primer curso de actualización – ctrl. y operacióndbasystem.org/manuales/control interno y...

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

CalidadenIntegracióndelExpedienteÚnicodeIdentificaciónEnprimerlugarsedeberáextraerelreportedecalidaddelexpedienteúnicodeidentificación.Ruta:ReportesàOperaciónàCalidadExpedientesÚnicosdeIdentificación

Seleccionarellistadoarevisarporfechadecreacióndelexpediente,fechadefirmaylainformaciónquequeremosquenosmuestre(lasomisiones):SinRFC,sinCURP,sinTeléfono,sinEmail,sinActividadEconómicaocualquiercombinacióndelasanteriores.

EstereportenosmostraráunarchivodeExcelconloscomparecientesdenuestrodirectoriodeclientesquetienenalgunaomisiónenlosdatosqueporleynecesitamosparaidentificaratodosloscomparecientesyclientesdelanotaría.

Posteriormente,deberemosingresaralArchivoÚnicodeIdentificacióndecadaunodelosclientesconomisionesyrecabarlainformaciónrestante.

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

Descripcióndecadacasilla:

PermiteidentificareltipodepersonaquesedarádealtasegúnlaclasificacióndelSAT/UIF(física,moral,etc)

PermitecapturarelniveldealertapercibidoporelNotarioysolicitadoporelSAT/UIF

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

Titulodelasección

Nombredelcliente

ApellidoPaternodelcliente

ApellidoMaternodelcliente

RegistroFederaldeContribuyentes

ClaveÚnicadeRegistroPoblación

Actividadeconómicadelacualpercibeelclientesusingresosactualmente

Teléfonodelcliente

Titulodelaseccióndeladireccióndondevivelapersona

Titulodelaseccióndondefacturarálapersona

TitulodelasecciónparadardealtaladirecciónqueelclientequieradarparaefectodeavisoalSAT/UIF.NOTA:Noesladireccióndefacturaciónniladireccióndondevive.

* Permitecapturartipodecontacto(celular,teléfonooficina,etc).EnestaseccióndebedecapturarseelCorreoElectrónico.EncasodequeelclintrenolotengaDardealtacorreoenGMail.

Permitecapturareltipodecontacto(soporte@dbasystem.com,0445525789834,etc)

* Tipodearchivoqueseadjuntará(IFEycomprobantedeDomicilioensucaso)NOTA:NoseadjuntanlosdocumentospropiosdelExpedienteNotarialenestasección.

Autoridadqueemitelaidentificación

Dondeemitieronlaidentificación

Responsabledelaemisióndelaidentificación

ArchivoÚnicodeIdentificaciónPosteriormente,sedeberáimprimirYRECABARLASFIRMAelArchivoUnicodeIdentificacióndeloscomparecientespresionandoelsiguientebotón:

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

MuestradelarchivoúnicodeidentificacióndePERSONAFÍSICA.

Deigualmanera,laidentificacióndelSolicitanteMaterial,deberáserregistrado,larespuestadelsiguienteapartado:

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

ArmadodeExpedientesyDatosGeneralesdeClientesAltadeComparecientes.Paraentraraestaopciónesnecesarioseguirlasiguienterutadelmenú:Catálogos->Comparecientes->Comparecientes

Alentraraestaopciónsemuestralasiguientepantalla:

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

EndichomensajesemuestralalistaenlacualtuprogramaDBAhaencontradocomoboletinadoalapersonaejemplo(aldarclickenDescargarpodráverlalistavigente)ynopermiteelaltadelclienteeneldirectoriodelaNotariayloregistracomointentodealtaenelreportedeClientesBoletinadosparaAviso24horas.ParacontinuarconelprocesodealtadelcomparecienteesnecesariopresionarelbotónCancelar ycerrarlaventanadenotificación.EstamismaaccióndecotejoconlaslistaslarealizatuDBAcadavezqueseagregaosemodificalosdatosdeunclienteenlapantalladeAltasdedatosgenerales.Ingresarloscomparecientesdelactoysu%departicipación.EnlaseccióndeComparecientessedebedeaseguraresténcapturadosadetalleenAtodosloscomparecientesqueintervienenenelactoprevioalregistrodelaFechadeFirmaenlaseccióndeEscrituras–adelante-.

IngresarlaoperacióncorrespondienteyelvalordelamismaEnlaseccióndeOperacióndebedeseleccionarsecorrectamentelaOperacióndelCatálogoymarcarseelValordeOperacióndefinitivoenlacajadeValordeOperaciónparalasoperacionesquelorequieranporlanaturalezadelActo.ElmontodebedesercapturadoenlacajaValordeOperaciónmarcadaB.ElnohacerloimposibilitaalsistemalacapacidaddeidentificacióndeoperacionesvulnerablesconAvisoniacumulacióndemontosenlos6meses.

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

ConfiguracióndeplantillasParaconfigurarsuplantillanecesitará:• FormatodeWord.Apartirdeélsegeneraránlosdemásformatos(machotes)equivalentes.• ArchivodeExcel.Diccionarioparalaconfiguracióndeplantillas,sinocuentaconél,consulteasuadministradordesistema.Pasosparaconfigurarsuplantilla.1. AbraeldocumentodeWordeidentifiquelosdatosquequiereconfigurar.Seleccioneelprimerdato.

2. AbraelDiccionarioparalaconfiguracióndeplantillasydiríjasehaciaelmódulodelahojadetrabajodondeseubicaelcampoquequiereconfigurar.

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

3. Copielacadenadecaracteresqueestáfrentealcampo.LerecomendamoscopiarlacadenadesdelabarradefórmulasdeExcel,porquesicopialacelda,probablementecopieespaciosocaracteresqueleafectaránalmomentodehacerlaoperación.ESCRITURAS_NUMERO_NORMAL_ESCRITURA4. VuelvaasudocumentodeWordydiríjasealabarradeherramientas,menúInsertar,despuésElementosrápidosydéclicenInsertaCampo,( ).SiustedcuentaconunaversiónanterioraOffice2007larutaserá:menúInsertaydarclicenCampo.Office2007

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

Versionesanteriores

5. Enlaventana,elijaelcampoMergeField,paraello,presionedosveceslaletraeme(m)oelijalacategoríaCombinarCorrespondenciaparaqueseleccioneelcampo.

6. Pegueenlacasilla,Nombredecampo,lacadenadecaracteresquecopiódeldiccionarioydéclicenAceptar.Lerecomendamosresaltarconuncolorelcampoparaquepuedaidentificarlofácilmenteeneldocumento.

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

7. Repitalospasosparaconfigurartodosloscamposdesudocumentoyguárdelo.SitieneOffice2007,aseguresdeguardareldocumentocomotipodedocumentodeWord97-2003yciérrelo.

Pasosparaagregarelbotóndeinsercióndecampos.1.-EneldocumentodeWord,enelmenúdeherramientas:

2.-VamosaseleccionardeestemenúdeHerramientas,laopcióndeInsertar:

3.-EnelmenúquenosdespliegaestaopcióndeInsertar,buscamoseldialogodeElementosRápidos:

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

4.-AlmomentodeseleccionarlaopcióndeElementosRápidos,nosdespliegaunmenú,vamosabuscarlaopcióndeCampo

5.-Sobrelaopcióncampo,darclicderecho,paraquenosmuestreelsiguientemenú,dondevamosaseleccionarydarclicenlaopcióndeAgregaralabarradeherramientasdeaccesorápido6.-unavezquesehadadoclicenlaopciónAGREGARALABARRADEHERRAMIENTASDEACCESORÁPIDO,noscolocaraelaccesodirectodeCampo,enlabarradeAccesosenlaparteriosuperiorizquierdadelaventana.

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

Pasosparaagregarsuformatoalcatálogodeplantillasdesunotaría1. AbraelsistemaDBASystemNotarialydiríjasehaciaelsubmenúPlantillas:Catálogo/Platillas/Plantillas.

2. Elijaeltipodeplatilla,identifíquelaconunnombre,activarlacasillade“Autorizado”(estoparaquelaplantillapuedaservistadesdelahojadetrabajo),presioneelbotónydiríjasehastalacarpetadondeguardósudocumento.

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

3. SeleccionesudocumentoydéclicenAbrir.

4. Presioneelbotón delmenúprincipaldelsistema,déclicenAceptarenelmensajeElregistroseagregóconéxito.

5.Oprimaelbotón paraversudocumento,Wordlepreguntarásideseaabriroguardareldocumento,presioneAbrir.

PasosparamodificarsuformatoalcatálogodeplantillasdesunotaríaAbraelsistemaDBASystemNotarialydiríjasehaciaelsubmenúPlantillas:Catálogo/Platillas/Plantillas.

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

Enelcatálogodeplantillas,Oprimaelbotón paraversudocumento,Wordlepreguntarásideseaabriroguardareldocumento,presioneAbrir.

Unavezabiertalaplantilla,realizamoslasconfiguracionesnecesarias;unavezfinalizadaslasmodificacionesalasplantillas,laguardamosenelequipodondeestamostrabajandoconeltipodeformato.doc(documentodeWord97-2003).

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

Unavezguardadoeldocumento,regresamosalcatálogodeplantillasenelsistemaDBA,elegimoslaplantillaamodificar,estodandoclicsobreelnombredelaplantilla,elrenglóndeestaplantillasemarcaraencoloramarilloasícomolascajastipodeplatilla,nombre,lacasillade“Autorizado”,semostrarancondatoscomoenlaimagen.

presioneelbotón ydiríjasehastalacarpetadondeguardósudocumento,SeleccionesudocumentoydéclicenAbrir.

Presioneelbotón delmenúprincipaldelsistema,déclicenAceptarenelmensajeElregistroseagregóconéxito.

PasosparaasociarsuplantillaaunaoperacióndesunotaríaRelacionaroperacionesconplantillasleserviráparaquecadaqueelijalaoperación,elsistemaDBASystemNotarialleenvíeautomáticamentelaolasplantillaquedebeutilizar.AbraelsubmenúPlantillasporOperación:Catálogo/Plantillas/PlantillasporOperación

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

Elijaeltipodeoperación,elmunicipioylaplantillaquenecesitaañadiralaoperación,porúltimo,escribaelnombredelaplantillaqueestáagregando.

Presione,finalmente,elbotónAgregar( )delmenúprincipalydéclicenelmensajeElregistroseagregóconéxitoqueleenvíaelsistema.ReportesOperativosydeLeydeLavadodeDineroGeneracióndereporteyvisualizaciónEnlasecciónReportesOperaciónencontraráelReportedeExpedientesVulnerablesalaLeydeLavadodeDinero.

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

UnavezseleccionadoelReporte,lemostrarálosfiltroporloscualespodemosmanipularlainformación.

EldetalledelosfiltrosdebúsquedadelReporteserefiereacontinuación:

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

BOTONES ACCIONES

Previsualiza reporte en función de los filtros seleccionados

Permite Editar la previsualización de la información antes de enviar el reporte. Permite desactivar para efecto de reporte los casos de aviso que el usuario no considere para envío.

Al accionarlo permite generar el Anexo 12 para aviso electónico.

Limpia los filtros para realizar nueva busqueda

Esta opción permite filtrar la información en base a rango de fechas de firma de la escritura.

Esta opción permite filtrar la información en base número de escritura.

Esta opción permite filtrar la información en base a la clasificación por tipo de las operación (sociedades, créditos, traslativas, etc.). NOTA: Mediante este filtro podrá diferenciar las operaciones (traslativas) a notificar vía el Declaranot y las operaciones (No Traslativas) a notificar vía el portal del SAT / UIF

Si esta opción esta activada sólo se contemplaran las operaciones que son vulnerables en base a la acumulación o por sí mismas en monto. Al no estar actividad nos contemplara todas las operaciones que tengan la clasificación de ser vulnerables.

Esta opción permite filtrar la información en base a nombre del compareciente.

Esta opción permite filtrar la información en base a las operaciones vulnerables de aviso por nombre del abogado responsable del expediente.

Sólo contempla los casos que están definidos en el formato Anexo 12.

Permite buscar los casos que han sido editados ( desde el botón EDITAR ).

Refiere y permite omitir ciertas comparecencias que el sistema no considera en la acumulación de montos ni aviso (banco, instituto, hipotecaria, etc)

Permite descartar el registro para contemplar en el reporte de la ley de lavado y en la exportación del anexo 12.

Permite reincorporar el registro para contemplar en el reporte de la ley de lavado y en la exportación del anexo 12.mite incorporar registro

Permite generar el aviso de las No Traslativas en el formato Electrónico para ser copiado, como archivo, y pegado en el portal del SAT / UIF

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

AlmomentodefiltrarlainformaciónenelReporteyorpmirelbotón estevisualizaelreportedeusointernoporelcualpodemosconocereldetalledelasoperacionesvulnerables.

ElsistemadesplegaráporcadacasodeAvisoelnúmerodeExpediente,AbogadoResponsabledelExpediente,elnúmerodelaEscritura,laFechalímiteparadaraviso,laFechadelaEscritura,elComparecientequeportipo,montooacumulaciónestáinvolucradoenelAviso,laClasificaciónportipodeOperaciónquetrataylosvaloresdelaOperación.NOTA:RecordarqueelsistemaconsideraúnicamentelosvaloresdeoperaciónparaefectodelAviso.Almomentodedar elprogramavisualizaráenelsiguienteformatounasíntesisdelainformacióncontenidaencadaunodeloscasosaAvisarquesehayasolicitadomediantelaseleccióndefiltrosdebúsqueda.Estapantallatieneelobjetodepermitirdescartarcomoavisables,auncuandoelprogramaloshubieradetectado,casos

específicosqueacriteriodelusuarionoapliquen.Oprimiendo sedescartaelarchivocorrespondienteynoseconsideraráenlageneracióndelAnexo12.

Almomentodedar elprogramavisualizaráenelsiguientecuadroeldetalledelainformaciónqueintegraráelAviso.EnestapantallasetienelaúltimaoportunidaddecomplementarenlosrecuadrosmarcadoslainformaciónnecesariaparaelAvisoenlapartesuperiordelapantallaydeidentificarlainformaciónfaltanteenelExpedienteÚnicodeIdentificación;elsistemamarca,enlasecciónmediadelapantalla,conunapalomitalainformaciónquesetieneylaqueno(Esfundamentalsecuenteconlainformacióncorrespondiente

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

lapalomitaestémarcadaenlascasillas.Permitetambiénseñalarodescartarloscomparecientesqueseincluyenenelavisoylosqueno.ParagenerarelarchivodeAvisodeOperacionesNoTraslativas,damosclicenelbotón

.SegeneraunarchivoelectrónicoconlaestructurarequeridaporelportaldelSAT/UIF.Estearchivolopodremoscopiarypegarcumpliendoconnuestraobligacióndeaviso.Elcontenidodelarchivoexportablesemuestraacontinuación:

NOTA:ElportaldelSAT/UIFpublicaráelmecanismodecopiadoypegadodeestearchivo.CriteriosUtilizadosAmaneraderecapitulación,enlistamosacontinuaciónlosprincipiosycriteriosenquesebasasusistemaparaelcumplimientodelaLeydeLavadodeDinero.

1.-LasoperacionesvulnerablessujetasdeavisosonlasoperacionespublicadasenelDOFyajustadasporcadacliente,ensucaso,enelcatálogodeoperacionesvulnerablesquelesenviamosconaterioridad.

2.-ElsistemacontemplaparaefectodeavisoyacumulacióntodosloscomparecientesytiposdecomparecienciasexceptolasmarcadasenelreportedeExpedientesVulnerablesalaLeydeLavadodeDinero.

3.- El sistemacontempla todas lasoperaciones traslativasdedominio comovulnerablessujetasaavisonoimportandositienencréditosdeBancosoInstitutosdelaVivienda.En

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

estetipodeoperacioneselsistemaacumularásoloelmontocorrespondientealaoperaciónynoelmontodeloscréditos.

4.- El sistema genera el Aviso en formato XML para las operaciones No Traslativasúnicamente.EsteavisosedaráenelportaldelSAT/UIFapartirdelmomentoenqueelportalcuenteconlacapacidaddeimportarocapturardichainformación.

5.-LosavisosdeoperacionesTraslativassedaránmedianteelDeclaranotybajoelmismoprocedimientodenotificacióndelISR.SuprogramaDBAcuentaconlacapacidaddegenerarlos archivos del Declaranot para pegarlos sin la necesidad de recaptura. FundamentalnotifiquenvíaDeclaranotlatotalidaddelasTraslativas,causenISRono.

6.-ElsistemageneraelformatodeExpedienteÚnicodeIdentificaciónpublicado.

LoscriteriosutilizadosestánfundamentadosenlopublicadoenelDOFycomentadoporlasautoridadesdelSAT/UIF.VisitadeInspecciónUIFQuéantecedentestienenlasvisitasdeverificación:

• Lasvisitascomenzaronenfebrerode2015• Estadosenlosquehahabidovisitas:EstadodeMéxico,QuintanaRoo,CdMx,

Tabasco,Jalisco,Morelos,PueblayVeracruz.• Noexisteuncalendariopredeterminadoninumerodenotariasporrevisarpor

estado.• EltamañodenotariaNOdeterminalaprobabilidadderevisión.

¿Cómoeslavisita?

• Esrepentinaysinprevioaviso• Sepresentanlosverificadoresconeloficiocorrespondiente• Esdocumentadoyregistradocadaaspectodelavisita(acceso,aparienciadela

notaría,intervinentes,etc.)• Sesolicitalapresenciadelnotarioparaatenderladiligencia• Sedacomienzoalavisitasolicitandoelperiododerevisiónpormediodeunacta• Dependiendodelahoradearribodelosvisitadoresydeladisponibilidaddela

documentaciónsolicitada,sepuedeconvocaracontinuarenunanuevajornada• Altérminodelavisita,seentregaelactacircunstanciadacontodoslos

pormenoresdelamisma,ysolicitandolacorreccióndelasobservacionesenunlapsode5díashábilesapartirdelterminodeladiligencia

DBASYSTEM DE MÉXICO, S.A.DE C.V., todos los derechos reservados.

PrimerCursodeActualización–Ctrl.yOperación

Entodaslasvisitasdelasquetenemosinformación,siempresehansolicitadoenlasnotaríaslossiguienteselementos:

1. Copiadelapatentedelnotario2. Altaregistrooperacionesvulnerables2013yactualización20143. Procedimientointernoparalaidentificacióndeoperaciones,clientesyusuarios

(ManualCumplimientodeLavadoDBA)4. Existenciayfuncionamientodemecanismodeacumulación(DBAalmomentode

asignarfirmayenelreportedeoperacionesvulnerables)5. MecanismoparaidentificarclientesousuariosconlistasdelSATointernacionales

parainhibirelusoderecursospormediodedelincuenciaorganizada(ListasnegrasDBAaldardealtacompareciente,asignarcomparecenciayfechadefirma.Impresióndereporte).

6. AvisosDeclaranotyPortalUIFdelperiodosolicitado7. Listadeoperacionesvulnerablesyoperacionesvulnerablesdeaviso(Listado

operacionesvulnerables)8. Identificacióndelaformadepagodelasoperaciones9. Integracióndelosexpedientesúnicosdeidentificaciónfirmadosportodoslos

participantesdelacto(impresióndearchivoúnicodeidentificacióndecadacompareciente)

10. Exhibireldocumentoenelquesesolicitaelconocimientodeldueñobeneficiariofirmado(impresióndelarchivoúnicodeidentificacióndecadacompareciente)

¿Cuálessonloserroresfrecuentesdelasnotaríasenlavisita?

• NoconocerlaLeyAntilavado• Nocontarconunprocedimientointernoadecuadoalanotaríaparael

cumplimientodelaLeyAntilavado.• NotenerlosAnexosdeidentificaciónllenosensutotalidadconloscampos

obligatoriosyfirmados• Notenerdocumentadoeldetalledelaformadepagodelaoperación• Nopoderdemostrarelmecanismodeacumulación• Nopoderdemostrarlaconsultaconlistasdeboletinados• Tenerdiscrepanciasentrelasdireccionesasentadasenelinstrumentoylas

identificacionesdeloscomparecientes