planeacion y administracion estrategica
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PLANEACIÓN
LA ADMINISTRACIÓN
1. La administración implica planear, organizar, integrar personal,
dirigir y controlar.
2. Aplica a todo tipo de organizaciones.
3. Aplica a administradores en todos los niveles organizacionales.
4. Los administradores buscan generar un superávit.
5. La administración persigue la productividad (eficacia y
eficiencia).
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
PlaneamientoSelección de misiones y objetivos
OrganizaciónEstablecimiento de una estructura intencionada de los papeles de los individuos.
Integración de personalMantenimiento de las posiciones de la estructura operacional.
DirecciónInfluir en los individuos para que contribuyan a cumplir las metas organizacionales.
ControlMedición y corrección del desempeño individual y organizacional de cara a los planes.
NIVELES ORGANIZACIONALES
1
3
5
2
4
NivelEstratégico
NivelEjecutivo
NivelOperativo
Gerenciar
AdministrarGestionar
Administrar = Gestionar = Gerenciar
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS SEGÚN NIVELES ORGANIZACIONALES
Admi-nistradores
Administradoresde nivel
Intermedio
Supervisores de primeralínea
Pla
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Org
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HABILIDADES ADMINISTRATIVASSEGÚN NIVELES ORGANIZACIONALES
ALTADIRECCIÓN
MANDOSDIRECCIÓN
MANDOSDIRECCIÓN
SUPER-VISORES
SUPER-VISORES
MANDOSDIRECCIÓN
SUPER-VISORES
SUPER-VISORES
SUPER-VISORES
SUPER-VISORES
Habilidadestécnicas
Habilidadeshumanas
Habilida-des de
Conceptua-lización y
diseño
Principales funciones AdministrativasHenry Fayol
Planificar
Organizar
Liderar
OperarTécnicamente
Controlar
Dirigir
Habilidades de un AdministradorRobert Katz
Habilidades Técnicas
Habilidades Humanas
Habilidades Conceptuales
Capacidad de aplicar conocimientos o Experiencia especializada
Capacidad de trabajar con otros, comprenderlos y motivarlos, en lo individual y en grupo
Capacidad mental para analizar y diagnosticar situaciones complejas
Habilidades de un AdministradorRobert Katz
Habilidades Humanas
Habilidades Conceptuales
Habilidades Técnicas
Frecuencia De Uso
Egresados Supervisores Jefes de Area Gerentes Operativos
GerenteGeneral
La planeación es la función administrativa básica que implica:◦ el establecimiento de objetivos y◦ el planteamiento de las acciones necesarias para
cumplirlos,◦ apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el
manejo adecuado de los recursos organizacionales.
LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN
La administración sin planeación no tiene razón de ser:◦ Sin objetivos específicos que lograr y estrategias
para alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido práctico.
LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN
Es un proceso de decidir de antemano qué se hará y de qué manera.
Incluye determinar:◦ las misiones globales,◦ identificar los resultados claves y◦ fijar objetivos específicos,◦ así como políticas para el desarrollo, programas y
procedimientos para alcanzarlos.
PLANEACION
Es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos.
Establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación.
PLANEACION
En conclusión, la planeación es:el proceso de establecer lo que la
organización quiere lograr en el futuro, por medio de la misión y los objetivos
organizacionales, definiendo resultados claves y las estrategias, políticas, programas y procedimientos para
alcanzarlos.
PLANEACION
SE OCUPA DE LOS FINES:¿QUE DEBE HACERSE?
SE OCUPA DE LOS MEDIOS:¿COMO DEBE HACERSE?
PLANEACION
ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE
ALREDEDOR DE LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN
PLANEACION
Importancia de la planeación
Planeación
Da sentido de dirección
Facilita el control
Reduce la incertidumbre
Visualiza los cambios
La planeación y el control son inseparables. Los planes establecen los estándares de
control. Cualquier control sin planes carece de
sentido.
SUPREMACÍA DE LA PLANEACIÓN
ESTRECHA RELACIÓN Planeación y Control
PlaneaciónInstrumentación
de los planesControl
Accióncorrectiva
Desviación
Facilitar el control: Al planear se desarrollan objetivos y por su
parte, en la función de control se comparará el desempeño real contra los objetivos.
Sin la planeación no puede haber control.
Principales objetivos de la planeación
Reducir la incertidumbre: Obliga a los administradores a ver hacia el
futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas.
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Principales objetivos de la planeación
Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia:
Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el proceso para su realización sea muy largo, confuso o tardado.
Principales objetivos de la planeación
Establecer el esfuerzo coordinado: Cuando todos lo que están involucrados
sepan hacia dónde se dirige la organización y qué es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos.
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Principales objetivos de la planeación
Planes por su ámbito de influencia Planes por su horizonte temporal
Tipos de planes
Planes estratégicos: buscan lograr las metas generales de la organización, colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales.
Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes estratégicos.
Planes por su ámbito de influencia
Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año.
Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y tres años.
Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años.
Los planes estratégicos se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y corto plazo.
Planes por su horizonte temporal
Planes específicos. Son aquellos que están claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones.
Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como patrones generales. Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de acción.
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Planes por especificidad
Propósito y misión estratégicos Visión Premisas Objetivos y metas Estrategias Reglas y Políticas Procedimientos Programas Presupuestos
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HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
La misión o propósito identifica la función o tarea básica de una empresa.
Es una declaración concisa de en cuál negocio está la empresa o se quiere estar durante un período establecido.
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PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS
El propósito estratégico se enfoca en el ambiente interno de la organización e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacer para aprovecharlos.
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PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS
La misión se deriva del propósito estratégico, se enfoca en el exterior e implica la razón de ser de la organización en términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.
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PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS
La visión es la orientación que la alta dirección le da a la empresa; es decir, expresa cómo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro.
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VISION
Debe cubrir ciertas características:◦ ser formuladas por la alta dirección,◦ conocida y compartida por todos los
colaboradores,◦ sustentarse en los valores de la organización, ◦ ser positiva y alentadora y, lo más importante, ◦ orientar a todos los miembros de la organización
durante la transición de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado.
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VISION
Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que operan los planes.
Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que afectarán la operación de los planes.
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Premisas
La técnica más conocida para elaborar las premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:◦ fortalezas,◦ oportunidades,◦ debilidades y◦ amenazas.
Esto es parte del análisis del ambiente interno y externo de la organización.
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Premisas
Metas: Son generales y expresan deseos que la alta dirección busca satisfacer.◦ Son fines a los que se quiere llegar.◦ Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de
largo plazo.◦ Surgen de los objetivos.◦ Las metas se fijan basados en el desempeño
pasado con adaptación de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos.
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OBJETIVOS Y METAS
Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.◦ Deben ser claros, precisos y cuantificables
(verificables).◦ Los objetivos son el fin determinado.◦ Son los que permiten alcanzar metas. ◦ Constituyen el plan básico de la empresa.
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OBJETIVOS Y METAS
La estrategia es la determinación del propósito, misión y objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de los recursos necesarios para cumplirla.◦ Es una guía de acción para la organización y
todos sus miembros.
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ESTRATEGIAS
Reglas: Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad.◦ Son normas que dictan la acción o la abstracción
y no permiten la excepción o la elección personal.◦ Ejemplo: No fumar.
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REGLAS Y POLÍTICAS
Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa.◦ La esencia de las políticas es la existencia de
cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones.
◦ Pueden ser escritas o verbales.◦ Ejemplo: política salarial.
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REGLAS Y POLÍTICAS
Los procedimientos establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas.◦ A diferencia de las políticas que son guías de
acción y no de pensamiento.◦ Son los planes que establecen un método o forma
para llevar a cabo una actividad o serie de actividades.
◦ Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.
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PROCEDIMIENTOS
Los programas son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a terminarse.
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PROGRAMAS
Técnicamente los programas se diría que son el conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de acción, normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones.
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PROGRAMAS
Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realización de una actividad o un proyecto. ◦ Son una expresiones en términos numéricos.◦ Obligan a la empresa a prepararse por adelantado
a los recursos que se necesitarán. ◦ Constituyen medios de control.
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PRESUPUESTOS
Existen varios tipos de presupuestos:◦ Presupuesto de operación: Es el más
importante se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organización, así como las utilidades resultantes de la operación de la empresa.
◦ Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operación de cada una de las áreas funcionales de la empresa.
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PRESUPUESTOS
◦ Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas las entradas de dinero provenientes de las ventas.
◦ Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operación normal de la empresa.
◦ Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizándose cada año.
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PRESUPUESTOS
JERARQUIA DE LAS HERRAMIENTAS O
ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
www.auladeeconomia.comPresupuestosPresupuestos
ProgramasProgramas
ProcedimientosProcedimientos
Reglas y políticasReglas y políticas
EstrategiasEstrategias
Objetivos y metasObjetivos y metas
PremisasPremisas
VisiónVisión
Propósitoy misión
Propósitoy misión
ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
(APO)
Son los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuos.
Existen objetivos:◦ a largo y corto plazo,◦ generales y específicos.
Los objetivos deben ser verificables:◦ se debe determinar si se alcanzan o no en un
período determinado.
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OBJETIVOS
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JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS
Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal
Objetivos Departamentales y de unidades
Objetivos Divisionales
Objetivos generales más específicosÁreas claves (Costos-inversión - calidad)
Objetivos generales de laorganización (largo plazo-estrat.)
Misión
Prop. socio-
económico
Métododescendente
Métodoascendente
La Administración por Objetivos (APO) es una técnica de planeación y control que implica “establecer y comunicar objetivos organizacionales, identificando los objetivos individuales relacionados con ellos y estudiando la actuación del personal en torno a los mismos”.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
En la administración por objetivos:◦ los gerentes y sus subordinados definen en
conjunto sus metas comunes,◦ especifican las áreas principales de
responsabilidad de cada puesto en relación con los resultados esperados de cada uno, y
◦ utilizan esas medidas como guías para mejorar la operación del área, verificando a la vez la contribución de todos y cada uno de sus miembros.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
La mayor aportación de la APO a la TGA es la conceptualización del trabajo.
El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el qué, sino también en el cómo del desempeño organizacional.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no profundizó en su desarrollo.
La APO representó un gran avance para el desarrollo de la ciencia administrativa que sus modelos y técnicas eran muy precisos y basados en investigaciones de muchos años en diversas empresas.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
Además, su implantación adecuada incide directamente en la motivación y actitud del personal, ya que los involucra en su trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y alcanzables.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
La administración por objetivos es un conjunto formal de procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los administradores y sus colaboradores.
La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en cascada por medio de los diversos niveles de la organización.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
Mejora la administración (planeación orientada a resultados).
Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la organización.
Estímulo del compromiso personal, tanto con los objetivos propios como los organizacionales.
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BENEFICIOS DE LA APO
En ocasiones los administradores dejan de explicar la filosofía basada en el autocontrol y autodirección, y no dan pautas para la fijación de objetivos.
Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa.
Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la solidez que ofrece una organización en el largo plazo.
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DESVENTAJAS DE LA APO
FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN: EL PROCESO BÁSICO Y SUS
PASOS
Planeación: es el proceso sistemático y consciente de
tomar decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo, unidad u organización perseguirán.
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Planeación
Principio de contribución al objetivo. Todos los planes tiene que ser elaborados
en función de los objetivos organizacionales.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
Principio de primacía de la planeación. Indica que la planeación precede a todas la
demás funciones administrativas
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
Principio de eficacia de los planes. Indica que todos los planes deberán generar
más beneficios en su relación con los costos.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
Principio de adhesión al objetivo. Los objetivos deben tener significado y ser
atractivos por los miembros de la organización.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
Principio de flexibilidad. Con este principio se establecen los
márgenes de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo).
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
Principio de cambio de ruta. Bajo este principio se establece la revisión
de los planes y su reelaboración en caso de que así se requiera, para el cumplimiento de objetivos.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
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El proceso básico de planeación: sus etapas y pasos
Fines. Especificar metas y objetivos
Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para alcanzar los objetivos.
Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para alcanzar los objetivos.
Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de decisiones
Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o fallas del plan.
Partes de la planeación