kalitateren arduraduna – responsable de calidad

Enrique Sacanell Berruecoesacanell@getxo.net

Kalitateren Arduraduna –Responsable de Calidad

V Jornadas de Modernización y Calidad en la Administración Local

POBLACIPOBLACIÓÓN N 84.452 hab.TTÉÉRMINO MUNICIPALRMINO MUNICIPAL 11,64 KM2DENSIDAD DE POBLACIDENSIDAD DE POBLACIÓÓN N 7.255 hab/km2INMIGRACIINMIGRACIÓÓN EXTRANJERAN EXTRANJERA 5,4 %FAMILIAS UNIPERSONALESFAMILIAS UNIPERSONALES 16 %FAMILIAS MONOPARENTALESFAMILIAS MONOPARENTALES 11 %INDICE DE ENVEJECIMIENTOINDICE DE ENVEJECIMIENTO 15 %TASA DE ACTIVIDAD TASA DE ACTIVIDAD 41 %TASA DE DESEMPLEO TASA DE DESEMPLEO 7 %PERCEPTORES RENTA BPERCEPTORES RENTA BÁÁSICASICA 1,4 %TASA DE TITULACITASA DE TITULACIÓÓN SUPERIOR N SUPERIOR 30 % (CAV 13%)TASA DE CONOCIMIENTO DEL EUSKERA TASA DE CONOCIMIENTO DEL EUSKERA 19 %

NUESTROS CLIENTES

NUESTRA ORGANIZACIÓN

750 puestos de trabajo, incluyendo 4 Organismos Autónomos.

La corporación la forman 25 concejales:

10 forman el equipo de gobierno (EAJ-PNV )15 están en la oposición

(10 PP, 4 PSE-PSOE y 1 EB)

Presupuesto municipal consolidado 2006 104,3 millones €

¿Qué son las 5S?

USHI

AYONARA

UDOKU

SS S SS

AMURAI

AKE

¿Qué son las 5S?

Las 5S es una metodología que surgió en Japón. Se usa para mejorar el puesto de trabajo y facilitar el acceso a los archivos.

1S - SEPARAR INNECESARIOS = ORGANIZACIÓN

2S - SITUAR NECESARIOS = ORDEN

3S - SUPRIMIR SUCIEDAD = LIMPIEZA

4S - SEÑALIZAR ANOMALÍAS = CONTROL VISUAL

5S - SEGUIR MEJORANDO = DISCIPLINA Y HÁBITOS

ANTES

1S – SEPARAR INNECESARIOS

UN ARCHIVO RARO...

ARCHIVO LLAMADO

“KONTUZ REVISAR”

Revisar... ¿cuándo?Llevaba años con nosotros...

Era de la familia...

A. NO DEJAR NADA EN EL SUELO:

B. ADECUAR CONTENEDOR/CONTENIDO:

- Ningún documento sin carpeta /Ningún documento sin propietario/a

- No documentos en “TIERRA DE NADIE” (idea de usuario/subusuario)

- No creación de nuevas carpetas “POR LIBRE”

- Contenedor = CARPETA = Agrupación de archivos con elementos comunes o ámbitos similares

- Contenido = ARCHIVOS

- No abrir carpetas con “poco peso” / No archivos en 1er click

2S – SITUAR NECESARIOS (II)

C. MEJORAR ACCESIBILIDAD:

- Evitar “RUTAS LARGAS” para documentos muy usados

D. SI SE DEBE MOVER, PONERLE RUEDAS:- Aquellos documentos susceptibles de MOVER diseñarlos para facilitar traslado, indicando RUTA en pie de página

E. APLICAR FIFO (1º en entrar – 1º en salir):- Apertura por AÑOS / CURSOS de cara a determinar años vigencia

2S – SITUAR NECESARIOS (III)

NORMALIZAR IDENTIFICACIÓN:

LETRA: MAYÚSCULAS (carpetas) y MINÚSCULAS (archivos).

IDIOMA: Tender a normalizar en EUSKERA

ABREVIATURAS: Realizar un nomenclátor de abreviaturas

IDENTIFICACIÓN NUMÉRICA: Doble dígito

IDENTIFICACIÓN VISUAL: Colorear carpetas

CARPETAS ESTRUCTURALES

01 Zuzendaritza

02 Servicios Sociales de Base (SSB)

03 Familia y Convivencia

04 Inserción

CARPETAS FUNCIONALES

05 Kalitatea

06 Publicaciones

07 Formación

CARPETAS LOGISTICAS

08 Legislación

09 Logos y Etiquetas

s/c ONGI ETORRI

3S – SUPRIMIR SUCIEDADSUCIEDAD EN LA RED es para nosotros...

Accesos directos innecesarios

Carpetas tipo “REVISAR”

Existencia de archivos en 1er clic

Elementos “lúdicos” personales (fotos, música...).

“Herencias” en tierra de nadie

Archivos o carpetas cronológicamente obsoletos

4S – SEÑALIZAR ANOMALIASCarpetas coloreadas que permiten identificar fácilmente una ubicación inadecuada

ANTES

Después

De todas maneras, todavía a día de hoy...

6.790 MB – 4.480 Carpetas – 30.865 Archivos

5ª S - SEGUIR MEJORANDO

¿Qué es?

“Chequeo SISTEMÁTICO y PERIÓDICOdel cumplimiento de la implantación de

las 5 S”

Tamañoen MB

NºCarpetas

NºArchivos

1 ZUZENDARITZA 872 888 5.739 2 S.S. BASE 824 850 7.674 3 FAMILIA Y CONVIVENCIA 17 26 153 4 INSERCION 3680 2.164 14.107 5 KALITATEA 459 136 968 6 PUBLICACIONES 246 89 704 7 FORMACIÓN 369 98 399 8 LEGISLACIÓN 372 174 879 9 LOGOS Y ETIQUETAS 20 42 22310 ONGI ETORRI 4 3 20CARPETAS PERSONALES 556 487 5.083L:\GIZARTE ZERBITZUAK 6.790 4.480 30.865

OCTUBRE

10.000

5.3967.170

4.477

6.790

4.480

0

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000

MAYO 2004 DICIEMBRE 2006 OCTUBRE 2007

Tamaño en MB/Nº de carpetas

35.689

30.01930.865

27.00028.00029.00030.00031.00032.00033.00034.00035.00036.000

MAYO 2004 DICIEMBRE 2006 OCTUBRE 2007

Número de archivos

MUCHAS GRACIAS

EQUIPO 5S – GIZARTE ZERBITZUAKPilar BilbaoConchi FernándezMikel KerexetaSanti López de EguilazJesús OrtegaGotzon Zulueta