intranet dispone de su propio manual de uso

Intranet de la Biblioteca de la UNED

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Manual de uso de la Intranet

1. Introducción

La necesidad de adaptarnos a nuevos entornos laborales en los que se facilite la comunicación y el

trabajo en equipo, nos ha llevado a sustituir la actual intranet por otra herramienta que cuente con

aplicaciones con tecnología 2.0 que favorezcan la comunicación entre sus miembros, gestión

compartida de documentos , control de cambios, etc.

Tras analizar varios sistemas gratuitos como Joomla o Wordpress, se escogió Open Atrium , que es

una intranet empaquetada, basada en Drupal, que permite que diferentes equipos tengan su

propio espacio de trabajo. La herramienta ofrece las siguientes funcionalidades:

1. Creación de grupos en los que se integran usuarios. Un usuario puede formar parte de uno o

varios grupos.

2. Los grupos pueden ser Públicos (accesibles al resto de miembros de la intranet) o Privados-

Cerrados (solo acceden sus usuarios)

3. Los grupos se pueden personalizar y diferenciar en el diseño , asignando un color a cada

tipología para que sea más fácil saber dónde nos encontramos.

4. Cada grupo dispone de herramientas 2.0 como un blog, una wiki para editar y almacenar los

documentos, twitter, calendario, etc.

En definitiva, supone un cambio importante y un avance sustancial ya que funciona como

herramienta o espacio de trabajo para los grupos además de intranet de consulta y publicación de

documentos .

2. Intranet de la Biblioteca UNED

2.1 Estructura y organización

La intranet se organiza en grupos de trabajo, públicos o privados, identificados por colores, que

cuentan con un número determinado de miembros. Así se han creado los siguientes grupos con sus

particularidades:

1.-MI BIBLIOTECA: formado por todo el personal que trabaja en la Biblioteca Central. Es público y

diseñado en verde.

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2- UNIDADES: un grupo para cada sección y para la Biblioteca de Campus Norte y la de Gutiérrez

Mellado, diez en total. Están cerrados para que tener privacidad en el entorno de trabajo (gestión

de documentos, calendario, blog, twitter…) y se ha diseñado en color morado

Grupos de Mejora, Trabajo y Comisiones, son 7 grupos en los que se integran las personas que

colaboran en los mismos. Son públicos y se identifican por el color azul.

2.2 Herramientas o aplicaciones 2.0

En cada grupo encontramos las siguientes herramientas para comunicarnos con los

miembros del grupo, gestionar los contenidos, hacer seguimiento de tareas y proyectos y

controlar fechas destacadas en el calendario.

Blog: herramienta para hacer comentarios y notificaciones. Permite adjuntar archivos

(documentos, fotos).

Shoutbox: twitter o herramienta para compartir mensajes breves.

Cuaderno de notas: wiki o herramienta para organizar documentos jerárquicamente como si

fuera un libro, con capítulos y páginas.

Calendario: herramienta de agenda con soporte para icalendar.

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Panel o escritorio: para mostrar de manera personalizada

Gestor de proyectos, asignando tareas y fijando tiempos a miembros del grupo

3. Recorrido por la intranet

o Conexión y acceso panel principal La URL que tenemos que teclear en el navegador es

http://e-spacio.uned.es/intranet/?q=dashboard

Al acceder a esta página, el sistema pide autenticación de

usuario y contraseña. Tecleamos entonces,

Nombre y Apellidos (iniciales en mayúscula y acentos)

Contraseña: biblioteca

Y pinchamos en el botón LOG IN

Una vez conectado se nos muestra el PANEL principal de la

intranet y con la siguiente información:

» Mensaje de Bienvenida

» Valores de la Biblioteca

» Programa de Ayuda para manejarse en la intranet,

» acceso a otras redes bibliotecarias como Rebiun y Madroño y a publicaciones como el

BICI y el Boletín de la Biblioteca.

» Acceso a Mis grupos En este apartado aparecen los grupos en los que estamos dados

de alta, es decir, cada persona visualizará únicamente los grupos a los que pertenece.

Figurarán como mínimo MI BIBLIOTECA y la UNIDADES en la que trabajo. Por otro lado,

si se colabora en uno o varios Grupos de Mejora, Trabajo o Comisiones, se mostrarán

aquí

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Por otra parte, en la barra de navegación superior

vemos otros dos iconos:

o Miembros: directorio de todo el personal

de la Biblioteca, con teléfonos, dirección, correos…

Para cambiar la contraseña, haz click en tu perfil y

pincha en Opciones de la cuenta. Teclea la nueva

clave en el campo contraseña y en confirm password.

o Grupos :creados en la herramienta,

con una breve descripción y tipo

(abierto-cerrado)

3.2 Grupo “MIBIBLIOTECA”

Es el principal, integra a todo el personal

de la Biblioteca.

o Panel: Se han creado dos pestañas.

La primera que aparece es “Lo

último” que muestra el calendario

de 2012-Calendario-Blog, con los

últimos post y comentarios

recientes.

Además, se ha incluido un listado con las Palabras-Clave o Etiquetas que hay que utilizar

obligatoriamente en los contenidos del cuaderno de notas de miblioteca y en los de los grupos

de mejora y trabajo.

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- La otra pestaña recoge “Información Profesional”. Enlaces externos organizados en

Herramientas de Trabajo (Autoridades y Catalogación), Congresos y jornadas, Boletines,

Asociaciones Profesionales, Memorias.

o Blog: para publicar novedades, noticias de interés bibliotecario, aviso de documentos actualizados ,

etc.

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o Cuaderno de notas: Reúne casi todos los contenidos de la anterior intranet, clasificados

jerárquicamente en 5 grandes áreas:

1. Recursos Humanos:

1. 1 personal

1.2 becarios

2. Calidad y Planificación Estratégica:

2.1 Planificación Estratégica

2.1. Procesos clave

2.2. Encuestas

2.3. Sellos de excelencia

2.4. Evaluación ANECA

2.5. Estadísticas

2.6. Presupuestos

3. Dirección y gestión

3.1. Comisión de la Biblioteca

3.2. Consejo de Dirección (por años)

3.3. Comisión Informática

3.4. Memorias (por cursos académicos y años)

3.5. Informes apertura extraordinaria (2006-2012)

3.6. Presupuestos

4. Procedimientos de Trabajo

4.1 Bibliografías

4.2 Circulación

4.3 Proceso Técnico

4.4 Infraestructura y equipamiento

4.5 Manuales de procedimiento

5. Jornadas Bibliotecas UNED

5.1 Biblioteca Central

5.1.1 Jornada 2007

5.1.2 Jornada 2008

5.1.3 Jornada 2009

5.1.4Jornada 2010

5.1.5Jornada 2011

5.2 Encuentros Centros Asociados

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o Panel de Mensajes: mandar mensajes cortos a los miembros del grupo

o Calendario: : para estar al tanto de fechas importantes, reuniones, visitas, aperturas extraordinarias,

cambio de horario, etc. Se han creado

varias categorías para identificarlas:

Visitas

Vacaciones

Cursos

Apertura por exámenes

Reservas Salas

Reunión

Cierre

Otros

4. Manejarse en la Intranet

MIBIBLIOTECA

o Crear contenidos en el Cuaderno de Notas

Pinchar en icono Cuaderno de Notas- e ir a AÑADIR PÁGINA DE LIBRO

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Teclear el título del documento, teniendo en cuenta en qué categoría va a crearse. Esto es

importante para tener ordenada la documentación que se dé de alta en el cuaderno de notas del

grupo Mi Biblioteca.

Clasificar en la

categoría que

corresponda

Elegir palabras-clave del

listado existente. Al teclear

la inicial, seleccionar el

término

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Opción de notificar a algunos miembros de la publicación de un documento

Visualización de la página de libro 400+ con los documentos adjuntos. Por otro lado, ofrece la

opción de Referenciar un documento en el blog. Esta posibilidad es interesante para difundir todos

aquellos contenidos recientemente incorporados (nuevo) o actualizaciones.

Seleccionar Libro.

(coincide con categorías

principales )

Escoger “Elemento-Padre”.

Categoría superior de la que

depende

Archivos

adjuntados

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o Usar el Blog:

Pinchar en Añadir entrada de Blog y redactar el post incluyendo TÍTULO y el texto que se desee en el

CUERPO y asignar palabras clave o etiquetas. Además, se pueden publicar archivos adjuntos que

interesen.

Referenciar un

documento en el

blog

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o Calendario

Añadir Fechas y etiquetas de evento

o Búsquedas

Para buscar documentos en toda la intranet, es decir, en todos los grupos que la integran hay que usar

el botón de búsqueda del PANEL PRINCIPAL. . La consulta la realiza en el campo título y en las

palabras-clave. Cuando nos muestra los resultados podemos refinar o acotar la búsqueda, escogiendo

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en TIPO “Página de libro” , “Entrada de blog”, Evento, Panel de mensajes, etc. Cada tipo está

identificado por un icono determinado.

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GRUPOS UNIDADES O SECCIONES Y DE TRABAJO O MEJORA

o Seleccionar herramientas en Opciones-Personalizar Features

o Panel o escritorio: personalizar la portada del grupo para visualizar los contenidos y herramientas que

nos interesen. Interesan sobre todo Calendario, Cuaderno de notas (notebook-book all), Comentarios

recientes si se mantiene un blog, etc.

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o Crear contenidos en el Cuaderno de Notas de resto de Grupos

Pinchar en icono Cuaderno de Notas- e ir a AÑADIR PÁGINA DE LIBRO

Teclear TÍTULO y escribir en el Cuerpo del registro. Incluir Etiquetas o Palabras Clave del listado

existente para las informaciones creadas en los Grupos de Mejora o de Trabajo

Si la información está recogida en un archivo Word, Excell o Pdf, adjuntarlo, pinchando en

Seleccionar archivo

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o Usar el Blog:

Pinchar en Añadir entrada de Blog y redactar el post incluyendo TÍTULO y el texto que se desee en el

CUERPO y asignar palabras clave o etiquetas. Además, se pueden publicar archivos adjuntos que

interesen.

o Gestor de Tareas: añadir proyecto, asignar tareas a cada miembro, tipo, estado

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