sistemas de informacion administrativa y gerencial

ANALISIS Y DISEÑO

MISION

� Nombre Empresa: EMPAQUETADURAS Y CAUCHOS DE NARIÑO “LOS

PAISAS”

� Actividad Económica: Fabricación y distribución.

� Producto o servicio: Empaquetadoras para automotores y productos de caucho de

varias líneas.

� Mercado/cliente: Mercado de automotores en la ciudad de Pasto.

� Area de cobertura: Ciudad de Pasto (Nar).

� Escala empresarial:

1. Empresa productora de cauchos los Pastos S.A.

2. Empresa Comercializadora de Cauchos Hnos García.

3. Empresa Empaquetadora de cauchos de Nariño “Los Paisas”.

4. Empresa productora de cauchos “Los Tres” S.A.

5. Empresa comercializadora de cauchos “Termocauchos” Ltda.

VISION

� Nombre Empresa: EMPAQUETADURAS Y CAUCHOS DE NARIÑO “LOS

PAISAS”

� Actividad Económica: Fabricación y distribución.

� Producto o servicio: empaquetadoras para automotores y productos de caucho de

varias líneas.

� Mercado/cliente: Mercado de automotores en la ciudad de Pasto, Tumaco e Ipiales.

� Area de cobertura: En 1 año la empresa “Empaquetadoras y cauchos de nariño Los

Paisas s.a.” contará con sucursales en las ciudades de Tumaco e Ipiales las cuales

contará con su propia planta física para la producción y comercialización del producto

GERENTE PROPIETARIO

ADMINISTRATIVA PRODUCCION COMERCIALIZACION

CON T A B I L I D A D

F I NANC I ERO

MANT EN I M I ENTO

OP ERAC I ON

VENTAS

P UB L I C I DAD

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

GERENTE PROPIETARIO

Analiza los resultados de un periodo de la empresa y toma las desiciones pertinentes que se

deberán seguir para el siguiente periodo, les comunica las desiciones tomadas a los jefes de

cada area para asi lograr los objetivos propuestos.

AREA DE ADMINISTRATIVA

Su función consiste en preveer el uso adecuado de los recursos económicos con los cuuales

cuenta la empresa.

� DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD: Su función es llevar un control de las

transaciones financieras que realiza la organización a nivel interno y externo.

� DEPARTAMENTO FINANCIERO: Su funcion es realizar las correspondientes

estrategias financieras que deberá seguir la organización para su beneficio.

AREA DE PRODUCCION

Su función es garantizar que se genere un buen producto el cual es la actividad central de la

organización.

� DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO: Su función es garantizar que la

organización se mantenga economicamente productiva la infraestructura.

� DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN: su funcion es ejecutar el proceso de

elaboración del producto.

AREA DE COMERCIALIZACION

Es la encargada de llevar el producto o servicio al cliente para su uso efectivo.

� DEPARTAMENTO DE VENTAS: Se encarga de establecer las condiciones

económicas mediante las cuales el cliente puede acceder al producto.

� DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD: Se encarga de establecer las estrategias

publicitarias mediante las cuales llamrá la atención del cliente para que este adquiera el

producto.

ANALISIS DEL AREA DE COMERCIALIZACION

1. DIAGNOSTICO

MATRIZ DOFA

DEBILIDAD OPORTUNIDAD

� Facturación Manual.

� Base de datos de los clientes carentes.

� Locales comerciales Deficientes.

� Apertura Económica.

� Disponibilidad de crédito.

� Demanda de otras regiones del país.

� Locales Comerciales Disponibles en arrendamiento y buena

ubicación.

� Alianzas comerciales.

FORTALEZAS AMENAZAS

� Materia de buena calidad.

� Flujo de efectivo.

� Equipo de computo eficiente.

� Posible escasez de materia prima.

� Posible competencia desleal.

2. TRANSICION

2.1. DEBILIDADES

ESTADO ACTUAL E.E.A ESTADO DESEADO

PLAN DE ACCION OBJETIVO CORPORATIVO

� Facturación manual.

? � Facturación Sistematizada.

Facturación Manual

Facturación Sistematizada

Dotar el área de comercialización con el software que sistematice la facturación actual

� Base de datos de los clientes carentes.

? � Base de datos de los clientes Existente.

Base de datos de los clientes carentes.

Base de datos de los clientes existentes.

Dotar el área de comercialización con el software apropiado para la conformación de una base de datos de los clientes.

Locales comerciales deficientes.

1. Flujo de efectivo. 2. Locales

comerciales disponibles en arrendamiento y con buena ubicación.

Locales comerciales eficientes.

� Locales comerciales deficientes. • Identificar la necesidad de locales

comerciales. • Seleccionar los locales comerciales con

buena ubicación y mejor precio. � Locales comerciales eficientes.

Dotar al área de comercialización de locales comerciales eficientes.

2.2. AMENAZAS

Posible competencia desleal.

1. Alianzas comerciales.

Asegurar que la competencia leal no afecte las utilidades de la empresa.

� Posible competencia desleal. • Conformar alianzas comerciales para

estandarizar los precios del producto. • Verificar que se lleve acabo la alianza

comercial. � Asegurar que la competencia desleal no

afecte las utilidades de la empresa

Garantizar al área de comercialización que la alianza comercial se lleve acabo.

Posible escasez de materia prima.

1. Apertura económica. 2. Flujo de efectivo. 3. Disponibilidad de

crédito.

Posible abastecimiento de materia prima.

� Posible escasez de materia prima. • Verificar la necesidad de importar materia

prima de otras regiones y/o paises. • Mantener las reservas de materia prima. � Posible abundancia de materia prima.

Dotar al área de comercialización de reservas de materia prima.

2.3. FORTALEZAS

Materia prima de buena calidad

1. Materia prima de buena calidad.

Materia prima de buena calidad

� Materia prima de buena calidad. • Verificar la calidad de la materia prima. � Materia prima de buena calidad.

Garantizar al área de comercialización la materia prima de buena calidad.

Flujo de efectivo. 1. Apertura económica. 2. Disponibilidad de

crédito.

Flujo de efectivo.

� Flujo de efectivo. • Realizar exportaciones a otras regiones. • Verificar la viablidad de las

exportaciones. • Promoveer la inversion extranjera. � Flujo de efectivo.

Dotar al área de comercialización de buen flujo de efectivo.

Equipo de computo eficiente.

1. Equipo de computo eficiente.

2. Flujo de efectivo.

Equipo de computo eficiente.

� Equipo de computo eficiente. • Actualización de equipos. • Mediante el flujo de efectivo actualizar

equipos y compra de nuevos equipos. � Equipo de computo eficiente.

Garantizar al área de comercialización de equipo de computo eficiente.

DOCUMENTACIÓN DEL AREA DE COMERCIALIZACION

E.A. E.D. E.E.A O.C P.A RESPONSABLE

� Facturación Manual. � Facturación sistematizada ? 01 ? Area de comercialización

� Base de datos de los clientes

carentes.

� Base de datos existente ? 02 ? Area de comercialización

� Locales comerciales

Deficientes.

� Locales comerciales eficientes 1. Flujo de efectivo. 2. Locales comerciales disponibles

en arrendamiento y con buena ubicación.

03 03 Area de comercialización

F � Materia de buena calidad. � Materia prima de buena

calidad

� Flujo de efectivo. � Flujo de efectivo 1. Apertura económica. 2. Disponibilidad de crédito.

� Equipo de computo eficiente. � Equipo de computo eficiente 1. Equipo de computo eficiente. 2. Flujo de efectivo.

A � Posible escasez de materia

prima.

� Abastecimiento de materia

1. Apertura económica. 2. Flujo de efectivo. 3. Disponibilidad de crédito.

� Posible competencia desleal. � Competencia leal. 1. Alianzas comerciales

ANALISIS DEL AREA DE PRODUCCION

1. DIAGNOSTICO

MATRIZ DOFA

� Carencia de maquinaria suficiente.

� Materia prima de dudosa procedencia.

� Distribución de turnos y horarios manualmente.

� Gran oferta de materia prima y maquinaria de buena

calidad.

� Capacitación soporte inicial de uso de maquinaria.

� Oferta de software.

FORTALEZAS AMENAZAS

� Maquinaria en buen estado.

� Materia prima a buen tiempo.

� Sistema de alarma de buena calidad.

� Aumento en robo de maquinaria en otras empresas.

� Posible racionamiento de energía.

� Riesgo de accidentes en los trabajadores.

2. TRANSICION

2.1. DEBILIDADES

� Carencia de maquinaria. • Identificar que proveedores ofrecen

maquinaria. • Hacer la respectiva compra.

� Maquinaria suficiente.

Carencia de maquinaria

1. Gran oferta de maquinaria y materia prima de buena calidad

Maquinaria suficiente

Dotar el área de producción de maquinaria suficiente

� Materia prima de dudosa procedencia. • Asegurarse de que los proveedores son

conocidos. • Comprar la mercancía con mejor referencia. � Materia prima de procedencia conocida.

Materia prima de dudosa procedencia

1. Gran oferta de materia prima y maquinaria

Materia prima de procedencia conocida

Dotar el área de producción con mercancía de procedencia conocida.

Distribución de horarios de turno manualmente.

Distribución de horarios de turno sistematizada

� Distribución de turnos manualmente

? � Locales comerciales eficientes.

Dotar al área de producción con un software para la distribución de horarios de turnos.

2.2. AMENAZAS

Aumento de robos de maquinaria en otras empresas

1. Aumento de robos de maquinaria en otras empresas

Disminución en el riesgo de robos para que no afecten la empresa.

� Aumento de robos de maquinaria en otras empresas

• Mantener en buen estado el sistema de

alarma • Incrementar la seguridad. � Disminución en el riesgo de robos para que

no afecten la empresa.

Garantizar al área de producción de un buen sistema de seguridad.

Posible racionamiento de energía

Racionamiento no produzca perdidas.

� Posible racionamiento de energía.

? � Racionamiento no produzca perdidas.

Asegurar que en el área de producción el racionamiento no produzca perdidas

Riesgo de accidentes de trabajadores por las maquinas

1. Gran oferta de materia prima de buena calidad y maquinaria.

2. Capacitación y soporte inicial de uso de maquinaria

3. Maquinaria en buen estado.

Disminución en el riesgo de accidentes.

� Riesgo de accidentes en los trabajadores por las maquinas

• Identificar las maquinas en mal estado. • Arreglo de maquinas deficientes. • Trabajar con las maquinas en buen estado. � Disminucion en el riesgo de accidentes.

Asegurar que en el área de producción este dotado de maquinaria en buen estado para asegurar la disminución de accidentes

2.3. FORTALEZAS

Materia prima a tiempo

1. Materia prima a tiempo.

Materia prima a tiempo

� Materia prima a tiempo • Aprovechando la fortaleza que tengo

manejar la relacion con el proveedor que me haga llegar la mercancía a tiempo

� Materia prima a tiempo.

Mantener que en el área de producción la materia prima llegue a tiempo.

Maquinaria en buen estado

1. Maqui naria en buen estado.

2. Gran oferta de materia prima y maquinaria.

Maquinaria en buen estado.

� Maquinaria en buen estado. • Hacer buen uso de la maquinaria existente. • Hacer mantenimiento de la maquinaria

defectuosa. � Maquinaria en buen estado.

Mantener en el área de producción la maquinaria en buen estado.

Sistema de alarma de excelente calidad

? Sistema de alarma de excelente calidad

� Sistema de alarma de excelente calidad.

? � Sistema de alarma de excelente calidad

Garantizar al área de producción de un sistema de calidad excelente.

DOCUMENTACIÓN DEL AREA DE PRODUCCION

� Carencia de

maquinaria suficiente..

� Maquinaria

suficiente

01 01 Area de producción

� Materia prima de

dudosa procedencia

� Distribución de turnos

y horarios

manualmente.

� Distribución de horarios de turno sistematizada

? Dotar al área de producción con un software para la distribución de horarios de turnos.

? Area de producción

F � Materia prima a tiempo

� Materia prima a

tiempo

� Maquinaria en buen

estado

� Maquinaria en buen estado

1. Maquinaria en buen estado. 2. Gran oferta de materia prima y

maquinaria. 3. Capacitación y soporte inicial de uso

de maquinaria

� Sistema de alarma de excelente calidad

� Sistema de alarma de

excelente calidad

? Garantizar al área de producción de un sistema de calidad excelente.

A � Aumento en robo de

maquinaria en otras

empresas.

� Disminución en el riesgo de robos para que no afecten la empresa.

1. Aumento de robos de maquinaria en otras empresas.

� Posible racionamiento

de energía.

2. Alianzas comerciales ? Asegurar que en el área de producción el racionamiento no produzca perdidas

� Riesgo de accidentes en

los trabajadores.

� Disminución en el riesgo de accidentes.

área de producción

ANALISIS DEL AREA ADMINISTRATIVA

1. DIAGNOSTICO

MATRIZ DOFA

� Liquidación de nomina en forma manual.

� Personal deficiente.

� Crédito disponible.

� Curso de capacitación.

� Oferta de software.

FORTALEZAS AMENAZAS

� Liquidez financiera.

� Prestigio crediticio.

� Posible virus en el software.

� Posible desequilibrio monetario.

2. TRANSICION

2.1. DEBILIDADES

� Liquidación de nomina manualmente.

� Liquidación de nomina sistematizada.

Liquidación de nomina manualmente

Liquidación de nomina sistematizada

Dotar el área administrativa con software para la liquidación de nomina

� Personal deficiente. • Identificar los cursos necesarios. • Con la disponibilidad crediticia se

inscribirá al personal en los centros de capacitación.

� Personal eficiente.

Personal deficiente.

1. Cursos de capacitación.

2. Disponibilidad crediticia.

personal eficiente

Dotar el área administrativa de un personal eficiente.

2.2. AMENAZAS

Posible software con virus

Software sin virus.

� Posible software con virus.

? � Software sin virus.

Dotar al área administrativa de un software sin virus.

Posible desequilibrio monetario.

1. Curso de capacitación.

2. Liquidez financiera.

Equilibrio monetario.

� Posible desequilibrio monetario. • Por medio de la liquidez financiera

contrarrestar el desequilibrio financiero. • Capacitar al personal para el buen

funcionamiento.

� Equilibrio monetario.

Garantizar que el área administrativa tenga un equilibrio monetario.

2.3. FORTALEZAS

Liquidez financiera 1. Crédito disponible. 2. Prestigio

crediticio.

Liquidez financiera.

� Liquidez financiera. • Cumplir con las obligaciones contraídas. � Liquidez financiera.

Mantener en el área administrativa una buena liquidez financiera.

Prestigio crediticio.

1. Créditos disponibles.

Prestigio crediticio.

� Prestigio crediticio. • Cumplir responsablemente con los creditos

adquiridos por medio de la liquidez financiera que tiene la empresa.

Mantener en el área administrativa un buen prestigio crediticio.

DOCUMENTACIÓN DEL AREA ADMINISTRATIVA

� Liquidación de nomina

manualmente

� Liquidación de nomina

sistematizada

? Dotar al área administrativa

con software para la

liquidación de nomina

? Area administrativa

� Personal deficiente � Personal eficiente 1. Disponibilidad crediticia

2. Curso de capacitación

01 01 Area administrativa

F � Liquidez financiera. � Liquidez financiera 1. Créditos disponibles.

2. Prestigio crediticio.

� Prestigio crediticio. � Prestigio crediticio. 1. Crédito disponible 2. Liquidez financiera.

A � Posible software con virus � Software sin virus ? Dotar al área administrativa

de un software sin virus.

� Posible desequilibrio

financiero

� Equilibrio financiero. 1. Curso de capacitación.

INTEGRACION DE AREAS ADMINISTRACIÓN, PRODUCCIÓN Y C OMERCIALIZACION

� Liquidación de

nomina

manualmente

� Liquidación de

nomina

sistematizada

? Dotar al área administrativa

con software para la

� Personal

deficiente

� Personal eficiente 1. Disponibilidad crediticia

2. Curso de capacitación

ADMI STRATIVA

� Liquidez

financiera.

� Liquidez financiera 1. Créditos disponibles

2. Prestigio crediticio.

� Prestigio

crediticio.

� Prestigio crediticio. 1. Crédito disponible 2. Liquidez financiera.

� Posible

software con

� Software sin virus ? Dotar al área administrativa

� Posible

desequilibrio

financiero

� Equilibrio financiero.

1. Curso de capacitación.

� Carencia de

maquinaria

suficiente..

� Maquinaria

suficiente

� Materia prima

de dudosa

procedencia

� Distribución de

turnos y

horarios

manualmente.

? Dotar al área de producción con un software para la distribución de horarios de turnos.

� Materia prima a tiempo

� Materia prima a

tiempo

� Maquinaria en

buen estado

1. Maquinaria en buen estado. 2. Gran oferta de materia prima y

maquinaria. 3. Capacitación y soporte inicial de

uso de maquinaria

� Sistema de alarma

de excelente calidad

? Garantizar al área de producción de un sistema de calidad excelente.

� Aumento en

robo de

maquinaria en

otras empresas.

� Posible

racionamiento

de energía.

3. Alianzas comerciales

? Garantizar que en esta área el

racionamiento No produzca

perdidas

� Riesgo de

accidentes en

los trabajadores.

área de producción

� Facturación

Manual.

� Facturación

sistematizada

? 01 ? Area de comercialización

� Base de datos

de los clientes

carentes.

� Base de datos

existente

? 02 ? Area de comercialización

� Locales

comerciales

Deficientes.

� Locales

comerciales

eficientes

1. Flujo de efectivo. 2. Locales comerciales

disponibles en arrendamiento y con buena ubicación.

� Materia de

buena calidad.

buena calidad

� Flujo de

efectivo.

� Flujo de efectivo

1. Apertura económica. 2. Disponibilidad de crédito.

� Equipo de

computo

eficiente.

� Equipo de computo

eficiente

1. Equipo de computo eficiente. 2. Flujo de efectivo.

� Posible escasez

de materia

prima.

� Abastecimiento de

materia prima

1. Apertura económica. 2. Flujo de efectivo. 3. Disponibilidad de crédito.

� Posible

competencia

desleal.

� Competencia leal. 1. Alianzas comerciales

PLANEACION ESTRATEGICA EMPRESARIAL

REFINAMIENTO DE AREAS ADMINISTRATIVAS, PRODUCCIÓN Y COMERCIALIZACION

E.A. E.D. E.E.A O.C P.A RESPONSABLE AREA DE

AREA ADMINISTRATIVA

� Liquidación de

nomina

manualmente

� Liquidación de

nomina

sistematizada

1. Software en el

mercado.

Dotar al área

administrativa con

software para la

1. informar a sistemas

para que tome las

medidas necesarias.

2. Con la

liquidez

financiera

adquirir el

software

Area administrativa Sistemas

� Personal

deficiente

� Personal

eficiente

1. Disponibilidad

crediticia

2. Curso de

capacitación

F � Liquidez

financiera.

� Liquidez

financiera

1. Créditos

disponibles.

2. Prestigio

crediticio.

� Prestigio

crediticio.

1. Crédito disponible 2. Liquidez

financiera.

A � Posible software

con virus

� Software sin

1. Software en el

mercado

Dotar al área administrativa

1. informar al

área de

sistemas para

la adquisición

antivirus

2. capacitar al

personal para

el buen uso

del software

Area administrativa Area de Sistemas

� Posible

desequilibrio

financiero

� Equilibrio financiero.

1. Curso de

capacitación.

2. Liquidez

financiera.

AREA DE PRODUCCION

� Carencia de

maquinaria

suficiente..

� Maquinaria

suficiente

dudosa

procedencia

� Materia prima de procedencia conocida

� Distribución de

turnos y horarios

manualmente.

1. oferta de software

de variada

utilización

Dotar el área de producción

con un software para

distribuir horarios y turnos

sistematizados

1. Identificar

numero de

turnos y

personal

existente

2. Ingresar datos

obtenidos al

software a

aplicar

Area de producción Area de sistemas

F � Materia prima a tiempo

� Materia prima a

tiempo

� Maquinaria en

buen estado

2. Gran oferta de materia prima y maquinaria.

� Sistema de

alarma de

excelente

calidad

1. Liquidez

financiera

Garantizar al área de producción de un sistema de calidad excelente.

1. Identificar

alarmas de

mejor calidad

en el mercado

2. Con la

liquidez

financiera

adquirir el

producto.

Area de producción Area de sistemas.

A � Aumento en robo

de maquinaria en

otras empresas.

� Posible

racionamiento de

energía.

� Alianzas comerciales

1. Disponibilidad

crediticia

Asegurar que en el área de producción los racionamientos no produzcan perdidas

1. Identificar en el mercado una planta eléctrica.

2. Con la

disponibilidad crediticia adquirirla.

Area de producción Area administrativa

� Riesgo de

accidentes en los

trabajadores.

� Facturación

Manual.

� Facturación

sistematizada

1. Oferta de software

en el mercado

01 1. Delegar al

área de

sistemas para

la creación

del software

Area de

comercionalizacion

Area de sistemas

� Base de datos de

los clientes

carentes.

� Base de datos

existente

1. Oferta de software

en el mercado

02 1. Delegar al

áreas de

sistemas para

la adquisición

de software

Area de

comercionalizacion

Area de sistemas

� Locales

comerciales

Deficientes.

� Locales

comerciales

eficientes

1. Flujo de efectivo. 2. Locales

comerciales

disponibles en

arrendamiento y

con buena

ubicación.

03 03 Area de

comercionalizacion

F � Materia de buena

calidad.

� Materia prima

de buena

calidad

04 04 Area de

comercialización

� Flujo de efectivo. � Flujo de

efectivo

1. Apertura económica.

2. Disponibilidad de crédito.

05 05 Area de

comercialización

� Equipo de

computo eficiente.

� Equipo de

computo

eficiente

1. Equipo de computo eficiente.

06 06 Area de

comercionalizacion

A � Posible escasez de

materia prima.

� Abastecimiento

de materia

2. Flujo de efectivo. 3. Disponibilidad de

crédito

07 07 Area de

comercionalizacion

� Posible

competencia

desleal.

� Competencia

1. Alianzas comerciales

08 08 Area de

comercionalizacion

PLANEACION ESTRATEGICA INFORMATICA

E.A E.D E.E.A O.C P.A Responsable Líder Proyecto Nombre Proyecto

ADMINISTRATIVA

D Liquidación de nomina en forma manual.

Liquidación de nomina sistematizada

Oferta de software en el mercado.

Dotar el área admitiva con un software para la liquidación de nomina.

01 Area de sistemas Jairo Varela A1(A)

A Posible software con virus Software sin virus Curso de capacitación. Crédito disponible

Dotar el área admitiva con un software antivirus

02 Area de sistemas Diana Mora A2(B)

PRODUCCION

D Distribución de turnos y horarios manualmente.

Distribución de turnos y horarios sistematizadamente

Oferta de software de variada utilización.

Dotar el área de producción con un software para distribuir turnos y horario

03 Area de sistemas Paola narvaes P1( c )

COMERCIALIZACION

D Facturación Manual Facturación Sistematizada Equipo de computo eficiente Flujo de efectivo. Disponibilidad de crédito.

Dotar el área de comercialización de un software para la facturación

04 Area de sistemas Noemi Sanin B1(D)

Base de datos carente Base de datos existente Equipo de computo eficiente Flujo de efectivo. Disponibilidad de crédito.

Dotar el área de comercialización de un software para la creación de una base de datos.

05 Area de sistemas. Ingrid betancurt B2(E)

DEFINICION DE ORDEN DE DESARROLLO

� Características a evaluar:

A. Fecha de entrega

B. Disponibilidad de recursos

C. Complejidad

D. Viabilidad del proyecto

E. Disponibilidad del personal

� Prioridades de las caracteristicas:

� Escala de calificación:

1. Limite inferior = 0

2. Limite superior = 10

3. Valor intermedio = 0.5

� Política de calificación:

A. Fecha de entrega: Fecha mas próxima = 10, orden cronológico ascendente = 0.5

c/mes.

A. 08/02 10

D.10/02 9

C. 01/03 7.5

E. 02/03 7.0

B. 04/03 6.0 B. Disponibilidad de recursos: A. 81% 9.1�9.0

D. 90% 10

C. 86% 9.6�9.5

E. 72% 8.2�8.0

B. 60% 7.0

C. Complejidad

CARACTERISTICAS TI TE

D 5 14

E 6 20

D. Viabilidad

PROYECTO PORCENTAJE CALIFICACION

A 95 10

B 75 8.0

C 85 9.0

D 90 9.5

E 80 8.5

E. Disponibilidad personal

PROYECTO PORCENTAJE CALIFICACION

A 94 9.5

D 98 10

C 88 9.0

E 85 8.5

B 82 8.0

F. Matriz de definición de orden de desarrollo: Proyecto Fecha Entrega Diponibilidad

Recursos Complejidad Viabilidad Disponibilidad

de Personal Sumatoria Orden de

Desarrollo A 08/02

81 9.0

2.0 10

94 9.5

B 04/03 6

6.0 8.5

C 01/03 7.5

86 9.5

9.0 6.5

85 9.0

D 10/02 9

90 9.5

E 02/03 7

80 8.5

85 8.5

CALIFICACION

G. Planificación:

ESTIMACION DEL TIEMPO

ACTIVIDAD P.A. P.B. P.C. P.D. P.E. XE M.E. Análisis 2.2 2.5 2.3 2.3 2.4 2.3 0.1, -0.1 Diseño 4 3.8 4.1 3.9 3.9 3.9 0.2, -0.1 Codificación 5 4.8 4.9 4.7 5.0 4.9 0.1, -0.2 Prueba 3 2.9 3.0 3.05 3.1 3.0 0.1, -0.1 Entrega 3 2.8 2.9 3.1 3.0 3.0 0.1, -0.2 TOTAL 17 16.8 17.2 17.05 17.6 17.13 0.47, -0.33 NOTA: se hizo polarización en análisis. H. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Actividad. M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 M 13 M14 M15 M16 M17 Análisis

Diseño

Codificación

Prueba

Entrega

TIEMPO

I. PRESUPUESTO

Actividad Recursos Humanos Recursos Físicos Recursos Financieros TOTAL Análisis 3.000.000 800.000 1.500.000 5.300.000 Diseño 8.500.000 2.500.000 3.000.000 14.000.000 Codificación 2.000.000 2.000.000 3.000.000 7.000.000 Prueba 1.000.000 2.000.000 2.500.000 5.500.000 Entrega 500.000 500.000 1.000.000 2.000.000 TOTAL 15.000.000 7.800.000 11.000.000 33.800.000

INTRODUCCION

El siguiente trabajo se realizó con el fin de afianzar nuestros conocimientos acerca de la

aplicación de las fases genéricas en este caso Ingeniería de Sistemas dentro de una empresa,

además de adquirir un amplio conocimiento dentro del proceso de análisis de software.

Con lo anterior nos dará una idea de como realizar un estudio en las diferentes áreas de una

empresa, encontrar sus debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas; elementos que

utilizaremos para el beneficio de la misma y hacerla más competitiva ante el mercado.

Días tras día observamos diferentes cambios en el entorno con el cual la empresa se

interrelaciona, por lo cual se debe estar a la vanguardia, afrontar y aprovechar los cambios

venideros para hacer la empresa más productiva.

CONCLUSIONES

Después de haber estudiado y realizado el análisis correspondiente de la empresa podemos

concluir que:

� El análisis empresarial es necesario para poder identificar las verdaderas necesidades de

software de la empresa.

� Existen diferentes pasos para lograr un análisis global de dichas necesidades.

� Realizando el análisis se determina los recursos, el tiempo y las actividades a realizar en

el proyecto.

ANEXOS

AREA ADMINISTRATIVA

� Personal deficiente.

1. Identificar los recursos necesarios.

2. Con la disponibilidad crediticia se inscribirá al personal en los centros de capacitación.

� Personal eficiente.

Dotar al área administrativa del personal eficiente.

1. Cumplir con las obligaciones contraidas.

Mantener en el área administrativa una buena liquidez financiera.

� Prestigio crediticio

1. Cumplir con responsabilidad las obligaciones crediticias adquiridas.

2. Por medio de la liquidez financiera.

Mantener en el área administrativa el buen prestigio crediticio.

� Posible desequilibrio monetario.

1. Por medio de la liquidez financiera contrarrestar el desequilibrio.

2. Capacitar al personal para el buen funcionamiento.

� Equilibrio monetario.

Garantizar que el área administrativa tenga un equilibrio monetario.

AREA DE PRODUCCION

� Carencia de maquinaria suficiente.

1. Identificar que proveedores ofrecen maquinaria.

2. Escoger el mejor de ellos.

3. Hacer la respectiva compra.

� Maquinaria suficiente

Dotar al área producción con maquinaria suficiente.

� Materia prima de dudosa procedencia.

1. Asegurarse que los proveedores sean conocidos.

2. Comprar la mercancía con mejor referencia

� Materia prima de procedencia conocida.

Garantizar que en el área de producción llegue mercancía de procedencia conocida.

� Aumento de robo de maquinaria en otras empresas

1. Mantener en buen estado el sistema de alarma.

2. Incrementar la seguridad con otro sistema de seguridad

� Disminución en robo de maquinaria en otras empresas

Dotar e incrementar la seguridad en el área de producción.

� Riesgo de accidentes en los trabajadores por culpa de la maquinas.

1. Identificar las maquinas en mal estado

2. Arreglar las maquinas o cambiar las por otras nuevas.

3. Trabajar con las maquinas en buen estado.

� Disminución en el riesgo de accidentes con maquinas seguras.

Asegurar que en el área de producción este dotado de maquinaria en buen estado.

� Materia prima a buen tiempo.

1. Aprovechando la fortaleza que tengo trato de mantener la relación con el proveedor que

me hace llegar la mercancía a tiempo.

2. Pido en lo posible que mejore la entrega de la materia prima.

� Materia prima a tiempo récord.

Garantizar en el área de producción la materia prima a buen tiempo.

� Maquinaria en buen estado.

1. Hago buen uso de la maquinaria existente aprovechando la capacitación recibida

2. Mantenimiento de maquinaria defectuosa.

� Maquinaria en mejor estado.

Mantener en el área de producción y tratar de mejorar la maquinaria para mejorar la

producción.

� Personal deficiente

1. Identificar los curso necesarios para la capacitación

� Personal eficiente

Dotar al área de comercialización de personal eficiente.

� Locales comerciales deficientes.

1.locales comerciales en arrendamiento y con buena ubicación.

� Locales comerciales eficientes.

Dotar al área de comercialización de locales comerciales eficientes.

� Materia prima de buena calidad

� Materia prima de buena calidad.

Dotar al área de comercialización de materia prima de buena calidad.

Asegurar en el área de comercialización de flujo de efectivo.

� Posible competencia desleal.

1. Realizar alianzas comerciales con otras empresa.

2. Verificar la alianza.

� Competencia leal.

Garantizar en el área de comercialización la realización de alianzas comerciales.

� Posible escasez de materia prima.

1. Flujo de efectivo

2. Disponibilidad de crédito.

� Abastecimiento de materia prima.

Garantizar en el área de comercialización el abastecimiento de materias prima.

RECOLECCION DE INFORMACION 1. Fuente de información: Personal del departamento de ventas

2. Herramienta de información: Reunión

3. Diseño: Papel de Trabajo...

Empaquetadoras y cauchos de Nariño “Los Paisas”.

Facturación para las ventas

Reunión con el personal del departamento de ventas

Objetivo: Recolectar la información necesaria y suficiente para definir las características

técnicas del software “Facturación para ventas”.

Arquitectura :

� Cuantas funciones requiere el proceso de facturación de la empresa?

� Cuales son los procesos de cada función de facturación que se lleva en la empresa?

Procedimientos:

� Cómo se desarrolla la facturación diaria?

� Cómo se obtiene el valor por producto?

� Cómo se obtiene el sub total?

� Cómo obtenemos el valor del IVA?

� A que es igual el valor total a pagar por factura?

� Se lleva un registro de las facturas diarias?

� Cómo se desarrolla la facturación mensual?

� Cómo se liquida el valor total de la facturación mensual?

Interfaces:

� Cuales son los datos solicitados para desarrollar la factura?

� Que reportes debe generar el proceso de facturación?

� Que datos deben llevar esos reportes?

4. Aplicación de la herramienta de recolección de informacion (H. R. I.).

Arquitectura :

� Cuantas funciones requiere el proceso de facturación de la empresa?

• Se requieren 2 funciones.

� Cuales son la funciones del proceso de facturación que se lleva en la empresa?

• Facturación diaria.

• Facturación mensual.

Procedimientos:

� Cómo se desarrolla la facturación diaria?

• La facturación diaria tiene los siguientes procedimientos:

- Calculo valor Parcial

- Calculo valor Sub total

- Calculo Valor IVA

- Calculo valor total

� Cómo se obtiene el valor parcial por producto?

• Se obtiene multiplicando la cantidad (cant) de productos por el valor unitario

(Vunit):

- Valor parcial = Cant * Vunit

� Cómo se obtiene el sub total?

• El sub total se obtiene al sumar los valores parciales:

- Sub total= Valor parcial

� Cómo obtenemos el valor del IVA?

• Para obtener este valor multiplicamos el valor sub total por el valor del IVA (16%)

- IVA= Valor sub total * 0.16

Ejemplo:

Valor sub total = 200000

IVA = 200000 * 0.16

IVA = 32000

� A que es igual el valor total a pagar por factura?

• Este valor será igual al valor sub total más el IVA:

- V. Total = V. Sub Total + IVA

� Se lleva un registro de las facturas diarias?

• Sí

� En que libro registramos esas facturas?

• Se registrara el total a pagar en el libro diario

� Cómo se liquida la facturación mensual?

• Se obtendrá al realizar la suma de los totales a pagar de las facturas diarias

registradas en el libro diario

Interfaces:

� Cuales son los datos solicitados para desarrollar la factura?

• Para la facturación se tendrá:

- Nombre, dirección y teléfono del cliente

- Forma de pago

- Cantidad

- Valor unitario

- Descripción

- Valor IVA

- Numero de factura

� Que reportes debe generar el proceso de facturación?

• La facturación deberá generar:

- Boletín diario

- Boletín mensual

- Boletín del banco

� Que datos deben llevar esos reportes?

• En el boletín diario tendrá:

- Forma de pago

- Cantidad

- Valor unitario

- Descripción

- Valor IVA

- Numero de factura

- Valor parcial

- Valor sub total

- Valor total

• En el boletín mensual se tendrá:

- Sumatoria de los valores totales del libro diario

- Consignaciones al libro de bancos

• En el boletín del banco se tendrá:

- Código del banco

- Nombre del banco

- Cédula del cliente

- Nombre del cliente

- Numero de cuenta

Preguntas Suplementarias:

� Los productos están gravados con el IVA?

• Si

� Cuál es el valor del IVA?

• El reglamentado por el gobierno es del 16%

� El banco generará algún reporte a la empresa?

� Sí, los reportes de consignaciones, ósea, el extrac to

bancario.

� A través de que mecanismo (impresos o en pantalla)

requiere los reportes?

� Los reportes se requieren Impresos

5. Ordenamiento de información:

Arquitectura :

• Se requieren 2 funciones:

- Facturación diaria

- Facturación mensual

Procedimientos:

• La facturación diaria tiene los siguientes procedimientos:

- Calculo valor Parcial

- Calculo valor Sub total

- Calculo Valor IVA

- Calculo valor total

• El valor Parcial se obtiene multiplicando la cantidad (cant) de productos por el valor

unitario (Vunit):

- Valor parcial = Cant * Vunit

• El sub total se obtiene al sumar los valores parciales:

- Sub total= Valor parcial

• productos están gravados con el IVA.

• El valor reglamentado por el gobierno es del 16%

• Para obtener el valor del IVA multiplicamos el valor sub total por el valor del IVA

- IVA= Valor sub total * 0.16

Ejemplo:

Valor sub total = 200000

IVA = 200000 * 0.16

IVA = 32000

• El valor total a pagar será igual al valor sub total más el IVA:

- V. Total = V. Sub Total + IVA

• Se lleva un registro de las facturas diarias las cuales son registradas en el libro

diario

• La facturación mensual se obtendrá al realizar la suma de los totales a pagar de las

facturas diarias registradas en el libro diario

Interfaces:

• los datos solicitados para desarrollar la factura son:

- Forma de pago

- Cantidad

- Valor unitario

- Descripción

- Valor IVA

- Numero de factura

• El proceso de facturación debe generar:

Boletín diario :

- Forma de pago

- Cantidad

- Valor unitario

- Descripción

- Valor IVA

- Numero de factura

- Valor parcial

- Valor sub total

- Valor total

Boletín mensual

- Suma de los totales a pagar

- Consignaciones al libro de bancos

Boletín de Banco

- Código del Banco

- Nombre del Banco

- Nombre del Cliente

- Cédula del cliente

- Número de cuenta del cliente

• Los reportes de facturación se requieren Impresos.

Datos:

• Datos de entrada :

� Entidad Cliente

- Cédula

- Nombre

- Dirección

- Teléfono

� Forma de pago

- Cantidad

- Valor unitario

- Descripción

- Numero de factura

- Valor gubernamental del IVA

• Datos de proceso:

� Entidad Factura

- Cantidad

- Valor unitario

- Valor IVA(Valor que se obtiene de la multiplicación del sub total por 16%)

- Valor total(porque se suman en la liquidación mensual)

• Datos de salida

- Valor parcial

- Valor sub total

- Valor total

- Sumatoria de los valores totales

- Reporte de Factura

- Consignaciones en libros de datos

• Bancos

- Código del banco

- Nombre del banco

- Numero de cuenta

1. MODELADO DE DATOS

� Diccionario de datos

� Entidad

- Cliente

- Empresa

- Facturación

- Bancos

Cliente : nom_cliente.

dir_cliente.

telf_cliente.

iden_cliente.

Empresa : NIT_empresa.

nom_empresa.

dir_empresa.

Facturación: N°_factura.

v/unit.

v/parcial.

v/total.

forma de pago

Subtotal.

cantidad.

Bancos: Cod_banco.

nom_banco.

ced_cliente.

N°_cuenta.

nom_cliente.

2. MODELO RELACIONAL

EMPRESA

NIT_empresa Nom_empresa Dir_empresa

CLIENTE

Iden_cliente Nom_cliente Dir_cliente Telf_cliente NIT_empresa

FACTURACION

Desc V/unit V/parcial V/total Forma de pago Cantidad IVA N°_ factura NIT_empresa Iden_cliente

BANCOS

Cod_banco Nom_banco Iden_banco N°_cuenta Nom_cliente NIT-empresa

3. DIAGRAMA ENTIDAD - RELACION

Empresa Clientes

Clientes Facturas

Facturas Producto

Bancos Clientes

Clientes Bancos

DIAGRAMA DE DESCOMPOSICION FUNCIONAL

FACTURACION PARA LAS VENTAS

FACTURACION MANUA L FACTURACION MENSUAL

Calcular valor parcial

Calcular valor subtotal

Calcular valor IVA

Calcular valor total

Sumatoria de los valores totales del libro diario

Libro de bancos

DIAGRAMA DE CONTEXTO

Facturas Totales de

Factura

Pedido

Datos producto

Extracto

Bancos

FACTURACION DE VENTAS

CLIENTE

FACTURACION

BANCOS

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS NIVEL 0

Factura Datos del producto

Totales de factura

Suma de los

Pedido totales a

Consignaciones

Extracto

FACTURACION DIARIA

FACTURACION MENSUAL

CLIENTE

FACTURACION

BANCOS

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS NIVEL 1 PROCESO: F ACTURACION DIARIA

Totales de factura

Datos del producto

V/parcial Sub_total valor IVA

Pedido

Calcular valor parcial

Calcular valor sub_total

Calcular valor IVA

Calcular valor total

CLIENTE

FACTURACION

Suma de los totales a pagar

Factur

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS NIVEL 1 PROCESO: FACTURACION MENSUAL

Sumatoria de los valores totales del libro diario

Libro de bancos

BANCOS

Suma de los totales a pagar

Consiganciones

Totales

Extractos

Base de datos

Deudores morosos

Reporte de descuentos por mora

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