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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES DIVISION DE ESTUDIOS PARA GRADUADOS
MAESTRIA GERENCIA PÚBLICA
CONTROL INTERNO EN EL SERVICIO AUTONOMO MUNICIPAL DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA DE SUCRE (SAMATSU) DEL ESTADO ZULIA
PERIODO 2009-2011
Ante proyecto de Trabajo Especial de Grado para optar al Título de Magíster
Scientiarum en Gerencia Pública
Maestrante: Abog. Pedro William Perez S.
C.I.: V- 5.850.158
Tutor: Mgs. William Torres. C.I.: V-9.745.783
Maracaibo, Diciembre de 2011
CONTROL INTERNO EN EL SERVICIO AUTONOMO MUNICIPAL DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA DE SUCRE (SAMATSU) DEL ESTADO ZULIA
PERIODO 2009-2011
Pedro, Pérez (2011). Control Interno en el Servicio Autónomo Municipal de Administración Tributaria de Sucre (SAMATSU) del Estado Zulia periodo 2009-2011. Trabajo Final para culminación de la Maestría en Gerencia Pública. Universidad del Zulia, Facultad de Ciencias Económicas y Sociales. División de Estudios para Graduados. Maracaibo, Venezuela 2011.
RESUMEN
La presente investigación tiene como objetivo analizar el control interno en el Servicio Autónomo Municipal de Administración Tributaria del Municipio Sucre ”SAMATSU”, periodo 2009-2011, utilizando algunas corrientes teóricas sobre el control fiscal, control interno y modelos decisional Para ello se tomó como variable Sistema de Control Interno, según la legislación venezolana, como metodología de investigación descriptiva con apoyo en el diseño documental, la población está constituida por 517 funcionarios que conforman la Alcaldía del Municipio Sucre del cual se tomo una muestra estratificada según los niveles gerenciales. El instrumento de recolección de datos es un cuestionario con preguntas cerradas Palabras claves: Municipio, Control Interno, Modelo de Decisional, Control Fiscal, Sistema de Control Interno.
I
Pedro Perez (2011) Internal control in the Municipal Independent Service of Tributary Administration of Sucre (SAMATSU) of the Zulia State period 2009-2011. Final work for culmination of the Masters in Public Management. University of Zulia, Faculty of Economic and Social Sciences. Division of Graduated Studies for. Maracaibo, Venezuela 2011.
ABSTRACT
The present investigation must like objective analyze the internal control in the Municipal Independent Service of Tributary Administration of the Municipality Sucre” SAMATSU”, period 2009-2011, using some theoretical currents on the fiscal control, internal control and models decisional For it were taken like variable System of Internal Control, according to the Venezuelan legislation, as methodology of descriptive investigation with support in the documentary design, the population is constituted by 517 civil employees who conform the Mayorship of the Sucre Municipality of which volume a stratified sample according to the managemental levels. The instrument of data collection is a questionnaire with closed questions Key words: Municipality, Internal Control, Model of Decisional, Fiscal Control, System of Internal Control Key words: Municipality, Internal Control, Model of Decisional, Fiscal Control, System of Internal Control.
II
INDICE DE ABREVIATURAS
CRBV: Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela
G.O: Gaceta oficial
ENELVEN C.A: Energía Eléctrica de Venezuela Compañía Anónima
IVA: Impuesto al Valor Agregado
IVSS: Instituto Venezolano de los Seguros Sociales
IUTM: Instituto Universitario de Tecnología de Maracaibo
LOAFSP: Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.
LOAP: Ley Orgánica de la Administración Pública
LOCGRySNCF: Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal.
LOPPP: Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular.
OCFSAMATSU: Ordenanza de Creación y Funcionamiento del Servicio Autónomo
Municipal de Administración Tributaria del Municipio Sucre
SAMATSU: Servicio Autónomo Municipal de Administración Tributaria de Sucre
SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria
III INDICE DE CUADROS
Cuadro No 1: Operacionalización de la Variable Cuadro No 2: Distribución de la Muestra
IV
INDICE GENERAL
Pag.
RESUMEN………………………………………………………………….. I ABSTRACT………………………………………………………………….. II INDICE DE ABREVIATURAS…………………………………………….. III INDICE DE CUADROS…….…………………………………………….... IV INDICE GENERAL…………………………………………………………. V INTRODUCCION.………………………………………………………….. VI CAPITULO I. FUNDAMENTACION Planteamiento del problema…………………………………………….. 1-15 Objetivos de la Investigación…………………………………………… 16-16
Objetivo General………………………………………………… Objetivos específicos.…………………………………………
Justificación de la investigación………………………………………… 17-18 Delimitación de la investigación…………………………………………. 18-19 CAPITULO II. MARCO TEORICO Antecedentes…………………………………………………………….. 20-22 Bases teóricas……………………………………………………………. 23-25 Modalidades de fiscalización y control…………………………………. 26-27 Modalidades de fiscalización y control según la finalidad……………. 27-29 Modalidades de fiscalización y control según momento……….……. 29-32 Definición de Control Fiscal……………………………………………. 32-36 Control fiscal en Venezuela……………………………………………. 36-43 Control interno en la Gestión Pública Venezolana ………………….., 43-64 Modelos Decisionales …………………………………………………… 64-68 CAPITULO III. MARCO METODOLOGICO Tipo y nivel de investigación…………………………………………….. 69-69 Diseño de la investigación ………………………………………………. 69-70
Población………………………………………………………….. 70-71 Muestra……………………………………………………………. 71.73
Técnicas de recolección de datos...................................................... 73-75 Descripción de los instrumentos……................................................. 75-76
Propiedades psicométricas……………………………………… 76-78 Procedimiento……………….……………………………………. 78-79 Procedimiento de análisis de datos……………………………. 79-80
CAPITULO IV. LINEAMIENTOS PARA EL FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTERNO EN EL SERVICIO AUTÓNOMO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA DEL MUNICIPIO SUCRE (SAMATSU) DEL ESTADO ZULIA, PERIODO 2009 – 2011 Supremacía constitucional………………………………….…..……..…….. 85 Que dice la constitución y la ley …………………………..……….………… 86 Concepto de administración pública …….………..………………...…..….. 86 Ciclo del proceso administrativo ……………………..…………………..….. 87 El Proceso Administrativo en las Instituciones públicas………………….... 88 Visualización del control como elemento esencial del éxito……………… 88 Definiciones de control interno ………………………………………….…. 89 Estructura de un control interno como herramienta para construir una institución exitosa ……………………………………………………………….....……. 90 La función del control interno ………………………………………………. 90 Formas de control interno ………………………………………………… 90-91 ¿Por que y para qué se controla? ¿Qué tipo de patrimonio administramos?........................................................................................... 91 El control interno un proceso integral …………………………………….. 91-94 Base legal ………………………………………………….………………… 95-97 Referencias bibliográficas…………………………………………………. 98-100
V
INTRODUCCIÓN
En los actuales momentos, el control de la gestión pública ha venido
ganando importantes espacios en los ámbitos académicos, políticos y sociales,
cobrando mayor fuerza como condición necesaria para el mejoramiento de las
relaciones entre el estado y la sociedad al fortalecer la transparencia en el manejo
de los fondos públicos como eje central de la acción pública.
La problemática que se plantea surge de las observaciones previas sobre el
fenómeno estudiado referido a la gestión del sistema de control interno ejercido
por el Servicio Autónomo Municipal de Administración Tributaria de Sucre
(SAMATSU) en el Municipio Sucre del Estado Zulia en el periodo comprendido
entre 2009-2011, en relación con la separación existente entre el “deber ser” de
las normas Constitucionales y legales que establecen como obligación el
mantenimiento y la implantación de un sistema de control interno en todos los
entes y organismos de la administración pública venezolana a la cual pertenece el
SAMATSU, con el objeto de asegurar el acatamiento de las normas legales,
salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público, asegurar la
obtención de información administrativa, financiera y operativa útil, confiable y
oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y
lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia
con la política prescrita y con los objetivos y metas propuestas, así como
garantizar razonablemente la rendición de cuenta y el “ ser “ que sería la realidad
propia de los hechos que en esta situación seria “Débil Gestión del Sistema de
Control Interno Tributario llevada a cabo por el SAMATSU, en el municipio Sucre
del Estado Zulia, para el ejercicio fiscal 2009-2011.”
VI
Por ello, el presente trabajo tiene su utilidad práctica en la mejora de los
procesos de control ejercido por la gerencia y el servicio encargado de la
recaudación tributaria en el municipio Sucre del Estado Zulia, a fin de que sean
incorporados en la adecuación de los procesos de control interno de acuerdo a las
nuevas disposiciones legales y Constitucionales.
En la mayoría de los países latinoamericanos, ocurre en los días actuales,
una importante discusión sobre el papel del Estado, el límite de sus acciones y la
forma de comportarse ante la crisis económica y social actual. Esta discusión
envuelve principalmente la reestructuración en nuevos modelos de gestión que
incorporen los elementos que integran el sistema de control interno de forma real y
no en un plano meramente discursivo.
En tal sentido, se puede señalar que la debilidad del Control Interno en el
SAMATSU, en el municipio Sucre del Estado Zulia amenaza la eficiente
recaudación de los ingresos tributarios en el municipio necesarios para la
satisfacción de las demandas sociales que sus habitantes esperan que le sean
satisfecha por parte del ente público más cercano a ellos como es el municipio
representado en la Alcaldía.
Para alcanzar los objetivos de la investigación este documento se
estructura en los siguientes capítulos:
El primer capítulo titulado el problema, contiene dentro de su cuerpo, la
formulación del problema de investigación, seguido de los objetivos de
investigación planteados tanto el objetivo general como los específicos, para de
seguida abordar los aspectos que justifican la presente investigación, culminando
con la delimitación temporal espacial y temática de la misma.
Por su parte, el segundo capítulo titulado marco teórico, se presenta con
una breve aproximación al control y sus modalidades a fin de adentrar el tema del
control fiscal en Venezuela dentro del cual se identifica el sistema nacional de
control fiscal, su objeto, principios sujetos que lo integran y luego desarrollar el
sistema de control interno en Venezuela como variable principal del objeto de
estudio que constituye la presente investigación, para finalizar con el cuadro de
operacionalización de la variable.
Finalmente, el capitulo lll, titulado marco metodológico, contiene el tipo de
investigación, el diseño de la investigación asumido junto con la determinación de
la población y la muestra tomada a fin de recolectar la información, para de
seguida señalar las técnicas de recolección de datos junto con la descripción de
los instrumentos y propiedades psicométricas, culminando con la enunciación del
Procedimiento y Análisis de datos.
CAPÍTULO I EL PROBLEMA
1. Planteamiento del Problema.
Las precisiones que con carácter general se pueden hacer sobre la próxima
década es que se van a dar cambios radicales acelerados y mucho más profundos
que los vividos hasta ahora por la influencia del entorno político económico y
social y tecnológico principales generadores de los factores de cambios actuales.
Lo que evidencia que se está viendo el inicio de un nuevo tipo de sociedad
mundial que es tan diferente a la actual como lo fue la sociedad industrial de la
sociedad agraria que la precedió.
Este cambio ha evidenciado la aparición de un conjunto de nuevas y
avanzadas tecnologías especialmente las derivadas de la microelectrónica y las
telecomunicaciones. Estas tecnologías están creando lo que industrialmente suele
denominarse sociedad post industrial, sociedad de la información, sociedad de
servicios o sociedad del conocimiento en la cual el trabajo, el estilo de vida y las
perspectivas tanto materiales como de otro tipo son muy diferentes a las de hoy.
Los profundos cambios ocurridos en el pensar y el sentir social en la esfera de
lo público se manifiestan en la definición del rol que debe desempeñar la
administración pública en esta sociedad moderna, la cual gravita sobre dos
principios básicos, desde el punto de vista social la administración pública tiene
que prestar servicios a los ciudadanos y desde el punto de vista organizativo la
administración se entiende como un sistema conformado por un conjunto de
funciones, procesos y estructuras trabajando en forma integrada para alcanzar su
misión y objetivos, para la cual requiere realizar un conjunto de actividades dentro
de las cuales se puede señalar como parte importante la denominada actividad
financiera de los órganos y entes públicos.
En este sentido, se puede decir que toda colectividad humana o grupo social,
bien sea pública o privada, que esté organizada, es decir, que se haya fijado
alcanzar una serie de objetivos comunes a todos los miembros que la integran y
unas metas que desean lograr en interés de las mayorías y para lo cual, han
establecido unos mecanismos, procesos y actuaciones a desarrollar para tal
objetivo; es necesaria la previsión de medios económicos, de recursos financieros
a fin de poder cumplir con esos objetivos y metas que válidamente y
legítimamente se han propuesto alcanzar.
En el primer caso, cuando se trata de un colectivo público, es decir, de un ente
público en términos generales, ya sea el Estado u otra forma de entidad pública en
general, esa actividad necesaria de obtención de ingresos y consiguiente empleo
de los mismos para conseguir cumplir sus finalidades y objetivos, es lo que se
denomina como actividad financiera Publica.
Por tanto, la actividad financiera Publica, consistirá en la obtención, tanto por el
Estado como por cualquier otro ente público en general, de los medios
económicos y dinerarios precisos para poder hacer frente al desarrollo y
realización de las tareas públicas que tienen encomendadas, financiando con ello
sus fines sociales y los objetivos de interés general que tienen encomendados
según la constitución y la ley.
De lo anteriormente señalado se desprenden las principales características que
se pueden señalar al definir la actividad financiera del sector público, las cuales se
presentan a continuación:
SUJETO: Es quien la desarrolla es siempre el Estado o, en términos más
generales, en todo caso cualquiera de los entes o entidades públicas que hay,
pero siempre será un sujeto público; de este modo, se relaciona directamente con
la idea de soberanía y con su manifestación jurídica más clara, el ejercicio de la
potestad pública, basándose en la cual se realiza la actividad financiera.
OBJETO: Viene a ser el contenido sobre lo que versa esencialmente, siendo
estos los ingresos y los gastos públicos, es decir, los recursos económicos de los
que se obtienen esos medios dinerarios en que éstos se materializan, y que
permiten hacer frente a los pagos que derivan del cumplimiento de las
obligaciones contraídas por el ente público en su gestión. De ahí que se hable del
carácter cíclico de la actividad financiera, en definitiva del ciclo financiero, que
comienza con el establecimiento de los recursos económicos de los cuáles
obtener los fondos necesarios, surgiendo de ello la potestad para recaudar los
ingresos públicos que derivan de la aplicación y cumplimiento con esos recursos
pecuniarios, con cuyo ejercicio se producen, a su vez, las entradas de dinero
correspondientes; y que continúa su desarrollo con la decisión sobre el destino,
asignación y disposición de esos fondos, hasta finalizar con la efectiva aplicación o
utilización de dichos recursos, mediante la realización de los gastos públicos y
pagos derivados de su cumplimiento, dando satisfacción de esta forma finalmente,
a las finalidades y necesidades públicas que tienen encomendadas dichos entes
públicos.
CARÁCTER INSTRUMENTAL: Esta característica viene dada por la
consideración de que la actividad financiera no constituye en sí misma un fin u
objetivo a conseguir, sino que es una actividad medial o instrumental que sirve a
los demás servicios públicos; en tanto que es un mecanismo a través del cual
lograr que todas las demás actividades y funciones del ente público puedan
desarrollarse, al precisar éstas de medios económicos para su realización. Sin
embargo, desde hace ya bastante tiempo, se ha empezado a desdibujar un poco
esta característica o, mejor dicho, a complementar en cierta forma con otra, cuál
es su utilización como instrumento de intervención en la política económica del
Gobierno, debido a la utilización añadida que se puede hacer, y de hecho se está
haciendo habitualmente por el poder público, del ejercicio de su actividad
financiera, tendente a lograr ciertos fines y metas de interés general, como puedan
ser el crecimiento de la riqueza y la renta nacional o su redistribución y reparto
más justo, como le atribuye por ejemplo la Constitución española a través de una
asignación más equitativa de los recursos. Concepto y características de la
actividad financiera:
Por lo tanto, el contenido de la actividad financiera responde a la
consecución de esos dos grandes bloques fundamentales del ciclo financiero: los
ingresos públicos y los gastos públicos; aunque junto con ambos momentos de su
realización, se suele hacer referencia también a una tercera materia integrada
necesariamente entre ambos, y no por ello menos importante: la gestión financiera
de esos recursos económicos, la administración, gestión, custodia y control que se
lleva a cabo por el ente público de ese dinero, de esos fondos, desde que se
recaudan por los distintos conceptos de ingresos públicos y hasta que se emplean
y utilizan en la cobertura del gasto público, mediante la realización de los pagos
correspondientes.
En lo que respecta al estado venezolano la gestión de esta actividad
financiera publica es llevada a cabo según la forma de cómo se ha estructurado la
administración pública, en el territorio nacional cuya función y organización se
sustenta sobre la base de tres niveles: El nivel central que abarca la
administración pública nacional, el nivel regional o intermedio que abarca la
administración pública estadal y el local representado en la administración pública
municipal. Cada uno de ellos con su ámbito de competencia y de ejercicio de las
potestades tributarias que les corresponden de conformidad con la constitución y
demás leyes de la Republica.
Ahora bien, en este mundo globalizado de hoy, se impone la necesidad de
prácticas eficientes y descentralizadas en la gestión y control de los bienes y
fondos públicos, lo que hace necesario establecer instancias y mecanismos de
respuesta cada vez más cercanas a los ciudadanos quienes exigen formas de
comportamiento diferentes a las tradicionales, donde los diseños en el plano
municipal deben confrontarse y articularse con los objetivos territoriales e
institucionales; mediante el fortalecimiento de las autonomías de los gobiernos
locales, dentro de la cual se encuentra la autonomía financiera como vertiente
material y presupuesto previo a la dirección política de cualquier ente territorial.
Por lo tanto, las decisiones sobre la existencia y aplicación de los recursos
disponibles, en el marco de un sistema nacional coordinado y acorde con el
sistema competencial de las distintas Administraciones, deben tomarse por el
municipio como principal conocedor de las necesidades y prioridades de sus
ciudadanos. El establecimiento de un sistema local de obtención de recursos
suficientes, y su garantía de suficiencia por parte de otras administraciones
superiores, resulta un requisito necesario que habrá de ser dotado de
sustantividad propia para garantizar la consecución y mantenimiento de un
espacio ciudadano justo y solidario, con capacidad de crecimiento sostenible, de
acuerdo al desarrollo económico y social de su territorio, a la capacidad
contributiva de sus habitantes.
En el caso de los municipios Venezolanos esta autonomía viene dada por la
misma Constitución cuando señala Artículo 168. “Los Municipios constituyen la
unidad política primaria de la organización nacional, gozan de personalidad
jurídica y autonomía dentro de los límites de la Constitución y de la ley. La
autonomía municipal comprende: la elección de sus autoridades, la gestión de las
materias de su competencia, la creación, recaudación e inversión de sus
ingresos…”.
Estos ingresos o recursos pueden ser producto de diferentes fuentes, el
situado constitucional, la administración de los propios bienes de los cuales
dispone el municipio, los que provienen de las transferencias
intergubernamentales de los distintos niveles de gobierno, todos actuando de
manera conjunta en la prosecución de los fines propios del estado y otra de las
fuentes de ingresos públicos locales son los de carácter tributario generados por el
pleno ejercicio de las potestades tributarias de que dispongan los gobiernos
locales de conformidad con la legislación respectiva.
Siendo, la administración tributaria de esta última fuente de ingresos
públicos locales y en especial su sistema de control interno el tema objeto sobre el
cual se abordara la presente investigación. Debido a la importancia que cobra en
los actuales momentos influenciada por los procesos de cambios que caracterizan
al mundo globalizado de hoy a los cuales se impone la necesidad del
establecimiento de prácticas eficientes y descentralizadas en la gestión de los
fondos públicos, lo que hace necesario establecer instancias y mecanismos de
respuesta cada vez más cercanas a los ciudadanos quienes exigen de los
funcionarios y entes públicos la adopción de formas de comportamiento diferentes
a las tradicionales, bajo una nueva concepción de la administración pública que
supera al enfoque burocrático normativista tradicional que actúa en muchos casos
como poseedor de potestades y privilegios al margen de las necesidades e
intereses de los ciudadanos, al potenciar el cumplimiento burocrático y formal de
las normas de una organización unitaria centralizada y rígida que en muchos
casos se escuda de interpretaciones restrictivas para no actuar con la debida
celeridad y diligencia que se requiere en una sociedad cada vez más dinámica en
donde los ciudadanos merecen la atención de sus demandas de la manera más
oportuna, eficaz y eficientemente.
Por otra parte, es importante señalar según informes de la Contraloría
General de la Republica de Venezuela que en la actualidad, la mayoría de los
municipios venezolanos tienen deficiencias en el sistema de administración
tributaria, debido principalmente a la falta de mecanismos de control interno que
garanticen los procesos internos enfocados en captar los recursos necesarios para
que puedan cumplir con sus fines y objetivos en favor de sus comunidades.
En la gerencia publica moderna se considera que es una obligación de la
Administración Pública en su actuación rutinaria, establecer un control primario ó
interno de la Administración Activa, que debe examinar el Acto del Administrador,
inclusive dando oportuna solución a los problemas que pudieran presentarse,
actuando de conformidad con la Constitución y las Leyes. En este caso puede
colegirse, que el Control Interno incluido su sistema integral, difiere del control
externo, en virtud que el primero lo realiza la propia administración activa y el
segundo un ente totalmente distinto a él.
En Venezuela, conforme a lo establecido en el Artículo 35 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de
Control Fiscal, el Control Interno es un sistema que comprende el plan de
organización, las políticas, normas así como los métodos y procedimientos
adoptados dentro de un Ente u Organismo sujeto a la Ley, para salvaguardar sus
recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y
administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones,
estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su
misión, objetivos y metas. No deja la Ley ninguna duda sobre a quién corresponde
la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el Sistema de
Control Interno, ya que el Artículo 36 de la Ley en comento, obliga a las máximas
autoridades de cada Ente a implantarlo, adecuándolo a la naturaleza, estructura y
fines del Ente.
Como una obligación complementaria y conforme a lo previsto en el Artículo
37 de la ya referida Ley, cada entidad del sector público elaborará, en el marco de
las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, las
normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de
rendimiento y demás instrumentos ó métodos específicos para el funcionamiento
del Sistema de Control Interno. Por su parte, el Artículo 38 de la Ley establece que
el Sistema de Control Interno deberá realizar el Control Previo, tanto al
compromiso, como al pago, ya que se ordena que antes de proceder a la
adquisición de bienes ó servicios, ó a la elaboración de otros contratos que
impliquen compromisos financieros, los responsables deben asegurarse del
cumplimiento de los requisitos siguientes: 1) Que el gasto esté correctamente
imputado a la correspondiente partida presupuestaria ó a créditos adicionales. 2)
Que exista disponibilidad presupuestaria. 3) Que se hayan previsto las garantías
necesarias y suficientes para responder por las obligaciones que ha de asumir el
contratista. 4) Que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones
establecidas en otras Leyes. 5) Que se hubiere cumplido con los términos de la
Ley de Licitaciones, en los casos que sea necesario y las demás Leyes que sean
aplicables. De la misma forma, reza el Artículo en comento, que los responsables
antes de proceder a realizar pagos, deben asegurarse del cumplimiento de los
requisitos siguientes: 1) Que se haya dado cumplimiento a las disposiciones
legales y reglamentarias aplicables. 2) Que estén debidamente imputados a
créditos del presupuesto ó a créditos adicionales legalmente acordados. 3) Que
exista disponibilidad presupuestaria. 4) Que se realicen para cumplir compromisos
ciertos y debidamente comprobados salvo que correspondan a pagos de anticipos
a contratistas o avances ordenados a funcionarios conforme a las Leyes. 5) Que
correspondan a créditos efectivos de sus titulares.
De modo que ahora, la administración hará su propio previo, debiendo
implementar todo un sistema orgánico tendiente al logro de su perfeccionamiento.
A tal efecto y dentro del seno de la Administración Activa se crearán unidades de
auditoría interna que en el ámbito de sus competencias podrán realizar auditorías,
inspecciones, fiscalizaciones, exámenes, estudios, análisis e investigaciones de
todo tipo y de cualquier naturaleza en el ente sujeto a su control, para verificar la
legalidad, exactitud, sinceridad y corrección de sus operaciones, así como para
evaluar el cumplimiento y los resultados de los planes y las acciones
administrativas, la eficacia, eficiencia, economía, calidad e impacto de su gestión.
Todo a tenor de lo contemplado en el Artículo 41, sin perjuicio de las facultades de
los Órganos de Control Externo.
Todo esto demuestra la necesidad que tienen las administraciones
tributarias municipales en Venezuela de contar con sistemas de control interno a la
gestión tributaria para que sean aplicado de una forma ordenada y organizada, lo
cual vendría a constituir un sistema de control sumamente más efectivo, debido a
que el sistema de control interno tiende a dar seguridad a las funciones que
cumplan de acuerdo con las expectativas planeadas e igualmente señala las fallas
que pudiesen existir con el fin de tomar medidas y así su reiteración.
Es por lo antes mencionado que puede indicarse que las limitaciones en el
control interno dificultan las funciones de fiscalización, recaudación y control de
cumplimiento de las deudas tributarias de los contribuyentes; situación que por
demás afecta la condición financiera de los gobiernos locales. Por tal motivo, los
organismos municipales han creado instituciones específicas para la
Administración Tributaria, cada una de las cuales tiene una función definida dentro
de la administración tributaria; caso concreto el Servicio Autónomo de
Administración Tributaria del Municipio Sucre (SAMATSU).
El servicio Autónomo de Administración Tributaria del Municipio Sucre
(SAMATSU), fue creado por el Consejo Municipal del Municipio Sucre del Estado
Zulia, según ordenanza de creación y funcionamiento de fecha treinta (30) de
noviembre del 2005, teniendo una vacatio legis de treinta y un (31) días, ya que
dicha ordenanza entraría en vigencia a partir del primero (01) de Enero del 2006,
SAMATSU tiene rango de dirección general y competencia sobre todo el territorio
del Municipio Sucre del Estado Zulia. Art.1.OCFSAMATSU.
El SAMATSU, es un servicio autónomo, sin personalidad jurídica, con
autonomía funcional y financiera, y con su propio sistema profesional de Recursos
Humano, organizado como una entidad de carácter técnico y dependiente del
Alcalde o Alcaldesa. Su objeto es la administración del sistema de ingresos
tributarios Municipales. Art.2 OCFSAMATSU
.
Le compete la administración, liquidación, recaudación, control, sanciones
y resguardo de los impuestos de la hacienda Municipal y de los impuestos
Nacionales que le sean delegado expresamente para su administración mediante
Ley. Tendrá beneficios fiscales que sean otorgados por las Ordenanzas Art. 3
OCFSAMATSU.
Estará dirigido y administrado por un Intendente Municipal de la
Administración Tributaria, quien será de libre nombramiento y remoción del
Alcalde o Alcaldesa y tendrá carácter de fiscal de la hacienda pública municipal.
Art. 4 OCFSAMATSU.
El SAMATSU, dispondrá y administrara los siguientes recursos financieros
para atender el pago de las erogaciones destinadas al cumplimiento de sus
funciones:
• el 10%, de los tributos municipales que administre.
• las donaciones, legados, transferencias y los ingresos provenientes
de órganos de cooperación nacional e internacional, de acurdo a las
normas vigentes a tal efecto.
• los proveniente de la reproducción y ventas de libros, revista,
estudios, compendios de doctrinas, recursos, jurisprudencia, que
sean dictados para el consumo masivo, o en su defecto, que se
tengan y ponga a disposición a través de medios tecnológicos.
• los provenientes de foros, seminarios, cursos talleres que se dicten a
los funcionarios de otras entidades administrativas distintas del
SAMATSU, y que se vinculen con la tributación municipal y su
administración.
• otros que conforme al ordenamiento jurídico le puedan hacer
atribuidos Art. 5 OCFSAMATSU.
El SAMATSU deberá elaborar su propio presupuesto conforme a las
disposiciones contenidas en la Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Publico. La administración, ejecución, control y evaluación del presupuesto
establecido en este artículo corresponderá al intendente municipal de
administración tributaria. Estas tareas estarán sujetas a las disposiciones vigentes
y los procedimientos establecidos por los órganos de control. Art. 8
OCFSAMATSU.
El Servicio Autónomo Municipal de Administración Tributaria de Sucre
(SAMATSU) tendrá la siguiente Estructura Organizativa a nivel Gerencial:
• Despacho del Intendente Municipal Tributario
• Consultaría Jurídica
• Dirección de Administración
• Unidad de Fiscalización y Auditoria
• Unidad Municipal de Licores Art 11 OCFSAMATSU.
Según el resultado de las observaciones preliminares realizadas para la presente
investigación se ha determinado que el servicio autónomo de administración
tributaria del Municipio Sucre del Estado Zulia, en los periodos 2009 a 2011,
registra una debilidad dentro del sistema de control interno al no disponer de una
adecuada organización estructural y funcional que les permita salvaguardar el
patrimonio público de la manera más eficaz, eficiente, económica y transparentes,
por las razones que se presentan a continuación:
De una evaluación observacional y preliminar del sistema de control
interno del SAMATSU, se pudo constatar que en los periodos anteriormente
señalados, este servicio no dispone de documentos normativos para llevar a
cabo un adecuado control de sus funciones y procesos administrativos, como
por ejemplo planes estratégicos, manuales de políticas, manuales de riesgos,
manuales de funciones, manuales de procedimientos y reglamentos internos que
permitan disponer de criterios o estándares para llevar a cabo el control de su
gestión y que la eficiencia de este facilite la optimización de la gestión pública.
De los informes de gestión de la contraloría del municipio sucre
correspondiente a los años anteriormente señalados se pudo determinar que la
información administrativa, financiera, económica y patrimonial no viene siendo
tomada en cuenta para gestionar adecuadamente este servicio, al no provenir de
fuentes fiables, por el grado de desorganización que existe como por ejemplo
que en la ejecución presupuestaria se observo la emisión de 305 Órdenes de
pago en las cuales se evidencio falta de firma del Intendente Municipal,
administrador y beneficiario, viáticos no personalizados, sin soportes y sin la
autorización del Intendente como máxima autoridad del Servicio, falta de relación
de gastos, no se observa la partida presupuestaria correspondiente al IVA, existe
falta de firma de Agentes de retención del IVA, en algunos casos no se observa
la retención de este impuesto nacional, existen errores en la imputación
presupuestaria de algunas órdenes de pago, facturas que no cumplen con los
lineamientos establecidos por el SENIAT, además del incumplimiento de las
disposiciones establecidas en la Ley de Licitaciones para la adquisición de
bienes y servicios.
Seguidamente, de los mismos informes se señala que en los expedientes
de personal que labora en el referido Servicio no se evidencio su inscripción en
los fondos del IVSS y de la Ley de Política Habitacional, además de no
encontrarse dentro de los mismos la constancia de haber cumplido con el
requisito de presentación de declaración jurada según lo determina la ley.
Todas estas situaciones señaladas anteriormente, configuran practicas por
actos hechos u omisiones contrarios a normas jurídicas de obligatorio y estricto
cumplimiento que develan una “debilidad del Control Interno en el Servicio
Autónomo Municipal de Administración Tributaria de Sucre (SAMATSU), en el
periodo 2009-2011.” cuya consecuencia principal genera una falta de eficiencia,
eficacia, transparencia y efectividad que no permite a los encargados del gobierno
Municipal (dirección y administración) la disposición de seguridad razonable sobre
el cumplimiento de sus objetivos operacionales, financieros y de cumplimiento de
las normas generales y específicas que están llamado a observar de conformidad
con el ordenamiento jurídico venezolano.
Además, es importante señalar que esta problemática se concreta en falta
de productividad, en incumplimiento de la responsabilidad social interna y
externa, lo que termina afectando no sólo a la responsabilidad de los directivos,
funcionarios y trabajadores; si no que afecta a los habitantes de Municipio Sucre
del Estado Zulia que son la razón principal de toda acción gubernativa llevada a
cabo por la Alcaldía del Municipio Sucre.
Por lo anteriormente señalado el presente trabajo especial de grado
analizara el control interno del Servicio Autónomo Municipal de Administración
Tributaria en la Alcaldía del Municipio Sucre del Estado Zulia, para indicar de
esta forma, si las acciones que realiza el SAMATSU permiten controlar de
manera eficiente y eficaz la gestión interna tributaria municipal, sirven al logro de
los objetivos propuestos, están dando ajustados resultados, permiten detectar
desviaciones y corregirlas oportunamente, apoyan la toma de decisiones, entre
otros aspectos esenciales.
1.1 Formulación del Problema. Los planteamientos antes mencionados, condujeron a la formulación del
siguiente problema de estudio:
¿Cómo es el control interno en el Servicio Autónomo Municipal de
Administración Tributaria de Sucre (SAMATSU), del Estado Zulia, en el periodo
2009-2011. ?
1.2 Objetivos de la Investigación. Objetivo General.
Analizar el Control Interno llevado en el Servicio Autónomo de
Administración Tributaria del Municipio Sucre, (SAMATSU) del Estado Zulia,
periodo 2009-2011.
Objetivos Específicos.
Identificar los elementos que integran el control interno en el Servicio
Autónomo de Administración Tributaria del Municipio Sucre, (SAMATSU) del
Estado Zulia, periodo 2009-2011.
Describir el modelo decisional presente en el control interno del Servicio
Autónomo de Administración Tributaria del Municipio Sucre, (SAMATSU) del
Estado Zulia, periodo 2009-2011.
Proponer lineamientos para el fortalecimiento del control interno en el Servicio
Autónomo de Administración Tributaria del Municipio Sucre, (SAMATSU) del
Estado Zulia, periodo 2009-2011.
1.3 Justificación de la investigación.
El aporte teórico de la investigación se resalta en tanto genera información
que sirve de apoyo a las teorías en materia de control interno tributario municipal.
Asimismo, el análisis del control interno tributario representa un aporte
científico en tanto genera un cúmulo de conocimiento sistemático y objetivo, el
cual sirve de referencia y apoyo para la realización de otras investigaciones en el
área. Del mismo modo, la información derivada del estudio, se convierte en fuente
de consulta para otros investigadores interesados en la materia de sistemas de
control interno y gestión tributaria municipal.
La importancia práctica de analizar el control interno en el municipio Sucre
del Estado Zulia, radica en que la efectividad de dicho sistema depende
estrechamente de las decisiones asumidas en las funciones de recaudación y
fiscalización; así como la imposición de las sanciones necesarias en caso de
incumplimiento voluntario de la obligación tributaria.
Del mismo modo, el estudio aporta información para mejorar el sistema de
control interno tributario del municipio, pues el mismo en ejercicio de la Potestad
Tributaria crea tributos mediante las normas legales debidas, para lo cual es
necesario que antes de la creación de estos tributos o junto con éstos, se
establezca la forma en la cual se va a controlar administrativa y gerencialmente
este proceso.
Este estudio es importante pues permitirá a la alta gerencia de las
instituciones vinculadas con la actividad tributaria local, y especialmente las
dependencias vinculadas con el Servicio Autónomo Municipal de Administración
Tributaria, contar con un instrumento de consulta para planificar las acciones para
favorecer un control interno más exhaustivo de la gestión tributaria; lo cual
favorece el cumplimiento de las razones tributarias que subyacen a su creación
como institución dentro del municipio Sucre del estado Zulia.
Analizar el sistema de control interno tributario en el Municipio Sucre,
facilitará información que en un corto o mediano plazo, servirá de base para
asumir acciones en pro de lograr un mayor ajuste de las políticas de control
interno, el logro de los objetivos, la aplicación continua de los mecanismos de
control interno y la mejora en los mecanismos de evaluación del sistema de control
interno tributario en el municipio Sucre del estado Zulia, lo cual tiene sus
implicaciones favorables a largo plazo para la imagen de esta institución tributaria
en la localidad de interés.
Por otra parte, este estudio presenta un aporte metodológico, al
proporcionar una herramienta de recolección de datos enfocada en la medición del
sistema de control interno tributario en el municipio Sucre del estado Zulia, la cual
enriquece los instrumentos para valorar el comportamiento de esta variable en el
entorno organizacional tributario, siendo aplicable a otras organizaciones
tributarias municipales en condiciones similares.
1.4 Delimitación de la Investigación.
La presente investigación se enmarcó dentro del ámbito de la Gerencia
Publica, específicamente en la línea de investigación referida a la gestión
financiera y control de gestión de los gobiernos locales, específicamente al
sistema de control interno tributario en el Municipio Sucre del estado Zulia.
El estudio se realizó en las instituciones responsables de mantener y
evaluar el sistema de control interno tributario en el Municipio Sucre del Estado
Zulia, Dentro de los cuales se encuentra el Servicio Autónomo Municipal de
Administración Tributaria del Municipio Sucre (SAMATSU).
El período dispuesto para analizar los datos estudiados en la presente
investigación son los periodos comprendidos entre enero del 2009 y Septiembre
del 2011.
CAPITULO II
MARCO TEORICO
2.1- Antecedentes
Con el propósito de apoyar la base o fundamentación teórica de esta
investigación, se realizo una revisión y consulta de trabajos relacionados con la
temática correspondiente a la presente investigación y en razón de tratarse de un
estudio sobre el control interno en un ente público del Estado Venezolano, se
tomaron los siguientes trabajos como antecedentes.
Fuenmayor y Miranda (2008) en su investigación control interno del proceso
de recaudación del efectivo en la oficina Delicias Norte de la Energía Eléctrica de
Venezuela. Tuvo como finalidad analizar el control interno del proceso de
recaudación de la misma, a su vez caracterizar la estructura organizativa, verificar
las políticas, normas y procedimientos y establecer lineamientos para el control
interno de la misma.
El método de investigación aplicado fue de tipo descriptivo, dada su
orientación a recolectar información relacionada con el estado real de las personas
objetos fenómenos o situaciones, tal como se presentan en el momento de la
recolección realizado en la oficina de ENELVEN C.A de las Delicias Norte. El
diseño se clasifica como no experimental ya que la variable control interno de los
procesos de recaudación del efectivo, así como sus dimensiones e indicadores
fueron analizados en un estado natural sin la intervención del investigador.
Los resultados de la investigación aportaron datos importantes y pertinentes
al presente estudio, en virtud a la similitud de la variable de estudio sobre control
interno la cual contribuyo a consolidar las teorías requeridas y autores expertos
sobre aspectos relacionados al control internos de entes u organismos públicos,
ya que la empresa ENELVEN es una empresa de derecho privado por su forma de
constitución pero de derecho público porque es el estado quien posee su mayoría
accionaria por tal motivo es regulado por las mismas leyes que rigen la materia de
control fiscal interno.
Otra de las investigaciones revisadas fue la de Aguirre (2008), en su
investigación sobre el sistema de control interno de las cuentas por cobrar del
departamento de post grado del Instituto Universitario de Tecnología de
Maracaibo. Tuvo como finalidad analizar los procedimientos de control interno
aplicados a las cuentas por cobrar del departamento de post grado del Instituto
Universitario de Tecnología de Maracaibo IUTM. Determinar los procedimientos
que aplica en el área de cobranza en el departamento de post grado del Instituto
Universitario de Tecnología de Maracaibo IUTM.
La investigación fue aplicada descriptiva. Así mismo su diseño fue no
experimental transeccional ya que el análisis del control interno de las cuentas por
cobrar fue realizado para conocer la situación de las mismas permitiendo proponer
el sistema de control interno necesario para las cuentas por cobrar de la División.
Luego de arrojar los resultados obtenidos se pudo determinar que no están
cumpliendo ni llevan un control de políticas normas y procedimientos de la
Institución en relación al proceso de cobranza se evidencio debilidades que traen
como IUTM consecuencia pérdidas monetarias y desconocimiento de los
participantes que deben su cuota de estudio.
Estos resultados de la investigación aportaron datos importantes y
pertinentes al presente estudio, en virtud a la similitud de la variable de estudio
sobre control interno la cual contribuyo a consolidar las teorías requeridas y
autores expertos sobre aspectos relacionados al control internos de entes u
organismos públicos ya que el Instituto Universitario de Tecnología de Maracaibo
IUTM
De igual manera Marialbert Álvarez, (2007) en su investigación en La
Efectividad del Control Interno en las empresas de Transporte Urbano de Lima
Perú. La investigación se catalogo de tipo descriptivo, en virtud de haber estado
orientada al acopio de datos relacionados con el estado actual de los procesos de
transporte urbano en cuanto a su efectividad. Este trabajo de investigación
proporciona al directorio, gerentes y funcionarios de las Empresas de Transporte
Urbano de Lima Metropolitana, propuestas para implementar y desarrollar
un sistema de control interno efectivo que les permita alcanzar los estándares
mínimos de un Buen Gobierno, lo cual se traducirá en productividad empresarial y
cumplimiento de la responsabilidad social , es de tipo transversal , debido q las
variables se midieron en una sola oportunidad y aplicada, La población objeto de
estudio estuvo conformada por trece 13 personas que fungen como líder de apoyo
logístico, coordinador de ruta, Jefe de Administración y contabilidad, supervisores
de transporte. La técnicas de recolección de datos fueron cuestionarios que van
desde 8 a 43 preguntas cerradas y abiertas los datos se analizaron utilizando
estadísticas descriptivas con valores de frecuencia a absoluta y relativa.
2.2 Bases Teóricas CONTROL
El control es el pilar fundamental del Estado de Derecho Moderno.
Garantizar el respeto del principio de legalidad, el resguardo de los derechos y
libertades de los administrados frente a posibles abusos de la actividad estatal, así
como la vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos, bienes públicos. En este
sentido, podemos afirmar que el control y su consecuencia, la posibilidad de los
funcionarios públicos, constituye o debería constituir un freno para que los órganos
del Estado actúen conforme a los parámetros establecidos por el ordenamiento
jurídico.
El control presenta más de cincuenta y siete connotaciones, es claro que la
terminología puede causar confusión si no se define con precisión, en tal sentido
fundamentaremos esta investigación en el ordenamiento jurídico vigente
venezolano y en la doctrina patria sobre la materia definiendo primero lo que se
entiende por control, modalidades de control, control fiscal y sistema nacional de
control fiscal para finalmente desarrollar el control fiscal interno el cual nos
permitirá asumir una definición de control interno tributario tema objeto de la
presente investigación.
El control es connatural a los sistemas vivientes y bajo esta función se
encuentra la responsabilidad por mantener el equilibrio de los elementos, el flujo
de los procesos y el logro de los resultados. Su acción se desarrolla al amparo de
la organización de los sistemas y es alimentada esencialmente por los flujos de
información de carácter interno o externo. Claros (2000)
En el entorno de las organizaciones y desde la óptica administrativa el
control es un principio básico de la estructura institucional, que cumple con el fin
esencial de organizar y armonizar la acción de todo el sistema gerencial. Por lo
tanto en una empresa el control consiste en comprobar si todo ocurre conforme al
programa adoptado, a las órdenes dadas y a los principios admitidos, teniendo
como objeto señalar las fallas y los errores a fin de que se pueda reparar y evitar
su repetición Fayol. (1996).
Para otros autores como Amat. (2003) el control ya sea poco o muy
focalizado, es fundamental para asegurar que todas y cada una de las actividades
de una organización se realice de la forma deseada y contribuya a la consecución
de los objetivos globales. Dentro del concepto de control se pueden distinguir dos
perspectivas claramente diferenciadas. En primer lugar una perspectiva limitada
de lo que significa el control en la organización centrada en muchos casos en el
cálculo contable de los resultados, en esta perspectiva el control se realiza de
forma racional y aislada de su contexto; mientras que en segundo lugar una
perspectiva más amplia del control que no solo considera los aspectos financieros
sino también y especialmente, el contexto en el que se realizan las actividades, y
en particular los aspectos ligados al comportamiento individual, a la cultura
organizativa y al entorno, este control es ejercido a través de diferentes
mecanismos que no solo miden el resultado final obtenido sino también tratan de
orientar e influir en que el comportamiento individual y organizativo sea el más
conveniente para alcanzar los objetivos de la organización, en esta perspectiva el
control no solo es realizado por los directivos de la organización sino también por
cada una de las personas que forman parte de la organización.
Por su parte, Melinkoff (1995) indica que el control es un proceso muy
importante dentro de la función administrativa. El control asegura la existencia de
un programa en función ejecutora, además puede determinar que el personal es
capaz y que está siendo utilizado adecuadamente. A través del control, se verifica
el desarrollo de algunos principios puestos en práctica, tales como la disciplina la
unidad de mando y dirección.
Además el control permite conocer en sus justos términos la eficiencia de
algunos procedimientos utilizados. El control incluye la vigilancia permanente para
asegurarse de si todo cuanto se realiza esta conforme a lo previsto y ordenado. La
aplicación del control tiene efectos lógicos que no deben desestimarse. Es el
hecho importante que debe producir una acción correctiva que permita encauzar o
enmendar la actividad desviada
Desde la óptica publica el diseño fundamental de las actividades del estado
distingue la determinación de funciones a cumplir, los órganos que deben
desarrollarlas y los controles para garantizar el cumplimiento de estas y vigilar la
actuación de los órganos públicos, lo cual determina que el control sea
considerado como una actividad que consiste en comprobar, inspeccionar y vigilar
la administración activa en el manejo de los recursos públicos para propender el
alcance de los fines del Estado. Esta función debe estar en coherencia con la
planificación, su valor dependerá fundamentalmente de dicha relación. A pesar de
ello no hay seguridad que se desarrollen las actividades según lo planificado y que
efectivamente se alcanzaran las metas que buscan los gerentes.
Desde el punto de vista de las organizaciones y entes públicos con los
cambios ocurridos para garantizar y vigilar la actuación del estado, se han
instaurado controles destinados a coadyuvar el equilibrio de poderes y prevenir la
existencia de órganos autoritarios, con el fin esencial de organizar y armonizar la
acción de todo el sistema gerencial y de los órganos contralores del país. Para lo
cual se han establecido diversos controles orientados a vigilar la gestión
administrativa conforme al órgano que lo efectué y con la competencia que
establezca la ley que predetermine su funcionamiento y que persigue asegurar el
interés general, el bien común y el respeto a los ciudadanos.
2.3 Modalidades de fiscalización y control Existen diversos tipos y modalidades de control, dentro de las más
resaltantes tenemos:
Control Político
Es el control ejercido por los órganos políticos del estado y son ejercidos
por el parlamento en los tres niveles de gobierno que existen en Venezuela
Asamblea Nacional, Concejos Legislativos, Concejos Municipales. Su actividad se
desarrolla mediante investigaciones, interpelaciones, pedidos de informes, cuyo
resultado puede derivar en la declaratoria de responsabilidad política del
funcionario que incurra en una desviación de lo preceptuado en la norma. Otero
(2004)
Control Jurisdiccional
Es el ejercido por los tribunales de la República como rama autónoma de
los poderes del estado que tiene, como su naturaleza lo indica, la responsabilidad
de dirimir los conflictos entre los ciudadanos y el estado en cuyo caso puede
desencadenar la responsabilidad civil y penal de los funcionarios, así como la
confirmación de la responsabilidad administrativa por la acción u omisión cuando
este acto cause daño al patrimonio del Estado, lesione, viole o menoscabe
derechos y garantías constitucionales.
También se puede mencionar otras modalidades de control que son las
regularmente ejercidas por los órganos de control fiscal.
2.4 Modalidades de fiscalización y control según su finalidad
Según la finalidad para la cual actúa el control puede ser definido como:
Control de legalidad o numérico
Tiene sus orígenes desde el mismo momento en que comenzaron a
funcionar los llamados controles clásicos que en el caso Latinoamericano se
remonta a los tiempos de la colonia. En la actualidad la existencia de un estado
social de justicia y de derecho, presupone la sujeción de todas las actividades al
ordenamiento jurídico existente. Lo que se conoce como principio de legalidad
consagrado en el artículo 137 de la (CRBV)
“La Constitución y la ley definirán las atribuciones de los órganos que
ejercen Poder público, a las cuales deben sujetarse las actividades que realice”.
Para el jurista Brasileño Antonio Roque Citadini (1999),el principio de
legalidad significa que “ el administrador público está en toda su actividad
funcional sujeto a los mandamientos de la ley y a las exigencias del bien común y
no debe contrariarla o desviarla” sopena de realizar un acto viciado de legalidad
exponiendo tal acto al infractor en un supuesto generador de responsabilidad civil,
penal, administrativa o disciplinaria según sea el caso acarreando la sanción
respectiva.
El control de legalidad persigue el cumplimiento riguroso de las leyes
aprobadas por el parlamento, seguir fielmente las disposiciones del presupuesto,
sin violaciones o irregularidades, siendo esta la primera obligación del
administrador público y su verificación es la principal responsabilidad de los
órganos de control de la administración pública
Control de Gestión o de Mérito
Surge como respuesta a las limitaciones del primero para que el control sea
mucho más completo no solamente en lo normativo y cuantitativo sino en lo
cualitativo, sus orígenes se remontan a partir de la década de los años 70. Esta
modalidad representa otra forma de control de los actos de la administración
pública y necesaria para la correcta verificación de estos es el llamado control de
mérito o de gestión que busca apreciar si el acto de la administración pública
alcanzó su objetivo adecuadamente y con el menor costo para la administración.
Muchas denominaciones recibe esta forma de control dentro de las cuales destaca
la de las tres (E) economía, eficacia y eficiencia Groisman y Lerner (2000).
Su función traspasa la mera verificación formal y legal de los actos de
gestión indagando si los recursos fueron empleados de modo adecuado, si se
alcanzan los objetivos y si ello se logra con el menor gasto posible apreciando su
oportunidad y conveniencia. Citadini (1999)
En nuestra legislación se encuentra especialmente regulado en los artículos
61y 62 de La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal que al respecto dispone:
“Los órganos de control fiscal dentro del ámbito de su competencia, podrán
realizar auditorías, análisis, estudios e investigaciones respecto de las actividades
de los organismos sujetos a su control, para evaluar los planes y programas”, así
como podrán realizar el estudio y las investigaciones necesarias para evaluar el
cumplimiento y los resultados de las políticas y decisiones gubernamentales.
2.5 Modalidades de Fiscalización y Control Según el Momento en que Opera el Control
Esta modalidad de control centro su atención en la característica temporal
de la evaluación y fiscalización del acto público o política pública objeto de
verificación y control, efectuado por el órgano de control fiscal respectivo, se
clasifica en control previo, control posterior y control concomitante cuya definición
y característica se exponen a continuación:
Control previo:
Este tipo de control consiste en someter al órgano de control el acto de la
administración pública antes de que adquiera pleno vigor y antes de que dicho
acto se complete es decir se ejerce en el proceso de formación de la política
pública, denominándosele también como control preventivo. Citadini (1999).
En la actualidad este tipo de control es llevado por la misma autoridad
administrativa dado las desviaciones que del mismo se hicieron, desnaturalizando
su finalidad y convirtiéndolo en el mejor instrumento de obstaculización y chantaje
a la administración activa.
Control posterior:
Este control es llevado con posterioridad a la decisión administrativa y a la
ejecución de los actos de gestión pública, se le denomina control a posteriori o ex
post. Este tipo de control se caracteriza por la apreciación de los actos de gestión
pública después de su consumación, de forma que la administración no tiene
obligación de aguardar previamente que sus decisiones sean conformadas por el
órgano de control externo Citadini (1999).
El control posterior ha recibido muchas críticas toda vez que su
constatación se realiza cuando ya no sea posible evitar reparar el error o
suspender la ejecución del acto irregular y los gastos en que se incurrió. Dado
estas limitaciones en la gran mayoría de países se utiliza esta forma de control de
carácter secundario acompañado de otras formas de control y verificación de los
actos de la administración pública.
Control concomitante:
Esta forma de control ejecuta su acción verificadora a partir del acto de la
administración, cuando el administrador público aún está ejecutando su decisión.
Es diferente del modelo de control previo, que inmoviliza a la administración hasta
tanto el órgano de control lo conforme e igualmente se diferencia del control a
posteriori que inmoviliza al órgano controlador mientras la decisión está en
proceso de ejecución. Citadini (1999)
Este modelo de control permite que la fiscalización se torne más ágil y de
gran utilidad tanto para la administración pública como para los órganos de control
que les permite atender con mayor prontitud las exigencias del parlamento y de los
reclamos de la opinión pública expresados por los ciudadanos.
Es preciso acotar que todas estas formas de control han existido y existen
en la actual legislación Venezolana, orientada desde la Constitución y La Ley
Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de
Control Fiscal de la cual forma parte integrante tanto las Contralorías Estadales y
los ciudadanos según lo expresa la misma norma.
2.6. Definición de Control fiscal
Desde la perspectiva fiscal, Delpiazzo (1996) indica que “ se entiende por
control fiscal al conjunto de acciones que se ejecutan dentro de un sistema
integrado donde se incluye el análisis y fiscalización de los planes, métodos,
principios, normas, procedimientos, mecanismos de verificación y evaluación
adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades
operaciones y actuaciones , así como la administración de la información y los
recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales
vigentes y dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las
metas u objetivos previstos”.
En la opinión de Delpiazzo (1996) el control fiscal abarca el conjunto de
actividades operaciones y procesos que desarrolla la administración en todos sus
niveles, o los particulares cuando administren fondos o bienes públicos con el fin
de cumplir tanto los objetivos y metas especiales como los fines generales del
estado.
El ejercicio del control fiscal debe consultar los principios de igualdad,
moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración
de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal
manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los
cargos existentes en la entidad, y en particular se les asigna a aquellos que
tengan responsabilidad de mando.
Por su parte Badell, Grau y Di Grazia (2002) explican que el control fiscal
está determinado por el ámbito activo y pasivo de su aplicación bajo el
presupuesto funcional de la vigilancia a la gestión fiscal, entendiéndose el mismo
como el conjunto de actividades, operaciones, y procesos que desarrolla la
administración en todos sus niveles o los particulares cuando administran fondos o
bienes públicos con el fin de cumplir tanto los objetivos y metas especiales, como
los fines generales del estado
Según el Órgano que Ejerce el Control Fiscal
Control Fiscal Externo En el Estado contemporáneo de hoy, existe una característica esencial
determinada por la existencia de órganos de control fiscal externo de los actos de
la administración pública, aunque con algunas diferencias básicas del modelo
asumido entre órganos colegiados como Tribunales de Cuentas y Órganos
unipersonales con Contralorías.
En los estados democráticos entendidos como la organización del país con
poderes limitados con gobernantes elegidos periódicamente en elecciones libres,
por voto universal, directo y secreto que garantiza las libertades fundamentales de
la persona humana, es imprescindible que los actos de la administración pública
sean controlados por un órgano externo a la propia administración dotado de
autonomía y de garantías para el desempeño de sus funciones incorporando
realmente la participación ciudadana.
En los días actuales se puede afirmar que no existe un país democrático sin
un órgano de control externo con la sagrada misión de fiscalizar la buena gestión
de los fondos públicos. Con excepción de los regímenes dictatoriales, siendo
válido el comentario de Antonio Roque Citadini (1999)
En Venezuela el control fiscal externo comprende la vigilancia, inspección y
fiscalización ejercida por los órganos competentes del control fiscal externo sobre
las operaciones de las entidades a que se refieren el artículo 9, numerales 1 al 11,
de esta Ley, con la finalidad de:
• Determinar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales,
reglamentarias o demás normas aplicables a sus operaciones.
• Determinar el grado de observancia de las políticas prescritas en relación
con el patrimonio y la salvaguarda de los recursos de tales entidades.
• Establecer la medida en que se hubieren alcanzado sus metas y objetivos.
• Verificar la exactitud y sinceridad de su información financiera,
administrativa y de gestión.
• Evaluar la eficiencia, eficacia, economía, calidad de sus operaciones, con
fundamento en índices de gestión, de rendimientos y demás técnicas
aplicables.
• Evaluar el sistema de control interno y formular las recomendaciones
necesarias para mejorarlo.
Siendo los órganos competentes para ejercer el control fiscal externo de
conformidad con la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, las
Leyes y las ordenanzas aplicables los siguientes:
• La Contraloría General de la República.
• Las Contralorías de los Estados.
• Las Contralorías de los Municipios.
• Las Contralorías de los Distritos y Distritos Metropolitanos.
Control Fiscal Interno La doctrina moderna considera que es una obligación de la administración
pública en su actuación rutinaria, establecer un control primario o interno de la
administración activa que debe examinar el acto del administrador inclusive dando
oportuna solución a los problemas que pudieran presentarse actuando de
conformidad con la Constitución y las leyes Otero (2004)
En tal sentido se puede entender por control interno, aquel cuyo ámbito de
aplicación está dentro de cada ente u órgano, pudiendo operar en forma vertical u
horizontal. En tal sentido, son controles internos verticales los que practican las
auditorías internas en las dependencias de inferior jerarquía de las entidades y
organismos sujetos de control fiscal, y controles internos horizontales, lo que
ejercen en niveles de igual jerarquía dentro de la organización del ente o sujeto
fiscalizado.
Para Claros Polanco (2002) el Control Interno es un sistema integrado por
el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios,
normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por
una entidad.
2.7 CONTROL FISCAL EN VENEZUELA Con la entrada en vigencia de la Constitución de la República Bolivariana
de Venezuela en 1999, se establece el Sistema Nacional de Control Fiscal,
convirtiéndose en uno de los aspectos más significativos del proceso
constituyente.
La Ley de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal, presentada por la Contraloría General de la República y aprobada
por la Asamblea Nacional, según Gaceta Oficial No.37.347 de fecha 17 de
Diciembre de 2001, obedece a la facultad consagrada en el ordinal 5 del artículo
204 y a lo establecido en el artículo 290 de la Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela que señala: “La Ley determinará lo relativo a la
organización y funcionamiento de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal”.
Sistema Nacional de Control Fiscal
Entre los aspectos más resaltantes que contiene la nueva ley, destaca la
creación del SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL que nace de la
necesidad de integrar en un solo cuerpo los diversos órganos, instrumentos y
recursos que garanticen el fortalecimiento de la capacidad del Estado para lograr
la eficaz ejecución de las políticas de gobierno, la transparencia de la gestión
pública y la eficiencia en el manejo de los recursos del Estado. Dicho sistema está
integrado por:
Los órganos de control fiscal:
• Contraloría General de la República
• Contraloría de los estado, distritos, distritos metropolitanos y de los
municipios
• Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional
• Unidades de Auditoría Interna de las entidades sujetas a la ley
• La Superintendencia Nacional de Auditoría Interna.
• Las máximas autoridades, los niveles directivos y gerenciales de los
órganos y entidades sujetos a la ley.
• Los ciudadanos.
Existe la obligación para que los distintos componentes que conforman el
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL, funcionen coordinadamente para
que exista uniformidad en el ejercicio de su función, en el sentido, que permita
cohesionar el control interno con el control externo en beneficio de la propia
administración activa.
Porque la Necesidad de un Enfoque Sistémico Un sistema es un todo compuesto por partes que interactúan entre si, con
una finalidad definida. Los sistemas se integran de un conjunto de elementos que
trabajan agrupadamente para el objetivo general del todo. Los elementos, las
relaciones y los objetivos constituyen de esta forma los aspectos fundamentales
en la definición de un sistema.
Es solo con un enfoque sistémico que resulta posible que la función de
control pueda ser ejecutada cabalmente, teniendo muy claro el objetivo y el
conjunto de metas que debe perseguir el sistema.
La necesidad de un enfoque sistémico se circunscribe:
• Imposibilidad física del organismo fiscalizador superior para ejercer por sí
solo, íntegramente, el control fiscal sobre el enorme y complejo universo de
entidades y órganos que integran la administración pública.
• Coexistencia de órganos de control externo e interno actuando
aisladamente, sin coordinación entre si, sin unidad de planes, objetivos y
metas.
• Regulación jurídica dispersa con pocos puntos de contacto entre los
órganos fiscalizadores.
• Necesidad de que el instrumento regulador del Sistema Nacional de
Control, debe tener rango de ley, para integrar a todos sus componentes, y
estar sustentado en un conjunto sistemático y coherente de normas de
general y obligada aceptación, sin lesionar la autonomía de los distintos
órganos de control de esta materia.
Finalidad del Sistema Nacional de Control Fiscal
En el contexto de que el fin es el logro de una administración pública
apegada a la ley, ordenada y eficiente:
• Ampliar la cobertura de la gestión de control fiscal.
• Evitar duplicidad en el ejercicio del control.
• Abaratar el costo de la fiscalización.
• No entrabar la fluidez de la gestión administración.
• Adaptar la vigilancia fiscal a la realidad Nacional.
El ámbito de Aplicación del Sistema Nacional de Control Fiscal es la
Administración Pública Nacional Centralizada y Funcionalmente Descentralizada,
la administración Descentralizada Político-Territorialmente, teniendo como
alcance la Incorporación de la auditoría de gestión como un elemento que
introduzca al sistema el carácter de contemporaneidad y efectividad, sin descartar
a priori ninguna de las modalidades de control, ni las técnicas o procedimientos de
auditoría que resulten pertinentes, además de la Incorporación de las posibilidades
que, en materia de control, brinde la tecnología moderna.
Por su parte la rectoría del Sistema Nacional de Control Fiscal se encuentra a
cargo de la Contraloría General de la República, orientada a establecer el
substrato normativo para el funcionamiento del sistema, orientar su actividad y
coordinar el esfuerzo de los entes involucrados, aceptando que los controles
internos son de la responsabilidad de la gerencia administrativa.
Principios Básicos que Rigen el Sistema Nacional de Control Fiscal El Sistema Nacional de Control Fiscal se regirá por los siguientes principios:
• La capacidad financiera y la independencia presupuestaria de los
órganos encargados de control fiscal; que le permitan ejercer
eficientemente sus funciones, requisito indispensable para que sea posible
alcanzar, las metas y objetivos establecidos.
• El apoliticismo partidista de la gestión fiscalizadora en todos los
estratos y niveles del control fiscal; este principio busca según Badell y
Grau (1998) garantizar una actividad contralora eficaz, que solo puede ser
ejercida en un marco de objetividad, con absoluta prescindencia de
concepciones ideológicas o políticas. Son estas premisas las que imperan
el respeto y la confianza por parte de la administración activa y de la
opinión pública; debemos recordar que los entes de control, tienen un
importante compromiso con la sociedad, ya que ejercen el relevante papel
de verificadores de los gastos de la administración, razón por la cual no
deben actuar en representación de una parcialidad política, sino en
resguardo de patrimonio público.
• El carácter técnico en el ejercicio del control fiscal; está referido al
conjunto de procedimientos y recursos que se requieren para realizar el
control.
• La oportunidad en el ejercicio del control fiscal y en la presentación de resultado; el control fiscal en cualquiera de sus manifestaciones debe ser
oportuno, se debe realizar en el momento que corresponde, así como la
presentación de los resultados a fin de implementar los correctivos
necesarios.
• La economía en el ejercicio del control fiscal de manera que sus
costos no exceda de los beneficios esperados; este principio alude a la
necesidad de realizar el control fiscal de una manera austera, con ahorro y
reduciendo los gastos.
• La celeridad en las actuaciones de control fiscal sin entrabar la
gestión de la Administración Pública; está referido a la obligación que
tienen los funcionarios de los entes contralores de ajustar sus actuaciones
de tal modo que se realice con la mayor dinámica posible, evitando
actuaciones que dificulten su desenvolvimiento o constituyan meros
formalismos, a fin de que los controles fiscales sean realizados en tiempo
razonable.
• La participación ciudadana en la gestión contralora; según Claros
Polanco (2001) la participación ciudadana es un derecho y una obligación
de involucrarse y comprometerse en las decisiones que afectan las
condiciones de vida de la comunidad.
La intervención de la comunidad en la gestión pública se convierte en uno
de los más importantes instrumentos para que la modernización del Estado sea
una realidad.
La participación ciudadana permitirá la reducción de los niveles de
corrupción en el sector público, un ciudadano que actúe en el proceso de toma de
decisiones, en la ejecución de políticas o en el control de las mismas, es un
individuo menos propicio a corromper para obtener beneficios del Estado o dejarse
sobornar por funcionarios estatales.
De otro lado, al ser los ciudadanos beneficiarios de las actividades públicas,
son los llamados a justipreciar los logros de los planes y programas, generando
así una conciencia por lo público como bien común que se incorpora a nuestro
desarrollo de vida.
Sujetos, Órganos y Entes Sobre quienes recaen las Actuaciones de Control Fiscal en Venezuela Están sujetos al control, vigilancia y fiscalización de la Contraloría General
de la República:
• Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder
Público Nacional.
• Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder
Público Estadal.
• Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder
Público en los Distritos y Distritos Metropolitanos.
• Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder
Público Municipal y en las demás entidades locales previstas en la Ley
Orgánica del Poder Publico Municipal.
• Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder
Público en los Territorios Federales y Dependencias Federales.
• Los institutos autónomos nacionales, estadales, distritales y
municipales.
• El Banco Central de Venezuela.
• Las universidades públicas.
• Las demás personas de Derecho Público nacionales, estadales,
distritales y municipales.
• Las sociedades de cualquier naturaleza en las cuales las personas a
que se refieren los numerales anteriores tengan participación en su capital
social, así como las que se constituyan con la participación de aquellas.
• Las fundaciones y asociaciones civiles y demás instituciones creadas
con fondos públicos, o que sean dirigidas por las personas a que se refieren
los numerales anteriores o en las cuales tales personas designen sus
autoridades o cuando los aportes presupuestarios o contribuciones
efectuados en un ejercicio presupuestario por una o varias de las personas a
que se refieren los numerales anteriores representen el cincuenta por ciento
(50%) o más de su presupuesto.
• Las personas naturales o jurídicas que sean contribuyentes o
responsables, de conformidad con lo previsto en el Código Orgánico
Tributario, o que en cualquier forma contraten, negocien o celebren
operaciones con cualesquiera de los organismos o entidades mencionadas
en los numerales anteriores o que reciban aportes, subsidios, otras
transferencias o incentivos fiscales, o que en cualquier forma intervengan en
la administración, manejo o custodia de recursos públicos.
2.8.- CONTROL INTERNO EN LA GESTIÓN PÚBLICA VENEZOLANA Se puede decir que el control interno en la Gestión Pública venezolana es
toda actividad ejercida por órgano competente para verificar, de acuerdo a las
disposiciones legales, el correcto manejo de los ingresos, gastos y bienes que
posea el organismo, funcionario o particular a quien se haya encomendado su
gestión, administración, recaudación o transferencia.
En Venezuela el control interno es definido como un sistema que
comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y
procedimientos adaptados dentro de un ente u organismo sujeto a la ley, para
salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información
financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus
operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el
cumplimiento de su misión, objetivos y metas. Art 35 (LOCGRySNCF)
En definitiva se puede definir el control interno, como un conjunto de
procedimientos para tener mayor seguridad en la información y operatorio al
momento de llevar a cabo los objetivos trazados, cuyas características básicas
son: El cumplimiento continúo de normas establecidas, protección de los bienes y
servicios, evitar errores, obtener confianza en la información contable, mayor
eficacia y eficiencia en las operaciones. El Control Interno debe convertirse en una
plataforma para el desarrollo institucional de la función administrativa y de la
modernización de las entidades públicas.
Objeto del Sistema de Control Interno
El Sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de
las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio
público, asegurar la obtención de información administrativa, financiera y operativa
útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las
operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en
concordancia con la política prescrita y con los objetivos y metas propuestas, así
como garantizar razonablemente la rendición de cuenta. Art 131 LOAFSP
Alcance del Sistema de Control Interno
El sistema de control interno de cada organismo será integrado y abarca los
aspectos presupuestarios, económicos, financieros patrimoniales normativas y de
gestión así como la evaluación de programas y proyectos y estará fundado en
criterios de economía, eficiencia y eficacia. Asegurar el acatamiento de las normas
legales, por otra parte constituye un instrumento de perfeccionamiento de los
procesos art 132 LOAFSP
Beneficios del Control Interno
• Se fortalecen las funciones de control interno y la auditoría interna en los
organismos que integran en poder ejecutivo.
• Coordinación de funciones con el control externo a cargo de la Contraloría
General de la República, la del estado o municipio
• Apoyo en la rendición de cuentas de entes y funcionarios públicos.
Principios Básicos del Control Interno
• Vigilar la correcta Administración del Patrimonio Público, es el objetivo básico
elemental primario de la función de control, velar porque la administración del
patrimonio público se haga de acuerdo con la ley y además sea útil y
conveniente al interés público.
• Asegurar la vigencia del estado de derecho en las labores de administración de los recursos, bienes y fondos públicos, dentro de un estado de derecho
debe asegurarse el cumplimiento de la normativa existente aplicando en forma
amplia, no solo lo indicado en las leyes, el principio de legalidad sino lo existente
en normas de carácter reglamentario, manuales, instrucciones y lineamientos
que crea una relación estrecha entre el control jurídico (cumplimiento de la
norma) y el control de gestión en cuanto al cumplimiento de objetivos, metas y
volúmenes.
• El respeto de los principios de probidad administrativa y probidad pública por quienes administran los dineros públicos, la función pública no puede ser
fuente de enriquecimiento indebido sino que se debe actuar con rectitud y
moralidad lo que permitirá como resultado, ejercer el control basado en dos
principios: Objetividad e Imparcialidad, para merecer el respeto de la colectividad
y tener autoridad y jerarquía en las decisiones.
Responsabilidad del sistema de Control Interno
El Control Interno es ejercido por todos y cada funcionario que integra la
administración activa, sin embargo corresponde a las máximas autoridades
jerárquicas de cada ente u organismo la responsabilidad de organizar, establecer,
mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la
naturaleza, estructura y fines del ente. Articulo 36. (LOCGRySNCF) Clasificación del control Interno
El control Interno puede dividirse en control Interno previo y control interno
Posterior
Control Interno Previo:
Es aquella acción preventiva que permite revisar el acto sujeto al control
antes de que cause efecto, con el propósito de verificar la legalidad, veracidad,
conveniencia y oportunidad de las operaciones y actividades bajo su
responsabilidad. En este sentido cada unidad ejecutora es responsable de
ejercerlo y luego es pasado por la unidad de trámites administrativo para su final
aprobación.
En este sentido el sistema de control interno que se implante en los entes y
organismos a que se refieren el artículo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley, deberá
garantizar que antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios, o a la
elaboración de otros contratos que impliquen compromisos financieros, los
responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes:
• Que el gasto esté correctamente imputado a la correspondiente partida del
presupuesto o, en su caso, a créditos adicionales.
• Que exista disponibilidad presupuestaria.
• Que se hayan previsto las garantías necesarias y suficientes para
responder por las obligaciones que ha de asumir el contratista.
• Que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones
establecidas en otras Leyes.
• Que se hubiere cumplido con los términos de la Ley de Licitaciones, en los
casos que sea necesario, y las demás Leyes que sean aplicables.
Asimismo, deberá garantizar que antes de proceder a realizar pagos, los
responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes:
• Que se haya dado cumplimiento a las disposiciones legales y
reglamentarias aplicables.
• Que estén debidamente imputados a créditos del presupuesto o a créditos
adicionales legalmente acordados.
• Que exista disponibilidad presupuestaria.
• Que se realicen para cumplir compromisos ciertos y debidamente
comprobados, salvo que correspondan a pagos de anticipos a contratistas o
avances ordenados a funcionarios conforme a las Leyes.
• Que correspondan a créditos efectivos de sus titulares. Siendo,
responsabilidad de los gerentes, jefes o autoridades administrativas de
cada departamento, sección o cuadro organizativo específico, quienes
deberán ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas
constitucionales y legales, de los planes y políticas, y de los instrumentos
de control interno a que se refiere el artículo 35 de esta Ley, sobre las
operaciones y actividades realizadas por las unidades administrativas y
servidores de las mismas, bajo su directa supervisión. Artículos 38,39.
(LOCGRySNCF)
Responsabilidades de las Unidades Ejecutoras
• Crear o consolidar un área administrativa.
• Crear mecanismos de verificación y control de la documentación.
• Mantener registros de control de la ejecución presupuestaria de su unidad.
• Realizar el control perceptivo de bienes y servicios.
• Mantener archivos organizados y actualizados.
• Mantener control y ubicación de los bienes asignados a la unidad ejecutora.
Todo lo antes en conjunto para formar una Buena Organización.
Control Interno Posterior
Comprende los procedimientos de control incorporados en el plan de
organización y en los reglamentos, manuales, procedimientos y mecanismos que
regulan los actos de administración, manejo y disposición del patrimonio público
para ser aplicados por los responsables superiores sobre los resultados de las
operaciones bajo su directa competencia.
El Control Interno Posterior: es el examen de las cuentas que rinden los
funcionarios y las entidades obligadas a ello, con base en los comprobantes y
relaciones de documentos que reflejan las operaciones realizadas, para verificar
su conformidad, sinceridad y legalidad y es ejercido por los órganos de control
fiscal tanto internos como externos dependiendo del ámbito de su competencia
como por ejemplo se puede señalar que en el ámbito municipal son competentes
para realizar actuaciones de control fiscal posterior sobre el sistema de control
interno, la Contraloría General de la Republica, la Contraloría Municipal y la
Unidad de Auditoría Interna de que se trate.
Unidad de Auditoría Interna
Las Unidades de Auditoría Interna se crea como consecuencia de la
separación de las funciones de control interno y externo siendo su principal
función la de realizar un servicio de examen posterior, pero inmediato, sobre la
marcha de las operaciones administrativas y financieras de cada ente u órgano
adscrito al ejecutivo municipal, la cual debe estar desvinculada de las operaciones
sujetas a su control.
La auditoría interna comprende los procedimientos de control posterior
establecidos y aplicados por la unidad especializada de control interno en cada
entidad, para evaluar el grado de cumplimiento y eficiencia de los sistemas de
administración e información Gerencial y de los instrumentos de control interno
incorporados en ellos; el examen de los registros y estados financieros, para
determinar su pertinencia y confiabilidad así como la evaluación de la eficiencia,
eficacia y economía de las operaciones realizadas.
La auditoría interna es un servicio de examen posterior, objetivo,
sistemático y profesional de las actividades administrativas y financieras de cada
ente u órgano, realizado con el fin de evaluar, verificar y elaborar el informe
contentivo de las observaciones, recomendaciones y el correspondiente dictamen.
Dicho servicio se prestara por una unidad especializada de auditoría interna de
cada ente u órgano cuyo personal, funciones y actividades deben ser
desvinculadas de las operaciones sujetas a su control. Art 135 LOAFSP
Teniendo dentro de sus funciones principales la de evaluar el sistema de
control interno, incluyendo el grado de operatividad y eficacia de los sistemas de
administración y de información gerencial, así como el examen de los registros y
estados financieros, para determinar su pertinencia y confiabilidad, y la evaluación
de la eficiencia, eficacia y economía en el marco de las operaciones realizadas. .
Art 40 (LOCGRySNCF)
Las unidades de auditoría en el ámbito de su competencia, podrán realizar
auditoria, fiscalizaciones, inspecciones, exámenes, estudios, análisis e
investigaciones de todo tipo y de cualquier naturaleza en el ente y organismo
sujeto a su control, para verificar la legalidad, exactitud, sinceridad y corrección de
sus operaciones, así como para evaluar el cumplimiento y los resultados de los
planes y las acciones administrativas, la eficacia, eficiencia, economía, calidad e
impacto de su gestión. Art 41 LOCGRySNCF
Elementos Claves de un Sistema de Control Interno
En el control interno existen puntos clave como son: Plan Operativo Anual,
Elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos, Control Presupuestario,
Informe de Gestión.
Plan
Es el documento que registra en términos lingüísticos lo incorporado en él,
se supone que el plan contempla de forma ordenada y coherente las metas,
estrategias y políticas, directrices y tácticas en tiempo y espacio, así como los
instrumentos, mecanismos y acciones que se utilizaran para llegar a los fines
deseados, Un plan es un instrumento dinámico sujeto a modificaciones en sus
componentes en función de la evaluación periódica de sus resultados. Zambrano.
(2007).
El plan es también definido por la Ley Orgánica de Planificación Pública y
Popular como el “Documento de planificación pública que establece en forma
sistemática y coherente las políticas, objetivos, estrategias y metas deseados, en
función de la imagen objetivo, incorporando los proyectos, acciones y recursos
que se aplicarán para alcanzar los fines establecidos. Articulo. 5 (LOPPyP).
Este mismo instrumento legal señala en su artículo. 19, que la planificación
de las políticas públicas responderá a un sistema integrado de planes, orientada
bajo los lineamientos establecidos en la normativa legal vigente; dicho sistema se
compone de:
1. Planes Estratégicos:
a. Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social de la Nación.
b. Plan de Desarrollo Regional
c. Plan de Desarrollo Estadal.
d. Plan Municipal de Desarrollo.
e. Plan Comunal de Desarrollo
f. Plan Comunitario
g. Los planes estratégicos de los órganos y entes del Poder Público.
h. Los planes sectoriales elaborados por los órganos de la Administración Pública
Nacional.
i. Los demás planes que demande el proceso de planificación estratégica de
políticas públicas o los requerimientos para el desarrollo social integral.
2. Planes Operativos
a. Plan Operativo Anual Nacional.
b. Plan Operativo Anual Estadal.
c. Plan Operativo Anual Municipal.
d. Plan Operativo Anual Comunal
e. Los Planes Operativos Anuales de los Órganos y Entes del Poder Público.
Plan Operativo
Es el conjunto orgánico y sistematizado de los proyectos, objetivos y
actividades que deben ejecutar las unidades administrativas de la institución, con
una asignación presupuestaria para enfrentar los problemas diagnosticados,
mejorar un servicio o implantar algo nuevo.
Por su parte los planes operativos son aquellos formulados por los órganos
y entes del Poder Público y las instancias de participación popular, sujetos a la
presente Ley, con la finalidad de concretar los proyectos, recursos, objetivos y
metas, trazados en los planes estratégicos. Dichos planes tendrán vigencia
durante el ejercicio fiscal, para el cual fueron formulados artículo. 52 (LOPPyP).
Por su parte, un proyecto es un conjunto de acciones planificadas para
lograr objetivos deseados, utilizando una cantidad de recursos durante cierto
tiempo y en un lugar definido, esperándose que los beneficios a obtener sean
comparativamente mayores que los costos de la inversión a realizar. El proyecto
se presenta mediante un documento. Delgado y Otros (2006)También puede ser
definido el proyecto como la búsqueda de una solución inteligente al
planteamiento de un problema. Produce bienes y servicios deseables a la
comunidad, su ejecución está bajo una persona natural y tiene una duración finita
y determinada. Gonzales (2006)
Mientras que para la Ley Orgánica de Planificación Publica y Popular el
proyecto es un instrumento de planificación que expresa en forma sistemática un
conjunto de acciones, actividades y recursos que permiten, en un tiempo
determinado, el logro del resultado específico para el cual fue concebido articulo 5
(LOPPyP)
En la administración pública venezolana la planificación es una función de
gestión administrativa de carácter obligatorio ya que la no planificación genera
como consecuencia, la posibilidad de que sus responsables sean sujeto de
sanciones administrativas tanto por acción u omisión de la misma.
En este sentido la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y
del Sistema Nacional de Control Fiscal dispone lo siguiente:
Artículo 91 numeral 10
“Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan otras leyes,
constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos,
hechos u omisiones que se mencionan a continuación:…
10. La falta de planificación, así como el incumplimiento injustificado de las metas
señaladas en los correspondientes programas o proyectos.
Por su parte, la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público señala además:
Artículo 165:
“Si de la evaluación de los resultados físicos de la ejecución presupuestaria se
evidenciare incumplimiento injustificado de las metas y objetivos programados, la
Oficina Nacional de Presupuesto informará dicha situación a la máxima autoridad
del ente u organismo, a la respectiva Contraloría Interna y a la Contraloría General
de la República, a los fines del establecimiento de las responsabilidades
administrativas a que haya lugar.”
Manuales de normas y Procedimientos
Los manuales como instrumento de control interno tienen un valor
importante en vista de que toda actividad, para su ejecución, requiere de una
planificación y para realizar una planificación amerita cumplir ciertos pasos o
procedimientos que vallan enlazados de manera coherente y secuencial para el
logro de una meta. De allí que el primer pasó a ejecutar para implantar un sistema
de control interno debe ser la elaboración de los Manuales de Normas y
Procedimientos.
Un manual de procedimientos es el documento que permite mantener
registrada en forma ordenada la información y datos requeridos para la
conducción normal de la organización y faciliten la toma de decisiones en el
trabajo diario de la organización. Otero (2004). Los manuales contienen la
descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones
de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
Los manuales son una de las mejores herramientas administrativas porque
permiten a cualquier organización normalizar sus operaciones, siendo esta
normalización la plataforma sobre la que se sustenta el desarrollo de una
organización dándole estabilidad y solidez. Álvarez (2001).
Las normas son las reglas a seguir para la ejecución de los procedimientos,
mientras que los procedimientos son un conjunto de operaciones ordenadas en
secuencia cronológica, que precisan la forma sistemática para hacer un
determinado trabajo.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener
información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios,
máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al
correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa, órgano u ente de que
se trate bien sea público o privado. Álvarez (2001).
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información
básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita
las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la
conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando
o no adecuadamente.
Esquema General de un Manual de Normas y Procedimientos:
• Objetivo y alcance
• Aprobación y actualizaciones
• Base Legal
• Políticas
• Normas
• Procedimientos
• Glosario.
Los manuales son los que hacen posible el flujo de la información, y el flujo grama
es fundamental para un buen sistema de control interno.
Beneficios atribuibles a los manuales de normas y procedimientos
• Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a
cargo de la institución, los puestos y unidades administrativas que
intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los
formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales
agregadas en el procedimiento.
• Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
• Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
• Facilitar las labores de auditoría, la evaluación, el control interno y su
vigilancia.
• Aumentar la eficiencia de los funcionarios y empleados, indicándole qué
deben hacer y cómo.
• Ayudar en la coordinación de trabajo y evitar duplicidad de funciones.
• Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento
de los sistemas, procedimientos y métodos.
En la administración pública venezolana es obligatorio que cada ente u organismo
público elabore, apruebe e implante los manuales de normas y procedimientos
necesarios para una buena gestión administrativa, en este sentido la Ley Orgánica
de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
señala:
“Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las normas básicas
dictadas por la Contraloría General de la República, las normas, manuales de
procedimientos, indicadores de gestión, índices de rendimiento y demás
instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control
interno”. Artículo 36:
Mientras que su artículo 92 dispone lo siguiente:
“Las máximas autoridades, los niveles directivos y gerenciales de los organismos
señalados en los numerales 1 al 11 del artículo 9 de esta ley, además de estar
sujetos a las responsabilidades definidas en este capítulo, comprometen su
responsabilidad administrativa cuando no dicten las normas, manuales de
procedimientos, métodos y demás instrumentos que constituyan el sistema de
control interno, o no lo implanten,……..”
Presupuesto Públicos
Es la concreción del proceso presupuestario, que contiene una estimación
financiera anticipada, generalmente anual, de los ingresos y egresos del sector
público, necesarios para cumplir con las metas de producción publica del
respectivo periodo. Así mismo constituye el instrumento operativo básico que
expresa las decisiones en materia de políticas públicas. Zambrano (2007).
El presupuesto también puede ser definido como un documento que tiene forma
especial de Ley y en el cual se estiman los ingresos de que dispondrá una entidad
pública durante un período futuro y determinado, que generalmente es un año, y
se autorizan los gastos que esa entidad pública pueda efectuar hasta cierto límite
en ese período, a los efectos de cumplir con una finalidad en él especificada, en el
sentido de que constituye la expresión contable del Plan de la Nación en aquellos
aspectos que exigen por parte del sector público, captar y asignar recursos
conducentes al cumplimiento de las metas de desarrollo económico, social e
institucional del país.
Según el "Manual de Elaboración del Presupuesto por Programas", conocido
como documento de Tucumán con ligeras adaptaciones, y el que se extracta de
las Bases Teóricas del Presupuesto por Programas, publicación hecha por esta
Oficina de Presupuesto, se conoce como Presupuesto al sistema mediante el cual
se elabora, aprueba, coordina la ejecución, controla y evalúa la producción pública
(Bien o Servicio) de una institución, sector o región, en función de las políticas de
desarrollo previstas en los Planes.
El presupuesto es un medio para prever y decidir la producción que se va a
realizar en un período determinado, así como para asignar formalmente los
recursos que esa producción exige en la praxis de una institución, Sector o
Región. Este carácter práctico del presupuesto implica que debe concebírselo
como un sistema administrativo que se materializa por etapas: formulación,
discusión y sanción, ejecución, control y evaluación.
Control Presupuestario Es el conjunto de actividades que se emprenden para medir y examinar los
resultados obtenidos en un período determinado para evaluarlos y para decidir las
medidas correctivas que sean necesarias. Es el seguimiento sistemático de los
resultados obtenidos, en comparación con los que se han presupuestado, con el
objeto de establecer correctivos en caso de observarse discrepancia.
El Control sobre el Presupuesto, es una actividad que se puede realizar a través
de los procedimientos de:
EL SISTEMA DE CONTROL
PRESUPUESTARIO Se puede decir que el control presupuestario está directamente relacionado con el
control previo.
CONTROL
DE
LEGALIDAD
CONTROL
DE
GASTOS
CONTROL
FÍSICO
CONTROL
FINANCIERO
Control de Legalidad
Consiste en la verificación de la legalidad presupuestaria, es decir de la
disponibilidad de los créditos presupuestarios e imputación respectiva.
Control Físico
Es el conjunto de actividades destinadas a verificar que se han cumplido las
condiciones previstas de oportunidad, cantidad, calidad, tanto en la realización de
las acciones, volúmenes de trabajo y metas, con la disponibilidad de los recursos
humanos, materiales y de servicios de terceros. Lo que quiere decir que todo jefe
de departamento debe saber lo que tiene y es responsable del control físico.
Control Financiero Es el conjunto de actividades destinadas a verificar el cumplimiento en los
términos monetarios previstos, tanto de las acciones, volúmenes de trabajo y
metas, como de los resultados esperados en los diferentes estados financieros.
Control de Gastos
Una vez establecida la programación de la ejecución física financiera de
gastos el proceso presupuestario entra en la etapa de lo que podríamos llamar los
tres momentos del control presupuestario del gasto los cuales son los siguientes:
a.- El Compromiso: se debe verificar en la unidad ejecutora lo siguiente:
• Partida en el presupuesto vigente.
• Disponibilidad presupuestaria.
• Precios justos y razonables.
• Garantías suficientes en el caso de contratación de obras o servicios.
• Suficiencia documentaria (Normas y Procedimientos).
• Autorización legal.
b.- El Gasto Causado: esta es la etapa donde se hace exigible una obligación de
pago con terceros, ya sea por la recepción de bienes o servicios, por disposiciones
de carácter contractual, o por haber cumplido con las condiciones para realizar un
gasto sin contraprestación.
c.- El Pago: es la etapa donde se extingue la obligación con terceros.
Se registrará como pago:
• La emisión de un cheque a su legítimo beneficiario, o los documentos que
certifiquen que el pago se ha formalizado.
• Los documentos aceptados como rendición de cuenta por órdenes de pago
giradas en calidad de avance.
Tesorería, deberá verificar lo siguiente:
• Imputación presupuestaria.
• Ordenación de pago.
En resumen
• La Unidad Ejecutora propone
• Presupuesto dispone
• Administración paga
Informe de Gestión
Otro de los elementos claves del sistema de control interno lo constituye, la
rendición de cuentas, se trata de una práctica en la gestión pública a través de la
cual los servidores dan cuenta o justifican sus actos, a distintos sujetos, de modo
diverso y a través de diferentes medios por estar obligados a ello.
La rendición de cuentas fundamentada y obligada legalmente, abre una
oportunidad para que el público pueda conocer las razones de las acciones,
decisiones que sobre políticas públicas tienen los gobernantes para que pueda ser
ejercido el control social ex post sobre las mismas.
En Venezuela el nuevo marco institucional incorpora este proceso como un
principio que debe cumplir el Estado, lo cual queda establecido en nueve artículos
de la CRBV). Dentro de estos artículos se señala el artículo 141 establece que “La
administración pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se
fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia,
eficiencia, transparencia, Rendición de Cuentas y responsabilidad en el ejercicio
de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho.
Otros documentos legales aprobados en el marco de la nueva constitución,
es la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, establece en su artículo 51, que quienes administren
recursos de los entes señalados en el artículo 9 están obligados a rendir cuentas
de las operaciones y resultados de su gestión al órgano de control fiscal que
determine la Contraloría General de la República, lo cual “implica la obligación de
demostrar formal y materialmente la corrección de la administración, manejo o
custodio de los recursos”, el artículo 9 identifica entre otros, a los órganos y
entidades del Poder Público Estadal. LOCGRySNCF. (2001).
Por su parte, en la práctica reciente de Rendición de Cuentas en
Venezuela, tanto el Presidente de la República, los Gobernadores de Estado y los
Alcaldes en Venezuela, entregan cuentas ante el órgano legislativo de
correspondiente a su nivel territorial de gobierno, Asamblea Nacional, Consejo
Legislativo y Concejo Municipal. La misma es entregada a través de la tradicional
Memoria y Cuenta o informe de gestión, formalmente públicas, pero disponible en
la práctica solo para los diputados, Legisladores y Concejales, además de los
órganos de control fiscal de acuerdo con el ámbito de su competencia que así lo
exigieran para ser evaluado y confrontado con los demás instrumentos de gestión
que puedan medir el alcance de las metas y objetivos trazados por el órgano ente
o unidad administrativa objeto de actuaciones de control fiscal.
2.9. Modelos Decisionales Modelo de racionalidad comprensiva
El primero es el enfoque racionalista que está en la base del modelo clásico
racional burocrático. El decisor se enfrenta con un problema y frente a este posee
diversos cursos de acción alternativos de los cuales escoge el mejor una vez que
los a rankeado cada uno de ellos en función de sus fines y valores a la vez que
toma en consideración la relación costo beneficio. Compara las consecuencias de
escoger un curso de acción frente a otro y finalmente se inclina por el que
maximice sus beneficios.
Este modelo de decisión propio del homus economic, ha sido fuertemente
cuestionado por la rigidez del postulado racional que atribuye al hombre una
racionalidad absurdamente omnisciente. En realidad el hombre trata de ser
racional pero consigue siempre una manera limitada, puesto que existen aspectos
racionales y no racionales en el ser humano, por lo tanto se propone un “hombre
administrativo” que desarrolla una racionalidad limitada, frente al hombre
económico de racionalidad total. Salamanca (1994)
El hombre administrativo se contenta con llegar a cierto límite y no busca el
máximo, el hombre administrativo puede elegir sin examinar previamente todas las
alternativas posibles. En segundo lugar puede tomar sus decisiones siguiendo
unas reglas sencillas y manejables, que no piden imposibles a su capacidad de
pensamiento porque al mundo más bien como vacio e ignora la inter relación de
todas las cosas. Por su parte, Enzioni postula la idea de una racionalidad inclusiva
toda vez que los actores societales están comprometidos con más de un objetivo a
la vez y en la mayoría de los casos hay más de un actor involucrado Enzioni,
(1980)
El modelo decisional incremental no articulado o la ciencia de salir del paso. Este modelo surge como una crítica al modelo racional su mayor exponente
es Lindblon quien sostiene que el decisor va actuando de acuerdo a lo que
encuentra en el camino lo que se le va presentando. Los decisores no intentan un
estudio de todas las posibilidades, se consideran pocas alternativas, los
problemas no se resuelven sino que se atacan repetidas veces, las políticas solo
son remedios en vez de búsqueda de estados ideales. Los efectos analizan de
forma incompleta
La política es un proceso desordenado no está gobernado por una mente
suprema que domina todas las alternativas, es a veces el resultado de
compromisos de los decisores los cuales no tienen clara conciencia de para que
sirve la decisión escogida. Salamanca (1994)
Modelo decisional de estrategia mixta
Es propuesta por enzioni y consiste en la utilización de elementos de los
modelos anteriormente señalados el modelo racional y del modelo incremental. La
idea es lograr una articulación de las decisiones fundamentales, estratégicas con
las decisiones fragmentarias o parciales “a las decisiones contextuantes se llega
mediante un examen de las alternativas principales consideradas por el actor en
vista de la concepción de sus objetivos. Se trata de obtener con este paso una
visión general consistente. Luego, “las decisiones sobre fragmentos se toman
incrementalmente pero dentro de contextos fijados por las decisiones
fundamentales. Salamanca (1994)
Sin embargo esta toma de decisiones sea por la vía de una u otra tiene que
ver con el asunto valorativo e ideológico, por lo cual lo que alimenta una decisión
es la determinada concepción que el decisor tenga, y se ajusta con la correlación
de fuerzas de los actores que intervienen en el proceso decisional. Salamanca
(1994)
MAPA DE VARIABLES
EL PROBLEMA: “Debilidades del Control Interno en el Servicio Autónomo
Municipal de Administración Tributaria de Sucre (SAMATSU), del Estado Zulia,
periodo 2009-2011.”
OBJETIVO GENERAL: Analizar el Control Interno llevado en el Servicio
Autónomo de Administración Tributaria del Municipio Sucre, del Estado Zulia,
periodo 2009-2011.
Conceptualización de la Variable.
Variable: Control Interno.
Definición Conceptual.
Control Interno es un sistema integrado por el esquema de organización y el
conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y
mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad.
Definición Operacional
Es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas,
normas, así como los métodos y procedimientos adaptados dentro de un ente u
organismo sujeto a la ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y
veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia,
economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas
prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.
Cuadro Nº 1 Operacionalización de la Variable
Objetivo General: Analizar el Control Interno llevado en el Servicio Autónomo de
Administración Tributaria del Municipio Sucre, (SAMATSU) del Estado Zulia,
periodo 2009-2011.
OBJETIVOS
ESPECIFICOS
DIMENSION
INDICADOR
TECNICA DE RECOLECCION INFORMACION
Identificar los elementos que
integran la gestión del control
interno en el Servicio Autónomo de
Administración Tributaria del
Municipio Sucre, (SAMATSU) del
Estado Zulia, periodo 2009-2011.
Sistema de Control Interno
Plan Operativo Anual Políticas Normas Métodos
Procedimientos Manuales
Revisión documental
Encuesta(Cuestionario autoadministrado)
Describir el modelo decisional
presente en el control interno del
Servicio Autónomo de
Administración Tributaria del
Municipio Sucre, (SAMATSU) del
Estado Zulia, periodo 2009-2011.
MODELO DECISIONAL
Racionalidad Comprensiva
Incremental no articulado
Estrategia mixta
Revisión documental
Encuesta(Cuestionario autoadministrado )
Proponer lineamientos para el
fortalecimiento del control interno
en el Servicio Autónomo de
Administración Tributaria del
Municipio Sucre, (SAMATSU) del
Estado Zulia, periodo 2009-2011.
Listado de lineamientos
Revisión documental
Resultados de la Encuesta(Cuestionario autoadministrado )
Fuente: Pedro William Pérez (2011)
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
3.1- TIPO DE INVESTIGACIÓN
Este estudio se tipifica de tipo descriptivo. Sabino (2002) plantean que “las
investigaciones descriptivas buscan especificar y medir las propiedades
importantes de los diferentes aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno
a investigar”…, es definir una estrategia metodológica, que consideren aspectos
técnicos del problema de estudio y se busque la información que permita orientar
el análisis y la discusión de los resultados obtenidos.
La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un hecho,
fenómeno, individuo o grupo con el fin de establecer su estructura o
comportamiento, además trata de describir las características que identifican los
elementos y componentes, y la interrelación entre ellos Méndez, (2001). Es
importante resaltar el componente político y social de la investigación que bajo
esta óptica, es indispensable incorporar las apreciaciones, valoraciones,
experiencias y conocimientos de los involucrados en cada una de las situaciones
plantadas, lo cual agregará valor al conocimiento científico de lo investigado.
3.2.- DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
El estudio se considero como una investigación con un diseño no
experimental, ya que puede definirse como una indagación en la cual el científico
no tiene un control directo sobre la variable. Al respecto para Hernández y Otros
(2006), los estudios no experimentales son aquellos donde el investigador no
manipula la variable lo que hace es observar los fenómenos de la misma forma
como ocurren en su contexto natural y luego son analizados.
Esta investigación se refuerza con un diseño documental definido como un
proceso que se basa en la búsqueda, recuperación, análisis, critica e
interpretación de datos secundarios, es decir los obtenidos y registrados por otros
investigadores en fuentes documentales: impresas, audiovisuales o electrónicas.
Como en toda investigación el propósito de este diseño es el aporte de nuevos
conocimientos Arias (2006)
De acuerdo con las consideraciones teóricas anteriormente planteadas el
investigador incursiono en el estudio y análisis del sistema de control interno
ejercido por el SAMATSU, en el Municipio Sucre del Estado Zulia, con la finalidad
de posteriormente realizar las inferencias adecuadas a la realidad recogida.
3.3.- POBLACIÓN
Es un grupo de personas con características similares que vienen a formar
un todo en la investigación en donde se estudiaran los resultados. Por su parte,
según Tamayo (2001) la población es “la totalidad del fenómeno a estudiar en
donde las unidades de población poseen una característica común, la cual se
estudia y da origen a los datos de la investigación”.
De igual forma, para Chávez (2003) una población “está constituida por
características o estratos que le permiten distinguir los sujetos unos de otros”.
Dichas características deben ser delimitadas con la finalidad de establecer los
parámetros muéstrales. Se incluyen en ésta, la totalidad de los proyectos, objetos,
fenómenos o situaciones que se desean investigar considerando que su tamaño
puede ser manejado estadísticamente en su totalidad según los criterios
expuestos por Tamayo y Tamayo (2001) en los siguientes términos “población
censal será igual a la muestra”. Por prescinde del muestreo y se utilizó el censo.
Según Pineda, Álvarez y Canales (1994) se considera una población
censal: "cuando hay un número finito (constituido por un número delimitado o
conocido de unidades) es conveniente estudiar el universo total siempre y cuando
este no sea muy grande".
Por tal motivo, para los efectos de este proceso investigativo la unidad
poblacional escogida está en función de los objetivos de estudio, representado por
los 517, funcionarios públicos entre obreros y empleados que conforman la
Alcaldía del Municipio Sucre del Estado Zulia.
3.4.- MUESTRA
Estableciendo que una muestra es un conjunto de unidades, una porción
del total, que representa la conducta del universo en su conjunto, es decir en un
sentido amplio no es más que eso una parte del todo que se llama universo o
población y que sirve para representarlo. Por tal motivo cuando un investigador
realiza en ciencias sociales un experimento una encuesta o cualquier tipo de
estudio, trata de obtener conclusiones generales acerca de una población
determinada de la cual se tomara un sector al que se conoce como muestra.
Para otros la muestra es la parte de un todo con características similares
donde se pueden apreciar los resultados de una investigación. Al respecto,
Hernández, Fernández y Baptista (1998) expresa que la muestra es un
subconjunto de la población”.
Con respecto a esto, Chávez (2003) expresa que la muestra es “una
porción representativa de la población que permite generalizar sobre esta, los
resultados de una investigación. Su propósito es extraer información que resulta
imposible estudiar en la población, porque ésta incluye, la totalidad”.
Para la selección de la muestra fue tomado como criterio la ubicación según
el Nivel Estratégico de la organización es decir la (Alta Gerencia) donde se
identifica al Alcalde, Director General de la Alcaldía, Sindico, Intendente Tributario
como máxima autoridad en el SAMATSU y se incluyo a los Directores de
Tesorería, Administración, Contabilidad y Presupuesto por la importancia de sus
relaciones intraorganicas con el SAMATSU. El Nivel Táctico o Gerencia media en
la cual se encuentran los recaudadores y el administrador del SAMATSU y el Nivel
Operativo donde se encuentra la secretaria y el mensajero.
A continuación se presenta el cuadro que caracteriza la muestra, donde se
especifica el Nivel Gerencial, los cargos y el Número al cual se le aplico el
instrumento.
Cuadro N° 2
Distribución de la Muestra
Nivel
Gerencial.
Denominación del Cargo No.
Encuestado
Estratégico Alcalde, Director General de la Alcaldía, Sindico, Intendente Tributario, Tesorero, Director de Administración, Director de Contabilidad y Director de Presupuesto
8
Táctico
Recaudadores tributarios
Jefe de la Unidad Municipal de Licores y Fiscalización.
Directora de Administración del SAMATSU.
2
1
1
Operativo Secretarias Mensajero
2
1
Fuente: Pedro Pérez (2011).
3.5.- TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
La técnica de recolección de datos, aplicada a la muestra objeto de estudio
fue la encuesta, la cual se define como una técnica de recolección y análisis de
información donde se procesarán y analizarán los resultados obtenidos de la
población en estudio. Al respecto, Briones, (1990) plantea que la encuesta es “el
conjunto de técnicas destinadas a recoger, procesar y analizar información que se
dan en unidades o en personas de un colectivo determinado”.
Para recolectar información vinculada con el sistema de control interno
llevado a cabo por el SAMATSU, en el Municipio Sucre del Estado Zulia. se utilizó
la encuesta escrita autoadministrada por medio de un cuestionario que se define
como “La modalidad de encuesta que se realiza mediante un instrumento o
formato en papel contentivo de una serie de preguntas. Se le denomina
cuestionario autoadministrado por que debe ser llenado por el encuestado, sin
intervención del encuestador.” Arias (2006).
Este cuestionario puede ser de preguntas cerradas que son aquellas donde
se establecen previamente las opciones de respuestas que puede elegir el
encuestado. Estas se clasifican en “dicotómicas y de selección simple, que fue la
escogida para esta investigación, siendo esta en la que se ofrece al encuestado
varias opciones de respuesta, pero se escoge solo una”. Arias (2006).
Por otra parte, será utilizada como estrategia de aproximación al objeto de
estudio la observación: se concibe como la percepción visual que se emplea para
captar los datos que se registrarán. Constituye el procedimiento sistemático de
usar todos los sentidos para buscar y obtener los datos necesarios para resolver
los problemas planteados a través de la comprobación de hipótesis formuladas
Hernández y otros (1991). La ventaja principal de esta técnica, en el campo de las
ciencias del hombre, radica en que los hechos son percibidos directamente, sin
ninguna clase de intermediación colocándonos ante la situación estudiada, tal
como ésta se da naturalmente Sabino.(1995).
Los cuestionarios directos de opinión fueron aplicados a los funcionarios
anteriormente señalados en la muestra seleccionada, ya que se busco determinar
qué piensan o sienten los mismos acerca de determinados hechos vinculados con
la investigación y es directa ya que el investigador presenció el acto de responder,
Nava, (2002).
Los cuestionarios contenían preguntas asociadas a los objetivos, variables
e indicadores relacionados con la caracterización de los modelos gerenciales
presentes en la gestión del sistema de control interno ejercido por el SAMATSU,
así como la forma de identificar la presencia de los elementos que integran el
sistema de control interno en la gestión llevada a cabo por el SAMATSU, además
de la forma de determinar el grado de formación en materia de control fiscal que
poseen los funcionarios perteneciente a dicho Servicio de Administración
Tributaria.
3.6.- DESCRIPCIÓN DE LOS INSTRUMENTOS
El instrumento que se aplicará para la recolección de la información, será
un cuestionario de estructura cerrada, con una escala tipo Lickert, con seis (7)
alternativas de respuestas a saber: No (7) Si (6), Siempre (5), a Veces (4), No
sabe (3) Casi Nunca (2), Nunca (1).
La escala de medición que fue empleada en la elaboración del instrumento
será Likert, pues permite lograr el puntaje de cada persona en la opinión medida a
través de la suma de sus respuestas a la variedad de preguntas que actuaran
como estimulo.
El instrumento estará integrado por un bloque de veinte (20) items que
permitirá la obtención de información para medir la magnitud de la formación con
base en el cumplimiento de una relación que exprese: a menor puntaje mayor el
problema.
Los datos que se obtengan se someterán a procedimientos estadísticos
descriptivos para originar valores estadísticos que a la vez posibilitarán la emisión
de una explicación objetiva y científica del comportamiento de los aspectos objeto
de estudio que fueron sustentados con teorías pertenecientes a personas y
autores vinculados al tema objeto de estudio, dentro del ámbito del control fiscal y
modelos gerenciales en la Gestión del sistema de Control interno ejercido por el
SAMATSU en el Municipio Sucre del Estado Zulia.
3.7.- PROPIEDADES PSICOMÉTRICAS.
Se entiende por validez de contenido “el grado en que un instrumento
refleja un dominio específico de contenido de lo que se mide. Es el grado en que
la medición representa el concepto medido. Es así como, elaborados los
instrumentos se someterán al llamado “juicio de expertos con el fin de verificar los
criterios de validez”.
Los mismos serán revisados y evaluados por tres profesores Universitarios,
expertos en el área de Control fiscal, Gerencia, Gestión Local, quienes verificaran
la adecuación de las preguntas con los objetivos planteados en la investigación
haciendo las recomendaciones pertinentes.
Para la confiabilidad según Hernández, Fernández y Batista (1998) la
definen como “el grado en que su aplicación repetida al mismo sujeto u objeto,
produce iguales resultados”. Para comprobar la confiabilidad del instrumento se
realizo una prueba piloto que “consiste en administrar el instrumento a un conjunto
de personas para calcular su duración, conocer sus dificultades y corregir sus
defectos antes de aplicarlo a la totalidad de la muestra” Sabino, (2000).
La confiabilidad del instrumento se obtendrá mediante la consistencia interna, la
cual se hizo con el análisis de ítems. Para tal fin se utilizaron las siguientes
formulas de varianza y de coeficiente de confiabilidad Pulido,(1998)
∑x1 2 - x1 2 n
α1 2=
n Donde:
α1 2= Varianza del Ítem.
∑x1= Sumatoria del Ítem. n = Muestra.
Una vez determinado los resultados se calculo la varianza total, a través de la
siguiente fórmula:
∑x1 2 - x1 2 n
α1 2=
n
Los datos que se obtuviera a través de la formula anterior permitió
calcular el coeficiente de confiabilidad del instrumento. Para el fin se utilizó la
siguiente fórmula:
n 1 - ∑s1 2
α = n-1 S 2 x
Para considerar los instrumentos confiables sus resultados deben estar
dentro del criterio establecido por Hernández, Batista y Sampieri (1998) “el cual
es el significado -1 hasta +1, considerándose de +0.50 hasta +0.89 confiable,
de 0.90 hasta 1 altamente confiable”. Los resultados dieron un coeficiente de
0,82, lo que indica que el instrumento es “altamente confiable” Hernández,
Fernández y Sampieri; (1998). Estos resultados se obtuvieron con la aplicación
del programa de computadora SPSS (Estadística Aplicada a las Ciencias
Sociales) en su versión 15.
3.8.- PROCEDIMIENTO
Se desarrollará de acuerdo a la secuencia operativa del enfoque epistemológico
empírico-inductivo, como se observa a continuación.
a) Selección del tema o área.
b) Diagnóstico de la situación problemática.
c) Elección del problema de investigación.
d) Arqueo Bibliográfico y revisión de fuentes de información.
e) Selección de antecedentes a través de hemerotecas e internet.
f) Elaboración del capítulo I: El Problema.
g) Formulación de los objetivos de investigación y delimitación del
estudio.
h) Elaboración del capítulo II: Fundamentos Teóricos y conceptuales.
i) Análisis estructural de la trama conceptual, seleccionando las teorías
más relevantes.
j) Diseño del mapa de variables en su primera fase (dimensiones e
indicadores)
k) Redacción del marco metodológico.
l) Diseño del instrumento de recolección de datos.
m) Aplicación de la prueba piloto (validez y confiabilidad)
n) Selección de la muestra para el estudio
o) Recolección de datos.
p) Procesamiento de la información.
q) Análisis y discusión de los resultados que orientan a las
conclusiones.
r) Organización de los aspectos preliminares del Trabajo.
s) Revisión y corrección Presentación del informe Final.
3.9- ANÁLISIS DE DATOS
Según, Hurtado (2006), las técnicas están relacionadas con los
procedimientos utilizados para la recolección de datos. En tal sentido, la técnica
utilizada en esta investigación fue el instrumento de recolección de datos
constituido por un cuestionario, compuesto por preguntas cerradas con un total de
20 ítems para ser aplicados a los funcionarios públicos seleccionados y
estratificados en la muestra.
Nivel de satisfacción
90.01‐100% Excelente
80.01‐90% Bueno
70.01‐80% Aceptable
60.01‐70% Regular
50.01‐60% Malo
0.01‐50% Muy malo
Nº CRITERIOS MEDICIÓN
1 2 3 4 5 6
1 ¿Cuenta el SAMATSU con su estructura organizaba y funcional? (organigrama)
2 ¿Cuenta el SAMATSU con normas manuales de procedimiento que se encargue de regular el funcionamiento del sistema de control interno?
3 ¿Se lleva a cabo en el SAMATSU una planificación en cada una de las operaciones?
4
En la formulación del plan operativo anual del SAMATSU se especifica la misión, objetivos, las estrategias y metas de la entidad, así como la asignación de los responsables?
5
¿Se reflejan en los objetivos, las estrategias y metas contenidas en el plan operativo anual del SAMATSU, hacia donde quiere llegar la organización y a la vez contemplan en que tiempo espera lograr dichos objetivos y estrategias?
6
¿En el SAMATSU, el plan operativo anual se elabora con la finalidad de dar cumplimientos a las funciones propias del ente y en él participan todas las unidades administrativas?
7 ¿Según usted en el SAMATSU, el plan general o estratégico permite la evaluación y medición de la gestión con base en la eficiencia y efectividad?
8 Se encuentra creada la unidad de auditoria interna en el SAMATSU y su respectiva evaluación y seguimiento de la gestión?
9
En el SAMATSU se aplican medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones que se presenten en la organización que puedan afectar el logro de sus objetivos?
10
En el SAMATSU se adoptan presupuestos programáticos, estándares de costos y de desempeño, normas técnicas y de calidad, indicadores necesarios y demás criterios de medición que permitan evaluar la efectividad, economicidad y eficiencia de sus operaciones?
11
Existen en el SAMATSU normas para llevar a cabo los procesos de:
a) Compra b) Contratación c) Planta y equipo d) Almacén e inventario
12
Existen en el SAMATSU mecanismos o normas para la utilización y protección de los recursos tales como:
a) Ingresos b) Egresos c) Tesorería d) Seguros
13 Se ejecutan, en el SAMATSU, los controles previos, perceptivos y posteriores en los procedimientos administrativos?
14
Cuenta el SAMATSU con un sistema de evaluación y control de gestión, que defina las áreas critica del organismo que asigne prioridades en las siguientes formas: proyectos y programas operativos, presupuesto administrativo, recursos humanos y contabilidad?
15 Dispone el SAMATSU de un presupuesto asignado para cada ejercicio económico?
16
La distribución y ejecución presupuestaria se corresponde con el plan operativo anual, objetivos y metas que se abordaron en la planificación del ente. (SAMATSU), para cada ejercicio económico?
17 En el SAMATSU se toma en cuenta el sistema de meritos y sanciones y supervisión en la administración de talento humano?
18
Existen en el SAMATSU programas tales como:programas de inducción, re inducción, capacitación, bienestar, tecnología de información y atención al ciudadano, para el personal adscrito a esa institución?
19 Se ejecutan en el SAMATSU, los controles previos, perceptivos y posterior en los procedimientos administrativos?
20
Se garantiza en el SAMATSU, antes de proceder a realizar pagos, el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables, necesarias y suficientes para responder con las obligaciones contraídas?
21 Entrega al final de la gestión la máxima autoridad del ente (SAMATSU), el informe de gestión anual?
REGULACIÓN CONSTITUCIONAL, LEGAL Y SUB - LEGAL DEL CONTROL INTERNO
Norma Artículo Costitución de la República Bolivariana de Venezuela (30/12/1999) 141
Ley Orgánica de la Contraloria General de la República y del Sistema Nacional del Control Fiscal (01/01/2002)
35, 36, 37, 38, 39, 40, 41
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (05/09/2000)
131, 132, 133, 134, 135, 136, 137, 138, 139, 140, 141, 142, 143, 144, 145
Ley Orgánica de la Administración Pública (16/10/2001)
12, 13, 17, 19, 20, 22, 23, 26, 27, 28.
Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del SNC (26/12/2009) 11 al 18, 19 al 21
Ley Contra la Corrupción (07/04/2003) 6, 16, 19.
Ley sobre Simplificación de Tramites Administrativos (22/10/1999)
4, 5, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18.
Ley del Estatuto de la Función Pública (Julio 2002)
46, 47, 48, 50, 53, 54, 57, 58.
Normas Generales de Control Interno (30/04/1997). Resolución Nº 01-00-00-015 de la Contraloría General de la República
Todos los artículos. Desde el 1 hasta el 38.
Normas para el funcionamiento coordinado de los sistemas de control interno y externo (17/06/1997)
8
Manual de normas de control interno sobre un modelo genérico de la administración central y descentralizada funcionalmente (Septiembre, 2005)
Todas sus disposiciones
LINEAMIENTOS PARA EL FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTERNO EN EL SERVICIO AUTÓNOMO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA DEL
MUNICIPIO SUCRE (SAMATSU) DEL ESTADO ZULIA, PERIODO 2009 – 2011
En un sentido amplio en Venezuela, el Estado debe garantizar la satisfacción
de las necesidades públicas así como facilitar y vigilar el adecuado suministro de
bienes y servicios. Expresada la naturaleza de Estado en tales términos, el
gobierno, en todos los niveles, debe velar por la calidad de vida, considerando
como principio fundamental la defensa de la persona humana y el respeto de su
dignidad, todo lo cual implica entonces, que la eficacia de las acciones de
gobierno deben evaluarse fundamentalmente, en función a su “impacto” en el
bienestar de la sociedad.
Se podría decir, que el Estado es el ente que administra todos los bienes y
recursos de la nación, por tal razón para llevar a cabo este proceso requiere de
líderes y directivos que cumplan con los procesos gerenciales de planeación,
organización, dirección y control para lograr el pleno aprovechamiento de los
recursos disponibles en búsqueda de la mayor eficacia y eficiencia en las
organizaciones.
Podemos hablar acerca de las innovaciones que ha experimentado el
proceso de control como mecanismo utilizado para controlar las acciones del
gobierno en la gestión pública venezolana; ya que es la función gerencial que
asegura que se cumplan los planes de las organizaciones.
En resumen, se puede señalar que 2 el control es el proceso de medir el
desempeño actual, y además consiste en tres pasos distintos: la medición del
desempeño real; la comprensión de desempeño verdadero contra un estándar; y
tomar una acción correctiva para corregir desviaciones o estándares inadecuados.
Es importante y se debe estar consciente que este proceso supone que ya existen
los estándares de desempeño.
Supremacía constitucional.
La historia venezolana es rica en enseñanza y sabiduría, allí se encuentra
dinámica y estática en aparente contradicción, mostrándonos permanentemente lo
que hemos hecho, lo que no hemos hecho y lo que debemos hacer.
Mucho se ha luchado a lo largo de centurias, para elevar el sentido de unidad
nacional en pos de la libertad, la justicia, la moral pública y el bienestar general del
pueblo venezolano.
La constitución vigente define nuestra organización jurídico-política como un
Estado democrático y social de Derecho y de Justicia, creando para ello todas las
condiciones necesarias para el desarrollo social y espiritual procurando la igualdad
de oportunidades para que todos los ciudadanos puedan desarrollar libremente su
personalidad, dirigir su destino, disfrutar de los derechos humanos, buscando su
propia felicidad.
Lógicamente no puede existir un Estado social si no existe solidaridad
social y una clara noción de bien común bajo el imperio inexorable de la
constitución y la ley. El Estado social y de Derecho debe perfeccionarse con el
progreso de los venezolanos y con el desarrollo humano, conforme a la exposición
de motivos de nuestra Constitución, que así lo razona.
La Democracia no logra alcanzar su fin superior si queda circunscrita al
Estado, ya que no sólo el Estado debe ser democrático sino también la sociedad.
A tal efecto, los ciudadanos y las organizaciones sociales tienen el deber y el
derecho de propender la conversación de condiciones de igualdad de
oportunidades aportando lo mejor de su voluntad para estimular a la ciudadanía en
su rol protagónico y para controlar las actividades del Poder Público de la nación.
Esos grandes principios fundamentales están contenidos en el Título I de la
Constitución donde resalta el artículo 7 que establece: " La Constitución es norma
suprema y fundamento del ordenamiento jurídico. Todas las personas y los
órganos que ejercen el poder público están sujetos a esta Constitución".
Simplemente la norma prevé que todo el corpus normativo de inferior jerarquía, así
como las actuaciones de las personas en general, deben someterse al mandato
superior constitucional como la única forma posible de garantizar la paz y el orden
en la búsqueda del pleno desarrollo económico y social de Venezuela.
Que dice la constitución y la ley.
La Constitución de 1999. Título IV, regula todo lo referente al Poder Público y
distribuye el Poder (Art. 136): Municipal, Estadal y Nacional y esta última en:
Legislativo, Ejecutivo, Judicial, Ciudadano y Electoral.
La administración pública del Estado Venezolano, no se agota en los órganos y
entes de la administración Pública Ejecutiva, comprende igualmente los órganos
de los Poderes Públicos que desarrollan funciones del Estado de carácter
sublegal.
Ejemplo: A nivel Nacional: La Fiscalía, Contraloría, y Defensoría del Público.
Órganos en autonomía funcional. Integrada por:
- Poder Ejecutiva.
- Poder Ciudadano.
- Poder Electoral.
- Dirección Ejecutiva de la Magistratura.
Concepto de administración pública Es toda actividad Pública o privada, ordenada para alcanzar fines humanos
sean o no económicos
En el Sentido Restringido: la Administración Pública, es la actividad, tarea o
función del Estado.
En el Sentido Subjetivo: la Administración Pública, es el cuerpo o conjunto d
Entes u órganos ordinariamente encargados de ejercer las actividades del Estado,
principalmente de hacer4 cumplir las leyes.
Ciclo del proceso administrativo
PLANEAR
VERIFICAR
AJUSTAR
HACER
Visualización del control como elemento esencial del éxito
Planificación: Evaluación inicial (Problemas-necesidades-recursos
disponibles): establecimiento de prioridades, ¿Qué es importante?, ¿Qué ha de
hacerse primero?, definición de objetivos: generales, específicos, operativos.
Programación: Diseño de actividades (para conseguir objetivos): asignación
de recursos para poder ejecutar actividades.
Implica:
-Previsión de actividades futuras.
-Correcta fijación de metas.
-Fijar políticas.
-Implantar procedimientos de trabajo.
Implica:
-Personal y organización alineados
l bj ti
El Proceso Administrativo en las Instituciones públicas
Planeación.
Se establecen directrices, se definen estrategias y se seleccionan alternativas y cursos de acción en función de los objetivos, tomando en consideración la disponibilidad d
Organización.
Se coordina las actividades del personal para el mejor aprovechamiento de los recursos, para el logro de fines a través de estructura y
Control.
Seria de métodos y procedimientos que permiten relacionar las características que deberían tener4 las
ti id d ú l l
Dirección.
Actividad por medio de la cual los directivos de una institución encausan las actividades del personal para lograr los fines y
Control: Diseño e implementación de un sistema de control de recursos,
actividades, productos y resultados.
Definiciones de control interno.
Es un plan de organización y conjunto de planes, métodos, procedimientos
y otras medidas, tendiente a ofrecer una garantía razonable de que se cumplan los
siguientes objetivos:
Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así
como productos y servicios de la calidad esperada.
Preservar el patrimonio frente a perdidas de despilfarro, abuso, mala
gestión, errores, fraudes, irregularidades.
Respetar las leyes, reglamentaciones y directrices estimular la adhesión de
los integrantes de la organización a sus políticas y objetivos.
Elaborar y obtener datos financieras y de gestión completos, confiables y
presentados correctamente en forma oportuna.
Constituye un conjunto de normas, métodos y medidas coordinadas que
adapta una organización con el propósito de salvaguardar sus recursos, propiciar
información de toda clase en forma oportuna, adecuada y segura; promover la
eficiencia operativa, el mejoramiento continuo y estimular la adhesión leal a las
políticas prescritas por la dirección de la Entidad.
Ejemplos de control interno, Políticas, registros, autorizaciones,
verificaciones, elaboración de informes, supervisión, procedimientos, programas
que en su conjunto conforman un sistema.
Con el propósito de conceptuar,
dictaminar, recomendar o
sugerir.
Estructura de un control interno como herramienta para construir una institución exitosa.
1. Control Estratégico: consiste en el control de cumplimiento de la
orientación cultural, estratégica y organizacional de la entidad, constituye la
base para que el control sea una práctica continua, corriente, cotidiana.
2. Control de Gestión: controla las operaciones, orientándola a la
consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento
de los objetivos institucionales y sociales.
3. Control de Evaluación: controla permanentemente la efectividad del
control interno, en el nivel de ejecución de planes, eficiencia de gestión,
detecta desviaciones, corrige y realiza mejoramiento.
La función del control interno.
La administración Pública ejecuta rutinariamente un inmenso número de
actos (Gastos – Ingresos) que debe hacer de manera correcta y legal, por tanto el
Administrador Público establece una serie de controles que procuran garantizar la
licitud del acto y el logro de los objetivos y metas propuestas.
Formas de control interno.
Previo: se efectúa antes de que la operación se ejecute, se adelanta a las
circunstancias que pudieran ocurrir.
Proceso de revisión crítico y
sistemático de las operaciones,
transacciones y registros de una
entidad.
Proporcionando un informe de carácter constructivo a los
interese de la entidad y de su
gestión frente a la misión y objetivo encomendados.
Posterior: Después de la consumación del acto, se obtiene información
relativa a actividades ya realizadas.
Concomitante Concurrente: Cuando se está ejecutando la operación.
¿Por que y para qué se controla? ¿Qué tipo de patrimonio administramos?.
La administración pública a través, de sus instituciones, compromete
intereses y patrimonio que no son personales, sino que pertenecen al Estado. El
servidor público como encargado de su administración, puede incurrir en herreros
por motivos de experiencia o de negligencia o de cualquier otra índole, que
pueden perjudicar tanto el patrimonio público como al de terceros.
El daño al patrimonio público no proviene en sí, de la ilegalidad o no de la
inversión, sino también se deriva de su inconveniencia. Así, la falta de planeación
o de programación en muchos casos, puede igualmente, producir gastos inútiles
aunque puedan ser legales.
El control interno un proceso integral.
El control interno no s un hecho o circunstancia, sino una serie de acciones
que están relacionadas con las actividades de la entidad. Estas acciones se dan
en todas las operaciones de la entidad continuamente.
Estas acciones son inherentes a la manera en la que la gerencia administra
la organización. El control interno por lo tanto es diferente a la perspectiva que
tienen algunos de él, quienes lo ven como un hecho adicionado a las actividades
de la entidad y es más efectivo cuando se lo construye dentro de la estructura
organizativa de la entidad y es parte integral de la esencia de la organización.
Pese a que el primer objetivo de la gerencia s la supervisión, también
establece los objetivos de la entidad, y tiene la responsabilidad del conjunto del
sistema del control interno. Dado que el control interno provee los mecanismos
necesarios para ayudar a comprender el riesgo en el contexto de los objetivos de
la entidad, la gerencia debe implementar actividades de control, realizar su
seguimiento y evaluarlas. La implantación de estas actividades requiere de mucha
iniciativa de la gerencia y comunicación intensiva entre la gerencia y el personal.
Por lo tanto, el control interno es una herramienta utilizada por la gerencia y
directamente relacionada con los objetivos de la entidad como tal, la misma
gerencia es un elemento importante del control interno. De todas maneras, todo el
personal en la organización juega un papel importante en llevarla cabo. Del mismo
modo, el control interno es efectuado por la naturaleza humana.
El principal objetivo de toda organización es la consecución de su misión.
Las instituciones existen para un fin - el sector público se encuentra generalmente
preocupado con la prestación de un servicio y por unos resultados beneficiosos
para interés público. Dar respuestas a los riesgos cualquiera que sea la misión, su
consecución se enfrentará a toda clase de riesgos. La terea de la gerencia es
identificar y dar respuestas a estos riesgos para maximizar la posibilidad de
alcanzar la consecución de la misión. El control interno puede ayudar a
enfrentarse a estos riesgos, sin embargo sólo puede proporcionar una garantía
razonable sobre el logro de la misión y de los objetivos generales.
No importa cuan bien diseñado y6 ejecutado esté, el control interno no
puede dar a la gerencia seguridad completa en relación al logro de los objetivos
generales.
No importa cuan bien diseñado y ejecutado esté, el control interno no puede
dar a la gerencia seguridad completa en relación al logro de los objetivos
generales. En su lugar, las directrices dicen que se puede esperar un nivel
“razonable” de seguridad.
La seguridad razonable equivale a un nivel satisfactorio de confianza bajo
ciertas consideraciones dadas de costo, beneficio y riesgo. Determinar cuanta
seguridad es razonable requiere de juicio. Al ejercitar la capacidad de juicio, los
ejecutivos deben identificar los riesgos inherentes de operaciones y los niveles
aceptables de riesgo bajo diversas circunstancias, además de fijar el riesgo tanto
cuantitativa como cualitativamente.
La Superintendencia Nacional de Auditoría Interna (SUNAI), actuando en su
carácter de órgano rector del control interno, así como de la dirección de la
auditoría interna en la administración central y descentralizada funcionalmente,
excluido el Banco Central de Venezuela, ha realizado la actualización del Manual
de Control Interno dictado por la Superintendencia Nacional de Control Interno y
Contabilidad Pública (SUNACIC), publicado en Gaceta Oficial de la República de
Venezuela N° 5.275, de fecha 17 de noviembre de 1998, que contiene las normas
mínimas de control interno que deben ser adoptadas por los funcionarios
responsables del manejo y control de los recursos y bienes de la administración
central y descentralizada funcionalmente. Su propósito principal es servir de guía
para el establecimiento de los sistemas de control interno en los entes públicos.
Las normas de control interno originalmente se desarrollaron para un
modelo genérico de los ciclos de actividades de la administración central, el cual
fue concebido después del levantamiento y análisis de las operaciones en cuatro
ministerios de diferente naturaleza, y el análisis del modelo conceptual del Sistema
Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF), desarrollado
por el personal del proyecto.
La identificación de los ciclos de actividades se hizo por intermedio de una
comparación con los ciclos de actividades de una empresa privada, pero sin dejar
de tomar en cuenta el carácter público de los organismos; al mismo tiempo es
necesario resaltar que las actividades de procesamiento de datos y registro
contable están inmersas en cada ciclo.
Las normas incluidas en la presente actualización se hacen extensivas a los
entes descentralizados funcionalmente de conformidad con lo establecido en el
artículo 138 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público
(LOAFSP).
Los entes descentralizados funcionalmente con fines empresariales, así
como las empresas en las que el Estado tenga participación mayoritaria, se
regirán por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y por
las Normas de Auditoría de General Aceptación (NAGA).
El Manual ha sido concebido sólo como un instrumento orientador, puesto
que no cubre todos los ciclos ni prescribe soluciones para problemas particulares.
El uso del Manual debe ser acompañado con consultas al personal de la
Superintendencia Nacional de Auditoría Interna (SUNAI) para casos que requieran
un juicio profesional. Además, servirá de marco referencial para el personal de
otras disciplinas, que requieran controlar áreas específicas.
El Manual se fundamenta en la normativa legal vigente para la
Administración Pública que se indica a continuación: Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público y sus Reglamentos 1, 2, 3, 4 y el
Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública
Nacional, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal y su reglamento; las Normas Generales de Control
Interno y de Auditoría de Estado, dictadas por la Contraloría General de la
República (CGR). Además, se toman en consideración los documentos
internacionales siguientes: Manuales Normativos de la Sindicatura General de la
Nación (SIGEN) de Argentina, Normas de Auditoría del Instituto Mexicano de
Contadores Públicos, Manual de Contabilidad del Banco Mundial, Políticas del
Banco Interamericano de Desarrollo sobre Control y Auditoría de Entidades y
Proyectos, Normas de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), las Normas Internacionales de Auditoría emitidas por el
Comité Internacional de Prácticas de Auditoría de la Federación Internacional de
Contadores (IFAC) y el Informe COSO emitido en el año 1992 por el “Committee
of Sponsoring Organization of Tradeway Comisión”, trabajo encomendado por el
Instituto Americano de Contadores Públicos, la Asociación Americana de
Contabilidad, el Instituto de Auditores Internos, el Instituto de Administración y
Contabilidad y el Instituto de Ejecutivos Financieros.
El Manual de Control Interno, será actualizado por la Superintendencia
Nacional de Auditoría Interna (SUNAI), cuando se estime pertinente.
BASE LEGAL
• Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
• Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público (Gaceta Oficial N° 38.198, de fecha 31 de
mayo de 2005).
• Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la
Administración Pública Nacional (Gaceta Oficial N° 37.783, de fecha 25
de septiembre de 2003).
• Reforma Parcial del Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema
Presupuestario (Gaceta Oficial N° 5.781 Extraordinario, de fecha 12 de
agosto de 2005).
• Reglamento N° 2 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera
del Sector Público, sobre el Sistema de Crédito Público (Gaceta Oficial
N° 38.117, de fecha 28 de enero de 2005).
• Reglamento N° 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera
del Sector Público, sobre el Sistema de Tesorería (Gaceta Oficial N°
37.419, de fecha 09 de abril de 2002).
• Reglamento Parcial N° 4 de la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Contabilidad Pública
(Gaceta Oficial N° 5.623 Extraordinario, de fecha 29 de diciembre de
2002).
• Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal (Gaceta Oficial N° 37.347, de fecha 17 de
diciembre de 2001).
• Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República (Gaceta Oficial Extraordinaria N° 5.128 Extraordinario, de
fecha 27 de diciembre de 1996).
• Normas Generales de Control Interno, dictadas por la Contraloría
General de la República (Gaceta Oficial N° 36.229, de fecha 17 de
junio de 1997).
• Normas Generales de Auditoría de Estado, dictadas por la Contraloría
General de la República (Gaceta Oficial N° 36.229, de fecha 17 de
junio de 1997).
• Normas Generales de Contabilidad del Sector Público (Gaceta Oficial
N° 36.100, de fecha 04 de diciembre de 1996).
• Ley Orgánica de la Administración Pública (Gaceta Oficial N° 37.305,
de fecha 17 de octubre de 2001).
• Ley Orgánica del Trabajo (Gaceta Oficial N° 5.152 Extraordinario, de
fecha 19 de junio de 1997).
• Ley del Estatuto de la Función Pública (Gaceta Oficial N° 37.522, de
fecha 06 de septiembre de 2002).
• Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Obras
Públicas (Gaceta Oficial N° 5.096 Extraordinario, de fecha 16 de
septiembre de 1996).
• Decreto con Fuerza de Ley de Reforma Parcial de la Ley de
Licitaciones (Gaceta Oficial N° 38.165, de fecha 13 de abril de 2005).
• Decreto con rango y fuerza de Ley Orgánica de Ciencia y Tecnología e
Innovación N° 3.390 (Gaceta Oficial N° 38.242, de fecha 03 de agosto
2005), referido al uso del software libre.
• Decreto con Rango de Fuerza de Ley Orgánica sobre promoción de la
Inversión Privada bajo el Régimen de Concesiones (Gaceta Oficial N°
5.394 Extraordinario, de fecha 25 de octubre de 1999).
• Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Estudios y
Proyectos (Gaceta Oficial N° 30.785, de fecha 03 de septiembre de
1975).
• Ley Contra la Corrupción (Gaceta Oficial N° 5.637 Extraordinario, de
fecha 07 de abril de 2003).
• Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (Gaceta Oficial N°
2.818 Extraordinario, de fecha 01 de junio de 1981).
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