reingenieria de procesos [ reingenieria de procesos ]
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METODOLOGIA RPIDA REINGENIERIA
ETAPA 1: PREPARACIN
Mara Perea Lipe
UNIVERSIDAD NACIONAL DE MOQUEGUA
INGENIERIA DE SISTEMAS E INFORMATICA
REINGENIERIA DEL PROCESO DE
FACTURACION Y ENTREGA DEMERCADERIAS EN LA EMPRESAK.S DEPOR S.A.
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METODOLOGA RPIDA
REINGENIERIA Damos el nombre de rpida reingeniera, o rpida re, anuestra metodologa de reingeniera de los procesos (R.P.), porque se ha diseado para producir resultadossustantivos rpidamente, por lo general en el trmino deseis meses a un ao.
Se dise para realizar los beneficios que si se puedenobtener en ese espacio de tiempo.
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La metodologa Rpida Re se compone de varias
tcnicas administrativas actualmente familiares,como: lluvia de ideas, anlisis de procesos,medidas de desempeo, identificacin deoportunidades, etc. La metodologa se basa en 5
etapas que permiten resultados rpidos ysustantivos efectuando cambios radicales en losprocesos estratgicos de valor agregado. Lametodologa se dise para que la utilicen
equipos de reingeniera en organizaciones denegocios sin tener que basarse de expertos defuera.
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ETAPA 1: PREPARACIN El propsito de la etapa 1 es movilizar, organizar y
estimular a las personas que van a realizar la reingeniera.La etapa de Preparacin produce un mandato de cambio,una estructura organizacional, una constitucin delequipo de reingeniera y un plan de accin.
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REINGENIERIA DEL PROCESO DEFACTURACION Y ENTREGA DEMERCADERIAS EN LA EMPRESAK.S DEPOR S.A.
La empresa K.S DEPOR en la sede Tacna se encarga de laentrega de mercaderas que un cliente haya solicitadoasimismo se encarga de la facturacin de los diferentesproductos.
Esta sede se sobre todo es un almacn de mercaderasdonde los clientes acuden para recoger sus productoscomo de sus respectivos recibos
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DEFINICION DEL PROBLEMA En el rea de facturacin de la empresa KS.DEPOR se ha
observado que existe deficiencias en el proceso deentallado as como en la entrega de mercaderas de parte
del rea de almacn debido a que en el rea de facturacinel proceso de entallado se realiza manualmente y nomediante un sistema automatizado que seleccione lastallas adecuadas para los diferentes clientes, lo cualprovoca demora en la entrega de mercaderas, as como
reclamos de parte de los clientes.
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TAREA 1: DETERMINAR LA NECESIDAD
La reingeniera de
procesos (BPR) debepatrocinar la altadireccin
El impacto de BPR es
tan amplio que solo laalta direccin puedeautorizarlo
La reingeniera por logeneral precisa
modificar la cultura
La reingeniera
requiere liderazgo deltipo mas visible
Jefe de Unidad
( Cambio combinadodentro de esa unidad)
Director General
(cualquier proceso de lacompaa)
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CONCIENCIA
CURIOSIDAD INTERES
CONFIANZA
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DETERMINAR LA NECESIDAD EN LA
EMPRESA KS DEPOR Conforme a datos recogidos acerca del funcionamiento de
la organizacin se lleg a la elaboracin del siguientediagrama que tiene como objetivo esclarecer las causas
que provocan la deficiencia del proceso de facturacin yentrega de mercadera, esto permite ubicar los factores demayor relevancia que obstaculizan el ptimofuncionamiento de los procesos.
Los factores que se analizaron fueron: Productos
Mano de obra
Informacin
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TAREA 2: CREAR EL CONSENSOEJECUTIVO Hablar de sus parecidos con otras compaas
Debe incluirse a todos los jefes del rea, dueosdel proceso
Se necesita pensar acerca de quienes son loscandidatos adecuados para el manejo del proceso
En este punto es necesario juntar a losparticipantes clave para definir el proyecto de
reingeniera, esto se realiza en un seminarioejecutivo con el fin de introducir al grupogerencial en la metodologa y terminologa autilizar
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Definir los problemas a abordar , identificar
otros implicados y establecer metas
Prioridades para los proyectos en cuanto atiempo, coste, riesgo y dimensin del cambio
social Integrar y orientar al equipo de reingeniera
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CREAR EL CONCENSO EJECUTIVO
EN KS DEPOREn funcin a las dos reas que definen la empresa enestudio, Finanzas y Facturacin y Almacn, aquellasinvolucradas y por las que las que la reingeniera serapoyada son:
Direccin General
El apoyo de la Direccin General es fundamental para eldesarrollo del proyecto, debido a que esta rea de laempresa decide por los cambios que se realizaran en la
empresa.
Facturacin
Junto con el equipo de personas del rea de produccin se
evala y determina las modificaciones que debe sufrir elproceso actual con el fin de implementar la reingeniera,
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Almacn
Debido a que el rea de almacn lleva a cabo la gestin ycontrol del inventario de productos tanto de cdigos,cantidad color y modelo, el sistema automatizado de gestinde inventario implementado a travs de este proyecto.
El personal involucrado en dicha rea debe ser capacitadoen el nuevo sistema de gestin de inventarios para llevar acabo el monitoreo de almacn y el rea de facturacin.
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TAREA 3 CAPACITAR AL EQUIPO Desarrollar trabajo en equipos , aprender el
mtodo , seleccin de herramientas manualesy/o automatizadas a utilizar en el proyecto
Adoptar una terminologa comn
Trabajar con ejemplos de reingeniera
Finalmente asumir la responsabilidad delproyecto
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CAPACITAR AL EQUIPO DE KS
DEPOR Determinar la necesidad de la Capacitacin.El motivo principal de que se lleve a cabo unprograma de capacitacin para el personal de laempresa K.S DEPOR S.A es de poder contar conpersonas expertas.
El personal necesitara obtener conocimientos en
mtodos de control de inventarios, en tcnicas deentallados, automatizar la informacin yfacturacin, as como en cualquier otra materia y/otcnica que sea necesaria para poner en marcha el
proyecto de reingeniera.
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TAREA 4: PLANIFICAR EL CAMBIO Desarrollar un plan global para el resto del
proyecto
Plan y la programacin del proyecto define losmtodos de gestin para el proyecto.
La herramienta mas poderosa que tiene la
direccin en la gestin del cambio es lacomunicacin , sin polticas de comunicacin lasmetas, procedimientos e impacto del proyecto seinterpretan incorrectamente. Abundaran rumores
y la resistencia al cambio ser mas dura
Plan de comunicacin:
Que informacin necesitan las personas Cuando estar disponible
Como hacer llegar la informacin a los quenecesitan
Mecanismos de realimentacin que permitan alequipo conocer la informacin recibida yentendida
A los receptores remitir dudas y sugerencias
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PLANIFICAR EL CAMBIO EN KS
DEPOR En el siguiente cuadro se muestran las etapasplanificadas para la aplicacin de reingeniera enla empresa K.S DEPOR S.A en un periodo aprox.
de 8 meses de duracin.
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GRACIAS
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