seguimiento
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Accion Indicador Meta Responsables fecha de Logro
fecha Indicador o Evidencia de cumplimiento
Anotaciones
Diseñar e implementar un plan de gestión éticaAcciones
implementadas80%
Secretarios de Despacho,jefe oficina jurídica
15/12/2013Del 10 al 17 dedic de 2013
A la fecha no se ha eleborado de maneraconjunta con las diferentes Srias de laAdministracción
En Sria de Educación , se ha elaborado undocumento denominado "CARTA DE TRATODIGNO AL USUARIO" (21/OCT/2013) presentadoante el comité Directivo de la Secretaria y en laOficina Juridica se tiene una propuesta por partede la oficina juridica CARTA DE TRATO DIGNO ALUSUARIO DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DEAPARTADO , la cual no ha sido socializado enconsejo de gobierno.
Documentos revisados
100% 26 documentos
En Sria de Palneación se revisaron: Procedimientopara la identificación de los hogares en el SISBEN,Procedimiento de medida policiva de suspensióny sello de obra y Procedimiento administrativosancionatorio de infracciones urbanisticas, por suparte en la Sria de Infraestructura se logró revisarlas actas de mayores y menores e informe deinterventoría, Acta de vista control aestablecimiento abiertos al público Ley232/95(por socializar en las otras Srias y luegoenviar a SGI para lo de su competencia), en Sriade Gobierno El Cronograma de actividades y plande trabajo F-SGO-VC-02, en la Oficina Juridica secreó el formato F-ALC-AJ-08 control de conceptosy asesorias, en las Srias de Inclusión Social y la deSalud se tienen en total 13 documentos derevisados y ajustados por la oficina de SGI, y porúltimo en la OCI se revisaron y ajustaron lacaracterizacion del proceso F-ADM-EI-01 y losformatos F-ALC-EI-03, F-ALC-EI-05 F-LC-EI-07.
Documentos ajustados
70% 16 documentos
En la mayoría de las Srias donde se han revisadodocumentos se requiere que se implementenacciones para trasladar dichos documentos a laoficina de SGI para lo de su competencia.
SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANOOficina de Control Interno
Diciembre de 2013Municipio de Apartadó
Estrategia EJECUCION VERIFICACION (Oficina de Control Interno)
Revisar y Ajustar la documentación de manera másdetallada
Secretarios de Despacho,gerente de controlinterno, jefe oficinajurídica
30/09/2013Del 10 al 17 dedic de 2013
Implementar en debida forma los controles establecidosen los procesos y procedimientos.
Controles implementados
80%
Secretarios de Despacho,gerente de controlinterno, jefe oficinajurídica
15/11/2013Del 10 al 17 dedic de 2013
En general los controles establecidos paracada uno de los procesos dentro del SGI,se llevan de acuerdo a lo establecido alinterior de cada una de las Srias
Desde la plataforma del SINAP son observado ytenidos en cuenta todos los controlesestablecidos por poner un ejemplo para elproceso de compras y contratacion. En el procesode apoyo juridico se actualizó y ajusto el comitede conciliacion y defensa judicial (Decreto 205 del18/10/2013
Ajustar la documentación de los procesos deAdministración Financiera y Contratación de manera másdetallada e implementar en debida forma los controles allíestablecidos
Procedimientos y manuales ajustados
100%Secretaria de Hacienda,
Jefe oficina jurídica30/09/2013
Del 10 al 17 dedic de 2013
0
No se ha cumplido por cambio de software(SINAP), hasta no tener el 100% de laimplementación
Ajustar el procedimiento de elaboración y seguimiento aplanes de acción que permita establecer controles para elseguimiento
Procedimiento ajustado
100% Secretario de Planeación 30/09/2013 10/12/2013
Se determinó que el formato para elelaboración de los planes de acción sehabia ajustado el 23 de agosto de 2012 ypermite efecutar el debido seguimiento
Se solictió a la Secretaría de Educación queajustarael formato y se efectuaron los cambios
Ajustar el manual de contratación que incluya ladocumentación de las interventorías y/o supervisiones demanera detallada
Manual de contratación y
formatos ajustados
100%Jefe oficina jurídica,comité asesor decontratación
30/09/2013 12/12/2013
El manual de contratacion no ha sidoajustado, por los recientes cambios quetrajo el decreto 1510/2013; se esta a laespera de la reglamentacion por parte deColombia Compra Eficiente. En laactualidad nos acogimos a latransitoriedad de la Ley 734 hasta el31/12/2013.
Ajustar el procedimiento de bienes de manera detalladaProcedimiento
ajustado100% Almacenista 30/09/2013 16-dic-13
A la fecha de verificacion no ha ajustado elprocedimiento
Se tienen indentificadas varias necesidades frentea este tema como : el ingreso de bienes donados,el ingtreso de los bienes por reintegro ,
Iniciar procesos disciplinarios Procesos iniciados100% de las
quejas radicadas
Grupo de control internodisciplinario
Cada que sepresenten quejaso de oficio
16/12/2013Queda pendiente el informe consolidadoque lo pasa el Subsecretario de TH, deacuerdo al informe de la contratista.
Políticas socializadas
100% 16/12/2013
Se ha realizado socializacion de laspoliticas a traves del protector de pantalla,correos eletronicos y en la pagina web seencuentra publicado el decreto medianteel cual se adoptaron las politicas deseguridad de la informacion.
Protectores de pantalla, pagina web(normatividad vigente), correos electronicos
Políticas implementadas
80% 16/12/2013Segun decreto 163 del 15/08/2013, sereglamentaron las politicas de seguridadde la informacion .
Carpeta SGE3-06-01 Oficina de conectividad ygestion documental
Incluir en el plan de comunicación de la Administración eimplementar la Divulgación de la información de trámitesy servicios de manera permanente
Divulgaciones realizadas
10Subsecretario de comunicaciones
15/12/2013 17/12/2013 Total cumplimiento
Atraves de la pagina web se transmite al clienteexterno y en el descansa pantallas al clienteinterno y por medio de correo electronico a losinteresados, por medio del BOLETIN INTERNO, atraves de la emisora institucional 100.9 FM
Administración de Riesgos de
Corrupción
Socializar e implementar las políticas de seguridad de lainformación
Subsecretaria de conectividad
15/12/2013
Capacitación sobre el debido proceso
Personal capacitado
100% convocado
Subsecretario de talento humano y jefe oficina
jurídica30/08/2013 16/12/2013
Mediante circular SGE1-071 del15/08/2013 se convoco al personal de laadministracion a capacitacion sobreprocesos disciplinarios. Según elconsolidado de asistencia, asistieron 87servidores del total de los convocados.Se realizaron tres sesiones de las cuatroprogramadas
CARPETA REGISTROS DE PROCESOS DECAPACITACION
Documentar procedimiento para procesos disciplinariosProcedimiento
aprobado100%
Grupo de control interno disciplinario
30/08/2013 16/12/2013 0%A la fecha de verifiacion No se tiene documentadoaun el procedimiento.
Socialización del estatuto tributario de manerapermanente
Personal informado
100% Secretaria de hacienda 30/08/2013 10/12/2013 100%Se ha socializado a tavés de la pagina web
Implementar seguimiento a responsabilidades de comitésde mejoramiento
Seguimientos realizados
100% de lo programado
Profesional universitaria SGI
15/12/2013 100% Se realizaron tres(3) seguimientos y se tieneprogramado el cuarto en enero de 2014(verficar accion en tablero semaforo)
Definir los tramites y servicios a racionalizarTrámites y
servicios definidos20 Secretarios de Despacho 20/05/2013
Del 10 al 17 dedic de 2013 0
Esta acción se puede iniciar una vez los tramitesmontados en la plataforma SUIT, sean aprobadospor el DAFP.
Implementar las acciones de racionalización de lostrámites y servicios definidos
Trámites y servicios
racionalizados20
Secretarios de Despacho Subsecretaria de
Conectividad30/07/2013 16/12/2013
Esta etapa inicia una vez los tramitesmontados en la plataforma SUIT, sonaprobados por el DAFP.
Diligenciar en la plataforma del SUIT los trámites yservicios para ser aprobados por el DAFP
Tramites y servicios
diligenciados en plataforma
20
Secretarios de Despacho con acompañamiento de
la subsecretaría de conectividad
30/06/2013 16/12/2013
Se tiene un total de 32 tramitesdiligenciados en la plataforma SUIT, loscuales ya fueron aprobados por el DAFP.Se encuentran en creacion otros siete
Pagina SUIT
Publicar en la página web del Municipio los trámites yservicios aprobados por el DAFP
Tramites y servicios
publicados en pagina web
20Subsecretaria de
conectividad
30/08/2013 (sujeto a la
respuesta del DAFP)
16/12/2013 0
Solo se puede llevar a cabo cuando la plataformade gobierno en linea este habilitada por parte delDAFP, y se proceda a la creacion del link
Establecer mecanismos en línea para los trámites yservicios priorizados
Tramites y servicios en línea 10
Subsecretaria de conectividad
15/12/2013 16/12/2013 0
A la fecha de la verificacion no se tieneimplementado ninguno. Se tiene previsto elmontaje de tres tramites en linea a traves delmodulo del SINAP
Divulgación de Información por medios masivos comoFacebook, Página Web y PIN
Boletines de Prensa emitidos
100Oficina de
ComunicacionesSemanal 17/12/2013 155
Adicionalmente 23 comunicados de prensa, 111videos en YOUTUBE enlazados con FACEBOOK,TWITER y en la pagina de la Alcaldía
Gobierno en LíneaTrámites y servicios
racionalizados20
Oficina de Comunicaciones
Semanal 17/12/2013 N.ALa Oficina de Comunicaciones no tramita
servicios, la Administración por medio de otras Secretarías y a traves del SUIT diligencia algunos
Construcción Semestral de Estadísticas Municipales
Impresión de Cartilla de
Estadísticas Municipales
2 Secretaría de Planeación Agosto - Febrero 10/12/2013 0
se programa para el primer trimestre de 2014
Racionalización de Trámites y
Servicios
Programas Radiales de SAMAProgramas
Radiales efectuados
32 SAMA - Comunicaciones Semanal 17/12/2013 32 JUEVES 5:30 P.M.
Programa Radial Protección SocialProgramas
Radiales efectuados
32Protección Social - Comunicaciones
Semanal 17/12/2013 32 MIERCOLES 9:00 A.M
Al aire con el alcaldeProgramas
Radiales efectuados
32Alcalde - -
ComunicacionesSemanal 17/12/2013 32 SABADOS 10:00 A.M y continua transmitiendose
enlazandose con cinco emisoras
Emisión de periódico institucionalPeriódicos emitidos
3 ComunicacionesMayo, Agosto,
Noviembre, Febrero
17/12/2013 3se trabaja en el momento en la cuarta edición
Consejos de Gobierno ampliado
Consejos de Gobierno Ampliados realizados
6Consejo de Gobierno –
Participación - Comunicaciones
Junio, Agosto, Noviembre
17/12/2013 13
Encuentros de unidad y gestión
Audiencia Pública de Rendición de cuentas
Una Audiencia Pública de
rendición de cuentas efectuada
1
Secretaría de Planeación – Participación
Ciudadana - Comunicaciones
22 de diciembre de 2013
17/12/2013 0
Se tiene programado para el 25 de enero de2014
Espacios de Participación Comunitaria: COMPOS, CTP,CMDR, COPACO, Liga de Usuarios de la Salud, JUME,Comité Estratificación, Comité Presupuesto Participativo,Comité de SSPP, Veedurías Ciudadanas
Reunión mensual efectuada
8 Todas las Secretarías Cada MesDel 10 al 17 dedic de 2013 Total cumplimiento
Presupuesto Participativo
Un programa de presupuesto Participativo
efectuado
1 Secretaría de Planeación Octubre 10/121/13
El programa de presupuesto participativose efectuó de manera adecuada
En la actualidad se esta evaluando los montos deinversión realizada y los compromisos para elinicio del PP 2014
Punto Vive DigitalEspacio de Punto
Vive Digital Operando
diario Secretaría General diario 17/12/2013 Diario El punto vive DIGITAL se encuentra operando enjornada normal todos los dias de la semana
Ubicación de ventanillas de atención al público en primerpiso para facilitar la accesibilidad
Ventanillas funcionando en
primero piso4 Secretaria General 15/12/2013 17/12/2013 4
En el primer piso funcionan dos ventanillas deatencion para el Sisben, una ventanilla derecepcion, una ventanilla en inclusion social. En elsegundo piso funciona el SAC en secretaria de
Parametrización del módulo de gestión documental en elsoftware SINAP para facilitar la búsqueda de información ausuarios internos y externos
Módulo en funcionamiento
50% Técnico de Archivo 30/06/2013Del 10 al 17 dedic de 2013 0%
A la feha no se enuentra en funcionamiento dichomodulo. Se esta en la etapa de actualizacion de latabla de retencion documental, de conformidadcon los cambios establecidos en la nuevaestructura, manual de funciones vigentes y losnuevos ajustes normativos.
Implementar la ventanilla única en el software SINAPVentanilla única
en funcionamiento80% Secretaria General 30/08/2013 17/12/2013 0%
A la fecha no se tiene esta ventanilla.
Rendición de Cuentas
Atención al Ciudadano
Realizar capacitación a los funcionariosFuncionarios capacitados
80% Secretaria General 30/10/2013 17/12/2013 0%Esta depende de la implementacion del SINAPpara atencion al ciudadano.
Divulgar a la comunidad los mecanismos de atención alciudadano
Divulgaciones realizadas
10Subsecretaria de
conectividad, Líder atención al ciudadano
15/12/2013Del 10 al 17 dedic de 2013
Se realiza la divulgacion a la ciudadania atraves de volantes que son distribuidos enlos encuentros de unidad y gestion que harealizado la administracion en las distintascomunas y corregimientos, dondetambien se le a brindado informacion a lacomunidad de como acceder a traves de lapagina institucional para la formulacion desus solicitudes.
Fecha : Diciembre 30 de 2013
Ciudadano
Firma: _____________________________________________Jefe Oficina de Control Interno
Nombre: Jose Manuel Castaño Mesa
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