EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Integrante:Jennifer Adriana Gota

Republica Bolivariana de Venezuela.Ministerio del Poder Popular para la Educación.

Universidad Bicentearia de Aragua.Extensión de Valle de la Pascua- Estado Guárico.

Curso: Administración II

MANUALES ADMINISTRATIVOS.¿Qué es un manual administrativo?

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se

debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado

únicamente por las exigencias de la administración.

CONCEPTOS Y ESTRUCTURAS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN: De manera general, se puede decir que el manual de organización, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizacional, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.

CLASIFICACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN:Manual General de Organización. Documento que es producto de la

planeación organizacional y abarca toda la dependencia o entidad, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional, refleja el objetivo y funciones de las unidades administrativas que la componen.

Manual Específico de Organización.- Documento que es producto de la planeación organizacional y abarca sólo una Unidad Administrativa, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional, refleja la totalidad de órganos que componen la estructura orgánica de la unidad administrativa.

OBJETIVOSObjetivo general:Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la

estructura orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la institución.

Objetivos específicos:Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que

establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional.

Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.

Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la institución.

ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUALLos elementos que integran el Manual de Organización son:

DE IDENTIFICACIÓNLa identificación o portada se refiere a la carátula del Manual de

Organización la cual da a conocer los datos más elementales como son:

a) Logotipo de la Entidad.

b) Tipo de Manual que se presenta.

c) Nombre de la empresa.

d) Logotipo Institucional.

e) Fecha de elaboración o actualización del Manual de Organización.

En la hoja de firmas se incluye, aparte de los datos de la portada, los recuadros de las firmas de quien elabora, presenta y aprueba el documento.

DE CONTENIDOEn este apartado se presentan de manera ordenada los capítulos y/o apartados que

constituyen el manual de organización. A efecto de uniformar la presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describe a continuación:

a)Introducción

b)Antecedentes históricos

c)Marco Jurídico - Administrativo

d)Atribuciones

e)Estructura Orgánica

f)Organigramas

g)Objetivo y Funciones

h)Definición de Términos

i) Bibliografía

ESTRUCTURA ORGÁNICAEste apartado se refiere a la descripción ordenada por jerarquía de las

unidades administrativas adscritas a una dependencia o entidad, o a los órganos administrativos. Es conveniente codificarla de tal forma que sea posible visualizar gráficamente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.

La descripción de la estructura orgánica debe corresponder o coincidir con su representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título o nominación de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico. Se recomienda no usar las abreviaturas en el nombre de los órganos que conforman la unidad administrativa.

OBJETIVODescribe el propósito que pretende alcanzar la dependencia / entidad o

unidad administrativa para el cumplimiento de una actividad institucional que corresponde por atribución.

La determinación del mismo deberá ser lo más claro posible y su redacción sencilla y en párrafos breves.

ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL MANUAL.

Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de fases. Estas fases o etapas se explican brevemente a continuación:

1.- Planificación del Trabajo.En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los

manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas de la institución o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca.

También en esta fase se establece cuáles serán las herramientas metodológicas que se utilizarán para obtener la información para elaborar los manuales, así como el tipo de información que se va a requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la elaboración de los manuales.

2.- Búsqueda de la Información.Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información

necesaria para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta información se puede realizar mediante:

Investigación documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos o electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa.

Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se encuentra escrita en algún documento .

3.- Análisis de la Información.Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual,

esta deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual. Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas:

¿Qué trabajo o actividad se hace?¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del

responsable?¿Quién lo hace?¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?¿Para qué se realiza el trabajo?¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?¿Cuándo o en qué momento se hace?¿Por qué se hace?Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las

actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada hecho.

4.- Elaboración del Manual.Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual

administrativo, para ello se debe considerar:

La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo

La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de espacio físico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.

El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica, que haya uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros aspectos de forma.

5.- Validación del Manual.Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y

a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.

6.- Autorización del Manual.Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el

Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas correspondientes.

7.- Difusión y distribución del Manual.Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo

entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica. Así también, la versión electrónica del documento podrá ser incorporado al portal electrónico de la Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional de la institución.

8.- Revisión y Actualización del Manual.Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los

cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.

Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para realizar un Manual Administrativo.

FACTORES QUE INFLUYEN EN LAS ORGANIZACIONES.

Factores internos:Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra

toma de decisiones descentralizada, con mayor delegación de autoridad.

Espacio de control (el número de empleados que reportan a un supervisor).

1-Diversidad de productos y clase de operación.2-Tamaño de la organización.3-Características de los empleados (profesionales, empleados de oficina,

trabajadores)

Factores externos:

1-Tecnología (cómo se transfieren los insumos a las salidas de producción).2-Características del mercado (estabilidad, extensión, tipos de clientes).3-Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales,

reglamentación, proveedores y efectos del extranjero)

AUTORIDAD Y PODER.PODER: Concepto mucho más amplio que el de autoridad, es la

capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de otras personas o grupos.

AUTORIDAD: En una organización es el derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas.

El poder y la autoridad son dos conceptos que deben ir de la mano, debido a que un líder debe siempre tener el poder de la situación y aparte influir en las personas con una buena autoridad.

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA DINAMICA DE ORGANIZACION

* Según la teoría de la contingencia una organización será eficaz y eficiente si existe una adecuada combinación entre los parámetros de diseño utilizados para realizar la estructura organizativa de la empresa, y un adecuado ajuste de estos parámetros de diseño con los factores de contingencia.

* Edad de la empresa. * A medida que envejecen las organizaciones intentan que permanezcan los frutos de su aprendizaje

formalizándolos, estableciendo procedimientos normativos de funcionamiento y utilizando los parámetros de diseño correspondientes a las formas de normalización, es decir, los parámetros de diseño que utilizarán serán:

*La formalización del comportamiento. * Sistemas de planificación-control (sobre todo control de rendimiento). * La preparación y el adoctrinamiento. * En definitiva se puede decir que cuanto más antigua es una organización más formalizada estará su

comportamiento. * Época en que se fundó el sector. *La época en que se fundó el sector también tiene influencia sobre la estructura organizativa de la empresa.

Las empresas preindustriales como pueden ser las exportaciones agrícolas o el comercio al por menor siguen teniendo aún hoy en día alguna de las características de las empresas artesanales. Siguen perteneciendo a sus propietarios que son autónomos, no tiene personal administrativo y además están muy centralizadas en el ápice estratégico que solamente incluye al dueño.

*Los sectores fundados a principio del siglo XX (textil). Este tipo de empresas siguen estando muy centralizadas porque siguen estando dirigidas por sus propietarios, pero debido a que empieza una relativa especialización aumenta el número de trabajadores administrativos. Será una agrupación funcional.

*Los sectores de la época del ferrocarril (ferrocarril y carbón) conservan también características iniciales. Comienza en esta etapa la descentralización, sobre todo hacia la tecnoestructura. Se sustituye en la dirección de la empresa al propietario por un directivo profesional.

CRECIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN

Al hablar de las organizaciones, algunas veces se emplean los términos crecimiento y tamaño indistintamente; en ocasiones, esto crea mucha confusión. El crecimiento es un proceso interno de la organización que conduce a determinadas direcciones de desarrollo. En sentido biológico tiene una connotación natural. Es un proceso que ocurre bajo condiciones normales o iones cuando nada lo restringe o inhibe. Sugerir como a veces se hace, que el cambio de un tamaño a otro es crecimiento, hace que se confunda el efecto con la causa. Este punto de vista también hace confuso el hecho de que el crecimiento se pueda manifestar en otras formas que no sean cambios de tamaño.

CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN.La Centralización se da cuando una sola autoridad dentro de una

organización es la responsable de todos los sucesos dentro de estas es decir de los intereses comunes, esto en ocasiones puede ser perjudicial debido a que una sola administración mal manejada puede en ocasiones llevar a la empresa a la quiebra.

La descentralización no solo rige con una sola autoridad si no con los aportes de subordinados o empleados de la empresa los cuales aportan a la empresa no solo con su conocimiento respecto al área en que se desenvuelvan si no dando idea para el rendimiento óptimo día tras día de la organización.

Fin.