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Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año19 06 06
Pág.: 1De:
Ministerio de Energíay Minas:
Duración:
Nombre del Procedimiento:
1.Ingreso al almacén2.Despacho de pedido de Almacén3.Trámite de pedido para compra por evento4.Descargo presupuestario5.Elaboración de Cheque6.Pago de Cheque para compra de producto7.Elaboración de FR-03 1ra. Parte8.Elaboración de FR-03 2da. Parte9.Elaboración de Caja Fiscal10.Ingreso a inventario11.Captación de Fondo Privativo12.Deposito a Banco de Guatemala13.Deposito a Banco de Guatemala #214.Elaboración de Nómina15.Tramite de pedido para compra directa16.Impresión de libro bancario17.Conciliación bancaria.18.Tramite de Viáticos V.A. V.L y V.C. 19.Acreditación de Salario20.Impresión de Tarjetas de Presupuesto21.Compra por acreditamiento a cuentas22.Pago de Indemnización y vacaciones23.Liquidación de Caja Chica
INDICE DE PROCEDIMIENTOS
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 1De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 1 h. 25 m.
Nombre del Procedimiento: Ingreso a Almacén
Encargado de Almacén Encargado de Inventario Jefe Financiero
Inicio
Recepción y Verificación de
Producto
Elaboración de Ingreso en tarjetas
De almacén
Compra mayor
de Q500.00
Elaboración deForma 1-H
Si
Firma del Jefe Financiero
Consignar sellosDe ingreso al
almacénen la factura
Compra delGrupo 3
Ingreso a Inventario
Si
No
Almacén traslada a Tesorería
Fin
No
Recepción de Papelería
10 min.
20 min.
10 min.
5 min.
30 min.
Ver procedimiento de ingreso a inventario
5 min.
5 min.
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 2De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración:1d. 1h. 23m.
Nombre del Procedimiento: Despacho de pedido de Almacén
Solicitante Encargado de Almacén Director
Pedido
Solicitud depedido
Recepciónde pedido
Firma de Visto Bueno en pedido
FirmaVo.Bo.
Si
No
Preparación deproducto a despachar
Despacho deproducto
Inicio
Revisión de pedido
Esta Bien
No Si
Firma de RecibíConforme en pedido
Fin
1 min.
5 min.
1 día1 hora
15 min.2 min.
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 3De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 2d. 25m.
Nombre del Procedimiento: Trámite de pedido para compra Evento
Encargado de Compras Encargado de presupuesto Director General
Inicio
Recepción y Revisión de Pedido
para compra
Esta bienEl pedido
Se hacen las observacionesY se devuelve a la unidad
Solicitante para su corrección
Asignación de partidapresupuestaria
Recepción de pedido
Hay partidaPresupuestaria
Si
No
Si
No
Seguir procedimiento segúnLey de contrataciones del
Estado, SIGES y guía anexa
5 min.
15 min.
5 min.
2 días
Entregar Papeleria a UDAF
Scanear expediente y archivar
FIN
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 4De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 16 minutos
Nombre del Procedimiento: Descargo presupuestario
Encargado de Compras Encargado de presupuesto Tesorería
Inicio
Se hacen las observacionesY se devuelve a la unidad
Solicitante para su corrección
Asignación de partidapresupuestaria
Compras realiza trámiteSegún página 3
Hay partidaPresupuestaria
No
FIN
Verificación de todos losDatos de la proforma
Descargo presupuestarioen tarjetas autorizadas
Por la CGC
Traslado de pedido paraAsignación presupuestaria
Asignación de FinanciamientoRenglón presupuestario y
Actividad
Verificar políticaPresupuestaria y leyes
Aplicables al presupuesto
Traslado a Tesorería paraElaboración de Cheque y/o
Compraspara orden de compra
Si
2 min.
2 min.
2 min.
2 min.
3 min.
5 min.
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 5De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 1d. 39m.
Nombre del Procedimiento: Elaboración de Cheque
Tesorero Jefe Financiero Director
Inicio
Recepción y Revisión de
Pedido para compra
Esta bienel pedido
Cheque y Voucher
Elaboración deVoucher y Cheque
Recepción, revisión Y firma de Voucher y
Cheque
Si
No
Recepción de Papelería y Cheque
Llamar a Proveedorespara Pago
Fin
Esta Correcto
NoSi
Recepción, revisión Y firma de Voucher y
Cheque
Esta Correcto
No
Si
Traslado de ChequePara firma
Corrección de Chequey/0 voucher
5 min.
10 min.
2 min.
5 min. 1 día
10 min.
2 min.
5 min.
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 6De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 58 minutos
Nombre del Procedimiento: Pago de cheque para compra de producto
Tesorería Proveedor Encargado de Almacén
Inicio
Llamar a proveedorPara pago de cheque
Pago a proveedor
Cancelación de facturay/o recibo de caja
Recepción de FacturaY revisión
Esta bien
Factura y recibode caja
Elaboración de factura, y entrega De producto
Recepción de facturaY Producto
Verificación de ProductoContra factura
Esta bienEl proveedor realiza
El tramite correspondientePara dar solución
Da Vo. Bo. De productoPara pagoEntrega Cheque de pago
A proveedor
Si
No
Si
Firma Voucher
Recepción de Voucher Firmado
Traslado alAlmacén para
IngresoFin
5 min.5 min. 2 min.
10 min.
10 min.
2 min.
2 min.
5 min.
5 min.
5 min.
1 min.
1 min.
5 min.
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 7De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración:2d. 5h.6m.
Nombre del Procedimiento: Elaboración de FR-03 1ra. parte
Tesorería Contabilidad Director
Inicio
Revisión de papeleríapara liquidar
Justificar facturas segúnPedido de compra
Traslado al Director paraVo.Bo.
Firma de Vo.Bo. DelDirector
Traslado a Tesorería
Recepción de Tesorería
Enlista documentos enSistema Sicoin Web
¿Esta Bien?
Remite a dondecorresponda Para el trámite
correspondiente
Impresión delistado
Imprime Documento En registro
Traslada impresiónPara revisión
Revisión de datosingresados
¿Esta bien?
No
Si
No
Imprime documentoautorizado
Traslada a tesorería paraImpresión definitiva
1 hora
1 día.
30 min.
2 min.
1 día
5 min
5 min
2 horas
10 min.
2 min.
1 hora.
2 min.10 min.
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 8De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 5h. 54m.
Nombre del Procedimiento: Elaboración de FR-03 2da. parte
Tesorería Presupuesto Jefe Financiero
Prepara papelería eImpresión de listado
Traslada documentoPara firma
Descargo de Fr y datosDe factura en tarjetas
Firma de Listados
Recepción de Listado
Escaneado de doctos.Para archivo
temporal
Traslada Fr-03 a laUDAF
Fin
10 min.
2 min. 20 min. 10 min.
2 min.
5 horas.
10 min.
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 9De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 1d. 14h. 35m.
Nombre del Procedimiento: Elaboración Caja Fiscal
Contabilidad Jefe Financiero Director General
Inicio
Ordena los 63-A emitidosDurante el mes de forma
correlativa
Revisa documentaciónPara caja fiscal
Ordena Fr-03 rotativos, que Fueron reintegrados en el mes
Ordena Fr-03 privativos, Devueltos en el mes
Registra documentos deIngresos y egresos en caja
Fiscal asignando No. decomprobante
Impresión de caja fiscal enBorrador para revisión
Revisión de caja fiscal, haceCorrecciones y devuelve
Realiza correcciones e imprimeEn formas 200-A
Firma de caja fiscal en Formas 200-A
Firma de caja fiscal en Formas 200-A
Hace remisión a la CGC en libroDe conocimiento en los primeros
5 días hábiles del mes
Recibe de Tesorería 63-a,FR-03, planillas, nominas para
Elaborar Caja Fiscal
Fin
10 min.
15 min.
10 min.
10 min.
2 horas1 día DGSA
2 horas
20 min. 1 hora
30 hora 15 min. 15 min.
2 horas.
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 10De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 42 minutos
Nombre del Procedimiento: Ingreso a Inventario
Encargado de Almacén Encargado de inventario
Inicio
Almacén trasladaExpediente a Inventario
Recepción de papeleríaPara ingreso a inventario
Asigna nomenclatura segúnel bien.
Recepción de expediente
Procede el ingreso
Ingresa bien a libroDe inventario
Consigna en Forma 1-HCódigo y libro donde quedo
Registrado el bien
Ingresa el bien aSiaf-Inventario según
Manual SIAF
Archiva copia de expedienteY traslada al encargado
De Almacén
Fin
Si
No
5 min. 5 min.
5 min.
5 min.
5 min.
10 min.
5 min.2 min.
Forma 63-A
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 11De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 56 minutos
Nombre del Procedimiento: Captación de fondos privativos
Usuario Aux. Tesorería
Inicio
Presenta a Tesorería Orden de Pago
Tesorería revisa Fecha yCálculos de orden de pago
Esta bien
Solicita el pago al Usuario
Usuario solicita en DafNueva orden de pago
Usuario prepara pagoen Efectivo y/o cheque
Recepción de cheque oefectivo
Cuenta el dinero y/o revisacheque
Esta bien
Emite recibo 63-A
Entrega Original alUsuario y copia de orden
Recepción de 63-A
Usuario cancela montosolicitado
Fin
No
Si
No
Si
2 min. 5 min.
1 min.1 min.
1 min.
5 min.
5 min.
2 min.2 min.
revisa documentos y efectivo con UDAI para arqueo
30 min.
Guarda dinero en caja fuerte2 min.
Depósitos
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 12De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 3 horas19minutos
Nombre del Procedimiento: Depósitos a Banco de Guatemala
Aux. Tesorería Jefe Financiero Procurador
Inicio
Elabora boletas de Deposito Banco Guatemala
Y las firma
Esta bien
Revisa documentos
Ordena boletas con el dinerorespectivo
Traslada a Jefe FinancieroPara revisión
Jefe Financiero anota enLibro para entrega al
procuradorFirma libro de conocimientoY recibe boletas con dinero
Realiza correcciones
Fin
No
Si
2 min.
1 min.1 min.
5 min.
Deposita dinero enBanco de Guatemala
5 min.
5 min.
3 horas.
Depósitos
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 13De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 22 minutos
Nombre del Procedimiento: depositos Banco de Guatemala #2
Procurador Jefe Financiero Procurador
Inicio
Entrega depósitos aJefe Financiero
Separa
Fin
2 min. 5 min.
Jefe Financiero Revisadocumentos
Archiva Documentos de depósitos
10 min.
5 min.
Impresión
Impresión
Nomina
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 14De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 2h. 41m.
Nombre del Procedimiento: Elaboración de Nominas
Jefe Financiero Compras Presupuesto
Inicio
Elabora Nomina del mesAsignando Correlativo
Traslada Nominas aCompras
Elabora Orden de compraEn SIGES
Registra Orden de compraE imprime para trasladar
A Jefe Financiero
Revisa orden de compraCorrección de
Orden de Compra
Esta Bien No
Si
Firma impresión de registradoY autoriza Orden de compra
En Siges
Imprime etapa de autorizadoY firma
Traslada a Encargado de Presupuesto
Registra e imprime Curcon monto de la nómina
Corrección de CUR en etapade Registro y firma
Envía a Jefe Financiero
Revisión de Papelería
Esta Bien NoSi
Firma y traslada parasolicitar gasto
Solicita e imprime Curcon monto de la nómina
Corrección de CUR en etapade Comprometido y firma
Envía a Jefe Financiero
Esta Bien NoSi
Firma y traslada parapresupuesto
Revisión de Papelería
Recibe y saca fotocopias
Entra a Recursos HumanosPara su Revisión
Fin
1 hora.
5 min
5 min
5 min
5 min
2 min
5 min
5 min
5 min
5 min
5 min
5 min
5 min
10 min
2 min
10 min
5 min
2 min
10 min
5 min
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 15De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 3d. 50 m.
Nombre del Procedimiento: Trámite de pedido para compra directa
Encargado de Compras Encargado de presupuesto Director General
Inicio
Recepción y Revisión de Pedido
para compra
Esta bienEl pedido
Se hacen las observacionesY se devuelve a la unidad
Solicitante para su corrección
Asignación de partidapresupuestaria
Cotización
Realización de cotizaciones
Hay partidaPresupuestaria
Si
No
Si
No
Se adjuntan proformas a Pedido y se pasa a firma
Del Director
FIN
Se consignan los valores enEl pedido
Se traslada a presupuesto Para descargo presupuestario
Vo.Bo.Cotización
No
Si
5 min.
15 min.
5 min.
2 días
15 min.1 día
5 min.
5 min.
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año19 06 06
Pág.: 16De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 3h. 39 m.
Nombre del Procedimiento: Impresión de libro bancario
Encargado de Tesorería Encargado de Contabilidad
Inicio
Traslado documentosDe respaldo
(voucher, depósitos, Etc.)
Recepción y revisiónDe documentos
Esta bien la papelería
Opera los documentos En el libro, de forma Correlativa y correcta
Completar la papeleríaSolicitada por Contabilidad
Revisa saldos de librocontra las chequeras
Estániguales
Registra en libroAutorizado por la CGC
Revisar nuevamenteLos documentos con
Tesorería
Fin
Solicita ChequerasA Tesorería
Entrega Chequeraa Contabilidad
Realiza correcciones Revisar correccionesCon Tesorería
SiNo
No
Si
5 min
30 min
15 min
1 hora
2 min
30 min
2 min
30 min
15 min
15 min
15 min
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 17De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 2d. 1h. 20m.
Nombre del Procedimiento: Conciliación Bancaria
Encargado de Contabilidad Jefe Financiero
Inicio
Solicitar estados deCuentas a bancos
Fin
Revisa Documentos
Ordenar cheques deForma correlativa
Coteja cheques contraLibro de bancos
Registro de chequesEn circulación
Estánbien
Solicita al BancoPapelería faltante y
correcciones
Si
No
Comparación deSaldos
Impresión y firma deConciliación bancaria
Llenar formato de Conciliación del mes
Traslada para revisiónde Jefe Financiero
firma deConciliación Bancaria
1 día
30 min
1 día
10 min
15 min
10 min
5 min
1 min
5 min
2 min 2 min
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 18De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 2d. 11h. 9m.
Nombre del Procedimiento: Trámite de Viáticos (V.A. V.L. V.C.)
Persona nombrada Encargado de Tesorería Director General
Inicio
Traslado denombramiento
Recepción y revisión De nombramiento
Esta bien
Entrega de FormulariosV.A. V.C y V.L
Elaboración deViático Anticipo
Recepción y revisiónDe Viático Anticipo
Esta bien
Elaboración de Cheque
Traslado de chequePara firma
Jefe Financiero
Firma Cheque Firma Cheque
Firma Viático Anticipo
Corrección de Nombramiento
Pago de Cheque a Persona nombrada
Realiza comisión, tramita
V.C y realiza V.L. Firma de Informe,V.C. Y V.L.
Revisión de VC. y V.L.
Esta bien el V.L.Si
Solicitar ReintegroY depositar
Realizar Cheque decomplementoSolicita Corrección
al Usuario
Recepción de documentos
Fin
1 min2 min
2 horas
No
Si 2 min2 horas4 horas
2 min
5 min
2 min 30 min 1 día
1 día
5 minDuración de comisión
3 min
5 min 2horas
10 min
2 min
Oficio
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 19De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 1d. 3h. 32m.
Nombre del Procedimiento: Acreditación de Salarios
Jefe Financiero Encargado de Contabilidad Director General
Inicio
RevisaSaldo en cuenta
Solicita notas deacreditación
Elabora Oficios y listadoDe Nóminas y planillas
Solicita Firma a JefeFinanciero
Firma Jefe Financiero
Firma Director General
Recepción deDocumentos Firmados
Envía al Banco Oficio,Listado y Disquete
Fin
FirmaMancomunada
2 min
2 min10 min
2 min15 min.
1 día
1 min
3 horas
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 20De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 6d. 29m.
Nombre del Procedimiento: Impresión de tarjetas de presupuesto
Encargado de presupuesto Jefe Financiero
Inicio
Concilia datos deUdaf con Departamento
Financiero
Imprime tarjetasde presupuesto
Por renglón
Firma del JefeFinanciero
Recepción
Fin
Solicita a UDAFReporte de SaldosPresupuestarios
Traslada tarjetas Impresas a firma de
Jefe Financiero
Firma tarjetasde presupuesto
Por renglón
15 min
1 día
3 días
1 día
2 min 1 día
2 min
Archiva tarjetasimpresas
10 min
Orden de Compra
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 21De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 2d. 1h. 15m.
Nombre del Procedimiento: Compra por acreditamiento a cuentas
Encargado de Compras
Encargado de Presupuesto
Inicio
Crea la Orden de compra en SIGES
Se hace la corrección
Firma ordende compra
Solicitud CUR de compromiso
.
Jefe Financiero
Esta bien
Firma la orden de compra
sino
Solicita el bien o el servicio y, factura
Solicita ingreso a bodega y factura
Director firma ingreso y factura
Traslada la Orden y documentos
Director y UDAF
Hace autorizaciónde liquidación
Revisa ordenHace correcciones sugeridas
FIN
Firma CUR compromiso
Viene de descargo presupuesto No.4
Revisa papelería10 min
5 min
5 min
5 min 1 día
10 min
5 min
5 min
5 min
5 min
1 dia
10 min
10 min No
Si
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 22De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración:1m. 1d. 3h.5m.
Nombre del Procedimiento: Pago de indemnización y vacaciones
Contabilidad Presupuesto Jefe Financiero
Recibe de R.H., notificaciónde ONSEC y certificaciones
tiempo laborado
Elabora cálculo prestaciones
Elaboración de Orden de Pago
Autoriza Orden de pago
Elabora CUR para pago
Fin
Director General
Existe asignación Presupuestaria
Elabora transferencia presupuestaria
Inicio
Imprime nómina de Pago para prestaciones
Firma Jefe Financiero Vo.Bo. Director
si no
Traslada documentoA UDAF
Liquida Ordende pago en Siges
Cuando UDAF solicita
Autoriza LiquidaciónDe Orden de pago en
Siges
Archiva Papelería
1 hora
5 min.
15 min.
15 min.
5 min.
30 min. 1 día.
1 mes
5 min.
15 min. 15 min.
5 min.
15 min.
Liquidación
Manual Administrativo
Departamento Financiero
Día Mes Año31 08 06
Pág.: 23De: 23
Ministerio de Energíay Minas:
Duración: 1h. 8m.
Nombre del Procedimiento: Liquidación de Caja Chica
Encargado de Presupuesto Jefe Financiero Encargado de Tesorería
Inicio
Prepara documentosDe soporte
Enlista documentosSegún renglón
Revisa los pedidos, Justificación de facturas
Determina saldo deCaja chica
Imprime liquidaciónDe Caja Chica
Sella facturas consignandoNo. De caja chica,
No. De Cheque que liquida Y la firma
Traslada a JefeFinanciero
Vo.Bo. De JefeFinanciero
Traslada a TesoreríaPara cheque
Elaboración deCheque
Recepción de cheque
FIN
5 min
15 min
15 min
10 min
5 min
2 min
2 min 10min
2 minTiempo pagina 5
2 min
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