ingesit prensentación e factura edatalia
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Facturación electrónica
edatalia data solutions, slc/ San Marcial 50, 4º D 20009 San Sebastián
Tfno: 943 440 710 - www.edatalia.com
Si desea mayor información
Pedro Bastarrica Escala
pedro.bastarrica@edatalia.com
Introducción
– La factura electrónica es un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel
– La factura electrónica consiste en un fichero • con el contenido exigido por Ley a cualquier factura, • que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos • y que posee unas características que aseguren la autenticidad del origen y la
integridad del contenido.
Definiciones de factura electrónica (fuente AEAT)
Existen diferentes terminologías: factura electrónica, factura digital, factura telemática, …
…según la AEAT una factura puede ser:En papelEn electrónico
Facturación Electrónica
Proveedor
Facturación Convencional
Facturación Convencional eFactura
Sist.Gestión
Proveedor
Cliente(Receptor)
Factura en Papel
Correo Postal
Archivo en Papel
Archivo en Papel
Sist.Gestión
Cliente(Receptor)
Factura Electrónica
Archivo Fichero
ArchivoFichero
El proceso de factura electrónica es exactamente el mismo que el de factura convencional.
Simplemente eliminamos en papel. Mantenemos la factura mediante un archivo electrónico.
A partir de los datos de facturación, se imprime un papel que se hace llegar al Cliente.
En ocasiones se generan varias copias (Administración, Agente comercial, Cliente…)
Con el correo postal podemos perder el control de la situación exacta de la factura.
Antes de imprimir la factura, habitualmente se genera un fichero electrónico (word, excel, pdf, o ficheros de texto sin formato)
Este mismo fichero ya puede ser una factura electrónica si la firmamos electrónicamente y la ponemos a disposición del Cliente.
¡No es necesario mantener copia en papel si aplicamos la FIRMA ELECTRONICA!
Facturación electrónica
Resulta aplicable a todas las formas y modalidades de facturación– Facturas tradicionales, Recapitulativas, Rectificativas, Duplicados, Documentos
sustitutivos, etc.
Mismos requisitos y formalidades: Contenidos, plazos remisión, etc.
Principios de facturación electrónica
Facturación electrónica
La factura electrónica se debe confeccionar con mecanismos que garanticen dos principios básicos:
– Autenticidad del origen.– Integridad de su contenido.
Los modos de firma más habituales son “Attached” y “Detached”– Ambos son válidos en procesos de facturación electrónica
Autenticidaden Origen
Firma Electrónica
Confidencialidad
No Repudio
Integridadde contenido
Principios de facturación electrónica
La firma electrónica de documentos ofrece componentes de seguridad adicional
FirmaFirma
AttachedLa firma se “integra” en el documento firmado
DetachedLa firma queda separada del documento firmado
Autoridades de Certificación Reconocidas
Hasta hace poco, la AEAT sólo reconocía certificados de FNMT.
Actualmente, la propia AEAT reconoce otros certificados recogidos en su página web, siendo todos ellos admisibles para la firma electrónica de facturas:
CamerFirma: Autoridad de Certificación de las Cámaras de ComercioCerEs (Certificación Española): FNMT- Fabrica Nacional de la Moneda y TimbreIzenpeCatCertGeneralitat Valenciana
Tipos de Certificados
Personal: el Titular siempre será una persona física (por ejemplo, el DNI electrónico)
De Persona Jurídica: Similar a un “sello de empresa”De pertenencia a empresa: Persona Física con Atributos de Persona Jurídica
–Contiene información sobre el Titular (DNI) como de la Empresa (CIF)–Puede contener información sobre el cargo, unidad organizativa…–Tanto la Persona Física como la Empresa podrán revocar el certificado
Específico para facturación electrónica
Certificados Electrónicos
Autoridades de Certificación Autonómicas
Principios de facturación electrónica
Neutralidad Tecnológica: las facturas y documentos sustitutivos…
– Pueden emitirse en cualquier formato
(.pdf, .doc, .xls, .html, .xml, edifact, …), aunque lo recomendable es utilizar un
formato de fichero estándar y de uso extendido
– Deben gestionarse en el formato original
Junto con datos asociados y mecanismos de verificación de firma.
Consentimiento del destinatario
– Según apunta la normativa de la AEAT: El consentimiento podrá formularse por
cualquier medio, verbal o escrito.. o por silencio si no remite una comunicación
negativa a las pretensiones del expedidor en el plazo de 15 días
– Debemos facilitar al Cliente las herramientas necesarias para visualizar la
factura y para validar que la firma electrónica es válida
No es necesario mantener copia en papel!!
Facturación electrónica
Proveedor(Emisor)
Factura Firmada Electrónicamente
Archivo en Formato Electrónico
Cliente(Receptor)
Archivo en Electrónico
Sist.Gestión
Cliente(Receptor)
Sist.Gestión
Archivo en Papel
Coexistencia de Procesos
La implantación del proceso de facturación electrónica puede ser gradual, de forma que coexiste con el de facturación en papel.
– A algunos clientes se envía factura electrónica, y a otros factura en papel
Proceso de facturación convencional
Cliente Recepción Archivo Envío Postal
Sellado Ensobrado Plegado ImpresiónGeneración
Cliente Recepción Archivo Envío Postal
Sellado Ensobrado Plegado ImpresiónGeneración
Facturación electrónica
Generación ClienteEnvío
Nos proporciona muchas posibilidades de automatización
Facturación electrónica ≠ Automatización: En función de la repetitividad de las tareas y para optimizar el rendimiento, las soluciones se orientan a la automatización.
Firma Archivo
Desde cualquier aplicación de la empresa
e-MailOtros medios
Usuario reconocido, con certificado digital.
En soporte electrónico
Recibe la factura en décimas de segundo
Proceso seguro
Proceso de facturación electrónica
Beneficios
En términos genéricos, se pueden agrupar en las siguientes áreas y afectan tanto al emisor como al receptor de las mismas:
Agiliza el proceso de pago, reduciendo el periodo de maduración financiera. Permite integración en los sistemas de información. Fidelización de Clientes. Mejora la trazabilidad de las facturas, reduciendo la posibilidad de fraude. Acelera el proceso de aprobación y gestión de discrepancias.
Eficiencia en losProcesos
Accesos simultáneos a las facturas, desde distintos puntos geográficos. Facilita los procesos de auditoría, reporting y control de gestión.
Mejora del Controly visibilidad
Garantiza la autenticidad en el origen. Confidencialidad Control de modificaciones indeseadas. Plena validez legal.
Seguridad
Eliminación de la impresión, plegado, ensobrado, sellado y franqueo. Reduce la intervención manual, minimizando errores y excepciones. Disminución de lugares físicos de almacenaje.
Reducción Costes
Sostenibilidad medioambiental y Responsabilidad Social CorporativaAplicación de soluciones TIC’s para la gestión empresarialIntegración del work-flow de negocio con Proveedores y Clientes
Imagen de Empresa
La factura convencional y la electrónica tienen exactamente el mismo aspecto.– Resulta aplicable a todas las formas y modalidades de facturación (Facturas
tradicionales, Rectificativas, Duplicados, Documentos sustitutivos, etc.)– Debe cumplir los mismos requisitos y formalidades: Contenidos, plazos remisión, etc.
La representación de la firma se puede mantener oculta, o visualizar de diferentes maneras
Representación de la Firma
Factura Convencional Factura Electrónica
Prácticas erróneas
Algunas prácticas de facturación electrónica no cumplen con los requisitos exigidos por la Administración tributaria:
Utilización del e-mail para el envío de facturas tradicionales (sin firma electrónica) y posterior impresión por el receptor.
Software de facturación que no reúne los requisitos exigidos a la e-facturación.
Empresas suministradoras de servicios en cuyas Webs ofrecen la descarga y custodia de e-facturas que no cumplen con los requisitos.
www.edatalia.com
edatalia data solutions, s.l.Tlf : 943 440 710
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