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H. Ayuntamiento Constitucional
Jalapa, Tabasco
2013 – 2015
Manual de Organización y de Procedimientos de la
Dirección de Administración Municipal
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
2
I N T R O D U C C I Ó N
La administración pública es el elemento básico para convertir los objetivos,
planes y programas de gobierno en acciones y resultados concretos, encaminados
a satisfacer las necesidades más apremiantes de nuestra sociedad.
En pro de la atención y servicio a la ciudadanía en general, la Dirección de
Administración Municipal del Municipio de Jalapa, Tabasco; con fundamentos en
el Artículo 86 Fracción V de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de
Tabasco; se expide el presente Manual de Organización y de Procedimientos, esto
para contar con los mecanismos e instrumentos que formalicen y simplifiquen las
operaciones que se realizan en la Dirección de Administración Municipal, así
mismo eficientar y sintetizar el manejo de la administración del personal en el
servicio público, además de coadyuvar en las realizaciones de los indicadores de
gestión y calidad con que debe de contar cada institución gubernamental.
En consecuencia este instrumento, nombrado Manual de Organización y de
Procedimientos de la Dirección de Administración Municipal, tiene como objetivo
fundamental la definición y documentación de los procesos administrativos de las
áreas con que cuenta la Dirección; su funcionamiento, las políticas que norman a
los mismos y procedimientos que permite entablar una armonía eficiente con el
ciudadano, a fin de tener un mejor mecanismo de control y eficiente de la
administración.
Este mecanismo de control permite dirigir, supervisar y verificar las
actividades que llevan a cabo cada una de las áreas con que cuenta la institución
municipal, cumpliendo con ello con los principios de transparencia y eficiencia
administrativa. Además, es conveniente señalar, que por su naturaleza y carácter
dinámico de la administración municipal, esta presentara las ampliaciones y
modificaciones de la normatividad conjuntamente con las leyes, reglamentos y
normas, que se aprueben para mejora y simplificar los procesos administrativos de
manera periódica, a efecto de mantener su vigencia.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
3
C O N T E N I D O
1. Estructura Administrativa
a. Organigrama General
2. Categoría: Director de Administración
a. Funciones del Director de Administración
3. Categoría: Sub-Director de Administración
a. Funciones del Subdirector de Administración
i. Organigrama del Área de Administración
4. Área de Recursos Materiales (Compra)
a. Funciones del Jefe de Recursos Materiales (Compra)
5. Área de Concurso y Adquisiciones
a. Funciones del área de Concursos y Adquisiciones
6. Área de Facturación
a. Funciones del Área de Facturación
7. Área de Combustible
a. Funciones del Área de Combustible
8. Área de Inventario y Bienes Muebles e Inmuebles
a. Funciones del Área de Inventario y Bienes Muebles e Inmuebles
9. Área Armonización Contable
a. Funciones del Área de Armonización Contable
10. Categoría: Sub-Director de Recursos Humanos
a. Funciones del Subdirector de Recursos Humanos
i. Organigrama Recursos Humanos
11. Área de Nomina
a. Funciones del Encargado de Nomina
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
4
12. Área de Almacén Municipal
a. Funciones del Jefe del Almacén Municipal
i. Organigrama del Almacén Municipal
13. Área de Taller Municipal
a. Funciones del Jefe del Taller Municipal
i. Organigrama del Taller Municipal
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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ESTRUCTURA
ADMINISTRATIVA
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
6
ORGANIGRAMA GENERAL DE LA DIRECCION DE ADMINISTRACION MUNICIPAL
DIRECTOR
SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION
CONTABILIDAD Y BIENES MUEBLES E
INMUEBLES
ARMONIZACIÓN CONTABLE
INVENTARIO
RECURSOS MATERIALES
COMBUSTIBLE
FACTURACION
CONCURSO Y ADQUISICIONES
ALMACEN MUNICIPAL
AREA ADMINISTRATIVA
BODEGA
TALLER MUNICIPAL
MECANICO AUTOMOTRIZ
MECANICO ELECTRICO
MECANICO A DIESEL MECANICO
HOJALATERO
VUCALIZADOR SOLDADOR
SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS
AREA DE NOMINA ADMINISTRATIVA
NIOMBRAMIENTOS
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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ORGANIGRAMA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
C.P. Agustin Armando Zurita Director
L.A. Esther Judith Pérez Priego Subdirector
C. Javier Hernandez Flores C. Andrés Figueroa Hidalgo
Inventarios Inventario
C. Fabiola Roman Camara Recursos Materiales (Compras)
QFB. Adriana del Carmen Perez Ramon
Facturación L.C.P. Eduardo Mauricio Lopez
Campos Concursos y Adquisiciones
C. Guadalupe Palomeque Rodriguez
Combustible
C. Gloria Virginia Alvarez Cardenas
Asistente de Combustible
Ing. Edith Adriana Jimenez Martinez
Asistente de Compras
C. Nerio Cecilio Olan Andrade
Armonizacion Contable
C. Armando Lopez García Ordenanza y Limpieza
C. Nery Vasconcelos Área de Fotocopiado
C. Francisca de la Crúz Silván
Secretaría
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Director de Administración Municipal
UBICACIÓN: Dirección de Administración en el Ayuntamiento de Jalapa, Tabasco
JEFE INMEDIATO: Presidente Municipal
DEPENDIENTES:
Subdirector de Administración
o Departamento de Contabilidad y Patrimonio
Área de Armonización Contable
Área de Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles
o Departamento de Recursos Materiales
Área de Concursos y Adquisiciones
Área de Facturación
Área de Combustible
o Departamento de Almacén Municipal
o Departamento de Taller Municipal
Subdirector de Recursos Humanos
o Área de Nominas
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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Descripción del Cargo o Titularidad del Director
Especificaciones para ocupar el puesto de Director de Administración:
De conformidad con el Artículo 75 de la Ley Orgánica de los Municipios del
Estado de Tabaco, en vigor.
Requisitos establecidos por la propia Ley:
Ser ciudadano Mexicano por nacimientos;
No ser ministro de algún culto religioso;
No tener antecedentes penales;
Haber cumplido 21 años antes del día de la elección o designación;
Tener titulo o experiencia a fin al órgano de que se trate; y
Los demás requisitos que exijan las leyes correspondientes.
Experiencia y conocimientos que se requieren:
Se requiere estudios profesionales en contabilidad, administración o
carreras afines.
Se requiere de conocimientos adquiridos en la práctica y mediante
experiencia adquirida.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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FUNCIONES DEL DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN:
De conformidad con el Artículo 86 de la Ley Orgánica de los Municipios del
Estado de Tabasco, en vigor, le corresponde el despacho de los siguientes
asuntos:
I. Coordinar, dirigir y controlar todos los asuntos que atañen al buen
funcionamiento administrativo de la Presidencia Municipal;
II. Adquirir y distribuir en los términos de las disposiciones legales, los
materiales, muebles y útiles necesarios que sean autorizados para la
realización de los fines del Ayuntamiento;
III. Seleccionar, capacitar y controlar al personal de la administración
municipal, así como firmar contratos para la prestación de servicios
profesionales, previo acuerdo del presidente municipal;
IV. Suministrar los bienes y servicios que requiera el funcionamiento de las
dependencias y entes municipales y mantener al día el inventario de los
bienes de su propiedad;
V. Proyectar los manuales y reglamentos tendientes a mejorar la
administración municipal;
VI. Vigilar el cumplimiento de las disposiciones legales y estatutos de las
relaciones entre el Municipio y los servidores públicos;
VII. Tramitar los nombramientos, remociones, renuncias, licencias y
jubilaciones de los servidores públicos municipales;
VIII. Proponer, en coordinación con los directores de finanzas y de
programación al presidente municipal, los rangos mínimos y máximos
del tabulador correspondiente para determinar los sueldos o
remuneraciones de los servidores públicos del Ayuntamiento;
IX. Asegurar la conservación, así como administrar y controlar los bienes
muebles del Municipio;
X. Organizar y atender todo asunto correspondiente a la prestación de
servicios médicos, asistenciales, deportivos, culturales,
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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socioeconómicos, vacacionales y educativos, al personal de las
dependencias y entes del Municipio;
XI. Intervenir en las ventas y remates de los bienes muebles inservibles,
propiedad del Municipio; y
XII. Las demás que le atribuyan expresamente las leyes, reglamentos, y las
que le encomiende directamente el Ayuntamiento o el presidente
municipal.
Integrante del Comité de Compras del Municipio de Jalapa, fungiendo como
Presidente de la misma, y todo lo que concierne en el Reglamento del
Comité de Compras.
Además de que debe tener vínculos internos, con las demás Direcciones y Áreas
Administrativas de la Administración Municipal. Y externas como lo son el Órgano
Superior de Fiscalización del Estado de Tabasco (OSFE), para los efectos de
proporcionar la información que se requiera en material de la Dirección y
Ayuntamiento.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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FUNCIONES DEL SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN:
I. Organizar las actividades del personal de la Dirección, así como la del Área
Administrativa.
II. Coordinar la supervisión de las necesidades de las Direcciones y
Dependencias en base a las requisiciones, órdenes de trabajo que
presentan para la realización de sus actividades.
III. Realización y gestión de la forma de pagos y plazos crediticios con los
Proveedores de Bienes y Servicios.
IV. Llevar un registro de Compras y/o Adquisiciones en Coordinación con el
Director de Administración y de Programación y Presupuesto.
V. Ser el Enlace con la Coordinación de Transparencia, a fin de que la
información sea lo más veraz posible y estricto apego a las disposiciones
legales.
VI. Supervisión de las Áreas de Contabilidad, Recursos Materiales y Almacén
Municipal, con el objetivo de que las áreas se encuentren en armonía para
el buen funcionamiento de los programas y acciones.
VII. Demás relativos con las encomiendas por parte del Director de
Administración y de la Primera Autoridad.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Ordenanza y Limpieza
UBICACIÓN: Dirección de Administración en el Ayuntamiento de Jalapa, Tabasco
JEFE INMEDIATO: Director de Administración y Subdirector
Funciones que Realiza:
Realizar las labores de Limpieza del área asignada procurando sea antes
de la entrada del personal de la Dirección.
Procurar que los botes de basura no se encuentre saturados de materiales.
Que los baños se encuentren en óptimas condiciones salubres.
Todas aquellas encomiendas que les solicite el Director y Subdirector.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD E INVENTARIO
ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Y BIENES MUEBLES E INMUEBLES (INVENTARIOS)
C.P. Agustin Armando Zurita
Director
Lic. Esther Judith Pérez Priego
Subdirector Administrativo
C. Nerio Cecilio Olán Andrade
Armonización Contable
C. Javier Hernandez Flores
C. Andrés Figueroa Hidalgo
Inventarios
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Área de Armonización Contable
UBICACIÓN: Dirección de Administración en el Ayuntamiento de Jalapa, Tabasco
JEFE INMEDIATO: Director de Administración y Subdirector
Funciones que Realiza:
Revisar, supervisar y verificar que las requisiciones cumplan con
requerimientos aprobados en la Ley de Contabilidad Gubernamental, de
acuerdo al Catálogo de Presupuestal.
Fomentar que la administración municipal incremente la eficiencia en la
gestión administrativa, en cuanto a los indicadores de gestión y resultados.
Supervisar que las requisiciones cumplan con los clasificadores
presupuestarios de acuerdo al catálogo de
Fomentar que el Gobierno Municipal en la Dirección de Administración,
utilicen los esquemas contables modernos apegados al marco de la Ley
General de Contabilidad Gubernamental.
Formular y revisar los Manuales de Organización y de Procedimientos de
la Dirección de Administración Municipal.
Realizar los Indicadores de Gestión y de Medición de Resultados para
medir la eficiencia y resultados de la Dirección.
Llevar el Control de los Gastos Generados por Consumo de Energía
Eléctrica y por consumo de Agua de cada una de las dependencias
municipales.
Realizar las encomiendas por parte del Director y Subdirector en cuanto a
formatos, oficios y demás en apoyo de la Administración Municipal.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Área de Bienes Muebles e Inmuebles (Inventarios)
UBICACIÓN: Dirección de Administración en el Ayuntamiento de Jalapa, Tabasco
JEFE INMEDIATO: Subdirector de Administración
Funciones que Realiza:
Coordinar el control de los Bienes Muebles e Inmuebles e Inmuebles del Municipio de Jalapa, Tabasco.
Realizar periódicamente el inventario físico en las Direcciones y Dependencias Municipales.
Elaborar los Resguardos correspondientes de los Bienes, propiedad del Municipio de Jalapa.
Asignar número de inventario a cada uno de los bienes que se adquieran durante el Ejercicio Fiscal.
Elaborar los álbumes correspondientes de los Activos Fijos de la Administración Municipal.
Elaborar y enviar informe trimestral de las Adquisiciones de Bienes considerados como Activos Fijos, al Órgano Superior de Fiscalización del Estado de Tabasco.
Actualizar los inventarios conforme a las nuevas adquisiciones, realizando los ajustes correspondientes en los Estados Financieros.
Realizar inventario y álbum fotográfico de bienes en calidad de inservibles para su trámite de baja. Además de realizar los trámites correspondientes para el pago de la tenencia, refrendos y emplacamiento del parque vehicular propiedad del Municipio.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Auxiliar de Bienes Muebles e Inmuebles (Inventarios)
UBICACIÓN: Dirección de Administración en el Ayuntamiento de Jalapa, Tabasco
JEFE INMEDIATO: Subdirector de Administración
Funciones que Realiza:
Mantener las actualizaciones de los expedientes de cada Dirección, área y
coordinación en cuanto a los bienes muebles.
Recopilar la información que sean necesarias para la integración oportuna
de los bienes muebles e inmuebles.
Mantener actualizado de las homoclaves de cada bien de acuerdo al
inventario general.
Supervisar y vigilar los movimientos de los bienes por Dirección,
coordinación y área.
Auxiliar en la realización para efecto de la aplicación de la homoclave a los
bienes adquiridos en el Ejercicio Fiscal.
Requerir oportunamente la documentación necesaria para la elaboración
de los resguardos internos de bienes, así como de la recuperación de la
firma del responsable del bien.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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C.P. Agustin Armando Zurita
Director de Administración
Lic. Esther Judith Pérez Priego
Subdirector Administrativo
C. Fabiola Ramon Camara
Jefe de Recursos Materiales, Compras, Concursos y Adquisiciones
IBQ. Adriana del Carmén Pérez Ramón
Facturación
C. Guadalupe Palomeque Rodriguez
Combustible
C. Gloria Virginia Alvarez Cardenas
Asistente de Combustible
C.P. Eduardo Mauricio López Campos
Concursos
Ing. Edith Adriana Jimenez Martinez
Asistente de Compras
DEPARTAMENTO DE RECRUSOS MATERIALES, COMPRAS, CONCURSOS Y
ADQUISICIONES
RGANIGRAMA DEL ÁREA DE RECURSOS MATERIALES,
COMPRAS, CONCURSOS Y ADQUISICIONES
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Jefe de Recursos Materiales, Compras, Concursos y Adquisiciones.
UBICACIÓN: Dirección de Administración en el Ayuntamiento de Jalapa, Tabasco
JEFE INMEDIATO: Director y Subdirector de Administración
DEPENDIENTES:
o Departamento de Recursos Materiales, Compras, Concursos y Adquisiciones:
Asistente de Recursos Materiales
Concursos
Facturación
Combustible Funciones que Realiza:
Recibir las solicitudes de requisiciones y/o servicios de las diversas
Direcciones, Coordinaciones y Áreas de este Ayuntamiento, para seguir el
trámite correspondiente.
Supervisar, revisar e informar que las requisiciones cuente con suficiencia
presupuestal para la adquisición de los bienes o servicios, además que
cumplan con los requerimientos específicos en el Manual de Programación
- Presupuestación.
Enviar al o a los proveedores la requisición o requisiciones de los
materiales a suministrar a las diversas áreas.
Recibir las propuestas de cotizaciones de los bienes y servicios de cada
proveedor, para analizar cuál ofrece mejor calidad, mayor garantía y
mejores precios.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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Informar al Presidente del Comité de Compras, para realizar el concurso
de las propuestas recibidas por parte de los proveedores, según sea el
caso.
Supervisar que el área de inventarios de bienes muebles realice el alta del
activo fijo que se generen con las compras, en el caso de los capítulos
5000 correspondientes a adquisiciones.
Supervisar que la carga de gasolina de los vehículos asignados a este
ayuntamiento de Jalapa, Tabasco, sean los correspondientes, recabando
las firmas y demás documentación para su sustentación.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Asistente de Recursos Materiales
UBICACIÓN: Dirección de Administración en el Ayuntamiento de Jalapa, Tabasco
JEFE INMEDIATO: Jefe de Recursos Materiales, Subdirector y Director
Funciones que Realiza:
Recibir las requisiciones y/o órdenes de servicios de las diversas
Direcciones, Coordinaciones y Áreas de este Municipio de Jalapa.
Realizar los trámites correspondientes de las requisiciones y órdenes de
servicios de las diversas áreas, así como revisar si cuenta con suficiencia
presupuestal en el sistema.
Tramitar o rechazar al área correspondiente las requisiciones y ordenes de
servicios que se aprueben o desechen según sea el caso.
Supervisar la entrega de los materiales y bienes suministrado por el
Proveedor.
Atender en las tareas que conciernen al Departamento de Recursos
Materiales.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Área de Concursos
UBICACIÓN: Dirección de Administración en el Ayuntamiento de Jalapa, Tabasco
JEFE INMEDIATO: Jefe de Recursos Materiales, Subdirector y Director
Funciones que Realiza:
Elaboración del Reglamento Interno del Comité de Compras, así como
cumplir cada una de las disposiciones establecidas en el reglamento.
Coordinar actividades a fin de consolidar las compras y realizar la
organización de los concursos correspondientes.
Organizar y recabar la documentación requerida para la realización de los
concursos.
Recabar, resguardar y elaborar el Padrón de Proveedores que participaran
en los Diferentes concursos que convocará el Municipio de Jalapa,
Tabasco.
Elaborar las bases de los concursos, así como realizar la invitación para la
integración del comité de compras, aunado con la invitación
correspondiente a los proveedores que cumplan con todos los
requerimientos para la participación en el concurso, además que se
encuentren dados de alta en el Padrón de Proveedores.
Recibir los sobres sellados y membretados de las propuestas de cada uno
de los proveedores invitados.
Asistir al Presidente del Comité de Compras, para la realización de
concursos, así como la elaboración de las actas y recabación de firmas.
Integración del archivo de concursos por tipo de gasto así como integrarlo
en la cuenta pública.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
23
Realizar cuadros comparativos de los proveedores en los concursos, así
como la elaboración de los contratos de los ganadores de los diversos
concursos.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Área de Facturación
UBICACIÓN: Dirección de Administración en el Ayuntamiento de Jalapa, Tabasco
JEFE INMEDIATO: Jefe de Recursos Materiales, Subdirector y Director
Funciones que Realiza:
Recepcionar todas las facturas que se envían para cobro por parte del
área de almacén según su contra recibo expedido por dicha área.
Auxiliar al área de concursos en cuanto a la integración de los expedientes
así como la revisión de que cumplan con los requerimientos fiscales y con
las normas aprobadas.
Realizar las requisiciones de las diversas áreas, para su trámite
correspondiente, así como supervisar que cuente con suficiencia
presupuestal.
Revisar y que cuenten con su contra recibos las facturas y/o documentos
que presenten los proveedores por el suministro o trabajo según sea el
caso, para su trámite correspondiente.
Asistir y auxiliar en las funciones del área de Concursos y demás áreas de
la Dirección de Administración.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Área de Combustible
UBICACIÓN: Dirección de Administración en el Ayuntamiento de Jalapa, Tabasco
JEFE INMEDIATO: Jefe de Recursos Materiales, Subdirector y Director
Funciones que Realiza:
Realizar la captura de las cargas de combustible de los vehículos
asignados a las diversas direcciones.
Llevar el control de todo lo que atañe a las cargas de combustible.
Auxiliar a todas las áreas administrativas de esta dirección en el buen
funcionamiento de la dirección.
Capturar las facturas de los pagos realizados a la compañía por carga de
combustible.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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C.P. Agustin Armando Zurita Director de Administración
Lic. Esther Judith Pérez Priego Subdirector Administrativo
C. Tilo del Carmen Reyes Reyes Jefe del Almacen Municipal
C. Julian de la Crúz Pérez
Operador
C. Julio Alberto Damasco Garcia C. Ignacio Arpaíz Cárdenas
C. Santiago Rodríguez de la Crúz C. Miguel Angel Delgado Zurita
C. Marcos Alfredo Gonzalez Herrera C. Santiago López Pérez
Auxiliares
C. Francisca Ruiz Silván
Secretaría
C. Deysi del Carmen Castillo de la Cruz
Asistente de Almacen
C. Juan José Álvarez Cordero
Aux. Universal de Oficina
DEPARTAMENTO DEL
ALMACEN MUNICIPAL
ORGANIGRAMA DEL ÁREA DE ALMACEN MUNICIPAL
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Jefe del Almacén Municipal
UBICACIÓN: Dirección de Obras, Ordenamiento Territorial y Servicios Municipales, Calle Pino Suárez S/N
JEFE INMEDIATO: Director de Administración Municipal
DEPENDIENTES:
Secretaria
Auxiliar de Apoyo
Auxiliares de Almacén Municipal
Funciones que Realiza:
Resguardar, custodiar, almacenar, controlar y abastecer los materiales que
solicitaron las diversas áreas del municipio.
Supervisar que los proveedores suministren el material solicitado según la
orden de compra por la Dirección, Coordinación o Área. Así mismo que lo
suministrado cumpla con los estándares de calidad que marca las normas.
Darle Entrada y Salida del Almacén por medio del sistema a los materiales
que se realizaron por medio de una orden de compra.
Recibir por parte del proveedor la(s) factura(s) que por medio de una
Orden de Compra se hayan generado, así como otorgarle el contra recibo
por dicho documento.
En el caso del Capítulo 5000 que son Bienes considerados como Activos
Fijos, se tiene que revisar que se genere en automático el número de
inventario que nos da el sistema.
Mantener en perfecto orden los materiales, así como asignarles un número
interno de resguardo provisional mientras se da salida del mismo.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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Supervisar la entrega de los materiales próximos a dar de baja del
inventario de bienes considerados como activos fijos.
Supervisar que no exista(n) material(es) que no se haya(n) entregado a las
áreas.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
29
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Secretaria
UBICACIÓN: Dirección de Obras, Ordenamiento Territorial y Servicios Municipales, Calle Pino Suárez S/N
JEFE INMEDIATO: Jefe del Almacén Municipal
Funciones que Realiza:
Realizar Oficios, Memorándum, así como realizar la(s) requisición(es) que
se generen por parte del área del Almacén Municipal.
Realizar las entradas y salidas por medio del sistema SAGA a los
materiales que se recepcionen en dicha área.
Mantener en perfecto orden todo los archivos de contra recibos, de las
facturas que se entregan para trámite por parte del proveedor.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Auxiliar de Apoyo
UBICACIÓN: Dirección de Obras, Ordenamiento Territorial y Servicios Municipales, Calle Pino Suárez S/N
JEFE INMEDIATO: Jefe del Almacén Municipal
Funciones que Realiza:
Ayudar al Jefe del Almacén Municipal, en la recepción del material que se
recibe en el área.
Informar periódicamente al Jefe del Almacén, de los sucesos que se
lleguen a suscitar.
Realizar el almacenamiento de los materiales y supervisar quien recibe los
materiales físicamente.
Dar un número de resguardo interno al material que se entregue por parte
del proveedor.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Auxiliares de Almacén Municipal (Bodega)
UBICACIÓN: Dirección de Obras, Ordenamiento Territorial y Servicios Municipales, Calle Pino Suárez S/N
JEFE INMEDIATO: Jefe del Almacén Municipal
Funciones que Realiza:
Ayudar al Jefe del Almacén Municipal, en la recepción del material que se
recibe en el área.
Recepcionar, entregar, bajar y subir todo tipo de materiales que lleguen al
almacén.
Hacer limpieza general y periódica según el roll autorizado internamente.
Manejo de Materiales pesados como: bulto de cemento, costales de grava
y arena, puertas y ventanas de fierros recuperados y otros enseres.
Ayudar en la entrega-recepción de los materiales.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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DEPARTAMENTO DEL
TALLER MUNICIPAL
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DEL TALLER MUNICIPAL
C.P. Agustín Armando Zurita
Director de Administración
Lic. Esther Judith Pérez Priego
Subdirector de Administración
C. Alejandro Arturo Ascencio de Dios
Jefe del Taller Municipal
C. Jesus Flores Hernández
Subjefe de Taller Municipal
C. Maria Alejandra Cordova Zurita
Secretaria
C. Manuel Domínguez de la Crúz
Mecánico Automotriz
C. Antonio Perera Méndez
Ayudante de Mecánico Automotríz
C. José Gonzalo Alipi
Mecanico a Diesel
C. Jose Alfredo Hernández Sánchez
Ayudante de Mecanico a Diesel
C. Luis Reyes Espinoza
Mecanico Hojalatero
C. Miguel Perera Narváez
Ayudante de Mecanico Hojalatero
C. Francisco Sánchez Sánchez
Soldador
C. Jesús Antonio Hernández Flores
Ayudante de Soldador
C. José Alfredo Ascencio Díaz
Vulcanizador
C. Raul García Cárdenas
Ayudante de Vulcanizador
C. Javier Méndez Guzmán
Ayudante Mecánico Eléctrico
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Jefe del Taller Municipal
UBICACIÓN: Taller Municipal, Calle Carlos A. Madrazo S/N
JEFE INMEDIATO: Director de Administración Municipal
DEPENDIENTES:
Subjefe del Taller Municipal
Secretaria
Mecánico Automotriz
Mecánico Eléctrico
Mecánico a Diesel
Mecánico Hojalatero
Soldador
Vulcanizador
Ayudante de Mecánico Automotriz
Ayudante de Mecánico Eléctrico
Ayudante de Mecánico a Diesel
Ayudante de Mecánico Hojalatero
Ayudante de Soldador
Ayudante de Vulcanizador
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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Funciones que Realiza:
Elaborar, coordinar y supervisar los trabajos a realizar ya sean mecánicos,
eléctricos y automotriz de los vehículos, maquinarias pesadas y tractores
pertenecientes al municipio de Jalapa.
Realizar un plan de trabajo diario para las designaciones de comisiones y
grupos de mecánicos en cuanto a la reparación de los vehículos.
Programar las guardias de rescate de los vehículos y reparaciones de
emergencia pertenecientes al parque vehicular del municipio.
Diagnosticar los bienes y servicios para el servicio de los vehículos que lo
requieran (refacciones, lubricantes, aditivos, servicios, etc.), mediante un
diagnostico enviándolo a la Dirección de Administración.
Supervisar inventario de bienes y materiales del área conjuntamente con
los auxiliares.
Realizar informes mensuales al Director, sobre las reparaciones y/o
servicios realizados a los vehículos del municipio.
Entregar lista de asistencia, reportes, permisos, etc. Al área
correspondiente de Recursos Humanos.
Programar ordenadamente todos los servicios de los vehículos por
necesidad y servicio.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Subjefe del Taller Municipal
UBICACIÓN: Taller Municipal, Calle Carlos A. Madrazo S/N
JEFE INMEDIATO: Director y Jefe de Taller Municipal
Funciones que Realiza:
Realizar los trabajos eléctricos de manera preventiva y correctiva en los
vehículos del municipio.
Realizar todos los encargos del Jefe del Taller, en cuanto a realización de
los trabajos.
Llevar los puntos del día cuando falte en el día el Jefe del Taller.
Ayudar en la elaboración del Plan de Trabajo por parte del área del Taller
Municipal.
Supervisar que los diagnósticos de los vehículos, sean los reales y
validarlos.
Supervisar que los repuestos sean colocados a los vehículos, revisando
que los cambios de desechos sean resguardados para su reutilización o
baja definitiva.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Secretaria
UBICACIÓN: Taller Municipal, Calle Carlos A. Madrazo S/N
JEFE INMEDIATO: Jefe del Taller Municipal
Funciones que Realiza:
Recibir todos los documentos que se envían al Jefe del Taller Municipal.
Realizar todos los oficios, memorándum, requisiciones y diagnósticos que
se generaron en el día, para dar el trámite correspondiente.
Llevar la bitácora de las requisiciones, diagnósticos y todo documento que
se realicen en el área.
Control de las bitácoras de los vehículos, maquinarias pesadas y
maquinarias agrícolas.
Llevas la agenda diaria de las actividades del jefe del taller municipal.
Realizar los controles de asistencia del personal asignado al área de taller
municipal.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Mecánico Automotriz
UBICACIÓN: Taller Municipal, Calle Carlos A. Madrazo S/N
JEFE INMEDIATO: Jefe del Taller Municipal
Funciones que Realiza:
Revisar las unidades vehiculares en lo general que entran al taller
municipal, para realizar el diagnostico preliminar.
Revisar fallas que se presenten en las unidades y reportarlas al Jefe de
Taller y a sus auxiliares.
Verificar fallas en las cajas de velocidades, motores, diferenciales, frenos,
etc. Y realizar las reparaciones que se requieran.
Realizar cambios de aceite, balatas y afinaciones a los motores de los
vehículos.
Salir con el jefe o los auxiliares a la reparación y rescate de las unidades.
Solicitar al Jefe de Taller o auxiliares las refacciones y equipos de trabajos
necesarios para el desempeño de las actividades propias del taller
municipal.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
39
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Soldador
UBICACIÓN: Taller Municipal, Calle Carlos A. Madrazo S/N
JEFE INMEDIATO: Jefe del Taller Municipal
Funciones que Realiza:
Realizar los trabajos de soldadura autógena y eléctrica en las diversas
unidades y áreas del ayuntamiento de Jalapa.
Solicitar al Jefe de Taller Municipal y auxiliares las piezas y refacciones
además de los equipos de trabajo necesarios para el desempeño de las
actividades propias del área.
Realizar soldaduras en los cilindros, cajas, perchas, muebles,
chapeadoras, rastras, escapes, etc.
Todas aquellas necesarias para el buen funcionamiento del área.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Mecánico Eléctrico
UBICACIÓN: Taller Municipal, Calle Carlos A. Madrazo S/N
JEFE INMEDIATO: Jefe del Taller Municipal
Funciones que Realiza:
Revisar todas las unidades en general que se presentan en el taller
municipal, en cuanto al cableado interno del parque vehicular.
Revisar y repara fallas complejas que se presenten en las unidades; de
igual forma reportarlas al Jefe del Taller como sus auxiliares directamente,
para realizar lo conducente.
Realizar todas las reparaciones en el sistema eléctrico de las unidades
tales como: la marcha, alternadores, duales, limpia parabrisas, focos,
tablero, etc.
Solicitar al Jefe del Taller Municipal o auxiliares, las refacciones y
materiales necesarios para realizar los trabajos adecuados, procurando
realizar lo mejor para el desempeño de las actividades propias del área.
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41
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Mecánico a Diesel
UBICACIÓN: Taller Municipal, Calle Carlos A. Madrazo S/N
JEFE INMEDIATO: Jefe del Taller Municipal
Funciones que Realiza:
Atender y revisar así como diagnosticar a los vehículos en cuanto a su
daño, generando un diagnostico del problema y solución.
Montar y desmontar componentes mayores y menores de motores a
diesel.
Detectar y reparar fallas complejas con ayuda de su auxiliar de mecánico a
diesel.
Realizar mantenimiento preventivo y correctivo en los automotores a
diesel.
Ayudar en todas las encomiendas que se le pidan por parte del Jefe del
Taller Municipal.
Realizar inspecciones y pruebas funcionales de los vehículos del
Ayuntamiento de Jalapa.
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MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Mecánico Hojalatero
UBICACIÓN: Taller Municipal, Calle Carlos A. Madrazo S/N
JEFE INMEDIATO: Jefe del Taller Municipal
Funciones que Realiza:
Realizar inspecciones, reparaciones en hojalatería y pintura de los
vehículos del Ayuntamiento de Jalapa, y que estos se encuentren en
óptimas condiciones.
Arreglar una colisión o golpe de los vehículos que haya sufrido algún
percance por incidente vial.
Pedir apoyo al Soldador para realizar algunas tareas de resane.
Realizar plan de trabajo con las demás áreas internas para realizar lo
propio.
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43
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Vulcanizador
UBICACIÓN: Taller Municipal, Calle Carlos A. Madrazo S/N
JEFE INMEDIATO: Jefe del Taller Municipal
Funciones que Realiza:
Encargarse de la reparación de los neumáticos de los vehículos del
ayuntamiento.
Revisar que los neumáticos se encuentre en óptimas condiciones.
Prevenir cualquier problema que se pueda suscitar por los mismos.
Realizar recauchado a los neumáticos que lo necesiten.
Llenar de aire según la presión de los neumáticos, comprobando
periódicamente el estado que guardan.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
44
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Ayudante de Mecánico Automotriz
UBICACIÓN: Taller Municipal, Calle Carlos A. Madrazo S/N
JEFE INMEDIATO: Jefe del Taller Municipal
Funciones que Realiza:
Ayudar a revisar las unidades vehiculares en lo general que entran al taller
municipal.
Ayudar a revisar fallas que se presenten en las unidades.
Ayudar a verificar fallas en las cajas de velocidades, motores,
diferenciales, frenos, etc. Así como apoyar en las reparaciones necesarias.
Realizar cambios de aceite, balatas y afinaciones a los motores de los
vehículos con la supervisión del Mecánico Automotriz y/o Jefe del Taller
Municipal.
Apoyar en las salidas del Mecánico y del Jefe en la reparación y rescate de
las unidades vehiculares.
Apoyar en todas y cada una de las áreas del Taller Municipal que lo
soliciten.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
45
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Ayudante de Mecánico Eléctrico
UBICACIÓN: Taller Municipal, Calle Carlos A. Madrazo S/N
JEFE INMEDIATO: Jefe del Taller Municipal
Funciones que Realiza:
Apoyar al Mecánico Eléctrico a revisar todas las unidades por el cableado
interno que tenga el vehículo.
Apoyar en revisar y repara fallas simples que se presenten en las
unidades.
Apoyar en las reparaciones en el sistema eléctrico de las unidades tales
como: la marcha, alternadores, duales, limpia parabrisas, focos, tablero,
etc.
Apoyar en todo y cada una de las áreas que lo soliciten en el Taller
Municipal.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
46
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Ayudante de Mecánico a Diesel
UBICACIÓN: Taller Municipal, Calle Carlos A. Madrazo S/N
JEFE INMEDIATO: Jefe del Taller Municipal
Funciones que Realiza:
Apoyar en Montar y desmontar componentes mayores y menores de
motores a diesel.
Apoyar en las reparaciones de las fallas simples con ayuda del mecánico a
diesel.
Apoyar en el mantenimiento preventivo y correctivo en los automotores a
diesel.
Apoyar en las inspecciones y pruebas funcionales de los vehículos del
Ayuntamiento de Jalapa
Apoyar en todo y cada una de las áreas que lo soliciten en el Taller
Municipal.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
47
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Ayudante de Mecánico Hojalatero
UBICACIÓN: Taller Municipal, Calle Carlos A. Madrazo S/N
JEFE INMEDIATO: Jefe del Taller Municipal
Funciones que Realiza:
Ayudar en las reparaciones en hojalatería y pintura de los vehículos del
Ayuntamiento de Jalapa.
Apoyar en el arreglo una colisión o golpe de los vehículos que haya sufrido
algún percance por incidente vial.
Apoyar en todo y cada una de las áreas que lo soliciten en el Taller
Municipal.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
48
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Ayudante de Vulcanizador
UBICACIÓN: Taller Municipal, Calle Carlos A. Madrazo S/N
JEFE INMEDIATO: Jefe del Taller Municipal
Funciones que Realiza:
Apoyar en la reparación de los neumáticos de los vehículos del
ayuntamiento.
Apoyar en la revisión de los neumáticos se encuentre en óptimas
condiciones.
Apoyar en el recauchado a los neumáticos que lo necesiten.
Apoyar en el llenado de aire de los neumáticos.
Apoyar en todo y cada una de las áreas que lo soliciten en el Taller
Municipal.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
49
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Ayudante de Soldador
UBICACIÓN: Taller Municipal, Calle Carlos A. Madrazo S/N
JEFE INMEDIATO: Jefe del Taller Municipal
Funciones que Realiza:
Ayudar en la soldadura autógena y eléctrica en las diversas unidades y de
las áreas del ayuntamiento de Jalapa.
Apoyar en la realización de soldaduras en los cilindros, cajas, perchas,
muebles, chapeadoras, rastras, escapes, etc.
Apoyar en todo y cada una de las áreas que lo soliciten en el Taller
Municipal.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
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ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
C.P. Agustin Armando Zurita Director
Lic. Leydi Pérez Guillen Subdirector
Área de Nominas
Gabriela Hernández Cárdenas
Elaboración de Nominas
Carlos Javier Hidalgo Camara
Nombramientos
Aracely Guzmán Flores
Auxiliar de Nominas José Angel Calderón Silván
Capturista
Área Administrativa
Victor Manuel Hernández H. Entregar correspondencia
Carlos Olán González Encarg. de Libro de Asistencia
Santiago Correa Lopez
Encarg. de Libro de Asistencia Jose Guadalupe Torres Bocanegra
Expedientes
Norberto Jiménez Jiménez
Auxiliar
Natividad Flores Palomeque Expedientes
C. Martha Elena López Torres Secretaría
C. Luis Miguesl Figueroa Aguilar Ordenanzas y Limpieza
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
51
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Subdirector de Recursos Humanos
UBICACIÓN: Calle Miguel Hidalgo, planta alta de la Asociación Ganadera Local
JEFE INMEDIATO: Director de Administración Municipal
Funciones que Realiza:
Organizar, desarrollar, planear y control, las técnicas capaz de promover el
desempeño eficiente del personal. Promoviendo y motivando al Personal
en la organización, trabajando y dando el máximo de si en el área que
tenga asignada.
Supervisar y realizar la elaboración de la Nomina quincenal, además de
que cumplan con las normas según el Catálogo Presupuestal vigente.
Cumplir con los horarios de los servidores públicos, tanto de Base como de
Confianza.
Recluir y convocar al personal que cumplan con el perfil con las vacantes
que se soliciten en las áreas del municipio.
Determinar los roles de vacaciones del personal así como de las
Direcciones, Coordinaciones y Áreas del Municipio.
Revisar los expedientes de los servidores públicos que cuente con la
documentación en regla, de igual forma dar los permisos por licencia o por
enfermedad según sea el caso.
Implementar mecanismos técnicos para que las Áreas cuenten con el
personal adecuado eficientando los lugares laborales.
Supervisar la elaboración de los nombramientos de los Servidores
Públicos, que se encuentran laborando, para enviarlas al OSFE.
Todo lo que atañe al Departamento de Recursos Humanos y las
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
52
disposiciones que le solicita el Director Administrativo.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
53
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Secretaria
UBICACIÓN: Calle Miguel Hidalgo, planta alta de la Asociación Ganadera Local
JEFE INMEDIATO: Subdirector de Recursos Humanos
Funciones que Realiza:
Elaborar, realizar y escribir todos los Oficios y Memorándum que se envían
a las diversas Direcciones y áreas.
Realizar los formatos que sirven para eficientar el manejo del personal,
tanto dentro de la oficina como de las demás áreas.
Recepcionar todos los documentos que se envían a la Subdirección de
Recursos Humanos.
Archivar la documentación que se reciba o envíe en los archiveros,
procurando que estén ordenados por oficina y/o dirección.
Llevar la agenda diaria de los eventos del Subdirector de Recursos
Humanos.
Y todas aquellas que el Subdirector determine en apoyo de la
Subdirección.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
54
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 - 2015
PUESTO: Ordenanza y Limpieza
UBICACIÓN: Calle Miguel Hidalgo, planta alta de la Asociación Ganadera Local
JEFE INMEDIATO: Subdirector de Recursos Humanos
Funciones que Realiza:
Realizar la limpieza de las áreas de Recursos Humanos.
Procurar que los botes de basura no se encuentre saturados de materiales.
Que los baños se encuentren en óptimas condiciones salubres.
Todas aquellas encomiendas que les solicite el Subdirector.
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ORGANIGRAMA DEL ÁREA DE NOMINAS
C.P. Agustín Armando Zurita
Director de Administración
Lic. Leydi Pérez Guillen
Subdirector de Recursos Humanos
Área de Nominas
Gabriela Hernández Cárdenas
Elaboración de Nominas
Aracely Guzmán Flores
Auxiliar de Nominas
Carlos Javier Hidalgo Cámara
Nombramientos
José Angel Calderón Silván
Capturista de Nominas
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
56
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 – 2015
PUESTO: Jefe de Proyecto de Elaboración de Nominas
UBICACIÓN: Calle Miguel Hidalgo, planta alta de la Asociación Ganadera Local
JEFE INMEDIATO: Subdirector de Recursos Humanos
Funciones que Realiza:
Estar en coordinación con la Subdirector de Recursos Humanos, para la
captura, elaboración y sustento de la nomina quincenal, además de
imprimirse la lista, así como los recibos de nominas y de las pensiones,
entre otros.
Supervisar que la carga de datos que se realiza en la nomina quincenal
sean los que deban aplicar, según el catálogo de presupuesto aprobado.
Supervisar que lo que se vaya a pagar a cada servidor público, sea lo
autorizado por el Presidente Municipal, el cual se apoyará de la
Subdirector de Recursos Humanos.
Todas aquellas encomiendas que se pida por parte de la Subdirección y
Director de Administración.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
57
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 – 2015
PUESTO: Jefe de Área de Nombramiento
UBICACIÓN: Calle Miguel Hidalgo, planta alta de la Asociación Ganadera Local
JEFE INMEDIATO: Subdirector de Recursos Humanos
Funciones que Realiza:
Sustentar, cargar y expedir los nombramientos de los Servidores Públicos
de cada Dirección este Ayuntamiento.
Recabar las firmas de los servidores públicos que interviene para la
validación de dichos nombramientos.
Revisar el Sistema SUDENOM que se encuentre en funciones para la
expedición de los nombramientos.
Todas aquellas que encomiende la Subdirección y el Director de
Administración Municipal.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
58
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 – 2015
PUESTO: Auxiliar de Nominas
UBICACIÓN: Calle Miguel Hidalgo, planta alta de la Asociación Ganadera Local
JEFE INMEDIATO: Subdirector de Recursos Humanos
Funciones que Realiza:
Apoyar en la captura, elaboración y sustento de la nomina quincenal que
se expide, además de imprimirlas con sus recibos correspondientes.
Apoyar en la carga de datos que se realiza en la nomina quincenal.
Apoyar que lo que se vaya a pagar a cada servidor público, sea lo
autorizado.
Todas aquellas encomiendas que se pida por parte de la Encargada de
Nominas, Subdirección y Director de Administración.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
59
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 – 2015
PUESTO: Capturista de Nominas
UBICACIÓN: Calle Miguel Hidalgo, planta alta de la Asociación Ganadera Local
JEFE INMEDIATO: Subdirector de Recursos Humanos
Funciones que Realiza:
Apoyar en la captura de la nomina quincenal que se expide, además de
imprimirlas con sus recibos correspondientes.
Apoyar en la carga de datos que se realiza en la nomina quincenal.
Apoyar que lo que se vaya a pagar a cada servidor público, sea lo
autorizado.
Realizar los listados de la nomina, así como realizar los formatos que
ayuden a tener un mejor control
Todas aquellas encomiendas que se pida por parte de la Encargada de
Nominas, Subdirección y Director de Administración.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
60
ORGANIGRAMA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
C.P. Agustín Armando Zurita
Director de Administración
Lic. Leydi Pérez Guillen
Subdirector de Recursos Humanos
Área Administrativa
Victor Manuel Hernández H.
Correspondencia
Carlos Olán González
Encarg. de Libro de Asistencia
Santiago Correa López
Encarg. de Libro de Asistencia
José Guadalupe Torres Bocanegra
Encarg. de Libro de Asistencia
Natividad Flores Palomeque
Encarg. de los Expedientes
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
61
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 – 2015
PUESTO: Correspondencia
UBICACIÓN: Calle Miguel Hidalgo, planta alta de la Asociación Ganadera Local
JEFE INMEDIATO: Subdirector de Recursos Humanos
Funciones que Realiza:
Entrega de los Oficios, Memorándum y Circulares que se envían a las
Diversas Direcciones, Coordinaciones y Áreas.
Entrega de los formatos que se realizan en el área para las Direcciones.
Todas aquellas que soliciten el apoyo por parte de la Subdirección de
Recursos Humanos.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
62
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 – 2015
PUESTO: Encargado del Libro de Asistencia
UBICACIÓN: Calle Miguel Hidalgo, planta alta de la Asociación Ganadera Local
JEFE INMEDIATO: Subdirector de Recursos Humanos
Funciones que Realiza:
Supervisar, revisar y observar el llenado del Libro de Asistencia en las
diversas áreas del Ayuntamiento.
Informar al Subdirector de Recursos Humanos de las inconsistencias que
se encuentren en el Libro de Asistencia.
Realizar supervisión de campo al encontrarse observaciones a los libros
con el personal que cuenta con la observación e informar al Subdirector de
Recursos Humanos de las medidas de apremio para el servidor público
que incumplió con su responsabilidad.
Todas aquellas que soliciten el apoyo por parte de la Subdirección de
Recursos Humanos.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
63
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 – 2015
PUESTO: Encargado de los Expedientes del Personal
UBICACIÓN: Calle Miguel Hidalgo, planta alta de la Asociación Ganadera Local
JEFE INMEDIATO: Subdirector de Recursos Humanos
Funciones que Realiza:
Supervisar, revisar y observar los expedientes personales del personal que
labora en el Ayuntamiento.
Informar al Subdirector de Recursos Humanos de las incongruencias e
inconsistencias que se encuentren en los expedientes.
Recibir los expedientes que se reciben por parte de los servidores públicos
que cumplan con los requisitos básicos.
Todas aquellas que soliciten el apoyo por parte de la Subdirección de
Recursos Humanos.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
64
MUNICIPIO DE JALAPA, TABASCO 2013 – 2015
PUESTO: Auxiliar de Recursos Humanos
UBICACIÓN: Calle Miguel Hidalgo, planta alta de la Asociación Ganadera Local
JEFE INMEDIATO: Subdirector de Recursos Humanos
Funciones que Realiza:
Apoyar con la entrega de oficios, memorándum y circulares a las diversas
direcciones, coordinaciones y área.
Apoyar a las áreas de la Subdirección de Recursos Humanos en cuanto a
la integración de los expedientes de los servidores públicos.
Apoyar en cuanto a la recepción de los expedientes personales que se
reciben por parte de los servidores públicos.
Todas aquellas que soliciten el apoyo por parte de la Subdirección de
Recursos Humanos.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
65
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
66
1. INTRODUCCIÓN
Un buen Gobierno se sustenta en una Administración Pública más eficiente,
que utilice sus recursos de manera más eficaz en el logro de sus propósitos,
siendo el ciudadano el factor principal de su atención y la solución de sus
problemas reales. Es en este contexto, que la Dirección de Administración
Municipal recorre hacia un nuevo modelo de gestión municipal, orientado a la
generación de resultados de valor para la ciudadanía.
Este modelo tiene como base, las mejores prácticas administrativas
derivadas de la permanente revisión, actualización de los programas y de los
sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del
establecimiento del sistema de Gestión de Calidad. Este Manual de
Procedimientos que tienes en tus manos, es un documento que contiene la
información necesaria para realizar de manera precisa y secuencial las tareas y
actividades operativas asignadas a las unidades administrativas, asimismo,
establece la responsabilidad de éstas e incluye los medios básicos para su
instrumentación y adecuado desarrollo, con el propósito de estandarizar y unificar
los criterios básicos para el análisis de los procedimientos que presenten las
diversas unidades administrativas de la administración municipal y describiendo
que se espera obtener con su ejecución.
Este instrumento, documenta la acción organizada, para dar cumplimiento a
la nueva restructuración de la Administración Municipal, de acuerdo a la Ley
General de Contabilidad Gubernamental y de la Ley Orgánica de los Municipios
del Estado de Tabasco. En consecuencia, surge el Manual de Procedimientos de
la Dirección de Administración Municipal, elaborándolo con el fin, de que se
contara con un documento que explicara la manera en que se realizan las
actividades, así como también sirviera como una herramienta de trabajo y un
medio de inducción para el personal de nuevo ingreso.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
67
POLITICAS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL PARA LOS
MUNICIPIOS.
A. Base de Registro. Los gastos deben ser reconocidos y registrados en el
momento en que se devenguen y los ingresos cuando se realicen todos los
gastos que sean aplicables al mismo, y los ingresos que se hayan recibido
efectivamente. Los gastos se consideran devengados en el momento que
se formaliza la operación, independientemente de la forma o
documentación que ampare este acuerdo.
B. Costo histórico. Los bienes se deben registrar a su costo de adquisición o
a su valor estimado, en caso de que sean producto de una donación,
expropiación o adjudicación… No obstante lo anterior, si la información deja
de ser representativa en virtud de los cambios del poder adquisitivo de la
moneda, podría ser re expresada aplicando los métodos y lineamientos
autorizados... Si la información contiene cifras re expresadas esta
circunstancia debe hacerse patente con toda claridad.
C. Registro Patrimonial. Todos los bienes patrimoniales propiedad de la
entidad por adquisición, donación o adjudicación deben ser registrados
contablemente en cuentas de activo y de patrimonio a su costo de
adquisición o avalúo según sea el caso; independientemente de su registro
al gasto cuando sea por adquisición.
POLITICAS DE REGISTRO
A. Activo fijo. Adquisición de Bienes, Muebles e Inmuebles.
Los inmuebles, mobiliario y equipo, vehículos, maquinaria, armamento, equipos
especiales, artístico, obras de arte, entre otros, se registran a su costo de
adquisición, construcción, o bien, a su valor estimado razonablemente por el área
administrativa correspondiente o al de avalúo, en caso de que sean producto de
una donación, expropiación o adjudicación, aun cuando no se cuente con la
factura o documento original que ampare la propiedad incluyendo todos los gastos
y costos relacionados con su adquisición, así como el impuesto al valor agregado
excepto cuando sea recuperable de acuerdo a las disposiciones fiscales vigentes.
No se consideran Activo Fijo los bienes intangibles de la Cuenta 5900, tales
como licencias de software, redes, entre otros.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
68
LINEAMIENTO PARA ALTA DE ACTIVOS FIJOS
1. Se debe realizar una requisición por la Dirección Generadora del Gasto,
para solicitar el bien que necesite para el buen funcionamiento del área y
que debe estar catalogado en el Capitulo 5000, con excepción de la Cuenta
5900; para ser considerado como activo fijo, pasando por un proceso de
compra del artículo.
2. Es necesario contar con la factura original o copia que avale el activo,
misma que deberá contener la descripción del bien (Número de Serie,
Modelo, Color, Marca, Tipo, tamaño, capacidad, etc.) con el fin de localizar
de forma eficiente el bien al momento de la revisión física.
3. En caso de que el bien sea adquirido en donación, éste deberá contar con
un contrato entre el donante y éste H. Ayuntamiento o de lo contrario se
deberá solicitar una carta o el contrato de donación correspondiente donde
se especifique la descripción del activo.
4. En caso de ser un bien en comodato deberá anexar el contrato
correspondiente o en su caso el oficio donde se indique en calidad de
comodato.
LINEAMIENTO PARA BAJA DE BIENES
1. Identificación de los Bienes que se pretendan dar de baja, anexando al
oficio una lista de los artículos en la que describan sus características,
número de inventario y estado físico en que se encuentra el dicho bienes,
además de que debe mencionar la ubicación física de donde se
encuentran los bienes. En el caso de vehículos y maquinaria tendrán que
venir acompañadas del dictamen del jefe del taller municipal y del Director
de Administración, determinando que es incosteable la reparación del bien
o que se encuentran en estado de chatarra e inservible. Posteriormente
entrará a propuesta por parte de la Dirección al Cabildo para “Propuesta de
Baja de Bienes”.
2. En el caso de tratarse de equipo de cómputo y aires acondicionados
tendrán que venir acompañados por un dictamen técnico por personal
capacitado que notifique el estado inservible del bien, además de solicitar
la baja a esta Dirección de Administración, enviando al Personal de
Inventarios para revisar y respaldar la información proporcionada por la
Dirección solicitante.
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
69
3. El Director de Administración turnara una copia del oficio de baja de bienes
al Jefe del Almacén Municipal o al personal correspondiente para la
recepción de los bienes muebles en proceso de baja. Se enviará oficio a la
Dirección solicitante, donde se les indicará la fecha y hora para
recepcionar los bienes en el Almacén Municipal, en el caso de vehículos
automotores se recepcionará en el Taller Municipal cito en la Calle Carlos
A. Madrazo S/N Colonia Centro, Jalapa, Tabasco.
4. Una vez en el sitio indicado el bien, se cotejara lo descrito en el oficio con
los bienes presentados físicamente para revisar el número de inventario
así como su descripción, series, modelos, etc., si no llegara a coincidir no
será aceptada la baja y se notificará a la dirección correspondiente, si
coinciden se reciben de conformidad en la fecha y lugar acordado.
5. Una vez revisado los bienes y que todo esté en orden, se asignara un
número en el Almacén Municipal que será consecutivo a los recibidos con
anterioridad. En el caso de vehículos se levantará un reporte del estado
físico de cómo se recibió el bien, por parte del Taller Municipal.
6. Una vez recepcionados los bienes en el Almacén o Taller Municipal, se
informará al área de inventarios de la Dirección de Administración y este a
su vez realizará la baja del programa de activos fijos del Patrimonio
Municipal indicando el número de oficio, ubicación del bien, fecha de baja,
así como la forma de adquisición especificando el recursos con que fueron
adquiridos.
7. Por último, la Dirección de Administración realiza la propuesta de Baja de
Bienes que se envía al Cabildo para su aprobación o desecho, según sea
el caso; posterior se realiza la convocatoria para la subastación de los
bienes muebles dados de baja.
LINEAMIENTO PARA REVISIONES FÍSICAS A LOS BIENES MUEBLES
1. La Dirección de Administración Municipal, por medio de su área de
inventarios hace llegar a la Dirección correspondiente por medio de oficio,
la notificación de la revisión física a realizar a cada una de las áreas, en la
cual señalará fecha y hora para llevar a cabo dicha actividad de supervisión
y revisión.
2. Se presenta el personal designado así como su auxiliar del área de
inventarios, en el sitio donde se realizará la revisión con el listado de los
bienes pertenecientes a dicha área. Esta a su vez se entrevista con el
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
70
Director o con el encargado administrativo del área a revisar. Y se inicia el
recorrido en conjunto con la persona asignada del área para ubicar todos y
cada uno de los bienes bajo el resguardo de esa área.
3. En la revisión se verifica que se encuentre físicamente en el lugar asignado,
además de que cuente con número de inventario, su estado físico, serie,
modelo, marca, color, medidas, capacidad, descripción del bien y origen de
adquisición (ramo 33 (FISM, FORTAMUN, SUBSEMUN, etc.), ramo 20,
recursos similares). Se elaboran los resguardos (en su caso de que no
cuente) y se notifica al responsable del bien, para la firma del resguardo
individual.
4. Terminado el recorrido se verifican los faltantes o sobrantes. En el caso de
los sobrantes se les pedirá y/o buscará la documentación que soporte la
compra para poder dar de alta al bien mueble. Y se procederá a levantar el
acta en la cual se da por termina la revisión, en ella se notifican los bienes
faltantes, sobrantes y cualquier otra observación que se lleguen a dar.
5. En dicha acta, se estipula que tienen 3 días hábiles de prórroga a partir del
día siguiente a la fecha del levantamiento del acta para presentar lo que a
derecho le corresponda, a las observaciones que se encontraron en
revisión. Transcurrido el término, se debe recibir la contestación del área
revisada donde especifiquen las solventaciones correspondientes y
acompañar los documentos soporte de los bienes que se encuentra en el
área y que no hayan sido notificados a la Dirección de Administración
Municipal. Una vez realizado lo anterior se ordena al personal del área de
inventario, presentarse nuevamente al sitio para verificar los bienes que
quedaron pendientes de solventar.
6. Posteriormente, la Dirección de Administración Municipal por su área de
inventarios, envía el concentrado y resguardos personales de los bienes a
cada área para la firma, tanto del resguardante como del Director
correspondiente.
LINEAMIENTO DE ENTRADA Y SALIDA DE ALMACÉN MUNICIPAL
1. El Almacén Municipal adscrito a la Dirección de Administración Municipal,
realizará la entrada, según la orden de compra que se genere por el
Sistema de Administración Gubernamental Armonizado (SAGA), el cual
revisará que sean las especificaciones del pedido que se genero por la
requisición. Además revisará y etiquetara si son del Capítulo 2000 y 5000;
Manual de Organización y Procedimiento de la Dirección de Administración Municipal
71
en el caso del capítulo 5000 el sistema le asigna en automático de
inventario.
2. Una vez recibido el bien por parte del Proveedor, se realiza un contra recibo
por parte de la Administración Municipal y de igual forma el Proveedor debe
de entrega la factura acude a verificar que coincidan los datos de la forma
de adquisición especificando ramo 33 (FISM, FORTAMUN, SUBSEMUN,
etc.), ramo 20, recursos similares; si no es el caso de verificación se revisa
en el área que solicito dicho bien.
3. El área de Inventarios se encargará posteriormente de dar de alta el activo
fijo en el Sistema, e imprime el resguardo correspondiente con el nombre
del Director y/o Coordinador Administrativo de la Dirección adquiriente para
que ésta proceda a la firma provisional del resguardo, una vez recabadas
las firmas ahí estipuladas, se acude al almacén con la copia del resguardo
firmado para la salida del bien en presencia de un verificador de Patrimonio
Municipal.
4. La dirección de área adquiriente podrá posteriormente notificar por escrito a
la Unidad de Patrimonio Municipal el nombre del nuevo resguardante.
5. La salida de almacén podrá concluirse en un plazo no mayor a las 48 horas,
dependiendo de la rapidez de recabar las firmas de los resguardantes.
6. Es indispensable que la Dirección que solicite la compra, indique en la
requisición de compra el nombre del resguardante del bien, para facilitar a
la Unidad de Patrimonio Municipal la elaboración del resguardo, el cuál
podrá ser modificado cuando la Dirección solicitante así lo requiera.
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