal.

Desarrollo Humano y

Jefes de Área.


Funcionarios internos.

5 Dotación para el

personal asistencial.

Desarrollo Humano.


Personal aistencial.

6 Bienestar Social. Desarrollo Humano.



7 Evaluaciòn del desempeño.

Desarrollo Humano y Jefes de Área.



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Versión 1

PAG 4/6

Proceso: Gestión Humana.

Responsable o Dueño: Coordinadora de Desarrollo Humano.

Objetivo: Potencializar el talento humano de la institución.

Alcance: Todos los funcionarios de la clínica.


DE TRANSFORMACIÒN


CLINICA LOS ROSALES

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE

GESTION HUMANA

Código:

�

CLINICA LOS ROSALES

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DESARROLLO HUMANO

Código:

�

• Formato de requisición de personal.

• Reclutamiento de hojas de vida.

• Reporte de ingreso de candidato y formato de entrega de documentos para afiliación.

• Programación jornada de inducción institucional.

GESTIÒNHUMANA

• Personal apto para cubrir el cargo.

• Personal contratado con todas las disposiciones legales.

• Personal nuevo ubicado en el contexto organizacional.

• Personal con un mejor desempeño en su puesto de trabajo.

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Versión 1

PAG 5/6


DE TRANSFORMACIÒN




LA TRANSFORMACIÓN


• Bolsas de empleo.

• Jefe Jefes de àrea.

• Proveedores de dotación de telas y confección para la dotación.

• Almacén, Área de Hoteleria.

• Dirección Financiera.

RECURSOS:

Software, hardware, humanos, económicos.

QUIEN SUMINISTRA:

Dirección Administrativa, Financiera y Gerencia.

• Funcionarios internos de la Clínica.

• Inducción al cargo. • Detección de

necesidades de capacitación técnicas y de desarrollo de personal.

• Plan de capacitaciones.

• Programación y celebración de fechas especiales.

• Requisición de la dotación.

GESTIÒNHUMANA

• Personal con un mejor desempeño en su puesto de trabajo.

• Buen clima organizacional, personas motivadas.

• Buena presentación del personal asistencial.

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Versión 1

PAG 6/6

ACTIVIDADES PARA LA MEJORAseguimiento Responsable Medición Responsable

Evaluación de. Jornada de inducción, programa de bienestar, necesidades de capacitación.

Monitoreo permanente a todos los procesos.

Desarrollo Humano


Jefes de área.

Formatos de evaluación, listas de verificación, evaluaciones de desempeño.

Indicadores mensuales de Desarrollo Humano.

Desarrollo Humano


Jefes de área.


Medio o Canal

Frecuencia

Coordinadores de las diferentes áreas, funcionarios en general.

Coordinadora de Desarrollo Humano.

Directora Administrativa, jefes de área.

Verbal, correo interno, Intranet, medio escrito.

Permanente

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Versión 1

PAG 1/5


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Selección de Personal.

1.2 RESPONSABLE: Coordinadora de Desarrollo Humano.

1.3 OBJETIVO: Escoger dentro del grupo de candidatos, aquel que por sus habilidades, conocimientos y actitudes se ajusta al perfil del cargo, cumpliendo con los requisitos del mismo, teniendo las mayores posibilidades de desempeñarse adecuadamente tanto en el cargo vacante como en el ambiente organizacional.

1.4 GENERALIDADES

La Selección de Personal es el procedimiento en el cual se busca vincular a la persona más idónea y que cumplan con todas las características de cada puesto de trabajo de un grupo de candidatos aspirantes.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Excelente toma de decisión que permita que la persona seleccionada cumpla con los requisitos del cargo.

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Diligenciamiento del formato de requisición.

PUNTO FINAL: Contratación y vinculación del candidato.

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Versión 1

PAG 2/5


• Formato requisición de personal.

• Formato preentrevista.

• Verificación de referencias.

• Resultados de la prueba técnica.

• Entrevista con el jefe de àrea.

• Informe final.

• Presentación de la hoja de vida.

• Citación a concurso.

• Comunicación envío de candidato.

• Comunicación de traslado y ascenso.

• Carta de verificación y títulos.

• Entrevista de retiro.

1.8 RIESGOS

Decisión del candidato de no vincularse una vez terminado el proceso y después de recibir por parte de la institución la comunicación de haber sido seleccionado.


Verificación adecuada de referencias, sondeo acerca de otras ofertas laborales, disponibilidad de tiempo y situación familiar.

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Versión 1

PAG 3/5

1.10 GLOSARIO

PRUEBAS PSICOTÉCNICAS: La pruebas psicotécnicas o pruebas de evaluación personalizada son las que permiten evaluar la capacidad de los aspirantes para obtener el rendimiento académico y profesional requerido, mediante pruebas (test) que midan especialmente factores intelectuales y aptitudinales.

REQUISICIÓN: en la Clínica Los Rosales la requisición se conoce como el procedimiento ejecutado para cubrir una vacante, para ello se diligencia un formato en el cual se especifica el cargo y área para el cual se requiere readquirir un empleado.

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Versión 1

PAG 4/5


Selección de personal Código: Página 1/2


1 Diligenciar el formato de requisición de personal.

Jefe de área

x

2 Recibir la requisición de personal y verificar su correcto diligenciamiento.

Coordinadora Desarrollo Humano

Desarrollo Humano

x

3 Publicar la vacante en las diferentes bolsas de empleo.


Desarrollo Humano

x

4 Reclutar hojas de vida. Coordinadora

Desarrollo Humano

Desarrollo Humano

x

5 Analizar hojas de vida. Coordinadora

Desarrollo Humano

Desarrollo Humano

x

6 Clasificar por grupos ocupacionales en el banco de candidatos.


Desarrollo Humano

x

7

Preseleccionar las hojas de vida que cumplen con el perfil de la requisición recibida.


Desarrollo Humano

x

8

Enviar las hojas de vida al jefe inmediato para su conocimiento y aprobación.


Desarrollo Humano

x

9 Citar a las personas que cumplan con los requisitos exigidos.


Desarrollo Humano

x

10 Realizar pre-entrevista. Coordinadora

Desarrollo Humano

Desarrollo Humano

x

11 Aplicar pruebas técnicas. Jefe de área x 12 Realizar entrevista. Jefe de área. x

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Versión 1

PAG 5/5

Selección de personal Código: Página 2/2


13 Aplicar pruebas psicotécnicas.


Desarrollo Humano

x

14 Verificar referencias. Coordinadora

Desarrollo Humano

Desarrollo Humano

x

15 Realizar entrevista psicológica.


Desarrollo Humano

x

16 Calificar y analizar pruebas.Coordinadora

Desarrollo Humano

Desarrollo Humano

x

17 Elaborar informe psicotécnico.


Desarrollo Humano

x

18 Presentar el informe psicotécnico y socializar el proceso al jefe inmediato.


Desarrollo Humano

x

19 Tomar la decisión.


y Jefe de Área

Desarrollo Humano

x

20 Informar al candidato. Coordinadora

Desarrollo Humano

Desarrollo Humano

x

21 Remitirse al procedimiento de contratación.


Desarrollo Humano

x

22

Llamar a los participantes que no fueron elegidos para saber acerca de la elección tomada y agradecerles por haber participado en el proceso.


Desarrollo Humano

x

��

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Versión 1

PAG 1/4

��2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación.


2.3 OBJETIVO: Vincular al personal que ingresa a la clínica bajo un contrato acorde con los requerimientos de la institución y normatividad legal vigente, garantizando vinculación a seguridad social.

2.4 GENERALIDADES

Proceso mediante el cual el trabajador se vincula a la institución bajo un contrato de trabajo.


Garantizar que el personal que ingresa a la institución tenga su documentación completa, contrato de trabajo y afiliación al sistema de seguridad social.

2.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Orientar al empleado respecto al tipo de contrato y derechos en seguridad social.

PUNTO FINAL: Ingresar el nuevo empleado a la base de datos.

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Versión 1

PAG 2/4


• Contrato de trabajo.

• Documentos de ingreso.

• Formato de ingreso de personal enviado a Cooperativa.

• Soporte físico de la afiliación a seguridad social.

2.8 RIESGOS:

• Elaboración errónea del contrato.

• Afiliación extemporánea del personal a seguridad social.

• El personal no cuente con los soportes físicos de los diplomas y certificados académicos.


• Revisiòn del contrato por parte de la Directora Administrativa, antes de las respectivas firmas.

• Revisión de las hojas de vida con la documentación completa y soportes físicos de la afiliación a seguridad social.

2.10 GLOSARIO:

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Versión 1

PAG 3/4


Contratación Código: Página: 1/2


1

Orientar al empleado respecto al tipo de contrato y derechos en seguridad social.


DesarrolloHumano.

x

2

Reportar el ingreso a cooperativa o nómina de la institución con los datos del nuevo empleado: fecha de ingreso, área en la que laborará, salario y horario en el que laborará para la clínica bien sea a la Cooperativa o al área de Desarrollo Humano de la Clínica.


DesarrolloHumano.

x

3

Suministrar información al nuevo empleado acerca de la documentación a tramitar o presentar para el ingreso a la institución.


Dirección Administra

tiva x

4

Recepcionar los documentos y archivarlos en la hoja de vida del nuevo empleado.



tiva x

5 Elaborar contrato. Auxiliar de Nómina.


tiva x

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Versión 1

PAG 4/4

Contratación Código: Página: 2/2


6 Asegurar la firma del contrato por las partes legales y el empleado.

Auxiliar de

nómina.


tiva x

7

Archivar copia del contrato en la hoja de vida del empleado y entregarle el original.

Auxiliar de

nómina.


tiva x

8 Ingresar los datos del nuevo empleado a la base de datos.

Auxiliar de

nómina.


tiva x

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Versión 1

PAG 1/4


3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inducción al nuevo personal.


3.3 OBJETIVO: Brindar al nuevo funcionario un adecuado conocimiento tanto de la entidad como de su equipo de trabajo, de tal manera que esta visión inicial le permita una mayor integración y socialización en el menor tiempo posible.

3.4 GENERALIDADES: Es el procedimiento a través del cual se le brinda al empleado nuevo, información clara y amplia de la empresa tanto en el aspecto físico, tecnológico, organizacional como de su grupo humano.

3.5 RESULTADOS ESPERADOS: Con la realización de este procedimiento se espera lograr que le nuevo empleado conozca el modelo organizacional de la institución y lo adopte sin dificultades.

3.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Ubicación del candidato en el entorno organizacional.

PUNTO FINAL: Toma de correctivos.

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Versión 1

PAG 2/4



• Formato de evaluación de inducción.

• Programación de la jornada.

• Tarjeta de invitación.

• Diploma.

3.8 RIESGOS

• Inasistencia del personal.


• Concientización hacia los jefes de área acerca del compromiso que se debe tomar con este procedimiento.

• Programación mensual

• Invitaciones enviadas con 8 días de anticipación.

• Cronograma socializado a los jefes de área y directores.

3.10 GLOSARIO

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Versión 1

PAG 3/4


Inducción al nuevo personal Código: Página 1/2


1 Ubicar el candidato en el entorno organizacional.


Desarrollo Humano

x

2 Presentar las políticas de la Clínica y reglamento interno de trabajo.


Desarrollo Humano

x

3 Realizar recorrido institucional.


Desarrollo Humano

x

4 Presentar a los compañeros de trabajo.

Jefe Inmediato.

x

5

Realizar entrenamiento en el puesto de trabajo y dar a conocer el manual de procedimientos de la clínica.

Jefe Inmediato.

x

6 Realizar la programación de la jornada de Inducción Institucional.


Desarrollo Humano

x

7

Enviar a los Directores y jefe de àrea el listado del personal que debe asistir y la programación de la jornada.


Desarrollo Humano

x

8 Enviar la invitación a los participantes.


Desarrollo Humano

x

9 Gestionar ayudas logísticas.


Desarrollo Humano

x

10 Confirmar asistencia. Coordinadora

Desarrollo Humano

Desarrollo Humano

x

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Versión 1PAG 4/4

Inducción al nuevo personal Código: Página 2/2


11 Coordinar la realización de la Jornada de Inducción Institucional.

Coordinadora Desarrollo Humano,

Jefes de Área y Directores.

Desarrollo Humano

x

12 Diligenciar el listado de asistencia.


Desarrollo Humano

x

13 Evaluar la actividad. Coordinadora

Desarrollo Humano

Desarrollo Humano

x

14 Retroalimentar y socializar los resultados.


Desarrollo Humano

x

15 Tomar e implementar correctivos.


Desarrollo Humano

x

16 Archivar listas de asistencia y memorias.


Desarrollo Humano

x

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Versión 1

PAG 1/4


4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Capacitación Técnica y Desarrollo de Personal.


4.3 OBJETIVO: Propiciar el aprendizaje de nuevas actitudes, la formación de ideas y conceptos que modifiquen los hábitos y comportamientos, permitiéndoles a las personas ser más eficaces en lo que hacen.

4.4 GENERALIDADES: Este procedimiento se define como una herramienta a través de la cual el personal de la Clínica se involucra en procesos de aprendizaje para su desarrollo laboral, profesional y personal. .

4.5 RESULTADOS ESPERADOS: Buena asistencia por parte del personal a las capacitaciones y socialización de esta con grupos de trabajo.

4.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Diagnóstico de necesidades.

PUNTO FINAL: Memorias archivadas.


• Formato de capacitaciòn externa.


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Versión 1

PAG 2/4

4.8 RIESGOS:


• Deserción del personal en la capacitación.

• Falta de presupuesto para la realización de la capacitación.


• Realización de la programación con tiempo suficiente para conseguir recursos y permitir que el personal se programe.

• Concientización de los jefes inmediatos acerca de la importancia de la permanencia del personal en la misma.

4.10 GLOSARIO

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Versión 1

PAG 3/4


Capacitaciòn técnica y desarrollo de personal.


N° Actividad Responsable Área FrecuenciaD S M

SM

1 Diagnosticar necesidades de capacitación.


Desarrollo Humano

x

2 Determinar objetivos de la capacitación con el jefe inmediato.

Coordinadora Desarrollo Humano y

Jefe inmediato.

Desarrollo Humano

x

3 Definir expositores y temáticas.


Jefe inmediato.

Desarrollo Humano

x

4 Realizar programación. Coordinadora

Desarrollo Humano

Desarrollo Humano

x

5 Gestionar ayudas logísticas.


Desarrollo Humano

x

6 Citar el personal a capacitar.


Desarrollo Humano

x

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Versión 1

PAG 4/4

Capacitaciòn técnica y desarrollo de personal.



SM

7 Confirmar asistencia. Coordinadora

Desarrollo Humano

Desarrollo Humano

x

8 Coordinar el desarrollo de la capacitación.


Desarrollo Humano

x

9 Diligenciar listado de asistencia.


Desarrollo Humano

x

10 Evaluar la capacitación. Coordinadora

Desarrollo Humano

Desarrollo Humano

x

11 Retroalimentar resultados con jefes inmediatos.


y Jefe

inmediato.

Desarrollo Humano

x

12 Establecer y socializar correctivos.


Jefe inmediato.

Desarrollo Humano

x

13 Archivar memorias. Coordinadora

Desarrollo Humano

Desarrollo Humano

x

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Versión 1

PAG 1/4


5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotación al personal asistencial.


5.3 OBJETIVO: Generar una buena imagen de la institución garantizando uniformidad y buena presentación en el personal.

5.4 GENERALIDADES

La imagen corporativa de una institución hace parte fundamental en el posicionamiento que ésta quiere dejar en cada uno de sus clientes. En este sentido, el uniforme es un distintivo que diferencia a un grupo de personas generando reconocimiento y sentido de pertenencia con la institución.


Contar con uniformidad en la presentación personal como refuerzo a la imagen por parte de los funcionarios, por tanto, debe redundar de manera permanente en el logro del posicionamiento de la imagen que se deja en los clientes.

5.6 LIMITES ��PUNTO INICIAL: Solicitud de dotación.

PUNTO FINAL: Archivo de actas de entrega.

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Versión 1

PAG 2/4


• Formato solicitud de pedido del jefe de área.

• Formato solicitud de pedido al área de compras.


5.8 RIESGOS:


• Incumplimiento del proveedor.

• Inoportunidad en la solicitud por parte del jefe inmediato.

• Elaboración de la dotación con el tallaje errado.


• Envío de correos internos recordando realizar la solicitud de dotación.

• Realizar seguimiento al proveedor encargado de cumplir con el pedido.

• Medición del tallaje del funcionario antes de la confección de la dotación.

5.10 GLOSARIO

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Versión 1

PAG 3/4


Dotación personal asistencial. Código: Página: 1/2


1 Solicitar requerimientos de dotación.

Jefe de área

x

2 Cotizar proveedores. Coordinadora

Desarrollo Humano

Desarrollo Humano

x

3 Solicitar el pedido de tela a compras.


Desarrollo Humano

x

4 Gestionar el pedido hecho por el almacén.


Desarrollo Humano

x

5 Verificar recepción de las telas.


Desarrollo Humano

x

6

Enviar el pedido de los uniformes al representante de la empresa de confección.


Desarrollo Humano

x

7 Coordinar la entrega de la tela a la fábrica de confección.


Desarrollo Humano

x

9 Verificar plazos pactados para la empresa.


Desarrollo Humano

x

10 Recibir la mercancía confeccionada.

Coordinador logistico

Almacén x

11 Recoger la mercancía confeccionada al Almacén.


Desarrollo Humano

x

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Versión 1

PAG 4/4

�

Dotación personal asistencial. Código: Página: 2/2


12 Realizar las entregas correspondientes.


y Cooperativa

Desarrollo Humano

x

13 Hacer firmar actas de dotación-


Ó Cooperativa

DesarrolloHumano

x

14 Archivar actas de entrega de dotación.


DesarrolloHumano

x

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Versión 1

PAG 1/3


6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Bienestar Social.

6.2 RESPONSABLE: Coordinadora Desarrollo Humano.

6.3 OBJETIVO:

Generar al empleado espacios de sano esparcimiento así como incentivar su permanencia en la empresa basándose en el reconocimiento personal y familiar.

6.4 GENERALIDADES

Bienestar es el procedimiento por el cual se programan actividades pensando en el bien ser y bien estar del empleado por medio del cual se busca generar espacios para compartir con sus jefes, compañeros y subalternos, contribuyendo de esta forma al buen clima laboral de la organización.


• Personal motivado para realizar sus funciones.

• Buena asistencia a todas las actividades programadas.

• Brindar un espacio diferente para salir de la rutina.

6.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Diagnóstico de la necesidad.

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Versión 1

PAG 2/3

PUNTO FINAL: Retroalimentación de los resultados.



• Facturas de proveedores.

• Formato de evaluación.

• Cotizaciones.

• Reembolso de caja.

6.8 RIESGOS

• Incumplimiento por parte del proveedor.

• Falta de presupuesto.



La programación se hace con anticipación para que todos los objetivos planteados se puedan cumplir.

6.10 GLOSARIO

REEMBOLSO DE CAJA MENOR: es el documento mediante el cual se relaciona los gastos de las actividades con su respectivo costo y devoluciones de dinero según el caso, a la Dirección Financiera.

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Versión 1

PAG 3/3


Bienestar Social. Código: Página: 1/1


SM

1 Diagnosticar necesidades.Coordinadora

Desarrollo Humano

Desarrollo Humano

x

2 Definir actividad a realizar.


y Coordinadora

Desarrollo Humano


va. x

3 Contactar fuentes, definir presupuesto y cotizaciones.


y Coordinadora

Desarrollo Humano


va x

4 Tomar decisión sobre la actividad a realizar.


y Coordinadora

Desarrollo Humano

x

5 Realizar la programación y publicarla.


Desarrollo Humano

x

6 Enviar recordatorios previos a la actividad a realizar.


Desarrollo Humano

x

7 Realizar la actividad. Coordinadora

Desarrollo Humano

Desarrollo Humano

x

8 Realizar evaluación de la actividad.


Desarrollo Humano

x

9 Retroalimentar los resultados.


Desarrollo Humano

x

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Versión 1

PAG 3/4

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7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Evaluación del Desempeño


7.3 OBJETIVO: Identificar las fortalezas y debilidades de cada empleado, en qué áreas necesita entrenamiento y cuáles son sus potencialidades de desarrollo.

7.4 GENERALIDADES:

La Evaluación del desempeño es una apreciación sistemática del desempeño de cada persona, en función de las actividades que cumple, de las metas y resultados que debe alcanzar y de su potencial de desarrollo.


Con la Evaluación del Desempeño se esperar mejorar la calidad del personal tanto en la parte laborar como particular.

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Versión 1

PAG 2/3

7.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Definir fechas para realizar la evaluación.

PUNTO FINAL: Socializar los resultados de la evaluación.


• Formato evaluación del desempeño.

7.8 RIESGOS:

• La realización de la capacitación en un tiempo no oportuno por el jefe inmediato.


• Monitoreo del procedimiento.

7.10 GLOSARIO:

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Versión 1

PAG 3/3


Evaluaciòn del personal. Código: Página: 1/1

N° Actividad Responsable Área FrecuenciaD S

SM

O

1 Definir fechas para realizar la evaluación.

Jefe de área

x

2

Comunicar acerca de la realizaciòn de la evaluación y preparar el material necesario para ella,

Jefe de área x

3 Aplicar la evaluación. Jefe de área x

4 Socializar los resultados de la evaluación.


Jefe de Área

Desarrollo Humano

x

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SALUD OCUPACIONAL

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SALUD OCUPACIONAL

Versión 1

PAG 1/9


1.2 NOMBRE DEL PROCESO: Salud Ocupacional.

1.3 AREA TITULAR: Salud Ocupacional.

1.4 OBJETIVO: Propender por el mejoramiento y mantenimiento de la condiciones de vida de la población trabajadora.

1.5 GENERALIDADES:



• Actas de Copaso • Actas de Comité de Emergencias • Auto reporte de condiciones de salud • Base de Datos del Programa de P.V.E. • Base de Datos del Programa de P.V.E. • Boletín de Salud Ocupacional impreso • Contrato de comodato si la jornada es en Higiene Oral. • Documento del Plan para la Prevención y atención de

Emergencias Internas. • Documento cazadores de riesgo • Documento del Panorama de factores de Riesgo. • Disquete con presentación de la inducción. • Formato de novedades y accidentalidad. • FURAT • Folleto de inducción. • Fotos del simulacro de evacuación.

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Versión 1

PAG 2/9

• Formato de evacuación. • Factura de venta de Reciclaje • Investigación de presunto Accidente de Trabajo • Informe de caracterización. • Informe de Indicadores. • Informe de recuperación de materiales. • Medios escritos de comunicación notificando simulacro. • Registro de Estado Inmunológico • Registros de asistencia. • Reporte presunto de accidente de trabajo. • Reporte e Investigación de incidentes de trabajo.• Registro de Inducción en salud Ocupacional. • Registro de Asistencia. • Registro de notificación sobre fecha del simulacro.

1.8 RIESGOS:

• Falta de asistencia por parte de los integrantes de los diferentes grupos a las reuniones programadas.

• Oportunidad para el reporte de los accidentes de trabajo.

• Falta de reconocimiento del accidente de trabajo porque existe duda del accidente como tal.

• Mortalidad del empleado y resultados positivos de riesgo biológico.

• Falta de veracidad en la información suministrada por los empleados durante el reporte e investigación del accidente.

• No-detección de un riesgo existente.

• Falta de veracidad en la información suministrada por los empleados durante el registro del Estado Inmunológico.

• Base de Datos del Programa de P.V.E.

• Información propuesta para publicar en el boletín no aprobado.

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Versión 1

PAG 3/9

• Olvido por parte de las personas de asistir a su cita para el examen de ingreso.

�• Que se presente realmente un lesionado en el simulacro de evacuación.

�• Que los resultados obtenidos después de un simulacro de evacuación en cuanto a tiempo, procedimientos, reacciones y personas involucradas, no sean los esperados.

�• No recibir cooperación con la recolección de materiales reciclables


• Programación de las reuniones con debida anticipación, también confirmación previa de las actividades.

• Capacitación a las personas y jefes de área además de la entrega de registro de reportes de accidentes e incidentes en cada área.

• Verificación de la información visitando el lugar del accidente y hablando con el empelado afectado.

• Visitas de inspección más frecuentes.

• Confirmación de la información suministrada con más personas.

• Realización de titulación de anticuerpos y jornadas de vacunación.

• Seleccionar cuidadosamente los temas, así como verificar primero con la Coordinadora de Desarrollo Humano antes de pasar el borrador a Dirección Administrativa.

• En la inscripción a las actividades se copia extensión para llamar al empleado a recordarle su asistencia a la jornada, también se envían mensajes por correo interno con el mismo propósito.

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Versión 1

PAG 4/9

• Notificación a todas las personas sobre el simulacro a realizar.

• Evaluación y Retroalimentación del simulacro.

• Capacitación a todo el personal en el tema.


Nº Orden

Procedimiento Área Responsable Responsable Usuarios

1

Actualización y desarrollo del

Programa S.O.

Asistente Salud Ocupacional

ARP Asistente S.O.

Todo el personal

de la Clinica

2

Conformación y coordinación de Grupos de apoyo Interno.


Asistente S.O.

Todo el personal

de la Clinica

3

Reporte e investigación

de accidentes e incidentes de

trabajo.


ARP, COPASO COOFUTURO

Asistente S.O.

ARP, trabajador afectado, Clinica

4

Actualización del Panorama de Factores de

Riesgo.


Asistente S.O.

Todo el personal

de la Clinica

5

Programa de Vigilancia

Epidemiológica.


ARP, COOFUTURO Asistente S.O.

Todo el personal

de la Clinica

6 Boletín de S.O.Asistente Salud

Ocupacional Asistente S.O.

Todo el personal

de la Clínica.

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Versión 1

PAG 5/9

Nº Orden

Procedimiento Área Responsable Responsable Usuarios

7 Inducción al

personal nuevo.

Asistente Salud Ocupacional Asistente S.O.

Personal que

ingresa a trabajar en la Clínica.

8 Exámenes de

Ingreso

Asistente Salud Ocupacional Asistente S.O.

Personal que

ingresa a la Clínica.

9 Promoción y Prevención.


IPS, entidades Externas

Asistente S.O.

Todo el personal

de la Clínica.

10

Plan Para la Prevención y

Control de Emergencias-

Plan de Evacuación.


ARP, COOFUTURO Asistente S.O.

Todo el personal

de la Clínica.

11 Implementación del Modelo Cero

Accidentes

12 Programa de

Reciclaje


Líderes de Reciclaje,Empresa de Aseo de

Pereira

Asistente S.O.,

Auxiliares de Planta,

Auxiliares Servicios

Generales y Coordinadora de Servicios Generales.

Todo el personal

de la Clínica.

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Versión 1

PAG 6/9

Proceso: Salud Ocupacional.

Responsable o Dueño: Asistente de Salud Ocupacional.

Objetivo: Propender por el mejoramiento y mantenimiento de la condiciones de vida de la población trabajadora.

Alcance: Implica todos los procesos de la Clínica

ENTRADAS O INSUMOS PROCESO DE

TRANSFORMACIÒN SALIDAS O

RESULTADOS

CLINICA LOS ROSALES


SALUD OCUPACIONAL

Código:

• Necesidad de implementar actividades de medicina preventiva y del trabajo.

• Necesidad de conformar Grupos de Apoyo Interno.

• Reporte de Presunto Accidente de Trabajo.

• Reporte de Incidente de Trabajo.

• Riesgos detectados en puestos de trabajo.

�

• Cumplimiento y satisfacción del Cliente interno

• Seguridad en los procesos, instalaciones y personal.

• Implementación de metodologías y Modelos Cero Accidentes

• Vigilancia y Cumplimiento de Disposiciones Legales de Salud Ocupacional

�

SALUD OCUPACIONAL

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Versión 1

PAG 7/9



RESULTADOS

• Auto reporte de condiciones de salud.

• Registros de Estado Inmunológico.

• Necesidad de publicar y concientizar a los empleados en temas de S.O.

• Necesidad de dar a conocer polìticas y programas desarrollados en S.O. al personal nuevo.

• Necesidad de realizar actividades de promoción y prevención.

• Registros de notificación para realizaciòn del simulacro.

• Material para reciclar en los diferentes servicios de la Clínica.

�

• Acciones Correctivas, Preventivas y Mejoramiento Continuo.

• Vigilancia, control y apoyo para el cumplimiento del Programa de Salud Ocupacional.

• Apoyo para el cumplimiento del Plan de Emergencias.

• Programa de Reciclaje para contribuir con el mantenimiento del medio ambiente y consecución de recursos para inversión del área.

�SALUD

OCUPACIONAL

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Versión 1

PAG 8/9

�


Planes de Acción

Programa de Salud Ocupacional

Observación de Comportamiento y listas de Chequeo,

Momentos Sinceros


Salud Ocupacional,

COPASO

ARP

Capacitaciones

Encuestas de Satisfacción

Indicadores

Informe de Gestión Semestral

Salud Ocupacional

�

�

�

�

�

Todos los procesos de la Organización

Clientes Externos


RECURSOS:Humano

Computador, Software Programas

QUIEN SUMINISTRA: Gerencia

Dirección Financiera y Administrativa

Compras y Suministros ARP



LA TRANSFORMACIÓN

• .Entorno • Todos los procesos • ARP-IPS- EPS • Sistema General de

Riesgos Profesionales

• Ministerio de la Protección Social -CARDER -IMS

• Trabajadores. Grupos de Apoyo Interno

• Grupos de Apoyo Externo

• Empresa de Aseo de Pereira

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Versión 1

PAG 8/9


Medio o Canal

Frecuencia

Información relacionada con las actividades de Área

Salud Ocupacional

Personal de todos los procesos

INTRANET, Boletín de

Salud Ocupacional

Semanal Bimensual

LEGISLACION EN SALUD OCUPACIONALLey 9/79 Normas para preservar, conservar y mejorar la salud de los

individuos en sus ocupaciones Res.2400/79 Disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los

establecimientos de trabajo Dec.614/84 Bases para la organización y Administración de la Salud

Ocupacional en el País Res.2013/86 Reglamenta la organización y funcionamiento de los Comités

de Medicina , Higiene y Seguridad Industrial en los lugares de trabajo

Res.1016/89 Reglamentación de la organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores del país

Dec.1295/94 Determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales

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Versión 1

PAG 1/4


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Actualización y desarrollo del Programa de Salud Ocupacional.

1.2 RESPONSABLE: Asistente Salud Ocupacional.

1.3 OBJETIVO:

Verificar que el Programa de Salud Ocupacional esté acorde a las disposiciones de ley, condiciones de la empresa, riegos reales o potenciales existentes en los lugares de trabajo.

1.4 GENERALIDADES

Actualizar y desarrollar el Programa de Salud Ocupacional es el procedimiento que consiste en revisar el documento pertinente a este enfocándolo según los resultados y plan de acción sugeridos en el Panorama de Factores de Riesgo (PFR), Visitas de Inspección, Caracterización de la accidentalidad, Investigación de Accidentes e Incidentes de trabajo y modificarlo si es necesario para su posterior socialización y desarrollo.


Mantener actualizado el Programa de Salud Ocupacional.

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Versión 1

PAG 2/4

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Acceso al Programa de Salud Ocupacional para su análisis.

PUNTO FINAL: Gestionar autorizaciones de cuentas de cobro para lograr el cumplimiento de las necesidades detectadas.


• Actualización del P.S.O.

• Formato de novedades y accidentalidad.

• Informe de Indicadores.

1.8 RIESGOS:

• Encontrar que no se esté cumpliendo con las actividades o planes propuestos en el documento en los Programas de Medicina Preventiva, Higiene y Seguridad Industrial


• Revisión del Programa cada año, vigilancia y control de las actividades por parte del COPASO, Informe de Gestión en Salud Ocupacional presentado Semestralmente.

1.10 GLOSARIO

P.S.O: Programa de Salud Ocupacional.

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Versión 1

PAG 3/4


Actualización y desarrollo del Programa de Salud

Ocupacional



D S M O

Si ya existe el documento

1 Acceder al P.S.O. en el sistema y analizarlo.

Asistente Salud

Ocupacional


x

2 Verificar si existen cambios de normatividad en S.O

Asistente Salud

Ocupacional


x

3 Imprimir el P.S.O. Asistente

Salud Ocupacional


x

4 Supervisar y aprobar el P.S.O.


a


x

5 Desarrollar el programa de S.O.


a


6 Socializar el programa a todo el personal e implementarlo.

Asistente Salud

Ocupacional


7 Realizar actividades del subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo.

Asistente Salud

Ocupacional


8

Gestionar la realizaciòn de exámenes médicos de ingreso al personal nuevo.

Asistente Salud

Ocupacional


9 Archivar en la hoja de vida del empleado.

Asistente Salud

Ocupacional


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Versión 1

PAG 4/4

Actualización y desarrollo del Programa de Salud Ocupacional



D S M O

10 Realizar indicadores diligenciando formato de novedades y accidentalidad.



x

11

Elaborar un informe y socializar con el Copaso, el boletín de S.O. y en capacitaciones y en el informe de Gestión de S.O.



x

12 Detectar necesidades del empleado.



x

13 Realizar cronograma de actividades con base en las necesidades encontradas.



x

14

Presentar propuesta ante la Directora Administrativa para su revisión y aprobación.



x

15 Contactar proveedores. Asistente Salud

Ocupacional Dirección

Administrativa x

16 Cotizar servicios, elementos o equipos.



x

17 Solicitar dinero por caja menor, admisiones o fondos de reciclaje.



x

18 Autorizar las cuentas de cobro o facturas y enviarlas a Tesorería.



x

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Versión 1

PAG 4/4


2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conformación y coordinación de Grupos de Apoyo Interno.

2.2 RESPONSABLE: Asistente de Salud Ocupacional.

2.3 OBJETIVO: Desarrollar funciones de vigilancia, control, apoyo y ejecución del Plan de Emergencias, Programa de Salud Ocupacional, Programa de Vigilancia Epidemiológica y otras actividades propias del área, de este modo asegurar la efectividad en los resultados esperados.

2.4 GENERALIDADES: El procedimiento de conformación y coordinación de grupos hace referencia a la agrupación de personas a diferentes entes tales como COPASO, brigadas de emergencia, líderes de área y líderes de modelo cero accidentes, comité de infecciones, ambiental y sanitario.

2.5 RESULTADOS ESPERADOS: Apoyo por parte de los empleados en la conformación de grupos y el desarrollo de las funciones de cada uno de estos.

2.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Propuesta y coordinación de temática para reuniones y socialización.

PUNTO FINAL: Seguimiento a compromisos adquiridos.

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Versión 1

PAG 4/4

2.7 FORMATOS O IMPRESOS

• Actas de Copaso

• Actas de Comité de Emergencias

• Actas de CIAS

• Registros de asistencia.

2.8 RIESGOS

• Falta de asistencia por parte de los integrantes de los diferentes grupos a las reuniones programadas.


• Programación de las reuniones con la debida anticipación a través de diferentes medios de comunicación interna; también confirmación de asistencia previa de las actividades.

2.10 GLOSARIO

• COPASO: Comité Paritario de Salud Ocupacional.

• PLAN DE EMERGENCIAS: documento donde se describe los procedimientos, actividades, responsables y acciones a seguir en caso de una emergencia interna o externa.

• CIAS: Comité de Infecciones, Ambiental y Sanitaria

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Versión 1

PAG 4/4


Conformación y coordinación de grupos de apoyo interno.


N° Actividad Responsable Dirección Frecuencia

D S M O

1 Proponer y coordinar temática para reuniones y socialización

Asistente Salud

OcupacionalDirección

Administrativa. x

2 Citar a los integrantes a reuniones.

Asistente Salud

Ocupacional


x

3 Reservar auditorio y conseguir demás ayudas logísticas.

Asistente Salud

Ocupacional


x

4 Citar a asesores externos si se requiere.

Asistente Salud

Ocupacional


x

5 Tomar nota de temas tratados y realizar actas.

Asistente Salud

Ocupacional


x

6 Realizar seguimiento a compromisos adquiridos.

Asistente Salud

Ocupacional


x

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Versión 1

PAG 1/4


3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reporte e investigación de accidentes e incidentes de trabajo.

3.2 RESPONSABLE: Asistente Salud Ocupacional, COPASO

3.3 OBJETIVO: Garantizar el reconocimiento económico, atención y recuperación del trabajador accidentado ante la A.R.P, además analizar las causas que lo originaron a efectos de aplicar medidas correctivas o preventivas necesarias.

3.4 GENERALIDADES

Este procedimiento permite establecer la metodología a seguir en caso de un accidente o incidente de trabajo catalogado como tal por disposiciones de ley.

3.5 RESULTADOS ESPERADOS

Cumplir con disposiciones de ley; apoyar al trabajador para que reciba atención adecuada y oportuna; evitar que otro accidente o incidente vuelva a ocurrir.

3.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recibir el formato de accidente o incidente de trabajo diligenciado por el jefe inmediato.

PUNTO FINAL: Presentar informes al Copaso.

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Versión 1

PAG 2/4


• FURAT • Reporte de presunto de accidente de trabajo. • Reporte e Investigación de incidentes de trabajo. • Investigación de Presunto Accidente de Trabajo • Informe de caracterización.

3.8 RIESGOS

• Oportunidad para el reporte del accidente o incidente de trabajo.

• Existencia de alguna duda respecto al reconocimiento de lo ocurrido como accidente o incidente de trabajo

• Mortalidad del empleado, perdida de la capacidad laboral y resultados positivos de riesgo biológico.


• Capacitación a las personas y jefes de área de la forma como deben diligenciar correctamente el reporte, protocolo en caso de accidente o incidente, además de la entrega de registro de reportes en cada área.

• Verificación de la información visitando el lugar del accidente y entrevistando al trabajador afectado y/o jefe inmediato.

• Seguimiento por parte de la Clínica y ARP de los resultados de laboratorio (riesgo biológico), también del avance de las consecuencias o lesiones sufridas por el trabajador. Para el caso de mortalidad o perdida de la capacidad laboral ,se procede a hacer efectivo el cumplimiento de los reembolsos por atención médico asistencial, pensión de invalidez o de sobrevivientes según el caso.

3.10 GLOSARIO

FURAT: Formato Único de Reporte de Accidente de Trabajo.

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Versión 1

PAG 3/4

3.12 OBSERVACIONES

En la Jornada de Inducción Institucional es importante que se tenga en cuenta el tema del diligenciamiento de los reportes de accidentes e incidentes de trabajo, igualmente concientizar al personal nuevo respecto a la importancia de notificar los mismos para efectos de atención y reconocimiento de prestaciones económicas (100%) por parte de la ARP.


Reporte e investigación de accidentes e incidentes de

trabajo.



D S M O

1

Recibir el reporte interno de accidente o incidente de trabajo diligenciado por el jefe inmediato.

Asistente Salud

Ocupacional


x

2 Verificar los datos incluidos en el reporte.

Asistente Salud

Ocupacional


x

3

Orientar a la persona afectada sobre lo que debe hacer para recibir la atención por urgencias.

Asistente Salud

Ocupacional


x

4 Diligenciar el FURAT. ( en caso de AT)

Asistente Salud

Ocupacional


x

5 Trasladarse al lugar del accidente o llamar en caso de que falten datos.

Asistente Salud

Ocupacional


x

6 Enviar el FURAT a la A.R.P.

Asistente Salud

Ocupacional


x

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Versión 1

PAG 4/4

Reporte e investigación de accidentes e incidentes de

trabajo.



D S M O

7

Recibir copias con sello y archivar una copia del FURAT en la hoja de vida del trabajador y entregar otra copia al trabajador afectado.

Asistente Salud

Ocupacional


x

8

Investigar el accidente de trabajo o incidente entrevistando al trabajador lesionado, testigos y/o Jefe inmediato. Diligenciar el respectivo reporte

Asistente Salud

Ocupacional


x

9

Presentar Caracterización de Accidentalidad con base en la investigación.

Asistente Salud

Ocupacional


x

10 Elaborar informes de accidentes e incidentes de trabajo.

Asistente Salud

Ocupacional


x

11 Presentar informes al Copaso y realizar reuniones.

Asistente Salud

Ocupacional


x

12

Gestionar acciones, correctivas, preventivas o de mejoras propuestos en los Planes de Acción

Asistente Salud

Ocupacional


x

13 Hacer seguimiento al cumplimiento de los Planes del Acción

Asistente Salud

Ocupacional


x

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Versión 1

PAG 1/4

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4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Actualización del Panorama de Factores de Riesgo.

��4.2 RESPONSABLE: Asistente Salud Ocupacional.

4.3 OBJETIVO: Identificar, evaluar y controlar los factores de riesgo ambientales que se originen en los lugares de trabajo y que puedan afectar la salud de los trabajadores.

4.4 GENERALIDADES Este procedimiento contempla la actualización del PRF, según las disposiciones de ley una vez al año, para confirmar que se haya realizado mejoras, acciones correctivas y preventivas o detección de nuevos riesgos.

4.5 RESULTADOS ESPERADOSBrindar tranquilidad a las personas en cuanto a su seguridad, minimizar los riesgos y prevenir accidentes, enfermedades e incidentes.

4.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Visitar sitios de trabajo.

PUNTO FINAL: Presentar P.F.R a la Directora Administrativa.


• Documento del Panorama de Factores de Riesgo.

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Versión 1

PAG 2/4

4.8 RIESGOS

• Falta de veracidad en la información suministrada por los empleados.

• No-detección de un riesgo existente.


• Visitas de inspección más frecuentes.

• Confirmación de la información suministrada con más personas.

4.10 GLOSARIO

COPASO: Comité Paritario de Salud Ocupacional

PFR: Panorama de Factores de Riesgo.

4.11 OBSERVACIONES

Se debe agilizar la elaboración de órdenes de pedido para evitar que ocurra un accidente o incidente de trabajo por falta de equipos o herramientas adecuadas, también gestionar y hacer seguimiento a las acciones preventivas, correctivas y mejoras propuestas como plan de acción en el PFR.

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Versión 1

PAG 3/4


Actualización del panorama de factores

de riesgo



D S M O

1

Visitar los diferentes sitios de trabajo e instalaciones.



x

2

Entrevistar a los trabajadores preguntándoles: Los riesgos detectados en los puestos de trabajo.Si han tenido incidentes o accidentes de trabajo.



x

3

Realizar pruebas de inspección para verificar la información. Orientar a las personas respecto a lo que tienen que hacer.



x

4

Ingresar la información recopilada al sistema para definir niveles de prioridad y planes de acción.



x

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Versión 1

PAG 4/4

Actualización del panorama de factores

de riesgo



D S M O

5 Presentar informe sobre lo requerido.



x

6

Realizar seguimiento a los planes de acción, tal como la realización órdenes de pedido, órdenes de mantenimiento, solicitud de recursos.



x

7

Presentar el Panorama de Factores de Riesgo a la Directora Administrativa y al Copaso.



x

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Versión 1

PAG 4/4


5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programa de Vigilancia Epidemiológica (Riesgos Biológicos).

5.2 RESPONSABLE: Asistente Salud Ocupacional, ARP

5.3 OBJETIVO: Ofrecer una herramienta de trabajo para orientar planes de seguridad y salud en el trabajo y permitir control oportuno de factor de riesgo biológico o de otro tipo y sus efectos en las personas.

5.4 GENERALIDADES

El P.V.E. es un documento que ofrece herramientas de trabajo para orientar planes de seguridad y salud en el trabajo y permitir realizar un control oportuno de factores de riesgo biológico y sus efectos en las personas.


Prevención y control de accidentes de trabajo o enfermedades profesionales ocasionadas por la exposición a factores de riesgo biológico.

5.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Definición de Política y Seguridad en el trabajo.

PUNTO FINAL: Aplicación del programa en la empresa.

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Versión 1

PAG 4/4

5.7 FORMATOS O IMPRESO

• Auto reporte de condiciones de salud • Registro de Estado Inmunológico • Base de Datos del Programa de P.V.E.

5.8 RIESGOS

• Olvido por parte del empleado de su cual es su estado inmunológico.

• No diligenciamiento del Auto reporte de las condiciones de seguridad.


• Realización de titulación de anticuerpos y jornadas de vacunación.

5.10 GLOSARIO

P.V.E: Programa de Vigilancia Epidemiológica.

TITULACIÓN DE ANTICUERPOS: Estado Inmunológico de la población con relación a enfermedades inmunoprevenibles.

CIAS: Comité de Infecciones Ambiental y Sanitaria.

5.11 OBSERVACIONES

Se debe tener en cuenta que se debe actualizar las bases de datos con el personal que ingresa a la empresa, para ello se le debe realizar las respectivas titulaciones e involucrar a estas personas en las jornadas de vacunación.

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Versión 1

PAG 4/4


Programa de vigilancia epidemiológica



D S M O

1 Definir política general de seguridad y salud en el trabajo.

Directora administrativa


x

2

Realizar un diagnóstico integral de las condiciones de salud, en donde se debe tener en cuenta: Perfil sociodemográfico, estadísticas de morbilidad y accidentalidad por riesgo biológico, estado inmunológico de la población con relaciòn a enfermedades inmunoprevenibles, exámenes de ingreso periódicas y de retiro y análisis de calidad de la información.

Asistente Salud

Ocupacional


x

3

Diagnosticar las condiciones de trabajo por medio de: Panorama General de Riesgo, inspecciones de seguridad, investigación de accidentes de trabajo, diagnóstico de gestión integral de residuos hospitalarios.

Asistente Salud

Ocupacional


x

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Versión 1

PAG 4/4

Programa de vigilancia epidemiológica



D S M O

4

Realizar auto reporte de las condiciones de seguridad y salud por medio de encuestas.

Asistente Salud

Ocupacional


x

5

Diagnosticar las condiciones organizacionales estudiando: Compromiso y acción general, organigramas de la institución, niveles de complejidad de la institución para definir claramente los procesos, programas o comités existentes tales como Copaso, Plan de Emergencias y comité de infecciones, Ambiental y Sanitaria

Asistente Salud

Ocupacional


x

6 Desarrollar el P.V.E Asistente

Salud Ocupacional.


x

7 Revisar y aprobar por el CIAS.

Asistente Salud

Ocupacional con ARP.


x

8 Aplicar el programa a la empresa (actividades propuestas).

Asistente Salud

Ocupacional


x

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Versión 1

PAG 1/3


6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Boletín de Salud Ocupacional.

6.2 RESPONSABLE: Asistente Salud Ocupacional, Directora Administrativa y Coordinadora de Desarrollo Humano.

6.3 OBJETIVO: Mantener informado a todo el personal de las actividades desarrolladas dentro del Programa de Salud Ocupacional y temas afines al área.

6.4 GENERALIDADES El Boletín de Salud Ocupacional es un medio de comunicación interno que circula bimensualmente, en el cual se tratan temas relacionados con Salud Ocupacional y otros temas afines.


Mantener actualizado al personal de la Clínica en temas de S.O. y motivadas a participar en las actividades que se programen, así mismo buscar su compromiso con la disminución de la accidentalidad. Mostrar la gestión del área.

6.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recopilar la información para el Boletín.

PUNTO FINAL: Imprimir copias de boletín para publicar en la cartelera y la INTRANET.

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Versión 1

PAG 2/3


• Boletín de Salud Ocupacional impreso.

6.8 RIESGOS

• Información propuesta para publicar en el boletín no aprobado.


• Seleccionar cuidadosamente los temas, así como verificar primero con la Coordinadora de Desarrollo Humano antes de pasar el borrador a Dirección Administrativa.

.

6.10 GLOSARIO: N.A.

6.11 OBSERVACIONES

Verificar que los temas sean de actualidad, que el boletín sea emitido en la séptima semana del bimestre correspondiente, con el fin de que la información tenga mayor cobertura.

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Versión 1

PAG 3/3


Boletín de Salud Ocupacional Código: Página 1/1


D S M B

1

Conseguir información por diferentes fuentes como libros, Internet, informes de caracterización de accidentalidad, folletos entrevistas y recopilaciones de actividades realizadas durante el bimestre.

Asistente Salud

Ocupacional


x

2 Modificar los cambios en el sistema con la nueva información.

Asistente Salud

Ocupacional


x

3

Revisar información consignada en un borrador y proponer cambios.


Desarrollo Humano

x

4 Revisar y aprobar la información.


a


x

5

Enviar por correo interno y a la asistente de Dirección Administrativa para que lo pasen a Intranet en caso de ser aprobado, si no realizar los cambios sugeridos.

Asistente Salud

Ocupacional


x

6

Imprimir diversas copias para pegar en la cartelera de Salud Ocupacional y en la de Desarrollo Humano.

Asistente Salud

Ocupacional

Desarrollo Humano

x

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Versión 1

PAG 1/3


7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inducción al personal nuevo.


7.3 OBJETIVO:

Dar a conocer todas las actividades, estándares, políticas y disposiciones en Salud Ocupacional al personal que ingresa nuevo a la empresa para que se sienta parte activa en el desarrollo del Programa de Salud Ocupacional, integrándose a sus procesos, además para que conozca sus deberes, derechos, obligaciones que le competen como trabajador de la institución .

7.4 GENERALIDADES

El procedimiento de Inducción es un medio por el cual se presenta toda la información relacionada con Salud Ocupacional al personal nuevo.


El conocimiento básico por parte del personal nuevo de los temas tratados.

7.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Presentación de informes de caracterización de accidentalidad.

PUNTO FINAL: Sociliazaciòn de la actividad realizada.

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Versión 1

PAG 2/3


• Documento cazadores de riesgo. • Folleto de inducción. • Registro de Inducción en salud Ocupacional. • Disquete con presentación de la inducción. • Registro de Asistencia.

7.8 RIESGOS

• Inasistencia de personal nuevo a la inducción

• No acceso a las presentaciones en el Vídeo Bean o portátil

�7.9 CONTROLES EJERCIDOS

• Invitación por escrito y entrega personalizada de los mismos.

• Solicitar soporte a Sistemas

7.10 GLOSARIO: N.A.

7.11 OBSERVACIONES

Se debe procurar por que la inducción sea muy dinámica. Si es en horas de la tarde hacer una pausa activa con ejercicios de estiramiento. Una vez las personas diligencien el documento de cazadores de riesgo debe hacerse una socialización del mismo para sensibilizar. También se debe hacer mención de los sitios donde se encuentran ubicados los documentos mencionados en la actividad (N 2). Recordar los puntos de encuentro definidos en el Plan de Evacuación. Es muy importante que vean la Salud Ocupacional como el área de la empresa que se preocupa por su bienestar, además concientizarlos mantener buenas conductas de autocuidado.

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Versión 1

PAG 3/3


Inducción al personal nuevo


N°

Actividad Responsable Dirección Frecuencia

D S M O

1Presentar informe de la caracterización de la accidentalidad.



x

2

Desarrollar (explicar) los diferentes temas preparados como : Copaso, Cias, Elementos de protección personal, Modelo CAT, plan de emergencias, polìticas en S.O. , programa de S.O., reglamento de higiene y seguridad industrial, reportes de accidentes e incidentes de trabajo y riesgos a los cuales puede estar expuesto en la labor.



x

3Presentar dinámica o pausa activa.



x

4Socializar la dinámica realizada.



x

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Versión 1

PAG 1/3


8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Promoción y prevención.


8.3 OBJETIVO: Contribuir al bienestar de los trabajadores con el desarrollo de actividades orientadas a su salud.

8.4 GENERALIDADES

El procedimiento de Promoción y Prevención es el que permite realizar actividades con el apoyo de entidades externas, tales como Higiene Oral, jornadas de Optometría, citologías, evaluación de la columna vertebral, capacitación de relajación y crecimiento personal y cáncer de próstata entre otros temas, involucrando a todo el personal de la institución.


Cumplimiento de la jornada programada con la mayor cobertura posible de gente de la institución.

8.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Definición del tema o jornada a realizar.

PUNTO FINAL: Coordinación del desarrollo de la jornada.

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Versión 1

PAG 2/3


• Registro de Asistencia. • Contrato de comodato si la jornada es en Higiene Oral.

8.8 RIESGOS

• Olvido por parte de las personas inscritas de su cita.


• En la inscripción se copia extensión para llamar al empleado a recordarle su asistencia a la jornada, también se envían mensajes por correo interno con el mismo propósito.

8.10 GLOSARIO: N.A.

8.11 OBSERVACIONES

Confirmar con dos días de anticipación la asistencia de los asesores externos. La actividad se debe incluir en el cronograma mensual de Desarrollo Humano y Salud Ocupacional. Hacer propaganda por medios de comunicación interna para difundir la actividad

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Versión 1

PAG 3/3


Promoción y Prevención. Código: Página 1/1


D S M O

1 Definir tema o jornada a realizar.

Asistente Salud

Ocupacional


x

2

Contactar asesoría externa si es requerida: (I.P.S, E.P.S, A.R.P o A.F.P)

Asistente Salud

Ocupacional


x

3 Separar auditorio y ayudas audiovisuales.

Asistente Salud

Ocupacional


x

4 Realizar convocatoria e inscripciones.

Asistente Salud

Ocupacional


x

5 Coordinar el desarrollo de la jornada.

Asistente Salud

Ocupacional


x

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Versión 1

PAG 1/4


9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Plan de Prevención y Control de Emergencias- Plan de Evacuación.

9.2 RESPONSABLE: Asistente Salud Ocupacional, Comité de Emergencias, ARP, Brigada de Emergencias.

9.3 OBJETIVO:

Dar a conocer un procedimiento organizado y coordinado para que las personas que se encuentran en las diferentes áreas, durante una emergencia puedan ponerse a salvo en un tiempo que no supere los estándares definidos por el plan de evacuación, igualmente brindar una atención oportuna a las personas que puedan resultar lesionadas y a los pacientes alojados en la Clínica.

9.4 GENERALIDADES

El procedimiento de Plan de Emergencia – Plan de Evacuación es un instrumento de soporte técnico que permite identificar y evaluar las diferentes condiciones de amenazas y vulnerabilidad a las que esta expuesta la Clinica y buscar metodología o procedimientos adecuados para hacer frente a todos estos riesgos.


Preparar adecuadamente a los participantes para realizar una buena evacuación en caso de un evento real.

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Versión 1

PAG 2/4

9.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Realizar o actualizar el documento Plan de Evacuación.

PUNTO FINAL: Tomar en cuenta recomendaciones para mejorar procedimiento o documento de Plan de Evacuación.


• Registro de notificación sobre fecha del simulacro. • Medios escritos de comunicación notificando simulacro. • Fotos del simulacro de evacuación. • Formato de evacuación. • Documento del Plan para la Prevención y atención de Emergencias

Internas.

9.8 RIESGOS

• Que se presente realmente un lesionado en el simulacro. �

• Que los resultados en cuanto a tiempo, procedimientos, reacciones y personas involucradas, no sean los esperados.


• Notificación a todas las personas sobre el simulacro a realizar.

• Evaluación y Retroalimentación del simulacro.

9.10 GLOSARIO

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Versión 1

PAG 3/4

9.11 OBSERVACIONES

• Falta mejorar el sistema de alarma. • Comprar equipos y materiales para emergencias. • Mejorar el sistema de comunicación (compra de radios).


Plan de Evacuación. Código: Página 1/2

N° Actividad Responsable Dirección FrecuenciaD S M O

1

Realizar o actualizar el documento “Plan de Evacuación” donde se debe tener en cuenta: diagnóstico de amenazas y vulnerabilidad para priorización de los mismos, censo de personas que pueden estar en la institución en un momento de emergencia dado, definir puntos de encuentro, alarma para evacuación,

Asistente Salud

Ocupacional


x

2

Definir fecha para la realizaciòn del simulacro con el comité de emergencias.

Asistente Salud

Ocupacional x

3 Capacitar a los líderes deàrea para el simulacro a realizar.

Asistente Salud

Ocupacional x

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Versión 1

PAG 4/4

Plan de Evacuación. Código: Página 2/2

N° Actividad Responsable Dirección FrecuenciaD S M O

4

Socializar a todo el personal el procedimiento de evacuación y puntos de encuentro a través de diferentes medios de comunicación.

Asistente Salud

Ocupacional x

5

Convocar brigada del Sena y la Fundación Universitaria del Área Andina para recibir ayuda.

Asistente Salud

Ocupacional x

6 Coordinar la realizaciòn de práctica y simulacro de evacuación.

Asistente Salud

Ocupacional x

7

Coordinar la evaluaciòn del simulacro con auditores internos y grupos de apoyo participantes.

Asistente Salud

Ocupacional x

8

Tomar en cuenta las recomendaciones de la evaluaciòn y realizar mejoras del documento o procedimiento con base en estas.

Asistente Salud

Ocupacional x

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Versión 1

PAG 1/3


10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programa de Reciclaje.


10.3 OBJETIVO: Contribuir con el mantenimiento del medio ambiente y aprovechar este recurso para recolección de fondos para inversión en bienestar social y salud.

10.4 GENERALIDADES El Programa de Reciclaje encierra un conjunto de actividades para recoger, almacenar y vender todo el material reciclable que se genera en la institución.


• Reciclar la mayor cantidad posible para obtener mayor ganancia.

10.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recolección de material reciclable en los diferentes servicios.

PUNTO FINAL: Archivo de informes en la carpeta del Programa de Reciclaje.

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Versión 1

PAG 2/3


• Factura de venta. • Informe de recuperación de materiales.

10.8 RIESGOS

• No recibir cooperación con la recolección de materiales.


• Capacitación a todo el personal en el tema.

10.10 GLOSARIO

MATERAIL RECICLABLE: son aquellos que cumplen con la característica de no ser contaminantes y de poder darle uso nuevamente.

FORMATO RH1: Documento donde se registra diariamente la cantidad en kilogramos generada en cada servicio de los residuos hospitalarios incluyendo el material reciclable.

10.11 OBSERVACIONES

• La realización de jornadas de reciclaje deben hacerse como mínimo 2 veces al año.

• Se debe tener en cuenta este tema para estarlo recordando en medios de combinación interna.

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Versión 1

PAG 3/3


Programa de Reciclaje. Código: Página 1/1


D S M O

1 Recolectar el material reciclable en los diferentes servicios.

Auxiliar Servicios

Generales. Hotelería. x

2

Almacenar temporalmente el material en el cuarto intermedio de residuos.

Auxiliar Planta Física.

Hotelería. x

3 Pesar y registrar en el formato RH1

Auxiliar Planta Física

Hotelería. x

4 Vender el material a personal externo.

Coordinador Servicios

Generales Hotelería. x

5

Realizar factura de venta y llevar el dinero a la asistente de Salud Ocupacional.

Coordinador Servicios

Generales Hotelería. x

6

Administrar el dinero y relacionar los gastos que se van originando en el sistema.

Asistente Salud

Ocupacional.


x

7

Enviar copia de facturas a la asesora de la empresa de aseo, para que elle realice el informe de recuperación de materiales.

Asistente Salud

Ocupacional.


x

8 Recibir copia de informe de recuperación de materiales.

Asistente Salud

Ocupacional.


x

9 Archivar informes en la carpeta de programa de reciclaje.

Asistente Salud

Ocupacional.


x

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DEPARTAMENTO DE SISTEMAS E INFORMACIÓN

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DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

Versión 1 PAG 1/6


9.1 NOMBRE DEL PROCESO: Mantenimiento de Software, Equipos e Impresoras.

9.2 AREA TITULAR: Departamento de Sistemas e Información

9.3 OBJETIVO: Velar por el óptimo funcionamiento del Software, los Equipos e Impresoras.

9.4 GENERALIDADES:

El Mantenimiento de Software, Equipos e impresoras es el procedimiento por el cual se les realiza a estos una revisión, limpieza o reparación para verificar su estado y garantizar su funcionamiento.

Existen tres tipos de Mantenimiento Preventivo, Correctivo y Predictivo.


Hardware y Software en óptimas condiciones para su posterior utilización.


• Cronograma de Mantenimiento Preventivo. �

• Actualización de hoja de vida de equipos e impresoras.

• Formato de mantenimiento.

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Versión 1 PAG 2/6

9.7 RIESGOS:

• No-reacción de dispositivos generados por limpieza de corrosivo de conexiones por la realización de algún tipo de mantenimiento.

• Que no se cuente con un dispositivo y/o repuesto necesario para realizar la reparación de un equipo o impresora.

• Que no se consiga externamente el dispositivo y/o repuesto necesario para la realización de algún tipo de mantenimiento.

• Pérdida de una licencia O.E.M. con la realización del Mantenimiento de Software.

• Que los proveedores no generen un buen soporte de Software.

• No aplicar las instrucciones suministradas acerca del manejo de algún tipo de Software, equipo o impresoras.


• Descarga corporal de la estática producida por el cuerpo para evitar que algún dispositivo se queme.

• Uso de líquidos adecuados para realizar la limpieza de dispositivos y procurar la reacción de equipos tras una limpieza.

• Se realiza el pedido necesario al almacén, en algunos casos al proveedor externo, para garantizar algún tipo de mantenimiento.

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• Se realiza el pedido de un dispositivo y/o repuesto completo y actualizado (cuando no se consigue la pieza o componente solo) para la realización de algún tipo de mantenimiento.

• Registro de los equipos que poseen la licencia O.E.M. y realización correcciones al software más no desinstalación en el mantenimiento.

• Probar el software para detectar errores antes de instalarlo en un equipo y garantizar un buen soporte.

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• CLINICA LOS ROSALES S.A.



Versión 1 PAG 3/6

• Retroalimentación a los usuarios en el manejo de software, equipos o impresoras, en el caso de que las instrucciones no hayan quedado claras.

9.9 GLOSARIO

MANTENIMIENTO: Conjunto de acciones que se ejecutan en las instalaciones y/o equipos para prevenir daños o para la repararlos cuando se producen.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Conjunto de actividades que se llevan acabo en un equipo, instrumento o estructura, con el propósito de que opere a su máxima eficiencia de trabajo, evitando que se produzcan paradas forzosas o imprevistas. MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Conjunto de actividades que se deben llevar a cabo cuando un equipo, instrumento o estructura ha tenido una parada forzosa o imprevista.

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Versión 1 PAG 4/6


MANTENIMIENTO DE SOFTWARE, EQUIPOS E IMPRESORAS.

Código:

Nº Orden ProcedimientoÁrea


1

Mantenimiento Preventivo de

Equipos e Impresoras.

Servicio al Usuario.

Jefe de Grupo Servicio al Usuario y Auxiliar


Usuarios internos de

las diferentes áreas de la

clínica.

2

Mantenimiento Correctivo de







clínica.

3

Mantenimiento Predictivo de







clínica.

4 Mantenimiento Correctivo de

Software.






clínica.

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Versión 1 PAG 5/6

CLINICA LOS ROSALES


DEPTO DE SISTEMAS E INFORMACION Código:

ENTRADAS O INSUMOS

PROCESO DE TRANSFORMACIÒN


• Solicitud de Servicios por parte del personal de la Clínica.

• Detección de alguna necesidad de mantenimiento durante el servicio de rondas.

• Detección de la necesidad de mantenimiento de software.

• Realización de cronograma para realización de mantenimiento preventivo de equipos a todos los equipos de la clínica.

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• Actualizaciones de hojas de vida con los cambios hechos al equipo.

• Capacitaciones técnicas a los usuarios del software.

• Equipos, Impresoras y Software en Optimo funcionamiento

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Versión 1 PAG 6/6


Realización de rondas y listas de Chequeo.

Jefe Depto de Sistemas, Jefe Grupo Servicio al Usuario.

Capacitaciones


Jefe Departamentode Sistemas.


Medio o Canal

Frecuencia

Información relacionada con

las actividades de Área

Jefes de área.Jefe

Departamento de

Sistemas.


INTRANET, Diaria.

�

�

�

�

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�


RECURSOS:Humano




Compras.



LA TRANSFORMACIÓN

�Compras

Departamento de Sistemas e Información.

Dirección de Administrativa.

Área de Ingeniería Hospitalaria.

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Versión 1 PAG 1/4


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento Preventivo de Equipos e Impresoras.

1.2 RESPONSABLE: Jefe Grupo de Servicio al Usuario.

1.3 OBJETIVO: Preservar los componentes de los equipos e impresoras para su funcionamiento adecuado.

1.4 GENERALIDADES: El Mantenimiento Preventivo de equipos e impresoras es la revisión periódica, que se le realiza al software y hardware de las diferentes áreas de la Clínica, para detectar cualquier anomalía o irregularidad y permitir que funcione eficientemente para la realización de las actividades diarias que se realizan en la Clínica.


Prevenir y detectar posibles fallas en los equipos e impresoras para garantizar el óptimo funcionamiento para los usuarios.

1.6 LIMITES:

PUNTO INICIAL: Elaboración de cronograma para mantenimiento.

PUNTO FINAL: Actualización de la hoja de vida del equipo.


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• Cronograma de mantenimiento. �

• Actualización de hoja de vida de equipos e impresoras.




Versión 1 PAG 2/4

1.8 RIESGOS

• Que se queme un dispositivo del equipo por estática.

• No-reacción de dispositivos generados por limpieza de corrosivo de conexiones.

• Que no se cuente con un dispositivo y/o repuesto necesario.

• Que no se consiga externamente el dispositivo y/o repuesto necesario.


• Descargarse corporalmente de la estática producida por el cuerpo.

• Usar líquidos adecuados para realizar la limpieza de dispositivos.

• Se realiza el pedido necesario al almacén, en algunos casos al proveedor externo.

• Se realiza el pedido de un dispositivo y/o repuesto completo y actualizado (cuando no se consigue la pieza o componente solo).

1.10 GLOSARIO

MANTENIMIENTO: Conjunto de acciones que se ejecutan en las instalaciones y/o equipos para prevenir daños o para la repararlos cuando se producen.

� ��

MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Conjunto de actividades que se llevan acabo en un equipo, instrumento o estructura, con el propósito de que opere a su máxima eficiencia de trabajo, evitando que se produzcan paradas forzosas o imprevistas.




Versión 1 PAG 3/4


Mantenimiento Preventivo de Equipos e Impresoras.


�� Actividad Responsable Área Frecuencia

D S Q M SM O

1

Elaborar el cronograma en que se le realizará

mantenimiento preventivo a los diferentes equipos

de los funcionarios.

Jefe Grupo Servicio Usuario

Depto de Sistemas

e Información

x

2 Revisar el cronograma elaborado para poderlo enviar a los usuarios.

Jefe Depto Sistemas e Información

Depto de Sistemas

e Información

x

3 Enviar el cronograma a

los funcionarios de la Clínica.


Depto de Sistemas

e Información

x

4 Modificar la fecha asignada en el cronograma, si un

funcionario lo requiere


Depto de Sistemas

e Información

x

5 Hacer copia de seguridad

de la información consignada en el equipo.

Usuario Depto de Sistemas

e

x

� ��

Información

6 Trasladar el equipo o

impresora para realizar el respectivo mantenimiento.

Jefe Grupo Servicio

Usuario Y Auxiliar

Depto de Sistemas

e Información

x

7 Realizar el mantenimiento

al equipo respectivo.

Jefe Grupo Servicio

Usuario Y Auxiliar

Depto de Sistemas

e Información

x




Versión 1 PAG 4/4

Mantenimiento Preventivo de Equipos e Impresoras. Código: Página 2/2

�� Actividad Responsable Área Frecuencia

D S Q M SM O

8

Revisar contra la lista de chequeo de

Mantenimiento Preventivo de equipos

Jefe Grupo Servicio

Usuario Y Auxiliar

Depto de Sistemas

e Información

x

9

Actualizar la hoja de vida con la

Información respectiva de lo que se le hizo al

equipo.

Auxiliar Servicio al

Usuario

Depto de Sistemas

e Información

x

10 Entregar al funcionario

su respectivo equipo.

Jefe Grupo Servicio

Usuario Y Auxiliar

Depto de Sistemas

e Información

x

11 Verificar el correcto funcionamiento del

equipo con el usuario.

Jefe Grupo Servicio

Usuario Y Auxiliar

Depto de Sistemas

e Información

x

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Versión 1 PAG 1/5


2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento Correctivo de Equipos e Impresoras.


2.3 OBJETIVO: Reparar de manera adecuada el equipo y/o Impresora o dispositivos que presenten fallas.

2.4 GENERALIDADES: El mantenimiento correctivo comprende la corrección de un daño producido en un equipo o impresora perteneciente a una de las áreas de la Clínica, generalmente estos daños suceden por una falla que no fue detectada durante las jornadas del mantenimiento preventivo y obedece a cambio de piezas o mala utilización de las herramientas de trabajo.


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2.6 LIMITES:

PUNTO INICIAL: Recepción de la solicitud de mantenimiento.

PUNTO FINAL: Recibido a satisfacción del Usuario.

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Versión 1 PAG 2/5


• Formato de actualización de la hoja de vida del equipo en caso de realizarse el cambio de un dispositivo.

2.8 RIESGOS:

• Que no se cuente con un repuesto y/o dispositivo necesario en el área de sistemas.

• Que no se consiga externamente el repuesto y/o dispositivo necesario.


• Se realiza el pedido necesario al proveedor externo.

• Hacer pedido de un dispositivo y/o repuesto completo y actualizado.

• Imprimir la imagen del escritorio antes del mantenimiento para corroborar que durante este, ningún archivo fue cambiado o borrado.

• Después de terminar el mantenimiento se verifica paso a paso la lista de chequeo para que no se omita ninguna actividad.

2.10 GLOSARIO

MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Conjunto de actividades que se deben llevar a cabo cuando un equipo, instrumento o estructura ha tenido una parada forzosa o imprevista.

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Versión 1 PAG 3/5


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Código:��

N° Actividad Responsable Área ��

D S M O

1 Recepcionar la solicitud del usuario.

JG Servicio Usuario.

Depto de Sistemas

e Información

x

2

Evaluar el requerimiento del usuario, para definir si es un Mantenimiento correctivo.


Depto de Sistemas

e Información

x

3 Realizar revisión inicial al equipo o impresora.

JG Servicio Usuario

Depto de Sistemas

e Información

x

Si es necesario revisión externa:

4 Enviar a diagnóstico externo.

JG Servicio Usuario

Depto de Sistemas

e Información

x

5 Recibir el equipo con su respectivo diagnóstico.

JG Servicio Usuario

y/o Auxiliar.

Depto de Sistemas

e Información

x

6 Archivar el diagnóstico enviado del equipo.

JG Servicio Usuario

Depto de Sistemas

e Información

x

7

Realizar el pedido previa comunicación con el proveedor por parte del área de sistemas si se requiere un repuesto y/o dispositivo.

JG Servicio Usuario

Depto de Sistemas

e Información

x

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Versión 1 PAG 4/5

�&')#'�$�#')!�-!%%#+)�.!�/#�� !"�#��$ %#"!%&"�

Código:��


D S M O

8 Recibir el repuesto y/o dispositivo.

JG Servicio Usuario

y/o Auxiliar.

Depto de Sistemas

e Información

x

9 Arreglar el equipo y/o impresora tras la recepción del repuesto.

JG Servicio Usuario

Depto de Sistemas

e Información

x

10

Actualizar la hoja de vida del equipo o impresora de acuerdo al procedimiento realizado.

JG Servicio Usuario

Depto de Sistemas

e Información

x

11 Entregar el equipo a su respectivo usuario.

JG Servicio Usuario

y/o Auxiliar.

Depto de Sistemas

e Información

x

12

Seleccionar la casilla de verificación óptima del soporte por parte del usuario.

Usuario. x

Si no es necesario enviar a revisión externa:

4

Realizar el pedido previa comunicación con el proveedor por parte del área de sistemas si se requiere un repuesto y/o dispositivo.


Depto de Sistemas

e Información

x

5 Recibir el repuesto y/o dispositivo.

JG Servicio Usuario

Depto de Sistemas

x

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y/o Auxiliar.

e Información

6 Arreglar el equipo y/o impresora tras la recepción del repuesto

JG Servicio Usuario

Depto de Sistemas

e Información

x

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Versión 1 PAG 5/5

�&')#'�$�#')!�-!%%#+)�.!�/#�� !"�#��$ %#"!%&"�

Código:��


D S M O

7 Actualizar la hoja de vida del procedimiento realizado al equipo.

JG Servicio Usuario

Depto de Sistemas

e Información

x

8 Entregar el equipo a su respectivo usuario.

JG Servicio Usuario

y/o Auxiliar.

Depto de Sistemas

e Información

x

9

Seleccionar la casilla de verificación óptima del soporte por parte del usuario.

Usuario. x

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Versión 1 PAG 1/3


3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento Predictivo de Equipos e Impresoras.


3.3 OBJETIVO: Evitar posibles daños en los equipos de computo.

3.4 GENERALIDADES: El mantenimiento predictivo comprende la revisión y corrección de fallas de equipos o impresoras cuando se presume que estos pueden llegar a sufrir algún daño. Dentro de los síntomas se puede clasificar: lentitud, bloqueo, apagado imprevisto y/o sonidos inusuales mediante la utilización de estos.

3.5 RESULTADOS ESPERADOS: Preservación de equipos en buen estado para que sigan prestando un óptimo funcionamiento.

3.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recepción de la solicitud o detección de algún daño en el servicio de rondas.

PUNTO FINAL: Recibido a satisfacción del Usuario

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Versión 1 PAG 2/3


• Actualización de la hoja de vida del equipo.

3.8 RIESGOS:

• Que no se cuente con un dispositivo necesario en el área de sistemas.

• Que no se consiga externamente el dispositivo necesario.


• Se realiza el pedido necesario al proveedor externo.

• Hacer pedido de un dispositivo completo y actualizado.



3.10 GLOSARIO:

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Versión 1 PAG 3/3

3.11 DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO.

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Código:��


D S M O

1

Recibir solicitud de requerimiento por visoporte o detección de daño en rondas.

J G Servicio Usuario

Depto de Sistemas

e Información

x

2

Dar a conocer al usuario la fecha en la que se realizará el mantenimiento predictivo de su equipo.


Depto de Sistemas

e Información

x

3 Realizar Copia de seguridad de la información del equipo.

Usuario x

4 Trasladar el equipo o

impresora para realizar el respectivo mantenimiento.

JG Servicio Usuario

Y/o Auxiliar

Depto de Sistemas

e Información

x

5 Realizar el mantenimiento del equipo o impresora.

JG Servicio Usuario

Y/o Auxiliar

Depto de Sistemas

e Información

x

6 Entregar el equipo a su funcionario respectivo.

JG Servicio Usuario

Depto de Sistemas

e Información

x

7 Actualizar la hoja de vida del equipo.

Jefe Grupo servicio Usuario

Depto de Sistemas

e Información

x

8 Entregar al respectivo JG Servicio Depto de x

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funcionario el equipo Usuario Y Auxiliar

Sistemas e

Información

10

Seleccionar la casilla de verificación óptima del soporte por parte del

usuario.

Usuario.

x

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Versión 1 PAG 1/3


4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento Correctivo de Software.

4.2 RESPONSABLE: Jefe Grupo Servicio al Usuario.

4.3 OBJETIVO:

Permitir el funcionamiento adecuado de los programas que tiene cada equipo de la Clínica.

4.4 GENERALIDADES: El Mantenimiento Correctivo de Software es el proceso por el cual se adecuan las herramientas o programas que requieren de servicio para su óptimo funcionamiento.

4.5 RESULTADOS ESPERADOS: Software en funcionamiento de acuerdo a las expectativas de los usuarios.

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4.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Solicitud del Usuario por Visoporte

PUNTO FINAL: Recibido a satisfacción del Usuario




Versión 1 PAG 2/3



4.8 RIESGOS

• Pérdida de una licencia O.E.M.

• Que los proveedores no generen un buen soporte.

• Falta de entendimiento en las capacitaciones suministradas.


• Registro de los equipos que poseen la licencia O.E.M., solo se les hace correcciones al software más no desinstalación.

• Probar el software para detectar errores antes de instalarlo en un equipo.

• Retroalimentación a los usuarios.



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4.10 GLOSARIO

LICENCIA O.E.M: Licencia que viene para instalarse una sola vez en un solo equipo.

4.11 OBSERVACIONES

• Seguir ejerciendo control adecuado del software.

• Conseguir buenos proveedores que ofrezcan buenos soportes. CLINICA LOS ROSALES S.A.



Versión 1 PAG 3/3

• Contar con licencias de software en la mayoría de los equipos, preferiblemente adquirir tipo MOLP.


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Código:��


D S M O

1 Analizar los nuevos requerimientos de software.

Jefes de Grupo y

Coordinadores de sistemas.

Depto de Sistemas

e Información

x

2

Elaborar el cronograma para actualizaciones de Hosvital o aplicaciones de otras entidades (Colsanitas, Coomeva, SaludTotal).


Depto de Sistemas

e Información

x

3 Dictar capacitación técnica a los usuarios.


Depto de Sistemas

x

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e Información

4 Realizar Mantenimiento del software o instalación de aplicaciones.


Depto de Sistemas

e Información

x

5

Chequear el software de Colsanitas, Coeps y base de datos en general para detección de inconsistencias de enlace y del sistema.


Depto de Sistemas

e Información

x

6 Actualizar el aplicativo Re-info


Depto de Sistemas

e Información

x




Versión 1 PAG 1/4


2.1 NOMBRE DEL PROCESO: Administración Servicios Soporte al Usuario.

2.2 AREA TITULAR: Departamento de Sistemas e Información.

2.3 OBJETIVO: Optimizar los servicios que requiere el usuario y velar porque el funcionamiento de la administración de servicios sea la mejor.

2.4 GENERALIDADES: la Administración de Servicios comprende todas las actividades que se realizan en el área de sistemas en busca de prestar el mejor servicio a los usuarios de la clínica.

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Un mejor servicio prestado a los clientes con el apoyo que pueda brindar el área.


• Solicitud de pedido.

• Registro solicitud de despacho.

• Registro entrega de activo.

• Solicitud de mantenimiento por medio de Visoporte.

2.7 RIESGOS:

• Manejo erróneo del soporte por parte del usuario.

• Una entrega no oportuna por parte del proveedor y por ende tardanza en la prestación del servicio.

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Versión 1 PAG 2/4

• Omitir firmas necesarias en los registros que ocasiona la falta de información sobre a que Centro de Costo cargar el pedido.


• Capacitación del personal en el manejo del soporte.

• Selección adecuada de proveedores, envío de información de proveedores conocidos a almacén.

• Cuando los directores o jefe de departamento de sistemas no pueden firmar alguna solicitud se puede hacer el pedido, pero al menos tres (3) días después se deben efectuar las firmas.

2.9 GLOSARIO


ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS SOPORTE AL USUARIO Código:Nº

Orden Procedimiento

Área Responsable


1 Órdenes de Servicio.


Jefe Grupo de Servicio Usuario.

Usuarios internos de la Clínica.

2

Actualización y Control al aplicativo Re-info




3

Solicitud de pedidos y despachos.




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Versión 1 PAG 3/4

CLINICA LOS ROSALES


DEPTO DE SISTEMAS E INFORMACIÓN.

Código:

ENTRADAS O INSUMOS



• Ingreso de requerimientos por Visoporte.

• Formato de solicitud de pedidos.

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• Registro entrega de activo.

• Entrega de pedido al respectivo centro de costo.

• Solución al

requerimiento solicitado por el usuario.


LA TRANSFORMACIÓN



Compras.



RECURSOS:Humano




Compras.

�

�

�

�

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��

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�

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Versión 1 PAG 4/4



Jefe Depto de Sistemas.

Jefe de Grupo.

Capacitaciones




Medio o Canal

Frecuencia

Información relacionada con las

actividades de Área


Jefes de Grupo.


INTRANET, Diaria

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Versión 1 PAG 1/3


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Órdenes de Servicio.


1.3 OBJETIVO: Llevar un control de las actividades realizadas en el área.

1.4 GENERALIDADES:

Las órdenes de servicio son el medio por el cual los usuarios realizan sus requerimientos de solución de problemas o servicios que requieren del área de sistemas.


Responder con agilidad y calidad en un servicio solicitado, también se pretende que con Visoporte se obtenga mayor organización.

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Ingreso de requerimientos al sistema.

PUNTO FINAL: Recibido a satisfacción por el usuario

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Versión 1 PAG 2/3


1.8 RIESGOS

• Manejo erróneo del soporte por parte del usuario.


• Capacitación del personal en el manejo del soporte.

1.10 GLOSARIO

VISOPORTE: Módulo para el control de servicios del área de Recursos Informáticos y Mantenimiento.

CATEGORIAS:

Prioridad 4: Puede esperar. Prioridad 3: Necesaria. Prioridad 2: Urgente. Prioridad 1: Inmediata.

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��4�-��Código:

��


D S M O

1 Ingresar requerimientos a Visoporte.

Usuario

Depto de Sistemas

e Información

x

2 Chequear las solicitudes.J G Servicio

Usuario

Depto de Sistemas

e Información

x

4 Verificar el destino de la solicitud.


Depto de Sistemas

e Información

x

5

Si la solución la debe dar otra área de Sistemas transferirlo a través de Visoporte


Depto de Sistemas

e Información

x

6 Identificar el usuario que hizo la solicitud.


Depto de Sistemas

e Información

x

7 Verificar la prioridad del servicio.


Depto de Sistemas

e Información

x

8 Solucionar y realizar seguimiento del requerimiento según


Servicio al Cliente.

x




Versión 1 PAG 3/3

� ��

prioridad.

9 Ingresar a Visoporte la solución dada y el tiempo utilizado para la misma


Servicio al Cliente.

x

10

Revisar por Visoporte la solución al requerimiento y activar la casilla de verificación, para el recibido a satisfacción.

Usuario Servicio al

Cliente. x

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Versión 1 PAG 1/3


2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Actualización y control de la base de datos.


2.3 OBJETIVO:

Tener información actualizada, oportuna de los equipos y el software de la Clínica.

2.4 GENERALIDADES:

Es el procedimiento por el cual se registra, actualiza y maneja la información perteneciente a los equipos de la Clínica para tener información adecuada y oportuna y un control de seguridad del software y hardware de los equipos.

2.5 RESULTADOS ESPERADOS: Tener permanentemente actualizada la información de la infraestructura informática de la Clinica en cuanto a Hardware y Software.

2.6 LIMITE

PUNTO INICIAL: Recibir del almacén el equipo, después de que estos ya han sido codificados debidamente.

PUNTO FINAL: Entregar al respectivo centro de costo.

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Versión 1 PAG 2/3


• Hoja de vida de los equipos.

• Listado de la rotulación de equipos del área.

2.8 RIESGOS

• Información no sincronizada entre el almacén y área de servicio al usuario.

• Por desactualización de la BD, tomar decisiones de movimiento de equipos o actualizaciones de los mismos


• Se realiza un registro de despacho que es actualizado en almacén, donde se registran los traslados. Este es devuelto al área de servicio al usuario.

• Revisión periódica de la información contenida en la BD.

2.10 GLOSARIO

REINFO: Aplicativo que contiene la hoja de vida de los equipos, el software instalado, las actualizaciones a los mismos.

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Versión 1 PAG 3/3


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Código:��


D S M O

1

Recibir del almacén el equipo, después de que estos ya han sido codificados debidamente.


Depto de Sistemas

e Información

x

2 Instalar programas y sistema operativo.


Depto de Sistemas

e Información

x

3 Generar hoja de vida manual y transcribir a la base de datos REINFO.


Depto de Sistemas

e Información

x

4 Asignar especificaciones propias de equipo según usuario.


Depto de Sistemas

e Información

x

5

Actualizar el aplicativo Reinfo con la información del usuario y especificaciones generadas.


Depto de Sistemas

e Información

x

6 Sacar una copia del aplicativo Reinfo y enviarla para el servidor.


Depto de Sistemas

e Información

x

7 Rotular equipos. J G Servicio

Usuario Depto de Sistemas

� ��

e Información

8

Rotular en caso de movimiento de equipos de un área a otra y/o equipo nuevo.


Depto de Sistemas

e Información

x

9 Entregar al respectivo centro de costo.


Depto de Sistemas

e Información

x

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Versión 1 PAG 1/4


3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control del Stock.


3.3 OBJETIVO: Llevar un control de lo que pide y recibe el área.

3.4 GENERALIDADES:

El control del stock es el procedimiento por el cual se controlan los elementos, repuestos pedidos .vs. lo despachado por el almacén, para lo que concierne al Departamento de Sistemas.


Hacer una gestión rápida para hacer entrega oportuna y cumplir con el servicio y tener claridad de lo que esté pendiente por recibirse de almacén.

3.6 LIMITES:

PUNTO INICIAL: Solicitud del requerimiento por el usuario o de sistemas al almacén para algún elemento y/o repuesto.

PUNTO FINAL: Actualizar archivos de pedidos realizados en el área.


• Solicitud de pedido procesada por visoporte.

• Registro de despacho.

•

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Versión 1 PAG 2/4

3.8 RIESGOS:

• Una entrega no oportuna por parte del proveedor y/o el almacén y por ende tardanza en la prestación del servicio.

• Omitir firmas necesarias en los registros que ocasiona la falta de información sobre a que Centro de Costo cargar el pedido.


• Selección adecuada de proveedores, envío de información de proveedores conocidos a almacén.

• Cuando los directores o jefe de departamento de sistemas no pueden firmar alguna solicitud se puede hacer el pedido, pero al menos tres (3) días después se deben efectuar las firmas.

• Verificación de lo recibido y lo pendiente por recibir del almacén.

3.10 GLOSARIO:

3.11 OBSERVACIONES

• Cuando almacén haga contacto con nuevos proveedores debe preguntar a Servicio al Usuario para ver si tiene alguna referencia de ese nuevo proveedor.

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Versión 1 PAG 3/4


-��5��5��-9,�Código:

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D S M O

1

Solicitud del requerimiento por el usuario o de sistemas al almacén para algún elemento y/o repuesto

Centro de Costo.

Depto de Sistemas

e Información

x

2 Estudiar la viabilidad técnica del requerimiento.

JG Servicio Usuario y Jefe

Depto de Sistemas.

Depto de Sistemas

e Información

x

3 Generar la solicitud del pedido, si se puede cumplir el requerimiento.

Centro de Costo y / Sistemas

Depto de Sistemas

e Información

x

4

Hacer firmar la solicitud por el jefe de departamento de sistemas y director del área al que corresponda.

Jefe Depto Sistemas y

director.

Depto de Sistemas

e Información

x

5 Hacer cotización con Proveedores de equipos y/o repuestos.


Depto de Sistemas

e Información

x

6 Enviar la solicitud a almacén con información de proveedores.


Depto de Sistemas

e Información

x

7 Gestionar la realización Almacén. Dirección x

� ��

del pedido. Financiera.

8

Recepcionar y avisar acerca de la llegada del pedido a Servicio Usuario.

Almacén. Dirección

Financiera.x

9 Entregar el registro de despacho a servicio al usuario.

Almacén. Dirección

Financiera.x




Versión 1 PAG 4/4

-��5��5��-9,�Código:

��


D S M O

10

Recoger el pedido y realizar adecuaciones según especificaciones propias del Centro de Costo y la Clínica.


Depto de Sistemas

e Información

x

11

Entregar el pedido al Centro de Costo o utilizar el repuesto para reparación.


Depto de Sistemas

e Información

x

12

Hacer firmar el Formato de entrega de pedido de activo en caso de ser un equipo nuevo.

Almacén

Depto de Sistemas

e Información

x

13

Archivar el formato de solicitud de pedidos y registro de despachos para informe mensual.


Depto de Sistemas

e Información

x

14 Actualizar archivos de pedidos realizados en el área.


x

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Versión 1 PAG 1/5


3.1 NOMBRE DEL PROCESO: Administración de Recursos.


3.3 OBJETIVO: Velar por el óptimo funcionamiento del hardware y software de la Clínica.

3.4 GENERALIDADES: Proceso que comprende actividades encaminadas a lograr un control de los recursos físicos y lógicos del área de sistemas de la institución.


Control de los recursos del área y planificación de la funcionalidad de cada equipo según los requerimientos de cada usuario.


• Formato de rondas.

• Planilla Servicio Post.

3.7 RIESGOS:

• Entrada de virus por los correos externos recibidos.

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• No tener acceso al correo externo por problemas con el Servicio de Internet.

• Envío de archivos muy grandes que superen la capacidad tanto en el correo interno como externo.

• Presentación de un virus informático.




Versión 1 PAG 2/5

• Daño de hardware o software en los servidores.

• Internet fuera de servicio o caído por más de 2 horas.

• No realización por parte de los usuarios del requerimiento por Visoporte, por haber sido detectado en la ronda.


• Instalación de antivirus en el Servidor y en las estaciones del Correo externo.

• Instalación de Firewall, Antispam, Antispyware, en el servidor de Internet para filtrar el acceso de virus por el servicio de proxy a las estaciones.

• Instalación del software de seguridad (antivirus, antispam, antispyware, Firewall).

• Se hace mantenimiento al servidor y al software.

• Comunicación directa con el proveedor.

• Realizar la auditoria a los accesos realizados por el usuario final.

3.9 GLOSARIO:

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Versión 1 PAG 3/5


ADMINISTRACIÒN DE RECURSOS Código:

Nº Orden Procedimiento Área Responsable


1

Administración del Servicio

Correo Interno y Externo.


Jefe de Grupo Servicio al Usuario y Jefe de Admón. Informática.

Usuarios internos de la clínica desde sus diferentes dependencias o áreas.

2 Administración del Servicio de

Internet.


Jefe de Grupo Servicio al Usuario y Jefe de Admón. Informática.


3 Servicio de

Rondas. Servicio al Usuario.

Jefe de Grupo Servicio al Usuario


4 Servicio Post. Servicio al Usuario.

Jefe de Grupo Servicio al Usuario


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Versión 1 PAG 4/5

ENTRADAS O INSUMOS



CLINICA LOS ROSALES


DEPTO DE SISTEMAS

Código:

• Orden de servicio solicitando correo interno o externo.

• Orden de servicio solicitando servicio de Internet.

• Plantilla servicio de rondas.

• Auditoria a requerimientos solucionados previamente.

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�� -�:��-��,�

• Usuarios con Correo Interno y externo en óptimo funcionamiento

• Usuarios con Servicio de Internet en horario full o restringido

• Mantenimiento de un equipo si se detecta alguna inconsistencia por el Servicio de Ronda o Post.

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Versión 1 PAG 5/5



Información relacionada con las

actividades de Área


Jefes de Grupo.


INTRANET, Diaria




Jefes de Grupo.

Capacitaciones






LA TRANSFORMACIÓN

RECURSOS:Humano




Compras. �


Compras.


Direcciones de la clínica.

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�

��

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��

�

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Versión 1 PAG 1/4


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio de Correo Interno y Externo

1.2 RESPONSABLE: Jefe de Grupo Admón. Informática y Jefe Grupo Servicio al Usuario.

1.3 OBJETIVO: Administrar el correo interno y externo de la Clínica.

1.4 GENERALIDADES:

El servicio de correo interno y externo es el procedimiento por el cual se realiza mantenimiento a la oficina de correo, se definen los accesos de los usuarios y se instala en las estaciones de trabajo.


Velar por la confiabilidad de la Información que entra y sale a través del Servidor de Correo Interno y externo.

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recibir requerimiento por Visoporte.

PUNTO FINAL: Realizar mantenimiento a la oficina de correos.

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Versión 1 PAG 2/4


1.8 RIESGOS:

• Entrada de virus por los correos externos recibidos.

• No tener acceso al correo externo por problemas con el Servicio de Internet.

• Envío de archivos muy grandes que superen la capacidad tanto en el correo interno como externo.


• Instalación de antivirus en el Servidor y en las estaciones del Correo externo.

• Instalación de Firewall, Antispam, Antispyware, en el servidor de Internet para filtrar el acceso de virus por el servicio de proxy a las estaciones.

1.10 GLOSARIO

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Versión 1 PAG 3/4


ADMINISTRACIÒN DE CORREO INTERNO Y EXTERNO.

Código: �;2�'&��<��


D S M O

1

Recibir requerimiento por Visoporte y remitirse al procedimiento de órdenes de servicios.

J G Admón.

Informática Y

J G Servicio al Usuario.

Depto de Sistemas

e Información.

x

2

Trasladar el requerimiento y especificaciones a la persona encargada en caso de ser necesario.

J G Admón.

Informática Y


Depto de Sistemas

e Información.

x

3 Realizar la instalación en oficina de correos.

Jefe Grupo Admón.

Informática.

Depto de Sistemas

e Información.

x

4 Crear usuarios y password.

Jefe Grupo Admón.

Informática.

Depto de Sistemas

e Información.

x

5

Instalar y configurar en estaciones de trabajo. El software de Correo interno con su respectivo

Jefe Grupo Servicio al Usuario.

Depto de Sistemas

e Información.

x

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usuario y password.

6

Verificar que el servicio de Correo Interno se encuentre en ejecución en el servidor y en las estaciones de trabajo.

J G Admón.

Informática Y


Depto de Sistemas

e Información.

x

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Versión 1 PAG 4/4

ADMINISTRACIÒN DE CORREO INTERNO Y EXTERNO.

Código: �;2�'&��<��


D S M O

7 Realizar auditoria al servicio.

Jefe Grupo Admón.

Informática.

Depto de Sistemas

e Información.

x

8 Revisar la cuenta creada por Jefe Grupo Admón. Informática.


Depto de Sistemas

e Información.

x

9 Configurar la cuenta en el equipo solicitado.


Depto de Sistemas

e Información.

10 Actualizar la libreta de direcciones.


Depto de Sistemas

e Información.

x

11 Administrar el funcionamiento de la cuenta.


Depto de Sistemas

e Información.

x

12 Realizar mantenimiento a la oficina de correos.

Jefe Grupo Admón.

Informática.

Depto de Sistemas

e Información.

x

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�




Versión 1 PAG 1/4

�


2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio de Internet.

2.2 RESPONSABLE: Jefe Grupo Administración Informática y Jefe Grupo Servicio al Usuario.

2.3 OBJETIVO: Administrar el servicio de Internet de la Clínica.

2.4 GENERALIDADES: La administración del servicio de Internet es el procedimiento por el cual se instala, verifica y controla el servicio de Internet en el servidor y en las estaciones de trabajo.

2.5 RESULTADOS ESPERADOS: Obtener un servicio 7x24 x 365 días, para los diferentes grupos de usuarios.

2.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recibir la solicitud por Visoporte.

PUNTO FINAL: Realización de mantenimiento al servicio.


2.8 RIESGOS

• Presentación de un virus informático.

• Daño de hardware o software en los servidores.

• Internet fuera de servicio o caído por más de 2 horas.

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Versión 1 PAG 2/4


• Instalación del software de seguridad (antivirus, antispam, antispyware, Firewall).

• Se hace mantenimiento al servidor y al software.

• Comunicación directa con el proveedor.

• Realizar la auditoria a los accesos realizados por el usuario final.

2.10 GLOSARIO

7x24x365 días: las 24 horas del día todos los días del año.

PRIVILEGIOS Y PERMISOS: quienes, a donde y cómo acceden los usuarios al servicio.

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Versión 1 PAG 3/4


SERVICIO DE INTERNET Código:

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D S M O

1

Recibir requerimiento por Visoporte y remitirse al procedimiento de órdenes de servicios.

JG Admón. Informática

y Jefe Depto de

Sistemas.

Depto de Sistemas

e Información.

X

2 Estudiar la factibilidad del servicio, asignación de horarios y privilegios.

JG Admón. Informática

y Jefe Depto de

Sistemas.

Depto de Sistemas

e Información.

X

6 Crear usuarios de Internet.

Jefe Grupo Admón.

Informática.

Depto de Sistemas

e Información.

X

7 Configurar permisos y privilegios de usuarios de Internet.

Jefe Grupo Admón.

Informática.

Depto de Sistemas

e Información.

X

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Versión 1 PAG 4/4

SERVICIO DE INTERNET Código:

�;2�'&��<��


D S M O

8 Instalar el servicio en estaciones de trabajo.

Jefe Grupo Admón.

Informática o Jefe Grupo


Depto de Sistemas

e Información.

X

9 Verificar que el servicio esté en ejecución.

Jefe Grupo Admón.

Informática Jefe Grupo Servicio al Usuario.

Depto de Sistemas

e Información.

X

10 Realizar auditoria al servicio.

Jefe Grupo Admón.

Informática.

Depto de Sistemas

e Información.

x

11 Realizar mantenimiento al servicio.

Jefe Grupo Admón.

Informática.

Depto de Sistemas

e Información.

x

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Versión 1 PAG 1/3


3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE RONDAS.


3.2 OBJETIVO: Verificar el buen funcionamiento del hardware y software de la clínica.

3.4 GENERALIDADES:

El servicio de rondas es el procedimiento en el cual 4 días de la semana se visita los servicios de la Clínica para inspeccionar los equipos y herramientas y detectar las posibles anomalías que se puedan estar presentando.


Herramientas informáticas (hardware y software) en buen funcionamiento generando un servicio oportuno y certero.

3.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recorrer a primera hora del día laboral los servicios de la clínica.

PUNTO FINAL: Marcar con un OK la plantilla, si todo esta bien, de lo contrario consignar lo encontrado en el campo de observación.

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Versión 1 PAG 2/3


• Formato de rondas.

3.8 RIESGOS

• No realización por parte de los usuarios del requerimiento por Visoporte, por haber sido detectado en la ronda.


3.10 GLOSARIO

3.11 OBSERVACIONES

En caso de que algún usuario note su equipo en condiciones anormales, lo debe poner de manifiesto para evitar posteriores problemas.

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Versión 1 PAG 3/3


SERVICIO DE RONDAS Código:

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D S M O

1 Recorrer a primera hora los servicios de la clínica.


Depto de Sistemas

e Información.

x

2

Preguntar a las personas encargadas del área acerca de novedades con el Hardware y Software.


Depto de Sistemas

e Información.

x

3

Marcar con un OK la plantilla, si todo esta bien, de lo contrario consignar lo encontrado en el campo de observación.


Depto de Sistemas

e Información.

x

4

Si es necesario se realiza el servicio remitiéndose al procedimiento de mantenimiento correctivo o al que se estipule necesario.

.Jefe Grupo Servicio al Usuario.

Depto de Sistemas

e Información.

x

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Versión 1 PAG 1/3


4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio Post.


4.3 OBJETIVO:

Validar y evaluar los servicios prestados a los usuarios de la clínica.

4.4 GENERALIDADES:

Procedimiento por el cual se realiza una llamada telefónica dos o tres días después a la persona que recibió el servicio o ha tenido contacto con el equipo, para verificar el buen funcionamiento de este.


Detección de problemas que hayan podido quedar en los equipos después de cualquier tipo de mantenimiento o revisión, para corregir a tiempo posibles problemas o fallas de los equipos y / o los programas.

4.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Contactar telefónicamente a la persona que recibió el servicio.

PUNTO FINAL: Actualizar el archivo de servicio post.

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Versión 1 PAG 2/3


• Planilla Servicio Post.

4.8 RIESGOS:

• Falta de generación de orden de servicio por Visoporte.


4.10 GLOSARIO

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Versión 1 PAG 3/3


SERVICIO POST Código:

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D S M O

1 Contactar telefónicamente a la persona que recibió el servicio.


Depto de Sistemas

e Información.

x

2 Verificar que no falte nada con lista de chequeo en mano.


Depto de Sistemas

e Información.

x

3 Tomar nota de dificultades o faltantes.


Depto de Sistemas

e Información.

x

4

Si existe algún faltante o dificultad: Remitir nuevamente a mantenimiento y Actualizar la orden de servicio.


Depto de Sistemas

e Información.

x

5 Actualizar el archivo de servicio post.


Depto de Sistemas

e Información.

x

6

Si es necesario se realiza el servicio remitiéndose al procedimiento que se estipule necesario.

Jefe Grupo Servicio al

Usuario

Depto de Sistemas

e Información.

x

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Versión 1 PAG 1/4

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4.1 NOMBRE DEL PROCESO: SEGURIDAD INFORMÁTICA.


4.3 OBJETIVO: Proteger el activo más importante de la empresa, que es la información.

4.3 GENERALIDADES:

Proceso que comprende actividades encaminadas a desarrollar, implementar y controlar las políticas de seguridad designadas.


Soportar el flujo de Información de la Clínica de una manera segura y confidencial.


4.7 RIESGOS:

• Pérdida de Información que no tenga copia de seguridad.

• Robo de Información por personal interno.

• Virus Informático que ocasione la pérdida total o parcial de la Información.

• Equipos infectados por virus informáticos.

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Versión 1 PAG 2/4


• Implementación de cronogramas de copias de seguridad diaria, semanal, mensual y anual.

• Instalación de Antivirus, antispyware, antispam y Firewall.

• Acceso a los Contenedores de Información sólo al personal autorizado.

• Se cuenta con una Consola Administradora de Antivirus.

• Actualización diaria de cualquier tipo de virus.

• Actualización de licencias de Antivirus.

• Implementación de cronogramas de vacunación informática.

4.9 GLOSARIO

• Firewall: Muro de fuego para proteger la entrada de personal externo a la clínica por medio de puertos informáticos abiertos.


SEGURIDAD INFORMÀTICA Código:Nº



1 Administración de Antivirus.

Administración Informática.

Jefe Grupo Administración Informática.

Áreas y servios de la clínica.

2 Administración de Copias de Seguridad.

Administración Informática.


Áreas y servios de la clínica.

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Versión 1 PAG 3/4

ENTRADAS O INSUMOS



CLINICA LOS ROSALES



Código:

• Instalación de antivirus en estaciones de trabajo.

• Ejecución de políticas de copias de seguridad.

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�

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• Una Red libre de virus.

• Implementación de copias de seguridad de toda la información importante de la Clínica.



LA TRANSFORMACIÓN


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�

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��

��

�

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RECURSOS:Humano




Compras. �



Compras.

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Versión 1 PAG 4/4


Realización de rondas y listas de

Chequeo.




Capacitaciones



Jefe Departamento de Sistemas.


Medio o Canal

Frecuencia

Información relacionada con las actividades de Área

Jefes de Grupo.

Jefe Depto de Sistemas e Información.


INTRANET,Diaria

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Versión 1 PAG 1/3


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÒN DE ANTIVIRUS.

1.2 RESPONSABLE: Jefe Grupo Administración Informática.

1.3 OBJETIVO:

Velar por la seguridad de los datos y la información que fluye en la red Lan de la clínica.

1.4 GENERALIDADES: A través de este procedimiento se implementan actividades de seguridad

informática donde se vacunan una a una las estaciones de trabajo hasta llegar a las centrales informáticas, para preservar la información.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Una Red Lan libre de virus y cumplir a cabalidad con las políticas de copias de seguridad.

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Instalar consola administradora del antivirus.

PUNTO FINAL: Ejecutar el plan de vacunación.

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Versión 1 PAG 2/3

1.7 FORMATOS O IMPRESOS: Ninguno

1.8 RIESGOS:

• Equipos infectados por virus informáticos.

• Daño de las aplicaciones.

• Daño del Hardware.

• Pérdida de Datos.

• Colapso de la Red


• Se cuenta con una Consola Administradora de Antivirus.

• Actualización diaria de cualquier tipo de virus.

• Actualización de licencias de Antivirus.

• Implementación de cronogramas de vacunación informática.

• Instalación de Antivirus, antispyware, antispam y Firewall.

1.10 GLOSARIO

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Versión 1 PAG 3/3


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Código: �;2�'&��<��


D S M O

1 Instalar consola administradora del antivirus.

Jefe Grupo Admón.

Informática.

Departamento de

Sistemas e

Información.

x

2 Actualizar consola. Jefe Depto Sistemas.

Departamento de

Sistemas e

Información.

x

3 Verificar las políticas de seguridad (quienes tienen licencias de antivirus).

Jefe Grupo Admón.

Informática y Jefe Depto Sistemas.

Departamento de

Sistemas e

Información.

x

4 Instalar e implementar antivirus en estaciones de trabajo.

Jefe Grupo Admón.

Informática.

Departamento de

Sistemas e

Información.

x

5 Verificar la Actualización del antivirus por los usuarios.

Jefe Grupo Admón.

Informática.

Departamento de

Sistemas e

Información.

x

6 Ejecutar el plan de vacunación.

Jefe Grupo Admón.

Informática.

Departamento de

Sistemas e

Información.

x

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Versión 1 PAG 1/3


2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÒN DE COPIAS DE SEGURIDAD.


2.3 OBJETIVO:

Velar por la conservación de la información importante de la Clínica los Rosales.

2.4 GENERALIDADES:

La Administración de Copias de Seguridad es el procedimiento en el cual se implementan y ejecutan las políticas de copias de seguridad, con una periodicidad (diaria, semanal, mensual, ocasional).


Poder acceder a información de periodos anteriores en cualquier momento.

2.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Definición de políticas de seguridad.

PUNTO FINAL: Seguimiento a las copias de seguridad.

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Versión 1 PAG 2/3


2.8 RIESGOS:

• Que el usuario asignado a alguna copia importante no la realice.

• El medio en el que se haga la copia (Diskette, CD o DVD) esté defectuoso.


• Verificación posterior a la copia del tamaño para ver que concuerde con la fuente.

• Después de llevar al disco extraíble ocasionalmente se verifican, recuperándose en un ambiente diferente.

2.10 GLOSARIO

APLICATIVOS: software que utiliza la clínica para sus tareas diarias, como Hosvital, Mecosoft – Nómina.

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Versión 1 PAG 3/3


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Código: �;2�'&��<��


D S M O

1 Definir e implementar políticas de seguridad informática.

Jefe Depto de Sistemas

y J G Admón. Informática.

Departamento de

Sistemas e

Información

x

2

Verificación del cumplimiento de los procesos de copias de seguridad así: � Implementar procesos

automáticos para copias de seguridad.

� Adecuar espacios para las copias.


Departamento de

Sistemas e

Información.

x

3

Ejecutar procesos de copias de seguridad (base de datos, aplicativos, información del usuario)

J G Admón. Informática.

Departamento de

Sistemas e

Información.

x

4

Realizar copia de seguridad asignada de acuerdo a la políticas establecidas por el Depto de Sistemas

Usuario x x x x

5 Realizar seguimiento de copias e seguridad.

J G Admón. Informática.

Departamento de

Sistemas e

Información.

x

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Versión 1 PAG 1/4

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5.1 NOMBRE DEL PROCESO: ADMINISTRACIÒN DE LA RED LÓGICA.


5.3 OBJETIVO: Permitir que todos los recursos informáticos de la empresa estén en permanente comunicación a una velocidad estable y acorde a las necesidades.

5.4 GENERALIDADES:

La Administración de la Red Lógica es el proceso por el cual se adecuan todas las conexiones físicas y lógicas del cableado de la empresa, los servidores, los elementos activos de la red y las estaciones de trabajo para que pueden compartir los diferentes recursos de red.

5.5 RESULTADOS ESPERADOS: Red física y lógica de la clínica en óptimo funcionamiento.


• Mapa de la red física.

5.7 RIESGOS:

• Pérdida de Información.

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Versión 1 PAG 2/4

• Fallo de la configuración de la tarjeta de red, protocolo de comunicación.

• Fallo de dispositivos de red (tarjeta de red, switch, cableado).

• Daño de puntos de Red por: conectores, cajas, jacks, entre otros.


• Monitoreo del estado de la red y de la tasa de flujo de paquetes y tramas.

• Precertificación y Certificación de los puntos de red.

• Mantenimiento de los switch de la Red.

• Actualización de direcciones IP, usuarios y estaciones de trabajo.

5.9 GLOSARIO


ADMINISTRACIÓN DE LA RED LÓGICA. Código:Nº



1

Administración de servidores. Administración

Informática.


Áreas y servicios de la clínica.

2

Administración de la Red Física. Administración

Informática.


Áreas y servicios de la clínica.

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Versión 1 PAG 3/4



RESULTADOS

CLINICA LOS ROSALES



Código:

• Monitoreo al funcionamiento de la red de la clínica

• Problemas en las conexiones de los usuarios

• Mantenimiento a los elementos activos

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• Óptimo funcionamiento de la red física de la clínica


RECURSOS:Humano




Compras. �

Compras.

Depto de Sistemas e Información.

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�

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��

��

�


LA TRANSFORMACIÓNPROVEEDORES DEL PROCESO

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Versión 1 PAG 4/4


Medio o Canal

Frecuencia

Información relacionada con las actividades de Área.

Jefes de Grupo.

Jefe Depto de Sistemas e Información.


INTRANET, Diaria

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1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administración de servidores.


1.3 OBJETIVO:

Contar con una base informática estable en cualquier momento para el desarrollo de los diferentes objetivos de la Clínica los Rosales.

1.4 GENERALIDADES:

La Administración de servidores es el procedimiento por el cual se implementan procesos que permiten contar con estaciones centrales actualizadas tanto en hardware como en software para que se pueda obtener una respuesta cliente-servidor óptima en tiempos reales de ejecución de procesos. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS:

Contar con los recursos de red, aplicaciones y recursos informáticas en cualquier momento que se requiera.

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Liberación de espacio en disco.

PUNTO FINAL: Verificar las utilidades de seguridad para los servidores que se encuentran en el Centro de Gestión de Microsoft.




Versión 1 PAG 1/3

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Versión 1 PAG 2/3


1.8 RIESGOS

• Pérdida de Información.

• Fallo de Software.

• Fallo de hardware.

• �@%/�/&� &%+�&0�!�)!)&0�/#�0&�+!$�'�+&+�('�+0�#')#�"#%.�/!%,�


• Implementación de procesos de copias de seguridad.

• Mantenimiento de Software y hardware.

• Monitoreo del estado de la red y de la tasa de flujo de paquetes y tramas.

1.10 GLOSARIO

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Versión 1 PAG 3/3


/$�'�")%&+�('�/#��#%.�/!%#"�Código:

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D S M O

1 Liberar espacio en disco. Jefe Grupo

Admón. Informática.

Departamento de Sistemas

e Información.

x

2 Escanear disco.

Jefe Grupo Admón.

Informática.


e Información.

x

3 Desfragmentar disco. Jefe Grupo

Admón. Informática


e Información.

x

4 Si se requiere formatear el sistema operativo.

Jefe Grupo Admón.

Informática.


e Información.

x

5

Habilitar el servicio a Internet para obtener actualizaciones directamente desde el Centro de Gestión de Microsoft.

Jefe Grupo admón..

Informática


e Información.

x

6

Verificar las utilidades de seguridad para servidores que se encuentran en el Centro de Gestión de Microsoft.

Jefe Grupo admón..

Informática


e Información.

x

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2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administración de la Red Física.


2.3 OBJETIVO: Cumplir los estándares mundiales I.E.E.E. 802.2 para redes Lan.

2.4 GENERALIDADES: La Administración de la Red Física es el procedimiento por el cual se trabaja por mantener la estructura de redes óptima y confiable.

La administración de la red física tiene intrínsecas actividades para la segmentación de la Red Física y la certificación de la misma.


Obtener una velocidad óptima en la transferencia de paquetes de información.

2.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Habilitación de puntos de red.

PUNTO FINAL: Administración del Hardware de Red.




Versión 1 PAG 1/3

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2.7 FORMATOS O IMPRESOS: Ninguno.2.8 RIESGOS:

• Pérdida parcial o total de las comunicaciones de Red.

• Daño de puntos de Red.

• Fallo de concentradores de red.


• Precertificación y Certificación de los puntos de red.

• Mantenimiento de los Concentradores de Red.

• Actualización de direcciones IP, usuarios y estaciones de trabajo.

2.10 GLOSARIO: SWICHT: Aparatos de Red que permiten la comunicación en una Red Lan de las estaciones de trabajo y las centrales informáticas.

I.E.E.E 802.2: norma mundial expuesta por Cisco Net Working, para el manejo de Redes Lan.

RED LAN: Red de àrea local como la Red de la Clínica Los Rosales.

RACK: Es el armario donde se encuentran los componentes que permiten la conectividad entre los servidores y la estación de trabajo.

PAQUETES DE INFORMACIÓN: es la unión de los datos que se transmiten a través de la red.




Versión 1 PAG 2/3

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D S M O

1 Recepcionar requerimiento de punto de Red

Jefe Depto sistemas / Usuarios


e Información.

x

2 Habilitar puntos de red. Auxiliar de

Red


e Información.

x

3 Acondicionar puntos de red.

Auxiliar de Red


e Información.

x

4 Establecer colores del cableado.

Jefe Grupo Admón.

Informática y Jefe Depto

de Sistemas.


e Información.

x

5 Definir conexiones a los Rack.

Jefe Grupo Admón.

Informática y Auxiliar de

Red.


e Información.

x

6 Administrar puntos de red.

Jefe Grupo Admón.


Red.


e Información.

x

7 Administrar Hardware de Red

Jefe Grupo Admón.


x




Versión 1 PAG 3/3

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Red.

e Información.

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5.1 NOMBRE DEL PROCESO: ARCHIVO.


5.3 OBJETIVO: Recibir, radicar y custodiar todos los documentos y registros de interés laboral de los diferentes servicios y áreas de la Clínica desde Historias Clínicas hasta documentos administrativos que pueden surgir del funcionamiento diario de la organización.

5.4 GENERALIDADES:

El procedimiento de archivo consta de todas los procedimientos necesarios que permite que la documentación de la Clínica repose en un sitio en condiciones en donde se preserve a través del tiempo y permitan en cualquier momento puedan servir como base en cualquiera de las actividades de la Clínica. Permite también llevar un control y seguimiento en las actividades de préstamos tanto internos como externos.





Versión 1 PAG 3/3

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Historias clínicas y documentos de gestión completos, organizados y en condiciones óptimas para su rápido y eficiente acceso.


• Copia de la carta de recibido.

• Formato de solicitud de copia de Historia Clínica.

• Formato de solicitud de préstamo de documentos.

• Formato de solicitud para préstamo de Historia Clínica.

• Libro de registro de correspondencia.

• Relación de índice donde se especifica la documentación contenida en la caja.

5.7 RIESGOS:

• Extravío de Historia Clínica.

• Pérdida de información de la Base de datos de Docunet

• Entrega equivocada de correspondencia.

• Pérdida de documentación.

• Área de archivo con factores de riesgo.





Versión 1 PAG 3/3

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• Registro de historias clínicas y cada que se presta se diligencia en el formato de solicitud de préstamo.

• Copias de seguridad periódicas de Docunet

• Si en el momento de radicar la correspondencia existe duda acerca del destino de esta, se llama a verificar si determinada área o dirección esta a la espera de algún documento similar.

• Solo se presta documentos con el diligenciamiento del tarjetón, en caso de que no aparezca un documento se debe buscar en todos los registros existentes.

• Se ha realizado algunas reparaciones aunque siguen existiendo otros factores de riesgo (humedad, tuberías cercanas, entre otras).

5.9 GLOSARIO

DOCUNET: Software que permite grabar, guardar y sistematizar documentos, para este caso Historias Clínicas.

CLASIFICACIÓN POR COLOR:

• Transparente: archivo de documentos con destinatario Recepción.

• Verde: archivo de documentos con destinatario Dirección Financiera.

• Rojo: archivo de documentos con destinatario Dirección Médica.

• Amarillo: archivo de documentos con destinatario Gerencia.




Versión 1 PAG 3/3

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• Azúl: archivo de documentos con destinatario Dirección Administrativa.

DOCUMENTO SEMIACTIVO: se guarda la documentación que no es de pronta respuesta, como facturas, historias clínicas, libros o documentos contables e historias laborales pertenecientes a los años del 2000 hacia atrás.

INDICE: relación de cada uno de los documentos que contiene la caja o carpeta.

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ARCHIVO. Código:Nº



1 Administración

de Historias Clínicas.

Sistemas de Información.

Jefe de Archivo.

Áreas y servicios

de la clínica.

Usuarios externos e internos

de la Clínica.

2

Recepción y Entrega de

CorrespondenciaSistemas de Información.

Jefe de Archivo.

Áreas y servicios

de la clínica.

3

Archivo documentos de

Gestión y Administrativo.

Sistemas de Información.

Jefe de Archivo.

Áreas y servicios

de la clínica.




Versión 1 PAG 3/3

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Versión 1 PAG 3/4



RESULTADOS

CLINICA LOS ROSALES



Código:

• Historias Clínicas.

• Documentos de gestión de la Clínica.

• Formato de solicitud de Historias Clínicas.


• Documentos que llegan a la Clínica dirigidas hacia alguna área o dirección de la Clínica.

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�

�-B�4�,�

• Préstamo rápido den documentos a usuarios internos.

• Historias Clínicas completas y custodiadas.

• Atención oportuna y eficaz a las personas que solicitan préstamos de historias Clínicas.

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Versión 1 PAG 3/4


RECURSOS:Humano



Dirección Financiera, Administrativa y

Médica, Departamento de

Sistemas Compras.

�

Pacientes atendidos en la Clínica.

Áreas que a través de sus actividades generan documentos de gestión.

Usuarios externos que envían datos y documentos a la Clínica fruto del desarrollo de su actividad diaria.


LA TRANSFORMACIÓN


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�

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Versión 1 PAG 3/4

LEGISLACION EN ARCHIVOSentencia 7-50

Sobre Vigencia de Historias Clínicas, expedida el 2 de septiembre de 2002.


Medio o Canal

Frecuencia

Información relacionada con las actividades

de Área.

Jefe de archivo

Jefe de Sistemas de Información.


INTRANET,Diaria

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Versión 1 PAG 1/5


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administración de Historias Clínicas.

1.2 RESPONSABLE: Jefe Grupo Archivo.

1.3 OBJETIVO: Custodiar la Historia Clínica de los pacientes atendidos en la empresa.

1.4 GENERALIDADES:

Este procedimiento es el que permite guardar cronológicamente todos los documentos generados a un paciente de acuerdo a los servicios que le son prestados en la Clínica.

Aclarando que hasta el año 2004, la HC era de forma manual y desde enero de 2005 es a través del Software integrado Hosvital, se sigue guardando en el archivo los documentos que acompañan la historia y se realizan externos a la clínica.


Historias Clínicas completas (en papel o en el sistema), para que cuando sea solicitada tenga todos los documentos, exámenes y datos disponibles.

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recibir historia Clínica de los diferentes servicios Clínica.

PUNTO FINAL: Archivo de solicitud de Historia Clínica.

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Versión 1 PAG 2/5


• Formato de solicitud de copia de Historia Clínica.

• Formato de solicitud para préstamo de Historia Clínica.

1.8 RIESGOS:

• Extravío de Historia Clínica.

• Pérdida de información de la Base de datos de Docunet


• Registro de historias clínicas y cada que se presta se diligencia en el formato de solicitud de préstamo.

• Copias de seguridad periódicas de Docunet

1.10 GLOSARIO:

DOCUNET: Software que permite grabar, guardar y sistematizar documentos, para este caso Historias Clínicas.

1.10 OBSERVACIONES:

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Cada formato de la Historia Clínica debe tener número de identificación (realizando la anotación si es registro o cédula) y nombre del paciente para evitar contratiempos en el procedimiento de archivo.




Versión 1 PAG 3/5


B�")!%�&�-0A'�+&,��Código:

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D S M O

1

Recibir la Historia Clínica de los diferentes servicios de la institución verificando con el formato de órden de la historia clínica que los documentos estén completos según el servicio de donde proceda.

Jefe de Archivo

y/0 Auxiliar de Archivo.

Departamento de

Sistemas e

Información.

x

2

Revisar que este completa, que no le falte ningún folio de acuerdo al consecutivo definido en la órden de historias clínicas estipuladas para cada cirigía.

Auxiliar de Archivo.

Departamento de

Sistemas e

Información. x

3 Escanear la Historia Clínica.


Departamento de

Sistemas e

Información.

x

4 Digitalizar la información y guardarla


Departamento de

x

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en el sistema (Docunet).

Sistemas e

Información.

5

Archivar físicamente la Historia Clínica teniendo en cuenta el orden respectivo (las que son por registro, tarjeta de identidad y por último cédula de ciudadanía).


Departamento de

Sistemas e

Información.

x




Versión 1 PAG 4/5

B�")!%�&�-0A'�+&,��Código:

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D S M O

En caso de que se solicite una fotocopia de la Historia Clínica:

6

Entregar un formato al usuario solicitante para su debido diligenciamiento

Auxiliar de Archivo

Departamento de

Sistemas e

Información.

x

7

Dar instrucciones acerca de la orientación a Dirección médica y anexo de fotocopia de cédula del paciente y del solicitante en caso de que no sea el mismo.

Auxiliar de Archivo

Departamento de

Sistemas e

Información.

x

8 Autorizar en Dirección Médica tras la petición

Director Médico.

Dirección Médica.

x

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del usuario solicitante.

9 Recibir y revisar autorización.

Auxiliar de Archivo

Departamento de

Sistemas e

Información.

x

10 Confirmar en Dirección Médica la validez de la autorización.

Auxiliar de Archivo

Departamento de

Sistemas e

Información.

x




Versión 1 PAG 5/5

B�")!%�&�-0A'�+&,��Código:

�;2�'&C�<�


D S M O

11 Entregar fotocopia de historia clínica al usuario.

Auxiliar de Archivo

Departamento de

Sistemas e

Información.

x

12 Archivar formato de solicitud de Historia Clínica.

Auxiliar de Archivo

Departamento de

Sistemas e

Información.

x

� �




Versión 1 PAG 1/3


2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y Entrega de Correspondencia

2.2 RESPONSABLE: Jefe de Archivo.

2.3 OBJETIVO:

Contribuir a que toda la correspondencia que llega a las áreas directas de la Clínica lleguen a su destino final.

2.4 GENERALIDADES: La recepción y entrega de documentos es el procedimiento por el cual se recibe y brinda custodia temporal a los archivos, documentos, paquetes, entre otros, que llegan a la Clínica y pertenecen a alguno de los funcionarios de la Clínica y sus respectivas áreas.


Correspondencia entregada a cada área o dirección correspondiente de forma inmediata.

2.6 LIMITES

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PUNTO INICIAL: Recibir correspondencia en Recepción.

PUNTO FINAL: Firmar libro de registro de correspondencia.




Versión 1 PAG 2/3


• Libro de registro de correspondencia.

2.8 RIESGOS:

• Entrega equivocada de correspondencia.


• Si en el momento de radicar la correspondencia existe duda acerca del destino de esta, se llama a verificar si determinada área o dirección esta a la espera de algún documento similar.

2.10 GLOSARIO:

CLASIFICACIÓN POR COLOR:

• Transparente: archivo de documentos con destinatario Recepción.

• Verde: archivo de documentos con destinatario Dirección Financiera.

• Rojo: archivo de documentos con destinatario Dirección Médica.

• Amarillo: archivo de documentos con destinatario Gerencia.

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• Azúl: archivo de documentos con destinatario Dirección Administrativa.




Versión 1 PAG 3/3


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Código: �;2�'&C��<��


D S M O

1

Recibir la correspondencia en Recepción de 2.00 a 2:30 pm.

Auxiliar de Archivo

Departamento de

Sistemas e

Información.

x

2 Radicar y registrar en archivo.

Jefe Archivo y/o

Auxiliar.

Departamento de

Sistemas e

Información.

x

3 Clasificar por color: transparente, verde, rojo, amarillo o azúl.

Jefe Archivo y/o

Auxiliar.

Departamento de

Sistemas e

Información.

x

4

Entregar en cada una de las direcciones a su correspondiente asistente en los horarios de 3 a 4 p.m.

Jefe Archivo y/o

Auxiliar.

Departamento de

Sistemas e

Información.

x

5 Si la asistente Jefe Archivo Departamento x

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correspondiente no se encuentra en ese momento se deja notificación para que acuda a archivo por la correspondencia de no hacerlo deberá esperar hasta el día siguientepara ser entregada.

y/o Auxiliar.

de Sistemas

e Información.

6 Firmar libro de registro de correspondencia.

Asistente de cada

Dirección.

Departamento de

Sistemas e

Información.

x




Versión 1 PAG 1/5


3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Archivo documentos de Gestión y Administrativo.

3.2 RESPONSABLE: Jefe de archivo.

3.3 OBJETIVO: Recibir y custodiar toda la documentación que genere la clínica en sus diferentes áreas y prestar al usuario interno y externo un servicio rápido en cuanto a solicitud de documentos.

3.4 GENERALIDADES:

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DOCUMENTOS DE GESTIÓN: toda la documentación que se maneja en el año en curso en clínico, contable o administrativo.

DOCUMENTOS SEMIACTIVO: maneja documentación de las Direcciones Financiera, Administrativa, Mercadeo y Médica.


Respuesta oportuna y rápida por parte de archivo en la solicitud de un documento tanto de gestión como administrativo.

3.4 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recepcionar documentos enviados a archivo. CLINICA LOS ROSALES S.A.



Versión 1 PAG 2/5

PUNTO FINAL: Archivar documentos en la Dirección y Área correspondiente.


• Copia de la carta de recibido.


• Relación de índice donde se especifica la documentación contenida en la caja.

3.6 RIESGOS:

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• Pérdida de documentación.

• Área de archivo con factores de riesgo.


• Solo se presta documentos con el diligenciamiento del tarjetón, en caso de que no aparezca un documento se debe buscar en todos los registros existentes.

• Se ha realizado algunas reparaciones aunque siguen existiendo otros factores de riesgo (humedad, tuberías cercanas, entre otras).

3.8 GLOSARIO:

DOCUMENTO SEMIACTIVO: se guarda la documentación que no es de pronta respuesta, como facturas, historias clínicas, libros o documentos contables e historias laborales pertenecientes a los años del 2000 hacia atrás.




Versión 1 PAG 3/5

INDICE: relación de cada uno de los documentos que contiene la caja o carpeta.


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Código: �;2�'&C��<�

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D S M ADocumento de Gestión o Activo

1 Recepcionar documentos enviados.


Departamento de

Sistemas e

Información.

x

2

Verificar y confrontar con la relación de documentos llevados que presenta el funcionario correspondiente.


Departamento de

Sistemas e

Información.

x

3 Firmar la relación con copia al área que envía.


Departamento de

Sistemas e

Información.

x

4

Archivar la documentación en el lugar correspondiente según área.


Departamento de

Sistemas e

Información.

x




Versión 1 PAG 4/5

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Código: �;2�'&C��<�

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N° Actividad Responsabl

e Área ��

D S M ADocumento Semiactivo.

1

Recibir la documentación enviados por Dirección Médica, Administrativa, Mercadeo o Financiera, con la respectiva relación e índice de estos.


Departamento de

Sistemas e

Información.

x

2 Revisar contenido de la relación e índice.


Departamento de

Sistemas e

Información.

x

3

Firmar la relación con copia a la Dirección que envía.


Departamento de

Sistemas e

Información.

x

4

Archivar la documentación en el lugar correspondiente según área.


Departamento de

Sistemas e

Información.

x

Si se solicita un documento

5

Diligenciar el tarjetón de solicitud de documentos.

Funcionario del área

correspondiente.

x

6 Verificar datos y documentos solicitados.


Departamento de

Sistemas e

x

� ��

Información.CLINICA LOS ROSALES S.A.



Versión 1 PAG 5/5

��

�!+�$#')!"�/#�=#")�('�7� /$�'�")%&)�.!",�

Código: �;2�'&C�<�


D S M A

7 Buscar documento por índice y entregar.


Departamento de

Sistemas e

Información.

x

8

Ubicar nuevamente después de su devolución al lugar correspondiente.


Departamento de

Sistemas e

Información.

x

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ANEXO A. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN MÉDICA DE LA CLÍNICA LOS ROSALES S.A.

DIRECCIÓN MÉDICA

SERVICIO DE URGENCIAS

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SERVICIO DE URGENCIAS

Versión 1PAG 1/7


1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Servicio de urgencias.

1.2 AREA TITULAR: Dirección Médica

1.3 OBJETIVO: Atender en forma oportuna y eficiente a los usuarios que llegan a la Clínica, priorizando de forma adecuada la atención que estos requieren.

1.4 GENERALIDADES: El proceso de servicio de urgencias es aquel que comprende todos los procedimientos de carácter inmediato de forma global e integral. Considera todas las actividades de asistencia inicial a los pacientes que presente un proceso urgente y/o emergente hasta el momento de la decisión de traslado al ámbito de otra especialidad.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Pacientes atendidos de forma rápida y con un correcto diagnóstico.


• Certificados de defunción, nacido vivo y notificación obligatoria.

• Formato de referencia y contrarreferencia.

• Formato en sistema y físico de Triage.

• Formularios Médicos.

• Historia clínica del paciente.

• Recetarios.

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Versión 1PAG 2/7

• Registro del código azúl.

• Solicitud de Paraclìnicos e interconsultas.

• Tarjeta de Triage.

1.7 RIESGOS:

• Complicaciones del paciente inherentes al procedimiento, como infecciones y daño de sitios contiguos.

• Enfermedad profesional.

• Demora en los suministros de medicamentos a los pacientes.

• Riesgo biológico tanto para el paciente como para el médico.

• Atención no oportuna por parte del médico hacia la paciente.

• Falta de oportunidad en la toma de conductas definitivas.

• Heridas de cortaduras y heridas como accidente laboral.


• Utilización de equipo de bioseguridad tanto del paciente como del médico, implementación de técnicas de asepsia y antisepsia. Uso de utensilios estériles.

• Utilización de herramientas ergonómicas para evitar la aparición de enfermedades profesionales.

• Comunicación efectiva entre el personal de enfermería y el médico tratante, en donde se informe el tiempo preciso en el suministro de medicamentos a los pacientes.

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Versión 1PAG 3/7

• Realización de capacitaciones y reinducción en procesos.

• Auditoria de la calidad en la historia clínica


Nº Orden

Procedimiento Responsable.Área

ResponsableUsuarios

1 Procedimientos en pequeña cirugía.

Médico del servicio de urgencias.

Servicio de Urgencias.

2 Observación Urgencias.

Médico del servicio de urgencias.


3

Procedimientos en reanimación cardio-cerebro-pulmonar.

Médico de Triage y

Consulta.


4 Triage Médico del servicio de urgencias.


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Proceso: Servicio de Urgencias.

Responsable o Dueño: Coordinador de Servicio de Urgencias, Médicos de Triage.

Objetivo: Atender en forma oportuna y eficiente a los usuarios que llegan a la Clínica, priorizando de forma adecuada la atención que estos requieren.

Alcance: Todos los usuarios que ingresen a la clínica con una situación de salud urgente y/o emergente.

ENTRADAS O INSUMOS PROCESO

DE TRANSFORMACIÒN


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Versión 1PAG 4/7

CLINICA LOS ROSALES


SERVICIO DE URGENCIAS

Código:

• Pacientes con onicectomias, drenajes de abscesos u otros procedimientos en pequeña cirugía.

• Pacientes remitidos por el médico de consulta.

• Pacientes en paro o en riesgo inminente de el.

• Realización de procedimientos de pequeña cirugía a los pacientes que llegan al servicio de urgencias.

• Definición de conductas correctas que ayuden a estabilizar la salud de los pacientes.

Procedimientos en pequeña cirugía.

Observación Urgencias.

Procedimientos en reanimación cardio-cerebro-pulmonar.

Observación de pacientes

hospitalizados.

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Versión 1PAG 5/7

Afiliados de las diferentes E.P.S. que tienen convenio con la clínica.

Pacientes Soat.

Pacientes A.R.P., A.R.S

Pacientes particulares.

Medicina prepagada.



E.P.S. que tienen convenio con la Clínica.

A.R.P.

Soat

A.R.S.

Medicina prepaga.

Audifarma.

Compras.

RECURSOS:

Médicos presenciales las 24 horas del día,

dotación y equipos de acuerdo a los estándares de habilitación, personal

paramédico,


Dirección Financiera, Administrativa, Mercadeo

y Médica.

RECURSOS NECESARIOS PARA LA

TRANSFORMACIÓN

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ACTIVIDADES PARA LA MEJORA Seguimiento Responsable Medición Responsable

• Evaluación desempeño Médico.

• Auditoria de la calidad de la historia clínica tanto internas como externas.

• Indicadores de la calidad en la atención en salud circular 030 del ministerio de protección social.

• Indicadores estadísticos de la oportunidad de triage y consulta propios del servicio de urgencias.

• Formatos de vigilancia epidemiológica y efectos adversos intrahospitalarios.

Dirección Médica

Coordinadora de Urgencias.

Sistemas de información y Dirección Médica.


COVE Dirección Médica.

• Capacitaciones.

• Evaluaciones periódicas a nivel técnico y científico para el grupo asistencial.

• Planes de acción internos en aras de mejorar el resultado de los indicadores de la circular 030.

• Planes de acción internos en aras de mejorar el resultado de los indicadores del servicio de urgencias

• Comité asistencial para la revisión del diligenciamiento y procesamiento de los formatos de vigilancia epidemióloga.

Dirección Médica.

Desarrollo Humano.

Coordinación de Urgencias.

Dirección Médica.

Dirección Médica.



Versión 1PAG 6/7

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Versión 1PAG 7/7

LEGISLACIÓN QUE APLICA EN ESTE CASO PARA LOS PROCEDIMIENTOS EN URGENCIAS

Ley de ética medica

Ley 100 de 19993. Y los decretos reglamentarios. Guías y protocolos institucionales Constitución nacional. Plan estratégico institucional. Normatividad para la calidad en salud. Decreto 1011-resolución 1043-

Comunicación Responsable A quien informa Medio o Canal Frecuencia• Todas las

dependencias institucionales.

• Centro regulador.

• Directivas de las administradoras de planes de beneficio con las cuales tenemos convenios.

• Servicios de urgencias de otras IPS

• Dirección Médica de otras I.P.S.

Dirección Médica.

Coordinación de urgencias.

Médico de turno.

Auditoria

Facturación

Grupo asistenciales del servicio de urgencias.

Dirección Médica.

Intranet

Comunicados oficiales.

Verbalmente. Diaria.

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Versión 1PAG 1/4


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Procedimientos en pequeña cirugía.

1.2 RESPONSABLE: Médico del servicio.

1.3 OBJETIVO:

• Realizar procedimientos quirúrgicos que no requieren valoración especializada, tendiente a resolver el motivo de la consulta del usuario.

1.4 GENERALIDADES:

Los procedimientos en pequeña cirugía son aquellos en los que no se requiere el concurso de un médico especialista y pueden ser realizados por un médico general. Entre otros se realizan suturas, onicectomias de urgencia postraumáticos, drenajes de abscesos, implantación de torascostomía de urgencia, paracentesis y toracentesis. .


Reparación de la patología que aqueja al paciente.

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Identificar la patología que requiere un procedimiento de pequeña cirugía.

PUNTO FINAL: Remitirse al procedimiento de formulación y conducta.

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Versión 1PAG 2/4



• Recetarios.

• Formularios Médicos.

1.8 RIESGOS

• Riesgo biológico.

• Complicaciones del paciente inherentes al procedimiento, como infecciones y daño de sitios contiguos a la lesión.


• Utilización de herramientas de protección tanto del paciente como del médico, implementación de técnicas de asepsia y antisepsia. Uso de utensilios estériles.

• Seguimiento de protocolos y experticia del médico.

• Auditoria de la calidad de la historia clínica del paciente.

1.10 GLOSARIO

ONICECTOMIA: remosión o extracción quirúrgica de una uña.

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Versión 1PAG 3/4

DRENAJES DE ABSCESOS: extracción de una colección del material en descomposición celular detritu líquido en cualquier tejido del cuerpo.

TORASCOSTOMÍAS: implantación de un medio mediante el cual se drena una colección líquida o gaseosa desde la cavidad toráxica de un paciente, en aras de estabilizar y mejorar su intercambio gaseosa.

PARACENTESIS: drenaje del líquido de la cavidad peritoneal.

TORACENTESIS: drenaje mediante punción del líquido presente en la cavidad toráxica.

COVE: Comité para la Vigilancia Epidemiológica.

1.11 DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO:




1Identificar la patología que requiere un procedimiento de pequeña cirugía.

Médico de consulta o

Triage.

Servicio de

Urgencias.x

2 Priorizar la urgencia. Médico Triage

Servicio de

Urgencias.x

3Ubicar la paciente en la sala de procedimientos en pequeña cirugía.

Auxiliar de

Enfermería.

Servicio de

Urgencias.x

4Realizar los requerimientos necesarios para realizar el procedimiento.

Medico y Auxiliar de Enfermería

Servicio de

Urgencias.x

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Versión 1PAG 4/4




5 Preparar el área quirúrgica. Médico. Servicio

de Urgencias.

x

6 Implementar las técnicas de asepsia y antisepsia.

Médico. Servicio

de Urgencias.

x

7 Realizar el procedimiento en pequeña cirugía.

Médico. Servicio

de Urgencias.

x

8 Registrar en la historia clínica del paciente el procedimiento realizado.

Medico y Auxiliar de Enfermería

Servicio de

Urgencias.x

9 Remitirse al procedimiento de formulación y conducta.

Médico. Servicio

de Urgencias.

x

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Versión 1PAG 1/3


2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Observación Urgencias.

2.2 RESPONSABLE: Médico del Servicio.

2.3 OBJETIVO:

• Vigilar y modificar la evolución médica del paciente en aras de garantizar la mejoría del paciente.

2.4 GENERALIDADES:

La observación de urgencias es el procedimiento por el cual un médico vigila en un período determinado el estado de salud de un paciente de acuerdo a conductas médicas ya instauradas y de acuerdo a su criterio modifica o ratifica las conductas prolongándolas en el tiempo.


• Estabilizar al paciente procurando su mejoría sintomática, de lo contrario instaurar conductas tendientes a ello.

• Definir la estadía del paciente en el servicio o remitir al paciente interconsultando a la especialidad correspondiente.

• Dar egresos a los pacientes.

2.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recibir al paciente enviado por el médico de consulta.

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Versión 1PAG 2/3

PUNTO FINAL: Vigilar y procurar la valoración especializada de acuerdo a la patología presentada en el paciente.




• Formularios médicos.

• Certificados de defunción, nacido vivo y notificación obligatoria.

2.8 RIESGOS


• Riesgo biológico.

• Demora en los suministros al paciente



• Uso de elementos de protección para bioseguridad.

• Comunicación efectiva entre el personal de enfermería y el médico tratante en donde se informe el tiempo preciso en el suministro de medicamentos a los pacientes.

• Auditoria de la calidad de la historia clínica del paciente.

• Formatos COVE.

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Versión 1PAG 3/3

2.10 GLOSARIO



OBSERVACIÓN URGENCIAS.


N° Actividad Responsable Área FrecuenciD S M O

1Recibir al paciente enviado por el médico de consulta.

Médico de observaciónUrgencias.

Servicio de

Urgencias.x

2Verificar la historia clínica y las conductas indicadas por el médico de consulta.


Servicio de

Urgencias.x

3Vigilar la evolución del paciente y cambiar las conductas si es necesario.

Médico de observaciónUrgencias..

Servicio de

Urgencias.x

4

Revisar exámenes de laboratorio y ayudas diagnósticas, realizadas al paciente.


Servicio de

Urgencias.x

5

Tomar conductas de acuerdo a los exámenes y ayudas diagnósticas analizadas.


Servicio de

Urgencias.x

6

Vigilar y procurar la valoración especializada de acuerdo a la patología presentada en el paciente.


Servicio de

Urgencias.x

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Versión 1PAG 1/4


3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Procedimientos en reanimación Cardio-Cerebro Pulmonar.

3.2 RESPONSABLE: Médico de Triage y Consulta.

3.3 OBJETIVO:

• Realizar maniobras tendientes a salvar la vida de un paciente que ingresa en paro cardio respiratorio o en riesgo inminente de este.

3.4 GENERALIDADES:

Los procedimientos en reanimación cardio – cerebro – pulmonar son actividades realizadas con el fin de restablecer la circulación, ventilación y perfusión de los órganos vitales de un ser humano.


• Estabilización de los pacientes atendidos con síntomas Cardio-Cerebro Pulmonares.

3.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Identificar al paciente en paro o riesgo inminente de el.

PUNTO FINAL: Vigilar y procurar la valoración especializada de acuerdo a la patología presentada en el paciente.

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Versión 1PAG 2/4




• Formularios médicos.

• Registro del código azúl.

3.8 RIESGOS

• Riesgo biológico

• Complicaciones inherentes a las técnicas de reanimación cerebro cardio pulmonar.

• Inoportunidad en el suministro de medicamentos al paciente.

• Inoportunidad en la toma de ayudas diagnósticas.


• Uso de elementos de protección para bioseguridad.

• Auditoria de la calidad de la historia clínica.

• Revisión del registro del código azúl.

• Establecimiento con el proveedor de un proceso claro y fluido que permita que los estudios se realicen con oportunidad.

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Versión 1PAG 3/4

3.10 GLOSARIO

CÓDIGO AZÚL: Protocolo con el que se cuenta para la atención de un paciente en paro cardio respiratorio.


Procedimientos en reanimación cardio-

cerebro-pulmonar.



1 Identificar al paciente en paro o riesgo inminente de el.

Médico de Triage y consulta.

Servicio de

Urgencias.x

2 Alertar al código azul.

Médicos, Auxiliares

de Enfermería

y Profesionales

de Enfermería.

Servicio de

Urgencias.x

3

Realizar maniobras según protocolos de reanimación cardio-cerebro-pulmonar vigentes.

Médico. Servicio

de Urgencias.

x

4 Diligenciar historia clínica si un paciente no la tiene.

Médico que lideró código

azul.

Servicio de

Urgencias.x

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Versión 1PAG 4/4

Procedimientos en reanimación cardio-cerebro-

pulmonar.



5

Registrar en la historia clínica todos los procedimientos, maniobras y medicamentos utilizados durante la reanimación.

Médicos, Profesionales

Y Auxiliares

de Enfermería

Servicio de

Urgencias.x

6 Direccionar al paciente hacia el servicio correspondiente.

Médico. Servicio

de Urgencias.

x

7

Vigilar y procurar la valoración especializada de acuerdo a la patología presentada en el paciente.

Médico. Servicio

de Urgencias

x

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Versión 1PAG 1/2


4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRIAGE.

4.2 RESPONSABLE: Médico asignado a Triage.

4.3 OBJETIVO:

• Clasificar los signos y síntomas de pacientes de acuerdo a su relevancia médica.

4.4 GENERALIDADES:

El procedimiento de Triage es el que permite categorizar la atención del paciente según el criterio médico definiendo la prioridad y urgencia en la atención.


• Una buena atención para los usuarios que son atendidos en la Clínica de acuerdo a su complejidad y/o contratos establecidos con las aseguradoras de planes de beneficio.


• Formato en sistema y físico de Triage.

• Formato de referencia y contrarreferencia.

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Versión 1PAG 2/2

4.7 RIESGOS

• Daño o caída de alguna herramienta o equipo.

• Riesgos biológicos.



• Inducción en procedimientos y ubicación adecuada de equipos.

• Utilización del equipo de bioseguridad.


4.9 OBSERVACIONES


TRIAGE Código:Nº

Orden SubprocedimientoÁrea


1 Atención del Paciente.

Servicio de

Urgencias.

Médico de

Triage.

2 Referencia y contrarreferencia.

Servicio de

Urgencias.

Médico de

Triage.

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Versión 1PAG 1/4

1. IDENTIFICACIÓN DEL SUBPROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL SUBPROCEDIMIENTO: Atención de pacientes.


1.3 OBJETIVO: Prestar servicio médico a los usuarios que se remitan al servicio de urgencias.

1.4 GENERALIDADES:

La atención del paciente es el procedimiento que permite priorizar médicamente la urgencia y definir el tipo de cuidado que debe recibir posteriormente.


• Usuarios atendidos con oportunidad y clasificados según el tipo de urgencia que presenta.

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Llamar al usuario o paciente.

PUNTO FINAL: Orientar al paciente al consultorio cuando sea llamado por el médico.


• Tarjeta de Triage.

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Versión 1PAG 2/4



1.10 GLOSARIO

ANAMNESIS: Oír e interrogar al paciente.

EXAMEN FÍSICO: Evaluación que realiza el médico al paciente en busca de establecer alguna patología.

CLASIFICACIÓN DE LA ATENCIÓN: Se define la prioridad de la urgencia así:

Prioridad 1: Atención Inmediata. Se observa signos o síntomas de patologías que ponen en riesgo la vida del paciente.

Prioridad 2: Atención requerida entre 15 y 45 minutos. Se define como usuario estable con signos o síntomas que no ponen en riesgo su vida de inmediato, pero que podrían descompensar su estado de salud.

Prioridad 3: atención en las próximas 24 horas. Usuario que presenta signos o síntomas de patologías que no ponen en riesgo su vida y no requieren atención de urgencia inmediata, pero si en las 24 horas próximas.

Prioridad 4: Usuarios que presentan signos o síntomas que no constituyen riesgo para su vida y que pueden ser atendidos en consulta externa.

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Versión 1PAG 3/4


Atención de Pacientes. Código: Página 1/2


1 Llamar al usuario o paciente.

Médico de

Triage.

Servicio de

Urgenciasx

2 Verificar la aseguradora a la cual pertenece el usuario.

Médico de

Triage.

Servicio de

Urgenciasx

3

Informar al usuario acerca del TRIAGE (clasificación y tiempos de espera).

Médico de

Triage.

Servicio de

Urgenciasx

4 Tomar signos vitales. Médico

de Triage.

Servicio de

Urgenciasx

5 Realizar Anamnesis al paciente.

Médico de

Triage.

Servicio de

Urgenciasx

6 Realizar exámen físico. Médico

de Triage.

Servicio de

Urgenciasx

7 Clasificar la atención del paciente.

Médico de

Triage.

Servicio de

Urgenciasx

8

Dirigir al paciente a consulta externa, consulta prioritaria o consulta de urgencias, según el estado de este.

Médico de

Triage.

Servicio de

Urgenciasx

9

Entregar al usuario Tarjeta de Triage en caso de ser clasificado para la consulta prioritaria o externa.

Médico de

Triage.

Servicio de

Urgenciasx

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Versión 1PAG 4/4

Atención de Pacientes. Código: Página 2/2


10

Informar al usuario acerca de su clasificación y el procedimiento a seguir para recibir la atención medica.

Médico de

Triage.

Servicio de

Urgenciasx

11

Orientar al usuario a la sala de espera, si va a ser atendido en el servicio de urgencias de la clínica.

Guía De

Información.

Servicio de

Urgenciasx

12 Orientar al paciente al consultorio cuando sea llamado por el médico.

Guía de

Información.

Servicio de

Urgenciasx

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Versión 1PAG 1/4

1. IDENTIFICACIÓN DEL SUBPROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Referencia y contrarreferencia.


1.3 OBJETIVO:

• Procurar una atención en servicios de Salud de acuerdo al nivel de complejidad y los servicios ofertados por las diferentes instituciones, teniendo en cuenta esto, se vela porque los pacientes sean atendidos en la institución y nivel de complejidad que requieran.

1.4 GENERALIDADES:

Dentro de la estructura del servicio de salud nacional y regional se ha dispuesto que las instituciones prestadoras de salud se dividan en niveles de complejidad siendo el primer nivel una atención básica y el cuarto nivel unidades médicas especializadas con experticia en patologías complicadas, de acuerdo a ello los usuarios deben ser atendidos dependiendo de la complejidad de sus patologías, por ello existe comunicación y convenios entre los distintos niveles de complejidad garantizando así la atención del paciente en el nivel al que corresponda.


• Adecuada utilización del recurso disponible tanto técnico - científico logístico de la Clínica Los Rosales S.A. de acuerdo a los servicios ofertados.

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Versión 1PAG 2/4

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Atender las llamadas de otras IPS, solicitando remisión de pacientes de acuerdo al nivel de complejidad en la atención.

PUNTO FINAL: Informar al usuario y a su familia el proceso a seguir para recibir la atención médica.


• Formato de referencia y contrarreferencia habilitado en Hosvital.

1.8 RIESGOS:

• No-disponibilidad de recursos para atender los requerimientos de otros niveles de atención.

• No-diligenciamiento de la referencia y contrareferencia por parte de las instituciones comprometidas en el proceso.

• Referencia de pacientes o usuarios sin pertinencia médica.


• El médico de Triage estudia la disponibilidad para la aceptación de la referencia.

• Socialización y cumplimiento del proceso de referencia y contrarreferencia establecido.

• Retroalimentación al centro regulador de los casos remitidos sin la adecuada pertinencia para el establecimiento de un plan de mejoramiento.

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Versión 1PAG 3/4

1.10 GLOSARIO

1.11 DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO

Referencia y contrarreferencia. Código: Página 1/2


1

Atender las llamadas de otras IPS, solicitando remisión de pacientes de acuerdo al nivel de complejidad en la atención.

Secretario Clínico


x

2 Estudiar la pertinencia de la remisión.

Médico de

Triage.


x

3

Registrar la remisión solicitada sea o no aceptada en Hosvital o en el formato físico cuando no está habilitado el sistema.

Médico de

Triage.


x

4

Suministrar respuesta a la entidad solicitante de la remisión (si esta fue aceptada o no).

Médico de

Triage.

Servicio de

Urgencias.x

5 Recibir al paciente y ubicarlo en el área de usuarios remitidos.

Guía de

Información.


x

6

Recibir información de parte del personal de atención prehospitalaria acerca del estado del paciente.

Médico de

Triage.


x

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Versión 1PAG 4/4

Referencia y contrarreferencia. Código: Página 2/2


7

Orientar a los acompañantes del paciente remitido para realizar la admisión del usuario.

Enfermera y/o

Auxiliar de

Enfermería.


x

8

Informar al usuario y a su familia el proceso a seguir para recibir la atención médica.

Médico de

Triage y/o

Enfermera.


x

9

Ubicar al paciente de acuerdo a su sintomatología en reanimación, observación, sala de espera o consulta prioritaria.

. Médico de

Triage y/o

Enfermera. Jefe


x

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Versión 1PAG 1/6


2.1 NOMBRE DEL PROCESO: Consulta Médica.

2.2 AREA TITULAR: Servicios de urgencias, parto, cirugía y hospitalización.

2.3 OBJETIVO: • Estabilizar y/o resolver problemas médicos urgentes que aquejan a los

usuarios.

2.4 GENERALIDADES:

La Consulta Médica es el procedimiento por el cual se valora, clasifica y categoriza los signos y síntomas de un paciente, dentro de una patología, tomando de esta forma las conductas que lleva finalmente a su resolución.


• Identificación de la patología que aqueja al paciente, estabilización y mejoría de síntomas.

• Definición de conductas que con el tiempo lleven a resolver la patología del paciente.


• Ayudas diagnósticas.

• Formatos de solicitud.


• Interconsultas.

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Versión 1PAG 2/6

• Paramédicos

• Recetarios.

2.7 RIESGOS:

• No diligenciamiento de la evolución.

• Evoluciones insuficientes.


• Comité de historias clínicas (mensual) y auditoria médica (diaria).


CONSULTA MÈDICA Código:

Nº Orden Procedimiento Área Responsable


1 Anamnesis

Servicios de urgencias,

parto, cirugía y

hospitalización.

Médico del servicio.

2 Examen físico.


parto, cirugía y

hospitalización.


3 Formulación y

Conducta.


parto, cirugía y

hospitalización.


4 Evolución.


parto, cirugía y

hospitalización.


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Versión 1PAG 3/6

Proceso: Consulta Médica.

Responsable o Dueño: Médico del Servicio de urgencias, parto, cirugía y/o hospitalización.

Objetivo: Estabilizar y/o resolver problemas médicos urgentes que aquejan a los usuarios.

Alcance: Todos los pacientes remitidos a consulta médica.


DE TRANSFORMACIÒN


CLINICA LOS ROSALES


SERVICIO DE URGENCIAS.

Código:

• Pacientes remitidos a el médico de consulta.

• Historia Clínica.


• Paraclìnicos.

• Paramédicos.

• Interconsultas.


• Recetarios.

• Conocimiento de datos relevantes que ayuden al diagnóstico de la patología que aqueja al paciente.

• Respuesta de los pacientes a la formulación instaurada.

• Mejoría y satisfacción del paciente.

Anamnesis

Examen físico

Formulación y

Conducta.

Evolución.�

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Versión 1PAG 4/6


Pacientes Soat.






A.R.P.

Soat

A.R.S.

Medicina prepaga.

Audifarma.

RECURSOS:

Médicos presenciales las 24 horas del día,


paramédico,



y Médica.


TRANSFORMACIÓN

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Dirección Médica





• Capacitaciones.





Dirección Médica.

Desarrollo Humano.


Dirección Médica.

Dirección Médica.



Versión 1PAG 5/6

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Versión 1PAG 6/6

Comunicación Responsable A quien informa Medio o Canal Frecuencia• Todas las

dependencias institucionales.





Dirección Médica.


Médico de turno.

Auditoria

Facturación


Dirección Médica.

Intranet



LEGISLACIÓN QUE APLICA EN ESTE CASO PARA LOS PROCEDIMIENTOS EN URGENCIAS



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Versión 1PAG 1/5


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ANAMNESIS.

1.2 RESPONSABLE: Médico encargado del servicio.

1.3 OBJETIVO:

• Conocer e indagar las causas y síntomas que ocasionan la consulta del paciente.

1.4 GENERALIDADES:

La Anamnesis es el procedimiento por el cual se interroga y oye al paciente durante la consulta médica en aras de enmarcar los signos y síntomas del paciente en una patología especifica.


Conocimiento de datos relevantes que ayuden a el diagnóstico de la patología que aqueja al paciente.

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Formulación de preguntas acerca del motivo da la consulta.

PUNTO FINAL: Análisis de ayudas diagnósticas llevadas por el paciente.

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Versión 1PAG 2/5




• Paraclìnicos.

• Paramédicos.

• Interconsultas.


• Recetarios.



1.10 GLOSARIO

MOTIVO DE CONSULTA: síntoma que lleva a una persona a solicitar atención médica.

ENFERMEDAD ACTUAL: conjunto de signos y síntomas (en orden cronológico) que refiere el paciente y que le están afectando su estado de salud.

ANTECEDENTES: Historia de patologías, alergias, procedimientos quirúrgicos y estados de comabilidad que hayan afectado el paciente previa a la atención médica actual.

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Versión 1PAG 3/5

REVISIÒN POR SISTEMAS: la investigación al paciente de todos sus sistemas corporales en busca de signos y síntomas no relacionados con la enfermedad actual. EXAMEN FISICO: exámen que realiza el médico al paciente en busca de establecer una patología.

IMPRESIÒN DIAGNÒSTICA: de acuerdo a los signos y síntomas del paciente, Anamnesis y exámen físico, se define la posible causa o patología que afecta al paciente.

AYUDAS DIAGNÓSTICAS: herramientas que permiten comprobar o descartar la impresión diagnóstica.

SOAT: Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito.


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Versión 1PAG 4/5


Anamnesis. Código: Página: 2/2


1 Recibir al usuario. Médico de consulta.

Urgencias, médicos de

parto, cirugía y

hospitalización.

x

2 Formular al usuario preguntas acerca del motivo de la consulta.

Médico de consulta.


parto, cirugía y

hospitalización.

x

3 Indagar al usuario para obtener antecedentes.



parto, cirugía y

hospitalización.

x

4 Realizar revisión por sistemas.



parto, cirugía y

hospitalización.

x

5 Realizar exámen físico.Médico de consulta.


parto, cirugía y hospitalización.

x

6 Definir impresión diagnóstica.



parto, cirugía y

hospitalización.

x

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Versión 1PAG 5/5

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Anamnesis. Código: Página: 2/2


7 Diligenciar la historia clínica del paciente.



parto, cirugía y

hospitalización.

x

8 Solicitar laboratorios e Imagenologia.



parto, cirugía y

hospitalización.

x

9

Diligenciar formato de COVE y reporte de enfermedades de interés en salud publica.



parto, cirugía y

hospitalización.

x

10

Diligenciar certificado medico si es un accidente de tránsito. (SOAT).



parto, cirugía y

hospitalización.

x

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Versión 1PAG 1/5


2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Formulación y Conducta.


2.3 OBJETIVO:

• Formular y orientar al paciente ayudas encaminadas a mejorar las falencias por la cual asistió a la consulta médica.

2.4 GENERALIDADES:

Es el procedimiento por medio del cual se receta al paciente medicamentos o procedimientos en pro de estabilizar, mejorar y resolver los síntomas que aquejan al paciente.


• Respuesta de los pacientes a la formulación instaurada.

2.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Formular medicamentos o procedimientos a seguir.

PUNTO FINAL: Diligenciar el formato de consentimiento informado.



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Versión 1PAG 2/5


• Formato COVE.

• Formato de cadena de custodia.

• Formato de notificación obligatoria.

• Interconsultas.

• Paramédicos.

• Paraclìnicos.

• Recetarios.



2.10 GLOSARIO

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Versión 1PAG 3/5


Formulación y conducta. Código: Página: 1/3


D S M O

1 Formular medicamentos o procedimientos a seguir.



parto, cirugía y

hospitalización.

x

2 Ordenar toma de ayudas diagnósticas.



parto, cirugía y

hospitalización.

x

3 Solicitar Interconsultas Médico de consulta.


parto, cirugía y

hospitalización.

x

4

Ubicación del paciente en las dependencias del servicio de acuerdo a su estado de salud, sus signos y síntomas (observación, ambulatorio, trauma o alta).



parto, cirugía y

hospitalización.

x

5

Indicar a la auxiliar de enfermería los procedimientos a seguir con el paciente en caso de que este no sea dado de alta.



parto, cirugía y

hospitalización.

x

6 Presentar el usuario al medico de observación.



parto, cirugía y

hospitalización.

x

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Versión 1PAG 4/5



D S M O

7 Informar a facturación el destino del usuario.

Enfermera y/o

Auxiliar de Enfermería.


parto, cirugía y

hospitalización.

x

8 Revisar la historia clínica del usuario.

Enfermera del

Servicio.


parto, cirugía y

hospitalización.

x

9 Diligenciar tarjeta de medicamentos, Kardex y hoja de medicamentos.

Enfermera del

Servicio.


parto, cirugía y

hospitalización.

x

10 Realizar y registrar la valoración física del paciente.

Enfermera del

Servicio.


parto, cirugía y

hospitalización.

x

11 Diligenciar historia clínica de enfermería.

Enfermera del

Servicio.


parto, cirugía y

hospitalización.

x

12 Identificar diagnósticos de enfermería.

Enfermera del

Servicio.


parto, cirugía y

hospitalización.

x

13 Planear el cuidado de enfermería a suministrar al paciente.

Enfermera del

Servicio.


parto, cirugía y

hospitalización.

x

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Versión 1PAG 5/5



D S M O

14 Suministrar cuidado integral al paciente.

Enfermera del

Servicio.


parto, cirugía y

hospitalización.

x

15

Verificar el diligenciamiento de formato de COVE y reporte de enfermedades de interés en salud pública e indicadores de calidad.

Enfermera del

Servicio.


parto, cirugía y

hospitalización.

x

16 Entregar formatos de notificación obligatoria a la Auxiliar de Estadística.

Enfermera del

Servicio.


parto, cirugía y

hospitalización.

x

17

Diligenciar el formato de cadena de custodia y realizar notificación a autoridades competentes si el caso del paciente es víctimas de violencia.

Enfermera del

Servicio.


parto, cirugía y

hospitalización.

x

18 Brindar información a la familia del paciente acerca de su estado.

Enfermera del

Servicio.


parto, cirugía y

hospitalización.

x

19 Diligenciar el formato de consentimiento informado.

Auxiliar de

Enfermería y/o

Médico


parto, cirugía y

hospitalización.

x

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Versión 1PAG 1/3


3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Evolución.


3.3 OBJETIVO: Hacer seguimiento del estado clínico del paciente de acuerdo a las conductas instauradas y teniendo en cuenta un análisis de estas para ratificar o modificar el manejo médico a seguir.

3.4 GENERALIDADES:

La Evolución es el procedimiento mediante el cual se registran en la historia clínica los hallazgos, modificaciones y conductas que se toman en el tratamiento del paciente.


Mejoría y satisfacción del paciente.

3.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Revisiòn de la mejoría del paciente.

PUNTO FINAL: Implementación de nuevas conductas si es necesario.

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Versión 1PAG 2/3


• Historia clínica.

3.8 RIESGOS

• No diligenciamiento de la evolución

• Evoluciones insuficientes.


• Comité de historias clínicas (mensual) y auditoria médica (diaria).

3.10 GLOSARIO

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Versión 1PAG 3/3


Evolución. Código: Página: 1/1


1 Revisiòn de la mejoría

del paciente.

Médico responsable

del área.


parto, cirugía y

hospitalización.

x

2 Revisión de ayudas diagnósticas.

Médico responsable

del área.


parto, cirugía y

hospitalización.

x

3

Análisis y reevaluación de la historia clínica de acuerdo al estado del paciente y ayudas diagnósticas.

Médico responsable

del área.


parto, cirugía y

hospitalización.

x

4 Implementación de nuevas conductas si es necesario.

Médico Responsable

del área.


parto, cirugía y

hospitalización.

x

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Versión 1PAG 1/7


3.1 NOMBRE DEL PROCESO: Actividades de médico general en bloque quirúrgico.


3.3 OBJETIVO:

Brindar atención a los pacientes que se encuentran el sala de preparto, parto y participar en las ayudantas de los procedimientos quirúrgicos que lo requieran.

3.4 GENERALIDADES:

El medico general que se encuentra asignado al bloque quirúrgico tiene la responsabilidad de la atención médica y el seguimiento de los pacientes que ingresan al bloque quirúrgico.


Mejoría y satisfacción del paciente.


• Carnet de control prenatal.

• Carnet del clap.

• Certificado de recién nacido vivo del Ministerio de Protección Social.


• Partograma.

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Versión 1PAG 2/7

• Programación de turnos.

3.7 RIESGOS:




• Riesgo biológico tanto del producto como de la madre y el médico tratante.

• Accidente laboral.

• Complicaciones en el binomio.


• Utilización de material de bioseguridad, utilización de elementos desechables y en general no-utilización de equipos reutilizables.

• Registro del partograma y la historia clínica que permiten vigilar la evolución del trabajo de parto comparándolo con la media poblacional

• Realización de capacitaciones y reinducción en procesos para adquirir la experticia requerida para la toma de desiciones en el área ginecobstetrica.

• Utilización de material de bioseguridad para proteger a las partes expuestas de riesgos biológicos.

• Utilización de equipo de bioseguridad para proteger de accidentes laborales como heridas o cortaduras.

• Chequeo de la historia clínica de la paciente y asistencia de ginecólogos las 24 horas al día para estar al tanto de lo que le acontece.

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Versión 1PAG 3/7



PROCESOS DE MÉDICO GENERAL EN BLOQUE QUIRÚRGICO.

Nº Orden

Procedimiento Responsable Área Responsable

Usuarios

1 Observación trabajo de parto.

Médico de preparto.

Bloque Quirúrgico.

Pacientes o usuarias de la Clínica

capitadas o particulares

2 Atención del parto.

Médico sala de

Parto.

Bloque Quirúrgico.

Pacientes o usuarias de la Clínica

capitadas o particulares

3 Ayudantías quirúrgicas.

Médico asignado para

ayudantías quirúrgicas.

Bloque Quirúrgico.

Pacientes o usuarios de la Clínica

capitados o particulares

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Versión 1PAG 4/7

Proceso: Procesos de Médico General en bloque quirúrgico.

Responsable o Dueño: Médico general en Bloque Quirúrgico.

Objetivo: Brindar atención a los pacientes que se encuentran el sala de preparto, parto y participar en las ayudantas de los procedimientos quirúrgicos que lo requieran.

Alcance: Todos los procedimientos que requieran ayudantías quirúrgicas y mujeres en trabajo de parto.


DE TRANSFORMACIÒN


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CLINICA LOS ROSALES


AREA QUIRÚRGICA.

Código:

• Historia clínica de la Paciente en observación de trabajo de parto.

• Partograma.

• Clap.

• Carnet prenatal.


• Trabajo de parto en feliz término logrando la integridad del binomio.

• Nacimiento del producto sin complicaciones maternas o fetales durante el proceso.

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Observación trabajo de parto.

Atención del parto.

Ayudantías quirúrgicas.�

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Versión 1PAG 5/7

Suministro del soporte y ayudas requeridas por el médico cirujano tratante.


Pacientes Soat.



Medicina prepagada.



Historia clínica de lospacientes a intervenir enel bloque quirúrgico de la Clínica.


A,R.P.

Soat

A.R.S.

Medicina prepaga.

Audifarma.

Compras.

RECURSOS:Médicos presenciales las 24 horas del día,


paramédico,



y Médica.


TRANSFORMACIÓN

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Versión 1PAG 6/7







Dirección Médica





• Capacitaciones.





Dirección Médica.

Desarrollo Humano.


Dirección Médica.

Dirección Médica.

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Versión 1PAG 7/7

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REGLAMENTO QUE APLICA PARA LOS PROCEDIMIENTOS DE MÉDICO GENERAL EN EL BLOQUE QUIRÚRGICO

Ley de ética médica



Medio o Canal

Frecuencia

• Todas las dependencias institucionales.





Dirección Médica.


Médico de turno.

Auditoria

Facturación


Dirección Médica.

Intranet



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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS BLOQUE QUIRÚRGICO

Versión 1PAG 1/4


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Observación trabajo de parto.

1.2 OBJETIVO:

Evaluar el progreso del trabajo de parto y así prever y corregir posibles complicaciones ginecoobstetricas que pongan en riesgo la vida del binomio.

1.3 GENERALIDADES:

La observación del trabajo del parto es el procedimiento en el que se realiza valoraciones periódicas con una correlación en el tiempo a la materna para evaluar la evolución y progreso del trabajo de parto desde que inicia su fase activa hasta finalizar en el parto.


• Trabajo de parto en feliz término logrando la integridad del binomio.

• Corrección de complicaciones inherentes al trabajo de parto.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Ubicar la paciente en el servicio correspondiente.

PUNTO FINAL: Establecer conductas como: Llamar al ginecólogo o trasladar a la paciente a la sala de parto.

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Versión 1PAG 2/4


• Carnet de control prenatal.



• Partograma.

1.7 RIESGOS





• Utilización de material de bioseguridad, utilización de elementos desechables y en general no-utilización de equipos reutilizables.

• Registro del partograma y la historia clínica que permiten vigilar la evolución del trabajo de parto comparándolo con la media poblacional

• Realización de capacitaciones y reinducción en procesos para adquirir la experticia requerida para la toma de desiciones en el área ginecobstetrica.

1.9 GLOSARIO

BINOMIO: Madre e hijo.

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Versión 1PAG 3/4

PARTOGRAMA: consignación del estado físico o exámen físico de la madre en relación cronológica, teniendo en cuenta factores propios del trabajo de parto y que permita una impresión general del mismo, comparándolo con un promedio estadístico de normalidad.

TRABAJO DE PARTO: proceso mediante el cual la madre expulsa de manera normal o “intervenida” un feto.

CLAP: Carnet del Centro Latinoamericano de Perinatologia Y Desarrollo Humano.


Observación de trabajo de parto.



1 Ubicar la paciente en el servicio correspondiente.

Guía de Información.

Depto de Enfermería

x

2 Realizar la valoración inicial de la paciente en trabajo de parto.

Médico sala de parto.

Bloque Quirúrgico.

x

3 Realizar el exámen físico a la paciente.


Bloque Quirúrgico.

x

4 Definir la conducta terapéutica a seguir con la paciente.

Medico de Sala de Parto

y Ginecobstetra

Bloque Quirúrgico.

x

5 Diligenciar la historia clínica de la paciente.

Medico y Auxiliar de Enfermería.

Bloque Quirúrgico.

x

6 Realizar revaloración periódica a la paciente.

Medico de Sala de Parto

y Ginecobstetra

Bloque Quirúrgico.

x

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Versión 1PAG 4/4

Observación de trabajo de parto.



7

Establecer conductas como:

• Llamar al ginecólogo.

• Trasladar a la paciente a la sala de parto.


Bloque Quirúrgico.

x

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Versión 1PAG 1/3


2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención del parto.

2.2 OBJETIVO:

Asistir médicamente el trabajo de parto.

2.3 GENERALIDADES:

La atención del parto es el procedimiento que comprende la verificación por parte de un médico del momento del nacimiento de un nuevo ser humano, teniendo en cuenta que es el personal idóneo para esta labor y que puede de acuerdo a su criterio tomar decisiones tendientes a solucionar cualquier inconveniente durante este procedimiento.


Nacimiento del producto sin complicaciones maternas o fetales durante el proceso.

2.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Trasladar la paciente y el recién nacido a recuperación.

PUNTO FINAL: Observar y registrar el trabajo de parto.



• Carnet prenatal.

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Versión 1PAG 2/3

• Certificado de recién nacido vivo del Ministerio de Protección Social.


• Partograma.

2.7 RIESGOS

• Riesgo biológico tanto del producto como de la madre y el médico tratante.

• Accidente laboral.

• Complicaciones en el binomio.


• Utilización de material de bioseguridad para proteger a las partes expuestas de riesgos biológicos.

• Utilización de equipo de bioseguridad para proteger de accidentes laborales como heridas o cortaduras.

• Chequeo de la historia clínica de la paciente y asistencia de ginecólogos las 24 horas al día para estar al tanto de lo que le acontece.


2.9 GLOSARIO

ALUMBRAMIENTO: proceso mediante el cual la madre expulsa la placenta.

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Versión 1PAG 3/3

TRABAJO DE PARTO EN FASE EXPULSIVA: período de tiempo que transcurre una vez la madre ha alcanzado una dilatación cervical de 10 cms. y un borramiento del 100%.


Trabajo de parto. Código: Página: 1/1


e Área

FrecuenciaD S M O

1 Observar y registrar el trabajo de parto.

Médico de preparto.

Bloque Quirúrgico.

x

2 Identificar al paciente que se encuentra en trabajo de parto en fase expulsiva.

Médico. Bloque

Quirúrgico.x

3 Trasladar a la paciente de la sala de preparto a la sala de parto.

Enfermera.Bloque

Quirúrgico.x

4 Atender el parto. Médico. Bloque

Quirúrgico.x

5 Realizar exámen médico pediátrico inicial.

Médico. Bloque

Quirúrgico.x

6 Asistir el alumbramiento de la paciente.

Médico. Bloque

Quirúrgico.x

7 Realizar órdenes médicas a la paciente y el producto.

Médico. Bloque

Quirúrgico.x

8 Trasladar la paciente y el recién nacido a recuperación.

Enfermera.Bloque

Quirúrgico.x

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Versión 1PAG 1/3


3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ayudantías Quirúrgicas.

3.2 OBJETIVO:

Apoyar al médico cirujano tratante.

3.3 GENERALIDADES:

Las ayudantías quirúrgicas es el procedimiento que permite la participación de una persona competente con experiencia, en un acto quirúrgico, para apoyar al médico cirujano tratante en las diferentes intervenciones que estos realizan.


Suministro del soporte y ayudas requeridas por el médico cirujano tratante.

3.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Programar los procedimientos quirúrgicos a realizar.

PUNTO FINAL: Asistir la cirugía programada.


• Historia clínica de los pacientes a intervenir.


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Versión 1PAG 2/3

3.7 RIESGOS

• Riesgo biológico tanto para los médicos como para el paciente involucrado.


• Utilización de equipo y material de bioseguridad tanto para los médicos como para el paciente involucrado, para proteger de riesgos biológicos.

3.9 GLOSARIO:

3.10 OBSERVACIONES:


Ayudantías Quirúrgicas. Código: Página: 1/1


1 Programar los procedimientos quirúrgicos a realizar.

Jefe de Enfermería de

quirófanos.

Bloque Quirúrgico.

x

2

Definir que procedimientos quirúrgicos dado su complejidad requieren la presencia de un médico ayudante.

Enfermera jefe Quirófano y

cirujano tratante.

Bloque Quirúrgico.

x

3 Realizar la programación de turnos en ayudantías quirúrgicas.

CoordinaciónUrgencias.

Servicio de

Urgencias. x

4 Asistir a la cirugía programada.

Médico Bloque

Quirúrgico.x

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DIRECCIÓN MÉDICA

AREA DE CALIDAD Y AUDITORIA

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CALIDAD Y AUDITORIA

Versión 1PAG 1/9


1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Auditoria y autorizaciones de procedimientos.

1.2 AREA TITULAR: Dirección Médica.

1.3 OBJETIVO: Verificar, controlar y avalar todos los procedimientos que se realizan en la clínica con relación a la prestación de servicios de salud, velando por que el paciente reciba una atención integral de acuerdo a los servicios que se ofrecen.

1.3 GENERALIDADES:

Para toda institución es indispensable controlar y verificar las actividades que se realizan, más cuando el cliente es quien directamente recibe los servicios que se prestan. Por esta razón existe en la Clínica Los Rosales S.A. un proceso encomendado totalmente a realzar auditoria a los procedimientos, emitiendo de una forma eficaz los soportes requeridos para la atención del paciente tal como es la orden de servicio especificando en esta la atención que requiere el paciente y la cobertura a la que tiene derecho si se trata de un usuario capitado.


Detección de anomalías que evite retrasar la atención que requiere un paciente.

Pacientes con todos los soportes y órdenes de servicio acordes a los servicios que requieren.


• Acta de conciliación de recobros.

• Carta de glosa o devolución.

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Versión 1PAG 2/9

• Carta de respuesta a glosa.

• Copia de resumen de atención.

• Factura.

• Formato comité de cirugías.

• Formato de relación de recobros entregados a facturación.

• Formato de relación de recobros recibidos.

• Formato de solicitud de material de osteosíntesis.

• Formato recibo de caja.

• Informe mensual que define la oportunidad en la elaboración de las órdenes de servicio a prestatarios.

• Listado de entrega de facturas.

• Listado de órdenes de autorización pendientes o anuladas.

• Listado de recobros con valor aceptado y glosado por la Clínica Los Rosales.

• Orden de negación de servicios.

• Orden de servicio definitiva.

• Recibo de caja.

• Recobros, listado de relación de recobros en medio físico y magnético.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AUDITORIA MÉDICA

Versión 1PAG 3/9

1.7 RIESGOS:

• Elaboración de una orden de servicio sin entrega del soporte a facturación para facturar el servicio.

• Auditar una orden de servicio que no corresponda a capitación.

• Autorización de procedimientos no capitados.

• Aceptación de un valor superior de recobro, por parte de la Dirección Financiera.

• Avalar un valor superior del contratado.

• Elaboración de una órden de servicio por concepto de un servicio no facturable.

• Autorización de procedimientos no capitados o capitados a usuarios sin derechos.

• No recaudo de copago o proporcionalidad por servicios quirúrgicos.

• Ordenes de servicio de otras entidades que no autorizan los procedimientos quirúrgicos y que si son autorizados en la Clínica Los Rosales.

• Entrega de reportes incompletos.


• Auditoria de la factura de ambulancia para verificar el valor de la orden y que el servicio este facturado.

• Realización de auditorias mensuales a las facturas del prestador.

• Aval del auditor de los diferentes procedimientos.

• Auditoria de facturas.

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Versión 1PAG 4/9

• Entrega del acta de conciliación al Director Financiero, estipulando el valor avalado para recobro.

• Realización de auditoria a las facturas.

• Revisión por parte de la Dirección Financiera de los valores avalados durante el análisis de costos.

• Realización de auditorias de órdenes de servicio y facturas.

• Admisión del usuario por facturación.

• Auditoria de la orden de servicio en el momento de admisión del usuario.

• Revisión por parte del auxiliar de cuentas de los recobros a entregar para verificar pertinencia y que estén completos.


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Versión 1PAG 6/9

Proceso: Auditoria y autorizaciones de procedimientos. Responsable o Dueño: Coordinador de Auditoria.

Objetivo: Verificar, controlar y avalar todos los procedimientos que se realizan en la clínica con relación a la prestación de servicios de salud, velando por que el paciente reciba una atención integral de acuerdo a los servicios que se ofrecen.Alcance: Todos los usuarios de los servicios que presta la clínica.


DE TRANSFORMACIÒN


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CLINICA LOS ROSALES


AUDITORIA Y AUTORIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS.

Código:

• Solicitud de elaboración órden de servicio ambulatoria usuarios capitados Coomeva EPS.

• Solicitud por parte del usuario o su familia de elaborar órden de servicio para hospitalización externa de usuarios.

• Recepción de recobros.

• Recepción de facturas.

• Solicitud de órdenes de servicio ambulatorias de procedimientos quirúrgicos de usuarios capitados Coomeva EPS.

• Orden de servicio aprobada dentro del término, con el precio correcto según el contrato con el prestador y el servicio capitado con Coomeva.

• Entrega de la orden de servicio al usuario o informar donde debe continuar el trámite.

• Acta de conciliación para realizar recobros.

Auditoria y autorización de procedimientos.�

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Versión 1PAG 7/9

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DE TRANSFORMACIÒN


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• Recibir orden de traslado de un usuario.

• Recepcionar los documentos para la autorización de servicios quirúrgicos.

• Formato solicitud del material de osteosíntesis.

• Recepción de documentos para la autorización de los servicios no quirúrgicos por evento.

• Solicitud de elaboración de órdenes de servicio a usuarios hospitalizados.


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• Traslado del usuario con una correcta órden de servicio para garantizar la facturación del servicio.

• Elaboración de órdenes de servicio de forma correcta y dentro de un plazo oportuno.

• Procedimientos quirúrgicos autorizados dentro del plazo menor establecido.

• Procedimientos no quirúrgicos autorizados dentro del plazo menor establecido.

• Entrega de recobros completos y de forma oportuna al área de facturación.

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Versión 1PAG 8/9

• Recepcionar órden de servicio provisional en caso de cirugías, formato de soportes de procedimientos quirúrgicos y no quirúrgicos para relacionar interconsulta en caso de valoraciones de urgencias o factura de egreso en caso de valoraciones hospitalarias.

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• Avalar el valor correcto a pagar por cada factura.

• Orden de servicio correcta, dentro del plazo estipulado.

• Elaboración correcta de órden de servicio correcta dentro del plazo (8 días).

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Versión 1PAG 8/9


Medio o Canal

Frecuencia

Comunicación permanente con todas las áreas y médicos de

la clínica.

Coordinador de Auditoria.

Dirección Financiera y

Médica.

Verbal, escrito, intranet, correo

interno. Permanente.

Entidades de salud que tienen convenio

con la clínica.



Médica.

Verbalmente. correo externo

Permanente.

Conciliaciones entidades como Coomeva EPS:



Médica.

Verbal y escrita.

Permanente.

CTIVIDADES PARA LA MEJORA

Seguimiento Responsable Medición Responsable

Encuestas de satisfacción a pacientes ambulatorios.

Rondas de observación en las diferentes áreas y servicios.

Auditoria de cuentas y facturas.



Evaluación de indicadores semestrales.

Área de calidad (responsable de la tabulación)


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Versión 1PAG 1/3


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración órden de servicio de ambulancia usuarios internados.

1.2 RESPONSABLE: Autorizador.

1.3 OBJETIVO: Elaborar orden de servicio de ambulancia.

1.4 GENERALIDADES: Este procedimiento tiene lugar cuando un paciente que se encuentra internado en alguno de los servicios de la Clínica, debe ser remitido a otra institución de menor o mayor complejidad, siendo necesario para ello realizar todos los documentos que avalen los procedimientos a realizar al paciente.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Orden de servicio al prestador, garantizando la facturación del servicio.

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Ordenar traslado del usuario.

PUNTO FINAL: Anexar a la factura el formato de solicitud de traslado en ambulancias como soporte de la cuenta.


• Factura.

• Formato de solicitud de traslado en ambulancias.

• Orden de servicio definitiva.

• Solicitud de servicio.

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Versión 1PAG 2/3


• Auditoria de la factura de ambulancia para verificar el valor de la orden y que el servicio este facturado.

1.9 GLOSARIO


Elaboración orden de servicio de ambulancia

usuarios internados.



D S M O

1 Ordenar traslado del usuario.

Médico tratante del

Servicio.

Dirección Médica.

x

2 Imprimir remisión y solicitud de traslado.

Secretaria clínica-

auxiliar de enfermería

Dirección Médica.

x

3 Dirigirse a facturación para autorizar el servicio



Dirección Médica.

x

4

Entregar el formato de autorización de traslado con sello de facturación y facturar el servicio

Facturador hospitalización- urgencias

Dirección Médica.

x

5

Entregar el formato de autorización de traslado al personal de ambulancia.



Dirección Médica.

x

6

Diligenciar primera parte del formato de autorización de traslado.


Auxiliar de enfermería.

Dirección Médica.

x

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Versión 1PAG 3/3

Elaboración orden de servicio de ambulancia

usuarios internados.



D S M O

7 Realizar el traslado del paciente.

Personal de ambulancia

x

8 Diligenciar completamente el formato.


x

9

Dirigirse a autorizaciones al tercer día máximo para cambio de orden de servicio definitiva.

Personal de ambulancia.

x

10 Verificar el formato. Auxiliar de

autorizaciones.

Dirección Médica.

x

11 Elaborar y entregar orden al prestador.

Auxiliar de autorizaciones

.

Dirección Médica.

x

12 Relacionar formatos y entregarlos a facturación.

Auxiliar de autorizaciones

.

Dirección Médica.

x

13 Relacionar factura con orden de servicio definitiva.


Dirección Médica.

x

14

Recepcionar formatos de autorización de traslado del personal de ambulancia.

Líder de armado de

cuentas

Dirección Médica.

x

15

Anexar a la factura el formato de solicitud de traslado en ambulancias como soporte de la cuenta.

Líder de armado de

cuentas

Dirección Médica.

x

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Versión 1PAG 1/3


2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración orden de servicio ambulatoria de usuarios capitados Coomeva EPS.

2.2 RESPONSABLE: Coordinación de Auditoria.

2.3 OBJETIVO: Elaborar orden de servicio a usuarios de Coomeva por concepto de servicios contratados bajo la modalidad de capitación.

2.4 GENERALIDADES: La Clínica Los Rosales S.A., ha establecido convenios con diferentes entidades de medicina prepagada, el procedimiento de elaboración de servicio ambulatoria de usuarios capitados Coomeva EPS, tiene lugar cuando uno de los usuarios cobijados por contrato capitado acude a la Clínica para prestación de servicios que no requieren hospitalización y se hace indispensable para la institución verificar cuales son los derechos de estos para la aprobación de la atención que requieren.

2.5 RESULTADOS ESPERADOS: Orden de servicio aprobada dentro del término, con el precio correcto según el contrato con el prestador y el servicio capitado con Coomeva.

2.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recepcionar solicitud.

PUNTO FINAL: Informar al usuario acerca de la autorización.


• Solicitud de servicio. • Listado de órdenes de autorización pendientes o anuladas.

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Versión 1PAG 2/3

• Orden de servicio. • Recibo de caja

2.8 RIESGOS:

• Auditar una orden de servicio que no corresponda a capitación.


• Realización de auditorias mensuales a las facturas del prestador.

2.10 GLOSARIO:

CONTRATOS CAPITADOS: se caracterizan por tener un ingreso mensual anual fijo por usuario a quien haya necesidad de prestarle los servicios desde la IPS. La Clínica Los Rosales ha establecido este tipo de contrato con Coomeva, AsmeSalud, Colmédica, Cafesalud, SOS, Salud Colombia, anitas, Suramericana, EPS SolSalud, entre otras.�

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Versión 1PAG 3/3


Elaboración orden de servicio ambulatoria usuarios capitados

Coomeva EPS.

Código:Página: 1/1


D S M O

1 Recepcionar solicitud. Autorizador Coomeva.

Dirección Médica.

x

2 Verificar derechos del usuario.

Autorizador Coomeva.

Dirección Médica.

x

3 Elaborar orden de servicio en el sistema.


Dirección Médica.

x

4 Informar al usuario fecha de entrega de la orden de servicios


Dirección Médica.

x

5 Verificar la pertinencia del servicio y del prestatario asignado.

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

6 Avalar la orden o negarla. Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

7 Anular ordenes de servicio en caso de servicio o prestatario mal ingresados

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

8 Informar al autorizador las órdenes anuladas

Auditor Médico.

Dirección Médica.

9 Imprimir orden de servicio Autorizador Coomeva.

Dirección Médica.

x

10 Solicitar copago o cuota moderadora.


Dirección Médica.

x

11 Recepcionar dinero. Autorizador Coomeva.

Dirección Médica.

x

12 Elaborar recibo de caja. Autorizador Coomeva.

Dirección Médica.

x

13 Entregar al usuario órden de servicio y recibo de caja.


Dirección Médica. x

14 Informar al usuario acerca de la autorización.


Dirección Médica.

x

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Versión 1PAG 1/3


3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración órden de servicio para hospitalización externa usuarios capitados.

3.2 RESPONSABLE: Secretaria oficina de calidad.

3.3 OBJETIVO: Autorizar hospitalización de usuarios capitados en otra institución diferente a la Clínica Los Rosales.

3.4 GENERALIDADES: La elaboración de órden de servicio para hospitalización externa usuarios capitados es el procedimiento que involucra la realización de la órden de servicio o soporte requerido para que un usuario que se encuentra hospitalizado en una institución diferente a la Clínica Los Rosales S.A., sea atendido bajo el servicio de hospitalización, tras la solicitud realizada por uno de los familiares del paciente.

3.5 RESULTADOS ESPERADOS: Envío de la autorización vía fax, el mismo día de la recepción de la solicitud por los servicios capitados.

3.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recepcionar solicitud vía fax o directamente del familiar del usuario.

PUNTO FINAL: Entregar la órden de servicio al usuario o informar donde debe continuar el trámite.

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Versión 1PAG 2/3


• Solicitud de servicio y copia de resumen de atención. • Orden de servicios.

3.8 RIESGOS:

• Autorización de procedimientos no capitados.


• Aval del auditor.


3.10 GLOSARIO:

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Versión 1PAG 3/3


Elaboración órden de servicio para hospitalización

externa de usuarios.



D S M O

1 Recepcionar solicitud vía fax o directamente del familiar del usuario.

Secretaria oficina de calidad

Dirección Médica.

x

2 Verificar derechos del usuario.


Dirección Médica.

x

3 Elaborar orden de servicio manual.


Dirección Médica.

x

4

Verificar la pertinencia, posibilidad de traslado a clínica, derechos del usuario y servicio capitado.

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

5 Avalar o negar orden de servicio.

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

6

Entregar la orden de servicio al usuario o informar donde debe continuar el trámite.

Secretaria oficina de calidad.

Dirección Médica.

x

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Versión 1PAG 1/4


4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Auditoria de recobros realizados por Coomeva EPS, respuesta y conciliación.


4.3 OBJETIVO: Auditar y conciliar recobros enviados por Coomeva.

4.4 GENERALIDADES: El procedimiento de Auditoria de recobros realizados por Coomeva EPS, respuesta y conciliación, es aquel que se origina cuando la institución nombrada con quien se tiene contrato de capitación, realiza alguna objeción sobre las facturas generadas a partir de las órdenes de servicio. El área de calidad y auditoria se encarga de estudiar estas objeciones y llegar a un acuerdo ya sea aceptando o denegando las peticiones de la E.P.S. tras un detallado análisis de los documentos generados por sus servicios.

4.5 RESULTADOS ESPERADOS: Aval de recobro correspondiente a servicios capitados autorizados por la clínica

4.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recepcionar recobros con soportes (historia clínica, orden de servicios, listado relación recobros, medio magnético).

PUNTO FINAL: Entregar a financiera acta y soportes de recobros aceptados.


• Acta de conciliación de recobros.

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Versión 1PAG 2/4

• Listado de recobros con valor aceptado y glosado por la Clínica Los Rosales.

• Recobros, listado de relación de recobros en medio físico y magnético.

4.8 RIESGOS:

• Aceptación de un valor superior de recobro, por parte de la Dirección Financiera.


Entrega del acta de conciliación al Director Financiero, estipulando el valor avalado para recobro.

4.10 GLOSARIO:

CONTRATOS CAPITADOS: se caracterizan por tener un ingreso mensual o anual fijo por usuario a quien haya necesidad de prestarle los servicios desde la IPS. La Clínica Los Rosales ha establecido este tipo de contrato con Coomeva, AsmeSalud, Colmédica, Cafesalud, SOS, Salud Colombia, Sanitas, Suramericana, EPS SolSalud, entre otras.�

EPS: Entidades promotoras de salud. Todos los establecimientos organizados para la promoción de servicios de salud.

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Versión 1PAG 3/4


Auditoria de recobros por Coomeva EPS, respuesta y

conciliación.



D S M O

1

Recepcionar recobros con soportes (historia clínica, orden de servicios, listado relación recobros, medio magnético).

Auxiliar de cuentas.

Dirección Médica.

x

2 Verificar el recobro vs orden expedida por la clínica Los Rosales.



3 Verificar los derechos de usuarios.


Dirección Médica.

x

4 Clasificar recobros. Auxiliar de cuentas.

Dirección Médica.

x

5 Entregar recobro a la Coordinación de Auditoria.



6 Recepcionar recobros. Coordinador

Auditoria. Dirección Médica.

x

7 Analizar recobros. Coordinador


x

8 Aceptar o rechazar recobros

Coordinador Auditoria.

Dirección Médica.

x

9 Elaborar respuesta a recobro.


Dirección Médica.

x

10 Enviar respuesta a Coomeva EPS de recobros.


Dirección Médica.

x

11 Programar conciliación. Auxiliar de cuentas.

Dirección Médica.

x

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Versión 1PAG 4/4

Auditoria de recobros por Coomeva EPS, respuesta y

conciliación.



D S M O

12 Conciliar recobros. Coordinador


x

13 Elaborar acta de conciliación.


Dirección Médica.

x

14 Avalar acta de conciliación.


Dirección Médica.

x

15 Clasificar soportes de recobros.


Dirección Médica.

x

16

Entregar a Coomeva copia del acta de conciliación y recobros no aceptados.


Dirección Médica.

x

17 Entregar a financiera acta y soportes de recobros aceptados.


Dirección Médica.

x

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Versión 1PAG 1/5


5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Auditoria de cuentas prestatarios.


5.3 OBJETIVO: Auditar las facturas de prestatarios para verificar calidad de las órdenes de servicio.

Determinar el valor a pagar por Dirección Financiera y el centro de costo de la factura.

5.4 GENERALIDADES: La Auditoria de cuentas prestatarios es el procedimiento que desarrolla el área de calidad y auditoria cuando es la Clínica Los Rosales S.A., quien tiene alguna objeción en los cobros que se le realizan, para esto desarrolla actividades que incluyen el estudio de facturas y copias emitidas , soportes de facturas, emisión de glosas, verificación de tarifas de prestatarios y finalmente conciliación, en la que se pretende llegar a un acuerdo en donde las partes queden a gusto según los argumentos de cada cual.

5.5 RESULTADOS ESPERADOS: Avalar el valor correcto a pagar por cada factura, dentro del tiempo estimulado (12 del mes siguiente).

5.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recepcionar facturas a la asistente de Dirección Médica.

PUNTO FINAL: Entrega de facturas a Contabilidad.

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Versión 1PAG 2/5


• Carta de glosa o devolución.

• Carta de respuesta a glosa.

• Listado de entrega de facturas.

5.8 RIESGOS:

• Avalar un valor superior del contratado.


• Realización de auditoria a las facturas.

• Revisión por parte de la Dirección Financiera de los valores avalados durante el análisis de costos.

510 GLOSARIO:

GLOSAS: Objeción confirmada al pago total o parcial de una factura, por mala facturación o falta de pertinencia entre otras.

PRESTATARIO: Entidad o especialista que presta un servicio de acuerdo al contrato establecido.

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Versión 1PAG 3/5


Auditoria de cuentas prestatarios.



D S M O

1 Recepcionar facturas a la asistente de Dirección Médica.


Dirección Médica.

x

2 Verificar fecha de factura, original y tres copias, rips, soportes.


Dirección Médica.

x

3 Firmar recibido vs. relación de recibido.


Dirección Médica.

x

4 Revisar soportes de facturas.


Dirección Médica.

x

5 Buscar recobros en archivo físico.


Dirección Médica.

x

6 Relacionar soportes con recobros.


Dirección Médica.

x

7 Entregar al facturador de admisiones lo relacionado.


Dirección Médica.

x

8 Verificar los servicios sujetos de recobro a Coomeva EPS.


Dirección Médica.

x

9 Conseguir soportes para recobro a Coomeva EPS.


Dirección Médica.

x

10 Realizar el listado de recobro a Coomeva EPS.


Dirección Médica.

x

11

Enviar el listado de recobro a Coomeva EPS con los respectivos soportes.

Auxiliar de cuentas. Dirección

Médica. x

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Versión 1PAG 4/5




D S M O

12

Programar conciliación de recobros con Coomeva EPS.

Auxiliar de cuentas. Dirección

Médica. x

13

Verificar el servicio contra la orden de servicio y el contrato, verificar la tarifa asignada al prestatario según el contrato vigente y verificar la EPS y el centro de costos asignado.


Dirección Médica.

x

14 Distribuir valor por centro de costos por factura.


Dirección Médica.

x

15 Realizar glosa o devolución de la factura si es del caso.


Dirección Médica.

x

16 Revisar y avalar factura.


Dirección Médica.

x

17 Archivar copia de la factura con la relación de servicios.


Dirección Médica.

x

18

Registrar en la base de datos de prestatarios el valor autorizado para pago y la fecha de entrega a la Dirección Financiera.


Dirección Médica.

x

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Versión 1PAG 5/5




D S M O

19

Entregar facturas relacionadas a la auxiliar contable con dos copias de la glosa generada.


Dirección Médica.

x

20 Entregar copia de factura al auxiliar autorizaciones 1.


Dirección Médica.

x

21

Recibir copia de facturas con los servicios discriminados.

Auxiliar autorizaciones

1. Dirección Médica.

x

22 Digitar en la base de datos discriminado de facturas.


1.

Dirección Médica.

x

23 Entregar glosas a prestatarios.


Dirección Médica.

x

24

Recepcionar respuesta a glosas emitida por prestatarios.


Dirección Médica.

x

25 Analizar respuesta vs glosa realizada.


Dirección Médica.

x

26 Levantar o reiterar glosas.


Dirección Médica.

x

27 Entregar carta de glosa al prestador y copia a financiera.


Dirección Médica.

x

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Versión 1PAG 1/4


6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración órdenes de servicio para usuarios hospitalizados.

6.2 RESPONSABLE: Auxiliar de autorizaciones.

6.3 OBJETIVO: Elaborar órdenes de servicio por concepto de valoración y procedimientos realizados por prestarios a usuarios hospitalizados.

6.4 GENERALIDADES: La elaboración de órdenes de servicio para usuarios hospitalizados es el procedimiento que estudia la cobertura del servicio que se le puede suministrar a un usuario que está internado en la Clínica, según el tipo de contrato establecido con un prestatario y emite la órden de servicio para que la atención sea efectiva y se puedan generar los soportes requeridos para poder facturar al atención prestada.

6.5 RESULTADOS ESPERADOS: Orden de servicio correcta, dentro del plazo estipulado.

6.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recepción de la solicitud del servicio al secretario clínico.

PUNTO FINAL: Entrega al secretario clínico de la órden.


• Orden de servicio.

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Versión 1PAG 2/4

6.8 RIESGOS:

• Elaboración de una órden de servicio por concepto de un servicio no facturable.



6.10 GLOSARIO:

ORDEN DE SERVICIO: es el documento por el cual se autoriza la prestación de un servicio médico, en esta órden se define el costo y servicio específico a prestar.


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Versión 1PAG 3/4


Elaboración órdenes de servicio usuarios hospitalizados.



D S M O

1 Recepcionar solicitud de órdenes de servicio al secretario clínico.


1.

Dirección Médica.

x

2 Verificar el servicio según el contrato.


1.

Dirección Médica.

x



1.

Dirección Médica.

x

4 Imprimir orden de servicio.


1.

Dirección Médica.

x

5

Verificar el servicio contra la solicitud y el contrato, la tarifa asignada al prestatario según el contrato vigente y la EPS y el centro de costos asignados.

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

6 Avalar la orden de servicio originada.

Auditor Médico.

Dirección Médica.�

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Versión 1PAG 4/4

Elaboración órdenes de servicio usuarios hospitalizados.



e Dirección Frecuencia

D S M O

7

Anular orden de servicio en caso de servicio o prestatario mal ingresados.

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

8

Informar al autorizador acerca de las órdenes anuladas y/o las correcciones correspondientes a realizar.

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

9 Entregar al secretario clínico la orden de servicio.

Auxiliar autorizacion

es 1.

Dirección Médica.

x

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Versión 1PAG 1/4


7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración órdenes de servicio prestatarios.


7.3 OBJETIVO: Elaborar órdenes de servicio a prestatarios por concepto de cirugías y valoraciones realizados a los usuarios en el servicio de urgencias.

7.4 GENERALIDADES: La elaboración de órdenes de servicio para prestatarios es el procedimiento que estudia la cobertura de la atención que se le puede suministrar a un usuario cuando ingresa al servicio de urgencias de la Clínica y requiere cirugías o valoraciones especializadas, según el tipo de contrato establecido con un prestatario y emite la órden de servicio para que la atención sea efectiva y se puedan generar los soportes requeridos para poder facturar la atención prestada.

7.5 RESULTADOS ESPERADOS: Orden de servicio correcta dentro del plazo (8 días).

7.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recepcionar órden de servicio provisional en caso de cirugías, formato de interconsulta en caso de valoraciones de urgencias o factura de egreso en caso de valoraciones hospitalarias.

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Versión 1PAG 2/4

PUNTO FINAL: Presentar informe mensual para definir oportunidad en la elaboración de órdenes de servicio a prestatarios.


• Orden de Servicio.

• Informe mensual que define la oportunidad en la elaboración de las órdenes de servicio a prestatarios.

7.8 RIESGOS:

• Orden de servicio por concepto de un servicio no facturable.



7.10 GLOSARIO:


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Versión 1PAG 3/4


Elaboración órdenes de servicio prestatarios.

Código:Página 1/2


D S M O

1

Recepcionar órden de servicio provisional en caso de cirugías, formato de interconsulta en caso de valoraciones de urgencias o factura de egreso en caso de valoraciones hospitalarias.


1.

Dirección Médica.

x

2 Verificar en Hosvital que el servicio se haya facturado.


1.

Dirección Médica.

x



1.

Dirección Médica.

x

4 Imprimir orden de servicio. Auxiliar

autorizaciones 1.

Dirección Médica.

x

5

Verificar el servicio contra la orden provisional y el facturado, la tarifa asignada al prestatario según el contrato vigente y la de la EPS y el centro de costos asignados.

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

6 Avalar la orden de servicio originada.

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

7 Anular orden de servicio en caso de servicio o prestatario mal ingresados.

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

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Versión 1PAG 4/4

Elaboración órdenes de servicio prestatarios.



D S M O

8

Informar al autorizador las órdenes anuladas y las correcciones correspondientes a realizar.

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

9 Realizar los cambios a la órden si es necesario.

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

10 Entregar al Prestatario la órden de servicio.


1

Dirección Médica.

x

11

Registrar en el formato establecido fecha de entrega vs. fecha de recepción de la órden.


1 Dirección Médica.

x

12

Presentar informe mensual para definir oportunidad en la elaboración de órdenes.


1.

Dirección Médica.

x

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Versión 1PAG 1/5


8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración órden de servicio ambulatorias de procedimientos quirúrgicos de usuarios capitados Coomeva EPS.


8.3 OBJETIVO: Autorizar procedimientos quirúrgicos capitados a usuarios Coomeva E.P.S.

8.4 GENERALIDADES: La elaboración de órden de servicio ambulatorio de procedimientos quirúrgicos de usuarios capitados Coomeva EPS, es el procedimiento en el cual se autoriza un procedimiento quirúrgico a un usuario ambulatorio tras la recepción de la solicitud de este y la verificación de la pertinencia por medio del auditor médico. Si el procedimiento es autorizado se realizan las actividades correspondientes para que sea haga efectiva la cirugía incluyendo la adquisición del material de osteosíntesis si se requiere.

8.5 RESULTADOS ESPERADOS: Elaboración de órdenes de servicio de forma correcta y dentro de un plazo oportuno.

8.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recepción de la solicitud.

PUNTO FINAL: Entrega de la orden de servicio y suministro de Información al usuario del procedimiento a seguir para la programación de la cirugía.

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Versión 1PAG 2/5


• Formato comité de cirugías.

• Formato de solicitud de material de osteosíntesis.

• Orden de negación de servicios.

• Orden de servicios.

8.8 RIESGOS:

• Autorización de procedimientos no capitados o capitados a usuarios sin derechos.

• No recaudo de proporcionalidad.



• Admisión del usuario por facturación.

8.10 GLOSARIO:

CIKLOS: aplicativo de Coomeva E.P.S por medio del cual se autorizan servicios.

� CONTRATOS CAPITADOS: se caracterizan por tener un ingreso mensual o anual fijo por usuario a quien haya necesidad de prestarle los servicios desde la IPS. La Clínica Los Rosales ha establecido este tipo de contrato con Coomeva, AsmeSalud, Colmédica, Cafesalud, SOS, Salud Colombia, Sanitas, Suramericana, EPS SolSalud, entre otras.

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Versión 1PAG 3/5

COPAGOS: Valor que de acuerdo con la Ley 100 y dependiendo del

rango salarial, cancelan los beneficiarios por los servicios de hospitalización y cirugía.


MATERIAL DE OSTEOSINTESIS: elementos elaborados en un material especial que permiten reducir o fijar las lesiones óseas (fracturas).


Elaboración de órdenes de servicio ambulatorias de

procedimientos quirúrgicos de usuarios capitados Coomeva

EPS.



D S M O

1 Recepcionar solicitud. Autorizador 3. Dirección Médica.

x

2 Verificar los derechos del usuario.

Autorizador 3. Dirección Médica.

x

3

Informar al usuario fecha de entrega de información acerca de su solicitud.


x

4 Relacionar datos en formato de comité de cirugías.


x

5

Diligenciar el formato de solicitud de material de osteosíntesis para las cirugías que lo requieran.


x

6 Entregar soportes y formato de comité al auditor medico.


x

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Elaboración de órdenes de servicio ambulatorias de

procedimientos quirúrgicos de usuarios capitados Coomeva EPS.

Código:Página 2/3


D S M O

7

Verificar la pertinencia del procedimiento quirúrgico, derechos de usuarios y que el servicio este capitado de acuerdo al contrato.

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

8 Avalar y programar la fecha de entrega de la orden de servicio.

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

9 Elaborar orden de negación de servicios.

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

10

Avalar el formato de solicitud de material de osteosíntesis en las cirugías que lo requieran.

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

11 Diligenciar y entregar el formato del comité al autorizador.

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

12

Recibir del comité el formato y clasificar los procedimientos según la programación estipulada.


x

13

Informar al usuario la aprobación de la cirugía, pagos y fecha de programación de la entrega de la orden de servicio.


x



Versión 1PAG 4/5

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Elaboración de órdenes de servicio ambulatorias de procedimientos

quirúrgicos de usuarios capitados Coomeva EPS.



D S M O

14

Entregar el formato de solicitud de material de osteosíntesis a Audifarma y copia a quirófano solicitando las firmas de recibido.


x

15 Archivar copia de solicitud firmada de recibido por Audifarma y el quirófano.


x

16 Elaborar la orden de servicio en ciklos.

Autorizador. Dirección Médica.

x

17 Verificar la órden de servicio vs. observaciones del comité.

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

18 Autorizar orden de servicio. Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

19 Informar al usuario donde debe cancelar el Copago y/o la proporcionalidad de este.


x

20 Recaudar la proporcionalidad y elabora recibo de caja.

Cajero de admisiones.

Dirección Médica.

x

21 Recaudar Copago y elaborar recibo de caja.

Auxiliar Coomeva E.P.S

Dirección Médica.

x

22 Verificar los recibos de caja y entregar la orden de servicios al usuario.


x

23 Informar al usuario del procedimiento a seguir para programación de la cirugía.


x



Versión 1PAG 5/5

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Versión 1PAG 1/4


9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Autorización de servicios quirúrgicos por evento.


9.3 OBJETIVO: Autorizar procedimientos quirúrgicos por evento.

9.4 GENERALIDADES: La autorización de servicios quirúrgicos por evento es el procedimiento en el cual se estudia la aprobación de un procedimiento quirúrgico a un usuario miembro de una EPS que no posee contrato de capitación con la clínica, tras la recepción de la solicitud de este y la verificación de la pertinencia por medio del auditor médico. Si el procedimiento es aprobado se realizan las actividades correspondientes para que sea haga efectiva la cirugía incluyendo la adquisición del material de osteosíntesis si se requiere.

9.5 RESULTADOS ESPERADOS: procedimientos quirúrgicos autorizados dentro del plazo menor establecido.

9.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recepcionar los documentos para la autorización de servicios quirúrgicos.

PUNTO FINAL: Brindar información al usuario.

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Versión 1PAG 2/4


• Formato orden de servicio.

• Formato solicitud del material de osteosíntesis.


9.8 RIESGOS:

• No recaudo de copago o proporcionalidad por servicios quirúrgicos.

• Ordenes de servicio de otras entidades que no autorizan los procedimientos quirúrgicos y que si son autorizados en la Clínica Los Rosales.



• Auditoria a las facturas.

9.10 GLOSARIO: COPAGOS: Valor que de acuerdo con la Ley 100 y dependiendo del rango salarial, cancelan los beneficiarios por los servicios de hospitalización y cirugía.

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Versión 1PAG 3/4




Autorización de servicios quirúrgicos por evento.



D S M O

1

Recepcionar los documentos para la autorización de servicios quirúrgicos.


2.

Dirección Médica.

x

2 Informar al usuario la fecha de entrega de la orden de servicios.


2.

Dirección Médica.

x

3

Verificar la autorización de servicio expedida por la entidad contra la tarifa y los servicios contratados.


2.

Dirección Médica.

x

4 Elaborar la orden de servicio en el sistema.


2.

Dirección Médica.

x

5

Elaborar la solicitud del material de osteosíntesis a las cirugías que lo requieran.


2.

Dirección Médica.

x

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Versión 1PAG 4/4

Autorización de servicios quirúrgicos por evento.



D S M O

6 Imprimir la orden de servicio


2.

Dirección Médica.

x

7 Verificar la orden de servicio vs. el servicio autorizado por la entidad.

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

8

Avalar la orden de servicio y a las solicitudes del material de osteosíntesis según el procedimiento.

Auditor Médico.

Dirección Médica.

x

9 Informar al usuario el valor a pagar por Copago o cuota moderadora.


2.

Dirección Médica.

x

10 Recepcionar el dinero por Copago o cuota moderadora.

Cajero. Dirección Médica.

x

11 Elaborar el recibo de caja. Cajero. Dirección Médica.

x

12 Solicitar el recibo de caja al usuario.


2.

Dirección Médica.

x

13 Entregar la orden de servicio.


2.

Dirección Médica.

x

14 Brindar información al usuario.


2.

Dirección Médica.

x

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Versión 1PAG 1/3


10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Autorización de servicios no quirúrgicos por evento.


10.3 OBJETIVO: Autorizar servicios no quirúrgicos por evento.

10.4 GENERALIDADES: La autorización de servicios no quirúrgicos por evento es el procedimiento relacionado con el estudio de la pertinencia y la aprobación o negación de un servicio diferente a un procedimiento quirúrgico solicitado por un usuario de una entidad o E.P.S., que no posee un contrato de capitación con la clínica Los Rosales S.A.

10.5 RESULTADOS ESPERADOS: procedimientos no quirúrgicos autorizados dentro del plazo menor establecido.

10.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recepcionar los documentos para la autorización de los servicios no quirúrgicos por evento.

PUNTO FINAL: Brindar información al usuario.


• Formato orden de servicio.


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Versión 1PAG 2/3

10.8 RIESGOS:

• No recaudo de copago o proporcionalidad por servicios no quirúrgicos.

• Ordenes de servicio de otras entidades que no autorizan los procedimientos no quirúrgicos y que si son autorizados en la Clínica Los Rosales.



• Auditoria a las facturas.

10.10 GLOSARIO:

COPAGOS: Valor que de acuerdo con la Ley 100 y dependiendo del rango salarial, cancelan los beneficiarios por los servicios de hospitalización y cirugía.


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Versión 1PAG 3/3


Autorización de servicios no quirúrgicos por evento.



D S M O

1

Recepcionar los documentos para la autorización de los servicios no quirúrgicos por evento.


2.

Dirección Médica.

x

2

Verificar la autorización de servicio expedida por la entidad contra la tarifa y servicios contratados.


2.

Dirección Médica.

x

3 Elaborar la orden de servicio en el sistema.


2.

Dirección Médica.

x

4 Imprimir y avalar la orden de servicio.


2.

Dirección Médica.

x

5

Informar el valor a pagar por Copago, cuota moderadora o proporcionalidad según la orden de servicios.


2.

Dirección Médica.

x

6 Recepcionar el dinero de la orden de servicios.


x

7 Elaborar el recibo de caja de la orden de servicios.


x

8 Solicitar el recibo de caja al usuario.

Autorizador. Dirección Médica.

x

9 Entregar la orden de servicio. Autorizador. Dirección Médica.

x

10 Brindar información al usuario.Autorizador .

Dirección Médica.

x

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Versión 1PAG 1/3


11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de soportes para facturación de servicios.

11.2 RESPONSABLE: Auxiliar de cuentas.

11.3 OBJETIVO: Entregar recobros por facturación de servicios por evento a facturación.

11.4 GENERALIDADES: El procedimiento de entrega de órdenes de servicio para facturación de servicios comprende las actividades de recopilación de los soportes necesarios tales como órdenes de servicio, entidad a la que se cobra, fotocopia de documentos y copia de orden expedida, para tramitar el pago por la prestación de servicios tanto a entidades con contrato capitado como a usuarios con copago.

11.5 RESULTADOS ESPERADOS: entrega de recobros completos y de forma oportuna al área de facturación.

11.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Clasificar los soportes en quirúrgicos y no quirúrgicos.

PUNTO FINAL: Entregar los recobros relacionados a facturación.


• Formato de relación de recobros recibidos.

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Versión 1PAG 2/3

• Formato de relación de recobros entregados a facturación.

11.8 RIESGOS:



• Revisión por parte del auxiliar de cuentas de los recobros a entregar para verificar pertinencia y que estén completos.

11.10 GLOSARIO:

CONTRATOS CAPITADOS: se caracterizan por tener un ingreso mensual o anual fijo por usuario a quien haya necesidad de prestarle los servicios desde la IPS. La Clínica Los Rosales ha establecido este tipo de contrato con Coomeva, AsmeSalud, Colmédica, Cafesalud, SOS, Salud Colombia, Sanitas, Suramericana, EPS SolSalud, entre otras.�

COPAGOS: Valor que de acuerdo con la Ley 100 y dependiendo del rango salarial, cancelan los beneficiarios por los servicios de hospitalización y cirugía.

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Versión 1PAG 3/3


Entrega de soportes para facturación de servicios.



D S M O

1 Clasificar los soportes quirúrgicos y no quirúrgicos.


2.

Dirección Médica

x

2

Relacionar los soportes (orden de servicio, entidad, fotocopia de documentos y copia de orden expedida) en formato de relación de recobros recibidos y entregarlos al auxiliar de cuentas.


2.

Dirección Médica

x

3 Entregar los recobros de cirugía al facturador Quirófano.


2.

Dirección Médica

x

5

Verificar en las cuentas de cobro los soportes de la atención de los recobros recibidos.


Dirección Médica

x

6

Agrupar los soportes con el recobro y diligenciar el formato de relación de recobros entregados a facturación.


Dirección Médica

x

7 Entregar los recobros relacionados a facturación.


Dirección Médica

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DIRECCIÓN MÉDICA

LABORATORIO CLÍNICO

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2.1 NOMBRE DEL PROCESO: Laboratorio Clínico.

2.2 AREA TITULAR: Laboratorio Clínico – Dirección Médica.

2.3 OBJETIVO: Garantizar la confiabilidad en las actividades de diagnóstico, prevención, tratamiento, seguimiento, control y vigilancia de las enfermedades; de acuerdo con los principios básicos de calidad, oportunidad y racionalidad.

GENERALIDADES: El proceso de laboratorio clínico es aquel que comprende todas las actividades para el procesamiento de muestras y especímenes biológicos, garantizando su adecuado manejo on todas las normas establecidas para ello. Entre los procedimientos del laboratorio clínico también se incluye los relacionados con el manejo y dotación de implementos de laboratorio a los servicios que los requieran.

2.4 RESULTADOS ESPERADOS: Muestras de laboratorio procesadas de manera eficaz de tal forma que se originen exámes confiables que sean un punto de partida para las desiciones médicas.


• Carpeta de mantenimiento diaria, semanal, quincenal y mensual.

• Constancia y firma de recepción de exámenes en el cuaderno de remisiones.

• Cuaderno de coagulación.

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• Cuaderno de control de calidad.

• Cuaderno de microbiología.

• Cuaderno de programación.

• Cuaderno de registro de pacientes y cultivos.

• Cuaderno de secreciones.

• Cuaderno entrega de turno.

• Formato de Baciloscopia.

• Formato de compatibilidad.

• Formato de orden de entrega de resultados.

• Formato de recolección de muestra.

• Formato de registro de llamado al usuario en caso de reportes alterados.

• Formato de remisión de muestras.

• Formato de reserva.

• Formato de sangre despachada.

• Formato de sangre recibida.

• Formato de solicitud de pedido adicional.

• Formato general de reporte de laboratorios.

• Formato orden de pendiente.

• Formato solicitud de pedidos.

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• Hoja de trabajo de química, hematología y hormonas.

• Hojas de orina.

• Hojas de parasitología.

• Informe con hemoclasificación.

• Kardex.

• Lista de trabajo completa.

• Lista de trabajo por sección.

• Orden de servicio.

• Plantillas de pedidos del proveedor (Audifarma).

• Reporte final de Glucometria.

• Reportes de hemogramas.

• Reportes de TSH Neonatal.

• Resultados de exámenes o reportes impresos

2.6 RIESGOS:

• Alguna orden sin escanear lo que puede permitir que el usuario no sea llamado en recepción o que se procesen exámenes incompletos o equivocados.

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• Salida de un paciente de la sala de laboratorio sin las órdenes de exámenes pendientes y que por esta causa se reporten exámenes incompletos.

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• Olvido por parte del paciente, cuando acude a reclamar exámenes, del formato de orden de entrega de resultados.

• Presentación del paciente en condiciones no requeridas para la toma de muestras.

• Hematomas de un paciente cuando se está sangrando.

• Marcación de nuestras incorrectas (nombre o numeración).

• Muestras tomadas sin las condiciones requeridas en los pacientes.

• Daño de tubo en centrífuga.

• Muestras de orina que se riegan.

• Muestras hemolizadas por mala técnica de venopunción.

• Contaminación de alguna persona con muestras.

• Ruptura de algún tubo en centrífuga.

• Remisión de muestras tomadas sin los requerimientos especiales o con datos incompletos.

• Diligenciamiento incompleto del formato que origine reportes incompletos.

• Equipo mal calibrado.

• Falla en el equipo.

• Cambio de muestras.

• Ubicación inadecuada de la muestra en el equipo.

• Dificultad en la consecución de sangre por alta demanda o dificultad en grupos sanguíneos.

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• Devolución de componentes por no-aplicación.

• Vencimiento de los componentes por no-utilización.

• Reacción postransfusional.

• Muestras contaminadas.

• Muestras tomadas sin especificaciones claras.


• Conservación no adecuada para las muestras.

• Que los medios originados se dañen.

• Transcripción errónea de resultados.

• Transcripción de resultados a un paciente que no corresponde.

• Transcripción de resultados sin verificar valores de referencia.

• Transcripción de resultados en un campo o casilla no correspondiente.

• Entrega de reportes a la persona equivocada.


• Muestras mal tomadas lo que requiere repetir muestras de TSH Neonatal.

• Reportes alterados y por los cuales no acudan los familiares del usuario

• Carga de glucosa sin la medida precisa.

• Falta de control para la realización de la Glucometria.

• Falta de tolerancia en la carga y por tanto necesidad de repetir la toma de la muestra.

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• Desfase en la cantidad del pedido (exceso o defecto) porque se hizo de forma equivocada la confrontación del stock.

• Aumento en la demanda que ocasione escasez en los productos o materiales de laboratorio.

• Perdida o desperdicio de material.

• Olvido de la anotación de pendientes en el cuaderno de turnos.

• Entrega de turno sin dar recomendaciones completas


• No se tiene un control establecido, el usuario es quien manifiesta que no ha sido llamado en recepción.

• Para evitar reportes incompletos, se revisa las órdenes escaneadas vs los reportes tomados.

• Se verifica mediante interrogatorio que el usuario este en las condiciones adecuadas para la toma de la muestra.

• Cuando un paciente se toma una muestra, se le entrega la orden para reclamar los resultados, la secretaria tiene como función informarle la hora y fecha en que estos pueden ser reclamados así como de recordarle que no debe dejar la orden, para un rápido servicio.

• Se capacita al personal que toma las muestras en técnicas de venopunción.

• Para evitar marcaciones incorrectas inmediatamente que se toma la muestra, se verifica con la orden nombre y numeración.

• Realización de calibración y mantenimiento preventivo de centrífugas.

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• No aplica.

• Realización de seguimiento y Retroalimentación de la técnica de venopunción.

• Revisión de la muestra.

• Utilización el equipo de bioseguridad.

• Revisión de la calibración de equipos.

• Revisión de la muestra a remitir por un profesional de laboratorio antes de ser enviada a los laboratorios de referencia.

• Revisar reportes enviados del laboratorio de referencia vs solicitud de paraclínicos del usuario.

• Control de calidad interno y externo.

• Mantenimiento preventivo de equipos.

• Revisión contra lista de las muestras y ubicación de las mismas en el equipo.

• Se cuenta con un stock el cual debe mantenerse al día.

• Verificación de los pedidos a realizar.

• No excederse en los pedidos. Tener en cuenta las demandas regulares y estar pendientes de la fecha de vencimiento para realizar la respectiva devolución.

• Análisis preliminar de la muestra para definir si se presentó contaminación.

• Realizaciòn de control de calidad a la autoclave para evitar daño en los medios.

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• Control de temperatura para proteger de la luz, conservar a una temperatura de 2 a 8ºC y no congelar.

• Revisar fecha de vencimiento de los medios antes de utilizarlos.

• Para cada uno de los riesgos que se pueden presentar en las actividades correspondientes a la transcripción de resultados el control que se ejerce es la revisión detallada de cada exámen digitado tanto por la secretaria como por la bacterióloga.

• Si se presenta alguna duda sobre algún valor o dato no consistente se debe verificar y preguntar a la Bacterióloga.

• No hay control definido para paraclinicos hospitalarios y es indispensable la implementación de Datalab.

• Verificar al momento de la entrega del reporte el nombre del usuario.

• Entrega de reportes únicamente con el formato establecido, en caso de perdida solo se entregan reportes con documento de identificación del usuario.

• Capacitación de auxiliares de cirugía mostrándoles el formato de INS donde explica y muestra claramente como se toman las muestras.

• Control de llamado a los familiares para acudir por reportes, en caso de reportes alterados.

• Envío de comunicación a la EPS de los reportes de TSH alterados no recibidos por el usuario para que esta realice la localización del mismo y así repetir muestra y realizar confirmatorio.

• Utilización de la probeta para la preparación de la carga de glucosa, explicación de la forma de preparación expuesta en la pared para la verificación por parte de la Auxiliar de Laboratorio.

• La Glucometria siempre es realizad por la Bacterióloga quien calibra el equipo y chequea la fecha de vencimiento de las fibras reactiva.

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• En cuanto a la no tolerancia de la carga para el paciente el control es inherente al paciente y por ello se el médico le da las instrucciones correspondientes para acudir a la Glucometria.

• Para ambos casos se verifica las estadísticas del aumento de la demanda llevadas en el laboratorio.

• Manejo de Kardex.

• Realización de análisis de consumo vs producción.

• Revisión diaria por parte de la Coordinadora de Laboratorio para detectar faltante de pendientes y verificar que estas se vayan ejecutando según las fechas establecidas.

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Nº Orden Procedimiento

Responsable.

Área Responsable Usuarios

1 Admisión, toma y recepción de

muestras.

Bacterióloga y auxiliar de

Laboratorio.

Laboratorio Clínico

Usuarios particulares,

usuarios capitados, pacientes

hospitalizados, pacientes

remitidos por los médicos de

la Clínica.

2 Elaboración de

listas de trabajo.Bacterióloga

de la sección.Laboratorio

Clínico

Bacteriólogas y auxiliares de laboratorio.

3

Clasificación y preparación de muestras para procesamiento.


Laboratorio.


Bacteriólogas y auxiliares de laboratorio. Usuarios

particulares, usuarios

capitados.

4 Preparación de

muestras. Auxiliar de

Laboratorio. Laboratorio

Clínico

Bacteriólogas y auxiliares de laboratorio. Usuarios

particulares, usuarios

capitados.

5

Remisión de muestras a

laboratorio de referencia y recepción de reportes de exámenes solicitados.


Laboratorio.






la Clínica.

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Nº Orden

ProcedimientoResponsable

. Área

ResponsableUsuarios

6 Hematología. Bacterióloga


Clínico





la Clínica.

7

Conservación, preparación y entrega de hemoderivados.

Bacterióloga de la sección.






la Clínica.

8 Microscopía. Bacterióloga y

auxiliar de Laboratorio.






la Clínica.

9 Química

Sanguínea. Bacterióloga


Clínico





la Clínica.

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Nº Orden

ProcedimientoResponsable

. Área

ResponsableUsuarios

10 Hormonas y especiales.







la Clínica.

11 Microbiología. Bacterióloga


Clínico





la Clínica.

12 Preparación de

medios de cultivo.







la Clínica.

13

Transcripción, revisión y

entrega de resultados.

Secretaria Digitadora.






la Clínica.

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Responsable.


14

Verificación de la toma de

muestras TSH Neonatal de salud Total.

Bacterióloga de Turno.


Maternas afiliadas a

Salud Total.

15

Toma de muestras y entrega de

reportes TSH Neonatal.

Enfermera del servicio.

Bloque Quirúrgico.

Maternas atendidas en la

Clínica Los Rosales S.A.

16

Recepción y procesamiento de muestras en

piso.


Laboratorio.


Usuarios particulares o

con contrato de capitación

hospitalizados en la clínica.

17

Revisión de exámenes pendientes recibidas de

otros laboratorios.







la Clínica.

18

Preparación de cargas de

glucosa para cargas de

Glicemia pre pos y curvas de

insulina.

Coordinadora de

Laboratorio.






la Clínica.

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Responsable.


19 Lavado de material de laboratorio.

Auxiliar asistencial de

lavado de material.

Hotelería. Laboratorio

Clínico.

20 Distribución de

material en servicios.

Auxiliar de Laboratorio.


Servicios de la Clínica:

Hospitalización, Unidad de

Cuidado Critico y Cirugía.

21

Realización de pedidos de material de laboratorio y admón. de bodega de insumos.

Coordinadora de laboratorio.

Laboratorio Clínico.

Servicios de la Clínica y

secciones de laboratorio.

22

Revisión de cumplimiento de mantenimiento

preventivo y solicitud de

mantenimiento correctivo a

equipos.



Secciones del Laboratorio

Clínico.

23 Entrega de

Turnos. Bacterióloga

de Turno. Laboratorio

Clínico.

Usuarios del Laboratorio

Clínico.

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Proceso: Laboratorio Clínico.Responsable o Dueño: Coordinador de Laboratorio Clínico, Bacteriólogas de cada sección. Objetivo: Garantizar la confiabilidad en las actividades de diagnóstico, prevención, tratamiento, seguimiento, control y vigilancia de las enfermedades; de acuerdo con los principios básicos de calidad, oportunidad y racionalidad. Alcance: Todos los usuarios que ingresen a la clínica y requieren muestras de Laboratorio, servicios de la Clínica que presentan pacientes con necesidad de un reporte de laboratorio.


DE TRANSFORMACIÒN


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• Solicitud de paraclínicos en algunos de en los

servicios de la Clínica.

• Pacientes de consulta externa que requieren Paraclínicos. • Solicitud de material de Laboratorio por el laboratorio Clínico y diferentes servicios de la Clínica. • Nacimientos en la Clínica que requieren

reporte TSH Neonatal.

• Solicitud de mantenimiento de

equipos interno o externo.

• Reportes oportunos y confiables en el sistema Hosvital. • Entrega de

reportes oportunos y confiables Muestras tomadas correctamente para reportes oportunos TSH Neonatal

• Equipos funcionando correctamente en los diferentes turnos disponibles en el laboratorio clínico.


CLINICA LOS ROSALES


LABORATORIO CLÍNICO

Código:

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Afiliados de las diferentes E.P.S. que tienen convenio con

la clínica.


Salud Total.


Medicina prepagada.

Servicio de Hospitalización y

Cirugía.




A.R.P.

Medicina prepaga.

Audifarma.

Compras.

Servicio de hospitalización.

Roche.

RECURSOS:

Bacteriólogas y auxiliares de laboratorio disponibles en diferentes

turnos del día. Dotación de equipos, Software y Hardware.

Línea 01 800 para cualquier duda sobre un equipo en comodato con

Roche. Personal de

mantenimiento biomédico disponible.



y Médica.


TRANSFORMACIÓN

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• Equipos, hojas de trabajo y sistema hosvital con la información analizada de las muestras de Química Sanguínea, Microscopía y Microbiología.

• Revisión y actualización de los métodos técnicos, procedimientos y valores de referencia.

• Muestras procesadas en sistema Hosvital.

• Evaluación del desempeño.

Bacterióloga encargada de la sección.

Coordinadora de Laboratorio.

Usuarios Hosvital, soporte especializado.


• Paraclínicos oportunos y confiables.

o Participación activa en la actualización de los equipos con los que el laboratorio cuenta incluyendo los de comodato con Roche.

o Cantidad de reportes confiables y oportunos.

o Cumplimiento de metas en la evaluzación semestral. Calificación del personal de Laboratorio como idóneo con capacidad para operar equipos y analizar datos.

Coordinadora de Laboratorio. .


Médicos de los servicios que solicitaron el paraclínico.

Coordinadora de Laboratorio. Dirección Médica.

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Comunicación Responsable A quien informa Medio o Canal

Frecuencia

• Con los todos los servicios de la Clínica.

• Con el personal de enfermería para resolver dudas de exámenes pasados o realizados.

• Pacientes de consulta externa.

• Laboratorios de referencia.

• Servicios de transfusión para solicitar componentes sanguíneos.

• Laboratorios de apoyo tecnológico o con comodato.

Coordinadora de Laboratorio y Bacterióloga

Coordinadora de Laboratorio y Bacterióloga

Secretaria de Laboratorio Clínico.




Médicos y jefes de enfermería de los diferentes servicios.

Enfermera jefe de los diferentes servicios.


Pacientes o servicios que esperan el resultado de un paraclínico.

Dirección Médica, servicios de la Clínica.

Ingeniería Hospitalaria ( personal biomédico), Bacteriólogas.

Intranet, vía telefónica, verbalmente.

Intranet, vía telefónica, verbalmente.

Verbalmente.

Telefónica_ mente.

Telefónica_ mente.

Intranet, verbal o Telefónica_ mente.

Diaria.

Diaria.

Diaria.

Periódica_ mente.

Periódica_ mente.

Periódica_ mente.

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LEGISLACIÓN QUE APLICA EN ESTE CASO PARA LOS PROCEDIMIENTOS EN EL LABORATORIO CLÍNICO.


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2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Admisión, toma y recepción de muestras.

2.2 RESPONSABLE: Bacterióloga, facturador y auxiliar de laboratorio.

2.3 OBJETIVO: Recibir al usuario con su documentación correspondiente para que acceda al servicio.

2.4 GENERALIDADES: La admisión, recepción y toma de muestras es el proceso inicial que se realiza cuando un usuario llega al laboratorio clínico. Puede darse dos casos, uno que el paciente vaya directamente a tomarse la muestra, segundo que la muestra sea recogida en casa por el usuario y este acuda solo a dejarla para su procesamiento, las muestras que se toma son de orina, coprológicos, basciloscopias, frotis, entre otras.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Con el procedimiento de admisión toma y recepción de muestras se pretende conseguir que a todos los pacientes se les realice la toma de muestras dentro del estándar establecido.

1.7 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recepcionar las órdenes del escáner.

PUNTO FINAL: Entregar orden para reclamar exámenes pendientes en caso de que sea necesario.

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• Formato de orden de entrega de resultados.

• Formato de recolección de muestra.

• Formato orden de pendiente.

• Orden de servicio

1.9 RIESGOS

• Alguna orden sin escanear lo que puede permitir que el usuario no sea llamado en recepción o que se procesen exámenes incompletos o equivocados.

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• Salida de un paciente de la sala de laboratorio sin las órdenes de exámenes pendientes y que por esta causa se reporten exámenes incompletos.

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• Olvido por parte del paciente, cuando acude a reclamar exámenes, del formato de orden de entrega de resultados.

• Presentación del paciente en condiciones no requeridas para la toma de muestras.

• Hematomas de un paciente cuando se está sangrando.

• Marcación de nuestras incorrectas (nombre o numeración).

• Muestras tomadas sin las condiciones requeridas en los pacientes.


• No se tiene un control establecido, el usuario es quien manifiesta que no ha sido llamado en recepción.

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• Para evitar reportes incompletos, se revisa las órdenes escaneadas vs los reportes tomados.

• Se verifica mediante interrogatorio que el usuario este en las condiciones adecuadas para la toma de la muestra.

• Cuando un paciente se toma una muestra, se le entrega la orden para reclamar los resultados, la secretaria tiene como función informarle la hora y fecha en que estos pueden ser reclamados así como de recordarle que no debe dejar la orden, para un rápido servicio.

• Se capacita al personal que toma las muestras en técnicas de venopunción.

• Para evitar marcaciones incorrectas inmediatamente que se toma la muestra, se verifica con la orden nombre y numeración.

1.11 GLOSARIO

SANGRAR PACIENTES: Ubicar vena periférica, punsionarla y extraer la sangra necesaria.

FROTIS: examen de sangre que brinda información acerca del número y forma de las células sanguíneas por medio de una inspección visual. El frotis muestra el número relativo y tipos de glóbulos blancos sanguíneos, las anomalías morfológicas de todos los tipos de células sanguíneas y una estimación aproximada de los conteos de glóbulos blancos y de plaquetas.

CITOLOGIA:� Estudio de las células del organismo para determinar la naturaleza de una posible enfermedad. La citología vagina ginecológica permite conocer el estado hormonal de la paciente y detectar las posibles lesiones cancerosas en sus estadios iniciales.

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COPROLÓGICOS: se realiza un exámen físico donde se observa color y consistencia, se realizan placas para coloración, se mide PH y se transfiere la muestra en placas con solución salina y lugol, para obtener sedimentos para el examen microscópico.


Admisión, toma y recepción de muestras.



D S M O

1 Recepcionar las órdenes del escáner.

Auxiliar Asistencial.


x

2 Priorizar órdenes según hora de llegada y tipo de examen



x

6 Llamar a los pacientes por orden de llegada.



x

Si el paciente no requiere toma de muestra si no que acude a entregarlas:

7

Recibir y marcar muestras segùn su tipo como orina, coprológico o baciloscopía.

Bacterióloga y

Aux. Laboratorio.


x

8

Entregar documentos para reclamar los reportes indicando fecha y hora para hacerlo.

Bacterióloga y Aux.

Laboratorio.


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Admisión, toma y recepción de muestras.



D S M O Si requiere de toma de muestra:

7 Ubicar pacientes según toma de muestras.

Aux. Laboratorio.


x

8

Solicitar y verificar datos tales como: nombre, edad, teléfono, medicamentos que en la actualidad està tomando, si se encuentra en ayunas, entre otras.)

Bacterióloga ó

Aux. Laboratorio.


x

9 Marcar tubos para sangrar.


Laboratorio.


x

10 Sangrar pacientes. Bacterióloga

y Aux. Laboratorio.


x

11

Ubicar el paciente en la sección correspondiente si el paciente requiere otro tipo de muestra como una Citología o Frotis.


Laboratorio.


x

12

Entregar de documentos para reclamar los reportes indicando fecha y hora para hacerlo.


Laboratorio.


x

13

Entregar órden para reclamar exámenes pendientes en caso de que sea necesario.


Laboratorio.


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2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de listas de trabajo.

2.2 RESPONSABLE: Bacterióloga.

2.3 OBJETIVO: Dar a conocer las rutinas de trabajo a seguir en cada sección de trabajo.

2.4 GENERALIDADES

Con base en las órdenes médicas, las cuales se reciben y escanean se escriben cada uno de los exámenes en la papelería de la sección correspondiente (química, hematología, parasitología, microscopía, hormonas y microbiología), designando de esta forma cada uno de los exámenes por sección. En la lista después de realizado el trabajo se consignan los resultados correspondientes a cada muestra.

2.5 RESULTADOS ESPERADOS Que todos los exámenes solicitados se encuentren en la lista de trabajo adecuadamente clasificados.

2.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recibir las órdenes médicas.

PUNTO FINAL: Programar el trabajo de cada sección de acuerdo a la lista elaborada.

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• Lista de trabajo por sección.

2.8 RIESGOS: No aplica.

2.9 CONTROLES EJERCIDOS: No aplica.

2.10 GLOSARIO

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Elaboración de listas de trabajo.



D S M O

1 Recibir las órdenes médicas.

Bacterióloga.Laboratorio

Clínico. x

2 Organizar las órdenes numéricamente.


Clínico. x

3

Transcribir cada examen a lista de trabajo correspondiente.


Clínico. x

4 Separar listas de trabajo por sección.


Clínico. x

5 Distribuir listas en la sección correspondiente.


Clínico. x

6

Programar el trabajo de cada sección de acuerdo a la lista elaborada.


Clínico. x

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3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Clasificación y preparación de muestras para procesamiento.

3.2 RESPONSABLE: Bacterióloga y Auxiliar de laboratorio.

3.3 OBJETIVO: Garantizar que a las muestras tomadas se clasifiquen y preparen adecuadamente de acuerdo a la muestra y tipo de examen solicitado.

3.4 GENERALIDADES: La clasificación y preparación de muestras es un procedimiento por medio del cual se clasifican y preparan las muestras tomadas o recogidas para garantizar el adecuado procesamiento.

3.5 RESULTADOS ESPERADOS: Muestras clasificadas y preparadas correctamente para garantizar el adecuado procesamiento.

3.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Separar los tubos de toma de muestra por colores de tapa y muestras de orina y coprológicos por envase.

PUNTO FINAL: Realizar las respectivas rutinas según el procesamiento que requiera la muestra.


• Cuaderno de coagulación.

• Cuaderno de microbiología.

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• Cuaderno de secreciones.

• Formato de Baciloscopia.

• Hoja de trabajo de química, hematología y hormonas.

• Hojas de orina.

• Hojas de parasitología.

• Lista de trabajo completa.

3.8 RIESGOS

• Daño de tubo en centrífuga.

• Muestras de orina que se riegan.

• Muestras hemolizadas por mala técnica de venopunción.


• Realización de calibración y mantenimiento preventivo de centrífugas.

• No aplica.

• Realización de seguimiento y Retroalimentación de la técnica.

• Revisión de la muestra.

3.10 GLOSARIO

FROTIS: examen de sangre que brinda información acerca del número y forma de las células sanguíneas por medio de una inspección visual. El frotis muestra el número relativo y tipos de glóbulos blancos sanguíneos, las

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anomalías morfológicas de todos los tipos de células sanguíneas y una estimación aproximada de los conteos de glóbulos blancos y de plaquetas.


COOMBS: Es una prueba que se utiliza para medir la presencia de anticuerpos para los glóbulos rojos en suero .





1

Separar los tubos de toma de muestra por colores de tapa y muestras de orina y coprológicos por envase.

Aux. Laboratorio.


x

Si son tubos tapa roja.

2 Centrifugar muestras. Aux.

Laboratorio. Laboratorio

Clínico. x

3

Decantar muestras pasando la marquilla del tubo madre a otro tubo.

Aux. Laboratorio.


x

4 Trasladar sueros a la sección de química y hormonas.

Aux. Laboratorio.


x

Si son tubos tapa morada.

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D S M O

2

Verificar orden de servicio con la muestra e identificar las actividades a seguir.

Bacterióloga Laboratorio

Clínico. x

3

• Si son hemogramas: programar el equipo con los datos del paciente y proceder a correr los hemogramas.


Clínico. x

3 Si son coombs o hemoclasificaciones proceder a realizarlas.


Clínico. x

Si son tubos tapa azul.

2

Centrifugar muestras y separar plasmas en tubo plástico pasando la marquilla.

Aux. Laboratorio


x

3 Trasladar muestras a la sección de coagulación.

Aux. Laboratorio


x

Si son muestras de orina.

2 Ordenar las muestras por número (1 en adelante)

Aux. Laboratorio


x

3

Mezclar y envasar en tubos de centrífuga previamente con número y letra correspondiente a la orina.

Aux. Laboratorio.


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D S M O

4

Entregar tubos a la Bacterióloga encargada de la sección para realizar el examen físico en el equipo correspondiente.

Aux. Laboratorio


x

5 Centrifugar y decantar la muestra.

Aux. Laboratorio


x

6

Pasar nuevamente la muestra para ser observadas al microscopio.


Clínico. X

Si son Coprológicos.

2 Ordenar numéricamente (1 en adelante) la muestra.

Aux. Laboratorio


x

3

Establecer las pruebas a realizar tomando como guía las órdenes de exámenes.

Aux. Laboratorio


x

4 Montar las muestras en placas.

Aux. Laboratorio


x

5

Pasar a la sección de microbiología para ser observadas al microscopio.

Aux. Laboratorio


x

6 Si se tiene un exámen adicional se realiza.

Aux. Laboratorio


x

7 Observar al microscopio y e informar.


Clínico. x

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Clasificación y preparación de muestras

para procesamiento. Código: Página:

4/5


e Área

Frecuencia

D S M O Muestras para cultivos.

2 Marcar y pasar a la sección de microbiología.

Bacterióloga o Aux.

Laboratorio.


x

Si son Baciloscopia.

2

Ordenar numéricamente (1 en adelante) las muestras.

Aux. Laboratorio


x

3

Revisar contraorden el exámen a realizar y consecutivo (verificar número de la muestra que se está haciendo.)

Aux. Laboratorio


x

4 Montar las muestras en las placas correspondientes.

Aux. Laboratorio


x

5 Colorar y trasladar a la sección de microscopía.

Aux. Laboratorio


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6 Observar al microscopio y e informar.

Bacterióloga.


x

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D S M O Si son Frotis.

2 Colocar al baño maría si son exámenes directos.

Aux. Laboratorio


x

3 Pasar a coloración si son placas.

Aux. Laboratorio


x

4 Pasan a observación tanto exámenes directos como placas.

Aux. Laboratorio


x

Si son citologías.

2 Realizar la toma de la citología.

Bacterióloga. Laboratorio

Clínico. x

3 Llenar la orden de remisión con todos los datos correspondientes.


Clínico. x

4 Enviar la muestra a Patología.


Clínico. x

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4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Preparación de muestras.

4.2 RESPONSABLE: Auxiliar de laboratorio.

4.3 OBJETIVO:

Obtener el especimen necesario con las condiciones ideales para realizar los paraclìnicos.

4.4 GENERALIDADES

La preparación de muestras consiste en centrifugar las muestras según su tipo, de esta forma:

SUEROS: el tubo seco tapa roja se coloca en una centrífuga para tubos, calibrada a 3500 revoluciones x minuto, para obtener suero libre de hematíes, con el se procesan exámenes de química sanguínea, hormonas, drogas y exámenes especiales.

ORINA: se pasan las muestras de orina a tubos centrífuga previamente marcados, se centrifugan a 1500 revoluciones x minuto, durante 10 minutos para obtener un sedimento con el que se realiza el exámen microscópico de la orina.


SANGRE TOTAL: muestras que se toman con anticoagulante en tubo tapa morada, par obtener sangre con todos sus componentes y realizar

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hemogramas, hemoclasificaciones y algunos especiales como parahormona.

COAGULACIÓN: se toman muestras de sangre en tubo tapa azúl con anticoagulante, se centrifugan a 3500 revoluciones x minuto, durante 15 minutos, obteniéndose de esta forma un plasma con todos los factores de anticoagulación, con el se realizan pruebas de coagulación TP y TPT y Fibrinógeno.

FROTIS: se colorean las placas específicamente según el exámen. Los exámenes que se realizan son de garganta, vaginal, secreciones varias con coloración de Gram.

BACILOSCOPÍAS: se extienden placas y se colorean con Zeal-Nielsen.

MUESTRAS DE MICROBIOLOGÍA: se pasan directamente a esta sección previamente marcadas.


Obtención de muestras bien marcadas y preparadas para obtener un procesamiento óptimo.

4.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Trasladar la muestra a la sección correspondiente para su procesamiento.

PUNTO FINAL: Realizar las rutinas de preparación de muestras según el tipo de ella tomada.


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4.8 RIESGOS

• Contaminación de alguna persona con muestras.

• Ruptura de algún tubo en centrífuga.


• Utilización el equipo de bioseguridad.

• Revisión de la calibración de equipos.

4.10 GLOSARIO


FROTIS: examen de sangre que brinda información acerca del número y forma de las células sanguíneas por medio de una inspección visual. El frotis muestra el número relativo y tipos de glóbulos blancos sanguíneos, las anomalías morfológicas de todos los tipos de células sanguíneas y una estimación aproximada de los conteos de glóbulos blancos y de plaquetas.

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Preparación de muestras. Código: Página: 1/3


D S M O

1

Trasladar la muestra a la sección correspondiente para su procesamiento.

Aux. Laboratorio.

LaboratorioClínico.

x

Si son sueros

2

Colocar el tubo seco tapa roja en la centrifuga a 3500 revoluciones x minuto, para obtener suero libre de hematíes.

Bacterióloga. x

3

Remitirse a los procedimientos de química sanguínea, hormonas, drogas o exámenes especiales.

Bacterióloga. x

Si es orina

2 Vaciar las muestras de orina en tubos de centrífuga.

Bacterióloga. x

3

Marcar el tubo y centrifugar a 1500revoluciones x minuto durante 10 minutos.

Bacterióloga. x

4

Realizar exámen microscópico de la orina al obtener sedimento.

Bacterióloga. x

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Preparación de muestras. Código:

Página: 2/3


D S M O

Si es coprológico

2 Realizar exámen físico a la muestra (observar color y consistencia).

Bacterióloga. x

3 Realizar placas para coloración.

Bacterióloga. x

4 Medir el PH. Bacterióloga. x

5 Transferir la muestra a placas con solución salina y lugol.

Bacterióloga. x

6 Realizar el exámen microscópico cuando se obtiene sedimento.

Bacterióloga. x

Si es Sangre Total .

2 Tomar la muestra en tubo tapa morada con anticoagulante.

Bacterióloga. x

3 Realizar hemogramas, hemoclasificaciones o paratohormonas.

Bacterióloga. x

Si es coagulación.

2 Tomar la muestra en tubo tapa azul con anticoagulante.

Bacterióloga. x

3 Centrifugar a 3500 revoluciones x minuto durante 15 minutos.

Bacterióloga. x

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Preparación de muestras. Código: Página: 3/3


D S M O

4

Realizar pruebas de coagulación TP ,TPT y Fibrinógeno cuando se obtiene un plasma con todos los factores de coagulación pertinentes.

Bacterióloga. x

Si es Frotis.

2

Colorear las placas según el exámen a realizar (garganta, vaginal, secreciones varias con coloración de Gram).

Bacterióloga. x

Si es Baciloscopia. 2 Extender placas. Bacterióloga. x

3 Colorar con Zeal-Nielsen.

Bacterióloga. x

Si es Microbiología.

2 Tomar y marcar la muestra.

Bacterióloga. x

3 Trasladar a la sección de Microbiología.

Bacterióloga. x

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5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Remisión de muestras a laboratorio de referencia y recepción de reportes de exámenes solicitados.

5.2 RESPONSABLE: Bacterióloga y Auxiliar.

5.3 OBJETIVO:

Garantizar que todos los exámenes solicitados que no sean realizados en el laboratorio de la Clínica sean remitidos en las condiciones optimas según tipo de muestra, a los laboratorios especializados que tienen convenio con la institución

5.4 GENERALIDADES

Las muestras de laboratorio que no son procesadas en la Clínica los Rosales, son enviadas a los laboratorios de referencia con los cuales la institución tiene contrato vigente.


Entrega de muestra adecuada para el procesamiento de los exámenes solicitados al laboratorio de referencia y recepción de reportes de laboratorio completos, es decir, con todos los exámenes requeridos por el usuario.

5.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Identificar los exámenes a remitir por medio de la revisión de las órdenes del mimo día y del día anterior.

PUNTO FINAL: Entregar los resultados de exámenes solicitados.

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• Constancia y firma de recepción de exámenes en el cuaderno de remisiones.

• Formato de remisión de muestras.

• Resultados de exámenes o reportes impresos

5.8 RIESGOS

• Remisión de muestras tomadas sin los requerimientos especiales o con datos incompletos.

• Diligenciamiento incompleto del formato que origine reportes incompletos.


• Revisión de la muestra a remitir por un profesional de laboratorio antes de ser enviada a los laboratorios de referencia.

• Revisar reportes enviados del laboratorio de referencia vs solicitud de paraclínicos del usuario.

5.10 GLOSARIOSUEROS: el tubo seco tapa roja se coloca en una centrífuga para tubos, calibrada a 3500 revoluciones x minuto, para obtener suero libre de hematíes, con el se procesan exámenes de química sanguínea, hormonas, drogas y exámenes especiales.


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Remisión de muestras a laboratorio de referencia y recepción de reportes de

exámenes solicitados. Código:

Página: 1/3


D S M O

1

Identificar los exámenes a remitir por medio de la revisión de las órdenes del mimo día y del día anterior.


Clínico. x

2

Anotar en el cuaderno de remisiones los datos del paciente (nombre completo, procedencia, exámenes a remitir, exámenes faltantes y fecha de envío)


Clínico. x

3 Realizar la orden de remisión con los datos requeridos.


Clínico. x

4 Identificar las muestras a remitir.


Clínico. x

Si son sueros.

5

• Marcar los tubos con el nombre del paciente y fecha.

• Guardar la contraorden en el archivo de laboratorio.


Clínico. x

Si son cultivos y citologías.

5 Especificar el tipo de muestra y procedencia.


Clínico. x

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exámenes solicitados.



D S M O

6 Colocar las muestras en la nevera de remisiones.


Clínico. x

7

Entregar las muestras a las personas responsables del laboratorio de referencia correspondiente.


Clínico. x

8

En el momento de la llegada de los reportes registrar en el cuaderno la fecha y hora de llegada del examen recibido y faltante.


Clínico. x

9 Entregar los resultados.

Auxiliar y/o

secretaria de laboratorio.


x

Si son pacientes hospitalizados o de urgencias

9 Entregar los reportes en el servicio correspondiente.

Auxiliar y/o



x

10 Registrar en el cuaderno de entrega de reportes.

Auxiliar y/o



x

Si son ambulatorios.

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exámenes solicitados.



D S M O

9

Entregar el reporte directamente a la hora en que este viene a reclamarlo.

Auxiliar y/o



x

Si son pacientes fallecidos o dados de alta.

9 Registrar con una nota correspondiente.

Auxiliar y/o



x

10

Enviar el reporte médico para que sean ingresados a la historia clínica.

Auxiliar y/o



x

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6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Hematología.

6.2 RESPONSABLE: Bacterióloga de la sección.

6.3 OBJETIVO:

Reportar oportunamente, según lo definido en el estándar, pruebas correspondientes a esta sección especifica que permitan ofrecer un diagnostico claro en el menor tiempo posible.

6.4 GENERALIDADES

Procedimiento mediante el cual se obtiene hemogramas de cuarto nivel y hemoclasificaciones. El estándar establecido es :

Estándar reportes de urgencias: 1 hora.

Estándar reportes de hospitalización: 3 horas.

Estándar reportes consulta prioritaria externa: 2 horas.

Estándar reportes exámenes ambulatorios: 24 horas.


Realización de todos los exámenes de hematología, obtener exámenes confiables, oportunos, según estándar definido por servicio, y reproducibles.

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6.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Realizar mantenimiento preventivo de equipos.

PUNTO FINAL: Finalizar con las actividades pertinentes a la rutina de hematología.


• Carpeta de mantenimiento diaria, semanal, quincenal y mensual

• Cuaderno de control de calidad.

• Formato general de reporte de laboratorios.

• Informe con hemoclasificación.

• Reportes de hemogramas.

6.8 RIESGOS

• Equipo mal calibrado.

• Falla en el equipo.

• Cambio de muestras.

• Ubicación inadecuada de la muestra en el equipo.



• Mantenimiento preventivo de equipos

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• Revisión contra lista de las muestras y ubicación de las mismas en el equipo.

6.10 GLOSARIO

RETICULOCITOS: Es un examen que mide el porcentaje de reticulocitos (glóbulos rojos ligeramente inmaduros) en la sangre.

AGLUTINACIÓN: Es una prueba que se utiliza para determinar la presencia de un anticuerpo o de un antígeno en una variedad de fluidos corporales que incluyen la saliva, la orina, el líquido cefalorraquídeo o la sangre.

Razones por las que se realiza el examen Este examen es una manera rápida de determinar la ausencia o presencia de un antígeno o anticuerpo. Cualquier decisión que el médico tome con respecto al tratamiento está basada, al menos en parte, en los resultados de este examen.

COOMBS: Es una prueba que se utiliza para medir la presencia de anticuerpos para los glóbulos rojos en suero.

CELULAS L.E: Es un examen que mide la presencia de un tipo especial de células que se encuentran en su mayoría en pacientes que padecen lupus eritematoso sistémico.

CUADRO HEMÁTICO: El cuadro hemático, cuenta hemática, cuenta globular o análisis de sangre es una prueba de laboratorio que consiste en contar el número de células que hay en un volumen dado de sangre, y calcular porcentajes. Es tan importante que forma parte del examen médico de rutina. Dadas las funciones de cada tipo de célula sanguínea, esta prueba permite confirmar o sospechar diversas enfermedades. El proceso empieza obteniendo sangre de una vena en un brazo (en el caso de pacientes con catéter Hickman, se puede obtener directamente del mismo). El tubo en que se recoge contiene un anticoagulante que evita que las células se adhieran y se alteren. La muestra pasa a una máquina automatizada que realiza el conteo celular.

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Hematología. Código: Página: 1/4


D S M O

1

Realizar mantenimiento preventivo de equipos: • Limpieza con

hipoclorito y autorinse.

• Limpieza del equipo.


Clínico. x

2

Implementar control de calidad

• Atemperar los controles.

• Correrlos en el equipo.

• Validarlos e imprimirlos si son correctos.

• Registrarlo en el cuaderno de control de calidad.


Clínico. x

3 Empezar a correr la rutina.


Clínico. x

4

Ingresar datos demográficos en el equipo y grabar. ( Identificación, apellidos, nombre, edad, número de registro, servicio, código de prueba)


Clínico. x

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D S M O

5 Correr cuadro hemático de cada paciente.


Clínico. x

6 Pegar histogramas al informe impreso.


7

Realizar el diferencial con la placa coloreada y anotar el resultado en la orden impresa.


Clínico. x

8

Leer las diferenciales del cuadro hemático con el equipo microscópico.


Clínico. x

9 Leer los extendidos de sangre periférico.


Clínico. x

10 Leer el recuento de reticulocitos.


Clínico. x

Hemoclasificaciones

11

• Realizar con sangre anticoagulada. Dispensar tres gotas de sangre en la placa.

• Agregar sueros hemoclasificadores Anti A- Anti B- Anti D respectivamente.

• Mezclar con palillos y leer por aglutinación.


Clínico. x

12 Informar en la lista de trabajo.


Clínico. x

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D S M O

13

Células l.E.• Colocar muestras

en placas utilizando suero del paciente.

• Agregar reactivo. • Mezclar e informar

por aglutinación.


Clínico. x

14

Coombs Directo• Utilizar sangre

anticoagulada, lavada previamente con solución salina.

• Diluir y agregar suero de Coombs.

• Incubar a 37° y leer por aglutinación.


Clínico. x

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D S M O

15

Coombs Indirecto• Utilizar suero del

paciente y glóbulos rojos previamente lavados y diluidos en O+

• Mezclar suero del paciente con los glóbulos O+

• Incuban a 37° p or 30 minutos.

• Lavar con solución salina.

• Agregar suero de coombs.

• Incubar. • Centrifugar y leer

por aglutinación.


Clínico. x

16

Hemoparasitos• Tomar sangre

periférica del dedo anular.

• Extender gotas gruesas en placas.

• Colorear y hacer lectura en el microscopio.

• Informa porcentaje y parasitemia.


Clínico. x

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7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conservación, preparación y entrega de hemoderivados.


7.3 OBJETIVO:

Proveer al servicio los hemoderivados que requiere en el tiempo preciso y garantizar la adecuada conservación de los mismos en el laboratorio.

7.4 GENERALIDADES

El procedimiento de conservación, preparación y entrega de hemoderivados es el procedimiento mediante el cual se preparan y entregan componentes sanguíneos a los servicios según solicitud.

7.5 RESULTADOS ESPERADOS Que el paciente reciba componentes sanguíneos en buenas condiciones y oportunamente.

7.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Realizar la órden de transfusión tanto física como en el sistema y enviarla al laboratorio.

PUNTO FINAL: Archivar copia firmada en la carpeta de pruebas de compatibilidad.

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• Formato de compatibilidad.

• Formato de reserva.

• Formato de sangre despachada.

• Formato de sangre recibida.

7.8 RIESGOS

• Dificultad en la consecución de sangre por alta demanda o dificultad en grupos sanguíneos.

• Devolución de componentes por no-aplicación.

• Vencimiento de los componentes por no-utilización.

• Reacción postransfusional.


• Se cuenta con un stock el cual debe mantenerse al día.

• Verificación de los pedidos a realizar.

• No excederse en los pedidos. Tener en cuenta las demandas regulares y estar pendientes de la fecha de vencimiento para realizar la respectiva devolución.

7.10 GLOSARIO

TRANSFUSIÓN: Se llama transfusión a la inyección de sangre proveniente de un individuo, llamado donante o dador, en el sistema circulatorio de otra persona para reintegrar el volumen habitual perdido o para mejorar la

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composición de la sangre. La cantidad media de sangre en un individuo adulto es de alrededor de cinco litros. Esa cantidad

puede verse reducida por hemorragias que responden a patologías, heridas y quemaduras producidas por accidentes o durante las cirugías. Se clasifica por grupo y factor sanguíneo. Además de los grupos principales: A, B, AB y 0, y sus factores positivos y negativos para cada uno, hay numerosos subgrupos y subclasificaciones, cuyo encuadre científico requiere de métodos y reactivos específicos. Un examen de compatibilidad completo debería tener en cuenta esas especificaciones. En los casos urgentes, cuando no existe a disposición sangre comprobadamente compatible, se recurre al factor universal, el 0 Rh (-).

Luego se realizan pruebas para detectar posibles infecciones presentes en la sangre donada. Las pruebas a realizarse son muchas, entre las cuales se destacan aquellas destinadas a detectar Hepatitis A, B y C, virus de la inmunofediciencia humana (HIV), infecciones bacterianas (treponema pallidum, etc), infecciones parasitarias (malaria, babesiosis, toxoplasmosis, trepanosomiasis).


Conservación, preparación y entrega de

hemoderivadosCódigo: Página: 1/2


D S M O

1

Realizar la órden de transfusión tanto física como en el sistema y enviarla al laboratorio.

Médico. x

2 Recibir la orden de transfusión.


Clínico. x

3 Tomar la muestra. Enfermera

del servicio. x

4 Recepcionar muestras y firmar recibido de la muestra.



x

5 Registro en el cuaderno de recepción.



x

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hemoderivados.Código: Página: 2/2


D S M O

6 Traslado de la muestra para hemoclasificación.



x

7 Almacenar el suero para la reserva.



x

8 Realizar hemoclasificación.


Clínico. x

9 Registrar en el formato de reserva.


Clínico. x

10 Verificar la existencia de componentes.


Clínico. x

11 Hemoclasificar las unidades a transfundir.


Clínico. x

12 Marcar provisionalmente la unidad.


Clínico. x

13 Depositar nuevamente en la nevera.


Clínico. x

14 Realizar prueba cruzada.


Clínico. x

15 Registrar en el formato de compatibilidad de las pruebas cruzadas.


Clínico. x

16

Registrar unidades de sangre para despachar en el formato de reserva con número de unidad y grupo sanguíneo.


Clínico. x

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hemoderivados.Código: Página: 2/2


D S M O

17

Diligenciar formatos de pruebas de compatibilidad y pegar en bolsas.


Clínico. x

18

Entregar unidades al servicio correspondiente haciendo firmar el recibido.


Clínico. x

19

Enviar el documento original de reserva y de compatibilidad a facturación.


Clínico. x

20

Archivar copia firmada en la carpeta de pruebas de compatibilidad.


Clínico. x

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8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Microscopía.

8.2 RESPONSABLE: Bacterióloga y Auxiliar.

8.3 OBJETIVO:

Reportar de manera oportuna y confiable exámenes coprológicos, parciales de orina, espermogramas y exámenes directos en general, que sean solicitados al servicio de laboratorio.

8.4 GENERALIDADES:

Informar o reportar apoyándose en el microscopio exámenes directos, secreciones corporales y coloraciones preparadas con anterioridad que permitan diagnosticar rápidamente floras específicas o predominantes y de igual manera parasitemias en las muestras a realizar.


Realizar una entrega oportuna, según los estándares, y eficaz de resultados.

8.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recepcionar muestras.

PUNTO FINAL: Procesar las muestras segùn listas de trabajo.


• Cuaderno de reportes.

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• Lista de trabajo.

• Reporte final.

8.8 RIESGOS

• Coloraciones mal realizadas.

• Daño de la placa durante el estudio de la muestra.


Control aleatorio de los tiempos estandarizados de coloración por parte de la coordinadora de laboratorio.

8.10 GLOSARIO

REPORTE FINAL: son los resultados de exámenes solicitados, revisados y firmados adecuadamente para ser entregados a los usuarios respectivos.

EXÁMEN QUÍMICO: mediante equipos automatizados de química se realizan pruebas correspondientes a esta área específica.

EXÁMEN FÍSICO: examen directo de muestras de pacientes que requieren un diagnostico rápido.

EXÁMEN MICROSCÓPICO: apoyándose en el microscopio reportar exámenes directos, secreciones corporales y coloraciones preparadas con anterioridad que permitan diagnosticar rápidamente floras específicas o predominantes y de igual manera parasitemias en las muestras a realizar.

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Microscopia. Código: Página: 1/4


D S M O

1 Recepcionar muestras. Auxiliar

de Laboratorio


x

2 Obtener datos clínicos y personales del paciente.

Auxiliar de

Laboratorio


x

3 Procesar muestras Según lista de trabajo.

Auxiliar de

Laboratorio.


x

Si son orinas.

4 Situar muestras en tubos centrífuga.

Auxiliar de

Laboratorio.


x

5 Realizar exámen químico.

Bacteriólogo.Laboratorio

Clínico. x

6 Centrifugar las muestras.

Auxiliar de

Laboratorio.


x

7 Realizar lectura microscópica.


Clínico. x

8 Registrar lectura en el formato de orinas.


Clínico. x

9 Transcribir resultados. Secretaria. Laboratorio

Clínico. x

10 Revisar exámenes. Coordinadora

de Laboratorio.


x

11 Imprimir y entregar reportes finales.

Secretaria. Laboratorio

Clínico. x

Si son coprológicos.

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D S M O

4 Servir muestras en láminas porta objetos.

Auxiliar de

Laboratorio.


x

5 Realizar exámen físico. Bacterióloga Laboratorio

Clínico. x

6 Realizar exámen microscópico.


Clínico. x

7 Registrar lectura. Bacterióloga Laboratorio

Clínico. x

8

Remitirse al procedimiento de transcripción y entrega de resultados.


Clínico. x

Si son coproscópicos.

4 Servir muestras en láminas porta objetos.

Auxiliar de

Laboratorio.


x

5 Realizar el exámen físico.


Clínico. x

6 Realizar el exámen químico. (Azúcares reductores y PH).


Clínico. x

7 Realizar el exámen microscópico.


Clínico. x

8 Registrar lectura en el formato de coprológicos.


Clínico. x

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Clínico. x

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D S M O Si son Baciloscopias.

4 Realizar el extendido de muestras.

Auxiliar de

Laboratorio.


x

5 Realizar coloración. Auxiliar

de Laboratorio.


x

6 Realizar exámen microscópico.

Auxiliar de

Laboratorio.


x

7 Registrar lectura en el formato de baciloscopias.

Auxiliar de

Laboratorio.


x

8



Clínico. x

Si son Espermogramas.

4 Realizar observación microscópica.


Clínico. x

Registrar en cuaderno de microscopia.


Clínico.

5 Realizar exámen químico.


Clínico. x

6 Realizar exámen físico. Bacterióloga.Laboratorio

Clínico. x

7 Registrar lectura de placas en cuaderno de microscopia.


Clínico. x

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D S M O

8



Clínico. x

Si son Frotis.

4 Tomar muestra. Bacterióloga Laboratorio

Clínico. x

5 Realizar exámen directo.


Clínico. x

6 Realizar exámen Microscópico.


Clínico. x

7 Realizar coloración de placas de Gram.


Clínico. x

8 Registrar lecturas en cuaderno de microscopia.


Clínico. x

9



Clínico. x

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9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Química Sanguínea.


9.3 OBJETIVO:

Reportar de manera oportuna todos los exámenes pertenecientes a química sanguínea.

9.4 GENERALIDADES

Procedimiento en el cual se realiza el estudio químico de los diferentes analitos sanguíneos.


Entregar oportunamente los exámenes solicitados por el usuario.

9.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Solicitar exámenes de Química sanguínea.

PUNTO FINAL: Imprimir y entregar reportes finales.


• Lista de trabajo de laboratorio se programa los exámenes y se anexan los resultados.

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• Lista de trabajo arrojada por el equipo.

• Reportes finales de laboratorio.

9.8 RIESGOS

• Falla del equipo en un momento dado.

• Falla del suministro de agua.

• Ubicación errónea de la muestra.

• Confusión de la muestra


• Realización de mantenimiento preventivo.


• Verificación de la localización de la muestra vs listas de trabajo.

9.10 GLOSARIO


CORRELACIÓN CLÍNICA: que el reporte corresponda a la patología del paciente.

ANALITOS: cada uno de los exámenes realizados.

TUBO SECO: tubo utilizado para tomar muestras sin ninguna clase de componente.

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Química Sanguínea. Código: Página: 1/2


D S M O

1 Solicitar exámenes de Química sanguínea.

Médico. x

2

Registrar los exámenes solicitados remitiéndose al procedimiento de elaboración de listas de trabajo.


Clínico. x

3 Tomar las muestras en tubo seco.

Bacterióloga o

Auxiliar de

Laboratorio


x

4 Separar suero. Auxiliar

de Laboratorio.


x

6



• Limpieza del equipo.


Clínico. x

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Química Sanguínea. Código: Página: 2/2


D S M O

7





Clínico. x

7




Clínico. x

8

Ingresar pacientes al software con el número de identificación correspondiente.


Clínico. x

9 Programar exámenes a cada paciente.


Clínico. x

10 Realizar exámenes. Bacterióloga.Laboratorio

Clínico. x

12 Verificar resultados. Bacterióloga Laboratorio

Clínico. x

13 Validar resultados de acuerdo a la correlación Clínica.


Clínico. x

14 Registrar resultados en Hosvital.


Clínico. x

15


Coordinadora de

Laboratorio.


x

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10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Hormonas y Especiales.


10.3 OBJETIVO:

Entregar de manera oportuna los exámenes referentes a Hormonas y Especiales.

10.4 GENERALIDADES:


Ofrecer una entrega oportuna en los exámenes ordenados de Hormonas y especiales.

10.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Ordenar los exámenes de Hormonas y Especiales.

PUNTO FINAL: Entregar resultados.


• Formato de control de calidad.


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• Listas de trabajo arrojada por el equipo.

• Reporte de exámenes impresos.

10.8 RIESGOS

• Falla del equipo en un momento dado.

• Falla del suministro de agua.

• Ubicación errónea de la muestra.

• Confusión de la muestra


• Realización de mantenimiento preventivo.


• Verificación de la localización de la muestra vs listas de trabajo.

10.10 GLOSARIO:


CORRELACIÓN CLÍNICA: que el reporte corresponda a la patología del paciente.

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Hormonas y Especiales. Código: Página: 1/3


D S M O

1 Ordenar los exámenes de Hormonas y Especiales.

Médico. x

2

Remitirse al procedimiento de elaboración de listas de trabajo.


Clínico. x

3

Tomar muestras en tubo seco o según la necesidad de la hormona a investigar; puede ser plasma, suero o sangre total.


Clínico. x

4 Separar el suero. Bacterióloga.Laboratorio

Clínico. x

5



• Limpieza del equipo. • Llenar el formato del

equipo correspondiente.


Clínico. x

6





Clínico. x

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D S M O

6




Clínico. x

7 Ingresar pacientes al software.

Secretaria de Laboratorio.


x

8 Programar a cada paciente la realizaciòn de los exámenes.


Clínico. x

9 Realizar exámenes segùn la programación correspondiente.


Clínico. x

10 Procesar las muestras. Bacterióloga.Laboratorio

Clínico. x

11 Verificar los resultados. Bacterióloga.Laboratorio

Clínico. x

12 Validar los resultados según Correlación Clínica.

Coordinadora de

Laboratorio.


x

13 Registrar en hojas de trabajo los resultados obtenidos.


Clínico. x

14 Registrar en Hosvital resultados.



x

15




x

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D S M O

18

Si hay exámenesreferentes a Hormonas y Especiales que no pueden realizarse en el Laboratorio de la Clínica, son remitidos a los laboratorios de referencia para luego ser reportados.


Clínico. x

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11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Microbiología.

11.2 RESPONSABLE: Bacterióloga.

11.3 OBJETIVO: Reportar oportunamente resultados de cultivos previamente solicitados por el médico correspondiente.

11.4 GENERALIDADES: es el procedimiento por el cual se siembran muestras en medios de cultivo, se incuba la muestra y se analiza el crecimiento de la misma generando un reporte.

11.5 RESULTADOS ESPERADOS: reportes de cultivo confiable y oportuno.

11.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Solicitar exámenes de Microbiología.

PUNTO FINAL: Entregar los reportes correspondientes a Microbiología. Remitiéndose al procedimiento de transcripción y entrega de resultados.


• Cuaderno de programación.

• Cuaderno de registro de pacientes y cultivos.

• Reporte Final.

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11.8 RIESGOS:


• Muestras tomadas sin especificaciones claras.


Análisis preliminar de la muestra para definir si se presentó contaminación.

11.10 GLOSARIO

11.11 OBSERVACIONES:

• Las muestras de hospitalización deben ser trasladadas a laboratorio con todas las normas de bioseguridad.

• En Microbiología se deben seguir los pasos estrictamente para obtener reportes veraces.

• Las muestras de pacientes ambulatorios tomadas en laboratorio deben tener todos los datos del paciente tales como edad, teléfonos y medicamentos que toma actualmente, puesto que de ser necesaria la repetición de la muestra estos son vitales para el contacto con el usuario.

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Microbiología. Código: Página:

1/12


D S M O

1 Solicitar exámenes de Microbiología.

Médico. x

2 Ingresar órdenes al sistema.

x

3 Tomar las muestras correspondientes a Microbiología.

Enfermera jefe o

paciente. x

Si son urocultivos x Si la muestra va ser recogida por el paciente dar instrucciones claras de cómo debe ser recogida así: Primera orina de la mañana después del baño, se traslada inmediatamente al Laboratorio. Se da a conocer los medicamentos que se están tomando. Si la orina es recogida por sonda vesical o pusión suprapúbica, el procedimiento se lleva a cabo en el servicio de hospitalización por una enfermera o médico.

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Microbiología. Código: Página: 2/12


D S M O

Si son hemocultivos.

Se toma por el personal de laboratorio, el personal se desplaza al servicio correspondiente y se toma un hemocultivo cada 15 minutos o según orden medica. La toma de muestra se hace después de un lavado y desinfección completo en el cual se utiliza jabón yodado y agua estéril.

Si son secreciones La secreción es tomada por personal de laboratorio si el paciente es ambulatorio; si no la muestra es tomada por el personal de enfermería de cada servicio. Se toma bajo todas las medidas de bioseguridad y se desplaza inmediatamente a laboratorio utilizando como medio el tyoglicolato ( medio de cultivo)

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D S M O Si son líquidos corporales

Son tomadas en los diferentes servicios por el médico y remitidas al laboratorio para su análisis.

Si son coprocultivos

Se dan instrucciones claras para facilitar la adecuada toma de la muestra.

Si son Flujos vaginales y secreciones uretrales.

Son tomados por auxiliares de laboratorio en los diferentes servicios.

Si son catéteres y sondas.

Tomar en el servicio correspondiente.

Trasladar a Laboratorio para su análisis posterior.

Enfermera.

Si son cultivos BK

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D S M O Orina: se recoge orina de 12 horas y se lleva a laboratorio para su análisis (paciente si es en hospitalización la enfermera de cada servicio).

Jugo gástrico broncoalveolar y líquidos corporales: se toman en los diferentes servicios por las diferentes enfermeras para ser analizados en el laboratorio.

Todas las muestras son tomadas en recipientes estériles y llevadas de inmediato al laboratorio.

4

Recepción muestras: todas las muestras son marcadas y desplazadas de inmediato a microbiología donde son separadas y sembradas en el medio correspondiente.

Bacterióloga o Aux.

Laboratorio. x

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D S M O

5 Procesamiento de muestras.


Clínico. x

Orinas: Para urocultivos se siembran en medio CPS; son incubadas 24 a 37° para realizar la primera lectura, si a las 24 horas hay crecimiento (presencia de colonias) se inicia la identificación del microorganismo, si a las 24 horas es negativo sé reincuba para una segunda observación 48 horas después.

Muestras positivas: �

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D S M O Se identifican las colonias según pruebas bioquímicas y coloración de Gram; los Gram (negativo) se les realiza antibiograma en Muller Hilton y se colocan sensidiscos comerciales, es importante resaltar que a todas las orinas para cultivo se les realiza parcial de orina. El antibiograma se realiza con ATBUR y ATB Medium, se realiza una suspensión con agua destilada que corresponda a 10 en la escala de MC Farlan, después se toman 10 lambdas de esta solución y se dispensan en el ATB Medium, se mezclan con 138 lambdas en el ATBUR 5, se lee las 24 horas por turbidez.

Hemocultivos: �

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D S M O Se utilizan botellas comerciales Hemoline en las cuales se dispensa la sangre, incubando a 37° durante 10 días. Se hacen revisiones diarias hasta encontrar crecimiento o turbidez en el medio líquido. En cualquiera de las dos condiciones se repica en Agar Sangre, Agar Chocolate y Agar Mac conkey a las 24 horas mediante coloración de Gram. Se determina el proceso a seguir. Gram (+) se identifican utilizando sistema cristal Gram (-) con su respectivo antibiograma ATBUR 5, microorganismos Gram (+) y su respectivo antibiograma. Se utilizan Agar Mueller Hinton y sensidiscos comerciales. Si después de 10 días no hay crecimiento bacteriano el hemocultivo es informado como negativo.

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D S M O Secreciones y

líquidos corporales:

Se realiza aislamiento primario en Agar Sangre Chocolate y Tyoglicolato, se incuban a 37°, las 24 horas se realiza la primera observación, si se encuentra crecimiento se realiza la identificación mediante el Gram, si no hay crecimiento se incuba hasta las 48 horas. Este tipo de muestras se debe repicar el crecimiento hasta obtener un cultivo puro que garantice y facilite la identificación. Si no hay crecimiento a las 48 horas el cultivo es informado como negativo. A todos los líquidos corporales y secreciones se les realiza secreción de Gram directo para facilitar correlación de resultados.

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D S M O

Cultivos positivos:

Se hace la identificación después de obtener crecimiento de colonias puras. Se realiza coloración de Gram. Gram (+): se identifica mediante el sistema Cristal Gram (+) con su respectivo antibiograma en Mueller Hinton con sensidiscos comerciales. Gram (-): se identifican mediante Cristal Gram (-) y antibiograma ATBUR 5.

Coprocultivos:

El principal medio de cultivo utilizado para aislamiento de la flora intestinal es Agar Mac Conkey generalmente después de 24 horas de incubación a 37°. Mediante el sistema Cristal Gram (-) se identifica y se realiza antibiograma ATBUR 5.

Flujos y Secreciones Vaginales- Uretrales:

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D S M O Se realiza aislamiento primario en Agar Sangre –Tyoglicolato y Thayer Martín, se incuban a 37°. El Agar Thayer Martin nos permite el aislamiento de Neisseria, principal microorganismo buscado en estas muestras. A todas las secreciones se les realiza coloración de Gram directo.

Catéteres y sondas:

Se siembra inicialmente en Tyoglicolato, cuando se obtiene crecimiento se repica en Agar Sangre, Agar Chocolate y Agar Mac Conkey, los que son incubados a 37° por 24 horas, si a las 48 horas no hay crecimiento se informan como negativo.

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11/12


D S M O La identificación de

microorganismos se hace dependiendo de la coloración de Gram (+) con sistema Cristal Gram (+) y antibiograma Muller Hinton y sensidiscos comerciales.

Cultivos BK:

Para muestras de orina, esputo, lavado broncoalveoral y líquidos corporales. Estas muestras son sembradas en Agar Ogawa Kudok, se hace un tratamiento de dos horas con fosfato trisódico y descontaminación con NaOH al 4%, se incuba a 37 ° durante 3 meses. Se realizan observaciones semanales en busca de crecimiento, si alguno resulta positivo la identificación será realizada en el laboratorio de Departamento de Salud Pública.

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12/12


D S M O Las muestras de orinason recogidas de 12 horas, el jugo gástrico es tomado en servicio de hospitalización con sonda nasagástica por el médico del servicio. Los lavados broncoalveorales y demás líquidos corporales son tomados en los servicios y trasladados de inmediato a Laboratorio.

6

Entregar los reportes correspondientes a Microbiología. Remitiéndose al procedimiento de transcripción y entrega de resultados.

Secretaria de laboratorio


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12.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Preparación de Medios de cultivo.


12.3 OBJETIVO:

Disponer de los medios para cultivos adecuados para sembrar o cultivar los especímenes necesarios y desarrollar los procedimientos de microbiología necesarios.

12.4 GENERALIDADES:��

� Es el procedimiento por el cual� se mezclan los componentes necesarios para proporcionar los nutrientes y condiciones ambientales apropiadas para que los gérmenes se puedan desarrollar y posteriormente identificar.�

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Medios para cultivos òptimos en cuyo control de calidad no presente ninguna anormalidad.

12.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Seleccionar el medio sólido a preparar dependiendo de los requerimientos.

PUNTO FINAL: Realizar pruebas de control de calidad, 2 veces por semana.

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• Actas de preparación.

• Registro de control de calidad.

12.8 RIESGOS:


• Conservación no adecuada para las muestras.

• Que los medios originados se dañen.


• Realizaciòn de control de calidad a la autoclave para evitar daño en los medios.

• Control de temperatura para proteger de la luz, conservar a una temperatura de 2 a 8ºC y no congelar.

• Revisar fecha de vencimiento de los medios antes de utilizarlos.

12.10 GLOSARIO:

AUTOCLAVE: medio de esterilización.

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Preparación de Medios. Código:

Página 1/3

�(� Actividad Responsable Área Frecuencia�

D S M O

1

Seleccionar el medio sólido a preparar dependiendo de los requerimientos.


Clínico. x

2

Pesar el componente a utilizar, para ello: • La balanza debe estar

libre de polvo. • Se debe verificar su

correcta nivelación (pesos iguales).

• Se debe pesar en gramos, dispensando el medio del cultivo con espátula hasta que el peso sea el correcto.


Clínico. x

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Preparación de Medios. Código: Página 2/3


D S M O

4

Esterilizar en Autoclave a una temperatura de 121ºC a 15 libras de presión.


Clínico. x

5

Ajustar el P.H.: • Extraer un poco de

muestra estéril. • Medir el P.H.

teniendo en cuenta que en medios de cultivos sólidos cuando la temperatura esté entre 45ºC y 50ºC y en medios líquidos en temperatura ambiente.

• Si se requiere se ajusta el P.H. añadiendo ácido clorhídrico (P H alcalino) o hidróxido de sodio ( P H ácido).


Clínico. x

6

Verter en placas el medio preparado, a una temperatura entre 45ºC y 50ºC, utilizando placas preestèriles y vaciando su totalidad.


Clínico. x

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Preparación de Medios. Código:

Página 3/3


D S M O

7

Revisar la conservación del cultivo: • Proteger de la luz a

una temperatura entre 2ºC a 8 ºC, sin congelar.

• Observar antes de ser inoculadas, cambios de color, turbidez o deshidratación.


Clínico. x

8

Realizar pruebas de control de calidad, 2 veces por semana: • Comprobar el P.H. • Probar esterilidad

realizando un muestreo e incubando a 35 ºC de 2 a 5 días, teniendo en cuenta que no debe presentar crecimiento bacteriano.


Clínico. x

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13.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Transcripción, revisión y entrega de resultados.

13.2 RESPONSABLE: Secretaria digitadora.

13.3 OBJETIVO:

Transcribir y revisar reportes de laboratorio para entregar en un tiempo establecido los reportes de cada paciente atendidos en el Laboratorio.

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13.4 GENERALIDADES:�

El procedimiento de transcripción, revisión y entrega de resultados es el procedimiento que involucra la digitación de cada exámen ordenado por el médico, el cheque de los reportes originados contra las órdenes enviadas por el médico, para de esta forma asegurarse que los paraclínicos están completos, también se puede detectar inconsistencias en los valores de referencia o errores de transcripción.

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Reportes oportunos, completos, confiables.

13.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recopilar listas de trabajo de cada sección junto con las órdenes de exámenes.

PUNTO FINAL: Entregar por orden de llegada los reportes a los usuarios, previa presentación del formato de entrega de resultados.

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• Todos los reportes finales de laboratorio.

13.8 RIESGOS:

• Transcripción errónea de resultados.

• Transcripción de resultados a un paciente que no corresponde.

• Transcripción de resultados sin verificar valores de referencia.

• Transcripción de resultados en un campo o casilla no correspondiente.

• Entrega de reportes a la persona equivocada.



• Para cada uno de los riesgos que se pueden presentar en las actividades correspondientes a la transcripción de resultados el control que se ejerce es la revisión detallada de cada exámen digitado tanto por la secretaria como por la bacterióloga.

• Si se presenta alguna duda sobre algún valor o dato no consistente se debe verificar y preguntar a la Bacterióloga.

• No hay control definido para paraclinicos hospitalarios y es indispensable la implementación de Datalab.

• Verificar al momento de la entrega del reporte el nombre del usuario.

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• Entrega de reportes únicamente con el formato establecido, en caso de perdida solo se entregan reportes con documento de identificación del usuario.

• En horas donde se produce congestión en la entrega se cuenta con dos personas habilitadas para entregar reportes.

13.10 GLOSARIO:

VALORES DE REFERENCIA: son los valores entre los cuales se considera un paraclínico normal según la población.


Transcripción, revisión y entrega de resultados.



D S Q O

1 Recopilar listas de trabajo de cada sección junto con las órdenes de exámenes.

Secretaria o

Auxiliar de

Laboratorio.


x

2

Buscar en el sistema o base de datos por identificación o nombre del paciente.

Secretaria o

Auxiliar de

Laboratorio.


x

3 Verificar los valores de referencia pertenecientes de cada exámen.

Secretaria o

Auxiliar de

Laboratorio.


x

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D S Q O

4

Transcribir cada uno de los reportes en el ítem, campo o casilla correspondiente.

Bacterióloga y/o

Auxiliar de

Laboratorio.


x

5 Comparar nuevamente órdenes de exámenes con reportes originados.

Secretaria y/o

Auxiliar de

Laboratorio.


x

6

Validar la información de los reportes, contra la solicitud y la lista de trabajo, en el caso de paraclinicos ambulatorios

Coordinadora de laboratorio


x

7 Organizar paquetes de reportes.


Clínico. x

8

Firmar y empacar órdenes teniendo en cuenta indicar los exámenes pendientes y fecha de llegada si estos son especiales.

Coordinadora de

Laboratorio.


x

9

Recoger paquetes de reportes firmados por la Coordinadora de Laboratorio.


Clínico. x

10Archivar en fuelle por orden alfabético.


Clínico. x

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D S Q O

11

Si hay exámenes con notificación de pendiente: • Separar e

inmediatamente lleguen del Laboratorio de referencia anexar a los reportes anteriores y guardar.


Clínico. x

12Entregar por orden de llegada los reportes a los usuarios.


Clínico. x

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14.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación de la toma de muestras TSH Neonatal de Salud Total.

14.2 RESPONSABLE: Bacterióloga de turno.

14.3 OBJETIVO:

Garantizar la adecuada recolección de las muestras TSH Neonatal, verificando la calidad y envío oportuno para el logro de un diagnostico oportuno del recién nacido.


La toma de muestras TSH Neonatal, es el procedimiento por el cual se toma una muestra del cordón umbilical inmediatamente del nacimiento del bebe, en el cual se realiza la medición de la hormona tiroestimulante.

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Muestras verificadas para que sean aceptadas en los laboratorios asignados por Salud Total.

14.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Tomar muestra del cordón umbilical en el servicio de cirugía

PUNTO FINAL: Realizar verificación de muestras entregadas y firmar libreta de control de la clínica.

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• Libro control de la Clínica.

14.8 RIESGOS:

• Repetir muestras de TSH Neonatal después de que ya han sido verificadas y enviadas a Salud Total.


• Revisiòn realizada directamente por un bacterióloga del laboratorio y capacitaciones periódicas en la toma de muestras dirigidas a las auxiliares de enfermería del servicios de cirugía

14.10 GLOSARIO:

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Verificación de la Toma de Muestras TSH Neonatal de

Salud Total



D S M O

1 Tomar muestra del cordón umbilical en el servicio de cirugía

Auxiliar de

Enfermería

Departamento de

Enfermería. x

2 Depositar muestra en el papel químico destinado.

Auxiliar de

Enfermería

Departamento de

Enfermería. x

3

Registrar en la tirilla de Salud Total nombre completo de la madre, cedula, teléfono y dirección con letra legible.

Auxiliar de

Enfermería

Departamento de

Enfermería. x

4 Colocar las muestras a secar.

Auxiliar de

Enfermería

Departamento de

Enfermería. x

5 Entregar muestras a los camilleros.

Auxiliar de

Enfermería

Departamento de

Enfermería. x

6 Trasladar muestras al laboratorio.

Camilleros Departamento

de Enfermería.

x

7

Verificar la calidad de la toma de muestra de acuerdo a las especificaciones del ministerio de Protección Social.


Clínico. x

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Verificación de la Toma de Muestras TSH Neonatal de

Salud Total



D S M O

8

Dar visto de aceptación. En caso de no aceptación avisar a la jefe de enfermería de cirugía para repetir la muestra antes que el recién nacido salga de la clínica.


Clínico. x

9 Entregar muestras en el sexto piso de Salud Total.

Camillero Departamento

de Enfermería.

x

10

Realizar verificación de muestras entregadas y firmar libreta de control de la clínica.

Camillero Departamento

de Enfermería.

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15.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Toma de muestras y entrega de reportes TSH Neonatal.

15.2 RESPONSABLE: Enfermera del servicio.

15.3 OBJETIVO:

Garantizar la adecuada recolección de las muestras TSH Neonatal, verificando la calidad, adecuado procesamiento de la muestra y entrega de reportes.


La toma de muestras TSH Neonatal, es el procedimiento por el cual se toma una muestra del cordón umbilical inmediatamente del nacimiento del bebe, en el cual se realiza la medición de la hormona tiroestimulante.

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Entrega de reportes oportunos y confiables.

15.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Tomar muestra del cordón umbilical en el servicio de cirugía.

PUNTO FINAL: Enviar reportes de consultas de muestra TSH Neonatal a las EPS respectivas.

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• Reportes de TSH Neonatal.

• Formato de registro de llamado al usuario en caso de reportes alterados.

15.8 RIESGOS:

• Muestras mal tomadas lo que requiere repetir muestras de TSH Neonatal.

• Reportes alterados y por los cuales no acudan los familiares del usuario


• Capacitación de auxiliares de cirugía mostrándoles el formato de INS donde explica y muestra claramente como se toman las muestras.

• Control de llamado a los familiares para acudir por reportes, en caso de reportes alterados.

• Envío de comunicación a la EPS de los reportes de TSH alterados no recibidos por el usuario para que esta realice la localización del mismo y así repetir muestra y realizar confirmatorio.

15.10 GLOSARIO:

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Toma de Muestras y entrega de reportes de

TSH Neonatal.



D S Q O

1

Tomar muestra del cordón umbilical en el servicio de cirugía.

Auxiliar de

Enfermería

Departamento de

Enfermería. x

2

Depositar muestra en el papel químico destinado.

Auxiliar de

Enfermería

Departamento de

Enfermería. x

3 Colocar las muestras a secar.

Auxiliar de

Enfermería

Departamento de

Enfermería. x

4 Entregar muestras a los camilleros.

Auxiliar de

Enfermería

Departamento de

Enfermería. x

5

Informar, a la madre del recién nacido la fecha en que debe reclamar el reporte TSH Neonatal.

Auxiliar de

Enfermería

Departamento de

Enfermería. x

6

Trasladar muestras TSH Neonatal al laboratorio.

Camilleros Departamento

de Enfermería.

x

7 Recepcionar muestras TSH



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Neonatal

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TSH Neonatal.



D S Q O

8

Registrar muestras recibidas en el cuaderno destinado para TSH Neonatal.


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9 Procesar muestra TSH Neonatal.


Clínico. x

10

Ingresar reportes de muestras TSH Neonatal a Hosvital.

Secretaria de

Laboratorio.


x

11Verificar reportes fuera del rango estipulado.


Clínico. x

12

Informar telefónicamente a la familia respectiva sobre casos anormales para repetir la muestra registrando en el formato establecido


Clínico. x

14

Enviar comunicación a la EPS con los casos de reportes

Coordinadora de laboratorio


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alterados.

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TSH Neonatal.



D S Q O

15

Entregar reportes de muestras TSH Neonatal a los usuarios.

Secretaria de

Laboratorio


x

16

Suministrar a Sistemas de Información los resultados de TSH Neonatal.

Coordinadora de

Laboratorio. x

17

Enviar reportes de consultas de muestra TSH Neonatal a las EPS respectivas.

Coordinador Sistemas de Información


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16.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y procesamiento de muestras en piso.

16.2 RESPONSABLE: Auxiliar y bacterióloga.

16.3 OBJETIVO:

Garantizar que las muestras tomadas en los servicios sean procesadas y reportadas oportunamente.


Es el procedimiento por el cual se reciben y se procesan las muestras tomadas en los servicios de hospitalización y urgencias.

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Recepción y procesamiento de todas las muestras para entregar en el tiempo estipulado los reportes correspondientes a cada una de ellas.

16.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recepción de muestras y firma de relación en el formato establecido

PUNTO FINAL: Transcribir resultados al sistema.

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• Cuaderno de recepción de muestras.

16.8 RIESGOS:

• Muestras mal rotuladas o incompletas en el momento de su recepción.

• Recepción de muestras mal tomadas.

• Falta de registro de alguna muestra y afirmación de recepción sin previa verificación.


• Revisión detallada al momento de rotular las muestras.

• Verificar calidad de la muestra al momento de la recepción.

• Verificación de las muestras recibidas en el cuaderno y verificación de la procedencia de cada muestra y verificación en hosvital de los exámenes solicitados.

16.10 GLOSARIO:


• Las muestras deben ser empacadas y trasladadas bajo todas las normas de bioseguridad en la nevera asignada para cada servicio.

• Las muestras devueltas por mala calidad en su toma (insuficientes, hemolizadas o anticuaguladas) deberán ser tomadas nuevamente por el personal de enfermería con la información respectiva por parte de Laboratorio.

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• Las muestras de hospitalización o urgencias se priorizan antes cualquier otro servicio, los tiempos de entrega son los siguientes:

� Urgencias. 1 hora.

� Hospitalización: 3 horas.


Recepción y procesamiento de muestras tomadas en piso.



D S Q O

1 Recepción de muestras y firma de relación en el formato establecido.

Auxiliar de

Laboratorio.


x

2 Revisar las muestras traídas a Laboratorio.

Bacterióloga y/o

Auxiliar de

Laboratorio.


x

3

Si no fueron correctamente tomadas devolver al piso correspondiente para su repetición.


Clínico. x

3

Registrar en el cuaderno “Recepción de Muestras”, nombre de la persona a la cual pertenece la muestra, hora de llegada de la muestra al Laboratorio y colores de tubos entregados.

Bacterióloga y/o

Auxiliar de

Laboratorio.


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Recepción y procesamiento de muestras tomadas en piso.



D S Q O

4

Buscar en el sistema o base de datos por nombre, los exámenes ordenados al paciente.

Bacterióloga, Secretaria

y/o Auxiliar

de Laboratorio.


x

5

Procesar muestras, si la muestra pertenece a Urgencias u Hospitalización se prioriza el procesamiento ante cualquier otra.


Clínico. x

6 Transcribir resultados al sistema.


Clínico. x

7

Si se trata de reportes de Hematologíaentregar reportes impresos al servicio correspondiente.


Clínico. x

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17.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión de exámenes pendientes recibidos de otro Laboratorio.


17.3 OBJETIVO:

Garantizar que los paquetes de exámenes solicitados se entreguen completos y lleven todas las especificaciones señaladas por el médico.


La Revisión de exámenes pendientes recibidos de otro Laboratorio es el procedimiento que permite validar los resultados de exámenes por cuya complejidad o baja demanda son remitidos a los laboratorios de referencia que tiene convenio con la Clínica. �

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Entrega de exámenes o reportes completos.

17.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Revisar el paquete de órdenes enviadas tanto del día de trabajo como del turno de la noche anterior.

PUNTO FINAL: Llamar telefónicamente al paciente o usuario para que acuda a reclamar los exámenes pendientes.

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• Cuaderno de remisión.

• Hoja de pendientes.

• Reportes enviados por los laboratorios de referencia.

17.8 RIESGOS:

• Falta de identificación de todos los exámenes pendientes.

• Que exámenes entregados de los laboratorios de referencia se ubiquen en los reportes de una persona equivocada.


• Revisión por parte de la Bacterióloga que recibe los exámenes de otros laboratorios para detectar faltantes.

17.10 GLOSARIO:

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Revisión de exámenes pendientes recibidas de

otro Laboratorio.



e Área Frecuencia

D S Q O

1

Revisar el paquete de órdenes enviadas tanto del día de trabajo como del turno de la noche anterior.

Bacterióloga.


x

2

Revisar que en el cuaderno asignado para remisiones estén registrados todo los exámenes a enviar.

Bacterióloga.


x

3

Registrar en el cuaderno la recepción de los exámenes o reportes enviados por los laboratorios de referencia, anotando nombre, identificación, fecha de llegada yfirmando el recibido. Los reportes llegan en un original y una copia.

Bacterióloga.


x

4 Verificar cuales exámenes continúan pendientes .

Bacterióloga.


x

5 Si continúan exámenes pendientes: llamar a

Bacterióloga.


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los laboratorios de referencia y preguntar porque no fueron enviados.

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Revisión de exámenes pendientes recibidas de otro

Laboratorio.



D S Q O

6 Entregar original de los reportes o exámenes a la secretaria.


Clínico. x

7

Adicionar original de reportes o exámenes al paquete a entregar al paciente.


Clínico. x

8

Identificar que reportes pertenecen a pacientes hospitalizados para anexar la información al sistema.


Clínico. x

9

Archivar copia de reportes en la carpeta identificada con el mes correspondiente y el laboratorio de referencia que lo remitió.


Clínico. x

10

Chequear que los a los reportes que tienen anotación de pendientes se les anexe los resultados correspondientes tras su envío de los laboratorios


Clínico. x

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de referencia.

11 Completar el paquete de reportes para entregar a los pacientes.


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Revisión de exámenes pendientes recibidas de otro

Laboratorio.



D S Q O

12

Ingresar nuevos reportes de exámenes de pacientes hospitalizados al sistema.


Clínico. x

13

Llamar telefónicamente al paciente o usuario para que acuda a reclamar los exámenes pendientes.


Clínico. x

14

Si el paciente ya fue dado de alta: Trasladar reportes a archivo para que sean anexados a la Historia Clínica.


Clínico. x

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18.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Preparación de cargas de glucosa para cargas de glicemia pre y pos y curvas de insulina.

18.2 RESPONSABLE: Coordinadora de Laboratorio.

18.3 OBJETIVO:

Apoyar la labor médica cumpliendo con los gramos solicitados por los médicos para exámenes de glucosa.


� Por medio de este procedimiento se realiza una preparación de una solución saturada compuesta principalmente de azúcar y glucosa.

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Preparación de la solución para una Glucometria:

Se mide la solución, si es para una carga de 75 gramos se mide 150 mililitros de melites (Novalab) y se agrega 150 mililitros de agua, se mezcla en un vaso desechable y se da a consumir al paciente.

Si se trata de una carga de 50 gramos, se mide 100 mililitros de melites (Novalab) y 100 mililitros de agua.

Las cargas diferentes a estas dos presentaciones se pesan con carga sólida dependiendo de la indicación médica y se diluyen en agua.


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Cargas de glucosa con la concentración requerida para obtener resultados confiables

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18.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recibir la solicitud médica con las respectivas especificaciones.

PUNTO FINAL: Realizar el reporte escrito sobre la Glucometria realizada.


• Reporte final de Glucometria.

18.8 RIESGOS:

• Carga de glucosa sin la medida precisa.

• Falta de control para la realización de la Glucometria.

• Falta de tolerancia en la carga y por tanto necesidad de repetir la toma de la muestra.


• Utilización de la probeta para la preparación de la carga de glucosa, explicación de la forma de preparación expuesta en la pared para la verificación por parte de la Auxiliar de Laboratorio.

• La Glucometria siempre es realizad por la Bacterióloga quien calibra el equipo y chequea la fecha de vencimiento de las fibras reactivas.

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• En cuanto a la no tolerancia de la carga para el paciente el control es inherente al paciente y por ello se el médico le da las instrucciones correspondientes para acudir a la Glucometria

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18.10 GLOSARIO:


Toda carga de glucosa debe ir precedida de una Glucometria que indicará el nivel de glicemia en ayunas del paciente.


Preparación de cargas de glucosa para cargas de glicemia pre y pos y curvas

de insulina.



D S Q O

1

Recibir la solicitud médica con las respectivas especificaciones.


Clínico. x

2 Atender y tomar muestras de Glucometria al paciente.


Clínico. x

3 Dar una espera al paciente y analizar las muestras.


Clínico. x

Si la Glucometria es superior a 140 mgldl :

4 No se realiza exámen de glucosa y se envía el paciente a desayunar.


Clínico. x

5 Notificar al médico en el Bacterióloga. Laboratorio x

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reporte esta observación. Clínico.

Si no :

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Preparación de cargas de glucosa para cargas de glicemia pre y pos y curvas

de insulina.



D S Q O

4

Preparar la carga de glucosa y darla al paciente para que este la ingiera.

Auxiliar de

Laboratorio.


x

5 Tomar al paciente la segunda muestra.


Clínico. x

6 Analizar las muestras tomadas.


Clínico. x

7 Si la glucometria es superior

8 Realizar el reporte escrito sobre la Glucometria realizada.


Clínico. x

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19.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Lavado de material de Laboratorio.

19.2 RESPONSABLE: Auxiliar asistencial de lavado de material.

19.3 OBJETIVO:

Proveer diariamente al servicio de laboratorio el material de trabajo adecuado en las condiciones asépticas requeridas, siguiendo todos los protocolos y normas de bioseguridad estipulados para ellos.

19.4 GENERALIDADES:

Es el procedimiento por el cual se realiza una desinfección del material de Laboratorio a reutilizar, se descarta el material que no se reutiliza, bajo todas las normas de bioseguridad que controla la presencia de algún riesgo de contaminación biológica. Para el lavado de material se utiliza una solución antiséptica seguida de un lavado con agua destilada. La preparación se realiza de la siguiente forma: Mezclar al 3% una cucharada del producto por un litro de agua (durante 7 días activos), sumergir el material a lavar durante 20 minutos con el in de inactivarlos. Cuando se presentan manchas o hay que desinfectar paredes o superficies se utiliza el Vircos en polvo regando una cucharada en el lugar afectado y después de 20 minutos se seca con una toalla de papel. Se escurre y se procede a lavar con agua y jabón. Finalmente se lava con agua destilada.


Optima condición del material con el fin de que de esta forma también se garantice la eficacia de los exámenes.

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19.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recolectar el material de laboratorio.

PUNTO FINAL: Distribuir el material en la sección correspondiente.

19.7 FORMATOS O IMPRESOS: No aplica.

19.8 RIESGOS

• Accidente de trabajo por vidriería o contaminación durante el lavado de material de laboratorio.

• Deterioro de las pruebas porque el material de laboratorio no fue lavado en óptimas condiciones.


• Uso del equipo de bioseguridad sin violar ninguna norma de protección para manipular el material de laboratorio.

• Revisar y aplicar el Protocolo de Lavado de Muestras.

19.10 GLOSARIO

19.11 OBSERVACIONES

� Se debe revisar constantemente las normas y protocolos para lavado de material.

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Lavado de Material de Laboratorio.



D S M O

1 Recolectar el material de laboratorio.

Auxiliar Servicios Generales

o Auxiliar de Laboratorio

Hotelería/ Laboratorio

Clínico. x

2 Separar el material para lavar y desechar.

Auxiliar de

Laboratorio.


x

3 Revisar el material en las neveras de almacenamiento.


Clínico. x

4 Seleccionar y extraer el material para descartar y lavar.


Clínico. x

5 Descartar el material en los químicos utilizados para tal fin.

Auxiliar de

Laboratorio.


x

6 Separar el material para lavar.

Auxiliar de

Laboratorio


x

7 Desechar el material después de desinfección.


Hotelería. x

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Lavado de Material de Laboratorio.



D S M O

8

Descartar el material en las bolsas con el color correspondiente.

Rojo: material infectado.

Verde: basuras.

Gris: vidrio no contaminado.

Blanca: ropa sucia.


Hotelería. x

9 Lavar el material no descartado.


Hotelería. x

10

Secar el material teniendo en cuenta tiempo y temperatura (2 horas a 250°).


Hotelería. x

11 Organizar el material en la sección correspondiente.


Hotelería. x

12 Distribuir el material en la sección correspondiente.


Hotelería. x

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20.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Distribución de Material en Servicios de la Clínica.

20.2 RESPONSABLE: Auxiliar de laboratorio.

20.3 OBJETIVO:

Asegurar que todos los servicios cuenten con material disponible para la realizaciòn de toma de muestras que estos requieran.


El procedimiento de distribución de material consiste en entregar tubos, jeringas, material estéril para tomar cultivos, entre otros, a los servicios de hospitalización, urgencias y cirugía de la clínica.

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Material requerido en todo momento para que en caso de una emergencia cada servicio cuente con lo indispensable para realizar su trabajo.

20.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Solicitar el material requerido en cada en cada servicio.

PUNTO FINAL: Entregar el respectivo material en cada servicio, verificando el no exceso existente en cada uno de estos.


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20.8 RIESGOS:

• Anticoagulante seco por exceso de material o vencimiento.

• Subutilizaciòn de los materiales.


• Se controla el material revisando el consumo contra los pedidos.

• Para la buena utilización de los materiales de laboratorio se hace retroalimentación de su uso y cuidados en las capacitaciones que se desarrollan en la Clínica.

20.10 GLOSARIO:

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Distribución de Material en Servicios.



D S M O

1 Solicitar el material requerido en cada en cada servicio.

Enfermera del Servicio.

Departamento de

Enfermería. x

2 Organizar el material a distribuir en cada servicio.

Auxiliar de

Laboratorio.


x

3 Empacar material a distribuir.

Auxiliar de

Laboratorio.


x

4

Entregar el respectivo material en cada servicio, verificando el no exceso existente en cada uno de estos.

Auxiliar de

Laboratorio.


x

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21.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realización de pedidos de material de Laboratorio y administración de bodega de insumos.

21.2 RESPONSABLE: Coordinadora de Laboratorio.

21.3 OBJETIVO:

Garantizar los reactivos y productos necesarios para las labores diarias del laboratorio y áreas afines, así como mantener un stock de estos.


� El procedimiento de realización de pedidos de material de Laboratorio y administración de bodega de insumos comprende todos los reactivos de uso de laboratorio, los consumibles (calibradores, controles y soluciones de limpieza) y los materiales para sangrar pacientes.


Garantizar el stock mínimo de insumos y reactivos para suplir las necesidades de laboratorio en forma semanal.

21.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Revisar el stock en bodegas y neveras.

PUNTO FINAL: Distribuir respectivamente los reactivos o productos de nevera, bodega o secciones de Laboratorio.

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• Formato solicitud de pedidos.

• Plantillas de pedidos del proveedor (Audifarma).

• Formato de solicitud de pedido adicional.

• Kardex.

21.8 RIESGOS:

• Desfase en la cantidad del pedido (exceso o defecto) porque se hizo de forma equivocada la confrontación del stock.

• Aumento en la demanda que ocasione escasez en los productos o materiales de laboratorio.

• Perdida o desperdicio de material.


• Para ambos casos se verifica las estadísticas del aumento de la demanda llevadas en el laboratorio.

• Manejo de Kardex.

• Realización de análisis de consumo vs producción.

21.10 GLOSARIO:

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Realización de pedidos de material de Laboratorio.


N° Actividad Responsable Área FRECUENCI

A D S Q M SM O

1 Revisar el stock en bodegas y neveras.

Coordinadora de

Laboratorio.


x

2

Revisar estadísticas para verificar

aumento en la demanda y decidir si se

aumenta el pedido.

Coordinadora de

Laboratorio.


x

3 Realizar solicitudes de pedido en cada sección.

Bacterióloga de cada Sección.


x

4 Recibir solicitudes de

pedidos.

Coordinadora de

Laboratorio.


x

5 Verificar las solicitudes

recibidas.

Coordinadora de

Laboratorio.


x

6 Aumentar el pedido de las solicitudes recibidas si se

cree necesario.

Coordinadora de

Laboratorio.


x

7 Solicitar plantillas de pedidos al proveedor

(Audifarma).

Coordinadora de

Laboratorio.


x

8

Diligenciar plantillas de pedidos

con las solicitudes recibidas por cada

Sección.

Coordinadora de

Laboratorio.


x

9 Enviar plantillas al

proveedor debidamente diligenciadas

Coordinadora de

Laboratorio.


x

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y firmadas.

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Realización de pedidos de material de Laboratorio.


N° Actividad Responsable Área FRECUENCIA

D S Q M SM O

10

Cuando llegue el pedido: Verificar con la plantilla

diligenciada en el laboratorio contra la del proveedor

que lo entregado corresponda a lo pedido.

Coordinadora de

Laboratorio.


11

Si llegó algo no pedido:realizar la devolución de esto

y registrar en el formato de entrega del proveedor.

Coordinadora de

Laboratorio.


x

12

Si hubo un faltante: registrar en el formato de entrega del

proveedor las debidas especificaciones de este.

Coordinadora de

Laboratorio.


x

13

Seleccionar los reactivos o productos de nevera, bodega

o secciones de Laboratorio.

Coordinadora de

Laboratorio.


x

14

Distribuir respectivamente los reactivos o

productos de nevera, bodega o secciones de

Laboratorio.

Coordinadora de

Laboratorio.


x

Si se presenta la necesidad

de un pedido adicional:

15 Diligenciar solicitud de

pedido adicional.

Coordinadora de

Laboratorio.


x

16 Firmar y autorizar la solicitud

del pedido adicional.

Coordinadora de Laboratorio

y Director Medico


Y Dirección Médica.

x

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22.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión de cumplimiento de mantenimiento preventivo y Solicitud de Mantenimiento Correctivo a Equipos.

22.2 RESPONSABLE: Coordinadora de laboratorio.

22.3 OBJETIVO:

Realizar el debido mantenimiento a los equipos del Laboratorio para garantizar su buen funcionamiento.


La solicitud de mantenimiento correctivo de equipos tiene lugar cuando se detecta algún daño o anormalidad en el funcionamiento adecuado de los equipos utilizados en el Laboratorio, en estos casos, como la mayoría son en comodato se solicita inmediatamente asesoría o respaldo a las empresas dueñas de estos.

Se tiene comodato con Roche.�

22. 5 RESULTADOS ESPERADOS:

Recibir asesoría o respaldo en la anormalidad presentada por el equipo de forma rápida para la debida corrección de fallas o errores.

22.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Identificar el daño e informarlo a la empresa con comodato a la que corresponde el equipo.

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PUNTO FINAL: Recibir indicaciones que puedan solucionar el daño presentado por medio de la línea 018000.


• Solicitud escrita del servicio de mantenimiento.

22.8 RIESGOS:

• Repuesta tardía de las empresas con las que se tiene comodato en el servicio solicitado.


• Inmediatamente se detecta una falla o inconsistencia se contacta a la empresa correspondiente y se envía la debida solicitud.

22.10 GLOSARIO:

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Solicitud de servicio de mantenimiento.



D S Q O

1

Identificar el daño e informarlo a la empresa con comodato a la que corresponde el equipo.

Bacterióloga o quien

manipule el equipo.


x

2

Llamar a la línea 01 8000 a la USI (Unidad de Atención Inmediata) correspondiente a la empresa con la que se tiene comodato para recibir indicaciones que puedan solucionar el daño presentado.


manipule el equipo.


x

3

Si el daño continúa: llamar nuevamente y solicitar atención personalizada, la cual debe llegar a las 24 horas siguientes.


manipule el equipo.


x

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23.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de Turnos.

23.2 RESPONSABLE: Bacterióloga de turno.

23.3 OBJETIVO:

Dar a conocer las novedades y pormenores generados y presentadas durante el turno que se acaba de cumplir.


La entrega de turno es el procedimiento en el que las Bacteriólogas y/o auxiliares, cuando terminan su jornada laboral entregan indicaciones, informan sobre pormenores y dan especificaciones acerca de actividades importantes en las cuales se debe estar pendiente.

Los turnos están estipulados de la siguiente forma:

Turno 1: de 7 a.m. a 3 p.m.

Turno 2: 6 a.m. a 2 p.m.

Turno 3: 7 p.m. a 7a.m.


Reporte, gestión y ejecución oportuna de las actividades pendientes notificadas en la entrega de turno.

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23.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Registrar en el cuaderno de turnos novedades y asuntos pendientes.

PUNTO FINAL: Registrar en el cuaderno de turnos los pendientes que se van ejecutando y anotar lo que aún continúa pendiente.


• Cuaderno entrega de turno.

23.8 RIESGOS:

• Olvido de la anotación de pendientes en el cuaderno de turnos.

• Entrega de turno sin dar recomendaciones completas.


• Revisión diaria por parte de la Coordinadora de Laboratorio para detectar faltante de pendientes y verificar que estas se vayan ejecutando según las fechas establecidas.

23.10 GLOSARIO:

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Entrega de Turnos. Código: Página: 1/1


D S Q O

1 Registrar en el cuaderno de turnos novedades y asuntos pendientes.

Bacterióloga o Auxiliar que

entregue turno.


x

2

Comunicar verbalmente la información consignada en el cuaderno y entregarle este a la persona que recibe el turno.


entregue turno.


x

3

Registrar en el cuaderno de turnos los pendientes que se van ejecutando y anotar lo que aún continúa pendiente.


recibe el turno.


x

4

Si se registra en el cuaderno de turnos: que existe exámenes pendientes o por reportar o inconvenientes con muestras de pacientes se debe reportar por Real Popup a los servicios correspondientes para agilizar los procesos.


recibe el turno.


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DIRECCIÓN MÉDICA

SERVICIO DE CIRUGIA �

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SERVICIO DE CIRUGIA

Versión 1PAG 1/8

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3.1 NOMBRE DEL PROCESO: Procedimientos Bloque Quirúrgico.


3.3 OBJETIVO: Brindar la atención oportuna con calidad técnica y calidez a los usuarios que requieran un procedimiento quirúrgico.

3.4 GENERALIDADES:

Los procedimientos del bloque quirúrgico se llevan a cabo en el servicio de cirugía de la clínica y es en donde se presta servicio quirúrgico de mediana y alta complejidad.


Recuperación, rehabilitación y satisfacción del usuario y su familia.


• Cronograma mensual de actos quirúrgicos.

• Formato de programación de cirugías.

• Formato fórmula médica.

• Formato historia clínica.

• Formato hoja de gastos.

• Formato incapacidades.

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Versión 1PAG 2/8

• Formato patología.

• Formato Paz y salvo.

• Formato programación de cirugía.

• Formato traslado al servicio.

• Historia clínica sistematizada.

• Plan de Alta

• Talonario solicitud material de osteosíntesis.

3.7 RIESGOS:

• Complicaciones del paciente inherentes al procedimiento.

• Cortaduras o heridas con material cortupunzante.

• No realización de cirugías programadas por no disponibilidad de quirófanos.


• Secuelas por radiaciones iónicas.

• Suspensión de cirugía por causa médica, administrativa o del paciente.

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• Utilización de equipo de bioseguridad tanto del paciente como del médico, implementación de técnicas de asepsia y antisepsia. Uso de utensilios estériles.

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Versión 1PAG 3/8

• Adecuada medición de los tiempos quirúrgicos realizando chequeo diario a la programación de cirugías.

• Recordar a los especialistas la programación de cirugía y llamara la paciente 24 horas antes para recordar la realización de la cirugía.

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Nº Orden


ResponsableUsuarios

1 Material de osteosíntesis.

Coordinador del bloque quirúrgico.

Servicio de Cirugía.

Bloque quirúrgico de

la clínica.

2 Programación de cirugía.

Enfermera Jefe.



la clínica.

3 Esterilización.Enfermera Jefe.



la clínica.

4

Atención al paciente quirúrgico de urgencias u hospitalizado.

Profesional de Enfermería.


Pacientes SOAT, ARP,

ARS, Medicina

prepagada, afiliados de

EPS que poseen

convenio con la clínica.

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Versión 1PAG 4/8

Nº Orden


ResponsableUsuarios

5

Atención del Paciente Quirúrgico Ambulatorio.

Profesional de Enfermería.


Pacientes SOAT, ARP,

ARS, Medicina


EPS que poseen


6 Control del trabajo de parto.


Servicio de

Cirugía.

Pacientes ARP, ARS, Medicina


EPS que poseen


7 Atención del parto.

Médico. Servicio de Cirugía.

Pacientes SOAT, ARP, ARS, Medicina prepagada, afiliados de EPS que poseen convenio con la clínica.

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Versión 1PAG 5/8

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Proceso: Procedimientos Bloque Quirúrgico.

Responsable o Dueño: Médico, Enfermera Jefe, Profesionales de Enfermería.

Objetivo: Brindar la atención oportuna con calidad técnica y calidez a los usuarios que requieran un procedimiento quirúrgico.

Alcance: Servicio, atención e intervención a los pacientes que ingresan al bloque quirúrgico de la Clínica.


DE TRANSFORMACIÒN


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CLINICA LOS ROSALES


SERVICIO DE CIRUGIA

Código:

Formato para solicitud decirugía y material de Osteosíntesis.

Orden de cirugía.

Formato de programación de cirugías.

Cronograma mensual de actos quirúrgicos.

Talonario de solicitud de material estéril.

Historia clínica del paciente.

Instrumentos y material de osteosíntesis requerido para cada procedimiento quirúrgico.

Autorización de cirugía y material de osteositensis.

Satisfacción del usuario con el procedimiento quirúrgico realizado.

Programación correcta de las salas de cirugía.

Utilización al 100% de las salas de cirugía.

BLOQUE QUIRÚRGICO

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Versión 1PAG 6/8

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DE TRANSFORMACIÒN


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Afiliados de las diferentes E.P.S. que tienen convenio con la clínica. Pacientes Soat. Pacientes A.R.P., A.R.S Pacientes particulares. Medicina prepagada.




A,R.P.

Soat.

A.R.S.

Medicina prepaga.

Audifarma.

Compras.

RECURSOS:Médicos generales

presenciales las 24 horas del día, médicos especialistas con

disponibilidad 24 horas, dotación y equipos de

acuerdo a los estándares de habilitación, personal

paramédico, QUIEN SUMINISTRA:

Gerencia Dirección Financiera,

Administrativa, Mercadeo y Médica.


TRANSFORMACIÓN

Certificado de recién nacido vivo del Ministerio de Protección Social.

Carnet prenatal.

Partograma de la paciente en trabajo de parto.

BLOQUE QUIRÚRGICO

�

Material quirúrgico en las condiciones óptimas para los diferentes procedimientos.

Atención oportuna a los pacientes que ingresan a la clínica y en especial al bloque quirúrgico ya sea paciente hospitalizado o ambulatorio.

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Versión 1PAG 7/8

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ACTIVIDADES PARA LA MEJORASeguimiento� Responsable� Medición� Responsable�

Evaluación desempeño Médico.

Dirección Médica Capacitaciones. �

Dirección Médica. �

Indicadores de la calidad en la atención en salud circular 030 del ministerio de protección social.�

Sistemas de Información y Dirección Médica. �

Planes de acción internos en aras de mejorar el resultado de los indicadores de la circular 030. �

Coordinadora del bloque quirúrgico y Director Médico.�

Auditoria de la calidad de la historia clínica tanto internas como externas

Coordinadora de quirófano y Director Médico

Evaluaciones periódicas a nivel técnico y científico para el grupo asistencial.

Desarrollo Humano.

Indicadores estadísticos para medir la oportunidad la y eficiencia del bloque quirúrgico. �

Sistemas de información y Dirección Médica. �

Planes de acción internos en aras de mejorar el resultado de los indicadores del servicio de urgencias �

Dirección Médica.

�

Formatos de vigilancia epidemiológica y efectos adversos intrahospitalarios. �

COVE Dirección Médica.�

Comité asistencial para la revisión del diligenciamiento y procesamiento de los formatos de vigilancia epidemióloga. �


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Versión 1PAG 8/8

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�

Comunicación� Responsable� A quien informa�

Medio o Canal�

Frecuencia

Todas las dependencias institucionales. �

Dirección Médica.

Coordinadora del bloque quirúrgico.�

Auditoria

�

Intranet


Verbalmente.�

Diaria.�

Facturación �

Grupo asistenciales del bloque quirúrgico.

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LEGISLACION


Ley 100 de 1993. Y los decretos reglamentarios. Guías y protocolos institucionales Constitución nacional. Plan estratégico institucional. Normatividad para la calidad en salud. Decreto 1011-resolución 1043- �

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Versión 1PAG 1/5

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1.11 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Material de osteosíntesis.

1.12 RESPONSABLE: Coordinador del bloque quirúrgico.

1.13 OBJETIVO: Recepcionar el material de osteosíntesis programando el oportunamente el acto quirúrgico.

1.14 GENERALIDADES:



Contar con todo el instrumental requerido para los diferentes actos quirúrgicos con compromiso óseo, realizados en la clínica.

1.16 LIMITES

PUNTO INICIAL: Diligenciar formato para solicitud de cirugía y material de osteosíntesis.

PUNTO FINAL: Facturar el procedimiento quirúrgico y el material de osteosíntesis utilizado.


• Talonario solicitud material de osteosíntesis.

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Versión 1PAG 2/5

• Formato programación de cirugía.

• Historia clínica del paciente a intervenir.

1.18 RIESGOS

• Cortaduras o heridas con material cortupunzante.

• Secuelas por radiaciones iónicas.


• Utilización de material de bioseguridad.

• Utilización de delantal plomado, protector tiroideo y gonadal.

1.20 GLOSARIO

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Versión 1PAG 3/5


Material de osteosíntesis. Código: Página 1/3

N° Actividad Responsable Área FrfreecuenciD S M O

1

Diligenciar formato para solicitud de cirugía y material de osteosíntesis.

Especialista. Servicio

de Cirugía.�

x

2 Enviar la solicitud a facturación.

Enfermera Jefe del Servicio.

Servicio de

Cirugía. x

3 Solicitar a la EPS autorización del procedimiento.

Facturador. x

4 Autorizar el procedimiento y material solicitado.

EPS x

5 Avalar la solicitud con sello.

Auditor medico.

Dirección Médica.

x

6

Solicitar autorización de cirugía y material de osteosíntesis en el área de autorizaciones.

Secretario Clínico.

x

7 Realizar las órdenes de cirugía.

Auxiliar de

Autorizaciones.

Calidad y

Auditoria.x

8

Enviar copia de órdenes de cirugía y solicitud de material a Audifarma y al quirófano.

Auxiliar de

Autorizaciones.

Calidad y

Auditoria.x

9

Coordinar con el proveedor la entrega del material de osteosíntesis.

Audifarma. x

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Versión 1PAG 4/5

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Material de osteosíntesis. Código: Página 2/3

N° Actividad Responsable Área FrecFREueD S M O

10

Comunicarse con la especialista y la jefe de servicio para coordinar la programación de la cirugía.

Audifarma. x

11

Entregar el material de osteosíntesis en quirófano con relación de códigos.

Proveedor. x

12 Recepcionar y relacionar el material de osteosíntesis.

Enfermera Jefey/o

Instrumentador.

Servicio de

Cirugía. x

13

Informar a la jefe del servicio de internación la llegada del material de osteosíntesis solicitado y autorizado.

Jefe de Quirófano.

Servicio de

Cirugía. x

14

Coordinar con el especialista la programación de la cirugía.

Coordinadora del bloque quirúrgico.

Servicio de

Cirugía. x

15

Verificar que el material de osteosíntesis requerido para la cirugía coincida con el solicitado, y a su vez que su llegada sea antes de la programación establecida.

Enfermera Jefey/o

Instrumentador.

Servicio de

Cirugía. x

16 Realizar el acto quirúrgico.

Especialista. Servicio

de Cirugía.

x

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Versión 1PAG 5/5

Material de osteosíntesis. Código:

Página 3/3


17

Relacionar en la hoja de gastos el material de osteosíntesis utilizado, teniendo en cuenta anexar código y cantidad.

Enfermera Jefey/o

Instrumentador.

Servicio de

Cirugía. x

18

Imprimir varias copias (4) y para entregar a facturación, audifarma, anexar a la historia clínica del paciente y para la devolución de material al proveedor.

Enfermera Jefey/o

Instrumentador.

Servicio de

Cirugía. x

19 Entregar al proveedor el material de osteosíntesis sobrante.

Enfermera Jefey/o

Instrumentador.

Servicio de

Cirugía. x

20 Verificar y firmar la relación de gastos.

Proveedor. x

21

Facturar el procedimiento quirúrgico y el material de osteosíntesis utilizado.

Facturador. x

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Versión 1PAG 1/3

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2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programación de cirugía.

2.2 RESPONSABLE: Enfermera Jefe.

2.3 OBJETIVO: Recepcionar la programación de los especialistas asignando los espacios quirúrgicos de cada especialidad.

2.4 GENERALIDADES:

La programación de cirugía tiene lugar cuando se programa mensualmente, la asignación de los espacios quirúrgicos a cada una de las especialidades quirúrgicas y se da a conocer a las secretarias clínicas de todos los especialistas los espacios designados para cada uno de ellos.

2.5 RESULTADOS ESPERADOS: Realización de todos los actos quirúrgicos con oportunidad.

2.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Realizar programación de las cirugías de acuerdo al cronograma mensual.

PUNTO FINAL: Suministrar recomendaciones al usuario de los pasos a seguir para someterse al acto quirúrgico.


• Cronograma mensual de actos quirúrgicos. •

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Versión 1PAG 2/3

• Formato de programación de cirugías.

2.8 RIESGOS

• No realización de cirugías programadas por no disponibilidad de quirófanos.

• Suspensión de cirugía por causa médica, administrativa o del paciente.


• Adecuada medición de los tiempos quirúrgicos realizando chequeo diario a la programación de cirugías.

• Recordar a los especialistas la programación de cirugía y llamara la paciente 24 horas antes para recordar la realización de la cirugía.

2.10 GLOSARIO

CRONOGRAMA MENSUAL DE ACTOS QUIRÚRGICOS: la programación mensual de los espacios quirúrgicos a cada especialidad.

FORMATO DE PROGRAMACIÓN DE CIRUGÍAS: se relaciona nombre, acto quirúrgico, tipo de anestesia y tiempo quirúrgico.

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Versión 1PAG 3/3


Programación de cirugías. Código: Página 1/1

N° Actividad Responsable Área FrecuenfreciD S M O

1

Realizar programación de las cirugías de acuerdo al cronograma mensual.

Director Médico y

Enfermera Jefe.

Dirección Médica.

x

2

Enviar la disponibilidad de quirófano a las secretarias de los especialistas para saber que días tienen espacio quirúrgico.

Secretaria bloque

quirúrgico.


x

3 Recibir la programación de las cirugías enviadas por los especialistas.

Secretaria bloque

quirúrgico.


x

4 Ingresar al sistema la programación enviada.

Secretaria bloque

quirúrgico.


x

5 Revisar si el espacio solicitado esta aún disponible.

Secretaria y Enfermera Jefe.


x

6 Llamar telefónicamente para confirmar el espacio quirúrgico.

Secretaria bloque

quirúrgico.


x

6 Citar a los usuarios para chequeo preanestésico (lunes y viernes).

Secretaria bloque

quirúrgico.


x

7 Realizar chequeo preanestésico.

Anestesiólogo.Servicio de

Cirugía. x

8

Suministrar recomendaciones al usuario de los pasos a seguir para someterse al acto quirúrgico.


Cirugía. x

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Versión 1PAG 1/4


3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Esterilización.

3.2 RESPONSABLE: Enfermera Jefe.

3.3 OBJETIVO:

Preparar y entregar debidamente el instrumental, paquetes y material médico quirúrgico para la realización de las cirugías, así como la provisión de estos en los diferentes servicios de la clínica.

3.4 GENERALIDADES:

Es el proceso mediante el cual se realiza lavado, secado, clasificación, empacado y esterilización como tal al material requerido para los procedimientos quirúrgicos que se realizan diariamente en la clínica.


Material en óptimas condiciones para proveer en los actos quirúrgicos y las provisiones de la clínica previniendo infecciones quirúrgicas.

3.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Solicitar al almacén y recepcionar gasas y torundas estériles en caso de tratarse de instrumental, si se trata de material médico quirúrgico solicitar al almacén y recepcionar gasas y torundas estériles.

PUNTO FINAL: Distribuir el material a quirófano y los diferentes servicios de la clínica.

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Versión 1PAG 2/4


• Talonario de solicitud de material estéril.

• Formato para la notificación de las cargas en autoclave.

3.8 RIESGOS

• Material que no cumple con los requerimientos y controles establecidos para brindar una adecuada esterilización.

• Daño en los equipos de esterilización.


• Seguimiento al Tiempo establecido de esterilización (40 minutos) y secado (20 minutos secado).

• Revisión que los paquetes que salen de la autoclave para cumplan con los controles biológicos, químicos y físicos establecidos.

• Revisión del material después de esterilizado por parte del instrumentador que va a manejar el paquete.

3.9 GLOSARIO

INSTRUMENTAL: son los elementos utilizados para los actos quirúrgicos ( pinzas, separadores, bisturí, electro, entre otras)..

MATERIAL MEDICO QUIRÚRGICO: son todos los insumos utilizados para realizar las cirugías (gasas, torundas, apósitos, compresas, entre otras).

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Versión 1PAG 3/4


Esterilización. Código: Página 1/2

N° Actividad Responsable Área FrecuenciaD S M O Si se trata material Instrumental.

1 Recibir el instrumental utilizado en salas.

Instrumentadora y

Auxiliar de Central de Materiales.

Servicio de

Cirugía. x

2 Lavar, contar, empacar y rotular el instrumental recibido.

Auxiliar Central de Materiales.

Servicio de

Cirugía. x

3 Trasladar el material hacia esterilización e ingresar a autoclave.

Auxiliar de Autoclave.

Servicio de

Cirugía. x

4 Retirar el material de autoclave y revisar si este salió seco.


Servicio de

Cirugía. x

5 Almacenar el instrumental en el área estéril.

Auxiliar Central de

Materiales e Instrumentador.

Servicio de

Cirugía. x

6

Distribuir a los quirófanos según la programación establecida.

Instrumentador.Servicio

de Cirugía.

x

Material Médico Quirúrgico.

1 Solicitar al almacén y recepcionar gasas y torundas estériles.

Jefe del servicio.

Servicio de

Cirugía. x

2 Elaborar apósitos y compresas.


Servicio de

Cirugía. x

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Versión 1PAG 4/4

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Esterilización. Código: Página 2/2


3 Empacar y rotular el material elaborado.


Servicio de

Cirugía. x

4 Trasladar el material hacia esterilización e ingresar a autoclave.


Servicio de

Cirugía. x

5 Retirar el material de autoclave y revisar si este salió seco.


Servicio de

Cirugía. x

6

Distribuir el material a quirófano y los diferentes servicios de la clínica.


Servicio de

Cirugía. x

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Versión 1PAG 1/6


4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención al paciente quirúrgico de urgencias u hospitalizado.

4.2 RESPONSABLE: Profesional de Enfermería.

4.3 OBJETIVO: Brindar atención al paciente que requiere procedimiento quirúrgico.

4.4 GENERALIDADES: La atención al paciente quirúrgico de urgencias u hospitalizado es el procedimiento que tiene lugar cuando un usuario que se encuentra internado en alguno de los servicios de la clínica, específicamente urgencias u hospitalización, debe ser sometido a cualquier acto quirúrgico establecido por el médico, de acuerdo a la sintomatología o veredicto final dado a este. Para ello se elaboran y diligencian todos los documentos y formatos necesarios, tanto médicos como de facturación que habiliten la realización del acto quirúrgico.

4.5 RESULTADOS ESPERADOS: Usuarios satisfechos con los procedimientos quirúrgicos realizados.

4.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Ingreso al Bloque Quirúrgico.

PUNTO FINAL: Egreso de Cirugía.


• Formato hoja de gastos.

� ��



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• Formato paz y salvo.

• Formato órden de egreso


4.8 RIESGOS:

• Riesgos biológicos tanto para el paciente como para el médico.


• Cumplimiento de las normas de bioseguridad.

4.10 GLOSARIO:

� ��



Versión 1PAG 3/6





1 Dar la bienvenida e ingresar al usuario al Bloque quirúrgico.

Guía de información.

Servicio deCirugía.

x

2 Informar acerca del servicio y el procedimiento a realizar.



x

3

Verificar los documentos de: � Admisión (con semanas

de cotización, rango, si esta activo Numero de Autorización Previa del procedimiento y quien autoriza).

• Placas de Rayos X. • Exámenes

protocolarios. • Historia Clínica • Ordenes definitivas si

es programado o urgencia diferida.

• Chequeo preanestèsico.• Hoja de lista de

chequeo prequirúrgico.

Enfermera y/o



x

4

Recepcionar el paciente en la sala de preparación quirúrgica y hacer firmar o verificar la autorización del procedimiento.

Enfermera y/o



x

� ��



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5 Diligenciar la hoja de gastos y preparar al paciente según el acto quirúrgico.

Enfermera y/o



x

6

Registrar en la historia clínica la nota de ingreso, la valoración del paciente y la documentación traída.

Enfermera y/o



x

7 Trasladar el paciente a las salas y ubicarlo en la mesa quirúrgica correspondiente.

Enfermera y/o



x

8 Monitorizar y preparar para anestesia (regional, general o local).

Enfermera y/o



x

9 Preparar el instrumental quirúrgico de acuerdo al procedimiento a realizar.

Instrumentador.Servicio de

Cirugía. x

10 Aplicar la anestesia (regional, general o local).

Anestesiólogo. Servicio de

Cirugía. x

11 Lavar el área quirúrgica. Especialista y/o

medico ayudante.


x

12 Realizar el acto quirúrgico. Especialista y

medico ayudante.


x

13

Diligenciar en la historia clínica: • Informe quirúrgico. • Hoja de anestesia. • Informe de anatomía

patológica. • Hoja de gastos. • Notas de evolución.

Especialista, anestesiólogo,

auxiliar de enfermería, ayudante de

cirugía.


x

� ��



Versión 1PAG 5/6




14 Ingresar al paciente a recuperación posquirúrgica.

Enfermera y/o



x

15 Realizar monitorización permanente.

Enfermera y/o



x

16

Atender al usuario de forma personalizada de acuerdo al procedimiento realizado y revisar el tipo de anestesia recibida, realizando los debidos registros en la historia clínica.

Enfermera, auxiliar de enfermería,

anestesiólogo.


x

17 Diligenciar y realizar el cierre de la historia clínica.

Medico especialista y/o

medico ayudante.


x

18 Realizar la formula médica, las órdenes ambulatorias, incapacidades y patología.


medico ayudante.


x

19

Informar al usuario del egreso y los cuidados ambulatorios que debe tener.

Enfermera y/o



x

20 Realizar los trámites administrativos de egreso.

Enfermera y/o



x

� ��



Versión 1PAG 6/6

Atención al paciente quirúrgico de urgencias u

hospitalizado.



21

Entregar documentos:• Fórmula médica. • Incapacidad • Epicrisis. • Patología • Control. • Paz y salvo.

Enfermera,Auxiliar de Enfermería,

y/o Auxiliar

Asistencial.


x

22

En caso de quedar hospitalizado: Informar a la familia y al usuario de la hospitalización.

Auxiliar de enfermería, enfermera.

Hospitraliza-ción. x

23

Realizar la admisión del paciente para la hospitalización en el servicio.

Auxiliar de Enfermería,Enfermera y Facturador.


24 Realizar la solicitud de la cama al servicio.

Enfermera y/o



25

Diligenciar las órdenes de egreso y traslado al servicio, de patología y laboratorios de control.

Medico especialista y/o medico ayudante


x

26

Revisar la historia clínica, tarjeta de medicamentos y el plan de cuidados

Enfermera. Hospitraliza-ción. x

� ��

27 Trasladar el usuario al servicio.

Auxiliar de Enfermería,





SERVICIO DE CIRUGIA

Versión 1 PAG 1/5


5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención del Paciente Quirúrgico Ambulatorio.

5.2 RESPONSABLE: Profesional de Enfermería.

5.3 OBJETIVO: Brindar atención al paciente que requiere procedimientos quirúrgicos que ingresan por urgencias o cirugía programada.

5.4 GENERALIDADES: La atención del paciente quirúrgico ambulatorio comprende todas las actividades de habilitación, autorización, realización y rehabilitación de cualquier acto quirúrgico efectuado a un paciente que no se encuentra internado en uno de los servicios de la Clínica. Generalmente estos procedimientos no manifiestan una alta complejidad que le indiquen al médico tratante que el paciente debe permanecer y rehabilitarse en las instalaciones de la Clínica.

5.5 RESULTADOS ESPERADOS: Usuarios satisfechos con los procedimientos quirúrgicos realizados.

5.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Ingreso del usuario al bloque.

PUNTO FINAL: Trasladar el usuario hasta la salida de la institución.

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• Formato hoja de gastos. CLINICA LOS ROSALES S.A.


Versión 1PAG 2/5

• Formato historia clínica.


• Formato ordenes ambulatorias.



• Formato Paz y salvo.

• Formato órden de egreso



• Plan de Alta

5.8 RIESGOS:

• Riesgos biológicos tanto para el paciente como para el médico.


• Cumplimiento de las normas de bioseguridad.

5.10 GLOSARIO: NAP: Número de autorización previa.

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Versión 1PAG 3/5


Atención al paciente quirúrgico ambulatorio.



1 Dar la bienvenida y dar el ingreso al bloque quirúrgico.

Guía de información.

x

2 Informar del servicio y procedimiento a realizar.



x

3

Verificar: � Admisión (con semanas

de cotización, rango, si esta activo NAP(Numero de Autorización Previa) de autorización del procedimiento y quien autoriza).

• Placas de RX. • Exámenes

protocolarios. • Ordenes definitivas si

es programado o urgencia diferida.

Enfermera, auxiliar de enfermería.


x

4

Recepcionar el paciente y hacer firmar o verificar la autorización del procedimiento.



x

5

Diligenciar la hoja de gastos y preparar al paciente según el acto quirúrgico.



x

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6

Registrar en la historia clínica la nota de ingreso, la valoración del paciente y la documentación traída.



x

�



Versión 1PAG 4/5

�




7 Trasladar el paciente a las salas y ubicarlo en la mesa quirúrgica correspondiente.



x

8 Monitorizar y preparar para anestesia (regional, general o local).



x

9 Preparar el instrumental quirúrgico de acuerdo al procedimiento a realizar.

Instrumentador.Servicio de

Cirugía. x

10 Aplicar la anestesia (regional, general o local).


Cirugía. x

11 Lavar el área quirúrgica. Especialista y/o

medico ayudante.


x

12 Realizar el acto quirúrgico.Especialista y

medico ayudante.


x

13

Diligenciar en la historia clínica: • Informe quirúrgico. • Hoja de anestesia. • Informe de anatomía

patológica. • Hoja de gastos. • Notas de evolución.

Especialista, anestesiólogo,

auxiliar de enfermería, ayudante de

cirugía.


x

14 Ingresar al paciente a recuperación posquirúrgica.



x

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15 Realizar monitorización permanente.



x



Versión 1PAG 5/5




16

Atender al usuario de forma personalizada de acuerdo al procedimiento realizado y revisar el tipo de anestesia recibida, realizando los debidos registros en la historia clínica.

Enfermera, auxiliar de enfermería,

anestesiólogo.


x

17 Diligenciar y realizar el cierre de la historia clínica.


medico ayudante.


x

18 Realizar la fórmula medica, las ordenes ambulatorias, incapacidades y patología.


medico ayudante.


x

19 Informar al usuario del egreso y los cuidados ambulatorios.



x

20 Realizar los trámites administrativos de egreso.

Enfermera y/o auxiliar de enfermería.


x

� ��

21

Entregar documentos: • Formula médica. • Incapacidad • Epicrisis. • Patología • Control. • Paz y salvo.

Enfermera y/o auxiliar de enfermería,

auxiliar asistencial.

x

22 Informar a la familia y al usuario del egreso


x

23 Trasladar el usuario hasta la salida de la institución.


x

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DIRECCIÓN MÉDICA

UNIDAD DE CUIDADO CRÍTICO

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE CUIDADO CRITICO

Versión 1PAG 1/8

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1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Unidad de Cuidado Crítico.

1.2 AREA TITULAR: Unidad de Cuidado Crítico - Dirección Médica

1.3 OBJETIVO: Brindar la atención oportuna con calidad técnica y calidez a los usuarios o pacientes en estado crítico que ingresan al servicio y a la Clínica.

1.4 GENERALIDADES: � � �

La Unidad de Cuidado Crítico es uno de los servicios que ofrece la Clínica Los Rosales S.A., cuanta con equipos biomédicos de tecnología avanzada y un selecto grupo de profesionales, soportan la atención a pacientes en estado crítico, ofreciendo una excelente calidad en el servicio, tanto desde el punto de vista humano como técnico. El procedimiento Unidad de Cuidado Crítico comprende todos los procedimientos que se desarrollan en este servicio desde la admisión del paciente hasta el traslado del paciente a un nuevo servicio o a otra institución de salud.


Recuperación, rehabilitación y satisfacción del usuario y su familia.


• Epicrisis.

• Formato de paz y salvo.


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• Hoja de control de medicamentos.

• Hoja de gasto.

• Hoja de signos vitales.

• Hoja neurológica.

• Orden autorizada.

• Orden de servicio provisional.

• Placas radiologicas.

• Reportes diagnósticos escritos.

1.7 RIESGOS:

• No disponibilidad de cama para los pacientes.

• Firma de salida voluntaria del paciente.

• No disponer de recurso humano o físico necesario para la atención del paciente.

• Reingreso del paciente.

• Presentación de descompensación hemodinámica del paciente.

• No disponibilidad de camas en piso o remisión intrainstitucional.

• Falta de cubrimiento de la estancia hospitalaria por parte de alguna entidad de salud, lo cual repercute en la pronta salida del paciente.

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Versión 1PAG 3/8

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• Rotación adecuada de camas y traslado oportuno de pacientes además de la admisión que debe cumplir su proceso que es confirmación de derechos por facturación, autorizaciones, presentación del paciente a nivel interinstitucional o interno.

• Realización de seguimiento a la atención brindada en la unidad de cuidado critico.

• Personal entrenado y programación de los horarios del recurso humano.

• Interconsulta por UCI antes del reingreso para definir consulta.

• Cuando no hay camas en piso disponible se deja el paciente en UCI hasta una vacante.

• Los auditores valoran la estancia en UCI o intermedios y se realiza preauditoria de la prefactura.

• Mantenimiento periódico de equipos por el área de ingeniería hospitalaria.

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Versión 1PAG 4/8

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Nº Orden

Procedimiento Responsable Área Responsable

Usuarios

1 Admisión del paciente.

Médico, enfermera jefe.

Unidad de Cuidado Crítico.

Pacientes en estado crítico de laclínica o remitidos de otras instituciones de menor complejidad.

2 Atención del paciente.

Médico, enfermera jefe.


Pacientes en estado crítico de la clínica o remitidos de otras instituciones de menor complejidad.

3

Traslado a hospitalización o egreso del paciente por remisión o salida.

Médico, enfermera jefe y secretaria clínica.


Pacientes en estado crítico de la clínica o remitidos de otras instituciones de menor complejidad.

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Versión 1PAG 5/8

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Proceso: Unidad de Cuidado Crítico.

Responsable o Dueño: Médico, Enfermera Jefe, Profesionales de Enfermería.

Objetivo: Brindar la atención oportuna con calidad técnica y calidez a los usuarios o pacientes en estado crítico que ingresan al servicio y a la Clínica.

Alcance: Servicio, atención e intervención a los pacientes que ingresan al servicio de Unidad de Cuidado Crítico.


DE TRANSFORMACIÒN


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CLINICA LOS ROSALES


UNIDAD DE CUIDADO CRITICO

Código:

Ingreso de un paciente en estado crítico a la clínica.

Historia Clínica del paciente.

Realización de valoración médica y de enfermería.

Solicitud de interconsultas.

Ubicación del paciente en la Unidad de Cuidado Crítico con todas las condiciones humanas y técnicas a disposición.

Definición de los planes de acción y cuidados que debe dársele al paciente en forma rápida y eficaz.

Realización de los exámenes diagnósticos solicitados al paciente.

Admisión del paciente.

Atención del paciente.

Traslado a hospitalización o

egreso del paciente por remisión o salida.

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Versión 1PAG 6/8

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DE TRANSFORMACIÒN


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Pacientes remitidos de otras instituciones de salud, de mayor o menor complejidad.


Pacientes Soat. Pacientes A.R.P., A.R.S Pacientes particulares.




A,R.P.

Soat.

A.R.S.

Medicina prepaga.

Audifarma.

Compras.

RECURSOS:Médicos generales

presenciales las 24 horas del día, médicos especialistas con

disponibilidad 24 horas, dotación y equipos de

acuerdo a los estándares de habilitación, personal

paramédico.


Dirección Financiera, Administrativa, Mercadeo y

Médica.


TRANSFORMACIÓN

Necesidad de trasladar el paciente a otro servicio o institución.

Material de osteosíntesis.

Programación de cirugía.

Esterilización.

Atención al paciente quirúrgico de urgencias u

hospitalizado.

Pacientes estables que se puedan trasladar al servicio de hospitalización sin probabilidad de reingreso.

Pacientes remitidos a otras instituciones de salud en forma oportuna.�

� ��



Versión 1PAG 7/8

�

�

ACTIVIDADES PARA LA MEJORASeguimiento� Responsable� Medición� Responsable�

Evaluación desempeño Médico y de Enfermería.

Dirección Médica Capacitaciones. �


Indicadores de la calidad en la atención en salud circular 030 del ministerio de protección social.�

Sistemas de Información y Dirección Médica. �

Planes de acción internos en aras de mejorar el resultado de los indicadores de la circular 030. �

Jefe de Enfermería de la Unidad de Cuidado Crítico y Director Médico.�

Auditoria de la calidad de la historia clínica tanto internas como externas

Jefe de Enfermería y Director Médico

Evaluaciones periódicas a nivel técnico y científico para el grupo asistencial.

Desarrollo Humano.

Indicadores estadísticos para medir la oportunidad la y eficiencia de la Unidad de Cuidado Crítico. �

Sistemas de información y Dirección Médica. �

Planes de acción internos en aras de mejorar el resultado de los indicadores del servicio de urgencias �

Dirección Médica.

�

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Versión 1PAG 8/8

�

�

�

Comunicación� Responsable� A quien informa�

Medio o Canal�

Frecuencia

Todas las dependencias y servicios de la Clínica.

Otras instituciones de salud de la región o el país. �

Dirección Médica.

Coordinadora del bloque quirúrgico.�

Auditoria

�

Intranet


Verbalmente.�

Diaria.�

Facturación �

Grupo asistenciales de la Unidad de Cuidado Crítico.

�


�

LEGISLACION


Ley 100 de 1993. Y los decretos reglamentarios. Guías y protocolos institucionales Constitución nacional. Plan estratégico institucional. Normatividad para la calidad en salud. Decreto 1011-resolución 1043- �

�

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Versión 1PAG 1/3


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Admisión del paciente.

1.2 RESPONSABLE: Médico, enfermera y auxiliar de enfermería.

1.3 OBJETIVO:

Atender al paciente oportuna y adecuadamente.

1.4 GENERALIDADES

La admisión es el proceso mediante el cual se brinda atención oportuna y especializada a los pacientes críticamente enfermos que ingresan de los diferentes servicios de la institución y/o otras instituciones de salud.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Suministro de atención especializada contando con todos los recursos físicos y humanos de los cuales dispone la unidad de cuidado critico.

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Diligenciamiento del formato de requisición.

PUNTO FINAL: Contratación y vinculación del candidato.



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Versión 1PAG 2/3


• Hoja de gastos.




• Placas radiologicas.

1.8 RIESGOS

• No disponibilidad de cama para los pacientes.

• Firma de salida voluntaria del paciente.


Rotación adecuada de camas y traslado oportuno de pacientes además de la admisión que debe cumplir su proceso que es confirmación de derechos por facturación, autorizaciones, presentación del paciente a nivel interinstitucional o interno.

Realización de seguimiento a la atención brindada en la unidad de cuidado critico.

1.10 GLOSARIO

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Versión 1PAG 3/3


• Admisión del paciente. Código: • Página: 1/1

•

° Actividad Responsable Área

• FrecD S M O

1 Recibir al paciente y ubicarlo en el cubículo asignado.

Médico, enfermera

y auxiliar.

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

2 Verificar que traiga reportes de laboratorio e imágenes diagnosticas.

Enfermera y

Médico Intensivista.

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

3

Realizar valoración médica y de enfermería y anotar en la historia clínica el ingreso del paciente a la unidad critica.

Médico, enfermera

y auxiliar

de enfermería.

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

4 Definir diagnósticos de enfermería y cuidados.

Enfermera.

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

�

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Versión 1PAG 1/5

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2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención del paciente.

2.2 RESPONSABLE: Médico, enfermera, auxiliar de enfermería y secretaria clínica.

2.3 OBJETIVO:

Brindar atención integral al paciente críticamente enfermo.

2.4 GENERALIDADES

La atención médica y de enfermería es poner a disposición del paciente toda la idoneidad y conocimiento del recurso humano y toda la tecnología disponible con el fin de brindar atención que conlleven al mejoramiento integral del paciente.

2.5 RESULTADOS ESPERADOS: mejoramiento integral del paciente.

2.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recibir y entregar turno.

PUNTO FINAL: Realizar llamadas a los especialistas y otras instituciones.



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Versión 1PAG 2/5


• Hoja de gastos.




• Placas radiológicas.

2.8 RIESGOS

• No disponer de recurso humano o físico necesario para la atención del paciente.


• Personal entrenado y programación de los horarios del recurso humano.


2.10 GLOSARIO

U.C.C: Servicio de Cuidado Crítico.

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Versión 1PAG 3/5


• Atención del paciente Código: • Página: 1/3

•


• FrecD S M O

1 Recibir y entregar turno.

Medico de U.C.C.

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

2 Realizar valoración médica.

Medico de U.C.C.

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

3

Solicitar y dar respuestas de interconsultas.

Medico de U.C.C.

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

4 Realizar la Formulaciónal paciente.

Médico de U.C.C.

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

5

Ordenar traslado a otro servicio o remisión si es necesario.

Medico de U.C.C.

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

6 Recibir y entregar de turno.

Enfermera Y

auxiliar

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

7 Definir cuidados básicos del paciente.

Enfermera y

Auxiliar.

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

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8

Chequear las órdenes médicas, actualizar la tarjeta de medicamentos y realizar plan de cuidados.

Enfermera

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

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Versión 1PAG 4/5

�

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�

• Atención Código: • Página: 2/3

•

° Actividad Responsable Área • Frec

D S M O

9 Solicitar insumos. Enfermera

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

10 Realizar la devolución de medicamentos no administrados.

Enfermera

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

11

Realizar la nota de enfermería y registrar aplicación de tratamiento.

Enfermera, Auxiliar

de Enfermería.

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

12

Realizar Venopunción, toma de EKG, paso de sondas y catéteres, administración de medicamentos, glucometria, nebulizaciones, curaciones, monitorización continua.

Enfermera, Auxiliar

de Enfermería.

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

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13 Totalizar hoja de gastos de cada paciente diariamente.

Auxiliar de

Enfermería.

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

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Versión 1PAG 5/5

�

�

�

�

• Atención Código: • Página: 3/3

•


• FrecD S M O

14

Solicitar autorización para exámenes especiales y traslados intra e inter institucionales.

Enfermera, Auxiliar

de Enfermería, Secretaria

Clínica.

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

15

Realizar contacto para apoyos diagnósticos fuera de la clínica y solicitar servicio de ambulancia.

Secretaria Clínica.

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

16 Realizar llamadas a los especialistas y otras instituciones.

Secretaria Clínica.

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

�

�

�

�

�

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Versión 1PAG 1/4

�


3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Traslado a hospitalización o egreso del paciente por remisión o salida.

3.2 RESPONSABLE: Médico, enfermera, auxiliar de enfermería y secretaria clínica.

3.3 OBJETIVO:

Dar salida al paciente con su situación fisiológica estable.

3.4 GENERALIDADES

El egreso del paciente es el procedimiento por el cual el paciente a superado su estado crítico y su inestabilidad hemodinámica, por lo cual se decide trasladar a una unidad que requiera una atención menos especializada.


Pacientes sin reingreso en los primeros días o mientras se encuentra hospitalizado.

Mejoramiento de los índices de rotación intrahospitalaria (giro cama).

3.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Diligenciar fórmula médica y órdenes ambulatorias.

PUNTO FINAL: Trasladar el paciente desde la unidad de cuidado critico a la institución donde se remite.

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Versión 1PAG 2/4


• Epicrisis.

• Formato de paz y salvo.


• Hoja de gasto.

• Orden autorizada.

• Orden de servicio provisional.

3.8 RIESGOS

• Reingreso del paciente.

• Presentación de descompensación hemodinámica del paciente.

• No disponibilidad de camas en piso o remisión intrainstitucional.

• Falta de cubrimiento de la estancia hospitalaria por parte de alguna entidad de salud, lo cual repercute en la pronta salida del paciente.


• Interconsulta por UCI antes del reingreso para definir consulta.

• Cuando no hay camas en piso disponible se deja el paciente en UCI hasta una vacante.

• Los auditores valoran la estancia en UCI o intermedios y se realiza preauditoria de la prefactura.

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Versión 1PAG 3/4


3.10 GLOSARIO U.C.C: Unidad de Cuidado Crítico.


• Traslado a hospitalización o egreso del

paciente por remisión o salida. •

Código: • Página: 1/2

•


• FrecD S M O

1 Diligenciar fórmula médica y órdenes ambulatorias.

Médico de U.C.C.

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

2 Cerrar la Historia clínica del paciente.

Médico de U.C.C.

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

3 Informar a facturación acerca de la salida del paciente.

Enfermera y auxiliar

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

4 Solicitar admisión de paciente a la institución de traslado.

Enfermera

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

5 Realizar entrega telefónica del paciente entre el personal médico.

Enfermera

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

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Versión 1PAG 4/4

�

�

�

�

• Traslado a hospitalización o egreso del

paciente por remisión o salida. •

Código: • Página: 2/2

•

° Actividad Responsable Área • Frec

D S M O

6 Realizar la solicitud de ambulancia.

Secretario Clínico

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

7 Revisar los registros de las actividades realizadas al paciente.

Auxiliar de Enfermera

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

8 Enviar hoja de gastos. Auxiliar de Enfermería

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

9 Entregar paz y salvo. Facturador Depto

de Enfermería

x

10

Trasladar el pacientedesde la unidad de cuidado crítico a la institución donde se remite.

Auxiliar asistencial

Unidad de

Cuidado Crítico.

x

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DIRECCIÓN MÉDICA

SERVICIO DE HOSPITALIZACIÓN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS HOSPITALIZACIÓN

Versión 1PAG 1/7

• IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

• NOMBRE DEL PROCESO: Hospitalización.

• AREA TITULAR: Dirección Médica.

• OBJETIVO:

Brindar atención integral a los usuarios con oportunidad, pertinencia, calidez, confiabilidad, seguridad y accesibilidad logrando su recuperación, rehabilitación inicial, definiendo y educando al usuario y su familia acerca del manejo ambulatorio.

1.4 GENERALIDADES: La Clínica Los Rosales S.A. entre su portafolio de servicios cuenta con el servicio de Hospitalización o internación, el cual soportado por una amplia red de especialistas y un equipo asistencial altamente calificado, permitiendo brindar a los usuarios una atención de excelente calidad. La clínica cuenta con 2 suites, 9 habitaciones unipersonales, 32 habitaciones bipersonales, camas electrónicas y servicio de televisión. El proceso de Hospitalización tiene lugar en este servicio con el ingreso del paciente, las valoraciones médicas y de enfermería, los planes de cuidados, documentos y habilitaciones necesarias para la correcta estancia y egreso del paciente de la institución.


• Usuarios satisfechos con el servicio prestado.


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• Factura y soportes. CLINICA LOS ROSALES S.A.


Versión 1PAG 2/7

• Formato Cove.

• Formato de devoluciones.

• Formato de formulación y formato de incapacidades según entidad.

• Formato de indicadores de calidad de enfermería.

• Formato de inventario de habitación.

• Formato entrega de turno.


• Hoja de gastos.

• Listado de pacientes en formato de entrega de turno.

• Plan de alta, Epicrisis, formato de programa de educación a la familia.

• Registro de recibo y entrega de turno.

• Registros de enfermería: Control de signos vitales, control neurológico, control de líquidos, control de medicamentos, tarjeta de medicamentos.

1.7 RIESGOS:

• Ubicación errónea del paciente.

• Recepción incompleta de los documentos.

• Trato no cálido en el momento de la recepción del usuario por parte del personal el servicio.

• Riesgos biológicos para los pacientes y el personal de enfermería.

• Riesgos ergonómicos para el personal de enfermería.

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Versión 1PAG 3/7

• Inoportunidad en el egreso del paciente.

• Información incompleta suministrada al usuario acerca del proceso de egreso.

• Entrega incompleta de los documentos.

• Entrega incompleta de la historia clínica al área de archivo.


• Seguimiento en la recepción del usuario por parte de la jefe del departamento de enfermería.

• Retroalimentación permanente al personal para el mejoramiento del proceso.

• Cumplimiento de las normas de bioseguridad y de salud ocupacional.

• Retroalimentación permanente al personal asistencial para el mejoramiento del procedimiento de admisión del paciente.

• Seguimiento de la entrega de la historia clínica por parte de Dirección Médica.

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Versión 1PAG 4/7

1.9 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: �

HOSPITALIZACIÓNNº

Orden Procedimiento ResponsableÁrea


1 Recepción y Ubicación del

Usuario. Enfermería.

Servicio de Hospitalización.

Usuarios de la

Clínica.

2 Atención de Enfermería.

Enfermería. Servicio de

Hospitalización.

Usuarios de la

Clínica.

3 Atención Médica

Hospitalaria.

Medico del Servicio y

Especialista Tratante


Usuarios de la

Clínica.

4 Egreso. Facturador y Enfermera.


Usuarios de la

Clínica. �

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Proceso: Hospitalización.

Responsable: Dirección Médica- Servicio de Hospitalización.

Objetivo: Brindar atención integral a los usuarios con oportunidad, pertinencia, calidez, confiabilidad, seguridad y accesibilidad logrando su recuperación, rehabilitación inicial, definiendo y educando al usuario y su familia acerca del manejo ambulatorio.

Alcance: Desde la llegada del usuario al servicio hasta el egreso del servicio.


DE TRANSFORMACIÒN


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CLINICALOS ROSALES

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE HOSPITALIZACIÓN.

Código:

• Usuarios que acceden a la Clínica.


• Historia Clínica del usuario.

• Ordenes de cirugía.

• Portafolio de servicios.

• Usuarios satisfechos con la atención de la Clínica.

• Verificación de usuarios que tienen algún procedimiento pendiente.

Hospitalización.��

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• Usuarios.

• Familia.

• Entidades a las que se vende servicios.

• Otros servicios.



• Compras.

• Lavandería.

• Audifarma.

• Planta de alimentación.

• Almacén.

• Imagenología.

• Laboratorio.

• Mantenimiento.

• Sistemas.

• Entidades para el traslado de usuarios.

• Entidades administradoras de planes de beneficios

( EPS, ARS, entre otras).

RECURSOS:Humanos, Software, Hardware, equipo medico, papelería.

QUIEN SUMINISTRA: Dirección Médica,

Financiera, Administrativa y

Mercadeo.


LA TRANSFORMACIÓN

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ACTIVIDADES PARA LA MEJORA

Seguimiento Responsable Medición ResponsableIdentificación de los procesos críticos

Profesionales de Enfermería,

Área de calidad.

Indicadores de calidad Profesionales de Enfermería,

Área de calidad.



Interna – Otras instituciones

Profesionales de Enfermería

Dirección Médica, otras instituciones.

Intranet - Escrita Ocasional

LEGISLACION Ley 23 de 1981 Etica Médica. Res 5261 de 1996 Actividades

intervenciones y procedimientos del POS

Res 13473 de 1991 Comité de Etica y Decálogo de los pacientes

Acdo 228 de 2002 medicamentos incluidos en el POS

C. 09 de 1996 Atención al usuario Acdo 282 de 2005 medicamentos incluidos en el POS

C 39 de 2000 Trato digno Decreto 806 de 1998 Res 1995 de 1999 Historias Clínicas Ley 100 de 1993 y sus decretos

reglamentarios Resolución 1043 del 2006 Estándares del Sistema de Garantía de Calidad.

Resolución 1446 del 2006 Sistema de Información

Resolución 1445 del 2006 Estándares de Acreditación

Resolución 1164/05 Manejo de Residuos Hospitalarios

Ley 715 del 2001 Decreto 1011/2006 Sistema de Garantía de Calidad

Ley 10 de 1980 Ley 266 de 2000, Enfermería

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• IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

• NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y ubicación del usuario.

• RESPONSABLE: Profesional de Enfermería.

• OBJETIVO: Recibir y orientar al usuario que ingresa a la Clínica con criterios de oportunidad y calidez.

• GENERALIDADES:

La recepción y ubicación es el procedimiento en el cual un guía de información en el momento del ingreso de un usuario lo dirige hacia el servicio respectivo, allí una Auxiliar y/o Profesional de Enfermería orienta y da instrucciones previas y claras de lo que debe hacer antes de acceder al servicio.

• RESULTADOS ESPERADOS:

• Orientación y ubicación correcta del usuario en el tiempo preciso.

• LIMITES

PUNTO INICIAL: Dar la bienvenida al usuario y ubicarlo en la unidad correspondiente.

PUNTO FINAL: Verificar las órdenes de cirugía en caso de tener un procedimiento programado y las órdenes de hospitalización

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1.8 RIESGOS:

• Ubicación errónea del paciente.

• Información incompleta suministrada al usuario.

• Recepción incompleta de los documentos.

• Trato no cálido en el momento de la recepción del usuario por parte del personal el servicio.


• Seguimiento en la recepción por parte de la jefe del depto de enfermería.


1.10 GLOSARIO:

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Recepción del usuario. Código: Página 1/1


1

Dar la bienvenida al usuario y ubicarlo en la unidad suministrándole la información acerca de las condiciones del servicio.

Enfermera Y/o

Auxiliar

Servicio de Hospitalización

x

2

Realizar la entrega de la habitación con su respectivo inventario y hacer firmar formato de autorización para el acompañamiento del paciente durante su hospitalización de acuerdo a su patología.

Auxiliar Enfermería.

Y/O Asistente Hotelería


x

3

Verificar: � Admisión � Paraclínicos y ayudas

diagnosticas.

Enfermera Y/o

Auxiliar


x

4Recepcionar medicamentos.

Enfermera, Auxiliar de Enfermería.


x

5Recepcionar los registros en físico de enfermería.



x

6

Verificar las órdenes de cirugía en caso de algún procedimiento programado.



x

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• IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención de Enfermería Hospitalaria.

2.2 RESPONSABLE: Profesional de enfermería.

2.3 OBJETIVO:

• Brindar cuidado de enfermería de acuerdo a las necesidades básicas de cada usuario, teniendo en cuenta las órdenes de atención del equipo de salud responsable de cada usuario.

2.4 GENERALIDADES: El procedimiento de atención de enfermería es el procedimiento por medio del cual se desarrollan todas las actividades que incluye revisión y actualización de la hoja de vida del paciente, valoraciones de enfermería, diligenciamiento de hoja de medicamentos, educación a la familia sobre cuidados, planes de alta y en general todas las condiciones aptas para la evolución del paciente en el servicio de internación.


• Satisfacción y recuperación del usuario con la atención de enfermería prestado.

2.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Informar al médico de hospitalización acerca del ingreso del usuario.

PUNTO FINAL: Actualizar formato de entrega de turnos.

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• Registro de recibo y entrega de turno.

• Hoja de gastos.

• Registros de enfermería: Control de signos vitales, control neurológico, control de líquidos, control de medicamentos, tarjeta de medicamentos.

• Formato Cove.

• Formato de indicadores de calidad de enfermería.

2.8 RIESGOS:


• Riesgos ergonómicos para el personal de enfermería.



2.10 GLOSARIO:

CUIDADO DE ENFERMERÍA: Es la atención directa de manera integral que se le brinda a los usuarios de forma individual.

NECESIDADES BÁSICAS: Es la identificación de la necesidad a satisfacer con el cuidado de enfermería.

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Versión 1PAG 3/4

VALORACIÓN DE ENFERMERA: Es el exámen cefalocaudal realizado por la profesional de enfermería para la planeación de los cuidados de acuerdo a las necesidades básicas fundamentales de cada usuario. PLAN DE CUIDADOS: Es la organización sistemática de las acciones a realizar en cada usuario de acuerdo a lo encontrado en la valoración y la patología.



Atención de Enfermería Hospitalaria.

Código:Página 1/2


1 Informar al médico de hospitalización acerca del ingreso del usuario.

Enfermera Y/o

Auxiliar


x

2 Revisar la historia clínica del paciente.



x

3 Diligenciar o actualizar la tarjeta de medicamentos y el plan de cuidados.



x

4

Realizar valoración cefalocaudal y registrar en Hosvital en el campo correspondiente a la admisión.



x

5

Determinar los diagnósticos de enfermería de acuerdo a lo identificado en la valoración.



x

6 Realizar el plan de cuidados de acuerdo a los diagnósticos identificados.



x

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Atención de Enfermería Hospitalaria.

Código:Página 2/2


D S M O

7

Suministrar cuidado integral al paciente de acuerdo al plan de cuidados y las órdenes médicas.

Enfermera Y/o

Auxiliar


x

8 Diligenciar la hoja de gastos entregarla al Secretario Clínico. .

Auxiliar Enfermería.


x

9 Revisar la hoja de gastos y entregarla a facturación.



x

10 Verificar el correcto diligenciamiento de formato de COVE.



x

11 Reportar enfermedades de interés en salud pública e indicadores de calidad.



x

12

Entregar los reportes de enfermedades de interés de salud publica al área Estadística.



x

13

Realizar el programa de educación a la familia para el cuidado del paciente en el hogar. (Planes de Alta).

Enfermera Y/o

Auxiliar


x

14 Realizar evaluación de los cuidados aplicados

Personal de Enfermería


15 Realizar seguimiento del cumplimiento del modelo del cuidado de enfermería.

Jefe Depto de Enfermería

Departamento de

Enfermería.

16

Realizar los trámites administrativos para la autorización de procedimientos medico quirúrgicos y r medicamentos no pos.



x

17 Actualizar formato de entrega de turnos.

Enfermera Y/o

Auxiliar


x

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Versión 1PAG 1/3

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3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención Médica de Hospitalización.

3.2 RESPONSABLE: Medico del servicio y especialista tratante

3.3 OBJETIVO:

• Brindar la atención médica de acuerdo a las guías de manejo institucionales establecidas para cada patología.

3.4 GENERALIDADES: El procedimiento de la atención médica de hospitalización es el procedimiento complemento de la atención de enfermería, en donde el médico brinda diagnósticos, valoraciones y veredictos sobre el paciente en estado de internación. La atención de enfermería y médica de Hospitalizacion dependen uno del otro y de su correcta interacción obedece la correcta y rápida evolución del paciente llegando a un feliz egreso de este.


• Lograr la satisfacción del usuario brindando el tratamiento, la rehabilitación y recuperación.

3.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Dar la bienvenida al usuario.

PUNTO FINAL: Diligenciar y entregar actualizado el formato de entrega de turnos.

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Versión 1PAG 2/3


• Listado de pacientes en formato de entrega de turno.


• Formato entrega de turno.

3.8 RIESGOS:


• Riesgos ergonómicos para el personal médico.



3.10 GLOSARIO:

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Versión 1PAG 3/3


Atención Médica. Código: Página 1/1


D S M O

1 Dar la bienvenida al usuario.

Médico de Hospitalización ó especialista.

Dirección Médica-


.

x

2 Realizar valoración Medica.


Dirección Médica-


x

3 Solicitar paraclínicos y ayudas diagnosticas.


Dirección Médica-


x

5 Solicitar y dar respuestas de interconsultas.


Dirección Médica-


x

6 Realizar Formulación al paciente.


Dirección Médica-


x

7 Ordenar traslado a otro servicio, remisión o egreso.


Dirección Médica-


x

8 Diligenciar y entregar actualizado el formato de entrega de turnos

Médico de Hospitalizacion

Dirección Médica-


x

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Versión 1PAG 1/5

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4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Egreso del paciente desde hospitalización.

4.2 RESPONSABLE: Profesional de Enfermería y Facturador.

4.3 OBJETIVO: Dar la salida del paciente con los documentos en regla para la correcta facturación y para el cuidado ambulatorio.

4.4 GENERALIDADES: El egreso del paciente desde Hospitalizacion, comprende la salida del paciente del servicio de internación cuando los médicos con el soporte de enfermería ha definido que el paciente se encuentra en condición estable para salir de la Clínica. Para ello se diligencian los formatos de incapacidad, cuidados en casa, devoluciones de medicamentos e insumos y se agiliza el proceso de facturación.

4.5 RESULTADOS ESPERADOS: Usuario con documentación completa y plan de alta ambulatorio.

4.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Alta por el médico tratante

PUNTO FINAL: Egreso de la institución, a otro servicio o remisión.


• Formato de formulación y formato de incapacidades según entidad.

• Formato de devoluciones.

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Versión 1PAG 2/5

• Plan de alta, Epicrisis, formato de programa de educación a la familia.

• Factura y soportes.

4.8 RIESGOS:

• Inoportunidad en el egreso del paciente.

• Información incompleta suministrada al usuario acerca del proceso de egreso.

• Entrega incompleta de los documentos.

• Trato no cálido en el momento de egreso del usuario por parte del personal del servicio.

• Entrega incompleta de la historia clínica a archivo.


• Seguimiento en el egreso por parte de la jefe del depto de enfermería.


• Seguimiento de la entrega de la historia clínica por parte de Dirección Médica.

4.10 GLOSARIO:

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Versión 1PAG 3/5


Egreso del paciente desde Hospitalización.



1 Informa al usuario del egreso y los cuidados ambulatorios.

Medico especialista y/o profesional de

enfermería.

Dirección Médica-


x

2

Diligenciar formula medica, ordenes ambulatorias e incapacidades.

Medico de Hospitalización o especialista

Dirección Médica-


x

3 Cerrar la Historia clínica del paciente.


Dirección Médica-


x

4 Informar a la enfermera a cargo sobre el egreso del paciente.


Dirección Médica-


x

5 Informar al usuario y familia del proceso del egreso.

Personal de enfermería Y/o

Secretario clinico.

Dirección Médica-


x

6 Realiza devolución de medicamentos e insumos.

Profesional de enfermería.

Dirección Médica-


x

7

Verificación de medicamentos aplicados vs devolución y formulación.

Auxiliar control farmacia.

Dirección Médica-


x

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Versión 1PAG 4/5

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8 Entregar historia clínica a secretario para continuar tramite.

Enfermera.

Dirección Médica-


x

9 Realizar foliado a la historia clínica


Dirección Médica-


x

10Entregar hojas de gastos a facturación.


Dirección Médica-


x

11Imprimir y entregar Epicrisis a la auxiliar de enfermería.


Dirección Médica-


x

12Entregar historia clínica al archivo debidamente relacionada.


Dirección Médica-


x

13Informar al usuario que puede realizar tramites en facturación


Dirección Médica-


x

14Solicita paz y salvo a facturación

Familiar o paciente

Dirección Médica-


x

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Versión 1PAG 5/5




15

Entregar Epicrisis, certificado de nacido vivo, certificado de defunción, carnet de vacunación, formula medica, incapacidad, plan de alta brindado, información al usuario retroalimentando el proceso educativo de manejo en casa según su patología, dejando constancia escrita que se entregaron los documentos haciendo firmar a quien recibe.

Enfermera y/o auxiliar de enfermería

Dirección Médica-


x

16Llamar al auxiliar asistencial (camillero).

Secretario Clínico o

Personal de Enfermería

Dirección Médica-


x

17Trasladar al usuario a la salida

Auxiliar Asistencial ( camillero)

Dirección Médica-


x

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anexo c. manual de procesos y procedimientos de la

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