introducción y conceptos claves (gerencia de proyectos)

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Agenda

Conceptos claves gerencia de proyectos

Ciclo de vida de un proyectoEl rol del gerente de un proyecto

Introducción y primeros pasos

Luis Miguel Guerrero 2013

Advertencia

Esta presentación contiene diapositivas en Ingles, en Español y en Espanglish

¿Qué es un proyecto?

«Un proyecto es un problema programado para resolverse»

J.M Juran

«Es un esfuerzo temporal para crear un producto,

servicio o resultado único»*

*PMBOK 2004, p. 5

• Desarrollo de un nuevo producto

• Instalación de una maquina• Certificación en una norma

ISO• Construcción de un edificio• Implementación de un sistema

de gestión

Ejemplos

Proyectos• Es un esfuerzo temporal

para crear un producto, servicio o resultado único

Programas• Varios proyectos

interdependientes• buscan una solución a una

necesidad identificada

Portafolios• Grupo de Programas y/o

proyectos comparables• Compiten por recursos

Proyectos Programas PortafoliosAlcance Objetivos definidos Alcance mas amplio y con

mayores beneficiosAlcance del negocio que cambia

de acuerdo a la estrategia definida por la empresa

Cambio Cambio esperado, se maneja y se controla

Cambio esperado, están preparados para manejarlo

Se monitorea el cambio en el entorno

Planeación Planes muy detallados Plan general y planes detallados para los proyectos

Foco en los procesos de comunicación del portafolio

Gerencia Lideran el equipo para lograr el objetivo del proyecto

Lideran los gerentes de proyectos

Lideran el equipo de gestión del portafolio

Éxito Se mide por la calidad del resultado

Se mide en la satisfacción de necesidades

Se mide en el valor agregado por los proyectos del portafolio

Seguimiento Miden y controlan los recursos necesarios para

lograr el resultado del proyecto

Miden el progreso del programa para validar el

cumplimiento de los objetivos del programa

Miden indicadores de desempeño

*PMBOK 2004, p. 9

Una oficina de administración de proyectos (PMO) es un ente organizacional encargado de centralizar y coordinar los proyectos de la empresa.

Las responsabilidades de una PMO pueden variar desde apoyar a un gerente de proyecto hasta hacer las veces de gerente de proyecto según se requiera.*

PMO (Project Management Office)

*PMBOK 2004, p. 11

PMO (Project Management Office)

Funciones PMO

Administrar recursos

Definir Estándares

Brindar capacitación

Seguimiento de proyectos

Definir Políticas

Vigilar comunicación

«Es la aplicación del conocimiento, las habilidades, las herramientas y las técnicas necesarias para cumplir con los requerimientos del proyecto»

¿Qué es gerencia de proyectos?

*PMBOK 2004, p. 6

¿Qué significan las siglas PMI?

Proyectos Muy Interesantes Profesionales Muy Inteligentes

Personas Muy Irreverentes Project Management Institute

PMI (Project Management Institute)Ente regulador de las practicas y estándares de la gerencia de proyectos.Existen otras entidades como la IPMA (International Project Management Association) que se enfoca en servir a Europa, Asia y África.*El PMI es el ente que certifica a los profesionales de la gerencia de proyectos, existen diferentes niveles de certificación de acuerdo al nivel de conocimiento y experiencia del candidato, pero el mas conocido es el certificado de PMP (Project Management Professional).

*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 3

¿Cuántos PMP´s hay en el mundo?

200 1.000

250.000 1.000.000

Factores claves de éxito

Objetivos

• Acuerdo entre clientes, equipo del proyecto y directivos de la empresa

• Plan de etapas y actividades claro

Comunicación

• Comunicación efectiva entre el equipo del proyecto

Alcance

• Definido claramente, realista y alcanzable

Apoyo Directivo

• Autoridad y apoyo de recursos necesarios

«La primera regla de la gerencia de proyectos es que las personas que van a realizar el trabajo deben participar en la planeación»*

Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p. 5

Proyectos

Personas

Restricciones de recursos

Planean, ejecutan y se controlan

Cumplir objetivos estratégicos

Operación del negocio

Personas

Restricciones de recursos

Planean, ejecutan y se controlan

Cumplir objetivos estratégicos

¿Cuáles son las diferencias?*PMBOK 2004, p. 22

«El equipo de operaciones mantienen las luces encendidas, la dirección estratégica crea la luz al final del túnel, pero la gerencia de proyectos es el motor del tren que mueve la organización hacia adelante»

Joy Gumz

Luis Miguel Guerrero 2013*PMBOK 2004, p. 28

Estructuras Organizacionales

Ciclo de vida de un proyecto

«La probabilidad de que las cosas accidentalmente salgan mal es mucho mayor que la probabilidad de que salgan bien»

Anónimo

«Todo lo que puede salir mal, va a salir mal»

Ley de Murphy

Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.10

Luis Miguel Guerrero 2013*PMBOK 2004, p.19

• Project charter• Gerente de proyecto• Reglas del proyecto

Definición

• Plan de trabajo• Etapas y actividadesPlaneación

• Desarrollo del proyecto• 90% del esfuerzoEjecución

• Etapa mas corta• Asegurar transición• Evaluar aprendizajesCierre

Cerrar el proyecto¿Qué se hizo bien? ¿Qué puede mejorar? ¿Qué aprendimos?

Monitorear y controlar el avance¿Estamos cumpliendo? ¿Qué podemos hacer? ¿Debemos cambiar el plan?

Ejecutar el plan

Planear el proyecto¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Cuánto

cuesta?

Desarrollar opciones de solución

Definir el problema

El rol del gerente de un proyecto

Luis Miguel Guerrero 2013*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 18

Habilidades (Gerente de Proyecto)

Gerencia de Proyectos Administración Conocimiento técnico

Luis Miguel Guerrero 2013*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 20

Manejo de expectativas

Definir expectativas

realistas

Manejar las expectativas durante el proyecto

Entregar lo prometido

Responsabilidades del gerente de proyecto

*Fundamentals of Project Management 2007, p.9

Definir

PlanearControlar

Funciones del gerente de proyecto

¿Qué es liderazgo?

«Liderazgo es el arte de lograr que otros quieran hacer algo que uno cree que debe hacerse»

Vance Packard

¿Qué es liderazgo?

¿Es posible ser gerente y al mismo tiempo ser gerente de proyectos?

Gerente de Proyectos Gerente

Autoridad no liderazgo

Día a día (corto plazo)

Ventas y operaciones

Liderazgo no autoridad

Mediano y largo plazo

Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p.20-22

Áreas de conocimiento (PMI)

Integración Alcance Tiempo

Costo Calidad Recursos Humanos

Comunicaciones Riesgo Compras

Visión y conocimiento

del negocio

Habilidades interpersonales (People Skills)

Momentos de Verdad

Alta Gerencia

Gerencia Media

Empleados

Clientes

«El gerente debe ser un facilitador, deben estar al servicio de los empleados no actuar como si fueran sus dueños»

Jan Carlzon

Luis Miguel Guerrero 2013*Fundamentals of Project Management 2007, p30.

¿Quieres ser gerente de proyectos?

Planeación ≠ Gerencia de Proyectos

*Fundamentals of Project Management 2007, p. 6

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