folleto intranet

Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com


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En este e-book veremos las claves fundamentales del desarrollo de una Intranet:

Humana Competitiva Operacional Rentabilidad Técnicas

El objetivo es afrontar los proyectos de Intranet con las mayores garantías de éxito. Santiago Tabuenca Director de Planificación – [ MarketiNet ]

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INDICE

Parte I. Conceptos de Intranet

I.1. ¿Qué es Intranet?

I.2. Historia y términos de Internet y World Wide Web

I.3. El concepto del cliente universal

I.4. La autopista de la información

I.5. Gestión de la información cliente-servidor

I.6. Por qué es importante una infraestructura de gestión de la información

Parte II. Intranet-Inteligencia

II.1. Introducción

II.2. Estructura para generar “inteligencia”.

II.3. La información que genera valor añadido

II.4. Beneficios del uso de Intranet en la Empresa

A/ Reduciendo el solapamiento de información

B/ Fortaleciendo al individuo

C/ Transferencia eficiente de la información

Parte III. Los Roles en una Intranet

III.1. La infraestructura de Información de una Intranet y sus roles

III.2. Los Roles

A/ Usuarios

B/ Autores

C/ Intermediarios

D/ Publicadores

III.3. Descripción de la operativa y los roles

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Parte IV. La rentabilización de una Intranet

IV.1. Los Factores de rentabilización

A/ Reducción de Costes

B/ Incremento de Productividad

C/ Ventajas competitivas

IV.2. Conclusiones

Parte V. Desarrollo técnico de una Intranet

V.1. La tercera capa: el navegador como interfaz de usuario

V.1. Capa intermedia: el servidor web y la lógica de negocio

V.1. La capa inferior: el servidor de bases de datos

V.1. La programación orientada a objetos

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I.1. ¿Qué es Intranet?

Una Intranet está basada en un site con tecnología de Internet que está ubicado en los servidores internos de la organización (aunque no siempre tenga que ser así), por supuesto se presupone la seguridad suficiente para que no puedan entrar intrusos.

Definición de Intranet La definición técnica de Intranet es una red de área local, o LAN (Local Area Network), que utiliza tecnología basada en Web, esto es, protocolos abiertos de comunicación (TCP/IP), sistemas estándares de transferencia de ficheros (HTTP y FTP), correo electrónico (SMTP, POP3 e IMAP4), mensajería (NNTP) y otros. Dicho de otra forma, una Intranet es una red privada que utiliza los recursos desarrollados para Internet para distribuir información y aplicaciones a las que sólo puede obtener acceso un grupo controlado de usuarios. Es un sitio web que resulta accesible solamente para los miembros de la organización, empleados u otras personas con autorización. El "Firewall" (Cortafuegos) la protege contra usuarios/redes no autorizadas, mediante bloqueo de tráfico, intermediación, monitoreo y seguimiento, entre otras funciones.

Debido a que la intranet suele estar en nuestra propia red, el ancho de banda no suele ser un problema y esto permite tener una Web enriquecida, es decir una Intranet llena de recursos que no sería posible en otro entorno, con ficheros, audio, video, etc.

Pero la Intranet es mucho más que un sistema técnico, esto sería empezar la casa por el tejado, una Intranet es un cambio en la filosofía de gestión de las actividades de la empresa, de los empleados y de todos los involucrados en su gestión en pos de una mayor competitividad en una sociedad cada vez más universal y donde cualquier ventaja competitiva hace sobrevivir una empresa en este entorno.

La Intranet es una de las herramientas de competitividad más poderosas que hoy en día puede tener una organización, si se aplica de forma adecuada.

Hay infinidad de información, recursos y transacciones que son susceptibles y candidatas para incorporarse a una Intranet.

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I.2. Historia y términos de Internet y World Wide Web

Internet comienza en los 60 como un proyecto del departamento americano de defensa. La creciente importancia del ordenador hizo pensar en el desarrollo de una red y la de mantener el flujo de la información en momentos de conflictos.

El protocolo IP, se generalizó en el uso militar como una vía de los investigadores para compartir la información. Dado que los militares tenían numerosos proyectos de investigación en curso en diferentes ubicaciones y universidades, esta tecnología facilito la intercomunicación entre todos los puntos de investigación.

Finalmente este protocolo se empezó a extender fuera de la comunidad militar, se empezó a utilizar en la OTAN, instituciones de investigación y universidades europeas. Hoy en día es un estándar.

En 1989, la European Particle Physics Laboratory, CERN, comenzó un proyecto muy exitoso que creo los componentes para generar un estándar para intercambiar información a través de Internet. Los componentes básicos son la creación de un estándar para archivos multimedia, hipertextos, y un estándar para servir estos

queridos. archivos cuando son re

Las dos personas a las que se les considera los creadores de este estándar son Tim Berners-Lee con la ayuda de Robert Cailliau, y todo su equipo.

Tim Berners_lee Robert Cailliau

El archivo estándar fue llamado HyperText Markup Language o HTML, el estándar de transferencia Hypertext Transfer Protocol (http).

Estos dos estándares proveyeron la base para un nuevo concepto de acceso a información digitalizada.

Si creamos archivos multimedia de una forma estándar un usuario podrá acceder y navegar por toda la información disponible con un solo clic. Esta tecnología rompe todas las barreras antes existentes para acceder a la información de un ordenador a otro.

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I.3. El concepto del cliente universal

El software de cliente que muestra las páginas html se denomina navegador. El primer navegador popular y gratuito fue mosaic (aunque hubo desarrollos previos de navegadores del propio CERN, libwww, Erwise, ViolaWWW, Midas, Samba), no obstante, desde que la información se estandarizó da igual que navegador se usa si soporta los estándares (aunque haya pequeñas diferencias al mostrar las páginas).

Navegador Mosaic

Hoy en día existen navegadores para todas las plataformas, y una vez instalado un navegador, es independiente del sistema operativo y las páginas, podrán ser vistas en cualquier sitio por cualquier pc, tenga el sistema operativo que tenga.

Con HTML también se pueden desarrollar formularios, con lo que el interfaz gana en riqueza de interactividad, y puede suministrar y mostrar datos.

De esta forma se pueden realizar aplicaciones que interactúan con datos para cualquier plataforma. Esto abre enormemente la posibilidad de crear aplicaciones cliente-servidor donde el desarrollador no se tiene que preocupar de las características de la máquina cliente.

Aunque esta tecnología es muy reciente, está siendo una revolución a nivel de intercambio de información independientemente de la plataforma y ubicuidad del usuario.

Sin mencionar la mejora que supone un interfaz común para toda la gestión del usuario en un entorno mucho más “amigable” que lo que era hasta ahora y generando un seudo-estándar de diseño que facilita el aprendizaje rápido del usuario.

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I.4. La autopista de la información

Quizás es porque la tecnología web fomenta una estructura más dinámica por lo que el primer foco se realizo en las funciones directas de marketing. El fácil uso para el cliente universal hace que las personas dedicadas al tema de marketing vean en este interfaz la posibilidad de extender este mercado a las masas. No obstante, el desarrollo está creciendo lentamente, pero el volumen de información digitalizada, el contacto directo con todos los agentes involucrados en la gestión de la empresa, y la creación de este nuevo canal, son factores suficientes para tener en cuenta esta revolución en el entorno de la empresa.

Hoy en día casi todas las empresas ya piensan en términos digitales para muchos aspectos de organización y comerciales.

La visión inicial fue la del comercio en estado puro, pero la estrategia digital se ha extendido al contacto con el cliente, servicios de valor añadido y mejora de la intercomunicación en general de la empresa.

Y es aquí donde la Intranet es totalmente necesaria para poder gestionar una empresa digitalizada.

I.5. Gestión de la información cliente-servidor

La mayoría de las empresas todavía tienen los mismos problemas con la información, heterogeneidad y descentralización de la información. Precisamente con una correcta estrategia de Internet y WWW se pueden solventar estos dos problemas de la empresa actual. Muchas empresas ya tienen una infraestructura de Internet, y a nadie se le escapa las ventajas sustanciales que aporta el cambiar los procesos que ahora se realizan en papel a procesos informatizados. Debido a que las redes son internas, el tema de seguridad se puede reforzar mucho más que si fuera pública.

Hasta ahora una barrera sustancial para la inmersión informática de los usuarios era la dificultad de uso de muchas de las aplicaciones desarrolladas.

La tecnología web en este aspecto es diferente, es fácil de crear, publicar y de acceder a la información, tan fácil que cualquiera con acceso TCP/IP puede publicar información dentro de la empresa y ser accesible a muchos usuarios.

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Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com I.6. Por qué es importante una infraestructura de gestión de la información

Este nuevo paradigma de la empresa digitalizada, no sólo conlleva un cambio técnico sino un cambio organizacional debido a la descentralización del manejo de la información. Uno de los grandes retos es cambiar la actitud, de una filosofía de control a una actitud de permitir y fomentar las decisiones y acciones independientes. La coordinación precisamente de esta aparente descentralización que podría generar una sensación de descoordinación es el que denomina Microsoft “sistema nervioso digital” de la empresa, que provee de esta puesta en común de información. Sin una organización efectiva para la nueva empresa digitalizada que sepa comunicar con los nuevos sistemas y coordinar se puede generar un caos en la empresa. El reto es encontrar un equilibrio entre necesidades para coordinación y eficiencia sin destruir la independencia de los “decisores” y las acciones que hacen a la empresa fuerte, competitiva y flexible para un entorno crecientemente cambiante. La tecnología web hace la creación y publicación de información fácil y también la recuperación y visión de la misma. Lo que ya no es tan fácil y es uno de los retos de la implantación exitosa de una Intranet, es estructurar la información relevante dentro de una maraña generada por diferentes fuentes de la información.

Muchas veces en las empresas estos proyectos comienzan como un proyecto sin importancia que desarrollan en un departamento X (técnico, recursos humanos, marketing,...). Pero un proyecto de este tipo necesita otras muchas visiones, necesita una estrategia precisa y saber hacer foco en las partes importantes, de esta forma la infraestructura tecnológica facilitará la aplicación de una gestión y política eficaz a nivel de todos los departamentos, y en vez de una barrera será una pasarela de comunicación fluida y eficaz.

Si el planteamiento de la empresa es como una tecnología separada de la empresa y un escalón extra que se añade será un obstáculo en vez de una solución estratégica.

Una vez que se implanta con éxito esta cultura en la organización para su uso interno, su extensión al exterior se hará de forma natural y por evolución lógica.

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II.1. Introducción

El denominado “Business Intelligence” va a ser uno de los factores competitivos de la empresa en el futuro, y esto significa una digitalización de la misma y todas sus gestiones.

De esta forma se optimizará el trabajo, y algo crucial, ayudará a tomar las decisiones adecuadas, por esto tenemos que generar un buen sistema de gestión de la información y una de las herramientas principales es la Intranet.

Las cuestiones para crear un buen “Business Intelligence”

¿Cómo creo un flujo de información para que los usuarios puedan conseguir la información que necesitan?

¿Cómo puedo hacer que lo que se aprende en el día a día y se crea, y se recaba en el exterior pueda ser introducido fácilmente en el sistema para generar gestión del conocimiento e Inteligencia de la Empresa?

¿Cómo unifico todas las bases de datos sin perjudicar a ningún departamento?

¿Cómo consigo implantar este sistema sin sacrificar recursos cruciales?

La solución es el desarrollo de una intranet bien planificada, diseñada y desarrollada y su correcta implantación y asimilación por parte de todos los involucrados en creación, uso y mantenimiento.

II.2. Estructura para generar “inteligencia”.

En principio hay que establecer una red de “líderes” los cuales son los legítimos propietarios del contenido. Ellos se han de responsabilizar para que su parte esté actualizada. Estos líderes se responsabilizan de:

Calidad de la información Decidir que se muestra en la Intranet, y qué no, y a quién.

Los usuarios accederán a la información a través de su PC y navegador introduciendo su usuario y password (no sólo por seguridad sino para asegurar una personalización en la aplicación). Una vez que el usuario ha accedido al contenido que busca, podrá verlo, imprimirlo o descargarlo si está permitido y actualizar la información si esta opción está habilitada.

La forma de búsqueda habitual es o bien a través de un buscador, o lo más común, a través de una correcta clasificación de secciones.

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Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com II.3. La información que genera valor añadido

La información que normalmente se incluye en una intranet, es:

Organización: estructura organizacional, estructura y perfil de los principales directivos.

Financiera: últimos informes anuales, trimestrales, análisis, notas de prensa sobre la materia y la compañía, comparativa con otras empresas, proyección de resultados.

Productos: descripción de productos y comparativa de la gama, imágenes, fichas técnicas, patentes, artículos sobre nuestros productos, matriz de posicionamiento, acciones de promoción, etc.

Precios: expectativas de precios de la competencia, precios por región, por cliente, segmentos, etc.

Alianzas: características, fecha y objeto de nuestras alianzas. Clientes de la competencia: la lista de los clientes de nuestra competencia Tecnología: productos, descripción y comparación. Clientes propios: perfil, persona de contacto, lista de acciones con el mismo, estrategia de captación, fidelización, etc., estatus financiero, nivel de facturación, histórico, productos que compra, etc.

Regulación: regulación interna, leyes que implican nuestra empresa y sector, etc.

Mercado: tamaño del mercado actual y futuro. Tendencias del mismo, informes económicos, prospecciones, etc.

Investigaciones de los clientes: claves de conclusiones de los resultados de encuestas a nuestros clientes, análisis y plan de acción sobre los mismos.

Marketing: últimas presentaciones de la empresa, calendario de acciones, base de datos de imágenes, argumentaciones, campañas, etc.

Proveedores: perfil y ofertas y estrategia corporativa. Empleados, datos, convenio sectorial, normas de la empresa, legislación laboral, ... Y con acceso restringido al empleado, datos personales y saláriales, objetivos, etc.

Esta información en gran parte tiene que ser mantenida por sus responsables, pero en general en una intranet se debe gestionar toda la información relevante que se vaya incluyendo en nuestras bases de datos, facturaciones, evolución de ventas, de márgenes, en resumen, debe servir de herramienta de trabajo simplificada, de filtro de información y de clarificador de la gestión de la información en la empresa, que sirva para clarificar y no para confundir, en este momento perderemos la esencia de la misma.

Es también la herramienta perfecta para trabajo en colaboración dentro de la empresa e incluso con personas en otras ubicaciones.

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Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com II.4. Beneficios del uso de Intranet en la Empresa

A/ Reduciendo el solapamiento de información El solapamiento de información es un mal de hoy en día, y también lo es la saturación de información normalmente con gran extensión pero con poca profundidad. Las tecnologías que a priori podían ayudar a mejorar la gestión de la información pueden llegar a empeorarlo, a la fotocopiadora, se ha unido el email. Y no sólo hablamos de saturación de emails publicitarios o también los llamados “spam” sino también por los denominados emails “por si acaso”, esto hace el trabajo de muchos profesionales más improductivo.

Además toda esta información obsoleta y “por si acaso” en el momento que la necesitas suele estar en diferentes formatos y no es fácil de localizar. Esto es algo en lo que la tecnología web nos puede ayudar enormemente.

Multi-Fuente de Información por demandaAcceso complejoDiferentes accesosDiferentes interfaces

La alternativa a “por si acaso” es información “just in time” o bajo demanda.

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Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com Hasta ahora hemos tenido dos acercamientos al sistema “just in time”, las aplicaciones, con interfaces diferentes y diferentes niveles de dificultad, dada esta barrera los usuarios acaban por renunciar a esta información. Conseguirán con todo

su esfuerzo y entusiasmo aprender dos aplicaciones, el resto languidecerán sin ser usadas.

Fuente Única• Gran envergadura de la infraestructura• Costosa de creación, mantenimiento y actualización• Fuerza el modelo transaccional• Complicación en la infraestructura técnica

Usuario

Diferentes aplicacionespara acceder a una misma fuente de

información

Capa intermedia con lógica de negocio

Para solventar este problema las empresas comenzaron a tener toda la información en un sistema central, pero aunque todo es accedido a través de un único interfaz, tiene el problema de comenzar a ser un sistema muy complejo y pesado.

Después de más de una década estos sistemas no han triunfado, el mantenimiento de información se hace complejo, y el mantenimiento es muy costoso y complicado.

Las modificaciones y su uso también son complejos y están preparados para guardar datos y no los archivos y la complejidad de los datos actuales.

La tecnología web aporta una nueva forma de aportar información bajo demanda.

Soporta que haya diferentes proveedores de información, publicadores y gestores, y no requiere la complejidad de los “viejos” sistemas centralizados.

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Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com La información es creada y gestionada por aquellos que la crean, sin tener que depender de programadores para crear datos de entrada y programas de informe. Con los nuevos navegadores, un usuario puede solicitar, ver y aportar información sobre fuentes distribuidas y sistemas diferentes, utilizando un interfaz común sin tener que saber nada de los servidores a los que está accediendo. Este cambio tan simple en la tecnología cambia y revoluciona nuestras infraestructuras de información y por ende cambiará la forma de concebir las organizaciones.

El Cliente UniversalIndependiente de la plataforma

• Intefaz común a la información y aplicaciones• Acceso a información a través de navegador de

fuentes heterogéneas• Permite un desarrollo cliente servidor sin código en

el cliente.

Browser Usuario

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Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com B/ Fortaleciendo al individuo La característica clave de esta tecnología es la facilidad con que la información va del creador al usuario. Si el usuario tiene la facilidad y encuentra fácilmente la información en la Intranet, ya no tendrá que ser enviada “por si acaso”. El manejo de información pasa de ser a través de papel y e-mail, a formularios, informes en pantalla, materiales de formación, y documentos en red en general, todo distribuido de una forma clara y concreta.

Hacer esta labor requiere no sólo una nueva estructura de información sino un cambio en actitud y cultura empresarial.

Los creadores de información deben cambiar la actitud y en vez de distribuidores de información se convierten en publicadores de la misma.

Como usuarios tenemos que pasar a una actitud más proactiva y sabernos proporcionar la información que necesitamos y además requerir la que no está disponible.

C/ Transferencia eficiente de la información Uno de las formas de transferir información más utilizada es la que hemos denominado “por si acaso”. Otra forma de transferir información es a través de la formación y “training”. Esta forma tradicional de enseñar cara a cara, o presencialmente tiende a ser realizada con el concepto de distribución de la información “por si acaso” y además es susceptible de ser información desfasada. El contenido se convierte en una especie de archivador donde ni el estudiante ni el instructor sabe que se necesitará en el día a día de cada uno de los asistentes.

La información puede ser encontrada de forma eficiente y ser asimilada bajo demanda, pero también cambia el modelo de formación y “training”.

El modelo bajo demanda tiene otras ventajas. El modelo tradicional tiene el concepto de ser procesado por “lotes”. Un “lote” o “paquete” de información se crea para ser administrado a través de documentos o a través de formación tradicional. Dado que la información está empaquetada en lotes, cuando una parte cambia normalmente no se actualiza con la suficiente premura.

Según progresa el tiempo la obsolescencia de la información va aumentando. Así algunos materiales son obsoletos y otros nuevos todavía no se incluyen, para solucionar el problema, normalmente hay que rehacer prácticamente todo el documento.

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Dada esta evidente inoperatividad de estos procesos, surgen algunas cuestiones:

¿Puede afrontar la empresa esta sobrecarga de trabajo? (hay que tener en cuenta que hay sectores con una grandísima obsolescencia en la información)

¿Cuanto tiempo pueden ocupar nuestros empleados en formación? ¿Cuánta información puede asimilar un empleado de una sola vez? ¿Se puede hacer una formación presencial ajustada a todos los asistentes para evitar perdidas de tiempo?

Como ya se ha mencionado la tecnología web soporta la creación de información descentralizada, de forma que cada parte puede ser modificada si cambia. Si existe una infraestructura adecuada esta información publicada puede ser accedida donde y cuando se quiera. Esto reduce dos aspectos que hasta ahora eran claras desventajas, el coste de mantenimiento de las fuentes de información (por ineficacia) y la forma más eficaz de asimilación por parte del empleado y la menor necesidad de costes de formación.

No obstante, para llevar todo el sistema con eficacia hay que tener una gran filosofía de empresa que se enmarca en el compromiso de los proveedores de información y la predisposición a una actitud proactiva en su formación al resto de empleados, sino esos contenidos quedarán huérfanos en la infraestructura que hemos creado.

No obstante hay muchas formas para fomentar el desarrollo de estas facetas, aptitudes y actitudes.

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Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com III.1. La infraestructura de Información de una Intranet y sus roles

AutoresAutores

InfraestructuraInfraestructura

Objetivos de NegocioObjetivos de Negocio

AutoresAutoresPublicadores Publicadores

YYAprobadoresAprobadores

UsuariosUsuarios

La clave para entender la infraestructura de información que es una intranet es la definición de los diferentes roles involucrados. En realidad son más roles que puestos, dado que un individuo puede desempeñar más de un rol en su trabajo. Entendiendo las diferencias ayuda al individuo y a la organización a cumplir los requerimientos con éxito.

III.2. Los Roles

A/ Usuarios

Pueden acceder y ver la información. Hay diferentes motivaciones para el usuario y su búsqueda de información, pero lo importante es la relación entre el valor de la información y su esfuerzo en la búsqueda, cuanto más valor tenga y menos esfuerzo exija mayor será la eficacia de este sistema de información.

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Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com B/ Autores

Personas generadoras de información. Tradicionalmente el autor y creador de la estructura de la información ha sido el mismo personaje. Los caminos de acceso a la información solían ser lineales, y toda la información es recogida y distribuida conjuntamente.

Si hace falta crear una nueva “información” muchas veces era más eficiente rehacer la estructura en un nuevo documento pegando las partes de otros documentos.

En el nuevo mundo del hipertexto la parte de estructuración del autor cambia en función de varios factores. El primero es que los hipervínculos permiten al usuario coger y elegir el orden en el cual ellos quieren acceder a la información. La estructura en este caso del autor debe estar dirigida a ayudar a los usuarios a saber cuál es la información más valiosa para su necesidad concreta y no determinar una solución única predeterminada como se hacía anteriormente.

Segundo, cuando la información se referencia o se recombina, el documento original se puede “linkar” mejor que volver a copiarlo de nuevo.

Como en el mundo de las bases de datos, el objetivo es mucho más reutilizar información en vez de mantener copias separadas que tienen que estar constantemente sincronizadas. Esto significa que hay que estar mas concienciado en la generación de una información más estructurada y que se genere en módulos reutilizables, en vez de los tradicionales documentos con estructuras lineales.

C/ Intermediarios

Los intermediarios de información son la llave para encontrar la información. En la mayoría de las empresas, la autoría y la intermediación recaerán en un mismo empleado que gestione estas dos funciones. Esto es así en el mundo del papel y sigue siéndolo en le entorno web mientras la tecnología se está adoptando y evolucionando. Cualquier tecnología que permite la creación prolífica e independiente, y una forma de acceso rápida y fácil acaba generando ciertas ineficiencias para los usuario cuando intentan encontrar información para usos muy específicos. El intermediario de información provee este servicio. El uso del intermediario de información es habitual, una guía de teléfono, un bibliotecario al que preguntamos, etc.

Es el encargado de gestionar información cualificada y precisa, información para empleados, de productos, de mercado, etc.

Muchos puestos son puros intermediarios de información y son éstos, los que más van a estar afectados por las nuevas tecnologías. Las pueden utilizar para buscar y mostrar información en pantalla. Pueden utilizar la tecnología para mostrar sus resultados y ponerlos a disposición de otros implicados. Pero el cambio más importante es cambiar el concepto de distribuir contenidos “preempaquetados” a señalar caminos hacia las informaciones almacenadas. Esta es una distinción importante, puesto que cambia la forma de distribuir y enfocar la información.

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Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com En el sistema tradicional la información puede ser un documento en papel con 500 páginas o en un fichero word, en las nuevas tecnologías, puede ser una relación de links. De esta forma el creador de la información se dedicaba a hacer un corta y pega de documentos anteriores y con las nuevas tecnologías lo primero que se tiene que plantear es las verdaderas necesidades del usuario y estructurar la información de forma que les den las mejores respuestas a sus demandas.

D/ Autores

Hacen que la información esté disponible. Las organizaciones necesitan gestionar el contenido de información, coordinarlo, y comunicarlo de una forma eficiente. Ciertos tipos de información tienen una gran obsolescencia, otras requieren aprobación y validaciones.

Los publicadores necesitan una estructura que les permita manejar la información de la que son responsables eficientemente.

III.3. Descripción de la operativa y los roles

El diagrama nos da una visión general de los componentes o roles de una intranet, el tejado son los objetivos de la empresa, que provee la razón para crear la estructura de Intranet. En la base está la estructura tecnológica que provee las base para almacenamiento, desarrollo, gestión, acceso y publicación de la información. Consiste del hardware, software, redes, protocolos y estándares requeridos para implementar la Intranet.

En la zona intermedia tres columnas proveen el soporte para los objetivos del negocio. Incluyen la autoría, publicación y la intermediación y la adicional función de la aprobación del contenido que genera la publicación de lo que sería la información “oficial”. La aprobación de ciertos contenidos es importante para coordinar y ser eficaces y eficientes y así proteger la empresa y sus empleados de inconsistencia en la información.

Y entre todos los elementos lógicamente se sitúan los usuarios de la información, que como hemos dicho son roles que aparecen en muchos casos repetidos en una misma persona.

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IV.1. Los Factores de Rentabilización

Al principio con todo el “boom” de internet, se empezó a idealizar las intranets.

No se escapa a nadie que haya utilizado esta tecnología que las posibilidades que tiene son tremendas como herramienta de comunicación, colaboración y de conocimiento y que va a crear nuevas formas de hacer y gestionar negocios.

No obstante hay reticentes y escépticos respecto a las bonanzas de esta nueva filosofía de la empresa.

Pero muchas veces lo que preocupa es lo tangible de estos beneficios, sobretodo para los “escépticos” de las nuevas tecnologías.

Las factores de rentabilización son:

Los son reducción de costes Incremento de productividad Ganancias en ventajas competitivas.

A/ Reducción de costes

La mayoría de las organizaciones se están esforzando en reducir costes para sobrevivir a la creciente competencia y globalización del mercado.

Muchas veces la razón principal de una intranet ha sido el decrecer en los costes de producción accediendo y distribuyendo información dentro de la empresa.

Los analistas han llegado a la conclusión que el 18% del material corporativo impreso queda obsoleto en 30 días. Documentos que se imprimen y se envían, como teléfonos de la empresa, políticas y manuales internos, material de marketing, se pueden poner en una Intranet y actualizarse por un mínimo coste frente a reimprimir de nuevo todo. No sólo es la publicación en lo que se ahorra sino sobre todo en las actualizaciones de la información.

Las Intranets también permiten distribuir de forma económica y rápida cualquier información dentro de la empresa. Y no sólo empleados, pensemos en prescriptores, canal de distribución, etc.

El acceso rápido a la información es otro factor de reducción de costes. Si pensamos en la reducción de costes de una empresa de 1000 empleados que ahorra una medía de 10 minutos al día en la localización de la información desde que tiene una Intranet, la cosa se ve más clara y la reducción es aun mayor que en el tema de la publicación de materiales.

Y más importante aún, es el acceso a una información de valor añadido que mejore la gestión con todos los relacionados con la actividad de la empresa, y así se mejore

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Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com gestión de proveedores (con su posible reducción de costes), se mejore la gestión de compras y se reduzca su montante, y en definitiva se tenga a un solo clic toda la información valiosa que pueda ahorrar costes a la empresa directa e indirectamente.

B/ Incremento de productividad

Este incremento viene de una mayor rapidez y facilidad de acceso e intercambio de información. También existe una mayor flexibilidad en el tiempo para distribuir la información. Por ejemplo, si ponemos materiales de formación en la intranet, los empleados se pueden administrar el tiempo de esta formación cuando quieran.

Por otro lado, el entorno “amigable” de una Intranet, el trabajo en colaboración, la posibilidad de minimizar reuniones improductivas, la mejora en coordinación de proyectos, de mejora de gestión de materiales, etc. Son motivos cruciales para una mejora en la productividad de la empresa.

C/ Ventajas competitivas

La mezcla de reducción de costes e incremento de productividad ya son motivos de mejora a nivel competitivo. Pero además, al crear una Intranet, deberíamos tener como objetivo final la mejora a todos los niveles, no sólo internamente, sino también a través de la extranet con otros roles de nuestra actividad. La Intranet también es la base en la que se sustenta una estrategia competitiva y personalizada en Internet. Y por último también tiene que se la base de mejora de servicio, de calidad, de procedimientos, y en resumen un hervidero de creación de valor para la nueva empresa.

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Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com IV.2. Conclusiones

Para resumir las capacidades y necesidades de una Intranet tenemos este esquema, en donde podemos ver en una simple vista que donde antes se situaban compartimentos estancos que escasamente compartían información, y cuando se hacía se realizaba de una forma poco eficiente ahora se desarrolla una puesta en común y a la vez se generan centros de decisión “independientes” pero que sí están coordinados a través de medios electrónicos lo que evita descoordinación en las acciones, pero el reto para esta finalidad de una Intranet es grande. Por esta razón hay que cuidar al máximo la implantación de la misma.

Desde empresas pequeñas hasta grandes multinacionales, se está demostrando que una intranet genera un gran retorno sobre la inversión. No obstante, las reacciones de muchas personas son escépticas, ellos saben que muchas veces las nuevas tecnologías cuestan mucho y aportan menos que lo prometido.

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Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com Si su Intranet todavía está en la fase de propuesta, o si está analizando expandir su pequeña intranet, aquí le sugerimos algunas estrategias para dar respuesta a este escepticismo.

1. Haga una prueba piloto con una parte pequeña de su empresa antes de generalizarla. Esto le permitirá testar las mejores tecnologías, analizar los verdaderos costes de mantener esta infraestructura, y tener un escenario más realista de lo que cuesta y aporta esta infraestructura.

2. Investigue los costes involucrados en unos cuantos comunicados que se realicen internamente y haga otros experimentos para cuantificar costes y ahorros de comunicar a través de la intranet. También puede hacerlo con la actualización y revisión de documentos y sus costes tradicionales y a través de la Intranet.

3. Enfóquese en la intranet que pueda tener tangibilidad en sus beneficios así como en la reducción de costes. Obviamente se verá mejor estas virtudes si nos planteamos una intranet para mejorar la productividad y eficacia de nuestro equipo de ventas que si lo hacemos para publicar el manual del empleado en la misma.

Y por último no pensemos que la intranet es simplemente una reducción de costes, es un cambio de filosofía, de colaboración, de secuencia de trabajo, y probablemente el camino más seguro para asegurar la competitividad de su empresa en un entorno cada vez más competitivo, ágil y flexible, y a esto solo una tecnología da respuesta, la digitalización de la empresa a través de una INTRANET.

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Para cumplir las necesidades de una Intranet, se han creado muchos sistemas muy complejos que combinan los fundamentos de ingeniería del software con la nueva tecnología web para aportar robustez, escalabilidad, y sistemas de altas prestaciones. Estos sistemas suelen utilizar sistemas de tres niveles, como los habituales sistemas de tres capas de las aplicaciones tradicionales, el primer nivel suele ser habitualmente una base de datos. El nivel intermedio contiene un servidor web y la lógica de negocio, la última capa es el navegador del usuario como si fuera un ‘host’ para el interfaz de usuario. Ahora vamos a ver esto en más detalle.

Base De Datos

Primera Capa

Servidor Web

Segunda Capa

Lógica de Negocio

Navegador UsuarioTercera Capa

Sistema de 3 capas para Intranet

V.1. La tercera capa: el navegador como interfaz de usuario

Se puede considerar el navegador como la terminal inteligente. El principal cometido del navegador es mostrar datos y recogerlos, el navegador en sí no conoce nada de lo que está mostrando a nivel de lógica de negocio, simplemente muestra el texto y el formato que nosotros le estamos indicando. No obstante si se utilizan lenguajes de ‘scripting’ a nivel de navegador para realizar ciertos eventos en el mismo y controlar los datos de entrada en formularios. El desarrollador de esta forma puede mostrar presentaciones muy sofisticadas,

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Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com mecanismos de navegación con lo que hace parecer la aplicación como un entorno gráfico muy adecuado para el usuario. Para facilitar el uso de esta aplicación se tiene que cuidar al máximo la usabilidad y amigabilidad de este interfaz, para que el usuario lo perciba como intuitivo. Preguntas que nos debemos hacer respecto a los usuarios:

¿Nivel de experiencia con ordenadores? ¿Qué nivel de formación van a recibir? ¿Con que frecuencia y duración van a utilizar la aplicación? ¿Qué niveles de navegación son necesarios por cada perfil de usuario?

Si queremos aplicarlo correctamente también deberemos analizar cuidadosamente los supuestos escenarios del negocio. El diseñador debe saber la frecuencia y el uso más frecuente de determinadas áreas para poner su acceso, y su uso lo más simple y accesible posible. También hay que tener en cuenta que aunque las nuevas tecnologías hacen que cada vez más las páginas web tengan funcionalidades cercanas a aplicaciones tipo Windows, todavía que mucho camino por andar. No obstante este es uno de los retos y trabajos del diseñador y desarrollador, el reto de crear entornos con una gran usabilidad teniendo en cuenta las posibilidades que nos brinda esta tecnología y por supuesto, siempre que esté en presupuesto prefijado y en el calendario comprometido.

Lógica de NegocioLógica de Negocio

Interfaz de UsuarioInterfaz de Usuario

Usuario NavegadorUsuario NavegadorUsuario Navegador

El termino usuario de bajos recursos se aplica con frecuencia a los usuarios a través del navegador, ya que normalmente involucran un uso mínimo de la lógica de negocio

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Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com en el PC. Por otro lado están los usuarios de recursos altos, que son aquellos que tienen en su PC lógica de negocio, serían las “clásicas aplicaciones”. No obstante, aunque el navegador esté libre de la lógica del negocio, no se debe subestimar los requerimientos de los usuarios a través del mismo, tanto en tamaño como en su desarrollo. Los navegadores actuales requieren más o menos 100 mega bites de espacio en disco. También consumen gran cantidad de memoria, CPU, y escrituras y lecturas sobre el disco duro, con lo que sus exigencias no son pocas. Cuando los desarrollos para el web se optimizan y se realiza una usabilidad adecuada, el ahorro en tiempo y recursos es muy significativo por lo que se debe cuidar al máximo. Por lo tanto, debido a que el uso de este sistema ocupa bastantes recursos, se debe tener en cuenta la inversión en ordenadores con potencia suficiente. El browser o navegador para localizar la aplicación utilizará las famosas URL (uniform resource locator), que pedirá la página al servidor web. Las URL’s se componen de 4 partes, separadas por puntos. Por ejemplo www.marketinet.com/default.html http: nombre del protocolo que le dice al navegador como tratar el archivo pedido, en este caso, el protocolo http, hipertext transfer protocol. WWW: indica su localización, en este caso en el World Wide Web marketinet: nombre de la compañía del website, en este caso [ MarketiNet ]. .com : indica el tipo de organización, en este caso comercial. Otros sufijos, son .edu para educación, .org para organizaciones no comerciales, y .net originariamente para compañías proveedoras de servicios para la red. Default: en este caso es el nombre de la página que estamos pidiendo que es un fichero que puede tener diferentes extensiones y que contiene el código y el texto de la página. .html : es el tipo de página, html o htm indica que es una página con código html (hipertext markup language), que básicamente es un lenguaje de etiquetas y que se utiliza para dar formato a lo que vamos a mostrar. La red utilizará esta dirección URL para encontrar el servidor web, si el nombre de la página se ha omitido y se ha escrito por ejemplo, www.marketinet.com, el servidor web devolverá la página por defecto, las páginas por defecto de un website suelen ser index.html, index.htm, default.asp, default.php, etc.

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http://www.optimadevelopers.com/


Interfaz de Usuario

Lógica de Negocio

Interfaz de Usuario

Lógica de Negocio

Usuario de “aplicación”Usuario de “aplicación”Usuario de “aplicación”

Si utilizamos url´s unas páginas suelen referenciar a otras. Estas referencias o links, forman la navegación dentro de la aplicación. Los links a otras páginas pueden estar en objetos de navegación, como pueden ser los botones, dando a la aplicación un aspecto de interfaz gráfico. Debido a que la mayoría de los usuarios están familiarizados con el entorno Windows, esta técnica de usar una apariencia gráfica en la web tipo Windows, es lo más adecuado. Un ejemplo de código html, sería el siguiente: <html> <head> <title>Aquí iría el título de la página</title> </head> <body> <h1>Cabecera</h1> <p>Este sería un texto normal, y <b>este uno en negrita</b></p> <p>Este sería un nuevo párrafo</p> </body> </html>

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Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com Como se ve el lenguaje está sobre todo dirigido a dar formato, y para ello utiliza lo que se denomina una sintaxis de etiquetas Junto con el html, la mayoría de los navegadores son capaces de incluir otros controles, botones, cuadros combinados, listas desplegables, ... Dentro del lenguaje html se puede incluir códigos de script que se ejecutarán en función de eventos de carga de página o bien del usuario, eventos de clic, al presionar teclas, pasar el puntero por algún objeto,... El lenguaje más extendido para interactuar con el navegante es javascript, aunque las nuevas tecnologías de Microsoft con asp.net también permiten interactuar con grandes posibilidades. Los lenguajes de script se utilizan como ya hemos comentado para interactuar con el usuario, y también permiten generar gráficos, tablas, y ordenar o filtrar datos, todo esto sin tener que intercambiar información con el servidor. V.2. Capa intermedia: el servidor web y la lógica de negocio

La capa intermedia como ya sabrá se compone de el servidor web y la lógica de negocio. El servido web es un aplicación que gestiona las peticiones de los navegadores. El servidor web descarga la página al navegador a través de las redes. Las páginas que envíe pueden ser estáticas, por lo que el servidor la enviará tal cual, o bien las denominadas “dinámicas”, donde se usa la lógica de negocio para mostrar los datos en función de ciertos criterios o variables recogidas. Si nuestra Intranet es de acceso público en Internet, deberemos solicitar los datos de registro para que el usuario pueda acceder a la zona. Para esta autenticación se utiliza la capa intermedia e inferior, el usuario introduce los datos en el navegador (normalmente un usuario y contraseña), y al solicitar sus datos se recogen a nivel de servidor web y a través de código de servidor se autentifica, normalmente en los registros de una base de datos. Una vez dado el visto bueno al acceso se inicia una sesión validada, cada sesión tiene un código único de sesión que hace que el servidor web identifique la máquina como la que está validada, es lo que se denomina una cookie de sesión, y que estará en nuestro PC mientras dure la sesión. Cuando un usuario se ha validado una técnica que se utiliza para no sobrecargar la segunda capa y las transacciones con la base de datos es grabarle los datos más requeridos en las denominadas variables de sesión, por ejemplo, de un usuario de Intranet: nombre, apellido1, apellido2, nif, nivel jerarquico, nivel de acceso, y salario.

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Nombre: PepeApellido1: PérezApellido2:GómezNIF:9082399-MNivelAcceso: 2

Nombre: SantiagoApellido1: GarcíaApellido2:PérezNIF:8082343-VNivelAcceso: 3

Servidor WebServidor Web

La Sesión en un Servidor WebLa Sesión en un Servidor Web

De esta forma podemos evitar consultas posteriores a cada uno de estos datos cada vez que los requiere. El servidor web puede utilizar varios métodos para acceder a la lógica de negocio y mostrar los datos en una página web. Algunos fabricantes, permiten la introducción de código a nivel de servidor de manera que este código se ejecuta en el mismo, y luego lanza la información al usuario, se utilizan lenguajes como asp, jsp, php, etc. El código se ejecuta a nivel de servidor web, recoge los datos de la BBDD a través de la lógica de negocio y genera la página a mostrar, entonces el usuario la ve a través del navegador. Una tecnología que surgió en 1998, XML Extensible Markup Language, está creciendo enormemente, porque consigue la tan buscada “estandarización” de los datos para su intercambio sin ningún tipo de limitaciones.

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Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com XML permite generar nuevas etiquetas, estructuras de datos, etc. Y no como html que es un lenguaje “fijo”. XML es una herramienta muy poderosa para el intercambio de datos entre el servidor web y el navegador y está creciendo su utilización. El servidor web puede usar XML para proveer datos como una serie de etiquetas y valores, como se muestra en este ejemplo:

Usando XML para aportar los datos de esta manera, en combinación con script de cliente, significa que los datos sólo se envían una vez al cliente, y éste puede tener disponible varias vistas de los datos usando “ordenados” y filtros. La mayoría de los navegadores actuales ya pueden interpretar y mostrar datos XML. V.3. La capa inferior: el servidor de bases de datos

En este nivel se guardan todos los datos, que utilizaremos para mostrar, perfilar, y donde guardaremos los nuevos datos y modificaciones. Las bases más extendidas son las bases de datos relacionales, estas bases de datos se componen de tablas y éstas a su vez en campos. Cada línea que guardemos en esta tabla se denomina un registro.

Cada tabla debe tener un código único, este puede ser un simple número, una identificación única personal, como puede ser un NIF o bien una clave compuesta, como puede ser Alumno+Curso.

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Para realizar un esquema relacional, hay que estudiar la gestión del negocio o institución y sus actividades para representarlas en un esquema relacional, por ejemplo, una fábrica de tornillos: proveedores, almacén, productos, clientes, etc. Después, una vez definidos todos los elementos que componen nuestra actividad se normaliza la estructura para que los datos se guarden de una forma coherente. Por ejemplo, si un cliente hace muchos pedidos, no es razonable que guardemos un registro cada vez repitiendo los datos del cliente, el pedido y los productos que pide, sino que lo normal será generar una tabla de pedidos que a su vez tenga otra de detalle de pedido, en la primera se guardan los datos de fecha de pedido, clave del cliente, y número de pedido, y en detalle de pedido se guardaría la clave del producto, unidades, precio(si puede variar), etc. De esta forma no generaremos información redundante y así siempre tendremos sólo una ficha por cada cliente y por cada producto. El lenguaje más extendido para comunicarse con las bases de datos, es el lenguaje SQL (structured query language), un lenguaje “semi estándar” que sirve para comunicarse con las mismas, así “select * from clientes” significa lo mismo para una base de datos oracle, que sql server, access o mysql, y es seleccióname todas las filas con todos sus campos de la tabla clientes. Muchas aplicaciones de Intranet usan monitores de transacciones para administrar los accesos a la base de datos, mejorar el funcionamiento y la escalabilidad. Mediante este sistema los usuarios pueden requerir datos de un servidor aunque no sepan donde está, ya que el monitor genera una transparencia total de la información y localización. Para gestionar adecuadamente la información se pueden tener varios servidores con las mismas características y servicios, pero a través de un “cola” gestionada por el monitor de transacciones. La petición del usuario se coloca en cola, y el monitor de

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Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com transacciones dirige la petición al primer servidor disponible. Según el número de requerimientos, el responsable de sistemas puede habilitar más servidores o desconectarlos.

El monitor de transaccionesEl monitor de transacciones

Servidores de

Colas

Servidores

Monitor de TransaccionesMonitor de Transacciones

Procesosde

Usuario

La programación orientada a objetos El nuevo paradigma de programación es la llamada OOP(object oriented programming), desde los antiguos lenguajes que están incorporando nuevas posibilidades de orientación a objetos hasta los nuevos que casi en su totalidad están orientados a este paradigma, como son java, C#, etc. La orientación a objetos nace con la finalidad de gestionar la mayor complejidad de los desarrollos en las empresas, que han pasado de ser desarrollos para un solo ordenador a desarrollos que van a ser la columna vertebral o el sistema nervioso de toda la empresa. Por otro lado, permite la reutilización del código generado para gestionar la lógica de negocio. Para desarrollar en objetos es necesaria una gran cantidad de análisis para generar los objetos adecuados que definan correctamente la empresa, negocio o institución: empleados, clientes, facturas, cobros, productos, etc.

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Fundamentos de Intranet. © 2002. www.marketinet.com Por cada objeto a su vez el analista programador se debe preguntar, qué debe conocer, que atributos debe tener, qué debe hacer.... El objetivo del análisis es conseguir una abstracción de la gestión para poder modelar de forma óptima la solución. De esta forma se podrá entender, mantener y extender mucho más fácilmente el sistema. Otra ventaja de este paradigma es la encapsulación, una vez desarrollado el modelo el programador sólo debe recordar que por ejemplo la persona habla pero no cómo lo hace, así le dirá persona.habla(“Hola”) y la persona dirá ¡Hola!. Esto permite que desarrolladores menos experimentados, una vez se hayan generado los objetos correctamente puedan mantener y desarrollar el sistema fácilmente. Otras dos características son la herencia y el polimorfismo, son dos de sus grandes ventajas, la herencia permite que un objeto herede de uno superior, es decir, si los mamíferos en general comen, yo puedo generar un objeto mamífero que siempre coma, y si creo un nuevo objeto que es ratón, heredera comer de mamífero, y si es un elefante, igual, así no tengo que volver a programar lo ya programado. El polimorfismo, siguiendo con el ejemplo, es que un mismo método puede utilizarlo diferentes objetos, por ejemplo en el caso de los mamíferos, existe el método “hablar”, si lo hace un gato, será gato.habla(“miau”), si lo hace un perro será perro.habla(“guau”), y así sucesivamente, es decir, puede adoptar diferentes formas. Normalmente una vez que se generan estos objetos, se utilizan como capa intermedia y manejan la lógica del negocio.

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folleto intranet

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