presentación 3 uct 2012

Auditoría

Metodología de trabajo.

- Planificación.

- Independencia. (conflictos de intereses).

- Evidencia.

Como hacemos una auditoría?

Como hacemos una auditoría?

• Planificación.

• Definición de la estrategia.

• Ejecución.

• Conclusión y reporte.

• Objetivos.

• Alcance.

• Recursos.

PLANIFICACIÓN

Programa de auditoría

AUDITORÍA

Programa

Evidencia

Papel de trabajo

Programa de auditoría

Documento que establece los procedimientos de auditoría relacionados con el tema, actividad o asunto objeto de revisión.

Este programa define los objetivos, alcance, estrategia y procedimientos a ejecutar para poder obtener la evidencia necesaria para lograr el objetivo (emitir un juicio).

No existe un programa estándar, es decir, un conjunto de procedimientos igualmente aplicables a todas las empresas y en cualquier circunstancia, aunque, por supuesto, siempre deben existir unos procedimientos mínimos que, en condiciones de control interno satisfactorio, consistirán en la evaluación y comprobación del sistema de control complementado con pruebas selectivas de los saldos más significativos"

Programa de auditoría

PLANIFICACIÓN

• Establecer objetivos. Dirección a seguirObjetivo principal.

Objetivos secundarios.

• Definir el alcance. El marco o límite de la auditoría y las materias, temas, segmentos o actividades que son objeto de la misma.

• Recursos. Conocer o calcular los recursos y costos del proyecto.

ÁMBITOS DEL CONOCIMIENTO (Hechos, conceptos, sistemas y/o

procedimientos) VERBOS

EVALUACIÓN:

Juicios cualitativos y/o cuantitativos. Evidencias internas.

Evidencias externas. (criterios)

Argumentar, calificar, clasificar, comparar, concluir, confirmar, considerar, contrastar,

controlar, criticar, decidir, deducir, determinar, distinguir, estandarizar, estimar, evaluar, inferir,

justificar, juzgar, seleccionar, validar, valorar, verificar,...

SÍNTESIS:

Combinación de partes para que formen un todo.

Clasificar, combinar, componer, construir, constituir, corregir, crear, deducir, diseñar,

elaborar, enunciar, escribir, estructurar, formular, ilustrar, inducir, integrar, modificar, ordenar,

planear, planificar, producir, proponer, relacionar, relatar, reseñar, resumir, sintetizar,...

Definición de objetivos

ÁMBITOS DEL CONOCIMIENTO (Hechos, conceptos, sistemas y/o

procedimientos) VERBOS

CONOCIMIENTO:

Conocimientos específicos: términos, hechos específicos. Conocimientos de

modos y medios de trabajo: clasificaciones, categorías, criterios,

metodología. Conocimientos universales y abstracciones: principios, teorías,

estructuras.

Citar, completar, confeccionar, contar, copiar, decir, definir, describir,

enumerar, expresar, identificar, localizar, nombrar, reconocer,

seleccionar, subrayar,...

COMPRENSIÓN:

Organización y reorganización de lo aprendido. Traslación, traducción,

interpretación y extrapolación. (Objetivos, actitudes y reacciones de

entendimiento de mensajes).

Asociar, completar, convertir, demostrar, diferenciar, distinguir, ejemplificar, establecer, estimar, explicar, extrapolar, formular una

regla, interpretar, precisar, predecir, reescribir, reordenar, resumir,

sintetizar, traducir, transformar,...

ÁMBITOS DEL CONOCIMIENTO (Hechos, conceptos, sistemas y/o

procedimientos) VERBOS

APLICACIÓN:

Usar correctamente las abstracciones aprendidas: ideas generales,

procedimientos, métodos generales y/o específicos, principios técnicos, ideas y

teorías. (Solucionar problemas).

Aplicar, calcular, clasificar, codificar, completar, construir, contornear,

correr, delinear, demostrar, descubrir, dibujar, dirigir, emplear, escoger, generalizar, ilustrar, manipular,

modificar, operar, organizar, organizar, producir, reestructurar, relacionar,

resolver, seleccionar,... ANÁLISIS:

De elementos, de relaciones, de principios organizadores. (Fragmentación de la materia y búsqueda de relaciones).

Agrupar, analizar, categorizar, clasificar, comparar, contrastar, deducir,

descomponer, detectar, diferenciar, discriminar, distinguir, elegir, especificar,

esquematizar, identificar, ordenar, relacionar, señalar, separar, transformar,...

DEFINIR EL ALCANCE

Se define el ámbito de la revisión:

- Procesos.

- Áreas.

- Período de tiempo.

Recursos

• Utilización de expertos.

– Contabilidad.

– IT

– Impuestos

– Tiempo

Como hacemos una auditoría?

• Planificación.

• Definición de la estrategia.

• Ejecución.

• Conclusión y reporte.

DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA

• Examinar, analizar y discutir sobre las diferentes alternativas.

• Conocer los riesgos.

• Identificar las posibles soluciones (gestión de riesgo).

Riesgo de auditoría

Riesgo inherente

Riesgo de control

Riesgo de detección

Definición de estrategia

• Consideración y evaluación del riesgo.

• Determinar procedimientos y técnicas, según objetivos y evaluación del riesgo. La selección de las técnicas y procedimientos que deben ser aplicados

• Papeles de trabajo y documentación

Gato: - ¿A dónde quieres ir?

Alicia: - A cualquier lugar...

Gato: - Ah... entonces, cualquier camino sirve !

• Confianza en control interno.

• Confianza en determinados procedimientos (alcance).

• Confianza en evidencia recopilada.

Directa.

De terceros almacenada por el área auditada.

De terceros almacenada por terceros.

Definición de estrategia

Los procedimientos se planifican considerando:

• Naturaleza

• Alcance

• Oportunidad

Definición de estrategia

Evidencia parcial y total.

Como hacemos una auditoría?

• Planificación.

• Definición de la estrategia.

• Ejecución.

• Conclusión y reporte.

Ejecución.

• Recopilación de la evidencia, a través de técnicas y procedimientos.

• Documentación de la evidencia. Papeles de trabajo.

Para el auditor, documentar adecuadamente laevidencia obtenida es de vital importancia, pues dela calidad de dicha documentación dependerá, enbuena medida, la responsabilidad que asumirá trasla emisión del informe en el que expresa su opinión.

Conclusión y reporte.

Una vez obtenida y documentada la evidencia elauditor debe concluir si la misma es suficiente yadecuada para emitir una opinión.

La valoración final, realizada mediante unrazonamiento deductivo, de la evidenciaobtenida y de la impresión del auditor

Informe.

Informe de auditoría externa.

Informes estándar y definidos por NIA.

Informes de auditoría interna.

De libre ejecución.

Conclusión y reporte.

Claves para un adecuado informe:

- Exposición de objetivos y alcance.

- Exposición de hallazgos y situaciones de interés.

- Conclusiones (opinión y/o recomendaciones)

Conclusión y reporte.

Tips:

- Redacción (clara, asertiva, sin superlativos)

- En tercera persona.

- Resumen ejecutivo.

Conclusión y reporte.

Pasos para realizar una auditoría

• Planificación.

• Definición de la estrategia.

• Ejecución.

• Conclusión y reporte.

Uso de herramientas

• Flujogramación de procesos.

Flujograma

• Un flujograma o diagrama de flujo, sirve para obtener una comprensión mayor de un proceso, identificando la cadena de actividades, procedimientos o subprocesos que intervienen un área bajo análisis.

Herramienta de análisis

Rápido

Sencillo

• Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida.

• Cada paso se apoya en el anterior y sirve de sustento al siguiente

Flujograma

Flujograma

• De proceso - Vertical.

• De proceso - Horizontal.

• Árbol de decisión.

• Mapa mental.

Diagrama de flujo

Antes de:

• Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.

• Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.

• Establecer el nivel de detalle requerido.

Diagrama de flujo

Acción:• Establecer el alcance del proceso a describir. De esta

manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.

• Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.

• Identificar y listar los puntos de decisión.• Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica

y asignando los correspondientes símbolos.

Diagrama de flujo

• Proceso de abastecimiento.

• Proceso de ventas.

• Proceso remuneraciones.

Uso de herramientas

• Muestreo.

MUESTREO

• El auditor deberá obtener evidencia suficiente apropiada de auditoría para poder extraer conclusiones razonables sobre las cuales basar la opinión de auditoría.

MUESTREO

En ocasiones en que no es posible o conveniente realizar un censo (analizar a todos los elementos de una población), se selecciona una muestra, entendiendo por tal una parte representativa de la población.

Al azar:

Elija 10 números del 1 al 50.

1 al 10

1, 5, 10, 15…..50

Etc.

MUESTREO

Aleatorio simple:

El procedimiento empleado es el siguiente: 1) seasigna un número a cada individuo de la poblacióny 2) a través de algún medio mecánico (bolasdentro de una bolsa, tablas de números aleatorios,números aleatorios generados con una calculadorau ordenador, etc.) se eligen tantos sujetos como seanecesario para completar el tamaño de muestrarequerido.

MUESTREO

Aleatorio simple:

Elija 30 carpetas de trabajadores para verificar elcontrol y cumplimiento de la normativa laboral.

N° trabajadores: 500.-

MUESTREO

MUESTREO

Muestreo aleatorio sistemático:

Este procedimiento exige, numerar todos los elementos de la población, pero en lugar de extraer “n” números aleatorios sólo se extrae uno. Se parte de ese número aleatorio i, que es un número elegido al azar, y los elementos que integran la muestra son los que ocupa los lugares i, i+k, i+2k, i+3k,...,i+(n-1)k, es decir se toman los individuos de k en k, siendo k el resultado de dividir el tamaño de la población entre el tamaño de la muestra: k= N/n. El número i que empleamos como punto de partida será un número al azar entre 1 y k.

MUESTREO

Elija 50 guías de un total de 3.784.-

MUESTREO

Muestreo aleatorio estratificado:

Simplifica el proceso y suele reducir el error muestral para un tamaño dado de la muestra. Consiste en considerar categorías típicas diferentes entre sí (estratos) que poseen gran homogeneidad respecto a alguna característica.Lo que se pretende con este tipo de muestreo es asegurarse de que todos los estratos de interés estarán representados adecuadamente en la muestra. Cada estrato funciona independientemente, pudiendo aplicarse dentro de ellos el muestreo aleatorio simple o el estratificado para elegir los elementos concretos que formarán parte de la muestra.

Elija 30

Confirmar los fondos pendiente de rendición en Programa Orígenes.

Separamos por:

1 – 500.000

501.000 – 5.000.000

5.000.000 – 10.000.000

MUESTREO

Utilización de entrevistas.

Uso de herramientas

CÓMO PREGUNTAR

Objetivos: Recolectar información, aclarar ideas.Verificar la exactitud de lo escuchado.TranquilizarExplicarRomper el hieloNo preguntas inductivas Resumir/revisar resultados Agradecer

CÓMO PREGUNTAR

• Despertar el interés del auditado

• Amistoso, no arrogante, no condescendiente

• Metódico, profesional

• Dar tiempo para la respuesta

• Actuar con naturalidad, no rigidez

• Firme y persistente

Utilización de entrevistas.

TIPS:

• Con personas de diferentes niveles y funciones.• Durante las horas de trabajo normales y en el sitio de

trabajo normal del entrevistado.• Procurar que la persona se sienta cómoda.• Explicar la razón de la entrevista y las notas que se

tomen.• Se pueden iniciar solicitando que se describa el

trabajo.• Los resultados se deben resumir y revisar con la

persona.• Agradecer a la persona por su participación y

cooperación.

TIPOS DE PREGUNTAS

Abiertas : • Como.• Qué.• Cuando.• Por qué.• Dígame.• Muéstreme.• Descríbame.

Extraer información sin crear comportamiento defensivo.Permite desviar la conversación. Estimula al auditado aexpresar su punto de vista.

TIPOS DE PREGUNTAS

Capciosas: Sugieren la respuesta.

Supongo que sabe que esto es una violación de la Ley.

Esto no debería estar en el área restringida?

Por supuesto, para usted es obvio que este es el sello equivocado.

Animan al auditado a responder para crear la imagen favorable. Distorsionan severamente o influencian la información recolectada.

Agresivas: Poner al auditado fuera de lugar

Usted es el inepto que coloco el sello al revés?

No pudo averiguar como archivar esto bien?

Todo el tiempo que lleva acá no le ha permitido leer el procedimiento?

Pone al auditado en posición defensiva.

Método punitivo, no útil, para la resolución de problemas.

TIPOS DE PREGUNTAS

TIPOS DE PREGUNTAS

Sondeo: Abiertas, información especifica. Dígame mas acerca de… Que quiere decir con….? Deme un ejemplo de ….. Como funciona esto?Me va a decir algo mas?

Permite:Aclarar temas. Confirmar la comprensión del significado de palabras y afirmaciones. Ayuda a evitar malos entendidos.Brindar información con profundidad.

TIPOS DE PREGUNTAS

Cerradas: Respuestas breves.Usted definió este formato?Grabó todo el proceso ?Revisó Usted la carpeta de esta persona ?

Permite:Permite al auditor verificar su comprensión de lo afirmado. Confirmar que el resumen es exacto. Eliminar malos entendidos.

Múltiples:

Cuando ingreso a la empresa?

Cómo lo capacitaron para la tarea que Usted realiza?

Cree Usted que sigue el procedimiento en forma adecuada ?

Confunden al auditado. Estimula al auditado a desviarse de los puntos importantes.

TIPOS DE PREGUNTAS

Pensamiento sistémico

Uso de herramientas

PENSAMIENTO SISTEMICO

PENSAMIENTO SISTEMICO

…es uno más de 60.000 refugiados en Sudán

PENSAMIENTO SISTEMICO

Definido como la actitud del ser humano, que sebasa en la percepción del mundo real entérminos de totalidades para su análisis ycomprensión, se diferencia de un planteamientodel método científico, que sólo percibe partesde éste y, en muchos casos, de maneraincorrecta.

COMPRENDER EL CONTEXTO

Visión Inter, trans y multidiscipliniaria.

Ayuda a analizar a la empresa de maneraintegral, permitiendo identificar y comprenderlos problemas organizacionales, sus múltiplescausas y consecuencias.

PENSAMIENTO SISTEMICO

Relaciones lineales y no lineales.

Una empresa puede dibujarse- organigrama?- Diagrama de procesos?

La estabilidad de un sistema depende de muchosfactores: el tamaño, la cantidad y diversidad de lossubsistemas que abarque y el tipo y grado deconectividad que existe entre ellos. Un sistema complejono tiene por qué ser inestable. Muchos sistemascomplejos son particularmente estables y por tantoresistentes al cambio. Ej. Partidos Políticos.

La estabilidad global es un aspecto positivo, el costo es laresistencia al cambio. No puede haber estabilidad sinresistencia.

PENSAMIENTO SISTEMICO

Asimismo, vista la organización como un enteintegrado, conformada por partes que seinterrelacionan entre sí a través de unaestructura que se desenvuelve en un entornodeterminado, el auditor estará en la capacidadde poder detectar con la amplitud requeridatanto la problemática, como los procesos decambio que de manera integral, sean estos anivel humano, de recursos y procesos, seríannecesarios de implantar.

PENSAMIENTO SISTEMICO

Paradigmas:

Algunos autores señalan “no vale la pena planificar”, mientras que otros piensan que

planificar puede rendir frutos hasta cierto punto, pero los resultados buscados no están

garantizados

Está usted de acuerdo?

Paradigmas:

La empresa es como:

Una máquina.

Un organismo.

Cuál es la diferencia?