GestiGestin de los Equipos y las n de los Equipos y las Comunicaciones del ProyectoComunicaciones del Proyecto

-- Parte 1 Parte 1 --

PMBOK

Projec

t

Manag

ement

Institu

te

PresentaciPresentacinn

Fabio MuFabio Muoz Jimoz JimneznezMScMSc -- MBA MBA -- PMPPMP

Jefe Sistemas de InformaciJefe Sistemas de InformacinnDepartamento TecnologDepartamento Tecnologa de Informacia de InformacinnPoder Judicial de Costa RicaPoder Judicial de Costa Ricafmunoz@poderfmunoz@poder--judicial.go.crjudicial.go.crfmunozj05fmunozj05@yahoo.com.mx@yahoo.com.mx

Este proyecto es muy importante, pero no tiene presupuesto, ni plan, ni guas, ni personal . . . Y debe estar listo para maana por la maana ... Finalmente, aqu est tu oportunidad de impresionar realmente a todos.

PMBOK

Projec

t

Manag

ement

Institu

te

Cinco (5) GRUPOS DE PROCESOSCinco (5) GRUPOS DE PROCESOS

Nueve (9) Nueve (9)

REAS DE CONOCIMIENTOREAS DE CONOCIMIENTO

Cuarenta y cuatro (44)Cuarenta y cuatro (44)

PROCESOSPROCESOS

PROCESOS DE SEGUIMIENTO

Y CONTROL

PROCESOS DE SEGUIMIENTO

Y CONTROL

PROCESOS DE

EJECUCIN

PROCESOS DE

EJECUCIN

PROCESOS DE

CIERRE

PROCESOS DE

CIERRE

PROCESOS DE

PLANIFICACIN

PROCESOS DE

PLANIFICACIN

PROCESOS DE

INICIACIN

PROCESOS DE

INICIACIN

ENLACESENLACES ENTRE GRUPOS DE PROCESOS EN UNA FASEENTRE GRUPOS DE PROCESOS EN UNA FASE

Las flechas representanflujo de informacin.

4.1 Desarrollo del Plan4.1 Desarrollo del Plandel Proyectodel Proyecto

4.2 Ejecuci4.2 Ejecucin del Plan del n del Plan del ProyectoProyecto

4.3 Control Integrado de 4.3 Control Integrado de CambiosCambios

5.1 Iniciaci5.1 Iniciacin n 5.2 Planificaci5.2 Planificacin Alcancen Alcance5.3 Definici5.3 Definicin del Alcancen del Alcance5.4 Verificaci5.4 Verificacin de Alcancen de Alcance5.5 Control de Cambios de5.5 Control de Cambios de

AlcanceAlcance

6.1 Definici6.1 Definicin Actividades. n Actividades. 6.2 6.2 SecuenciamientoSecuenciamiento ActivActiv..6.3 Estimaci6.3 Estimacin Duracin Duracinn

Actividades.Actividades.6.4 Desarrollo del Programa6.4 Desarrollo del Programa6.5 Control del Programa6.5 Control del Programa

7.1 Planificaci7.1 Planificacin Recursosn Recursos7.2 Estimaci7.2 Estimacin de Costosn de Costos7.3 7.3 PresupuestaciPresupuestacinn CostosCostos7.4 Control de Costos7.4 Control de Costos

8.1 Planificaci8.1 Planificacin de lan de laCalidad Calidad

8.2 Aseguramiento de la8.2 Aseguramiento de laCalidadCalidad

8.3 Control de Calidad8.3 Control de Calidad

9.1 Planificaci9.1 Planificacin de la n de la OrganizaciOrganizacin n

9.2 Adquisici9.2 Adquisicin del Personaln del Personal9.3 Desarrollo del Equipo9.3 Desarrollo del Equipo

10.1 Planificaci10.1 Planificacin de las n de las ComunicacionesComunicaciones

10.2 Distribuci10.2 Distribucin de n de InformaciInformacinn

10.3 Informe de Realizaci10.3 Informe de Realizacinn10.4 Cierre Administrativo10.4 Cierre Administrativo

11.1 11.1 PlanifPlanif. Gesti. Gestin de Riesgos n de Riesgos 11.2 Identificaci11.2 Identificacin de Riesgosn de Riesgos11.3 An11.3 Anlisis Cualitativo Riesgoslisis Cualitativo Riesgos11.4 An11.4 Anlisis Cuantitativo Riesgoslisis Cuantitativo Riesgos11.5 11.5 PlanifPlanif. Respuesta a Riesgos. Respuesta a Riesgos11.6 Monitoreo & 11.6 Monitoreo & CtrlCtrl RiesgosRiesgos

Gestin de Proyectos

5.Gestin del Alcance delProyecto

4.Gestin Integracin delProyecto

6.Gestin del Tiempo del Proyecto

8.Gestin de la Calidad del Proyecto

7.Gestin de Costosdel Proyecto

9.Gestin de RecursosHumanos

11.Gestin de Riesgosdel Proyecto

10. Gestin deComunicaciones

12.1 12.1 PlanifPlanif. Compras y . Compras y AdqAdq12.2 12.2 PlanifPlanif. la Contrataci. la Contratacinn12.3 12.3 SolicSolic. . RespResp. Vendedores. Vendedores12.4 Selecci12.4 Seleccin Vendedoresn Vendedores12.5 12.5 AdministAdminist. del Contrato. del Contrato12.6 Cierre del Contrato12.6 Cierre del Contrato

12.Gestin Adquisicionesdel Proyecto

Incluye los procesos requeridos para laPlanificacin, Adquisicin y Desarrollo de losRecursos Humanos que requiere el proyecto

El El xito en los proyectosxito en los proyectos

Incertidumbre en los proyectosIncertidumbre en los proyectos

CLIENTES

Stakeholders

PRODUCTOS y SERVICIOS

Gestin de losRecursos HumanosPROVEEDORES

La explosiLa explosin de opcionesn de opcionesEstilos - Modelos 1970s 2006

Vehculos 140 260

Cereales 160 340

Microcomputadoras 0 400

Web Sites 0 85,757,894

Pasta de dientes 2 27

Enjuages bucales 15 66

Tamao pantalla TV 5 15

Jeans 41 70

Zapatos de correr 5 285

La La Industria de la ElecciIndustria de la Eleccinn

Hoy en televisiHoy en televisin por cable tenemos n por cable tenemos hasta 150 canales.hasta 150 canales.

Nos estNos estn amenazando con n amenazando con flujo de flujo de videovideo = 500 canales.= 500 canales.

Industria dedicada a ayudar a la gente Industria dedicada a ayudar a la gente con sus elecciones.con sus elecciones.

Las opciones atraen mLas opciones atraen ms opciones.s opciones.

Tema para el Ensayo

Los Coristas

Billy Elliot

Coach Carter

La leyenda de Bagger Vance

En grupos Analizar un mnimo de 2 pelculas Hacer un Ensayo Referencia documento Elaboracin del

Ensayo Tratar los temas de:

Motivacin Coaching Mentoring

Tema para el Ensayo

Mentor

Guardin de la casa de Odiseo (Ulises) Un Gerente en rol de consejero

El El sabersaber

El El saber saber hacerhacer

El El sabersaberactuaractuar

QuQu es una Competencia?es una Competencia?

Una caracterUna caracterstica subyacente de un individuo stica subyacente de un individuo (una parte de base y relativamente (una parte de base y relativamente permanente de su personalidad) que estpermanente de su personalidad) que estrelacionada con un desemperelacionada con un desempeo superior o o superior o efectivo.efectivo.

Las competencias son la causa de hacer bien Las competencias son la causa de hacer bien las cosas, pues habilita para un puesto.las cosas, pues habilita para un puesto.

Son la suma de un Son la suma de un sabersaber, un , un saber hacersaber hacery un y un saber actuarsaber actuar..

CompetenciaCompetencia

Es el conjunto de informaciEs el conjunto de informacin posen posedo por do por una persona. Se le conoce como una persona. Se le conoce como conocimiento declarativo, pues se trata de conocimiento declarativo, pues se trata de datos sobre el mundo de los que somos datos sobre el mundo de los que somos conscientes y pueden ser declarados.conscientes y pueden ser declarados.

Capacidad de almacenar y distribuir datos.Capacidad de almacenar y distribuir datos. Todos los datos que manejamos.Todos los datos que manejamos. Ejemplo: Capitales, Tipo de cambio, etc.Ejemplo: Capitales, Tipo de cambio, etc.

El El SaberSaber

La capacidad de ejecutar patrones de La capacidad de ejecutar patrones de conducta complejos y bien organizados, de conducta complejos y bien organizados, de manera suave y adaptativa, para alcanzar un manera suave y adaptativa, para alcanzar un objetivo.objetivo.

Es un conocimiento operacional y prEs un conocimiento operacional y prctico, ctico, acerca de cacerca de cmo hacer algo.mo hacer algo.

Ejemplo: Queque de naranja.Ejemplo: Queque de naranja.

El El Saber HacerSaber Hacer

Es el saber Es el saber ir mir ms alls all de lo previstode lo previsto, saber , saber innovar y dar respuesta a situaciones innovar y dar respuesta a situaciones novedosas, donde no hay un procedimiento novedosas, donde no hay un procedimiento que diga cque diga cmo actuar.mo actuar.

CCmo afronto una circunstancia que tenmo afronto una circunstancia que tena un a un camino ya prescrito.camino ya prescrito.

Ej. No hay luz, no hay naranjas.Ej. No hay luz, no hay naranjas.

El El Saber ActuarSaber Actuar

Para ser competentes en el ftbol se requieren ciertos saberes, desarrollar diversas capacidades

Velocidad Fuerza Resistencia Coordinacin Agilidad Conocimiento de reglas Perseverancia Optimismo

PERO LA SUMA DE ESTOS SABERES NO VUELVE

COMPETENTE A UN FUTBOLISTA

...sino su habilidad para hacer uso creativo de ellos en la cancha, cada vez que enfrenta un

problema o se propone lograr un

propsito

Ejemplo de Ejemplo de Saber ActuarSaber Actuar

La correcta aplicaciLa correcta aplicacin de Acciones n de Acciones DisciplinariasDisciplinarias

Dos compaDos compaeros acudieron a las eros acudieron a las vvas de as de hechohecho

GestiGestin de n de RRecursosecursos HHumanosumanos

9.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos9.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos

9.2 9.2 AdquiAdquirirrir el Equipo del Proyectoel Equipo del Proyecto

9.3 9.3 DesarrollDesarrollarar el Eel Equipoquipo del Proyectodel Proyecto

9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto

9.1 Desarrollar el Plan de Recursos9.1 Desarrollar el Plan de RecursosHumanosHumanos

Identificar y documentar los roles, Identificar y documentar los roles, responsabilidades y relaciones jerresponsabilidades y relaciones jerrquicas rquicas del proyectodel proyecto

AdquiAdquirirrir el Equipo del Proyectoel Equipo del Proyecto

La adquisiciLa adquisicin de personal implica n de personal implica conseguir los recursos humanos (personas conseguir los recursos humanos (personas individuales o grupos) necesarios para ser individuales o grupos) necesarios para ser asignados al proyecto y trabajar en asignados al proyecto y trabajar en l.l.

DesarrollDesarrollarar el Equipo del Proyectoel Equipo del Proyecto

El desarrollo del equipo comprende tanto El desarrollo del equipo comprende tanto la mejora de la capacidad de las personas la mejora de la capacidad de las personas involucradas en el proyecto para trabajar involucradas en el proyecto para trabajar individualmente, como la mejora de la individualmente, como la mejora de la capacidad del equipo para funcionar como capacidad del equipo para funcionar como tal.tal.

Dirigir el Equipo del ProyectoDirigir el Equipo del Proyecto

Hacer un seguimiento del rendimiento de Hacer un seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo, los miembros del equipo, proporcioinarproporcioinarretroalimentaciretroalimentacin, resolver poln, resolver polmicas y micas y coordinar cambios a fin de mejorar el coordinar cambios a fin de mejorar el rendimiento del proyectorendimiento del proyecto..

OrganizaciOrganizacin del Proyecto en la Empresan del Proyecto en la Empresa

-- OrganizaciOrganizacin funcionaln funcional

-- OrganizaciOrganizacin por proyectosn por proyectos

-- OrganizaciOrganizacin matricialn matricial

Concepto de empresaConcepto de empresa

Empresa es el conjunto de elementos Empresa es el conjunto de elementos organizados de producciorganizados de produccin, orientados a n, orientados a un fin concreto un fin concreto

Organizacin funcional

Organizacin en unidades funcionales

OrganizaciOrganizacin funcional del proyecton funcional del proyecto

La organizaciLa organizacin funcional del proyecto se n funcional del proyecto se basa en el nombramiento de un Director basa en el nombramiento de un Director de Proyecto, con autoridad sobre el de Proyecto, con autoridad sobre el personal que trabajarpersonal que trabajar en en l, aunque l, aunque dicho personal no se adscribe dicho personal no se adscribe nicamente nicamente a dicho proyecto.a dicho proyecto.

Ventajas de las unidades funcionalesVentajas de las unidades funcionales

El personal tEl personal tcnico estcnico est agrupado, agrupado, incentivando el desarrollo especializado.incentivando el desarrollo especializado.

Se precisa menos personal tSe precisa menos personal tcnico.cnico. Flexibilidad en la utilizaciFlexibilidad en la utilizacin del personal.n del personal. Pueden trabajar en varios proyectos.Pueden trabajar en varios proyectos. Continuidad en las polContinuidad en las polticas, procedimientos ticas, procedimientos

y organizaciy organizacin de un proyecto a otro.n de un proyecto a otro.

Inconvenientes de organizaciInconvenientes de organizacin funcionaln funcional

Dificultad para controlar proyectos grandes.Dificultad para controlar proyectos grandes. Dificultad para delimitar responsabilidades.Dificultad para delimitar responsabilidades. Dificultades de coordinaciDificultades de coordinacin y planificacin y planificacin.n. Respuesta lenta a las necesidades del Respuesta lenta a las necesidades del

proyecto.proyecto. El El xito de un nuevo proyecto estxito de un nuevo proyecto est

subordinado a la carga de trabajo rutinario subordinado a la carga de trabajo rutinario del momento.del momento.

La alta direcciLa alta direccin tiende mn tiende ms a afianzar la s a afianzar la organizaciorganizacin que al nuevo proyecto.n que al nuevo proyecto.

OrganizaciOrganizacin por proyectos n por proyectos

En una organizaciEn una organizacin por proyectos, los n por proyectos, los miembros del equipo suelen estar miembros del equipo suelen estar asignados permanentemente y el director asignados permanentemente y el director de proyecto tiene gran autoridad e de proyecto tiene gran autoridad e independencia.independencia.

Organizacin en equipos de proyecto

Organizacin en equipos de proyecto

OrganizaciOrganizacin por proyectos n por proyectos

Ventajas de los equipos de proyectoVentajas de los equipos de proyecto

Control directo de todas las actividadesControl directo de todas las actividades

ReducciReduccin de problemas de n de problemas de coordinacicoordinacinn

Responsabilidades claras y Responsabilidades claras y centralizadascentralizadas

Inconvenientes de la organizaciInconvenientes de la organizacinn por por proyectosproyectos

MultiplicaciMultiplicacin de funciones.n de funciones. Dificultad para encontrar personal.Dificultad para encontrar personal. Necesidades adicionales de personal.Necesidades adicionales de personal. Costosa y prohibitiva para pocos proyectos.Costosa y prohibitiva para pocos proyectos. No favorece la formaciNo favorece la formacin de tn de tcnicos cnicos

especializados.especializados. Favorece a personas inclinadas a las Favorece a personas inclinadas a las

actividades administrativas.actividades administrativas. Los tiempos muertos no se compensan.Los tiempos muertos no se compensan.

OrganizaciOrganizacin matricial del proyecton matricial del proyecto

La organizaciLa organizacin matricial se basa en el n matricial se basa en el nombramiento de un Director de proyecto nombramiento de un Director de proyecto (quiz(quizs con un peques con un pequeo no nmero de mero de colaboradores y asesores), cruzcolaboradores y asesores), cruzndose ndose responsabilidades jerresponsabilidades jerrquicas y funcionales rquicas y funcionales de los diversos departamentos que de los diversos departamentos que intervienen en el proyecto.intervienen en el proyecto.

Organizacin en matriz

Organizacin en matriz

RESPONSABILIDADES DE LOS PARTICIPANTES EN ORGANIZACIN MATRIZ

Ventajas de la organizaciVentajas de la organizacin matricialn matricial

Separa la administraciSepara la administracin y gestin y gestin de la n de la ttcnica.cnica.

Los conocimientos tLos conocimientos tcnicos se desarrollan y cnicos se desarrollan y localizan dentro de un mismo grupo de localizan dentro de un mismo grupo de trabajo.trabajo.

Permite el desarrollo de cada persona en el Permite el desarrollo de cada persona en el sentido que msentido que ms le guste.s le guste.

La disponibilidad de personal es efectiva La disponibilidad de personal es efectiva para el equipo de proyecto.para el equipo de proyecto.

Inconvenientes de la organizaciInconvenientes de la organizacin n matricialmatricial

Necesidad de mayor direcciNecesidad de mayor direccin y n y supervisisupervisin.n.

Necesidad de sistema de comunicaciNecesidad de sistema de comunicacin n eficaz.eficaz.

Esfuerzo constante para equilibrar coste, Esfuerzo constante para equilibrar coste, plazo y calidad.plazo y calidad.

Esfuerzo para controlar el poder de cada Esfuerzo para controlar el poder de cada elemento funcional o de proyecto.elemento funcional o de proyecto.