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LICITACIÓN LP - N° 001/2020
AUDITORIA INTEGRAL FINANCIERA, ADMINISTRATIVA Y DE RECURSOS HUMANOS
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PARTE II INFORMACIÓN TÉCNICA DE LA CONTRATACIÓN
1. CONDICIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS TÉCNICAS
El proponente debe examinar todas las instrucciones, formatos, condiciones, términos y especificaciones que figuran en los Términos Básicos de Contratación y dar respuesta a partir del punto 1 del presente documento. Si el oferente omite la presentación de toda o parte de la información requerida o presenta ofertas que no se ajusten en todos sus aspectos al presente documento, será inhabilitado de la evaluación de la presente Invitación. (MANDATORIO). Para todos los incisos marcados como MANDATORIO, la calificación será CUMPLE o NO CUMPLE. En los requerimientos de DATACOM S.R.L. el proponente debe tomar en cuenta las siguientes referencias para la interpretación de las tablas.
Aplíquese las siguientes condiciones que son de carácter obligatorio (mandatorio)
2. FORMA DE CALIFICACIÓN A continuación, se definen las palabras CUMPLE, NO CUMPLE: CUMPLE. Define que satisface completamente el requisito técnico solicitado, a simple requerimiento de parte de DATACOM S.R.L., sin necesidad de hardware, software, licencias y/o desarrollos adicionales y se entiende que está incluido en la propuesta técnica-económica del OFERENTE.
3. REQUERIMIENTOS GENERALES Y ESPECÍFICAS
TÉRMINOS DE REFERENCIA
AUDITORIA FINANCIERA, ADMINISTRATIVA Y RECURSOS HUMANOS
Gestión 2010 - 2019
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REQUISITOS NECESARIOS DE LA CONSULTORÍA
Para ser llenado
por el proponente Para la calificación de Datacom
CARACTERÍSTICAS
DE LA PROPUESTA
(Manifestar
aceptación,
especificar y/o
adjuntar lo
requerido)
CUMPLE
Observaciones
(especificar el
porqué no
cumple) SI NO
I. OBJETO Y ENFOQUE DE LA CONSULTORÍA
A. OBJETO
OBJETIVO GENERAL
Realizar una Auditoría integral especial de las gestiones ejecutivas de la empresa
“DATACOM S.R.L.”, que exprese una opinión profesional e independiente, por el
periodo comprendido del 2010 al 2019 y el primer trimestre de la gestión 2020.
segmentadas por gestión, donde se deberá revisar y verificar una muestra
significativa de los documentos contables para comprobar la veracidad e
idoneidad de la información de los gastos relacionados a la empresa. Revisar los
sistemas contables, registros contables y el funcionamiento de los controles
internos aplicados, tanto por Datacom como por ENTEL S.A. como accionista
mayoritario, como también los procedimientos de contrataciones,
desvinculaciones, remuneraciones y procesos de incentivos sugerir acciones
correctivas para mejorar la eficiencia de los sistemas y procedimientos aplicados
por la EMPRESA, la misma que será desarrollada en la Ciudad de La Paz, en los
ambientes de la Oficina Nacional, dando cumplimiento a la resolución de la
Asamblea Ordinaria de Socios DATACOM S.R.L. del 19-03-2020.
Consultoría que debe ser desarrollada de acuerdo con las Normas de Auditoria
Generalmente Aceptadas en Bolivia, concordantes con las Normas
Internacionales de Auditoria y otras disposiciones legales vigentes; por
consiguiente la firma auditora expresará una opinión profesional e
independiente respecto al cumplimiento con las disposiciones normativas
internas de Datacom, así como aquellas externas circunscritas a las actividades
específicas de la empresa y las entidades que ejercen tuición, supervisión y
fiscalización.
II. CARACTERÌSTICAS DE LA CONSULTORÌA
A. ALCANCE DE LA CONSULTORÍA
(Debe detallar los requisitos necesarios que le permitan definir clara y suficientemente las características de la consultoría)
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La Auditoria deberá comprender la revisión y evaluación de las actividades y
procesos más importantes en cada una de las áreas (Financiera, Administrativa
y Recursos Humanos), la misma que debe ser realizada en conformidad con la
normativa.
Es importante enfatizar que mediante la auditoria se deberá maximizar la
utilización de la información de todos los segmentos.
El alcance no deberá ser limitativo, por lo que la firma de auditoria podrá en
aplicación de su juicio profesional y experiencia, proponer procedimientos que
permitan optimizar el alcance del trabajo, orientados a optimizar el
cumplimiento del objetivo de la auditoria.
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En la Auditoria, para aquellas áreas identificadas como relevantes e
importantes, el trabajo debe enmarcarse en lo siguiente:
Verificar el cumplimiento con las disposiciones normativas internas
de Datacom S.R.L., así como aquellas externas circunscritas a las
actividades específicas de la empresa y las entidades que ejercen
tuición, supervisión y fiscalización de y en Datacom S.R.L.
Evaluar la razonabilidad, prudencia y pertinencia de los Gastos
ejecutados.
Verificar que los respaldos de las operaciones contengan toda la
documentación suficiente, relevante y competente, acorde a los
procedimientos internos y sean auténticos y fidedignos. Para ello,
el Auditor deberá aplicar y ejecutar cuantos procesos y técnicas de
auditoría sean necesarias para lograr el cumplimiento del objetivo
de la auditoría.
La aplicación de otros procedimientos alternativos que la firma vea
conveniente aplicar durante el proceso de la auditoría, deberán ser
puestos a consideración de la Contraparte de Datacom S.R.L., para
su coordinación y posterior ejecución.
B. FINANCIERA
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1. Verificar el adecuado uso de los recursos de la empresa, en
observancia de la normativa interna y que estos cumplan el curso
regular de las operaciones financieras de la empresa.
2. Verificación exhaustiva de todos los gastos relacionados a los
empleados de acuerdo a las leyes y reglamentos internos
correspondientes a las condiciones acordadas (gastos de viaje,
indemnizaciones, prestaciones sociales, políticas salariales, etc.)
3. Conformidad de las autorizaciones de gastos y validez de los
comprobantes contables.
4. Validación de los documentos contables, comprobantes y
documentación que forma parte de los estados financieros.
5. Revisión detallada de los gastos más significativos, que corresponden
efectivamente a lo presupuestado.
6. Verificar el adecuado uso de los recursos de la empresa, en
observancia de la normativa interna y que estos cumplan el curso
regular de las operaciones financieras de la empresa.
7. Verificación de que los gastos efectuados corresponden al presupuesto
aprobado.
8. Verificación que los bienes adquiridos por la Empresa se encuentren
destinados a los objetivos previstos y disponibles para su uso.
9. Verificar el cumplimiento de la empresa con el pago de tributos y
aportes a las diferentes entidades; SIN, CAJA DE SALUD, AFP, MIN.
TRABAJO, etc. etc.
10. Evaluar el nivel de utilización de los recursos financieros para el
cumplimiento de lo presupuestado.
C. ADMINISTRATIVA
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1. Verificación de los procedimientos de adquisición de bienes y servicios,
de las muestras más significativas en cumplimiento a los procesos de
adquisición en sus diferentes áreas.
2. Verificación del cumplimiento a las Directrices, Lineamientos, Manuales
y Reglamentos establecidos por la Empresa, tanto de los ejecutivos
como de los funcionarios de la empresa.
3. Verificación de los activos fijos adquiridos y las prácticas adoptadas
para su control.
4. Verificación y evaluación del adecuado reparto de competencias y
responsabilidades en sus diferentes áreas (contratación,
contabilización, caja, seguimiento de las deudas y créditos, inventarios,
etc.)
5. El resguardo de los activos por medio de una adecuada división de
responsabilidad entre las funciones operativas, de custodia, de
contabilización y otras actividades, verificando que tales funciones y
responsabilidades estén claramente definidas y que hay suficiente y
adecuado personal para ejecutarlas correcta y eficientemente.
6. Verificar que los activos y otros recursos se utilizan de acuerdo con las
instrucciones y regulaciones en una manera efectiva y económica.
7. Verificación de los procedimientos de compra, determinando si se han
usado prácticas comerciales sanas, incluyendo competencia, precios
razonables y adecuados controles sobre la calidad y cantidades, en
términos de transparencia institucional.
D. RECURSOS HUMANOS
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1. Revisar la política salarial, contratación e inducción de recursos
humanos de la empresa.
2. Verificar la necesidad real y efectiva de la contratación de recursos
humanos y, si estas se encuentran debida y legalmente justificadas de
acuerdo al organigrama de la empresa.
3. Revisar los procesos más relevantes de contratación de recursos
humanos y si estos se ajustan a la normativa establecida en la empresa
y estándares empresariales
4. Revisar el cumplimiento y adecuación de las políticas de inducción y
reparto de competencias durante todo el proceso de contratación de
recursos humanos.
5. Verificar la escala salarial vigente al momento de la contratación y, si la asignación de sueldos y salarios responde a las establecidas en la normativa, de acuerdo a los cargos y responsabilidades del personal contratado.
E. METODOLOGIA REQUERIDA
La firma de Auditoria adjudicada deberá desarrollar el trabajo, acorde al
enfoque, objetivos, alcances propuestos y alternativas que considere
convenientes de aplicación, basados principalmente en la evaluación de los casos
y aspectos relevantes, los que deberán ser debidamente justificados.
Asimismo, cualquier aporte agregado al trabajo será valorable, sin incremento
de costos.
F. INFORME Y RESULTADOS DEL SERVICIO
La firma auditora, básicamente deberá emitir un informe con las siguientes
características:
a) Antecedentes del servicio.
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b) Descripción de la metodología y criterios aplicados para la determinación de
los casos y aspectos revisados.
c) Bases normativas y legales aplicadas en la ejecución de la auditoria.
d) Descripción de los principales procesos y procedimientos seguidos para la
ejecución de la auditoria
e) Conclusiones del trabajo realizado, la firma auditora deberá manifestar de
manera clara y concreta sus conclusiones específicamente para cada una
de las áreas objeto de la auditoria (Financiera, Administrativa y Recursos
Humanos), estableciendo de manera objetiva las contravenciones a la
normativa, incumplimiento de deberes, infracciones, omisiones, deficiencias
y delitos entre otros que eventualmente podrían haberse cometido, los que
posteriormente a evaluación de la instancia legal de Datacom S.R.L. podrán
derivar en indicios de responsabilidad.
f) Anexos que sustenten las conclusiones del Auditor.
G. EXPERIENCIA GENERAL
La empresa consultora deberá contar con una experiencia general mínima de
ocho (8) años en Consultorías Financieras, Administrativas y Recursos Humanos
(juntas o por separado) (Mandatorio Calificable).
H. EXPERIENCIA ESPECIFICA
La empresa consultora deberá certificar con una experiencia específica mínima
de seis (6) auditorias Financiera, Administrativa y Recursos Humanos.
I. PERSONAL REQUERIDO
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El personal mínimo requerido para la realización de la auditoría es la siguiente:
Gerente de Auditoria Supervisor de Auditoria 3 Auditores Senior 3 Auditores Junior Administrador Abogado
J. PLAZO DE REALIZACION DE LA AUDITORIA
El cronograma de actividades hasta la presentación del informe final, deberá ser
expresado en días hábiles de trabajo, considerando un máximo de (90) días
calendario de ejecución de la auditoría hasta la presentación del informe final.
k. FORMA DE PAGO DE PAGO
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cumple) SI NO
El monto de contrato no podrá exceder el monto referencial propuesto por la
entidad contratante.
El pago se realizará de acuerdo al siguiente detalle:
Primer Pago (20%): A la presentación del plan y cronograma de trabajo,
dentro los 15 días a partir de la orden de proceder.
Segundo Pago (40%): A la presentación del Informe Preliminar.
Pago final (40%): A la presentación del informe final, previa aprobación de
Datacom S.R.L.
Todo pago o anticipo se efectuará previa presentación de nota fiscal.
L. RESPONSABILIDAD PROFESIONAL
NOTA: El presente modelo de “Términos de Referencia para la Contratación de Firmas Consultoras” es enunciativo y no
limitativo, es decir, las Unidades Solicitantes pueden añadir otras características o condiciones de la consultoría y retirar aquellas
que no correspondan a su requerimiento.
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PARTE III ANEXOS GENERALES
Anexo No. 1 – Condiciones Generales del Proceso de Contratación Anexo No. 2 – Declaración de Integridad del Personal de la Empresa Proponente
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Consideraciones Generales
Adjudicación: DATACOM SRL se reserva el derecho de realizar adjudicaciones parciales o de adquirir la totalidad o parte de los bienes/servicios objeto del presente proceso, de acuerdo a la mejor solución técnico-económica y a los intereses de DATACOM S.R.L.
Naturaleza confidencial de las propuestas: A excepción de aquellas permitidas por las leyes de Bolivia, DATACOM SRL. no divulgará ninguna información con respecto a las propuestas, tabulación, clasificación y evaluación de las ofertas; por consiguiente, DATACOM SRL. puede proceder con la calificación de acuerdo a sus normas internas y legales vigentes.
Confidencialidad: El contenido absoluto del presente TBC, constituye información confidencial de DATACOM SRL. y se proporciona únicamente para propósitos de referencia en la presentación de ofertas. Al recibir esta documentación, el proponente acuerda mantener confidencialidad sobre la información y no reproducirla o divulgarla fuera del grupo directamente responsable de la evaluación de sus contenidos, a menos que DATACOM SRL. lo autorice por escrito.
Acciones legales: DATACOM SRL se reserva el derecho de seguir las acciones civiles o penales que correspondan, al margen de dar de baja de su árbol de proponentes a la empresa que infrinja su acuerdo de confidencialidad.
Medida Anticorrupción: No puede efectuarse ninguna oferta, pago, consideración o beneficio de cualquier clase, que constituya una práctica ilegal o de corrupción, ya sea directa o indirecta como un aliciente o recompensa por el otorgamiento de ésta prestación. Ese tipo de prácticas será fundamento para no considerar al proponente en la adjudicación del contrato, pudiendo aplicarse otras acciones civiles y/o penales.
Prohibición de Competencia: En contratos resultantes de la adjudicación de la presente contratación se contemplará la cláusula de no competencia.
“El PROVEEDOR, asume la obligación ineludible de no competir con los servicios que presta a DATACOM SRL; si se evidencia la competencia de servicios (competencia directa a través de su empresa o indirecta a través de sus ejecutivos, directivos o empresas relacionadas), el presente contrato será resuelto inmediatamente y se procederá a la ejecución de la Garantía por Incumplimiento de Contrato sin derecho a reclamo alguno.” (Si corresponde)
En este sentido DATACOM SRL se reserva el derecho de no incluir en el proceso de selección y adjudicación al proveedor que incumpla con dicha cláusula.
Impedidos de Participar: Aquellas empresas proponentes de bienes y servicios requeridos por DATACOM SRL que tengan cualquier tipo de pendiente, cuentas por pagar, compromisos
ANEXO No. 1 CONDICIONES GENERALES DEL PROCESO DE
CONTRATACIÓN
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contractuales declarados en mora o incumplidos, observaciones en la calidad de los mismos o procesos administrativos y/o judiciales con la Empresa, no podrán habilitarse, o ser consideradas como proponentes para el presente proceso.
Consideraciones previas a la presentación de propuestas
Revisión y Modificación de los TBC: DATACOM SRL se reserva el derecho de revisar y modificar los TBC durante la etapa de invitación. De producirse esta situación, las modificaciones serán comunicadas a los proponentes.
Solicitud de Ampliación del Plazo de Entrega de Ofertas: Los proponentes deberán enviar una carta solicitando la ampliación del plazo de presentación de propuestas, hasta dos (2) días hábiles antes del plazo de entrega establecido en los TBC. Recibida esta solicitud, DATACOM SRL realizará el análisis de tiempo de ampliación del plazo de entrega de las ofertas según cada caso, comunicando los cambios. En caso de ser requerida nuevamente una ampliación adicional, DATACOM SRL deberá realizar el análisis correspondiente según el caso expuesto y comunicar los cambios a los proponentes. En caso fortuito o de fuerza mayor1, los proponentes pueden enviar su solicitud de ampliación del plazo mediante nota escrita a la Jefatura de Proyectos Especiales en un tiempo no menor a cuarenta y ocho (48) horas del tiempo límite fijado para la presentación de ofertas. Una vez evaluada dicha solicitud y aceptada por DATACOM SRL como válida, se comunicará a todos los proponentes la designación de una nueva fecha de presentación de propuestas.
Rechazo de Propuestas: No serán aceptadas ni consideradas las propuestas recibidas en oficinas postales o cualquier otro lugar, aunque fueran dependencias de DATACOM SRL diferente al domicilio señalado en: Parte I, apartado 7 – Presentación de las Propuestas, y tampoco serán consideradas las ofertas entregadas pasados el día y hora límite señalado por DATACOM SRL.
La ausencia de cualquier documento solicitado en los TBC, determina la inhabilitación de la propuesta.
Consideraciones durante el proceso de contratación Participan del acto representantes de los proveedores que presentaron sus propuestas y la Comisión de Calificación de DATACOM SRL.
No se procede a la apertura del sobre “B”), si la propuesta Administrativa y Técnica sobre “A”, si los oferentes no se habilitan con los Documentos Administrativos.
Errores Subsanables y no subsanables en la propuesta
1) Error subsanable es el que incide sobre aspectos no sustanciales, sean accidentales, accesorios o de forma, sin afectar la legalidad ni la solvencia de las propuestas. Es susceptible de ser rectificado siempre y cuando no afecte los términos y condiciones de la propuesta, no conceda ventajas indebidas en detrimento de los otros proponentes y no se considere omisión de la presentación de documentos.
1 Se entiende como caso fortuito o de fuerza mayor cualquier evento de la naturaleza como ser: catástrofes, epidemias, inundaciones o
hechos provocados por los hombres, tales como: ataques por enemigo público, huelgas (excepto las de su propio personal), actos del
Gobierno como entidad soberana o persona privada.
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2) Errores no subsanables, siendo objeto de descalificación, los siguientes:
a. La ausencia de la carta de presentación de la propuesta firmada por el
Representante Legal del proponente. b. La falta de la propuesta técnica. c. La falta de la propuesta económica. d. La falta de presentación de la Garantía de Seriedad de Propuesta. e. La ausencia del Poder del representante Legal del proponente. f. La presentación de una Garantía de Seriedad de Propuesta diferente a la solicitada. g. Cuando se presente en fotocopia simple, los documentos solicitados en original o
debidamente legalizados. h. La falta de presentación de documentos, refiriéndose también a que cualquier
documento presentado no cumpla con las condiciones de validez requeridas. Convocatoria desierta: DATACOM SRL se reserva el derecho de declarar desierta la presente convocatoria en cualquier etapa en la que se encuentre, con anterioridad a la adjudicación y en los siguientes casos:
a) No se hubiera recibido ninguna propuesta b) Ningún proponente hubiera cumplido con los requisitos establecidos en los Términos
Básicos de Contratación. c) Cuando el proponente adjudicado incumpla la presentación de los documentos necesarios
para la formalización de la relación comercial o desista de la misma y no existan otras propuestas calificadas.
Cancelación, Anulación y/o Suspensión: DATACOM SRL puede declarar anulada o sin efecto la presente convocatoria, en cualquier etapa previa a la firma del contrato, por las razones siguientes:
a) Cuando exista un hecho de fuerza mayor y/o caso fortuito irreversible que no permita la continuidad del proceso, o en su defecto porque la Unidad Solicitante haya demostrado que la necesidad de contratación se haya extinguido.
b) Cuando se determine incumplimiento o inobservancia al procedimiento para la adquisición respectiva y/o desvirtúe la legalidad y validez del proceso.
c) Cuando a juicio de DATACOM SRL, las ofertas no se adecuen a sus intereses y/o a las normas y procedimientos legales vigentes.
Rechazo de propuestas: Cada proponente tiene la obligación de leer a cabalidad los TBC para presentar la propuesta requerida. Para tal efecto es importante considerar las siguientes causales:
a) Ofertas presentadas fuera de fecha y hora establecidas en los TBC; exceptuando los casos
fortuitos o de fuerza mayor aprobados por los responsables de la Evaluación. b) Ofertas que contengan raspaduras, alteraciones o enmiendas. c) Ofertas que no cumplan con cualquiera de las especificaciones descritas en los TBC. d) Cuando a juicio de DATACOM SRL los precios ofertados no guarden relación con el
mercado.
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e) DATACOM SRL se reserva el derecho de desestimar cualquier propuesta, si a su juicio ésta no satisface los requerimientos técnicos y económicos; o si el proponente no es merecedor de la confianza de DATACOM SRL.
f) Cuando el proponente presente dos o más propuestas alternativas
Desistimiento y Nueva Adjudicación: Si el proponente adjudicado decide desistir de la adjudicación, DATACOM S.R.L. ejecutará la Boleta de Garantía o Póliza de Seriedad de Propuesta presentada por el proponente y podrá negociar con la segunda propuesta mejor calificada, y así sucesivamente; conforme a sus mejores intereses, o podrá declarar desierto el proceso, dando lugar a iniciar una nueva convocatoria bajo otra modalidad de compra.
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Razón Social :
Objeto del Proceso :
N° de Convocatoria :
Lugar y Fecha :
De mi consideración: En atención a la Convocatoria de referencia, a nombre de la empresa……………………. a la cual representamos, declaramos expresamente nuestra conformidad y compromiso de cumplimiento, conforme con los siguientes puntos: I.- De las Condiciones del Proceso a) A nombre de la entidad proponente y conforme el Poder recibido, declaramos y garantizamos
haber examinado los Términos Básicos de Contratación y sus aclaraciones y enmiendas, aceptando sin reservas todas las estipulaciones de dichos documentos y la adhesión al texto del contrato.
b) Declaramos la veracidad de toda la información proporcionada y autorizamos mediante la presente, para que en caso de ser adjudicados, cualquier persona natural o jurídica, suministre a los representantes autorizados de la entidad convocante, toda la información que requieran para verificar la documentación que presento. En caso de comprobarse falsedad en la misma, nos damos por notificados que la empresa tiene el derecho a descalificar la presente propuesta y ejecutar la Garantía de Seriedad de Propuesta (Si corresponde).
c) En caso de obtener la adjudicación, nuestra propuesta constituirá un compromiso obligatorio hasta que se prepare y firme el contrato.
II.- Declaración Jurada a) Como empresa proponente respetaremos el desempeño de los funcionarios asignados al proceso
de contratación por DATACOM SRL y no incurriremos en relacionamiento que no sea a través de medio oficial y escrito, siendo el incumplimiento de esta declaración causal de rechazo o descalificación de la propuesta.
b) Nos comprometemos a denunciar por escrito, ante la Máxima Autoridad Ejecutiva de DATACOM SRL cualquier tipo de presión, o intento de extorsión de parte de los funcionarios de la Empresa convocante, de otras empresas o terceros ajenos a la institución, para que se asuman las acciones legales y administrativas correspondientes.
c) Afirmamos que no tenemos conflicto de intereses para el presente proceso de contratación y no se ha incurrido en negociaciones previas con ningún funcionario ni Autoridad relacionada a DATACOM SRL., ni con terceros ajenos a la institución.
ANEXO No. 2 DECLARACIÓN DE INTEGRIDAD DEL PERSONAL DE LA
EMPRESA PROPONENTE
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Cada uno de los firmantes del presente documento, declaramos en forma libre y voluntaria, sin que medie, error, presión o violencia, que en nuestra condición de Proponentes en el presente proceso de contratación, en cuanto nos corresponde, cumpliremos con la normativa vigente de la Empresa DATACOM SRL
Representante Legal
Firma: ……………………………………………………………………………………………………... Nombre Completo: ………………………………………………………………………………………………………. C.I.: …………………………………………………………………………………………………….. Domicilio: ……………………………………………………………………………………………………..
Personal relacionado al proceso de contratación (empresa proponente)
Firma: ……………………………………………………………………………………………………... Nombre Completo: ………………………………………………………………………………………………………. C.I.: ……………………………………………………………………………………………………….. Domicilio: ……………………………………………………………………………………………………….. Firma: ……………………………………………………………………………………………………... Nombre Completo: ………………………………………………………………………………………………………. C.I.: ……………………………………………………………………………………………………….. Domicilio: ……………………………………………………………………………………………………….. Firma: ……………………………………………………………………………………………………... Nombre Completo: ………………………………………………………………………………………………………. C.I.: ……………………………………………………………………………………………………….. Domicilio: ……………………………………………………………………………………………………….. Lugar, fecha: ………………………………………………………………………………………………………..
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