gestion de comunicacion
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UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Católica de Loja
PROYECTO “SYLLABUS”
< Gestión de Comunicaciones>
Integrantes
Natalia Ludeña.Andrea Novillo. Irina Veintimilla.Cindy Celi.Santiago Suarez.
Objetivos
Establecer los canales de comunicación más sencillos y a la vez que sean eficaces. Deberán establecerse teniendo como meta que la comunicación sea clara en sus contenidos, completa (todos los que tienen que estar enterados lo estarán), lo más automática, rápida y segura posible.
Objetivos
La comunicación debe fluir en todos los sentidos: entre el equipo del proyecto y el jefe de proyecto, entre el jefe de proyecto y el usuario, entre el cliente y el gerente y en general entre todos los participantes.
Diseñar los circuitos de comunicación.
Objetivos
Realizar reuniones de seguimiento.
Definir una comunicación correcta, teniendo en cuenta la distribución geográfica de los diferentes equipos que están trabajando en el proyecto.
Entregables
Plan de Entrevistas (Preguntas).
Entrevistas con los Interesados (Fechas).
Plantillas con el contenido de las Entrevistas.
Informe del Avance del Proyecto o Proceso.
Gestión de Comunicaciones
En la definición del plan de comunicación se sientan las bases sobre las que se va a apoyar una actividad que está presente en el resto de actividades del proyecto, la comunicación.
Gestión de Comunicaciones
Procesos:
Planificación de las Comunicaciones.Distribución de la Información. Informar el Rendimiento.Gestionar a los Interesados.
Gestión de Comunicaciones
Gestión de Comunicaciones: ¿Cuáles son los involucrados?: todos los
que intervienen en el desarrollo y gestión del proyecto, los principales.
¿Cómo se distribuye la información?: Sabiendo cuáles son los involucrados, debemos encontrar y definir el camino de la distribución de la comunicación.
Desarrollar cada proceso de Gestión de Comunicaciones
Gestión de Comunicaciones
Plan de Gestión de las Comunicaciones: Este documento puede contener los siguientes elementos:
tipoelemento de comunicaciones finalidad o motivo fecha inicio/finemisor-receptor
Gestión de Comunicaciones
medio frecuencia formatocontenidonivel de detallemétodo de actualizaciónestadoglosario de términos
Gestión de Comunicaciones
METODOLOGÍAS DEL PLAN DE COMUNICACIONES:
Comunicación ascendente: Esta comunicación fluye desde los subordinados .
o Comunicación cruzada: La comunicación cruzada incluye el flujo horizontal de información entre personas de niveles organizativos iguales o similares.
Comunicación descendente: Este tipo de comunicación fluye de las personas situadas en los niveles más altos de la jerarquía organizativa
Gestión de Comunicaciones
Auditoria de Comunicación InternaAnálisis de los canales de comunicación
existentes y propuestas de mejoraSugerencias sobre nuevos canalesValoración sobre el papel de los
responsables y directivos en la comunicación
interna; informe de recomendaciones para la mejora de sus competencias.
Gestión de Comunicaciones
Documento de mejora: Documento que contiene la información relativa de cómo mejorar mi servicio en una entidad.
Indicador: Según la norma UNE 66.175 (2003): “Dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso o de una actividad.”
Gestión de Comunicaciónes
Gestión de Comunicaciones
HERRAMIENTAS DE PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIÓN:
Carta al Personal: Las cartas deben ser breves y legibles. Se utilizan para difundir
información importante tales como resultados, cambios en la organización, etc. Su ventaja radica en la rapidez de su llegada y el impacto que provoca el remitente.
Gestión de Comunicaciones
Carteleras: Este ancestral pero efectivo medio de comunicación se debe colocar en un lugar de tránsito seguro del personal. Puede contener información general, normativas institucionales e informaciones que intercambia el personal
Gestión de ComunicacionesCuadernillo de Bienvenida:
Cualquier persona que ingresa a una Institución nueva
necesita saber a dónde se ha incorporado. Para ello se diseña este material que
tentativamente puede incluir: una síntesis histórica, las normas internas, su
organigrama, sus integrantes, etc.
Gestión de Comunicaciones
Manuales de estilo: Son guías sistematizadas de procedimientos institucionales que reúnen la información técnica, organizativa, histórica, etc. Ayudan a organizar y coordinar las actividades.
Gestión de Comunicaciones
Publicación Institucional: Una revista interna informa, motiva y cohesiona al personal.
Su importancia es que en ella confluyen informaciones de diferentes áreas. Así, se
produce una comunicación ascendente, descendente y lateral.
Gestión de ComunicacionesLínea abierta o Línea directa: Es una
línea telefónica donde todos pueden llamar y
dejar sus preguntas, sugerencias, temores, etc., en un contestador. Pueden utilizarlo
todos los integrantes de la organización y es obligatorio que, junto al mensaje, dejen su
nombre y Servicio. Los mensajes serán revisados por el responsable y cuanto antes
deben ser contestados.
Gestión de Comunicaciones
Buzón de Quejas y sugerencias: Permiten que todos los integrantes de la
organización se expresen con libertad y puedan transmitir a los niveles superiores de la organización sus inquietudes y expectativas. No deben tenerse en cuenta los mensajes anónimos.
Gestión de Comunicaciones
Listas de distribución y foros de discusión por internet: pueden servir para motivar
a los integrantes de las mismas en el uso de estas herramientas y estimular su
pertenencia. Los temas pertinentes serían institucionales
Gestión de Comunicaciones
El informe de rendimiento comprende: Este documento puede ser un checklist, en donde se tomarán en cuenta puntos a evaluar. Este informe también puede derivarse en Informes de revisión: de frecuencia y de niveles.
porcentaje de las actividades tabulares análisis de hojas de cálculo gráficos, entre otros
Gestión de Comunicaciones
Recolección y compilación:
sistemas manuales de archivobases de datos electrónicas, entre
otros.
Gestión de ComunicacionesTipo de comunicación:
descendente, ascendente, horizontal, formal e informal.Herramientas de gestión:
cartas, carteleras, manuales, folletos, reuniones, e-mail, portales,
Indicadores: para la medición en el rendimiento.
Gestión de Comunicaciones
Gracias por su
Atención¡
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