planeacion y administracion estrategica

PLANEACIÓN

LA ADMINISTRACIÓN

1. La administración implica planear, organizar, integrar personal,

dirigir y controlar.

2. Aplica a todo tipo de organizaciones.

3. Aplica a administradores en todos los niveles organizacionales.

4. Los administradores buscan generar un superávit.

5. La administración persigue la productividad (eficacia y

eficiencia).

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

PlaneamientoSelección de misiones y objetivos

OrganizaciónEstablecimiento de una estructura intencionada de los papeles de los individuos.

Integración de personalMantenimiento de las posiciones de la estructura operacional.

DirecciónInfluir en los individuos para que contribuyan a cumplir las metas organizacionales.

ControlMedición y corrección del desempeño individual y organizacional de cara a los planes.

NIVELES ORGANIZACIONALES

NivelEstratégico

NivelEjecutivo

NivelOperativo

Gerenciar

AdministrarGestionar

Administrar = Gestionar = Gerenciar

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS SEGÚN NIVELES ORGANIZACIONALES

Admi-nistradores

Administradoresde nivel

Intermedio

Supervisores de primeralínea

HABILIDADES ADMINISTRATIVASSEGÚN NIVELES ORGANIZACIONALES

ALTADIRECCIÓN

MANDOSDIRECCIÓN

SUPER-VISORES

MANDOSDIRECCIÓN

SUPER-VISORES

Habilidadestécnicas

Habilidadeshumanas

Habilida-des de

Conceptua-lización y

diseño

Principales funciones AdministrativasHenry Fayol

Planificar

Organizar

Liderar

OperarTécnicamente

Controlar

Dirigir

Habilidades de un AdministradorRobert Katz

Habilidades Técnicas

Habilidades Humanas

Habilidades Conceptuales

Capacidad de aplicar conocimientos o Experiencia especializada

Capacidad de trabajar con otros, comprenderlos y motivarlos, en lo individual y en grupo

Capacidad mental para analizar y diagnosticar situaciones complejas

Habilidades de un AdministradorRobert Katz

Habilidades Humanas

Habilidades Conceptuales

Habilidades Técnicas

Frecuencia De Uso

Egresados Supervisores Jefes de Area Gerentes Operativos

GerenteGeneral

La planeación es la función administrativa básica que implica:◦ el establecimiento de objetivos y◦ el planteamiento de las acciones necesarias para

cumplirlos,◦ apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el

manejo adecuado de los recursos organizacionales.

LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN

La administración sin planeación no tiene razón de ser:◦ Sin objetivos específicos que lograr y estrategias

para alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido práctico.

LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN

Es un proceso de decidir de antemano qué se hará y de qué manera.

Incluye determinar:◦ las misiones globales,◦ identificar los resultados claves y◦ fijar objetivos específicos,◦ así como políticas para el desarrollo, programas y

procedimientos para alcanzarlos.

PLANEACION

Es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos.

Establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación.

PLANEACION

En conclusión, la planeación es:el proceso de establecer lo que la

organización quiere lograr en el futuro, por medio de la misión y los objetivos

organizacionales, definiendo resultados claves y las estrategias, políticas, programas y procedimientos para

alcanzarlos.

PLANEACION

SE OCUPA DE LOS FINES:¿QUE DEBE HACERSE?

SE OCUPA DE LOS MEDIOS:¿COMO DEBE HACERSE?

PLANEACION

ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE

ALREDEDOR DE LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN

PLANEACION

Importancia de la planeación

Planeación

Da sentido de dirección

Facilita el control

Reduce la incertidumbre

Visualiza los cambios

La planeación y el control son inseparables. Los planes establecen los estándares de

control. Cualquier control sin planes carece de

sentido.

SUPREMACÍA DE LA PLANEACIÓN

ESTRECHA RELACIÓN Planeación y Control

PlaneaciónInstrumentación

de los planesControl

Accióncorrectiva

Desviación

Facilitar el control: Al planear se desarrollan objetivos y por su

parte, en la función de control se comparará el desempeño real contra los objetivos.

Sin la planeación no puede haber control.

Principales objetivos de la planeación

Reducir la incertidumbre: Obliga a los administradores a ver hacia el

futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas.

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Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia:

Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el proceso para su realización sea muy largo, confuso o tardado.

Establecer el esfuerzo coordinado: Cuando todos lo que están involucrados

sepan hacia dónde se dirige la organización y qué es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos.

Planes por su ámbito de influencia Planes por su horizonte temporal

Tipos de planes

Planes estratégicos: buscan lograr las metas generales de la organización, colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales.

Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes estratégicos.

Planes por su ámbito de influencia

Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año.

Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y tres años.

Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años.

Los planes estratégicos se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y corto plazo.

Planes por su horizonte temporal

Planes específicos. Son aquellos que están claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones.

Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como patrones generales. Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de acción.

Planes por especificidad

Propósito y misión estratégicos Visión Premisas Objetivos y metas Estrategias Reglas y Políticas Procedimientos Programas Presupuestos

HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

La misión o propósito identifica la función o tarea básica de una empresa.

Es una declaración concisa de en cuál negocio está la empresa o se quiere estar durante un período establecido.

PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS

El propósito estratégico se enfoca en el ambiente interno de la organización e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacer para aprovecharlos.

La misión se deriva del propósito estratégico, se enfoca en el exterior e implica la razón de ser de la organización en términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.

La visión es la orientación que la alta dirección le da a la empresa; es decir, expresa cómo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro.

VISION

Debe cubrir ciertas características:◦ ser formuladas por la alta dirección,◦ conocida y compartida por todos los

colaboradores,◦ sustentarse en los valores de la organización, ◦ ser positiva y alentadora y, lo más importante, ◦ orientar a todos los miembros de la organización

durante la transición de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado.

VISION

Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que operan los planes.

Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que afectarán la operación de los planes.

Premisas

La técnica más conocida para elaborar las premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:◦ fortalezas,◦ oportunidades,◦ debilidades y◦ amenazas.

Esto es parte del análisis del ambiente interno y externo de la organización.

Premisas

Metas: Son generales y expresan deseos que la alta dirección busca satisfacer.◦ Son fines a los que se quiere llegar.◦ Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de

largo plazo.◦ Surgen de los objetivos.◦ Las metas se fijan basados en el desempeño

pasado con adaptación de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos.

OBJETIVOS Y METAS

Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.◦ Deben ser claros, precisos y cuantificables

(verificables).◦ Los objetivos son el fin determinado.◦ Son los que permiten alcanzar metas. ◦ Constituyen el plan básico de la empresa.

OBJETIVOS Y METAS

La estrategia es la determinación del propósito, misión y objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de los recursos necesarios para cumplirla.◦ Es una guía de acción para la organización y

todos sus miembros.

ESTRATEGIAS

Reglas: Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad.◦ Son normas que dictan la acción o la abstracción

y no permiten la excepción o la elección personal.◦ Ejemplo: No fumar.

REGLAS Y POLÍTICAS

Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa.◦ La esencia de las políticas es la existencia de

cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones.

◦ Pueden ser escritas o verbales.◦ Ejemplo: política salarial.

REGLAS Y POLÍTICAS

Los procedimientos establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas.◦ A diferencia de las políticas que son guías de

acción y no de pensamiento.◦ Son los planes que establecen un método o forma

para llevar a cabo una actividad o serie de actividades.

◦ Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.

PROCEDIMIENTOS

Los programas son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a terminarse.

PROGRAMAS

Técnicamente los programas se diría que son el conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de acción, normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones.

PROGRAMAS

Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realización de una actividad o un proyecto. ◦ Son una expresiones en términos numéricos.◦ Obligan a la empresa a prepararse por adelantado

a los recursos que se necesitarán. ◦ Constituyen medios de control.

PRESUPUESTOS

Existen varios tipos de presupuestos:◦ Presupuesto de operación: Es el más

importante se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organización, así como las utilidades resultantes de la operación de la empresa.

◦ Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operación de cada una de las áreas funcionales de la empresa.

PRESUPUESTOS

◦ Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas las entradas de dinero provenientes de las ventas.

◦ Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operación normal de la empresa.

◦ Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizándose cada año.

PRESUPUESTOS

JERARQUIA DE LAS HERRAMIENTAS O

ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

www.auladeeconomia.comPresupuestosPresupuestos

ProgramasProgramas

ProcedimientosProcedimientos

Reglas y políticasReglas y políticas

EstrategiasEstrategias

Objetivos y metasObjetivos y metas

PremisasPremisas

VisiónVisión

Propósitoy misión

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

Son los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuos.

Existen objetivos:◦ a largo y corto plazo,◦ generales y específicos.

Los objetivos deben ser verificables:◦ se debe determinar si se alcanzan o no en un

período determinado.

OBJETIVOS

JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS

Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal

Objetivos Departamentales y de unidades

Objetivos Divisionales

Objetivos generales más específicosÁreas claves (Costos-inversión - calidad)

Objetivos generales de laorganización (largo plazo-estrat.)

Misión

Prop. socio-

económico

Métododescendente

Métodoascendente

La Administración por Objetivos (APO) es una técnica de planeación y control que implica “establecer y comunicar objetivos organizacionales, identificando los objetivos individuales relacionados con ellos y estudiando la actuación del personal en torno a los mismos”.

En la administración por objetivos:◦ los gerentes y sus subordinados definen en

conjunto sus metas comunes,◦ especifican las áreas principales de

responsabilidad de cada puesto en relación con los resultados esperados de cada uno, y

◦ utilizan esas medidas como guías para mejorar la operación del área, verificando a la vez la contribución de todos y cada uno de sus miembros.

La mayor aportación de la APO a la TGA es la conceptualización del trabajo.

El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el qué, sino también en el cómo del desempeño organizacional.

Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no profundizó en su desarrollo.

La APO representó un gran avance para el desarrollo de la ciencia administrativa que sus modelos y técnicas eran muy precisos y basados en investigaciones de muchos años en diversas empresas.

Además, su implantación adecuada incide directamente en la motivación y actitud del personal, ya que los involucra en su trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y alcanzables.

La administración por objetivos es un conjunto formal de procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los administradores y sus colaboradores.

La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en cascada por medio de los diversos niveles de la organización.

Mejora la administración (planeación orientada a resultados).

Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la organización.

Estímulo del compromiso personal, tanto con los objetivos propios como los organizacionales.

BENEFICIOS DE LA APO

En ocasiones los administradores dejan de explicar la filosofía basada en el autocontrol y autodirección, y no dan pautas para la fijación de objetivos.

Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa.

Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la solidez que ofrece una organización en el largo plazo.

DESVENTAJAS DE LA APO

FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN: EL PROCESO BÁSICO Y SUS

Planeación: es el proceso sistemático y consciente de

tomar decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo, unidad u organización perseguirán.

Planeación

Principio de contribución al objetivo. Todos los planes tiene que ser elaborados

en función de los objetivos organizacionales.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Principio de primacía de la planeación. Indica que la planeación precede a todas la

demás funciones administrativas

Principio de eficacia de los planes. Indica que todos los planes deberán generar

más beneficios en su relación con los costos.

Principio de adhesión al objetivo. Los objetivos deben tener significado y ser

atractivos por los miembros de la organización.

Principio de flexibilidad. Con este principio se establecen los

márgenes de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo).

Principio de cambio de ruta. Bajo este principio se establece la revisión

de los planes y su reelaboración en caso de que así se requiera, para el cumplimiento de objetivos.

El proceso básico de planeación: sus etapas y pasos

Fines. Especificar metas y objetivos

Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para alcanzar los objetivos.

Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para alcanzar los objetivos.

Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de decisiones

Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o fallas del plan.

Partes de la planeación

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